MUHAMMAD DIAH
TINJAUAN TEORITIS Pengertian Pengawasan
Untuk membahas pengertian pengawasan, kita dapat melihat beberapa pengertian yang teleh di- berikan oleh para ahli. Pendapat yang telah dike- mukakan itu antara satu sama lainnya akan kita jumpai perbedan-perbedaan yang relatif kecil. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih nyata serta mengetahui lebih jelas arti pengawasan, di
bawah ini kita lihat beberapa pendapat para ahli. Stoner dan Wankel mendeinisikan bahwa kegiatan pengawasan sebagai sebuah proses yang dilakukan untuk menyakinkan bahwa semua ke- giatan (dalam proses manajemen) berjalan mengi- kuti rencana yang telah ditetapkan dan menuju kepada sasaran yang harus dicapai.
Menurut Swasta dan Sukotjo (1995:122), pen- gawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen, karena dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai, cara yang dilakukan dalam penga- wasan yaitu membandingkan sesuatu yang telah dijalankan dengan standar atau rencananya serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan, jadi dengan pengawasan dapat di- ukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang direncanakan.
Menurut Kadarman dan Udaya (1992:132), bahwa pengawasan adalah suatu upaya yang sis- tematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi sesung- guhnya dengan standar yang terlebih dahulu me- nentukan apakah ada penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya peru- sahaan telah digunakan dengan cara yang paling efektif dan eisien guna tercapainya sasaran peru- sahaan.
Adapun menurut Mockler dalam buku T. Hani Handoko (1991:360) mengemukakan tentang pengertian pengawasan yaitu: “suatu usaha sis- tematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan untuk merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata den- gan standar yang telah ditetapkan sebelumnya dan menentukan penyimpangan-penyimpangan yang telah terjadi serta mengambil tindakan-tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara efektif dan eisien dalam pencapaian tujuan peru- sahaan”.
Menurut Manullang (1991:173) menyatakan: “pengawasan dapat juga diartikan sebagai suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang akan dilaksanakan, menilainya dan mengorek- sinya bila perlu dengan maksud agar pelaksanaan
Journal Of Economic Management & Business - Vol. 14, No. 4, Oktober 2013 425
sesuai dengan rencana semula”.
Sedangkan menurut Siagian (1989:135) mengemukakan bahwa pengawasan adalah sua- tu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yng telah ditentukan sebelumnya.
Dari pengertian yang dikemukakan oleh para ahli di atas, dapat dilihat bahwa pengawasan meru- pakan suatu proses untuk mengevaluasi, mengore- ksi, serta mengarahkan suatu kegiatan agar apa yang sedang dijalankan tidak menyimpang dari rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Jadi pengawasan dapat juga dianggap sebagai suatu kegiatan untuk mengoreksi penyimpangan-peny- impangan atau kekeliruan-kekeliruan tertentu, se- hingga fungsi pengawasan perlu dilakukan. Pada kenyataannya masih banyak kekeliruan dalam menafsirkan kegiatan pengawasan, sampai saat ini masih banyak manajer atau pihak pengawas yang menganggap bahwa pengawasan merupakan kegiatan yang tidak disukai oleh pihak pengawas maupun pihak yang diawasi, karena itu pimpinan tidak memperoleh pertanggung jawaban dan lapo- ran yang sesuai dengan kejadian yang sebenarnya. Keadaan seperti ini akan mendorong petugas pen- gawasan untuk melaporkan hal-hal yang baik saja dan menyeangkan para anggotanya saja.
Untuk memperbaiki kekeliruan ini, maka perlu diketahui bahwa petugas pengawas bukan hanya mengontrol saja, tetapi meneliti apakah hasil yang telah dicapai sudah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan dapat juga diartikan sebagai penemuan dan penetapan cara serta peralatan untuk menjamin agar keg- iatan dilakukan sesuai dengan rencana. Adanya penafsiran yang keliru tentang pengertian penga- wasan dapat melemahkan fungsi dan tujuan dari pada kegiatan pengawasan dalam suatu organisasi perusahaan. Hal ini tampak dalam pelaksanaan kegiatan pengawasan yang seolah-olah terdapat jurang pemisah antara pengawas dan mereka yang diawasi sehingga tidak terjalin koordinasi antara mereka yang mengakibatkan informasi yang dibutuhkan untuk menilai perkembangan perusa- haan sulit diperoleh. Pengertian lebih luas ada- lah pengawasan harus mencerminkan pandangan dan pemikiran ke depan yang dapat mengoreksi
penyimpangan-penyimpangan sebelum menjurus ke arah yang lebih merugikan bagi perusahaan. Jadi pengawasan merupakan fungsi manajemen yang mengarahkan tercapainya sasaran yang telah ditentukan sebelumnya, ini berarti pengawasan bukan sekedar mengawasi tetapi sedapat mung- kin membandingkan hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan, maka harus dilakukan penyelidikan untuk mengetahui apa penyebab dan kemudian di- usahakan perbaikan agar hasil pekerjaan tersebut dapat sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Dengan demikian dapat diambil suatu penger- tian dan tujuan pengawasan yang terkandung di dalamnya, antara lain:
a. Bahwa tujuan utama pengawasan adalah untuk mengusahakan agar apa yang direncanakan dapat menjadi kenyataan, yaitu dengan mel- aksanakan setiap pekerjaan sesuai dengan ren- cana yang telah ditetapkan sebelumnya, serta berusaha untuk mengetahui dan mengatasi kesalahan-kesalahan dan kesulitan-kesulitan yang dihadapi perusahaan.
b. Bahwa pengawasan dimaksudkan bukan han- ya untuk mencari kesalahan bawahan semata, akan tetapi juga merupakan tindakan preventif dan kolektif untuk menghindari agar bawahan tidak membuat kesalahan lagi, dan bila terjadi penyimpangan atau kesalahan, maka dengan segera dapat diketahui penyebabnya untuk ke- mudian diadakan tindakan perbaikan.
c. Pengawasan dan perencanaan merupakan hubungan yang sangat erat dan tidak dapat dipisahkan serta saling isi. Tanpa adanya per- encanaan pengawasan tidak dapat dilakukan karena perencanaan itu sebagi dasar, alat, atau standar untuk melaksanakan pengawasan, disi- ni ditetapkan apa yang telah menjadi tujuan dan bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Tanpa adanya pengawasan tidak akan diketahui sejauh mana hasil yang telah diper- oleh dari pelaksanaan kerja dan kemampuan perusahaan utk merealisasikan tujuannya. Hasil dari pengawasan akan dituangkan kem- bali dalam perencanaan berikutnya untuk meng- hindari terjadi kembali penyimpangan-penyim- pangan yang bisa merugikan ataupun sebaliknya dapat menambah ketahanan perusahaan dalam
mempertahankan kelangsungan hidupnya dalam usaha mencapai tujuan dimasa yang akan datang.
Manullang (1995:173) mengatakan penga- wasan pada tahap pertama bertujuan agar pelak- sanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi-instruk- si yang telah dikeluarkan dan untuk mengetahui kelemehan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana dan berdasarkan rencana tersebut diambil tindakan untuk memperbaiki baik pada waktu itu maupun pada masa yang akan datang.
Dari pengertian-pengertian di atas, dapat dis- impulkan bahwa pengawasan merupakan kegiatan pengamatan dan pengevaluasian terhadap pelak- sanaan kerja yang telah ditetapkan dan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan dapat segera dike- tahui dengan cepat sehingga dapat dilakukan tin- dakan perbaikan.
Jenis-jenis Pengawasan
Dalam praktek proses manajemen ada be- berapa jenis teknik atau metode pengawasan yang dapat dilakukan oleh para manajer yang bertang- gung jawab atas proses tersebut. Jenis-jenis me- tode pengawasan tersebut adalah sebagai berikut: a. Pengawasan Sebelum Kegiatan (Pre-action
Control)
Teknik pengawasan ini ditetapkan untuk men- jamin bahwa semua sumber daya (dana, per- alatan, manusia, dan informasi) tersedia penuh sebagaimana direncanakan sebelum kegiatan sebenarnya dilakukan. Tujuan pengawasan ini adalah untuk mencegah agar tidak muncul masalah pada saat kegiatan sedang berlang- sung.
b. Pengawasan Pengendalian (Steering Control) Pengawasan pengendalian biasanya disebut
juga dengan istilah cybernic control atau feed forward control. Jenis pengendalian ini dilaku- kan untuk mendeteksi secara tepat terjadinya setiap penyimpangan dari standar atau target yang ditetapkan yang terjadi selama kegiatan berlangsung. Agar koreksi dapat dilakukan tepat waktu.
c. Pengawasan Pasca Kegiatan
Kegiatan pengawasan ini hanya mengukur dan mengevaluasi hasil yang diperoleh dari kegia-
tan yang selesai dilakukan. Semua penyebab penyimpangan yang terjadi diteliti dan diiden- tiikasi untuk kemudian solusinya diterapkan pada kegiatan yang sama pada masa yang akan datang. Hasil dari pengawasan ini biasanya digunakan sebagai dasar untuk memberikan hadiah atau imbalan bagi karyawan yang pr- estasinya dianggap bagus misalnya karyawan mencapai target standar.
Apabila tanggung jawab seorang manajer telah dikabarkan dalam bentuk sasaran maka berikutnya mengadakan pengawasan atas sasa- ran itu. Dengan cara seperti di atas manajer yang bersangkutan serta atasannya akan dapat menen- tukan pada setiap saat tertentu dan secara tepat dan sejauh mana ia telah berhasil mencapai sasa- rannya dibandingkan dengan rencananya. Jika prioritas-prioritas telah disusun pada perusahaan serta semua manajernya telah memutuskan arah kemana mereka harus melangkah, maka langkah berikutnya adalah membuat suatu perangkat dan alat pengawasan untuk memonitor atau mengukur apakah mereka telah sampai tujuan atau belum. Sebelum dibuat sistem pengawasan yang tepat, ada pertanyaan yang harus dijawab terlebih da- hulu, bagaimana kemajuan dapat (akan) diukur?, Bagaimana frekuensi pengukurannya (berapa se- ring)?, Kepada siapa laporan hasil pengukuran itu dikirimkan? dan bagaimana seharusnya bentuk laporan itu?
Menurut Manullang (1991, hal:176) ada empat dasar jenis pengawasan yaitu:
1. Pengawasan Waktu Pelaksanaan
Berdasarkan waktu pelaksanaan, maka jenis pengawasan ini dibedakan atas:
a. Pengawasan preventif ; yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum terjadi kesalahan, dimana pengawasan ini dimaksudkan un- tuk mencegah agar tidak terjadi kesalahan atau kekeliruan di dalam pelaksanaan dike- mudian hari.
b. Pengawasan repressif: yaitu pengawasan yang dilakukan setelah rencana dijalankan atau telah adanya pelaksanaan pekerjaan dengan mengukur hasil-hasil yang telah dicapai, dimna pengawasan ini maksudnya
Journal Of Economic Management & Business - Vol. 14, No. 4, Oktober 2013 427
untuk menjamin kelangsungan pelaksan- aan dan untuk melakukan kegiatan umpan balik.
2. Objek Pengawasan
Berdasarkan objek pengawasan, pengawasan dapat dibedakan atas pengawasan dibidang- bidang sebagi berikut:
a. Pengawasan produksi: yaitu pengawasan terhadap proses produksi mulai dari pen- gadaan bahan baku sampai jadi produk ang siap untuk dipasarkan agar tidak terjadi ke- salahan dan kekeliruan.
b. Pengawasan keuangan: yaitu pengawasan terhadap kegiatan inansial agar dapat diketahui dengan jelas darimana dana itu diperoleh dan kemana dana dipergunakan. c. Pengawasan waktu: yaitu pengawasan
terhadap ketepatan waktu produksi dalam memproduksi satu jenis produk agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. d. Manusia dan kegiatan-kegiatannya: yaitu
pengawasan terhadap semua tingkah laku manusia dalam melakukan aktiitasnya un- tuk menjamin bahwa semua aktiitasnya telah dilakukan secara efektif dan eisien. 3. Subjek Pengawasan
Berdasarkan subjek pengawasan, pengawasan dapat dibedakan atas:
a. Pengawasan intern; yaitu pengawasan yang dilakukan oleh atasan yang dari petugas yang bersangkutan, sehingga pengawasan ini sering disebut pengawasan vertikal atau pengawasan formal.
b. Pengawasan ekstern; yaitu pengawasan yang bilamana yang dilakukan oleh orang- orang di luar dari organisasi yang bersang- kutan, dan pengawasan semacam ini sering disebut pengawasan sosial (social control) atau pengawasan informal.
4. Cara Mengumpulakan Data Guna Pengawasan Berdasarkan cara bagaimana pengumpulan
fakta-fakta guna pengawasan, maka penga- wasan itu dapat digolongkan :
a. Observasi perorangan (personal observa- tion); yaitu dengan melakukan wawancara langsung dengan perorangan (karyawan, staff, dan semua elemen yang berhubungan langsung dengan kegiatan perusahaan).
b. Laporan lisan (oral report); yaitu dengan mengumpulkan data-data melalui laporan lisan yang diberikan bawahan, wawancara yang dilakukan dapat memberi gambaran mengenai hal-hal yang ingin diketahui. c. Laporan tertulis (Written report); merupa-
kan suatu pertanggung jawaban terhadap atasan mengenai pekerjaan yang dilaksan- akannya sesuai dengan instruksi dan tugas- tugas yang diberikan atasan kepadanya. d. Pengawasan berdasarkan kekecualian;
merupakan pengawasan yang ditujukan kepada soal-soal kekecualian, jadi penga- wasan ini hanya dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adanya peristi- wa-peristiwa khusus (istimewa).
Stoner James, A. F. Dan Wankel, Charles (1988), jenis-jenis metode pengawasan (pengen- dalian) dikelompokkan dalam empat jenis, yaitu: 1. Pengendalian pra tindakan (pre- Action con-
trol), yaitu suatu tindakan bisa diambil jika sumber daya manusia, bahan dan keuangan diseleksi dan tersedia dalam dalam jenis, jum- lah, dan mutu yang tepat.
2. Pengendalian kemudi (steering control) atau disebut juga pengawasan umpan maju (feed- forward controls), metode ini dibentuk un- tuk mendeteksi penyimpangan dari beberapa standar atau tujuan tertentu dan memungkin- kan pengambilan tindakan koreksi di depan. Bila pemimpin melihat adanya penyimpan- gan, dia memungkinkan untuk melakukan tindakan koreksi, sekalipun kegiatan belum selesai dilakukan. Pengendalian ini efektif bila pemimpin pada waktu yang tepat tetap dapat memperoleh informasi yang tepat.
3. Pengendalian secara skrining atau pengenda- lian YA/ TIDAK (scrining or YES/ NO Con- trol), metode ini sangat luas digunakan karena mampu melakukan penelitian ganda, ketika pengamatan terhadap resiko tindakan manajer sangat diperhatikan. Metode ini akan sangat berfungsi bila prosedur dan syarat-syarat ter- tentu disepakati sebelum melakukan kegiatan. 4. Pengendalian purna karya (post-Action con- trol), metode ini digunakan untuk melihat adanya penyimpangan arah dan tujuan perusa-
haan setelah kegiatan selesai. Pengendalian ini hampir mirip dengan evaluasi waktu pelaksan- aannya ditetapkan.
Fungsi Pengawasan
Selain adanya sasaran dan tujuan pengawasan, maka pengawasan ini juga mempunyai beberapa fungsi pokok, diantaranya adalah sebagai berikut: a. Mencegah terjadinya penyimpangan atau ke-
salahan-kesalahan;
b. Untuk memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi;
c. Untuk mendinamisir organisasi/perusahaan serta segenap kegiatan manajemen lainnya; d. Untuk mempertebal rasa tanggung jawab Pengertian Efektiitas Kerja
Efektiitas kerja mengandung arti ilosoi yaitu pandangan hidup sikap dan mental yang selalu berusaha untuk meningkatkan mutu kehidupan, keadaan hari iini harus lebih baik dari pada hari ke- marin. Pandangan hidup dan sikap mental seperti ini mendorong seseorang untuk tidak dapat mer- asa puas terhadap apa yang dapat diperbuatnya, akan tetapi selalu berusaha mengembangkan diri dan meningkatkan kemampuan dalam bekerja.
Ada beberapa pengertian efektiitas yang dikemukakan oleh para ahli adalah: menurut Niti Semito (1993:3) memeberikan penjelasan tentang efektiitas kerja adalah “perbandingan antara hasil yang dicapai dengan menggunakan satu atau lebih faktor produksi”.
Dapat disimpulkan bahwa efektiitas kerja merupakan kemampuan seseorang untuk melaku- kan pekerjaan sesuai dengan apa yang telah diren- canakan sebelumnya untuk mencapai hasil yang maksimal.
Keterangan yang telah dipaparkan di atas pada umumnya memberikan batasan dari segi hasil yang dicapai suatu pekerjaan. Dengan kata lain pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa efektiitas merupakan ukuran untuk memilih siapa yang tepat atau orang yang tepat dalam mencapai suatu tujuan.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektiitas Menurut Mangku Negara (2000:120) ada dua faktor yang mempengaruhi efektiitas kerja ya-
itu, faktor yang ada pada diri pegawai dan faktor pekerjaannya.
a. Faktor pegawai yaitu kecerdasan (IQ), kecaka- pan khusus, masa kerja, kepribadian, cara ber- ikir, persepsi dan sikap kerja.
b. Faktor pekerjaan yaitu, jenis pekerjaan, struk- tur organisasi, pangkat (golongan), kedudu- kan, jaminan inansial, kesempatan promosi jabatan, dan hubungan kerja.
Hubungan Antara Pengawasan dan Efektiitas Kerja Karyawan
Pengawasan merupakan proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi un- tuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses ini memiliki ting- kat reabilitas yang tinggi. Tetapi validitasnya mestilah ditentukan dengan memastikan dampa- knya terhadap kepuasan karyawan. Salah satu cara untuk melakukan hal ini adalah dengan mengana- lisis data yang berkaitan dengan pengaduan atau keluhan karyawan.
Menurut Nitisemito (1993:5) hubungan antara pengawasan dan efektiitas kerja karyawan ada- lah; “Unsur penggerak bagi seluruh kegiatan pe- rusahaan, karyawan merupakan salah satu faktor produksi tertentu dan memegang posisi yang san- gat penting bagi perusahaan untuk memberikan kepuasan pada karyawannya. Dengan adanya pen- gawasan kerja karyawan, maka akan dapat men- ingkatkan efektiitas kerja mereka”. Efektiitas diukur dengan ratio keluaran terhadap masukan, walaupun angka-angka efektiitas tidak akurat, tetapi dapat menunjukkan peningkatan dan penu- runan bila dibandingkan dari waktu ke waktu.
Pengawasan yang terlalu rendah dan tidak konsisten tidak hanya cenderung untuk menim- bulkan kekecewaan, tetapi juga mendorong per- ilaku yang juga sering kali terbukti disfungsional dan dapat menurunkan efektiitas kerja karyawan, sehingga dapat menghambat tercapainya sasaran- sasaran organisasi. Sedangkan sistem penentuan kompensasi yang sehat, sistemik, dan konsisten dalam menjalankan bentuk pengawasan pada pe- rusahaan akan banyak memberikan efektiitas ker- ja, sehingga sasaran dan tujuan perusahaan dapat tercapai.
Journal Of Economic Management & Business - Vol. 14, No. 4, Oktober 2013 429