PA : Peranan Sekretaris Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

(1)

PERANAN SEKRETARIS PADA PROGRAM STUDI

D3 KOMPUTERISASI PERKANTORAN DAN

KESEKRETARIATAN

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA

STIKOM SURABAYA

PROYEK AKHIR

Program Studi

D3 KOMPUTERISASI PERKANTORAN DAN KESEKRETARIATAN

Oleh:

ARYAN PRANATA PUTRA 12.39015.0011

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

(2)

v

1.1Latar Belakang Masalah ... 1

1.2Rumusan Masalah ... 2

1.3Batasan Masalah ... 2

1.4Tujuan ... 2

1.5Sistematika Penulisan ... 2

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 Gambaran Umum Institut Bisnis dan InformatikaStikom Surabaya ... 5

2.1.1 Sejarah ... 5

2.1.2 Visi dan Misi ... 9

2.1.3Komitmen ... 9

2.1.4Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 10

2.1.5Struktur Organisasi Institut Bisnsis dan Informatika Stikom Surabaya ... 11

2.1.6Jajaran Kepala Pusat (Kapus) Dan Kepala Bagian (Kabag) ... 12

2.1.7Jajaran Pimpinan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ... 13

2.1.8Jajaran Dekan dan Wakil Dekan... 13

2.1.9Jajaran Kepala Program Studi ... 14

(3)

vi

2.2.1Struktur Organisasi Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan

InformatikaSTIKOM Surabaya. ... 15

2.2.2Visi Misi Program Studi Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ... 16

2.2.3Lokasi, Tempat dan Waktu terlaksananya Proyek Akhir ... 16

BAB III LANDASAN TEORI ... 18

3.1Manajemen Administrasi... 18

3.1.1 Fungsi Administrasi Perkantoran ... 18

3.1.2Kiat Menjadi Administrasi Proffesional ... 19

3.2 Pengenalan Microsoft Word ... 20

3.2.1 Mengelola File Dokumen dan Format Dokumen ... 20

3.2.2 Word Art ... 21

3.2.3 Bekerja dengan Tabel ... 21

3.2.4 Bekerja dengan Gambar ... 21

3.2.5 Bekerja dengan Teks ... 21

3.3 Pengenalan pada Microsoft Excel... 22

3.3.1 Lingkungan Kerja Excel ... 22

3.3.2 Memasukkan Data ... 22

3.3.3 Mengatur Format Data ... 22

3.4 Pengenalan pada Microsof Visio ... 23

3.4.1 Shape ... 23

3.4.2Menggunakan Teks ... 23

3.4Penanganan Telepon ... 24

3.5.1 Hambatan Hubungan Telepon ... 24

3.5.2Hal-Hal yang harus dihindari Dalam Bertelepon ... 24

3.6Manajemen Kearsipan. ... 25

3.6.1 Fungsi Arsip ... 25

3.6.2 Pengelolaan Arsip. ... 26

3.7 Kesekretariatan dan Sekretaris... 28

(4)

vii

3.7.2 Tugas Sekretaris ... 30

BAB IV PEMBAHASAN ... 33

4.1 Metode Pelaksanaan ... 33

4.2 Metode Penulisan ... 34

4.3Mengoperasikan Perangkat Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya. ... 35

4.3.1 Mengoperasikan Telepon ... 35

4.3.2 Mengoperasikan Mesin Printer ... 38

4.3.3 Mengoperasikan Mesin Foto Copy ... 39

4.3.4 Mengoperasikan Mesin Scanner. ... 39

4.3.5 Mengoperasikan Mesin Penghancur Kertas ... 40

4.4Menyiapkan Laboratorium Bahasa pada Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya. .... 41

4.4.1 Memeriksa Perlengkapan Komputer Pada Laboratorium Bahasa Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan ... 41

4.4.2 Melakukan Pembuatan Poster Informasi untuk Laboratorium Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan. ... 42

4.5Menyiapkan Administrasi pada Laboratorium Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan. ... 51

4.5.1 Dock Flow Alur Peminjaman Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya. ... 52

4.5.2Form Peminjaman Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan. ... 52

4.5.3 Hasil memeriksa Perlengkapan Komputer Pada Laboratorium Bahasa Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretaritan Stikom Surabaya... 55

(5)

viii

4.6.1 Melakukan Pengarsipan Berkas Form Peminjaman Laboratorium pada Program Studi D3 Komputerisasi

Perkantoran dan Kesekretariatan ... 58

4.6.2 Fungsi Arsip Document Form Peminjaman Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan ... 60

4.6.3 Pengelolaan Arsip Form Peminjaman Laboratorium D3 Komputerissi Perkantoran dan Kesekretariatan... 60

BAB V KESIMPULAN ... 62

5.1Kesimpulan ... 62

5.2Saran ... 62

DAFTAR PUSTAKA ... 64

(6)

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Seorang sekretaris memiliki peran penting dalam suatu Perusahaan atau Organ-isasi. Sesuai dengan perkembangan zaman, peran sekretaris semakin penting berdasar-kan pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakuberdasar-kan oleh seorang sekretaris. Seorang sekretaris harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang dilimpahkan kepa-danya dengan baik.

Tujuan dari Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan In-stitut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yaitu menghasilkan lulusan yang mem-iliki pengetahuan dan keterampilan professional dalam bidang Kesekretariatan dan Otomasi Perkantoran, menghasilkan lulusan yang memiliki jiwa kewirausahaan yang unggul serta berperilaku yang berpegang pada etika profesi dan mempunyai kemam-puan berjejaring, menciptakan atmosfir akademik yang kondusif, dan mengembangkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka meningkatkan perekonomian masyarakat.

(7)

2

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu Bagaimana peranan sekretaris pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada penelitian ini sebagai berikut:

a. Peran Sekretris pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

b. Sistem Administrasi Perkantoran pada Program Studi D3 Komputerisasi Per-kantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. c. Pengelolaan Arsip pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan

Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini memahami dan mengimplementasikan peranan sekretaris pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan In-stitut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

1.5 Sistematika Penulisan

(8)

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang permasalahan dalam penulisan penelitian yang ada pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, rumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Membahas tentang gambaran umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, visi dan misi, yang meliputi sejarah dan struktur organisasi, ser-ta gambaran umum tempat pelaksanaan penelitian pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Insitut Bisnis dan Informat-ika Stikom Surabaya yang meliputi Visi dan Misi D3 Komputerisasi Per-kantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya, lokasi dan tempat penelitian, serta Struktur Organisasi Program Studi D3 Komputerisasi Per-kantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Sura-baya.

BAB III LANDASAN TEORI

(9)

4

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil dan pembahasan membahas tentang uraian tugas-tugas yang dik-erjakan selama penelitian, masalah dan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi dan juga berisi hasil-hasil penelitian serta pembahasannya yang dikerjakan selama melakukan penelitian secara detail pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan In-formatika Stikom Surabaya.

BAB V PENUTUP

(10)

5 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Gambaran Umum Institut Bisnis dan InformatikaStikom Surabaya 2.1.1 Sejarah

Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.

Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai menyentuh kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.

Atas dasar pemikiran inilah maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti.

(11)

6

1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono 2. Ir. Andrian A. T

3. Ir. Handoko Anindyo 4. Dra. Suzana Surojo 5. Dra. Rosy Merianti, Ak

Kemudian berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret 1984, kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2 Surabaya. Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984 dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.

(12)

tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan D3 Manajemen Informatika. Di samping itu STMIK STIKOM SURABAYA juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II STMIK STIKOM SURABAYA. Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11 Desember 1987 oleh Gubernur Jawa Timur, Bapak Wahono pada saat itu. Sejarah singkat tentang In-stitut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Tabel 2.1 dibawah ini:

Tabel 2. 1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

NO Tanggal Kejadian/Peristiwa

1. 19 Juni 1984 AKIS membuka program DIII Manajemen Informatika. 2. 20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen Informatika 3. 30 Maret 1986 AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen

Informatika & Teknik Komputer Surabaya (STMIK STIKOM SURABAYA)

4. 1990 Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan / Perbankan

5. 1 Januari 1992 Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer. Pa-da 13 Agustus 2003, Program Studi Strata 1 Teknik Komputer berubah nama menjadi Program Studi Strata 1 Sistem Komputer.

6. 1 November 1994 Membuka program studi DI Komputer Grafik Multime-dia

7. Mei 1998 STMIK STIKOM SURABAYA membuka tiga pro-gram pendidikan baru sekaligus, yaitu:

1. (DII Komputer Grafis Cetak)

(13)

3. DI Jaringan Komputer

8. Juni 1999 1. Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi program studi DI Grafik dan program studi DI Multimedia

2. Perubahan program studi DII Grafik Multimedia menjadi program studi DII Multimedia.

9. 2 September 2003 Membuka Program Studi DIII Komputer Percetakan & Kemasan (Program Studi DIII Komputer Grafis dan Ce-tak).

10. 3 Maret 2005 Membuka Program Studi DiplomaIII Komputer Akuntansi.

11. 20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi Komputer Multimedia.

12. 8 Nopember 2007 Membuka program studi S1 Desain Komunikasi Visual 13. 2009 Membuka program studi S1 Sistem Informasi dengan

Kekhususan Komputer Akuntansi

14 2014 Berdasarkan Keputusan Mentri Pendidikan dan

Kebudayaan No 378/E/O/2014 tanggal 4 September 2014 maka Stikom Surabaya resmi berubah bentuk menjadi Institut dengan nama Institut Bisnis dan In-formatika Stikom Surabaya.

(14)

Visi dari Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ialah menjadi perguruan tinggi yang berkualitas, unggul, dan terkenal, sedangkan Misi dari Institut Bisnis dan Informtika Stikom Surabaya itu sendiri ialah sebagai berikut

1. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.

2. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. 3. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.

4. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat. 5. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.

2.1.3 Komitmen

a. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif ipteks sesuai bidang kajian dan kompetensi.

b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri, dan profesional. c. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.

(15)

f. Meningkatkan pemberdayaan ipteks bagi masyarakat. g. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.

h. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif. Sumber: (Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, 2015)

2.1.4 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat seperti pada Gambar 2.1 di bawah ini:

(16)

(17)

12

2.1.6 Jajaran Kepala Pusat (Kapus) Dan Kepala Bagian (Kabag) 1. Kepala Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu

Ir. Henry Bambang Setyawan.

2. Kepala Pusat Pengembangan Pendidikan & Aktivitas Instruksioanal (P3AI). Dr. M.J. Dewiyani Sunarto.

3. Kepala Pusat Kerja Sama Tan Amelia, S.Kom., M.MT.

4. Kepala Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Tutut Wurijanto, M.Kom.

5. Kepala Bagian Penerapan & Pengembangan Teknologi Informasi Sri Suhandiah, S.S., M.M.

6. Kepala Bagian Perpustakaan Pantjawati S., S.Kom., M.Eng

7. Kepala bagian Administrasi Akademik & Kemahasiswaan Sekar Dewanti, A.Md.

8. Kepala Bagian Administrasi Umum Indra Gunawan, S.T.

9. Kepala Bagian Kepegawaian Oktaviani, S.E., M.M.

10.Kepala Bagian Public Relation dan Marketing Indra Kriatiawan, S.E.

(18)

12.Kepala Bagian Kemahasiswaan Nurhesti Esa Dwirani, AP.

13.Kepala Bagian Stikom Career Center Mohammad Al Hafidz, S.Kom

2.1.7 Jajaran Pimpinan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Pimpinan.

1. Rektor

Prof.Dr. Budi Jatmiko, M.Pd 2. Wakil RektorI (Bidang Akademik).

Pantjawati S., S.Kom., M.Eng

3. Wakil Rektor II (Bidang Sumber Daya). Lilis Binawati, S.E., M.Ak.

4. Wakil Rektor III (Bidang Kemahasiswaan & Alumni) Dr. Bambang Hariadi, M.Pd.

2.1.8 Jajaran Dekan dan Wakil Dekan

Berikut daftar jajaran Dekan dan Wakil Dekan Institut Bisinis dan Informatika Stikom Surabaya,

1. Dekan dan Wakil Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Dekan: Dr. Antok Supriyanto, M.MT.

Wakil Dekan: Arifin Puji Widodo, S.S., M.SA.

2. Dekan dan Wakil Dekan Fakultas Teknologi dan Informatika Dekan: Dr. Jusak

(19)

2.1.9 Jajaran Kepala Program Studi Fakultas Ekonomi dan Bisnis

1. Kaprodi S1 Manajemen:

Dr.Haryanto Tanuwijaya, S.Kom., M.MT 2. Kaprodi S1 Akuntansi

Tony Soebijono, SE., S.H., M.Ak

3. Kaprodi DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan Ayuningtyas, S.Kom., M.MT

Fakultas Teknologi dan Informatika 1. Kaprodi S1 Sistem Informasi

Vivine Nurcahyawati, M.Kom 2. Kaprodi S1 Sistem Komputer

Anjik Sukmaaji, S.Kom., M.Eng 3. Kaprodi S1 Desain Komunikasi Visual

Muh. Bahruddin, S.Sos., M.Med.Kom

4. Kaprodi S1 Desain Grafis dan DIII Komputer Grafis & Cetak Yosef Richo Adrianto, S.T., M.SM

5. Kaprodi DIV Komputer Multimedia Karsam, MA., Ph.D

6. Kaprodi DIII Manajemen Informatika Titik Lusiani. M.Kom

(20)

2.2 Gambaran Umum Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika STIKOM Surabaya

Berikut adalah penjelasan tentang Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

2.2.1 Struktur Organisasi Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan InformatikaSTIKOM Surabaya.

Struktur organisasi pada bagian program studi DIII Komputerisasi Perkantor-an dPerkantor-an SekretariatPerkantor-an Stikom Surabaya dapat dilihat pada Gambar 2.3 dibawah:

Nama Ketua dan Staf Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretaria-tan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya:

1. Ayuningtyas, S.Kom., M.MT., MOS 2. Marya Mujayana, S.S., M.M

3. Rahayu Arya Shintawati, S.Pd., M.M. 4. Muhammad Arifin S.Pd., M.Si., MOS 5. Rudi Santoso, S.Sos., M.M.

Ayuningtyas, S.Kom. , M.MT.,

(21)

16

2.2.2 Visi Misi Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretaria-tan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

Visi dari Program Studi D3 Komputereisasi Perkantoran dan Kesekretariatan In-stitut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ialah Menjadi Perguruan Tinggi yang berkualitas, Unggul dan Terkenal. Sedangkan Misi dari Program Studi D3 Komput-erisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Sura-baya sendiri yaitu:

1. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.

2. Membentuk SDM yang professional, unggul dan berkompetensi. 3. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.

4. Meningkatkan kepedulian social terhadap kehidupan bermasyarakat. 5. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.

Sumber: (Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, 2015)

2.2.3 Lokasi, Tempat dan Waktu terlaksananya Proyek Akhir Lokasi dan tempat:

Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabayaberadadi GedungMerah Ruang M705 Stikom Surabaya yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk 98 Surabaya.

(22)

(23)

18 BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Manajemen Administrasi

Menurut Burton dalam (Sukoco, 2010), Rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya :mengetik (typing). menghitung (calculating), memeriksa (checking), menyimpan warkat/arsip (filing), menelepon (telephoning).

menggandakan (duplicating), mengirim surat (mailing), mengadakan, mencatat, menyortir.

3.1.1 Fungsi Administrasi Perkantoran

Menurut Quible dalam (Sukoco, 2010), ada 5 jenis Fungsi Administrasi Per-kantoran:

1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran seperti pengarsipan, penggandaan dan lain-lain. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan aministrasi sehari-hari. 2. Fungsi Teknis, yaitu Fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan

(24)

3. Fungsi Analisis, yaitu Fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporanmaupun membuat keputusan pembelian.Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab men-support

keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4. Fungsi Interpesonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis se-bagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengorganisasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagaijenjang karier sebelum naik menjadi manajer dalam suatu organisasi.

5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorgan-isasian, pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat dengan manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur ad-ministrasi suatu organisasi.

3.1.2 Kiat Menjadi Administrasi Proffesional

Menurut Burton dalam (Sukoco, 2010) ada beberapa hal yang bisa dilakukan agar menjadi pegawai administrasi yang professional:

1. Mengetahui penggunaan software yang dibutuhkan dikantor.

2. Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memproses komunikasi dalam mem-buat surat, memproses surat masuk dan keluar serta menyiapkan laporan.

(25)

4. Mengatur prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi dengan pelanggan mau-pun pegawai, baik face to face dikantor, dalam rapat, menjawab telepon, membuat janji dan membuat perencanaan perjalanan.

5. Menggunakan sumber datayang benar, database maupun internet untuk mencari informasi.

6. Menggunakan Otomasi kantorsepertifotocopy, scanner, printer.

7. Memahami jasa layanan bank yang berhubungan dengan kantor.

8. Menyadari akan adanya peluang karier dan formalitaspekerjaan dalam kantor. Sikap yang terpenting adalah selalu berinvestasi dalam pengetahuan dan ket-erampilan baru guna menghadapi tantangan yang akan dihadapi perusahaan di-masa datang.

3.2 Pengenalan Microsoft Word

Menurut (Yahya, 2010) Banyak orang menganggap bahwa menggunakan Mi-crosoft Word itu adalah sesuatu yang sepele. Toh cuma mengetik saja. Namun angga-pan seperti itu menyebabkan banyak orang menggunakan Microsoft Word seolah han-ya memindahkan mesin ketik ke depan lahan-yar monitor! Segala sesuatu dilakukan dengan manual, ada koreksi otomatis bingung, tidak tahu apa yang mesti dilakukan untuk memperbaikinya.

3.2.1 Mengelola File Dokumen dan Format Dokumen

(26)

3.2.2 Word Art

Menurut (Yahya, 2010) WordArt merupakan karya seni grafis yang dapat disisipkan ke dalam dokumen. WordArt pada dasarnya adalah teks juga, namun teks yang diberi evek visual tertentu, seperti efek 3 dimensi, efek bayangan, efek warna dan lain-lain.

3.2.3 Bekerja dengan Tabel

Menurut (Yahya, 2010) Tabel merupakan kumpulan area berbentuk persegi em-pat yang disusun dalam bentuk kolom dan baris. Tabel tidak saja digunakan untuk menyajikan informasi yang bersifat tabular, namun dapat pula disajikan alat bantu dalam menyusun tata letak (layout) suatu halaman.

3.2.4 Bekerja dengan Gambar

Menurut (Yahya, 2010) MicrosoftWord pada dasarnya adalah perangkat lunak untuk menulis, bukan untuk menggambar. Namun jika sekedar untuk mengelola gam-bar, seperti menyisipkan gambar ke dalam dokumen, mengatur posisi dan ukuran. Mi-crosoft Word juga mampu untuk melakukannya.

3.2.5 Bekerja dengan Teks

(27)

3.3 Pengenalan pada Microsoft Excel

Menurut (Yahya K., 2010) Microsoft Excel merupakan program aplikasi per-kantoran dalam bentuk lembar kerja. Microsoft Excel ini sering digunakan pada bi-dang administrasi, keuangan dan statistic. Dengan menggunakan Microsoft Excel, pekerjaan menjadi lebih efesien dan efektif.

3.3.1 Lingkungan Kerja Excel

Menurut (Yahya K., 2010) Pengaturan buku kerja pada Microsoft Excel merupa-kan pengaturan yang mendasar, karena mengatur segala kebutuan kertas kerja, seperti Margin, Letter dan Ukuran Kertas. Margin, Letter dan Ukuran Kertas merupakan syarat mutlak yang harus dipenuhi ketika membuat dokumen

3.3.2 Memasukkan Data

Menurut (Yahya K., 2010) Memasukkan data atau entri data di dalam Microsoft Excel dapat dilakukan secara manual (tanpa rumus) dan dengan rumus atau fungsi. Ketika Menggunakan Microsoft Excel, anda dapat memanfaatkan tool dan fungsi yang telah disediakan di dalam menu Tab. Ada beberapa proses untuk memasukkan data, mulai dari berpindah antar sel, entri menggunakan rumus, copy table dan lain se-bagainya.

3.3.3 Mengatur Format Data

(28)

3.4 Pengenalan pada Microsof Visio

Menurut (Komputer, 2013) Microsoft Visio merupakan aplikasi yang digunakan untuk membuat diagram flowchat dan pembuatan gambar teknik seperti desain office, desain elektrikal. Aplikasi ini menyebabkan banyak fasilitas pembuatan diagram dan flowchat untuk menggambarkan informasi dan sistem, dari penjelasan dalam bentuk teks menjadi bentuk diagram gambar disertai dengan penjelasan singkat di diagram tersebut, apa bila tidak terdapat teks sebuah diagram akan sulit untuk di-baca.

3.4.1 Shape

Menurut (Komputer, 2013) Shape merupakan bidang ruang yang digunakan untuk menggambarkan suatu proses atau objek. Microsoft Visio merupakan aplikasi berbasis vector yang didesain untuk menangani 2 jenis Shape yaitu

A. Shape 1 Dimensi.

Merupakan jenis shape yang memiliki ujung atau titik awal dan titik akhir. B. Shape 2 Dimensi

Merupakan shape yang terdiri dari beberapa shape 1- D yang disusun atau digambar membentuk suatu bagian ruang.

3.4.2Menggunakan Teks

(29)

3.4 Penanganan Telepon

Menurut Sedianingsih, Mustikawati, & Soetanto dalam (Badri, 2010) Telepon merupakan alat komunikasiuntuk meyampaikan dan menerima informasi dengan cepat dan bersifat komunkasi tidak langsung.karena antara komunikator dan komunikan tidak bertatap muka.

3.5.1 Hambatan Hubungan Telepon

Menurut Sedianingsih, Mustikawati, & Soetanto dalam (Badri, 2010) hambatan bertelepon bisa dijumpai pada saat melakukan hubungan telepon. Hambatan hubungan telepon dapat dibedakan menjadi 2 macam:

1. Hambatan Kondisi Lingkungan

Hambatan kondisi lingkungan seperti suasanan kerja yang gaduh, suara orang-orang disekitar kita yang bergurau dan bercanda, seorang-orang menginterupsi minta bantuan karena situasi yang mendesak.

2. Hambatan Bahasa

Hubungan telepon akan terhambat apabila bahasa yang digunakan tidak di-mengerti, baik menelepon menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah. Untuk mengatasi Hambatan Bahasa, sebaiknya kita harus mengembangkan kemampuan bahasa dan istiah yang umum dipakai di dunia bisnis.

3.5.2Hal-Hal yang harus dihindari Dalam Bertelepon

Menurut Sedianingsih, Mustikawati, & Soetanto, 2010 dalam (Badri, 2010) hal yang harus dihindari dalam komunikasi melalui telepon adalah:

(30)

2. Berbicara dengan orag lain selagi berbicara di telepon. 3. Berbicara sambil makan sesuau atau mengunyah permen. 4. Berbicara terlalu banyak basa-basi.

5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. 6. Berbicara dengan nada memerintah.

7. Penelepon dibiarkan menunggu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi music yang didengarkan.

8. Penelepon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. 9. Nada dan Intonasi terkesan malas.

10.Lupa menyampaikan pesan kepada orang yang dituju penelepon.

3.6 Manajemen Kearsipan.

Menurut (Dewi, 2011) Kearsipan merupakan aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan arsip atau administrasi arsip. Bahwa keasipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis. menyim-pan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

3.6.1 Fungsi Arsip

(31)

a. Alat Penyimpanan Warkat.

b. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyeleng-garakan system sentralisasi.

c. Alat Bantu pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan. d. Alat perekam perjalanan Dinas.

e. Mengefektifkan dan Mengefisiensikan pekerjaan.

f. Alat untuk memecahkan masalah yang dihadapi organisasi.

g. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data.

3.6.2 Pengelolaan Arsip.

Menurut (Dewi, 2011) beberapa tahap pengelolaan arsip yaitu: A. Memasukan Dokumen (Input)

Menurut (Dewi, 2011) Memasukkan Dokumen (Input) merupakan proses memasukan kata tangkap dan file arsip elektronik dalam aplikasi. Dalam proses ini terdapat beberapa

hal yang harus diperhatikan, yaitu;

1. Penentuan kategori Arsip. Penentuan kategori arsip perlu dilakukan untuk mem-bedakan arsip masuk dan arsip keluar. Arsip masuk adalah arsip yang diterima oleh organisasi dan pihak lain, termasuk dari karyawan sebagai pribadi. Sedangkan arsip keluar adalah semua arsip yang dibuat oleh organisasi dan ditujukan kepada pihak lain, termasuk karyawan sebagai pribadi.

2. Penentuan Kata tangkap (Caption). Penentuan kata tangkap merupakan langkah

pent-ing dalam proses pengelolaan arsip elektronik. Dalam proses ini, administrator akan

(32)

Tujuan pemberian kata tangkap adalah untuk pencarian kembali arsip tersebut.

Be-berapa kata tangkap yang bisa digunakan adalah:

a. Nama lembaga atau nama orang. Untuk arsip masuk, nama organisasi dijadikan dasar penamaan arsip. Sedangkan untuk arsip yang berasal dan perorangan, Nama orang (pengirim) dipakai sebagai dasar penamaan arsip. Teknik penen-tuan kata tangkap ini bisa menggunakan teknik mengindeks.

b. Lokasi. Kata tangkap yang bisa digunakan adalah Nama wilayah atau lokasi dan

mana atau kemana arsip tersebut diterima atau dikirimkan. Untuk arsip kategori

masuk, namaKota pengirim arsip digunakan sebagai kata tangkap. Sedangkan

un-tuk arsip kategori keluar, nama kota pihak yang dikirimi sebagai kata tangkap.

c. Klasifikasi Arsip Elektronik. Sama halnya dalam pengelolaan arsip secara

konven-sional,klasifikasi arsip harus dimiliki oleh setiap organisasi. Klasifikasi merupakan

kategori subyek atau perihal tentang arsip.

3. Penentuan Sifat Arsip Elektronik. Penentuan sifat arsip ini digunakan untuk

pertim-bangan keamanan dan kerahasiaan arsip elektronik. Dalam praktiknya tidak semua

arsip boleh díakses oleh semua user. Terdapat beberapa jenis arsip yang mungkin

hanya boleh diakses oleh user tertentu. Misalnya untuk jenis Rahasia hanya boleh

di-akses oleh level manajer. Jenis arsip Konfidensial, hanya boleh didi-akses oleh level

ter-tentu. Jenis arsip Biasa, boleh diakses oleh semua user, dan Jenis Privat, hanya boleh

diakses secara individual.

4. Penentuan Masa Simpan Arsip Elektronik (Masa Retensi). Tidak Semua arsip

el-ektronik harus disimpan untuk selamanya dalam aplikasi arsip elel-ektronik. Hal ini

dil-akukan untuk pertimbangan efisiensi media penyimpanan arsip elektronik.

5. Unggah File. Merupakan media yang terdapat dalam aplikasi yang berfungsi untuk

(33)

diunggah dapat disesuaikan dengan kebutuhan, bisa dalam format pdf (portable

doc-ument format), atau format yang lain.

B. Distribusi Dokumen

Menurut (Dewi, 2011) setelah daftar arsip ditemukan oleh pengguna, pengguna bisa memilih arsip yang diperlukan. Kemudian arsip tersebut bisa gunakan atau didistribusikan sesuai kebutuhan. Ada beberapa kemungkinan langkah pengguna setelah menemukan file arsip elektronik, yaitu;

1. Membaca. Pengguna hanya membuka file dan membaca arsip di monitor komputer. Dengan demikian aplikasi harus menyediakan aplikasi pembaca sesuai format yang digunakan. Misalnya pdf reader, atau flashreader, atau yang lain.

2. Cetak. Kemungkinan kedua adalah pengguna akan mencetak arsip yang ditemukan melalui mesin pencetak (printer). Oleh kerena ini aplikasi kearsipan harus menye-diakan fasilitas cetak.

3. Simpan. Kemungkinan ketiga adalah pengguna akan menyimpan file arsip el-ektronik yang ditemukan dalam komputer atau media lain, misalnya flashdisk, memorycard, atau yang lain.

4. Kirim. Kemungkinan keempat adalah pengguna akan mengirimkan file arsip el-ektronik yang telah ditemukan melalui jaringan internet atau surat elel-ektronik (email).

3.7 Kesekretariatan dan Sekretaris

(34)

lancer. Sekretaris adalah Seseorang yang membantu pimpinan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi yang akan menunjang kegiatan manajerial seseorang pimpinan.

3.7.1 Kedudukan dan Peran Sekretaris.

Menurut Dewi dalam (Sukoco, 2010) sekretaris dibutuhkan organisasi untuk membantu urusan dan kedinasan atau melaksanakan fungsi perkantoran agar pimpinan bisa berkonsektrasi melaksanakan tugas manajerialnya dengan baik. Oleh sebab itu, ada beberapa peran sekretaris, antara lain:

a. Penjaga/beranda perusahaan

Dalam menerima tamu, harus menyeleksi siapa yang bisa masuk dan tidak bisa ber-temu dengan pimpinan sehingga harus bisa mengatur jadwal janji tamu.

b. Filter dan pengelola informasi

Jika ada surat masuk harus dicatat, diolah dan disimpan sehingga memudahkan penemuannya kembali bila dibutuhkan.

c. Asisten pribadi atau tangan kanan pimpinan

Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari bahkan di banyak kesem-patan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.

d. Pemegang rahasia

Sekretaris harus bisa menyimpan informasi yang tidak boleh diteruskan kepada yang tidak berhak.

(35)

3.7.2 Tugas Sekretaris

Menurut Soetanto dalam (Sukoco, 2010) pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi dalam lima bagian

1. Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dari pimpinan, menangani surat masuk dan surat keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.

2. Tugas resepsionis yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, men-catat janji-janji untuk pimpinan, memberi masukan, dan menyusun prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.

3. Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pribadi pimpinan, membayar-kan rekening-rekening pembayaran, pajak dan sumbangan, dan menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari pimpinan

4. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat kantor pimpinan beserta mengurus undangannya, menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi atas nama pimpinan.

5. Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, mewakili pimpinan ke beberapa acara pimpinan jika pimpinan berhalangan hadir.

Pada Dasarnya Tugas Sekretaris dapat di Kelompokkan Menjadi:

(36)

a. Menangani surat masuk untuk pimpinan. b. Korespondensi.

c. Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan. d. Menerima telepon dan menelepon.

e. Menyusun, menepatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan. f. Mengatur jadwal kegiatan atau agenda pimpinan agar selalu tepat.

g. Pengaturan dan kerapian ruangan kantor. h. Menyiapkan pembuatan laporan.

i. Mengelola kas kecil (petty cash)

2. Tugas insidental atau berdasarkan instruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas insidental ini antara lain:

a. Mempersiapkan rapat.

b. Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan. c. Menyusun makalah atau pidato.

d. Mengurus dokumen bank, asuransi dan pajak. e. Menyusun surat - surat yang bersifat rahasia. f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan.

g. Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang terkait dengan peerusahaan. h. Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari atasan.

(37)

dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pim-pinan dan wewenang yang diberikn pimpim-pinan. Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi:

a. Membuat perencanaan kerja. b. Mempelajari pengetahuan bank.

c. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil. d. Efisiensi kerja.

e. Pemantapan dan pengembangan diri sekretaris.

f. Mempersiapkan perabotan kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris.

g. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio-visual aids. h. Memahami peraturan atau keadaan organisasi tempat bekerja.

Beberapa contoh Tugas Kreatif:

1. Mengirim bunga atau surat ucapan untuk pihak eksternal atau internal perus-ahaan.

2. Membuat kliping berita atau artikel yang dibutuhkan perusahaan. 3. Membuat perencanaan kerjanya sendiri.

4. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya perusahaan. 5. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, seminar,

(38)

33 BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Metode Pelaksanaan

Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama 140 (seratus empat puluh) hari. Dalam kurun waktu 4 (empat) bulan 20 (dua puluh) hari, Program Proyek Akhir yang dilaksanakan pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang pelaksanaan pada:

Tanggal : 3 Agustus – 23 Desember 2015

Tempat : Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

Peserta : Aryan Pranata Putra NIM : 12.39015.0011

Karena penulis masih mempunyai jadwal Perkuliahan maka pelaksanaan Proyek Akhir, waktunya menjadi bertambah. Pertambahan waktu sesuai dengan jumlah waktu perkuliahan.

(39)

Tabel 4. 1 Peran Sekretaris Pada Program Studi Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya

No Kegiatan/Pekerjaan

1. Mengoperasikan Perangakat Pada Program Sudi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

2. Menyiapkan Laboratorium pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantor-an dPerkantor-an kesekretariatPerkantor-an Stikom Surabaya.

3. Menyiapkan Administrasi pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

4 Pengelolaan Arsip pada Program Studi D3 Komputersasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

4.2 Metode Penulisan

Metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan laporan Proyek Akhir pa-da Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran pa-dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah:

a. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

b. Wawancara, yaitu dengan mengadakan Tanya jawab dengan pembimbing pada tempat pelaksanaan Proyek Akhir yaitu pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. c. Studi Literatur atau Studi Pustaka yaitu dengan mencari dan membaca literature

(40)

d. Penyusunan Laporan, yaitu setelah melakukan kegiatan Proyek Akhir, langkah-langkah berikutnya adalah meyusun laporan Proyek Akhir yang menjadi prasyarat dalam penyelesaian masa studi.

e. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil dari Proyek Akhir yang telah dilakukan.

4.3 Mengoperasikan Perangkat Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

Peran Sekretaris Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya harus bisa untuk mengoperasikan perangkat pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya. Berikut Perangkat Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

4.3.1 Mengoperasikan Telepon

Menangani Telepon pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, merupakan pekerjaan rutin seorang sekretaris. Maka dari itu seorang sekretaris juga harus mampu untuk menangani Telepon.

Hal-Hal yang harus diperhatikan saat akan merima telepon pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekreratriatan Stikom Surabaya:

a. Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal penting bila diperlukan.

(41)

c. Berilah salam terlebih dulu sesuai waktu yang ditentukan kepada penelepon kemudian sebutkan identitas organisasi tempat bekerja Anda, penyampaian salam dengan suara jelas. Misalkan: “Selamat pagi dengan ruang Program Studi D3 KPK,, Ada yang bisa dibantu?”

d. Tanyakan dengan siapa kita bertelepon dengan jelas. Misalkan:”Mohon maaf dengan siapa saya berbicara.”

e. Bila penelepon ingin berbicara dengan pimpinan atau orang disekitar kita, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar agar di panggilkan lebih dulu. Jika pimpian atau orang disekitar kita tidak ada, kita dapat menginformasikan keberadaan pimpinan. Misalkan: “Mohon maaf, beliau sedang tidak ada diruangan, apakah ada pesan yang harus disampaikan.”

f. Jika ada telepon salah sambung, katakan Mohon maaf, dan beri penjelasan kalau dia salah sambung. Misalkan: ”Mohon maaf, Anda salah sambung. Disini Ruang Program Studi D3 KPK.”

Hal-Hal yang harus diperhatikan saat akan ingin menelpon seseorang di bagian Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekreratriatan Stikom Surabaya: a. Saat ingin menelepon Siapkan nomor telepon yang ingin dihubungi. Misalkan

(224) AU.

b. Sediakan buku dan alat tulis untuk mencatat hasil percakapan bila diperlukan. c. Setelah telepon tersambung pastikan dengan siapa ingin berbicara, sebelum

disampaikan maksud dan tujuan.

(42)

e. Ucapkan dengan jelas tujuan ingin menelepon.

f. Berikan selalu kesan yang ramah dan ucapkan salam penutup.

Telepon di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat menerima telepon dari dalam organisasi maupun luar organisasi telepon ini juga dapat menelepon keluar perusahaan. Sedangkan untuk menyambungkan ke telepon yang lain hanya tinggal menekan Daftar Ext dan IP Phone yang dituju. Berikut telepon meja yang ada di bagian Tata Usaha dapat dilihat pada Gambar 4.1

g.

Fungsi Daftar Ext dan IP Phone berguna untuk komunikasi antar ruangan ke ruangan yang lain Berikut Daftar Ext dan IP pada Program Studi D3 Komput-erisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya dapat dilihat pada Gambar 4.2

(43)

h.

Peranan Sekretaris Pada Program Studi D3 Komputeriasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya harus mampu mengoperasikan Mesin printer. Print-er merupakan sebuah alat yang dipakai untuk mencetak tampilan layar monitor ke ker-tas. Sehingga Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya diwajibkan bisa untuk mengoperasikan printer dengan sebaik-baiknya. Berikut mesin printer dapat dilihat pada Gambar 4.3

(44)

4.3.3 Mengoperasikan Mesin Foto Copy

Peran Sekretaris Pada Program Studi D3 Komputeriasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya harus mampu mengoperasikan Mesin Foto Copy.

Mesin Foto Copy merupakan sebuah alat seperti untuk menggandakan salinan kertas. Sehingga Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya diwajibkan bisa untuk mengoperasikan Foto Copy dengan sebaik-baiknya. Berikut mesin Foto Copy dapat dilihat pada Gambar 4.4

Gambar 4. 4 Mesin Foto Copy

4.3.4 Mengoperasikan Mesin Scanner.

Peran Sekretaris Pada Program Studi D3 Komputeriasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya harus mampu mengoperasikan Mesin Scanner. Me-sin Scannaer merupakan sebuah sebuah alat yang berfungsi untuk menyalin gambar atau Teks yang kemudian di Simpan pada Memory Komputer. Sehingga Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya diwajibkan bisa untuk mengoperasikan Scanner dengan sebaik-baiknya. Berikut mesin

(45)

Gambar 4. 5 Mesin Scanner

4.3.5 Mengoperasikan Mesin Penghancur Kertas

Peran Sekretaris Pada Program Studi D3 Komputeriasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya harus mampu mengoperasikan Mesin Scanner. Me-sin Scannaer merupakan sebuah sebuah alat mekanis yang digunakan untuk memotong kertas menjadi potongan tipis atau partikel halus. Sehingga Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya diwajibkan bisa

un-tuk mengoperasikan Mesin Penghancur Kertas dengan sebaik-baiknya. Berikut mesin Penghancur Kertas dapat dilihat pada Gambar 4.6

(46)

4.4 Menyiapkan Laboratorium Bahasa pada Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

Peran Sekretaris Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya juga wajib untuk Menyiapkan Laboratorium Bahasa D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan yang juga merupakan salah satu tempat untuk mengadakan perkuliahan pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya. Untuk itu sebelum perkuliahan dimulai, Laboratorium Bahasa pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya harus disiapkan, dengan Memeriksa Peralatan Pada Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dan Melakukan Pembuatan Pengelolaan Informasi untuk Laboratorium Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.

4.4.1 Memeriksa Perlengkapan Komputer Pada Laboratorium Bahasa Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

(47)

4.4.2 Melakukan Pembuatan Poster Informasi untuk Laboratorium Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.

Tahap selanjutnya setelah Memeriksa Laboratorium Bahasa Prodi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan adalah Pembuatan Poster Pengumuman di Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya, Yaitu Pembuatan Poster Informasi Dilarang Memindah Peralatan Tanpa Sepengetahuan dari Petugas Pada Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya, Alur Peminjaman Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya dan Denah Jaringan Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

1. Poster Informasi Dilarang Memindah Peralatan Tanpa Sepengetahuan dari Petugas. Tujuan Pembuatan Informasi Tersebut agar Pada Perlengkapan Pada Laborato-rium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya tidak cepat rusak maupun hilang.

Untuk pembuatan Informasi Dialarang Memindah Peralatan Tanpa Sepengetahuan dari petugas dengan menggunakan tampilan WordArt dari Microsoft Word 2007. Karena dengan tampilan Word Art bisa membentuk tulisan agar menjadi menarik.

Desain Poster Informasi Dilarang Memindah Peralatan Tanpa Sepengetahuan dari Petugas dilakukan dengan WortArt Microsoft Word 2010:

1. Klik Insert lalu Pilih Wort Art:

(48)

Gambar 4. 7 Fill - Red. Accent 2, Warm Matte Bevel b. Collored Outline Red Acccent 2.

Gambar 4. 8 Collored Outline Red Accent 2

(49)

Gambar 4. 9 Hasil Pembuatan Poster Dilarang Memindah Peralatan Pada Laboratori-um D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom

2. Poster Informasi Alur Peminjaman Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

Tujuan Pembuatan Informasi tersebut agar Mahasiswa Pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat Meminjam Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan untuk menunjang kegiatan Mahasiswa Pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

(50)

1. Buka Microsoft Visio Lalu Pilih Work Flow Diagram Metric.

Gambar 4. 10 Microsoft Visio 2013 2. Design dan Background yang ingin dibuat.

Gambar 4. 11 Design dan Diagram FlowChart 3. Shape diagram flowchart WorkFlow yang digunakan pada poster.

(51)

4. Menambahkan Text di Diagram FlowChart yang ingin dibuat.

5. Picture.

Gambar 4. 13 Text Box

(52)

Poster Alur Peminjaman Lab Perkantoran D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

(53)

3. Poster Denah Program Jaringan Laboratorium Bahasa D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

Untuk pembuatan Poster Denah Program Jaringan Laboratorium Bahasa D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya. dengan menggunakan tampilan diagram FlowChart dari Microsoft Visio 2010. Karena dengan Diagram Flowchat Microsoft Visio bisa menggambarkan Denah Pro-gram Jaringan Laboratorium Bahasa D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya. Desain Poster Denah Program Jaringan La-boratorium Bahasa D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya:

1. Buka Microsoft Visio Lalu Pilih Home Plan (US units).

(54)

2. Design dan Background yang ingin dibuat.

Gambar 4. 17 Design dan Diagram FlowChart 3. Shape diagram yang digunakan pada poster.

Gambar 4. 18 Shape Diagram Visio

4. Menambahkan Text di Diagram FlowChart yang ingin dibuat.

(55)

5. Picture

Berikut Gambar Denah Program Jaringan Laboratorium Bahasa D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

(56)

Gambar 4. 21 Denah Program Jaringan Laboratorium Bahasa D3 Komputerisasi Per-kantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya

4.5 Menyiapkan Administrasi pada Laboratorium Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.

(57)

4.5.1 Dock Flow Alur Peminjaman Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

Berikut Document Flow Alur Peminjaman Laboratorium D3 Komputerisasi Per-kantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

4.5.2 Form Peminjaman Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.

Form Peminjaman Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya merupakan salah satu syarat utama untuk bisa meminjam laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom

(58)

Surabaya, Yang terdiri dari Lab Table Menner, Lab perkantoran, Lab Kepribadian dan Lab Bahasa.

Untuk Pembuatan Form Peminjaman Laboratorium Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya dibuat dengan

menggunakan Microsoft Word 2013.

Desain Form Peminjaman Laboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.

1. Insert Table.

(59)

2. Design Table.

Gambar 4. 24 Design Table 3. Shape Table

4. Picture

Berikut Bentuk Jadi Form Peminjaman Laboratorium Program Studi D3 Komputerisai Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya

Gambar 4. 25 Shape

(60)

4.5.3 Hasil memeriksa Perlengkapan Komputer Pada Laboratorium Bahasa Pro-gram Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretaritan Stikom Su-rabaya.

Setelah melakukan pemerikasaan bersama teknisi, maka dibuatlah laporan hasil pemeriksaan perlatan Labi=oratorium Bahasa. Berikut hasil pemeriksaan tersebut, dapat dilihat pada table 4.2.

Tabel 4. 2 Hasil memeriksa Peralatan Pada Laboratorium Bahasa Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretaritan Stikom Surabaya.

No Komputer Nama Barang Kondisi

1

Monitor Type LG Bisa

(SIMX) Intel ( R ) CORE ( TM )i3-3240

CPU@3240 CPU @340GHz 340GHz Bisa

Mouse Type Logitech Bisa

Keyboard Type Logitech Bisa

Headsite Type Philips Bisa

2

Monitor Type DELL Bisa

(SIMX) Intel ( R ) CORE ( TM )i3-3240

Mouse Type DELL Bisa

Keyboard Type DELL Bisa

(61)

3

(DELL)Intel ( R ) CORE ( TM )2 Duo CPU

E7500 @2.93GHz 293 GHz Bisa

4

5

6

Headsite Philiph Bisa

7

8

Headsite Philiph Baru

9

(SIMX)Intel ( R ) CORE ( TM )i3-3240

Headsite Type Philiph Baru

10

(62)

Headsite Type Philiph Bisa

11

Monitor Type LG Baru

Headsite Type Somic Tidak Bisa

12

Headsite Philiph Baru

13

Monitor Type LG Baru

Headsite Type Philiph Baru

14

Monitor LG Bisa

15

Monitor LG Bisa

(SIM)Intel ( R ) CORE ( TM )i3-3240 CPU@3240

CPU @340GHz 340GHz Bisa

Keyboard Logitech Bisa

Headsite Tidak Bisa

Keyboard Type Logitech Tidak Ada

Headsite Somic Tidak Bisa

(63)

No Komputer Nama Barang Kondisi (DELL)Intel ( R ) CORE ( TM )2 Duo CPU

Mouse Tidak Ada

19

Monitor LG Bisa

Mouse Tidak Ada

20

Monitor Bisa

Mouse Tidak Ada

Headsite Tidak Ada

4.6 Pengelolaan Arsip Form Peminjaman Laboratorium pada Program Studi D3 Komputersasi Perkantoran dan Kesekretariatan

Pengelolaan Arsip Form pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya pada dilakukan oleh Sekretaris Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

4.6.1 Melakukan Pengarsipan Berkas Form Peminjaman Laboratorium pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

(64)

Stikom Surabaya dan Selanjutrnya akan diisi oleh mahasiswa tersebut dan diserahkan kepada Ketua Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Keseretariatan untuk ditandatangani dan selanjutnya di Foto Copy 2 kali dan diserahkan ke bagian Admin-istrasi Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya untuk dilakukan pengarsipan secara manual. Dokumen Form Peminjaman Laboratorium pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya kemudian dimasukkan pada map ber-dasarkan Jenis Kegiatan Tersebut.

Berikut Gambar Map Dokumen Form Peminjaman Laboratorium D3

.Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya

(65)

4.6.2 Fungsi Arsip Document Form Peminjaman Laboratorium D3 Komput-erisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

1. Alat Penyimpanan Warkat Form Peminjaman Pada Laboratorium D3 Komput-erisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

2. Alat Bantu Pimpinan dalam Mengambil Keputusan untuk memperbolehkan Mahasiswa Meminjam Laboratorium Program Studi D3 Komputerisasi Per-kantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

4.6.3 Pengelolaan Arsip Form Peminjaman Laboratorium D3 Komputerissi Per-kantoran dan Kesekretariatan

Proses Memasukkan Dokumen Form Peminjaman LLaboratorium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya sebagai berikut: A. Penentuan Kategori Arsip.

Berikut Gambar Arsip Dokumen Form Peminjaman pada Laboratorium Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya.

(66)

B. Penentuan Kata Tangkap

(67)

62

BAB V KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya maka Menyiapkan Laboratori-um dan Administrasi Pada Program Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Lesekretariatan sebagai berikut:

1. Menyiapkan Laboratorium Bahasa D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya dilakukan oleh Ketua, Sekretaris Pro-gram Studi D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan dan Seorang Teknisi Stikom Surabaya. Dengan melakukan pembuatan Infor-masi pada Laboratorium Bahasa D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya

2. Menyiapkan Pengelolaan Administrasi Arsip Form Peminjaman Laborato-rium D3 Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan Stikom Surabaya dengan berdasarkan Kata Tangkap Subjeck.

5.2 Saran

(68)

(69)

64

DAFTAR PUSTAKA

Dewi. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka.

Komputer, W. (2013). Microsoft Visio Untuk Desain, Diagram dan Flowchart.

Jakarta: Gramedia.

Sukoco, B.M (2010). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Jakarta: Erlangga

Yahya, K. (2010). A Buku Pintar Microsoft Word 2010. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Yahya, K. (2010). B Tip dan Trik Microsoft Excel 2010. Jakarta: Elex Media Komputindo.