i
Rental Mobil merupakan sebuah badan usaha yang bergerak pada bidang penyewaan kendaraan roda empat. Sistem informasi peminjaman dan pengembalian mobil pada Peta Car Rental dinilai belum efektif dimana pencatatan data simpanan, data peminjaman dan data pengembalian masih dicatat dalam pembukuan sehingga mudah rusak atau hilang serta pembuatan laporannya memakan waktu lama. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan, membuat perancangan sistem, melakukan analisis dan pengujian sistem serta untuk melakukan implementasi sistem informasi peminjaman dan pengembalian mobil. Penelitian ini berguna untuk membangun sistem informasi peminjaman dan pengembalian mobil pada Peta Car Rental.
Dalam pengembangan sistem peminjaman dan pengembalian mobil, penulis menggunakan metode pendekatan terstruktur yaitu metode prototype dimana teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain yaitu observasi dan wawancara. Untuk metode pengembangan menggunakan metode terstruktur dengan beberapa alat bantu dan teknik pengerjaan seperti flowmap, diagram konteks, dan data flow diagram. Bahasa pemograman yang digunakan dalam merancang dan mengimplementasikan sistem informasi simpan pinjam adalah visual basic 6.0 dan database yang digunakan adalah SQL server 2000.
Hasil dari penelitian di Peta Car Rental dapat dibuat kesimpulan bahwa dengan dibangunnya sistem informasi peminjaman dan pengembalian mobil diharapkan dapat membantu karyawan dalam mengelola data simpanan, data peminjaman dan data pengembalian lebih cepat dan dapat mengurangi kesalahan dalam proses pencatatan data serta mengurangi kesalahan dalam penyampaian laporan.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Peminjaman, Pengembalian
ii ABSTRACT
Rental Cars is a business entity engaged in the field of four-wheeled vehicle rental. Information system borrow and return the car on Peta Car Rental has not been effectively assessed where data recording deposits, borrowing data and returning, details still recorded in the books so easily damaged or lost and the making of the report takes a long time. This study aims to determine the running system, making system design, analysis and testing system and to implement the system and return the car rental information. This research is useful for building information system of borrowing and return the car on Peta Car Rental.
In developing the system of borrowing and return the car, the writer uses the method that is method prototype structured approach in which data collection techniques used include the observation and interview. For method development using a structured method with several tools and techniques such as flowmap workmanship, context diagrams, and data flow diagrams. Programming language used in designing and implementing the savings and loan information system is visual basic 6.0 and database used is SQL Server 2000.
Results from research in Peta Car Rental can be made a conclusion that with the construction of information systems and rental car return is expected to assist employees in managing deposit data, borrowing data and returning data more quickly and can reduce errors in data recording process and reduce errors in reporting.
Keywords : Information System, Loaning, Return
1
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Penelitian
Dewasa ini, fenomena yang terjadi dengan kehadiran arus globalisasi kian berkembang begitu pesat. Peranan kelompok usaha kecil di tengah masyarakat memegang peranan penting dalam mendukung suksesnya program pembangunan yang dicanangkan pemerintah. Begitu pula dengan badan usaha Peta Car Rental, seiring dengan berkembangnya teknologi yang kian pesat badan usaha ini pun ikut serta dalam perkembangan teknologi.
Dengan hal tersebut di atas, perkembangan teknologi saat ini mampu memengaruhi maju mundurnya sebuah badan usaha dengan kebutuhan informasi yang cepat dan akurat khususnya pada Peta Car Rental. Di samping belum adanya aplikasi, sistem yang belum terkomputerisasi dalam artian masih dilakukan secara manual dengan menulis pada buku induk sehingga memengaruhi kinerja karyawan dalam melakukan transaksi atau proses peminjaman mobil yang memungkinkan terjadinya kesalahan yang diakibatkan informasi yang kurang tepat.
Dalam satu minggu transaksi yang terjadi bisa mencapai 5 sampai 10 transaksi, namun dalam periode tertentu seperti hari libur, libur hari raya dan libur akhir tahun biasa terjadi lonjakan transaksi. Konsumen dapat meminjam mobil dengan atau tanpa supir, apabila meminjam menggunakan jasa supir maka harga sewa akan ditambahkan dengan biaya supir sebesar Rp 75.000,- /hari. Harga sewa mobil belum termasuk bbm, dengan kata lain mobil dalam keadaan tanki kosong.
Badan usaha ini membutuhkan suatu sistem pengumpulan data, pengolahan data, menyimpan data, melihat kembali data dan menyalurkan informasi yang baik, salah satunya memiliki keakuratan yang tinggi. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut maka usaha yang harus dilakukan yaitu dengan pemanfaatan teknologi informasi seperti komputer beserta program aplikasi lainnya disamping peningkatan sumber daya manusia dan peningkatan sistem. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, akan memudahkan karyawan dalam melakukan transaksi serta mengurangi kesalahan yang dapat terjadi sehingga informasi yang dibutuhkan bisa cepat dan akurat.
Oleh karena itu, melihat permasalahan tersebut diatas maka penulis tertarik untuk membuat laporan tugas akhir dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Dan Pengembalian Mobil Pada Peta Car Rental”.
1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan pemaparan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka dapat diidentifikasi beberapa permasalahan yang sering terjadi pada Peta Car Rental, diantaranya yaitu :
1. Pengolahan data peminjaman dan pengembalian masih dilakukan secara manual dengan menulis pada buku induk yang memungkinkan terjadinya kesalahan.
2. Diperlukannya sebuah aplikasi untuk memudahkan kinerja karyawan secara cepat dan akurat dalam pencarian data.
3. Dokumentasi laporan yang berdasarkan statusnya belum terkomputerisasi. Adapun rumusan masalah dari objek penelitian adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Sistem Informasi peminjaman dan pengembalian mobil yang sedang bejalan di Peta Car Rental?
2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi peminjaman dan pengembalian di Peta Car Rental?
3. Bagaimana implementasi Sistem Informasi peminjaman dan pengembalian di Peta Car Rental?
4. Bagaimana pengujian Sistem Informasi peminjaman dan pengembalian di Peta Car Rental?
1.3Maksud dan Tujuan Penelitian
Pada dasarnya, penelitian yang dilakukan bermaksud untuk membangun sebuah aplikasi pada Peta Car Rental yang berguna untuk membantu kinerja karyawan Peta Car Rental dalam mengolah data peminjaman dan pengembalian serta memudahkan input data, proses dan mengolah data dengan sebuah aplikasi agar menghasilkan informasi yang cepat, akurat, dan relevan.
Adapun tujuan dari dilaksanakannya penelitian ini antara lain :
1. Untuk mengetahui sistem peminjaman dan pengembalian yang sedang berjalan di Peta Car Rental.
2. Untuk mengetahui rancangan program pada Peta Car Rental
3. Untuk mengetahui implementasi sistem informasi peminjaman dan pengembalian yang sedang berjalan di Peta Car Rental.
4. Untuk mengetahui analisis dan pengujian program pada Peta Car Rental.
1.4Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat dan berguna dalam melakukan pencarian data peminjaman dan pengembalian serta sebagai informasi yang berupa masukan atau sumbangan pemikiran bagi Peta Car Rental untuk menjadi lebih baik dan menggunakan sistem yang terkomputerisasi.
1.4.2 Kegunaan Akademis
Penelitian yang dilakukan berguna untuk menambah dan memperkaya wawasan pengetahuan bagi penulis baik teori maupun praktek, belajar menganalisa dan melatih daya fikir di bidang pengolahan data informasi dan diharapkan dapat menambah masukan data pengeluaran dalam pengaplikasian ilmu yang didapat oleh penulis. Hasil penelitian ini diharapkan pula dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti lain sebagai referensi di dalam penulisan.
1.5Batasan Masalah
Untuk memudahkan penulis dalam melakukan penelitian maka diperlukan batasan masalah guna menghindari adanya kegiatan diluar dari tujuan penelitian. Adapun batasan masalahnya antara lain :
1. Aplikasi yang dibangun hanya untuk Peta Car Rental.
2. Hanya membahas pencarian dan mengolah data peminjaman dan pengembalian mobil pada Peta Car Rental.
3. Pada Peta Car Rental penyewaan yang dilakukan bersifat harian. 4. Peminjaman mobil dapat dilakukan dengan syarat harus memiliki KTP. 5. Satu kali transaksi hanya dapat meminjam satu unit mobil.
6. Peminjaman mobil belum termasuk biaya bahan bakar mobil.
1.6Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di sebuah badan usaha yang bergerak di bidang penyewaan atau rental di Peta Car Rental, bertempat di Jl. Paria No. 7 Buah Batu Bandung, telp. (022) 91288109 - 71363636. Penelitian ini dilakukan selama 2 bulan dan dilaksanakan dari bulan Oktober 2010 hingga November 2010.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
N
o Aktifitas
Sep 2010 Okt 2010 Nov 2010 Des 2010 Jan 2011 Feb 2011 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Survei objek
penelitian 2 Pengumpul
an data 3 Bimbingan
4 Perencanaa
n Sistem 5 Pembuatan
Aplikasi 6
Pengujian dan
Analisa 7 Perbaikan
8 Pembuatan
Laporan 9 Seminar
10 Revisi
11 Sidang
7 BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memroses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan, menurut Kristanto (2008:1). Menurut Jogiyanto (2000:683), suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Maka sistem yaitu sekelompok komponen yang saling terhubung atau terintegrasi dengan maksud dan memiliki tujuan yang sama untuk mencapai suatu sasaran.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem memiliki karakteristik tertentu, yaitu : 1. Komponen (Component)
Komponen merupakan bagian-bagian dari sistem atau subsistem, dimana suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luar.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Apapun berada diluar batas sistem yang memengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, tetapi lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak ingin mengganggu kelangsungan hidup sistem.
4. Penghubung (Interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lain melalui penghubung disamping sebagai untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
5. Masukan (input)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6. Keluaran (output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran (objectives) dan Tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada guna / manfaat. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem (sumber Jogiyanto, 2000:686)
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2000:687) sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian, diantaranya adalah sebagai berikut ini :
1. Sistem Abstrak (abstract system) dan Sistem Fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem operasi, sistem penjualan, dan lain sebagainya.
2. Sistem Alamiah (natural system) dan Sistem Buatan Manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi, sistem pergantian siang dan malam, sistem kehidupan umat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan human-machine sistem atau ada yang menyebut man-machine sistem. Sistem informasi merupakan contoh man-machine sistem. Kerena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem Tertentu (deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga keluaran (output) dari sistem tersebut dapat diramalkan dan relatif stabil / konsisten dalam jangka waktu yang lama. Contoh ; Sistem komputer.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depanya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Contoh ; sistem sosial, sistem politik dan sistem demokrasi
4. Sistem Tertutup (close system) dan Sistem Terbuka (open system).
Close system merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar walaupun sebenarnya bersifat relativity closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tetutup).
Open system adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain.
2.1.3 Analis Sistem
Untuk mencapai tujuan dari sistem yang dibuat, dibutuhkan tiga perangkat atau alat bantu yang dapat meningkatkan kinerja dari sebuah sistem sehingga tujuan dari sistem tersebut dapat dicapai.
Tiga perangkat tersebut meliputi, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan perangkat manusia (brainware). Perangkat keras dapat berupa computer, sedangkan perangkat lunak adalah program. Perangkat lunak manusia dapat berupa manajer, analis sistem, programmer dan sebagainya.
2.2 Konsep Dasar Data Dan Informasi
Data menurut Jogiyanto (2000:692) adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai (user). Dalam menganalisis dan merencanakan perancangan suatu sistem haruslah mengerti terlebih dahulu komponen-komponen yang ada dalam sistem tersebut. Darimana data dan informasi tersebut diperoleh dan kemana hasil pengolahan data dan informasi tersebut diperlukan.
Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-idem. Data menggambarkan suatu kejadian yang
sedang terjadi, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem, menurut Kristanto (2008:7).
Informasi menurut Jogiyanto (2000:692) dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti lagi bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
2.2.1 Pengolahan Data
Pengolahan data menurut Kristanto (2008:8) adalah adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Semakin banyak data dan kompleksnya aktivitas pengolahan data dalam suatu organisasi, baik itu organisasi besar maupun organisasi kecil, maka metode pengolahan data yang tepat sangat dibutuhkan.
Dalam metode ini diharapkan dapat menyelesaikan kebutuhan pengolahan data yang ada, yaitu antara lain :
1. Ruang penyimpanan data yang efisien.
2. Proses yang cepat terhadap data untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh unsur-unsur dalam organisasi baik sebagian atau menyeluruh.
Salah satu metode untuk mengolah data adalah dengan media pengolah data yang menggunakan komputer. Dengan media ini semua permasalahan yang ada dapat diselesaikan secara cepat baik itu permasalahan yang menggunakan perhitungan
matematis atau fungsi-fungsi lainnya. Selain itu dengan komputer, permasalahan yang ada dapat diselesaikan dengan sedikit mungkin kesalahan yang akan terjadi. 2.2.2 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk mentah yang masih belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya mambentuk suatu siklus. Siklus ini disebut siklus informasi.
Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.
Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data (Sumber Kristanto, 2008:10)
2.2.3 Kualitas Informasi
Sebuah informasi yang berkualitas dari sistem informasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut (Kristanto, 2008:11) :
1. Akurat
Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyelesaikan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
2. Tepat Waktu
Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya. Keterlambatan dapat menjadikan informasi tersebut tidak berguna lagi.
3. Relevan
Informasi tersebut harus mempunyai manfaat bagi penerimanya. Karena informasi tersebut akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan.
4. Ekonomis, Efisien dan Dapat Dipercaya
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibanding dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektifitasnya. Selain itu informasi yang dihasilkan juga bisa dipercaya kebenarannya dan tidak mengada-ada.
2.2.4 Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. “Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibanding dengan biaya untuk mendapatkannya”, Jogiyanto (2000:696).
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2000:697) sistem infomasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memroses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.
Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut (Kristanto, 2008:12).
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen-komponen tersebut adalah: (Kristanto, 2008:13)
1. Input, adalah semua data yang dimasukan ke dalam sistem informasi. Dalam hal ini yang temasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulir dan file-file.
2. Proses, merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. 3. Output, merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah
diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. 4. Teknologi, merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input,
mengolah input dan menghasilkan output.
5. Basis data, merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras dan akan diolah menggunakan perangkat lunak.
6. Kendali, dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan.
2.4 Pengertian Rental, Peminjaman Dan Pengembalian
Rental memiliki pengertian yaitu sebuah persetujuan di mana sebuah pembayaran dilakukan atas penggunaan suatu barang atau properti secara sementara oleh orang lain (Internet, Wikipedia).
Peminjaman berasal dari kata pinjam yang memiliki pengertian memberi sesuatu untuk dipakai sementara waktu, sesudah sampai waktunya harus dikembalikkan (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2009:660). Sedangkan pengembalian berasal dari kata kembali yaitu proses, cara, perbuatan mengembalikan, pemulangan, pemulihan (Internet, kamusbahasaindonesia.org).
2.4.1 Ketentuan Meminjam Mobil Pada Peta Car Rental
Untuk dapat meminjam mobil pada Peta Car Rental, syarat yang pertama yaitu konsumen harus memiliki KTP. Peminjaman pada Peta Car Rental bersifat harian yang berarti 1 x 24 jam pinjaman, dengan maksimal pinjaman sebanyak 5 hari. Konsumen diharuskan membayar uang muka sebesar 50% dari harga total sewa kendaraan. Pada saat pengembalian mobil bila melebihi batas waktu yang telah ditentukan maka akan terkena denda sebesar Rp 50.000,- / jam dengan toleransi satu jam.
2.5 Perancangan Sistem
Tahapan perancangan sistem mempunyai dua maksud, yaitu sebagai berikut : a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
2.5.1 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar
dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Simbol-simbol yang digunakan DFD
Beberapa simbol yang digunakan di Data Flow Diagram untuk maksud mewakili yaitu :
a. Kesatuan Luar (External Entity) atau batas sistem
Sebuah sistem mempunyai sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya, kesatuan luar merupakan kesatuan (Entity) lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak.
b. Arus Data (Data Flow)
Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem, arus data di DFD diberi simbol suatu panah.
c. Proses (Process)
Suatu proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran.
d. Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa :
1. Suatu file atau database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak tampak data. 4. Suatu tabel acuan manual. 5. Suatu agenda atau buku.
Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel.
2.5.2 Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
2.5.3 Kamus Data
Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Kamus data digunakan pada tahap analisis dan desain. Dalam kamus data disediakan suatu
tempat, dimana ada terdapat definisi-definisi tentang aliran data, file, proses dan elemen-elemen data.
2.6 Pengertian Basis Data
Basis data terdiri dari dua kata, yaitu basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat barang berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya (Fathayansyah , 2002:2).
Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti : 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisir
sedemikian rupa agar dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan.
2.7 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data diperlukan agar kita bisa memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan
dan mudah dalam pemanipulasian (tambah, ubah, hapus) data. Perancangannya membutuhkan alat bantu, meliputi :
1. ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah suatu teknik untuk menganalisis dan menjelaskan data yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Penjelasan data harus dibuat secara singkat, akurat dan dapat dibaca oleh pemakai, programmer dan spesialis teknik lainnya.
Penjelasan data dengan menggunakan ERD membutuhkan :
a. Entity adalah suatu hal dalam bentuk apapun yang mana data dikumpulkan dapat berupa objek, orang, konsep atau kejadian.
b. Atribut adalah suatu karakteristik dari suatu entity.
c. Relationship adalah hubungan atau asosiasi antara suatu entitas dengan dirinya sendiri atau dengan entitas lainnya.
Relationship digambarkan sebagai garis yang menghubungkan entitas-entitas yang dipandang memiliki hubungan antara satu dengan lainnya.
Pada ujung masing-masing relationship terdapat derajat atau cardinalitas hubungan, yaitu ;
Hubungan satu ke satu Hubungan banyak ke banyak Hubungan satu ke banyak
2. Teknik Normalisasi
Normalisasi data adalah suatu prosedur untuk memastikan bahwa suatu model data memenuhi standar, yaitu :
a. Meminimumkan duplikasi data.
b. Menyediakan fleksibilitas yang diperlukan untuk kebutuhan fungsional yang berbeda.
c. Memungkinkan suatu model untuk digambarkan dalam berbagai perancangan database.
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya, dimana relasi dapat dipecah lagi manjadi beberapa tabel. Teknik normalisasi ini untuk menghindari masalah pada penyusunan data. Sedangkan keuntungan dari normalisasi itu sendiri adalah untuk menghindari terjadinya redudansi atau duplikasi data dan inkonsistensi data (data yang tidak konsisten).
Adapun bentuk-bentuk tahapan normalisasi adalah sebagai berikut : a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalizied Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam dengan tidak ada keharusan mengikuti format tertentu. Suatu data dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan-aturan tertentu.
b. Bentuk Normal Pertama (1st Normal Form)
Bentuk dimana data yang dikumpulkan menjadi satu field yang sifatnya tidak akan berulang dan tiap field memiliki satu pengertian. Syarat dari normal
pertama adalah tidak adanya data yang berulang atau bernilai ganda secara kolom (field) ataupun secara baris (record).
c. Bentuk Normal Kedua (2nd Normal Form)
Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika : 1) Berada pada bentuk normal pertama.
2) Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer.
d. Bentuk Normal Ketiga (3rd Normal Form)
Suatu relasi dikatakan bentuk normal ketiga jika : 1) Berada pada bentuk normal kedua
2) Setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dapendensi transitif terhadap kunci primer.
e. Bentuk Normal Boyce Codd/ BCNF
Suatu relasi disebut memenuhi bentuk Boyce Codd jika dan hanya jika suatu penentu (determinan) adalah kunci kandidat (atribut yang bersifat unik). f. Konsep-konsep pada normalisasi
1) Key Field / Key Attribute / Atribut Kunci
Adalah suatu kunci field yang dapat mewakili record / tuple. 2) Candidat Key / Kunci Kandidat
Adalah satu atribut / satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik dari suatu entity.
3) Primary Key / Kunci Primer
Adalah suatu atribut / satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik dan mewakili setiap kejadian pada suatu entity.
4) Alternate Key / Kunci Alternatif
Adalah Kunci yang tidak dipakai sebagai kunci primer. 5) Foreign Key / Kunci Tamu
Adalah suatu atribut / satu set atribut dan melengkapi hubungan yang menunjukkan ke induknya (hubungan 1 ke banyak).
2.8 Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak digunakan untuk pendukung program. Perangkat lunak yang digunakan akan dijelaskan sebagai berikut :
2.8.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Sebuah aplikasi yang digunakan untuk pengembangan dengan memanfaatkan keistimeewaan konsep-konsep antar muka grafis dalam Microsoft Windows. Aplikasi yang dihasilkan Visual Basic berkaitan erat dengan Windows itu sendiri sehingga dibutuhkan pengetahuan bagaimana cara kerja Windows.
Ini membuat penggunaan Graphical User Interface untuk membuat aplikasi yang kuat dan berkuasa. The Graphical User Interface seperti namanya, menggunakan ilustrasi untuk teks, yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan aplikasi. Fitur ini memudahkan untuk memahami sesuatu dengan cara yang lebih cepat dan lebih mudah.Visual Basic (VB) dikembangkan dari bahasa
pemrograman BASIC. Pada 1970-an, Microsoft mulai mengembangkan dasar-rom berbasis ditafsirkan untuk komputer berbasis mikroprosesor awal. Pada tahun 1982, Microsoft QuickBasic merevolusi Dasar dan disahkan sebagai bahasa pengembangan yang serius bagi lingkungan MS-DOS.
Kemudian, Microsoft Corporation menciptakan versi yang disempurnakan DASAR disebut Visual Basic untuk Windows.Visual Basic (VB) adalah bahasa pemrograman event-driven. Ini disebut karena program ini dilakukan dalam lingkungan grafis tidak seperti versi sebelumnya dimana dasar pemrograman dilakukan dalam sebuah teks hanya lingkungan dan dieksekusi secara berurutan untuk mengontrol user interface. Visual Basic memungkinkan pengguna untuk merancang antarmuka pengguna dengan cepat dengan gambar dan mengatur unsur-unsur pengguna.
2.8.2 Microsoft SQL Server 2000
SQL (Structure Query Language) adalah bahasa standar untuk query yang meliputi perintah untuk menyimpan, memeliara, mengatur akses-akses ke database dan mengolah relasi antar database. Dengan menggunakan SQL dapat melakukan hal-hal berikut :
a. Memodifikasikan struktur database
b. Mengubah, mengisi, menghapus isi database c. Mentransfer database yang berbeda
Di dalam SQL, perintah yang sering dipakai adalah SELECT yang berfungsi untuk menampilkan data ke database. Selain itu SQL juga menyediakan perintah untuk membuat database, tabel, field, menambah data, menghapus, serta mengedit data. (Kok Yung, 2002:48)
28 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1Objek Penelitian
Penelitian yang dilakukan pada Peta Car Rental yaitu untuk mengetahui informasi tentang perusahaan, bagaimana sistem peminjaman dan pengembalian mobil yang sedang berjalan pada perusaahan.
3.1.1 Sejarah Singkat Peta Car Rental
Peta Car Rental merupakan badan usaha yang bergerak di bidang rental atau peminjaman barang yang berupa kendaraan mobil. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 19 Oktober tahun 2006 oleh Akp. Asep Safari, S.H., yang bekerja sama dengan Eri Wardana. Akp. Asep Safari, S.H., merupakan pemilik perusahaan, sedangkan Eri Wardana menjabat sebagai Manajer Peta Car Rental.
Awalnya Peta Car Rental hanya memiliki 4 mobil namun karena pengelolaan perusahaan dan pelayanan yang memuaskan konsumen, perusahaan ini kian berkembang, hingga Peta Car Rental memiliki 9 mobil saat ini dan dari hari ke hari pun terus melakukan perkembangan guna untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap konsumen.
3.1.2 Visi dan Misi Peta Car Rental
Layaknya badan usaha lain, Peta Car Rental pun memiliki visi dan misi tersendiri yang sederhana. Visi dari Peta Car Rental yaitu melayani konsumen dengan
sebaik-baiknya yang merupakan kewajiban dari setiap karyawan Peta Car Rental untuk mencapai pelayanan dan kepuasan konsumen dengan maksimal.
Misi dari Peta Car Rental cukup sederhana yaitu ikut berperan serta dalam mendukung program pembangunan yang dicanangkan pemerintah dengan menciptakan lapangan kerja dan sumber penghasilan yang memuaskan.
3.1.3 Struktur Organisasi Peta Car Rental
Adapun struktur organisasi yang ada pada Peta Car Rental ditunjukan oleh gambar 3.1
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Peta Car Rental 3.1.4 Deskripsi Tugas
a. Manager
1. Melakukan penyusunan rencana dan program kerja rental 2. Mengawasi kegiatan sistem kerja rental
3. Memantau kinerja dari masing-masing bagian karyawan 4. Menerima laporan keuangan dari bagian order.
b. Bag. Order
1. Melayani konsumen yang akan melakukan peminjaman
2. Memberikan perintah pada karyawan bagian lapangan 3. Melaporkan pendapatan per minggu pada manager. c. Bag. Lapangan
1. Mencari informasi tentang calon konsumen yang akan melakukan peminjaman mobil pada Peta Car Rental
2. Melaporkan informasi calon pelanggan pada bagian order. d. Supir
1. Melayani konsumen yang melakukan peminjaman mobil bila membutuhkan jasa supir
2. Mengecek kendaraan yang telah digunakan konsumen. e. Office Boy
1. Membersihkan ruangan kantor 2. Mencuci mobil
3. Dan lain-lain.
3.2Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah Metode Deskriptif, yaitu menggambarkan semua data yang kemudian dianalisa dan dibandingkan berdasarkan kenyataan yang sedang berlangsung dan selanjutnya mencoba untuk memberikan pemecahan masalahnya.
3.2.1 Desain Penelitian
Penelitian yang dilakukan merupakan gambaran yang terjadi di Peta Car Rental, tentang sistem yang berjalan dan masalah yang tengah dihadapi oleh perusahaan. Dari data yang diperoleh dari hasil penelitian, maka penulis akan mulai menganalisis dan merancang sistem informasi yang sesuai, dan diolah dengan menggunakan :
1. Data Flow Diagram (DFD) 2. Diagram Kontek
3. Flow Map
4. Perancangan Basis Data a. Normalisasi
b. Tabel Relasi
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data untuk menyusun Tugas Akhir ini yaitu dengan metode Field Research (penelitian lapangan), yaitu suatu metode yang secara langsung terjun ke lapangan atau sebuah organisasi atau objek penelitian yang bersangkutan.
3.2.2.1Sumber Data Primer (Observasi dan Wawancara) 1. Observasi
Teknik yang dilakukan dengan cara melakukan penelitian mengenai proses peminjaman dan pengembalian serta data-data yang mengalir untuk dijadikan bahan penyusunan laporan Tugas Akhir.
2. Wawancara
Metode ini dilakukan dengan secara langsung mengadakan komunikasi dengan karyawan pada Peta Car Rental.
3.2.2.2Sumber Data Sekunder (Dokumentasi)
Didapatkan dengan cara mencari dan membaca dokumen perusahaan serta berbagai sumber dari buku-buku yang relevan dengan materi penelitian yang sedang penulis lakukan.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem dilakukan untuk membantu di dalam pembutan analisis Sistem Informasi peminjaman dan pengembalian yang akan dilakukan oleh peneliti.
3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem bertujuan untuk menghasilkan perancangan pengolahan dan pencarian data peminjaman dan pengembalian yang berbasis komputer dengan memberikan gambaran secara umum kepada pemakai tentang sistem yang baru.
Perancangan sistem ini meliputi diagram alir dokumen, diagram konteks dan diagram alir data. Tahap perancangan ini akan memberikan gambaran mengenai aliran informasi dan proses yang sedang berjalan dalam sistem.
Perancangan sistem yang akan dibuat bertujuan untuk mendapatkan beberapa tahapan agar dalam pembuatan sistem baru dapat lebih terarah dan lebih terurut, sehingga apabila pada sistem yang telah dibuat terdapat kesalahan dapat segera ditemukan dan diperbaiki dengan mudah.
Pada sistem informasi peminjaman dan pengembalian yang diusulkan, pengolahan data telah terintegrasi dan tersimpan dalam sebuah database, pencarian data pun lebih mudah dan pembuatan laporan yang cepat dan tepat waktu.
3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem
Dalam pengembangan sistem informasi yang kompleks dan dasar, maka dapat menggunakan paradigma yang dapat mengembangkan dan membangun sistem informasi mengenai pengolahan data peminjaman dan pengembalian menggunakan paradigma prototype.
Prototype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap, sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai. Mengingat kebanyakan pemakai mengalami kesulitan dalam memahami spesifikasi sistem berakibat bahwa pemakai tidak begitu paham sampai pengujian dilakukan. Selain itu, prototype
membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah, terutama pada keadaan kebutuhan pemakai sulit untuk diidentifikasi.
Metode pengembangan prototype terdiri dari beberapa mekanisme yaitu :
a. Pengembangan dan pemakai bertemu. Pemakai menjelaskan kebutuhan sistem.
b. Pengembangan mulai membuat prototype.
c. Pemakai menguji prototype dan memberikan kritikan dan saran.
d. Pengembangan melakukan modifikasi sesuai dengan masukan pemakai. e. Pengembangan merampungkan sistem sesuai dengan masukan terakhir dari
[image:36.612.229.414.409.640.2]pemakai.
Gambar 3.2 Mekanisme pengembangan sistem dengan prototype Sumber: Abdul Kadir (2003)
3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Merupakan suatu alat yang membantu pada saat analisis sistem basis data dengan alir dokumen yang dapat dilihat secara jelas tentang sistem keseluruhan.
1) Flowmap
Flowmap merupakan bentuk alir keseluruhan yang menggunakan relasi dan entitas suatu sistem basis data dengan alir dokumen yang dapat dilihat secara jelas tentang sistem keseluruhan. Fungsi dari Flowmap adalah menggambarkan apa yang tidak dapat digambarkan oleh Diagram Aliran Data (DAD). Maka prosedur sirkulasi yang ada di mulai dari awal peminjaman sampai dengan pembuatan laporan.
Pada alur sistem informasi yang diusulkan, sama halnya dengan alur sistem yang sedang berjalan. Adapun perbedaan dari sistem yang diusulkan adalah pengolahan data telah terintegrasi dan tersimpan dalam sebuah database, pencarian data pun lebih mudah dan pembuatan laporan yang cepat dan tepat waktu. Bentuk dari perancangan Flowmap yang diusulkan dapat terlihat jelas.
2) Diagram Konteks
Diagram kontek adalah diagram yang terdiri dari satu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram kontek ini menggambarkan entitas yang saling berhubungan, entitas yang berhubungan ini adalah entitas internal dan entitas eksternal. Entitas internal yaitu pegawai Peta Car Rental, sedangkan entitas eksternal adalah konsumen.
3) Data Flow Diagram
Penggambaran dalam diagram ini menekankan pada kerja atau proses apa saja yang terjadi dalam sistem peminjaman dan pengembalian pada Peta Car Rental secara mendetail serta menjelaskan input dan output dari suatu proses penggambaran sistem penjadwalan tersebut.
4) Kamus Data
Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan, dan proses yang ada pada sistem. Kamus data digunakan untuk menjelaskan atau menguraikan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada dalam Data Flow Diagram.
5) Perancangan Basis Data
Kemampuan untuk mengatur atau mengolah sejumlah data dan kecepatan untuk mencari informasi yang relevan adalah aset yang sangat penting bagi suatu organisasi. Untuk mendapatkan himpunan data yang besar dan kompleks harus memiliki alat bantu (tools) yang akan menyederhanakan tugas manajemen data dan menambah informasi yang berguna secara tepat waktu. Basis data (database) merupakan kumpulan dari file yang saling berkaitan dengan yang lainnya.
a. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat menambah, menghapus, mengubah pada suatu basis data (database). Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi dengan kata lain perancangan belumlah mendapat basis data yang optimal.
b. Tabel Relasi
Tabel relasi menggambarkan hubungan antara tabel-tabel yang ada pada suatu sistem pengolahan data. Model basis data relation sering disebut sebagai model relation menunjukan suatu cara mekanisme yang digunakan untuk mengelola atau mengorganisasi data.
3.2.4 Pengujian Software
Dalam kasus ini penulis menggunakan metode pengujian black box. Pengujian black box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian black box merupakan metode perancang data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian black box merupakan pendekatan komplementer dari teknik white box.
Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : a. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang,
b. Kesalahan interface,
c. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, d. Kesalahan kinerja,
e. Inisialisasi dan kesalahan terminasi.
39
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem adalah menguraikan sistem informasi yang sedang berjalan secara utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan kebaikan-kebaikannya.
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, aliran sistem informasi peminjaman dan pengembalian mobil yang sedang berjalan di Peta Car Rental, terdapat flowmap, diagram konteks, dan DFD.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisa dokumen adalah sebagai alat penjabaran atau penjelasan dari dokumen-dokumen yang ada pada sistem informasi, dimana pada analisis ini semua fungsi, sumber, periode dan item data akan dijelaskan secara detail.
1. Nama dokumen : Data Karyawan
Fungsi : Sebagai bukti menjadi karyawan di Peta Car Rental
Sumber : Karyawan
Jumlah : 1 rangkap
Periode : Dilakukan pada saat pertama kali bekerja
Item/Atribut Data : Id_Karyawan, Nama_Karyawan,
Jenis_Kelamin, TTL, Alamat_Karyawan, No_Telp, Status, Jabatan
2. Nama Dokumen : Laporan Data Karyawan
Fungsi : Sebagai informasi karyawan yang masuk
Sumber : Karyawan
Jumlah : 1 rangkap
Periode : Setiap seminggu sekali
Item/Atribut Data : Id_Karyawan, Nama_Karyawan, Jenis_ Kelamin, Alamat_Karyawan, No_Telp, Jabatan, Keterangan
3. Nama Dokumen : Data Transaksi Peminjaman
Fungsi : Mengetahui data konsumen yang meminjam mobil
Sumber : Karyawan Bag. Order
Jumlah : 2 rangkap
Periode : Setiap dilakukan peminjaman
Item/Atribut Data : No_Transaksi, Nama_Konsumen, Jenis_Identitas, No_Identitas, TTL, Jenis_Kelamin,
Alamat_Rumah, Kota, No_Telepon, Pekerjaan,
Alamat_Kantor, No_Telepon _Kantor,
Kota_Kantor, Id_Mobil, Tgl_Peminjaman,
Tgl_Pengembalian
4. Nama Dokumen : Laporan Data Transaksi Peminjaman Fungsi : Memberikan informasi konsumen yang akan
meminjam mobil
Sumber : Karyawan Bag. Order
Jumlah : 2 rangkap
Periode : Setiap seminggu sekali
Item/Atribut Data : No_Transaksi, Nama_Konsumen, Jenis_Kelamin, Alamat_Rumah, Kota, No_Telepon,
Pekerjaan, Alamat_Kantor,
No_Telepon _Kantor, Kota_Kantor, Id_Mobil,
Tgl_Peminjaman, Tgl_Pengembalian,
5. Nama Dokumen : Data Transaksi Pengembalian
Fungsi : Mengetahui data konsumen yang telah mengembalikkan mobil
Sumber : Karyawan Bag. Order
Jumlah : 1 rangkap
Periode : Setiap seminggu sekali
Item/Atribut Data : No_Transaksi, Nama_Konsumen, Jenis_Identitas, No_Identitas, TTL, Jenis_Kelamin,
Alamat_Rumah, Kota, No_Telepon, Pekerjaan,
Alamat_Kantor, No_Telepon _Kantor,
Kota_Kantor, Id_Mobil, Tgl_Peminjaman,
Tgl_Pengembalian
6. Nama Dokumen : Laporan Data Transaksi Pengembalian
Fungsi : Memberikkan informasi konsumen yang telah mengembalikkan mobil
Sumber : Karyawan Bag. Order
Jumlah : 2 rangkap
Periode : Setiap seminggu sekali
Item/Atribut Data : No_Transaksi, Nama_Konsumen, Jenis_Kelamin, Alamat_Rumah, Kota, No_Telepon, Pekerjaan,
Alamat_Kantor, No_Telepon _Kantor,
Kota_Kantor, Id_Mobil, Tgl_Peminjaman,
Tgl_Pengembalian
4.1.2 Analisis Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan
Dari prosedur sirkulasi dari awal peminjaman mobil maka prosedur sirkulasi yang ada di mulai dari awal peminjaman, pengembalian, sampai pada pembuatan laporan adalah sebagai berikut :
1. Konsumen melalui telepon atau datang langsung ke Peta Car Rental melakukan negosiasi dengan karyawan bagian order untuk meminjam mobil.
2. Karyawan akan melakukan pengecekkan mobil, apabila masih terdapat mobil maka karyawan akan memberikan persyaratan kepada konsumen untuk dipenuhi.
3. Karyawan bagian order akan memberikan instruksi kepada karyawan bagian lapangan untuk menyurvei calon konsumen yang akan meminjam mobil.
4. Setelah melakukan survey calon konsumen, karyawan bagian lapangan akan melapor pada bagian order untuk informasi yang telah didapat. 5. Apabila calon konsumen memenuhi syarat maka calon konsumen akan
diberikan surat kontrak, yaitu surat tanda meminjam dari Peta Car Rental untuk di tanda tangani oleh kedua belah pihak.
6. Bila konsumen setuju maka peminjaman mobil dapat dilaksanakan dengan membayar uang sewa penuh. Dan konsumen dapat meminjam mobil sesuai dengan persyaratan yang diajukan oleh perusahaan sampai batas tenggat waktu yang telah ditentukan.
7. Setelah melakukan transaksi peminjaman, karyawan bagian order akan membuat bukti pembayaran peminjaman sebanyak 2 rangkap, satu untuk konsumen sebagai tanda bukti pembayaran peminjaman dari perusahaan. Lembaran tanda bukti yang kedua akan disimpan oleh karyawan bagian order sebagai arsip untuk diserahkan pada manager.
8. Pada saat konsumen akan mengembalikan mobil tanda bukti pembayaran harus ditunjukkan, stelah itu karyawan bagian order akan melakukan
pengecekkan data peminjam. Apabila konsumen melebihi tenggat waktu yang telah ditentukan maka konsumen dikenai biaya denda.
9. Apabila konsumen meminjam tanpa supir maka karyawan bagian supir akan mengecek keadaan atau kondisi mobil. Bila terdapat kerusakan maka konsumen akan dikenakan biaya kerusakan sesuai dengan kerusakan pada mobil.
10. Setelah proses pengembalian selesai, bagian order akan melakukan penghitungan, dan semua lembaran tanda bukti yang telah terkumpul akan di laporkan untuk diserahkan kepada manager Peta Car Rental.
4.1.2.1Flow Map
Alur prosedur sistem informasi peminjaman dan pengembalian mobil pada Peta Car Rental digambarkan dalam bentuk Flow Map pada gambar 4.1
! !
! !
"
"
#
!
$ ! %
&
!
&
!
! '
[image:47.612.116.527.110.651.2]'
Gambar 4.1 Flow Map Yang Sedang Berjalan
Ket :
DPM : Data Peminjaman
BI : Buku Induk
BPM : Bukti Peminjaman DPG : Data Pengembalian BPG : Bukti Pengembalian 4.1.2.2Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram tingkat atas dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data, baik ke dalam sistem maupun keluar sistem yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal dan mewakili kesuluruhan sistem. Bentuk diagram konteks Peta Car Rental yang sedang berjalan yaitu :
Gambar 4.2 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan
4.1.2.3Data Flow Diagram
[image:49.612.149.492.252.593.2]Diagram arus data ini diberi simbol suatu panah yang mengalir diantara proses, simpanan data. Arus data dapat berupa masukan dari suatu sistem atau dari proses sistem. DFD dibawah ini menekankan pada kerja atau proses apa saja yang terjadi dalam sistem peminjaman dan pengembalian di Peta Car Rental.
Gambar 4.3 DFD Peminjaman Dan Pengembalian Mobil Yang Sedang Berjalan
4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Setelah mengetahui sistem yang ada saat ini, penulis meyimpulkan bahwa ada beberapa proses yang masih manual dan sering kali menghambat waktu dan kinerja pegawai.
Adapun beberapa kelemahan dan pemecahan dari sistem informasi yang sedang berjalan terdapat pada tabel 4.1
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
No Kelemahan Sistem Pemecahan Masalah
1.
2.
Data peminjam masih dicatat pada buku induk, sehingga menyebabkan karyawan kesulitan bila mencari data peminjam.
Sering kali terjadi kesalahan dalam proses pembuatan laporan sehingga secara otomatis laporan tersebut akan terlambat diterima oleh manager.
1. Rancangan program aplikasi yang dibuat, pengolahan data akan terintegrasi dan tersimpan dalam
sebuah database yang
memungkinkan data peminjam akan terkontrol dengan baik.
2. Dengan rancangan program aplikasi yang dibuat, dapat memudahkan karyawan dalam melakukan proses pembuatan laporan, sehingga dapat meningkatkan kualitas kerja karyawan.
4.2Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah proses untuk menghasilkan pengolahan data yang berbasis komputer dengan memberikan gambaran secara umum kepada pemakai tentang sistem yang baru.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang dibuat bertujuan untuk mendapatkan beberapa tahapan agar dalam pembuatan sistem baru dapat lebih terarah dan lebih terurut, sehingga apabila pada sistem yang telah dibuat terdapat kesalahan dapat segera ditemukan dan diperbaiki dengan mudah.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Dengan memanfaatkan teknologi komputer yang sudah ada, sistem yang baru akan memudahkan dalam input data, memroses data dan output yang akurat. Sehingga kinerja karyawan dengan menggunakan sistem yang baru akan lebih baik serta dapat meminimalis kesalahan-kesalahan yang ada pada sistem yang lama.
4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan prosedur merupakan suatu tahap lanjutan dari tahap analisa sistem dimana pada tahap ini penulis akan merancang sebuah sistem yang baru. Di dalam perancangan ini akan dijelaskan lebih detail perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap sistem lama sehingga sistem baru yang diusulkan dapat lebih menjamin ketepatan informasi dan meminimalis kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem yang lama.
4.2.3.1Flow Map
Adapun bentuk alur prosedur dari rancangan sistem informasi peminjaman dan pengembalian yang diusulkan dalam bentuk Flow Map adalah sebagai berikut :
[image:52.612.129.515.186.663.2]' ( $ # ! ( ! ! ! ! ! $ # $ $ ! % $ ! ! " " $ ( $ ( ! $ ( ! ( ! $ ! & '
Gambar 4.4 Flow Map Yang Diusulkan
Ket :
BPM : Bukti Peminjaman BPG : Bukti Pengembalian 4.2.3.2Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram tingkat atas dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data, baik ke dalam sistem maupun keluar sistem yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal dan mewakili kesuluruhan sistem. Bentuk dari Diagram Konteks yang disulkan adalah sebagai berikut :
# )
! '
!
'
!
! !
(
Gambar 4.5 Diagram Konteks Yang Diusulkan 4.2.3.3Data Flow Diagram
Diagram arus data ini diberi simbol suatu panah yang mengalir diantara proses, simpanan data. Arus data dapat berupa masukan dari suatu sistem atau dari proses sistem. DFD dibawah ini menekankan pada kerja atau proses apa saja yang
terjadi dalam sistem peminjaman dan pengembalian di Peta Car Rental. Bentuk DFD yang diusulkan yaitu sebagai berikut :
Gambar 4.6 DFD Peminjaman Dan Pengembalian Yang Diusulkan 4.2.3.4Kamus Data
Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan, dan proses yang ada pada sistem. Kamus data digunakan untuk menjelaskan atau menguraikan arti aliran data dan penyimpanan
data dalam DFD. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada dalam Data Flow Diagram. Dibawah ini adalah kamus data dari masing-masing data :
1. Nama arus data : Syarat & Formulir Diterima Alias : Data Peminjam
Aliran data : P1 - P2, P2 - Data Peminjam, Data Peminjam - Database
Struktur data : no_id_peminjam, no_identitas, nama_peminjam, ttl, alamat_peminjam, jenis_kelamin, no_telepon, pekerjaan, alamat_kantor, no_telepon_kantor, tgl_masuk
2. Nama arus data : Data Mobil Alias : Lap. Data Mobil
Aliran data : Database - Data Mobil, Data Mobil- P4, P4 - Manager Struktur data : id_mobil, jenis_mobil, tipe_mobil, no_polisi,
harga_sewa_mobil, jam_pinjam, tgl_pinjam, jam_kembali, tgl_kembali
3. Nama arus data : Data Peminjam
Alias : Lap. Data Peminjaman, Bukti Peminjaman Aliran data : P3 - Konsumen, Database - P5, P5 - Manager Struktur data : no_peminjaman, no_id_peminjam, no_identitas,
nama_peminjam, ttl, alamat_peminjam, no_telepon, pekerjaan, alamat_kantor,
no_telepon_kantor, id_mobil, harga_sewa_mobil, lama_pinjam, jam_pinjam, tgl_pinjam,
jam_kembali, tgl_kembali, tarif_supir, subtotal_bayar, sisa_bayar
4. Nama arus data : Data Pengembalian
Alias : Lap. Data Pengembalian, Bukti Pembayaran Aliran data : Data Pengembalian – Database, Database – P8,
P8 - Manager
Struktur data : no_pengembalian, no_peminjaman,
no_id_peminjam, no_identitas, nama_peminjam, ttl, alamat_peminjam, no_telepon, pekerjaan, alamat_kantor, no_telepon_kantor, id_mobil, harga_sewa_mobil, lama_pinjam, jam_pinjam, tgl_pinjam, jam_kembali, tgl_kembali, sisa_bayar, denda, biaya_kerusakan, total_bayar
4.2.4 Perancangan Basis Data
Kemampuan untuk mengatur atau mengolah sejumlah data dan kecepatan untuk mencari informasi yang relevan adalah aset yang sangat penting bagi suatu organisasi. Untuk mendapatkan himpunan data yang besar dan kompleks harus memiliki alat bantu (tools) yang akan menyederhanakan tugas manajemen data dan menambah informasi yang berguna secara tepat waktu. Basis data (database) merupakan kumpulan dari file yang saling berkaitan dengan yang lainnya.
4.2.4.1Normalisasi
Adapun bentuk normalisasi itu sendiri pada perancangan basis data sistem informasi peminjaman dan pengembalian mobil terdiri dari beberapa tahap, yaitu :
Bentuk Unnormal
{ no_id_peminjam, no_identitas, nama_peminjam, ttl, alamat_peminjam, jenis_kelamin, no_telepon, pekerjaan, alamat_kantor, no_telepon_kantor, tgl_masuk, id_mobil, jenis_mobil, tipe_mobil, no_polisi, harga_sewa_mobil, jam_pinjam, tgl_pinjam, jam_kembali, tgl_kembali, no_peminjaman, no_id_peminjam, no_identitas, nama_peminjam, ttl, alamat_peminjam, no_telepon, pekerjaan, alamat_kantor, no_telepon_kantor, id_mobil, harga_sewa_mobil, lama_pinjam, jam_pinjam, tgl_pinjam, jam_kembali, tgl_kembali, tarif_supir, subtotal_bayar, sisa_bayar, no_pengembalian, no_peminjaman, no_id_peminjam, no_identitas, nama_peminjam, ttl, alamat_peminjam, no_telepon, pekerjaan, alamat_kantor, no_telepon_kantor, id_mobil, harga_sewa_mobil, lama_pinjam, jam_pinjam, tgl_pinjam, jam_kembali, tgl_kembali, sisa_bayar, denda, biaya_kerusakan, total_bayar}
Bentuk Normal Ke-1
Data peminjam : { no_id_peminjam, no_identitas, nama_peminjam, ttl, alamat_peminjam, jenis_kelamin, no_telepon, pekerjaan, alamat_kantor, no_telepon_kantor, tgl_masuk, id_mobil, jenis_mobil, tipe_mobil, no_polisi, harga_sewa_mobil,
jam_pinjam, tgl_pinjam, jam_kembali, tgl_kembali, no_peminjaman, lama_pinjam, tarif_supir, subtotal_bayar, sisa_bayar, no_pengembalian, denda, biaya_kerusakan, total_bayar }
Bentuk Normal Ke-2
Konsumen : { no_id_peminjam *, no_identitas, nama_peminjam, ttl, alamat_peminjam, jenis_kelamin, no_telepon, pekerjaan, alamat_kantor, no_telepon_kantor, tgl_masuk }
Mobil : { id_mobil*, jenis_mobil, tipe_mobil, no_polisi, harga_sewa_mobil }
Peminjaman : { no_peminjaman*, jam_pinjam, tgl_pinjam, jam_kembali,
tgl_kembali, lama_pinjam, tarif_supir, subtotal_bayar, sisa_bayar no_id_peminjam **, id_mobil** }
Pengembalian : { no_pengembalian*, no_peminjaman**, denda, biaya_kerusakan total_bayar }
Keterangan :
* = Primary Key /kunci Primer
Adalah suatu atribut / satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik dan mewakili setiap kejadian pada suatu entity.
** = Foreign Key / Kunci Tamu
Adalah suatu atribut / satu set atribut dan melengkapi hubungan yang menunjukkan ke induknya.
4.2.4.2Relasi Tabel
Relasi tabel dari sistem informasi peminjaman dan pengembalian mobil pada Peta Car Rental terdapat pada gambar 4.7.
Gambar 4.7 Relasi Tabel
4.2.4.3Entity Relationship Diagram
Bentuk entity relationship diagram dari sistem informasi peminjaman dan pengembalian mobil pada Peta Car Rental adalah sebagai berikut :
Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram 4.2.4.4Struktur File
Struktur file merupakan suatu kumpulan data yang saling terkait dan berhubungan satu dengan yang lainnya. Dalam pemrograman diberikan data-data yang akan diolah. Data-data tersebut memberikan suatu tempat penyimpanan yang disebut database. Adapun struktur file database yang ada pada sistem informasi peminjaman mobil pada Peta Car Rental terdapat dalam tabel berikut :
Nama Tabel : Tkonsumen Media Penyimpanan : Harddisk
Primary Key : no_id_peminjam
No Nama Field Type Width Keterangan
1. no_id_peminjam varchar 10 Primary Key
2. no_identitas varchar 20 Atribut
3. nama_peminjam char 30 Atribut
4. ttl datetime 8 Atribut
5. alamat_peminjam varchar 50 Atribut
6. jenis_kelamin char 10 Atribut
7. no_telepon varchar 15 Atribut
8. pekerjaan Varchar 30 Atribut
9. alamat_kantor Varchar 50 Atribut
10. no_telepon_kantor Varchar 15 Atribut
11. tgl_masuk Numeric 8 Atribut
Nama Tabel : Tmobil Media Penyimpanan : Harddisk Primary Key : id_mobil
No Nama Field Type Width Keterangan
1. id_mobil varchar 8 Primary Key
2. jenis_mobil varchar 10 Atribut
3. tipe_mobil varchar 10 Atribut
4. no_polisi varchar 10 Atribut
5. harga_sewa_mobil float 8 Atribut
Nama Tabel : Tpeminjaman Media Penyimpanan : Harddisk Primary Key : no_peminjaman
No Nama Field Type Width Keterangan
1. no_peminjaman varchar 10 Primary Key
2. no_id_peminjam varchar 20 Atribut
3. id_mobil varchar 8 Atribut
4. tgl_pinjam datetime 8 Atribut
5. lama_pinjam integer 2 Atribut
6. tgl_kembali datetime 8 Atribut
7. jam_pinjam varchar 10 Atribut
8. jam_kembali varchar 10 Atribut
9. tarif_sopir float 8 Atribut
10. subtotal_bayar float 8 Atribut
11. sisa_bayar float 8 Atribut
Nama Tabel : Tpengembalian Media Penyimpanan : Harddisk
Primary Key : no_pengembalian
No Nama Field Type Width Keterangan
1. no_ pengembalian varchar 10 Primary Key
2. no_pinjaman varchar 20 Atribut
3. denda float 8 Atribut
4. biaya_kerusakan float 8 atribut
5. total_bayar float 8 Atribut
4.2.4.5Kodifikasi
Sistem pengkodean pada umumnya bertujuan untuk mempermudah pemasukan data, penyusunan data dan pencarian data. Pengkodean terhadap data identifikasi tertentu dilakukan pada no id peminjam, id mobil, no peminjaman dan no pengembalian.
Perancangan No Id Peminjam dilakukan untuk membedakan antara peminjam yang satu dengan yang lainnya. Pengkodean No Id Peminjam dapat dilihat dibawah ini :
no_id_peminjam :
Contoh :
* +,",,,,"
*
-*
Selain itu perancangan kode nomor pinjaman juga dimaksudkan untuk lebih memudahkan dalam proses pencarian data peminjaman.
no_peminjaman :
Contoh :
no_pengembalian :
Contoh :
4.2.5 Perancangan Antar Muka
Perancangan antar muka dan output dimaksudkan untuk menentukan bentuk yang akan dihasilkan oleh sistem yang akan dirancang. Perancangan informasi yang akan diberikan kepada user, sebagai hasil pengolahan aplikasi sistem informasi.
4.2.5.1Struktur Menu
Perancangan dari bentuk struktur menu program yang diusulkan bertujuan untuk penyusunan pada suatu program sehingga program tersebut tersusun dengan benar dan dapat digunakan dengan mudah oleh penggunanya. Adapun bentuk dari
struktur menu yang diusulkan dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 4.9 Rancangan Struktur Menu Program Peta Car Rental
4.2.5.2Perancangan Input
Perancangan input merupakan proses informasi, dimana data sebagai masukan (input) untuk sistem, informasi hasil dari sistem informasi tidak lepas dari data yang dimasukkan. Hasil dari perancangan input digunakan untuk pengisian database. Adapun tampilan perancangan input adalah sebagai berikut :
1. Input Data Mobil
. . / #
# !
0 !
!
*
1 2
$ #
!
$
! 3 1
# ! 0 ! ! * 1 2 4
5
6 5 7
Gam
