NOTARIS 4.1 Sejarah Profesi Notaris di Indonesia
4.3. Akta Notaris
4.3.1. Tinjauan Umum Akta Notaris
Istilah akta dalam bahasa Belanda disebut “acte” atau “akta” dan dalam bahasa Inggris disebut “act” atau “deed”. Pengertian akta menurut Pasal 165 Staatsblad Tahun 1941 Nomor 84 adalah :
“ Surat yang diperbuat demikian oleh atau dihadapan pegawai yang berwenang untuk membuatnya menjadi bukti yang cukup bagi kedua belah pihak dan ahli warisnya maupun berkaitan dengan pihak lainnya sebagai hubungan hukum, tentang segala hal yang disebut didalam surat itu sebagai pemberitahuan hubungan langsung dengan perhal pada akta itu.”
Dengan demikian, maka unsur penting untuk suatu akta ialah kesengajaan untuk menciptakan suatu bukti tertulis dan penandatanganan tulisan itu.
Secara etimologi, menurut S. J. Fachema Andreae, kata “akta” berasal dari bahasa latin “acta” yang berarti “geschrift” atau surat. Menurut R. Subekti dan R. Tjitro Sudibyo, kata-kata berasal dari kata “acta” yang merupakan bentuk jamak dari kata “actum”, yang berasal dari bahasa latin yang berarti perbuatan-perbuatan.165
164 Wawan Setiawan, Sikap Profesionalisme Notaris Dalam Pembuatan Akta Otentik,
Media Notariat, Edisi Mei Juni 2004, hlm 25.
165 R. Subekti dan R. Tjitrosudibio, Kamus Hukum, Jakarta, Pradnya Paramita, 1980, hlm 9.
Akta adalah surat yang diberi tanda tangan, yang memuat peristiwa yang menjadi dasar suatu hak atau perikatan, yang dibuat sejak semua dengan sengaja untuk pembuktian.166 Syarat agar suatu surat memenuhi untuk disebut sebagai Akta adalah :
a. Surat itu harus ditanda tangani. Keharusan ditanda tangani sesuatu surat untuk dapat disebut akta ditentukan dalam pasal 1874 KUHPerdata. Tujuan dari keharusan ditanda tangani itu untuk memberikan ciri atau untuk mengindividualisasi sebuah akta yang satu dengan akta yang lainnya, sebab tanda tangan dari setiap orang mempunyai cirri tersendiri yang berbeda dengan tanda tangan orang lain. Dan dengan penanda tangannya itu sesesorang dianggap menjamin tentang kebenaran dari apa yang ditulis dalam akta tersebut.
b. Surat itu harus memuat peristiwa yang menjadi dasar sesuatu hak atau perikatan. Jadi surat itu harus berisikan suatu keterangan yang dapat menjadi bukti yang dibutuhkan, dan peristiwa hukum yang disebut dalam surat itu haruslah merupakan peristiwa hukum yang menjadi dasar dari suatu hak atau perikatan.
c. Surat itu diperuntukan sebagai alat bukti. Jadi surat itu memang sengaja dibuat untuk dijadikan alat bukti. Surat yang akan dijadikan alat pembuktian di pengadilan harus ditempeli bea materai secukupnya (sekarang sebesar Rp.6.000,-).
d. Berdasarkan ketentuan dan syarat-syarat tersebut diatas, maka surat jual beli, surat sewa menyewa, bahkan sehelai kwitansi adalah suatu akta, karena ia dibuat sebagai bukti dari suatu peristiwa hukum dan tanda tangani oleh berkepentingan.
Suatu akta dibagi menjadi 2 (dua), antara lain: 1. Akta Di bawah Tangan (Onderhands)
Akta di bawah tangan adalah akta yang dibuat serta ditandatangani oleh para pihak yang bersepakat dalam perikatan atau antara para pihak yang berkepentingan saja.
Akta dibawah tangan adalah akta yang sengaja dibuat untuk pembuktian oleh para pihak tanpa bantuan dari seorang pejabat. Jadi semata-mata dibuat antara pihak yang berkepentingan.
166 Sudikno Mertokusumo, Hukum Acara Perdata Indonesia, Edisi IV, Yogyakarta, Liberty: 1993, hlm 121.
Pasal 1874 KUHPerdata, menyatakan bahwa yang dianggap sebagai tulisan di bawah tangan adalah akta yang ditandatangani di bawah tangan, surat, daftar, surat urusan rumah tangga dan tulisan-tulisan yang lain yang dibuat tanpa perantara seorang pejabat umum. Adapun yang termasuk akta di bawah tangan adalah: 167 1) Legalisasi
Yaitu akta dibawah tangan yang belum ditandatangani, diberikan pada Notaris dan dihadapan Notaris ditandatangani oleh para pihak yang bersangkutan, setelah isi akta dijelaskan oleh Notaris kepada mereka. Pada legalisasi, tanda tangannya dilakukan dihadapan yang melegalisasi.
2) Waarmerken
Yaitu akta dibawah tangan yang didaftarkan untuk memberikan tanggal yang pasti. Akta yang sudah ditandatangani diberikan kepada Notaris untuk didaftarkan dan beri tanggal yang pasti. Pada waarmerken tidak menjelaskan mengenai siapa yang menandatangani dan apakah penandatangan memahami isi akta. Hanya mempunyai kepastian tanggal saja dan tidak ada kepastian tanda tangan.
b. Akta Resmi (Otentik)
Akta otentik adalah akta yang dibuat oleh pejabat yang diberi wewenang untuk itu oleh penguasa, menurut ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan, baik dengan maupun tanpa bantuan dari yang berkepentingan, yang mencatat apa yang dimintakan untuk dimuat di dalamnya oleh yang berkepentingan. Akta otentik terutama memuat keterangan seorang pejabat, yang menerangkan apa yang dilakukannya dan dilihat di hadapannya.
Akta otentik adalah surat yang diuat oleh atau di hadapan seorang pejabat umum, yang menurut peraturan perundang-undangan berwenang membuat surat itu dengan maksud untuk dipergunakan sebagai alat bukti tentang peristiwa atau peristiwa hukum yang tercantum di dalamnya.
Pasal 1868 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata menyebutkan bahwa : “Akta otentik adalah suatu akta yang didalam bentuk yang ditentukan oleh Undang-Undang, dibuat oleh atau dihadapan seorang pegawai umum yang berkuasa untuk itu ditempat dimana
akta dibuatnya”
Menurut definisi tersebut, suatu akta dapat dikatakan sebagai akta otentik harus memenuhi syarat-syarat yaitu dibuat dalam bentuk yang ditentukan Undang-Undang, dibuat oleh seorang pejabat atau pegawai umum, dan pejabat atau pegawai umum tersebut harus berwenang untuk membuat akta tersebut ditempat di mana akta dibuat. Karena dibuat oleh seorang pejabat atau pegawai umum, maka akta otentik memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna. Hal ini dikarenakan pejabat atau pegawai umum tersebut mendapatkan kepercayaan dari negara untuk menjalankan sebagian fungsi administratif negara, sehingga legalitasnya dapat dipastikan. Selain itu, seorang pejabat atau pegawai umum juga tidak memiliki keberpihakan dalam pembuatan akta.
Kewenangan utama dari Notaris adalah untuk membuat akta otentik, untuk dapat suatu akta memiliki otensitasnya sebagai akta otentik maka harus memenuhi ketentuan sebagai akta otentik yang diatur dalam Pasal 1868 KUHPerdata, yaitu:
1) Akta itu harus dibuat oleh (door) atau dihadapan (tenberstaan) seorang pejabat umum, yang berarti akta-akta Notaris yang isinya mengenai perbuatan, perjanjian dan ketetapan harus menjadikan Notaris sebagai pejabat umum.
2) Akta itu harus dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh Undang-Undang, maka dalam hal suatu akta dibuat tetapi tidak memenuhi syarat ini maka akta tersebut kehilangan otensitasnya dan hanya mempunyai kekuatan sebagai akta di bawah tangan apabila akta tersebut ditandatangani oleh para penghadap (comparanten)
3) Pejabat umum oleh atau di hadapan siapa akta tersebut dibuat, harus mempunyai wewenang untuk membuat akta tersebut, sebab seorang Notaris hanya dapat melakukan atau menjalankan jabatannya di dalam daerah hukum yang telah ditentukan baginya. Jika Notaris membuat akta yang berada di luar daerah hukum jabatannya maka akta yang dibuatnya menjadi tidak sah. Berdasarkan Pasal 1868 KUHPerdata ada dua bentuk akta otentik, yaitu:
a. Akta Partij atau akta pihak (partij akten)
dibuat di hadapan Notaris. Artinya, akta yang dibuat berdasar keterangan atau perbuatan pihak yang menghadap Notaris, dan keterangan atau perbuatan itu agar dikonstatir oleh Notaris untuk dibuatkan akta.
Undang-Undang mengharuskan adanya penandatanganan oleh para pihak, dengan ancaman kehilangan otensitasnya atau hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah setidak-tidaknya Notaris mencantumkan keterangan alasan tidak ditandatanganinya akta oleh salah satu pihak pada akhir akta, misalnya salah satu pihak mengalami cidera tangan sehingga tidak bisa menandatangani akta, sebagai ganti nya maka menggunakan cap jempol dan alasan tersebut harus dicantumkan dalam akta Notaris dengan jelas oleh Notaris yang bersangkutan.
b. Akta Relaas atau akta pejabat (ambtelijke akten)
Akta yang dibuat “oleh” (door) Notaris Yaitu akta yang dibuat oleh Notaris sebagai pejabat umum yang memuat uraian secara otentik tentang semua peristiwa atau kejadian yang dilihat, dialami, dan disaksikan oleh Notaris sendiri.
Akta-akta yang dibuat oleh Notaris dapat merupakan suatu akta yang memuat ”relaas” atau yang menguraikan secara otentik suatu tindakan yang dilakukan ataupun suatu keadaan yang dilihat atau disaksikan oleh Notaris itu sendiri dalam menjalankan jabatannya sebagai Notaris. Akta yang dibuat sedemikian dan memuat uraian dari apa yang dilihat dan disaksikan serta dialaminya itu dinamakan akta yang dibuat “oleh” (door) Notaris (sebagai pejabat umum).
Akta Notaris dapat juga berisikan suatu ”cerita” dari apa yang terjadi karena perbuatan yang dilakukan oleh pihak lain dihadapan Notaris. Akta yang dibuat oleh Notaris merupakan hasil dari uraian yang diterangkan atau diceritakan oleh pihak lain kepada Notaris dalam menjalankan jabatannya dan untuk keperluan mana pihak lain itu sengaja datang di hadapan Notaris dan memberikan keterangan tersebut atau melakukan perbuatan tersebut dihadapan Notaris, agar keterangan tersebut dikonstatir oleh Notaris dalam suatu akta otentik. Akta tersebut merupakan akta yang dibuat ”dihadapan” (ten over staan) Notaris.
Pembuatan akta Notaris baik “Akta Relaas” atau “akta pejabat“ maupun “Akta Partij”, pada hakekatnya yang menjadi dasar dalam pembuatan akta Notaris adalah keinginan atau kehendak (wilsvorming) dan permintaan dari para pihak, jika keinginan dan permintaan dari para pihak tidak ada, maka Notaris tidak akan membuat akta yang dimaksud. Dalam memenuhi keinginan dan permintaan dari para pihak dalam membuat akta otentik, maka Notaris dapat memberikan saran ataupun pendapat dengan tetap berpegang pada ketentuan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
Dalam pembuatan akta otentik, Notaris dalam hal ini bukanlah berkedudukan sebagai para pihak dalam akta tersebut, Notaris dalam hal berkedudukan diluar para pihak yakni, sebagai pejabat umum yang diberikan kewenangan oleh Negara untuk membuat akta otentik. Berkenaan dengan kedudukan Notaris tersebut, apabila dikemudian hari Akta Notaris tersebut dipermasalahkan keotentikannya maka Notaris tidak dapat dihadapkan sebagai pihak yang turut serta dalam perkara perdata tersebut. Hal tersebut karena Notaris hanya menjamin kebenaran identitas para penghadap maupun menjamin kepastian tanggal pembuatan akta Notaris, sedangkan terhadap kebenaran materil dari isi akta merupakan tanggung jawab pribadi dari para penghadap (berlaku pada Akta Partij). Sedangkan terhadap Akta Relaas, kepastian waktu pembuatan akta, kebenaran identitas para penghadap maupun kebenaran dari isi materil suatu Akta Relaas tidak bisa dipermasalahkan keotentikannya.