RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN STOK BARANG PADA CV. UNIVERSAL TEKNIK UTAMA
KERJA PRAKTIK
Program Studi
S1 SISTEM INFORMASI
Oleh:
Andhika Pratama Hadi 09.41010.0051
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
iv DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... x
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.1 Uraian Singkat Tentang CV. Universal Teknik Utama ... 5
2.2 Visi dan Misi CV. Universal Teknik Utama ... 6
2.2.1 Visi Perusahaan ... 6
2.2.2 Misi Perusahaan ... 7
BAB III LANDASAN TEORI ... 8
3.1 Data dan Informasi ... 8
3.2 Analisa dan Perancangan Sistem ... 8
v
3.4.2 Jenis-Jenis Persediaan Menurut Fungsinya ... 12
3.4.3 Persediaan Pengaman (Safety Stock) ... 13
3.5 Bagan Alir Dokumen ... 14
3.6 Entity Relation Diagram... 16
3.6.1 Jenis Objek ERD... 16
3.7 Data Flow Diagram ... 19
3.7.1 Context Diagram ... 20
3.7.2 Data Flow Diagram Level 0 ... 21
3.7.3 Data Flow Diagram Level 1 ... 21
BAB 4 ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 22
4.1 Pengamatan dan Analisis ... 22
4.1.1 Pengamatan ... 22
4.1.2 Analisis ... 22
4.2 Sistem Flow Pengadaan Barang ... 24
4.2.1 Sistem Flow Pencatatan Barang Masuk ... 24
4.2.2 Sistem Flow Pencatatan Barang Keluar ... 25
4.3 Data Flow Diagram Aplikasi Pencatatan Barang ... 26
4.3.1 Context Diagram ... 27
4.3.2 Data Flow Diagram Level 0 ... 27
4.3.3 Data Flow Diagram Level 1 ... 28
4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 29
vi
4.4.2 Physical Data Model (PDM) ... 30
4.4.3 Desain Tabel ... 31
4.5 Desain Input/Output ... 33
4.6 Implementasi Sistem ... 37
4.6.1 Spesifikasi Perangkat ... 38
4.6.2 Penjelasan Program ... 38
BAB V PENUTUP ... 48
5.1 Kesimpulan ... 48
5.2 Saran ... 48
DAFTAR PUSTAKA ... 49
vii
Gambar 3.1 Relasi One to One ... 18
Gambar 3.2 Relasi One to Many ... 18
Gambar 3.3 Relasi Many to Many ... 18
Gambar 3.4 Simbol External Entity ... 19
Gambar 3.5 Simbol Data Flow ... 19
Gambar 3.6 Simbol Process ... 20
Gambar 3.7 Simbol Data Store ... 20
Gambar 4.1 Dokumen Flow Pembelian Barang ... 23
Gambar 4.2 Dokumen Flow Pengambilan Barang ... 24
Gambar 4.3 Sistem Flow Pencatatan Barang Masuk ... 25
Gambar 4.4 Sistem Flow Pencatatan Barang Keluar ... 26
Gambar 4.5 Context Diagram ... 27
Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 0 ... 28
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 Mencatat Transaksi Barang ... 29
Gambar 4.8 Conceptual Data Model (CDM) ... 30
Gambar 4.9 Physical Data Model (PDM) ... 30
Gambar 4.10 Form Login ... 33
Gambar 4.11 Desain Form Menu Utama ... 34
Gambar 4.12 Desain Form Master User ... 34
Gambar 4.13 Desain Form Master Barang ... 35
Gambar 4.14 Desain Form Pencatatan Barang Masuk ... 36
Gambar 4.15 Desain Pencatatan Barang Keluar ... 36
viii
Gambar 4.17 Desain Laporan ... 37
Gambar 4.18 Desain Interface Form Login ... 39
Gambar 4.19 Desain Interface Menu Utama Admin ... 40
Gambar 4.20 Desain Interface Menu Utama Manajer ... 40
Gambar 4.21 Desain Interface Master User... 41
Gambar 4.22 Desain Interface Master Barang... 42
Gambar 4.23 Desain Interface Pencatatan Barang Masuk ... 44
Gambar 4.24 Desain Interface Pencatatan Barang Keluar ... 45
Gambar 4.25 Desain Interface Cek Stok ... 46
Gambar 4.26 Desain Interface Form Laporan Barang Masuk ... 47
ix
Tabel 3.1 Simbol Flowchart ... 14
Tabel 3.2 Jenis ERD ... 16
Tabel 4.1 M_USER ... 31
Tabel 4.2 M_BARANG ... 31
Tabel 4.3 T_BARANG_MASUK ... 32
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Balasan Penerimaan Kerja Praktek ... 50
Lampiran 2 Acuan Kerja ... 51
Lampiran 3 Log Harian Kerja Praktek ... 53
Lampiran 4 Kehadiran Kerja Praktek ... 54
Lampiran 5 Kartu Bimbingan ... 55
Lampiran 6 Checklist Uji Coba Aplikasi... 56
1
1.1. Latar Belakang Masalah
Kegiatan operasional di CV. Universal Teknik Utama meliputi sirkulasi barang logistik. Jumlah transaksi permintaan barang yang terjadi dalam satu hari cukup banyak namun hanya ada seorang karyawan saja yang bertanggung jawab untuk menangani kegiatan tersebut. Karyawan atau Petugas Administrasi tersebut (selanjutnya disebut Admin) bertanggung jawab mengontrol persediaan barang dan menyusun laporan sirkulasi barang setiap bulan.
Pada setiap akhir bulan Admin merekap dokumen permintaan barang dan dokumen pendukung lainnya untuk menghitung stok akhir barang. Sebagian besar jam kerja Admin digunakan untuk memeriksa dokumen dan membuat rekapan transaksi setiap bulan. Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah mengurangi waktu yang dibutuhkan Admin untuk menghitung stok barang sehingga pekerjaan Admin dapat diselesaikan dengan lebih tepat dan cepat. Waktu yang ada dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya.
2
1.2. Perumusan Masalah
Dari latar belakang masalah di atas, maka permasalahan yang dapat diambil adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana dapat merancang suatu aplikasi yang dapat digunakan untuk mengetahui informasi tentang stok barang, pengeluaran barang, dan pemasukan barang.
2. Bagaimana dapat menghasilkan laporan stok barang, pengeluaran barang, dan pemasukan yang dapat membantu manager dalam mengambil keputusan.
1.3. Batasan Masalah
Batasan masalah di dalam sistem ini adalah :
1. Pembuatan Aplikasi Pencatatan Stok Barang di CV. Universal Teknik Utama ini berbasis desktop.
2. Aplikasi ini dapat digunakan dan diakses oleh Admin dan Manajer Perusahaan.
3. Aplikasi ini hanya membahas proses pembuatan laporan stok barang, pencatatan pengeluaran dan pemasukan barang.
1.4. Tujuan
Tujuan dari dibuatnya sistem ini adalah untuk:
2. Menghasilkan laporan stok barang, pengeluaran barang dan pemasukan barang yang dapat membantu manager dalam mengambil keputusan.
1.5. Kontribusi
Diharapkan setelah adanya sistem yang baru di CV. Universal Teknik Utama dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan sehari-hari terutama dalam bidang pengadaan barang. Serta dapat mengakses informasi dan laporan lebih cepat dan mudah.
1.6. Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dibahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah serta batasan terhadap masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembahasan masalah yang diangkat, dan sistematika penulisan laporan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum perusahaan mulai dari sejarah, hingga visi dan misi organisasi yang ada.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini dibahas teori-teori yang berkaitan dengan rancang bangun aplikasi data pribadi siswa dan alumni.
BAB IV ANALISIS dan DESAIN SISTEM
4
System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan Desain Input / Output, Implementasi dan Pembahasan.
BAB V PENUTUP
5
2.1 Uraian Singkat Tentang CV. Universal Teknik Utama
CV. Universal Teknik Utama berdiri dari tahun 2013, didirikan oleh Bapak R. Amirsyah. Pada awal pendirian persahaan, kantor terletak di Jalan Darmo Indah Timur V Blok M-41, Surabaya. Namun saat ini di tempat tersebut digunakan sebagai tempat pendistribusian barang-barang milik CV. Universal Teknik Utama. Karyawan saat ini menempati kantor yang berada di Jalan Jepara V No. 14, Surabaya. Di kantor ini lah yang menjadi homebase baru, yang menanungi segala bentuk keperluan administrasi kantor dan para klien.
CV. Universal Teknik Utama bergerak pada bidang General Contractor dengan spesialisasi pada bidang teknik. CV. Universal Teknik Utama memiliki brand bernama Ant-hardware yang dipimpin oleh Kabag Hardware, dengan ranah kerja seperti pengadaan alat kantor, komputer, alat-alat pertukangan, pembangunan sipil, jasa instalasi listrik dan sebagainya. Perusahaan memiliki pengalaman dalam pengadaan berbagai macam barang, alat tulis kantor sampai pengadaan komputer, pemasangan instalasi listrik, jasa reklame, hingga pembangunan partisi ruangan.
6
tender pengadaan barang. Selain itu dalam penyedia barang, Ant-hardware juga menyediakan jasa perawatan dan perbaikan khususnya di bidang multimedia dan informasi teknologi.
Selain di bidang hardware, perusahaan juga bergerak di bidang software dengan divisi Ant-software, khususnya software teknik seperti software antarmuka komputer dan website. Kemampuan dan kinerja perusahaan yang selalu berusaha memuaskan klien ini lah yang akhirnya membuat perusahaan memiliki beberapa macam brand usaha dalam satu naungan perusahaan. CV. Universal Teknik Utama memiliki dan menjaga mutu dan kualitas kerja sehingga hasil kerja terjamin maka akan sangat beruntung bila kami menjadi rekan kerja anda.
2.2 Visi dan Misi CV. Universal Teknik Utama 2.2.1 Visi Perusahaan
CV. Universal Teknik Utama bertekad untuk menjadi sebuah Perusahaan Jasa Layanan dengan Kualifikasi & Kompetensi Internasional, serta berorientasi Bisnis secara Profesional. Dan berupaya menjadi sebuah perusahaan jasa yang terdepan dalam bidangnya dengan selalu memberikan solusi yang inovatif sehingga setiap mitra kami akan selalu puas dengan pelayanan jasa yang kami berikan
2.2.2 Misi Perusahaan
8 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Data dan Informasi
Data merupakan fakta atau bagian dari fakta yang digambarkan dengan simbol-simbol, gambar-gambar, nilai-nilai, uraian karakter yang mempunyai arti pada suatu konteks tertentu. Data merupakan salah satu hal utama yang dibahas dalam Teknologi Informasi komputer. Penggunaan dan pemanfaatan data sudah mencakup banyak aspek. Data merepresentasikan suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh Wawan & Munir (2006) bahwa “Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event)”.
Informasi adalah suatu data yang telah diproses menjadi suatu bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan nantinya akan dapat berupa fakta yang bisa menghasilkan suatu nilai yang bermanfaat. Jadi, ada suatu proses tranformasi data menjadi suatu informasi, yaitu input-proses-output. Informasi menurut Jogiyanto (2008) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Untuk kualitas informasi dikatakan baik apabila memenuhi 3 pilar yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan.
3.2 Analisa Dan Perancangan Sistem
kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut Kendall & Kendall (2003), Analisis dan Perancangan Sistem berupaya menganalisis input data atau aliran `data secara sistematis, memproses atau mentransforasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. Selanjutnya, analisa dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
10
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Jogiyanto, 2008)
Untuk memahami apa yang dimaksud dengan sistem informasi, kita perlu mendefnisikan istilah informasi dan sistem. Produk dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan. Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama mereka merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya, informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui suatu pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.
Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran. Sumber daya dapat berupa bahan (material) atau mesin ataupun tenaga kerja, bergantung pada macam sistem yang dibahas. Sistem informasi karenanya adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
3.4 Manajemen Persediaan
3.4.1 Pengertian Manajemen Persediaan
Dalam sistem pengendalian persediaan pada perusahaan retail di Indonesia Manajemen Persediaan sering diistilahkan sebagai Inventory Control. Oleh karena itu, menurut Rangkuti (2007) dalam hal ini Persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Jadi, persediaan merupakan bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu.
12
atas persediaan karena kegiatan ini dapat membantu tercapainya tingkat efisiensi penggunaan uang dalam persediaan.
3.4.2 Jenis-Jenis Persediaan Menurut Fungsinya
Inventory pada hakikatnya bertujuan untuk mempertahankan kontinuitas eksistensi suatu perusahaan dengan mencari keuntungan atau laba perusahaan itu. Caranya adalah dengan memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan dengan menyediakan barang yang diminta (Rangkuti, 2007). Fungsi persediaan adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Batch Stock atau Lot Size Inventory
Penyimpanan persediaan dalam jumlah besar dengan pertimbangan adanya potongan harga pada harga pembelian, efisiensi produksi karena proses produksi yang lama, dan adanya penghematan di biaya angkutan.
2. Fluctuation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
3. Anticipation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan, atau permintaan yang meningkat.
fasilitas penjadwalan distribusi barang, untuk spekulasi di dalam harga atau biaya, dan untuk ketidakpastian tentang waktu pesanan perlengkapan dan kebutuhan.
Ketika menghadapi permintaan yang berubah-ubah dari wakti ke waktu, pihak manajemen dapat melakukan pemesanan barang (inventory) selama periode permintaan yang sedikit untuk mengantisipasi periode permintaan yang tinggi. Inventory ini membuat manajemen dapat beroperasi secara tetap sepanjang musim, dan dapat menghindari biaya produksi yang berubah-ubah.
Penyediaan inventory bertujuan untuk menghadapi kondisi ketidakpastian. Permintaan barang tidak bisa diketahui secara pasti, oleh karena itu perlu diramalkan untuk meminimalisir kerugian akibat over stock atau permintaan yang melampaui ramalah, perhitungan persediaan barang harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti.
3.4.3 Persediaan Pengaman (Safety Stock)
Menurut Rangkuti (2007) persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahg menentukanan (stock out). Ada beberapa faktor yang menentukan besarnya persediaan pengaman yaitu :
a. Penggunaan bahan baku rata-rata. b. Faktor waktu.
c. Biaya-biaya yang digunakan. Standar Kuantitas
14
d. Tingkat pemesanan pembeli. e. Administrasi persediaan.
Catatan penting dalam sistem pengawasan persediaan a. Permintaan untuk dibeli.
b. Laporan penerimaan. c. Catatan persediaan. d. Daftar permintaan bahan e. Perkiraan pengawasan.
3.5 Bagan Alir Dokumen
Menurut Marlinda (2004) System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan pada Tabel 3.1. Mengenai penjelasan dari simbol-simbol yang digunakan dalam system flow adalah sebagai berikut: :
Tabel 3.1 Simbol Flowchart
No. Simbol Nama Simbol
Flowchart
Fungsi
1. Dokumen Untuk menujukkan
No. Simbol Nama Simbol Flowchart
Fungsi
2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan
dari operasi program komputer.
3. Database Untuk menyimpan data.
4. Penghubung Menunjukkan hubungan
di halaman yang sama.
5. Penghubung Halaman
Lain
Menunjukkan hubungan di halaman lain.
6. Terminator Menandakan awal/akhir
dari suatu sistem.
7. Decision Menggambarkan logika
keputusan dengan nilai true atau false.
8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan
pekerjaan yang
dilakukan secara manual.
9. Simpanan Offline Untuk menujukkan file
16
3.6 Entity Relation Diagram
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar Entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah Entity dan partisipasi antar Entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang Database. Menurut Marlinda (2004) Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, seperti pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Jenis ERD
No. Jenis ERD Keterangan
1. Conceptual Data Model (CDM)
Merupakan model universal dan dapat menggambarkan semua struktur logic database (DBMS), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung menjadi PDM. 2. Physical Data Model
(PDM)
Merupakan model ERD yang mengacu pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini seringkali berbeda secara signifikan dikarenakan oleh struktur tipe database yang bervariasi, dari model schema, tipe data penyimpanan dsb.
3.6.1 Jenis Objek ERD
merupakan ciri Entity tersebut. Menurut Marlinda (2004), Attribute adalah kolom di sebuah relasi. Macam-macam Attribute yaitu:
a. Simple Attribute
Attribute ini merupakan Attribute yang unik dan tidak dimiliki oleh Attribute lainnya, misalnya Entity mahasiswa yang Attribute-nya NIM.
b. Composite Attribute
Composite Attribute adalah Attribute yang memiliki dua nilai harga, misalnya nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).
c. Single Value Attribute
Attribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya Entity mahasiswa dengan Attribute-nya umur (tanggal lahir).
d. Multi Value Attribute
Multi Value Attribute adalah Attribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya Entity mahasiswa dengan Attribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).
e. Null Value Attribute
Null Value Attribute adalah Attribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya Entity tukang becak dengan Attribute-nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).
18
1. One To One (1:1)
Relasi dari Entity satu dengan Entity dua adalah satu berbanding satu. Contoh: Pada pelajaran privat, satu guru mengajar satu siswa dan satu siswa hanya diajar oleh satu guru.
Gambar 3.1 Relasi One To One 2. One To Many (1:m)
Relasi antara Entity yang pertama dengan Entity yang kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik, banyak berbanding satu. Contoh: Pada sekolah, satu guru mengajar banyak siswa dan banyak siswa diajar oleh satu guru.
Gambar 3.2 Relasi One To Many 3. Many To Many
Relasi antara Entity yang satu dengan Entity yang kedua adalah banyak berbanding banyak. Contoh: Pada perkuliahan, satu dosen mengajar banyak mahasiswa dan satu mahasiswa diajar oleh banyak dosen pula.
3.7 Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall & Kendall, 2003). Simbol-simbol dasar dalam DFD yaitu:
1. External Entity
Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.2. merupakan simbol entitas dalam DFD dalam model Gane dan Sarson.
Gambar 3.4. Simbol External Entity 2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.5. merupakan simbol Data Flow.
20
3. Process
Suatu Process dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dari arus data yang masuk untuk dijalankan atau diproses agar menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Gambar 3.4. merupakan simbol Process.
0
Process
Gambar 3.6. Simbol Process 4. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data. Suatu nama perlu diberikan pada Data Store untuk menunjukkan nama dari file-nya. Gambar 3.5. merupakan simbol file penyimpanan/Data Store yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:
1. Suatu file atau Database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu tabel acuan manual.
1 Data Store
Gambar 3.7. Simbol Data Store 3.7.1 Context Diagram
Entity apa saja yang digunakan. Dalam Context Diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.
3.7.2 Data Flow Diagram Level 0
DFD Level 0 adalah langkah selanjutnya setelah Context Diagram. Hal yang digambarkan dalam Diagram Level 0 ini adalah proses utama dari sistem serta hubungan Entity, Process, Data Flow dan Data Store.
3.7.3 Data Flow Diagram Level 1
22 BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1 Pengamatan dan Analisis 4.1.1 Pengamatan
Setelah dilakukan pengamatan langsung di CV. Universal Teknik Utama, diperoleh data langsung dari petugas yang mengelola pengadaan barang, meliputi stok barang, barang masuk dan barang keluar. Pada saat Manajer memberikan daftar pembelian kepada petugas bagian pengadaan barang, petugas hanya membeli barang sesuai daftar lalu disimpan tanpa melakukan pencatatan, begitu pula ketika ada orang yang ditugaskan untuk mengambil barang yang dibutuhkan tersebut petugas hanya menerima perintah untuk memberikan barang tersebut tanpa melakukan pencatatan bahwa barang tersebut sudah diambil. Dampaknya adalah petugas kesulitan untuk membuat laporan apabila Manajer membutuhkan laporan secara mendadak.
4.1.2 Analisis
Setelah dilakukan pengamatan, diskusi dan analisa terhadap kebutuhan Aplikasi Pengadaan Barang pada CV. Universal Teknik Utama, maka dibuatlah Dokumen Flow seperti berikut :
a. Dokumen Flow Pembelian Barang
segera menyiapkan barang agar siap diambil ketika ada orang utusan proyek yang ditugaskan untuk mengambil barang tersebut. Setelah memberi barang kebutuhan, pencatatan yang ada hanya pada penyimpanan nota, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.1.
Dokumen Flow Pembelian Barang
[image:31.595.92.511.187.541.2]Petugas Pengadaan Barang Manager Start Membuat Daftar Pembelian Daftar Pembelian 1 Daftar Pembelian Membeli Barang Kebutuhan Menyimpan Nota Pembelian 1 End Daftar Pembelian Menyimpan Barang Kebutuhan
Gambar 4.1 Dokumen Flow Pembelian Barang
b. Dokumen Flow Pencatatan Barang Keluar
24
Sistem Pencatatan Barang Keluar
Petugas Pengadaan Barang Kurir
[image:32.595.99.510.83.536.2]Start Surat Pengambilan Barang Memeriksa Ketersediaan Barang Menyerahkan Barang End Surat Pengambilan Barang Menyerahkan Surat Pengambilan Barang 1 1 2 Menerima Barang 2
Gambar 4.2 Dokumen Flow Pengambilan Barang
4.2 Sistem Flow Pengadaan Barang
Proses pengadaan barang pada sistem yang baru melibatkan Admin dan Manajer secara langsung. Berikut adalah penjabaran sistem yang akan di implementasikan pada bagian pengadaan barang pada CV. Universal Teknik Utama yang digambarkan sebagai berikut :
4.2.1 Sistem Flow Pencatatan Barang Masuk
aplikasi guna mencetak atau melihat laporan barang masuk. Alur pencatatan barang masuk tampak pada Gambar 4.3 dibawah.
Sistem Pencatatan Barang Masuk
Admin Manager Start Membuat Daftar Pembelian Daftar Pembelian Daftar Pembelian Membeli Barang Kebutuhan Mencatat Barang Masuk
T. Barang Masuk M. Barang Mencetak Laporan Barang Masuk Laporan Barang Masuk End
T. Barang Masuk
1
2 1
2
[image:33.595.97.509.138.558.2]Nota Pembelian
Gambar 4.3 Sistem Flow Pencatatan Barang Masuk
4.2.2 Sistem Flow Pencatatan Barang Keluar
26
mengakses aplikasi guna mencetak atau melihat laporan barang keluar. Alur pencatatan barang kelaur tampak pada Gambar 4.4.
Sistem Pencatatan Barang Keluar
Admin Manager
Start
Surat Pengambilan Barang
Mencatat Barang Keluar
T. Barang Keluar End
Memeriksa Ketersediaan
Barang
M. Barang
1
1
Mencetak Laporan Barang Keluar
Laporan Barang Keluar T. Barang
Keluar
[image:34.595.98.510.136.516.2]Stok Barang
Gambar 4.4 Sistem Flow Pencatatan Barang Keluar
4.3 Data Flow Diagram Aplikasi Pencatatan Barang
4.3.1 Context Diagram
Context diagram pada sistem aplikasi pengadaan barang ini terdiri dari 2 entitas eksternal yaitu Admin dan Manajer yang menunjang jalannya sistem, seperti pada Gambar 4.5.
Laporan Stok Barang Membuat Laporan Stok Barang
Membuat Laporan Barang Mas uk
Membuat Laporan Barang Keluar
Data Stok
Data User Data Barang
Laporan Barang Mas uk Laporan Barang Keluar
Data Barang Keluar Mencatat Barang Keluar Data Barang Masuk Mencatat Barang Masuk
0
Rancang Bang un Aplikasi Peng adaan Barang
+
Admin
[image:35.595.96.508.196.522.2]Manag er
Gambar 4.5 Context Diagram
4.3.2 Data Flow Diagram Level 0
28
[Membuat Laporan Barang M asuk] [Membuat Laporan Stok Barang ]
[Laporan Stok Barang ]
[Membuat Laporan Barang Keluar]
[image:36.595.97.506.82.498.2]Baca Stok Simpan Stok
[Data Stok]
Baca Transaks i Barang Masuk Baca Transaks i Barang Keluar
Simpan Trans aksi Barang Keluar Simpan Trans aksi Barang Mas uk [Laporan Barang Keluar]
[Laporan Barang M asuk]
[Data Barang Keluar]
[Mencatat Barang Keluar]
[Data Barang Mas uk] [Mencatat Barang Mas uk]
Simpan Barang Simpan User
[Data Barang ]
[Data User] Admin
Manag er 1
Meng elola Data Mas ter
2
Mencatat Trans aksi Barang
+
1 Master User
2 Master Barang
3
Mencetak Laporan
3 Data Barang Masuk 4 Data Barang Keluar
Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 0
4.3.3 Data Flow Diagram Level 1 Mencatat Transaksi Barang
Baca Stok
Mencatat Barang Keluar
Data Stok
Simpan Stok
Simpan Transaksi Barang Keluar Simpan Transaksi Barang Masuk
Data Barang Masuk Mencatat Barang Masuk
Data Barang Keluar
3 Data Barang Masuk
4 Data Barang Keluar Admin
2 Master Barang 1
Mencatat Barang Masuk
2
[image:37.595.125.501.84.267.2]Mencatat Barang Keluar
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 Mencatat Transaksi Barang
4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan data yang digunakan dalam sistem. ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data yang diperlukan, dalam ERD data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entity.
4.4.1 Conceptual Data Model (CDM)
30 mengeluarkan mengeluarkan memasukkan memasukkan M Barang # o o o id_barang nama_barang jml_barang satuan Characters (5)
Variable characters (50) Integer
Variable characters (20)
T Barang Keluar # o o id_brg_keluar tgl_keluar jml_keluar Characters (5) Date & Time Integer
[image:38.595.90.514.81.698.2]T Barang Masuk # o o id_brg_masuk tgl_masuk jml_masuk Characters (5) Date & Time Integer M User # o o username password hak akses Characters (5) Characters (6) Characters (1)
Gambar 4.8 Conceptual Data Model (CDM)
4.4.2 Physical Data Model (PDM)
Sedang pada ERD Physical Data Model (PDM) dapat dijelaskan struktur database secara lengkap beserta nama field serta primary key dan foreign key seperti pada gambar 4.9 berikut ini.
FK_T_BARANG_MENGELUAR_M_BARANG FK_T_BARANG_MENGELUAR_M_USER FK_T_BARANG_MEMASUKKA_M_USER FK_T_BARANG_MEMASUKKA_M_BARANG M Barang id_barang nama_barang jml_barang satuan char(5) varchar(50) int varchar(20) <pk>
T Barang Keluar id_brg_keluar username id_barang tgl_keluar jml_keluar char(5) char(5) char(5) datetime int <pk> <fk2> <fk1>
T Barang Masuk id_brg_masuk id_barang username tgl_masuk jml_masuk char(5) char(5) char(5) datetime int <pk> <fk2> <fk1> M User username password hak akses char(5) char(6) char(1) <pk>
[image:38.595.115.510.86.297.2]4.4.3 Desain Tabel
1. Tabel M_USER
Primary Key : USERNAME Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data pengguna aplikasi Tabel 4.1 M_USER
Field Tipe Data Ukuran Constraint
USERNAME CHAR 5 Primary
Key
PASSWORD CHAR 6 Allow Null
HAK AKSES CHAR 1 Allow Null
2. Tabel M_BARANG
Primary Key : ID_BARANG Foreign Key : -
[image:39.595.93.510.239.715.2]Fungsi : Menyimpan data barang Tabel 4.2 M_BARANG
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_BARANG CHAR 5 Primary
Key
NAMA_BARANG VARCHAR 50 Allow Null
JML_BARANG INTEGER - Allow Null
32
3. Tabel T_BARANG_MASUK
Primary Key : ID_BRG_MASUK
Foreign Key : ID_BARANG, USERNAME
Fungsi : Menyimpan data transaksi barang masuk Tabel 4.3 T_BARANG_MASUK
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_BRG_MASUK CHAR 5 Primary Key
ID_BARANG CHAR 5 Foreign Key
USERNAME CHAR 5 Foreign Key
TGL_MASUK DATETIME - Allow Null
JML_MASUK INTEGER - Allow Null
4. Tabel T_BARANG_KELUAR
Primary Key : ID_BRG_KELUAR
Foreign Key : ID_BARANG, USERNAME
[image:40.595.95.514.225.718.2]Fungsi : Menyimpan data transaksi barang keluar Tabel 4.4 T_BARANG_KELUAR
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_BRG_KELUAR CHAR 5 Primary Key
ID_BARANG CHAR 5 Foreign Key
USERNAME CHAR 5 Foreign Key
TGL_KELUAR DATETIME - Allow Null
4.5 Desain Input/Output
Desain input/output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai acuan dalam membuat aplikasi.
1. Desain Form Login
[image:41.595.96.506.279.497.2]Form login adalah form yang digunakan untuk akses masuk ke dalam aplikasi, dan di form ini menggunakan warna dasar biru kehijauan. Desain form login dapat dilihat pada gambar 4.10.
Gambar 4.10 Form Login 2. Desain Form Menu Utama
34
Gambar 4.11 Desain Form Menu Utama 3. Desain Form Master User
Form master user adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-data master pada master user dan pada form master ini menggunakan warna dasar biru laut. Desain form master user dapat dilihat pada gambar 4.12.
[image:42.595.93.507.102.736.2]4. Desain Form Master Barang
[image:43.595.94.504.228.528.2]Form master barang adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-data master pada barang dan untuk warna dasar form master ini menggunakan warna biru laut. Desain form master barang dapat dilihat pada gambar 4.13.
Gambar 4.13 Desain Form Master Barang
5. Desain Form Transaksi Pencatatan Barang Masuk
36
Gambar 4.14 Desain Form Pencatatan Barang Masuk 6. Desain Form Transaksi Pencatatan Barang Keluar
[image:44.595.102.511.88.741.2]Form pencatatan barang keluar adalah form yang digunakan untuk mencatat transaksi barang yang diambil dari dalam gudang, dan untuk pemilihan warna seperti yang dijelaskan sebelumnya pada tabel list barang keluar menggunakan warna merah yang identik dengan arti kata keluar. Desain form pencatatan barang keluar dapat dilihat pada gambar 4.15.
7. Desain Form Stok
Form stok adalah form yang digunakan untuk melihat stok barang yg telah terdaftar. Desain form stok barang dapat dilihat pada gambar 4.16.
Gambar 4.16 Desain Form Master Barang 8. Desain Laporan
[image:45.595.93.501.161.648.2]Form stok adalah form yang digunakan untuk melihat stok barang yg telah terdaftar . Desain laporan dapat dilihat pada gambar 4.17.
Gambar 4.17 Desain Laporan
4.6 Implementasi Sistem
38
yang bisa dilakukan oleh aplikasi ini. Penjelasan tentang fitur apa saja yang ada pada aplikasi ini juga akan didukung oleh tampilan capture dari aplikasi ini.
4.6.1 Spesifikasi Perangkat
Untuk jalannya aplikasi pencatatan stok barang pada CV. Universal Teknik Utama ini diperlukan software pendukung, untuk jalannya aplikasi yaitu:
a. Sistem Operasi Microsoft Windows XP Professional/Home Edition atau lebih.
b. Database SQL Server 2008 Express. c. .NET Framework 3.5 Service Pack 1
Sesuai dengan spesifikasi minimum yang dibutuhkan oleh beberapa software tersebut, maka diperlukan komputer dengan spesifikasi sebagai berikut :
a. Processor x86 Proc:1.0 GHz, x64 Proc:1.4 GHz atau lebih tinggi. b. Memori RAM 1024Mb atau lebih tinggi.
c. 10/100 Mbps Ethernet Network Interface Card. d. Harddisk minimal 40GB.
4.5.2 Penjelasan Program
membuat laporan bulanan tentang catatan barang masuk dan catatan barang keluar.
Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang ada pada sistem aplikasi pencatatan stok barang pada CV. Universal Teknik Utama. 1. Form Login
[image:47.595.89.512.301.645.2]Pada langkah awal, aplikasi menampilkan Form Login yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem berdasarkan jabatan. Jabatan disini adalah yang bisa login hanya pada bagian Admin dan Manajer, pada form ini pengguna menginputkan username dan password yang telah dibuat sebelumnya, jika belum ada user dan pass, pengguna dapat menginputkan superuser yang sudah ditentukan. Jika ditekan tombol ubah password, maka akan muncul kolom password baru dan tombol login berubah menjadi tombol ubah password, lihat gambar 4.18.
Gambar 4.18 Desain Interface Form Login 2. Form Menu Utama
40
[image:48.595.92.514.274.681.2]login yang nantinya akan dijalankan dan memunculkan status login dan pilihan untuk melakukan kegiatan yang disediakan pada aplikasi, selain itu pada menu tersebut memiliki tombol pilihan yang dikelompokkan tersendiri, diantaranya adalah tombol yang ada pada user admin adalah master user, master barang, pencatatan barang masuk, dan pencatatan barang keluar, seperti pada gambar 4.19. Kemudian pada pengelompokan user Manajer terdapat button cek stok dan laporan, gambar 4.20.
Gambar 4.19 Desain Interface Menu Utama Admin
3. Form Master User
[image:49.595.92.509.304.746.2]Pada Form master user, pengguna dapat menginputkan data-data master pada tabel user seperti menambah user dan mengubah jenis hak akses, yang digunakan untuk para pengguna aplikasi yang dibedakan menurut hak akses tersebut. Jika pengguna ingin membuat user baru, pengguna harus menginputkan data pada kolom username, password dan hak akses, setelah itu pengguna harus menekan tombol simpan untuk menyimpan data user yang baru ke dalam tabel master user. Berikutnya tombol ubah hanya dapat mengubah hak akses dari user yang dipilih oleh pengguna, dengan memilih kolom pada tabel master user yang ada di dalam form master user tersebut, sehingga data user yang dipilih akan muncul lagi ke dalam kolom di atasnya dan pengguna dapat mengubah hak akses dari user yang telah dipilih sebelumnya. Lihat gambar 4.21.
42
4. Form Master Barang
[image:50.595.89.515.304.734.2]Pada Form master barang, didalam form ini terdapat beberapa kolom isian atau pilihan bagi pengguna terkait jenis-jenis barang yang telah dibeli dan dicatat sebelum masuk ke gudang, atau barang yang sudah pernah masuk ke dalam gudang. Sebagai contoh adalah ketika mengisi kolom nama barang, maka pengguna diharapkan untuk mengisikan jenis satuan dari barang tersebut, setelah itu pengguna diharapkan untuk menekan tombol simpan untuk melakukan input ke dalam tabel master barang. Selain itu, pengguna dapat mengubah nama barang atau mengubah nama satuan barang dengan cara memilih nama barang yang ada didalam tabel master barang yang tampil didalam form, sehingga nama barang dan satuan barang yang telah dipilih akan muncul di kolom nama barang dan satuan, setelah itu pengguna dapat menekan tombol ubah untuk mengubah data master barang yang telah dipilih tadi, tampilan form master barang seperti pada gambar 4.22.
5. Form Pencatatan Barang Masuk
44
Gambar 4.23 Desain Interface Pencatatan Barang Masuk
6. Form Pencatatan Barang Keluar
menginputkan jumlah barang keluar, dengan cara memilih kolom yang ada pada tabel list barang keluar tadi, setelah itu data nama barang, jumlah, satuan dan tanggal akan muncul dalam kolom diatas tabel, lalu pengguna dapat mengubah jumlah yang sebelumnya sudah diinput kedalam tabel barang, dan setelah itu pengguna harus menekan tombol ubah untuk mengubah data transaksi tersebut.
Gambar 4.24 Desain Interface Pencatatan Barang Keluar
7. Form Cek Stok
46
Gambar 4.25 Desain Interface Cek Stok 8. Form Laporan
Gambar 4.26 Desain Interface Form Laporan Barang Masuk.
48 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan proses pembuatan Aplikasi Pencatatan Stok Barang pada CV. Universal Teknik Utama dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi Pencatatan Stok Barang dapat digunakan untuk mencatat data
barang masuk maupun data barang keluar pada gudang.
2. Aplikasi Pencatatan Stok Barang menghasilkan laporan bulanan transaksi barang masuk, laporan bulanan transaksi barang keluar dan laporan stok barang.
5.2 Saran
Saran yang dapat diberikan untuk perancangan sistem aplikasi ini adalah sebagai berikut :
49
Jogiyanto. (2008). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (TH.2008). Yogyakarta: Andi.
Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2003). Analisis dan Perancangan SIstem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.
Marlinda, L. (2004). Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi.
Rangkuti, F. (2007). Manajemen Persediaan : Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakarta: RajaGrafindo Persada.
