TUGAS AKHIR
ANGGARAN DAN PENGAWASAN BEBAN OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
RUTH YOSEPHA T 102102131
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKUTAS EKONOMI
Dosen Pembimbing Tugas Akhir
Drs. M. Zainul Bahri Torong, M.Si, Ak
Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak
Dekan Fakultas Ekonomi UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : RUTH YOSEPHA T
NIM : 102102131
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : ANGGARAN DAN PENGAWASAN
BEBAN OPERASIONAL PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal _____________ 2013
Tanggal _____________ 2013
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RUTH YOSEPHA T
NIM : 102102131
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : ANGGARAN DAN PENGAWASAN
BEBAN OPERASIONAL PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juli 2013
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang telah memberikan Rahmat dan HidayahNya untuk menyelesaikan studi dan menyusun Tugas Akhir yang berjudul “Anggaran Dan Pengawasan Beban Operasional Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” ini dengan baik, guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Diploma Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari ada banyak kekurangan baik dalam penyampaian bahasa, kata maupun dalam hal penyajian. Untuk itu penulis dengan berbesar hati dan dengan tangan terbuka menerima saran maupun kritik sehat yang bersifat membangun dari para pembaca guna perbaikan dan penyempurnaan karya tulis ini.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapatkan bantuan baik moril maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan tulus dan ikhlas penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas dedikasinya demi kemajuan Fakultas Ekonomi.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
memberikan arahan dan bimbingan serta dukungan yang sangat berharga bagi penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.
4. Bapak/Ibu Dosen Fakultas Ekonomi khususnya program studi Diploma III Akuntansi yang telah memberikan banyak ilmu kepada penulis selama mengikuti perkuliahan.
5. Teristimewa untuk kedua orangtuaku yang tercinta, Drs. Tigor Tambunan dan Donna Welmino Samosir yang telah membesarkan dan mendidik serta memberikan bimbingan, dorongan, nasihat dan doa sehingga penulis berhasil menyusun tugas akhir dan menyelesaikan studi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Sahabat-sahabat dan seluruh teman-teman di Fakultas Ekonomi, khususnya Diploma III Akuntansi 2010.
Akhir kata, penulis berharap kiranya apa yang disajikan dalam tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri.
Medan, Juli 2013 Penulis,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Survei / Observasi ... 4
2. Rencana Isi ... 5
BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A.Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 7
1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 8
2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 8
B.Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 9
C.Job Description ... 11
D.Jaringan Kegiatan ... 16
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 16
BAB III ANGGARAN DAN PENGAWASAN BEBAN OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI USU
A.Definisi Biaya ... 18
B.Klasifikasi Biaya Operasional ... 19
C.Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional ... 23
D.Penyusunan Anggaran Biaya Operasional ... 28
E. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan ... 31
F. Hubungan Perencanaan dengan Anggaran ... 34
G.Anggaran Sebagai Alat Pengendalian ... 36
H.Analisis Perencanaan Biaya Operasional ... 44
BAB IV PENUTUP A.Kesimpulan ... 54
B.Saran ... 55
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Survei/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir ………….. 4
Tabel 1.2 Anggaran Biaya Operasional Fakultas Ekonomi Universitas
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Akuntansi di dalam suatu instansi atau perusahaan memegang peranan penting, karena akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data yang dinyatakan dalam satuan uang. Untuk mengumpulkan data keuangan yang baik tentu saja diperlukan suatu sistem pengawasan yang baik pula. Sistem pengawasan yang sah dan tepat sangat dibutuhkan manajemen dalam pengambilan keputusan demi pengembangan instansi atau perusahaan tersebut dan juga sebagai suatu tolak ukur yang digunakan oleh manajemen untuk mengetahui secara pasti keadaan instansi atau perusahaan, sehingga perencanaan-perencanaan instansi atau perusahaan dimasa mendatang lebih mudah disusun. Dengan kata lain berhasil tidaknya suatu perencanaan tentu ada kaitannya dengan keakuratan pengawasan yang dilakukan.
dalam hal pengawasan pengadaan alat-alat tulis kantor yang harus dilakukan dengan tepat agar tidak terjadi pembelian yang berlebihan
Oleh karena itu, penggunaan sumber daya ekonomi oleh lembaga perguruan tinggi harus direncanakan dengan sebaik-baiknya. Perencanaan merupakan upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan, yang mana tujuan utamanya yaitu memberikan umpan maju (feed forward) agar memberikan petunjuk bagi setiap pimpinan bagian.
B. Rumusan Masalah
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa kemungkinan besar salah satu permasalahan yang timbul pada suatu lembaga perguruan tinggi adalah dalam hal penyusunan anggaran. Suatu lembaga perguruan tinggi perlu melakukan penyusunan anggaran biaya khususnya biaya operasional dengan seefisien mungkin guna mencapai tujuan yang diharapkan. Selain itu, anggaran dapat membantu pihak manajemen atau pimpinan bagian dalam mengambil keputusan untuk mengelola biaya-biaya yang akan dikeluarkan. Sehubungan dengan itu penulis mencoba merumuskan suatu permasalahan sebagai berikut : Apakah penyusunan anggaran dan pengawasan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan baik?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun yang diharapkan dapat menjadi tujuan dan manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Penulis
2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sebagai bahan masukan atau pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk melihat sejauh mana penerapan perencanaan dan pengawasan biaya operasional yang telah dilakukan dalam pengeefisienan serta pengefektifan penggunaan anggaran dan juga memberikan masukan untuk mengatasi penyimpangan yang terjadi agar dapat diperbaiki demi kemajuan dan perkembangan sesuai dengan yang diharapkan
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei / Observasi
[image:13.595.109.518.557.744.2]Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Tabel 1.1
Jadwal Survei/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
No
Uraian Kegiatan
MEI JUNI
I II III IV I II III IV 1 Pengajuan Judul
2 Persetujuan (Acc) Judul
3 Pengajuan dosen pembimbing
5 Pengolahan dan Analisis Data
6 Penyusunan Tugas Akhir
7 Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir
8 Penyelesaian (Acc) Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Rencana Isi terdiri dari 4 (empat) bab yaitu: Bab I Pendahuluan, Bab II
Profil Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Bab III Pembahasan
dan Bab IV Penutup.
Adapun bagian-bagian daripada penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
penelitian) struktur organisasi, job description, jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : ANGGARAN DAN PENGAWASAN BEBAN
OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Menguraikan hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu mengenai Anggaran dan Pengawasan Beban Operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : PENUTUP
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panjí Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Adapun Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa-mahasiswi pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
- Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
- Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
- Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.
- Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
- Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber Data: Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tahun 2010
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :
Rektor dan Pembantu Rektor
Tugas bagian tata usaha adalah sebagai berikut :
- Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
- Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
- Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
- Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
- Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
- Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.
- Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
- Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
- Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. - Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
- Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas bagian tata usaha adalah sebagai berikut :
- Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
- Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
- Melakukan administrasi akademik.
- Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
- Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
- Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
- Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas bagian umum dan keuangan adalah sebagai berikut :
- Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
- Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
- Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
- Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
- Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
- Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
- Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
- Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. - Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan
bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas bagian kepegawaian adalah sebagai berikut :
- Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
- Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. - Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. - Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
- Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
- Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. - Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. - Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
- Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas bagian kemahasiswaan dan alumni adalah sebagai berikut :
- Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
- Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
- Melakukan administrasi kemahasiswaan.
- Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
- Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
- Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
- Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
- Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
- Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
- Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas bagian perlengkapanadalah sebagai berikut :
- Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
- Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
- Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
- Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
- Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
- Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
- Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
khususnya bidang ilmiah, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademik selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil
BAB III
ANGGARAN DAN PENGAWASAN BEBAN OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Definisi Biaya
Salah satu bentuk pengendalian yang harus diterapkan pada lembaga perguruan tinggi adalah pengendalian biaya operasional.Hal ini disebabkan karena biaya operasional merupakan salah satu hal yang beengaruh terhadap kegiatan lembaga perguruan tinggi untuk mencapai tujuannya.Untuk mencapai tujuannya lembaga perguruan tinggi harus mampu meminimalisasi biaya operasionalnya.
Namun sebelum membahas lebih jauh mengenai biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terlebih dahulu akan diuraikan beberapa pendapat para ahli yang berkaitan dengan definisi biaya itu sendiri :
Menurut Firdaus A Dunia (1994 ) “Biaya adalah pengeluaran-pengeluaran atau nilai pengorbanan untuk memperoleh barang atau jasa yang berguna untuk masa yang akan datang atau mempunyai manfaat melebihi satu periode akuntansi tahunan”.
Dari semua pendapat di atas, maka dapat diambil sebuah kesimpulan bahwa biaya merupakan seluruh pengorbanan yang dikeluarkan untuk memperoleh barang maupun jasa yang semuanya itu dapat diukur dengan uang.
B. Klasifikasi Biaya Operasional
Informasi biaya disajikan untuk memenuhi kebutuhan lembaga perguruan tingg yang harus disesuaikan dengan tujuan penggunaannya. Berdasarkan fungsi utama kegiatan lembaga perguruan tinggi, Kartadinata ( 2002 )dalam bukunya Akuntansi dan Analisis Biaya mengklasifikasikan biaya pada lembaga perguruan tinggi menjadi :
1. Biaya administrasi dan umum (Administration and general cost ) Biaya administrasi dan umum yaitu semua biaya yang berkaitan dengan fungsi administratif dan umum. Adapun yang termasuk dalam pengelompokan biaya ini antara lain, belanja pegawai, belanja perjalanan, belanja pemeliharaan, dan belanja barang untuk bahan, inventaris, langganan daya dan jasa, serta penyelenggaraan.
2. Biaya keuangan (Financial cost )
Biaya keuangan merupakan biaya yang berkaitan dengan fungsi penyediaan dana, misalnya : biaya administrasi bank, biaya bunga, dan biaya provisi kredit.
3. Biaya semi variabel
Sedangkan pengelompokan biaya menurut Harahap (2000) adalah sebagai berikut:
1. Biaya administrasi dan umum
Fungsi administrasi dan umum merupakan fungsi yang berhubungan dengan kegiatan penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan, dan pengawasan secara keseluruhan agar dapat berhasil guna (efektif) dan berdaya guna (efisien).
Dari fungsi administrasi dan umum di atas, maka pengertian biaya administrasi dan umum biaya operasional dikelompokkan menjadi :
a. Gaji dan upah yang meliputi gaji, insentif dan bonus, premi lembur, pajak pendapatan, upah borongan, dan lainnya.
b. Kesejahteraan pegawai yang meliputi; pengobatan pegawai, rekreasi dan olahraga, pendidikan dan peustakaan.
c. Biaya reparasi dan pemeliharaan yang meliputi; reparasi dan pemeliharaan untuk kendaraan bermotor, taman dan halaman fakultas, bangunan fakultas dan lainnya.
d. Biaya penyusutan aktiva tetap yang meliputi; biaya cetak, alat tulis dan perlengkapan fakultas, biaya listrik dan air, biaya telepon dan telegram fakultas.
e. Biaya financial yang meliputi: biaya bunga, biaya penerbitan dan lainnya.
berhubungan dengan usaha lembaga perguruan tinggi untuk merekrut mahasiswa baru ”. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka lembaga perguruan tinggi harus menggunakan konsep pemasaran yang baik yaitu bagaimana melayani mahasiswa dan calon mahasiswa.Adapun biaya yang harus dikeluarkan lembaga perguruan tinggi untuk mencapai tujuannya yaitu berupa biaya iklan dan promosi.
Penggolongan elemen biaya operasional dibagi menjadi tiga kelompok besar yaitu biaya produksi, biaya non produksi, dan biaya umum.
a. Biaya produksi
Biaya produksi merupakan biaya yang berkaitan dengan pemrosesan barang/jasa. Beban produksi ini berupa biaya bahan baku langsung, upah langsung, dan overhead pabrik.
Bahan baku langsung (Direct Material Used )adalahbahan baku langsung digunakan untuk proses produksi. Upah langsung (Direct Labour) adalahupah langsung merupakan upah yang dibayar untuk
buruh langsung dalam proses produksi dan Overhead pabrik (Factory Overhead) adalahOverhead pabrik merupakan semua bahan yang
tidak langsung dalam proses produksi seperti : - Upah buruh tidak langsung ( indirect labour) - Bahan baku tidak langsung (indirect material used) - Biaya reparasi peralatan pabrik (repair expense)
- Penyusutan gedung pabrik (depreciation of bulding)
- Penyusutan peralatan pabrik (depreciation of factory equipment) b. Biaya non produksi
Biaya non produksi merupaka biaya yang tidak berkaitan dengan pemrosesan barang atau jasa.Biaya ini berupa biaya administrasi, dan biaya penjualan.Biaya administrasi adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengelola administrasi suatu perusahaan, meliputi :
- Biaya gaji, tunjangan,dan biaya social karyawan - Biaya pengangkutan, perjalanan, dan penginapan - Biaya pemeliharaan kantor
- Biaya perbaikan kantor - Penyusutan peralatan kantor - Penyusutan gedung kantor - Biaya listrik
- Asuransi - Telepon
- Biaya supplies kantor - Biaya penjualan
Sedangkan biaya penjualan adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka menjual produk selesai yang dihasilkan oleh perusahaan hingga ke tangan konsumen. Biaya penjualan terdiri dari :
- Gaji karyawan
- Biaya perbaikan bagian penjualan - Penyusutan peralatan bagian penjualan - Asuransi pabrik
- Penyusutan gedung bagian penjualan - Biaya listrik
- Biaya advertising - Biaya umum
Adapun biaya umum adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengelola perusahaan yang tidak termasuk dalam biaya administrasi. Biaya umum meliputi biaya lain – lain dan biaya penyusutan dalam harga pokok.
C. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional
Perencanaan merupakan suatu proses pengembangan tujuan lembaga perguruan tinggi dan untuk memilih kegiatan-kegiatan yang nantinya akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan lembaga perguruan tinggi.
Dari kedua definisi di atas dapat di ketahui bahwa perencanaan merupakan penetapan suatu cara bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan atau dalam arti lain menetapkan suatu program terlebih dahulu, beikir tentang apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang akan melaksanakannya serta bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan tersebut.
Menyediakan informasi biaya dapat membantu pimpinan dalam membuat keputusan-keputusan operasi jangka pendek dan keputusan alokasi sumber daya jangka panjang dan merumuskan strategi - strategi untuk masa yang akan datang.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu dibuat perencanaan dan anggaran sebelum melakukan kegiatan operasinya sehingga diharapkan tujuan dapat tercapai dengan lebih efektif dan efisien. Perencanaan merupakan proses yang tidak berakhir begitu saja walaupun perencanaan itu sudah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan dan setiap saat selama proses implementasi harus diikuti dengan tindakan pengawasan terhadap rencana-rencana yang mungkin nantinya memerlukan modivikasi.
Manfaat dari penyusunan perencanaan yang akan diperoleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
- Membantu pimpinan bagian untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
- Membantu pimpinan bagian dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah utama.
- Me mbantu penempatan tanggung jawab agar lebih tepat. - Memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi.
- Membuat tujuan lebih spesifik, teerinci dan lebih mudah dipahami. - Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
- Menghemat waktu dan dana tetap berguna
Adapun salah satu turunan yang menjadi bagian utama dari fungsi perencanaan adalah anggaran. Anggaran dapat dijadikan sebagai manifestasi rencana yang akan dicapai oleh lembaga perguruan tinggi dan pada saat yang sama anggaran itu menjadi alat pengendalian, serta dijadikan sebagai panduan yang harus dicapai sehingga manajemen memiliki standard dan sasaran. Anggaran merupakan bagian integral dari proses perencanaan atau pernyataan perencanaan.
Untuk mengetahui lebih jauh tentang anggaran, penulis mencoba untuk mengemukakan pendapat beberapa ahli mengenai pengertian anggaran.Menurut Adisaputro ( 2000 ) “ Anggaran ialah rencana rinci tentang perolehan dan penggunaan sumber daya keuangan dan sumber daya lainnya untuk suatu periode tertentu ”.Anggaran menggambarkan rencana untuk masa yang akan datang yang diekspresikan dalan istilah-istilah keuangan yang formal dan menurut Nafarin ( 2004 ) mendefinisikan “ Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu”.
melalui analisa yang cermat berdasarkan satuan uang yang dijabarkan dalam bentuk angka-angka untuk jangka waktu tertentu.
Beberapa unsur yang sangat penting dalam suatu anggaran, yaitu :
1. Rencana, yaitu suatu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang.
2. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yaitu mencakup seluruh kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian-bagian yang ada dalam perusahaan yaitu kegiatan pemasaran, kegiatan produksi, kegiatan pembelanjaan, kegiatan administrasi serta kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan masalah-masalah personalia. Anggaran nantinya akan dijadikan sebagai pedoman kerja, maka anggaran harus mencakup seluruh kegiatan perusahaan.
3. Dinyatakan dalam unit moneter, yaitu unit (kesatuan) yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam.
4. Jangka waktu tertentu yang akan datang, yang menunjukkan bahwa anggaran perusahaan disusun untuk dipergunakan dalam jangka waktu tertentu. Ini berarti bahwa apa yang dimuat di dalam anggaran adalah taksiran-taksiran tentang apa yang akan terjadi serta apa yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang.
Anggaran biaya operasional merupakan anggaran taksiran semua biaya yang dikeluarkan yang pada hakikatnya dianggap habis dalam masa satu tahun.Anggaran biaya operasional pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas; belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.
Anggaran banyak manfaatnya sebagai alat pelaksanaan pekerjaan, tetapi anggaran juga mempunyai kelemahan, sebab anggaran dibuat berdasarkan asumsi, bila asumsinya berubah maka anggaran kurang bermanfaat, kecuali direvisi sesuai dengan perubahan asumsi.
Beberapa kegunaan anggaran antara lain :
- Sebagai pedoman kerja dimana Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan diwaktu yang akan datang.
- Sebagai alat pengkoordinasian kerja dimana Anggaran berfungsi sebagai alat untuk pengkoordinasian kerja agar semua bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerja sama dengan baik, untuk menuju kesasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelancaran jalannya akan lebih terjamin.
kelemahan dan kekuatan yang dimiliki perusahaan. Hal ini dapat menyusun rencana selanjutnya secara lebih matang dan lebih akurat.
Dan manfaat anggaran menurut Nafarin ( 2004 ) yaitu :
- Anggaran merupakan alat komunikasi bagi rencana manajemen melalui organisasi.
- Anggaran memaksa manajer atau pimpinan bagian untuk memikirkan dan merencanakan masa depan.
- Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada berbagai bagian organisasi agar dapat digunakan seefektif mungkin.
- Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandekan potensial sebelum terjadi.
- Anggaran mengkoordinasikan aktivitas seluruh organisasi dengan cara mengintegrasikan rencana dari berbagai bagian. Penganggaran ikut memastikan agar setiap orang dalam organisasi mengarah pada sasaran yang sama.
- Anggaran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku sebagai benchmark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu yang akan datang.
D. Penyusunan Anggaran Biaya Operasional
dijadikan sebagai pedoman kerja dan sebagai alat perencanaan dan pengendalian kerja perusahaan.
Anggaran merupakan suatu rencana periodik yang di susun berdasarkan program yang telah dibuat dan merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang sebagai pedoman bagi pimpinan perusahaan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu perusahaan.
Pada Instansi Negeri anggaran yang direncanakan tidak terdapat realisasinya karena seberapa besar jumlah anggaran yang direncanakan itulah yang akan digunakan. Tidak seperti Instansi swasta yang mungkin anggaran akan berbeda dengan realisasinya sehingga akan menyebabkan penyimpangan. Penyimpangan tersebut nantinya akan ada yang menguntungkan (favorable variance) terjadi bila pengeluaran yang terealisasi lebih rendah dibandingkan
dengan anggaran, dan ada yang merugikan (unfavorable variance) terjadi bila pengeluaran yang terealisasi lebih tinggi dibandingkan dengan anggaran.
Adapun dasar penyusunan anggaran biaya operasional yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :
1. Historical atau pengalaman anggaran tahun
2. Realisasi tahun berjalan
Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan dalam penyusunan anggaran.Realisasi tahun berjalan memberikan data informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil yang sebenarnya.
3. Melihat kondisi eksternal secara umum
Penyusunan anggaran yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa yang akan datang, terutama mengenai kebijaksanaan pemerintah, teknologi para saingan dan lain-lain. Hal ini sangat penting untuk perkiraan mengantisipasi hal-hal yang mungkin akan terjadi.
Adapun prosedur penyusunan pelaksanaan anggaran biaya operasional yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
1. Anggaran yang disusun diperinci lagi menjadi anggaran bulanan dengan maksud untuk dapat menilai prestasi kerja perusahaan pada periode setiap bulan, dengan cara membandingkan data aktual dengan anggaran.
2. Kemudian anggaran yang telah disusun tersebut dilaporkan kepada pimpinan perusahaan untuk disahkan menjadi pegangan atau pedoman perusahaan dalam menjalankan operasi kegiatannya.
Penyusunan anggaran dalam Fakultas Ekonomi merupan tahap akhir dari proses perencanaan menyeluruh dan persetujuan untuk :
1. Menetukan tujuan-tujuan maupun sasaran yang ingin dicapai oleh Fakultas Ekonomi.
2. Membantu dan mendorong dilaksanakannya kebijakan Fakultas Ekonomi.
3. Menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia dengan seefektif mungkin.
4. Membantu perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya yang ada di perusahaan.
5. Membantu memprediksi kinerja perusahaan.
Anggaran yang dibuat oleh tim anggaran Fakultas di bawah PD II. Tim anggaran ini terdiri dari program studi, departemen, dan bagian di lingkungan Fakultas Ekonomi USU. Setelah disusun, anggaran tersebut diajukan ke Dekan untuk disetujui. Kemudian baru diajukan kepihak Rektorat :
1. Pembantu Rektor II Bidang Keuangan 2. Pembantu Rektor IV Perencanaan 3. Pembantu Rektor V Aset
E. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan
yang spesifik. Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa dengan adanya suatu perencanaan kita dapat mengetahui apa yang harus kita lakukan, bagaiman acaranya, kapan waktu yang tepat untuk melakukannya dan siapa yang harus melakukannya.
Setiap perusahaan mempunyai tujuan masing-masing. Tujuan ini bertingkat-tingkat, ada tujuan umum dan ada tujuan khusus, ada tujuan jangka pendek dan ada tujuan jangka panjang. Perusahaan harus mempunyai perencanaan yang baik untuk mencapai tujuannya, dalam hal ini untuk memperoleh laba yang maksimal. Dengan kata lain perencanaan merupakan fungsi yang paling utama selain fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Dengan adanya perencanaan kita dapat mengawasi pelaksanaan dari suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Anggaran merupakan bagian yang penting dari proses perencanaan karena anggaran menentukan kepastian mengenai pengelolaan sumber daya yang ada menuju pencapaian tujuan. Anggaran yang direncanakan dengan baik menyelaraskan strategi dari struktur organisasi, manajemen dan personilnya serta tugas-tugas yang perlu diselaraskan.
Steward Thompson (1989:9) mengatakan ada empat langkah dalam penyusunan perencanaan, yaitu sebagai berikut :
1. Menetapkan tujuan
Perencanaan berawal dengan keputusan mengenai apa yang diinginkan atau yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Tanpa rumusan yang jelas, maka perusahaan akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif.
2. Menentukan situasi sekarang
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai sangat penting agar rencana dapat dirumuskan sesuai dengan kondisi perusahaan.
3. Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan
Segala kemudahan dan hambatan dalam mencapai tujuan harus diidentifikasi dengan memperlihatkan faktor intern dan ekstern perusahaan walaupun sulit hal tersebut merupakan bagian penting dari perusahaan.
4. Mengembangkan serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan
Langkah terakhir dalam proses perencanaan adalah mengembangkan berbagai alternatif tindakan, mengevaluasi alternatif-alternatif ini dan memilih alternatif yang paling cocok atau sekurang-kurangnya yang paling memuaskan.
yang disediakan. Adapun kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan Fakultas adalah kegiatan dalam belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, belanja perjalanan, honorium, dam kegiatan-kegiatan lain.
F. Hubungan Perencanaan dengan Anggaran
Komponen utama perencanaan adalah anggaran, yang merupakan rencana keuangan untuk masa yang akan datang. Rencana tersebut mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Sebelum anggaran dsiapkan, pihak manajemen terlebih dahulu harus membangun suatu rencana strategi. Rencana strategi mengidentifikasi strategi-strategi untuk aktifitas dan operasi di masa depan, umumnya mencakup setidaknya untuk lima tahun ke depan. Perusahaan dapat menerjemahkan strategi umum ke dalam tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Rencana strategi ini akan menjadi dasar pembuatan anggaran perusahaan.
Anggaran merupakan bagian yang penting dari proses perencanaan. Karena anggaran menentukan keputusan mengenai pengalokasian sumber daya menuju pencapaian tujuan. Anggaran yang direncanakan dengan baik menyelaraskan strategi dan struktur organisasi menajemen dan personelnya dan tugas-tugas yang perlu diselesaikan.
Dengan kata lain, anggaran merupakan kompas, yang menjadi arah dan pedoman kerja bagi perusahaan untuk mencapai tujuan.
Anggaran disusun berdasarkan asumsi-asumsi perencanaan serta data akuntansi dan keuangan. Anggaran yang telah disusun menjadi pedoman kerja atau standar bagi perusahaan. Apabila terdapat penyimpangan haruslah diselidiki penyebab penyimpangan tersebut dan segera dilakukan tindakan korektif atas penyimpangan tersebut.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai anggaran pendapatan dan belanja dan juga anggaran rekapitulasi pendapatan dan belanja per bulan. Dalam penyusunan anggaran ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan berbagai analisa, yaitu sebagai berikut :
1. Analisa terhadap pendapatan-pendapatan langsung yang mungkin akan didapat, yang berhubungan langsung dengan operasi normal perusahaan.
2. Analisa terhadap belanja-belanja yang mungkin akan didapat yang berhubungan langsung dengan operasi normal perusahaan
3. Analisa terhadap belanja-belanja yang terjadi di perusahaan yang naik turunnya belanja tersebut tanpa dipengaruhi volume kegiatan.
4. Analisa terhadap belanja dan pendapatan yang mungkin terjadi dan hal ini tidak dalam operasi normal kegiatan perusahaan.
Berdasarkan analisa-analisa yang telah dilakukan tersebut disusunlah Anggaran Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
G. Anggaran Sebagai Alat Pengendalian
Pengendalian merupakan proses pengukuran dan pengevaluasian kinerja aktual dari setiap bagian dalam suatu perusahaan, dan kemudian melaksanakan tindakan perbaikan apabila diperlukan.
Untuk mengetahui apakah rencana yang telah ditetapakan dijalankan dengan semestinya, maka dibutuhkan suatu pengawasan atau pengendalian. Seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan harus diawasi secara terus-menerus, jika pihak manajemen ingin tetap berada dalam batas-batas yang telah ditetapkan.
Ackoff (2000:29) mengatakan bahwa pengendalian terdiri dari tiga macam langkah yang bersifat universal, yaitu :
a. Mengukur hasil pekerjaan
b. Membandingkan hasil pekerjaan dengan perencanaan dan memastikan perbedaannya ( apabila ada )
Menurut Welsch (2000:14) pengendalian dapat dibagi menjadi tiga tipe dasar, yaitu :
1. Pengendalian Pendahuluan ( Preliminary Control )
Pengendalian ini memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya ketidaksesuaian pada kualitas sumber-sumber daya yang digunakan sebuah perusahaan.
2. Pengendalian Pada Saat Pekerjaan Berlangsung (Concurrent Control) Pengendalian ini dilakukan untuk memonitor pekerjaan yang berlangsung, guna memastikan bahwa sasaran yang dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
3. Pengendalian Umpan Balik ( Feedback Control )
Pengendalianini memusatkan perhatian pada hasil-hasil akhir untuk menentukan tindakan-tindakan korektif apabila terdapat penyimpangan.
Ada beberapa perbedaan dalam mendefenisikan konsep pengendalian, termasuk di dalamnya pengendalian internal dan pengendalian manajemen. Akuntansi sering menggunakan pengendalian internal dalam mengontrol kegiatan bisnis suatu perusahaan.
Ada tiga elemen yang menjadi struktur pengendalian internal suatu perusahaan yaitu :
2. Pengendalian sistem akuntansi yang terdiri dari catatan dan prosedur yang digunakan untuk mencatat, memproses, melaporkan semua transaksi perusahaan, memelihara tingkat kepercayaan terhadap aset dan hutang perusahaan.
3. Pengendalian prosedur yang merupakan langkah khusus untuk meminimumkan resiko terhadap ancaman tertentu.
Pengendalian manajemen memiliki tiga aspek yaitu :
1. Pengendalian manajemen sebagai suatu bagian dan tanggung jawab manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen. 2. Pengendalian manajemen lebih luas dari pengawasan internal termasuk di dalamnya merancang sistem untuk mengurangi tingkat kesalahan dan ketidakteraturan serta aktifitas yang positif untuk pencapaian tujuan.
3. Pengendalian manajemen yang berorientasi pada karyawan atau pegawai yaitu dengan memberi fasilitas untuk suksesnya pencapaian tujuan perusahaan.
4. Pengendalian biaya operasional yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran, yang mana kita ketahui anggaran selain sebagai alat perencanaan juga sebagai alat pengawasan. Apabila ada kelemahan, maka diambil tindakan yang korektif untuk periode anggaran yang berikutnya.
menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian terhadap alokasi biaya yang dianggarkan.
Untuk melakukan pengendalian terhadap anggaran biaya operasional, pihak fakultas membandingkan rencana anggaran dengan realisasi yang terjadi setiap perkiraan – perkiraan yang terdapat di dalam anggaran biaya operasional tersebut.
Proses pengendalian berjalan dirancang untuk membantu memantau kegiatan yang sedang berjalan dari suatu unit usaha dan setiap pusat tanggung jawab. Proses ini biasanya terdiri atas beberapa tahap yaitu :
1. Pengendalian lingkungan yang merupakan kerangka kerja utama diantara kebijakan pengawasan dan prosedur operasi.
2. Pengendalian sistem akuntansi yang terdiri dari catatan dan prosedur yang digunakan untuk mencatat, memproses, melaporkan semua transaksi perusahaan, memelihara tingkat kepercayaan terhadap aset dan hutang perusahaan.
3. Pengendalian prosedur yang merupakan langkah khusus untuk meminimumkan resiko terhadap ancaman tertentu.
Pengendalian manajemen memiliki tiga aspek yaitu :
kesalahan dan ketidakteraturan serta aktifitas yang positif untuk pencapaian tujuan.
3. Pengendalian manajemen yang berorientasi pada karyawan atau pegawai yaitu dengan memberi fasilitas untuk suksesnya pencapaian tujuan perusahaan.
Pengendalian biaya operasional yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran, yang mana kita ketahui anggaran selain sebagai alat perencanaan juga sebagai alat pengawasan. Apabila ada kelemahan, maka diambil tindakan yang korektif untuk periode anggaran yang berikutnya.
Pengendalian ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode namun juga pengendalian dilakukan pada saat periode berjalan. Pihak Fakultas juga harus menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian terhadap alokasi biaya yang dianggarkan. Untuk melakukan pengendalian terhadap anggaran biaya operasional, pihak fakultas membandingkan rencana anggaran dengan realisasi yang terjadi pada setiap perkiraan – perkiraan yang terdapat di dalam anggaran biaya operasional tersebut.
Proses pengendalian berjalan dirancang untuk membantu memantau kegiatan yang sedang berjalan dari suatu unit usaha dan setiap pusat tanggung jawab. Proses ini biasanya terdiri atas beberapa tahap yaitu :
2. Menyiapkan laporan kinerja yang berisi hal aktual, hasil yang direncanakan dan selisih dari kedua angka tersebut.
3. Menganalisis penyimpangan antara hasil aktual dengan hasil yang direncanakan dan mencari sebab-sebab dari penyimpangan tersebut.
4. Mencari dan mengembangkan tindakan alternatif untuk mengatasi masalah dan belajar dari pengalaman pihak lain yang telah sukses di suatu bidang tertentu.
5. Memilih (tindakan koreksi) dari kumpulan alternatif yang ada dan menerapkan tindakan tersebut.
6. Tindak lanjut atas pengendalian atau pengawasan untuk menilai efektivitas dari tindakan koreksi yang diterapkan. Lanjutkan dengan umpan maju untuk membuat perencanaan periode berikutnya.
Dalam menyusun sebuah laporan biaya operasional harus memperhatikan faktor-faktor yaitu laporan harus tepat waktu, laporan harus sederhana dan jelas, laporan harus dinyatakan dalam bahasa dan istilah yang dikenal pimpinan yang memakainya,laporan harus akurat, laporan harus berguna.
Adapun beberapa manfaat dari pengendalian,antara lain :
a. Mencegah ketidaksesuain atau kesalahan
b. Memperbaiki berbagai ketidaksesuaian atau kesalahan yang terjadi
c. Mengatur perusahaan serta kegiatan yang dilaksanakannya
d. Meningkatkan rasa tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya
Menurut Usry ( 2000 ), pengendalian biaya yang efektif terdiri dari dua aspek antara lain :
a. Pengendalian operasional
Pengendalian operasional ditujukan untuk mengawasi kegiatan operasi lembaga perguruan tinggi, mengawasi segala biaya yang dikeluarkan dari barang atau jasa yang diproses. pengendalian operasional harus dibantu oleh pengendalian akuntansi. pengendalian operasional akan menjadi suatu hal yang boros dan tidak efisien apabila tidak ada pengendalian akuntansinya.
b. Pengendalian akuntansi
pengendalian dan laporan statistic untuk mengetahui perkembangan orang-orang yang bertanggung jawab atas biaya, apakah mereka melaksanakan tugasnya sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
Adapun pengendalian yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menjalankan kegiatan operasinya adalah dengan cara :
a. Mengontrol pendapatan melalui pendapatan yang diterima dan belanja-belanja yang dikeluarkan secara bulanan atau tahunan
b. Disesuaikan dengan keadaan, baik dengan memperhatikan situasi keamanan, politik, dan ekonomi agar tidak melebihi anggaran yang telah disusun.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melaksanakan pengendalian dengan cara :
1. Membandingkan realisasi dengan anggaran. Melalui hasil perbandingan ini perusahaan dapat mengetahui apakah telah terjadi penyimpangan atau tidak. Selanjutnya dicari faktor-faktor penyebab timbulnya perbedaan tersebut dan untuk penyimpangan yang merugikan akan dilakukan tindakan koreksi.
2. Membentuk suatu bagian yang bertugas mengawasi seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan sebelum menganalisis perbandingan antara realisasi dengan anggaran.
a. Memberikan stándar yang memadai untuk mengukur prestasi
b. Sebagai alat pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana kerja yang telah dicapai perusahaan
c. Mengendalikan operasi dan belanja serta pengeluaran perusahaan
H. Analisis Perencanaan Biaya Operasional
Berdasarkan hasil penelitian berupa data dan informasi yang diterima maka didapatkan gambaran umum mengenai anggaran biaya operasional, penyusunan dan realisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dari pengertian perencanaan yang telah di bahas pada bab sebelumnya dapat dilihat bahwa perencanaan merupakan upaya untuk merumuskan tujuan-tujuan dan menyusun serta memutuskan apa yang hendak dilakukan, bagaimana, dan siapa yang akan melakukan.
Perencanaan memiliki kaitan erat dengan anggaran karena anggaran merupakan rencana kegiatan perusahaan yang mencakup kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Anggaran organisasi yang lazim terjadi pada perusahaan yang mempunyai biaya tetap, biaya variabel, dan biaya semi variabel.Pada Fakultas Ekonomi anggaran operasionalnya terdiri atas, belanja pegawai, belanja bahan, belanja pemeliharaan, dan belanja perjalanan.
kampus di bawah kendali pembantu dekan II. Kegunaan anggaran hanya digunakan untuk kepentingan intern fakultas.
TABEL 1.2
ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA TAHUN ANGGARAN 2012
No Perkiraan Anggaran
(Rp.)
Realisasi (Rp.)
I PENERIMAAN 2.491.618.583 1.961.025.959
II BELANJA :
a. Belanja Honorium 1. Belanja Uang Honor
Tetap
2. Belanja Uang HonorTidak Tetap 3. Belanja Vakasi
Total Belanja Honorium
b. Belanja Barang 1. Belanja Keperluan
Perkantoran
2. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat 3. Belanja Barang 4. Belanja Bahan 5. Belanja Sewa 6. Belanja Profesi 7. Belanja Biaya
Pemeliharaan Gedung dan Bangunan
8. Belanja Biaya
Pemeliharaan Peralatan danMesin
9. Belanja Perjalanan Biasa(Dalam Negeri)
Total Belanja Barang
c.Belanja Modal 1. Belanja Modal
Peralatan danMesin
Total Belanja Modal
Total Belanja (a+b+c)
Anggaran dijadikan sebagai alat untuk melaksanakan fungsi pengendalian. Dengan adanya anggaran maka standar kerja sudah ada, kemudian sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan menjadi angka realisasi yang dapat dibandingkan dengan stándar atau sasaran, yaitu anggaran. Perbedaan antara anggaran dan realisasi merupakan ketidaksesuaian atau variance. Ketidaksesuaian terjadi dalam dua kemungkinan, yaitu :
a. Ketidaksesuaian yang menguntungkan ( favourable variance )
Ketidaksesuaian dianggap menguntungkan jika realisasi lebih kecil dari anggaran.Misalnya,anggaran yang direncanakan untuk bagian belanja pengiriman surat dinas pos surat adalah Rp. 10.000.000,- dan hasil yang dicapai adalah sebesar Rp. 1.521.000,-, yang artinya terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan sebesar Rp. 8.479.000,- karena realisasinya lebih rendah dari anggaranya. Ini merupakan favourable variance.
b. Ketidaksesuaian yang tidak menguntungkan (Unfavourable variance) Ketidaksesuaian dianggap merugikan jika realisasi lebih besar dari anggaran.Misalnya,untuk realisasi Honor Tetap adalah sebesar Rp. 337.679.896 sedangkan yang dianggarkan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebesar Rp. 263.000.000-, terjadi selisih Rp. 74.679.896,- yang artinya realisasinya lebih tinggi daripada yang dianggarkan. Ini merupakan Unfavourable variance.
dapat dilihat dari hasil yang dicapai, yaitu laporan anggaran aktual tahun anggaran 2012 yang belum mencapai target yang diharapkan. Berikut ini adalah ketidaksesuaian yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdasarkan anggaran pendapatan dan belanja pada tahun anggaran 2012 :
1. Penerimaan
Realisasi atas penerimaan belum mencapai hasil yang ditargetkan, dari Rp.2.491.618.583,- yang dianggarkan hanya Rp. 1.961.025.959,- yang direalisasikan. Terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan sebesar Rp. 525.592.624. Penerimaan keuangan merupakan pemasukan keuangan untuk mendukung seluruh kegiatan. Fakultas Ekonomi memiliki sumber penerimaan dana melalui dana masyarakat berupa sumbangan pembayaran pembayaran pendidikan dari mahasiswa yang diterima setiap enam bulan sekali (satu semester). Seluruh dana tersebut digunakan untuk belanja fakultas.
2. Belanja Honorium
Untuk realisasi belanja honorium yang terbagi dalam : a. Belanja Uang honor Tetap
anggaran merencanakan penggunaan insentif unsur akademik/administrasi anggaran ini direncanakan untuk meningkatkan kinerja para unsur akademik/administrasi untuk kelancaran pembinaan kerumahtanggaan lingkungan kampus.
b. Belanja Uang Honor Tidak Tetap
Anggaran yang direncanakan untuk belanja uang honor tidak tetap sebesar Rp.125.688.000,- dan hasil yang dicapai adalah sebesar Rp. 128.976.201,- yang artinya terjadi ketidaksesuaian yang tidak menguntungkan sebesar Rp.3.288.201,- karena realisasi lebih besar daripada anggarannya. Misalnya pengawas ujian/koreksi/panitia ujian untuk tahun anggaran 2012 untuk pembiayaan setiap ujian, baik itu ujian tengah semester maupun ujian akhir semester, agar proses ujian dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan apa yang telah diharapkan.
c. Belanja Vakasi
3. Belanja Barang
Untuk realisasi belanja barang yang terbagi dalam : a. Belanja Keperluan Perkantoran
Pada bagian belanja keperluan perkantoran anggarannya sebesar Rp.80.000.000,- dan hasil yang dicapai sebesar Rp. 163.898.400,-. Terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp. 83.898.400,-. Penggunaan keperluan perkantoran seperti komputer. Anggaran ini direncanakan atas dasar pertimbangan bahwa program pendidikan komputer pada program diploma harus dikembangkan di tahun 2012, dalam hal ini dilakukan pengembangan dengan meningkatkan barang inventaris pendidikan komputer seperti monitor, cpu, printer, ataupun software – software.
b. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat
Anggaran yang direncanakan untuk bagian belanja pengiriman surat dinas pos surat adalah Rp. 10.000.000,- dan hasil yang dicapai adalah sebesar Rp.1.521.000,-, yang artinya terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan sebesar Rp. 8.479.000,- karena realisasinya lebih rendah dari anggaranya. Misalnya pengiriman surat-surat dinas untuk penyelenggaraan pendidikan,penelitian ,dan kemahasiswaan.
c. Belanja Barang Operasional Lainnya
berarti terjadi penyimpangan yang menguntungkan, karena realisasinya tidak ada, padahal sudah dianggarkan oleh fakultas.
d. Belanja Bahan
Pada bagian belanja bahan anggarannya sebesar Rp. 5.000.000,- dan hasil yang dicapai sebesar Rp. 17.365.900,- artinya terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp. 12.365.900,-. Penggunaan belanja bahan, yaitu konsumsi makanan,bahan cetakan,spanduk,dokumentasi untuk keperluan penyelenggaraan kegiatan fakultas.
e. Belanja Sewa
Pada bagian belanja sewa anggarannya sebesar Rp. 72.500.000,- dan realisasinya tidak ada, berarti terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan bagi fakultas. Hal ini terjadi karena pada tahun tersebut tidak ada penggunaan belanja sewa.
f. Belanja Jasa Profesi
g. Belanja Biaya Pemeliharaan gedung dan Bangunan
Pada bagian belanja biaya pemeliharaan gedung dan bangunan, anggarannya sebesar Rp. 119.183.316,- dan hasil yang dicapai sebesar Rp. 308.580.000,-, ini berarti terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp.. 189.396.684.
Hal ini terjadi karena melihat kondisi gedung dan bangunan yang dibutuhkan instansi khususnya program studi Fakultas selama satu tahun berjalan masih memerlukan perawatan intensif.
h. Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin
Pada bagian belanja biaya pemeliharaan peralatan dan mesin, anggarannya sebesar Rp. 25.000.000,- dan hasil yang dicapai sebesar Rp. 41.375.000,-, ini berarti terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp. 16.375.000,-.Hal ini dikarenakan inventaris dan peralatan penunjang fakultas memerlukan pemeliharaan dengan dana yang tidak sedikit dan agar fasilitas fakultas yang akan dan telah digunakan oleh para mahasiswa dapat teRp.enuhi dengan baik agar tercipta suasana yang nyaman.
i. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri)
4. Belanja Modal
Untuk realisasi belanja modal hanya pada belanja modal peralatan dan mesin.Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja modal peralatan dan mesin adalah sebesar Rp. 66.000.000,-, dan hasil yang dicapai sebesar Rp.197.931.000,-, ini berarti terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp. 131.931.000. hal ini dikarenakan terbatasnya barang-barang inventaris kantor yang ada sehingga dibutuhkan penambahan barang-barang inventaris kantor demi kelancaran para pegawai dalam menyelesaikan tugasnya.Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada beberapa anggaran yang direncanakan tetapi tidak terdapat realisasinya.
Ketidaksesuaian tersebut baik yang menguntungkan maupun yang tidak menguntungkan akan dievaluasi, dan hasil evaluasinya akan menjadi bahan pertimbangan untuk menyusun anggaran berikutnya.
Pada Fakultas Ekonomi USU apabila terjadi perubahan jumlah dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan operasionalnya, maka dilakukan revisi oleh pihak fakultas yang lalu disetujui pihak Universitas. Revisi tersebut dilakukan tanpa mengubah jumlah total anggaran yang telah ditetapkan, tetapi menyesuaikan dana apa yang dapat dikurangkan untuk menutupi kekurangan dana untuk kegiatan lainnya atau menutupi dari mata anggaran lain yang mengalami ketidaksesuaian yang menguntungkan.
Apabila jumlah anggaran melebihi dari realisasi, maka anggaran tersebut akan dikembalikan ke Fakultas, dan akan dijadikan sebagai dana luncuran dimasa yang akan datang.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis akan memaparkan beberapa kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, selain itu penulis juga memberikan beberapa saran yang mungkin bermanfaat demi kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
A. Kesimpulan
Adapun beberapa kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan, yaitu sebagai berikut :
1. Fungsi anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan dengan baik, hal ini dapat dilihat dari anggaran yang dianggarkan dengan anggaran yang terealisasi hampir sama.
2. Dalam penyusunan anggaran, Fakultas Ekonomi USU menggunakan data dan informasi yang bersumber dari pengalaman dan juga data actual tahun-tahun sebelumnya.
3. Walaupun fungsi anggaran telah dilaksanakan dengan baik, namun masih terdapat penyimpangan yang merugikan. Hal ini dapat dilihat dari laporan realisasi anggaran Fakultas Ekonomi Universitasa Sumatera Utara, yang mana untuk dana yang dianggarkan pada beberapa belanja Fakultas Ekonomi jauh lebih besar dari realisasinya. 4. Peran utama anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian
menemukan penyimpangan-penyimpangan yang merugikan, melihat menyebabkan penyimpangan tersebut dan melakukan tindakan perbaikan.
B. Saran
Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas SumateraUtara :
1. Sebaiknya fungsi anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian di FE USU tetap dipertahankan, dan lebih cermat dalam membuat anggaran, agar realisasinya tidak melebihi anggaran.
2. Dalam penyusunan anggaran sebaiknya FE USU tidak hanya menggunakan data dan informasi dari data actual tahun sebelumnya, tetapi juga harus melihat keadaan atau kondisi kedepan,
3. Perbedaan antara anggaran dengan realisasi harus terus diawasi dan setiap penyimpangan yang merugikan yang terjadi harus dianalisis guna memahami penyebabnya dan dapat mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya.
DAFTAR PUSTAKA
Adisaputro, Gunawan. 2000. Anggaran Perusahaan. Cetakan I. Yogyakarta: BPFE.
Daft, Richard L. 2004. Manajemen. Cetakan V . Jakarta: Erlangga.
Harahap, Sofyan Safri. 2000. Budgetting-penganggaran Perencanaan Lengkap Untuk Membantu Manajemen. Cetakan II. Jakarata: Grafindo. Kartadinata, Abas. 2002. Akuntansi dan Analisis Biaya. Cetakan III. Jakarta :
PT. Rieka Cipta.
Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan. Cetakan II. Jakarta: Salemba.
Stoner. 2001. Akuntansi Biaya Perencanaan dan Pengendalian Serta Pembuat Keputusan. Cetakan II. Jakarta: Salemba Empat.
Supriyono.2000. Akuntansi Manajemen. Cetakan I. Yogyakarta: BPFE.
Usry dan Lawrence Hamer. 2000. Akuntansi Biaya Perencanaan dan Pengendalian. Cetakan X. Jakarta: Erlangga.
