Tora FahrudinM.T1,Suryatiningsih M.T2 ,Anak Agung Gde AgungS.T., M.M3
1
Program StudiTeknik Komputer Fakultas Ilmu Terapan, Bandung,
torafahrudin@telkomuniversity.ac.id
2
Program Studi Manajemen Informatika Fakultas IlmuTerapan, Bandung,
suryatiningsih@telkomuniversity.ac.id
3
Program Studi Komputerisasi Akuntansi Fakultas IlmuTerapan, Bandung,
aagdeagung@telkomuniversity.ac.id
ABSTRAK
Fakultas Ilmu Terapan, sebelum bergabung dengan Universitas Telkom bernama Politeknik Telkom. Fakultas Ilmu Terapan mempunyai sebuah Sistem Informasi Akademik bernama TASS-IS. Proses bisnis akademik di lingkungan Fakultas Ilmu terapan sudah difasiliatasi menggunakan TASS-IS. TASS-IS juga menyediakan kebutuhan reporting seperti status her registrasi mahasiswa, baik jumlah sks pengambilan mahasiswa maupun status pembayaran perkuliahan mahasiswa. Akan tetapi ada permasalahanya itu adanya waktu eksekusi yang terlalu lama karena banyak menggunakan join tabel, hal ini mengingat tabel di rancang dengan menggunakan konsep normalisasi. Oleh karena itu penulis mengusulkan untuk membangun sebuah desain tabel OLAP yang terpisah, yang dibuat sesederhan amungkin dengan menggabungkan konsep denormalisasi pada atribut-atribut yang diperlukan untuk reporting, sehingga kebutuhan data untuk reporting dapat diakomodasi denga ncepat melalu itabel tersebut. Selain perancangan tabel OLAP, penulis juga mengusulkan front end reporting menggunakan excel. Adapun pertimbangan menggunakan Excel yaitu excel merupakan aplikasi perkantoran yang umum digunakan, selain itu excelmemiliki kemampuan untukmelakukan koneksi ke basis data, pengolahan data dengan formula aritmetik maupun statistic serta penyajian data yang atraktif seperti pivoting dangrafik.Hasil akhir yang dicapai adalah terbentuknya skema basis data OLAP untuk reporting da nlaporan dengan menggunakan excel yang terkoneksi dengan basis data OLAP.
Kata kunci:normalisasi, denormalisasi, OLAP, reporting, excel.
1. Pendahuluan
Sebuah organisasi pasti memiliki tingkatan atau struktur manajemen. Setiap tingkatan
manajemen memiliki kebutuhan yang berbeda akan informasi.
MenurutMcLeod(1996,p12), tingkatan manajemen terbagi atas: top level management,
middle management dan operasional management [1]. Di posisi Top level management
membutuhkan dukungan reporting manajerial untuk membantu menentukan arah kebijakan di lingkungan organisasi tersebut.
Reporting manajerial adalah sebuah laporan yang menampilkan informasi informasi yang
sifatnya rangkuman yang digunakan oleh top level manajemen dalam pengambilan keputusan. Saatini, Telkom Applied Science School atau Fakultas Ilmu Terapan yang berada di bawahUniversitas Telkom sudahmemiliki aplikasi Sistem Informasi Akademik yang diberinama TASS-IS (Telkom Applied Science School Information System). Contoh modul dashboard yang sudah dimiliki dapat dilihat sebagai berikut [2]
103
Gambar17.Contoh dashboard Statistik Her RegistrasiMahasiswa
Modul-modul di atas dapat diakses melaluiakunpimpinan di jajaran manajemen Fakultas Ilmu Terapan Universitas Telkom.Kelemahan dari modul di atas adalah waktu pemrosesan yang lama, ha lini dikarenakan desain tabel pada database menggunakan konsep Online Transaction Processing (OLTP) memang lebih mengutamakan penyimpanan struktur data yang normal (tidakredundan). Sehingga tabeldipecah menjadibeberapa tabel yang saling berelasi. Olehsebabitu, ketikaterdapat permintaan (query) yang bersifat rekapitulasi, biasanyamembutuhkan data dari beberapa tabel (join) dan aggregate yang menyebabkanwaktu pemrosesan query menjadi lama.
Oleh karena itu penulis mengusulkan untuk membangun sebuah desain tabel OLAP yang terpisah, yang dibuat sesederhana mungkin dengan menggabungkan konsep denormalisasi tabel. Atribut yang pentingdan dibutuhkanuntukmendukung reporting di denormalisasi kedalam sebuah tabel sederhana denganatribut yang diperlukantersebut memanjang kekanan. Sehingga ketika terdapat kebutuhan data untuk reporting, dapat diakomodasi dengan cepat melalui tabel tersebut.
Pengaksesan data diusulkan menggunakan front end Microsoft Excel, hal tersebut dikarenakan excelmerupakan aplikasi perkantoran yang umum digunakan. Selainitu, excel memiliki kemampuan untuk melakukan pengolahan data dengan menggunakan rumus rumus aritmatika maupun statistika. Excel jugamendukung tampilan informasi yang atraktifsepertipivotingdangrafik.Kemampuan Excel didalammelakukanpengolahan data tersebut juga didukung dengan kemampuannya untukmengambil data dari berbagai sumber, baikitudari webdari Microsoft Access, text, dandarisumber database yang lain melaluiOpen Database Connectivity (ODBC) [3].
2. Pembahasan
Beriku ttahapan didalam perencanaan dan implemenasi Excel untukreporting di lingkunganTelkom Applied Science Schooldenganmengambilfokuspada Status Herregistrasimahasiswa.
2.1 Perancangan Arsitektur Sistem
Perancangan arsitektur sistem dapatdilihat pada gambar sebagai berikut.
Akses Excel dari Laptop
kses Excel dari PC
2 Server 1 1 1 Laptop computer Terminal Switch Symbol Count Description
Legend Subtitle
Legend Server DB OLTP
Server DB OLAP Switch
104
Server/PC DB OLAP akan melakukan penarikan data dari server utama DB OLTP. Penarikan data menggunakankonsep ETL yang ada di datawarehouse meliputi Extract,
Transform dan Load yang dibungkus oleh PL/SQL yang terjadwal secara periodik
menggunakan windows task scheduler, dalam mengirim data transaksi dari mesin
production (OLTP) kemesin khusus reporting (OLAP). Seluruh skema penarikan di
gambarkan dalam workflow di dalam sebuah fungsionalitas transformasi dari spoon pentaho.
Melalui koneksi jaringankabel (yang hanya bisa di akses daril ingkungan Unit Sistem Informasi FakultasI lmu Terapan), manaje mendapat mengaksesreporting menggunakanaplikasi Microsoft Exceldengan menggunakan koneksi ODBC yang sudah diatur username danpassword untuk akses ke database OLAP pada masing-masing piranti baik menggunakan laptop ataupun PC.
2.2 Perancangan OLAP / Tabel dengan konsep Denormalisasi
Tabel OLAP / Tabel dengan konsep Denormalisasi, dibutuhkan sebagai tabel asal oleh Excel dalam mengambil sumber data untuk diolah informasinya menjadi grafik ataupun pivot tabel. Hasil dari Excel kemudian ditampilkan untukmendukung kebutuhan
dashboard manajemen. Untuk kebutuha nreporting status her registrasi mahasiswa pada
setiap awal ata uakhir her registrasi dibutuhkan detail info statistik jumlah mahasiswa yang melakukan her registrasi, berapa sks yang diambil, berapa jumlah mahasiswa yang belum lunas dan sebagainya. Berikut diagram relasi dari tabel OLTP untuk kasus status her registrasi mahasiswa di lingkungan Fakultas IlmuTerapan (meliputi status kontrol registrasi, pengambilan kela smata kuliah mahasiswa dan pembayaran biaya perkuliahan mahasiswa)
Status Kontrol Registrasi
PK,FK1 NIM PK TahunAjaran PK Semester status Mahasiswa PK NIM NamaMahasiswa Prodi Angkatan Pembayaran Mahasiswa FK1 NIM TahunAjaran SemesterAkademik statusPembayaran Kdtagihan BesarTagihan BesarPembayaran KSM PK,FK3 NIM PK,FK2 Semester FK2 KD_Mk FK2 KD_Kelas FK2 Prodi FK2 KD_Dosen FK2 TahunAjaran FK2 TahunKuriukulum Dosen PK KD_Dosen NamaDosen KelasMatakuliah PK,FK1 KD_Dosen PK,FK2 Prodi PK,FK2 TahunKuriukulum PK KD_Kelas PK,FK2 KD_Mk PK TahunAjaran PK Semester Kapasitas Sisa Matakuliah PK KD_Mk PK Prodi PK TahunKuriukulum NamaMatakuliah
Gambar3. Diagram RelasiTabel Pengambilan Matakuliah dan Status Kontrol Registrasi Mahasiswa
105
StatusHerRegistrasiMhs PK NIM nama_mhs prodi semester_tagihan tahun_ajar semester_akademik pembayaran_bpp pembayaran_sdp2 pembayaran_up3 pembayaran_sks pembayaran_cuti pembayaran_beasiswa status jml_sks angkatan best3 jalur status_kontrol_registrasiGambar 4. Hasil perancangan tabel OLAP Status Her Registrasi Mahasiswa hasil Denormalisasi KSM_Mahasiswa PK NIM kelas kode_matakuliah kd_dosen thn_ajar semester_ajar prodi_mk sks_mk semester_akademik nama_mhs nama_matakuliah angkatan nama_dosen jml_sks angkatan
Gambar 5. Hasil perancangantabel OLAP Pengambilan Kelas Mata kuliah Mahasiswa hasil Denormalisasi
2.3 Perancangan proses ETL
Proses ETL dilakukan dengan mempersiapkan script mapping dari data dalam bentuk format data transaksional yang banyakmembutuhkan join kedalam bentuk tabel yang tidak normal dengan atribut yang dilekatkankesamping dalam 1 tabel.Proses ETL sendiri menggunakan bantuan Aplikasi transformasi yang terdapat pada modul spoon di Pentaho. Pembuatan workflow transformasi dengan menggunakan spoon, di mulai dengan cara membuat koneksi dari database sumber yaitu database OLTP (data transaksional) dan koneksi ke database tujuanya itu database OLAP (data tabel yang sudah di denormalisasi). Setelah membuat koneksi dari databas esumber ke database tujuan.Selanjutnya mendefinisikan mapping proses dari sumber data transaksional kedalam bentuk tabel OLAP. Proses mapping bisa dilakukan dengan 2 cara, yaitu mapping dengan menggunakan node-node dari workflow transformasi yang dimiliki oleh
spoon atau dari query yang di definisikan di database sumber. Langkah selanjutnya
adalah menjadwalkan proses transformasi tersebut agar berjalan secara otomatis pada setiap hari pukul 5 AM dengan menggunakan fasilitas windows scheduler. Alasankenapa dijalankanpadapukul 5 adalahuntukmenghindari trafik yang padat di database OLTP. 2.4 Hasil implementasi
Hasil implementasi menunjukkan bahwa proses mapping dan alir data berhasil secara sempurna di transformasikandari OLTP menujuke OLAP server. Detail data yang mengalir dan waktupemrosesan yang mengalir dapat dilihat sebagai berikut
106
Tabel1 :Jumlah data yang di kirimdari OLTP ke OLAP danwaktupemrosesan No Nama Workflow Jml Data Input Jml Data Output % Data Loss Waktu (detik) 1 OLAP Status Mahasiswa 30361 30361 0 958.3 2 OLAP KSM Mahasiswa 219717 219717 0 157 Total 250078 250078 0 1612.4
Total lama eksekusi ETL untuk memappingkan data darisumber data OLTP ke OLAP adalah 1115.3detik atau setaradengan 18.58 menit, dengan jumlah data yang hilang adalah 0%. Sedangkan dari sisi waktuuntuk menarik data dari tabel OLAP danmelakukan format pivoting ataugrafik hanya membutuhkan wakturata rata dibawah 5 detik. Hal ini lebih cepa tjika dibandingkandenganmenggunakanmodul
dashboardaplikasi TASS-IS yang membutuhkanwaktu rata rata lebihdari 20 detik.
Beriku tcontoh-contohl aporanyang berhasil di buatdengan menggunakan excel yang terkoneksidengansumber data dari basis data OLAP yang sudah ada
Gambar6Laporan Detail status her registrasimahasiswasetiap semester
Gambar7Laporan Detail pengambilanmatakuliahmahasiswa
Gambar8Pivot tabeljumlahskspengambilanmahasiswasetiap semester yang bisadidapatdari data detail padagambar17
107
Gambar9 :Grafik status her registrasimahasiswa 2013-2014 Genap
Gambar10 :Grafik statistik pembayaran BPP mahasiswa 2013-2014 Genap Untuk setiap angkatan
3. Kesimpulan
Kesimpulan yang bisa di ambil yaitu, dengan adanya perancangan dan implementasi tabel OLAP untuk reporting dapat memangkas waktu penyajiani nformasi reporting dengan lebih cepat, rata ratayaitu sekitar 5 detik. Denganmenggunakan excel sebagai tools penyajian informasi baik detail maupun summary, baik dalam bentuk tabel maupun grafis semua berfungsi dengan baik dan mampumenyajikantampilan yang menarik. Excel juga mempunyai kemampuan untuk terkoneksi dengan basis data.
DaftarPustaka
1. Pakpahan, Bernard., SP Sinaga, Amrin., AwalP.Purba, Raja. 2009. Perancangan
Digital Dashboard Pada PT.M Cashback Indonesia,
http://thesis.binus.ac.id/Asli/Bab2/2009-1-00448-SIAS%20Bab%202.pdf (diakses 10 November 2013)
2. Politeknik Telkom. 2009. Dokumentasi Manual SistemInformasiAkademikPoliteknik Telkom.