PERANAN KESEKRETARIATAN DALAM
MENDUKUNG ADMINISTRASI DAN OPERASIONAL
KEGIATAN DI BAGIAN KEMAHASISWAAN
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA
STIKOM SURABAYA
PROYEK AKHIR
Program Studi
DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
Oleh:
NIKEN REVALASHA
12390150001
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
ix
x 2.2.4 Fungsi Bagian Kemahasiswaan………18 2.2.5 Bentuk Kegiatan Kemahasiswaan………19
2.2.6 Struktur Organisasi Kemahasiswaan………19
2.2.7 Lokasi, Tempat dan Waktu Kerja Praktek………...21 BAB III LANDASAN TEORI………24 3.1 Sekretaris………..24 3.3.1 Macam-Macam Sekretaris Sesuai Kedudukan Wewenang Dan Tanggung Jawab………...25
3.1.2 Peran Sekretaris Sebagai Pembantu Pimpinan…………25 3.1.3 Manajemen Waktu Dalam Sekretaris………...26
3.1.4 Kepribadian Sekretaris Profesional………..27
3.1.5 Pola Pikiran dan Perilaku Sekretaris Profesional……….29
3.1.6 Penampilan Sekretaris………..29
3.1.7 Langkah-Langkah Sekretaris Dalam Meningkatkan Karir………..30
3.1.8 Jenis Jabatan Sekretaris………30
3.1.9 Tugas Sekretaris………...30
xi
3.2 Sekretariat... 34
3.2.1 Fungsi Sekretariat……….35 3.2.2 Tujuan dan Fungsi Administrasi Kesekretariatan………36
3.2.3 Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpinan…….37
3.2.4 Ruang Lingkup Kegiatan Kesekretariatan………...38
3.2.5 Pengelolaan Kesekretariatan………38 3.3 Telepon……….39
3.3.1 Macam-Macam Pesawat Telepon……….39
3.3.2 Hubungan Telepon………...40
3.3.3 Hambatan Hubungan Telepon………..41
3.3.4 Hambatan Bersifat Teknis………41
3.3.5 Hambatan Kondisi Lingkungan………42
3.3.6 Hambatan Bahasa……….42
3.4 Bertelepon………...42
3.4.1 Hal-Hal yang Harus Dihindari dalam Bertelepon………43
3.4.2 Kesalahpahaman dalam Bertelepon……….44
3.5 Menerima Tamu………...44 3.5.1 Tamu……….45
3.5.2 Jenis-Jenis Tamu………..46
3.5.3 Etika Menerima Tamu………..47
3.6 Kearsipan……….47
3.6.1 Siklus Hidup Arsip Manual………..50
3.6.2 Manajemen Arsip Berkelanjutan………..52
3.6.3 Peralatan Penyimpanan Arsip………..52
xii
3.6.5 Prosedur Penyimpanan Arsip………...54
3.7 Notulis………..55
3.7.1 Daftar Kebutuhan Notulis………55
3.7.2 Persyaratan. Menjadi Notulis………...56
3.7.3 Hak-Hak Notulis………..57
3.7.4 Hubungan Sekretaris dengan Notulis………...58
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ...59
4.1 Metode Pelaksanaan ... 59
4.2 Metode Penulisan ... 62
4.3 Peranan Kesekretariatan dalam Mendukung Administrasi dan Operasional Kegiatan di Bagian Kemahasiswaan………62
4.3.1 Melayani Mahasiswa dalam Kegiatan di Bagian Kemahasiswaan………63
4.3.2 Menangani Telepon………..87 4.3.3 Mengoperasikan Mesin Fotocopy………91
4.3.4 Mengoperasikan Mesin Scanner………..92
xiii
DAFTAR TABEL
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ...10
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. 12 Gambar 2.3 Bagian Kemahasiswaan...13
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan ...20
Gambar 2.5 Denah Ruang Bagian Kemahasiswaan ...22
Gambar 3.1 Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpinan ...37
Gambar 3.2 Klasifikasi Arsip ...48
Gambar 3.3 Model Siklus Hidup Dokumen...51
Gambar 3.5 Proses Integrasi Manajemen Arsip Elektronik ...52
Gambar 4.1 Agenda Kegiatan PKM ...64
Gambar 4.2 Pembagi Reviewer PKM GT 2015 ...65
Gambar 4.3 Formulir Pernilaian Proposal PKM GT ...66
Gambar 4.4 Daftar Nilai PKM GT 2015...67
Gambar 4.5 Rekapitulasi Hasil Penilaian Lomba PKM Tingkat Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ...68
Gambar 4.6 Dokumen Flow PKM Internal ...71
Gambar 4.7 Dokumen Flow PKM Eksternal ...72
Gambar 4.8 Program Kreativitas Mahasiswa...73
Gambar 4.9 Bidang PKM dan Muara Kegiatan ...74
Gambar 4.10 Proses Seleksi PKM di Tingkat Dikti...75
xv
Gambar 4.12 Dokumen Flow Perkuliahan Softskill ...78
Gambar 4.13 Website Kemahasiswaan ...79
Gambar 4.14 Pendaftaran Perkuliahan Softskill ...79
Gambar 4.15 Link Pendaftaran Peserta Perkuliahan Softskill...80
Gambar 4.16 Matakuliah Softskill ...81
Gambar 4.17 Saat Upacara Pembukaan Training of Trainer ...82
Gambar 4.18 Pengambilan Bendera Kelompok ...83
Gambar 4.19 Persiapan Baris Berbaris ...83
Gambar 4.20 Pemberian Materi OKK...84
Gambar 4.21 Diskusi Antara Kolega Yunior dan Kolega Senior ...85
Gambar 4.22 Mobilisasi Kolega Yunior ke Arena Prestasi Lantai 9 ...85
Gambar 4.23 Pemberian Materi Saat Kegiatan Perisan ...86
Gambar 4.24 Telepon Meja Bagian Kemahasiswaan ...90
Gambar 4.25 Daftar Ext dan IP-Phone...91
Gambar 4.26 Mesin Fotocopy ...92
Gambar 4.27 Mesin Scanner ...93
Gambar 4.28 Meja Bundar Bagian Kemahasiswaan...94
Gambar 4.29 Mengarsipan Kartu Asuransi Mahasiswa Berdasarkan Nomor ...95
Gambar 4.30 Kartu Asuransi disusun Rapi ...96
Gambar 4.31 Pemberian Label pada Kartu Asuransi Mahasiswa ...97
Gambar 4.32 Tanda Terima Kartu Asuransi Mahasiswa ...98
Gambar 4.33 Pemberian Label Tanda Terima Asuransi Mahasiswa FTI ...99
Gambar 4.34 Pemberian Label Tanda Terima Asuransi Mahasiswa FEB...100
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Surat Jawaban Permohonan Magang...107
Lampiran 2. Acuan Kerja Lengkap ...108
Lampiran 3. Kartu Bimbingan ...124
Lampiran 4. Meja Kepala Bagian Kemahasiswaan ...126
Lampiran 5. Meja Bagian Sie Administrasi dan Kesejahteraan Mahasiswa...127
Lampiran 6. Meja Bimbingan dan Konseling Mahasiswa ...128
Lampiran 7. Meja Mahasiswa Kerja Praktek ...129
Lampiran 8. Meja Sie Penalaran dan Sie Minat dan Bakat Mahasiswa ...130
Lampiran 9. Meja Bunda/Ruang Tamu Kemahasiswaan……….131
Lampiran 10. Komputer entry SSKM Mahasiswa………132
Lampiran 11. Rak Buku dan Lemari Penyimpanan Buku………...132
Lampiran 12. Telepon Meja Bagian Kemahasiswaan………..133
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sebagian besar waktu kerja sekretaris dalam melaksanakan tugas kesehariannya adalah melakukan komunikasi, melayani, menerima tamu, berhubungan atau bekerja sama dengan pimpinan, dosen/staf/karyawan dan banyak orang; baik itu pihak internal maupun eksternal institut. Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya merupakan suatu bagian yang berfungsi sebagai pusat pelayanan kegiatan dan pembinaan softskill mahasiswa, oleh karena itu harus memberikan kepuasan sehingga mampu
menampilkan citra profesi sekretaris yang baik dalam mendukung berbagai kegiatan khususnya di bagian Kemahasiswaan.
Sekretaris di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya menggunakan berbagai aplikasi seperti Microsoft Excel, Google Calendar dan stikomapps.stikom.edu (e-mail) yang menjadi sarana komunikasi
antara mahasiswa dan karyawan/dosen/staf. Aplikasi Google juga digunakan oleh sekretaris bagian Kemahasiswaan untuk pembuatan jadwal dan menerima email masuk/keluar, e-mail tersebut disinkronkan dengan e-mail Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
2
engan adanya pengetahuan mahasiswa tentang Microsoft Excel dan Google Calendar, diharapkan pengguna Microsoft Excel dan Google Calendar dapat
memanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
Peranan seorang sekretaris sangat dibutuhkan di suatu institusi karena sangat berhubungan dengan pekerjaan seperti: menerima tamu, melayani mahasiswa, menangani telepon, kearsipan, sebagai notulis dalam rapat dan keterlibatan dalam kegiatan di bagian administrasi. Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mengambil judul Peranan Kesekretariatan Dalam Mendukung Administrasi dan Operasional Kegiatan di Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka dirumuskan masalah yaitu: Bagaimana peranan kesekretariatan dalam mendukung administrasi dan operasional kegiatan di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada laporan Proyek Akhir ini adalah hanya membahas mengenai peranan kesekretariatan yang meliputi:
a. Melayani mahasiswa dalam hal kegiatan-kegiatan di bagian Kemahasiswaan b. Menangani telepon
c. Menerima tamu
f. Notulis dalam kegiatan rapat (rapat bagian Kemahasiswaan)
1.4 Tujuan
Tujuan dari laporan Proyek Akhir ini yaitu memahami dan mengetahui peranan kesekretariatan dalam mendukung administrasi dan operasional kegiatan di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan laporan Proyek Akhir ini secara umum terbagi menjadi lima bab, yang terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok bahasan dalam penyusunan laporan Proyek Akhir ini.
Sistematika dalam penulisan laporan Proyek Akhir ini yaitu sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN
Membahas tentang latar belakang permasalahan dalam penulisan laporan Proyek Akhir yang dilaksanakan di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
4
BAB III LANDASAN TEORI
Membahas tentang landasan teori yang digunakan sebagai pendukung dalam menyelesaikan tugas selama kerja praktek hingga penyelesaian laporan Proyek Akhir yang didalamnya membahas tentang definisi, tujuan, peranan sekretaris dan Kesekretariatan serta membahas tentang bertelepon dan menerima telepon, menerima tamu, kearsipan dan notulen rapat.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Membahas tentang uraian kegiatan yang dikerjakan selama kerja praktek, masalah dan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi dan juga berisi tentang hasil dari kerja praktek serta pembahasan dikerjakan secara detail pada peranan kesekretariatan dalam mendukung administrasi dan operasional kegiatan di bagian Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
BAB V PENUTUP
Membahas tentang kesimpulan atau hasil akhir yang dilakukan oleh kesekretariatan di bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dan saran agar dapat dikembangkan dengan lebih baik dan bermanfaat bagi pembaca.
5 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Gambaran Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Pada bagian ini akan di jelaskan tentang sejarah berdirinya Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika Surabaya (AKIS), Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STMIK) STIKOM dan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, visi dan misi, struktur organisasi dan bagian-bagian atau unit kerja.
2.1.1 Sejarah
Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang atau pihak yang membutuhkan informasi.
6
terampil untuk mengelola informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.
Atas dasar pemikiran inilah maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti Sentosa. Ini ditetapkan berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983. Tokoh pendirinya pada saat itu adalah:
Kebutuhan akan informasi juga terus meningkat. Untuk menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STMIK STIKOM SURABAYA, singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik
Komputer Surabaya berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86, yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan DIII Manajemen Informatika. Di samping itu STMIK STIKOM SURABAYA juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II STMIK STIKOM SURABAYA. Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11 Desember 1987 oleh Gubernur Jawa Timur, Bapak Wahono pada saat itu. Sejarah singkat tentang Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Tabel 2.1:
Tabel 2.1 Tabel Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya http://www.stikom.edu/id/sejarah
3. 30 Maret 1986 AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya (STMIK STIKOM SURABAYA)
4. 1990 Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan / Perbankan
8
NO Tanggal Kejadian/Peristiwa
6. 1 November 1994 Membuka program studi DI Komputer Grafik Multimedia.
7. 12 Mei 1998 STMIK STIKOM SURABAYA membuka tiga
program pendidikan baru sekaligus, yaitu: 1. (DII Komputer Grafis Cetak)
2. (DIII) Komputer Sekertaris & Perkantoran Modern. menjadi program studi DII Multimedia.
9. 2 September 2003 Membuka Program Studi DIII Komputer Percetakan & Kemasan (Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak).
10. 3 Maret 2005 Membuka Program Studi Diploma III Komputer dengan Kekhususan Komputer Akuntansi
14. 2014 Berdasarkan Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan No 378/E/O/2014 tanggal 4 September 2014 maka STIKOM Surabaya resmi berubah bentuk menjadi Institut dengan nama Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
Program studi yang diselenggarakan oleh Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebagai berikut:
Fakultas Ekonomi dan Bisnis:
1. Program Studi S1 Akuntansi 2. Program Studi S1 Manajemen
3. Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan
Fakultas Teknologi dan Informatika: 1. Program Studi S1 Sistem Informasi 2. Program Studi S1 Sistem Komputer
3. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual
4. Program Studi S1 Desain Grafis
2.1.2 Visi dan Misi
Visi dari Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ialah menjadi perguruan tinggi yang berkualitas, unggul, dan terkenal. Sedangkan Misi dari Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya itu sendiri ialah sebagai berikut: a. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.
b. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. c. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.
d. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat. e. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
(http://www.stikom.edu/id/visi- misi)
2.1.3 Komitmen
Komitmen dari Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif ipteks sesuai bidang kajian dan kompetensi.
b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri dan profesional. c. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.
d. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif. e. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
f. Meningkatkan pemberdayaan ipteks bagi masyarakat. g. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
10
2.1.4 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat seperti pada Gambar 2.1 di bawah ini:
Gambar 2.1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
(http://www.stikom.edu/id/logo_stikom_baru)
2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah organisasi yang berada di bawah naungan Yayasan Putra Bhakti Sentosa. Pelaksanaan organisasi di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dipimpin oleh Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya di bantu oleh 3 (tiga) Wakil Rektor, dimana masing-masing Wakil Rektor bertanggung jawab terhadap bidang yang ada di bawahnya, yaitu:
a. Wakil Rektor I yang berkaitan dengan Bidang Akademik b. Wakil Rektor II yang berkaitan dengan Bidang Sumber Daya
2.1.6 Departemen / Unit
Dalam operasionalnya Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dibagi menjadi beberapa departemen bagian atau unit kerja. Masing-masing departemen akan bertanggungjawab terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu. Dengan demikian diharapkan kinerja seluruh karyawan dapat optimal. Departemen tersebut meliputi:
a. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu
b. Pusat Pengembangan Pendidikan dan Aktivitas (P3AI) c. Pusat Kerja Sama (PKS)
d. Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) e. Penerapan dan Pengembangan Informasi (PPTI) f. Perpustakaan
g. Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (AAK) h. Bagian Administrasi Umum (AU)
i. Bagian Kepegawaian
j. Bagian Public Relation dan Marketing (PRM) k. Bagian Keuangan
l. Bagian Kemahasiswaan
12
2.2 Gambaran Umum Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya Surabaya
Pada bagian ini akan di jelaskan tentang Bagian Kemahasiswaan, tugas dan tanggung jawab Staf-Staf di Bagian Kemahasiswaan, Visi dan Misi, Fungsi Bagian Kemahasiswaan, Bentuk Kegiatan, Struktur Organisasi, Lokasi, Tempat & Waktu Terlaksannya Kerja Praktek dan Denah Ruang Kemahasiswaan.
2.2.1 Bagian Kemahasiswaan
Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada gambar 2.3
Gambar 2.3 Bagian Kemahasiswaan
http://kemahasiswaan.stikom.edu/wp-content/uploads/2015/08/Kemahasiswaan-okk-2015.pdf
Unsur pelaksana teknis Bidang Kemahasiswaan
Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan
nonakademik
Dipimpin oleh Kepala Bagian bertanggungjawab kepada Wakil
Rektor III
14
2.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Staf-Staf di Bagian Kemahasiswaan
Institut Bisnis dan InformatikaStikom Surabaya
a. Kepala Bagian Kemahasiswaan
1. Mengoordinasikan penyusunan blue print pengembangan Bagian Kemahasiswaan dan road map pencapaiannya sesuai dengan Rencana Strategi (Renstra) Institut Bisnis dan Informatikas Stikom Surabaya yang meliputi model pengembangan kegiatan Kemahasiswaan dan Sumber Daya Manusia (SDM).
2. Menyusun dan melaksanakan rencana proker tahunan Bagian Kemahasiswaan sebagai pedoman kerja berdasarkan blue print dan road map Bagian Kemahasiswaan.
3. Menyusun dan mengendalikan anggaran tahunan Bagian Kemahasiswaan.
4. Mengoordinasi kegiatan pemilihan ketua Senat Mahasiswa dan ketua Dewan Mahasiswa.
5. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan kemahasiswaan.
6. Berkoordinasi dengan Ketua Program Studi dan Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan Softskill Mahasiswa (Perkuliahan softskill). 7. Mempersiapkan, melaksanakan dan melakukan penilaian kegiatan
Softskill mahasiswa.
9. Berkoordinasi dengan Ketua Program Studi berkaitan dengan pemilihan dan penetapan Kolega Dosen (KD).
10. Menyusun kepanitiaan dan jadwal Pendampingan Mahasiswa Berhasil (PMB) OKK, Perisan dan Kegiatan Terstruktur.
11. Merencanakan, menyelenggarakan dan mengevaluasi pelaksanaan PMB
b. Sie Pelayanan Administrasi dan Kesejahteraan Mahasiswa.
1. Melaksanakan pengelolaan beasiswa mulai publikasi, pendaftaran, proses administrasi ke KOPERTIS dan BANK sampai dengan pembayaran dan pemberian laporan pertanggungjawaban.
2. Melaksanakan pengelolaan asuransi bagi mahasiswa, seperti proses pengajuan asuransi, pembagian kartu asuransi, pengajuan klaim dan penyerahan dan aklaim asuransi kepada mahasiswa.
3. Melaksanakan pengelolaan data-data Kemahasiswaan (data prestasi, kegiatan mahasiswa, beasiswa)
4. Melaksanakan pengelolaan proposal, LPJ kegiatan mahasiswa (SEMA, DEMA, MENWA, KOPMA, UKM, UKK).
5. Melaksanakan pengelolaan laporan keuangan kegiatan yang ada di bawah lingkungan kemahasiswaan.
16
7. Memberikan pelayanan terbatas kepada segala aktifitas kegiatan mahasiswa seperti pemenuhan sarana prasarana kegiatan mahasiswa, konsultasi kegiatan UKM, SEMA dan DEMA.
8. Melakukan pengendalian (controlcrosceck) anggaran program kerja tahunan dengan rencana kegiatan di bagian Kemahasiswaan.
c. Sie Penalaran
1. Melaksanakan pengelolaan beasiswa mulai publikasi, pendaftaran, proses administrasi ke KOPERTIS dan BANK sampai dengan pembayaran dan pemberian laporan pertanggungjawaban.
2. Melaksanakan & mempersiapkan mahasiswa untuk mengikuti lomba-lomba Ilmiah.
3. Menyelenggarakan serta mengkoordinasikan dengan bagian terkait maupun mahasiswa mengenai pelaksanaan kegiatan ilmiah seperti Seminar Ilmiah, Sarasehan, Kuliah Tamu, Diklat dan Training yang berkaitan dengan bagian Kemahasiswaan.
4. Meningkatkan pemberdayaan akademis mahasiswa melalui kegiatan komunitas ilmiah mahasiswa.
5. Menumbuhkan minat mahasiswa untuk ikut aktif dalam semua kegiatan di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya termasuk kegiatan Program Kreativitas Mahasiswa (PKM).
d. Sie Bakat dan Minat Mahasiswa
1. Mengembangkan dan menyalurkan bakat dan minat mahasiswa melalui Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan kelompok interes atau komunitas yang ada di bawah bagian Kemahasiswaan.
2. Memotivasi mahasiswa agar berpartisipasi aktif mengikuti invitasi/kejuaraan/lomba-lomba yang diselenggaran Kopertis, Dikti maupun organisasi yang lain untuk meningkatkan prestasi mahasiswa. 3. Mempersiapkan dan memberdayakan mahasiswa agar mampu
mengikuti lomba maupun invitasi olahraga, kesenian dan budaya. 4. Menumbuhkan minat dan kesadaran mahasiswa untuk berprestasi
dalam kegiatan ekstrakurikuler, khususnya yang cabang lomba yang diselenggarakan Kopertis dan Dikti.
5. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan mahasiswa untuk berorganisasi dalam wadah DEMA, SEMA, UKM dan kepanitiaan lainnya serta melakukan tertib administrasi atau prosedur dan keuangan serta secara rutin memberikan laporan secara berkala kepada Kepala Bagian Kemahasiswaan.
e. Bimbingan dan Konseling
1. Menyelenggarakan operasional Bimbingan Konseling terhadap mahasiswa.
2. Administrasi Pelanggaran KTM dan penanganan.
3. Membantu dan mendukung semua Program Kerja Kemahasiswaan. 4. Membantu dan mendukung terkait dengan peningkatan prestasi
18
5. Memberikan saran dan masukan baik diminta ataupun tidak diminta yang terkait:
a. Pembentukan dan pembinaan attitude mahasiswa pada umumnya. b. Pencegahan terjadinya perilaku yang tidak produktif dari
mahasiswa sesuai dengan nilai dan norma Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
2.2.3 Visi dan Misi Bagian Kemahasiswaan
a. Visi
Meningkatkan softskills mahasiswa menuju Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang berkualitas, unggul dan terkenal. b. Misi
Memberikan pembinaan dan pelayanan kepada mahasiswa untuk mewujudkan atribut softskills yang sesuai dengan nilai dan budaya Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
2.2.4 Fungsi Bagian Kemahasiswaan
a. Melaksanakan kegiatan bersama mahasiswa dibidang pengabdian kepada masyarakat.
b. Menciptakan iklim pendidikan yang baik dalam kampus. c. Melaksanakan usaha peningkatan kesejahteraan mahasiswa. d. Melaksanakan orientasi dan pembinaan mahasiswa.
2.2.5 Bentuk Kegiatan Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
Berikut merupakan bentuk kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada Kemahasiswaan:
a. Training Of Trainer (TOT)
b. Orientasi Kehidupan dan Kampus (OKK) c. Program Kreatifitas Mahasiswa (PKM)
d. Perkuliahan Softskill (semester gasal dan genap) dengan 4 nilai kehidupan (Leardership, Managerialship, Achievement Netlife dan Enterpreneurship)
e. Pengembangan Diri dan Wawasan (Perisan) f. Kegiatan Terstruktur
g. Kegiatan SEMA, DEMA, UKM, KOPMA dan UKK h. Pelaksanann Lomba Ilmiah
i. Seminar Ilmiah j. Kuliah Tamu k. Diklat dan Training
2.2.6 Struktur Organisasi Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
20
Ganbar 2.4 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan
Nama staf Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya:
2.2.7 Lokasi, Tempat dan Waktu Terlaksanannya Kerja Praktek
Lokasi dan tempat:
Bagian Kemahasiswaan berada di lantai 2 Gedung Merah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk 98 Surabaya.
Berikut Denah Ruang Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat seperti pada gambar 2.5
Nama Jabatan
Nurhesti Esa Dwirini Kepala Bagian Kemahasiswaan Wawan Wahyudi Efendi Sie Penalaran Mahasiswa M. Risa Fahmi Sie Bakat dan Minat Mahasiswa Maria Valentina Irma P Sie Administrasi dan Kesejahteraan
Mahasiswa
22 Gambar 2.5 Denah Ruang Bagian Kemahasiswaan Instiut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Keterangan Denah Ruang Kemahasiswaan:
1. Kepala Bagian Kemahasiswaan : Nurhesti Esa Dwirini 2. Sie Penalaran Kemahasiswaan : Wawan Wahyudi Efendi 3. Sie Bakat dan Minat Kemahasiswaan : M. Risa Fahmi
4. Sie Administrasi dan : Maria Valentina Irma P Kesejahteraan Mahasiswa
24
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum”, yang berarti
rahasia dan “secrearium”, yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan
menyimpan rahasia. Dalam bahasa Inggris disebut “secretary” yang berasal dari
kata “secret” yang berarti rahasia.
Berbagai pendapat yang mendefinisikan sekretaris antara lain: 1. Menurut Webster’s New Words Dictionary dalam (Dewi, 2011)
a. Sekretaris adalah seseorang yang bertugas untuk mengarsip, mengurus surat-menyurat, dan tugas-tugas menulis lainnya untuk organisasi ataupun individu.
b. Sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggungjawab atas tugasnya. c. Sekretaris adalah pejabat yang memimpin departemen pemerintah. d. Sekretaris seperti meja tulis atau rak buku.
3.1.1 Macam-Macam Sekretaris Sesuai Kedudukan Wewenang Dan
Tanggung Jawab
Menurut (Dewi, 2011) sesuai kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya, sekretaris dibedakan dua macam yaitu:
a. Sekretaris Eksekutif (Executive Secretary)
Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer. Sekretaris ini memiliki pegawai atau bawahan umumnya untuk salah satu unit organisasi. Misalnya Sekretaris Jendral, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah.
b. Sekretaris Pribadi (Private Secretary)
Sekretaris untuk pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu dan tidak memiliki bawahan. Misalnya Sekretaris Manajer, Sekretaris Direktur, Sekretaris Artis.
3.1.2 Peran Sekretaris Sebagai Pembantu Pimpinan
Menurut (Dewi, 2011) sekretaris dibutuhkan organisasi untuk membantu urusan dan kedinasan atau melaksanakan fungsi perkantoran agar pimpinan bisa berkonsektrasi melaksanakan tugas manajerialnya dengan baik. Oleh sebab itu, ada beberapa peran sekretaris, antara lain:
a. Penjaga/beranda perusahaan
26
b. Filter dan pengelola informasi
Jika ada surat masuk harus dicatat, diolah dan disimpan sehingga memudahkan penemuannya kembali bila dibutuhkan.
c. Asisten pribadi atau tangan kanan pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari bahkan di banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.
d. Pemegang rahasia
Sekretaris harus bisa menyimpan informasi yang tidak boleh diteruskan kepada yang tidak berhak.
e. Penasihat untuk dimintai pendapatnya f. Penghubung atau humas
3.1.3 Manajemen Waktu Dalam Sekretaris
Dengan demikian, sekretaris harus mampu melakukan fungsi-fungsi manajemen waktu baik untuk dirinya sendiri dan pimpinan. Adapun penerapan fungsi- fungsi manajemennya antara lain:
a. Perencanaan
Fungsi manajemen yang mendasar dan utama yaitu perencanaan karena berkaitan dengan gambaran hal-hal ke depan yang harus dikerjakan demi mencapai tujuan yang diharapkan.
b. Pengorganisasian
Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berarti kegiatan mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisi kegiatan pimpinan dan mengelola waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan.
c. Pengkoordinasian
Pengkoordinasian merupakan fungsi manajemen waktu untuk menyelaraskan tugas pimpinan dengan sekreataris maupun pegawai lainnya sehingga tercapai pelaksanaan tugas yang efesien dan efektif. Dalam hal ini, sekretaris bekerjasama dengan berbagai pihak untuk kelancaran tugas pimpinan.
d. Pengawasan
Pengawasan terrhadap jadwal pimpinan berarti harus melihat kesesuaian jadwal kegiatan dengan yang telah direncanakan.
3.1.4 Kepribadian Sekretaris Profesional
agar mapu membawa dirinya dengan baik di hadapan pimpinan, rekan kerja dan pihak luar.
Kepribadian sekretaris dikembangkan dari berbagai segi, sebagai berikut:
a. Mengenal diri dengan baik
1. Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan tugas sekretaris.
2. Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri . 3. Menghilangkan kebiasaan buruk pada diri sendiri. 4. Terbuka dengan rekan kerja.
5. Tidak merusak diri dengan ketakutan yang tidak beralasan. b. Mau menerima kritik
1. Mintalah saran-saran dari orang lain.
2. Jangan bersikap reaktif terhadap kritik yang diterima c. Membentuk sikap positif
1. Ramah dalam menerima tamu meskipun tamu membuat jengkel sekretaris. 2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada
sekretaris.
3. Selalu mengoreksi hal-hal yang baru dikerjakan. 4. Mau belajar dari kesalahan yang diperbuatnya. 5. Bersikap terbuka.
3.1.5 Pola Pikiran dan Perilaku Sekretaris Profesional
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) pola pikiran sekretaris profesional yang senantiasa perlu dibangun dan dikembangkan adalah bersikap postif, berpikir konstruktif dan berpikir efektif. Sedangkan, perilaku sekretaris ditekankan pada cara bertingkah laku dalam melaksanakan tugas dan dalam menjalin relasi komunikasi dengan orang lain. Beberapa perilaku yang dapat dikembangkan pola bekerja yang efisien dan membangun hubungan baik dengan berbagai pihak.
3.1.6 Penampilan Sekretaris
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) penampilan Sekretaris Profesional menjadi point bagi sekretaris karena sekretaris berperan sebagai pintu gerbang bagi pimpinan di mana sekretaris menerima tamu-tamu pimpinan, mengikuti pimpinan dalam pertemuan-pertemuan. Sekretaris harus tampil excellence. Namun, tidak berarti sekretaris harus berpenampilan berlebihan. Sekretaris dapat berpenampilan biasa, namun memiliki daya tarik bagi orang lain. Kepribadian sekretaris yang profesional penting dibangun dan dikembangkan mampu membawa dirinya dengan baik dihadapan pimpinan, rekan kerja, dan pihak luar. Berikut ini hal-hal yang dapat dipakai untuk menilai penampilan seorang sekretaris, yaitu:
3.1.7 Langkah-Langkah Sekretaris Dalam Meningkatkan Karier
a. Belajar formal/informal melalui pendidikan dan pelatihan. b. Banyak membaca.
c. Bergaul dengan kaum profesional.
d. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. e. Mengemukakan ide positif dan bersikap positif.
3.1.8 Jenis Jabatan Sekretaris
Menurut Sedarmayanti dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek yaitu:
1. Berdasarkan luas lingkup tanggungjawab
a. Sekretaris Organisasi, seorang yang memimpin sekretariat dari suatu organisasi maupun instansi pemerintah.
b. Sekretaris Pribadi, seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas adminisrasi.
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja
a. Sekretaris Yunior, yaitu sekretaris yang baru bekerja sebagai sekretaris di suatu organisasi.
b. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang mempunyai kemampuan dan pengalaman yang memadai dalam kapasitasnya sebagai seorang sekretaris. 3. Berdasarkan spesialisasi
3.1.9 Tugas Sekretaris
1. Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dari pimpinan, menangani surat masuk dan surat keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin. 2. Tugas resepsionis yaitu menerima dan mnjawab telepon serta mencatat
pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. 3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberi masukan, dan menyusun
prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.
4. Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pribadi pimpinan, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak dan sumbangan, dan menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari pimpinan
5. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat kantor pimpinan beserta mengurus undangannya, menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi atas nama pimpinan.
6. Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, mewakili pimpinan ke beberapa acara pimpinan jika pimpinan berhalangan hadir.
pada Dasarnya Tugas Sekretaris dapat di Kelompokkan Menjadi:
1. Tugas rutin/operasional, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job descriptioon-nya. Tugas rutin ini mencakup :
a. Menangani surat masuk untuk pimpinan. b. Korespondensi.
d. Menerima telepon dan menelepon.
e. Menyusun, menepatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan. f. Mengatur jadwal kegiatan atau agenda pimpinan agar selalu tepat.
g. Pengaturan dan kerapian ruangan kantor. h. Menyiapkan pembuatan laporan.
i. Mengelola kas kecil (petty cash)
2. Tugas insidental atau berdasarkan instruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas insidental ini antara lain:
a. Mempersiapkan rapat.
b. Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan. c. Menyusun makalah atau pidato.
d. Mengurus dokumen bank, asuransi dan pajak. e. Menyusun surat - surat yang bersifat rahasia. f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan.
g. Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang terkait dengan peerusahaan. h. Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari atasan. 3. Tugas kreatif atau inisiatif. Tugas ini merupakan tugas yang termasuk rutin,
menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikn pimpinan. Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi:
a. Membuat perencanaan kerja. b. Mempelajari pengetahuan bank.
c. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil. d. Efisiensi kerja.
e. Pemantapan dan pengembangan diri sekretaris.
f. Mempersiapkan perabotan kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris.
g. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio-visual aids. h. Memahami peraturan atau keadaan organisasi tempat bekerja.
Beberapa contoh Tugas Kreatif:
1. Mengirim bunga atau surat ucapan untuk pihak eksternal atau internal perusahaan.
2. Membuat kliping berita atau artikel yang dibutuhkan perusahaan. 3. Membuat perencanaan kerjanya sendiri.
4. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya perusahaan.
3.1.10 Pengetahuan Untuk Sekretaris
Menurut (Bratawidjaja, 1996) seorang sekretaris perlu mengetahui kriteria umum untuk menetapkan pengembangan kematangan kepribadiannya antara lain:
1. Kemampuan untuk mengaktualisasikan dirinya agar bisa mandiri. 2. Kemampuan untuk melihat diri sendiri secara obyektif.
3. Memiliki pandangan hidup yang dapat membawa tindakan-tindakan ke suatu arah tertentu
4. Menghargai orang lain karena memiliki perasaan dasar untuk memberi perhatian kemanusiaan.
5. Memiliki humor yang filsafati.
3.2 Sekretariat
Menurut Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan, segenap urusan sekretaris, atau dapat berarti pula kepaniteraan.
Definisi sekretariat menurut para ahli dalam (Dewi, 2011) antara lain:
a. Webster’s New Words Dictionary
1. Sekretariat adalah kantor atau kedudukan sekretaris
2. Sekretariat adalah kantor atau tempat dimana sekretaris bekerja
3. Sekretariat adalah seorang staf atau departemen yang dipimpin sekretaris 4. Sekretariat adalah seorang staf atau kelompok sekretaris
b. Edward Conrad Smith & Arnold Jon Zucher
c. Jess Stein
Sekretariat adalah kantor atau pejabat yang dipercaya untuk melakukan pengarsipan dan tugas secretariat.
d. Funk & Wagnaiss
1. Sekretariat adalah posisi atau kedudukan sekretaris
2. Sekretariat adalah tempat dimana sekretaris melaksanakan trasaksi bisnis dan pemeliharaan maupun pengarsipan beberapa catatan penting
3. Sekretariat adalah keseluruhan staf sekretaris pada suatu kantor, khususnya departemen pemerintah yang dipimpin sekretaris
3.2.1 Fungsi Sekretariat
Menurut Sedarmayanti dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) fungsi Sekretariat adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lancar.
3.2.2 Tujuan dan Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Menurut Sedarmayanti dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) menjelaskan tujuan dan fungsi administrasi kesekretariatan yaitu:
a. Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Administrasi kesekretariatan mempunyai tujuan yaitu:
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pimpinan baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia institusi/organisasi.
3. Mengelola dan memelihara dokumentasi institusi atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksana manajemen (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling)
b. Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Sehubungan dengan hal tersebut di atas administrasi kesekretariatan mempunyai fungsi yaitu:
1. Menggandakan pencatatan dan semua kegiatan manajemen.
Hasil pencatatan harus dilakukan menurut sistem yang ditentukan, digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi. Pencatatan perlu dilakukan dengan tepat guna dan tepat waktu.
3.2.3 Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpina n
Hubungan kesekretariatan dengan kepemimpinan dapat dijelaskan dalam bentuk gambar 3.1
Gambar 3.1 Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpinan
Menurut Sedarmayanti dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010)
Kegiatan substantif adalah bidang tugas pokok yaitu tugas operasional organisai, sedangkan bidang administratif adalah bidang penunjang terhadap pelaksana tugas pokok dari pimpinan. Gambar 3.1 menunjukan bahwa kegiatan kesekretariatan dalam bidang administratif mendukung kelancaran operasional.
pada umumunya maupun tugas-tugas seorang pimpinan perusahaan pada khususnya dalam pencapaian tujuan organisasi atau institusi, terutama dalam rangka penyedia informasi untuk pengambilan keputusan.
Kepemimpinan (Kegiatan Substantif)
Kesekretariatan (Kegiatan Administratif)
3.2.4 Ruang Lingkup Kegiatan Kesekretariatan
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) pada umumnya kegiatan sekretariat yaitu:
a. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan.
b. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern (humas).
c. Menyelenggarakan kepanitiaan rapat.
d. Menyelenggrakan kegiatan yang sifatnya rahasia.
e. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.
f. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi.
3.2.5 Pengelolaan Kesekretariat
3.3 Telepon
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) telepon merupakan alat komunikasi untuk menerima dan menyampaikan informasi dengan cepat. Melalui telepon seseorang dapat menyampaikan maksudnya baik untuk kegiatan binis maupun nonbisnis dalam bentuk informasi kepada orang lain.
Menurut Ernawati dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) sekretaris dalam menjalankan tugasnya menelepon maupun menyampaikan pesan pimpinan, melalui telepon, tetap memakai etiket seperti halnya dalam menerima telepon masuk.
3.3.1 Macam-Macam Pesawat Telepon
Menurut Sedarmayanti dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) ditinjau dari peletakannya ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain:
a. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja. b. Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan pada dinding. c. Telepon mobil, kapal atau pesawat.
Sedangkan dari segi kapasitas peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya yaitu:
a. Satu jalur telepon (single line telephone), jenis telepon banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki fasilitas telepon di rumah.
b. Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), jenis telepon banyak digunakan pada organisasi-organisasi.
d. Telepon dengan pengeras suara (loudspeking telephone), yaitu telepon yang tidak perlu dipegang sewaktu bicara.
3.3.2 Hubungan Telepon
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) ditinjau dari segi jarak jangkauannya dapat dibagi menjadi tiga.
a. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada satu lingkup daerah tertentu, misal daerah Surabaya. Pada hubungan ini tidak perlu memutar kode area tempat yang dituju.
b. Hubungan Interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang jaraknya cukup jauh, misal antarkota atau antarprovinsi, namun tetap dalam satu negara. Misal, daerah Surabaya ingin mengadakan hubungan telepon ke Jakarta, maka harus memutar lebih dulu nomor 031 yaitu nomor kode wilayah Surabaya. Setelah itu diikuti nomor telepon yang dituju.
3.3.3 Hambatan Hubungan Telepon
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) berbagai hambatan bisa dijumpai saat melakukan hubungan telepon. Hambatan hubungan telepon dapat dibedakan menajdi 3 (tiga) macam yaitu: hambatan teknis, hambatan kondisi lingkungan kerja dan bahasa. Hambatan lainnya dalam bertelepon, seperti suara berisik tidak jelas, tidak mendengar nada sambung, suara tiba-tiba mengecil, saat memutar atau menekan nomor telepon tidak mendengar nada kontak dan suara hilang-timbul.
3.3.4 Hambatan yang Bersifat Teknis
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) hambatan yang bersifat teknis dapat dibedakan menjadi dua macam, hambatan karena kondisi fisik pesawat telepon dan hambatan karena kondisi fasilitas perlengkapan telepon yang tidak memadai.
a. Hambatan Kondisi Fisik Pesawat Telepon
Pesawat telepon yang rusak akan mengakibatkan hubungan telepon menjadi tidak lancar dan berita yang disampaikan menjadi tidak jelas. Untuk mengatasi hambatan sebaiknya pesawat telepon dilengkapi dengan facsimile. Nomor facsimile sama dengan nomor telepon. Facsimile tersebut akan disampaikan kepada pimpinan dan setelah mendapatkan penjelasan dan perintah pimpinan, sekretaris dapat segera memberi tahu pihak penelepon. b. Hambatan Karena Kondisi Fasilitas Perlengkapan Telepon yang Tidak
Memadai
mendukung kelancaran hubungan telepon, seperti: buku telepon, buku telepon umum dan buku telepon khusus.
3.3.5 Hambatan Kondisi Lingkungan
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) kondisi lingkungan adalah keadaan suasana kerja, seperti:
a. Suasana kerja yang gaduh
b. Suara-suara di sekitar terus bergurau dan bercanda
c. Seseorang yang menginterupsi, minta bantuan karena situasi mendesak.
Pada saat hubungan telepon berhenti karena melayani pembicaraan dengan orang lain, sebaiknya microphone ditutup agar pembicara tidak terdengar oleh penelepon.
3.3.6 Hambatan Bahasa
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati, & Soetanto, 2010) hubungan telepon akan terhambat apabila bahasa yang digunakan oleh penelepon tidak dimengerti, baik karena penelepon menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah lain, sebaiknya penelepon harus mengembangkan kemampuan bahasa dan istilah yang umum dipakai di dunia bahasa.
3.4 Bertelepon
tindakan antisipatif. Dengan demikian, telepon menjadi sarana mutlak guna mendukung efektif dan efisiensi kerja seorang sekretaris.
a. Pengertian hubungan telepon merupakan sarana komunikasi tidak langsung. Antara komunikan dan komunikator secara fisik tidak bertatap muka. b. Etika bertelepon
Etika dalam bertelepon harus memiliki suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, juga tidak bernada emosi. Hindari suara yang penuh rayuan atau bernada ringan.
3.4.1 Hal-Hal yang Harus Dihindari dalam Bertelepon
Menurut Ernawati dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) hal yang harus dihindari dalam komunikasi melalui telepon adalah:
a. Menggunakan bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon.
b. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. c. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. d. Berbicara terlalu banyak basa-basi.
e. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. f. Berbicara dengan nada memerintah.
g. Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang didengarkan.
h. Penelepon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. i. Nada dan intonasi terkesan malas.
3.4.2 Kesalahpahaman dalam Bertelepon
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) kesalahpahaman bisa terjadi karena beberapa hal, yaitu:
a. Pesan yang disampaikan melalui telepon tak terdengar atau kurang jelas, karena gangguan pada pesawat telepon.
b. Pesan yang disampaikan melalui telepon salah, kemungkinan salah terdengar atau penerima telepon salah menginterprestasikannya, karena tidak ditanyakan lebih lanjut oleh penerima telepon.
3.5 Menerima Tamu
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) menerima tamu merupakan salah satu pekerjaan yang tidak dapat dilepaskan dari tanggung jawab seorang sekretaris. Oleh karena itu, sekretaris profesional harus mengetahui dengan baik karaktek tamu-tamu yang datang. Lebih dari itu, seorang sekretaris juga dituntut kemampuannya mengorganisasikan tamu-tamu yang hadir, dengan menyinkronkannya dengan kegiatan pimpinan atau instansi atau institut secara keseluruh
Menurut Ernawati dalam (Sedianingsih, Mustikawati, & Soetanto, 2010) sekretaris harus mampu mempersiapkan diri agar dapat membantu pimpinan dalam menerima dan melayani tamu secara baik. Untuk itu perlu diperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu:
a. Berpenampilan rapi, sopan, dan segar b. Berperilaku sopan dan ramah
e. Menjadi pendengar yang baik f. Penuh semangat kerja
g. Menggunakan nada suara yang jelas h. Senang tiasa bersikap tenang
i. Tulus dalam melayani tamu
j. Jangan mengintrupsi pembicara tamu
Selain itu sekretaris juga harus mampu menghindari hal-hal seperti: a. Mengobrol terus-menerus
b. Melepas sepatu
c. Berbicara dan tertawa terlalu keras d. Menelepon berlama-lama
e. Mengadakan jual-beli barang pribadi
3.5.1 Tamu
Menurut (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) istilah “tamu” dalam kehidupan organisasi pada hakikatnya tidak berbeda dengan istilah “tamu” dalam kehidupan sehari-hari, kehidupan social atau kehidupan rumah tangga. Tamu dengan sekretaris sangat erat hubungannya. Sekretaris merupakan penjaga pintu gerbang bagi pimpinan. Sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dengan tamu yang datang.
Kata “tamu” dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dapat berarti orang
sebagai pribadi, yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingan kedinasan maupun kepentingan pribbadi.
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorang atau sekelompok orang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itu kepentingan dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain, termasuk kepentingan organisasi.
3.5.2 Jenis-Jenis Tamu
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) menerima tamu bagi sekretaris merupakan pekerjaan rutin yang dilakukan sekretaris hampir setiap hari dan tugas ini bukanlah tugas yang mudah karena kompetensi, kedewasaan dan kepribadian seorang sekretaris.
a. Tamu yang sudah mengadakan perjanjian terlebih dahulu. b. Tamu yang belum mengadakan perjanjian.
c. Tamu relasi pimpinan.
d. Tamu dari Instansi Pemerintah. e. Tamu pegawai sendiri.
f. Tamu yang ingin membeli barang. g. Tamu yang meminta sumbangan. h. Tamu yang menawarkan barang. i. Tamu dari Luar Negeri.
3.5.3 Etika Melayani Tamu
Menurut (Sumarto & Dwintara, 2000) dalam menerima tamu kita perlu memerhatikan etika dalam menerima tamu, yaitu tata karma. Berikut etika melayani tamu:
a. Bersikap sopan dan tenang terhadap tamu.
b. Bersikap ramah dan bersahabat terhadap setiap tamu yang datang tanpa memandang status sosial.
c. Usahakan tamu merasa senang, bila harus menunggu jangan sampai tamu merasakan suasana yang membosankan.
d. Menjaga penampilan (memberikan penampilan menarik), baik sikap maupun tutur kata.
e. Beri penjelasan yang memuaskan jika pimpinan tidak dapat menemui tamu. f. Jangan menolak tamu tanpa perintah pimpinan.
g. Hormatilah tamu dan ekspresikan penyesalan jika harus menolak kehadirannya.
3.6 Kearsipan
Menurut Odgers dalam (Sukoco, 2006) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Sedangkan menurut Charman dalam (Sukoco, 2006) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.
arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaaannya dan untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat. Menurut Kennedy & Schauder dalam (Sukoco, 2006) menjelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan terdiri atas:
1. Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide atau konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam dalam arsip.
2. Struktur, merupakan atribut fisik dari suatu arsip.
3. Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.
Klasifikasi arsip dapat dijelaskan pada gambar 3.2
Gambar 3.2 Klasifikasi Arsip
Menurut Kennedy & Schauder dalam (Sukoco, 2006)
Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu Model Siklus Hidup dam Model Siklus Bekelanjutan. Perbedaan keduanya menurut An dalam (Sukoco, 2006) dapat diringkas dalam tabel 3.1.
ARSIP
DOKUMEN
ARSIP STATIS
AKTIF
Aspek Model Siklus Hidup Model Arsip Berkelanjutan
Dasar Pengelolaan dan pengotrolan arsip kertas secara efektif
2 Fokus pada keberadaan arsip scara fisik
2 Proses pengarsipan hanya berlaku pada proses itu sendiri
1 Multi-dimensi 2 Berkesinambungan
Perspektif 1 Ekslusif
2 Bertujuan tunggal
3 Sebagai rekaman kehidupan organisasi
Proses Ada tahapan tertentu dalam pengarsipan dan perbedaan antara arsip sekarang dan histori
Kriteria untuk menyeleksi arsip
Nilai histori atau sekarang Nilai berkelanjutan, termasuk nilai histori atau sekarang
Waktu untuk menilai arsip
Pada akhir prose pengarsipan Selama proses pengarsipan terjadi mengelola dan merawat arsip 3 Perbedaan akuntabilitas antara
pembuat, pemakai, manajer arsip maupun mengelola arsip 3.6.1 Siklus Hidup Arsip Manual
yang masih menggunakan atau mengola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa kertas, CD atau media fisik lainnya.
Dalam mengelola arsip secara manual, organisasi harus mengklasifikasikan dan mengelolanya dalam dua tipe dokumen, yaitu dokumen aktif dan inaktif. Menurut Quible dalam (Sukoco, 2006) memberikan gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan, dan atau di musnakan yang dapat disusun sebagai berikut ini:
1. 100% dokumen dipertahankan;
2. 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif; 3. 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif; 4. 35% dokumen tidak berguna dan dapat dimusnakan.
Berikut akan dijelaskan proses penciptaan hingga pemusnahan sebuah arsip atau dokumen didalam organisasi pada gambar 3.3.
Siklus Hidup Arsip atau Dokumen
Gambar 3.3 Model Siklus Hidup Dokumen
3.6.2 Manajemen Arsip Berkelanjutan
Menurut An (Sukoco, 2006) akan dijelaskan kerangka kerja yang dapat
dipakai untuk mengintegrasikan Manajemen Arsip Elektronis pada gambar 3.4.
Gambar 3.4 Proses Integrasi Manajemen Arsip Elektronis Menurut An dalam (Sukoco, 2006)
3.6.3 Peralatan Penyimpanan Arsip
a. Map Arsip/ Folder, yaitu lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam map arsip/ folder meliputi :
3. Brief Ordner (map besar berpenjepit). 4. Portapel (map bertali).
5. Hanging Folder (map gantung).
b. Sekat Petunjuk/ Guide, yaitu alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.
c. Almari Arsip/ Filing Cabinet, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.
d. Rak Arsip, yaitu alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.
e. Kotak/Almari Kartu/ Card Cabinet, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.
f. Berkas Peringatan/ Tickler File, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.
g. Kotak Arsip/ File Box, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.
3.6.4 Tata Cara Penyimpanan Arsip
a. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara
mendatar atau horizontal dari bawah ke atas). b. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri atau tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder atau map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
c. Lateral Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.
3.6.5 Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat / release mark).
b. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
Indeks atau kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
c. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan menyortir atau memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak atau kotak sortir.
Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan
ke dalam almari arsip atau filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
3.7 Notulis
Tugas seorang notulis hampir sama dengan tugas secara cermat, menilai apa yang relevan dan tidak relevan bermanfaat atau tidak, menyederhanakan kalimat atau kata, meringkas, mencatat sambil mendengar uraian berikutnya. Seorang notulis harus pandai memilih kata yang tepat bahasa yang efektif agar pembaca notula mudah memahami.
Menurut Ernawati dalam (Sedianingsih, Mustikawati, & Soetanto, 2010) notulis harus berpedoman pada tema dan tujuan rapat. Pembicara yang tidak berkaitan langsung dengan tema rapat jangan dimuat dalam laporan. Notulis sudah terlatih akan dapat mengelolah pembicaraan dan pendapat peserta menjadi kesimpulan, lalu disusun menurut kronologisnya menjadi sebuah laporan yang sistematis dan logis serta mudah dipahami isinya.
3.7.1 Daftar Kebutuhan Notulis
Menurut (Bratawidjaja, 1996) agar pembuatan laporan rapat yang disusun oleh Notulis dapat bermutu kebutuhan mutlak Notulis harus dipenuhi. Berikut ini yang diberikan kebutuhan Notulis.
a. Kebutuhan Informasi
Notulis sangat membutuhkan berbagai macam informasi seperti: 1. Bahan pembicaraan
3. Peserta rapat 4. Struktur rapat 5. Inti permasalahan 6. Strategi rapat b. Kebutuhan Waktu
Notulis memerlukan waktu untuk: 1. Mempersiapkan diri
2. Memahami bahasa teknis subjek pembicara 3. Mengola data
4. Menyusun
5. Memeriksa hasil akhir
c. Kebutuhan Tempat yang Strategis
Notulis perlu tempat duduk yang strategis misalnya duduk berdampingan dengan ketua sidang. Ketua sidang perlu menanyakan kepada Notulis hal-hal yang dianggap belum jelas, sebelum rapat berikutnya dilanjut.
3.7.2 Pesyaratan Menjadi Notulis
Menurut (Bratawidjaja, 1996) persyaratan yang diperlukan menjadi Notulis profesional yaitu:
a. Mampu melakukan dua hal sekaligus, mendengarkan dan menulis. b. Mampu untuk memilih-milih bagian yang penting atau tidak penting. c. Kemampuan untuk berkonsentrasi.
g. Memahami bahasa teknis dan menguasai materi pembahasan.
3.7.3 Hak-Hak Notulis
Menurut Ernawati dalam (Sedianingsih, Mustikawati & Soetanto, 2010) seorang notulis adalah orang yang dapat dipercaya. Untuk itu notulis memperoleh hak khusus sebagai berikut:
a. Sebelum rapat
Sebelum berlangsungnya rapat, notulis berhak memperoleh informasi tentang latar belakang dari materi bahasan dalam rapat. Notulis harus mempelajari susunan acara beserta lampirannya, sehingga akan memudahkannya dalam menyusun notula.
b. Pada saat rapat berlangsung
1. Notulis harus mengetahui poin-poin mengenai tujuan rapat dari agenda rapat.
2. Notulis berhak mendapatkan semua dokumen yang dibagikan kepada peserta.
3. Notulis berhak meminta agar peserta rapat menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis
4. Notulis berhak memperoleh perumusan yang baik dari semua peserta rapat. 5. Notulis berhak mengajukan pertanyaaan pada saat rapat berlangsung
c. Setelah rapat
1. Notulis berhak mendapatkan waktu yang cukup untuk mengelola catatannya.
3.7.4 Hubungan Sekretaris Dengan Notulis
59
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Metode Pelaksanaan
Pelaksanaan Kerja Praktek berlangsung selama 140 (seratus empat puluh) hari. Dalam kurun waktu 4 (empat) bulan 20 (Dua puluh) hari, program Kerja Praktek yang dilaksanakan pada bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang pelaksanaannya pada:
Tanggal : 03 Agustus - 23 Desember 2015
Tempat : Bagian Kemahasiswaan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Peserta : Niken Revalasha NIM : 12.39015.0001
Dalam pelaksanaan Kerja Praktek yang berlangsung dalam kurun waktu empat bulan dua puluh hari di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama Kerja Praktek bagian Kemahasiswaan.
Tabel 4.1 Daftar Kegiatan selama Kerja Praktek No. Kegiatan/Pekerjaan
1. Melayani mahasiswa dalam hal kegiatan-kegiatan di bagian Kemahasiswaan 2. Melayani seluruh civitas di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya 3. Menerima/melayani tamu
60
5. Menerima telepon
6. Mengirim/menerima e-mail
7. Keterlibatan dalam kegiatan kepanitiaan (menangani administrasi) 8. Mengoperasikan mesin fotocopy
9. Mengoperasikan scanner
10. Kearsipan berdasarkan penomoran
Uraian daftar kegiatan selama kerja praktek yaitu sebagai berikut:
1. Melayani mahasiswa dalam hal kegiatan-kegiatan di bagian Kemahasiswaan. Hal ini dilakukan saat mahasiswa di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya mengadakan kegiatan-kegiatan internal maupun eksternal.
2. Menerima tamu atau melayani tamu pada bagian Kemahasiswaan juga perlu dipelajari, karena sekretaris adalah sebuah cermin institusi maka cara berbicara dan menyambut tamu harus sangat diperhatikan.
3. Notulen dalam kegiatan rapat (rapat bagian Kemahasiswaan). Sebagai seorang sekretaris menjadi notulen merupakan pekerjaan utama. Kesekretariatan harus mencatat isi dari kegiatan rapat tersebut kemudian disimpulkan.
4. Menerima telepon pada bagian Kemahasiswaan juga sering dilakukan. Seorang sekretaris juga harus mempunyai skill dalam bertelepon, mulai dari nada suara, hingga cara menyampaikan pesan yang sopan dan sesuai dengan aturan saat bertelepon.
