1.1. Latar Belakang Penelitian
Fakulas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dalam melakukan kegiatan administrasi baik bagian umum, pendidikan, kemahasiswaan dan kepegawaian
tentu akan memerlukan persediaan barang. Dengan tersedianya persediaan barang dalam hal ini alat tulis kantor (ATK) maka diharapkan apa yang dibutuhkan oleh pegawai, dosen hingga mahasiswa dapat terpenuhi sehingga dapat memperlancar
kegiatan pelayanan kepada pengguna ( pegawai, dosen dan mahasiswa) dan dapat menghindari terjadinya kekurangan barang. Keterlambatan jadwal pemenuhan
barang yang dipesan pengguna dapat menghambat kegiatan yang akan dilakukan oleh Fakultas.
Tabel 1.1. Daftar Sub Bagian yang mengajuan barang
No. Nama Sub Bagian
1. Pendidikan
2. Kemahasiswaan
3. Kepegawaian dan Keuangan
4. Umum dan perlengkapan
Pengolahan data persediaan barang, mulai dari pemasukan barang sampai pengeluaran barang, ada beberapa masalah yang dihadapi oleh Fakultas dalam unit ini ialah Sub Bagian Umum, yaitu tidak terkontrolnya stok barang yang ada
pada pencarian, pengeditan data serta dalam pembuatan laporan serta dalam
pengolahannya masih menggunakan pengolahan manual dalam hal ini masih menggunakan Microsoft Excel yang terbagi ke dalam beberapa file. Sehingga baik dalam pengolahan maupun membuat laporan mengalami kesulitan. Disamping
Pengelolaan barang berupa alat tulis kantor yang masih manual pengelolaan barang inventaris pun demikian yaitu apabila adanya pemindahan atau
penghapusan barang yang sudah tidak layak pakai dalam pembuatan laporan mengalami hambatan. Untuk itu diperlukan suatu program aplikasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Untuk mengatasi masalah
ini, penulis membuat suatu program aplikasi sehingga diharapkan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
Berdasarkan uraian permasalahan tersebut maka penulis tertarik untuk menjadikan permasalahan tersebut sebagai bahan penelitian dalam skripsi yang berjudul “Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi Barang Pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran “
1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah
Identifikasi masalah adalah cara untuk mengidentifikasi masalah yang akan
1.2.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan data dan informasi yang dituangkan dalam latar belakang penelitian dapat diindentifikasi masalah sebagai berikut :
a. Sulit diperoleh informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran barang secara tepat waktu
b. Pengolahan data inventaris kantor masih menggunakan manual yaitu berupa daftar inventaris disetiap ruangan yang dibuatkan dalam file Microsoft Excel dan apabila ada pemindahan barang atau penghapusan serta membuat laporan
mengalami kesulitan.
c. Pembuatan laporan mengenai persediaan barang memerlukan waktu yang
lama.
d. Sulitnya pencarian data persediaan barang dikarenakan jumlah datanya cukup besar
1.2.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan indentifikasi masalah diatas, dapat dirumuskan masalah-masalah sebagai berikut
a. Bagaimana sistem informasi persediaan barang yang sedang berjalan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran
b. Bagaimana perancangan sistem informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran
c. Bagaimana pengujian sistem informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran
d. Bagaimana implementasi sistem informasi persediaan barang pada Fakultas
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dan tujuan dari penelitian adalah untuk mendeskripsikan arah dari penelitian yang dilakukan supaya lebih mudah dan terfokus dalam melakukan penelitian.
1.3.1. Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi
guna memberikan solusi diantarannya mempermudah pegawai bagian administrasi dalam mengolah dan membuat laporan yang dibutuhkan baik oleh pimpinan unit atau Pimpinan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.
1.3.2. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah untuk
menghasilkan perangkat lunak yang mampu :
a) Mengetahui sistem persediaan barang yang sedang berjalan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran
b) Membuat perancangan sistem informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran
c) Melakukan analisis dan pengujian sisten informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran
d) Melakukan implementasi sistem informasi persediaan barang pada Fakultas
1.4. Kegunaan Penelitian
Kegunaan penelitian adalah suatu hal yang penting dalam sebuah penelitian supaya penelitian itu memiliki arti yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
1.4.1. Kegunaan Akademis
Adapun kegunaan akademis dari penelitian ini adalah:
a. Mengimplementasikan kemampuan (teknis dan teori) pada data yang diperoleh selama penelitian.
b. Menambah wawasan mengenai cara pengolahan data barang/gudang.
c. Menambah pengetahuan tentang persediaan barang dan mengetahui masalah-masalah yang terjadi.
1.4.2. Kegunaan Praktis
Adapun kegunaan praktis dari penelitian ini adalah membantu dalam pengelolaan data persediaan barang berupa alat tulis kantor dan barang inventaris
sehingga proses-proses yang berkaitan dengan administrasi bagian umum baik yang ada di Fakultas, Program Diploma III atau Program Magister/Doktor lebih
mudah dalam membuat laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
1.5. Pembatasan masalah
Setelah identifikasi masalah selesai maka penulis menentukan batasan permasalahan yang diambil antara lain sebagai berikut :
2. Penelitian terbatas pada proses persediaan dan Inventaris Barang pada
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNPAD.
3. Data yang diolah diantaranya : data barang, data pengguna dalam hal ini pegawai atau dosen, dan data rekanan.
4. Pengolahan barang antara lain : pengolahan barang yang diajukan oleh setiap sub bagian, pengolahan barang yang diterima dari rekanan, barang yang
dikeluarkan oleh petugas bagian umum, dan pengolahan barang yang dikembalikan oleh pengguna kepada petugas bagian umum.
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran yang beralamat di Jalan Raya Bandung-Smedang Km 21 Jatinangor. Penelitian ini dilakukan mulai bulan Februari sampai dengan Juni 2010. Tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan terlihat pada table berikut ini :
Tabel 1.2. Jadwal pengerjaan menggunakan metoda Model Waterfall
Feb '2010 Mar' 2010 Apr' 2010 Mei'2010 Jun' 2010
Penerapan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pengumpulan Data
1. Observasi 2. Interview 3. Studi Pustaka 4. Dokumen
Requirment
1 Observasi
2 Wawancara
Analisa dan Perencangan
1 Analisa Prosedur
2 Analisa dokumen
3 Perancangan database
4 Perancangan I/O
Pengkodean
Uji Coba Program
Penerapan
2.1. Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 1). Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara
bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya.
Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi
output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen Sedangkan Menurut Azhar (2004:18) “Sistem merupakan kumpulan/group dari komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan
satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu “.
2.1.1. Definisi Sistem
Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada
komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas dari pada penekanan
pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem-subsistem.
Ada beberapa definisi sistem yang penulis dapat dari beberapa sumber
antara lain:
1) Menurut Gery Fitgerald. Sistem adalah jaringan kerja prosedur-prosedur atau jaringan prosedur yang berhubungan untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu.
2) Menurut Norman L. Enger. Sistem terdiri dari beberapa kegiatan yang saling
berhubungan guna mencapai tujuan.
3) Menurut Jogiyanto. Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari beberapa definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen
elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. 2.1.2. Karakteristrik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 3). Pada hakekatnya suatu sistem mempunyai
karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (object ives) atau tujuan sistem (goal).
1) Komponen system (component)
Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2) Batasan system (boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3) Lingkungan luar sistem (environment)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4) Penghubung system (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan
subsistem lainnya. Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.
5) Masukan system (input)
Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program
komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi.
6) Pengolahan system (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input menjadi output.
Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan
masukan menjadi keluaran. 8) Sasaran system (object ives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 7). Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam
suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden
menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.
Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
2.2.1. Siklus Informasi
Menurut Andri Kristanto (2008 : 10). Data yang masih merupakan bahan
mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model.
Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data
(Sumber : Perancangan Sistem informasi dan Aplikasinya. Oleh : Andi Kristanto)
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen
input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan
umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali. Begitu seterusnya.
2.2.2. Kualitas Informasi
Gambar 2.2 Kualitas Informasi
(Sumber : Analisis dan Desain. Oleh : Jogiyanto) Dari gambar 2.2 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2) Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan
diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya. 3) Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi
relevan untuk akuntan.
2.2.3. Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa
kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan?.
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2.4. Pengertian Persediaan
Menurut Baroto (2002, 52), persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan untuk antisipasi terhadap pemenuhan permintaan. Juga termasuk barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode
mendatang. Persediaan tersebut dapat berbentuk bahan baku yang disimpan untuk diproses, komponen yang diproses, barang dalam proses manufaktur, dan barang jadi untuk dijual.
Persediaan merupakan sejumlah barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan. Dalam perusahaan perdagangan pada dasarnya hanya
Persediaan ini merupakan persediaan barang yang selalu dalam perputaran, yang
selalu dibeli dan dijual, yang tidak mengalami proses lebih lanjut didalam perusahaan tersebut yang mengakibatkan perubahan bentuk dari barang yang bersangkutan
2.5. Arsitektur Aplikasi
Menjelaskan mengenai definisi jaringan komputer, jenis-jenis jaringan
komputer, topologi jaringan komputer dan manfaat jaringan komputer.
2.5.1. Pengertian Jaringan Komputer
Menurut Dede Sopandi (2004 : 1). Jaringan komputer merupakan
gabungan antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Gabungan teknologi ini melahirkan pengolahan data yang didistribusikan, mencakup
pemakaian database, software aplikasi dan peralatan hardware secara bersamaan, untuk membantu proses otomatisasi dan peningkatan kearah efisiensi kerja.
2.5.2. Jenis-jenis Jaringan Komputer
Secara umum jaringan komputer dibagi atas tiga jenis, yaitu ; 1) Local Area Network (LAN)
Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan
2) Metropolitan Area Network (MAN)
Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan yang letaknya
berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan
dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel. 3) Wide Area Network (WAN)
Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis yang
luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program
(aplikasi) pemakai.
2.5.3. Topologi Jaringan Komputer
Menurut Dede Sopandi (2004 : 21). Memilih jenis kabel yang digunakan
untuk membangun jaringan tidak lepas dari jenis topologi yang kita gunakan, namun pada intinya, jaringan komputer adalah jaringan kabel, dimana bentuk dan
fungsi dari jaringan tersebut menentukan pemilihan jenis kabel, demikian juga sebaliknya, ketersedian kabel dan harga menjadi pertimbangan utama untuk membangun sebuah jaringan komputer ( baik home network, ataupun network
kelas raksasa seperti MAN- metropolitan area network). Ada empat macam topologi jaringan yaitu:
3) Topologi Ring
4) Topologi Mesh
Dalam sistem informasi persediaan barang ini menggunakan topologi star,
karena topologi ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :
a. Setiap node berkomunikasi langsung dengan central node, traffic data mengalir dari node ke central node dan kembali lagi.
b. Mudah dikembangkan, karena setiap node hanya memiliki kabel yang langsung terhubung ke central node.
c. Keunggulannya adalah jika satu kabel node terputus yang lainnya tidak
terganggu.
d. Dapat digunakan kabel yang “lower grade” karena hanya menghandel satu
traffic node, biasanya digunakan kabel UTP.
Sehingga cukup mudah untuk mengubah dan menambah computer ke dalam jaringan yang menggunakan topologi star tanpa mengganggu aktivitas
jaringan yang sedang berlangsung, dan apabila satu computer yang mengalami kerusakan dalam jaringan maka computer tersebut tidak akan membuat mati
Gambar 2.3 Topologi Star
(Sumber : Instalasi dan Konfigurasi Jaringan Komputer. Oleh : Dede Sopandi)
2.5.4. Manfaat Jaringan Komputer
Menurut Dede Sopandi (2004 : 4). Manfaat yang didapat dari membangun
jaringan komputer adalah sebagai berikut : 1. Sharing Resources
Sharing resources bertujuan agar seluruh program, peralatan/peripheral lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi maupun
pengaruh dari pemakai. 2. Media Komunikasi
Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara
pengguna, baik untuk teleconference maupun untuk mengirim pesan/informasi yang penting lainnya.
3. Integrasi Data
saja, melainkan dapat didistribusikan ketempat lainnya oleh sebab
inilah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi setiap saat.
4. Pengembangan dan Pemeliharaan
Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan
dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya, jaringan komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan peralatan lainnya.
5. Keamanan Data
Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data
jaminan keamanan. Data tersebut diberikan melalui pengaturan hak akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.
6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini
Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka
pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang tinggi. Selain itu data atau informasi yang diakses selalu terbaru, karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung
2.6. Pengertian Client Server
Menurut Dede Sopandi (2006 : 1). Transmisi data berarti pengiriman data antara dua komputer, atau antara sebuah komputer dengan terminal. CCITT(Consultative Cimmittee International Tlephony dan Tegraphy), yang sekarang dikenal ITU-T(International Telecommunications Union Telephony), menyebut terminal sebagai piranti terminal data(data terminal equipment=DTE).
Client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resources) dari komponen sistem lainnya. Server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen
sistem lainnya. Sistem client/server dirancang untuk memisahkan layanan basis data dari client, dengan penghubungnya dengan menggunakan jalur komunikasi data. Layanan basisdata diimplementasikan pada sebuah komputer yang berdaya guna, yang memungkinkan manajemen tersentralisasi, keamanan dan berbagi sumber daya. http://www.wimpermana.web.ugm.ac.id/jaringan-client-server/18
April 2009.
Client-Server adalah arsitektur jaringan yang memisahkan client (biasanya
aplikasi yang menggunakan GUI) dengan server. Masing-masing client dapat meminta data atau informasi dari server.
2.7. Perangkat Lunak Pendukung
2.7.1 Borland Delphi 7.0
Borland Delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan
kompilasi, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan pemrogramannya yang terstruktur. Keunggulan lain dari Delphi adalah dapat digunakan untuk
merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis Windows.
Khusus untuk pemrograman database, Borland Delphi menyediakan
fasilitas objek yang kuat dan lengkap yang memudahkan programmer dalam membuat program.
Borlad Delphi 7.0 merupakan pengembangan dari program Borland Delphi 6.0. lebih banyak keunggulan dan fasilitas baru yang diberikan oleh Borland Delphi 7.0 dibandingkan dengan versi-versi sebelumnya.
2.7.2. MySQL
sebenarnya dikembangkan sejak tahun 1979, MySQL telah memenangkan penghargaan Linux Journal Reader’s Choice Award selama tiga tahun. MySQL sekarang tersedia dibawah ijin opensource, tetapi juga ada ijin penggunaan secara komersial.
Sebagai database yang memiliki konsep database modern, MySQL memiliki banyak sekali keistimewaan. Berikut ini beberapa keistimewaan yang
dimiliki oleh MySQL : 1. Portability
MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sitem operasi di antaranya adalah
seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac OS X server, Solaris, Amiga, HPUX dan masih banyak lagi.
2. Open Source
MySQL didistribusikan secara open source (gratis), di bawah lisensi GPL. 3. Multiuser
MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik. Hal ini memungkinkan sebuah
database server MySQL dapat diakses client secara bersamaan. 4. Performance Tuning
MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query
sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.
5. Column Types
integer, float, double, char, varchar, text, blob, date, time, datetime, year, set
serta enum.
6. Command dan Function
MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah
SELECT dan WHERE dalam query. 7. Security
MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan user dengan system perizinan yang mendetail serta password terencripsi.
8. Stability dan Limits
MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah
records lebih dari 50 juta dan 60 ribu table serta 5 miliar baris. Selain itu, batas indeks yang dapat di tampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
9. Connectivity
MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protocol TCP/IP, Unix soket (Unix), atau Named Pipes (NT).
10. Localisation
MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada clent dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski demikian, bahasa Indonesia
belum termasuk di dalamnya. 11. Interface
Programming Interface).
12. Client dan Tools
MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk
administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertai petunjuk online.
13. Struktur Tabel
MySQL memiliki struktur table yang lebih fleksibel dalam menangani
ALTER TABLE, dibandingkan databse lainnya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.
Objek-objek dalam sebuah database adalah sebagai berikut :
1) Database
Database berisi berbagai objek yang digunakan untuk mewakili, menyimpan
data, dan mengakses data. 2) Table
Objek yang berisi tipe-tipe data dan data mentah
3) Kolom
Sebuah tanel berisi kolom-kolom untuk menampung data. Kolom mempunyai
sebuah tipe dan nama yang unik. 4) Tipe data
Sebuah kolom mempunyai sebuah tipe data. Tipe-tipe yang dapat dipilih
Merupakan perintah-perintah SQL yang membentuk makro. Dengan
menjalankan stored prosedure berarti menjalankan perintah-perintah SQL di dalam sebuah procedure.
6) Trigger
Stored procedure yang diaktifkan pada saat data ditambahkan, diubah, atau dihapus dari database. Trigger dipakai untuk menjamin aturan integrasi di
dalam database. 7) Rule
Diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukan harus sesuai dengan
aturan. 8) Primary key
Menjamin setiap baris data unik, dapat dibedakan dari data yang lain. 9) Foreign key
Kolom-kolom yang mengacu primary key pada table lain. Primary key dan
foreign key dipakai untuk menghubungkan sebuah data dengan tabel lain. 10)Konstrain
Mekanisme integritas data yang berbasis server dan diimplementasikan oleh sistem.
11)Default
Dinyatakan pada field (kolom) sehingga jika kolom tersebut tidak diisi data, maka diisi dengan nilai default.
Query yang memakai beberapa tabel, dan disimpan di dalam database. View dapat memilih beberapa kolom dari sebuah tabel atau menghubungkan beberapa tabel. View daapt dipakai untuk menjaga keamanan data.
13)Index
Membantu mengorganisasikan data sehingga query menjadi lebih cepat. 14)Fungsi
BAB III
OBJEK PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
Penelitian dilakukan di Perguruan Tinggi Negeri, Untuk melihat lebih jelas gambaran mengenai objek penelitian di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Padjadjaran yang merupakan lembaga pendidikan tinggi di bidang ilmu sosial dan ilmu politik, maka penulis membahas mengenai sejarah, visi dan misi, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan dari Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran, didirikan atas desakan dan tuntutan warga masyarakat Provinsi Jawa Barat ketika itu, yang
mengharapkan Universitas Padjadjaran menumbuhkan keilmuan yang dapat merespons realitas sosial dan kemanusiaan yang dinamis di Jawa Barat.
Untuk menjawab keinginan tersebut, Presiden Universitas Padjadjaran, sebutan rektor pada saat itu, mengeluarkan Surat Keputusan No 4/PKUP/1958, tanggal 28 Februari 1958 tentang pembentukan Panitia Ad-hoc yang bertugas
mempersiapkan pembentukan fakultas. Baru pada tanggal 13 Oktober 1958 prakarsa tersebut direalisasi dengan terbentuknya Fakultas Administrasi Negara
dan Niaga sebagai fakultas yang berada di bawah asuhan Yayasan Pembina Universitas Padjadjaran. Namun, dua tahun kemudian, berdasarkan Surat
Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan No. 66971/UU/60,
tanggal 12 Agustus 1960, dikukuhkan Fakultas Sosial Politik (Sospol) nama fakultas yang sesuai dengan nomenklatur Kementerian P dan K masa itu sebagai salah satu fakultas yang berada dalam lingkungan Universitas Padjadjaran.
Sejak tanggal 8 Desember 1983, nama Fakultas Sospol kemudian diubah menjadi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) melalui SK Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 1574/1/1983.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan
Berikut ini adalah visi dan misi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas
Padjadjaran : 1. Visi
”FISIP UNPAD menjadi lembaga pendidikan tinggi yang memiliki komitmen terhadap keunggulan bidang ilmu sosial dan ilmu politik.”
2. Misi
a. Melaksanakan pendidikan bidang ilmu sosial dan ilmu politik yang bermutu untuk menghasilkan lulusan yang berdaya saing secara moral
maupun akademis agar bermanfaat bagi masyarakat.
b. Mengembangkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat guna menopang pendidikan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi bagi
komunitas akademik, pemerintah, industri dan masyarakat umum.
c. Melaksanakan manajemen pendidikan dengan menerapkan prinsip
d. Menerapkan sistem manajemen profesional berbasis transparansi dan
akuntabilitas untuk menciptakan hubungan kelembagaan yang efektif dan efisien.
e. Menjalin hubungan kerjasama secara berkesinambungan dengan
menerapkan prinsip kesetaraan, kemitraan dan saling percaya.
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan
[image:30.595.101.574.413.639.2]Sturktur Organisasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran dalam lingkup Kepala Bagian Tata Usaha dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.1. Struktur Organisasi
3.1.4. Deskripsi Tugas
Tugas-tugas yang dilaksanakan oleh setiap pejabat terdiri atas tugas utama (tugas pokok) dan tugas penunjang, yaitu tugas-tugas yang bersifat menunjang pelaksanan tugas utama. Tugas utama adalah tugas-tugas yang tercantum dalam
uraian tugas (job description) yang ada pada setiap jabatan, sedangkan tugas penunjang tugas pokok adalah kegiatan-kegiatan pejabat di luar tugas pokok yang
pada umumnya bersifat tugas kemasyarakatan.
1. Bagian Tata Usaha
Untuk melaksanakan tugas pekerjaan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh Universitas Padjadjaran, maka seorang Kepala Bagian Tata
Usaha bertugas melaksanakan administrasi umum, perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan pendidikan fakultas.
Adapun uraian tugas Kepala Bagian Tata Usaha telah diatur oleh Keputusan Menteri tersebut adalah sebagai berikut :
a. Menyusun rencana dan program kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan
rencana dan program kerja fakultas sebagai;
b. Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan, akademik dan kemahasiswaan;
c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, akademik dan kemahasiswaan;
d. Melaksanakan urusan persuratan dan kearsipan; e. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan;
g. Melaksanakan urusan pengelolaan barang perlengkapan
h. Melaksanakan urusan kepegawaian;
i. Melaksanakan urusan pengelolaan keuangan;
j. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat;
k. Melaksanakan administrasi kemahasiswaan dan hubungan alumni;
l. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas; m. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;
n. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas;
o. Menyusun laporan Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Pendidikan
Sub Bagian Pendidikan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran, mempunyai tugas utama adalah melakukan administrasi pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Selanjutnya uraian tugas Sub Bagian Pendidikan adalah sebagai berikut :
a. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja Bagian
b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang
akademik
c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
e. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;
f. Melakukan administrasi perkuliahan, praktikum dan pelaksanaan ujian; g. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum; h. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;
i. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan fakultas;
j. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
k. Menyusun laporan Subbagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian
3. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan
Subbagian Umum dan Perlengkapan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah direncanakan sebelumnya, sudah mempunyai tugas yaitu melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan.
Adapun uraian tugas Sub Bagian Umum dan Perlengkapan adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian;
b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;
c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan,
kerumahtanggaan dan perlengkapan;
f. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan;
g. Mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;
h. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;
i. Melakukan penyusunan instrumen pemantauan kegiatan ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;
j. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;
k. Melakukan urusan hukum dan ketatalaksanaan;
l. Menyusun laporan Sub Bagian.
4. Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian
Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan administrasi dibidang keuangan dan kepegawaian fakultas.
Uraian tugas dari Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian adalah sebagai
berikut:
a. Menyusun rencana dan program kerja Subbagian;
b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang keuangan dan kepegawaian;
c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang keuangan dan
kepegawaian;
d. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan dan
e. Melakukan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian; f. Mempersiapkan usulan formasi pegawai;
g. Mempersiapkan usul mutasi, pengembangan dan kesejahteraan pegawai;
h. Mempersiapkan usul pengangkatan dosen luar biasa; i. Melakukan urusan pemberian cuti pegawai;
j. Melakukan penyusunan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), Daftar Urut Kepangkatan (DUK), Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Induk (Karin), Kartu Isteri (Karis), Kartu Suami (Karsu), Asuransi Kesehatan (Askes),
Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (Taspen), Surat Keterangan Untuk Mendapat Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) dan Lembar Pembayaran
Pajak Pembangunan (LP2P);
k. Melakukan urusan penyelesaian kasus kepegawaian; l. Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai;
m. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan dan kepegawaian;
n. Menyusun laporan Sub Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan
Sub Bagian Kemahasiswaan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah
direncanakan sebelumnya, sudah mempunyai tugas yaitu melaksanakan urusan Beasiswa, Penalaran, Alumni dan Kegiatan Kemahasiswaan.
b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang
kemahasiswaan;
c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang kemahasiswaan dan alumni;
d. Melakukan urusan pemberian ijin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan; e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan; g. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan;
h. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan
mahasiswa;
i. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan;
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;
k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan; l. Menyusun laporan Subbagian.
3.2. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Cara ilmiah berarti kegiatan penelitian itu didasarkan pada ciri-ciri keilmuan, antara lain:
a. Rasional
Kegiatan penelitian dengan cara-cara yang masuk akal, sehingga terjangkau
Cara-cara yang dilakukan dapat diamati oleh indera manusia, sehingga orang
lain dapat mengamati dan mengetahui cara-cara yang digunakan. c. Sistematis
Proses yang digunakan dalam penelitian menggunakan langkah-langkah
tertentu yang bersifat logis.
Penelitian ini menggunakan metodologi kualitatif dimana peneliti bekerja
dengan informasi-informasi data dan di dalam menganalisanya tidak menggunakan analisa data statistik. Penelitian kualitatif dapat dipandang juga sebagai penelitian partisipatif yang desain penelitiannya memiliki sifat fleksibel
atau dimungkinkan untuk diubah guna menyesuaikan dari rencana yang telah dibuat, dengan gejala yang ada pada tempat penelitian yang sebenarnya.
3.2.1. Desain Penelitian
Desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan studi kasus pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politk Universitas Padjadjaran. Metode deskriptif yaitu suatu metode dengan cara mengumpulkan data kemudian disusun dan dianalisis untuk memperoleh
gambaran mengenai masalah yang dihadapi pada saat penelitian.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk pengumpulan data dalam penelitian ini
dilakukan dengan cara :
3.2.2.1.Sumber Data Primer
bersangkutan dalam penelitian. Dalam melakukan pengumpulan data primer yang
berada pada Sub Bagian Umum, diperlukan adanya interaksi langsung terhadap pihak Sub Bagian Umum FISIP UNPAD .
3.2.2.2.Sumber Data Sekunder
Data sekunder adalah data-data yang telah tersedia dan dapat diperoleh
oleh peneliti dengan cara membaca, melihat atau mendengarkan. Dalam pengumpulan data-data sekunder, bisa didapatkan dari sumber-sumber yang pada umumnya menggunakan metode analisis substansi dokumen, surat keputusan,
laporan yang sudah terdokumentasikan diantaranya : 1. Bon Permohonan barang
2. Tanda Pengeluaran Barang
3. Daftar alat tulis/Inventaris/rumah tangga
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem merupakan suatu metode yang akan digunakan dalam melakukan perancangan sistem informasi.
3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem
Metode Pendekatan yang digunakan adalah Pendekatan perancangan terstruktur. Pendekatan perancangan terstruktur dimulai dari awal 1970.
Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem.
lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu,
sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).
S y s t e m / I n f o r m a t i o n E n g i n e e r i n g a n d
M o d e l i n g
S o f t w a r e R e q u i r e m e n t s A n a l y s i s
D e s i g n
C o d i n g
T e s t i n g / V e r i f i c a t i o n
M a i n t e n a n c e
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metoda pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan
menggunakan metoda Model Waterfall yang merupakan metode yang berfungsi
sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak
Gambar 3.2. Metode Pengembangan Waterfall
(Sumber : Software Engineering. Oleh : Roger S. Pressman)
Roger S. Pressman memecah model waterfall menjadi 6 tahapan. Berikut
adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut
1. System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti
hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition.
2. Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti
tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dsb. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem
dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan.
3. Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum
coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya,
maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.
4. Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui
5. Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
6. Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak
selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada errors kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan
ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya
3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan 1. Bagan Arus Dokumen atau Flow Map
Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:62) bagan arus dokumen
menggambarkan tentang pergerakan dokumen yang dipakai dalam suatu sistem. Bagan tersebut menunjukan tentang dokumen apa saja yang bergerak di dalam
suatu sistem, dan setiap kali dokumen tersebut sampai atau melalui suatu bagian tertentu akan dapat dilihat perlakuan apa saja yang telah diberikan terhadap dokumen tersebut.
2. Diagram Konteks
sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang
menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.
3. Data Flow Diagram
Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:67). Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah
dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir di antara proses, data store dan menunjukkan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.
4. Kamus Data
Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:70). Kamus Data sering disebut
juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu system informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang
mengalir di sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada DFD, bersifat
global dan hanya menunjukan nama arus datanya saja. Untuk keperluan ini maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama arus data
2. Alias
Alias atau nama lain dari data, untuk menyatakan nama lain dari dari suatu
data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau data store yang telah ada.
3. Bentuk data
Bentuk data dapat dipergunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
4. Arus data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data menuju.
5. Penjelasan
Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
5. Perancangan Basis Data
a. Normalisasi
Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:169). Proses Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada
beberapa kondisi. Bila ada kesulitan pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa table lagi, dengan kata lain perancangan belumlah
Dalam Perspektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika setiap
tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal. Tahap normalisasi dimulai dari tahap paling ringan (1NF) hingga paling ketat (5NF). Biasanya hanya sampai pada tingkat 3NF atau BCNF, karena sudah cukup
memadai untuk menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas baik.
b. Tabel Relasi
Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:142). Tabel relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan yang lainnya, berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi
3 macam hubungan yaitu: 1) One-To-One
Mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua.
2) One-To-Many
Mempunyai pengertian setiap basis data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.
3) Many-To-Many
Mempunyai pengertian satu baris atau lebih data pada tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel kedua.
3.2.4. Pengujian Software
Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:351). Pengujian Perangkat Lunak
manual maupun otomatis untuk menguji apakah perangkat lunak sudah
memenuhi persyaratan atau belum dan untuk menentukan perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan hasil sebenarnya.
Faktor-faktor pengujian yang dilakukan meliputi:
1) Kebutuhan yang berkaitan dengan penanganan keluhan pelanggan. 2) Pendefinisian spesifikasi fungsional
3) Penentuan spesifikasi kegunaan 4) Penentuan kebutuhan portabilitas 5) Pendefinian antar muka sistem.
Pengujian Black Box
Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:360). Pengujian black-box
berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian, pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan
fungsional untuk suatu program. Pengujian black-box bukan merupakan alternatif dari teknik white-box, tetapi mengungkap kelas kesalahan dari pada metode
white-box. Pengujian black-box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut :
a. Fungsi yang tidak benar atau hilang,
b. Kesalahan interface,
c. Kesalahan dalam stuktur data atau akses database eksternal,
d. Kesalahan kinerja,
Pada program aplikasi persediaan dan inventarisasi barang ini dilakukan
pengujian dengan kategori-kategori diatas.
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Dalam analisis sistem akan dibahas mengenai prosedur, flowmap, dokumen, diagram konteks, data flow diagram sistem informasi persediaan
barang yang sedang berjalan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unpad, yang meliputi beberapa modul, diantaranya: modul pengajuan
barang, modul penerimaan barang, modul pengeluaran barang dan modul pengembalian barang.
4.1.1.Analisis Dokumen
Analisis dokumen yang sedang berjalan menguraikan sacara rinci dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi, diantaranya:
Tabel 4.1. Tabel Dokumen-Dokumen yang Digunakan
No Dokumen Uraian
1 Bon Barang Deskripsi : merupakan Bon ajuan ATK/ Barang
Fungsi : sebagai formulir ajuan ATK/barang
Rangkap 1 (satu)
Distribusi : dari Unit Kerja ke Petugas Gudang
2 Formulir Pengeluaran Barang
Deskripsi Merupakan Formulir Pengeluaran Barang
Fungsi : Sebagai bukti Pengeluaran barang
dari gudang ke Unit Kerja
Rangkap 2 (dua)
Distribusi Dari Gudang ke Unit Kerja
3 Formulir Daftar
Alat
Tulis/Inventaris
Deskripsi Setiap barang baik yang masuk dan
keluar dicatat dalam formulir ini
Fungsi : Sebagai Alat Kendali keluar masuk barang dan sisa barang yang ada secara manual
Rangkap 1 (satu).
Distribusi : Dari Rekanan ke Bagian Umum
hingga ke Unit Kerja
3 Faktur Deskripsi Merupakan Formulir Penerimaan
Barang Masuk
Fungsi : Sebagai Bukti barang masuk dari rekanan
Rangkap 2 (dua).
Atk/Barang Atk/Barang
Fungsi : Sebagai bahan untuk pengadaan atk/barang
Rangkap 3 (tiga).
Distribusi : Dari Unit Kerja ke Bagian Umum
4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur yang sedang berjalan menguraikan secara sistematis aktifitas-aktifitas yang terjadi dalam sistem informasi, diantaranya:
4.1.2.1. Flow Map
Flow Map menggambarkan bagaimana prosedur sistem yang dijalankan berikut prosedur yang berjalan :
1) Prosedur Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang
a. Unit kerja yang memerlukan Alat Tulis Kantor/Barang membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang, dalam Surat Pengajuan harus dinyatakan keterangan tentang jumlah Alat Tulis Kantor/Barang yang diminta, satuan, spesifikasi, tanggal
kerja yang memerlukan harus menanyakan terlebih dahulu kepada
Sub Bagian umum apakah barang tersebut tersedia di gudang atau tidak. Apabila Barang ada, Unit dapat mengambil bon barang di Sub bagian Umum dan apabila tidak ada unit kerja tersebut dapat
mengajukan ke pimpinan.
c. Apabila Pimpinan memberikan persetujuan maka Surat Pengajuan
Tembusan 1 diteruskan kepada Sub Bagain umum, sedangkan Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang Tembusan 2 sebagai arsip.
d. Atas dasar Surat Pengajuan tersebut, Sub Bagian Umum menilai kewajaran jumlah yang dipesan dan jika perlu mendapat
penjelasan atas spesisifikasi barang yang akan dibeli dengan unit kerja yang memerlukan agar barang yang dipesan sesuai dengan yang dikehendaki.
e. Setelah Surat tersebut di acc pimpanan, Sub Bagian umum membuat daftar pemesanan atk/barang berdasarkan ajuan dari
Unit Kerja Sub Bagian Umum Pimpinan Rekanan Pengajuan Alat Tulis Kantor / Barang
Surat Pengajuan Atk/ Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang A Ada Barang Bon Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang Ya Tidak Acc Surat Pengajuan Atk/ Barang ditolak Surat Pengajuan Atk/ Barang acc Surat Pengajuan
Atk/ Barang acc
Surat Pemesanan Atk/ Barang
Surat Pengajuan Atk/ Baranga cc
Surat Pemesanan Atk/ Barang B Ya Bon Barang Tidak Buat Bon Barang Buat Pesanan atk/ Barang Buat Surat Surat Pengajuan Atk/ Barang ditolak Surat Pengajuan Atk/ Barang acc
Surat Pemesanan Atk/ Barang
[image:51.595.129.488.157.623.2]berjalan :
Gambar 4.1 Flowmap Pengajuan ATK/Barang berjalan
Keterangan :
A : Arsip Surat Pengajuan ATK/ Barang (SPAB)
2) Prosedur Penerimaan ATK/Barang
a. Sub Bagian Umum menerima faktur 2 (dua) rangkap beserta barang dari rekanan
b. Sebelum barang masuk ke gudang terlebih dahulu diperiksa mencocokannya dengan faktur. Selanjutnya menghitung, mengukur, menimbang, memeriksa kualitas dan kuantitas barang-barang persediaan yang diterima, untuk memastikan apakah telah sesuai dengan dokumen-dokumen tersebut.
c. Setelah memeriksa kemudian menandatangani ke dua lembar faktur, lembar ke 1 (satu) faktur diserahkan ke rekanan sedangkan faktur lembar ke 2 (dua) diterima oleh sub bagian umum lalu dimasukan barang tersebut ke gudang dan dicatat di formulir daftar alat tulis kantor/inventaris dan menyerahkan daftar alat tulis
kantor/inventaris.
d. Selanjutnya bagian umum membuat laporan penerimaan barang 2
berjalan :
Rekanan Sub Bagian Umum Pimpinan
Penerimaan Alat Tulis Kantor / Barang
Faktur
Daftar alat tulis/ inventaris
Laporan Penerimaan
Barang
B
Faktur
Faktur ditanda tangan
Mencatat didaftar alat
tulis/ inventaris
Periksa barang dgn
faktur dan tanda tangan
Faktur ditanda tangan
A
Buat Laporan Penerimaan
Laporan Penerimaan
[image:53.595.120.480.156.688.2]Barang
A : Arsip Faktur
B : Arsip Laporan Penerimaan Barang
3) Prosedur Pengeluaran ATK/ barang
a. Unit Kerja memerlukan barang mengisi Bon Barang (BB) yang
disediakan oleh bagian umum.
b. Setelah Bon Barang diisi dan ditandatangani unit kerja, unit kerja yang memerlukan barang menyerahkan Bon Barang dan diteruskan
ke Sub Bagian Umum yang untuk mendapat persetujuan.
c. Atas dasar Bon Barang yang telah disetujui, unit kerja menyerahkan
barang sesuai dengan yang tercantum dalam Bon Barang dan mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada dokumen tersebut. d. Pada saat barang diserahkan, barang harus dihitung kembali dengan
disaksikan oleh penerima barang. Jika telah sesuai, Sub Bagian Umum dan Unit Kerja membubuhkan tanda tangan pada dokumen
TPB (tanda pengeluaran barang)
e. Selanjutnya Sub Bagian Umum mengarsipkan dokumen TPB lembar ke 1 dan lembar ke 2 di serahkan ke Unit Kerja yang menerima
barang.
f. Sub Bagian Umum mencatat pengeluaran barang di Daftar Alat
Tulis/Inventaris.
Sub Bagian Umum Unit Kerja Pimpinan Bon Barang Tanda Pengeluaran Barang Tanda Pengeluaran Barang B Bon Barang Isi dan Tanda tangan
Bon Barang terisi dan ditandatangan Bon Barang terisi
dan ditandatangan
Ada Barang
Bon Barang terisi dan ditandatangan Ya Tidak Laporan Barang Keluar Mencatat dTPB A
Mencatat di DATI
Daftar Alat tulis/ Inventarus (DATI)
Buat Laporan Barang keluar
[image:55.595.131.490.84.627.2]Laporan Barang Keluar
Gambar 4.3 Flowmap pengeluaran atk/barang berjalan
Keterangan :
A : Arsip Tanda Pengeluaran Barang
B : Arsip Laporan Barang Keluar
4) Prosedur Pengembalian ATK/ barang
a. Unit Kerja yang akan mengembalikan barang membawa Tanda Pengeluaran barang (TPB) dan barang ke Sub bagian umum.
b. Sub bagian umum menerima Tanda Pengeluaran Barang dan barang lalu mengecek kesesuaian barang dengan Tanda Pengeluaran Barang.
c. Sub bagian umum mencatat barang yang dikembalikan di daftar alat tulis dan inventaris.
d. Setelah semua tercatat pada daftar alat tulis dan inventaris Sub Bagian umum membuat laporan pengembalian barang 2 rangkap, lembar ke 1 ke pimpinan lembar ke 2 sebagai arsip.
Unit Kerja Sub Bagian Umum Pimpinan
Tanda Pengeluaran
Barang
Tanda Pengeluaran
Barang
Cocok
Ya Memeriksa
Barang
Tanda Pengeluaran
Barang Tidak
A
Laporan Barang Kembali
Laporan Barang Kembali Mencatat
di daftar alat tulis/ inventaris
Daftar Alat tulis/ inventaris
[image:57.595.155.494.83.587.2]Membuat laporan Barang Kembali
Gambar 4.4 Flowmap Pengembalian atk/barang berjalan Keterangan:
SuratPengajuan Barang disetujui
Faktur ditanda tangan
SuratPengajuan ATK disetujui
Sistem Persediaan dan
inventaris Barang
REKANAN
SUB BAG UMUM UNIT KERJA
SuratPengajuan ATK
SuratPengajuan Barang
Bon Barang
Faktur
Daftar Alat Tulis/inventaris Tanda pengeluaran Barang 1
[image:58.595.121.498.143.375.2]Bon Barang Terisi Bon Barang ACC Tanda pengeluaran Barang 2
Gambar 4.5 Diagram konteks persediaan dan inventarisasi barang
yang sedang berjalan
Dari diagram konteks diatas terdapat entitas dalam yaitu entitas
Pimpinan, sedangkan untuk entitas luarnya yaitu entitas Unit Kerja, entitas
Rekanan, dan entitas Sub Bagian Umum. Data yang mengalir dari tiap
entitas yaitu sebagai berikut :
1. Unit Kerja memberikan Surat Pengajuan ATK/Barang dan atau Bon
Barang terisi yang telah disetujui dikirim kepada Sistem, Setelah
mengalami proses yang berjalan system memberikan form
Pengeluaran Barang ke Unit Kerja. Seteleh SPB disetujui selanjutnya
ke Sub Bagian umum.
2. Sub Bagian Umum Memberikan Form Bon Barang Kepada Unit
menerima kembali faktur dan bukti penerimaan tersebut setelah di tanda tangani.
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Berikut ini adalah data flow diagram yang sedang berjalan
U n i t K e r j a S u b b a g u m u m
1 . 0 P e n g a j u a n
B a r a n g
3 . 0 P e m e r i k s a a n D a t a B a r a n g 4 . 0
P e n g e l u a r a n B a r a n g
2 . 0 P e n e r i m a a n
B a r a n g
5 . 0 C e t a k L a p o r a n S u r a t P e n g a ju a n A T K / B a r a n g
B o n B a r a n g
S u r a t P B A c c B o n B a r a n g t e r is i
R e k a n a n
A r s i p P e n g e l u a r a n A r s i p P e r s e d i a a n
[image:59.595.142.499.246.661.2]A T K d a n B a r a n g
Gambar 4.6. DFD Level 0 Yang Sedang Berjalan
F aktu r yang di Ta an ndatang Tand a Pe ng el uar an B ar ang
A r s i p P e r s e d i a a n A T K d a n B a r a n g F a k t u r
Bon
Barang
ACC
D e t a il P e n g e lu a r a n D a t a P e n g e lu a r a n B a r a n g
D a t a B a r a n g
D a t a B a r a n g
D at a P er sed ia an
a. DFD Level 1 Proses 1
Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 1 yang diberjalan :
Unit Kerja Pengajuan ATK/Barang
1.1 Verifikasi Kartu
Persediaan
Data Persediaan ATK dan Barang Sub Bag umum 1.3 Cetak Pengajuan Barang Lap. Pa nga ju an Bara ng
Pengajuan Barang dicek
1.2. Enry Pengajuan Pengajuan disetujui Arsip Surat Pengajuan Data Pengajuan Data persediaan Detail pengajuan
Gambar 4.7. DFD Level 1 Proses 1 Yang Berjalan
b. DFD Level 1 Proses 2
Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 2 yang diberjalan :
R ekanan Faktur
2.1 Terim a B arang
m asuk
2.2 C ek P enerim aan Data Penerim aan
Barang 2.3
Sim pan
Barang M asuk Data Barang yang dierim a
[image:60.595.114.461.204.435.2]Arsip Persediaan A TK dan B arang Data Barang M asuk
Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 4 yang diberjalan :
U nit Kera Bon Barang
4.1 C ek P ersediaan B arang 4.2 C atat Pengeluaran B arang D ata P ersediaan
S ub bag um um
4.3 C etak P engeluaran B arang T anda Pen gelu aran Barang
A rsip P ersediaan A TK dan Barang
D ata Barang Keluar D ata Barang Persediaan
D ata Pengeluaran Barang
Tanda Pengeluaran Barang
D ata persediaan
Gambar 4.9. DFD Level 1 Proses 4 Yang Berjalan
d. DFD Level 1 Proses 5
Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 5 yang diberjalan :
U n it K e r ja T a n d a P e n g e lu a ra n B a ra n g 2
5 . 1 C e k R e t u r
B a r a n g
5 . 2 T e r im a B a r a n g
R e t u r D a ta R e tu r B a ra n g
5 .3 S im p a n
B a r a n g R e t u r D a ta B a ra n g y a n g d ire tu r
[image:61.595.115.439.171.352.2]D a ft a r A T K / B a r a n g D e ta il B a ra n g R e tu r
Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem
informasi yang sedang berjalan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik khususnya pada Sub Bagian Umum, maka dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem, kelemahan-kelemahan-kelemahan-kelemahan tersebut di
[image:62.595.107.522.320.684.2]gambarkan dalam tabel berikut ini.
Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang berjalan
No Masalah Rencana Pemecahan
1. Pencatatan barang masuk dan keluar masih
menggunkan lembar kendali yang masih manual yaitu menggunakan form daftar barang / inverntaris
Dibuat sistem pencatatan
kendali barang secara otomatis
2. Pengelolaan data Persediaan barang dan
inventaris masih menggunakan Ms. Excel
Dibuat sistem pengolahan data
yang dapat mengelolan barang secara otomatis
3. Pembuatan laporan–laporan yang
menyangkut pengolahan data barang dan inventarisasi masih menggunakan Ms. Excel
Dibuat sistem pengolahan data
yang dapat memberikan output berupa laporan yang
dibutuhkan unit Kerja/kasubag umum secara otomatis
Dengan dikembangkannya Sistem Informasi Persediaan dan
kekurangan-kekurangan atau kendala yang terasa dalam mengolah
data-data pengolahan persediaan dan inventarisasi barang di atas dapat dikurangi.
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan adalah suatu bagian dari metodologi pengembangan pembangunan suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah tahapan analisis
yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara terperinci. Sistem adalah tahapan lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum
dilakukannya pengkodean kedalam suatu bahasa pemograman.
Berdasarkan uraian diatas perancangan sistem merupakan tahapan
setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang didefinisikan dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang
dapat berupa penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang
utuh dan berfungsi, juga menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
dihasilkan) dan efesiensi (mengurangi biaya operasional) dalam
pengolahan data administrasi.
2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 3. Memperkecil presentase kerusakan (hilang atau hancur) data.
4. Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem teknologi informsi.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran yang akan dibuat
mampu mengolah data pengajuan barang, pemasukan barang, dan pengeluaran barang. Dan pembuatan laporan-laporan secara otomatis dan
terintegrasi serta menggunakan basis data yang berguna bagi penyimpanan data dengan jumlah data relatif banyak sehingga dapat mempermudah penyimpanan, pencarian, pengubahan serta penghapusan data.
4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi barang terdiri dari
1). Prosedur Pengajuan Alat Tulis Kantor
a. Unit kerja yang memerlukan Alat Tulis Kantor membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang (SPAB), dalam Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang harus dinyatakan keterangan tentang jumlah Alat Tulis Kantor//Barang yang diminta, satuan, spesifikasi, tanggal diperlukan, tujuan/keperluannya.
b. Sebelum membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor//Barang dari unit kerja yang memerlukan harus menanyakan terlebih dahulu kepada Sub Bagian umum//Barang apakah atk/barang tersebut tersedia di gudang atau tidak.
c. Sub Bagian Umum dari unit kerja yang bersangkutan mengetahui Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang dan meneruskan ke Pimpinan untuk meminta persetujuan.
d. Apabila Pimpinan memberikan persetujuan maka Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor Tembusan 1 diteruskan kepada Sub Bagain umum, sedangkan Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor Tembusan 2 sebagai arsip.
e. Atas dasar Surat Pengajuan tersebut lembar ke 1, Sub Bagian Umum menilai kewajaran jumlah yang dipesan dan jika perlu mendapat penjelasan atas spesisifikasi barang yang akan dibeli dengan unit kerja yang memerlukan agar barang yang dipesan sesuai dengan yang dikehendaki
f. Sub Bagian Umum Mencatat Item ATK/Barang yang diajukan kedalam database lalu mencetak daftar ajuan ATK/Barang dan
Gambar 4.11. Flowmap Pengajuan atk/barang yang diusulkan
Keterangan :
Unit Kerja Sub Bagian Umum Pimpinan Rekanan
Pengajuan Alat Tulis Kantor / Barang
Database Surat Pengajuan Atk/ Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang
A Cek Stok Barang
Ada Barang Bon Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang Ya Tidak Acc Surat Pengajuan Atk/ Barang Surat Pengajuan Atk/ Barang acc
Surat Pengajuan Atk/ Barang acc
Input Ajuan
Cetak Daftar Ajuan
Daftar Ajuan Atk/ Barang
Daftar Ajuan Atk/ Barang
Daftar Ajuan Atk/ Barang B
Ya Cetak Bon Barang
B: Arsip Daftar Ajuan ATK/Barang
2). Prosedur Penerimaan ATK/Barang
a. Rekanan mengirimkan atk/barang yang dipesan bersama dengan
faktur rangkap 2 (dua).
b. Sub Bagian Umum memeriksa kesesuaian daftar atk/barang yang ada difaktur dengan daftar barang ajuan yang ada di database,
apabila sesuai maka selanjutnya pemeriksaaan fisik atk/barang yaitu mencocokannya dengan faktur, Lalu menghitung, mengukur, menimbang, memeriksa kualitas dan kuantitas barang-barang persediaan yang diterima, untuk memastikan apakah telah sesuai dengan dokumen-dokumen tersebut. Setelah memeriksa kemudian
menandatangani ke 2 lembar faktur, lembar ke 2 diserahkan kepada rekanan, sedangkan lembar ke 1 (satu) Faktur di arsipkan oleh bagian umum.
c. Selanjutnya berdasarkan lembar ke 1 (satu) Faktur, Sub Bagian Umum menginputkan ke dalam database dan mencetak Laporan
Penerimaan Barang (LPB) dalam rangkap 2 (dua) dengan mencatat jumlah, satuan, dan penjelasan masing-masing.
lebih atau kurang.
e. Jika diantara barang-barang yang diterima terdapat barang-barang yang cacat atau tidak sesuai dengan pesanan maka penerimaan harus dianggap sebagai penerimaan sebagian. Dalam hal rekanan tidak
dapat lagi memenuhi penerimaan maka pembayaran atas dasar pada jumlah dan kualitas barang yang diterima.
f. Sub Bagian Umum mencetak laporan Penerima
