UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III
PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL
PADA PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
PUTRI ISLAMIA
072101029Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu
Wa Ta’ala karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis mampu menyelesaikan
Tugas Akhir ini tepat pada waktunya sekaligus sebagai titik akhir dari sebuah
proses pembelajaran di Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Tugas Akhir ini berjudul “PERENCANAAN DAN PENGAWASAN
BIAYA OPERASIONAL PADA PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” dan disusun guna
memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ayahanda Drs.Nusyirwan Ali dan Ibunda tercinta Hj.Gusniwaty yang
telah banyak berkorban dan memberikan kasih sayang, perhatian,
dukungan, dan doa yang tiada henti-hentinya selama ini sehingga penulis
bisa menyelesaikan skripsi minor ini. Serta abang-abang penulis, Budi
Sunandar dan Anton Suganda.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Prof. DR. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi
4. Bapak Syafrizal Helmi, SE, Msi selaku Sekretaris Program Studi Diploma
5. Bapak Fadly, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
meluangkan waktu dan tenaga serta memberikan petunjuk, saran-saran,
dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini.
6. Dosen dan staff pengajar serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
7. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Departemen Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara serta teman-teman,
adik-adik beserta senior-senior yang lain.
8. Teman-teman program studi Diploma III Keuangan Stambuk 2007 grup A
(debby, clara, anggi, suci, dede, yanti, dll) serta semua pihak yang
mungkin tidak dapat disebutkan namanya.
Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari
petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi kita semua. Amin.
Medan, Maret 2010
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ... iv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 3
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
1.4. Jadwal dan Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI ... 8
2.1. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8
2.2. Jenis Kegiatan ... 11
2.3. Struktur Organisasi ... 11
2.4. Job Description ... 14
2.5. Kinerja Usaha Terkini ... 18
BAB III TOPIK PENELITIAN ... 20
BAB IV PENUTUP ... 51
4.1. Kesimpulan... 51
4.2. Saran ... 52
DAFTAR GAMBAR DAN TABEL
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU………. 13
Tabel 2.1 Data Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU ... .... 19
Tabel 3.1 Anggaran Pendapatan Program Diploma Tahun 2009
Fakultas Ekonomi USU…………..……….. 39
Tabel 3.2 Rencana Anggaran Biaya Operasional Program Diploma
Tahun 2009 Fakultas Ekonomi USU………. 40
Tabel 3.3 Realisasi Anggaran Biaya Operasional Program Diploma
Tahun 2009 Fakultas Ekonomi USU………. 42
Tabel 3.4 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasinal Program Diploma
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam sebuah perusahaan atau instansi, biaya operasional merupakan
salah satu bagian terpenting demi kelangsungan kegiatan operasi suatu instansi.
Perencanaan dan pengawasan biaya operasional dilakukan agar instansi dapat
mengelola sumber daya yang ada secara efektif dan efisien. Misalnya, dalam hal
pengawasan pengadaan perlengkapan dan peralatan kantor yang harus dilakukan
dengan tepat agar tidak terjadi pemborosan seperti pembelian yang berlebihan.
Perencanaan merupakan suatu upaya yang dilakukan demi mencapai tujuan yang
diinginkan, dimana tujuan utamanya yaitu memberikan umpan maju (feed
forward) agar memberikan petunjuk bagi setiap pimpinan bagian. Lembaga
perguruan tinggi seperti Fakultas Ekonomi USU juga harus menyusun
perencanaan tersebut secara jelas agar semua pimpinan bagian mengetahui apa
yang harus dilakukan dan dikerjakan.
Demi meningkatkan kinerja dan kemampuan selain harus membuat
perencanaan kerja harus juga diikuti dengan pengawasan agar setiap aktivitas
yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan dan untuk menilai seberapa jauh
efisiensi yang telah tercapai. Pengawasan berarti melakukan penilaian atas
biaya. Anggaran merupakan rencana kegiatan suatu instansi yang mencakup
kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama
lain, lalu dinyatakan dalam satuan uang dan berlaku untuk masa yang akan
datang. Apabila terjadi perbedaan antara anggaran dan realisasi yang cukup besar,
maka perlu dilakukan analisa terhadap perbedaan tersebut.
Dengan anggaran operasional yang baik diharapkan dapat mendukung
pencapaian tujuan akhir suatu instansi tersebut. Anggaran merupakan bagian
penting dari proses perencanaan karena anggaran menuntut keputusan
pengalokasian sumber daya menuju pencapaian sasaran. Anggaran yang disusun
bertujuan agar pelaksanaan seluruh fungsi-fungsi manajemen berjalan sistematis
dan sebagai alat untuk mengawasi pelaksanaan aktivitas pada lembaga perguruan
tinggi dapat berjalan efektif. Kegiatan yang tidak direncanakan tidak dapat
dikendalikan, sebab pengendalian meliputi usaha supaya aktivitas tetap berjalan
lurus dengan melakukan tindakan perbaikan atas penyimpangan – penyimpangan
yang terjadi dari setiap kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya.
Pada lembaga perguruan tinggi biaya operasional yang dibutuhkan
tentunya cukup besar. Hal ini dikarenakan yang harus dikelola terdiri dari
bagian-bagian yang lebih kompleks seperti ilmu pengetahuan, dosen/pakar, sarana dan
prasarana akademik, program akademik maupun informasi akademik dan sumber
daya pendukung lainnya haruslah direncanakan sebaik mungkin.
Melihat begitu pentingnya perencanaan dan pengawasan biaya operasional
untuk membahas dan menyusunnya di dalam sebuah skripsi minor dengan judul
“Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Program Diploma
III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
1.2 Perumusan Masalah
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa suatu lembaga perguruan tinggi
perlu melakukan penyusunan anggaran biaya khususnya biaya operasional dengan
seefisien mungkin guna mencapai tujuan yang diharapkan. Selain itu, anggaran
juga dapat membantu pihak manajemen atau pimpinan bagian dalam mengambil
keputusan untuk mengelola biaya-biaya yang akan dikeluarkan. Sehubungan
dengan itu, penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Apakah anggaran biaya operasional dibuat dengan melibatkan pihak-pihak
yang terkait dalam pelaksanaan operasionalnya.
2. Bagaimana Fakultas Ekonomi USU melakukan perencanaan dan
pengendalian biaya operasional guna mencegah penyimpangan.
3. Bagaimana Fakultas Ekonomi USU menetapkan anggaran biaya
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan penelitian
Adapun tujuan penulis mengadakan penelitian yaitu :
a) Untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan perkuliahan
pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi di USU.
b) Untuk mengetahui sejauh mana perencanaan dan pengawasan biaya
operasional telah diterapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
c) Untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan penulis khususnya
tentang biaya operasional.
d) Untuk mengetahui apakah penyimpangan anggaran biaya operasional
yang terjadi dianalisis oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
e) Untuk mengetahui tindakan apa yang dilakukan oleh pimpinan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menghadapi
penyimpangan yang terjadi.
2. Manfaat penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penilitian antara lain yaitu :
a. Bagi penulis
Penulisan ini bermanfaat dalam mengembangkan wawasan dan ilmu
khususnya mengenai penerapan perencanaan dan pengawasan biaya
operasional.
b. Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dalam melakukan Perencanaan dan Pengawasan Biaya
Operasional dan juga memberikan masukan untuk mengatasi
penyimpangan yang terjadi agar dapat diperbaiki.
c. Bagi Akademisi
Sebagai bahan perbandingan dan masukan untuk penelitian yang
1.4 Jadwal dan Sistematika Penulisan
1. Jadwal penulisan
Dalam penulisan skripsi minor ini, penulis membuat jadwal kegiatan
yang digunakan untuk menyusun waktu yang diperlukan dalam
penyelesaian penilaian agar dapat berjalan dengan teratur sehingga
skripsi minor ini dapat selesai dengan tepat waktu.
Tabel
Jadwal Penulisan Tugas Akhir
NO. KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3 4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Jadwal observasi dilakukan beberapa minggu di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Dalam observasi tersebut dilakukan
pengumpulan data mengenai biaya operasional pada program Diploma
2. Sistematika penulisan
Adapun rician sistematika penulisan skripsi minor ini yaitu :
a. BAB I
Pada bab ini berisikan mengenai latar belakang masalah, perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta jadwal dan sistematika
penulisan.
b.BAB II
Pada bab ini berisikan hal mengenai sejarah ringkas, struktur
organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan
dan kinerja kegiatan terkini.
c. BAB III
Pada bab ini berisikan hal mengenai topik dan pembahasan penelitian
beserta analisis dan evaluasi.
d.BAB IV
Bab ini merupakan bab penutup yang terdiri atas kesimpulan dan
BAB II
PROFIL INSTANSI
2.1. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh),
dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas
Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas
Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah
panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu
operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap
berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama
pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi
dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi
yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983,
Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat
Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan
Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah “Menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap
2.2. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan
dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang
mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan
nantinya.
2.3. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui
struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga
efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan
koordinasi yang baik sehingga tujuan instansi dapat dicapai. Suatu instansi terdiri
dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok
kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup
tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2.4. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit bagian pada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
A. Bagian Tata Usaha
Rincian tugas bagian tata usaha adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
6. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
B. Sub Bagian Akademik
Rincian tugas bagian akademik sebagai berikut :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
C. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Rincian tugas pada sub bagian umum dan perlengkapan adalah sebagai
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
D. Sub Bagian Kepegawaian
Rincian tugas pada sub bagian kepegawaian adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
9. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
E. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas pada sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
11. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
F. Sub Bagian Perlengkapan
Rincian pada sub bagian perlengkapan adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
2.5. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan serta butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya
disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil
yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha
terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan
dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam
penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas,
mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat
berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat
hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain
sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar
dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik. Data mahasiswa yang terdaftar selama tahun ajaran 2009
adalah sebagai berikut :
Tabel 2.1
Data Mahasiswa Fakultas Ekonomi USU Tahun Ajaran 2009/2010
Jenis
Kelamin
Departemen / Jurusan
Jumlah S1 Reguler D3 Reguler S1 Ekstensi
Ep Akt Mnj Keu Akt Kes Ep Akt Mnj
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Biaya dan Klasifikasi Biaya Operasional
1. Definisi biaya
Biaya (cost) dapat diartikan dalam arti sempit dan luas. Biaya dalam arti
sempit hanya meliputi pengertian harga pokok (cost), sedangkan biaya dalam arti
yang luas meliputi pengertian dari harga pokok (cost) dan beban (expense). Para
ahli mengemukakan pendapat yang berbeda mengenai pengertian biaya itu
sendiri. Adapun beberapa pendapat para ahli yang berkaitan dengan definisi biaya
itu sendiri :
Menurut Firdaus A Dunia (1994) “Biaya adalah pengeluaran –
pengeluaran atau nilai pengorbanan untuk memperoleh barang atau jasa yang
berguna untuk masa yang akan datang atau mempunyai manfaat melebihi satu
periode akuntansi tahunan”.
Menurut Garisson (2001:34) memberikan defenisi biaya sebagai berikut :
“Biaya adalah pengorbanan yang dilakukan untuk mendapatkan barang atau jasa.
Pengorbanan itu dapat diukur sebagai uang tunai yang dikeluarkan, harta dan jasa
yang diberikan”.
Menurut Masiyah Kholmi (2004) “Biaya merupakan sumber daya atau
Menurut Machfodz (2000) defenisi biaya adalah sebagai berikut : “Biaya
adalah jumlah yang diukur dalam bentuk keuangan dari kas yang dikeluarkan atau
kekayaan yang dipindahkan, saham yang dikeluarkan atau hutang yang dibentuk
dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang diperoleh”.
Dari semua pendapat di atas, maka dapat diambil sebuah kesimpulan
bahwa biaya merupakan seluruh pengorbanan yang dikeluarkan untuk
memperoleh barang maupun jasa yang kesemuanya itu dapat diukur dengan uang.
2. Klasifikasi biaya operasional
Informasi biaya disajikan untuk memenuhi kebutuhan lembaga perguruan
tinggi yang harus disesuaikan dengan tujuan penggunaannya. Berdasarkan fungsi
utama kegiatan lembaga perguruan tinggi, Kartadinata (2002) dalam bukunya
Akuntansi dan Analisis Biaya mengklasifikasikan biaya pada lembaga perguruan
tinggi menjadi :
a. Biaya administrasi dan umum (Administration and general cost)
Biaya administrasi dan umum yaitu semua biaya yang berkaitan dengan
fungsi administratif dan umum. Adapun yang termasuk dalam
pengelompokan biaya ini antara lain : belanja pegawai, belanja perjalanan,
belanja pemeliharaan, dan belanja barang untuk bahan, inventaris, langganan
b. Biaya keuangan (Financial cost)
Biaya keuangan merupakan biaya yang berkaitan dengan fungsi
penyediaan dana, misalnya ; biaya administrasi bank, biaya bunga, dan biaya
provisi kredit.
Menurut Supriono (2000:35) biaya dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Menurut fungsi pokok kegiatan perusahaan, biaya diklasifikasikan menjadi :
a. Biaya produksi, yang termasuk biaya produksi didalamnya adalah biaya
material, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead.
b. Biaya administrasi umum, yaitu semua biaya yang berhubungan dengan
fungsi administrasi umum.
c. Biaya pemasaran, yaitu biaya yang diperlukan dalam rangka penjualan
produksi, yang sudah selesai sampai dengan pengumpulan piutang
menjadi kas.
d. Biaya keuangan, yaitu semua biaya yang terjadi dalam melaksanakan
fungsi keuangan.
2. Menurut periode akuntansi, biaya diklasifikasikan menjadi :
a. Capital expenditure, yaitu apabila ada manfaat dari pengeluaran biaya,
baru bisa dinikmati pada periode akuntansi berikutnya. Dan pengeluaran
ini akan membebankan pada semua periode akuntansi yang bisa
b. Revenue expenditure, yaitu pengeluaran dimana manfaat dari adanya
pengeluaran biaya, bisa dinikmati oleh periode akuntansi yang
bersangkutan.
3. Menurut tendensi perubahan terhadap aktivitas atau volume produksi, biaya
diklasifikasikan :
a. Biaya variabel, yaitu biaya-biaya yang mempunyai hubungan langsung
dengan produksi atau proposional.
b. Biaya tetap, yaitu biaya-biaya yang besarnya tidak dipengaruhi oleh
besarnya volume produksi.
c. Biaya semi variabel, yaitu biaya yang mempunyai hubungan dengan
volume produksi, akan tetapi hubungan tersebut tidak proposional.
4. Menurut objek atau pusat biaya yang dibiayai, diklasifikasikan menjadi :
a. Biaya langsung, yaitu biaya yang terjadi dan manfaatnya, diidentifikasikan
kepada objek atau pusat tertentu.
b. Biaya tidak langsung, yaitu biaya yang terjadi dan manfaatnya, tidak
diidentifikasikan pada objek atau pusat biaya tertentu.
5. Menurut tujuan pengendalian biaya, biaya diklasifikasikan menjadi :
a. Biaya terkendali yaitu biaya yang secara langsung dapat dipengaruhi oleh
seorang pimpinan tertentu dalam jangka waktu tertentu.
b. Biaya tidak terkendali, yaitu biaya yang tidak dapat dipengaruhi oleh
seorang pimpinan berdasarkan wewenang yang ia miliki dalam jangka
6. Menurut tujuan pengambilan keputusannya, biaya diklasifikasikan menjadi :
a. Biaya relevan, yaitu biaya yang akan mempengaruhi pengambilan
keputusan, oleh karena itu biaya tersebut harus diperhitungkan dalam
pengambilan keputusan.
b. Biaya tidak relevan, yaitu biaya yang tidak mempengaruhi pengambilan
keputusan, oleh karena itu biaya ini tidak diperhitungkan dalam
pengambilan keputusan.
Setelah kita mengetahui pengertian mengenai biaya dan klasifikasi biaya,
maka kita juga dapat mengetahui apa itu biaya operasional. Biaya operasional
adalah semua biaya yang dikeluarkan yang pada hakekatnya dianggap habis
dalam masa satu tahun tutup buku. Untuk menyusun anggaran yang lengkap yang
akan dapat dipergunakan di dalam perusahaan secara sekaligus tidaklah mungkin.
Dengan demikian perlu diketahui bagaimana penyusunan anggaran dalam
perusahaan tersebut harus dilaksanakan, ditinjau dari urutan anggaran yang
disusun tersebut. Menurut Anton (2000:277) “Anggaran biaya operasional adalah
anggaran yang menggerakkan kegiatan usaha sejak barang-barang dan jasa-jasa
telah siap menjadi barang jadi dan seterusnya disalurkan kepasaran bebas”.
Jadi, biaya operasional bagi lembaga perguruan tinggi adalah “Seluruh
pengorbanan yang dikeluarkan oleh lembaga perguruan tinggi untuk mendanai
Pengelompokkan biaya menurut Harahap (2000) adalah sebagai berikut :
1. Biaya administrasi dan umum
Fungsi administrasi dan umum merupakan fungsi yang berhubungan
dengan kegiatan penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan, dan
pengawasan secara keseluruhan agar dapat berhasil guna (efektif) dan berdaya
guna (efisien).
Dari fungsi administrasi dan umum di atas, maka pengertian biaya
administrasi dan umum biaya operasional dikelompokkan menjadi :
a. Gaji dan upah yang meliputi : gaji, insentif dan bonus, premi lembur,
pajak pendapatan, upah borongan, dan lainnya.
b. Kesejahteraan pegawai yang meliputi : pengobatan pegawai, rekreasi dan
olahraga, pendidikan dan perpustakaan.
c. Biaya reperasi dan pemeliharaan yang meliputi : reperasi dan
pemeliharaan untuk kendaraan bermotor, taman dan halaman fakultas,
bangunan fakultas dan lainnya.
d. Biaya penyusutan aktiva tetap yang meliputi : biaya cetak, alat tulis dan
perlengkapan fakultas, biaya listrik dan air, biaya telepon dan telegram
fakultas.
e. Biaya financial yang meliputi : biaya bunga, biaya penerbitan dan lainnya.
Dari uraian di atas, dapat kita klasifikasikan biaya operasional administrasi
dan umum pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas : biaya
2. Biaya pemasaran
“Biaya pemasaran merupakan biaya yang dikeluarkan yang berhubungan
dengan usaha lembaga perguruan tinggi untuk merekrut mahasiswa baru”.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka lembaga perguruan tinggi harus
menggunakan konsep pemasaran yang baik yaitu bagaimana melayani
mahasiswa dan calon mahasiswa. Adapun biaya yang harus dikeluarkan
lembaga perguruan tinggi untuk mencapai tujuannya yaitu berupa biaya iklan
dan promosi.
B. Manfaat Data Biaya Operasional
Kebutuhan akan data biaya tergantung pada kondisi yang ada, tujuan
yang diharapkan serta pihak yang memerlukannya. Biaya-biaya akan
dikumpulkan sesuai dengan golongan atau klasifikasi yang diinginkan kemudian
disajikan dan dianalisis agar bermanfaat bagi manajemen. Adapun manfaat data
biaya menurut Halim (1999) digolongkan menjadi :
1. Untuk tujuan pengawasan
Data beban yang dihasilkan dari akuntansi biaya merupakan sebuah data
yang digunakan manajemen dalam membuat perencanaan yang dalam hal ini
yang menjadi patokannya adalah anggaran. Masing-masing biaya dicatat dan
diakumulasikan. “Selisih yang terjadi antara anggaran dengan realisasi inilah
yang menunjukkan efisien atau tidak efisien pemakaian biaya operasional
2. Untuk pengendalian beban
Adapun yang dimaksud dengan pengendalian beban dalam hal ini adalah
“Pengendalian melalui akuntansi pertanggung jawaban”. Akuntansi
pertanggung jawaban merupakan suatu sistem akuntansi yang menghasilkan
laporan keuangan untuk semua tingkat bagian organisasi yang ada sehingga
dapat digunakan pimpinan untuk mengendalikan kegiatan dan biaya
operasinya. Dengan demikian, seseorang harus mempertanggungjawabkan
tindakannya sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Data penilaian
dari pimpinan untuk mengendalikan bawahannya serta sejauh mana bagian
itu menyimpang dari biaya yang dianggarkan. Apakah memang
penyimpangan itu merupakan tanggung jawab suatu bagian saja ataukah
penyimpangan itu merupakan suatu hal yang tidak dapat dikendalikan oleh
keputusan manajemen yang terlalu tinggi.
3. Untuk pengambilan keputusan
Data beban atau biaya sangat diperlukan oleh manajemen dalam
pengambilan keputusan. Beberapa hal yang perlu ada dalam membuat suatu
keputusan yaitu bahwa kita memerlukan data yang dapat diukur, dianalisis
dengan tepat dan kemungkinan dapat dilaksanakan. Langkah-langkah itu
meliputi :
a. Penentuan masalah, misalnya mengganti mesin yang lama dengan yang
baru.
c. Menetapkan data beban yang relevan dengan keputusan yang diambil.
d. Mengevaluasi data dengan metode yang berkaitan dengan alternatif atau
evaluasi yang bagaimana seharusnya dibuat.
e. Keputusan dan alasan yang akan diambil.
C. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional
Perencanaan merupakan suatu proses pengembangan tujuan lembaga
perguruan tinggi dan untuk memilih kegiatan-kegiatan yang nantinya akan
dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan lembaga perguruan
tinggi.
Perencanaan menurut Adisaputro (2000) yaitu “Fungsi untuk menetapkan
kegiatan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan”.
Menurut Supriono (2000) perencanaan adalah “Proses untuk menentukan
tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur strategi yang akan
dilaksanakan, perencanaan dapat disusun untuk jangka pendek dan jangka panjang
serta dipakai sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan”.
Dari kedua definisi di atas dapat di ketahui bahwa perencanaan merupakan
penetapan suatu cara bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan atau
dalam arti lain menetapkan suatu program terlebih dahulu, berpikir tentang apa
yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang akan melaksanakannya
Menyediakan informasi biaya dapat membantu pimpinan dalam membuat
keputusan-keputusan operasi jangka pendek dan keputusan alokasi sumber daya
jangka panjang dan merumuskan strategi - strategi untuk masa yang akan datang.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu dibuat
perencanaan dan anggaran sebelum melakukan kegiatan operasinya sehingga
diharapkan tujuan dapat tercapai dengan lebih efektif dan efisien. Perencanaan
merupakan proses yang tidak berakhir begitu saja walaupun perencanaan itu
sudah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan dan setiap saat selama proses
implementasi harus diikuti dengan tindakan pengawasan terhadap
rencana-rencana yang mungkin nantinya memerlukan modivikasi agar tetap berguna.
Manfaat dari penyusunan perencanaan yang akan diperoleh Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Membantu pimpinan bagian untuk menyesuaikan diri dengan
perubahan-perubahan lingkungan.
b. Membantu pimpinan bagian dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah
utama.
c. Memungkinkan pimpinan memahami keseluruhan gambaran operasi agar
lebih jelas.
d. Membantu penempatan tanggung jawab agar lebih tepat.
e. Memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi.
Adapun salah satu turunan yang menjadi bagian utama dari fungsi
perencanaan adalah anggaran. Anggaran dapat dijadikan sebagai manifestasi
rencana yang akan dicapai oleh lembaga perguruan tinggi dan pada saat yang
sama anggaran itu menjadi alat pengendalian, serta dijadikan sebagai panduan
yang harus dicapai sehingga manajemen memiliki standard dan sasaran. Anggaran
merupakan bagian integral dari proses perencanaan atau pernyataan perencanaan.
Untuk mengetahui lebih jauh tentang anggaran, penulis mencoba untuk
mengemukakan pendapat beberapa ahli mengenai pengertian anggaran yang
diantaranya :
Menurut Adisaputro (2000) “Anggaran ialah rencana rinci tentang
perolehan dan penggunaan sumber daya keuangan dan sumber daya lainnya untuk
suatu periode tertentu”. Anggaran menggambarkan rencana untuk masa yang akan
datang yang diekspresikan dalam istilah-istilah keuangan yang formal.
Nafarin (2004) mendefinisikan “Anggaran (budget) merupakan rencana
tertulis secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk
jangka waktu tertentu”.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa anggaran
merupakan rencana kerja sistematis yang tertulis mengenai kegiatan yang disusun
melalui analisa yang cermat berdasarkan satuan uang yang dijabarkan dalam
Menurut Nafarin (2004) anggaran disusun berdasarkan ;
a. Anggaran harus bersifat formil yaitu anggaran disusun dengan sengaja dan
sungguh-sungguh dalam bentuk tulisan sehingga diketahui semua pihak yang
terlibat dalam kegiatan operasi lembaga perguruan tinggi.
b. Anggaran harus tersistematis, artinya anggaran dibuat secara berurutan dan
berdasarkan suatu logika hitungan agar dapat dicapai.
c. Anggaran harus dianalisa oleh pimpinan bagian agar keputusan yang diambil
sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
d. Anggaran dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang
cukup jelas akan tujuan yang hendak dicapai.
e. Anggaran merupakan cerminan dari tujuan lembaga perguruan tinggi.
Adapun anggaran yang disusun oleh Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara merupakan ringkasan dari rencana fakultas untuk mencapai
tujuan fakultas. Keberhasilan anggaran melibatkan pimpinan bagian dalam
tanggung jawab dan pengendalian biaya untuk estimasi anggaran.
Manfaat anggaran menurut Nafarin (2004) yaitu ;
a. Anggaran merupakan alat komunikasi bagi rencana manajemen melalui
organisasi.
b. Anggaran memaksa manajer atau pimpinan bagian untuk memikirkan dan
c. Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada berbagai
bagian organisasi agar dapat digunakan seefektif mungkin.
d. Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandekan potensial
sebelum terjadi.
e. Anggaran mengkoordinasikan aktivitas seluruh organisasi dengan cara
mengintegrasikan rencana dari berbagai bagian. Penganggaran ikut
memastikan agar setiap orang dalam organisasi mengarah pada sasaran yang
sama.
f. Anggaran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku sebagai
benchmark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu yang akan datang.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara anggaran dibuat oleh
tim anggaran fakultas di bawah kendali Pembantu Dekan II. Tim anggaran terdiri
dari Program Studi, Departemen, dan bagian di lingkungan fakultas ekonomi.
Sesudah disusun oleh tim, anggaran diajukan kepada Dekan Fakultas untuk
disetujui. Setelah disetujui oleh Dekan fakultas, anggaran diajukan ke pihak
rektorat yaitu kepada Pembantu Rektor II (bidang keuangan), Pembantu Rektor
IV (Perencanaan), dan Pembantu Rektor V (Aset).
Anggaran biaya operasional merupakan anggaran taksiran semua biaya
yang dikeluarkan yang pada hakikatnya dianggap habis dalam masa satu tahun.
Anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
D. Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional
Pengawasan pada dasarnya tidak dapat dipisahkan dengan perencanaan.
Suatu perencanaan yang telah ditetapkan baru dapat dinilai setelah dilakukannya
pengawasan. Sehingga baik tidaknya pelaksanaan dari perencanaan akan dapat
diketahui dengan adanya fungsi pengawasan tersebut.
Menurut George R. Terry perencanaan adalah : “Planning is the selecting and
relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in
the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to
achieve desired result”.
Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain :
1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan
keterangan kongkret.
2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran,
imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut
tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu
kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang
sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta
bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui
Fungsi Perencanaan :
Robbins dan Coulter menjelaskan fungsi dari perencanaan sebagai berikut :
1. Perencanaan sebagai Pengarah
Perencanaan merupakan upaya untuk meraih atau mendapatkan sesuatu secara
lebih terkoordinasi. Dalam hal ini perencanaan adalah sebagai pengarah atau
guide dalam usaha untuk mencapai tujuan secara lebih terkoordinasi dan
terarah.
2. Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian
Pada dasarnya di dunia ini tidak ada yang tidak mengalami perubahan.
Perubahan-perubahan yang terjadi membawa ketidakpastian bagi organisasi.
Kadang perubahan tersebut sesuai dengan apa yang kita inginkan akan tetapi
tidak jarang perubahan tersebut tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan.
Ketidakpastian inilah yang harus diminimalisasikan, dengan adanya
perencanaan, ketidakpastian yang akan terjadi di kemudian hari diantisipasi
sebelumnya.
3. Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya
Setiap organisasi pasti membutuhkan sumber daya. Dengan adanya
perencanaan, maka dalam sebuah organisasi diharapkan tidak terjadi
4. Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.
Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas
yang harus dicapai oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi
pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan
dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan,
perusahaan berusaha membandingkan antara tujuan yang telah ditetapkan
dengan realita di lapangan, dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan
yang mungkin terjadi sehingga bisa mengambil tindakan-tindakan yang
diperlukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan.
Sedangkan Pengawasan berfungsi sebagai pembanding antara kenyataan
yang terjadi dengan perencanaan yang dibuat. Pengawasan sebagai alat pengukur,
melakukan evaluasi secara berkala dan melakukan koreksi langsung setiap terjadi
kesalahan. Ada beberapa pendapat para ahli tentang definisi pengawasan yaitu ;
Menurut Manullang (2002) “Pengawasan sebagai suatu proses untuk
menerapkan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan perlu mengkoreksi
dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula”.
Stoner (2001) mendefinisikan “Pengawasan merupakan usaha sistematis
untuk menetapkan standar prestasi kerja yang sesungguhnya dengan standar yang
telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah deviasi dan mengukur
signifikansinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan
bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara seefisien dan
Fungsi pengawasan dilakukan dengan mengukur dan memperbaiki
pelaksanaan dari operasi lembaga perguruan tinggi. Proses pengukuran dilakukan
dengan membandingkan anggaran sebagai pedoman dengan realisasi yang
sebenarnya terjadi.
Menurut Usry (2000), pengawasan biaya yang efektif terdiri dari dua
aspek antara lain ;
1. Pengawasan operasional
Pengawasan operasional ditujukan untuk mengawasi kegiatan operasi lembaga
perguruan tinggi, mengawasi segala biaya yang dikeluarkan dari barang atau
jasa yang diproses.
2. Pengawasan akuntansi
Pengawasan akuntansi yaitu pengawasan yang dilakukan melapor prosedur,
serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan harta kekayaan yang dapat
dipercayai catatan financialnya.
Pengawasan biaya operasional yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran, yang mana kita ketahui
anggaran selain sebagai alat perencanaan juga sebagai alat pengawasan. Apabila
ada kelemahan, maka diambil tindakan yang korektif untuk periode anggaran
yang berikutnya.
Pengawasan ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode namun
juga pengawasan dilakukan pada saat periode berjalan. Pihak fakultas juga harus
pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian terhadap alokasi biaya
yang dianggarkan.
Untuk melakukan pengawasan terhadap anggaran biaya operasional, pihak
fakultas membandingkan rencana anggaran dengan realisasi yang terjadi setiap
perkiraan – perkiraan yang terdapat di dalam anggaran biaya operasional tersebut.
Tujuan utama pengawasan adalah agar pelaksanaan kegiatan sesuai
dengan standarnya dan tercapai tingkat yang diharapkan dari prestasi kerja dan
juga agar dapat menjamin hal-hal yang dapat diharapkan atau ditetapkan dan
untuk melihat apakah pengawasan yang dilakukan oleh peencanaan sesuai dengan
tujuan fakultas.
Adapun manfaat dari pengawasan biaya operasional antara lain ;
1. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.
2. Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan – penyimpangan biaya
operasional.
E. Analisis Perencanaan Biaya Operasional
Berdasarkan hasil penelitian berupa data dan informasi yang diterima
maka didapatkan gambaran umum mengenai anggaran biaya operasional,
penyusunan dan realisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dari pengertian perencanaan yang telah di bahas pada bab sebelumnya
dapat dilihat bahwa perencanaan merupakan upaya untuk merumuskan
tujuan-tujuan dan menyusun serta memutuskan apa yang hendak dilakukan, bagaimana,
Perencanaan memiliki kaitan erat dengan anggaran karena anggaran
merupakan rencana kegiatan perusahaan yang mencakup kegiatan operasional
yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Dengan
berpedoman pada anggaran maka tujuan perusahaan diharapkan dapat terwujud.
Anggaran organisasi yang lazim terjadi pada perusahaan yang mempunyai
biaya tetap, biaya variabel, dan biaya semi variabel. Pada Fakultas Ekonomi
anggaran operasionalnya terdiri atas, belanja pegawai, belanja bahan, belanja
pemeliharaan, dan belanja perjalanan.
Dalam prosedur penyusunan anggaran dan pelaksanaan anggaran pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, penyusunan anggaran dilakukan
oleh tim anggaran yang terdiri dari program studi, departemen, dan bagian lain
yang terdapat di lingkungan kampus di bawah kendali Pembantu Dekan II.
Kegunaan anggaran hanya digunakan untuk kepentingan intern fakultas.
Penyusunan anggaran biaya operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara disusun dan dilaksanakan untuk jangka waktu satu tahun.
Tabel di bawah ini merupakan tabel anggaran dan realisasi biaya
TABEL 3.1
ANGGARAN PENDAPATAN
PROGRAM DIPLOMA TAHUN 2009
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
NO. JENIS PENERIMAAN JUMLAH
1. Luncuran Dana Tahun 2008 Rp. 524.901.124
2.
Penerimaan Tahun 2009
Rp. 1.966.717.459
TABEL 3.2
RENCANA ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL
PROGRAM DIPLOMA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
(Dalam Rupiah)
Anggaran Belanja Operasional
Tahun Anggaran 2009
NO PERKIRAAN ANGGARAN
A.
B.
Belanja Honorium
1. Belanja Uang Honor Tetap
2. Belanja Uang Honor Tidak Tetap
3. Belanja Vakasi
Total Belanja Honorium
Belanja Barang
1. Belanja Keperluan Perkantoran
2. Belanja Pengiriman Surat Dinas
Pos pusat
3. Belanja Barang Operasional
7. Belanja Biaya Pemeliharaan
Gedung dan Bangunan
8. Belanja Biaya Pemeliharaan
Peralatan dan Mesin
9. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam
Negeri)
Total Belanja Barang
Belanja Modal
1. Belanja Modal Peralatan dan Mesin
Total Belanja Modal
TOTAL BELANJA KESELURUHAN
Rp. 119.183.316
Rp. 25.000.000
Rp. 97.500.000
Rp. 494.183.316
Rp. 66.000.000
Rp. 66.000.000
TABEL 3.3
REALISASI ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL
PROGRAM DIPLOMA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
(Dalam Rupiah)
Realisasi Belanja Operasional
Tahun Anggaran 2009
NO PERKIRAAN REALISASI
A.
B.
Belanja Honorium
1. Belanja Uang Honor Tetap
2. Belanja Uang Honor Tidak Tetap
3. Belanja Vakasi
Total Belanja Honorium
Belanja Barang
1. Belanja Keperluan Perkantoran
2. Belanja Pengiriman Surat Dinas
Pos pusat
3. Belanja Barang Operasional
Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
6. Belanja Jasa Profesi
7. Belanja Biaya Pemeliharaan
Gedung dan Bangunan
8. Belanja Biaya Pemeliharaan
Peralatan dan Mesin
9. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam
Negeri)
Total Belanja Barang
Belanja Modal
1. Belanja Modal Peralatan dan Mesin
Total Belanja Modal
TOTAL BELANJA KESELURUHAN
Dari tabel-tabel di atas dapat kita bandingkan antara anggaran dan realisasinya.
Realisasi biaya operasional Program Diploma Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara pada tahun 2009 berjumlah Rp 1.961.025.959,- sedangkan jumlah
Pendapatan tahun 2009 berjumlah Rp 2.491.618.583,- . Itu berarti terjadi surplus
anggaran sekitar Rp 530.592.624,-
F. Evaluasi Pengawasan Biaya Operasional
Pengawasan didefinisikan sebagai proses mengukur dan mengevaluasi
kinerja aktual dari setiap bagian dari organisasi lembaga perguruan tinggi dan
kemudian dilakukan tindakan perbaikan jika diperlukan. Hal ini dilakukan agar
lembaga perguruan tinggi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengawasan yang efektif memerlukan umpan maju (feed forward).
Dengan kata lain, diasumsikan bahwa tujuan, rencana, kebijaksanaan, dan
satnadar tealah dikembangkan dan dikonsumsikan seluruh pimpinan bagian yang
bertanggung jawab terhadap pencapaian kinerja yang telah direncanakan.
Jadi pengawasan tergantung pada penetapan konsep umpan balik (feed
back) yaitu konsep yang memerlukan pengukuran kinerja yang memicu
dilakukannya tindakan koreksi yang dirancang untuk menjamin tercapainya tujuan
yang telah ditetapkan semula.
oleh pihak fakultas yang lalu disetujui pihak universitas. Revisi tersebut dilakukan
tanpa mengubah jumlah total anggaran yang telah ditetapkan, tetapi menyesuaikan
dana apa yang dapat dikurangkan untuk menutupi kekurangan dana untuk
kegiatan lainnya.
Ada dua jenis penyimpangan yang mungkin terjadi di dalam menyusun
dan melaksanakan anggaran pada lembaga perguruan tinggi yaitu ;
1. Penyimpangan yang menguntungkan (Favorable variance)
Penyimpangan dianggap menguntungkan jika realisasi lebih kecil dari
anggaran.
Misalnya : Anggaran untuk belanja pengiriman surat dinas pos surat sebesar
Rp 10.000.000,- ternyata realisasinya lebih kecil yaitu sebesar
Rp 1.521.000,- maka penyimpangan sebesar Rp 8.479.000 merupakan
Favorable Variance.
2. Penyimpangan yang merugikan (Unfavorable variance)
Penyimpangan dianggap merugikan jika realisasi lebih besar dari anggaran.
Misalnya : Anggaran belanja uang honor tetap sebesar Rp 263.000.000,-
ternyata realisasinya lebih besar yaitu Rp.337.679896,- maka penyimpangan
TABEL 3.4
ANGGARAN DAN REALISASI BIAYA OPERASIONAL PROGRAM DIPLOMA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TAHUN 2009
NO Perkiraan Anggaran Realisasi Variance
A. Belanja Honorarium
1. Belanja Uang Honor Tetap Rp. 263.000.000 Rp. 337.679.896 Rp. 74.679.896
2. Belanja Uang Honor Tidak Tetap Rp. 125.688.000 Rp. 128.976.201 Rp. 3.288.201
3. Belanja Vakasi Rp. 624.342.800 Rp. 763.698.562 Rp. 139.355.762
B. Belanja Barang
1. Belanja Kebutuhan Perkantoran Rp. 80.000.000 Rp. 163.898.400 Rp. 83.898.400
2. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat Rp. 10.000.000 Rp. 1.521.000 Rp. 8.479.000
5. Belanja Sewa Rp. 72.500.000 - Rp. 72.500.000
6. Belanja Jasa Profesi Rp. 50.000.000 - Rp. 50.000.000
7. Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung &
Bangunan
Rp. 119.183.316 Rp. 308.580.000 Rp. 189.396.684
8. Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin Rp. 25.000.000 Rp. 41.375.000 Rp. 16.375.000
9. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri) Rp. 97.500.000 - Rp. 97.500.000
C. Belanja Modal
1. Belanja Modal Peralatan & Mesin Rp. 66.000.000 Rp. 197.931.000 Rp. 131.931.000
Penyimpangan – penyimpangan tersebut dijabarkan sebagai berikut :
1. Untuk biaya belanja uang honor tetap fakultas menganggarkan biaya sebesar
Rp. 263.000.000,- sedangkan realisasinya sebesar Rp. 337.679.896,- sehingga
terjadi penyimpangan sebesar Rp. 74.679.896,- Oleh karena itu penyimpangan
ini dikategorikan Unfavorable Variance yaitu penyimpangan yang merugikan.
2. Fakultas menganggarkan biaya sebesar Rp 125.688.000 untuk dosen belanja
uang honor tidak tetap namun pada kenyataaannya yang terealisasi sebesar Rp.
128.976.201,- sehingga terjadi penyimpangan Unfavorable Variance
(penyimpangan yang merugikan) sebesar Rp. 3.288.201,-
3. Untuk belanja vakasi pihak fakultas menganggarkan biaya sebesar Rp.
624.342.800,- namun pada kenyataannya selama tahun 2009 dana yang
terealisasi sebesar Rp. 763.698.562,- sehingga terjadi kembali penyimpangan
yang merugikan yaitu sebesar Rp. 139.355.762,-
4. Untuk biaya belanja keperluan kantor dianggarkan biaya Rp. 80.000.000,-
sedangkan yang terealisasi sebesar Rp. 163.898.400,-. Peyimpangan yang
terjadi merugikan fakultas sebesar Rp 83.898.400,-
5. Biaya untuk belanja pengiriman surat dinas pos surat dianggarkan sebesar Rp.
10.000.000,- dan besarnya dana yang terealisasi yaitu sebesar Rp. 1.521.000,-
sehingga terjadi penyimpangan Favorable Variance (penyimpangan yang
menguntungkan) sebesar Rp. 8.479.000,-
6. Fakultas menganggarkan biaya untuk belanja barang operasional lainnya
penyimpangan yang terjadi termasuk penyimpangan yang menguntungkan
bagi fakultas.
7. Pada perkiraan anggaran belanja bahan fakultas mengganggarkan biaya
sebesar Rp. 5.000.000,- sedangkan yang terealisasi sebesar Rp. 17.365.900,-
Lebih Besarnya dana yang terealisasi menyebabkan kerugian bagi fakultas
yaitu sebesar Rp. 12.365.900,-
8. Pihak fakultas menganggarkan biaya sebesar Rp. 72.500.000 untuk biaya
belanja sewa namun pada kenyataannya tidak ada realisasi untuk anggaran
tersebut sehingga menyebabkan terjadinya penyimpangan yang
menguntungkan bagi pihak fakultas.
9. Pada anggaran tahun 2009, pihak fakultas menganggarkan biaya sebesar Rp.
50.000.000 untuk belanja jasa profesi. Akan tetapi, anggaran tersebut tidak
direalisasikan sehingga penyimpangan yang terjadi menguntungkan bagi
fakultas.
10.Untuk belanja biaya pemeliharaan gedung dan bangunan pihak fakultas
menganggarkan biaya sebesar Rp. 119.183.316,- dan yang terealisasi Rp.
308.580.000,- Penyimpangan yang terjadi cukup besar yaitu Rp.
189.396.684,- Penyimpangan ini merugikan pihak fakultas karena tergolong
penyimpangan Unfavorable variance.
11.Pihak fakultas menganggarkan untuk belanja biaya pemeliharaan peralatan
dan mesin sebesar Rp25.000.000,- sedangkan yang terealisasinya sebesar Rp.
12. Untuk belanja perjalanan biasa (dalam negeri) dianggarkan biaya Rp.
97.500.000 namun selama tahun 2009 tidak ada terealisasi untuk anggaran
tersebut sehingga menyebabkan Favorable Variance atau penyimpangan yang
menguntungkan bagi fakultas.
13. Fakultas menganggarkan biaya sebesar Rp. 66.000.000,- untuk belanja modal
peralatan dan mesin dan besarnya biaya yang terealisasi sebesar Rp.
197.931.000,- Penyimpangan yang terjadi merupakan penyimpangan yang
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis mencoba untuk menyimpulkan dan memberikan
saran-saran yang bisa dijadikan bahan dalam mengatasi permasalahan yang ada.
4.1 Kesimpulan
Dari analisis yang telah penulis lakukan, kesimpulan yang dapat diambil
antara lain ;
1. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara anggaran dibuat oleh
tim anggaran fakultas di bawah kendali Pembantu Dekan II. Tim anggaran
terdiri dari Program Studi, Departemen, dan bagian di lingkungan fakultas
ekonomi. Sesudah disusun oleh tim, anggaran diajukan kepada Dekan
Fakultas untuk disetujui. Setelah disetujui oleh Dekan fakultas, anggaran
diajukan ke pihak rektorat yaitu kepada Pembantu Rektor II (bidang
keuangan), Pembantu Rektor IV (Perencanaan), dan Pembantu Rektor V
(Aset).
2. Fakultas ekonomi program diploma melakukan pencatatan biaya
operasional dengan mengelompokkan biaya-biaya tersebut ke dalam biaya
belanja honorarium, belanja barang, dan belanja modal.
3. Anggaran yang disusun Fakultas Ekonomi USU, ada beberapa mata
anggaran yang tidak sesuai dengan kenyataan dan bahkan ada mata
karena meningkatnya pengeluaran-pengeluaran yang dibutuhkan dan tidak
terselenggaranya suatu kegiatan yang dianggarkan atas biaya sebelumnya.
4. Untuk pengawasan biaya operasional sudah cukup baik, hal itu dapat di
lihat dari pengkoordinasian yang dilakukan pihak fakultas dalam
melaksanakan kegiatannya dan jika ada terjadi penyimpangan maka akan
dilakukan revisi anggaran agar dapat memenuhi kebutuhan biaya
operasional serta meminimalisasikan penyimpangan.
4.2 Saran
Berdasarkan analisa serta kesimpulan, maka penulis memberi saran-saran
yang mungkin dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi USU dalam memajukan
serta meningkatkan kinerjanya. Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan
antara lain :
1. Agar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mencapai tujuan yang
diharapkan maka sebaiknya semua pihak yang terlibat harus bekerja
seefektif dan seefisien mungkin.
2. Sebaiknya disesuaikan antara anggaran dengan realisasi dalam hal
pencatatannya.
3. Perlunya ditingkatkan pengendalian dari pihak Dekan (Pembantu Dekan
II) untuk mencegah terjadinya pemborosan dana. Bila perlu Fakultas
Ekonomi USU melakukan inspeksi mendadak demi menghindari
DAFTAR PUSTAKA
Anton, M. 2000. Anggaran Perusahaan, Edisi Empat, BPFE, Yogyakarta.
Daft, Richard L. 2004. Manajemen, Cetakan V, Erlangga, Jakarta.
Halim, Abdul. 2000. Dasar-Dasar Akuntansi Biaya, Cetakan IV, BPFE,
Yogyakarta.
Kartadinata, Abas. 2002. Akuntansi dan Analisis Biaya, Cetakan III, PT. Rieka Cipta, Jakarta.
Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan, Cetakan II, Salemba Empat, Jakarta.
Stoner. 2001. Akuntansi Biaya Perencanaan dan Pengendalian
serta Pembuat Keputusan,Cetakan II, Salemba Empat, Jakarta.
Supriyono, R A. 2002. Akuntansi Biaya dan Akuntansi Manajemen, Edisi 2, BPFE, Yogyakarta.