BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pilkada merupakan singkatan dari pemilihan kepala daerah. PILKADA diselenggarakan untuk memilih gubernur, bupati, dan walikota ditiap kota. Dan PILKADA dilakukan setiap 5 tahun sekali. Pilkada diselenggarakan oleh Komisi Pemilihan Umum (KPU) dan diawasi oleh Panitia Pengawas Pemilihan Umum (PANWASLU). Tetapi pada pelaksanaannya, PILKADA dilakukan oleh Komisi Pemilihan Umum Daerah (KPUD). Khusus di Nanggroe Aceh Darussalam, Pilkada diselenggarakan oleh Komisi Independen Pemilihan (KIP) dengan diawasi oleh Panitia Pengawas Pemilihan Aceh (Panwaslih Aceh).
Dalam pengadaan barang untuk PILKADA BUPATI 2010 ini, pelaksanaannya dilakukan oleh perusahaan kontraktor yang bernama “CV FAJAR JAYA UTAMA”. Tidak hanya dalam hal pengadaan barang saja tetapi perusahaan kontraktor tersebut mengirimkan barang itu ke pihak KPU Kabupaten Bandung. Dari latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk memberikan informasi umum tentang pelaksanaan proyek pengadaan dan pengiriman barang untuk kepentingan PILKADA BUPATI Bandung 2010.
1.2 Rumusan Masalah
Perumusan masalah yang akan diangkat oleh penulis dalam laporan kuliah kerja lapangan ini adalah :
a. Bagaimana proses Pelaksanaan “Proyek Pengadaan dan Pengiriman Barang Untuk Kepentingan PILKADA Bupati Bandung Tahun 2010” ?
b. Bagaimana kendala dalam pelaksanaan “Proyek Pengadaan Dan Pengiriman Barang Untuk Kepentingan PILKADA Bupati Bandung Tahun 2010” ?
1.3 Tujuan Laporan KKL
Adapun tujuan dari penulisan laporan kuliah kerja lapangan ini adalah : a. Untuk mengetahui proses Pelaksanaan “Proyek Pengadaan dan Pengiriman Barang
Untuk Kepentingan PILKADA Bupati Bandung Tahun 2010”.
b. Untuk mengetahui kendala dalam pelaksanaan “Proyek Pengadaan Dan Pengiriman Barang Untuk Kepentingan PILKADA Bupati Bandung Tahun 2010”. c. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala dalam “Proyek Pengadaan Dan
Pengiriman Barang Untuk Kepentingan PILKADA Bupati Bandung Tahun 2010”.
1.4 Manfaat Laporan KKL
Manfaat yang bisa didapat dari laporan kuliah kerja lapangan ini adalah : Bagi Penulis :
a. Bisa mendapatkan gambaran yang jelas tentang situasi di perusahaan tempat penulis bekerja.
b. Penulis bisa mendapatkan pemahaman tentang tata cara dan proses kerja perusahaan kontraktor.
Bagi Pembaca :
a. Bisa memberikan informasi umum bagi pembaca yang akan melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan di perusahaan kontraktor.
1.5 Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah :
a. Observasi Partisipatif
Yaitu dimana penulis terjun dalam penelitian yang dilakukan secara langsung ke perusahaan untuk memperoleh data yang di perlukan.
b. Studi Pustaka Cyber (internet)
Yaitu penulis mengumpulkan data dan informasi dari situs internet ataupun website yang berhubungan dengan tema laporan Kuliah Kerja Lapangan ini.
1.6 Lokasi dan waktu kuliah kerja lapangan
BAB 2
PERUSAHAAN KONTRAKTOR DAN PROSES ADMINISTRASI
2.1 Perusahaan kontraktor
2.1.1 Pengertian Perusahaan Kontraktor
Menurut Ervianto (2002) definisi perusahaan kontraktor adalah orang atau badan usaha yang menerima pekerjaan dan melaksanakan pekerjaan sesuai yang ditetapkan gambar rencana, peraturan dan syarat-syarat yang ditetapkan.kontraktor dapat berupa perusahaan perorangan yang berbadan hukum atau atau sebuah badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan.
(sumber, www.digilib.petra.ac.id) 2.1.2 Tingkat Organisasional diperusahaan kontraktor
Ada 4 tingkatan organisasional perusahaan kontraktor yaitu : 1. Struktur perusahaan.
2. Fungsi manajemen antara kantor pusat dengan kantor di lapangan. 3. Administrasi proyek yang dikerjakan.
4. Kelengkapan proyek yang terdiri dari biaya,durasi,keuntungan,aliran kas dan persentase kemajuan fisik proyek.
2.1.3 Sistem Kerja Perusahaan Kontraktor
2.1.4. Tugas Dan Tanggung Jawab Perusahaan Kontraktor
Adapun tugas dan tanggung jawab yang wajib dipatuhi oleh perusahaan kontraktor adalah:
1. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambaran perencanaan,syarat,penjelasan dan rincian dari surat penawaran.
2. Perencanaan dan pengendalian waktu,biaya,kualitas dan keselamatan kerja.
3. Menyediakan alat keselamatan kerja untuk menjaga keselamatan pekerja dan masyarakat.
2.1.5 Cara mendirikan perusahaan kontraktor
Jika ada yang berkeinginan mendirikan perusahaan jasa kontraktor dimulai dari mengurus Akte Pendirian, SKT dan SBU. Ketiganya merupakan syarat mutlak bagi perusahaan yang ingin mengikuti proses pelelangan.Berikut, ini adalah langkah yang diperlukan ketika akan mendirikan perusahaan berbentuk CV.
Yang pertama adalah Akte Pendirian, datangi notaris setempat dan utarakan keinginan anda untuk mendirikan perusahaan. Pilih dan jelaskan bidang” pekerjaan yang ingin anda cantumkan didalam akte pendirian perusahaan tersebut. Lantas beritahukan jenis perusahaan yang akan anda dirikan, berbentuk CV atau PT. Syarat untuk dapat mengurus Akte Pendirian adalah, bukti pembayaran PBB (Pajak Bumi dan Bangunan) tempat perusahaan itu beralamat dan berkantor nantinya.
notaris, pas photo dan cap perusahaan. Untuk SIUP, anda akan ditanyakan apakah golongan usaha KECIL, MENENGAH atau BESAR. Pilih sesuai besar modal yang anda miliki, ini akan menentukan dalam mengikuti pelelangan.
Setelah semuanya sudah anda dapatkan berkasnya, hal berikutnya yang mesti anda urus adalah NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) perusahaan di Direktorat Pajak setempat. Pengurusan NPWP dapat dilakukan dengan melampirkan kopi berkas-berkas yang sebelumnya telah diurus atau tanyakan lagi jika ada syarat-syarat yang lainnya. Disini anda akan mendapatkan :
1.Kartu NPWP
2.SKPD (SURAT KETETAPAN PAJAK DAERAH)
3.SURAT KETERANGAN TERDAFTAR
Setelah NPWP telah didapatkan (berbentuk seperti KTP) maka yang diperlukan berikutnya adalah mengurus lagi PKP (Pengusaha Kena Pajak ) pengurusan PKP masih bisa dilakukan di Direktorak Pajak Setempat. Ini berguna untuk dapat mengurus pembayaran pajak apabila mendapat pembayaran (termin) dari pekerjaan yang dilakukan.
Masih ada proses lagi,sebelum bisa mengikuti pelelangan. Pemilik harus melengkapi lagi dengan SKT (Surat Keterangan Tenaga Teknis ) dan SBU (Surat Badan Usaha).Sebelum mengurus SBU, biasanya asosiasi tempat kita mengurus SBU akan menanyakan tentang tenaga teknis perusahaan. Jika anda seorang direktur yang kebetulan memiliki ijazah teknik maka anda dapat sekaligus menjadi tenaga teknisnya. (ini khusus untuk perusahaan yang berbentuk CV) dan jika anda bukan direktur dengan ijazah teknik maka harus mesti mencari seseorang minimal tamatan STM untuk ditempatkan sebagai tenaga teknis diperusahaan anda. Untuk mengurus SKT Bisa langsung ke LPJK atau asosiasi profesi yang telah diakui oleh LPJK. Asosiasi itu antara lain di IAI-Ikatan Arsitek Indonesia (khusus teknik arsitek), HAKI-Himpunan Ahli Kontruksi Indonesia (khusus teknis sipil), ATAKI (Asosiasi Tenaga Ahli Konstruksi Indonesia (bisa teknik arsitek, teknik sipil, teknik lainnya dan Sekolah Kejuruan Teknik) dll.Asosiasi” ini merupakan badan sertifikasi. Anda pilih,mau mengurus SKT atau langsung SKA/KTA (khusus untuk s1 dan jenjang pendidikan diatasnya). Syarat mengurus SKT atau SKA adalah ; kopi ijazah terakhir, pas photo dan mengisi formulir pendaftaran. (atau syarat lainnya dapat ditanyakan langsung ke asosiasi profesi tersebut) dan mesti lulus ujian sertifikasi terlebih dahulu. Selanjutnya pilih sub bidang apa saja yang yang tercantum nantinya didalam sertifikat keahlian.
Maka lengkap sudah administrasi perusahaan kontraktor. Dan bisa segera membeli koran yang berisi pengumuman pelelangan atau melihat di papan pengumuman asosiasi atau instansi setempat atau bisa juga dengan memasang telinga lebar-lebar untuk mendengar bisik-bisik dimana instansi yang akan melakukan pelelangan.
2.2 Pengertian Administrasi
2.2.1 Pengertian Administrasi Secara Harafiah
a.“Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama” (Newman, 1963).
b.“Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil” (White, 1958).
c.“Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama” (Simon, 1958).
.2.2 Pengertian Administrasi Dalam Bahasa Indonesia
Sedangkan pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia terbagi menjadi 2 macam yaitu :
1. Administrasi berasal dari bahasa Belanda, "Administratie" yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
2. Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)
Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.
2.2.3 Administrasi dan Proses
Administrasi dan proses adalah kegiatan sebagai Proses perumusan-perumusan administrasi sebagai kegiatan yang terdapat dalam kepustakaan Indonesia adalah “ jadi apabila bicara mengenai ‘administrasi’ maka jelas yang dimaksud adalah penyelenggaraan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan pokok dari masyarakat dan anggota-anggotanya”(:Abdulrachman 1971).
(sumber,www.id.wikipedia.org)
Jadi Administrasi dan Proses itu dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu :
a. Administrasi dalam arti Institutionil, yang mana administrasi dimaksudkan sebagai keseluruhan orang/kelompok orang-orang yang sebaga suatu kesatuan menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama
b. Administrasi dalam arti fungsionil, yang dimaksud dengan fungsionil ialah segala kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan (termasuk juga didalamnya tindakan untuk menenyukan tujuan itu sendiri, atau dengan kata lain bersifat melihat kedepan, artinya melihat kepada pencapaian tujuan pada masa yang akan datang.
BAB 3
CV FAJAR JAYA UTAMA
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
CV. Fajar Jaya Utama adalah perusahaan kontraktor yang berdiri pada tanggal 15 Desember 1998. Perusahaan ini beralamat di jalan Cikambuy tengah no.36 Katapang Soreang. Perusahaan ini dipimpin oleh pa Cucu Setiawan,SE. Proyek yang pernah digarap perusahaan ini adalah konstruksi bangunan, pengadaan barang,pembangunan infrastruktur kota. Seperti, proyek “Pengadaan Suku Cadang Kendaraan Dan Alat berat”, dan lain-lain. Namun perusahaan ini lebih banyak bekerja dibidang konstruksi bangunan.
Perusahaan ini juga pernah mendapatkan tawaran proyek untuk membangun gedung-gedung pemerintahan seperti Gedung logistik Polisi sektor (POLSEK) diSumedang, gedung pertanian milik (PERHUTANI) di lembang dan lain-lainnya. Dan perusahaan ini juga pernah menangani proyek di kota-kota luar bandung seperti, Cirebon, Majalengka dan Tasik
3.2 Struktur Organisasi
Di bagian struktur organisasi ini penulis membuat 2 struktur organisasi yaitu struktur organisasi perusahaan dan struktur organisasi lapangan.
1.Struktur Organisasi Perusahaan
3.3 Visi dan Misi Perusahaan
Adapun Visi dan Misi dari CV. Fajar Jaya Utama adalah sebagai berikut : 1.Pekerjaan adalah prioritas yang pertama dalam perusahaan kami.
2.Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan Pemilik proyek. 3.Memperbaiki efektifitas kerja secara terus menerus. 4.Mengedepankan kualitas di dalam bekerja
3.4 Divisi Administrasi dan Proses
Dalam Kuliah kerja Lapangan ini, penulis mendapatkan kesempatan untuk magang di sebuah perusahaan kontraktor yang bernama “CV. FAJAR JAYA UTAMA”. Dan penulis bekerja di bagian administrasi sebagai “Administrasi dan proses” untuk membantu melaksanakan “proyek pengadaan & pengiriman barang untuk keperluan PILKADA bupati Bandung” di dalam proyek tersebut perusahaan ditunjuk untuk mengadakan barang-barang keperluan tempat pemilihan suara (TPS) seperti kotak suara, paku pencoblos, pulpen, spidol dan lain-lain dan perusahaan juga harus mengirimkan barang-barang tersebut ke 36 kecamatan yang ada di Bandung. Yang dikerjakan selama 45 yaitu dari tanggal 07 Juli ~ 23 Agustus 2010.
BAB 4
PELAKSANAAN “PROYEK PENGADAAN BARANG DAN PENGIRIMAN BARANG UNTUK KEPENTINGAN PILKADA BUPATI BANDUNG 2010”
4.1 Agenda KKL
Pada pelaksanaan proyek pengadaan dan pengiriman barang untuk kepentingan PILKADA Bupati Bandung 2010, terdiri dari beberapa proses pelaksanaan yaitu, proses pencocokan barang, pembelian barang, pengepakan barang, dan pengiriman barang. Berikut adalah penjelasan dari proses pengerjaan tersebut.
4.1.1 Pencocokan Barang
Pencocokan barang pada tahap pertama dilakukan pada tanggal 13 Juli 2010 sampai 19 Juli 2010. Pada pencocokan barang tahap pertama penulis dan para pekerja mencocokan alat-alat tulis seperti ballpoint dan spidol baik itu yang besar maupun yang kecil. Jumlah pengiriman alat tulis yang besar membuat penulis dan pekerja lama dalam proses pengerjaannya.
Pada pencocokan barang tahap kedua, adalah pencocokan barang-barang seperti lem, isolasi, kantong plastik ukuran besar, tali pengikat(rapia), paku payung dan karet gelang. Pencocokan barang pada tahap kedua membutuhkan waktu untuk mengerjakan selama satu minggu penuh dan penulis dan pekerja mengerjakannya sampai malam hari karena barang yang harus dicocokan kali ini sangat banyak dibanding pada pencocokan tahap pertama .
yang akan dicocokkan adalah paku pencoblos, bantalan busa, gembok kotak suara dan kotak suara.
4.1.2 Pembelian Barang
Pembelian barang pada tahap pertama, penulis tidak ikut serta dalam proses pembelian. Karena penulis mulai magang 1 minggu setelah proyek dimulai. Pada tahap pertama pembelian perusahaan membeli alat-alat tulis seperti, ballpoint hitam dan spidol hitam (besar dan kecil).
Pada pembelian tahap kedua, pembelian dilakukan selama 2 hari yaitu pada tanggal 24 Juli 2010 dan pada tanggal 25 Juli 2010. Pada hari pertama perusahaan membeli lem kertas dan isolasi, pada hari kedua kantong plastik (kresek) besar, paku payung dan tali rapia.
Dan pada pembelian tahap ketiga, perusahaan membeli paku pencoblos, bantalan busa dan kotak suara. Proses pembelian pada akhir ini sama dengan tahap kedua yakni 6 Agustus sampai 7 Agustus 2010.
4.1.3 Pengepakan Barang
4.1.4 Pengiriman Barang
Pada proses ini, barang-barang yang sudah dipak dikirim ke KPU kabupaten Bandung. Dan ditahap akhir penulis tidak ikut serta karena masa KKL sudah berakhir.
4.2 Kendala dalam melaksanakan Proyek Pengadaan dan Pengiriman Barang Untuk Kepentingan PILKADA Bupati Bandung 2010
Berikut adalah kendala yang penulis hadapi dalam mengerjakan proyek Pengadaan dan Pengiriman Barang Untuk Kepentingan PILKADA Bupati Bandumg 2010 :
a. Pekerjaan tidak sesuai dengan bidang yang penulis pelajari diperkuliahan Sebuah pekerjaan haruslah berhubungan dengan apa yang dipelajari dan dengan apa yang seseorang bisa dikerjakan (bakat seseorang). Jika seseorang bekerja, tetapi tidak dengan bidang yang dipelajarinya, akan membuat orang itu bingung dengan apa yang akan dikerjakannya. Begitu juga dengan apa yang dialami penulis, pekerjaan yang dikerjakannya tidak sesuai dengan yang dipelajarinya ketika diperkuliahan. itu membuat penulis merasa bingung, kaku dengan pekerjaan yang diberikannya. Perasaan takut salah sering muncul ketika mengerjakan sesuatu dan ketika membuat keputusan.dan yang memperburuk keadaan, pekerjaan ini merupakan pekerjaan yang pertama kali dilakukan penulis.
hanya menggunakan cara manual. Oleh karena itu, proses penghitungan dan penjumlahan barang memakan waktu yang sangat lama.
Sedangkan diperkuliahan, penulis tidak mempelajari cara menghitung yang biasa digunakan dalam penghitungan dan penjumlahan barang pada perusahaan tersebut. Bila bidang pekerjaan sesuai dengan yang dipelajari maka proses pengerjaannya akan lebih mudah dan lebih cepat.
b. Kurangnya pengalaman penulis dalam bidang administrasi
Kurangnya pengalaman penulis dalam bidang administrasi ini juga menjadi kendala dalam melaksanakan proyek ”Pengadaan Dan Pengiriman Barang Untuk Kepentingan PILKADA Bupati Bandung 2010”.
Penulis yang baru pertama kali merasakan dunia kerja, tidak mempunyai pengalaman. Tetapi harus bekerja bukan hanya tidak sesuai dengan apa yang dipelajari diperkuliahan, namun juga harus mengatur para pekerja dilapangan. Seseorang yang baru pertama kali didunia kerja akan merasa gugup sehingga belum bisa mengerjakan pekerjaannya secara maksimal.
ini mengerjakan beberapa proyek sekaligus), jadi para pekerja menjadi kelelahan karena kekurangan tidur. Dan pengepakan barang menjadi lama untuk diselesaikan.
c. Jam kerja yang pendek
Dan kendala yang ketiga adalah durasi jam kerja yang sebentar, tetapi pekerjaan yang harus dikerjakan banyak. Jam kerja penulis dimulai pada pukul 08:30 – 14:00.sementara, pada waktu proses mengepak barang penulis harus mencek ulang jumlah barang, dan bisa selesai pada sore atau malam hari. Apalagi jika penulis terganggu oleh tugas lain saat sedang mengepak barang, pengerjaan bisa selesai sampai malam atau besok. Penulis sering bekerja lembur untuk menyelesaikan pekerjaan bahkan sampai menginap digudang. Walaupun jam kerja ditambah, tetap saja pekerjaan menumpuk.
4.3 Cara mengatasi kendala dalam melaksanakan proyek pengadaaan pengiriman barang untuk kepentingan PILKADA Bupati Bandung 2010
Adapun cara yang penulis gunakan dalam mengatasi setiap kendala yang muncul saat mengerjakan proyek, diantaranya :
a. Pekerjaan tidak sesuai dengan bidang yang penulis pelajari diperkuliahan diatasi dengan masukan-masukan dan nasihat yang didapat dari orang tua, saudara dan teman yang sudah berpengalaman didunia kerja.
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
Dari data dan analisis yang penulis dapatkan, dapat ditarik ksimpulan bahwa : a. Pelaksanaan Proyek pengadaan dan pengiriman barang untuk kepentingan
PILKADA Bupati Bandung 2010 terdiri dari beberapa proses pelaksanaan yaitu, proses pencocokan barang, pembelian barang, pengepakan barang, dan pengiriman barang. Berikut adalah penjelasan dari proses pengerjaan tersebut. b. Kendala dalam melaksanakan Proyek Pengadaan dan Pengiriman Barang
Untuk Kepentingan PILKADA Bupati Bandung 2010 adalah Pekerjaan tidak sesuai dengan bidang yang penulis pelajari diperkuliahan, Kurangnya
pengalaman penulis dalam bidang administrasi, dan jam kerja yang pendek. c. Cara mengatasi kendala dalam melaksanakan proyek pengadaaan pengiriman
barang untuk kepentingan PILKADA Bupati Bandung 2010 diantaranya mendapatkan masukan-masukan dan nasihat yang didapat dari orang-orang yang sudah berpengalaman didunia kerja, menggunakan metode Trial and error atau learning by doing, dan bekerja lembur atau menginap dikantor atau pekerjaan yang belum selesai dibawa kerumah.
5.2 Saran
Dibawah ini adalah beberapa saran yang penulis harapkan :
b. Lebih mendekatkan diri antara atasan dan bawahannya agar tidak terjadi kesenjangan.
INFORMASI UMUM TENTANG PELAKSANAAN PROYEK
PENGADAAN DAN PENGIRIMAN BARANG UNTUK
KEPENTINGAN PILKADA BUPATI BANDUNG 2010
LAPORAN KULIAH KERJA LAPANGAN
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Mata Kuliah Kerja Lapangan
Program Studi S1 Fakultas Sastra Jurusan Sastra Jepang Universitas
Komputer Indonesia
OLEH :
RYAN SETIANA 63807006
