PEN GAPLI KASI AN SI STEM I N FORM ASI M AN AJEM EN D EN GAN SI STEM I N FORM ASI D ALAM PEROSES PEN GAM BI LAN KEPUTUSAN
FAI GI ZI D UH U BU’ULOLO
Fa k u lt a s M a t e m a t ik a D a n I lm u Pe n ge t a h u a n Ala m Un iv e r sit a s Su m a t e r a Ut a r a
BAB I PEN D AH ULUAN
1 . La t a r Be la k a n g
Dew asa ini persaingan t ek nologi sem akin luas dan penuh dengan k endala dan j uga r esiko disebabkan kar ena dunia usaha ber kem bang dengan pesat disegala bidang. Oleh kar ena it u diper lukan ber bagai m acam usaha unt uk m engat asi kendala at au resiko didalam lingk ungan per usahaan. Mak a unt uk m engat asi it u dibut uhk an infor m asi yang r elevan dan akur at . Dalam hal ini infor m asi m er upakan suat u fakt or ut am a dalam m encapai t uj uan dar i segala usaha didalam lingkungan per usahaan
Dalam m engam bil k eput usan diper lukan suat u analisa ber dasar kan inform asi y ang dim ilik i oleh pengam bil k eput usan. Pengam bilan k eput usan infor m asi sangat pent ing kar ena m er upakan subst it usi dar i kendala at au r esiko y ang m elingk upi proses pengam bilan k eput usan. Mak a inform asi m erupak an suat u fakt or pendukung dalam pr oses pengam bilan keput usan, supaya m enghasilk an keput usan yang baik dan benar.
Sist em infor m asi m er upakan bagian dar i suat u infor m asi, dan or ganisasi selalu m em but uhk an sist em - sist em inform asi unt uk m engum pulk an dat a, m engolah dan m enyim pan dat a ser t a m enyalurkan suat u infor m asi.
Dengan inform asi- inform asi t ersebut berart i t elah m em bant u suat u pim pinan didalam pengam bilan keput usan yang benar unt uk m engar ahkan dan m engendalikan suat u m asalah at au akt ivit as didalam or ganisasi.
Pengam bilan keput usan m er upakan suat u pendekat an yang sist em at is t er hadap suat u m asalah, pengum pulan fakt a- fakt a dan dat a m er upakan t indakan yang paling t epat .
Pada hakekat nya pengam bilan keput usan y ang dinilai dar i k rit eria per sent ase pengam bilan keput usannya sej auh m ana keput usan- keput usan m em per cepat pr oses pencapaian t uj uan suat u or ganisasi dengan baik dan benar.
BAB I I
AN ALI SA D AN PEM BAH ASAN
2 .1 . D e fe n isi Sist e m I n for m a si M a n a j e m e n
Manaj em en dalam per usahaan m asih kur ang r elevan w alaupun sist em infor m asi m anaj em en bukan m er upakan hal yang bar u dalam k om put er isasi yait u dalam per kem bangan dunia usaha zam an sekar ang. Sebelum ada kom put er t ehnik sist em infor m asi m anaj em en t elah ada dan berfungsi unt uk m em berik an inform asi bagi m anaj er y ang m em ungkinkan m er eka m er encanakan ser t a m engendalikan oper asi.
Dengan adanya kom put er t elah m enam bah sat u at au dua dim ensi seper t i ket elit ian, penyim panan dat a yang lebih baik yang m em ungkinkan per t im bangan alt er nat if yang lebih banyak dalam m engam bil suat u keput usan.
Kom put er dapat beker j a dengan cepat m aka dalam m engolah dat a, m enganalisa dat a. m engklasifikasikan dat a, m enyim pan dat a dan m engam bil dat a dar i t em pat penyim pananya bagi kom put er per lu t er sedia v olum e dat a infor m asi unt uk diker j akan.
Dukungan inform asi dalam pengam bilan keput usan m eliput i:
a. Sist em inform asi m anaj em en akan m endukung pengam bilan keput usan pada sem ua t ingkat or ganisasi.
b. Sist em inform asi m anaj em en t erdir i dar i beber apa or ang, kom put er program y ang saling int erak t if
c. Sist em infor m asi m anaj em en yang m enunj ang pengam bilan keput usan pada lingkungan perm asalahan yang t er st r ukt ur m aupun yang t idak t er st r ukt ur .
2 .2 . Sist e m
Didalam pengam bilan keput usan seor ang m anaj er t idak akan t er lepas dar i sist em , kar ena sist em akan m em bant u unt uk m enghilangk an suat u k eraguan dan m enet apkan kearah m ana kit a unt uk m elangkah. Dengan adanya suat u sist em m anaj er akan m em punyai pedom an yang past i didalam pengam bilan keput usan.
Sist em dapat diar t ikan sebuah sist em t er dir i dar i bagian- bagian yang saling ber k ait an dan ber oper asi unt uk m encapai beber apa sasar an. Sist em yang sangat seder hana, m em ilik i beber apa input dan out put pada gam bar sebagai ber ikut :
I N PUT OUTPUT SI STEM
Set iap sist em t erdiri dari beberapa subsist em yang saling ber int er aksi. Sist em dapat digolongkan dalam t iga bagian yait u :
1 . Sist e m Fisik da n Sist e m Abst r a k .
Sist em fisik adalah bagian- bagian y ang saling berk ait an dan ber oper asi ber sam a unt uk m encapai beber apa sasar an dan t uj uan yang ingin dicapai.
Misal: sist em keuangan seper t i cat at an, at ur an, pr osedur , per at at an, pet ugas yang ber oper asi m encat at kan dat a, m engukur pendapat an, dan m eny iapk an laporan. Sist em abst rak suat u susunan gagasan y ang t erat ur at au konsepsi yang saling t er gant ung
2 . Sist e m D e t e r m in ist ik da n Sist e m Pr oba list ik
Sist em det er m inist ik adalah sebuah sist em yang ber oper asi duluan, car a yang dir am alkan secar a t epat dim ana int er aksi ant ar bagian- bagian diket ahui dengan past i.
Misal: pr ogr am kom put er yang m elaksanakan secar a t epat sesuai dengan rangk aian inst ruk siny a. Sist em probalist ik dapat diuraik an dengan ist ilah pr ilaku yang m ungkin, t et api ada selalu sedik it k esalahan pada aw alan t er hadap j alannya sist em .
3 . Sist e m Te r t u t u p da n Sist e m Te r bu k a
Sist em t er t ut up sist em yang m andiri y ang relat if t erisolasi dari lingkungannya t et api t idak sam a sekali t er t ut up dalam ar t i fisik.
Misal: sist em dan m anufak t ur y ang dir ancang unt uk m engur angi sedapat m ungk in unt uk per ubahan y ang t idak diingink an dengan lingkungan diluar sist em .
Sist em t er buka adalah sist em yang m engadakan per t ukar an inform asi, m at er i, ener gi dan lingkunganny a, dim asa per t ukar an dapat m eliput i m asukan yang acak dan t ak t er t ent u.
Perancang sist em biasany a m em ilih sist em det erm inist ik y ang relat if t er t ut up. I ni ber ar t i sebuah sist em yang m ant ap dan baik yang dapat diduga ( pr edict able) yang selalu ber j alan t epat seper t i yang sebenar nya at au sehar usnya. Sist em ini biasanya lebih m udah dir ancang dibandingk an dengan sist em pr obalist ik t er buka, dan j uga lebih m udah diat ur dan dikendalikan kar ena per ilakunya yang dapat diduga.
2 .3 . I n for m a si
Dat a adalah fakt a dan angka yang t idak digunakan pada sist em keput usan dan biasanya ber bent uk cat at an hist or is yang dicat at dan dihar apkan t anpa m aksud unt uk seger a diam bil kem bali unt uk keper luan pengam bilan keput usan.
I nform asi berguna apabila inform asi it u dapat digunakan sebagai bahan unt uk m em per m udah pengam bilan keput usan. Seor ang pet ugas yang ber t anggung j aw ab at as penyim panan inform asi. Oleh karena j ika seseorang ber halangan t idak berada dit em pat nya, infor m asi yang diper lukan m asih bisa dikeluar kan dar i t em pat penyim panannya dengan cepat dan t epat
I nfor m asi adalah dat a at au fakt a- fakt a yang t elah dipr oses sedem ikian r upa sehingga ber ubah bent uknya m enj adi inform asi. Persy arat an unt uk m engam bil k eput usan dengan t ehnik ilm iah ialah t ersediany a inform asi y ang dibut uhkan sebagai alat pem bant u dalam pr oses pengam bilan keput usan. Per anan infor m asi adalah bahw a infor m asi m er upakan alat penunj ang unt uk m em per m udah pengam bilan keput usan.
Pengolahan dat a m enj adi infor m asi dapat dianalogikan seper t i pengolahan bahan baku m enj adi bar ang j adi, yang m em perlihat kan konsep bahw a infor m asi bagi seseor ang m ungkin dipandang sebagai dat a m ent ah bagi or ang lain. I nfor m asi ber guna unt uk sem ua m acam dan but uh kegiat an dalam organisasi m asyarakat seper t i kegiat an per or angan, kegiat an per usahaan m aupun kegiat an pem er int ah.
Beber apa bidang kegiat an yang m em erluk an inform asi y ait u: a) I nfor m asi unt uk per encanaan
b) I nfor m asi unt uk per um usan kebij aksanaan c) I nfor m asi unt uk penent uan pr ogram ker j a
Ad. a I n for m a si Un t u k Pe r e n ca n a a n .
Sem ua kegiat an operasional akan selalu t er libat dalam proses per encanaan, apakah per encanaan ber sifat j angka pendek at aupun j angka panj ang. Unt uk m encapai t uj uan t er sebut per usahaan har us m enyesuaik an per encanaan infor m asi yang t elah dit et apkan.
Ad. b ln for m a si Un t u k Pe r u m u sa n Ke bij a k sa n a a n .
Tugas perum usan kebij aksanaan sem ak in pent ing dalam kebij aksaanaan or ganisasi har us didasar kan pada ket ent uan dalam perusahaan, dalam hal ini k ebij ak sanaan m erupak an salah sat u t ugas yang sangat pent ing dar i suat u pim pinan baik secar a um um selur uh group or ganisasi m aupun secar a khusus unt uk unit - unit or ganisasi. Per um usan kebij aksanaan har us didasar kan kepada inform asi y ang up t o dat e y ang lengkap dan dapat diper caya. Kebij aksanaan adalah keput usan yang dilakukan unt uk m elak ukan suat u t indakan yang t idak m er ugikan or ang lain.
Ad. c I n for m a si Un t u k Pe n e n t u a n Pr ogr a m Ke r j a
Penent uan pr ogr am ker j a selalu didasar kan pada pr ogr am ker j a m ana yang har us didahului dan apa yang dapat dit unda sem ent ar a. Dalam m enent ukan skala pr ior it as pr ogr am ker j a secar a t epat , dibut uhkan dat a infor m asi t ent ang fakt or t enaga ker j a yang t er sedia, sum ber pem biay aan, lok asi pelak sanaan, sist em pelapor an, sist em penilaian um pan balik yang hendak dipakai dan keunt ungan- k eunt ungan yang ak an diper oleh.
Mengingat pent ingnya per anan infor m asi dalam pr oses pengam bilan keput usan kir anya dapat dit er im a j ika dikat akan pengem bangan it ulah yang m enent uk an berhasil t idak ny a sist em inform asi it u m em bant u pim pinan dalam pengam bilan keput usan.
Langkah- langkah yang per lu diam bil dalam pengem bangan sist em infor m asi adalah :
1. I dent ifikasi m asalah dalam ar t i bahw a hakekat dari pada m asalah infor m asi dalam or ganisasi har us disadar i pent ingnya.
2. Melakukan feasibilit y st udy ar t inya, suat u st udi per lu dilak uk an unt uk m elihat sam pai sej auh m ana pengem bangann sist em infor m asi it u m ungkin dilaksanakan dit inj au dar i sem ua per m asalahan seper t i t enaga ker j a, t im ing yang t epat , penggunaan inform asi y ang dihasilk an dan pengem bangan t er hadap pengam bilan keput usan.
3. Hasil feasibilit y st udy disam paik an kepada pim pinan or ganisasi unt uk dit er im a at au dit olak.
4. Dengan dit er im anya hasil feasibilit y st udy, langkah selanj ut ny a ialah m enyelesaikan " syst em design" yang t er per inci.
5. Dit er im anya " syst em design" yang t er per inci seger a m em erlukan pem binaan suat u sist em or ganisasi bagi par a pem akai penyusun pr ogr am - pr ogr am pelaksanaan.
6. Jik a langk ah k elim a t elah diam bil dengan berhasil, barulah sist em ini dilak sanak an diik ut i oleh suat u cara penilaian dapat disem purnak an t erus.
Adapun langkah- langkah dar i pr oses t r ansform asi dat a adalah sebagai ber ikut :
1 . Ca pt u r in g of da t e
Pengum pulan dat a dengan m encat at dat a yang dir asa per lu dan ada hubunganny a dengan t ugas yang dij alankan dan m asih m er upakan dat a m ent ah. 2 . V e r yfy in g of da t e
3 . Cla ssify in g of da t e
Mengk lasifik asik an dat a y ang dik um pulkan dalam ber bagai kelom pok sesuai dengan keinginan sipem akai at au or ang yang m em er lukan dat a.
4 . Ar a n gin g of da t e a t a u sor t in g
Menem pat kan at au penyem purna dat a kedalam ur ut an- ur ut an khusus sesuai dengan kebut uhan sipem akai.
5 . Su m m a r in g of da t e
Dat a y ang t elah dikum pulkan disingkat k an dan disusun m enj adi lapor an secar a logik a at au ber dasar kan m at em at ika.
6 . Sor t in g of da t e
Penyim panan dat a bent uk lapor an- lapor an yang dapat disebut at au disim pan kem bali pada saat dat a t er sebut diper lukan.
7 . Re t r ie v in g of da t e
Mengam bil kem bali dat a yang t elah disim pan unt uk m em peroleh inform asi.
8 . Com m u n ica t in g
Ber m anfaat unt uk m ent r ansfer dat a dari suat u t em pat k elom pok lain. 9 . Re pr odu cin g
Mem per banyak dat a sesuai dengan kebut uhan, dengan j alan fot ocopy at au m agnet ick disk.
Dengan langkah- langkah dalam pr oses t r ansfor m asi dat a t er sebut diat as pada hakekat nya ada beber apa m et ode yang dapat diper gunakan unt uk m em proses dat a m enj adi inform asi y ait u dengan m engunakan kom put er . Jika seseor ang m em int a unt uk m elihat suat u sist em infor m asi dar i or ganisasi, yang dit unj ukkan adalah kom ponen fisiknya, per t anyaan apa saj a yang dipr oses oleh kom ponen t er sebut dapat dij aw ab dengan fungsi pengolahan at au dengan keluar an- keluar an sist em .
2 .4 . M a n a j e m e n
Manager pada suat u oper asi ber fungsi sebagai per encanaan, pengor ganisasian, dan m engendalikan oper asi. Mer eka m er encanakan dengan m enet apkan t uj uan dan m em ilih t indakan yang t er baik unt uk m encapai t uj uan yang dir encanakan.
Manaj em en dapat didefinisikan sebagai kem am puan at au ket er am pilan unt uk m em per oleh hasil dalam r angka pencapaian t uj uan m elalui k egiat an-kegiat an m anaj em en t idak m elaksanakan sendiri k egiat an y ang bersifat operasional m elaink an m engat ur t indak an- t indak an pelak sana oleh sek elom pok yang disebut baw ahan.
Dit inj au dar i suat u pr oses m anaj em en bahw a m anaj em en m er upakan sebuah proses yang khas t erdir i dar i t indakan- t indakan, per encanaan, pengor ganisasian, penger ahan, dan pengaw asan unt uk m enent ukan ser t a m encapai sasar an yang t elah dit et apkan m elalui pem anfaat an sum ber daya m anusia. Pengam bilan keput usan oleh seor ang m anager dit unt ut unt uk m em ilih t indakan yang m em ber i hasil opt im al dengan biaya t er endah dan r esik o k einginan y ang paling k ecil. Keput usan- keput usan ini dapat dicapai t anpa inform asi y ang lengk ap.
2 .5 . Sist e m I n for m a si M a n e j e m e n
Dar i ur aian- ur aian yang sudah ada secar a um um dapat dikat akan bahw a sist im infor m asi m anaj em en m er upakan suat u sist em yang dir ancang unt uk m enyediakan infor m asi pilihan yang digunakan ber or ient asi kepada keput usan yang diper lukan.
Dalam pr oses pengam bilan keput usan bahw a sist em infor m asi m anaj em en pada hakikat nya saling ber kait an dengan kegiat an- kegiat an m anaj em en, kar ena selalu dilaksanakan dengan m enggunakan sar ana kom unikasi ant ar a pihak m anaj em en at au pim pinan dengan pihak baw ahannya baik dalam bent uk t ulisan m aupun bent uk lisan.
BAB I I I KESI M PULAN
Ber dasar kan ur aian- ur aian dar i pem bahasan dapat diper oleh kesim pulan sebagai ber ikut :
• Peny am paian inform asi dilak uk an dalam bent uk t ulisan dan lisan dengan kom unikasi sat u at au dua ar ah unt uk pengam bilan keput usan.
• Pr oses pengam bilan keput usan dianggap sebagai ar us dar i penyelidikan, perancangan, dan pem ilihan.
• Hakekat dar i pada pengam bilan keput usan m er upakan suat u pendek at an yang sist em at is t er hadap suat u m asalah, pengum pulan fakt a- fakt a dan dat a penent uan yang m at ang dan alt er nat if yang dihadapi dan pengam bilan t indak an paling t epat dengan r esiko yang paling kecil.
• Bahw a pengam bilan keput usan t idak ada hal yang t er j adi secar a kebet ulan.
• Pr oses pengam bilan k eput usan adalah m er upakan suat u t ehnik ilm iah unt uk m em ecahkan suat u m asalah dalam or ganisasi.
• Dengan sist em infor m asi m anaj em en yang baik m aka akan m em ungk ink an pilihan pengam bilan k eput usan m endapat k an k et erangan-ket er angan yang r elevan dan akur at , cepat dan sist em alis.
D AFTAR PUSTAKA
David. B. Gor don. 1985. Sist em I nform asi Manaj em en, Jak art a. PT. Pust ak a Binam an Pressindo, Jilid 1
David. B. Gor don. 1985. Sist em I nform asi Manaj em en, Jak art a. PT. Pust ak a Binam an Pressindo, Jilid I 1
Siagian, S.P. 1986. Sist em I nfom asi Unt uk Pengam bilan Keput usan, Jak ar t a. PT. Midas Sur ya, Gr afindo.
