BAB II PRAKTEK LEGALISASI OLEH NOTARIS
D. Wewenang Notaris Dalam Melakukan Legalisasi
Perbuatan hukum legalisasi yang dilakukan Notaris, mengacu kepada ketentuan Pasal 15 ayat (2) huruf a,b, dan c UUJN yang menyebutkan bahwa “Notaris berwenang pula mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat dibawah-tangan dengan mendaftarkannya ke dalam buku khusus, membukukan surat- surat dibawah-tangan dengan mendaftar dalam buku khusus, membuat copy dari asli surat-surat dibawah-tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan, dan melakukan pengesahan kecocokan fotocopy dengan surat aslinya. Legalisasi juga mengacu kepada Stb. 1909 No.291 tentang “legalisasi tanda-tangan”.
Pada awal berlakunya Notaris Reglement (Peraturan Jabatan Notaris stb.1863 No.3) pada Pasal 44 disebutkan bagaimana caranya dan oleh siapa tanda tangan seorang Notaris harus dilegalisasi apabila dokumen yang berkenaan akan digunakan di dalam atau di luar negeri. Pasal ini menggunakan kata dilegalisasi dan disebutkan bahwa tanda tangan seorang Notaris harus dilegalisasi oleh :
a. Gubernur, apabila dokumen yang terkait akan digunakan di dalam negeri
b. Sekretaris Umum Negara, Sekretaris Negara atau Direktur Kehakiman apabila dokumen yang terkait akan digunakan di luar negeri
Dalam perkembangnnya Pasal 44 Peraturan jabatan Notaris (PJN) Stb.1860 No.3 dicabut dengan Stb.1909-290 dan diganti dengan ordonansi Stb.1909 No.291. Dalam ordonansi tersebut diatur legalisasi tanda tangan, tidak hanya dari seorang Notaris, tetapi juga dari pejabat-pejabat pemerintah atau penduduk lain, tanpa melihat apakah dokumen tersebut digunakan di dalam atau di luar negeri. Wewenang untuk memberikan legalisasi menurut ordonansi ini diberikan kepada beberapa pejabat tinggi pemerintahan antara lain Menteri Kehakiman, (Menteri Hukum dan HAM), Menteri Sekretaris Negara, Gubernur atau penggantinya.
Pasal 1 Stb. 1867 No.29 disebutkan bahwa, cap jempol disamakan dengan tanda tangan hanya apabila cap jempol itu diwaarmerking dan diberi tanggal oleh seorang Notaris atau pejabat lain yang ditunjuk dalam ordonansi. Dalam keterangannya harus dinyatakan bahwa ia mengenal orang yang membubuhkan cap jempol atau orang itu diperkenalkan kepadanya, bahwa isi akta itu dijelaskan (voorhouden) kepada orang itu; setelah itu, orang itu membubuhkan cap jempolnya dihadapan pejabat itu.
Ordonansi Stb 1867 No.29 diubah dengan Stb.1916 No.44 Jo 43, Pasal 1 ayat (2) yang menyebutkan bahwa sebuah cap jempol/jari tanda tangan orang termasuk golongan hukum pribumi (dan mereka yang dipersamakan) dibawah wesel, surat order, aksep, surat-surat atas nama pembawa (aan toonder) dan surat-surat dagang lainnya, disamakan dengan sebuah akta dibawah-tangan, asalkan akta itu diberi waarmerking oleh seorang Notaris atau pejabat yang ditunjuk oleh pemerintah, bahwa ia mengenal orang yang membubuhkan cap jempol, atau sidik jari atau tanda tangan itu, dan isi akta itu telah dijelaskan kepada orang itu dan akhirnya cap jempol, sidik jari atau tanda tangan itu dibubuhkan dihadapan pejabat umum itu. Disinilah untuk pertama kalinya seorang Notaris diberi kewenangan untuk melegalisasi akta di bawah tangan.66
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa legalisasi yang dilakukan oleh Notaris adalah suatu tindakan hukum yang harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Notaris mengenal orang yang membubuhkan tanda-tangan pada surat di bawah tangan yang akan dilegalisasi tersebut
b. Isi surat dibawah-tangan tersebut dijelaskan/diterangkan (voorhouden) oleh Notaris kepada orang/para pihak yang melegalisasi surat dibawah-tangan tersebut, yang juga di hadiri oleh saksi-saksi
c. Pembubuhan tanda tangan pada surat di bawah tangan tersebut dilakukan oleh orang/para pihak di hadapan/disaksikan oleh para saksi dan notaris
d. Notaris membuat catatan/keterangan pada bagian bawah surat dibawah tangan tersebut, “bahwa Notaris tersebut mengenal orang/pihak yang membubuhkan tanda tangan pada surat di bawah tangan tersebut, bahwa isi akta telah dibacakan/diterangkan kepada orang/para pihak yang menghadap, bahwa notaris menyaksikan dengan mata kepala sendiri orang/para pihak yang
66 Tan Thong Kie, Studi Notariat, Serba-Serbi Praktek Notaris, Buku I, Ichtiar Baru Van
menghadap membubuhkan tanda tangannya pada surat di bawah tangan tersebut.
e. Notaris membubuhkan stempel dan tanda tangannya pada bagian bawah surat dibawah-tangan tersebut dan memberikan tanggal sesuai dengan tanggal penandatanganan surat di bawah tangan tersebut. Setelah para pihak dan saksi membubuhkan tanda tangannya terlebih dahulu.
f. Notaris mendaftarkan surat dibawah-tangan tersebut pada buku daftar khusus legalisasi yang telah disiapkan oleh notaris tersebut dan memberikan tanggal pendaftaran sesuai dengan tanggal penandatanganan surat dibawah-tangan tersebut oleh orang/para pihak yang menghadap
Berdasarkan uraian di atas dapat dikatakan bahwa legalisasi yang dilakukan oleh Notaris adalah suatu keterangan pribadi dari seorang Notaris selaku pejabat publik (een personele verklaring) mengenai suatu kebenaran tanda-tangan dan kepastian tanggal dari suatu surat dibawah-tangan yang dibawa oleh orang/para pihak ke hadapannya. Legalisasi bukan merupakan akta otentik karena isi surat dibawah tangan tersebut dibuat oleh orang/para pihak yang menghadap dan bukan dibuat oleh/dihadapan notaris. Dalam praktek pelaksanaan legalisasi yang dilakukan oleh Notaris, para pihak menghadap kepada Notaris dengan membawa dokumen dibawah- tangan yang akan dilegalisasi tersebut. Dokumen dibawah-tangan tersebut tidak boleh ditandatangani sebelumnya oleh para pihak pada saat dibawa ke hadapan Notaris. Kemudian Notaris meminta asli dan fotocopy KTP dari para penghadap dan memeriksa dan mencocokkkan keasliannya. Tujuan pencocokan asli KTP dan
fotocopy dari penghadap tersebut adalah untuk memastikan kebenaran bahwa penghadap yang datang ke hadapan notaris tersebut adalah orang-orang yang berhak dan berwenang dalam penandatanganan akta dibawah-tangan yang akan dilegalisasi oleh notaris tersebut. Setelah dilakukan pencocokan identitas diri para penghadap lalu notaris membacakan dan menjelaskan isi dokumen di bawah tangan yang akan dilegalisasi tersebut. Pembacaan dan penjelasan tentang isi dari dokumen di bawah tangan tersebut dilakukan oleh notaris kepada para pihak berikut akibat hukum dari pembuatan dokumen di bawah tangan tersebut. Setelah pembacaan dan penjelasan isi dokumen tersebut, notaris meminta para penghadap untuk membubuhkan tanda tangannya pada dokumen di bawah tangan tersebut, dengan disaksikan langsung oleh notaris tersebut dan juga saksi-saksi. Setelah para penghadap membubuhkan tanda tangannya pada dokumen di bawah tangan tersebut, notaris melekatkan fotocopy identitas diri dari para penghadap yang menandatangani dokumen di bawah tangan tersebut, kemudian notaris yang bersangkutan mencantumkan keterangantanggal, bulan, tahun dan keterangan yang memperjelas proses legalisasi yang ditempatkan di bawah dokumen dibawah-tangan itu dengan bunyi: Nomor.../LEG/....bulan/tahun. Saya yang bertanda tangan di bawah ini...(nama notaris), notaris di...(tempat/kedudukan), menerangkan bahwa isi surat ini telah saya bacakan dan terangkan kepada...(nama-nama para penghadap), yang saya notaris kenal/diperkenalkan kepada saya dan sesudah itu maka...(nama-nama penghadap) membubuhkan tanda tangan/cap jarinya di atas surat ini, dihadapan saya, notaris. Lalu setelah itu notaris yang bersangkutan memberikan cap stempel notaris dan
menandatangani keterangan yang dibuatnya tersebut di bawah kalimat keterangan tersebut. Setelah notaris yang bersangkutan membubuhkan cap stempel dan tanda tangan di bawah kalimat keterangan itu, lalu notaris yang bersangkutan mendaftarkan dokumen yang dilegalisasi tersebut di buku daftar khusus legalisasi yang telah dibuat oleh notaris tersebut. Dalam buku daftar legalisasi tersebut dicatat nomor urut legalisasi, tanggal, bulan dan tahun legalisasi serta judul dokumen yang dilegalisasi tersebut. Tanggal pendaftaran dokumen yang dilegalisasi tersebut wajib sama dengan tanggal pelaksanaan penandatanganan dokumen oleh para penghadap.
Tata cara legalisasi yang memenuhi syarat harus sesuai menurut bunyi Pasal 1874 dan 1874a KUH Perdata yaitu :
1. Penandatangan akta (para pihak) adalah orang yang dikenal atau diperkenalkan kepada Notaris.
2. Sebelum akta ditandatangani oleh Para Penghadap, Notaris terlebih dahulu harus membacakan isinya.
3. Kemudian akta tersebut ditandatangani Para Penghadap dihadapan Notaris barulah kemudian dibukukan menurut aturan undang-undang.
Berdasarkan ketentuan Pasal 56 ayat 3 UUJN, surat dibawah-tangan yang disahkan atau dilegalisasi oleh Notaris wajib diberi Teraan Cap/Stempel serta Paraf atau Tanda-Tangan Notaris. Sebagian masyarakat berpendapat bahwa dengan dilegalisasinya surat dibawah-tangan, berarti telah memperoleh kedudukan sebagai akta otentik. Dengan kata lain surat itu dianggap seolah-olah dibuat oleh atau dihadapan Notaris. Surat dibawah-tangan sekalipun telah mendapat legalisasi dari Notaris tetaplah merupakan surat yang dibuat dibawah-tangan. Legalisasi adalah
penandatangan surat yang dibuat dibawah-tangan yang dilakukan dihadapan Notaris.67
Objek surat/dokumen yang dapat dilakukan legalisasi oleh Notaris adalah semua akta atau surat baik itu pernyataan pribadi maupun kesepakatan para pihak yang ditanda-tangani dan dibuat dengan maksud untuk dapat dipergunakan sebagai alat bukti. Ketentuan ini dapat dilihat pada Pasal 1874 KUHPerd. Yang menyatakan bahwa dianggap sebagai tulisan dibawah-tangan adalah akta yang ditandatangani dibawah-tangan, surat, daftar, surat urusan rumah tangga dan tulisan-tulisan lain yang dibuat tanpa perantaraan seorang pejabat umum. Minsalnya :
a. Surat pernyataan dibawah-tangan b. Surat kuasa dibawah-tangan
c. Surat wasiat yang ditulis sendiri oleh pewaris (wasiat terbuka) d. Surat keterangan pengakuan utang dibawah-tangan
e. Surat Persetujuan Dewan Komisaris (SPDK)
f. Surat persetujuan melakukan perbuatan hukum tertentu.
g. Dalam hal ini termasuk wesel, surat order, aksep, surat-surat atas nama pembawa (aan toonder) dan surat-surat dagang lainnya.
Untuk akta/dokumen otentik dimana kewenanganya oleh undang-undang diberikan kepada pejabat dari instansi pemerintah tertentu seperti akta kelahiran, akta pernikahan, akta perceraian, akta kematian, akta PPAT, ijazah, paspor dan lain-lain. Notaris tidak dapat melakukan legalisasi sebagaimana dimaksud di dalam penelitian
ini. Akan tetapi Notaris dapat melaksanakan ketentuan yang termuat didalam pasal 15 ayat 2 hurup (d) UUJN tentang pengesahan kecocokan fotocopy dengan surat aslinya.
