RANCANG BANGUN APLIKASI PENJUALAN PADA
PT. ARDIKA KARYA UTAMA
KERJA PRAKTIK
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
ANDRE AULIA 11410100106
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era jaman modern saat ini, peran teknologi informasi sudah tidak
asing atau diragukan lagi karena banyak perusahaan maupun instansi yang
menerapkannya. Teknologi informasi sendiri sangat dicari dan dibutuhkan
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan bisnisnya, terutama pada bagian yang
terpenting perusahaan yaitu penjualan.
PT. Ardika Karya Utama merupakan perusahaan swasta yang bergerak
pada penjualan labolatory equipment. Terkait dengan bidang usaha tersebut, maka
proses penjualan merupakan faktor penting untuk perkembangan usaha
perusahaan. Pengelolaan data dan penyimpanan data merupakan hal penting bagi
perusahaan.
Pada PT. Ardika Karya Utama, proses penjualan masih dilakukan secara
manual. Yaitu jika ada permintaan barang maka perusahaan akan memesan barang
ke distributor lalu membuatkan dokumen penjualan berupa tanda terima, kwitansi,
surat jalan, dan Invoice untuk diberikan ke klien. Semua dokumen tersebut
dilakukan secara manual menggunakan mesin ketik. Kerugian yang dialami
perusahaan jika menggunakan mesin ketik yaitu jika salah maka akan mengulang
dari awal, lalu dalam segi penyimpanan masih menggunakan arsip sehingga tidak
Berdasarkan uraian diatas maka diperlukan suatu aplikasi penjualan yang
dapat meningkatkan kinerja sistem dalam pengolahan data, menyimpan data dan
mencetak dokumen.
Dengan adanya aplikasi penjualan ini diharapkan dapat mempermudah
proses transaksi penjualan yang dilakukan perusahaan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang dijelaskan pada latar belakang tersebut diatas,
maka dapat dirumuskan permasalahan sistem yang akan dibahas yaitu bagaimana
membuat aplikasi penjualan pada PT. Ardika Karya Utama yang mampu untuk
mengolah data penjualan dari menyimpan data hingga mencetak dokumen
penjualan (Tanda Terima, Kwitansi, Surat Jalan, dan Invoice).
1.3 Batasan Masalah
Agar sistem yang dibahas tidak melebar permasalahannya, maka perlu
dibuat batasan permasalahan sistem tersebut sebagai berikut :
1. Aplikasi penjualan ini tidak membahas produksi, promosi dan perhitungan laba
rugi.
2. Aplikasi penjualan ini juga tidak membahas pembayaran, pengiriman barang,
dan retur barang.
3. Aplikasi penjualan ini dipergunakan oleh bagian penjualan.
1.4 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai yaitu terbentuknya aplikasi penjualan ini yang
ditujukan pada PT. Ardika Karya Utama agar dapat membantu dalam proses
1.5 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi latar belakang masalah yaitu penjabaran permasalahan
yang dihadapi perusahaan beserta solusi yang diberikan, perumusan
masalah yaitu masalah apa yang akan dibahas, batasan masalah berupa
batasan-batasan yang tidak dibahas pada pembuatan aplikasi ini, kemudian
tujuan pembuatan aplikasi dan sistematika penulisan yang dibuat pada tiap
bab.
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini berisi penjelasan tentang sejarah PT. Ardika Karya Utama,
logo perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan
beserta deskripsi pekerjaan tiap bidang.
BAB III : LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi tentang pembahasan teori yang bersangkutan dalam
pembuatan aplikasi penjualan ini. Yaitu teori tentang konsep dasar sistem
informasi, definisi aplikasi penjualan, analisa dan perancangan sistem,
DFD, konsep dasar basis data serta tool yaitu visual basic. NET 2010 dan
SQL Server 2008.
BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN
Pada bab ini berisi penjelasan tentang identifikasi masalah yang sedang
diterapkan perusahaan serta menampilkan Document Flow. Lalu analisis
masalah dengan pembuatan System Flow dan penerapan perancangan
dan entity relationship diagram mengenai perancangan yang dibuat, lalu
struktur table dan desain antara muka serta desain laporan sistem. Setelah
itu juga membahas implementasi sistem.
BAB V: PENUTUP
Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang berguna sebagai
5
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 PT. Ardika Karya Utama
PT. Ardika Karya Utama adalah perusahaan swasta yang berdomisili di
surabaya. Beralamat di Kompas Gramedia Building Lt.6 Jl. Raya Jemursari
No.64, Surabaya. Bergerak pada bidang labolatory equipment, sudah merintis
karir dalam bidang ini sejak tahun 2006. Pertama kali didirikan menggunakan
nama CV. Ardika Karya, namun semakin lama semakin berkembang dan
mengikuti kebutuhan pasar maka berubah nama menjadi PT. Ardika Karya
Utama.
Klien yang bekerja sama dengan perusahaan rata-rata rumah sakit milik
pemerintah yaitu PTPN perkebunan yang berada di malang, mojokerto, dan pare.
Distributor nya sendiri perusahaan hanya memiliki satu yang bernama tawada
healtcare yang berada di surabaya, karena sudah lama bekerja sama dengan
distributor tersebut sekarang PT. Ardika Karya Utama menjadi Sub Distributor
untuk alat yang sama. Alat yang digunakan yaitu ber merk kodak hingga sekarang.
2.2 Logo Perusahaan
Gambar 2.1 adalah logo yang diterapkan oleh perusahaan PT. Ardika
Karya Utama.
2.3 Visi
“Menjadi perusahaan besar dan berkembang hingga luar negeri”
2.4 Misi
Adapun misi yang dilakukan PT. Ardika Karya Utama agar visi tersebut
tercapai yaitu :
Selalu memberikan pelayanan terbaik kepada klien.
Selalu Update barang terbaru yang mungkin belum ada di indonesia.
Merangkul distributor-distributor besar di indonesia bahkan luar negeri.
Melebarkan sayap dengan mencoba bidang lain.
2.5 Struktur Organisasi
Penjualan Pembelian Keuangan Pengadaan
Gudang Kurir
Gambar 2.2 Struktur organisasi PT. Ardika Karya Utama
Bagian berwarna biru merupakan bagian penjualan yaitu bagian yang akan
dibahas pada pembuatan laporan ini, bagian penjualan akan menangani
Keterangan :
Direktur : pemilik perusahaan PT. Ardika Karya Utama.
Wakil Direktur : pengganti direktur disaat direktur berhalangan dan
bertugas mengontrol kinerja pegawai.
Gudang : mengontrol keluar masuk nya barang.
Penjualan : melayani pembelian barang jika klien memesan.
Pembelian : melakukan pembelian barang ke distributor.
Keuangan : mengontrol keuangan perusahaan.
Pengadaan : melakukan pengecekan dan memasukkan data
disaat ada tender.
8
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas tentang dasar-dasar teori yang mendukung tentang
pembuatan aplikasi penjualan ini, dimana teori-teori tersebut dibagi menjadi sub
dibawah yaitu :
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K.Roscoe Davis dalam (Hartono, 2001 :
11), sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan untuk proses
pengambilan keputusan.
Sistem informasi adalah suatu sistem atau aplikasi yang berguna atau
berfungsi untuk menyampaikan informasi yang dapat diterima dengan baik oleh
pemakai dan informasi yang diperoleh juga dapat diolah sesuai kebutuhan.
Sistem informasi terdiri dari Input, proses dan Output (Gambar 3.1). Pada
proses terdapat hubungan timbal balik dengan 2 elemen, yaitu kontrol dari kinerja
sistem dan sumber-sumber penyimpanan data. Input yang akan diproses berupa
data, baik berupa karakter-karakter huruf maupun berupa numerik. Saat ini data
bisa berupa suara atau video maupun gambar atau video. Data ini diproses dengan
metode-metode tertentu dan akan menghasilkan Output yang berupa informasi.
Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan atau report maupun solusi dari
Input of
Gambar 3.1 Proses Sistem Informasi
3.2 Penjualan
Penjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu
pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut.
Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar
penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan.
Menurut Auwarsa (2004 : 11) penjualan yaitu brkaitan dengan
masalah-masalah strategis dengan promosi produksi iklan dan riset pasar. Sedangkan
menurut Siegel & Shim (1999 : 404) penjualan adalah penerimaan yang diperoleh
dari pengiriman barang dagangan atau dari penyerahan pelayanan dalam bursa
sebagai barang pertimbangan.
Ada beberapa macam transaksi penjualan yang dapat diklasifikasikan
Dokumen-dokumen penjualan antara lain sebagai berikut:
Bagian-bagian penjualan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
1. Bagian Penjualan
2. Bagian Kredit
3. Bagian Gudang
4. Bagian Pengiriman
5. Bagian Penagihan
Dalam suatu perusahaan kegiatan penjualan adalah kegiatan yang penting,
karena dengan adanya kegiatan penjualan tersebut maka akan terbentuk laba yang
dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan.
Aktivitas penjualan banyak dipengaruhi oleh faktor tertentu yang dapat
meningkatkan aktivitas perusahaan, oleh karena itu manajer penjualan perlu
memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan. Faktor-faktor yang
mempengaruhi penjualan antara lain sebagai berikut:
1. Kondisi dan Kemampuan Penjual
2. Kondisi Pasar
3. Modal
5. Faktor-Faktor Lain.
Pada hakikatnya maksud dari penjualan adalah keberhasilan suatu
perusahaan pada umumnya dinilai berhasil dilihat dari kemampuannya dalam
memperoleh laba. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan mengandalkan
kegiatannya dalam bentuk penjualan, semakin besar volume penjualan semakin
besar pula laba yang akan diperoleh perusahaan (Gata & Gata, 2013).
Sedangan aplikasi penjualan sendiri adalah sebuah program alat bantu
yang berfungsi untuk menggantikan tugas-tugas yang sebelumnya dilakukan
secara manual dan pembuatan aplikasi penjualan dikerjakan oleh programmer.
3.3 Analisa dan Perancangan Sistem
Menurut Hartono (2005 : 129) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai
penguraian dari suatu sistem inFormasi yang utuh kedalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan
sistem dan sebelum tahap desain sistem.
Dalam melakukan analisa dan perancangan sistem diperluka ketelitian
yang sangat detail, karena dapat mempengaruhi hasil yang akan diciptakan. Jika
analisa yang di lakukan sudah sesuai dengan prosedur maka sistem yang akan
dirancang akan sesuai dengan apa yang akan dirancang sebelumnya.
Adapun langkah-langkah dasar dalam analisis sistem yang harus dilakukan adalah
sebagai berikut :
Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
Analyze, yaitu menganalisis sistem.
Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Menurut Kendall & Kendall (2003) Analisa dan Perancangan Sistem
dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi.
3.4 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan suatu model logika data atau proses yang
dibuat utuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang
keluar dari system, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data
tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada
data tersebut (Kendall & Kendall, 2003 : 204).
Sebelum pembuatan Data Flow Diagram biasanya melakukan terlebih
dahulu membuat Context Diagram dan HIPO untuk breakdown proses. Data Flow
Diagram sendiri juga memiliki banyak Level tergantung kebutuhan user dan
proses yang dikerjakan, selalu diawali dengan DFD Level 0 lalu lanjut ke DFD
Level 1 Dst. Dalam Data Flow Diagram juga memiliki berbagai simbol sesuai
dengan fungsinya, adapun simbol tersebut yaitu :
1. Simbol Entity, menggambarkan aktor yang akan memberikan Input ke
sistem dan menerima Output dari sistem. Contoh : mahasiswa memberikan
data mahasiswa kepada sistem.
2. Simbol Proses, menggambarkan kegiatan suatu sistem yang akan
Output ke entity. Contoh : proses KRS akan memberikan data ke
mahasiswa berupa kelas yang kosong.
3. Simbol Data Store, menggambarkan tempat untuk menyimpan data dan
juga dapat berperan sebagai pemanggil data jika dibutuhkan. Contoh :
setelah mahasiswa melakukan proses KRS, maka data fix akan disimpan
ke data store.
4. Simbol Aliran Data, menggambarkan arus data yang disimbolkan dengan
arah panah, dan proses akan berjalan sesuai dengan arah panah.
3.5 Konsep Dasar Basis Data
Menurut Herlambang & Tanuwijaya (2005) Basis data merupakan cara
paling tepat untuk mengontrol data karena basis data akan mendefinisikan,
membangun, dan manipulasi data. Kemampuan lain dari basis data adalah mampu
saling menghubungkan antara data yang satu dengan data yang lain sehingga
tercipta data yang saling terintegrasi.
Tentunya di dalam mengimplementasikan basis data, maka sebuah
organisasi harus menggunakan ‘tool’. Database management systems (DBMS)
merupakan tool yang paling tepat untuk keperluan ini. DBMS akan melakukan
beberapa tugas sebagai berikut :
1. Mendefinisikan, melibatkan spesifikasi tipe data, struktur data, kendala
dari data yang akan diolah.
2. Membangun, berkaitan dengan proses penyimpanan data pada suatu
3. Memanipulasi, termasuk didalamnya fungsi-fungsi sebagai ‘query’
terhadap basis data, misalnya melakukan pengambilan data, mengubah
data, dan membuat laporan.
Pengguna dari DBMS dibedakan menjadi 2 sesuai dengan keterlibatan
pengguna tersebut. Ada yang berperan secara langsung dan ada yang berperan
tidak langsung. Pengguna yang berperan secara langsung, antara lain sebagai
berikut :
1. Database Administrator (DBA).
2. Database Designer.
3. End User.
4. Systems Analysts and Application Programmers.
Sedangkan secara tidak langsung atau bisa disebut dibelakang layar yaitu :
1. DBMS Designer and Implementers.
2. Tool developers.
3. Operator dan maintenance personel.
Dan manfaat dari penggunaan basis data sendiri juga sangat berpengaruh bagi
perusahaan yaitu :
1. Mengendalikan redundasi atau data sering muncul. Data sering
diakses dan muncul berulang-ulang, akan menyebabkan pemborosan
resources.
2. Pembatasan akses. Tidak semua data dapat diakses oleh sembarang
pengguna. Oleh karena itu perlu dibatasi sesuai dengan keterlibatan
3. Tersedianya Multiple User Interfaces. Setiap modul dan interfaces akan
disediakan berbeda-beda sesuai dengan spesifikasi dari pengguna,
sehingga modul dan interface dapat digunakan lebih efisien.
4. Tersedianya backup dan recovery. Isu penting dalam sistem basis data
adalah backup dan recovery. Semua transaksi basis data harus dilakukan
backup. Hal ini diprlukan jika basis data mengalami kerusakan.
3.6 Tools
Tools disini yaitu software untuk penunjang pembuatan program, dimana
memakai visual basic .NET 2010 sebagai aplikasi untuk membuat program
berbasis dekstop dan SQL Server 2008 sebagai Database untuk menyimpan data
yang akan diolah.
3.6.1 Visual Basic .NET 2010
Menurut Hidayatullah (2014 : 5) Visual Basic .NET adalah Visual Basic
yang direkayasa kembali untuk digunakan pada platForm .NET sehingga aplikasi
yang dibuat menggunakan Visual Basic .NET dapat berjalan pada sistem
komputer apa pun, dan dapat mengambil data dari server dengan tipe apa pun
asalkan terinstal .NET Framework.
Berikut ini perkembangan Visual Basic .NET :
a. Visual Basic .NET 2002 (VB 7.0)
b. Visual Basic .NET 2003 (VB 7.1)
c. Visual Basic 2005 (VB 8.0)
d. Visual Basic 2008 (VB 9.0)
f. Visual Basic 2012 (VB 11.0)
g. Visual Basic 2013
Pada umumnya Visual Basic .NET terpaket dalam Visual Studio .NET.
Pada distribusinya, terdapat berbagai versi Visual Studio .NET yaitu versi
Professional, Premium dan yang paling lengkap adalah versi Ultimate.
Kelebihan Visual Basic .NET :
1. Sederhana dan mudah dipahami
2. Mendukung GUI
3. Menyederhanakan deployment
4. Menyederhanakan pengembangan perangkat lunak
5. Mendukung penuh OOP
6. Mempermudah pengembangan aplikasi berbasis web
7. Migrasi ke VB .NET dapat dilakukan dengan mudah
8. Banyak digunakan leh programmer-programmer di seluruh indonesia
3.6.2 SQL Server 2008
Menurut Hidayatullah (2014 : 176) Microsoft SQL Server adalah salah
satu aplikasi DBMS yang sudah sangat banyak digunakan oleh para pemgram
aplikasi basis data. Contoh DBMS lainnya adalah : MySQL, PostgreSQL, MS
Access dari Microsoft, DB2, dari IBM, Oracle, Dbase, dsb.
Kelebihan MS SQL Server 2008 :
1. Kompatibilitasnya dengan Power Designer 15 lebih terjamin.
2. Tidak perlu menginstal windows 7 Servise Pack 1 jika pengguna windows
3. Kemampuan MS SQL Server 2008 sudah lebih dari cukup untuk
memenuhi kebutuhan pembuatan aplikasi Database sehari-hari semacam
aplikasi penjualan.
18
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1 Identifikasi Masalah
Sistem yang terdapat pada PT. Ardika Karya Utama yaitu pejualan, proses
penjualan dilayani oleh bagian penjualan perusahaan. Bagian penjualan sendiri
akan berjalan memulai kerja jika terdapat proses permintaan barang dari klien.
Permintaan klien berupa list barang yang dibutuhkan, biasanya dalam bentuk
dokumen purchase order. Lalu terdapat admin yang akan merespon permintaan
klien, memesankan barang ke pihak distributor jika barang sedang kosong atau
tidak ready dan membuat berkas penjualan seperti (Invoice, surat jalan, kwitansi
dan tanda terima). Kemudian aktor terkahir yaitu direktur perusahaan sebagai
penerima laporan hasil penjualan.
Sistem yang berjalan saat ini beroperasi menggunakan tools excel ataupun
mesin ketik untuk melakukan cetak dokumen, serta penyimpanan data dilakukan
dengan cara pengarsipan kedalam buku besar.
4.1.1 Document Flow
Document Flow yaitu suatu gambaran dokumen secara menyeluruh sesuai
dengan alur yang dikerjakan berdasarkan prosedur-prosedur. Adapun Document
Flow yang telah ada pada perusahaan yaitu penjualan.
Fungsi Gambar 4.1 dibawah menjelaskan bahwa pertama klien akan
memberikan daftar permintaan barang yang diminta biasa disebut purchase order
(PO) yang akan diberikan kepada admin perusahaan. Jika sudah ok maka akan
admin akan membuatkan dokumen-dokumen terkait berupa tanda terima,
kwitansi, Invoice, surat jalan + barang jika barang sudah ready kepada klien. Dan
juga admin membuatkan dokumen tersebut rangkap 2 karena yang 1 akan
disimpan oleh perusahaan untuk diarsipkan. Kemudian direktur akan menerima
laporan dari hasil penjualan berupa laporan penjualan yang biasanya dibuatkan
Documen Flow Penjualan
4.2 Analisis Masalah
Setelah dilakukan identifikasi permasalahan sesuai dengan proses bisnis
penjualan yang ada sekarang, maka dapat ditarik kesimpulan untuk melakukan
pengembangan sistem kedepannya. Dengan cara membuat aplikasi penjualan
yang mampu membantu proses penyimpanan data dan pengolahan data menjadi
inFormasi dalam bentuk laporan, pertama-tama dengan merancang System Flow
yaitu alur sistem baru yang akan diterapkan di bagian penjualan perusahaan.
4.2.1 System Flow
a. System Flow Mengelola Master Klien
Gambar 4.2. merupakan System Flow dari master klien, proses diawali
dengan masuk pada menu utama kemudian admin memilih menu master klien.
Pertama klien harus memasukkan data klien untuk disimpan ke database,
kemudian setelah data sudah ada di database admin dapat melakukan ubah data
System Flow Mengelola Master Klien
b. System Flow Mengelola Master Jenis Barang
Gambar 4.3. merupakan System Flow dari master jenis barang, memiliki 3
fungsi utama yaitu simpan data jenis barang, ubah data jenis barang dan hapus
data jenis barang.
System Flow Mengelola Master Jenis Barang
Sistem
c. System Flow Mengelola Master Barang
Gambar 4.4 merupakan System Flow dari master barang, pertama
melakukan insert data agar data tersimpan ke database, kemudian update barang
menjadi data terbaru dan delete data yang sudah tidak terpakai.
System Flow Mengelola Master Barang
Sistem
d. System Flow Penjualan
Gambar 4.5 merupakan System Flow dari transaksi penjualan, dimana inti
dari proses bisnis yang dijalani. Dalam transaksi penjualan nantinya admin
diminta untuk memasukkan data klien dan data barang yang akan dipesan, setelah
itu data tersebut akan disimpan oleh sistem kedalam Database. Dan Output yang
akan dihasilkan berupa dokumen penjualan meliputi : Invoice, surat jalan,
kwitansi dan tanda terima.
Dari data penjualan yang masuk juga dapat menghasilkan Output berupa
laporan-laporan yang ditujukan untuk direktur. Laporan dibagi menjadi 3 yaitu :
- Laporan penjualan perperiode
- Laporan barang terlaris
System Flow Penjualan
Input Id Barang, Id Klien
4.3 Perancangan Sistem
Setelah dilakukan analisis, maka tahap selanjutnya yaitu akan dirancang
sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan masalah yang dihadapi.
Dengan skenario sistem yaitu sistem penjualan akan berjalan jika terdapat pemicu
yaitu proses permintaan barang dari klien. Biasanya klien menghubungi pihak
perusahaan dan memberikan list barang yang dibutuhkan, lalu terdapat admin
yang akan merespon permintaan klien dari Input data hingga mencetak
berkas-berkas menggunakan sistem dan direktur sebagai penerima laporan hasil
penjualan yang diolah dari informasi yang telah disimpan dalam Database.
4.3.1 Context Diagram
Context Diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan Level
tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh Input ke sistem atau Output dari
sistem.
Dapat dilihat pada Gambar 4.6 Terdapat 3 eksternal entity pada Context
Diagram yaitu klien, administrasi dan direktur. Klien memberikan masukkan
berupa data pemesanan atau purchase order dan data klien kemudian diolah
sistem dan menghasilkan keluaran berupa dokumen-dokumen yaitu kwitansi,
tanda terima, surat jalan dan Invoice.
Bagian administrasi juga melakukan masukkan ke sistem berupa data jenis
barang dan data barang apa saja yang dapat dipesan oleh klien. Lalu pada bagian
direktur akan menerima laporan-laporan hasil dari penjulan yaitu laporan
penjualan perperiode, laporan barang terlaris, dan laporan klien yang sering
Gambar 4.6 Context Diagram
4.3.2 Data Flow Diagram
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya
lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut
Dilihat pada Gambar 4.7 DFD Level 0 memiliki 5 proses utama yang akan
dikerjakan yaitu proses mengelola master klien, mengelola master jenis barang,
mengelola master barang, mengelola transaksi penjualan dan pembuatan laporan.
Memiliki 3 eksternal entity yaitu klien, administrasi dan direktur. Data
yang telah diolah akan disimpan pada storage base yaitu klien, jenis barang,
barang dan penjualan.
DFD Level 0 Penjualan :
Pada proses pembuatan laporan di DFD Level 0 memiliki lebih dari 1
proses didalamnya maka harus dilakukan break down, sehingga menghasilkan
DFD Level 1. Gambar 4.8 menjelaskan DFD Level 1 Pembuatan laporan yang
didalamnya mempunyai 3 proses utama yaitu pembuatan laporan penjualan
perperiode, pembuatan laporan barang terlaris dan pembuatan laporan klien yang
sering membeli semua proses menuju pada direktur sebagai penerima laporan.
DFD Level 1 Pembuatan Laporan :
Gambar 4.8 DFD Level 1 Pembutan Laporan
DAT A LAPORAN PENJUALAN
3 BARANG DAT A BARANG
4.3.3 Perancangan Database
Sistem Database merupakan bagian penting pada sistem informasi, karena
di perlukan untuk mengelola sumber informasi pada perusahaan tersebut. Untuk
mengelola sumber informasi tersebut yang pertama kali di lakukan adalah
merancang suatu sistem Database agar informasi yang ada pada perusahaan
tersebut dapat digunakan secara maksimal. Pada Database sendiri dibagi menjadi
2 yaitu CDM lalu di generate menjadi PDM.
Dalam arti luas database digunakan sebagai tempat untuk menyimpan data
yang telah dimasukkan kedalam sistem, yang nantinya dapat diolah untuk
Struktur tabel merupakan penjelasan secara detail pada tiap tabel dari
nama atribut, Type, ukuran field, beserta penjelasan kegunaan. Lebih detail
dijelaskan pada penjelasan dibawah.
STRUKTUR TABEL :
1. Nama tabel : Klien
Fungsi : Menyimpan data klien
Primary key : ID_KLIEN
Foreign key : -
Tabel 4.1 Tabel Klien
Field name Type Field Size Description
ID_KLIEN Varchar 20 ID Klien
NAMA_KLIEN Varchar 50 Nama Klien
TLPN_KLIEN Varchar 12 Telepon Klien
JABATAN Varchar 50 Jabatana dari Klien
NAMA_INSTANSI Varchar 50 Nama Instansi
ALAMAT_INSTANSI Varchar 60 Alamat Instansi
KOTA_INSTANSI Varchar 20 Kota instansi Berada
TLPN_INSTANSI Varchar 12 Telepon Instansi
CABANG Varchar 50
Cabang Instansi Berada
2. Nama tabel : DISTRIBUTOR
Fungsi : Menyimpan data distributor
Primary key : ID_DISTRIBUTOR
Tabel 4.2 Tabel Distributor
Field name Type Field Size Description
ID_DISTRIBUTOR Varchar 20 ID Distributor
NAMA_ DISTRIBUTOR Varchar 50 Nama Distributor
ALAMAT_ DISTRIBUTOR Varchar 50 Alamat Distributor
KOTA_ DISTRIBUTOR Varchar 20 Kota Distributor
TLPN_ DISTRIBUTOR Varchar 12 Telepon Distributor
NAMA_PERSON Varchar 50
Nama Orang yang Melayani
TLPN_PERSON Varchar 12
Telepon Orang yang
STATUS Varchar 50 Status Distributor
3. Nama tabel : JENIS_BARANG
Fungsi : Menyimpan data jenis barang
Primary key : ID_JENIS_BARANG
Foreign key : -
Tabel 4.3 Tabel Jenis Barang
Field name Type Field Size Description
ID_JENIS_BARANG Varchar 20 ID Jenis Barang
NAMA_JENIS_BARANG Varchar 30 Nama Jenis Barang
4. Nama tabel : BARANG
Fungsi : Menyimpan data barang
Foreign key : ID_JENIS_BARANG
Tabel 4.4 Tabel Barang
Field name Type Field Size Description
ID_BARANG Varchar 20 ID Barang
ID_JENIS_BARANG Varchar 20
Foreign key dari tabel Jenis Barang
NAMA_BARANG Varchar 50 Nama Barang
SATUAN Varchar 20 Satuan Barang
STOK Numeric - Stok Barang
5. Nama tabel : PO
Fungsi : Menyimpan data PO
Primary key : NO_PO
Foreign key : ID_DISTRIBUTOR
Tabel 4.5 Tabel PO
Field name Type Field Size Description
NO_PO Varchar 20
Nomor Purchase Order
ID_DISTRIBUTOR Varchar 20
Foreign key dari
Fungsi : Menyimpan data Detail PO
Primary key : ID_BARANG, NO_PO
Tabel 4.6 Tabel DETAIL_PO
Field name Type Field Size Description
ID_BARANG Varchar 20
Foreign key dari
Fungsi : Menyimpan data penjualan
Primary key : NO_PENJUALAN
Foreign key : ID_KLIEN
Tabel 4.7 Tabel Penjualan
Field name Type Field Size Description
NO_PENJUALAN Varchar 20 Nomor Penjualan
ID_KLIEN Varchar 20
Foreign key dari tabel Klien
NO_INVOICE Varchar 20 Nomor Invoice
NO_SURAT_JALAN Varchar 20 Nomor Surat Jalan
TGL_PENJUALAN Datetime - Tanggal Penjualan
TGL_PENAGIHAN Datetime - Tanggal Penagihan
DISKON Numeric - Diskon
PPN Numeric - PPN
TOTAL_PENJUALAN Numeric -
Total Harga Penjualan
8. Nama tabel : DETIL_PENJUALAN
Primary key : ID_BARANG, NO_PENJUALAN
Foreign key : ID_BARANG, NO_PENJUALAN
Tabel 4.8 Tabel DETIL_PENJUALAN
Field name Type Field Size Description
ID_BARANG Varchar 20
Foreign key dari tabel Barang
NO_PENJUALAN Varchar 20
Foreign key dari tabel Penjualan
9. Nama tabel : PEMBELIAN
Fungsi : Menyimpan data pembelian
Primary key : NO_PEMBELIAN
Foreign key : NO_PO
Tabel 4.9 Tabel Pembelian
Field name Type Field Size Description
NO_PEMBELIAN Varchar 20 No Pembelian
NO_PO Varchar 20
Foreign key dari table PO
TGL_PEMBELIAN Datetime - Tanggal Pembelian
TGL_PEMBAYARAN Datetime - Tanggal Pembayaran
NO_SURAT_JALAN Varchar 20 Nomor Surat Jalan
NO_INVOICE Varchar 20 Nomor Invoice
SUBTOTAL Numeric -
Jumalah Total Seluruh
10.Nama tabel : DETIL_PEMBELIAN
Primary key : ID_BARANG, NO_PEMBELIAN
Foreign key : ID_BARANG, NO_PEMBELIAN
Tabel 4.10 Tabel DETIL_PEMBELIAN
Field name Type Field Size Description
ID_BARANG Varchar 20
Foreign key dari tabel Barang
NO_PEMBELIAN Varchar 20
Foreign key dari tabel Pembelian
HARGA_BELI Numeric - Harga Beli
KUANTITAS Numeric - Kuantitas Barang
DISKON Numeric - Diskon Barang
PPN Numeric - PPN Barang
4.3.4 Desain Antar Muka
Menjelaskan model desain antar muka dari sistem yang akan dibuat
dengan menggambarkan berupa desain yang menyerupai program yang akan
dibuat. Desain antar muka sendiri berguna sebagai arah tujuan pembuatan
program sehingga memperoleh hasil sesuai dengan apa yang diharapkan.
Desain Menu Utama :
Pada tampilan menu utama terdapat 3 fitur yaitu master, transaksi dan
laporan. Master mempunyai 3 Form yaitu klien, jenis barang dan barang.
Transaksi memiliki 1 Form transaksi penjualan dan laporan memiliki 3 Form
yaitu laporan penjualan, laporan barang terlaris dan laporan klien sering beli.
Desain Master Klien:
Pada tampilan utama user diminta untuk mengisi data sesuai kolom, jika
selesai maka klik tombol simpan dan data otomatis akan tersimpan. Jika ingin
mengubah data, user perlu memilih data pada tabel lalu mngganti dengan yang
baru kemudian klik tombol ubah. Serta jika ingin menghapus data, user memilih
tombol hapus dan jika ingin keluar Form user memilih tombol batal.
Desain Master Jenis Barang :
Pada tampilan master jenis barang terdapat 3 fungsi utama yaitu simpan,
ubah dan hapus. Jika semua kolom telah terisi, maka data dapat disimpan dengan
menekan tombol simpan. Namun jika ada kesalahan atau data yang baru maka
dapat melakukan ubah data dengan menekan tombol ubah serta menghapus data
dengan menekan tombol hapus.
Desain Master Barang :
Berbeda dengan master klien dan master jenis barang, master barang
memiliki fitur cek untuk melakukan cek barang. Jika barang ada maka akan keluar
pesan data barang ada, namun jika barang tidak ada maka akan keluar pesan data
barang tidak ada. Lalu 3 fitur lainnya yaitu simpan untuk menyimpan data ke
database, ubah untuk memperbaharui data dan hapus untuk menghapus data yang
sudah tidak terpakai.
Desain Transaksi Penjualan :
Pada Form transaksi penjualan, tujuan utama yaitu menyimpan data
penjualan dan mencetak dokumen penjualan seperti : Invoice, surat jalan, kwitansi
dan tanda terima. Terdapat beberapa kolom yang perlu diisi oleh user dan fitur
pencarian yaitu fitur untuk mencetak dokumen yang lama.
Desain Form Laporan Penjualan Perperiode :
Tampilan Form untuk menampilkan dan mencetak dokumen, user diminta
untuk memasukkan tanggal awal dan tanggal akhir. Jika sudah sesuai maka user
menekan tombol tampil dan akan muncul laporan. Contoh masukan tanggal awal
yaitu 1 desember 2014 dan masukan tanggal akhir yaitu 30 desember 2014, jadi
rentang waktu antara tanggal awal dengan tanggal akhir. Laporan penjualan ini
nantinya berfungsi sebagai tolak ukur penjualan yang terjadi, sehingga dapat
mealkukan perbaikan kedepannya.
Desain Form Laporan Barang Terlaris :
Menampilkan laporan barang terlaris sesuai dengan tanggal awal dan
tanggal akhir yang telah dimasukkan, tanggal awal dan tanggal akhir berfungsi
sebagai jarak laporan yang akan ditampilkan. Jika tangal awal yang dimasukkan
tanggal 1 november 2014 dan tanggal akhir 30 nevember 2014, maka akan
muncul laporan laporan barang terlaris mulai tanggal 1 november 2014 – 30
november 2014. laporan yang akan ditampilkan juga dapat dicetak. Laporan
barang ini nantinya berfungsi untuk mengetahui barang mana yang sering dibeli
oleh klien, sehingga kedepan perusahaan dapat menyiapkan stock barang lebih
banyak tanpa takut mendapat kerugian.
Desain Form Laporan Klien Sering Beli :
Form laporan klien berfungsi untuk menampilkan klien mana yang sering
membeli barang, dengan cara memasukkan tanggal awal dan tanggal akhir.
Sehingga dapat mengetahui klien mana yang sering membeli dengan rentang
waktu tanggal awal dan tanggal akhir yang dimasukkan. Laporan klien ini
nantinya berguna untuk menentukan klien mana yang pantas untuk diberikan
diskon sehingga mendapatkan nilai lebih dari klien itu sendiri.
4.3.5 Desain Laporan
Menjelaskan model desain laporan dari sistem yang akan dibuat dengan
menggambarkan berupa desain yang menyerupai laporan yang akan dibuat.
Desain laporan sendiri berguna sebagai acuan sehingga laporan yang akan dibuat
sama dengan yang diharapkan.
Desain Laporan penjualan perperiode :
Pada laporan penjualan akan menampilkan transaksi penjualan sesuai
dengan tanggal awal dan tanggal akhir yang dimasukkan. Rincian isi desain
laporan terdapat nama instansi yang membeli, nama barang, satuan, harga jual
perbarang, jumlah yang dibeli dan total tiap barang berdasarkan jumlah perbarang.
Dalam satu transaksi klien dapat memesan barang lebih dari 1, sehingga dari
jumlah transaksi yang dilakukan akan dijumlah dan dihitung dengan mengurangi
diskon, menambah ppn dan akan ditemukan total bayar.
Desain Laporan barang terlaris :
Laporan barang terlaris menampilkan data barang yang telah dibeli klien,
dari data tersebut maka akan terlihat bahwa barang mana yang sering dibeli klien.
Laporan barang berisi Id barang yaitu catalog barang berdasarkan distributor,
nama jenis barang, nama barang, satuan yaitu isi dari box dan total dari barang
yang sering dibeli pada periode yang dimasukkan dari tanggal awal dan tanggal
akhir.
Desain Laporan klien sering beli :
Laporan klien sering beli berisi klien yang telah melakukan pembelian
barang, yaitu id klien, nama instansi yaitu nama rumah sakit, alamat instansi,
nama klien yaitu nama pembeli biasanya petugas dari rumah sakit yang bertugas
membeli persediaan yang habis, kemudian nomor telepon klien dan jumlah barang
yang dibeli. Dari jumlah barang yang dibeli nantinya akan terlihat bahwa klien
mana yang sering membeli barang sesuai dengan periode yang dimasukkan yaitu
tanggal awal dan tanggal akhir.
Desain Tanda terima :
Desain tanda terima merupakan berkas bukti bahwa barang telah diterima
oleh klien, tanda terima akan dikirimkan bersama dengan berkas lain. Biasanya
tanda terima akan dikirmkan dika barang sudah siap atau ready.
Desain Kwitansi :
Desain kwitansi disini menggambarkan bukti pembayaran atas dibayarnya
sejumlah uang yang dibayarkan klien untuk pembelian barang diperusahaan. Yang
berisi nama perusahaan, sejumlah uang yang dibayarkan klien, list barang yang
dibeli, tanggal dibuatnya kwitansi dan jumlah uang yang dibayarkan.
Desain Invoice :
Desain Invoice merupakan isi dari list barang yang telah dibeli oleh klien,
mulai dari atas terdapat nomor Invoice dan tanggal dibuatnya Invoice. Lalu isi dari
Invoice sendiri adalah nama barang yang dibeli, nomor catalog, jumlah barang,
harga per barang dan total harga dari hasil perkalian jumlah dengan harga
perbarang. Dari total harga akan dikurangi dengan diskon dan ditambah dengan
ppn yang akan menjadi total harga yang harus dibayar. Di bagian kiri bawah ada
terbilang yaitu nominal total harga yang harus dibayar dibuat menjadi huruf.
Desain Surat jalan :
Desain surat jalan yaitu berisi bukti bahwa barang telah dikirim ke klien,
desain paling atas yaitu nomor surat jalan dan tanggal pembuatan surat jalan.
Sedangkan isi dari surat jalan sendiri yaitu nomor catalog, nama barang, lot,
tanggal expired barang dan jumlah barang yang dibeli.
4.4 Implementasi Sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil tentang aplikasi penjualan,
penjelasan hardware/software pendukung dan Form- Form yang ada.
4.4.1 Teknologi
1. Perangkat Lunak
Perangkat lunak minimum yang harus diinstall ke dalam sistem
komputer adalah:
a) Windows xp
b) Database : Sql Server 2008
c) Microsoft Visual Studio 2010
2. Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk
menjalankan aplikasi ini adalah satu unit komputer dengan:
a) Processor 233 Mhz
b) Memory dengan RAM 64 MB
c) VGA on Board
d) Monitor Super VGA (800x600) dengan minimum 256 warna
e) Keyboard + mouse
4.4.2 Pengoperasian Program
Dalam sub ini akan dijelaskan langkah-langkah pengoperasian program
aplikasi penjualan.
Form menu utama :
Pada Form menu utama terdapat menu-menu Form yaitu ada master klien,
jenis barang dan barang. Sedangkan pada transaksi terdapat transaksi penjualan,
dan pada laporan terdapat laporan penjualan perperiode, laporan barang terlaris
dan klien sering beli. Dibawah menu terdapat tabel yaitu agenda penagihan yang
berguna sebagai pengingat disaat waktu penagihan.
Form master klien :
Form master klien berfungsi untuk menyimpan data klien, mengubah data
klien dan menghapus data klien
Fungsi Simpan :
Pertama semua kolom yang ada pada Form harus terisi semua dengan data
klien, jika ada kolom yang tidak terisi maka akan muncul pesan ‘harap masukkan
data dengan lengkap’ dan pada kolom nomot telepon wajib menggunakan angka,
jika menggunaka huruf maka akan muncul pesan ‘data yang dimasukkan harus
angka’. Setelah semua data sudah dianggap benar maka langkah selanjutnya
menekan tombol simpan untuk menyimpan data kedalam database.
Gambar 4.28 menunjukkan bahwa data yang telah dimasukkan tadi berhasil
tersimpan kedalam database, selanjutnya data yang telah tersimpan dapat ddiubah
dan dihapus.
Fungs Ubah :
Fungsi ubah berfungsi sebagai pengganti data lama menjadi data baru, jika
ingin mengubah data maka langkah pertama yaitu memilih data pada tabel yang
akan diubah. Kemudian ganti data pada kolom yang ingin diubah dan pilih tombol
ubah, maka akan muncul pesan ‘yakin data akan diubah?’. Jika memilih tombol
‘no’maka data tidak jadi diubah, namun jika menekan tombol ‘yes’ otomatis data
yang lama akan berubah menjadi data yang baru.
Tampilan data klien yang sukses diubah, dapat dilihat pada gambar 4.30
kota instansi telah berhasil berubah dari yang awal ‘JEMBER’ menjadi ‘SOLO’.
Fungsi Hapus :
Pada fungsi hapus dapat melakukan penghapusan data, dengan cara
memilih data yang ingin dihapus pada tabel kemudian pilih tombol hapus. Karna
barang yang dihapus tidak akan dapat kembali, maka akan muncul pesan ‘yakin
data akan dihapus?’. Jika memilih tombol ‘no’ data tidak akan terhapus, namun
jika memilih tombol ‘yes’ maka data otomatis terhapus dari database.
Setelah memilih tombol ‘yes’ pada pesan yang keluar, maka data akan
terhapus. Dapat dilihat pada Gambar 4.32 data pada ID Klien ‘K03’ berhasil
hilang dari tabel.
Form master jenis barang :
Form master jenis barang memiliki fungsi untuk menyimpan data jenis
barang, mengubah data jenis barang dan menghapus data jenis barang.
Fungsi Simpan :
Pada Form master jenis barang hanya memiliki 1 kolom, yaitu nama jenis
barang. Jika nama jenis barang tidak diisi maka akan muncul pesan ‘harap isi data
dengan lengkap’. Setelah nama jenis barang teriisi maka langkah selanjutnya
menyimpan data tersebut dengan menekan tombol simpan dan data akan
tersimpan kedalam database.
Dapat dilihat pada Gambar 4.34 data jenis barang berhasil dimasukkan
yaitu ‘CT SCAN’, maka selanjutnya dapat digunakan dalam mengisi Form
barang. Karna jika Form jenis barang tidak terisi, maka tidak dapat mengisi Form
barang.
Fungsi Ubah :
Fungsi ubah disini berfungsi untuk mengubah data jika ada pembaharuan
data. Pertama memilih data yang ada pada tabel, kemudian ganti data lama
menjadi data yang baru sesuai pembaharuan. Setelah data diganti kemudian pilih
tombol ubah, maka akan muncul pesan ‘yakin data akan diubah?’. Jika memilih
tombol ‘no’ maka data yang diubah gagal untuk diubah, namun jika memilih
tombol ‘yes’ maka data yang telah diganti akan menggantikan data yang lama dan
tersimpan kedalam database.
Setelah menekan tombol ‘yes’ pada pesan yang muncul maka data lama
otomatis akan berubah menjadi data yang baru. Dapat dilihat pada gambar 4.36
bahwa nama jenis barang ‘CT SCAN 1’ berhasil diubah
Fungsi Hapus :
Fungsi hapus disini berfungsi untuk menghapus data yang sudah tidak
dipergunakan, dengan cara memilih data jenis barang yang ingin dihapus pada
tabel. Kemudian pilih tombol hapus untuk menghapus data, lalu akan muncul
pesan ‘yakin data akan dihapus?’. Jika memilih tombol ‘no’ data jenis barang
tidak berhasil dihapus, namun jika memilih tombol ‘yes’ maka data jenis barang
berhasil dihapus dari database.
Setelah menekan tombol ‘yes’ pada pesan, maka data jenis barang berhasil
dihapus. Seperti pada Gambar 4.38 bahwa nama jenis barang ‘CT SCAN 1’
berhasil hilang pada tabel, berarti telah terhapus dari database.
Form master barang :
Form master barang disini memiliki fitur cek barang yang berfungsi
mengecek agar data barang yang dimasukkan tidak ada yang sama. Lalu simpan
data untuk menyimpan data, ubah untuk mengubah data dan hapus untuk
menghapus data.
Fitur Cek :
Pertama kolom ID Barang harus terisi, kemudian menekan tombol cek
untuk memastikan data barang ada atau tidak. Jika barang ada maka akan muncul
pesan ‘data barang ada’ seperti Gambar 4.39 dibawah.
Setelah mengetahui data barang yang dimasukkan ada, maka harus
mengganti Id barang yang baru kemudian melakukan cek barang dengan menekan
tombol cek. Jika muncul pesan ‘data barang tidak ada’ maka dapat menambah
data dengan mengisi kolom kosong dibawahnya.
Fitur Simpan :
Setelah melakukan cek barang dan data tidak ada, maka selanjutnya
mengisi data dengan lengkap. Jika data ada yang tidak terisi maka akan muncul
pesan ‘harap isi data dengan lengkap’, kolom stok disini tidak dapat diisi karena
otomatis akan keluar jika dimasukkan oleh pembelian. Lalu langkah selanjutnya
mengisi data barang dengan lengkap kemudian menekan tombol simpan untuk
menyimpan data barang kedalam database.
Setelah menekan tombol simpan, maka data akan secara otomatis
tersimpan kedalam database dan akan muncul kedalam tabel seperti Gambar 4.42
dibawah. Data yang dimasukkan berhasil masuk kedalam database.
Fitur Ubah :
Fitur ubah berfungsi untuk mengubah data barang lama menjadi data
barang yang baru, langkah pertama yaitu memilih data barang yang akan diubah
pada tabel. Kemudian ganti data barang yang ingin diubah dengan mengisi kolom
yang akan diubah, kolom stok tidak dapat diubah karena yang dapat mengubah
hanya bagian pembelian. Setelah data yang ingin diubah sesuai selanjutnya pilih
tombol ubah dan akan muncul pesan ‘yakin data akan diubah?’, jika memilih
tombol ‘no’ data tidak akan diubah. Namun jika memilih tombol ‘yes’ data
berhasil diubah dari data lama menjadi data yang baru.
Setelah menekan tombol simpan, maka data otomatis tersimpan ke dalam
database dan data lama akan diganti dengan data yang baru, dapat dilihat pada
Gambar 4.44 nama barang ‘CR-12’ berhasil diubah.
Fiutur Hapus :
Fungsi hapus berfungsi untuk menghapus data barang yang sudah tidak
digunakan, langkah pertama yaitu memilih data barang yang ingin dihapus pada
tabel. Kemudian pilih tombol hapus untuk menghapus, lalu akan muncul pesan
‘yakin data akan dihapus?’. Jika tidak ingin meneruskan untuk dihapus maka
memilih tombol ‘no’, namun jika ingin tetap menghapus data barang maka
memilih tombol ‘yes’ dan data barang akan hilang pada tabel lalu terhapus pada
database.
Gambar 4.46 menunjukkan bahwa data barang berhasil dihapus dari tabel
dan database. Data yang telah terhapus tidak akan dapat kembali, jadi jika ingin
menambahkan data yang sama dapat melakukan input data ulang.
Form transaksi penjualan :
Form transaksi penjualan berfungsi sebagai penyimpanan data penjualan
sekaligus mencetak dokumen penjualan, seperti Invoice, surat jalan, kwitansi dan
tanda terima..
Fungsi Proses :
Pertama memasukkan tanggal transaksi, namun jika lupa tidak masalah
karena tanggal transaksi mengikuti dengan tanggal komputer, kemudian memilih
nama instansi yang melakukan pembelian serta data barang seperti nama jenis
barang dan nama barang. Setelah itu mengisi harga, jumlah dan tanggal expired.
Jika data yang dimasukkan tidak lengkap maka akan muncul pesan ‘harap isi data
dengan lengkap’. Kemudian pilih tombol proses untuk memasukkan data kedalam
tabel, seperti Gambar 4.47 dibawah.
Fungsi Hapus :
Fungsi hapus sendiri berfungsi jika barang yang dimasukkan salah, jadi
data yang sudah di proses dan masuk kedalam tabel dapat dihapus dengan
menekan tombol hapus. Data yang ada pada tabel bersifat sementara jadi belum
masuk dalam database.
Fungsi Hitung :
Proses selanjutnya setelah data yang dimasukkan sesuai yaitu menghitung
total yang harus dibayar, dengan cara memasukkan nominal diskon dan ppn. Jika
kolom ppn atau diskon belum terisi maka akan muncul pesan ‘harap isi data
dengan lengkap’. Setelah ppn dan diskon terisi selanjutnya pilih tombol hitung
dan akan muncul nominal diskon, ppn dan total yang harus dibayar secara
otomatis.
Fungsi Simpan :
Setelah menghitung nominal total yang harus dibayar, kemudian langkah
selanjutnya adalah menyimpan data penjualan kedalam database. Caranya adalah
menekan tombol simpan, jika muncul pesan maka data telah berhasil tersimpan
kedalam database. Kemudian pilih tombol cetak untuk mencetak dokumen.
Cetak Dokumen :
Setelah data sukses tersimpan, maka langkah selanjutnya adalah mencetak
dokumen dengan cara menekan tombol cetak pada transaksi penjualan. Akan
menampilkan dokumen Invoice, surat jalan, kwitansi dan tanda terima.
Gambar 4.51 menunjukkan dokumen Invoice yang didalamnya terdapat
nomor Invoice, tanggal transaksi, data instansi dan data barang sesuai yang
dipesan. Kemudian dokumen ini juga dapat dicetak.
Gambar 4.52 menunjukkan surat jalan yaitu bukti pengiriman barang ke
klien. Dimana isi dari surat jalan ini adalah nomor surat jalan, tanggal transaksi,
data instansi dan data barang yang dibeli.
Gambar 4.53 menunjukkan gambar kwitansi yaitu bukti pembayaran yang
dibayarkan klien untuk pembelian barang. Dimana isi dari kwitansi tersebut
adalah data instansi, list barang yang dibeli dan jumlah nominal uang yang
dibayarkan klien ke perusahaan untuk pembelian barang.
Gambar 4.54 yaitu dokumen tanda terima, merupakan bukti telah
diterimanya dokumen terkait seperti Invoice, kwitansi, fatkur pajak dan barang
yang dikirim ke klien.
Fungsi Pencarian :
Transaksi penjualan memiliki fungsi pencarian, yaitu proses cetak
dokumen lama. Sehingga jika klien ataupun pihak perusahaan ingin mencetak
dokumen transaksi pada bulan lalu dapat menggunakan fitur ini. Cara kerjanya
yaitu memilih nama instansi yang melakukan pembelian, kemudian pilih data
sesuai tanggal penjualan dan total yang diharapkan dan pilih tombol cetak. Maka
akan muncul dokumen Invoice, surat jalan, kwitansi dan tanda terima kemudian
siap untuk dicetak.
Form laporan penjualan perperiode :
Tampilan Form laporan penjualan perperiode, untuk menampilkan laporan
maka pertama harus memasukkan tanggal awal dan tanggal akhir sebagai rentang
waktu laporan. Kemudian pilih tombol cetak untuk menampilkan laporan.
Contoh menampilkan laporan :
Tanggal awal : 1 desember 2014
Tanggal akhir : 30 desember 2014
Maka akan muncul laporan dari rentang waktu 1 – 30 desember 2014.
Gambar 4.57 menunjukkan laporan penjualan rentang waktu 1 – 25
desember 2014, dimana pada laporan penjualan ini terdapat data penjualan yang
nantinya berguna sebagai tolak ukur perusahaan kedepannya. Laporan penjualan
ini dapat dicetak untuk ditujukkan kepada direkutur.
Form laporan barang terlaris :
Form laporan barang disini berfungsi untuk menampilkan laporan barang
yang terjual sehingga dapat diketahui barang mana yang sering dibeli klien. Cara
menampilkan laporan barang terlaris yaitu dengan mengisi rentang waktu tanggal
awal dan tanggal akhir sesuai keinginan kemudian pilih tombol tampil untuk
menampilkan laporan.
Contoh menampilkan laporan :
Tanggal awal : 1 desember 2014
Tanggal akhir : 30 desember 2014
Maka akan muncul laporan dari rentang waktu 1 – 30 desember 2014.
Gambar 4.59 menunjukkan laporan barang dari rentang waktu 1 – 24
desember 2014, dimana isi dari laporan tersebut adalah data barang yang dibeli
klien beserta total tiap barang dan total barang terjual di rentang waktu tersbut.
Dengan adanya laporan barang ini maka direktur akan mudah mengetahui barang
mana yang sering dibeli klien, dan kedepannya dapat membuat strategi baru.
Dan pada laporan barang tidak hanya menghasilkan laporan dengan
bentuk tabel, namun dengan bentuk grafik, sehingga memudahkan diektur untuk
melakukan analisis.
Form laporan klien sering beli:
Form laporan klien berfungsi untuk mengetahui klien ana yang sering
membeli barang ke perusahaan. Cara mengetahuinya yaitu dengan memasukkan
tanggal awal dan tanggal akhir sebagai rentang waktu laporan dan setelah itu
menekan tombol tampil untuk menampilkan laporan.
Contoh menampilkan laporan :
Tanggal awal : 1 desember 2014
Tanggal akhir : 30 desember 2014
Maka akan muncul laporan dari rentang waktu 1 – 30 desember 2014.
Gambar 4.61 menunjukkan laporan klien dari rentang waktu 1-24
desember 2014, dari laporan klien tersebut dapat dilihat klien mana saja yang
membeli pada periode rentang waktu 1-24 desember 2014 dan mengetahui klien
mana yang paling banyak membeli barang ke perusahaan.
92
1. Aplikasi penjualan ini berhasil dibuat untuk bagian penjualan PT. Ardika
Karya Utama, dimana memiliki fungsi untuk menyimpan data dan
mengolah data menjadi informasi yang dibuat menjadi laporan.
5.2 Saran
Dalam pembuatan aplikasi penjualan ini masih banyak kelemahan dan
kekurangan, sehingga dapat dibuatkan saran sebagai berikut :
1. Adanya login agar tingkat keamanan data lebih terjamin dan ada
perbedaan login antara admin dan karyawan.
2. Fitur yang dibahas lebih melebar, contohnya membahas tentang
pembayaran, pengiriman dan retur barang.
3. Aplikasi penjualan ini nantinya dapat digabung dengan aplikasi
93
DAFTAR PUSTAKA
Auwarsa. (2004). Konsep Dasar Penjualan dan Pembelian. Jakarta: Salemba
Empat.
Gata, W., & Gata, G. (2013). Sukses Membangun Aplikasi Penjualan dengan
Java. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Hartono, J. (2001). Analisis dan Design Sistem Informasi: pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi.
Hartono, J. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:
Andi.
Herlambang, S., & Tanuwijaya, H. (2005). Sistem Informasi Konsep, Teknologi &
Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Hidayatullah, P. (2014). Visual Basic .NET Membuat Aplikasi Database dan
Program Kreatif. Bandung: InFormatika Bandung.
Kendall, & Kendall. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta:
Prenhallindo.
Siegel, J. G., & Shim, J. K. (1999). Kamus Istilah Akuntansi. Jakarta: PT. Elex
