RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN
DOKUMEN BAHAN BAKU PADA CV. ZANETI 9
MENGGUNAKAN ADMINISTRATIVE WORKFLOW SYSTEM
TUGAS AKHIR
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
ROBBY CAHYADI SAPUTRA
10.41010.0119
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
ix
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 4
1.3 Pembatasan Masalah ... 4
1.4 Tujuan Penelitian ... 4
1.5 Manfaat Penelitian ... 5
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
2.1 Dokumen ... 8
2.2 Pengelolaan ... 9
2.2.1 Fungsi Pengeloaan ... 9
2.3 Bahan Baku ... 9
2.4 Workflow Management System ... 10
2.4.1 Elemen Kerja Kunci dalam Workflow System ... 11
2.4.2 Administrative Workflow System... 13
x
2.6.2 Black Box Testing ... 18
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 19
3.1 Analisis Sistem ... 19
3.1.1 Komunikasi ... 19
3.1.2 Perencanaan ... 32
3.2 Perancangan Sistem ... 33
3.2.1 Perancangan Arsitektur Sistem ... 33
3.2.2 Peran Pengguna Terhadap Sistem ... 34
3.2.3 Perancangan Proses ... 38
3.2.4 Perancangan Basis Data ... 49
3.2.5 Perancangan Antar Muka ... 57
3.3 Perancangan Pengujian Sistem ... 70
3.3.1 Pengujian Sistem Oleh Ahli Sistem ... 70
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 78
4.1 Implementasi Sistem (Konstruksi Sistem) ... 78
4.1.1 Kebutuhan Sistem ... 78
4.1.2 Hasil Implementasi Sistem ... 79
4.2 Evaluasi Sistem (Pengujian Sistem) ... 94
4.2.1 Hasil Uji Coba ... 95
4.2.2 Pembahasan Hasil Uji Coba ... 123
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 125
xi
xii
Tabel 3.1 Kebutuhan Pengguna Petugas Lapangan ... 22
Tabel 3.2 Kebutuhan Pengguna Pimpinan ... 22
Tabel 3.3 Kebutuhan Pengguna Bagian Pengadaan ... 23
Tabel 3.4 Kebutuhan Pengguna Bagian Keuangan ... 23
Tabel 3.5 Kebutuhan Pengguna Sopir Truk ... 23
Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Pengajuan Penambahan Bahan Baku ... 26
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Persetujuan Penambahan Bahan Baku dan Persetujuan ... 27
Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Daftar Bahan Baku... 28
Tabel 3.9 Kebutuhan Fungsi Penentuan Harga Bahan Baku ... 28
Tabel 3.10 Kebutuhan Fungsi Persetujuan Harga Bahan Baku (Bagian Keuangan) ... 29
Tabel 3.11 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Perintah Jalan ... 30
Tabel 3.12 Kebutuhan Fungsi Rekap Dokumen Bahan Baku... 31
Tabel 3.13 Kebutuhan Fungsi Konfirmasi Perintah Jalan ... 31
Tabel 3.14 Role Proses Pengajuan Penambahan Bahan Baku ... 35
Tabel 3.15 Role Proses Pembuatan Laporan Penambahan Bahan Baku ... 38
Tabel 3.16 Pegawai ... 53
Tabel 3.17 Jabatan ... 53
Tabel 3.18 Proyek ... 54
Tabel 3.19 Detail_Proyek... 54
Tabel 3.20 Permintaan ... 55
Tabel 3.21 Detail_Permintaan ... 55
xiii
Tabel 3.25 Pengiriman ... 56
Tabel 3.26 Pengiriman ... 56
Tabel 3.27 Uji Coba Halaman Login ... 71
Tabel 3.28 Uji Coba Halaman Pengajuan Permintaan ... 72
Tabel 3.29 Uji Coba Halaman Persetujuan Permintaan ... 72
Tabel 3.30 Uji Coba Halaman Pembuatan Daftar Bahan Baku ... 73
Tabel 3.31 Uji Coba Halaman Pembuatan Daftar Harga ... 74
Tabel 3.32 Uji Coba Halaman Persetujuan Daftar Harga ... 75
Tabel 3.33 Uji Coba Halaman Pilih Sopir ... 75
Tabel 3.34 Uji Coba Halaman Konfirmasi Perintah ... 76
Tabel 3.35 Uji Coba Halaman Konfirmasi Barang Diterima ... 77
Tabel 3.36 Uji Coba Halaman Rekap Dokumen ... 77
Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Login ... 96
Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Pengajuan Permintaan ... 97
Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Persetujuan Permintaan ... 99
Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Pembuatan Daftar Bahan Baku ... 103
Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Pembuatan Daftar Harga Bahan Baku ... 105
Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Persetujuan Daftar Harga Bahan Baku ... 108
Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Pilih Sopir ... 111
Tabel 4.8 Hasil Uji Coba Konfirmasi Perintah ... 114
Tabel 4.9 Hasil Uji Coba Konfirmasi Barang Diterima ... 116
Tabel 4.10 Hasil Uji Coba Rekap Dokumen ... 118
xiv
Gambar 2.1 Kunci Kerja dalam Workflow System (Chaffey, 1998) ... 11
Gambar 2.2 Pengembangan menggunakan Model Waterfall (Pressman, 2012) .. 15
Gambar 3.1 Arsitektur Sistem ... 34
Gambar 3.2 DFD Level 1 Pengajuan Penambahan Bahan Baku ... 43
Gambar 3.3 DFD Level 1 Persetujuan Penambahan Bahan Baku ... 44
Gambar 3.4 DFD Level 1 Pembuatan Daftar Bahan Baku... 45
Gambar 3.5 DFD Level 1 Pembuatan Daftar Harga Bahan Baku ... 45
Gambar 3.6 DFD Level 1 Persetujuan Daftar Harga Bahan Baku ... 46
Gambar 3.7 DFD Level 1 Persetujuan Daftar Harga Bahan Baku ... 47
Gambar 3.8 DFD Level Konfirmasi Perintah Jalan ... 48
Gambar 3.9 DFD Level 1 Pembuatan Rekap Penambahan Bahan Baku ... 49
Gambar 3.10 Entity Relationship Model (model ER) ... 50
Gambar 3.11 Conceptual Data Model (CDM) ... 52
Gambar 3.12 Physical Data Model (PDM) ... 52
Gambar 3.13 Rancangan Halaman Login ... 59
Gambar 3.14 Rancangan Halaman Pengajuan Penambahan Bahan Baku ... 59
Gambar 3.15 Rancangan Halaman Notifikasi Permintaan Penambahan Bahan Baku ... 60
Gambar 3.16 Rancangan Halaman Persetujuan Penambahan Bahan Baku ... 60
Gambar 3.17 Rancangan Halaman Notifikasi Permintaan Bahan Baku Diterima atau Ditolak ... 61
Gambar 3.18 Rancangan Halaman Input Daftar Bahan Baku ... 62
Gambar 3.19 Rancangan Halaman Notifikasi Daftar Bahan Baku ... 62
Gambar 3.20 Rancangan Halaman Input Daftar Harga Bahan Baku ... 63
xv
Gambar 3.24 Rancangan Halaman Pilih Sopir ... 66
Gambar 3.25 Rancangan Halaman Notifikasi Perintah Pengiriman ... 66
Gambar 3.26 Rancangan Halaman Konfirmasi Pengiriman Bahan Baku ... 67
Gambar 3.27 Halaman Notifikasi Status Pengiriman Bahan Baku... 68
Gambar 3.28 Halaman Konfirmasi Penerimaan Bahan Baku ... 68
Gambar 3.29 Halaman Notifikasi Konfirmasi Penerimaan Bahan Baku ... 69
Gambar 3.30 Rekap Dokumen ... 70
Gambar 4.1 Halaman Login Pengelolaan dokumen penambahan bahan baku ... 80
Gambar 4.2 Halaman Menu Petugas Lapangan ... 81
Gambar 4.3 Halaman Menu Pimpinan ... 82
Gambar 4.4 Halaman Menu Bagian Pengadaan ... 83
Gambar 4.5 Halaman Menu Bagian Keuangan... 83
Gambar 4.6 Halaman Menu Sopir Truk ... 84
Gambar 4.7 Halaman Pengajuan Permintaan Bahan Baku ... 85
Gambar 4.8 Halaman Daftar Permintaan Penambahan Bahan Baku ... 86
Gambar 4.9 Halaman Konfirmasi Permintaan Bahan Baku ... 86
Gambar 4.10 Halaman Pop-up Konfirmasi ... 86
Gambar 4.11 Halaman Lihat Status Permintaan ... 87
Gambar 4.12 Halaman Pembuatan Daftar Bahan Baku ... 88
Gambar 4.13 Halaman Konfirmasi Penerimaan Bahan Baku ... 88
Gambar 4.14 Halaman Daftar Permintaan Harga Bahan Baku... 89
Gambar 4.15 Halaman Halaman Input Daftar Harga Bahan Baku ... 89
Gambar 4.16 Halaman Daftar Harga Bahan Baku ... 90
xvi
Gambar 4.20 Halaman Input Surat Perintah ... 92
Gambar 4.21 Halaman Daftar Surat Perintah ... 93
Gambar 4.22 Halaman Rekap Dokumen ... 94
Gambar 4.23 Detil Rekap Dokumen ... 94
Gambar 4.24 Hasil Uji Coba Login Berhasil ... 96
Gambar 4.25 Hasil Uji Coba Login Tidak Berhasil ... 97
Gambar 4.26 Hasil Uji Coba Memilih Nama Proyek ... 98
Gambar 4.27 Hasil Uji Coba Data Pengajuan Permintaan Tersimpan ... 98
Gambar 4.28 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Pimpinan ... 99
Gambar 4.29 Hasil Uji Coba Menu Daftar Permintaan Penambahan Bahan Baku ... 100
Gambar 4.30 Hasil Uji Coba Proses Lihat Detil ... 101
Gambar 4.31 Hasil Uji Coba Terima Permintaan ... 101
Gambar 4.32 Hasil Uji Coba Tolak Permintaan ... 101
Gambar 4.33 Hasil Uji Coba Persetujuan Permintaan Disimpan ... 102
Gambar 4.34 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Petugas Lapangan ... 102
Gambar 4.35 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Bagian Pengadaan ... 102
Gambar 4.36 Hasil Uji Coba Menu Lihat Status Permintaan ... 104
Gambar 4.37 Hasil Uji Coba Kolom Input Daftar Bahan Baku ... 104
Gambar 4.38 Hasil Uji Coba Data Daftar Bahan Baku Disimpan ... 104
Gambar 4.39 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Bagian Pengadaan ... 105
Gambar 4.40 Hasil Uji Coba Menu Daftar Harga Bahan Baku ... 106
Gambar 4.41 Hasil Uji Coba Menu Input Daftar Harga Bahan Baku ... 106
xvii
Gambar 4.45 Hasil Uji Coba Proses Lihat Detil Daftar Harga ... 109
Gambar 4.46 Hasil Uji Coba Terima Daftar Harga ... 109
Gambar 4.47 Hasil Uji Coba Tolak Daftar Harga... 110
Gambar 4.48 Hasil Uji Coba Persetujuan Daftar Harga Disimpan ... 110
Gambar 4.49 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Petugas Lapangan ... 110
Gambar 4.50 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Bagian Pengadaan ... 111
Gambar 4.51 Hasil Uji Coba Menu Pilih Sopir ... 112
Gambar 4.52 Hasil Uji Coba Pilih Nama Sopir ... 112
Gambar 4.53 Hasil Uji Coba Klik Tombol Buat ... 113
Gambar 4.54 Hasil Uji Coba Pilih Tanggal Batas Kirim ... 113
Gambar 4.55 Hasil Uji Coba Simpan Data Pilih Sopir ... 113
Gambar 4.56 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Sopir ... 114
Gambar 4.57 Hasil Uji Coba Menu Konfirmasi Perintah ... 115
Gambar 4.58 Hasil Uji Coba Simpan Konfirmasi Perintah ... 115
Gambar 4.59 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Petugas Lapangan ... 115
Gambar 4.60 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Bagian Pengadaan ... 116
Gambar 4.61 Hasil Uji Coba Menu Konfirmasi Barang Diterima... 117
Gambar 4.62Hasil Uji Coba Simpan Konfirmasi Barang Diterima ... 117
Gambar 4.63 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Pimpinan ... 117
Gambar 4.64 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Bagian Pengadaan ... 118
Gambar 4.65 Hasil Uji Coba Menu Rekap Dokumen... 119
Gambar 4.66 Hasil Uji Coba Pilih Nama Proyek ... 119
Gambar 4.67 Hasil Uji Coba Pilih Tanggal Awal ... 119
xix
Lampiran 1 Business Process Model and Notation (BPMN) Aplikasi Pengelolaan
Dokumen Bahan Baku ... 127
Lampiran 2 Context Diagram ... 128
Lampiran 3 Diagram Jenjang ... 129
Lampiran 4 DFD Level 0... 130
1
1.1 Latar Belakang Masalah
CV. Zaneti 9 merupakan perusahaan kontraktor yang bergerak di bidang
jasa pengaspalan jalan, pengecoran jalan dan pembuatan saluran air. Pengelolaan
dokumen permintaan penambahan bahan baku pada CV. Zaneti 9 masih
menggunakan dokumen kertas, sedangkan dalam pengerjaan sebuah proyek terdiri
atas banyak data, baik itu data orang yang bertanggung jawab terhadap proyek
maupun data mengenai bahan baku yang dibutuhkan dalam proyek. Data bahan
baku yang ada dalam sebuah proyek tidak sebatas ketersedian bahan baku dan
juga jumlah penggunaan bahan baku. Tetapi juga mencakup penambahan bahan
baku yang harus melalui persetujuan pemilik kontraktor. Penyimpanan data di
perusahaan CV. Zaneti 9 masih menggunakan dokumen kertas terutama pada data
bahan baku yang digunakan dalam proyek. Berdasarkan sebuah penelitian yang
dilakukan oleh IBM Software Group (2008), sebuah organisasi berpotensi
menghadapi beberapa risiko jika tetap menggunakan kertas sebagai sumber
informasi. Risiko-risiko tersebut yaitu:
a. Biaya penyimpanan.
b. Informasi yang tidak akurat.
c. Beban administratif.
d. Penyimpanan yang tidak perlu.
e. Masalah keamanan.
g. Risiko kesalahan dalam penempatan dokumen.
h. Biaya salinan dan pengiriman.
i. Kesulitan dalam pencarian data karyawan.
j. Risiko penundaan penyelesaian proses transaksi.
Berdasarkan teori di atas, penyimpanan data yang masih dalam bentuk
dokumen kertas dapat memunculkan permasalahan seperti :
a. Ruang penyimpanan
Kebutuhan penyimpanan dokumen data bahan baku proyek yang semakin
bertambah dengan adanya kebutuhan-kebutuhan dalam pengerjaan proyek.
b. Dokumen hilang/rusak
Semakin banyak dokumen fisik menumpuk maka semakin besar risiko
dokumen rusak dan hilang karena terselip.
c. Pencarian dokumen kembali
Semakin banyaknya dokumen yang menumpuk secara fisik akan menyulitkan
dalam pencarian dokumen dan berimbas pada pembuatan laporan yang lama.
d. Penundaan Penyampaian
Waktu yang dibutuhkan dalam setiap kali melakukan administratif
penambahan bahan baku dari proses permintaan penambahan sampai proses
persetujuan penambahan bahan baku.
CV. Zaneti 9 mengalami permasalahan yang disebutkan di atas yang
membuat pihak administrasi kontraktor CV. Zaneti 9 membutuhkan waktu yang
lama dalam mengelola data. Berdasarkan kondisi administratif saat ini, waktu
yang dibutuhkan untuk merekap data permintaan memakan waktu 1-2 hari. Hal ini
dokumen yang ditumpuk jadi satu, yang membuat proses pencarian data kembali
menjadi rumit dan memakan waktu. Pihak administrasi juga mengalami kendala
dalam hal persetujuan penambahan bahan baku disebabkan pemimpin proyek dan
pemilik perusahaan tidak selalu berada di tempat dan terkadang saat akan
meminta persetujuan dokumen yang dibuat hilang karena terselip atau tertinggal
di suatu tempat.
Berdasarkan permasalahan di atas, untuk mengurangi atau menghindari
permasalahan tersebut maka diusulkan untuk melakukan transformasi dokumen
kertas menjadi dokumen digital. Melakukan transformasi dokumen kertas ke
dokumen digital selain membantu mengurangi permasalahan yang dihadapi CV.
Zaneti 9, transformasi juga dapat mengurangi biaya dalam pekerjaan kearsipan
dan memberikan efisiensi ke pengguna. Efisiensi yang diberikan berupa
kemudahan dalam pencarian dokumen, memungkinkan pengaksesan dokumen
oleh beberapa orang. Transformasi dokumen kertas ke dokumen digital
menyelesaikan permasalahan yang muncul di atas, tetapi juga memunculkan
permasalahan apakah alur administrasi dapat berjalan dengan baik setelah
transformasi dokumen kertas ke dokumen digital diterapkan. Berdasarkan hal
tersebut diperlukan juga sebuah alur proses administrasi pengolahan data untuk
memastikan alur proses administrasi pengelolaan dokumen permintaan
penambahan bahan baku berjalan sesuai dengan alur dan dapat berjalan dengan
baik ketika proses transformasi dokumen kertas ke dokumen digital diterapkan.
Berdasarkan permasalahan tersebut, diusulkan sebuah aplikasi
pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku menggunakan
untuk memastikan alur proses dapat berjalan dengan baik. Aplikasi tersebut
diharapkan dapat mengurangi kebutuhan mencetak dokumen fisik, memudahkan
dalam pencarian dokumen, mengurangi ruang penyimpanan dokumen,
menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen, mempercepat proses
penyampaian dokumen, serta dapat memastikan proses administrasi pengelolaan
dokumen permintaan penambahan bahan baku tetap berjalan sesuai prosedur yang
telah ditetapkan oleh CV. Zaneti 9.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian yang sudah dijelaskan, maka dapat
ditarik beberapa rumusan permasalahan, yaitu:
1. Bagaimana mempercepat proses permintaan penambahan bahan baku.
2. Bagaimana merancang aplikasi yang dapat digunakan untuk mengolah data
bahan baku yang dilengkapi AWS.
1.3 Pembatasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka batasan masalah yang
digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Hanya membahas proses pengelolaan dokumen permintaan penambahan
bahan baku sampai penambahan bahan baku.
2. Notifikasi dilakukan melalui surat elektronik dan pemberitahuan pada aplikasi.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah dan batasan masalah di atas, maka tujuan
penelitian ini yaitu merancang dan membangun aplikasi pengelolaan dokumen
Administrative Workflow System yang mampu mempercepat proses penyampaian
dokumen, serta dapat memastikan proses administrasi pengelolaan dokumen
permintaan penambahan bahan baku tetap berjalan sesuai prosedur yang telah
ditetapkan oleh CV. Zaneti 9.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari rancang bangun aplikasi penanganan komplain untuk
perusahaan yaitu:
1. Dengan tranformasi dokumen kertas ke dokumen digital, CV. Zaneti 9 dapat
mengurangi biaya dalam kebutuhan kertas dan juga tidak perlu menyiapkan
ruang yang besar untuk penyimpanan dokumen.
2. Dengan Administrative Workflow System, alur pengelolaan dokumen
permintaan penambahan bahan baku semakin jelas dalam pendelegasian
pihak-pihak yang berwenang.
3. Pimpinan, Bagian Pengadaan dan Petugas Lapangan dapat melihat
perkembangan proses penambahan bahan baku sudah sampai di mana.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan disusun dengan tujuan agar segala aktifitas yang
dilakukan dalam penelitian ini dapat terekam dalam bentuk laporan secara jelas
dan sistematis. Penyajiannya dibagi berdasarkan beberapa bab.
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan latar belakang masalah yang mendasari
penulis dalam merancang dan membangun aplikasi penanganan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan
laporan penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini menjelaskan mengenai teori-teori yang mendukung dalam
penyelesaian penelitian, yaitu: Workflow Management Systems
(WFMS), Administrative Workflow System (AWS), perangkat lunak,
perangkat keras, model waterfall dan black box testing. Teori-teori ini
yang digunakan oleh penulis dalam menyelesaikan laporan dan sistem
informasi pada penelitian ini.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini berisi tentang penjelasan dari analisis sistem dan desain
sistem yang dilakukan oleh penulis. Pada bagian analisis sistem
dijelaskan tentang sistem yang ada sekarang, dilanjutkan dengan
analisis dari permasalahan yang ada. Setelah melakukan analisis,
dilakukan desain sistem yang menjelaskan bagaimana sistem ini dibuat.
Desain sistem digambarkan menggunakan Business Process Modelling
Notation (BPMN), Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram,
dan desain interface.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Pada bab ini menjelaskan mengenai hasil implementasi dari analisis dan
perancangan sistem yang telah dilakukan. Bab ini menunjukkan
tampilan dari aplikasi yang telah dibuat, serta analisis dari hasil uji coba
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dari hasil analisis dan
perancangan aplikasi penanganan komplain. Selain itu, pada bab ini
berisi tentang pembahasan permasalahan yang telah dilakukan dan
saran bagi pengembangan aplikasi penanganan komplain sehingga
aplikasi dapat disesuaikan dengan seiring bertambahnya kebutuhan
8
Dalam merancang dan membangun aplikasi, sangatlah penting untuk
mengetahui terlebih dahulu dasar-dasar teori yang digunakan. Dasar-dasar teori
tersebut digunakan sebagai landasan berpikir dalam melakukan pembahasan lebih
lanjut sehingga terbentuk suatu aplikasi yang sesuai dengan tujuan awal.
2.1Dokumen
Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai
kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis dan
petilasan-petilasan arkeologis. Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan
surat-surat Negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah dan konsesi.
Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas
sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran atau arkeologis
(Gottschalk, 1986).
Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun
tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.
Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis
maupun lisan. Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber
tertulis saja. Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi
dan surat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah
2.2Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses membantu merumuskan kebijakan dan tujuan
organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat
dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan sama dengan
manajemen yaitu penggerakan, pengorganisasian dan pengarahan usaha manusia
untuk memanfaatkan secara efektif material dan fasilitas untuk mencapai tujuan
organisasi.
Pengelolaan atau manajemen adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota,
organisasi dan penggunaan sumber daya. Sumber daya organisasi lainnya agar
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Handoko, 2003).
2.2.1 Fungsi Pengeloaan
Pengelolaan merupakan ilmu pengetahuan juga dalam artian bahwa
manajemen memerlukan disiplin ilmu-ilmu fungsi pengelolaan sebagai
pengetahuan lain dalam penerapannya secara universal (Handoko, 2003).
fungsi-fungsi pengelolaan sebagi berikut: Perencanaan, Pengorganisasian, Penyusunan
Personalia, Pengarahan, Pengawasan.
2.3Bahan Baku
Bahan baku merupakan bahan yang memebentuk bagian menyeluruh
(Mulyadi, 2005). Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian besar
produk jadi, bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat
diperoleh dari pembelian lokal, impor atau hasil pengolahan sendiri (Kholmi,
bahan yang utama di dalam melakukan proses produksi sampai menjadi barang
jadi. Bahan baku meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan dan
digunakan untuk proses produksi (Wibowo, 2007).
2.4 Workflow Management System
Workflow Management System (WfMS) sebagai tipe perangkat lunak
khusus yang digunakan untuk membantu kerja kolaboratif dengan komputer dan
sering disebut sebagai otomatisasi Workflow, karena WfMS bisa mengotomatisasi
tugas atau aktifitas yang dilakukan manusia atau komputer dari sebuah organisasi
(Chaffey, 1998).
Workflow Management Coalition (WfMC) menggambarkan workflow
sebagai fasilitas komputerisasi atau otomatisasi proses bisnis secara keseluruhan
atau sebagian, sedangkan WfMS digambarkan sebagai sebuah sistem yang
mendefinisikan, menciptakan, dan mengelola pelaksanaan workflow melalui
penggunaan perangkat lunak, yang berjalan pada satu atau lebih workflow engine,
yang mampu menafsirkan definisi proses, berinteraksi dengan peserta alur kerja
dan, jika diperlukan, meminta penggunaan alat dan aplikasi TI.
Workflow dapat memberikan perbedaan yang besar pada efisiensi
operasional dari proses yang ada pada sebuah bisnis. Workflow dapat membantu
manajer dalam mengoordinasikan tugas-tugas yang dilakukan oleh staf dan
memberikan informasi kepada staf untuk membantu manajer melakukan
tugas-tugasnya. Keuntungan bisnis utama dari penerapan sebuah sistem workflow adalah
waktu penyelesaian dan biaya dari proses bisnis yang ada sekarang dapat
2.4.1 Elemen Kerja Kunci dalam Workflow System
Sebuah workflow dapat digambarkan sebagai suatu hal yang terdiri atas
serangkaian kegiatan, yang bersama-sama, membentuk sebuah proses bisnis. Pada
Gambar 2.1 akan dijelaskan bagaimana sebuah kegiatan dipecah menjadi
workitem individu yang harus diselesaikan. Setiap workitem disini dilakukan oleh
sebuah resource, baik perangkat lunak, perangkat keras, atau seorang personil
yang memiliki tanggung jawab untuk melakukannya. Work item yang akan
diselesaikan ditunjukkan pada sebuah workflow queue, yang adalah sebuah daftar
kerja dari semua tugas yang akan diselesaikan oleh seorang individu atau sebuah
tim (Chaffey, 1998).
Business Process
Activity (or Tasks)
Business Rule (or Process Definition)
Work Item Resource
(Computer or Human) Workflow Queue
Broken Down Into
Define Sequance
Broken Down Into
Complated by Role Contains
Gambar 2.1 Kunci Kerja dalam Workflow System (Chaffey, 1998)
1. Process Elements (Work Activities and Tasks)
Aktifitas kerja atau tugas adalah unit kerja individu yang membentuk
workflow. Aktifitas-aktifitas ini biasanya bisa diuraikan menjadi sub tugas yang
membentuk sebuah hirarki tugas. Pada saat sebuah aktifitas kerja diselesaikan,
2. Resources and Their Roles
Resources adalah sumber daya manusia atau komputer yang melakukan
aktifitas kerja yang membangun proses bisnis. User atau computer resource,
yang dikenal sebagai workflow participant diberikan satu atau beberapa peran
yang akan menentukan apakah mereka dapat melakukan tugas tertentu.
Penggunaan peran daripada individu lebih penting karena akan memudahkan
untuk memindahkan tanggung jawab seseorang ke orang lain dengan peran
yang sama. Pada situasi tertentu, adalah penting untuk menentukan bahwa
sebuah tugas ditingkatkan pada sebuah peran yang berbeda.
3. Dependencies and Business Rules
Dependencies (dependensi) menjelaskan bagaimana aktifitas yang berbeda
berhubungan satu sama lain. Dependensi didefinisikan oleh business rules yang
membangun workflow. Urutan dari aktifitas dapat diatur berdasarkan
pre-condition atau post-pre-condition yang harus dipenuhi sebelum mulai atau
selesainya sebuah aktifitas.
4. Workflow Queue
Sistem workflow biasanya menerapkan sebuah antrian workflow yang
digunakan untuk menugaskan sebuah tugas ke individu. Sebuah urutan
workflow akan menampung sebuah daftar tugas atau aktifitas yang harus
dikerjakan dalam sebuah urutan prioritas.
5. Case Management
Penggunaan dari sebuah case atau tiruan dari folder adalah sebuah hal yang
umum pada sistem workflow. Sebuah case akan terdiri atas sebuah instance
Setiap case dapat digambarkan sebagai sebuah berkas dari sebuah lemari arsip
yang menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan customer.
6. Messaging
Pesan tambahan dapat dikirim antara teman sekerja ketika terjadi kejadian yang
tidak biasa, yang mengganggu lancarnya jalan dari sistem. Sistem mungkin
menggunakan standard company mail system, atau sistem workflow akan
mengijinkan sebuah notifikasi untuk dikeluarkan atau dapat mengijinkan
perubahan jalur sebuah tugas atau pencabutan sebuah tugas.
2.4.2 Administrative Workflow System
Administrative Workflow System adalah sebuah sistem workflow umum
digunakan, yang memanfaatkan penggunaan form elektronik yang terhubung
dengan surat elektronik. Sistem ini biasa diaplikasikan ke dalam tugas-tugas
administrasi rutin seperti persetujuan pengajuan liburan, pemrosesan pemesanan
pembelian, dll. The Gartner Group memperkirakan bahwa 83% dari semua
dokumen bisnis di US adalah dokumen formulir dengan biaya pembelian tahunan
sebesar 6-8 milyar USD dan biaya pemroresan mencapai 360 milyar USD.
Formulir-formulir kertas ini menjadi target dari 1995 Paper Reduction Act
(Chaffey, 1998)
Manfaat yang besar dapat terjadi melalui mengotomatisasikan proses
berbasis formulir. proses dapat berbalik lebih cepat menggunakan formulir
elektronik dan mengurangi biaya melalui pengurangan biaya pembelian formulir
dan waktu siklus yang lebih pendek. salah satu penghematan biaya terbesar adalah
dalam koordinasi pengolahan formulir yang sekarang ditangani oleh logika bisnis
2.5Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus Hidup Pengembangan Sistem, nama lain dari System Development
Life Cycle (SDLC) ini merupakan suatu proses pengembangan atau perubahan
suatu sistem perangkat lunak. Pengembangan atau perubahan tersebut dilakukan
dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan oleh banyak
orang, yang telah mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya.
Hal tersebut tentu berdasarkan best practice atau cara-cara yang telah teruji
dengan baik oleh banyak orang yang menggunakannya. SDLC memiliki beberapa
model dalam penerapan tahapan prosesnya. Beberapa model SDLC tersebut
antara lain yaitu Model Waterfall, Spiral, Rapid Application Development, Agile
dan Prototype. Masing-masing model memiliki kelemahan dan kelebihan,
sehingga hal yang terpenting adalah mengenali tipe pelanggan dan memilih
menggunakan model SDLC yang sesuai dengan karakter pelanggan dan sesuai
dengan karakter pengembang perangkat lunak (Kendall dan Kendall, 2008).
System Develoment Life Cycle (SDLC) ini biasanya disebut juga dengan
model waterfall. Menurut Pressman (2012), nama lain dari Model Waterfall
adalah Model Air Terjun, kadang dinamakan siklus hidup klasik (classic life
cyle), dimana hal ini menyiratkan pendekatan yang sistematis dan berurutan
(sekuensial) pada pengembangan perangkat lunak. Pengembangan perangkat
lunak dimulai dari spesifikasi kebutuhan pengguna dan berlanjut melalui
tahapan-tahapan perencanaan (planning), pemodelan (modeling), konstruksi
(construction), serta penyerahan sistem perangkat lunak ke para
pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan berkelanjutan
Communication
Gambar 2.2 Pengembangan menggunakan Model Waterfall (Pressman, 2012)
Gambar 2.2 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall.
Model ini disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus
menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Akan tetapi,
Pressman (2012) memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan
tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya.
Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software
Engineering. Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai
dari level kebutuhan sistem lalu menuju ketahap Communication, Planning,
Modeling, Construction, dan Deployment.
Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam
Model Waterfall (Pressman, 2012):
a. Communication
Langkah pertama diawali dengan komunikasi kepada konsumen/pengguna.
Langkah awal ini merupakan langkah penting karena menyangkut
pengumpulan informasi tentang kebutuhan konsumen/pengguna.
b. Planning
Setelah proses communication ini, kemudian menetapkan rencana untuk
risiko yang mungkin terjadi, sumber yang dibutuhkan, hasil yang akan dibuat,
dan jadwal pengerjaan.
c. Modeling
Pada proses modeling ini menerjemahkan syarat kebutuhan sebuah
perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding.
Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software,
representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural.
d. Construction
Construction merupakan proses membuat kode (code generation). Coding atau
pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali
oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh
user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan
suatu software, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam
tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap
sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah menemukan
kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
e. Deployment
Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau sistem.
Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah
jadi akan digunakan user. Kemudian software yang telah dibuat harus
dilakukan pemeliharaan secara berkala.
2.6Testing
Testing adalah proses pemantapan kepercayaan akan kinerja program
mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang dikendalikan untuk verifikasi,
mendeteksi error dan validasi. Verifikasi adalah pengecekan atau pengetesan
entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan konsistensi dengan
melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan. Validasi
adalah melihat kebenaran sistem apakah proses yang telah ditulisan sudah sesuai
dengan apa yang dibutuhkan oleh pengguna. Deteksi error adalah testing yang
berorientasi untuk membuat kesalahan secara intensif, untuk menentukan apakah
suatu hal tersebut terjadi bilamana tidak seharusnya terjadi atau suatu hal tersebut
tidak terjadi. Test case merupakan suatu tes yang dilakukan berdasarkan pada
suatu inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan
sebelumnya (Romeo, 2003). Adapun kegunaan dari test case ini, adalah sebagai
berikut:
1. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap desain White
Box Testing.
2. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi
Black Box Testing.
2.6.1 White Box Testing
White box testing adalah suatu metode desain test case yang
menggunakan struktur kendali dari desain prosedural. Seringkali white box testing
diasosiasikan dengan pengukuran cakupan tes, yang mengukur persentase
jalur-jalir dari tipe yang dipilih untuk dieksekusi oleh test cases. White box testing
dapat menjamin semua struktur internal data dapat dites untuk memastikan
Cakupan pernyataan, cabang dan jalur adalah suatu teknik white box
testing yang menggunakan alur logika dari program untuk membuat test cases alur
logika adalah cara dimana suatu bagian dari program tertentu dieksekusi saat
menjalankan program. Alur logika suatu program dapat direpresentasikan dengan
flow graph.
2.6.2 Black Box Testing
Black box testing dilakukan tanpa adanya suatu pengetahuan tentang
detail struktur internal dari sistem atau komponen yang dites, juga disebut sebagai
functional testing. Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada
software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari software (Romeo, 2003).
Dengan adanya black box testing, perekayasa software dapat
menggunakan kebutuhan fungsional pada suatu program. Black box testing
dilakukan untuk melakukan pengecekan apakah sebuah software telah bebas dari
error dan fungsi-fungsi yang diperlukan telah berjalan sesuai dengan yang
19
Pada bab ini dijelaskan mengenai analisis dari permasalahan yang
diambil pada CV. Zaneti 9. Selain itu, bab ini juga merancangan desain sistem
dari Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Dokumen Permintaan Penambahan
Bahan Baku Pada CV. Zaneti 9 Menggunakan Administrative Workflow System.
3.1Analisis Sistem
Pada tahap analisis dilakukan beberapa proses yang berhubungan dengan
tahapan awal metode penelitian. Pada metode penelitian yang diambil
menggunakan model waterfall. Pada model waterfall terdapat beberapa tahapan
yang meliputi tahap komunikasi, tahap perencanaan, tahap pemodelan, tahap
konstruksi dan tahap penerapan aplikasi. Pada tahap analisis sistem membahas
tentang komunikasi dan perencanaan.
3.1.1 Komunikasi
Pada tahap komunikasi, dilakukan proses observasi dan wawancara.
Proses observasi dilakukan dengan cara mengamati secara langsung kebagian
yang bersangkutan yang bertujuan untuk mengetahui informasi tentang nama
perusahaan, bidang usaha, gambaran umum perusahaan, visi dan misi perusahaan.
Sedangkan pada proses wawancara dilakukan dengan cara melakukan proses
tanya jawab kepada beberapa pegawai CV. Zaneti 9 yang berfungsi untuk
juga berfungsi untuk menanyakan beberapa hal yang tidak didapat dari hasil
observasi.
A Analisis Bisnis
Pada analisis bisnis dituliskan hasil dari observasi dan wawancara secara
rinci tentang proses pengadaan bahan baku yang terjadi pada saat ini. Proses
analisis bisnis dapat disusun empat identifikasi yaitu identifikasi masalah,
identifikasi pengguna, identifikasi data dan identifikasi fungsi.
1. Identifikasi masalah
Pada proses identifikasi masalah, dilakukan penggambaran proses bisnis yang
dihasilkan dari wawancara dan observasi. Permasalahan yang muncul yaitu
mengenai pengadaan bahan baku. Dari proses pengadaan bahan baku yang
terjadi pada saat ini, maka terdapat beberapa masalah yaitu:
a. Lamanya waktu dalam pengadaan bahan baku
Untuk menyelesaikan permasalahan dalam mempercepat pencarian data,
peneliti merancang aplikasi website. Aplikasi website dapat diakses
darimana saja sehingga membuat pimpinan bisa menerima pemberitahuan
tentang adanya pengadaan bahan baku dan dapat langsung
menanggapinya.
b. Petugas lapangan, pimpinan, bagian pengadaan dan bagian keuangan tidak
dapat mengetahui perkembangan pengadaan bahan baku.
Untuk dapat mengetahui perkembangan permintaan, maka peneliti
membuat aplikasi website yang dimana setiap kali dokumen penambahan
bahan baku sedang ditangani oleh bagian yang sedang menangani
memberikan pemberitahuan kepada petugas lapangan, pimpinan, bagian
pengadaan dan bagian keuangan.
2. Identifikasi pengguna
Setelah ditemukan beberapa permasalahan yang muncul, maka dapat dilakukan
identifikasi pengguna. Pada proses penanganan permintaan, pengguna yang ada
yaitu petugas lapangan, pimpinan, bagian pengadaan, bagian keuangan dan
sopir truk.
3. Identifikasi data
Pada tahap identifikasi data diperlukan beberapa data untuk merancang aplikasi
ini. Data tersebut meliputi data pegawai, data jabatan, data proyek, data bahan
baku, dan data truk.
4. Identifikasi fungsi
Setelah dilakukan proses identifikasi permasalahan, pengguna dan data, maka
dapat dilakukan proses identifikasi fungsi. Identifikasi fungsi menghasilkan
beberapa fungsi yaitu fungsi pengajuan, fungsi persetujuan, dan fungsi rekap
dokumen bahan baku.
B Analisis Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian pengadaan dan observasi
pada lokasi di CV. Zaneti 9, didapatkan kondisi bahwa sudah tersedia wifi sebagai
media penyalur data. Dari permasalahan sering tidak adanya pimpinan di tempat,
maka aplikasi menggunakan arsitektur sistem web based. Dengan arsitektur web
based apa bila pimpinan sedang tidak berada di tempat, pimpinan masih bisa
menerima notifikasi dan melakukan tanggapan terhadap permintaan pengadaan
masing-masing pengguna yang berhubungan langsung dengan aplikasi sehingga
aplikasi yang dibuat dapat sesuai dengan apa yang diminta oleh pengguna dan
sesuai dengan kebutuhan bisnis. Terdapat lima pengguna yang berhubungan
dengan aplikasi yaitu pengguna petugas lapangan, pengguna pimpinan, pengguna
bagian pengadaan, pengguna bagian keuangan dan pengguna sopir truk. Untuk
lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel-tabel yang ada di bawah ini.
1. Petugas Lapangan
Tabel 3.1 Kebutuhan Pengguna Petugas Lapangan
Fungsi Data Informasi
Pengajuan
1. Pengajuan pengadaan bahan baku
2. Notifikasi pengajuan pengadaan
bahan baku
1. Pembuatan daftar bahan baku
2. Notifikasi pembuatan daftar bahan
baku
2. Pimpinan
Tabel 3.2 Kebutuhan Pengguna Pimpinan
Fungsi Data Informasi
Persetujuan
1. Pegawai
2. Jabatan
3. proyek
1. Persetujuan pengadaan bahan baku
2. Notifikasi persetujuan pengadaan
bahan baku
1. Persetujuan pengadaan bahan baku
2. Notifikasi persetujuan pengadaan
3. Bagian Pengadaan
Tabel 3.3 Kebutuhan Pengguna Bagian Pengadaan
Fungsi Data Informasi
Pembuatan
1. Harga bahan baku
Pembuatan perintah jalan
1. Pegawai
2. Jabatan
3. Proyek
4. Bahan Baku
5. Truk
1. Pembuatan perintah jalan
2. Notifikasi pembuatan
Pembuatan
1. Pembuatan rekap dokumen
pengadaan bahan baku
2. Menyimpan rekap dokumen
pengadaan bahan baku
4. Bagian Keuangan
Tabel 3.4 Kebutuhan Pengguna Bagian Keuangan
Fungsi Data Informasi
Persetujuan
1. Persetujuan Harga Bahan Baku
2. Notifikasi Persetujuan Bahan Baku
5. Sopir Truk
Tabel 3.5 Kebutuhan Pengguna Sopir Truk
Fungsi Data Informasi
Konfirmasi
1. Notifikasi status pengiriman bahan
C Analisis Kebutuhan Data
Dari beberapa kebutuhan fungsi yang telah disusun sebelumnya, maka
dibutuhkan beberapa data untuk menunjang sistem yang akan dibuat. Terdapat
tujuh data yang diperlukan sistem, data tersebut meliputi:
1. Data Pegawai
Data pegawai berfungsi untuk mengetahui siapa saja pegawai yang bekerja
pada CV. Zaneti 9. Data pegawai yang diperlukan meliputi nama, alamat,
email, usernama, dan password. Data pegawai masih belum ada pada
perusahaan, oleh karena itu peneliti membuat data pegawai dari awal.
2. Data Jabatan
Data jabatan berfungsi untuk membedakan jabatan dari setiap pegawai yang
bekerja pada CV. Zaneti 9. Data bagian yang diperlukan meliputi kode
jabatan dan nama jabatan. Data jabatan masih belum ada pada perusahaan,
oleh karena itu peneliti membuat data jabatan dari awal.
3. Data Proyek
Data proyek berfungsi untuk mengetahui proyek apa saja yang sedang
dijalankan oleh CV. Zaneti 9. Data proyek yang diperlukan meliputi kode
proyek, nama proyek, alamat proyek, tanggal mulai dan tanggal harus
selesai. Data proyek masih belum ada pada perusahaan, oleh karena itu
peneliti membuat data proyek dari awal.
4. Data Bahan Baku
Data bahan baku berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai bahan baku
yang dibutuhkan dalam sebuah proyek yang sedang dijalankan oleh CV.
bahan baku. Data Bahan Baku masih belum ada pada perusahaan, oleh karena
itu peneliti membuat data Bahan Baku dari awal.
5. Data Permintaan
Data permintaan berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai permintaan
penambahan bahan baku yang diajukan kepada pimpinan CV. Zaneti 9. Data
permintaan yang diperlukan meliputi id permintaan, tanggal dan alasan. Data
permintaan masih belum ada pada perusahaan, oleh karena itu peneliti
membuat data permintaan dari awal.
6. Data Satuan
Data satuan berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai satuan bahan
baku yang digunakan dalam sebuah proyek yang ditangani oleh CV. Zaneti 9.
Data satuan yang diperlukan meliputi id satuab dan satuan. Data satuan masih
belum ada pada perusahaan, oleh karena itu peneliti membuat data daftar
bahan baku dari awal.
7. Data Pengiriman
Data pengiriman berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai sopir truk
yang mengirim bahan baku ke lokasi proyek dan mengetahui batas waktu
pengiriman. Data pengiriman yang diperlukan meliputi id pengiriman, batas
waktu kirim dan keterangan. Data pengiriman masih belum ada pada
perusahaan, oleh karena itu peneliti membuat data pengiriman dari awal.
D Analisis Kebutuhan Fungsi
Berdasarkan User Requirementyang sudah dibuat sebelumnya, maka
dapat dirancang kebutuhan fungsi dari aplikasi. Pada tahap kebutuhan fungsi
analisis kebutuhan pengguna. Fungsi-fungsi tersebut dapat dibagi menjadi tujuh
fungsi yang meliputi sebagai berikut:
1. Fungsi Pengajuan Penambahan Bahan Baku
Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Pengajuan Penambahan Bahan Baku
Aktor Petugas Lapangan.
Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh petugas lapangan untuk mengajukan
permintaan penambahan bahan baku dengan memasukkan data proyek.
Pemicu Kondisi Lapangan Dalam Proyek.
Awal Otentikasi (Petugas Lapangan).
Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem
Aktor mengisi data bahan baku yang dibutuhkan.
Sistem menampung data bahan baku yang dibutuhkan.
Aktor menekan tombol save. 1. Sistem mencetak auto
increment pengajuan penambahan bahan baku.
2. Sistem menyimpan data
bahan baku yang dibutuhkan ke dalam database sekaligus membuat status pengajuan menjadi Baru.
3. Sistem mengirim
notifikasi pengajuan kepada pimpinan.
4. Sistem mengosongkan
semua isian dalam form.
Akhir Data pengajuan penambahan bahan baku tersimpan dan terkirim
berupa notifikasi.
Non Fungsional
2. Fungsi Persetujuan Penambahan Bahan Baku dan Persetujuan
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Persetujuan Penambahan Bahan Baku dan Persetujuan
Aktor Pimpinan.
Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh pimpinan untuk menyetujui atau tidak
permintaan penambahan bahan baku dari petugas lapangan dan untuk mendelegasikan pengajuan penambahan bahan baku yang diajukan oleh petugas lapangan kepada bagian pengadaan.
Pemicu Fungsi Persetujuan Penambahan Bahan Baku.
Awal Otentikasi (Pimpinan), Notifikasi.
Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem
Aktor meng-klik menu permintaan penambahan bahan baku.
Sistem memfilter seluruh notifikasi penambahan bahan baku yang berstatus baru.
Aktor memilih salah satu id permintaan untuk dilakukan persetujuan.
Sistem menampilkan detil data permintaan
penambahan bahan baku yang belum dilakukan persetujuan dan status permintaan baru.
Aktor menentukan permintaan
disetujui/tidak
Sistem menampung data pilihan.
Aktor menekan tombol save. 1. Sistem menyimpan data
persetujuan sekaligus merubah status permintaan menjadi Delegasi.
2. Sistem mengirimkan
notifikasi kepada bagian pengadaan dan petugas lapangan.
3. Sistem menampilkan
data permintaan dari petugas lapanagn berdasarkan permintaan yang belum dilakukan persetujuan.
Akhir Data permintaan penambahan bahan baku tersimpan dan terkirim
berupa notifikasi.
3. Fungsi Pembuatan Daftar Bahan Baku
Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Daftar Bahan Baku
Aktor Petugas Lapangan.
Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh petugas lapangan untuk membuat daftar
bahan baku yang dibutuhkan setelah mendapat persetujuan dari pimpinan.
Pemicu Fungsi Persetujuan Penambahan Bahan Baku dan Persetujuan.
Awal Otentikasi (Petugas Lapangan), Notifikasi.
Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem
Aktor meng-klik menu daftar penambahan bahan baku.
Sistem menampilkan halaman untuk
penambahan bahan baku. Aktor memasukkan daftar bahan baku
yang dibutuhkan.
Sistem menampung data daftar bahan baku
Aktor menekan tombol save. 1. Sistem menyimpan data
daftar bahan baku sekaligus memberi status baru.
2. Sistem mengirimkan
notifikasi kepada bagian pengadaan.
Akhir Data daftar penambahan bahan baku tersimpan dan terkirim berupa
notifikasi.
Non Fungsional Daftar bahan baku hanya dibuat oleh petugas lapangan yang
mengajukan penambahan bahan baku.
4. Fungsi Penentuan Harga Bahan Baku
Tabel 3.9 Kebutuhan Fungsi Penentuan Harga Bahan Baku
Aktor Bagian Pengadaan.
Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh bagian pengadaan untuk menentuka harga
dari masing masing bahan baku yang ada didaftar bahan baku yang telah dibuat oleh petugas lapangan.
Pemicu Fungsi Pembuatan Daftar Bahan Baku.
Awal Otentikasi (Bagian Pengadaan), Notifikasi.
Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem
Aktor meng-klik menu daftar permintaan bahan baku.
Sistem memfilter seluruh notifikasi permintaan bahan baku yang berstatus baru.
Aktor memilih salah satu id permintaan bahan baku.
baku yang berstatus baru. Aktor menentukan harga dari
masing-masing bahan baku yang ada pada daftar permintaan.
Sistem menampung data harga bahan baku yang diinputkan.
Aktor menekan tombol save. 1. Sistem menyimpan data
harga bahan baku sekaligus merubah status permintaan menjadi proses persetujuan harga.
2. Sistem mengirimkan
notifikasi kepada bagian keuangan.
3. Sistem menampilkan
daftar bahan baku dari petugas lapanagan yang belum di tentukan harganya.
Akhir Data harga bahan baku tersimpan dan terkirim berupa notifikasi.
Non Fungsional Pemberian harga bahan baku hanya boleh dilakukan oleh bagian
pengadaan saja dan bahan baku berdasarkan dari daftar yang dibuat oleh petugas lapangan.
5. Fungsi Persetujuan Harga Bahan Baku (Bagian Keuangan)
Tabel 3.10 Kebutuhan Fungsi Persetujuan Harga Bahan Baku (Bagian Keuangan)
Aktor Bagian Keuangan.
Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh bagian keuangan untuk menyetujui atau
tidak harga bahan baku yang diajukan oleh bagian pengadaan.
Pemicu Fungsi Penentuan Harga Bahan Baku.
Awal Otentikasi (bagian keuangan), Notifikasi.
Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem
Aktor meng-klik menu daftar harga bahan baku yang belum disetujui.
Sistem memfilter seluruh notifikasi daftar harga bahan baku yang berstatus proses persetujuan harga. Aktor memilih salah satu id daftar
harga bahan baku untuk dilakukan persetujuan.
Sistem menampilkan detil daftar bahan baku yang belum disetujui.
Aktor menentukan daftar harga bahan baku disetujui/tidak.
Sistem menampung data pilihan.
Aktor menekan tombol save. 1. Sistem menyimpan data
persetujuan pimpinan.
2. Sistem mengirimkan
notifikasi kepada pimpinan dan bagian pengadaan.
3. Sistem menampilkan
daftar harga bahan baku yang belum dilakukan persetujuan.
Akhir Data persetujuan harga bahan baku tersimpan dan terkirim berupa
notifikasi.
Non Fungsional Persetujuan hanya boleh dilakukan oleh bagian keuangan.
6. Fungsi Pembuatan Perintah Jalan
Tabel 3.11 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Perintah Jalan
Aktor Bagian Pengadaan
Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh bagian pengadaan untuk membuat
perintah jalan untuk sopir truk mengantarkan bahan baku yang diminta petugas lapangan ke lokasi proyek.
Pemicu Fungsi Persetujuan Harga Bahan Baku (Pimpinan).
Awal Otentikasi (bagian pengadaan), Notifikasi.
Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem
Aktor meng-klik menu perintah jalan. Sistem menampilkan
tampilan menu perintah jalan.
Aktor mengisi form perintah jalan berdasarkan permintaan.
Sistem menampung data inputan aktor.
Aktor menekan tombol save 1. Sistem menyimpan data
perintah jalan dan memberi status permintaan menjadi proses kirim.
2. Sistem mengirimkan
notifikasi kepada petugas lapangan.
Akhir Data perintah jalan penambahan bahan baku tersimpan dan terkirim
berupa notifikasi.
Non Fungsional Pembuatan perintah jalan hanya boleh dilakukan oleh bagian
7. Fungsi Rekap Dokumen Bahan Baku
Tabel 3.12 Kebutuhan Fungsi Rekap Dokumen Bahan Baku
Aktor Bagian Pengadaan.
Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh tim bagian pengadaan untuk membuat
rekap dokumen permintaan bahan baku yang diajukan oleh petugas lapangan.
Pemicu
Awal Otentikasi (bagian pengadaan)
Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem
Aktor memilih menu rekap dokumen. Sistem menampilkan
tampilan menu rekap dokumen.
Aktor mengisi periode dokumen yang akan dibuat menjadi rekap.
Sistem menampung periode inputan aktor.
Aktor menekan tombol proses 1.Sistem mencetak auto
increment rekap baru
2.Sistem memfilter
dokumen sesuai inputan periode dari aktor.
3.Sistem menyimpan
hasil filter dan menampilkan hasil filter ke aktor dalam bentuk laporan rekap
Akhir Dokumen rekap permintaan bahan baku.
Non Fungsional Rekap dibuat untuk keperluan pelaporan dalam perusahaan.
8. Fungsi Konfirmasi Perintah Jalan
Tabel 3.13 Kebutuhan Fungsi Konfirmasi Perintah Jalan
Aktor Sopir Truk.
Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh sopir truk untuk mengkonfirmasi perintah
jalan yang dikirimkan oleh bagian pengadaan.
Pemicu
Awal Otentikasi (sopir truk)
Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem
Aktor memilih menu daftar perintah jalan.
Aktor memilih perintah jalan yang masuk.
Sistem menampung data pilihan.
Aktor menekan tombol konfirmasi 1.Sistem menyimpan data
konfirmasi.
2.Sistem mengirimkan
notifikasi ke bagian pengadaan.
Akhir Data konfirmasi perintah jalan penambahan bahan baku tersimpan
dan terkirim berupa notifikasi.
Non Fungsional Konfirmasi perintah jalan hanya boleh dilakukan oleh sopir truk.
3.1.2 Perencanaan
Pada tahap perencanaan dilakukan proses penjadwalan dari awal
melakukan observasi pada CV. Zaneti 9, kemudian proses wawancara dengan
beberapa pegawai. Setelah melakukan tahap tersebut, maka dapat disusun analisis
bisnis yang selanjutnya peneliti melakukan proses analisis kebutuhan pengguna
dengan cara observasi dan wawancara dengan beberapa pegawai CV. Zaneti 9
yang akan menggunakan website aplikasi. Kemudian proses selanjutnya yaitu,
peneliti membuat analisis kebutuhan data dan analisis kebutuhan fungsi. Setelah
itu, peneliti melakukan perencanaan yang menghasilkan beberapa kebutuhan
perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan website
aplikasi. Setelah itu dilakukan proses pemodelan yang membahas tentang
perancangan arsitektur, perancangan proses, perancangan basis data, perancangan
antar muka dan perancangan pengujian. Setelah itu proses pengkodean dan
pengujian aplikasi pada tahap konstruksi.
Untuk membuat website aplikasi ini dibutuhkan beberapa spesifikasi
perangkat keras dan perangkat lunak. Untuk perangkat keras dibutuhkan
processor core i3, memory RAM 2 Gb, hardisk 320 Gb, VGA 1 Gb, Monitor
dibutuhkan Web Server XAMPP versi 1.7.7, mySql, Google Chrome atau Opera
atau Web Browser lain dan Sistem Operasi Windows 7.
3.2 Perancangan Sistem
Berdasarkan hasil analisis yang sudah dibuat, maka dapat dilakukan
perancangan sistem sebagai dasar pembuatan aplikasi penanganan permintaan.
Pada tahap perancangan sistem diawali dengan analisis kebutuhan pengguna,
kemudian analisis kebutuhan perangkat lunak, perancangan arsitektur sistem,
perancangan proses, perancangan basis data, perancangan antar muka dan
perancangan uji coba.
3.2.1 Perancangan Arsitektur Sistem
Pada tahap ini dilakukan perancangan arsitektur dari sistem yang akan
dibuat. Arsitektur pada aplikasi pengelolaan dokumen permintaan penambahan
bahan baku menggunakan arsitektur network atau web based. Pada arsitektur ini
dijelaskan bahwa permintaan penambahan bahan baku oleh petugas lapangan
dilakukan melalui website aplikasi yang ditunjukkan pada nomor satu gambar 3.1.
Kemudian permintaan penambahan bahan baku akan diterima oleh pimpinan pada
nomor dua. Setelah pimpinan menerima notifikasi permintaan bahan baku dari
petugas lapangan, maka pimpinan melakukan proses delegasi pada website yang
ditunjukkan pada nomor tiga kemudian dikirimkan kepada bagian pengadaan dan
petugas lapangan. Setelah petugas lapangan menerima notifikasi pada nomor
empat, petugas lapangan akan mengirim daftar bahan baku yang dibutuhkan
melalui website pada nomor lima. Bagian pengadaan akan membuat daftar harga
dikirim ke bagian keuangan dan pimpinan pada nomer enam dan tujuh. Bagian
keuangan akan melakukan persetujuan terhadap daftar harga yang diajukan
melalui website dan mengirimkan notifikasi ke bagian pengadaan dan pimpinan
pada nomer delapan. Bagian pengadaan akan membuat perintah jalan untuk sopir
truk dan mengirimkan notifikasi melalui website pada nomer sembilan dan
sepuluh.
Bagian Keuangan Bagian Pengadaan
Pimpinan Supir Truk
Petugas Lapangan
1 2
3 4
4 5
6 7
8
10
7
8
9
Gambar 3.1 Arsitektur Sistem
3.2.2 Peran Pengguna Terhadap Sistem
Pada tahap ini dilakukan penentuan peran (role), tanggung jawab
(responsibility), aturan (rule) serta stakeholder atau pengguna yang terlibat
dengan sistem. Berdasarkan analisis sistem proses permintaan penambahan bahan
permintaan penambahan bahan baku dan pembuatan laporan permintaan
penambahan bahan baku. Dalam setiap proses ini memiliki stakeholder atau
pengguna yang terlibat di dalamnya. Setiap stakeholder atau pengguna yang
terlibat memiliki peran (role), tanggung jawab (responsibility) dan aturan (rule)
yang dapat dilihat pada tabel 3.14 dan 3.15.
Tabel 3.14 Role Proses Pengajuan Penambahan Bahan Baku
No Proses
Bisnis
Stakeholder Role Rule
1 Pengajuan
1. Mempunyai hak
akses sebagai petugas lapangan.
2. Mengisi nama
proyek.
Pimpinan Mempunyai hak
untuk menerima pengajuan
penambahan bahan baku.
1. Mempunyai hak
akses sebagai pimpinan.
2 Persetujuan
Permintaan Penambahan Bahan Baku.
Pimpinan. Mempunyai hak
untuk menerima atau menolak permintaan
penambahan bahan baku.
1. Mempunyai hak
akses sebagai pimpinan.
2. Menentukan pilihan
untuk menerima
1. Mempunyai hak
No Proses Bisnis
Stakeholder Role Rule
penambahan bahan baku diterima oleh pimpinan.
1. Mempunyai hak
akses sebagai daftar bahan baku.
1. Mempunyai hak
akses sebagai petugas lapangan.
2. Mengisi daftar
bahan baku yang membutuhkan bahan baku yang dibuat oleh petugas lapangan.
1. Mempunyai hak
akses sebagai harga bahan baku yang ada di dalam daftar permintaan.
1. Mempunyai hak
akses sebagai bagian pengadaan.
2. Mengisi harga
satuan dari bahan baku yang ada di dalam daftar bahan baku.
Bagian Keuangan.
Mempunyai hak menerima daftar haraga bahan baku yang dibuat bagian pengadaan.
1. Mempunyai hak
akses sebagai bagian keuangan.
5 Persetujuan
Harga Bahan atau menolak daftar harga yang diajukan oleh bagian
pengadaan.
1. Mempunyai hak
akses sebagai bagian keuangan.
2. Menentukan pilihan
untuk menerima atau menolak daftar harga bahan baku, dengan
No Proses Bisnis
Stakeholder Role Rule
baku.
3. Membuat
keterangan untuk menerima atau menolak daftar harga bahan baku.
Pimpinan. Mempunyai hak
untuk menerima pemberitahuan bahan baku sudah diacc bagian keuangan.
1. Mempunyai hak
akses sebagai daftar harga bahan baku.
1. Mempunyai hak
akses sebagai sopir dan batas waktu pengiriman bahan baku ke lokasi proyek.
1. Mempunyai hak
akses sebagai bagian pengadaan.
2. Menentukan sopir
yang akan mengantarkan bahan baku ke lokasi proyek.
3. Menentukan batas
waktu pengiriman.
Sopir Truk. Mempunyai hak
untuk menerima perintah jalan yang dibuat bagian pengadaan.
1. Mempunyai hak
akses sebagai sopir truk.
7 Konfirmasi
Perintah Jalan
Sopir Truk. Mempunyai hak
untuk menerima perintah jalan pengiriman bahan baku.
1. Mempunyai hak
akses sebagai sopir truk. status perintah jalan yang dikonfirmasi sopir truk.
1. Mempunyai hak
No Proses Bisnis
Stakeholder Role Rule
Petugas baku ke lokasi proyek.
1. Mempunyai hak
akses sebagai petugas lapangan.
Tabel 3.15 Role Proses Pembuatan Laporan Penambahan Bahan Baku
No Proses
Bisnis
Stakeholder Role Rule
1 Pembuatan baku sesuai periode yang diinginkan.
1. Mempunyai hak
akses sebagai bagian pengadaan.
2. Menetukan proyek
yang akan dibuat laporan.
3. Menentukan
periode laporan.
3.2.3 Perancangan Proses
Pada tahap perancangan proses terdapat 3 proses yaitu merancang alur
proses bisnis, pembuatan context diagram dan data flow diagram. Kemudian dari
hasil analisis kebutuhan fungsi, terdapat 8 fungsi untuk membangun sistem berupa
aplikasi penanganan permintaan. Dari 8 fungsi tersebut, peneliti menggambarkan
dengan menggunakan context diagram dan data flow diagram.
A Alur Proses Bisnis
Pada alur proses bisnis digambarkan dengan menggunakan BPMN.
Dapat dilihat pada lampiran 1. Permintaan penambahan bahan baku dimulai dari
petugas lapangan yang mengajukan permintaan penambahan bahan baku kepada
pimpinan berdasarkan kondisi lapangan proyek yang sedang berjalan. Pimpinan
untuk melakukan penambahan bahan baku yang diminta. Bagian pengadaan akan
membuat daftar harga dari daftar bahan baku yang dibuat oleh petugas lapangan
dan akan memberikan daftar harga tesebut kepada bagian keuangan dan pimpinan
untuk meminta persetujuan. Daftar harga bahan baku yang disetujui disimpan dan
bahan baku akan disiapkan oleh bagian pengadaan untuk dikirim ke lokasi proyek.
B Context Diagram
Context diagram dibuat untuk menampilkan entitas apa saja yang akan
berinteraksi dengan aplikasi pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan
baku. Context diagram dibuat berdasarkan hasil analisis kebutuhan fungsi. Dari
hasil kebutuhan fungsi yang dibuat sebelumnya, maka dapat dihasilkan lima aktor
yaitu Petugas Lapangan, Pimpinan, Bagian Pengadaan, Bagian Keuangan dan
Sopir truk. Gambar Context Diagram pengelolaan dokumen permintaan
penambahan bahan baku dapat dilihat pada lampiran 2.
C Diagram Berjenjang
Diagram jenjang digunakan untuk menampilkan seluruh proses yang
akan ditangani pada sistem yang akan dibangun. Sistem akan dibangun
berdasarkan delapan proses yaitu proses pengajuan penambahan bahan baku,
proses persetujuan penambahan bahan baku, proses disposisi penambahan bahan
baku, proses pembuatan daftar bahan baku, proses pembuatan daftar harga bahan
baku, proses persetujuan daftar harga bahan baku, proses pembuatan perintah
jalan dan proses pembuatan rekap penambahan bahan baku. Diagram berjenjang
D Data Flow Diagram Level 0
Dalam pembuatan data flow diagram ini mengacu pada kebutuhan
fungsi. Pada kebutuhan fungsi terdapat 8 fungsi yang akan dipakai sebagai proses
pada data flow diagram level 0. Proses tersebut saling berhubungan satu sma lain
misalnya dari pengajuan penambahan bahan baku, disposisi dan seterusnya. Untuk
lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 4.
Proses pertama yaitu pengajuan penambahan bahan baku. Pada proses ini
petugas lapangan memberikan data pengajuan kepada sistem yang dinputkan
secara manual. Kemudian sistem memberikan informasi kepada petugas lapangan
apabila data tersebut dapat tersimpan atau tidak. Apabila data dapat tersimpan,
maka sistem akan menyimpan data tersebut ke dalam table permintaan dan
memberikan notifikasi kepada pimpinan.
Setelah data pengajuan selesai maka proses selanjutnya yaitu persetujuan
perminataan. Proses persetujuan permintaan bermula dari data notifikasi yang
diberikan oleh petugas lapangan yang kemudian akan diproses oleh sistem.
Pimpinan makan memeriksa permintaan tersebut apakah memang perlu dan
pimpinan akan menginputkan data mengenai permintaan disetujui atau tidak.
Sistem akan memberikan timbal balik berupa pemberitahuan bahwa persetujuan
berhasil disimpan atau tidak. Kemudian sistem memberikan notifikasi kepada
petugas lapangan dan bagian pengadaan.
Pada proses ketiga yaitu disposisi permintaan. Proses ini bermula dari
notifikasi persetujuan penambahan bahan baku yang dikirim oleh sistem yang
kemudian diterima oleh bagian pengadaan dan petugas lapangan. Setelah bagian
