TINJAUAN PUSTAKA
A. Ulasan Teoretik
1) Teori berbasis sumber daya
dilindungi. Oleh karena itu manajemen pengetahuan juga diperlukan perusahaan dalam tercapainya tujuan perusahaan.
Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) dalam Handoko, et al. (2014:268) mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai sebuah proses penerapan pendekatan yang sistematis untuk menangkap, mengelola, dan menyebarkan/ membagi pengetahuan kepada seluruh anggota organisasi dengan tujuan meningkatkan kecepatan kerja, menerapkan praktik terbaik, dan mengurangi biaya yang tidak efisien. Berikut ini akan dipaparkan tentang teori yang menjelaskan kaitan antara pengetahuan dan sumber daya :
1) Teori berbasis sumber daya
Sumber daya perusahaan terdiri dari “semua asset, kemampuan, proses organisasi, atribut perusahaan, informasi, pengetahuan dan lain lain yang dikendalikan oleh suatu perusahaan yang memungkinkannya memahami dan menerapkan strategi yang meningkatkan efesiensi dan efektifitas” (Barney, 1991:101) dalam Handoko,et al. (2014:266). Umumnya, sumber daya organisasi dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu berwujud dan tidak berwujud (Barney, 1991, Grant,1991, Collils dan Montgomery, 1995; Haanes dan Lewendahl,1997) dalam Handoko, et al. (2014:266). Sumber daya berwujud terdiri dari asset keuangan (uang suatu perusahaan),asset fisik, asset teknologi dan asset organisasi. Sedangkan sumber daya berwujud
13
umumnnya berupa asset manusia (pengalaman, pengetahuan, keterampilan), inovasi dan kreatifitas (kemampuan teknis dan ilmiah) serta reputasi.
Teori berbasis sumber daya perusahaan merupakan kumpulan dari beragam asset fisik, non fisisk, dan kemampuan (Collils dan Montgomerry, 1995) dalam Handoko, et al. (2014:267). Teori berbasis sumber daya menekankan bahwa pengetahuan adalah sumber daya utama yang sifatnya tidak berwujud, yang mendorong keunggulan kompetitive dan kinerja perusahaan (Barney, 1991; Collils dan Montgomerry, 1995) dalam Handoko, et al. (2014:267).
2) Teori berbasis pengetahuan
Teori berbasis pengetahuan didasarkan pada teori berbasis sumber daya . Teori ini memandang perusahaan atau organisasi seagai entitas pencipta pengetahuan (knowledge creating entities),
(Grant, 1996) dalam Handoko, et al. (2014:267) . Menurut teori ini , pengetahuan di anggap sebagai sumber daya stategis organisasi yang paling signifikan (Nonaka, 1994; Kogut dan Zander, 1992; Grant, 1996; Spender dan Grant, 1996) dalam Handoko, et al. (2014:267). Lebih lanjut ,teori ini menekankanperan perusahaan dalam mengakuisisi dan menciptakan pengetahuan bagi organisasi.
14
Untuk memahami teori ini, Grant (1996:112) dalam Handoko, et al. (2014:267) merumuskan dua asumsi yaitu 1) penciptaan pengetahuan merupakan kegiatan individu dan 2) peran utama perusahaan adalah dalam penerapan pengetahuan yang dimilikinya dalam proses produksi barang dan jasa. Simon menyatakan bahwa “ semua proses pembelajaran terjadi dalam kepala tiap individu. Organisasi belajar melalui (a) anggotanya, maupun (b) dengan merekrut anggota baru yang yang memiliki pengetahuan yang sebelumnya tidak dimiliki organisasi” menurut Simon, 1991:125 dalam Handoko, et al. (2014:267).
Dari uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan, baik teori
berbasis sumber daya dan teori berbasis pengetahuan menekankan pentingnya keberadaan pengetahuan sebagai sumber daya perusahaan dalam menunjang inovasi dan keberlangsungan hidup
perusahaan. Perusahaan tidak dapat mengembangkan dan memproduksi produk komersial yang inovatif sebagai respons
proaktif terhadap lingkungan bisnis yang sangat kompetitif tanpa memiliki akses pengetahuan yang komprehensif dan selalu terkini.
Perusahaan yang menggunakan pengetahuan sebagai asset strategis dapat meningkatkan kesempatan mereka untuk bertahan hidup dalam jangka panjang.
15
2. Manajemen Pengetahuan
a. Pengertian manajemen pengetahuan
Menurut Laudon (2010:98), manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan, dan menerapkan pengetahuan. Manajemen pengetahuan berfungsi untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mempelajari lingkungan sekitar dan menerapkan pengetahuan tersebut dalam proses bisnisnya.
Nonaka dan Takeuchi (1995) dalaam Handoko, et al. (2014:268) mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai sebuah proses penerapan pendekatan yang sistemats untuk menangkap, mengelola, dan menyebarkan/ membagi pengetahuan kepada seluruh anggota organisasi dengan tujuan meningkatkan kecepatan kerja, menerapkan praktik terbaik, dan mengurangi biaya yang tidak efisien.
Sedangkan menurut Stankosky yang dikutip oleh Dalkir (2011:5), manajemen pengetahuan terdiri dari memanfaatkan aset intelektual untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Rigby yang dikutip oleh Dalkir (2011:5), manajemen pengetahuan mengembangkan sistem dan proses untuk memperoleh dan berbagi aset intelektual. manajemen pengetahuan meningkatkan generasi informasi yang berguna, ditindaklanjuti, bermakna dan berusaha untuk meningkatkan baik individu dan team learning. di samping itu, dapat memaksimalkan nilai dasar organisasi intelektual seluruh fungsi yang
16
beragam dan lokasi yang berbeda. Manajemen pengetahuan menyatakan bahwa bisnis yang sukses adalah sebuah koleksi bukan dari produk tetapi basis pengetahuan yang khas. Modal intelektual ini adalah kunci yang akan memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dengan sasaran pelanggan. manajemen pengetahuan berusaha untuk mengakumulasi modal intelektual yang akan menciptakan kompetensi inti yang unik dan mengakibatkan hasil yang lebih unggul.
Dari beberapa teori tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen pengetahuan adalah sebagai sebuah gudang penyimpanan virtual untuk informasi relevan dan sangat penting untuk tugas yang dilakukan setiap harinya oleh suatu perusahaan. Sehingga pengetauan mudah digunakan kapanpun diperlukan, oleh siapa saja yang sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya, untuk menciptakan nilai bisnis dan keunggulan dalam bersaing.
b. Jenis-Jenis pengetahuan
Menurut Polanyi yang dikutip oleh Dalkir (2011:9) ada dua jenis pengetahuan yaitu:
1) Tacit knowledge
Suatu bentuk pengetahuan yang sulit untuk diartikan dalam bentuk kata, teks maupun gambar.
2) Explicit Knowledge
17
Tabel 2.1
Perbedaan tacit knowledge dan explicit knowledge
Tacit Knowledge Explicit Knowledge
Mampu untuk beradaptasi, mampu mengahadapi situasi baru dan luar biasa
Mampu untuk menyebarkan,
menggandakan, untuk mengakses dan menerapkan keseluruh organisasi Sistem pakar, know-how, know-why,
dan care-why
Kemampuan untuk mengajar dan Melatih
Mampu untuk mengkolaborasikan, berbagi visi, dan mentransmisikan budaya
Mampu untuk mengatur,
mensistematisasi, menerjamahkan visi kedalam pernyataan misi, untuk menjadi pedoman operasional. Proses pelatihan untuk mentransfer
pengetahuan dari suatu pengalaman
Mentranser pengetahuan lewat produk, pelayanan, dan proses
pendokumentasian. Sumber : Dalkir (2011:10)
c. Keuntungan penerapan manajemen pengetahuan
Menurut Dalkir (2011:25) manajemen pengetahuan menyediakan keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
1) Individual
a) Membantu setiap individu dalam pekerjaannya untuk membuat suatu keputusan serta pemecahan masalah.
b) Membangun ikatan komunitas dalam suatu organisasi. c) Membantu setiap orang untuk tetap up to date.
d) Menyediakan kesempatan dan peluang untuk berkontribusi. 2) Komunitas
a) Membangun kemampuan-kemampuan profesional. b) Meningkatkan proses belajar mengajar.
c) Memfasilitasi jaringan dengan baik dan berkolaborasi.
d) Mengembangkan kode etik profesi untuk dipatuhi para anggota.
18
3) Organisasi
a) Membantu dalam menjalankan strategi.
b) Membantu memecahkan masalah secara cepat. c) Menjalankan praktek kerja terbaik.
d) Meningakatkan pengetahuan yang tertanam dalam produk dan layanan.
e) Menciptakan ide dan meningkatkan inovasi serta peluang. f) Memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih baik dalam
menghadapi persaingan.
g) Membangun memori perusahaan.
d. Knowledge Management System (KMS)
Menurut Dalkir (2011:207), knowledge manajemen system merupakan alat yang ditujukan untuk mendukung dan mengelola seluruh pengetahuan dalam suatu organisasi sebagai aset intelektual perusahaan. Karakteristik kunci dari knowledge manajemen system adalah untuk:
1) Komunikasi antara berbagai pengguna. 2) Koordinasi pada aktivitas pengguna.
3) Kolaborasi berbagai kelompok pengguna dalam proses pembuatan, modifikasi, dan menyebarkan produk-produk.
4) Mengkontrol pemrosesan untuk memastikan suatu integritas dan berguna dalam melacak kemajuan proyek.
Sedangkan menurut Rainer (2011:147), knowledge manajemen system merupakan suatu TI modern dengan menggunakan teknologi
19
internet, intranet, ekstranet, dan tempat penyimpanan data secara sistematisasi. KMS menyediakan dukungan dalam banyak fungsi informasi, di antaranya adalah untuk:
1) Memperoleh, mengindeks, menangkap, mengarsip informasi. 2) Menemukan dan mengakses.
3) Menggabungkan, menyusun dan memodifikasi. 4) Penelusuran.
e. Elemen dalam manajemen pengetahuan
Ada tiga elemen penting yang saling berkaitan dalam manajemen pengetahuan menurut Alvin Soleh (2011:30) yaitu:
1) People
Sebagai pelaku dari proses pengetahuan. Soud almahamid, et al. (2010) manemukan bahwa adanya pengaruh yang signifikan dari pembelajaran karyawan,adaptabilitas karyawan dan kepuasan kerja karyawan berpengaruh terhadap variable people.
2) Process
Memastikan bahwa knowledge management dibutuhkan dalam proses bisnis. Sistem manajemen pengetahuan yang efektif akan membuat karyawan secara cepat dan mudah menemukan data, informasi, dan pengetahuan lainnya. Sehingga memungkinkan mereka untuk menganalisis informasi secara mudah dan berkolaborasi dengan karyawan lain serta pihak ketiga tanpa dibatasi oleh lokasi dan perbedaan waktu. Dalam proses manajemen dapat menciptakan inovasi. Berbagai rujukan
20
mendukung adanya indikasi bahwa inovasi menjadi indicator adanya proses penciptaan pengetahuan baru di organisasi. Nonaka dan Takeuchi (1995) mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan merupakan esensi dari inovasi :
‘’organizational knowledge creation is the key to the distinctive ways of japanes companies innovate.They are especially good at bringing about innovation continuously,incerementally, and spirally’’
3) Technology
Teknologi merupakan alat pendukung dari proses pengetahuan. Teknologi informasi yang memfasilitasi proses identifikasi,penciptaan,dan difusi pengetahuan diantara elemen organisasi. Penggunaan teknologi yang tepat akan menentukan keberhasilan manajemen pengetahuan. Peran penting teknologi dalam sistem manajemen pengetahuan adalah memperluas jangkauan dan menciptakan kecepatan transfer pengetahuan.
Semakin dengan berjalannya waktu teknologi yang mendukung manajemen pengetahuan akan selalu berkembang dalam bentuk sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge.Salah satu teknologi yang paling mutakhir adalah internet.
Berdasarkan pendekatan diatas maka batasan dari manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut :
21
Gambar 2.1
f. Tujuan manajemen pengetahuan