Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh:
Theo Hartanto NIM. 1110025000007
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
Theo Hartanto (1110025000007). Implementasi Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu IBRA v.6 di Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan. Di bawah bimbingan Ade Abdul Hak, M.Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2015
Penelitian yang dilakukan berjenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini dilakukan dengan cara mengungkapkan langkah demi langkah dalam mengimplementasi sistem otomasi. Teori yang digunakan untuk mengetahui langkah dalam mengimplementasi sistem otomasi menurut Dania Bilal, yaitu persiapan penempatan hardware, instalasi dan percobaan perangkat lunak, pelatihan, pemeliharaan sistem dan keamanan, evaluasi penggunaan sistem dan pemeliharaan database. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui kesalahan dalam penggunaan sistem dan mencari solusi dalam menyelesaikannya. Dari hasil observasi dan wawancara diketahui dua faktor yang menjadi kendala dalam penggunaan sistem informasi perpustakaan terpadu IBRA v.6. faktor pertama terjadi dalam kegiatan inventarisasi buku dan faktor kedua pada kegiatan pemeliharaan database, berupa proses pengeditan nomor induk buku sehingga mengganggu data transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Solusi dalam mengatasi kendala ini, yaitu dengan mencatat kesalahan yang ditemukan pada sebuah kertas, melanjutkan proses peminjaman atau pengembalian, setelah itu barulah petugas melanjutkan mengedit kesalahan tersebut.
Kata kunci : Implementasi, Sistem Otomasi, Perpustakaan, IBRA
Theo Hartanto (1110025000007). The Implementation of an Integrated Library Information System IBRA v.6 in the Local Library South Tangerang. Under the guidance of Ade Abdul Hak, M.Hum. Department of Library Science Faculty of Adab and Humanities Islamic State University, Jakarta. 2015.
This research is descriptive study with qualitative approach. The research was conducted by revealing step by step in implementing of automation system. The theory in implementing of automation system is standardized on Dania Bilal’s theory which are preparation of hardware, installing and testing of software, Training, System maintenance, evaluation of system use and database maintenance. This study was conducted to find out the erorrs of the system use and find the solutions to solve. From the observations and interviews given two factors that constrain the use of the integrated library information system IBRA v.6. The first factor occurs in the invetory book and the second factor on database maintenance activities, such as identification numbers editing process that disrupts the transaction data of borrowing and returning books. Solutions to solve this obstacle, by noting the errors found in a paper, continuing the process of borrowing and returning, after that librarians continue to edit the error.
Keywords : Implementation, Automation System, Library, IBRA
Segala puji dan syukur penulis haturkan atas kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi ini, dengan judul “Implementasi Sistem Informasi Perpustakaan
Terpadu IBRA V.6 di Perpustakaan Umum Daerah Tangerang Selatan”, sebagai salah
satu syarat akademik dalam menyelesaikan studi sarjana (S1) pada Jurusan Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta.
Tak lupa penulis juga menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu, memberi petunjuk, membimbing dan memotivasi penulis sehingga skripsi ini,
kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurrahman, M.Hum selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora (FAH) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas
Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Ade Abdul Hak, M.Hum selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan
waktu ditengah-tengah kesibukannya dengan sabar untuk membimbing dan memberi
arahan kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah
memberikan ilmu dan pengetahuannya yang sangat bermanfaat.
Tangerang Selatan yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan
penelitian sekaligus memberikan banyak informasi yang dibutukan oleh penulis.
7. Bapak Iif Miftakhuddin, Bapak Arif Tianto beserta staf perpustakaan yang ada di
Perpustakaan Umum Daerah Tangerang Selatan yang membantu memudahkan
penulis untuk melakukan penelitian dan menggali informasi yang dibutuhkan.
8. Kedua orang tua penulis, Ayahanda Tubagus Muhammad Nur dan Ibunda yang amat
penulis cintai Juairiah beserta seluruh keluarga dan kerabat penulis yang telah
memberikan do’a, dukungan, motivasi dan perhatian kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan skripsi ini.
9. Poppy Theodorin dan Subhan selaku kakak yang rela mengorbankan waktu, tenaga
dan materi untuk mendukung segala aktivitas akademik sehingga penulis dapat
menyelesaikan studinya.
10.Teman-teman seperjuangan penulis, mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN
Jakarta angkatan 2010 yang selalu memberikan motivasi dan inspirasi.
11.Keluarga besar tim KKN L1ON, Art Club, Ngradak, The Breaker, Minister Justice
3rd, Tangerang Travelers dan Indonesian Travelers serta teman-teman penulis semua
yang telah memberikan motivasi dan dukungan untuk menyelesaikan skripsi ini.
Semoga skripsi ini dapat bermanfaat untuk pembacanya. Amin.
Jakarta, 21 Oktober 2015
Theo Hartanto
ABSTRACT... ii
KATA PENGANTAR... iii
DAFTAR ISI... v
DAFTAR TABEL... iv
DAFTAR GAMBAR... iiv
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang... 1
B. Batasan dan Rumusan Masalah... 4
1. Batasan Masalah... 4
2. Rumusan Masalah... 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 5
1. Tujuan Penelitian... 5
2. Manfaat Penelitian... 5
a. Manfaat Akademik... 5
b. Manfaat Praktis... 6
D. Definisi Istilah... 6
E. Sistematika Penulisan... 6
BAB II TINJAUAN LITERATUR... 8
A. Sistem Otomasi Perpustakaan... 8
1. Sistem... 8
2. Otomasi... 9
3. Sistem Otomasi Perpustakaan... 10
B. Implementasi Sistem Otomasi di Perpustakaan... 10
1. Persiapan Perangkat Keras... 10
2. Instalasi dan Percobaan Perangkat Lunak... 12
3. Pemeliharaan Sistem dan Keamanan... 13
a. Pengaturan Lingkungan Sekitar... 13
b. Sistem Backup... 14
c. Keamanan... 14
4. Pelatihan... 14
a. Pustakawan... 14
b. Pengguna... 14
5. Evaluasi Penggunaan Sistem... 16
6. Pemeliharaan Database... 16
C. Penelitian Relevan... 18
B. Sumber Data... 21
1. Sumber Data Primer... 21
2. Sumber Data Sekunder... 21
C. Pemilihan Informan... 22
D. Teknik Pengumpulan Data... 22
1. Wawancara... 22
2. Observasi... 23
3. Studi Dokumentasi... 23
E. Teknik Analisa Data... 24
1. Reduksi Data... 24
2. Penyajian Data... 24
3. Kesimpulan dan Verifikasi... 24
a. Kesimpulan... 24
b. Verifikasi... 25
F. Jadwal Penelitian... 25
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN... 26
A. Profil IBRA... 26
1. Definisi IBRA... 26
2. Kebutuhan Minimal Perangkat Teknologi Informasi... 27
a. Perangkat Keras... 27
b. Perangkat Lunak... 27
3. Spesifikasi Sistem... 27
4. Keunggulan IBRA... 28
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan... 29
1. Persiapan Perangkat Keras... 29
a. Komputer... 30
b. Printer... 32
c. Barcode Scanner... 33
d. Mesin Pencetak Kartu Anggota... 34
e. Furnitur... 34
2. Instalasi dan Percobaan Perangkat Lunak... 35
3. Pelatihan... 48
a. Interface Utama Pengguna... 49
b. Menu Sirkulasi... 71
4. Pemeliharaan Sistem dan Keamanan... 91
5. Evaluasi Penggunaan Sistem... 95
a. Technology Characteristics... 96
b. Task Characteristics... 97
c. Performance... 100
d. Utilisasi... 101
A. Kesimpulan... 112 B. Saran... 113
DAFTAR PUSTAKA... 114
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
1. Tabel 1 Spesifikasi Komputer Server, Sirkulasi dan Penelusuran... 31
2. Tabel 2 Menu-menu IBRA yang telah diterapkan...109
Gambar 2. Modul Demodulator (Modem) ... 37
Gambar 3. Wireless Access Point... 38
Gambar 4. Alur Kerja WAP... 39
Gambar 5. Power over Ethernet (PoE) ... 40
Gambar 6. Menu Lisensi Instalasi IBRA... 42
Gambar 7. Menu Konfirmasi Instalasi IBRA... 42
Gambar 8. Shortcut xampp di Desktop... 44
Gambar 9. Tampilan dari xampp start... 44
Gambar 10. Interface IBRA di Browser... 45
Gambar 11. Tampilan dari xampp stop... 45
Gambar 12. Modul Pustaka Cetak... 46
Gambar 13. Toolbar pada Modul Pustaka Cetak... 47
Gambar 14. Tampilan Form input Bukuteks... 47
Gambar 15. Tombol Simpan Pustaka Cetak... 48
Gambar 16. Interface Utama Pengguna... 49
Gambar 17. Hasil Penelusuran Pustaka Cetak... 51
Gambar 18. Hasil Penelusuran Pustaka Digital... 52
Gambar 19. Hasil Penelusuran Pustaka Multimedia... 53
Gambar 20. Pustaka Berbagi PDF... 54
Gambar 21. Modul Ingin Berbagi PDF... 55
Gambar 22. Modul Anggota... 58
Gambar 23. Hasil Penelusuran Anggota... 59
Gambar 24. Informasi Layanan Perpustakaan... 61
Gambar 27. Modul Sumbangan Buku... 66
Gambar 28. Kamus Istilah (Glossarium)... 68
Gambar 29. Modul Login... 70
Gambar 30. Menu Sirkulasi... 71
Gambar 31. Modul Anggota Menu Sirkulasi... 72
Gambar 32. Form Tambah Anggota... 73
Gambar 33. Cetak KTA... 75
Gambar 34. Modul Pustaka Cetak Menu Sirkulasi... 75
Gambar 35. Modul Transaksi Menu Sirkulasi... 77
Gambar 36. Input Barcode Anggota... 78
Gambar 37. Input Barcode Pustaka... 79
Gambar 38. Informasi Peminjaman Pustaka... 80
Gambar 39. Button PERPJG... 81
Gambar 40. Modul Laporan... 83
Gambar 41. Laporan Kegiatan Petugas Sirkulasi... 84
Gambar 42. Laporan Pengunjung... 87
Gambar 43. Laporan Pustaka Cetak... 89
Gambar 44. Laporan Pustaka Cetak yang Dipinjam... 90
Gambar 45. Modul Pustaka Cetak Menu Sirkulasi... 104
Gambar 46. Tampilan Menu Inventarisasi... 104
Gambar 47. Tampilan Menu Edit Inventaris... 105
Gambar 48. Tampilan Menu Update Inventaris... 105
Gambar 49. Barcode Yang Baru... 106
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perpustakaan pada dasarnya bertujuan untuk menyediakan
informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya, baik itu anggota maupun
non anggota. Terlepas dari banyak atau sedikitnya jumlah koleksi yang
dimiliki, perpustakaan diharuskan untuk menyediakan pelayanan
informasi yang maksimal bagi pencari informasi.
Ada anggapan yang menyatakan bahwa perpustakaan merupakan
pusat informasi yang melayankan berbagai sumber informasinya kepada
pengguna sehingga merupakan suatu kewajiban bagi perpustakaan untuk
menerapkan ICT atau Information and Communication Technology.
Di era digitalisasi ini, perpustakaan banyak mengikuti
perkembangan teknologi dan mengembangkan pelayanannya secara
efisien. Kebutuhan akan informasi bagi penggunanya yang menginginkan
segalanya serba cepat dan akurat, membuat perpustakaan berupaya
membangun pelayanan yang menyediakan akses tanpa terikat waktu dan
tempat.
Sistem manajemen perpustakaan merupakan suatu hal yang sangat
menentukan atas keberhasilan kinerja sebuah perpustakaan, dimana peran
pustakawan dituntut harus dapat melayani keperluan pengguna
perpustakaan, seperti permintaan akses yang lebih cepat ke informasi yang
Keberadaan sistem informasi merupakan alat bantu bagi pengguna
perpustakaan dalam mendapatkan informasi. Aplikasi produk Sistem
Informasi menawarkan kemudahan bagi pustakawan dalam mengelola dan
memberikan layanan informasi perpustakaan.
Sistem informasi perpustakaan saat ini sangat beragam dan
masing-masing sistem tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan
masing-masing. Akan tetapi, yang diperlukan oleh perpustakaan adalah
selalu berupaya meng-update sistem informasi perpustakaan yang lebih
baru dan fleksibel dalam penggunaannya karena sistem informasi
perpustakaan diciptakan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
Selama ini sistem informasi yang kita kenal bagi perpustakaan
adalah cds/isis atau sipisis, dynix, simpus, siprus, openbiblio, koha,
athenium, senayan, openisis, winisis, dan sebagainya yang masing-masing
memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sedangkan untuk
pengadaan sistem informasi itu sendiri ada yang didapatkan dengan
membeli dari pengembang software, membuat sendiri atau bahkan
mengunduh dari internet yang bersifat gratis dan legal yang terbukti
handal dan memiliki sarana komunikasi daring bagi yang merasa
kebingungan mengaplikasikan sistem informasi tersebut. Bagi
perpustakaan, sistem informasi tersebut dinamakan sistem informasi
opensource.
Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan merupakan salah satu
perpustakaan umum yang mulai menggunakan sistem informasi
proses pelayanan yang ada di perpustakaan. Pihak perpustakaan
menyatakan alasan mengapa lebih memilih aplikasi IBRA v.6 ketimbang
yang lainnya adalah dikarenakan Mitra Perpustakaan yang sebagai
pengembang aplikasi tersebut menawarkan satu paket langsung yang berisi
sistem informasi yang digunakan oleh pihak intern perpustakaan serta
website perpustakaan daerah Tangerang Selatan yang menjadi jembatan
komunikasi antara pengguna dan pustakawan tanpa terikat ruang dan
waktu.
Pada awalnya, Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan hanya
menggunakan jasa pembuatan website dari ahli IT yang khusus menangani
di bidang perpustakaan bernama Teratama. Namun, pihak Teratama
menawarkan satu paket antara pembuatan website dan aplikasi manajemen
perpustakaan IBRA v.6 dengan metode One Payment. Penggunaan
aplikasi ini sendiri dimulai pada akhir tahun 2012 namun mulai efektif
awal tahun 2013.
IBRA v.6 sendiri merupakan sistem informasi perpustakaan yang
dikembangkan oleh Teratama1. Menurut salah satu staf di Perpusda
Tangsel, sistem informasi ini cukup sederhana dan mudah untuk
digunakan, fitur yang terdapat didalam aplikasi ini cukup lengkap dan
dapat membantu pustakawan dalam mengelola perpustakaannya, seperti
pustaka tercetak, cetak Barcode, label dan kartu katalog buku, laporan dan
statistik, pustaka digital, pustaka multimedia, keanggotaan, sirkulasi
1
Mitra Perpustakaan, Generasi terbaru IBRA v.6, diakses pada tanggal 15 Maret 2014 pukul 14.28 WIB dari http://www.mitraperpustakaan.com
(peminjaman, pengembalian, perpanjangan), interface utama, dan
interface pendukung.
Berdasarkan pengalaman penulis, pemanfaatan Ibra untuk
membantu aktifitas di perpusda Tangsel ini seringkali terjadi
ketidakcocokan. Salah satu contohnya, yaitu penulis meminjam tiga buku
dengan judul yang berbeda. Ketika ingin mengembalikan buku yang
dipinjam, tertera pada komputer di bagian sirkulasi (yang menggunakan
aplikasi IBRA) bahwa buku yang dipinjam sebanyak dua judul.
Oleh karena itu, penulis mengambil poin-poin otomasi Dania Bilal
dalam bukunya yang berjudul Automating Media Centers and Small
Libraries yang menjelaskan secara detail mengenai automasi perpustakaan
mulai dari tahap paling awal, yakni memahami secara matang mengenai
otomasi, keuntungan dan kerugian sistem terotomasi, modul-modul yang
terdapat didalamnya beserta fungsinya masing-masing, untuk tahap
selanjutnya dilakukan persiapan memulai kegiatan otomasi sistem di
perpustakaan, diawali dengan persiapan implementasi hingga evaluasi
sistem yang terotomasi.
Berdasarkan permasalahan diatas, penulis merasa tertarik untuk
mengkaji lebih mendalam dan mengadakan penelitian tentang
“Implementasi Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu IBRA v.6 di
B. Batasan dan Rumusan Masalah
1. Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan, maka
penulis membatasi masalah penelitian mengenai problematika teknis
pada implementasi menu-menu dan modul-modul sistem informasi
perpustakaan terpadu IBRA v.6 di Perpustakaan Daerah Tangerang
Selatan.
2. Rumusan Masalah
Dalam perumusan masalah ini penulis membuatnya menjadi
pertanyaan penelitian (Research Question), yaitu:
a. Bagaimana tahapan dalam implementasi sistem informasi IBRA ?
b. Bagaimana pemanfaatan dari sistem informasi ini?
c. Problematika apa yang dihadapi pada saat memanfaatkan IBRA v.6
ini?
d. Bagaimana solusi untuk menyelesaikan problematika tersebut?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan dilakukannya penelitian ini yaitu untuk mengetahui
problematika teknis dalam pemanfaatan IBRA v.6 di Perpustakaan
daerah Tangerang Selatan dan menemukan solusi untuk
2. Manfaat Penelitian
a. Manfaat Akademik
1) Menjadi acuan atau referensi bagi penelitian selanjutnya yang
memiliki kesamaan dengan topik penelitian ini.
2) Memberikan tambahan pengetahuan mengenai salah satu sistem
informasi perpustakaan terpadu.
b. Manfaat Praktis
1) Memberikan informasi mengenai kondisi riil perpustakaan
daerah Tangerang Selatan.
2) Menjadi bahan evaluasi bagi perpustakaan daerah Tangerang
Selatan.
D. Definisi Istilah
Definisi istilah penting untuk dicantumkan agar tidak terjadi
kesalahpahaman makna atau arti dari suatu istilah sehingga sesuai dengan
harapan penulis dan relevan dengan judul diatas.
Implementasi : Pelaksanaan ; Penerapan.
Sistem Informasi : Kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat
teknologi, media prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata
jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu
dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan
menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.
E. Sistematika Penulisan
BAB 1 PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang penelitian, batasan dan rumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah yang dipakai, serta
sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN LITERATUR
Merupakan landasan teoritis yang berkaitan dengan penelitian ini
beserta ulasan kritis. Berisi tentang penjelasan mengenai sistem dan
otomasi serta penerapan sistem otomasi di perpustakaan.
BAB 3 METODE PENELITIAN
Di dalam bab ini akan dibahas mengenai jenis dan pendekatan
penelitian, sumber data, pemilihan informan, teknik pengolahan data,
teknik analisis data dan jadwal penelitian.
BAB 4 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Didalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum secara
singkat dari sistem otomasi yang ada di Perpustakaan Daerah Tangerang
Selatan dan dilanjutkan dengan hasil penelitian mengenai implementasi
sistem otomasi tersebut di Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan.
BAB 5 PENUTUP
Berisi uraian tentang pokok-pokok kesimpulan dan saran-saran
yang perlu disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan
hasil penelitian ini.2
2 Hajat, Nurahma. 2012. Pedoman Penulisan Skripsi. Jakarta. Universitas Negeri Jakarta
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Sistem Otomasi Perpustakaan
1. Sistem
Istilah sistem merujuk pada dua hal, yaitu pada sesuatu
wujud (entitas) atau benda yang memiliki tata aturan atau susunan
struktural dari bagian-bagiannya, dan kedua menunjuk pada suatu
rencana, metode, alat, atau tata cara untuk mencapai sesuatu.3
Banyak definisi sistem yang tidak lengkap, karena hanya
menyebut semata-mata sesuatu benda yang terdiri dari bagian-bagian
yang saling berkaitan. Sebenarnya di dalam memandang sesuatu
sebagai suatu sistem itu terkandung anggapan bahwa bagian-bagian
yang saling berkaitan itu secara bersama-sama bergerak atau
melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan wujud atau benda
tersebut.4
Konsep sistem juga dijelaskan bahwa sistem adalah suatu
totalitas yang terdiri dari komponen-komponen dan unsur-unsur yang
saling berinteraksi menuju suatu tujuan tertentu yang terdiri dari
beberapa subsistem yang berdiri sendiri namun saling berkaitan atau
bagian dari supersistem yang merupakan induknya, semuanya terpadu
membentuk totalitas.5
3
Tatang M. Amirin. Pokok-pokok Teori Sistem. (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h.4.
4
Ibid. h.4-5.
5 Bonar Simangunsong. Sistem Informasi Manajemen. (Jakarta: Panelrindo, 1991), h.5.
Penulis mendapatkan gambaran bahwa sistem merupakan
satu kesatuan komponen-komponen yang saling berkaitan untuk
menjalankan suatu kegiatan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2. Otomasi
Peter Salim mengemukakan pengertian otomasi yakni
merupakan teknik atau sistem menjalankan atau mengendalikan
proses alat-alat serba otomatis dengan alat elektronis untuk
mengurangi penggunaan tenaga manusia.6 Salim kemudian
memberikan pengertian otomasi dalam kamusnya yang lain, yaitu
perkembangan dan penggunaan peralatan secara mekanis yang
dikombinasikan dengan sistem pengawasan otomatis atau
terotomatis.7
Otomasi perpustakaan menurut Sulistyo Basuki adalah
penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan
serta konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak atau
swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam
proses tersebut.8
Penulis mendapatkan kesimpulan tentang otomasi yakni
otomasi merupakan aplikasi atau penerapan teknologi informasi
dan komunikasi secara keseluruhan maupun bidang-bidang tertentu
6
Peter Salim. Salim’s Ninth Collegiate English – Indonesian Dictionary. (Jakarta: Modern English Press, 2000). H.124.
7 Peter Salim. The Contemporary English – Indonesian Dictionary. (Jakarta: Modern English Press,
1991).
8
Sulistyo Basuki. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. (Bandung: Remaja Rosdakarya, 1994). h.96.
saja yang dapat mengurangi partisipasi manusia dalam melakukan
pekerjaan atau kegiatan sehari-hari perpustakaan.
3. Sistem Otomasi Perpustakaan
Sistem otomasi perpustakaan adalah seperangkat aplikasi
komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama bercirikan
penggunaan pangkalan data berukuran besar, dengan kandungan
cantuman tekstual yang dominan dan dengan fasilitas utama dalam
hal menyimpan, menemukan dan menyajikan informasi.9
B. Implementasi Sistem Otomasi di Perpustakaan
Dalam mengimplementasi suatu sistem otomasi di perpustakaan
dilakukan dalam beberapa tahap, mulai dari persiapan perangkat keras,
instalasi dan percobaan perangkat lunak, pemeliharaan sistem dan keamanan,
pelatihan, evaluasi penggunaan sistem serta pemeliharaan database.10
1. Persiapan Perangkat Keras
Langkah pertama dalam memulai menerapkan sistem
otomasi adalah mempersiapkan perangkat keras untuk menjalankan
sistem informasi perpustakaan. Perangkat keras merupakan
komponen dalam sistem otomasi yang secara fisik dapat dilihat dan
9 Putu Laxman Pendit. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. (Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri,
2008). h.222.
10
Dania Bilal. Automating Media Centers and Small Libraries. (T.tp: Libraries Unlimited, 2002), Ed.2, h.115
diraba keberadaannya.11 Beberapa perangkat keras yang harus
dipersiapkan, yaitu :
a. Komputer
Komputer adalah serangkaian ataupun sekelompok mesin
elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang
dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem kerja
yang rapi dan teliti.12
b. Printer
Printer adalah perangkat dimana perangkat itu akan bekerja apabila
pengguna menghubungkannya dengan perangkat komputer, yang
bisa digunakan untuk keperluan mencetak tulisan, gambar, dan
grafik ke dalam bentuk kertas dan sejenisnya.13
c. Barcode Scanner
Barcode scanner adalah alat yang digunakan untuk membaca
kode-kode berbentuk garis-garis vertikal (disebut dengan barcode) yang
terdapat pada kebanyakan produk.
Selain perangkat keras, dibutuhkan juga perangkat lunak.
Perangkat lunak komputer merupakan sekumpulan data elektronik
yang disimpan dan diatur oleh komputer berupa program atau
instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. Perangkat lunak
diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan
11
Nico Rahmadi Wiharto, “3 Komponen Utama Pembangun Sistem Komputer (Hardware, Software, dan Brainware),” artikel diakses pada 1 Januari 2016 dari
http://www.pintarkomputer.com/2014/09/3-komponen-utama-pembangun-sistem-komputer-hardware-software-brainware.html
12
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, “Dasar-dasar Komputer Personal,” h.1
13 Ifan Andi Prastya, “Pengertian dan Fungsi Komputer.”
komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan
dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam
berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu
program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan
mengelola data yang lebih handal, dan dapat dioperasikan secara
bersama-sama (multi-user).
2. Instalasi dan percobaan perangkat lunak
Setelah perangkat keras dan perangkat lunak telah tersedia,
langkah selanjutnya berupa instalasi perangkat lunak dan
dilanjutkan dengan mencoba semua fungsi-fungsi yang ada pada
perangkat lunak tersebut.
Banyak masalah dapat terjadi selama dan setelah instalasi.
Kegagalan untuk mengakses satu atau lebih modul adalah salah
satu masalah yang mungkin terjadi. Masalah lain mungkin
melibatkan penggunaan alat-alat disekitarnya, seperti barcode
scanner dan printer.
Tahap percobaannya yaitu dengan menguji sistem secara
menyeluruh, termasuk penggunaan semua perangkat di semua
modul merupakan hal yang penting untuk memastikan operasi
yang tepat dari sistem, kompatibilitas perangkat lunak dan
perangkat keras, serta kesesuaian dengan kebutuhan dan
persyaratan (atau spesifikasi) dari perpustakaan.14
14
Dania Bilal. Automating Media Centers and Small Libraries. (T.tp: Libraries Unlimited, 2002), Ed.2, h.117
3. Pemeliharaan sistem dan keamanan
Dalam melakukan pemeliharaan sistem, harus
memperhatikan beberapa hal berikut agar sistem tetap dalam
kondisi baik dan berjalan tanpa ada kesalahan.
a. Pengaturan lingkungan sekitar
Dalam penempatan stasiun komputer, perhitungkan cahaya
matahari langsung, atau panas, silau dari jendela, pola
lalu-lalang dan kabel listrik yang ada. Semua perangkat keras,
termasuk stasiun komputer, server, hub dan perangkat
pendukung pengoperasian harus ditempatkan di tempat
yang sejuk, bersih dan aman. Kabel-kabel yang
menyatukan jaringan komputer harus dilindungi dengan
saluran untuk menghindari kemungkinan terinjak oleh
pengguna sehingga menyebabkan kerusakan serta
menghindari kehilangan data akibat kabel yang tidak
terkoneksi. Selain itu, pastikan komputer server beserta
kabelnya jauh dari jangkauan lalu-lalang pengguna.
Beberapa server juga harus memiliki UPS (Uninterruptible
Power Supply) untuk menghindari kemungkinan
pemadaman atau lonjakan listrik secara tiba-tiba.
b. Sistem Backup
Setiap perpustakaan harus mengembangkan strategi
penyimpanan data atau backup untuk sistem terotomasi guna
data yang diakibatkan rusaknya hard disk, kebakaran,
pencurian, kelebihan muatan dan kesalahan penghapusan.
Melakukan backup data dapat dilakukan pada perangkat,
seperti hard disk tambahan, Zip atau Jazz drive, tapes, dan
floppy diskettes. Pastikan untuk mem-backup data setiap hari
dan keseluruhan data seminggu sekali.
c. Keamanan
Perpustakaan juga harus memiliki sistem keamanan untuk
menghindari pencurian material perpustakaan. Untuk sistem
terotomasi, perpustakaan harus mengantisipasi pencurian atau
perusakan data, terserang virus, atau akses kedalam sistem
tanpa izin oleh seorang hacker.15 Hacker sendiri merupakan
istilah yang digunakan untuk merujuk seseorang yang
memiliki kemampuan pada komputer dan sistem jaringan, atau
pengguna komputer yang mampu masuk kedalam sistem
komputer melalui jaringan, baik untuk keperluan monitoring
(melihat sistem), copying (pengambilan/pencurian data), atau
crashing (merusak sistem komputer) targetnya.16
4. Pelatihan
Setiap sistem yang terotomasi, sesederhana apapun bentuknya,
tentu memerlukan pelatihan cara menggunakan untuk
mengoperasikan sistem otomasi tersebut secara baik dan benar.
15
Ibid. h.118
16
Enid Gabriella Coleman. Hacker: The Johns Hapkins Encyclopedia of Digital Textuality. (T.t: Duke Univ Press, 2011). H.2
Pelatihan yang dilakukan pun berbeda antara pustakawan dan
pengguna.
a. Staff Perpustakaan / Pustakawan
Berkenaan dengan hal ini, pendidikan dan pelatihan
mengenai teknologi informasi perlu dilakukan. Hal ini
bertujuan agar pustakawan dapat memberikan akses informasi
yang diperlukan bagi pendidikan dan penelitian di
perpustakaan, mampu mengimplementasikan sistem informasi
perpustakaan, mampu memberikan informasi tentang
pentingnya teknologi informasi di perpustakaan, serta mampu
meningkatkan pelayanan dan fungsi tenaga perpustakaan.17
b. Pengguna / Pemustaka
Pelatihan bagi pemustaka dapat dilakukan dengan kegiatan
yang disebut dengan Bimbingan Perpustakaan. Bimbingan
perpustakaan merupakan bimbingan penggunaan perpustakaan
dengan menekankan pada prosedur khusus, koleksi, dan
kebijakan. Fokus bimbingan perpustakaan adalah penjelasan
mendalam terhadap bahan perpustakaan, mengkonsentrasikan
pada peralatan dan mekanisme, termasuk teknik penggunaan
indeks jurnal, sumber-sumber referensi, penggunaan katalog
kartu dan online, serta bibliografi.18
17 I Putu Suhartika. ”Implementasi Teknologi Informasi sebagai Usaha Peningkatan Mutu Layanan
Perpustakaan”. Visi Pustaka . Vol.6 No.2, Desember 2004.
18
Rosa Widyawan. Indonesia Reference Service: Pelayanan Referensi, Bimbingan Pemustaka, dan Literasi Informasi. Artikel diakses dari http://irs-reference.blogspot.com/2012/04/pelayanan-referensi-bimbingan-pemustaka.html pada 11 Agustus 2015 pukul 13.05
5. Evaluasi Penggunaan Sistem
Setelah sistem otomasi diimplementasikan, pustakawan dan
pengguna telah diberi pelatihan-pelatihan, penggunaan sistem
termasuk OPAC juga harus dievaluasi. Sistem otomasi
menyediakan fitur penggunaan dan laporan statistik. Misalnya,
laporan di bagian sirkulasi, memberikan informasi tentang
penggunaan koleksi, usia koleksi, puncak aktivitas transaksi, serta
penggunaan koleksi ditempat.19
Laporan kegiatan pengkatalogan dapat mengidentifikasi
kekurangan dalam catatan MARC. Machine Readable Catalouging
(MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu
syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan.20
Oleh karena itu, catatan MARC harus dievaluasi secara teratur.
Pemeliharaan Database (Pangkalan Data)
Database (Pangkalan Data) secara umum dapat dikatakan
sebagai repositori data. Data-data yang semakin hari kian
bertambah, membuat kapasitas bangunan perpustakaan
mengharuskan semua bahan pustakanya dikonversi ke dalam
bentuk yang lebih mudah untuk disimpan namun tetap mempunyai
fleksibilitas yang tinggi dalam hal temu-balik informasinya.21
19
Dania Bilal. Automating Media Centers and Small Libraries. (T.tp: Libraries Unlimited, 2002) Ed.2, h.121.
20 Ikhwan Arief. “Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan“ dalam makalah
seminar dan workshop sehari Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan. UMM 4 Oktober 2003. h. 6.
21 “Database and Database Management”. An Introduction to Database Concepts. Sec.9, h.2
Modul Sirkulasi, katalogisasi, akuisisi dan Inter Library Loan
(ILL) mempunyai catatan data yang harus dipelihara. Meskipun
menjaga akurasi catatan di setiap modul tersebut penting, modul
katalog yang menyimpan rekaman MARC harus diprioritaskan.
Hal ini karena Modul katalog mempengaruhi secara langsung
kepada pengguna untuk mengambil informasi.22
Pembersihan database juga sangat penting dengan penggunaan
web, terutama sangat banyaknya database MARC yang dapat
diakses secara gratis. Layanan MARC berbasis web menyediakan
sarana yang cepat dan ekonomis untuk memperoleh catatan
MARC, tapi banyak dari mereka, terutama yang gratis,
mengandung kesalahan dan bermasalah. Oleh karena itu, perlu
dilakukan pembersihan database untuk menjaga integritas
database bibliografi. Pembersihan database dapat dilakukan
setelah catatan selesai dikonversi.
Selama proses konversi catatan, banyak eror dan ketidakakuratan
mungkin terjadi, termasuk catatan yang tidak selaras, indikator yang
tidak tepat, bidang yang tidak lengkap, bidang yang hilang, tanda baca
yang tidak konsisten, dan kesalahan ketik. Semua kesalahan dan
ketidakakuratan itu mengharuskan untuk melakukan pemeliharaan
database.
22
Dania Bilal. Automating Media Centers and Small Libraries. (T.tp: Libraries Unlimited, 2002) Ed.2, h.122
C. Penelitian Relevan
Sebelum melakukan penelitian ini, terlebih dahulu penulis melakukan
tinjauan pustaka dan mencari ide untuk memulai penelitian ini. Beberapa
penelitian yang relevan dengan penelitian yang dilakukan penulis,
diantaranya :
1. Indra Giantoni Rossi, Penerapan Sistem Otomasi pada Perpustakaan
Fakultas Ushuluddin dan Filsafat Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta (Skripsi Mahasiswa Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta, Tahun 2008).
Pada penelitian ini menjelaskan penerapan sistem otomasi
Bookmark yang mencakup di bagian Pengadaan, Sirkulasi, Pengolahan
Koleksi, dan Penelusuran bagi pengguna berupa katalog online
(komputer).
Perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang akan diteliti oleh
penulis yaitu terletak pada Sistem Aplikasi yang digunakan berupa
Bookmark oleh penelitian ini sedangkan penulis akan meneliti IBRA
v.6. Selain itu, penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Fakultas
Ushuluddin dan Filsafat Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta, sedangkan penulis melakukan penelitian di Perpustakaan
daerah Tangerang Selatan.
Adapun persamaan penelitian ini, yaitu jenis penelitian yang
digunakan berupa penelitian deskriptif. Selain itu, pendekatan
2. Priyo Supriyadi, “Implementasi Sistem Otomasi MyPustaka dalam
Upaya Meningkatkan Layanan Perpustakaan : Studi Kasus
Perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis” (Skripsi Mahasiswa UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta, Tahun 2014).
Persamaan penelitian ini dengan penelitian penulis, yaitu metode
penelitian yang digunakan, berupa penelitian deskriptif dengan
pendekatan kualitatif.
Namun, terdapat perbedaannya berupa tujuan yang ingin dicapai.
Penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan layanan perpustakaan
melalui implementasi sistem otomasi, sedangkan penelitian penulis
bertujuan untuk mengetahui problematika teknis dalam memanfaatkan
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan
Jenis penelitian yang penulis gunakan yaitu penelitian deskriptif.
Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang berusaha memberikan
dengan sistematis dan cermat fakta-fakta aktual dan sifat populasi
tertentu.23
Alasan penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif yaitu agar
objek penelitian dapat dibuat secara sistematis, faktual dan akurat tanpa
membuat suatu perbandingan, perhubungan, dan lain-lain.
Pendekatan penelitian yang penulis gunakan yaitu penelitian
kualitatif. Penelitian kualitatif menurut Bogdan dan Guba adalah prosedur
penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau
lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati.24 Penelitian
kualitatif memiliki karakteristik-karakteristik dalam proses meneliti,
berupa penelusuran masalah dan mengembangkan pemahaman secara rinci
dari fenomena yang ada, memiliki tinjauan literatur yang memainkan
peran kecil namun membenarkan masalah, mengumpulkan data
berdasarkan sejumlah kecil orang sehingga diperoleh pandangan
23
J. Sitorus. Metodologi Penelitian Pendidikan. (Bandung : Tarsito, 1990) h.10.
24
Uhar Suharsaputra. Metode Penelitian : Kuantitatif, Kualitatif dan Tindakan. (Bandung : Refika Aditama,2014) h.181.
partisipan, dan analisa data secara deskripsi dan menginterpretasikan
makna yang lebih besar dari temuan di lapangan.25
B. Sumber Data
Data merupakan bahan mentah yang nantinya akan diolah menjadi
informasi yang berguna dan dapat diinterpretasikan kembali. Penelitian
menggunakan data sebagai bahan baku untuk mendapat kesimpulan
tentang suatu masalah.26 Sumber Data terbagi kedalam dua bentuk utama,
yakni sumber data primer dan sumber data sekunder.
1. Sumber Data Primer adalah sumber data yang langsung memberikan
data kepada pengumpul data. Data dikumpulkan sendiri oleh peneliti
langsung dari sumber pertama atau tempat objek penelitian dilakukan.
Data primer yang dimaksud dalam penelitian ini merupakan kondisi
langsung dari aktivitas di Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan,
terutama dalam pemanfaatan sistem otomasinya.
2. Sumber Data Sekunder adalah sumber yang tidak langsung
memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain
atau lewat dokumen.. Data ini dapat ditemukan dengan cepat. Dalam
penelitian ini yang menjadi sumber data sekunder adalah literatur,
artikel, jurnal, serta situs di internet yang berkenaan dengan penelitian
yang dilakukan.27
25 Creswell, John W. Educational Research : Planning, Conducting, and Evaluating Quantitative
and Qualitative Research. (USA : Pearson Education, 2012). H.16
26
Nicholas Walliman. Research Methods : The Basics. (New York : Routledge, 2011).h.65
27
Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. (Bandung : Alfabeta, 2009). h.225.
C. Pemilihan Informan
Pemilihan informan dilakukan dengan menggunakan metode
purposive sampling, yakni penulis cenderung memilih informan yang
memenuhi kriteria-kriteria tertentu dan dianggap mengetahui kondisi pada
lokasi penelitian dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang
akurat serta mengetahui masalahnya secara mendalam.28
Informan penelitian disini terdiri dari dua orang yang berasal dari
pihak perpustakaan, yaitu Bapak Iif Miftahuddin sebagai Staf IT
Perpustakaan dan Bapak Arif sebagai Staf di bagian Sirkulasi. Penulis
tidak memasukkan pengguna sebagai informan dikarenakan tidak
mengetahui permasalahan secara mendalam.
D. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu :
1. Wawancara
Wawancara dapat didefinisikan sebagai interaksi bahasa yang
berlangsung antara dua orang dalam situasi saling berhadapan, yaitu
salah seorang yang melakukan wawancara meminta informasi atau
ungkapan kepada orang yang akan diteliti yang berputar di sekitar
pendapat dan keyakinannnya.29
Disini penulis akan mewawancarai informan yang telah ditentukan
sebelumnya dengan metode wawancara semi terstruktur. Pelaksanaan
wawancara ini lebih bebas daripada wawancara terstruktur. Tujuan
28
Nasution. Metode Research : Penelitian Ilmiah. (Jakarta : Bumi Aksara, 2007). h.98
29 Emzir M. Analisis Data : Metodologi Penelitian Kualitatif. (Jakarta : Rajawali Pers, 2011). h.50.
wawancara jenis ini adalah untuk menentukan permasalahan secara
lebih terbuka, dimana pihak yang diwawancarai diminta pendapat dan
ide-idenya.
2. Observasi
Observasi adalah dasar semua ilmu pengetahuan. penelitian
kualitatif atau naturalistik sangat mementingkan observasi sebagai alat
pengumpul data, yakni dengan melihat dan mendengarkan. Dalam hal
ini, penulis melihat dan mendengarkan segala aktivitas di Perpustakaan
Daerah Tangerang Selatan yang berhubungan atau menggunakan
langsung sistem otomasi perpustakaan, terutama software IBRA.
Pengamatan yang dilakukan pun secara Covert. Pengamatan
Covert merupakan pengamatan yang dilakukan secara tersembunyi
agar dapat diperoleh data yang valid dan reliable, yang dapat
dipercaya karena tidak dibuat-buat.30
3. Studi Dokumentasi
Selain melakukan wawancara dan observasi, penulis juga
mendapatkan data dan informasi penunjang dalam penelitian ini
dengan menggunakan metode studi dokumentasi, yaitu dengan
membaca dan mempelajari dokumen-dokumen yang ditulis oleh orang
lain yang berhubungan dengan Implementasi sistem otomasi
perpustakaan.
30 S. Nasution. Metode Penelitian Naturalistik-Kualitatif. (Bandung : Tarsito, 2002).h.62
E. Teknik Analisa Data
Dalam menganalisa data yang telah diperoleh, penulis membaginya
kedalam tiga tahapan31, yaitu :
1. Reduksi Data
Setelah data dikumpulkan dari lapangan, dilakukan pemilihan
tentang relevan atau tidaknya data yang terkumpul dengan tujuan
penelitian ini. Informasi dari lapangan sebagai bahan mentah diringkas
dan disusun secara sistematis serta ditonjolkan pokok-pokok yang
penting.
2. Penyajian Data
Tahapan ini dilakukan untuk melihat gambaran secara keseluruhan
atau bagian-bagian tertentu dari gambaran keselurahan. Data
diklasifikasikan dan disajikan beradasarkan pokok permasalahan untuk
memudahkan dalam penarikan kesimpulan.
3. Kesimpulan dan Verifikasi
a. Kesimpulan
Kesimpulan ditarik untuk mencari makna data yang
dikumpulkan dengan mencari hubungan, persamaan, atau
perbedaan. Penarikan kesimpulan dilakukan dengan
membandingkan kesesuaian pernyataan dari subjek penelitian dan
makna yang terkandung dalam konsep-konsep dasar dalam
penelitian.
31
John A. Martilla dan John C. James.”Importance-Performance Analysis”. Journal of Marketing, Januari 1977, h.77-79.
b. Verifikasi
Verifikasi dimaksudkan agar penilaian tentang kesesuaian
data dengan maksud yang terkandung dalam konsep-konsep dasar
dalam penelitian ini lebih tepat dan objektif. Salah satu caranya
dengan melakukan peer debriefing, yaitu membicarakannya
dengan rekan-rekan sejawat yang sebaya dengan peneliti.
F. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di lingkungan Perpustakaan Umum
Daerah Tangerang Selatan. Ruang lingkup penelitian diawali mulai dari
pengajuan surat izin sampai dengan penelitian ini selesai berlangsung dari
bulan Juli hingga Oktober, dengan rincian sebagai berikut:
1. Pengumpulan Literatur Mengenai Skripsi: Juli - Agustus 2015
2. Melakukan Wawancara dengan Informan dan Analisis Data: Agustus -
September 2015
3. Penyelesaian Skripsi: September - Oktober 2015
4. Penyerahan Laporan Skripsi: Oktober 2015
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil IBRA
Untuk lebih memahami sistem informasi yang digunakan oleh
Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan, terlebih dahulu penulis akan
membahas mengenai IBRA.
1. Definisi IBRA
IBRA merupakan software sistem otomasi yang merupakan
produk unggulan dari Teratama Library Support System (TLSS).
Nama IBRA lahir dari akronim kata “Integrated Library”
(Perpustakaan Terpadu).
Sejak berdirinya pada tahun 2006, Teratama Library Support
System terus mengembangkan berbagai produk teknologi informasi
untuk perpustakaan, khususnya produk perangkat lunak. Kepeloporan
Teratama Library Support System di bidang teknologi informasi
perpustakaan diantaranya adalah keberhasilannya sebagai yang
pertama kali merilis Software Perpustakaan Multimedia di Indonesia.
Teratama Library Support System berkonsentrasi mengembangkan
produk dan layanan untuk memberikan support pengembangan
perpustakaan berbasis teknologi informasi. Tim Teratama terus bekerja
keras mendedikasikan keahliannya sehingga melahirkan produk dan
2. Kebutuhan Minimal Perangkat
Dalam mengimplementasikan dan menginstal IBRA, dibutuhkan
perangkat teknologi informasi yang termasuk kedalam beberapa
persyaratan minimal berikut ini :
a. Perangkat Keras
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan
software IBRA ini, yaitu Server (satu unit), Personal Computer,
Barcode Scanner (satu unit), dan Printer Laser/Inkjet.
b. Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mengoperasikan
software IBRA ini, yakni Sistem Operasi Server (Linux atau
Microsoft Windows), Web Server dan Database Server yang
mendukung Relational Database Management System atau
RDBMS (Sistem Manajemen Basis Data Relasional).
3. Spesifikasi sistem
Sistem informasi perpustakaan terpadu IBRA juga memiliki
spesifikasi yang mendukung software ini lebih membantu
penggunanya, yaitu :
a. Web Base Programing. Dibangun dengan bahasa pemrograman
berbasis web dan dapat berjalan online di internet.
b. Client-server system. Dapat diakses oleh banyak
pengguna/komputer secara bersamaan melalui jaringan komputer.
c. Berjalan di hampir semua sistem operasi yang mendukung browser
d. Menggunakan teknologi Mutakhir (Sistem Barcode dan
memungkinkan teknologi RFID atau ).
e. Tampilan user-friendly berbahasa Indonesia.
4. Keunggulan IBRA
Ada beberapa keunggulan yang dimiliki oleh software ini, yaitu :
a. Software perpustakaan terpadu/terintegrasi dengan modul dan fitur
lengkap.
b. Kemampuan mengelola semua jenis bahan pustaka termasuk
konten lokal secara terintegrasi.
c. Software perpustakaan yang dikembangkan oleh tim yang secara
khusus mendedikasikan keahliannya untuk bidang perpustakaan,
meliputi analisis, programmer, pustakawan dan praktisi
perpustakaan, sehingga terjamin konsentrasi, kompetensi,
profesionalisme, kompatibilitas serta keberlanjutan
pengembangannya.
d. Memiliki setting aturan sirkulasi yang sangat lengkap, berdasarkan
jenis anggota dan atau berdasarkan jenis buku serta dapat
menggunakan sistem denda dan sistem sewa.
e. Semi development, yaitu sebagai program paket yang siap pakai,
pengguna masih dapat meminta dibuatkan modul program, desain
laporan, dan lain-lain yang sesuai dengan kebutuhan lokal. Ini juga
merupakan jaminan bagi pengembangan sistem kedepan serta
jaminan bahwa manajemen perpustakaan dapat mengatur sistem
f. Adanya garansi dan jaminan technical support selamanya menjadi
jaminan keberlangsungan, keberlanjutan bahwa sistem akan terus
berjalan seandainya nanti terjadi kerusakan sistem, karena jelas
kemana harus minta bantuan teknis jika terjadi kerusakan.
g. Pengguna akan mendapatkan e-book gratis berbahasa Indonesia
yang sudah di inputkan di IBRA lebih dari seribu judul.
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Sejak berdirinya Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan ini pada
tahun 2010 masih menggunakan cara manual dalam pengelolaan
perpustakaan. Pada tahun 2012, Perpusda Tangsel telah memilih IBRA
sebagai sistem otomasi yang membantu pekerjaan sehari-hari staf
perpustakaan. Alasan mengapa memilih IBRA sebagai sistem otomasinya
dikarenakan software ini telah terangkum satu paket bersamaan dengan
pembuatan website perpustakaan daerah tangerang selatan.
Dalam mengimplementasikan sistem otomasi perpustakaan, penulis
melakukan wawancara kepada informan yang telah ditentukan sebelumnya
guna mendapatkan informasi mendalam dan akurat. terdapat beberapa
tahapan, yakni :
1. Persiapan Perangkat Keras
Sesuai hasil wawancara, langkah awal yang dilakukan oleh
Perpusda Tangsel dalam mengotomasi perpustakaan yaitu
mempersiapkan hardware-hardware yang dibutuhkan. Adapun
dan lain-lain juga termasuk furnitur untuk meletakkan hardware
tersebut.
a. Komputer
Hardware utama yang diperlukan dalam melakukan
otomasi sistem di perpustakaan, yaitu komputer. Sesuai
wawancara dan pengamatan penulis, komputer yang digunakan
dalam otomasi perpustakaan disini ada 5 unit, yaitu satu unit
komputer untuk bagian sirkulasi, satu unit komputer server dan
satu unit komputer penelusuran untuk pengguna serta dua unit
komputer untuk keperluan perpustakaan keliling yang tidak
tersambung ke jaringan terotomasi. Hal ini juga dijelaskan oleh
Bapak Arif32 :
“Kita ada tiga unit komputer ya. Sebenarnya ada lima unit, tapi yang dua dipake khusus buat PusLing (Perpustakaan Keliling) jadi cuman tiga buat layanan sirkulasi ini. Dua disini (meja petugas sirkulasi) dan satu lagi ada diatas (komputer penelusuran).”
Masing-masing bagian memiliki kebutuhan spesifikasi
komputer yang berbeda. Komputer server membutuhkan
spesifikasi yang lebih tinggi dibandingkan komputer pada
sirkulasi dan penelusuran dikarenakan komputer server
merupakan inti dari komputer-komputer dalam jaringannya
sehingga proses di komputer sirkulasi dan penelusuran
terhubung dengan database yang ada pada komputer server.
32 Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 20 September 2015 pukul 11.23 WIB
Berikut perbedaan spesifikasi komputer server dan komputer
untuk sirkulasi dan penelusuran :
Tabel 1 Spesifikasi Komputer Server, Sirkulasi dan Penelusuran
Dari tabel diatas, sudah jelas komputer untuk server
memiliki spesifikasi yang berbeda dengan komputer yang
digunakan untuk sirkulasi serta penelusuran. Dari segi
prosesornya, komputer server terpasang Quad Core 2GHz.
Sementara komputer untuk sirkulasi dan penelusuran hanya
Intel Atom dengan kecepatan prosesor 1.66 GHz. Selain itu,
kapasitas memorinya pun cukup signifikan perbedaannya.
Komputer server mempunyai kapasitas 4x lebih besar daripada
komputer untuk sirkulasi dan penelusuran dan selebihnya bisa
kita lihat dari tabel tersebut.
Di perpusda Tangsel ini, terdapat dua stasiun komputer
yang diletakkan di tempat yang berbeda-beda. Pertama,
No Spesifikasi Komputer Server Komputer Sirkulasi dan
Penelusuran
1 Processor Quad Core 2Ghz + CPU Intel (R) Atom (TM) CPU
N750 @1.66 GHz 2 System Type 32-bit Operating System 32-bit Operating System
3 Memory 4 GB DDR2 V-gen 1 GB
4 Monitor Hp Samsung
5 VGA PCI express card x 16
with 256Mb support dual view
NVIDIA GEVORCE4 MX 128Mb
6 Motherboard Gigabyte ASUS
Stasiun komputer OPAC atau Online Public Access
Cataloging (Katalog Akses Daring) yaitu komputer yang
ditujukan bagi pengguna perpustakaan untuk menelusur
informasi atau bahan pustaka yang ada di perpustakaan. OPAC
yang ada merupakan bagian dari menu yang terdapat pada
software IBRA. Komputer ini berjumlah 1 unit dan berada di
sudut ruang baca dan rak-rak buku.
Kedua, stasiun komputer administrasi. Hal ini ditujukan
bagi staf perpustakaan karena komputer administrasi ini
digunakan untuk bagian sirkulasi perpustakaan beserta
kegiatan pelaporan. Untuk bagian ini, perpusda Tangsel
memiliki dua unit komputer yang masing-masing telah
dipasang software IBRA. Posisi penempatan komputer ini pun
berada didekat pintu masuk perpustakaan. Komputer
diletakkan disebuah meja panjang, bersebelahan, dan dipisah
oleh sebuah CPU, barcode scanner dan mesin pencetak kartu
anggota. Kedua unit komputer ini digunakan untuk bagian
sirkulasi perpustakaan, mempunyai fungsi yang sama dan
digunakan bersamaan. Proses pengolahan buku-buku
dilakukan dikedua komputer administrasi ini, hal ini
dikarenakan menu pengolahan terintegrasi dengan menu
b. Printer
Sesuai observasi dan wawancara penulis, printer yang ada
di Perpusda Tangsel ini sebanyak dua unit. Printer ini tidak
tersambung ke komputer administrasi (server), sirkulasi atau
pun penelusuran. Kedua Printer tersebut berada di ruang
khusus yang mengolah semua dokumen Perpustakaan Keliling
atau PusLing yang terletak di ruang bagian belakang (samping
ruang baca) lengkap dengan komputernya yang tidak
tersambung jaringan.
Seperti yang diungkapkan Bapak Arif33 :
“Kalo printer kita ada dua ya. Tapi ya, printernya ada di (ruang) belakang soalnya dipake buat ngeprint dokumen-dokumen Pusling (Perpustakaan Keliling) aja. Jadi kalo kita mau ngeprint, kita baru dateng ke belakang.”
Jadi apabila bagian sirkulasi hendak mencetak suatu
dokumen, staf nya akan melakukannya secara manual, yaitu
dengan menyimpan file dokumen tersebut kedalam flashdisk
kemudian membawanya ke printer yang ada di ruang belakang
untuk dicetak. Masing-masing printer berjenis Canon PIXMA
iP2770 dan EPSON Laserjet.
c. Barcode Scanner
Sesuai observasi penulis, Perpusda Tangsel memiliki satu
unit barcode scanner yang berada di meja sirkulasi berjenis
Metrologic MS7120 Orbit Scanner namun belum digunakan
33 Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 Pukul 13.35
karena perpusda tangsel masih dalam proses pengubahan
nomor barcode. Disamping itu, barcode scanner ini rencananya
akan digunakan bersamaan dengan beroperasinya mesin
pencetak kartu anggota. Hal ini dipertegas dengan wawancara
penulis kepada Bapak Arif34 :
“Kita, buat (scan) barcode ada satu ya tapi belum difungsikan. Karna kita rencana mau dipakenya barengan sama kartu anggota. Jadi nanti bisa dipake buat scan no barcode buku dan kartu anggota.”
d. Mesin Pencetak Kartu Anggota
Sesuai observasi yang penulis lakukan, terdapat satu unit
mesin pencetak kartu anggota ZEBRA P330i yang diletakkan
di meja sirkulasi. Mesin ini belum dioperasikan karena sedang
dalam proses mengkonfigurasi kartunya agar bisa di scan
menggunakan barcode scanner. Hal ini juga diungkapkan oleh
Bapak Arif35 :
“Ini mesin untuk cetak kartu anggota. Masih belum kita pake si soalnya masih belum bisa disambungin ke IBRA nya jadi ya kita belum gunain tapi nanti bakalan kita pake kalo udah bisa.”
e. Furnitur
Sesuai dengan wawancara dan observasi penulis, semua
furnitur yang ada di Perpusda Tangsel, seperti meja dan kursi
telah disiapkan sebelum hardware lainnya dibeli. Hal ini
dikarenakan anggaran yang masih terbatas sehingga
furnitur-34
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 13.30
35 Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 20 September 2015 pukul 11.18 WIB
furniturnya terlebih dahulu dibeli sebelum hardware lainnya.
Hanya saja, furnitur yang ada di Perpusda Tangsel beberapa
kali mengalami perubahan posisi letak seiring terus
bertambahnya koleksi tercetak dan rak-rak bukunya. Hal ini
dipertegas dengan kalimat yang diungkapkan oleh Bapak Iif
Miftakhudin36 :
“kalo untuk pengaturan khusus kita ga ada karena kita tempatnya masih nyewa / masih ngontrak jadi serba terbatas. Keterbatasan ruangan jadi ya belom ada ketentuan khusus penempatan komputer dan sebagainya.”
Jadi, perubahan posisi letak furnitur disini akibat
pengaturan rak-rak yang baru dibeli. Pihak perpustakaan
mengatur agar rak baru ini bisa diposisikan di ruang yang
terbatas ini namun tidak mengesampingkan nilai estetika dan
mengganggu furnitur yang telah ada. Tidak menutup
kemungkinan bahwa di masa yang akan datang, furnitur yang
telah ada sekarang akan mengalami reposisi kembali.
2. Instalasi dan percobaan perangkat lunak
Sebelum melakukan instalasi perangkat lunak berupa IBRA,
terlebih dahulu yang harus diperhatikan berupa jaringan komputernya.
Jaringan komputer yang ada di Perpusda Tangsel ini jangkauannya
masih terbatas pada satu lokasi atau biasa disebut dengan istilah LAN
36 Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 pukul 10.32
(Local Area Network) dikarenakan faktor kemudahan dalam bertukar
file, backup data dan kemudahan dalam mengontrol data yang
keluar-masuk.
Dalam sebuah jaringan, terdapat berbagai macam topologi.
Topologi yang digunakan disini yaitu topologi bus.37
Gambar 1 Topologi LAN Bus
Alasan menggunakan topologi ini dikarenakan topologi ini
umumnya digunakan untuk jaringan komputer yang terhubung secara
sederhana sehingga komputer-komputer yang terlibat di dalamnya bisa
berkomunikasi satu sama lainnya.
“Kalo masalah jaringan ya, kita pake yang biasa-biasa aja. Pengaturan standar soalnya yang ngerjain dan instalasi segala macemnya kan dari vendornya langsung. Jadi kita tinggal pake.”38
Sesuai dengan observasi yang dilakukan penulis, ada beberapa
peralatan yang digunakan dalam jaringan ini, yaitu :
37
Naproni. Membangun LAN dengan Windows XP. (Jakarta : Elex Media Komputindo, 2007) h.7
38 Wawancara Pribadi Bapak Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 13.05 WIB
a. Network Interface Card
NIC atau Network Interface Card (Kartu Jaringan) yang
merupakan jembatan penghubung antara komputer dan jaringan
komputer berfungsi sebagai media pengirim data ke komputer
lain di dalam jaringan, mengontrol data flow antara komputer
dan sistem kabel, serta menerima data yang dikirim dari
komputer lain lewat kabel dan menerjemahkannya kedalam bit
yang dimengerti oleh komputer. NIC yang digunakan di
Perpusda Tangsel ini berupa NIC fisik yang telah terpasang
(ditancapkan) di Motherboard.
b. Modem (Modul Demodulator)
Gambar 2 Modul Demodulator atau Modem
Merupakan alat yang digunakan untuk terhubung ke
jaringan internet menggunakan kabel telepon atau yang biasa
disebut dengan istilah Online. Modem yang digunakan di
jaringan Fiber Optic Speedy. ISP atau Internet Service
Provider (Penyedia Layanan Internet) yang digunakan disini
yaitu Speedy Telkomsel sehingga modem ini mampu
mentransfer data hingga 100Mbps. Hal ini seperti yang
diungkapkan oleh Bapak Arif39 :
ISP yang kita langgan disini dari telkomsel yaitu Speedy. Kenapa pake speedy, karna koneksinya kenceng dan untuk taraf perpustakaan kita seperti ini, sudah cukup mumpuni ya
c. Wireless Access Point
Perpusda Tangsel mempunyai satu buah Wireless Access
Point atau disingkat WAP.
Gambar 3 Wireless Access Point
WAP merupakan alat yang digunakan untuk
menghubungkan komputer-komputer dalam suatu jaringan, dari
dan ke jaringan wireless (Nirkabel). Alat ini digunakan untuk
39 Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 13.15 WIB
menyambungkan akses internet secara wifi yang ditujukan
pada jaringan LAN Perpusda Tangsel. Dengan kata lain, WAP
merupakan Hub atau Switch versi nirkabel.
Gambar 4 Alur kerja Wireless Access Point
Alur kerja Wireless Access point dimulai dari modem yang
mentransmisikan internet ke WAP. Kemudian dari WAP akan
ditransmisikan kembali kepada komputer server beserta
komputer-komputer clientnya, yaitu komputer untuk layanan
sirkulasi dan komputer untuk penelusuran secara nirkabel.40
Alasan mengapa menggunakan WAP yaitu agar lebih efisien,
tidak menghabiskan banyak dana untuk membeli kabel dan
waktu yang dibutuhkan untuk instalasinya lebih cepat, seperti
yang diungkapkan Mas Iif41 :
40 Niko Rahmadi Wiharto, “Apa Perbedaan Wireless Access Point dan Wireless Router?” artikel
diakses pada 20 oktober 2015 dari http://www.pintarkomputer.com/2014/07/apa-perbedaan-wireless-access-point-dan-wireless-router.html
41 Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.02
“Kita pake access point ini biar lebih efisien aja sih,
soalnya ga perlu beli banyak kabel buat menyambungkan
semua komputer ke jaringan. Hemat biaya juga.
Instalasinya ga repot.”
d. Power over Ethernet (PoE)
PoE atau DC Power Injector merupakan alat yang
digunakan untuk menyalurkan listrik melalui kabel Ethernet
atau kabel UTP/STP.
Gambar 5 Power over Ethernet (PoE)
Terdapat dua buah PoE di Perpusda Tangsel. Satu PoE
disambungkan ke Modem, sedangkan PoE satunya lagi
disambungkan ke WAP. Alat ini berfungsi untuk
menyelesaikan masalah sulitnya mencari sumber power pada
pemasangan perangkat access point. Penggunaan PoE juga
perangkat membutuhkan 2 kabel UTP untuk data dan kabel
listrik untuk powernya. Dengan adanya PoE cukup
menggunakan satu kabel UTP dimana transfer data dan aliran
listrik terjadi dalam satu kabel. Seperti yang diungkapkan oleh
Bapak Iif42 :
Ini juga sama, kita pake biar efisien ya. Selain hemat biaya pembelian kabel dan sebagainya, kita juga hemat waktu dan tenaga. Singkatnya ga repot lah
Selanjutnya, proses instalasi perangkat lunak berupa IBRA. Hal ini
dilakukan oleh pihak vendor. Staf perpustakaan hanya memperhatikan
proses instalasi sekaligus bertanya jawab.
“Nah kalo proses instalasi IBRA nya ya, waktu itu kita Cuma merhatiin sambil nanya-nanya ini apa, buat apa, gimana-gimananya lah. Semua dilakuin sama pihak vendor mas.”43
Berikut tahap-tahap instalasi IBRA :
a. Masukkan CD instalasi IBRA ke dalam komputer server yang
telah tersedia. Komputer server di Perpusda Tangsel ini terletak
di bagian Sirkulasi. Lalu buka drive CD ROM
b. Double click (Jalankan) pada aplikasi tersebut. Kemudian akan
muncul menu kotak dialog yang bertuliskan lisensi.
42
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.09 WIB
43 Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 pukul 12.35 WIB
Gambar 6 Menu Lisensi Instalasi IBRA
Kotak dialog lisensi ini berisi info mengenai IBRA, beberapa
versi IBRA dan aturan yang diberlakukan terkait penggunaan
software ini. Klik Accept dan ikuti perintah selanjutnya.
c. Kemudian akan muncul menu selanjutnya yaitu menu
konfirmasi instalasi.
Menu konfirmasi instalasi ini berisi pemberitahuan sebelum
menyetujui instalasi IBRA berupa Sistem Operasi yang digunakan agar
kompatibel dengan software ini, direktori penyimpanan data dan
peringatan mengenai penumpukan data apabila telah diinstal
sebelumnya.
Dibawah pemberitahuan ini, terdapat kolom folder tujuan tempat
menyimpan data ini. Kita dapat memilih dimana akan disimpan data
IBRA ini dengan mengklik Browse. Disarankan untuk mengikuti
pengaturan default, yakni penyimpanan di folder C:\. Kemudian klik
Install dan tunggu hingga proses instalasi selesai dilakukan.
Setelah instalasi IBRA selesai, selanjutnya pasang xampp untuk
menjalankan aplikasi ini di browser yang ada. Browser default yang
digunakan yaitu Mozilla Firefox. Adapun tahapan pemasangan xampp,
yakni dengan membuka drive CD ROM yang berisi data instalasi IBRA
tadi kemudian copy shortcut xampp_start.exe dan xampp_stop.exe ke
desktop. Maka akan muncul shortcut xampp untuk memulai dan
Gambar 8 Shortcut xampp di desktop
Setelah shortcut xampp untuk memulai dan menutup program
IBRA ini muncul di desktop, klik dua kali pada shortcut xampp start.
Maka akan muncul menu seperti berikut ini.
Gambar 9 Tampilan dari Xampp Start
Setelah kotak menu xampp start ini muncul, maka secara otomatis
akan muncul tulisan konfirmasi untuk menjalankan aplikasi IBRA di
merupakan browser defaultnya. Aplikasi IBRA pun akan terbuka secara
otomatis melalui browser tersebut.
Gambar 10 Interface IBRA di browser
Proses instalasi selesai dan IBRA dapat digunakan.
Untuk menutup program, dapat dilakukan dengan mengklik dua
kali pada shortcut xampp_stop yang ada pada desktop. Maka akan
muncul kotak menu yang sama seperti memulai program namun
tulisannya berupa konfirmasi penutupan program selesai.
Kotak menu ini akan muncul beberapa detik dengan running text
yang muncul didalamnya bertuliskan Shutdown Complete lalu secara
otomatis tertutup bersamaan dengan pemberhentian program IBRA.
Setelah IBRA terpasang di komputer server, maka perlu dilakukan
percobaan kebutuhan perpustakaan, modul-modul apa sajakah yang
akan digunakan untuk menunjang aktifitas sehari-hari perpustakaan.
Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Iif44 :
“Salah satu menu yang pertama dicoba yaitu menu untuk memasukkan data (bibliografis) buku. Ini hal paling penting kan di perpustakaan, jadi dicoba buat input (data bibliografis) bukunya dulu”
Berikut langkah-langkahnya.
1. Klik Modul Pustaka Cetak yang terdapat pada Menu Sirkulasi
Gambar 12 Modul Pustaka Cetak
2. Kemudian klik pada tulisan “Tambah Koleksi”.
44 Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin 8 September 2015 Pukul 13.00 WIB
Gambar 13 Toolbar pada Modul Pustaka Cetak
3. Selanjutnya akan muncul Form Buku Teks berisi banyak
kolom-kolom yang harus diisi, seperti judul, pengarang, dll.
Kolom yang diikuti dengan simbol “ * “ wajib diisi.
Gambar 14 Tampilan Form Input Bukuteks
