Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara

(1)

1 EVALUASI HASIL PELATIHAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN

PEMERINTAH KABUPATEN TAPANULI UTARA

SKRIPSI

Dajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan

Studi untuk memperoleh gelas Sarjana Sosial (S.Sos)

dalam bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Oleh :

ICHE N. SIRINGORINGO 130723003

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(2)

2 LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Skripsi : Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan

Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara

Oleh : Iche N. Siringoringo

NIM : 130723003

Pembimbing I : Ishak, SS.,M.Hum

Tanda Tangan :

Tanggal :

Pembimbing II : Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.I. kom

Tanda Tangan :

(3)

3 LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi : Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan

Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara

Oleh : Iche N. Siringoringo

NIM : 130723003

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd

Tanda Tangan :

Tanggal :

FAKULTAS ILMU BUDAYA

DEKAN : Dr. Syahron Lubis, M.A

Tanda Tangan :

(4)

4 PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu

tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media

publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis

dengan pendapat atau gagasan yang berasal dari penulis dengan mencantumkan

tanda kutip.

Medan, April 2015

Peneliti

(5)

i ABSTRAK

Siringoringo, Iche N. 2015. Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara. Medan : Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penelitian ini dilakukan pada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dengan responden 40 SKPD yang bertujuan untuk mengetahui hasil dari pelatihan arsip dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara.

Populasi pada penelitian ini adalah seluruh peserta pelatihan arsip dinamis sebanyak 80 orang, pada Jabatan Kepala Tata Usaha dan 1 orang staf pada Bagian Tata Usaha. Pengambilan sampel pada penelitian ini menggunakan total sampling karena jumlah peserta dibawah 100 orang. Penelitian ini termasuk penelitian deskriptif dengan teknik pengumpulan data dilakukan melalui kuesioner dilengkapi pertanyaan terbuka. Interpretasi data dilakukan berdasarkan besarnya persentase dari jawaban responden.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa narasumber yang diundang KPAD telah tepat sesuai berdasarkan tanggapan responden terhadap perubahan pola pikir, penguasaan dan penyampian materi, sehingga penerapan pengelolaan arsip dinamis di SKPD dapat diterapkan responden dengan baik sesuai dengan praktek yang telah dilakukan pada saat pelatihan berlangsung. Sistem penataan arsip berdasarkan subjek telah sesuai dengan mata anggaran yang dikerjakan oleh responden di SKPD masing-masing. Obeservasi penulis dilapangan melihat peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan arsip dinamis di SKPD telah mendukung untuk penataan dan penyimpanan arsip dinamis.

(6)

ii KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena

berkat kasih dan rahmat-Nya, penulis masih diberikan kesempatan untuk

menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Skripsi ini berjudul “Evaluasi Hasil

Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemeintah Kabupaten Tapanuli Utara”.

Skripsi ini disusun dan diajukan untuk memenuhi persyaratan dalam

menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) pada

Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas

Sumatera Utara.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang

sebesar-besarnya pada suami saya, Santo Nainggolan, ST atas dukungan moril dan materil. Dalam kesempatan ini penulis juga mengucapkan terimakasih yang

sedalam-dalamnya kepada :

1. Bapak Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi.

3. Bapak Ishak, S,S. M.Hum, selaku dosem pembimbing I yang telah

banyak memberikan bantuan, bimbingan dan pengarahn serta

meluangkan waktu kepada penulis dalam penulisan skripsi ini.

4. Ibu Laila Hadri Nasution, S,Sos., M.I.kom selaku pembimbing II yang

memberikan bantuan, bimbingan dan pengarahan serta meluangkan

(7)

iii

5. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi.

6. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku Sekretaris Jurusan Program

Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

7. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, Ibu Dra. Zurni Zahara, M.Si dan Bapak

Dr. A. Ridwan Siregar, M.Lib selaku dosen penguji yang memberikan

masukan dan arahan demi kesempurnaan skripsi ini.

8. Bapak Beling Siregar, M.Lib yang selalu memberikan arahan dan

masukan dalam penyelesaian skripsi ini.

9. Seluruh Staf Pengajar pada Departemen Program Studi Perpustakaan

dan Informasi yang telah mendidik penulis selama perkualiahan.

10.Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Tapanuli

Utara.

11.Para Pegawai dari setiap SKPD yang bersedia menjadi responden dan

membantu menberikan data yang valid.

12.Buat teman seperjuangan Ilmu Perustakaan Ekstensi Angkatan 2013.

13.Buat Bapak Yudi Purnomo A.Md, yang telah membantu penulis dalam

administrasi surat menyurat demi kelancaran skripsi ini.

14.Buat kak Vina Sandy Manalu yang selalu menemani saat disaat waktu

senggang perkuliahan.

15.Seluruh teman pegawai di Lingkungan Pemerintah Kabupaten

(8)

iv

16.Seluruh keluarga besar yang tidak dapat disebutkan satu persatu,

terima kasih atas dukungan dan perhatian.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini belum sepenuhnya

sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang

membangun dari pembaca demi kesempurnaan skripsi ini.

Medan, April 2015 Penulis

(9)

v

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 RumusanMasalah ... 6

1.3 Tujuan Penelitian... 6

1.4 Manfaat Penelitian... 7

1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 7

BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip Dinamis ... 8

2.4.3 Peralatan Yang Diperlukan Dalam Kearsipan ... 12

2.4.4 Prosedur Penyimpanan ... 16

2.4.5 Pelaksanaan Penilaian Arsip ... 16

2.4.6 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 18

2.4.7 Penyerahan Arsip ... 18

2.5 Masalah Kearsipan ... 22

2.6 Manajemen Arsip Dinamis ... 24

2.6.1 Sumber Daya Manusia ... 24

2.7 Pelatihan Sumberdaya Manusia ... 26

2.7.1 Tujuan Pelatihan ... 28

2.9 Pengaruh Pelatihan Pegawai Negeri Sipil ... 36

(10)

vi BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian ... 38

3.2 Populasi ... 38

3.3 Sampel ... 39

3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 40

3.5 Intrumen Penelitian ... 41

3.6 Analisis Data ... 42

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Tingkat Pendidikan Responden ... 43

4.2 Jabatan ... 44

4.3 Tanggapan Pada Pelatih/Narasumber ... 46

4.4 Materi ... 49

4.5 Metode Pelatihan ... 51

4.6 Peserta Pelatihan ... 52

4.7 Sarana dan Prasarana ... 53

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan... 56

(11)

vii DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1Alur Proses Arsip Dinamis ... 15

(12)

viii DAFTAR TABEL

Tabel 3.1Daftar SKPD dan Jumlah Peserta ... 39

Tabel 3.2Kisi-kisi Kuesioner ... 41

Tabel4.1Tingkat Pendidikan Responden ... 43

Tabel4.2Jabatan Peserta Pelatihan Arsip Dinamis ... 44

Tabel4.3Tanggapan Responden Terhadap Narasumber ... 46

Tabel 4.4 Penguasaan Materi oleh Narasumber ... 47

Tabel4.5Penyampain Materi Oleh Narasumber ... 48

Tabel 4.6Materi Pelatihan Arsip Dinamis ... 49

Tabel 4.7 Tanggapan Responden Pada Materi Pelatihan ... 50

Tabel 4.8 Metode Pelatihan yang Dilakukan Narasumber... 51

Tabel 4.9 Jumlah Keikutsertaan Responden ... 52

Tabel 4.10 Segala peralatan, perlengkapan yang tersedia selama pelatihan Arsip Dinamis ... 53

Tabel4.11Sarana dan Prasarana saat Pelatihan Arsip Dinamis ... 54

(13)

ix DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran-1Kuesioner Penelitian

Lampiran-2Gambaran Umum Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah

Kabupaten Tapanuli Utara

Lampiran-3Tabulasi Jawaban Pertanyaan Terbuka

Lampiran-4Tabulasi Jawaban Pertanyaan Terbuka

(14)

i ABSTRAK

Siringoringo, Iche N. 2015. Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara. Medan : Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penelitian ini dilakukan pada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dengan responden 40 SKPD yang bertujuan untuk mengetahui hasil dari pelatihan arsip dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara.

Populasi pada penelitian ini adalah seluruh peserta pelatihan arsip dinamis sebanyak 80 orang, pada Jabatan Kepala Tata Usaha dan 1 orang staf pada Bagian Tata Usaha. Pengambilan sampel pada penelitian ini menggunakan total sampling karena jumlah peserta dibawah 100 orang. Penelitian ini termasuk penelitian deskriptif dengan teknik pengumpulan data dilakukan melalui kuesioner dilengkapi pertanyaan terbuka. Interpretasi data dilakukan berdasarkan besarnya persentase dari jawaban responden.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa narasumber yang diundang KPAD telah tepat sesuai berdasarkan tanggapan responden terhadap perubahan pola pikir, penguasaan dan penyampian materi, sehingga penerapan pengelolaan arsip dinamis di SKPD dapat diterapkan responden dengan baik sesuai dengan praktek yang telah dilakukan pada saat pelatihan berlangsung. Sistem penataan arsip berdasarkan subjek telah sesuai dengan mata anggaran yang dikerjakan oleh responden di SKPD masing-masing. Obeservasi penulis dilapangan melihat peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan arsip dinamis di SKPD telah mendukung untuk penataan dan penyimpanan arsip dinamis.

(15)

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan merupakan pusat sumber informasi yang memberikan

pelayanan kepada masyarakat pengguna yang membutuhkan. Pelayanan yang

diberikan dalam bentuk jasa pelayanan sumber informasi atau bahan pustaka.

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuaan dan teknologi sekarang ini,

jenis pelayanan perpustakaan pun berkembang, tidak hanya sebagai umtuk

menggumpulkan, menyimpan dan memelihara serta melayangkan bahan pustaka,

tetapi juga menawarkan berbagai layanan informasi lainnya. Pelayanan informasi

melalui perpustakaan merupakan salah satu upaya dalam rangka penyebaran ilmu

pengetahuan, baik tidaknya sebuah perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana

layanan perpustakaan diberikan kepada masyarakat pengguna dimana

perpustakaan akan dinilai baik secara keseluruhan oleh masyarakat pengguna, jika

memberikan layanan yang terbaik dan dinilai buruk jika layanan yang diberikan

buruk kepada masyarakat pengguna.

Selain daripada fungsinya perpustakaan memberikan layanan dalam bentuk

bahan pustaka, perpustakaan juga tempat menyimpan, melestarikan, mengolah

arsip dinamis dan arsip statis. Secara sederhana arsip merupakan hasil dari

kegiatan kantor baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta dimana arsip

memiliki peran sebagai sumber informasi dan alat sebagai langkah perencanaan,

menganalisa pengembangan, kebijakan, pertanggungjawaban, penilaian dan

(16)

2

Indonesia no.43 Tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 1 ayat 2 yaitu arsip

merupakan “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.

Memberdayakan arsip merupakan sebagai tulang punggung manajemen

pemerintahan, memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi

dari semua aset negara yang ada. Arsip adalah aset yang paling berharga

yangmerupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu

dipelihara dan dilestarikan. Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan

kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik

negara. Pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan

dalam mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undanganNegara secara khusus memberikan pelindungan

dan penyelamatan arsip negara yang berkaitan dengan kependudukan,

kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan

masalah-masalah pemerintahan yang strategis.

Dalam peraturan Gubernur Sumatera utara nomor 8 tahun 2010 yang

dikutip oleh Silalahi (2011) yang salah satu tugasnya adalah “membantu Gubernur

dalam pengembangan, pembinaan kearsipan dengan melaksanakan tugas

(17)

3

daerah.Setiap lembaga pemerintahan seperti perpustakaan dan arsip daerah

melakukan pembinaan di daerah masing-masing untuk mengumpulkan dan

menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah

/dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa”. Bentuk dari pembinaan ini berupa

pelatihan, pengarahan, manfaat, penyimpanan dan penyerahan arsip statis pada

kantor arsip untuk mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia yang

mendukung tatapemerintahan yang baik. Perlu diperhatikan faktor pendukung

kepemimpinan, arsiparis/pengelola arsip, sarana prasarana dan anggaran.

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) Kabupaten Tapanuli Utara

yang beralamat di Jalan Sisingamangaraja no. 198 Tarutung, yang berada di pusat

kota atau berada di lokasi pemerintahan Kabupaten Tapanuli Utara. KPAD

Tapanuli Utara merupakan lembaga pemerintah yang merupakan sumbangan dari

keluarga Tan keturunanTionghoa pada tahun 1999, dimana mulai dari lokasi

bangunan dan semua isi perpustakaan baik buku dan sarana prasarana merupakan

bantuan kepada Pemerintahan Kabupaten Tapanuli Utara. KPAD sudah beberapa

kali berpindah naungan, sebelum berdiri menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip

berada di bawah naungan Dinas Pendidikan, Ortala, Hukum dan organisasi dan

pada tahun 2008 kantor perpustakaan berdiri sendiri menjadi KPAD Kabupaten

Tapanuli Utara.

KPAD dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, diatur berdasarkan

Peraturan Bupati Tapanuli Utara Nomor 48 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas

(18)

4

dan Arsip Daerah Kabupaten Tapanuli Utara. Kedudukan, tugas KPAD

Kabupaten Tapanuli Utara diuraikan sebagai berikut :

Kedudukan : sebagai lembaga teknis yang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor

yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui

Sekretaris Daerah.

Tugas : Melaksanakan pembinaan perpustakaan, perbaikan sistem administrasi

kearsipan penyelamatan dokumen dan arsip daerah serta pengembangan budaya

baca dan peningkatan kualitas pelayanan informasi perpustakaan.

Observasi awal penulis melakukan penelitian terhadap arsip yang ada di

KPADKabupaten Tapanuli Utara adalah KPAD selalu melakukan pembenahan

sejak berdiri sendiri melalui Program Kerja Tahunan mengadakan sosialisasi dan

pelatihan kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara yang

sudah berlangsung sebanyak 3 kali dari tahun 2012-2014. Sebelumnya KPAD

melakukan peninjauan ke setiap Satuan Perangkat Kerja Daerah (SKPD) bahwa

kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip yang dimiliki dari SKPD, hal ini

dilihat dari sebagian besar SKPD penataan arsip yang hanya ditumpukkan dalam

map. SKPD tidak mengetahui akan arsip yang akan diselamatkan KPAD dari tiap

SKPD, pengelola arsip bukan lulusan arsiparis. Pelatihan Kearsipan yang

diadakan mengundang 1 (satu) Kepala di bagian Tata Usaha dan 1 (satu) orang

Staf dari40 SKPD (delapan puluhorang), adapun pelatihan itu berlangsung

(19)

perundang-5

undangan, pengolahan arsip dinamis, proses pemberian arsip ke KPAD, untuk

memaksimalkan pengetahuan dari pada peserta pelatihan panitia mengundang

narasumber dariJurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU),

Universitas Negeri Medan (UNIMED), dan Badan Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD). Setelah 3 kali KPAD melakukan

Pelatihan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara, apakah pelatihan

yang dilaksanakan KPAD bermanfaat/menambah wawasan peserta, persiapan

pengembangan sumberdaya manusia yang berkualitas terhadap pengelolaan arsip

dinamis. Dilihat dari undangan untuk seluruh SKPD selama 3 kali tetap pada

bagian yang sama, bagimana pengelolaan arsip dinamis di SKPD, apakah ilmu

yang peserta dapatkan dapat mengubah pola pikir peserta akan pentingnya arsip

sehingga pengelolaan arsip dinamis dilakukan dengan baik di SKPD

masing-masig setelag pelatihan selesai.

Pelatihan yang telah dilaksanakan mempunyai tujuan untuk mencapai

target akan hasil pelatihan itu terhadap sumberdaya manusia dan organisasi atau

instansi. Dalam hal ini yang dimaksud adalah menghasilkan pegawai yang

profesional, kreatif dan bertambah wawasan. Hasil dari pelatihan arsip dinamis

dilihat dari bertambahnya wawasan tentang arsip dan pengelolaan arsip dinamis.

Keberhasilan pelatihan dapat dilihat dari hasil yang ditimbulkannya, dimana suatu

pelatihan dikatakan berhasil atau efektif bila peserta dapat menerima dan

mengalami peningkatan pengetahuan (knowledge), keterampilan (skill), maupun

perilaku (attitude) yang tepat dan diberikan oleh pelatih/narasumber, sehingga

(20)

6

berkompeten.Sesuai dengan penjelasan diatas peneliti menetapkan judul “Evaluasi

Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli

Utara”.

1.2 Rumusan Masalah

Dilihat dari penjelasan diatas, rumusan permasalahan dalam penelitian ini

adalahBagaimana Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah

Kabupaten Tapanuli Utara yang dilaksanakan KPAD?.

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Hasil Pelatihan Arsip

Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara yang dilaksanakan

KPAD .

1.4 Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat :

1. Bagi KPAD sebagai bahan pertimbangan ataupun masukan dalam

meningkatkan Program Kerja dalam pelatihan arsip selanjutnya,

2. Bagi peneliti lainnya, sebagai bahan referensi bagi penelitian berikutnya

dengan topik yang sama,

(21)

7 1.5 Ruang lingkup Penelitian

Penelitian ini mencakup pelatihan arsip dinamis, Sedangkan indikator

dalam penelitian ini adalah, pelatih/narasumber, materi pelatihan, metode

(22)

8 BAB II

TINJAUAN TEORITIS

2.1 Pengertian Arsip Dinamis

Setiap organisasi atau instansi pemerintah atau swasta memiliki surat

masuk dan surat keluar yang menjadi bagian dari administrasi dan menjadi arsip

yang bernilai guna dari organisasi atau instansi itu sendiri. Arsip yang dihasilkan

bukan hanya bentuk tulisan saja, tetapi bisa berupa gambar karikatur, sketsa,

bunyi(suara). Mengingat arsip sebagai sumber informasi pemerintah membuat

peraturan tentang arsip yang dimiliki pemerintah. Suatu organisasi atau instansi

yang memiliki arsip perlu melakukan pengolahan mulai dari proses surat

menyurat, penerimaan, penyimpanan, perawatan, pemusnahan(arsip yang nilai

guna sudah tidak ada setelah sekian lama digunakan).

Menurut Maulana (1996, 17) Arsip adalahtulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi. Kemungkinan arsip berwujud surat-menyurat, data dan bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan-bahan itu dapat berupa barang cetakan, kartu-kartu, lembaran, dan buku catatan yang berisi korespondensi, peraturan pemerintah, manuskrip dan lain sebagainya yag diterima dan dibuat sendiri oleh lembaga, baik lembaga pemerintah maupun swasta: kecil atau besar.

Arsip yang di hasilkan organisasi atau instansi secara langsung akan

digunakan dalam perencanaan dalam siklus pengambilan keputusan dalam

penyelenggaraan adminitrasi untuk menyelesaikan segala urusan negara. Dari

(23)

9

1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam

penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam

penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :

• Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang dipergunakan terus menerus bagi

kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan dari suatu

organisasi/kantor.

• Arsip dinamis semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah

menurun dari nilai arsip aktif.

• Arsip in aktif, arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau

frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai

referensi saja.

2. Arsip statis adalah “arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari” (Barthos

1997, 5).

Arsip dinamis yang sudah tercipta harus dikelola dengan baik karena

masih digunakan dalam tahap perencanaan, pengambilan keputusan untuk proses

administrasi yang akan berlangsung dalam suatu organisasi atau instansi.

Menurut Sulistyo-Basuki (2003, 15) badan koorporasi menganggap manajemen

arsip dinamis itu penting karena :

(24)

10

keputusan, (2) sarana Umum, (3) sebagai bukti kebijakan dan aktivitas dan (4) menunjang litigas;

b. Badan koorporasi memilikitanggungjawab hukum, profesional dan etis untuk menciptakan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini dilaksanakan oleh manajemen arsip dinamis;

c. Badan koorporasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan disimpannya. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomis mengingat penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisien operasional mengingat lebihsulit menemukan informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah usang. Maka tugas manajemen arsip dinamis meliputi pengembangan kontrol pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari yang inaktif.

2.2 Tujuan Arsip

Arsip yang dihasilkan oleh organisasi atau instansi memiliki tujuan

penggunaannya dalam pelaksanaan administrasi yang berpengaruh pada

perkembangan organisasi atau instansi. Meskipun awalnya arsip diciptakan

untuk kepentingan terbatas, namun seiring dengan perkembangan untuk

kebutuhan informasi akan menjadi kepentingan masyarakat umum dari masa yang

lalu untuk masa yang akan datang. Menurut Barthos (2007, 12)” Tujuan

kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan serta untuk menyediakan bahan peranggungjawaban tersebut bagi

kegiatan pemerintah”.

2.3 Nilai Guna Arsip

Arsip dinamis yang dimiliki organisasi atau instansi tidak hanya berguna

(25)

11

nilai untuk segala urusan yang masih berlangsung, untukitu arsip dikelola dan

dijaga/disimpan karena masih memiliki nilai guna (sebagai sumber pengambilan

keputusan, sebagi manajemen perencanaan maupun sebagai indentitas organisasi).

Menurut Martono (1997, 24) nilai guna arsip dapat berupa :

1. Nilai kegunaan administrasi 2. Nilai kegunaanhukum 3. Nilai kegunaan fiskal

4. Nilai kegunaan dokumentasi 5. Dan sebagainya.

2.4 Registrasi Surat Masuk/Keluar

Registrasi surat masuk dan surat keluar tidak lepas dari buku agenda suatu

organisasi atau kantor, sehingga diperlukan sistem pembagian tugas pelaksanaan

registrasi Antara lain :

• Surat yang disampaikan ke Kantor diterima oleh pegawai instansi ;

• Surat tersebut di stempel dan dibubuhi tanggal masuk ;

• Surat tersebut diserahkan ke petugas arsip ;

• Surat kemudian di indeks ;

• Surat di teruskan ke bagian pengolahan, agar siap dikirim ;

• Surat di stempel instansi dimasukkan ke dalam sampul dan di kirim sesuai

dengan alamat yang dituju.

2.4.1 Pola Klasifikasi, Kode dan Indeks

Klasifikasi digunakan untuk penemuan kembali arsip yang akan kita cari.

(26)

12

sederhana. File dapat diatur berdasarkan nomor kode klasifikasi persepuluhan

sebagai berikut:

Pola klasifikasi arsip

000 umum 100 kepegawaian 010 urusan dalam 110 pengadaan 011 gedung kantor 120 mutasi 012 rumah dinas 200 keuangan 020 peralatan 210 gaji 030 penelitian 220 biaya perjalanan (Sedarmayanti, 2003 : 70)

2.4.2 Kode Penataan Dan Indeks

Sistem penataan arsip yang baik mencerminkan keberhasilan suatu

organisasi atau instansi dalam kegiatan administrasinya. Tujuan penataan arsip

adalah agararsip dapat disimpan dan mudah ditemukan kembali dengan cepat

dan tepat. Sebelum melakukan kegiatan penataan arsip perlu dilakukan persiapan

terlebih dahulu. Untuk penataan arsip pada suatu organisasi berbeda dengan

tujuannya, ada lima sistem penataan arsip dinamis aktif yaitu :

1. Penataan berdasarkan angka; 2. Penataan berdasarkan wilayah; 3. Penataan berdasarkan subjek; 4. Penataan berdasarkan abjad;

5. Penataan berdasarkan kronologis (Sedarmayanti, 2003:70).

Untuk itu setiap organsasi aau intansi menentukan sistem penataan arsip

mana yang dipakai, karena setiap organisasi atau instansi tidak sama sistem

penataan yang dimiliki sesuai dengan tujuan, fungsi dan peran arsip itu

sendiri.Dalam penemuan kembali arsip juga ada istilah indeks, Menurut Barthos

(27)

13

mengidentifikasi surat melalui penunjukan suat tanda pengenal yang dapat

membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus

dapat diklasifikasikan dan merupakan petunjuk langsung kepada berkasnya”.

Sebagai contoh :

1. Indeks nama orang didasarkan nama famili atau surename

John Siahaan

Diindeks Siahaan, John

2. Nama instansi

Kantor Perpustakaan

Diindeks menjadi Perpustakaan (Kantor)

3. Nama wilayah

Untuk nama wilayah tidak dibalikkan karena tidak mempunya famili

name

4. Indeks berdasarkan subjek

Indeks berdarkan subjek harus lebih teliti dalam menetapkan suratnya

lebih tepat utnuk penemuan kembali suratnya lebih mudah, misalnya

surat masuk/keluar tentang proses pergantian Bupati Tapanuli Utara

maka indeksnya adalah pergantian Bupati.

Sistem penataan berdasarkan tanggal merupakan sistem yang sering

digunakan, dalam sistem ini berdasarkan tanggal, bulan dan tahun dengan

(28)

14

Kode arsip 130817 menyatakan 13 sebagai tahun, 08 sebagai bulan, 17 sebagai

tanggal sebaliknya

Kode arsip 170813 menyatakan 17 sebagai tanggal, 08 sebagai bulan, 13

sebagai tahun.

Sistem penataan sistem tanggal merupakan sisten penataan yang yang lama

dalam melakukan penemuan kembali dimana apabila petugas lupa mengingat

tanggal arsipnya. Sehingga dianjurkan menggunakan sistem penataan berdasarkan

subjek. Berikut gambar alur proses arsip dinamis mulai dari surat masuk pada

instansi masing-masing sampai penyimpanan arsip statis pada ANRI.

Gambar 2.1 Alur Proses Arsip Dinamis Sumber : (M.Taufik, 2011)

Dilihat dari gambar diatas surat masuk maupun surat keluar, arsip dikelola

(29)

15

biasanya dilakukan pada buku agenda kantor, dipergunakan untuk kepentingan

kantor, dan setelah arsip tersebut nilainya menurun akan dipindahkan ke arsip

inaktif dan bila tidak memiliki nilai akan dimusnahkan sesuai dengan jadwal

retensi arsip yang telah ditentukan. Arsip yang memiliki nilai vital atau bernilai

sejarah akan dikirim oleh instansi pada pusat arsip di daerah masing-masing untuk

dikelola atau diselamatkan.

2.4.3 Peralatan Yang Diperlukan Dalam Kearsipan

Dalam pengelolaan arsip dinamis diperlukan peralatan guna mendukung

penataan arsip yang baik, benar, lebih efisien, sistematis, rapi dan efektif.

Peralatan yang digunakan antara lain map, surat menyurat/kartu korespondensi,

kotak korepondensi, lemari arsip, rak arsip, rotary filing, mesin tik, mesin

fotokopi, mesin pengganda, komputer, penjepit kertas, pelubang kertas dan alat

lain yang diperlukan.

2.4.4 Prosedur Penyimpanan

Untuk penyimpanan arsip dinamis dilakukan dengan 3 cara yaitu :

1. Sistem Sentralisasi

Menurut sistem ini semua semua arsip dinamis disimpan dan diproses. Bagi

unit bawahan yang ingin menggunakan arsip dinamis dapat menghubungi

pusat arsip dinamis.Menurut Sedarmayanti (2003, 21) “Sistem sentralisasi

adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan

(30)

16

2. Sistem Desentralisasi

Sistem desentralisasi banyak diterapkan karena arsip yang dimiliki banyak

diterapkan dalam kegiatan sehari-hari dalam kegiatan administrasinya. Arsip

yang digunakan dalam kelangsungan kegiatan ini dapat dibuat kartu kendali

pada unit arsip itu sendiri.

3 Sistem Kombinasi

Sistem kombinasi merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan

desentralisasi yang disimpan dipusat penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip

ini merupakan tanggungjawab manager arsip yang secara operasional pada

sebuah organisasi atau instansi.

2.4.5 Pelaksanaan Penilaian Arsip

Langkah penilaian arsip yang dilakukan suatu organisai atau instansi

dilihat dari penciptaan arsip atau penggunaan arsip itu sendiri. Fungsi arsip terkait

dengan kegunaan arsip bagi kelangsungan instansi/perusahaan yang produktif.

Fungsi arsip adalah:

a. mendukung pelaksaaan tugas dan fungsi instansi/perusahaan ;

b. untuk bahan pertanggunjawaban kegiatan instansi/perusahaan ;

c. proteksi(hukum) ;

d. memori instansi/perusahaan.

Langkah pelaksanaan penilaian arsip perlu diperhatikan isi dari

(31)

17

dibanding arsip yang lain. Dilihat dari jangka waktu penyimpanan membutuhkan

biaya, peralatan dan sumberdaya pengelola yang profesional, kualitas fisik arsip

apakah asli (tidak ganda pada tempat lain), tingkat kelangkaan dan bentuk/format

arsip. Langkah berikutnya yang dilihat dari penilaian arsip dinamis dilihat dari

biaya yang akan digunakan selama pengelolannya.Menurut Irawan (2009, 5.4)

Biaya pengelolaan yang mempengaruhi antara lain:

1. biaya penyerahan(transport, SDM, peralatan, dana lain-lain) ;

2. biaya pengelolaan (tingkat keahlihan pengolah, peralatan dan beban kerja):

3. biaya pemeliharaan(kebersihan, restorasi, laminasi, fumigasi, alih media dan lain-lain);

4. biaya penyimpanan(jumlah arsip, tempat/ruang simpan,peralatan) ; 5. biaya penggunaan(memahami menemukan dan menyajikan arsip) ;

Dengan adanya biaya pengelolaan yang harus disediakan dalam proses

kearsipan yang menjadi kendala terbesar dalam instansi pemerintahan, dimana

hampir semua insansi tidak membuat/tidak ada anggaran dana dalam pengelohan

arsip yang berpengaruh penyerahan arsip ke Arsip Nasional atau ke Kantor atau

Badan Arsip Daerah. Hal tersebut dapat diubah secara perlahan melalui

sosialisai/pelatihan/seminar kearsipan. Sehingga tingkat kesadaran akan penting

kesadaran pengelolaan dan penyelamatan arsip meningkat.

2.4.6 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan adalah proses membersihkan arsip dengan teratur dari

beberapa penyebab kerusakan dankehilangan.Untuk saat ini masih banyak

(32)

18

hanya ditumpukkan begitu saja. Padahal jika dilihat peran arsip sangat

berpengaruh dalam proses administrasi ke masa yang akan datang seperti

pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban. Pemerintahsaat ini sudah

menggalakkan sosialisasi, seminar dan pelatihan kearsipan untuk meningkatkan

kesadaran pegawai negeri sipil dalam pemerintahan akan pentingnya arsip untuk

dikelola dengan baik (diselamatkan).Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan

dengan cara :

• Pengaturan ruangan dengan temperatur lokal60-75 F, dan kelembapan 50-60% ruangan memliki ventilasi, cahaya yangcukup terhindar dari serangan hama/serangga;

• Penyimpanan arsip diatur sesuai dengan suhu udara dan kelembapan ;

• Menggunakan pencegah bahaya arsip, mengadakan penyemprotan bahan kimia secara berkala ;

• Larangan-larangan seperti dilarang makan, minum dan merokok dalam ruangan ;

• Kebersihan ruangan dijaga dari bahaya lain (Sedarmayanti 2003, 111).

Langkah pemeliharaan diatas merupakan langkah yang harus dilakukan

guna menyelamatkan bahan arsip, tetapi untuk saat ini tata cara penyelamatan ini

hampir tidak ada dilakukan hampir di semua instansi pemerintahan. Pemeliharaan

yang dilakukan hanya menyimpannya dalam laci atau filing cabinet, tanpa ada

pemeliharaan tambahan lain. Selain dari pemeliharaan arsip ada hal lain yang

harus diperhatikan organisasi atau instansi yaitu mencakup pengamanan arsip

dari segi informasi atau fisik.

Pengamanan arsip dari segi fisik adalah pengamanan kertas, kerusakan

(33)

19

faktor ekternal dilihat dari kelembapan udara, hindari kontak langsung dengan

matahari debu, jamur, serangga. Pengamanan arsip dapat dilakukan dengan

penyimpanan arsip dalam lemari arsip yang terbuat dari baja atau membuatnya

dalam bentuk digital.

2.4.7 Penyerahan Arsip

Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan,

pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari lembaga-lembaga Negara, Badan

Pemerintahan, Badan swasta dan perorangan kepada Arsip Nasional Republik

Indonesia atau Arsip Nasional Daerah (Barthos 1997, 8). Dilihat dari pernyataan

diatas, arsip yang diserahkan pada umumnya dikhususkan untuk arsip statis

dimana dilihat dari tingkat pengurusannya yang sungguh rumit demi menjaga nilai

sejarah dan nilai informasi yang dihasilkan arsip tersebut. Pada kantor

pemerintahan arsip statis jarang di kirimkan ke kantor/badan arsip di daerah

masing-masing untuk kelola di karenakan tingkat kesadaran akan pentingnya arsip

itu sendiri masih minim, serta tidak memahami bahwa arsip sangat berpengaruh

pada perencanaan dan pengambilan keputusan dalam lembaga pemerintahan itu

sendiri pada masa yang akan datang. Dilihat dari rendahnya kesadaran masyarakat

(badan/kantor arsip masih banyak bergabung dengan kantor/badan perpustakaan)

mulai melakukan sosialisasi/seminar/pelatihan tentang kearsipan yang saat ini

masih dilakukan pada lingkungan pemerintahan. Hal ini dilakukan untuk

meningkatkan kesadaran akan pentingnya arsip, pengelolaan arsip yang baik dan

(34)

20

Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009

tentang kearsipan, “arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip

karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan keterangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun secara tidak

langsung oleh arsip nasional republik indonesia dan/atau lembaga kearsipan”.

Arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau statis oleh organisasi atau

instansi dapat menyerahkan arsip tersebut ke Arsip nasional atau ke

kantor/badan arsip yang ada di daerah masing-masing. Penyerahan arsip tersebut

dilakukan melalui prosedur sebagai berikut:

1. Pemeriksaaan nilai arsip

Sekalipun pemeriksaan dan penilaian arsip telah dilaksanakan oleh instansi masing-masing, namun dalam setiap kegiatan penyerahan arsip statis perlu diadakan penilaian kembali oleh arsip nasional. Penilaian oleh pihak arsip nasional ini, sebenarnya merupakanhal yang wajar, mengingat arsip nasional sebagai pengelola arsip dikemudian hari, ia harus yakin benar arsip yang akan diterima dan dikelola memang benar-benar arsip bernilai sekunder. Kemudian secara umum, Arsip Nasional memiliki kompetensi untuk mennetukan kebijakan penyelamatan arsip bagi kepentingan generasi yang akan datang.

2. Pendaftaran

Kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip selesai dilaksanakan dan ditentukan bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke arsip nasional maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan.

3. Pembuatan berita acara

berita acara penyerahan perlu dibuat, mengingat bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke arsip nasional maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan.

4. Pelaksanaan penyerahan

(35)

21

amanat undang-undang no. 7 Tahun 1971 tentang ketenuan-ketentuan pokok arsip (Irawan 2009, 2.14)

Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan

arsip yang berasal dari Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat daerah. Tetapi

kenyataan saat ini fungsi dari kantor kearsipan di daerah belum sepenuhnya

diperhatikan, dan bahkan seperti dianggap tidak ada. Hal ini di karenakan

pemahaman, kesadaran dan wawasan akan arsip itu dilingkungan pegawai

pemerintahan masih sangat rendah. Selain dari kita lihat arsip yang akan di

permanenkan itu akan dikirimkan ke Arsip Nasional atau Badan/Kantor Arsip di

Daerah, maka daerah yang dahulu mengelolanya utnuk itu perlu diperhatikan

tugas unit kearsipan di daerah masing-masing.Menurut Martono (1997, 32) Tugas

unit kearsipan di daerah yaitu :

1. Melakukan pembinaan kearsipan dinamis (manajemen kearsipan) pada seluruh jajaran organisasi ;

2. Menyimpan, memelihara, dan menyajikan arsip in aktif yang berasaldari unit-unit kerja(bertindak sebagai pusat arsip) ;

3. Melakukan penyusutan dengan memusnahkan arsip yang tidak bernilai, dan menyerahkan arsip statis kepada arsip Nasional R.I ;

4. Mengelola pusat arsip.

Dalam proses penyerahan arsip vital ke unit arsip sesuai dengan berita

acara yang akan dibuat berikut contoh arsip yang akan diberikan ke unit arsip oleh

organisasi atau instansi :

1. Kebijakan strategis

2. MOU dan Surat perjanjian 3. Bukti kepemilikan asset 4. Hak paten, copy right

(36)

22

7. Berkas perkara di Pengadilan, dan lain-lain 8. Dokumen pengelolaan keuangan Negara

2.5 Masalah Dalam Kearsipan

Untuk mencapai tujuandari kearsipan dalam suatu organisasi atau instansi

tidak lepas dari permasalahan yang muncul sehingga sehingga perlu dilakukan

oleh instansi bidang kearsipan suatu sosialisai, pelatihan atau seminar kearsipan

guna meningkat pengetahuan, wawasan para arsiparis.Menurut Abubakar (1997,

64) masalah yang mendapat perhatian yang serius sebagai berikut :

a. Pengertian dan kesadaran terhadap peranan kearsipan dalam kegiatan administrasi perkantoran masih kurang atau belum sesuai dengan record management ;

b. Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang selayaknya, serta selalu kurang biaya untuk perkembangan ;

c. Para petugas kearsipan kurang dan tidak mendapat pendidikan khusus kearsipan ;

d. Dalam kegiatan di instansi, bidang kearsipan kurang mendapat koordinir dengan kegiatan bidang lain di instansi tersebut karena bidang kearsipan kurang mendapat perhatian sewajarnya ;

e. Bidang kearsipan di instansi pemerintah/swasta kurang direncanakan atau tidak direncanakan pengembangannya serta kurang mendapat bimbingan ;

f. Pada umumnya para pegawai bidang lainnya di instansi masih meremehkan kegiatan bidang kearsipan, sehingga sikap mereka acuh tidak acuh(kurang peduli) dan menimbulkan image yang keliru terhadap bidang kearsipan ;

g. Memangnya bidang kearsipan ini kurang atau tidak menarik dan masih di anggap semua pegawai dapat melakukannya. Akibatnya yang nyata kegiatan kearsipan tidak sesuai dengan perkembangan dengan bidang lain;

h. Kearsipan kurang mendapat prioritas dalam perbaikan/penertiban, kalau dibandingkan dengan bidang lainnya di instansi pemerintah.swasta ;

(37)

23

j. Syarat petugas kearsipan belum mendapat perhatian, sehingga keterampilan di bidang ini tidak tercapai dan akibatnya bidang kearsipan kurang tertib atau tidak teratur (semrawut)

k. Kurangnya minat pemimpinan yang bertanggungjawab terhadap bidang kearsipan atau kurang minat membaca buku-buku/ majalah dibidangini, sehingga tidah menambah wawasannya terhadap bidang kearsipan tersebut. Demikian pula petugas-petugasnya banyak bekerja secara rutin saja tetapi pengetahuannya tidak meningkat.

2.6 Manajemen Arsip Dinamis

Menurut Hamalik (2000, 8)” Manajemen adalah keseluruhan proses

kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara formal untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”. Dilihat dari arti manajemen dapat

dilihat bahwa di perlukan sinkronasi antara pimpinan dan sumberdaya manusia

dalam menjalankan suatu organisasi atau instansi dimanaterdapat perencanaan

didalamnya untuk dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang akan dicapai.

Manajemen dalam bidang arsip juga diterapkan dalam hal ini bagaimana

manajemen suatu organisasi atau instansi dalam pengelolaan arsip

dinamis.Sedangkan Menurut Irawan (2009, 1.8)

(38)

24 2.6.1 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah faktor penting dalam suatu organisasi dimana

sumberdaya manusia merupakan pelaksana kegiatan organisasi, dalam sistem

kearsipan sumberdaya manusianya disebut sebagai arsiparis.Berlangsungnya

pengelolaan arsip yang baik didukung oleh sumberdaya manusia yang mengelola

arsip itu dari terciptanya arsip itu sampai penyimpanannya dibutuhkan arsiparis

yang profesional atau petugas administrasi kearsipan. Petugas yang diperlukan

pada bagian arsiparis dapat disesuaikan dengan kebutuhan akan tanggungjawab

yang dimiliki sangat besar dalam hal kepercayaan, sabar, dan bekerja keras.

Arsiparis merupakan tenaga profesional, yang seharusnya dalam suatu

organisasi atau instansi memiliki arsiparis yang profesional, namun kenyataan saat

ini hampir disemua organisasi atau instansi tidak ada yang lulusan arsiparis dan

menjadi pengelola arsiparis adalah sumberdaya manusia yang ditempatkan di

bagian tata usaha di bagian pemerintahan. Sumberdaya manusia yang bukan

lulusan arsiparis mempengaruhi pengelolaan, manfaat dan pengetahuan akan nilai

guna arsip dikelola itu sendiri. Oleh karena itu pimpinan harus memberikan

pengarahan akan pentingnya arsip dan menanamkankan bahwa pegawai arsip

sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi. Untuk itu diperlukan

persyaratan untuk menjadi seorang arsiparis yang teliti, cerdas, cermat, rapi, tekun

dalam melaksanakan tugas, mampu menyimpan rahasia, memiliki skill dalam

bidang arsip, mampu bekerjasama dengan berbagai pihak disekitarnya.

(39)

25

perlu diadakan oleh pemerintah suatu pelatihan, penataran, ikut dalam peserta

seminar serta kerjasama antar instansi yang saling berkaitan akan meningkat

dalam pengelolan, penyelamatan arsip. Peningkatan keterampilan arsiparis tidak

boleh diabaikan mengingat tujuan arsip yang sangat penting dalam kelangsungan

suatu organisai atau instansi meskipun sumberdaya manusia dari potensi yang

berbeda.Menurut Maulana (1996, 49) tugas arsiparis sebagai sumber daya

manusia yang mengelola arsip yaitu :

1. Arsiparis harus memelihara dan bertanggungjawab atas semua benda arsip ;

2. Memegang teguh rahasia semua surat yang harus dirahasiakan ;

3. Memegang daftar indeks dan buku catatan arsip dan klasifikasi sebagai pedoman penunjukkan ;

4. Membina kerjasama yang baik dengan agendaris, verbalis, jurutik dan juru stensi dan rekan-rekan bagian lainnya ;

5. Mengusahakan agar dapat hafal luar kepala sampai sejauh mana tiap dosir yang menyimpan arsip menurut kodenya ;

6. Mengatur semua dosir dengan tertib tertentu menurut klasifikasinya dan indeksnya;

7. jangan membiarkan arsip terbuka sampai berdebu dan pemeliharaan pengaturan udara ;

8. Bila ada yang akan pinjam harus dengan mempergunakan bukti peminjaman. Kemudian bukti tersebut diletakkan di tempat surat itu di keluarkan. Hal itu untuk bukti bahwa arsip sedang dipinjam.

2.7 Pelatihan Sumberdaya Manusia

Menurut Hamalik (2001, 10) Pelatihan adalah sesuatu proses yang meliputi serangkaian tindak (upaya) yang dilaksanakan dengan sengaja dalam bentuk pemberian bantuan kepada tenaga kerja yang dilakukan oleh tenaga professional kepelatihan dalam satuan waktu yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan kerja peserta dalam bidang pekerjaan tertentu guna meningkatkan efektifitas dan produktifitas dalam suatu organisasi.

Pelatihan secara umum lebih menekankan peserta dalam meningkatkan

(40)

26

bagian penting dalam pembinaan pegawaiyang sering diadakan pemerintah

maupun swasta, agar tercipta pegawai yang profesional yang mampu

melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang telah diberikan,

meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia dalam meningkatkan kreatifitas,

ilmu pengetahuan, dan memiliki motivasi dalam diri sendiri dalam mencapai

pekerjaan yang sukses atau dipandang sebagai bentuk investasi pada sumber daya

manusianya. Dalam pelatihan sumberdaya manusia yang menjadi arahannya

adalah kemampuan (ability), keahlian (skill), dan sikap(attitude). Pelaksanaan

pelatihan perlu di perhatikan siapa saja yang akan mengikuti pelatihan tersebut,

sarana dan prasarana apa saja yang mendukung. Selain itu menurut Sulistyani

(2009, 219) “Pelatihan adalah proses sistematik pengubahan perilaku para

pegawai dalam suatu arahguna meningkatkan tujuan-tujuan organisasional”.

Kebijakan pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil tercantum dalam

pasal 31, undang-undang No.8 Tahun 1974, yang menyebutkan :”untuk

pencapaian dayaguna dan hasil guna yang sebesar-besarnya, diadakan pelatihan

pendidikan serta pengaturan dan penyelenggaraan latihan jabatan pegawai negeri

sipil yang bertujuan untuk meningkatkan pengabdian, mutu, keahlian,

kemampuan dan keterampilan”. Sesuai dengan isi pasal 31 pelatihan yang

diaadakan bertujuan untuk menjamin pembinaan terhadap pegawai negeri sipil

yang bermutu, hal ini juga diterapkan pada pengelola arsip sesuai dengan

berkembangnya teknologi kearsipan, maka arsiparis yang menangani arsip perlu

menyetarakan pengetahuan yang dimiliki sesuai dengan perkembangan sistem,

(41)

27

kearsipan dalam pengembangan Sumberdaya Manusia tertera dalam pasal 30

ayat1 yaitu :

Pengembangan SDMdalam penyelenggaraan kearsipan nasional dilaksanakan

terhadap:

- Arsiparis; dan

- SDM yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.

2.7.1 Tujuan Pelatihan

Dalam melaksanakan suatu kegiatan pelatihan perlu diperhatikan apa

tujuan yang akan dicapai, menurut Wursanto (1989:60), tujuan pendidikan dan

pelatihan, yaitu :

1. Menambah pengetahuan pegawai.

2. Meningkatkan pengabdian, mutu, keahlian dan keterampilan pegawai. 3. Mengubah dan membentuk sikap pegawai.

4. Mengembangkan keahlian pegawai sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat.

5. Mengembangkan semangat, kemauan dan kesenangan kerja pegawai. 6. Mempermudah pengawasan terhadap pegawai.

7. Mempertinggi stabilitas pegawai.

Sedangkan tujuan dari pelatihan kearsipan adalah :

a. Sistem pengelolaan arsip yang baik di setiap SKPD ;

b. Meningkatnya Tugas, pokok dan fungsi KPAD Kabupaten Tapanuli Utara

dalam membina kearsipan dan menyimpan arsip statis;

(42)

28

d. Meningkatnya kualitas dan kuantitas KPAD Kabupaten Tapanuli Utara dalam

sistem, norma, standar dan peraturan kearsipan.

Tujuan penyelenggaraan kearsipan merupakan wujud dari penyelenggaran

kearsipan yang profesional, efisien, efektif dalam pembangunan bangsa yang

maju. Salah satu Tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana diamanatkan

dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan tercantum

dalam Renstra ANRI 2010-2014 adalah sebagaimana berikut: “Menjamin

terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan

nasional”( ANRI, 67).

2.7.2 Manfaat Pelatihan

Dilihat dari tujuan yang akan dicapai dalam penyelenggaran pendidikan

dan pelatihan yang diadakan dalam suatu organisasi/instansi ada manfaat yang

yang akan dirasakan oleh sumber daya manusia dan organisasi/instansi yang akan

berpengaruh pada kinerja pelatihan yang telah direncanakan dengan sitematis.

Menurut Wursanto (1989, 60), berbagai manfaat pendidikan dan pelatihan

pegawai, yaitu :

1. Pendidikan dan pelatihan meningkatkan stabilitas pegawai; 2. Pendidikan dan pelatihan dapat memperbaiki cara kerja pegawai; 3. Dengan pendidikan dan pelatihan pegawai dapat berkembang dengan

(43)

29

4. Dengan pendidikan dan pelatihan berarti pegawai diberi kesempatan untuk mengembangkan diri;

Melalui pelatihan yang dilaksanakan oleh pemerintah atau swasta,

kekurangan pada sumberdaya manusia terhadap bidang pekerjaan akan

meningkat dibandingkan sebelum dilakukannya pelatihan. Sumberdaya manusia

yang yang terlatih akan lebih profesional dari segi keahlian dan akan mengikuti

prosedur pekerjaan lebih terarah setelah mengikuti pelatihan.

2.7.3 Sasaran Pelatihan

Sasaran pendidikan pelatihan dalam bidang kearsipan ini dilihat dari faktor

bahwa hampir semua organisasi atau instansi tidak mengelola arsipnya dengan

baik dan benar, sebaliknya arsip yang dimiliki kebanyakan hanya ditumpukkan

saja tanpa sistem pengelolaan yang baik. Proses pelatihan yang diikuti sumber

dayamanusiaakan menghasilkan perubahan sistem kerja maupun perilaku terhadap

pengelolaan arsip dinamis. Dalam pelatihan arsip ada beberapa langkah yang

harus dilakukan agar tercapainya proses pembinaan arsip, sehingga tercapai hasil

(44)

30 Gambar 2.1 : Alur Pikir Proses Pembinaan Kearsipan

Sumber : (M.Taufik, 2011)

Sesuai dengan alur proses pembinaan kearsipan diatas maka dapat diambil

kesimpulan sasaran pembinaan/ pelatihan kearsipan sebagai berikut :

 Terciptanya pengelolaan arsip dinamis dan statis yang efektif dan efisien di

seluruh lembaga SKPD;

 Terwujudnya unit kearsipan yang berada di lembaga pemerintah pusat dan

daerah dalam rangka menyimpan dan menyelamatkan arsip;

 Arsiparis atau pengelola kearsipan di SKPD yang profesional, sesuai dengan

kebutuhan;

 Tercapainya tingkat kepatuhan terhadap sistem, norma, standar dan peraturan

(45)

31 2.7.4 Evaluasi

Evaluasi merupakan suatu usahauntuk mengukur dan memberikan

penilaian secara objektif terhadap hasil dari suatu kegiatan yang sudah

dilaksanakan. Evaluasi dengan tujuan untuk menilai keberhasilan dari pelatihan

yang ada pada peserta pelatihan yang diterapkan pada organisasi atau instansi

masing-masing dan terlebih pada diri sendiri sebagai pegawai yang kreatif dan

profesional dalam bidang pekerjaannya. Dengan adanya evaluasi pelatihan,

membuat kita menjadi lebih mengetahui bagaimana hasilnya terhadap peserta

pelatihan itu sendiri sesudah pelatihan itu selesai.Menurut Notoadmodjo (2003,

36) evaluasi yang dilakukan mencakup :

1. Evaluasi terhadap proses yang meliputi :

• Organisasi penyelenggaraan diklat misalnya administrasi, konsumsi, ruangan, para petugas, dan sebagainya.

• Penyampaian materi diklat, misalnya : relevansinya, kedalamnya, pengajarnya dan sebagainya.

2. Evaluasi terhadap hasilnya, yang mencakup evaluasi sejauh mana materi yang diberikan itu dapat dikuasi atau diserap oleh peserta diklat. Lebih jauh apakah ada peningkatan kemampuan atau keterampilan, pengetahuan, dan sikap dari para peserta diklat.

2.7.5 Indikator Pelatihan

Menurut Hamalik (2000 :35) indikator yang harus perhatikan dalam

pelaksanaan diklat antar lain:

1. Para pelatih harus memiliki kualifikasi yang memadai.

Pelatih merupakan orang yang mengajarkan bahan-bahan materi yang berhubungan dengan pendidikan dan pelatihan kepada pegawai;

2. Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan yang hendak dicapai.

(46)

32

3. Metode pelatihan harus sesuai dengan tingkat kemampuan peserta. Metode pendidikan dan pelatihan, merupakan cara penyampaian materi pembelajaran sehingga implikasinya dalam mengaplikasikan ilmu tersebut di dalam suatu pekerjaan, sesuai dengan hasil yang diharapkan; 4. Peserta pelatihan harus memenuhi persyaratan tertentu.

Peserta adalah pegawai yang mengikuti pendidikan dan pelatihan yang bekerja dalam suatu organisasi;

5. Sarana dan prasarana pendidikan dan pelatihan, merupakan hal yang berkaitan dengan fasilitas yang digunakan dalam pelaksanaan diklat supaya dapat berjalan dengan lancar.

Sebelum pelatihan berlangsung panitia yang menyiapkan segala keperluan

yang berhubungan dengan silabus/materi, pemanggilan narasumber, memilih

metode pengajaran agar disaat pelaksanaan pelatihan peserta dapat menyerap

pengetahuan yang diajarkan narasumber, penyiapan tempat sesuai dengan jumlah

peserta, akomodasi sesuai dengan lamanya pelatihan berlangsung dan dari semua

yang disediakan tidak lepas dari anggaran yang disediakan pemerintah.

Untuk persiapan mengajar para instruktur perlu diperhatikan syarat sebagai

berikut:

1. Penguasaan topik secara menyeluruh;

2. Telah biasa dengan metode yang digunakan;

3. Keinginan untuk mengajar (Procton, 1993: 107).

Sebelum narasumber melaksanakan tugasnya, panitia dan narasumber

sudah diskusi tentang materi yang akan disampaikan, siapa saja yang akan dilatih,

(47)

33 2.7.6 Kendala Pelatihan

Pelatihan yang telah direncanakan untuk menambah pengetahuan

sumberdayamanusia untuk menjadi lebih profesional dibandingkan sebelum

melakukan pelatihan akan tetapi kadang ada hal yang membuat mengalami

kegagalan antara lain :

1. Peserta

Peserta pengembangan tidak mempunyai latar belakang yang sama atau heterogen, seperti pendidikan dasarnya, pengelaman kerja dan usianya. Hal ini akan menyulitkan dan menghambat kelancaran dan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan karena daya tangkap, persepsi dan daya nalar mereka terhadap pelajaran yang diberikan berbeda; 2. Pelatih

Pelatih yang ahli dan cakap mentransfer pengetahuan kepada peserta pendidikan dan pelatihan sulit didapat;

3. Fasilitas

Fasilitas sarana dan prasarana pengembangan yang dibutuhkan untuk pendidikan dan pelatihan sangat kurang atau kurang baik. Hal ini akan menghambat pelaksanaan pendidikan dan pelatihan pegawai;

4. Kurikulum

Kurikulum yang diajarkan tidak sesuai atau menyimpang serta tidak sistematis untuk mendukung sasaran yang diinginkan oleh pekerjaan atau jabatan peserta;

5. Dana Pengembangan

Dana yang tersedia untuk pengembangan sangat terbatas sehingga sering dilakukan secara paksa, bahkan pelatih maupun saranya kurang memenuhi persyaratan yang dibutuhkan (Hasibuan, 2005:85-86).

Masalah dalam hal kearsipan menurut jurnal ANRI (2008, 15) :

(48)

34 2.8 Metode Pelatihan

Ada beberapa metode pelatihan dalam meningkatkan pengetahuan peserta

yang disusun dengan tujuan pelatihan yang ingin dicapai.Menurut Handoko

(1994, 112) terdapat dua kategori pokok program pelatihan yaitu on the job

training (dalam pekerjaan) dan off the job training (di luar pekerjaan)”.

a. On the job training (dalam pekerjaan)

Merupakan metode pelatihan dimana pegawai dilatih tentang pekerjaan

barudengan pengawasan langsung seorang pelatih yang berpengalaman

(biasanya pegawai yang lain). Teknik yang biasa dipergunakan dalam

praktek adalah:

1). Rotasi jabatan

2). Latihan instruksi pekerjaan

3). Magang

4). Bimbingan

5). Penugasan sementara. (Handoko 1994, 112).

Untuk lebih jelasnya, metode diatas dijelaskan sebagai berikut:

1. Rotasi jabatan merupakan pegawai dengan pengetahuan yang

ditempatkan pada bidang lain;

2. Latihan instruksi pekerjaan dimana pegawai diberikan petunjuk

(49)

35

3. Magang merupakan proses seorang pegawai belajar langsung dari orang

yang lebih berpengalaman dengan waktu yang lebih lama.

4. Bimbingan yaitu atasan memberikan arahan langsung pada pegawai

dalam melaksanakan pekerjaan;

5. Penugasan sementara merupakan penentuan pegawai pada posisi

manajerial untuk jangka waktu yang ditetapkan. Pegawai terlibat dalam

pengambilankeputusan dan pemecahan masalah-masalah pekerjaan

yang timbul selama pekerjaan.

b. Off the job training (di luar pekerjaan)

Menurut Handoko (1994, 114) “metode di luar pekerjaan ini terdiri dari

metode simulasi dan teknik-teknik presentasi informasi”.

1. Metode simulasi merupakan simulasi merupakan situasi atau

kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi yang

sebenarnya tapi hanya merupakan tiruan saja. Simulasi adalah suatu

teknik untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep

sebenarnya dari pekerjaan yang akan dijumpainya, metode ini

mencakup : simulator alat-alat, studi kasus, permainan peranan.

2. Metode teknik-teknik presentasi merupakan teknik pemberian

informasi terhadap pengajaran sikap, konsep dan dan keterampilam

pegawai. Yang termasuk dalam metode ini adalah : ceramah biasa,

teknik diskusi, diskusi kelompok, teknik permodelan perilaku dan

(50)

36 2.9 Pengaruh Pendidikan Dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil

Pengaruh pendidikan dan pelatihan adalah meningkatkan pengetahuan,

keahlian, keterampilan, dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatan secara

profesional. Disamping itu, pendidikan dan pelatihan tersebut berpengaruh dalam

meningkatkan kinerja pegawai dalam memberikan kemudahan dalam pemberian

pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan kewenangan yang dimiliki oleh

instansi terkait. Pentingnya pendidikan dan pelatihan tidak hanya berlaku bagi

pegawai saja, tetapi juga mampu memberikan keuntungan bagi pemerintah.

karena dengan meningkatnya kemampuan dan keterampilan para pegawai maka

meningkat pula produktivitas dan kinerja pegawai.

2.10 Penilaian Pelatihan

Pelatihan yang dilaksanakan pemerintah/swasta mempunyai tujuan, sasaran

yang targetkan, terlebih sebelum mendapatkan hasil dari pelatihan, perlu adanya

evaluasi.Dalam evaluasi dikumpulkan keterangan, informasi, pengaruh atau akibat

dari pelatihan.

Menurut Kirpatrick yang dikutip oleh Moekijat(1993,47) membagi wilayah

penilaian pelatihan menjadi empat tingkat yaitu “tingkat reaksi, tingkat belajar,

(51)

37

a. Tingkat reaksi yaitu tingkat reaksi terhadap penyusunan program

pelatihan seperti : sasaran, metode, kurikulum, pelatih/narasumber,

peserta dan waktu pelatihan.

b. Tingkat belajar merupakan pengaruh pelatihan terhadap hasil belajar

peserta dalam meningkatkan pengetahuan dan keterampilan peserta

pelatihan.

c. Tingkat perilaku dalam pekerjaan merupakan tingkat perubahan sikap

peserta pelatihan terhadap bidang pekrjaan yang dikerjakan sesudah

dan sebelum pelatihan.

d. Tingkat hasil merupakan tingkat penerapan pelatihan dalam pekerjaan

(52)

38 BAB III

METODE PENELITIAN

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian

deskriptif. Menurut Nawawi (2004 : 64) metode deskriptif yaitu metode-metode

penelitian yang memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena yang

bersifat aktual pada saat penelitian dilakukan, kemudian menggambarkan fakta-fakta

tentang masalah yang diselidiki sebagaimana adanya diiringi dengan interprestasi

yang rasional dan akurat.

Dengan demikian penelitian ini akan menggambarkan fakta-fakta dan

menjelaskan keadaan dari objek penelitian berdasarkan fakta-fakta dan

menjelaskan keadaan dari objek penelitian berdasarkan fakta-fakta yang ada dan

mencoba menganalisis kebenarannya berdasarkan data yang diperoleh.

3.1 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian ini dilakukan pada 40 Satuan Perangkat Kerja Daerah

(SKPD) di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara.

(53)

39

Populasi merupakan wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek atau

subyek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh

peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono,

2008:115). Populasi penelitian adalah seluruh peserta pelatihan kearsipan

sebanyak 80 orang.

3.3 Sampel

Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh

populasi. Metode pengambilan sampel menggunakan metode total sampling yaitu

teknik penentuan sampel bila semua anggota populasi digunakan sebagai sampel

(Sugiyono, 2008:122).

Sampel merupakan semua peserta Pelatihan arsip dinamis yang diundang

KPAD dari 40 (empat puluh) SKPD yang terdiri dari 1 (satu) orang Kepala

Bagian Tata Usaha dan 1 (satu) orang staf yang mengelola arsip sesuai dengan

tabel di bawah ini.

Tabel 3.1 Daftar SKPD dan Jumlah Peserta

NO. NAMA SKPD JUMLAH

1 SEKRETARIAT DPRD 2

2 BADAN PEMERINTAHAN DESA 2

3 INSPEKTORAT DAERAH 2

4 BADAN KB DAN PKS 2

5 BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DESA 2

6 BADAN PEMERINTAH DAERAH 2

7 BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH 2

8 BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH 2

(54)

40

15 DINAS CIPTA KARYA DAN PERUMAHAN 2

16 DINAS PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN 2

17 DIPENLOKA 2

18 DINAS PERIKANAN DAN PETERNAKAN 2

19 DINAS KEHUTANAN 2

20 DINAS KOPERINDAG 2

21 DINAS SOSIAL, TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI 2

22 DINAS PERTAMBANGAN 2

23 DINAS PASAR, KEBERSIHAN DAN PERTAMANAN 2

24 DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL 2

25 DINASPERHUBUNGAN, KOMUNIKASI DAN

INFORMATIKA

2

26 KANTOR LINGKUNGAN HIDUP 2

27 KANTOR KESBANG, POLITIK DAN PERLINDUNGAN

MASYARAKAT

2

28 KANTOR SATPOL PP 2

29 KANTOR KETAHANAN PANGAN 2

30 KANTOR PELAYANAN PERIZINAN TERPADU 2

31 KANTOR KECAMATAN TARUTUNG 2

32 KANTOR KECAMATAN SIPOHOLON 2

33 KANTOR KECAMATAN SIPAHUTAR 2

34 KANTOR KECAMATAN PAGARAN 2

35 KANTOR KECAMATAN SIBORONG-BORONG 2

36 KANTOR KECAMATAN PAHAE JAE 2

37 KANTOR KECAMATAN PAHAE JULU 2

38 KANTOR KECAMATAN MUARA 2

39 KANTOR KECAMATAN PURBATUA 2

40 KANTOR KECAMATAN PARMONANGAN 2

JUMLAH

80 ORANG Sumber : KPAD Kab. Tapanuli Utara

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian peneliti melakukan teknik pengumpulan data dengan cara

:

(55)

41

Pengumpulan data primer yaitu pengumpulan data yang diperoleh dengan

turun langsung ke lokasi penelitian untuk mencari fakta yang berkaitan

dengan masalah yang penulis teliti dengan cara Metode Kuesioner, yaitu

memberikan daftar pertanyaan secara tertutup kepada responden yang

dilengkapi dengan alternatif jawaban yang disediakan dan pertanyaan terbuka

untuk melengkapi jawaban dari pertanyaan tertutup.

2. Pengumpulan Data Sekunder (Secondary Data)

Pengumpulan Data Sekunder (Secondary Data), yaitu teknikpengumpulan

data yang dilakukan melalui kegiatan pengumpulan datayang diperoleh dari

sumber kedua atau sumber sekunder untukmendukung data primer. Penulis

menggunakan cara untuk memperolehdata sekunder sebagai berikut:

a. Studi Kepustakaan, yaitu pengumpulan data yang diperoleh dari

buku-buku, karya ilmiah serta pendapat para ahli yang berkompetensi serta

memiliki relevansi dengan masalah yang akan diteliti.

b. Studi Dokumentasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan

catatan-catatan atau dokumen-dokumen yang ada di lokasi penelitian atau

sumber-sumber lain yaang terkait dengan penelitian.

3.5 Instrumen Penelitian

Adapun yang menjadi instrumen penelitian ini adalah Kuesioner. Menurut

Arikunto, (2006: 102-103) “Kuesioner merupakan daftar pernyataan yang

diberikan kepada orang lain, dengan maksud orang yang diberikan kuesioner

(56)

42

yang memuat indikator yang dapat menjelaskan setiap indikator. Kisi-kisi

Kuesioner penelitian ini dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel 3.2

Kisi-kisi KuesionerEvaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah

Judul Indikator Jumlah item Jumlah

Evaluasi Hasil

Proses analisis data dalam penelitian ini dilakukan dengan mempelajari

seluruh data yang terkumpul menjadi intisari yang kebenarannya terjaga.

Selanjutnya data tersebut kemudian ditabulasi dengan mneyusun ke dalam tabel

kemudian dihitung persentasenya untuk selanjutnya dianalisis dan diinterpretasi.

Untuk menghitung persentase jawaban yang diberikan responden digunakan

rumus sebagai berikut :