BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Lampiran 4 Transkip Wawancara dan Jawaban
WAWANCARA DAN
JAWABAN
HASIL WAWANCARA
Tanggal : 21 Maret 2017
Pukul : 10.00 – 10.35
Tempat : Rumah Sakit Panti Rapih Yogyakarta
Narasumber : Kepala Bagian Akuntansi
Penanya : Apa saja penerimaan kas di Rumah Sakit Panti Rapih?
Narasumber : Dari pelayanan, kita ada pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap. Ada dari tindakan operasi. Untuk macam-macam rinciannya itu, dari pelayanan rawat jalan, rawat inap, OK (kamar bedah), dan penunjang medis itu penerimaan terbesar.
Penanya : Fungsi apa saja yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas?
Narasumber : Fungsi yang terkait dari penerimaan, pengeluaran, pengadaan atau pembelian dan pendapatan.
Penanya : Dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas?
Narasumber : Bukti Kas Masuk, Bukti Transfer Bank, Bukti BG. Hanya saja sekarang sudah lebih ke SIM RS lebih ke program komputer. Jadi
manualnya mulai dihilangkan sedikit demi sedikit karena untuk mengurangi penggunaan kertas.
Penanya : Apakah terdapat nomor urut tercetak pada setiap dokumen penerimaan kas?
Narasumber : Iya terdapat nomor urut tercetak.
Penanya : Apakah dokumen yang sudah dicatat oleh pihak akuntansi selalu di simpan/ diarsipkan di tempat yang aman?
Narasumber : Iya.
Penanya : Catatan apa saja yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas?
Narasumber : Buku besar, catatan jurnal harian, bukti kas bank masuk, bank keluar, rekening koran, bukti pembayaran, bukti transfer itu di simpan.
Penanya : Bagaimana prosedur penerimaan kas pada Rumah Sakit Panti Rapih?
Narasumber : Disni ada dua, prosedur penerimaan uang muka, penjualan barang bekas, pendapatan pasien rawat inap. Yang berhubungan dengan pendapatan ini prosedur penerimaan kas. Jadi yang penerimaan kas ini masuk di dalam prosedur pendapatan. Prosedur pendapatan pada rawat inap itu belum ada penerimaan kas nya harus sampai ke pencatatan pengakuan pendapatan. Ketika seseorang itu
memakai/memanfaatkan sumber daya yang ada di Rumah Sakit, misalnya obat, tenaga, sewa kamar itu sudah diakui sebagai piutang. Piutang masuk ke pendapatan tetapi uang nya belum diterima. Prosedur pencatatan kas nya waktu pasien pulang membayar ke Bank. Setelah pasien membayar uang muka, jadi pasien itu sudah tiga hari mondok bayar dulu uang muka. Pada saat pulang total tagihannya berapa dikurangi uang muka pasien membayar selisihnya, itu sudah masuk ke prosedur penerimaan kas. Pasien ke kasir dengan bukti setor bank untuk penerimaan kas. Jadi prosedur penerimaan kas ini pada saat pasien membayarkan bukti layanan di rawat jalan/rawat inap. Kalau rawat inap pada saat pasien pulang atau pada saat membayar uang muka, kalau yang rawat jalan pada saat selesai mendapat pelayanan, dan penunjang medik juga pada saat selesai mendapat pelayanan medik.
Penanya : Siapa yang berwenang menyetujui penerimaan kas?
Narasumber : Dari kassa pusat, kalau penerimaannya cukup Kepala seksi rekening/ Kepala seksi perbendaharaan dan imbalan jasa medik. Di keuangan itu membawahi tiga seksi:
1. Seksi piutang dan penagihan (urusan dengan instansi untuk penagihan pihak ke tiga, penjamin pasien)
2. Seksi perbendaharaan dan imbalan jasa medik (berhubungan dengan penerimaan uang masuk dan uang keluar, bayari dokter)
3. Seksi rekening (berhubungan dengan perhitungan pasien rawat inap)
Penanya : Bagaimana prosedur pembukuan yang dilakukan Rumah Sakit Panti Rapih terkait sistem informasi akuntansi penerimaan kas?
Narasumber : Kalau penerimaan kas, jadi semua penerimaan yang masuk ke keuangan lewat perbendaharaan dan imbalan jasa medik itu, oleh bagian perbendaharaan dan imbalan jasa medik akan dibukukan. Jadi mereka melakukan pencatatan pada pencatatan kas/bank. Uang itu masuk lewat bank mana atau keluar lewat bank mana. Kemudian, akuntansi itu akan menarik data H+1 setelah transaksi jadi tidak real time saat H+1 sejak transaksi. Data yang akuntansi kerjakan pada hari ini adalah data yang kejadian yang kemarin itu kita tarik, setiap data yang mereka input kemudian baru kita lakukan penjurnalan, baik itu jurnal umum dan jurnal khusus.
Penanya : Apakah prosedur tersebut sudah berjalan dengan baik oleh pihak yang berkaitan langsung dengan sistem penerimaan kas?
Narasumber : Kalau berjalan baik ya berjalan baik, tapi kadang kala hanya permasalahannya ada di bukti transaksi. Seringkali bukti transaksi itu tidak lengkap, jadi siapa yang mengotorisasi, siapa yang
bertanggung jawab terhadap pengeluaran itu kadang kala ada yang terlewat. Tapi ya itu fungsi nya dari verifikasi di akuntansi itu kan ada namanya verifikasi dan coding itu yang memverifikasi semua pencatatan transaksi dari kassa kita verifikasi sesuai atau tidak dengan bukti transaksinya, kalau ada permasalahan kita komunikasikan sebelum menuju ke jurnal.
Penanya : Bagaimana bagan alir penerimaan kas?
Narasumber : Contohnya ini yang penerimaan uang muka.
Penanya : Bagaimana pelaksanaan pertanggungjawaban keuangan rumah sakit?
Narasumber : Kita kan pertanggungjawabannya setiap bulan membuat laporan keuangan. Laporan keuangan ini kita buat kemudian kita laporkan ke Direktur Keuangan dan Logistik. Kemudian dari situ nanti akan dikirimkan ke Yayasan melalui Direktur Utama Rumah Sakit.
Penanya : Apakah perumusan standar maupun prosedur kerja karyawan telah tertuang dalam deskripsi pekerjaan yang jelas?
Narasumber : Iya lumayan jelas, tapi ada beberapa revisi dan saat ini kami sedang merevisi standar prosedur operasional, nah itu sedang kami revisi tapi sudah cukup jelas.
Penanya : Apakah semua karyawan telah paham atas tanggung jawab yang diemban sesuai dengan deskripsi pekerjaannya?
Narasumbe : Iya.
Penanya : Bagaimana proses pengelolaan laporan penerimaan kas yang terjadi pada Rumah Sakit Panti Rapih dari mulai proses pencatatan daftar keuangan yang masuk, hingga penutupan laporan buku besar?
Narasumber : Seperti yang di prosedur, kalau yang di akuntansi nya kan setelah kita menerima bukti transaksi. Bukti transaksi dari keuangan itu akan kita jurnal. Jika bukti sudah lengkap itu akan kita jurnal apakah itu uang masuk sebagai pengurang piutang atau uang masuk dari penjualan. Karena sistem pencatatan kita kan pada saat pasien itu dirawat kita akan mengakui piutang/pendapatan, pada saat pasien membayar itu akan kita jurnal untuk pelunasan piutangnya. Tetapi, pada saat pasien membayar uang muka itu jurnalnya kita mengakui hutang. Jadi kas pada hutang uang muka yang nantinya kita akan kembalikan karena itu belum menjadi hak kita, akan menjadi hak kita ketika pasien pulang dan hitung- hitungan dengan pasien, nah itu kita jurnal itu secara harian. Transaksi kemarin yang sudah di input dari kassa akan kita tarik hari berikutnya kita jurnal dengan tadi itu dengan kondisi-kondisi semacam itu penerimaannya harus tahu penerimaan itu sebagai apa dulu, kalau penjualan barang bekas itu kita akui sebagai pendapatan lain-lain. Jadi ada beberapa penjualan misalnya seperti kardus obat, kertas-kertas bekas itu untuk pendapatan lain-lain,
penerimaan kas nya masuk ke pendapatan lain-lain. Setelah itu, setelah semua petugas dari akuntansi melakukan jurnal harian akan mencetak laporan penerimaan kas bank harian, baik itu penerimaan maupun pengeluaran.
Setelah itu, akan diposting oleh petugas buku besar. Petugas buku besar postingannya harian untuk transaksi tetapi membuat laporannya dilakukan bulanan. Setelah buku besar balance/sudah sesuai itu akan di serahkan ke Kepala seksi akuntansi keuangan. Hasil itu akan di olah menjadi laporan keuangan termasuk beberapa jurnal penyesuaian dan neraca percobaan/neraca lajur. Kemudian ada beberapa jurnal penyesuaian dari laporan keuangan.
Penanya : Kapan dilakukan penyetoran ke bank mengenai penerimaan kas di Rumah Sakit Panti Rapih?
Narasumber : Itu sudah otomatis, karena pasien membayarnya langsung ke Bank jadi tidak ke kassa itu tidak. Di bagian keuangan itu hanya melakukan pencatatan saja tapi tidak menerima real cash nya itu tidak.
Penanya : Adakah permasalahan yang selama ini terjadi pada saat pengelolaan laporan penerimaan kas?
Narasumber : Kalau untuk pengelolaannya saya kurang tau, tetapi untuk laporannya tidak ada permasalahannya.
Penanya : Siapa yang bertanggungjawab atas penanganan masalah tersebut?
Narasumber : Itu kan ada di petugas verifikasi dan coding, ketika dia menerima bukti kemudian menerima catatan dari keuangan disitu dilakukan pengecekan pencatatan yang ada disitu sesuai dengan bukti. Jadi kalau masih lolos saja di bagian verifikasi dan coding itu yang bertanggung jawab. Tapi secara manajemen ya Kepalanya yang bertanggung jawab. Kalau itu sudah sampai ke bagian laporan keuangan Yayasan ya Direktur nya yang bertanggung jawab.
Penanya : Sejak kapan sistem informasi akuntansi diterpakan pada Rumah Sakit Panti Rapih?
Narasumber : Sejak tahun 2003.
Penanya : Apakah sistem informasi akuntansi dalam bentuk software atau program sistem yang dibuat pihak Rumah Sakit Panti Rapih?
Narasumber : Program yang dibuat sendiri.
Penanya : Apakah ada kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi?
Narasumber : Banyak, contohnya kalau program ini kan buat sendiri artinya dia akan memenuhi semua permitaan perusahaan, memenuhi semua kebutuhan dari pengguna. Kadang kala ketika tidak memiliki suatu prosedur/blue print suatu sistem itu kadang saling tumpang tindih. Jadi si A minta ini dibuatkan, si B minta ini dibuatkan. Pada suatu
titik, itu kadang terjadi ketidaktepatan dalam suatu proses prosedur tertentu yang saling tumpang tindih misalnya di Bagian Akuntansi saat menarik data persediaan itu tidak pernah klop dengan persediaan gudang real waktu stock opname itu. Pihak gudang juga alasannya dari program karena sudah diinput, barang yang diterima diinput, barang yang keluar juga sudah dikeluarkan. Jadi proses itu ketika di jumlah itu tidak tepat, yang pertama itu. Yang kedua, banyaknya pengguna dari suatu sistem komputerisasi ini kemungkinan menjadi salah satu memperlambatnya proses indeks. Ini yang sering di komplain itu di bagian pelayanan di depan, jadi ketika kita sudah sakit mau bayar kasir nya lama nih nunggu komputernya, itu seringkali terjadi dan yang disalahkan itu bagian belakang seperti Bagian akuntansi. Karena kerjaan kita kan tiap hari narik data nih dari ruangan, ketika kita narik terus dia melakukan quwery apa yang dibutuhkan itu kan perlu proses lama. Mau tidak mau akhirnya ngleg juga dan berhenti disitu dan sering disalahkan di Bagian Akuntansi. Yang jadi pertanyaan kami, tugas kita kan hanya menarik data masalah itu programnya mau ngehang atau mau mati itu kan bukan urusan kita dari si pembuat data yang ada di rumah sakit yang membuat program, terutama seperti itu masih sering terjadi.
Jadi kadang kala untuk beberapa data yang kita tarik entah itu persediaan, etah itu piutang itu masih suatu tanda tanya apakah
data yang ditarik oleh suatu sistem itu benar-benar valid atau tidak. Karena memang harus ada audit program dan itu kami tidak tau harus mulai dari mana.
Penanya : Apa langkah yang dilakukan pihak Rumah Sakit Panti Rapih untuk mengatasi kendala yang terjadi pada sistem informasi akuntansi?
Narasumber : Kalau yang hubungannya dengan pasien. Sementara dilakukan dengan manual kembali ke cara manual, misalnya program sempat mati gitu ya satu hari tidak bisa diapa-apakan itu kita harus kembali proses zaman purba kala, mencetak kembali semua blangko. Blangko itu kita cetak kemudian tarif-tarif ini kami cetak kami berikan ke masing-masing polis itu taktiknya seperti itu jadi benar-benar manual jadi pada tindakan suntik dia akan mencari tarif suntik itu berapa lalu di tulis di nota nama pasiennya, RM nya. Nah itu pernah terjadi satu kali seperti itu satu hari sampai ya kami mencoba bermalam disini untuk mengerjakan kembali ke zaman manual itu. Ya itu seperti itu yang untuk pasien masih terus berjalan terutama untuk pasien-pasien yang pulang itu harus segera dicatat biar tidak hilang karena kan kita benar-benar tidak bisa dibaca karena programnya sudah mati. Jadi untuk beberapa pasien kita pulangkan dulu untuk pasien rawat inap nanti dengan pemberitahuan bahwa akan ada tagihan dihari berikutnya ketika program benar-benar sudah berjalan. Tetapi untuk pasien-pasien rawat jalan itu kan harus benar-benar pada hari itu datang dicatat
nomornya, kita juga mencari RM itu tidak dari komputer lagi dari rak manual. Poli yang daftar itu akan lari ke atas, poli menerima pasien akan di panggil, buat nota lagi perawatnya kasihkan ke pasien, pasien bayar ke kassa secara manual. Cara taktik seperti itu tapi untuk jangka panjang kita sudah bekerja sama dengan UKDW untuk membuat blue print program SIM RS yang sudah dimulai tahun lalu dan saat ini sedang berjalan. Karena memang membuat program itu harus dari depan sampai belakang itu harus satu kesatuan baru dibuat program terkomputerisasinya tidak bisa langsung kita butuh apa dibuatkan ini itu harus ada blue print nya.
Penanya : Apakah sistem informasi akuntansi ini masih perlu digunakan?
Narasumber : Sistem informasi tidak bermasalah, hanya saja ketika di aplikasikan ke komputerisasi itu tidak sesuai dengan seharusnya sistem informasi akuntansi yang ada.
Penanya : Apa yang diharapkan dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas?
Narasumber : Yang diharapkan jelas tidak ada penyelewengan dalam penerimaan kas. Jadi ketika suatu kas masuk biar dicatat sesuai, tidak ada peluang untuk penggelapan tetapi juga harus di pahami bahwa suatu pencegahan itu bukan berarti pemborosan. Karena kan ada beberapa melakukan tindakan pencegahan dengan berbagai macam aktivitas yang sebenarnya tidak perlu. Nah itu yang kadang
kita ngamankan uang seratus tapi harus gaji orang lima. Seratus ribu tapi harus mengganti orang lima kan sangat-sangat repot harus dipikirkan juga bagaimana membuat sistem yang ringkas tetapi masuk akal dan dipertanggungjawabkan.
Penanya : Berapa jumlah karyawan di bagian akuntansi?
163