Sebelum melakukan transaksi pembelian, perhatikan skema atau rule berikut ini (Gambar 27). Lihat berdasarkan Nomor urut.
Gambar 27. Skema Transaksi Pembelian
Keterangan:
1. Transaksi Normal:
• Transaksi pembelian barang dari supplier tanpa ada pengembalian barang atau pengurangan tagihan hutang perusahaan, atau pemesanan dari supplier, barang datang dan penagihan hutang serta pembayaran hutang berjalan lancar.
2. Transaksi Pembelian dengan Retur DO Pembelian
• Transaksi pembelian barang, dimana barang datang kemudian dicek, ternyata ada barang yang tidak sesuai dengan pembelian. Maka, barang tersebut dikembalikan lagi kepada supplier dan tidak akan menambah jumlah tagihan. 3. Transaksi Pembelian dengan Retur Pembelian Standard
• Transaksi pembelian barang, dimana barang datang dan kemudian telah terjadi penagihan hutang atau telah dibuat faktur. Setelah dicek kemudian, ternyata ada barang yang cacat atau tidak sesuai dan barang tersebut dikembalikan
lagi kepada supplier. Maka, jumlah total tagihan yang ada di faktur tersebut akan dikurangi dengan total retur.
Catatan:
§ Bila, faktur yang ingin diretur telah lunas, maka pilih nomor faktur yang lain. Karena, bila dilakukan backdate atau pengeditan/penghapusan no. voucher pelunasan dari faktur tersebut akan menghilangkan informasi dari faktur tersebut. Misal, Faktur, INV/0001/2008 dan telah terjadi pelunasan di modul pembayaran hutang dengan no. voucher, V/0001/2008, status cair. Bila, terjadi pembatalan dan penghapusan dari no. voucher tersebut, maka informasi dari INV/0001/2008 akan hilang.
2.6 PO ke Supplier
Purchase order Supplier atau PO Supplier, Modul yang digunakan untuk menginput pemesanan barang ke supplier dengan mengeluarkan surat pesan barang. Untuk dapat menginput PO Supplier adalah sebagai berikut (Gambar 28).
T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input:
ü Supplier: T ekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Supplier yang dimaksud. Untuk, Alamat, No. T elepon dan Kontak akan terisi bila supplier dipilih, karena telah set pada modul Supplier.
ü Alamat Pengiriman: alamat dari perusahaan yang memesan barang ke supplier. Alamat ini dapat di set pada menu pengaturan, alokasi database dan setting periode pada alamat invoice. Sehingga, bila terjadi purchase order ke supplier, alamat tersebut akan ada di textbox alamat pengiriman.
ü No. PO: No. Pemesanan barang. Dapat di set pada menu pengaturan, setting nomor dan pilih tab no. urut. Sehingga, pada saat pemesanan barang, No. PO telah ada sesuai nomor urut pemesanan yang telah telah dikeluarkan saat ini.
ü Tgl. Kirim: tanggal pengiriman barang yang diminta perusahaan ke pada supplier, optional (dapat diinput ataupun tidak).
ü Mata Uang: jenis currency yang digunakan, default currency rupiah. ü Pembayaran: waktu jatuh tempo pembayaran hutang dari tanggal
faktur diterbitkan. Waktu ini harus di set pada modul supplier (waktu tempo), tetapi jika tidak, dapat dikosongkan (optional).
ü Ref. No.: optional (dapat diinput ataupun tidak), kerana hanya untuk keterangan.
Gambar 28. PO ke Supplier
Kemudian klik tombol tambah item dan input:
ü No. Barang: Tekan F2 dikeyboard, kemudian pilih barang yang ingin dipesan. Jika kode atau No. Barang telah hafal, maka dapat input langsung pada kolom No. Barang dan tekan enter.
ü Qty: jumlah barang ingin dipesan.
ü Satuan: T ekan F2, untuk melihat daftar satuan dan pilih jenis satuan dari barang tersebut.
ü Harga: harga pembelian dapat diset pada master barang untuk tiap type satuan. T etapi jika tidak, input pada kolom harga.
ü Disc. (%): Discount dapat diset pada master barang. Optional (dapat diinput jika ada discount, ataupun tidak). Discount tersebut dapat juga menjadi discount bertingkat, misal: 1%+2%+3%.
ü Ext. Disc. 1 & Ext. Disc. 1: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Dapat diinput dalam bentuk persentase atau nilai mata uang (currency), jika supplier memberikan discount.
ü PPN: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Biasanya pajak pertambahan nilai sebesar 10 %.
ü Biaya Kirim: Optional (dapat diinput ataupun tidak). Jika ada akan menambah nilai total akhir.
ü Keterangan: Optional (dapat diinput ataupun tidak).
Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.
Catatan:
• Untuk textbox atau kolom yang berwarna tidak perlu diinput, karena akan terisi otomatis. Sebab akan disesuikan dengan nilai atau valuenya.
• Apabila terjadi kesalahan pada jenis barang yang telah diinput sebelumnya dan ingin terjadi pembatalan, maka klik atau seleksi jenis barang tersebut dengan mouse dikolom mana saja (No. Barang, Nama Barang dan lain-lain), kemudian klik tombol Hapus Item. T etapi bila ingin merubah jenis barang harus di seleksi dikolom no.barang tersebut dan tekan F2 di keyboard.
• Untuk PO ke supplier sifatnya optional (dapat dibuat PO ataupun tidak), karena PO masih bersifat pra pemesanan dan pada stok belum bertambah, demikian pula belum menambah hutang perusahaan pada supplier.
2.6 DO Pembelian
Delivery order Pembelian atau DO Pembelian, Modul yang digunakan untuk menginput barang masuk sesuai dengan surat jalan dari supplier. Untuk dapat menginput DO Pembelian adalah sebagai berikut.
Ada dua cara dalam menginput DO Pembelian yaitu: 1. Dengan PO Supplier:
T ekan atau klik tombol baru, untuk mengaktifkan seluruh textbox, kemudian input (Lihat Gambar 29):
ü Supplier: Tekan F2 dikeyboard, kemudian pilih Supplier yang dimaksud. Untuk, Alamat, No. T elepon dan Kontak akan terisi bila supplier dipilih, karena telah set pada modul Supplier.
ü No. DO: Nomor DO dari Supplier.
ü Tgl. DO: Tanggal pada saat barang datang.
ü No. PO: Klik tombol icon mikroskop untuk melihat daftar PO, ceklist No. PO yang dimaksud dan klik OK. Maka daftar barang akan ada di list.
ü Estimasi harga: Nilai harga per quantity, Optional (dapat diinput ataupun tidak). Berguna untuk mendapatkan nilai HPP yang akurat.
Gambar 29. DO Pembelian dengan PO Supplier
Setelah semua lengkap terisi, maka tekan tombol simpan. Untuk mengulangi penginputan tekan tombol baru.
Catatan:
• Jika jumlah dan jenis barang yang dipesan tidak sesuai dengan barang datang, maka dapat diedit pada kolom qty dan jenis barang yang tidak sesuai dapat dihapus. T etapi, No. PO tersebut statusnya masih gantung dengan sisa jumlah barang pada supplier tersebut, artinya masih bisa digunakan sampai barang lengkap terkirim atau telah berwarna kuning.
• Jika mendapat bonus klik tombol bonus, akan jelaskan nanti.