TUGAS AKHIR
ANGGARAN DAN PENGAWASAN BEBAN OPERASIONAL
PADA PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Diajukan Oleh :
ZSA – ZSA VIRAMITA TAMBUNAN
072102014
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim…
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat, karunia, dan
hidayahNya yang telah memberikan kesehatan, pikiran, dan ilmu pengetahuan
sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi minor ini. Adapun judul skripsi minor
ini adalah “ Anggaran dan Pengawasan Beban Operasional Pada Program
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ” dimana tujuan
penulisan ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan
pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan skripsi ini saya telah berupaya semaksimal mungkin
untuk mendapatkan hasil yang terbaik dan nantinya dapat bermanfaat bagi semua
pihak yang membutuhkan. Saya menyadari bahwa dalam penulisan skripsi minor
ini masih banyak terdapat kekurangan baik dalam teknik penulisan maupun isinya.
Oleh karena itu, saya sangat berharap kritikan dan saran yang membangun dari
berbagai pihak demi kesempurnaan skripsi minor ini.
Dalam penulisan skripsi minor ini, banyak pihak yang telah memberikan
bantuan, dorongan, semangat serta bimbingan kepada saya. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih kepada :
1. Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah banyak berkorban dan memberikan
doanya sehingga saya bisa menyelesaikan skripsi minor ini
Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi DIII
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi DIII
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Mutia Ismal, MM, Ak selaku dosen pembimbing yang telah memberikan
saran dan masukan kepada saya dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Seluruh dosen dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Akhirnya, semoga skripsi minor ini dapat bermanfaat bagi saya dan bagi
semua pihak. Semoga Allah SWT selalu melindungi dan melimpahkan rahmatNya
dan membalas kebaikan kita semua.
Amin Ya…Robbal’ Alamiin
Medan, Mei 2010
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ………... 3
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian………... 3
D. Sistematika Penelitian………. 4
1. Jadwal Penelitian………... 4
2. Rencana Isi……… 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU………... 7
A. Sejarah Singkat………... 7
B. Struktur Organisasi………. 9
C. Job Description………... 14
D. Jaringan Usaha / Kegiatan……….. 19
E. Kinerja Usaha Terkini………. 19
F. Rencana Kegiatan………... 20
BAB III TOPIK PENELITIAN... 21
A. Defenisi Beban... 21
B. Klasifikasi Beban Operasional……… 22
D. Perencanaan dan Anggaran Beban Operasianal……… 24
E. Pengawasan Beban Operasional……… 27
F. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan………. 39
G. Analisa Perencanaan dan Pengawasan Beban Operasional…….. 31
BAB IV PENUTUP……… 42
A. Kesimpulan………... 42
B. Saran………. 43
BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang Masalah
Dewasa ini lembaga perguruan tinggi semakin maju dan pesat
sehingga semakin kompleks pula tuntutan masyarakat pengguna jasa
perguruan tinggi. Dengan demikian, lembaga perguruan tinggi dituntut
agar dapat mengelola sumber daya yang ada secara efektif dan efisien.
Misalnya, dalam hal pengawasan pengadaan alat-alat tulis kantor yang
harus dilakukan dengan tepat agar tidak terjadi pembelian yang berlebihan.
Oleh karena itu, penggunaan sumber daya ekonomi oleh lembaga
perguruan tinggi harus direncanakan dengan sebaik-baiknya. Perencanaan
merupakan upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan,
yang mana tujuan utamanya yaitu memberikan umpan maju (feed forward)
agar memberikan petunjuk bagi setiap pimpinan bagian. Lembaga
perguruan tinggi juga harus menyusun perencanaan tersebut secara
komperhensif agar semua pimpinan bagian mengetahui apa yang harus
dilakukan dan dikerjakan.
Dalam meningkatkan kemampuan dan kinerja, lembaga perguruan
tinggi harus membuat suatu perencanaan kerja yang harus disertai juga
dengan pengawasan. Pengawasan berarti melakukan penilaian atas
pelaksanaan pekerjaan dengan membandingkan realisasi rencana
(anggaran) dan yang paling utama dalam membuat perencanaan adalah
Anggaran merupakan rencana kegiatan lembaga perguruan tinggi
yang mencakup kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi satu sama lain, lalu dinyatakan dalam satuan uang dan
berlaku untuk masa yang akan datang. Apabila terjadi perbedaan antara
anggaran dan realisasi yang cukup besar, maka perlu dilakukan analisa
terhadap perbedaan tersebut. Dengan analisa yang dilakukan maka akan
diketahui penyimpangan yang terjadi menguntungkan atau tidak bagi lembaga
perguruan tinggi itu sendiri dan langkah apa yang harus dilakukan agar
mencegah terjadinya kemungkinan merugi dimasa yang akan datang.
Perencanaan dan pengawasan beban operasional erat kaitannya
dengan anggaran. Anggaran yang bertujuan untuk mengalokasikan sumber
daya untuk mencapai tujuan yang diinginkan dan sebagai alat untuk
mengawasi pelaksanaan aktivitas pada lembaga perguruan tinggi agar dapat
berjalan efektif. Anggaran yang disusun harus diikuti oleh pengawasan. Suatu
anggaran yang baik dan tepat dapat membantu pihak manajemen melakukan
pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan pada lembaga perguruan tinggi.
Anggaran pada lembaga perguruan tinggi disusun berdasarkan atas kinerja
masa lalu dan dibentuk oleh pertimbangan rasional mengenai faktor-faktor
yang mempengaruhi pelaksanaan kegiatan masa yang akan datang.
Prosedur penyusunan anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dimulai dari proses pengumpulan data anggaran, anggaran
yang disusun diperinci lagi menjadi anggaran bulanan dengan maksud untuk
membandingkan data aktual dengan anggaran, kemudian anggaran yang telah
disusun dilaporkan kepimpinan untuk disahkan menjadi pegangan atau
pedoman dalam menjalankan operasi kegiatannya.
Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggung jawab atas
penyusunan dan perencanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi Fakultas
Ekonomi itu sendiri. Namun, dalam hal ini penyusunan anggaran tidak
dilakukan sendiri, pimpinan dapat mendelegasikan kepada bawahannya yang
berkompeten, tetapi pimpinan harus tetap mengawasi dan membimbing
bawahannya dalam penyusunan anggaran tersebut.
Melihat begitu pentingnya perencanaan dan pengawasan biaya
operasional bagi lembaga perguruan tinggi dalam menjalankan operasinya dan
mencapai tujuan atau sasaran yang ditentukan , maka tugas akhir ini akan
membahas anggaran dan pengawasan. Adapun judul tugas akhir ini“
Anggaran dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Program Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”.
B. Perumusan Masalah
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa suatu lembaga perguruan
tinggi perlu melakukan penyusunan anggaran biaya khususnya biaya
operasional dengan seefisien mungkin guna mencapai tujuan yang diharapkan.
Selain itu, anggaran dapat membantu pihak manajemen atau pimpinan bagian
dalam mengambil keputusan untuk mengelola biaya-biaya yang akan
dikeluarkan. Sehubungan dengan itu penulis merumuskan permasalahan
operasional pada Fakultas Ekonomi Diploma III Universitas Sumatera Utara
telah berjalan dengan baik?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan penelitian
Adapun tujuan penulis melakukan penelitian yaitu :
a. Untuk mengetahui bagaimana Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara menyusun anggaran dan mengendalikan beban
operasional.
b. Untuk mengetahui sejauh mana perencanaan dan pengawasan
biaya operasional telah diterapkan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian antara lain yaitu :
a. Bagi penulis
Untuk mengetahui bagaimana penerapan perencanaan dan
pengawasan biaya operasional
b. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sebagai bahan masukan bagi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dalam melakukan perencanaan dan pengawasan
biaya operasional dan juga memberikan masukan untuk mengatasi
penyimpangan yang terjadi agar dapat diperbaiki.
Sebagai bahan perbandingan dan masukan untuk penelitian
yang membahas topik yang sama.
D. Sistematika Penelitian
1. Jadwal survei / observasi
Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara yang terletak di JL. Prof. TM. Hanafiah, SH.
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No Kegiatan April 2010 Mei 2010
IV I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
2. Rencana Isi
BAB I : PENDAHULUAN
Menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud
dan tujuan, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal
survey/observasi dan rencana isi.
UTARA
Menguraikan sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi, job
description, jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana
kegiatan.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Menguraikan hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu
mengenai Anggaran dan Pengawasan Beban Operasional pada Program
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : PENUTUP
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun
1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan
sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan
Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No.
26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh
dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan
Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga)
departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
a. menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar,
b. meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN,
d. senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya,
e. peningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. menghasilkan lulusan yang berkualtas dan mampu bersaing dan menyesuaikan
diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional,
b. menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan
pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan
perubahan,
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Rektor dan
Pembantu Rektor
Dekan dan
Pembantu Dekan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Departemen
Dewan Pertimbangan
Fakultas
Kepala Bagian Tata
Usaha Fakultas
Unit Penunjang
Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Fakultas Kepala Lab/Studio/
Bengkel Ketua Program Studi
Intra Departemen Ketua Program Studi Inter
Departemen
Ket :
: Atasan berhubungan langsung dengan bawahan dan dapat memberikan perintah
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM & H,
M.Sc ( CTM ), SP. A(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono, MS
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA
Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng
Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, Macc, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, Msi
ANGGOTA
Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, Msi
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Azhar Maksum, Mec.Ac, Ak
Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc
Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, Msi
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak
Ami Dilham, SE, Msi
Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc
Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsosSc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,
Msi
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, Msi, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE,
MBA
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kamaria, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, MSi
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailani, S.Sos
B. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,
b. menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,
c. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan,
d. melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan,
e. melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan
fakultas,
f. melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat,
g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakulta,
h. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas,
i. melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,
j. melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas,
k. menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,
c. melakukan administrasi akademik,
d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik,
e. menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum,
f. melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,
g. melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas,
h. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan,
c. melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas,
d. melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,
f. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan,
g. melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi,
perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta
pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya,
h. mengoperasionalkan sistem informasi keuangan,
i. melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan,
j. menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan
bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian,
c. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai,
d. melaksanakan urusan mutasi pegawai,
e. memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,
f. memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti,
g. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai,
h. memproses SK jabatan struktural dan fungsional,
j. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan
alumni,
c. melakukan administrasi kemahasiswaan,
d. melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan,
e. mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi,
f. mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas,
g. melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa,
h. melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan,
i. mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni,
j. melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni,
k. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,
c. mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan,
d. melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan,
e. melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan,
f. melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan,
g. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian,
A. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan
masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang
menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada
perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih
berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas,
melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan,
serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat
sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan
pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang
mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja
nantinya.
B. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai
itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh
fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua
karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam
bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal
diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang
dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan
pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam
universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian
kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat,
memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan
bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian jug tetap dilaksanakan fakultas,
seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul
Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademik selalu memiliki
nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta
selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil,
b. Perkuliahan semester genap / ganjil,
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil,
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Defenisi Beban
Salah satu bentuk pengawasan yang harus diterapkan pada lembaga
perguruan tinggi adalah pengawasan beban operasional. Hal ini
disebabkan karena beban operasional merupakan salah satu hal yang
berpengaruh terhadap kegiatan lembaga perguruan tinggi untuk mencapai
tujuannya. Untuk mencapai tujuannya lembaga perguruan tinggi harus
mampu meminimalisasi beban operasionalnya.
Namun sebelum membahas lebih jauh mengenai beban operasional
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terlebih dahulu akan
diuraikan beberapa pendapat para ahli yang berkaitan dengan definisi
beban, Sugiyarso dan Winarni ( 2005: 13 ) mendefenisikan beban sebagai
berikut “ Beban adalah Penurunan manfaat ekonomi selama suatu periode
akuntansi dalam bentuk arus keluar atau berkurangnya aktiva atau
terjadinya kewajiban yang mengakibatkan penurunan ekuitas yang tidak
menyangkut pembagian kepada penanaman modal. “ Kholmi ( 2004 : 29 )
mendefenisikan beban sebagai berikut “ Beban merupakan sumber daya
atau nilai kas yang dikorbankan untuk mendapatkan barang atau jasa yang
diharapkan dapat memberi manfaat saat sekarang atau di masa yang akan
Dari semua pendapat di atas, maka dapat diambil sebuah
kesimpulan bahwa beban merupakan seluruh pengorbanan yang
dikeluarkan untuk memperoleh barang maupun jasa yang kesemuannya itu
dapat diukur dengan uang.
A. Klasifikasi Beban Operasional
Informasi beban disajikan untuk memenuhi kebutuhan lembaga
perguruan tinggi yang harus disesuaikan dengan tujuan penggunaannya.
Klasifikasi beban operasional menurut Skousen ( 2004 : 242 ) dalam
bukunya Akuntansi Menengah 1 menjadi :
1. Beban Administrasi dan Umum ( Administration and General
Expenses )
Biaya administrasi dan umum yaitu semua beban yang berkaitan
dengan fungsi administratif dan umum. Adapun yang termasuk
dalam pengelompokan beban ini antara lain, belanja pegawai,
belanja perjalanan, belanja pemeliharaan, dan belanja barang untuk
bahan, inventaris, langganan daya dan jasa, serta penyelenggaraan.
2. Beban Keuangan ( Financial Expenses )
Beban keuangan merupakan beban yang berkaitan dengan fungsi
penyediaan dana, misalnya ; beban administrasi bank, beban
bunga, dan beban provisi kredit.
Setelah kita mengetahui pengertian mengenai beban dan klasifikasi
beban, maka kita juga dapat mengetahui apa itu beban operasional. Jadi,
pengorbanan yang dikeluarkan oleh lembaga perguruan tinggi untuk
mendanai kegiatan operasinya demi mencapai tujuan yang diinginkan ”.
Pengelompokkan beban menurut Harahap ( 2000 : 32 ) adalah sebagai
berikut:
1. Beban Administrasi dan Umum
Fungsi administrasi dan umum merupakan fungsi yang
berhubungan dengan kegiatan penetuan kebijaksanaan,
perencanaan, pengarahan, dan pengawasan secara keseluruhan agar
dapat berhasil guna ( efektif ) dan berdaya guna ( efisien ).
Dari fungsi administrasi dan umum di atas, maka pengertian beban
administrasi dan umum biaya operasional dikelompokkan menjadi :
a. gaji dan upah yang meliputi ; gaji, insentif dan bonus, premi
lembur, pajak pendapatan, upah borongan, dan lainnya.
b. kesejahteraan pegawai yang meliputi ; pengobatan pegawai,
rekreasi, dan olahraga, pendidikan dan perpustakaan.
c. beban reparasi dan pemeliharaan yang meliputi; reparasi dan
pemeliharaan untuk kendaraan bermotor, taman dan halaman
fakultas, bangunan fakultas dan lainnya.
d. beban penyusutan aktiva tetap yang meliputi; biaya cetak, alat
tulis dan perlengkapan fakultas, biaya listrik dan air, biaya telepon
dan telegram fakultas.
2. Beban Pemasaran
Beban pemasaran merupakan beban yang dikeluarkan yang
berhubungan dengan usaha lembaga perguruan tinggi untuk
merekrut mahasiswa baru. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka
lembaga perguruan tinggi harus menggunakan konsep pemasaran
yang baik yaitu bagaimana melayani mahasiswa dan calon
mahasiswa. Adapun biaya yang harus dikeluarkan lembaga
perguruan tinggi untuk mencapai tujuannya yaitu berupa biaya
iklan dan promosi.
Dari uraian di atas, dapat kita klasifikasikan beban operasional
administrasi dan umum pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdiri atas ; beban gaji dan upah, kesejahteraan pegawai, serta
beban reperasi dan pemeliharaan
B. Manfaat Data Beban Operasional
Kebutuhan akan data beban tergantung pada kondisi yang ada,
tujuan yang diharapkan serta pihak yang memerlukannya. Beban - beban
akan dikumpulkan sesuai dengan golongan atau klasifikasi yang
diinginkan kemudian disajikan dan dianalisis agar bermanfaat bagi
manajemen. Adapun manfaat data beban menurut Halim (1999 : 35)
digolongkan menjadi :
1. Untuk Tujuan Pengawasan
Data beban yang dihasilkan dari akuntansi beban merupakan
perencanaan yang dalam hal ini yang menjadi patokannya adalah
anggaran. Masing-masing beban dicatat dan diakumulasikan . “
Selisih yang terjadi antara anggaran dengan realisasi inilah yang
menunjukkan efisien atau tidak efisien pemakaian beban
operasional tersebut ”.
2. Untuk Tujuan Pengendalian
Adapun yang dimaksud dengan pengendalian beban dalam hal ini
adalah “pengendalian melalui akuntansi pertanggung jawaban”.
Akuntansi pertanggung jawaban merupakan suatu sistem akuntansi
yang menghasilkan laporan keuangan untuk semua tingkat bagian
organisasi yang ada sehingga dapat digunakan pimpinan untuk
mengendalikan kegiatan dan beban operasinya.
3. Untuk Pengambilan Keputusan
Data beban atau biaya sangat diperlukan oleh manajemen dalam
pengambilan keputusan. Beberapa hal yang perlu ada dalam
membuat suatu keputusan yaitu bahwa kita memerlukan data yang
dapat diukur, dianalisis dengan tepat dan kemungkinan dapat
dilaksanakan. Langkah-langkah itu meliputi;
a.penentuan masalah, misalnya mengganti mesin yang lama dengan
yang baru.
b.mengenal dengan baik kemungkinan atau alternatif – alternatif
c.menetapkan data beban yang relevan dengan keputusan yang
diambil .
d.mengevaluasi data dengan metode yang berkaitan dengan
alternatif atau evaluasi yang bagaimana seharusnya dibuat.
e.keputusan dan alasan yang akan diambil.
D. Perencanaan Dan Anggaran Beban Operasional
Perencanaan merupakan suatu proses pengembangan tujuan
lembaga perguruan tinggi dan untuk memilih kegiatan-kegiatan yang
nantinya akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan
lembaga perguruan tinggi.
Menurut Supriono ( 2000 : 29 ) perencanaan adalah “proses untuk
menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur
strategi yang akan dilaksanakan, perencanaan dapat disusun untuk jangka
pendek dan jangka panjang serta diapakai sebagai dasar untuk
mengendalikan kegiatan”.
Menurut Adisaputro ( 2000 : 27 ) adalah “ fungsi untuk menetapkan
kegiatan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
Dari kedua definisi di atas dapat di ketahui bahwa perencanaan
merupakan penetapan suatu cara bertindak sebelum tindakan itu sendiri
dilaksanakan atau dalam arti lain menetapkan suatu program terlebih
dan siapa yang akan melaksanakannya serta bertanggung jawab terhadap
kegiatan yang dilakukan tersebut.
Menyediakan informasi beban dapat membantu pimpinan dalam
membuat keputusan-keputusan operasi jangka pendek dan keputusan
alokasi sumber daya jangka panjang dan merumuskan strategi - strategi
untuk masa yang akan datang.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih
dahulu dibuat perencanaan dan anggaran sebelum melakukan kegiatan
operasinya sehingga diharapkan tujuan dapat tercapai dengan lebih efektif
dan efisien. Perencanaan merupakan proses yang tidak berakhir begitu saja
walaupun perencanaan itu sudah ditetapkan, rencana harus
diimplementasikan dan setiap saat selama proses implementasi harus
diikuti dengan tindakan pengawasan terhadap rencana-rencana yang
mungkin nantinya memerlukan modivikasi agar tetap berguna.
Manfaat dari penyusunan perencanaan yang akan diperoleh
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain ;
a. membantu pimpinan bagian untuk menyesuaikan diri dengan
perubahan-perubahan lingkungan.
b. membantu pimpinan bagian dalam kristalisasi penyesuaian
pada masalah utama.
c. memungkinkan pimpinan memahami keseluruhan gambaran
d. membantu penempatan tanggung jawab agar lebih tepat.
e. memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi.
f. memudahkan dalam melakukan koordinasi antar bagian.
g. membuat tujuan lebih spesifik, terperinci dan lebih mudah
dipahami.
h. meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
i. menghemat waktu dan dana
Adapun salah satu turunan yang menjadi bagian utama dari fungsi
perencanaan adalah anggaran. Anggaran dapat dijadikan sebagai
manifestasi rencana yang akan dicapai oleh lembaga perguruan tinggi dan
pada saat yang sama anggaran itu menjadi alat pengendalian, serta
dijadikan sebagai panduan yang harus dicapai sehingga manajemen
memiliki standard dan sasaran. Anggaran merupakan bagian integral dari
proses perencanaan atau pernyataan perencanaan. Adisaputro ( 2000 : 31 )
mendefenisikan anggaran sebagai berikut “ Anggaran ialah rencana rinci
tentang perolehan dan penggunaan sumber daya keuangan dan sumber
daya lainnya untuk suatu periode tertentu ”. Anggaran menggambarkan
rencana untuk masa yang akan datang yang diekspresikan dalan
istilah-istilah keuangan yang formal. Nafarin ( 2004 : 29 ) mendefinisikan
tertulis secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang
untuk jangka waktu tertentu ”.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa anggaran
merupakan rencana kerja sistematis yang tertulis mengenai kegiatan yang
disusun melalui analisa yang cermat berdasarkan satuan uang yang
dijabarkan dalam bentuk angka-angka untuk jangka waktu tertentu.
Menurut Nafarin ( 2004 : 19 ) anggaran disusun berdasarkan ;
a. anggaran harus bersifat formil yaitu anggaran disusun dengan
sengaja dan sungguh-sungguh dalam bentuk tulisan sehingga
diketahui semua pihak yang terlibat dalam kegiatan operasi
lembaga perguruan tinggi .
b. anggaran harus tersistematis, artinya anggaran dibuat secara
berurutan dan berdasarkan suatu logika hitungan agar dapat
dicapai.
c. anggaran harus dianalisa oleh pimpinan bagian agar keputusan
yang diambil sesuai dengan tujuan yang diharapkan .
d. anggaran dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan
gambaran yang cukup jelas akan tujuan yang hendak dicapai .
e. anggaran merupakan cerminan dari tujuan lembaga perguruan
tinggi.
Adapun anggaran yang disusun oleh Fakultas Ekonomi Universitas
mencapai tujuan fakultas. Keberhasilan anggaran melibatkan pimpinan
bagian dalam tanggung jawab dan pengendalian beban untuk estimasi
anggaran.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara anggaran
dibuat oleh tim anggaran fakultas di bawah kendali Pembantu Dekan II.
Tim anggaran terdiri dari Program Studi, Departemen, dan bagian di
lingkungan fakultas ekonomi. Sesudah disusun oleh tim, anggaran
diajukan kepada Dekan Fakultas untuk disetujui. Setelah disetujui oleh
Dekan fakultas, anggaran diajukan ke pihak rektorat yaitu kepada
Pembantu Rektor II ( bidang keuangan ), Pembantu Rektor IV (
Perencanaan ), dan Pembantu Rektor V ( Aset ).
Anggaran beban operasional merupakan anggaran taksiran semua
biaya yang dikeluarkan yang pada hakikatnya dianggap habis dalam masa
satu tahun. Anggaran beban operasional pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdiri atas; belanja pegawai, belanja barang,
belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.
E. Pengawasan Beban Operasional
Pengawasan pada dasarnya tidak dapat dipisahkan dengan
perencanaan. Suatu perencanaan yang telah ditetapkan baru dapat dinilai
setelah dilakukannya pengawasan. Sehingga baik tidaknya pelaksaan dari
perencanaan akan dapat diketahui dengan adanya fungsi pengawasan
Pengawasan berfungsi sebagai pembanding antara kenyataan yang
terjadi dengan perencanaan yang dibuat. Pengawasan sebagai alat
pengukur, melakukan evaluasi secara berkala dan melakukan koreksi
langsung setiap terjadi kesalahan. Manullang ( 2002 : 34 ) mendefenisikan
pengawasan sebagai berikut “ Pengawasan sebagai suatu proses untuk
menerapkan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan perlu
mengkoreksi dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan
rencana semula. Stoner ( 2001 : 72 ) mendefinisikan pengawasan sebagai
berikut “ Pengawasan merupakan usaha sistematis untuk menetapkan
standar prestasi kerja yang sesungguhnya dengan standar yang telah
ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah deviasi dan
mengukur signifikansinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan
untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan
dengan cara seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan
perusahaan ”.
Fungsi pengawasan dilakukan dengan mengukur dan memperbaiki
pelaksanaan dari operasi lembaga perguruan tinggi. Proses pengukuran
dilakukan dengan membandingkan anggaran sebagai pedoman dengan
realisasi yang sebenarnya terjadi.
Menurut Usry ( 2000 : 34 ) , pengawasan beban yang efektif terdiri
dari dua aspek antara lain;
Pengawasan operasional ditujukan untuk mengawasi kegiatan operasi
lembaga perguruan tinggi, mengawasi segala biaya yang dikeluarkan
dari barang atau jasa yang diproses .
b. Pengawasan akuntansi
Pengawasan akuntansi yaitu pengawasan yang dilakukan melapor
prosedur, serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan harta
kekayaan yang dapat dipercayai catatan financialnya .
Pengawasan beban operasional yang dilakukan oleh Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran, yang
mana kita ketahui anggaran selain sebagai alat perencanaan juga sebagai
alat pengawasan. Apabila ada kelemahan, maka diambil tindakan yang
korektif untuk periode anggaran yang berikutnya.
Pengawasan ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode
namun juga pengawasan dilakukan pada saat periode berjalan. Pihak
fakultas juga harus menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam
rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan
penyesuaian terhadap alokasi biaya yang dianggarkan.
Untuk melakukan pengawasan terhadap anggaran biaya
operasional, pihak fakultas membandingkan rencana anggaran dengan
realisasi yang terjadi setiap perkiraan – perkiraan yang terdapat di dalam
Tujuan utama pengawasan adalah agar pelaksanaan kegiatan sesuai
dengan standarnya dan tercapai tingkat yang diharapkan dari prestasi kerja
dan juga agar dapat menjamin hal-hal yang dapat diharapkan atau
ditetapkan dan untuk melihat apakah pengawasan yang dilakukan oleh
peencanaan sesuai dengan tujuan fakultas.
Adapun manfaat dari pengawasan beban operasional antara lain ;
a. dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.
b. dapat dengan segera melaporkan penyimpangan –
penyimpangan biaya operasional.
F. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan
Perencanaan merupakan proses pemanfaatan fakta-fakta yang
berhubungan dan asumsi-asumsi masa yang akan datang guna
merumuskan langkah-langkah yang perlu diikuti dalam rangka upaya
mencapai tujuan-tujuan yang spesifik. Dengan kata lain dapat dikatakan
bahwa dengan adanya suatu perencanaan kita dapat mengetahui apa yang
harus kita lakukan, bagaiman acaranya, kapan waktu yang tepat untuk
melakukannya dan siapa yang harus melakukannya.
Setiap perusahaan mempunyai tujuan masing-masing. Tujuan ini
bertingkat-tingkat, ada tujuan umum dan ada tujuan khusus, ada tujuan
jangka pendek dan ada tujuan jangka panjang. Perusahaan harus
ini untuk memperoleh laba yang maksimal. Dengan kata lain perencanaan
merupakan fungsi yang paling utama selain fungsi pelaksanaan dan fungsi
pengawasan. Dengan adanya perencanaan kita dapat mengawasi
pelaksanaan dari suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Anggaran merupakan bagian yang penting dari proses perencanaan
karena anggaran menentukan kepastian mengenai pengelolaan sumber
daya yang ada menuju pencapaian tujuan. Anggaran yang direncanakan
dengan baik menyelaraskan strategi dari struktur organisasi, manajemen
dan personilnya serta tugas-tugas yang perlu diselaraskan.
Anggaran yang angkanya terlalu tinggi sering kali merupakan tanda
awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang direncanakan.
Apabila anggaran menjadi terlalu besar, maka seluruh rencana anggaran
mungkin perlu diperbaiki. Dengan kata lain, anggaran merupakan kompas,
yang menjadi arah dan pedoman kerja bagi perusahaan untuk mencapai
tujuan.
Kandiyatna ( 2005 : 26 ) mengatakan ada sembilan langkah dalam
penyusunan perencanaan, yaitu sebagai berikut :
a. Mengidentifikasi masalah
b. Mencari informasi
c. Mengumpulkan data
d. Menganalisa data dan informasi
f. Menetapkan alternatif perencanaan
g. Memilih rencana yang akan dipakai dari alternatif yang ada
h. Menetapkan jadwal pelaksanaan
i. Review antara rencana dan pelaksanaan
Perencanaan yang disusun oleh Fakultas Ekonomi USU meliputi
kegiatan-kegiatan operasional, tujuan dari kegiatan tersebut, dan berapa
jumlah anggaran yang disediakan. Adapun kegiatan-kegiatan operasional
yang dilakukan Fakultas adalah kegiatan dalam belanja pegawai, belanja
barang, belanja pemeliharaan, belanja perjalanan, honorium, dam
kegiatan-kegiatan lain.
G. Analisa Perencanaan dan Pengawasan Beban Operasional
Berdasarkan hasil penelitian berupa data dan informasi yang
diterima maka didapatkan gambaran umum mengenai anggaran beban
operasional, penyusunan dan realisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dari pengertian perencanaan yang telah di bahas pada bab
sebelumnya dapat dilihat bahwa perencanaan merupakan upaya untuk
merumuskan tujuan-tujuan dan menyusun serta memutuskan apa yang
hendak dilakukan, bagaimana, dan siapa yang akan melakukan.
Perencanaan memiliki kaitan erat dengan anggaran karena
anggaran merupakan rencana kegiatan perusahaan yang mencakup
sama lain. Dengan berpedoman pada anggaran maka tujuan perusahaan
diharapkan dapat terwujud.
Anggaran organisasi yang lazim terjadi pada perusahaan yang
mempunyai biaya tetap, biaya variabel, dan biaya semi variabel. Pada
Fakultas Ekonomi anggaran operasionalnya terdiri atas, belanja pegawai,
belanja bahan, belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.
Dalam prosedur penyusunan anggaran dan pelaksanaan angaran
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara , penyusunan
anggaran dilakukan oleh tim anggaran yang terdiri dari program studi,
departemen, dan bagian lain yang terdapat di lingkungan kampus di bawah
kendali pembantu dekan II. Kegunaan anggaran hanya digunakan untuk
kepentingan interen fakultas. Penyusunan anggaran biaya operasional
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disusun dan dilaksanakan
untuk jangka waktu satu tahun.
Tabel di bawah ini merupakan tabel anggaran dan realisasi beban
TABEL 3.1
ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL PROGRAM DIPLOMA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (AKTUAL-REALISASI)
NO PERKIRAAN ANGGARAN REALISASI
I PENERIMAAN Rp 2.491.618.583 Rp 1.961.025.959
II BELANJA :
a. Belanja Honorium
1. Belanja Uang Honor Tetap 2. Belanja Uang Honor Tidak
Tetap
3. Belanja Vakasi Total Belanja Honorium b. Belanja Barang
1. Belanja Keperluan Perkantoran 2. Belanja Pengiriman Surat Dinas
Pos Surat
3. Belanja Barang 4. Belanja Bahan 5. Belanja Sewa 6. Belanja Profesi
Rp 263.000.000 Rp 1.230.354.659
Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
Anggaran dijadikan sebagai alat untuk melaksanakan fungsi
pengendalian. Dengan adanya anggaran maka standar kerja sudah ada,
kemudian sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan menjadi
angka realisasi yang dapat dibandingkan dengan stándar atau sasaran,
yaitu anggaran. Perbedaan antara anggaran dan realisasi merupakan
ketidaksesuaian atau variance. Ketidaksesuaian terjadi dalam dua
kemungkinan, yaitu :
a. Ketidaksesuaian yang menguntungkan ( favourable variance )
7. Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung dan Bangunan
8. Belanja Biaya Pemeli
haraan Peralatan dan Mesin 9. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri)
Total Belanja Barang
c.Belanja Modal
Ketidaksesuaian dianggap menguntungkan jika realisasi lebih kecil
dari anggaran.
Misalnya, anggaran yang direncanakan untuk bagian belanja
pengiriman surat dinas pos surat adalah Rp 10.000.000,- dan hasil
yang dicapai adalah sebesar Rp1.521.000,-, yang artinya terjadi
ketidaksesuaian yang menguntungkan sebesar Rp 8.479.000,-,
karena realisasinya lebih rendah dari anggaranya. Ini merupakan
favourable variance
b. Ketidaksesuaian yang tidak menguntungkan ( Unfavourable
variance )
Ketidaksesuaian dianggap merugikan jika realisasi lebih besar dari
anggaran.
Misalnya,untuk realisasi Honor Tetap adalah sebesar Rp
337.679.896 sedangkan yang dianggarkan oleh Fakultas Ekonomi
USU adalah sebesar Rp 263.000.000-, terjadi selisih Rp
74.679.896,- yang artinya realisasinya lebih tinggi daripada yang
dianggarkan. Ini merupakan Unfavourable variance.
Untuk mellihat bagaimana fungsi pengendalian yang terjadi
pada anggaran Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
berlangsung efektif dan efesien dapat dilihat dari hasil yang
dicapai, yaitu laporan anggaran aktual tahun anggaran 2009 yang
belum mencapai target yang diharapkan. Berikut ini adalah
Sumatera Utara berdasarkan anggaran pendapatan dan belanja pada
tahun anggaran 2009 :
2. Penerimaan
Realisasi atas penerimaan belum mencapai hasil yang ditargetkan,
dari Rp2.491.618.583,- yang dianggarkan hanya
Rp1.961.025.959,- yang direalisasikan. Terjadi ketidaksesuaian
yang menguntungkan sebesar Rp525.592.624,-.
Penerimaan keuangan merupakan pemasukan keuangan untuk
mendukung seluruh kegiatan. Fakultas Ekonomi memiliki sumber
penerimaan dana melalui dana masyarakat berupa sumbangan
pembayaran pembayaran pendidikan dari mahasiswa yang diterima
setiap enam bulan sekali ( satu semester ). Seluruh dana tersebut
digunakan untuk belanja fakultas.
3. Belanja Honorium
Untuk realisasi belanja honorium yang terbagi dalam :
a.Belanja Uang honor Tetap
Untuk realisasi Honor Tetap adalah sebesar Rp
337.679.896 sedangkan yang dianggarkan oleh Fakultas
Ekonomi USU adalah sebesar Rp 263.000.000-, terjadi
selisih Rp 74.679.896,- yang artinya realisasinya lebih
tinggi daripada yang dianggarkan, hal ini merugikan bagi
Fakultas Ekonomi USU karena dana yang dianggarkan
anggaran merencanakan penggunaan insentif unsur
akademik/ administrasi anggaran ini direncanakan untuk
meningkatkan kinerja para unsur akademik/ administrasi
untuk kelancaran pembinaan kerumahtanggaan lingkungan
kampus.
b. Belanja Uang Honor Tidak Tetap
Anggaran yang direncanakan untuk belanja uang honor
tidak tetap sebesar Rp125.688.000,- dan hasil yang
dicapai adalah sebesar Rp 128.976.201,- yang artinya
terjadi ketidaksesuaian yang tidak menguntungkan
sebesar Rp3.288.201,- karena realisasi lebih besar
daripada anggarannya, misalnya pengawas
ujian/koreksi/panitia ujian untuk tahun anggaran 2009
untuk pembiayaan setiap ujian, baik itu ujian tengah
semester maupun ujian akhir semester, agar proses ujian
dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan apa yang telah
diharapkan.
c. Belanja Vakasi
Pada bagian belanja vakasi terdapat belanja sebesar Rp
763.698.562,-, sedangkan yang dianggarkan sebesar Rp
624.342.800,-. Terjadi ketidaksesuaian yang merugikan
sebesar Rp 139.355.762,- seperti pengembangan program
pertimbangan bahwa program pendidikan pada program
diploma harus dikembangkan di tahun 2009. Untuk
meningkatkan mutu pendidikan mahasiswa pada program
diploma pada Fakultas Ekonomi USU.
4. Belanja Barang
Untuk realisasi belanja barang yang terbagi dalam :
a. Belanja Keperluan Perkantoran
Pada bagian belanja keperluan perkantoran anggarannya
sebesar Rp80.000.000,-, dan hasil yang dicapai sebesar
Rp 163.898.400,-. Terjadi ketidaksesuaian yang
merugikan sebesar Rp 83.898.400,-.
Penggunaan keperluan perkantoran seperti komputer.
Anggaran ini direncanakan atas dasar pertimbangan
bahwa program pendidikan komputer pada program
diploma harus dikembangkan di tahun 2009, dalam hal ini
dilakukan pengembangan dengan meningkatkan barang
inventaris pendidikan komputer seperti monitor, cpu,
printer, ataupun software – software.
b. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat
Anggaran yang direncanakan untuk bagian belanja
pengiriman surat dinas pos surat adalah Rp 10.000.000,-
yang artinya terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan
sebesar Rp 8.479.000,- karena realisasinya lebih rendah
dari anggaranya, misalnya pengiriman surat-surat dinas
untuk penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan
kemahasiswaan.
c. Belanja Barang Operasional Lainnya
Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja barang
operasional lainnya adalah Rp 80.100.000,- dan hasil
yang dicapi tidak ada, berarti terjadi penyimpangan yang
menguntungkan, karena realisasinya tidak ada, padahal
sudah dianggarkan oleh fakultas.
d. Belanja Bahan
Pada bagian belanja bahan anggarannya sebesar Rp
5.000.000,-, dan hasil yang dicapai sebesar Rp
17.365.900,- artinya terjadi ketidaksesuaian yang
merugikan sebesar Rp 12.365.900,-. Penggunaan belanja
bahan, yaitu konsumsi makanan, bahan cetakan, spanduk,
dokumentasi untuk keperluan penyelenggaraan kegiatan
fakultas.
e. Belanja Sewa
Pada bagian belanja sewa anggarannya sebesar Rp
72.500.000,- dan realisasinya tidak ada, berarti terjadi
ini terjadi karena pada tahun tersebut tidak ada
penggunaan belanja sewa.
f. Belanja Jasa Profesi
Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja jasa
profesi adalah Rp50.000.000,- dan hasil yang dicapai
tidak ada, berarti terjadi ketidaksesuaian yang
menguntungkan, karena realisasinya tidak ada, hal ini
terjadi karena pada tahun tersebut tidak ada penggunaan
jasa profesi, seperti jasa profesi tenaga ahli sebagai nara
sumber atau pakar yang berasal dari instansi lain untuk
kegiata kemahasiswaan.
g. Belanja Biaya Pemeliharaan gedung dan Bangunan
Pada bagian belanja biaya pemeliharaan gedung dan
bangunan, anggarannya sebesar Rp 119.183.316,- dan
hasil yang dicapai sebesar Rp 308.580.000,-, ini berarti
terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp.
189.396.684, hal ini terjadi karena melihat kondisi
gedung dan bangunan yang dibutuhkan instansi
khususnya program studi Fakultas selama satu tahun
berjalan masih memerlukan perawatan intensif
h. Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin
Pada bagian belanja biaya pemeliharaan peralatan dan
yang dicapai sebesar Rp 41.375.000,-, ini berarti terjadi
ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp 16.375.000,-,
hal ini dikarenakan inventaris dan peralatan penunjang
fakultas memerlukan pemeliharaan dengan dana yang
tidak sedikit dan agar fasilitas - fakultas yang akan dan
telah digunakan oleh para mahasiswa dapat terpenuhi
dengan baik agar tercipta suasana yang nyaman.
i. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri)
Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja
perjalanan biasa (dalam negeri) sebesar Rp 97.500.000,-
dan realisasinya tidak ada, berarti terjadi ketidaksesuaian
yang menguntungkan bagi fakultas, hal ini dikarenakan
tidak adanya dinas tugas bagi para dosen dan pegawai
fakultas khususnya dosen pengajar.
5. Belanja Modal
Untuk realisasi belanja modal hanya pada belanja modal
peralatan dan mesin
Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja modal
peralatan dan mesin adalah sebesar Rp 66.000.000,-, dan hasil
yang di capai sebesar Rp 197.931.000,-, hal ini dikarenakan
terbatasnya barang – barang inventaris kantor yang ada
kantor demi kelacaran para pegawai dalam menyelesaikan
tugasnya.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada
beberapa anggaran yang direncanakan tetapi tidak terdapat
realisasinya, misalnya pada sub bagian belanja sewa anggaran Rp
72.500.000,- tetapi realisasinya Rp 0,-. hal ini terjadi karena pada
tahun tersebut tidak ada penggunaan belanja sewa. Anggaran
disusun berdasarkan anggaran tahun sebelumnya dan dibuat setiap
awal tahun. Berdasarkan anggaran fakultas tahun 2008 terdapat
anggaran biaya sewa. Jadi, berdasarkan anggaran tersebut dibuatlah
anggaran tahun 2009 dimana dianggarkan biaya belanja sewa, dan
jika dipertengahan tahun dikeluarkan biaya belanja sewa tetapi
anggarannya tidak ada maka tidak mungkin anggaran biaya belanja
sewa dibuat dipertengahan tahun.
Ketidaksesuaian tersebut baik yang menguntungkan
maupun yang tidak menguntungkan akan dievaluasi, dan hasil
evaluasinya akan menjadi bahan pertimbangan untuk menyusun
anggaran berikutnya.
Pada Fakultas Ekonomi USU apabila terjadi perubahan
jumlah dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan
operasionalnya, maka dilakukan revisi oleh pihak fakultas yang
lalu disetujui pihak Universitas. Revisi tersebut dilakukan tanpa
menyesuaikan dana apa yang dapat dikurangkan untuk menutupi
kekurangan dana untuk kegiatan lainnya atau menutupi dari mata
anggaran lain yang mengalami ketidaksesuaian yang
menguntungkan.
Apabila jumlah anggaran melebihi dari realisasi, maka
anggaran tersebut akan dikembalikan ke Fakultas, dan akan
dijadikan sebagai dana luncuran dimasa yang akan datang.
Terjadinya ketedaksesuaian antara anggaran dan relisasi di
Fakultas Ekonomi disebabkan karena fluktuasi harga yang berbeda
disaat membuat anggaran dengan pada saat di realisasikan dan juga
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis akan memaparkan beberapa
kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan pada bab
sebelumnya, selain itu penulis juga memberikan beberapa saran
yang mungkin bermanfaat demi kebaikan dan kemajuan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
A. Kesimpulan
Adapun beberapa kesimpulan yang dapat diambil
berdasarkan pembahasan yangtelah dilakukan, yaitu sebagai
berikut :
1. Fungsi anggaran sebagai alat perencanaan dan
pengendalians pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara telah berjalan dengan baik, hal ini dapat
dilihat dari anggaran yang dianggarkan dengan
anggaran yang terealisasi hampir sama.
2. Dalam penyusunan anggaran, Fakultas Ekonomi USU
menggunakan data dan informasi yang bersumber dari
pengalaman dan juga data aktual tahun-tahun
sebelumnya.
3. Walaupun fungsi anggaran telah dilaksanakan dengan
baik, namun masih terdapat penyimpangan yang
anggaran Fakultas Ekonomi Universitasa Sumatera
Utara, yang mana untuk dana yang dianggarkan pada
beberapa belanja Fakultas Ekonomi jauh lebih besar
dari realisasinya.
4. Peran utama anggaran sebagai alat perencanaan dan
pengendalian adalah untuk mengontrol seluruh kegiatan
yang dilakukan perusahaan
5. agar apa yang telah ditargetkan dapat tercapai, selain itu
juga untuk menemukan penyimpangan-penyimpangan
yang merugikan, melihat menyebabkan penyimpangan
tersebut dan melakukan tindakan perbaikan.
B. Saran
Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat penulis
diberikan untuk kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara :
1. Sebaiknya fungsi anggaran sebagai alat perencanaan
dan pengendalian di FE USU tetap dipertahankan, dan
lebih cermat dalam membuat anggaran, agar
realisasinya tidak melebihi anggaran,
2. Dalam penyusunan anggaran sebaiknya FE USU tidak
hanya menggunakan data dan informasi dari data
aktual tahun sebelumnya, tetapi juga harus melihat
3. Perbedaan antara anggaran dengan realisasi harus terus
diawasi dan setiap penyimpangan yang merugikan yang
terjadi harus dianalisis guna memahami penyebabnya
dan dapat mengetahui tindakan apa yang harus
dilakukan untuk memperbaikinya.
4. Analisa yang digunakan dalam memperoleh input untuk
penyusunan anggaran perusahaan sebaiknya diperluas
lagi dan terus memperhatikan perkembangan internal
dan eksternal fakultas, sehingga setiap perubahan yang
terjadi dapat ditangani dengan cepat dan tepat oleh
DAFTAR PUSTAKA
Adisaputro, Gunawan. 2000. Anggaran Perusahaan, Cetakan I, BPFE,
Yogyakarta.
Halim, Abdul. 1999. Dasar-Dasar Akuntansi Biaya, Cetakan IV, BPFE,
Yogyakarta.
Harahap, Sofyan Safri. 2000. Budgetting-penganggaran Perencanaan
Lengkap Untuk Membantu Manajemen, Cetakan II, Grafindo,
Jakarata.
Kandiyatna, Andriani. 2005. Manajemen Bisnis Untuk Wirausaha, Cetakan I, Universitas Trisakti, Jakarta.
Manullang, M. 2002. Dasar-Dasar Manajemen, Cetakan XIV, UGM
Press, Yogyakarta.
Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan, Cetakan II, Salemba
Empat, Jakarta.
Skousen, Stice Stise. 2004. Akuntansi Intermedite, Cetakan XV, Salemba Empat, Jakarta.
Stoner. 2001. Akuntansi Biaya Perencanaan dan Pengendalian serta
Pembuat Keputusan,Cetakan II, Salemba Empat, Jakarta.
Sugiyarso, G. dan F. Winarni.2005. Dasar – Dasar Akuntansi
Perkantoran, Cetakan I, Media Pressindo, Yogyakarta.
Supriyono. 2000. Akuntansi Manajemen, Cetakan I, BPFE, Yogyakarta.
Usry dan Lawrence Hamer. 2000 . Akuntansi Biaya Perencanaan dan
Pengendalian, Cetakan X, Erlangga, Jakarta.
Yuningsih, Maisah Kolmi.2004. Akuntansi Biaya, Cetakan IV, Gramedia,
