Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa Pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN

TATA CARA PENGADAAN BARANG/JASA PADA PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh :

CHRISTINA IMANUELLA SIHALOHO

112101201

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan Pada Program Diploma III

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : CHRISTINA IMANUELLA SIHALOHO

NIM : 112101201

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN

JUDUL : TATA CARA PENGADAAN BARANG/JASA PADA

PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN.

Tanggal, JULI 2014 Dosen Pembimbing

Fadli, SE, M.Si

NIP. 19810628 200604 1 005

Tanggal, JULI 2014 Ketua Program Studi

Diploma III Manajemen Keuangan

Dr. Yeni Absah, SE, M.Si NIP. 19741123 200012 2 001

Tanggal, JULI 2014 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

(3)

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha

Kuasa karena atas rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas

akhir ini dengan judul “Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa Pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan”.

Penulisan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat dalam

menyelesaikan pendidikan serta mencapai gelar ahlimadya pada Program Studi

Diploma III Manajemen Keuangan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan,

baik isi maupun dalam penyajiannya, hal ini disebabkan masih terbatasnya

pengetahuan dan kemampuan dari penulis. Penulis dapat menyelesaikan tugas

akhir ini berkat bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak.

Pada kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak membantu

penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini, terutama kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Azhar maksum, M.Ec. Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi D III

Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera

Utara.

3. Bapak Fadli, SE, M.Si sebagai dosen pembimbing dari penulis yang telah

meluangkan waktu dan pemikiran dalam membimbing penulis dengan

(4)

4. Bapak Laurentius Manohara, SH dalam bimbingannya untuk

menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Keluarga terbaik yang telah dianugerahkan Tuhan kepada penulis yaitu;

(+) Alm Ayahanda D. Sihaloho tercinta yang belum sempat mewujudkan

cita-citanya untuk melihat penulis wisuda, terimakasih atas kasih sayang

dan doa yang tulus hingga nafas terakhir; Ibunda H. Manik yang tercinta,

atas semangat yang tiada putus-putusnya untuk selalu membantu dan

berdoa untuk penulis; Kakanda Johannes Maranatha Sihaloho, atas kasih

sayangnya kepada penulis; dan Adinda Liberty Imanuella Sihaloho, yang

selalu berdoa untuk kelancaran penulis.

6. Orang terkasih Zackery Randall Bowman, B.A yang selalu setia, berdoa

dan mendukung dalam kelancaran studi penulis.

7. Sahabat-sahabat penulis: Hana Pratiwi Sitohang, Citra Anggreiny

Nainggolan, Cristhin Yenro Sari Debata Raja, Posma Tawarikhe Damanik,

Widya Hartati Sihotang, Enzelia Nelly, Ruth Lia Siahaan, Merlinta

Sembiring, terimakasih telah menjadi teman selama 3 tahun ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat

bagi setiap pembaca dan peneliti lainnya. Tuhan Memberkati.

Medan, Juli 2014

Penulis

(5)

DAFTAR ISI

F. Rencana Kegiatan Institusi ... 14

BAB III PEMBAHASAN ... 15

A. Pengadaan Elektronik (E-procuremet) ... 15

A.1 Kebutuhan Sistem E-procurement ... 17

A.2 Perangkat Sistem E-procurement ... 18

a.Perangkat Utama Sistem E-procurement ... 18

b.Perangkat Pendukung Sistem E-procurement……… ... 24

A.3 Manfaat E-procurement ... 27

B. Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa ... 27

B.1 Penetapan Pengadaan 1 ... 27

B.2 Penetapan Pengadaan 2 ... 30

B.3 Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan ... 32

a. Pelelangan Umum dengan Pra-kualifikasi ... 32

b. Pelelangan Umum dengan Pasca-kualifikasi ... 33

B.4 Sistem Pengadaan Jasa Konsultansi ... 37

B.5 Metode Penyampaian Dokumen Penawaran ... 38

(6)

a. Pemasukan Penawaran ... 44

b. Pembukaan Penawaran ... 45

B.6 Penetapan Pemenang Pengadaan ... 45

B.7 Sanggahan ... 46

1. Tata Cara Sanggahan... 46

2. Jawaban Atas Sanggahan ... 47

B.8 Kontrak Pengadaan Barang Jasa ... 48

1. Berdasarkan Bentuk Harga/Imbalannya ... 48

2. Berdasarkan Waktu Kontrak ... 49

B.9 Peta Penyedia Barang Jasa PT PLN ... 49

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 50

A. Kesimpulan ... 50

B. Saran………... 50

(7)

DAFTAR TABEL

Halaman

(8)

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Pada PT PLN (Persero)

(9)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengadaan barang/jasa merupakan salah satu proses untuk

mengadakan barang/jasa tertentu pada suatu proyek untuk mendukung

kemaksimalan kinerja suatu instansi tertentu. Pengadaan barang/jasa yang

dilakukan bersifat umum dari pengadaan barang seperti pengadaan mobil

dinas, pengadaan alat tulis kantor, dan pengadaan tanah pada suatu instansi

hingga pengadaan jasa seperti jasa konsultan.

PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan sebagai salah

satu Badan Usaha Milik Negara senantiasa dituntut untuk ikut andil dalam

mendukung dan memajukan kesejahteraan umum. Dimana pada dasarnya

segala instansi milik pemerintah diharuskan mengemban kewajiban yang

semata-mata untuk kesejahteraan rakyat. PT PLN (Persero) Unit Induk

Pembangunan II Medan sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara

mempunyai kewajiban menyediakan kebutuhan rakyat dalam tugasnya

sebagai salah satu Perusahaan Listrik Negara yaitu untuk menyalurkan energi

listrik melalui pembangunan infrastruktur seperti pembangunan Gardu Induk

(GI) untuk penyaluran energi listrik kepada masyarakat. Di sisi lain, instansi

pemerintah ini juga memerlukan barang/jasa itu dalam tugasnya untuk

memaksimalkan kinerja dalam tujuannya menyejahterakan orang banyak.

Pengadaan Barang/Jasa oleh instansi pemerintah seperti PT PLN (Persero)

(10)

Sehingga dikatakan belanja instansi pemerintah merupakan pembeli yang

terbesar (the largest buyer) di suatu Negara. Dalam kaitan ini pemerintah

mempunyai tanggung jawab agar kebijakan dalam bidang pengadaan mampu

mendukung tujuan pembangunan ekonomi dan kesejahteraan rakyat dengan

menetapkan instrumen-instrumen dalam rangka mencapai tujuan tersebut.

Pengadaan merupakan bentuk implementasi penyelenggaraan Negara

dibidang anggaran. Sistem pengadaan dibuat dalam rangka memudahkan

untuk melakukan belanja anggaran dengan lebih efisien, efektif, dan

ekonomis. Salah satu aspek penting dalam Pengadaan Barang/Jasa di

lingkungan PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan adalah

dalam hal pertanggung jawaban keuangan. Selama ini pengadaan barang/jasa

dilakukan secara langsung (konvensional) yaitu dengan mempertemukan

pihak-pihak yang terkait seperti penyedia barang/jasa dan pengguna

barang/jasa. Proses yang di lakukan secara fisik ini memiliki kelebihan dan

kelemahan. Kelebihan yang didapat misalnya para pengguna dan penyedia

barang/jasa ini dapat secara langsung bertemu dan melakukan tahap-tahap

pengadaan secara bersama-sama. Kelemahan dari tahap-tahap pelaksanaan

pengadaan barang/jasa konvensional ini dinilai banyak merugikan seperti

mudahnya Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN). Untuk itu, saat ini dikenal

pengadaan elektronik yang disebut dengan e-procurement. Dengan

e-procurement diharapkan masyarakat dapat menyampaikan pendapat mengenai

pengadaan barang/jasa pada suatu instansi pemerintah. PT PLN (Persero) Unit

Induk Pembangunan II Medan sebagai salah satu instansi pemerintah telah

(11)

Adapun situs pengadaan elektronik milik PT PLN (Persero) Unit Induk

Pembangunan II Medan ini yang dapat diakses nasional adalah

meningkatkan efisiensi, efektifitas kinerja dan transparansi.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya,

maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:

1. Bagaimana cara penerapan e-procurement pada PT PLN (Persero) Unit

Induk Pembangunan II Medan dan apa manfaatnya?

2. Bagaimana tata cara dan tahap pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada

PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui peranan dan manfaat dari penerapan e-procurement

pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan.

2. Untuk mengetahui prosedur tata cara pengadaan barang/jasa pada PT PLN

(Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diharapkan melalui penelitian ini adalah:

1. Bagi Penulis

Penelitian ini dapat memperluas wawasan penulis mengenai tata cara

pengadaan barang/jasa pada salah satu Badan Usaha Milik Negara yaitu

PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan dan sekaligus

(12)

2. Bagi Instansi Terkait

Sebagai informasi mengenai ulasan tata cara pengadaan barang/jasa pada

perusahaannya.

3. Bagi Pihak Lain

Sebagai referensi atau bahan perbandingan bagi peneliti lain dalam

melakukan penelitian objek maupun masalah yang sama pada masa yang

(13)

BAB II

PROFIL INSTITUSI

A. Sejarah Ringkas PT PLN Unit Induk Pembangunan II Medan

Listrik mulai dikenal di Indonesia pada akhir abad ke-19 yaitu pada

masa Pemerintahan Hindia Belanda. Pada saat itu penyediaan tenaga listrik di

Indonesia dikelola oleh beberapa perusahaan, salah satunya adalah OGEM

(Overzeese Gase dan Electritiest Maathappy) yang merupakan Perusahaan

Listrik swasta Belanda yang berpusat di negara Belanda, sedangkan di

Indonesia berpusat di Batavia atau dikenal Jakarta pada saat ini.

Sejarah kelistrikan di Indonesia dimulai pada tahun 1893 di daerah

Batavia atau Jakarta sekarang. Tiga puluh tahun kemudian (1923) listrik mulai

ada di Medan. Sentralnya dibangun di pertapakan kantor PLN cabang Medan

yang sekarang di jalan Listrik No 12 Medan, dibangun oleh OGEM

(Overzeese Gase dan Electritiest Maathappy), yaitu salah satu perusahaan

swasta Belanda. Kemudian menyusul pembangunan listrik di Tanjung Pura

dan Pangkalan Brandan 1924, Tebing Tinggi 1927, Sibolga 1928, Berastagi

1928, Tarutung 1929, Tanjung Balai 1931, Labuhan Bilik 1936, dan Tanjung

Tiram 1937.

Pada masa penjajahan Jepang, perusahaan listrik berada ditangan

Jepang dengan mendatangkan tenaga ahli dari Jepang, tetapi Jepang hanya

mengambil alih pengelolaan listrik milik swasta Belanda tanpa mengadakan

penambahan mesin dan perluasan jaringan. Daerah kerjanya dibagi menjadi

(14)

Sejak proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 1945

dikumandangkan, maka kesatuan aksi karyawan listrik di seluruh penjuru

tanah air mengambil alih Perusahaan Listrik swasta Belanda dari tangan

tentara Jepang. Pengambilalihan itu selesai bulan oktober 1945 dan

diserahkan pada pemerintah Republik Indonesia dalam hal ini Departemen

Pekerjaan Umum. Mengenang peristiwa ambil alih itu maka tanggal 27

Oktober ditetapkan sebagai Hari Listrik Nasional. Sejak tahun 1955 di Medan

berdiri perusahaan listrik distribusi cabang Sumatera Utara yang dikepalai

oleh R. Sukarno.

Dengan dikeluarkannya UU No. 58 tahun 1958 tentang Nasionalisasi,

nama OGEM (Overzeese Gase dan Electritiest Maathappy)

dinasionalisasikan pada tanggal 31 Januari 1958 dengan nama PGLN

(Perusahaan Gas dan Listrik Negara) tahun 1959 dirubah menjadi Perum

Listrik Negara Distrik Cabang Sumatera Utara yang kemudian dirubah lagi

menjadi Exploitasi I tahun 1961 sesuai dengan PP No. 67 tahun 1961.

Dengan dikeluarkannya keputusan Direksi PLN No. 09/DIR/PLN/1966

kemudian PLN Exploitasi I Sumatera Utara menjadi Exploitasi II dan pada

tahun 1966 di Sumatera Utara dibentuk PLN pembangunan yang berada

dibawah pengawasan PLN Exploitasi II.

Pada tahun 1966 PLN mengalami perubahan lagi dari Perusahaan

Negara menjadi PERUM sesuai dengan UU No. 9/Tahun1969, untuk

menanggulangi dan mengimbangi peningkatan permintaan akan kebutuhan

tenaga listrik oleh masyarakat di Sumatera Utara, maka Perusahaan Umum

(15)

dengan terbitnya peraturan Menteri PUTL No. 13/PRT/75 tanggal 8

September 1975 maka diadakan reorganisasi pada PLN Exploitasi II

Sumatera Utara pada tahun 1975 dan begitu juga dengan pembangunan

dirubah menjadi PLN Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara

dan Aceh pada tahun yang sama.

Kemudian pada tahun 1994 terjadi perubahan nama dari Perusahaan

Umum Listrik Negara Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera

Utara menjadi PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan

Sumatera Utara dan Aceh dengan surat keputusan Direksi PT PLN (Persero)

No. 058.K/024/DIR/1994, kemudian 2006 menjadi PT PLN (Persero) Proyek

Induk Pembangkit & Jaringan Sumatera Utara, Aceh & Riau berdasarkan

keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 032.K/DIR/2006. Kemudian di

tahun 2013 berubah kembali menjadi PT PLN (Persero) Unit Induk

Pembangunan II berdasarkan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.

166.K/DIR/2013.

B. Visi, Misi dan Motto PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II

PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II adalah unit usaha PLN

yang bergerak dalam Bidang Pembangunan Gardu Induk (GI) dan Jaringan

Transmisi (TL) di wilayah Sumatera Utara, Aceh, Riau, dan Sumatera Barat

berkomitmen untuk memenuhi keinginan dan memenuhi persyaratan

pelanggan dan stakeholder melalui TEPAT KWH (Tepat Kualitas, Waktu dan

Hemat Biaya) dan melakukan peningkatan yang berkelanjutan.

Visi:

(16)

Misi :

Melakukan pengendalian konstruksi dan pengelolaan kegiatan pembangunan

jaringan serta melaksanakan administrasi konstruksi dengan bertindak sebagai

wakil pemilik (owner), untuk menghasilkan jaringan yang berkualitas dan siap

dioperasikan melalui proses pelaksanaan pembangunan yang efisien, tepat

waktu dan menghasilkan standar produk/prototipe.

Motto :

BMW (Biaya, Mutu, Waktu)

Tepat Biaya, Mutu dan Waktu.

C. Struktur Organisasi

Susunan Organisasi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II

Medan sebagai berikut :

Gambar 1.1 Susunan Organisasi PT PLN (Persero) UIP II.

Sumber : PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan 2014.

D. Uraian Tugas 1. General Manager

Bertanggung jawab dan memastikan terselenggaranya pengelolaan

kegiatan pembangunan jaringan tenaga listrik sesuai yang tercantum dalam

(17)

Investasi (AI), serta bertanggung jawab terhadap biaya, jadwal, dan mutu

sesuai target kinerja Unit Induk Pembangunan yang ditetapkan oleh Direksi

dengan mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, serta memastikan

bahwa semua program pembangunan yang dilaksanakan oleh Unit Induk

Pembangunan telah diketahui oleh Direksi, dengan tugas pokok meliputi:

a. Mengembangkan strategi dan kebijakan pokok untuk peningkatan kerja

Unit Induk Pembangunan;

b. Memastikan kelancaran koordinasi dan Service Level Agreement (SLA)

dengan pihak supervisi konstruksi dan supervisi desain;

c. Menetapkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) Unit Induk

Pembangunan;

d. Mengelola dan mengendalikan kegiatan pembangunan dan bertindak

sebagai wakil pemilik (owner);

e. Menetapkan sistem manajemen kinerja dan sistem manajemen mutu

Unit Induk Pembangunan serta pengendaliannya;

f. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan pihak lain untuk

kelancaran dan keberhasilan penyelesaian pembangunan;

g. Mengembangkan dan memelihara kompetensi organisasi dan

kompetensi anggota organisasi Unit Induk Pembangunan.

2. Bidang Perencanaan

Bertanggung jawab atas tersedianya perencanaan kerja atas

pelaksanaan kegiatan perencanaan umum dan lingkungan hidup serta

perencanaan konstruksi pembangunan penetapan kebijakan manajemen

(18)

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Unit Induk

Pembangunan Tahunan;

b. Mengelola kegiatan survey dan soil investigation;

c. Menyiapkan analisis dampak lingkungan dan pengelolaan lingkungan

hidup serta perijinan yang terkait dengan fasilitas proyek dan

pertanahan;

d. Merencanakan, memonitor, mengevaluasi kegiatan pembebasan tanah;

e. Melaksanakan perencanaan pembangunan yang sinergi dengan

koordinasi bersama pihak supervisi konstruksi dan supervisi desain

antara lain Approval Drawing dan Spesifikasi;

f. Mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan kegiatan pengadaan termasuk

menyiapkan dokumen pelelangan;

g. Merencanakan dan mengelola implementasi Sistem Teknologi

Informasi.

3. Bidang Operasi Konstruksi

Bertanggung jawab dan memastikan terlaksananya pekerjaan

konstruksi pembangunan, konsolidasi Unit Pelaksanaan Konstruksi sesuai

dengan jadwal, biaya, dan kualitas pekerja melalui pemantauan hasil kerja

untuk pencapaian target kinerja Unit Induk Pembangunan, dengan tugas

pokok meliputi:

a. Mengkoordinasikan secara keseluruhan pengendalian pembangunan

agar pelaksanaan pembangunan dapat dilaksanakan secara tepat waktu

biaya dan mutu;

(19)

ketiga terkait dengan kelancaran pelaksanaan pembangunan;

c. Mengkoordinasi kegiatan pelaksanaan administrasi teknik, meliputi

administrasi tenaga kerja asing, administrasi kontrak (penanganan

klaim kontrak, amandemen kontrak, berita acara pembayaran) dan

pengendalian TKDN;

d. Mengelola persetujuan Master List dan kegiatan kepabeanan;

e. Mengelola pengendalian logistik dan administrasi monitoring terkait

dengan pekerjaan pembangunan;

f. Mengelola program Keselamatan Ketenagalistrikan;

g. Mengelola dan mengkoordinir Serah Terima Proyek dan Laporan

Proyek Selesai di lingkungan Unit Induk Pembangunan.

4. Bidang Keuangan& Sumber Daya Manusia

keuangan dan sumber daya manusia untuk mendukung pelaksanaan

pekerjaan kegiatan Unit Induk Pembangunan dalam mencapai target kinerja

Unit Induk Pembangunan sesuai penetapan Direksi, dengan tugas pokok

meliputi:

a. Menyusun perencanaan realisasi alokasi pendanaan pembayaran yang

terkait dengan progres pembangunan;

b. Melaksanakan proses pembayaran sesuai dengan kewajiban dan

komitmen, serta proses pembayaran sesuai dengan ketentuan kontrak;

c. Mengelola pelaksanaan kegiatan akutansi, perpajakan, dan asuransi;

d. Merencanakan dan mengelola pengembangan kompetensi dan karir

(20)

5. Bidang Hukum, Komunikasi, dan Pertanahan

Bertanggung jawab atas seluruh proses hukum dan pertanahan dalam

pelaksanaan proyek konstruksi, serta atas seluruh proses komunikasi dengan

pihak eksternal proyek untuk menunjang keberhasilan proyek konstruksi

dengan tugas pokok:

a. Menyusun program penyelesaian masalah hukum dan melaksanakan

kegiatan hukum;

b. Melaksanakan konsultasi, penanganan, dan penyelesaian permasalahan

hukum;

c. Melaksanakan kegiatan komunikasi dan kehumasan, terkait dengan

pelaksanaan pembebasan lahan;

d. Menyusun basic communication intern dan ekstern dengan pihak ketiga

terkait;

e. Melaksanakan proses perijinan dan administrasi dokumen terkait dengan

sertifikasi tanah dan fasilitas proyek;

f. Merencanakan proses penyiapan dokumen dan persiapan pelaksanaan

pembebasan lahan;

g. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk pembebasan lahan;

h. Mengelola administrasi kesekretariatan dan umum;

i. Melaksanakan kegiatan pembebasan lahan;

j. Memonitor dan mengevaluasi serta menyelesaikan permasalahan yang

berkaitan dengan kegiatan pembebasan lahan;

k. Menyusun laporan hasil pembebasan lahan;

(21)

6. Unit Pelaksana Konstruksi

pembangunan sesuai dengan kontrak dengan pihak supervisi konstruksi dan

supervisi desain sebagai bagian pencapaian target kinerja pembangunan

yang ditetapkan perusahaan, dengan tugas pokok meliputi:

a. Melaksanakan pengawasan, pengendalian teknik, dan administrasi

konstruksi;

b. Melaksanakan proses perijinan yang terkait dengan pelaksanaan

pekerjaannya;

c. Melaksanakan sosialisasi, inventarisasi, dan menyusun daftar nominatif

terkait kegiatan pembebasan tanah;

d. Melaksanakan pembayaran pembebasan tanah untuk luasan tertentu,

pengurusan pelepasan hak, dan serifikat;

e. Mendukung pelakasanaan survey di lapangan serta pelakasanaan analisa

dampak lingkungan dan pengelolaan lingkungan hidup;

f. Melaksanakan pemantauan dan pengendalian kemajuan fisik

pembangunan secara berkala, melalui sinergi dengan pihak supervisi

konstruksi dan supervisi desain (jika ada), serta menyusun laporan

kemajuan pekerjaan pembangunan;

g. Mengelola logistik, tata usaha gudang serta administrasi dan umum.

E. Kinerja Terkini

Berdasarkan hasil evaluasi Tim RKAP, Satuan Pengendalian Kinerja

Korporat (SPKK) dan Koordinator Pengendalian Kinerja Direktorat (KPKD)

(22)

Konsolidasi, dengan ini Direktur Konstruksi dan Energi Terbarukan PT PLN

(Persero) dan General Manager PT PLN (Persero) Unit Induk Pembngunan II

menyepakati Key Performance Indicator (KPI) tahun 2014 sebagai berikut:

Tabel 1.1

Kinerja Terkini PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan Tahun 2014

NO KPI UNIT 2014 FORMULA SATUAN BOBOT TARGET

1 2 3 4 5 6

I Pelanggan 6

1 Kepuasan Pelanggan Nilai hasil survey kepuasan pelanggan % 6 90

II Efektifitas Produk dan Proses 48

1 Penyelesaian proyek transmisi Jumlah kms jaringan transmisi yang dapat beroperasi kms 10 1,932 2 Penyelesaian proyek GI (150kV) Jumlah MVA GI yang dapat beroperasi (150kV) MVA 10 910 3 Penyelesaian proyek GI (275kV) Jumlah unit GI yang dapat beroperasi (275kV) Unit 6 1 4 Realisasi program terkontrak Jumlah proyek terkontrak (diluar luncuran)x100 % % 7 100

5 Progres fisik Realisasi pembayaran x 100 % % 15 100

III Fokus Tenaga Kerja 14

1 Human Capital Readiness Maturity Level Assessment HCR skala 1-5 Level 2 3.6

2 Organization Capital Readiness Maturity Level Assessment OCR skala 1-5 Level 8 3.6

3 Produktifitas Pegawai Jumlah Pegawai Rp/Pegawai 3 1917

IV Keuangan dan Pasar 16

1 Biaya Administrasi Jumlah total biaya administrasi Juta Rp 4 41,580

2 Biaya Pemeliharaan Jumlah total biaya pemeliharaan Juta Rp 4 14,686

3 Biaya Kepegawaian Jumlah total biaya kepegawaian Juta Rp 4 34,286

4 Penyerapan Disburse APBN dan PHLN Persentase penyerapan disburse APBN dan PHLN % 4 50

V Kepemimpinan 16

1 Skor Malcom Baldrige Skor Hasil Assessment DA Malcom Baldrige Skor 5 389

2 ERM Hasil Assessment Risk Maturity Level Level 4 4

3 Implementasi PMO Progres Pengisian PMD % 5 100

4 PLN Bersih Hasil Pencapaian Index PLN Bersih Skor 2 4

5 Kepatuhan Jumlah Nilai Pengurang dari Unsur Kepatuhan max-10

TOTAL BOBOT 100

Sumber : PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan 2014.

F. Rencana Kegiatan Institusi

Rencana Kegiatan PT PLN(Persero) Unit Induk Pembangunan II

Medan adalah sebagai berikut:

1. Pembangunan Transmisi 275 kV dan Gardu Induk;

2. Pembangunan Transmisi 150 kV dan Gardu Induk;

(23)

BAB III PEMBAHASAN

A. PENGADAAN ELEKTRONIK (E-PROCUREMENT)

E-procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang

pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet

dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang

meliputi pelelangan umum, pra-kualifikasi dan sourcing secara elektronik

dengan menggunakan modul berbasis website. Dukungan Teknologi Informasi

ini diharapkan dapat mencapai efektifitas dan efisiensi perusahaan.

Proses Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan e-procurement secara signifikan akan meningkatkan kinerja,

efektifitas, efisiensi, transparansi, akuntabilitas transaksi yang dilakukan,

selain itu biaya operasional dapat dikurangi secara signifikan karena tidak

diperlukan lagi penyerahan dokumen fisik dan proses administrasi yang

memakan waktu dan biaya.

Ruang lingkup e-procurement PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan dibagi menjadi 3 (tiga) kebutuhan utama, antara lain:

Cataloging Information System, Supply Chain Management (SCM) System,

dan Portal e-procurement. Kebutuhan Cataloging Information merupakan

pemenuhan kebutuhan atas terbentuknya database katalog material

(sparepart, pembangkit, bahan bakar, dll); sharing informasi dari persediaan,

bursa, harga satuan, HPS, daftar pemasok, dan menyusun daftar rencana

(24)

Sistem SCM merupakan perwujudan dari pengadaan material melalui

bursa antar Unit PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan,

pengadaan barang/jasa melalui e-bidding dan e-auction. Adapun portal e-proc

PT PLN dengan menggunakan internet browser dengan alamat

link di situs PT PLN (Persero) dengan

alamat

Dalam Pengelolaan sistem e-procurement di Instansi Pemerintah berdasarkan:

1. Instruksi Presiden No 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi

Nasional Pengembangan e-Government di Indonesia;

2. Keppres No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah, Keppres No 61 Tahun 2004, Perpres No 32

Tahun 2005, Perpres No 70 Tahun 2005, Perpres No 8 Tahun 2006,

Perpres No 79 Tahun 2006, Perpres No 85 Tahun 2006, Perpres No 95

Tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh Atas Keputusan Presiden No 80

Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah;

3. Undang – Undang No 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik;

4. Peraturan Presiden No 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah;

5. SK DIR PLN No 305.K/DIR/2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

pada PT PLN (Persero);

6. Peraturan Presiden No 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

(25)

A.1Kebutuhan Sistem E-Procurement

Dalam hal pengguna, sistem ini memerlukan adanya 4 jenis pengguna,

yaitu sebagai berikut:

1. Administrator Sistem

Administrator Sistem adalah peran yang tertinggi dalam struktur

user di website e-procurement. Administrator juga bertanggung jawab

terhadap seluruh aktivitas e-procurement. Baik aktivitas perangkat utama

seperti input pengumuman, penentuan panitia lelang, status

anggota/member website, maupun aktivitas pendukung seperti input

berita/informasi, status perusahaan hitam dan sebagainya. Administrator

juga mempunyai hak dalam meng-input, meng-edit, menghapus, serta

melihat detail dari seluruh aktivitas di web site e-procurement.

2. Panitia Lelang

Panitia lelang adalah peran yang mempunyai fungsi tertinggi dalam

pelaksanaan kegiatan e-procurement. Fungsi ini terbatas pada pelelangan

yang sedang diikuti. Panitia lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam

pelaksanaan e-procurement seperti input dan edit pengumuman lelang,

upload dokumen, download dokumen penawaran, evaluasi dokumen,

penentuan pemenang dan sebagainya. Panitia lelang juga dapat mengakses

data-data peserta lelang, selama data-data tersebut berkaitan dengan

kegiatan pelelangan yang sedang diikuti. Tetapi fungsi ini hanya sebatas

pada melihat saja, tanpa melakukan fungsi input, edit, dan delete, serta

aktivitas lain yang dapat berpengaruh terhadap perubahan data-data yang

(26)

3. Peserta Lelang

Peserta lelang adalah peran yang mempunyai fungsi dalam

mengikuti kegiatan e-procurement. Fungsi ini terbatas pada pelelangan

yang sedang diikuti. Peserta lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam

pelaksanaan e-procurement melihat detail pengumuman, pengambilan

dokumen lelang dokumen, pengiriman pesan sanggahan dan sebagainya.

Peserta lelang juga dapat mengakses area publik sebagai fasilitas tambahan

untuk mendukung informasi pelaksanaan e-procurement.

4. User

User adalah peran yang memiliki tingkatan paling rendah dalam

mengakses e-procurement, user hanya dapat mengakses informasi publik

dan aktivitas pendukung dari kegiatan e-procurement seperti pengumuman

lelang, pengumuman pemenang lelang, dan informasi-informasi yang

dapat dikonsumsi oleh publik tanpa melanggar ketentuan-ketentuan yang

berlaku.

A.2 Perangkat Sistem E-Procurement

a. Perangkat Utama Sistem E-Procurement

Perangkat utama sistem e-procurement adalah perangkat sistem yang

menggambarkan aktivitas utama dalam kegiatan pelelangan. Aktivitas ini

diadopsi dari kegiatan pelelangan secara manual sesuai dengan peraturan

yang berlaku. Seperti pendaftaran peserta lelang, pengambilan dokumen

lelang, pemasukan dokumen penawaran, dan sebagainya. Berikut ini adalah

aktivitas yang menjadi perangkat utama dalam sistem e-procurement yaitu

(27)

1. Pengumuman Lelang atau Pengumuman Pra-Kualifikasi

Proses pencarian informasi pengumuman pelelangan suatu proyek

pekerjaan dilakukan tanpa harus login terlebih dahulu, karena pengumuman

pelelangan merupakan informasi yang dapat diakses oleh publik tanpa ada

batasan status.

2. Pendaftaran Peserta Lelang atau Pendaftaran Pra-Kualifikasi

Penyedia jasa dapat melakukan pendaftaran untuk melakukan proses

lelang. Namun sebelum melakukan proses lelang, perusahaan penyedia jasa

harus melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan dalam sistem atau sudah

terdaftar menjadi member dari sistem e-procurement. Hal ini dilakukan agar

perusahaan yang hendak mendaftar merupakan perusahaan yang sah secara

hukum, serta untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan selama

proses pelelangan.

3. Pengambilan Dokumen Pra-Kualifikasi

Secara manual pengambilan dokumen lelang dilakukan ketika

perusahaan melakukan proses pendaftaran lelang, namun karena proses

validasi dari data-data perusahaan yang mendaftar tidak bisa dilakukan

dalam satu waktu seperti yang terjadi jika pelelangan dilakukan secara

manual, maka pengambilan dokumen baru dapat dilakukan setelah panitia

sah terdaftar sebagai peserta pra-kualifikasi.

4. Pemasukan Dokumen Pra-Kualifikasi

Peserta lelang yang telah terdaftar dan telah melakukan proses

pengambilan dokumen pra-kualifikasi kemudian melakukan pengisian

(28)

Proses ini dilakukan secara manual artinya diluar sistem e-procurement.

Dokumen pra-kualifikasi yang telah lengkap diisi oleh perusahaan peserta

lelang kemudian dikirimkan ke panitia lelang dengan melakukan upload

dokumen pra-kualifikasi pada halaman yang telah tersedia pada sistem

e-procurement.

5. Evaluasi Pra-Kualifikasi

Dokumen pra-kualifikasi yang telah masuk kemudian di-download

oleh panitia lelang untuk kemudian dilakukan proses evaluasi dokumen

pra-kualifikasi secara manual dengan melakukan pengecekan kelengkapan

dokumen pra-kualifikasi diluar sistem e-procurement. Hasil evaluasi

kemudian di-input kedalam formulir evaluasi dokumen pra-kualifikasi yang

telah tesedia pada sistem e-procurement untuk kemudian ditentukan lolos

tidaknya perusahaan peserta lelang dalam mengikuti tahapan lelang

selanjutnya.

6. Pengumuman Hasil Evaluasi Pra-Kualifikasi

Peserta lelang dapat melihat pengumuman hasil evaluasi dokumen

pra-kualifikasi yang terdapat pada sistem e-procurement.

7. Masa Sanggah Hasil Evaluasi Pra-Kualifikasi

Perusahaan peserta lelang yang tidak puas terhadap hasil evaluasi

pra-kualifikasi yang tercantum dalam pengumuman dapat mengirimkan

sanggahan dengan mengisi formulir isi pesan sanggahan yang ditujukan

kepada panitia lelang. Peserta lelang pun dapat melihat pesan sanggahan

yang telah dikirim oleh seluruh peserta pada halaman pengumuman

(29)

kemudian dapat dijawab oleh panitia lelang dengan mengisi form pesan

jawaban atas sanggahan dari peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang

dapat melihat sanggahan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan.

Jika ada perubahan terhadap sanggahan peserta lelang, maka panitia dapat

melakukan evaluasi ulang terhadap dokumen pra-kualifikasi untuk

kemudian ditentukan peserta lelang yang lolos tahap pra-kualifikasi.

8. Penetapan Peserta Lolos Tahap Pra-Kualifikasi dan Undangan Peserta Lelang

Peserta yang lolos tahap pra-kualifikasi akan memperoleh undangan

berupa pengumuman dari panitia maupun surat yang dikirimkan melalui

media internet (e-mail).

9. Pengambilan Dokumen Lelang

Perusahaan peserta lelang (perusahaan yang mendapat undangan dari

panitia) dapat mengambil dokumen lelang dengan men-download dokumen

lelang.

10. Aanwizing

Proses aanwizing untuk proyek pengadaan jasa konstruksi masih

dilakukan secara manual dengan mengadakan tatap muka secara langsung.

Proses ini belum bisa dilakukan secara online karena banyak hal-hal yang

belum bisa dilakukan secara online seperti peninjauan lokasi proyek,

penjelasan detail tentang spesifikasi, metode kerja, maupun hal-hal lain

yang belum dilakukan secara online. Namun, sistem e-procurement ini

dapat menampilkan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan

(30)

11. Pemasukan Dokumen Penawaran

Dokumen lelang yang telah dilengkapi oleh perusahaan peserta

lelang kemudian dikirim ke panitia lelang dengan melakukan upload

dokumen lelang pada halaman yang telah tersedia pada sistem

e-procurement.

12. Pembukaan Dokumen Penawaran

Tahap selanjutnya adalah panitia melakukan pembukaan penawaran

baik berupa dokumen kelengkapan administrasi dan teknis maupun

dokumen lain yang sesuai dengan ketentuan dokumen lelang. Pembukaan

ini dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati oleh panitia

lelang.

13. Evaluasi Dokumen Penawaran / Peringkat Teknis

Dokumen yang telah masuk kemudian dievaluasi baik dari

kelengkapan administrasi, evaluasi nilai teknis, maupun evaluasi

penawaran. Hasil evaluasi ini kemudian di-input kedalam halaman

evaluasi yang telah tersedia pada sistem e-procurement. Sehingga peserta

lelang dapat melihat pengumuman hasil evaluasi dokumen penawaran

pada halaman yang telah disediakan.

14. Masa Sanggah Hasil Evaluasi Peringkat Teknis

Perusahaan peserta lelang yang tidak puas terhadap hasil evaluasi

peringkat teknis yang tercantum dalam pengumuman dapat mengirimkan

sanggahan dengan mengisi form isi pesan sanggahan yang ditujukan

kepada panitia lelang. Peserta lelang pun dapat melihat pesan sanggahan

(31)

sanggahan evaluasi peringkat teknis. Pesan sanggahan yang telah terkirim

kemudian dijawab oleh panitia lelang dengan mengisi form jawaban

sanggahan dari peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat melihat

sanggahan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan.

15. Evaluasi Nilai Penawaran

Panitia lelang kemudian melakukan evaluasi terhadap nilai

penawaran yang diajukan oleh peserta lelang. Panitia dan peserta dapat

melihat hasil evaluasi nilai penawaran.

16. Evaluasi Peringkat Pemenang Lelang

Dari hasil evaluasi teknis dan harga penawaran, panitia dapat

memutuskan peringkat pemenang. Penentuan pemenang diputuskan secara

manual melalui rapat panitia lelang untuk kemudian dapat ditentukan

peringkat pemenang. Hasil penetapan pemenang kemudian di-input pada

halaman evaluasi penetapan pemenang lelang. Peringkat pertama akan

ditetapkan sebagai pemenang, sedangkan peringkat kedua akan menjadi

pemenang cadangan. Panitia juga kemudian menentukan jadwal masa

sanggah penetapan pemenang pada form yang telah ditentukan.

17. Sanggahan Penetapan Pemenang Lelang

Dari hasil pengumuman penetapan pemenang, peserta dapat untuk

mengajukan sanggahan atas hasil penetapan pemenang dengan

mengirimkan pesan sanggahan kepada pantita lelang. Panitia kemudian

memberikan jawaban atas sanggahan dari peserta lelang dengan

mengirimkan pesan kepada peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang

(32)

18. Pengumuman Pemenang Lelang

Jika ada perubahan penetapan pemenang lelang pada masa

sanggah, maka panitia dapat melakukan evaluasi ulang terhadap penetapan

pemenang. Namun, jika tidak ada maka peserta yang mendapatkan

peringkat pertama secara otomatis akan menjadi pemenang lelang.

19. Penunjukan Pemenang Lelang

Pemenang lelang akan mendapatkan surat penunjukan pemenang

lelang yang akan diumumkan kepada publik, maupun surat yang dikirim

melalui e-mail. Surat penunjukan ini sebagai bukti bahwa perusahaan

pemenang lelang dapat melakukan kontrak kerjasama dengan pemilik/

owner proyek.

b. Perangkat Pendukung Sistem E-procurement

Untuk mendukung sistem e-procurement disediakan fasilitas-fasilitas

yang dapat mendukung pelaksanaan sistem e-procurement seperti:

1. Berita / Informasi

Berita digunakan sebagai fasilitas bagi pengguna website baik

oleh administrator, panitia lelang, peserta lelang, ataupun user publik

untuk mensosialisasikan informasi baik berupa peraturan-peraturan,

maupun permasalahan-permasalahan dengan menggunakan sistem

e-procurement.

2. Pencarian Pengumuman Lelang

Pencarian pengumuman merupakan fasilitas bagi pengguna

sistem e-procurement untuk mempermudah dalam pencarian proyek

(33)

dilakukan pada sistem e-procurement cukup banyak sehingga pengguna

website dapat mudah mencari pengumuman sesuai dengan kriteria.

3. Registrasi Perusahaan

Perusahaan yang hendak mengikuti proses pelelangan melalui

sistem e-procurement harus melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan

terlebih dahulu. Hal ini dilakukan karena proses pelelangan

e-procurement dilakukan pada area perusahaan, bukan area publik.

4. E-mail

E-mail digunakan sebagai sarana komunikasi antar pengguna

suatu sistem e-procurement. Dengan adanya e-mail ini, proses

komunikasi dan transfer informasi tidak harus dilakukan dengan proses

tatap muka, melainkan dapat dilakukan secara online dan lebih praktis.

5. Bantuan

Bantuan yang berupa flowchart dipergunakan bagi pengguna

sistem e-procurement terutama user publik dan peserta lelang, apabila

ingin mendapatkan petunjuk atau mekanisme dalam melakukan

pelelangan.

6. Lupa dan Ganti Password

Fasilitas lupa dan ganti password digunakan apabila pengguna

sistem e- procurement lupa atau ingin mengganti password. Password

merupakan variabel yang sangat penting terutama dalam mengakses

setiap kegiatan e-procurement. Password juga merupakan alat keamanan

yang harus dijaga secara hati-hati oleh pengguna sistem e-procurement.

(34)

yang merupakan pengguna sistem e-procurement yang paling tinggi dan

memegang kendali terhadap seluruh data website.

7. Profil Perusahaan

Profil perusahaan adalah fasilitas yang digunakan sebagai

identitas terhadap data-data perusahaan. Profil perusahaan juga sangat

berguna bagi pelaksanaan pelelangan terutama bagi panitia yang hendak

mengetahui data-data tentang perusahaan, baik itu track record,

sertifikasi, klasifikasi, kualifikasi, serta data-data perusahaan lainnya.

Perusahaan peserta lelang dapat melakukan proses editing terhadap

data-data perusahaan jika terjadi kesalahan input data maupun perubahan pada

data identitas perusahaan yang di-input tersebut.

8. Profil Panitia

Profil panitia ditujukan agar pengguna sistem e-procurement

dapat mengetahui profil struktur panitia lelang. Perusahaan peserta lelang

dapat melakukan proses editing terhadap data-data panitia jika terjadi

kesalahan input data maupun perubahan pada data identitas panitia

lelang.

9. Blacklist Perusahaan

Blacklist perusahaan disediakan sebagai sarana untuk

mensosialisasikan perusahaan yang diberikan daftar hitam oleh unit

pelelangan lainnya kepada pengguna sistem e-procurement. Sehingga

perusahaan yang diberikan daftar hitam tersebut tidak dapat mengikuti

proses pelelangan selama jangka waktu blacklist masih berlangsung dan

(35)

A.3 Manfaat dari e-procurement antara lain:

1. Mendapatkan harga pembelian barang yang terkontrol;

2. Mempercepat waktu proses pengadaan;

3. Proses pengadaan akan lebih transparan;

4. Mereduksi biaya pengadaan barang/jasa;

5. Menghemat sampai dengan 50% anggaran;

6. Memperlancar komunikasi buyer – supplier;

7. Pelayanan yang baik kepada supplier.

B. TATA CARA PENGADAAN BARANG/JASA PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN

B.1 Penetapan Pengadaan 1: Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan

1. Pelelangan Umum/Terbatas untuk Pengadaan Barang/jasa lainnya yang dilaksanakan :

1. Kantor Pusat

a. Penetapan Penyedia Barang/Jasa untuk pekerjaan yang bernilai sampai

dengan Rp 25.000.000.000,00 (Dua puluh lima milyar rupiah), pejabat

yang berwenang adalah Direksi/Pejabat yang diberi kuasa;

b. Penetapan Penyedia Barang/Jasa untuk pekerjaan yang bernilai diatas

Rp 25.000.000.000,00 (Dua puluh lima milyar rupiah), pejabat yang

berwenang adalah Direksi.

2. Unit

(36)

yang berwenang adalah GM/Pemimpin Unit/Pejabat yang diberi kuasa;

Rp 25.000.000.000,00 (Dua puluh lima milyar rupiah), pejabat yang

2. Pemilihan Langsung untuk Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa lainnya yang dilaksanakan :

1. Kantor Pusat

dengan Rp 2.000.000.000,00 (Dua milyar rupiah), pejabat yang

berwenang adalah Direksi/Pejabat yang diberi kuasa;

Rp 2.000.000.000,00 (Dua milyar mupiah), pejabat yang berwenang

adalah Direksi.

2. Unit

dengan Rp 2.000.000.000,00 (Dua milyar rupiah), pejabat yang

berwenang adalah GM/Pemimpin Unit/Pejabat yang diberi kuasa;

Rp 2.000.000.000,00 (Dua milyar rupiah), pejabat yang berwenang

adalah Direksi.

3. Penunjukan Langsung untuk Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa lainnya yang dilaksanakan :

1. Kantor Pusat

(37)

dengan Rp 1.000.000.000,00 (Satu milyar rupiah), pejabat yang

Rp 1.000.000.000,00 (Satu milyar rupiah), pejabat yang berwenang

adalah Direksi.

2. Unit

Pembelian langsung yang bernilai sampai dengan Rp 200.000.000,00 (Dua

ratus juta rupiah), pejabat yang berwenang adalah GM/Pemimpin

Unit/Pejabat yang diberi kuasa.

4. Swakelola dan Kewenangan untuk memutuskan pekerjaan swakelola adalah :

1. KantorPusat

a. Kewenangan untuk memutuskan pekerjaan swakelola sampai dengan

Rp 500.000.000,00 (Lima ratus juta rupiah), pejabat yang berwenang

adalah Direksi/Pejabat yang diberi kuasa.

b. Kewenangan untuk memutuskan pekerjaan swakelola diatas Rp

500.000.000,00 (Lima ratus juta rupiah), pejabat yang berwenang

adalah Direksi.

2. Unit

a. Kewenangan untuk memutuskan pekerjaan swakelola sampai dengan

Rp 500.000.000,00 (Lima ratus juta rupiah), pejabat yang berwenang

adalah GM/Pemimpin unit/Pejabat yang diberi kuasa;

b. Kewenangan untuk memutuskan pekerjaan swakelola diatas Rp

(38)

adalah Direksi, kecuali Pengguna Barang/Jasa telah mendapat Ijin

Prinsip dari Direksi.

B. 2 Penetapan Pengadaan 2 : Pengadaan Jasa Konsultansi

1. Seleksi Umum/Terbatas untuk Pengadaan Jasa Konsultansi dilaksanakan :

1. Kantor Pusat

a. Penetapan Penyedia jasa untuk pekerjaan yang bernilai sampai

dengan Rp 2.500.000.000,00 (Dua milyar lima ratus juta rupiah),

pejabat yang berwenang adalah Direksi/Pejabat yang diberi kuasa;

b. Penetapan Penyedia jasa untuk pekerjaan yang bernilai diatas Rp

2.500.000.000,00 (Dua milyar lima ratus juta rupiah), pejabat yang

2. Unit

dengan Rp 2.500.000.000,00 (Dua milyar lima ratus juta rupiah),

pejabat yang berwenang adalah GM/Pemimpin Unit/Pejabat yang

diberi kuasa;

2.500.000.000,00 (Dua milyar lima ratus juta rupiah), pejabat yang

2. Seleksi Langsung untuk Pengadaan Jasa konsultansi yang dilaksanakan : 1. Kantor Pusat

(39)

1.000.000.000,00 (Satu milyar rupiah), pejabat yang berwenang

adalah Direksi.

2. Unit

berwenang adalah GM/Pemimpin Unit/Pejabat yang diberi kuasa;

1.000.000.000,00 (Satu milyar rupiah), pejabat yang berwenang

3. Penunjukan Langsung untuk Pengadaan Jasa konsultansi di: 1. Kantor Pusat

dengan Rp 500.000.000,00 (Lima ratus juta rupiah), pejabat yang

500.000.000,00 juta (Lima ratus juta rupiah), pejabat yang

2. Unit

(40)

berwenang adalah GM/Pemimpin unit/Pejabat yang diberi kuasa;

500.000.000,00 (Lima ratus juta rupiah), pejabat yang berwenang

B.3 Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya

Pada dasarnya setiap pengadaan dilaksanakan melalui pelelangan

yang dilakukan secara terbuka, bersaing dan transparan.

1. Pelelangan Umum

Pelelangan umum dapat dilakukan dengan pra-kualifikasi untuk

pekerjaan kompleks dan pasca-kualifikasi untuk pekerjaan sederhana

(tidak kompleks), penilaian kualifikasi untuk melihat kompetensi dan

kemampuan usaha peserta pengadaan.

a. Pelelangan Umum dengan Pra-kualifikasi :

1. Dalam evaluasi pra-kualifikasi panitia pengadaan dapat melakukan

klarifikasi untuk hal-hal yang dianggap tidak jelas;

2. Calon peserta pengadaan yang lulus pra-kualifikasi minimal 3 (tiga)

peserta;

3. Apabila yang lulus pra-kualifikasi kurang dari 3 (tiga) calon peserta,

maka dilakukan proses pra-kualifikasi ulang;

4. Dalam hal setelah dilakukan pra-kualifikasi ulang, ternyata yang lulus

pra-kualifikasi kurang dari 3 (tiga) peserta dan sekurang-kurangnya 1

(41)

5. Pemasukan penawaran pada tahap pelelangan dilakukan dengan

mengundang peserta yang lulus pra-kualifikasi;

6. Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan gagal apabila:

a. Tidak ada penawaran yang memenuhi syarat yang ditentukan dalam

dokumen pengadaan atau

b. Sanggahan dari peserta lelang ternyata benar atau

c Calon pemenang pengadaan nomor urutan 1, 2 dan 3 mengundurkan

diri.

b. Pelelangan Umum dengan Pasca-kualifikasi :

1. Jumlah yang memasukan penawaran minimal 3 (tiga) peserta;

2. Bila penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) penawar, maka

pelelangan dinyatakan gagal dan dilakukan pelelangan ulang;

3. Dalam hal setelah dilakukan pelelangan ulang peserta yang lulus

evaluasi administrasi, teknis dan keuangan kurang dari 3 (tiga)

peserta dan sekurang-kurangnya 1 (satu) peserta, maka proses

pengadaan dapat dilanjutkan;

4. Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan gagal apabila:

a. Tidak ada penawaran yang memenuhi syarat yang tertentu dalam

dokumen pengadaan;

b. Sanggahan dari peserta lelang ternyata benar atau;

c. Calon pemenang pengadaan urutan 1, 2 dan 3 mengundurkan diri;

d. Penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) penawar;

e. Tidak ada peserta yang lulus evaluasi administrasi, teknis, dan

(42)

2. Pelelangan Terbatas

Proses pelelangan terbatas pada prinsipnya sama dengan proses

pelelangan umum sesuai butir 3.2.1., kecuali dalam pengumuman

dicantumkan kualifikasi dan kriteria Penyedia Barang/Jasa yang lebih

spesifik.

3. Pemilihan Langsung

Sistem pengadaan ini dapat dilakukan untuk keperluan

mendesak artinya apabila suatu pekerjaan atau Pengadaan Barang/Jasa

tersebut tidak segera dilakukan akan berakibat terganggunya

operasional PLN.

Proses pengadaan dengan sistem pemilihan langsung sebagai berikut:

1. Undangan pra-kualifikasi sekurang-kurangnya terhadap 3 (tiga)

peserta terpilih;

2. Apabila penyedia Barang/jasa yang lulus pra-kualifikasi kurang

dari 3 (tiga), maka dilakukan undangan ulang;

3. Apabila setelah undangan ulang, yang lulus pra-kualifikasi hanya 2

(dua) peserta dan sekurang-kurangnya 1 (satu) peserta, maka proses

pengadaan dapat dilanjutkan melalui penunjukan langsung;

4. Panitia/Pejabat Pengadaan meminta kepada penyedia barang/jasa

yang telah lulus pra-kualifikasi untuk memasukan penawaran;

5. Panitia/pejabat pengadaan melakukan evaluasi administrasi, teknis,

dan harga terhadap semua penawaran yang masuk serta menyusun

urutan penawaran berdasarkan harga terendah sebagai dasar untuk

(43)

6. Klarifikasi dan negosiasi dilaksanakan :

a. Kepada penawar yang lulus pra-kualifikasi untuk mendapatkan

Barang/Jasa yang sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam

dokumen pengadaan ;

b. Terhadap harga satuan item-item pekerjaan yang harga satuan

penawarannya lebih tinggi dari harga satuan yang tercantum dalam

HPS;

c. Apabila tidak terjadi kesepakatan dengan urutan pertama, maka

klarifikasi dan negosiasi dilakukan kepada urutan penawar terendah

berikutnya sesuai butir 4 diatas, demikian seterusnya.

4. Penunjukan Langsung

Untuk sistem pengadaan dengan penunjukan langsung dapat

dilaksanakan dalam hal sebagai berikut:

1. Pekerjaan spesifik hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan seperti

teknologi khusus/pemegang hak patent dan/atau hanya ada satu penyedia

Barang/Jasa (agen tunggal) yang mampu mengaplikasikannya atau

pengadaan barang spesifik yang tak dapat digantikan oleh produk lain

atau tidak kompatibel (Relay, Cards, scada dll);

2. Pekerjaan dalam keadaan khusus/darurat/emergency yaitu pekerjaan yang

kebutuhannya sangat mendesak, seperti pengadaan barang spesifik yang

tak dapat digantikan oleh produk lain dan tidak dapat ditunda-tunda lagi

berhubung dengan telah terjadinya bencana alam/perang/kerusuhan, untuk

menghindarkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat

(44)

besar serta untuk menjaga citra perusahaan;

3. Pekerjaan lanjutan yang dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa yang

sama dan secara teknis diharuskan adanya homogenitas, kontinuitas,

kompatibel dengan pekerjaan sebelumnya serta dengan mengacu kepada

harga satuan kontrak yang sudah ada;

4. Pekerjaan tambah yang tidak dapat dielakkan dalam rangka penyelesaian

pekerjaan, dengan ketentuan nilainya tidak lebih dari 10 % (sepuluh

persen) dari harga yang tercantum dalam Kontrak dan dihitung

berdasarkan harga satuan kontrak.

5. Pengadaan Langsung

Yang dimaksud dengan Pengadaan Langsung Barang/Jasa

adalah proses pengadaan Barang/Jasa yang bersifat rutin/operasional

dan/atau kegiatan mendesak dengan nilai maksimal Rp 200.000.000

(dua ratus juta rupiah) oleh Pejabat Pengadaan:

a. Untuk pengadaan barang yang bernilai sampai dengan Rp 50.000.000

(lima puluh juta rupiah) dilakukan tanpa Surat Perintah Kerja (SPK)/

Surat Pemesanan Barang (SPB)/Delivery Order (DO), sedangkan untuk

diatas Rp 50.000.000 (lima puluh juta rupiah) dilakukan dengan SPK;

b. Untuk pekerjaan barang/jasa dilakukan dengan Surat Perintah Kerja

(SPK);

c. Untuk pengadaan langsung barang yang nilainya sampai dengan Rp

10.000.000, (sepuluh juta rupiah) dapat dilakukan dengan

cara pembelian/pembayaran langsung kepada pihak Penyedia

(45)

B.4 Sistem Pengadaan Jasa Konsultansi.

Pengadaan jasa konsultansi memerlukan penyedia jasa berupa Badan

Usaha atau Perorangan.

1. Seleksi Umum

Seleksi umum dilakukan dengan pra-kualifikasi dan pada

prinsipnya penilaian kualifikasi atas dasar kompetensi dan kemampuan

usaha dengan jumlah peserta antara 5 (lima) sampai dengan 7 (tujuh)

penyedia jasa konsultansi.

2. Seleksi Terbatas

Proses seleksi terbatas pada prinsipnya sama dengan proses seleksi

umum kecuali dalam pengumuman dicantumkan kriteria peserta dan

nama-nama penyedia jasa konsultansi.

3. Seleksi Langsung

Seleksi Langsung dapat juga dilaksanakan dalam hal-hal seperti:

1. Pekerjaan diperlukan dalam waktu yang cepat;

2. Seleksi umum dinilai tidak efisien dari segi biaya dan waktu;

3. Seleksi terbatas dinilai tidak efisien dari segi biaya dan waktu;

4. Seleksi Langsung dinilai lebih efektif dan efisien.

4. Penunjukan Langsung

Untuk sistem pengadaan dengan penunjukan langsung dapat

dilaksanakan dalam hal sebagai berikut :

1. Pekerjaan spesifik, hanya dapat dilaksanakan oleh satu penyedia Jasa

(46)

2. Pekerjaan dalam keadaan khusus/darurat/emergency yaitu pekerjaan

yang kebutuhannya sangat mendesak dan tidak dapat ditunda-tunda

lagi berhubung dengan telah terjadinya bencana

alam/perang/kerusuhan, untuk menghindarkan terjadinya hal-hal yang

tidak diinginkan yang dapat mengancam jiwa manusia dan

menghindarkan kerugian PLN yang lebih besar serta untuk menjaga

citra perusahaan;

3. Pekerjaan lanjutan yang dilaksanakan oleh Penyedia Jasa Konsultansi

yang sama dan secara teknis diharuskan adanya homogenitas,

kontinuitas, kompatibel dengan pekerjaan sebelumnya serta dengan

mengacu kepada harga satuan kontrak yang sudah ada;

4. Pekerjaan tambah yang tidak dapat dielakkan dalam rangka

penyelesaian pekerjaan pengadaan, dengan ketentuan nilainya tidak

lebih dari 10 % (sepuluh persen) dari harga yang tercantum dalam

Kontrak dan dihitung berdasarkan harga satuan kontrak;

5. Pekerjaan studi/pemrosesan data oleh Perguruan Tinggi Negeri;

6. Pekerjaan penelitian/studi/pemrosesan data oleh Lembaga Afilisiasi

Perguruan Tinggi Negeri.

B. 5 METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN 1. Metode Satu Sampul

Metode ini lebih tepat digunakan untuk pengadaan Barang/Jasa

dengan metode pelelangan umum maupun pemilihan langsung yang bersifat

sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau pengadaan dengan standar harga

(47)

a. Cara penyampaian penawaran dengan metode satu sampul yaitu:

1. Penyedia Barang/Jasa mengajukan penawaran yang dimasukkan ke dalam

satu sampul, yang mencakup semua persyaratan;

2. Penawaran mencakup surat penawaran yang dilengkapi dengan persyaratan

administrasi, teknis, dan perhitungan harga yang ditandatangani oleh

Penyedia Barang/Jasa;

3. Pada sampul luar hanya dicantumkan alamat Pengguna Barang/Jasa yang

menyelenggarakan pengadaan Barang/Jasa (yang mencantumkan : jenis

pekerjaan, tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, jam pemasukan penawaran);

4. Harga penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka dan huruf;

5. Penawaran bersifat rahasia dan dilarang dikirim kepada anggota

Panitia/Pejabat pengadaan atau perseorangan, melainkan kepada alamat

sebagaimana disebutkan pada nomor 3 diatas;

6. Jika disampaikan secara langsung, maka penawaran harus dimasukkan oleh

peserta yang bersangkutan ke dalam tempat yang telah disediakan oleh

Panitia/Pejabat pengadaan;

7. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul tersebut pada nomor

3 diatas dimasukkan ke dalam sampul luar yang hanya mencantumkan

alamat pengguna Barang/Jasa yang mengadakan pengadaan Barang/Jasa

serta tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan;

8. Jika dokumen penawaran disampaikan melalui pos, panitia/pejabat

pengadaan mencatat tanggal dan jam penerimaannya. Dokumen

penawaran yangditerima setelah batas waktu pemasukan penawaran tidak

(48)

b. Pembukaan penawaran adalah sebagai berikut :

1. Panitia/Pejabat pengadaan melakukan pembukaan sampul penawaran di

hadapan para peserta pengadaan pada waktu yang telah ditetapkan.

Pertama sampul yang bertuliskan “Pengunduran diri” dicatat, berikutnya

pembukaan sampul penawaran, dibacakan serta dicatat;

2. Panitia/Pejabat pengadaan memeriksa, menunjukkan dan membacakan di

hadapan para peserta pengadaan mengenai kelengkapan penawaran, yang

terdiri atas :

a. surat penawaran mencantumkan masa berlaku penawaran;

b. surat penawaran bermaterai cukup dan ditandatangani.

2. Metode Dua Sampul

Metode ini digunakan dalam hal diperlukan evaluasi teknis yang

lebih mendalam untuk menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai

terpengaruh oleh besarnya harga penawaran. Metode ini dapat digunakan

untuk pelelangan umum yang bersifat kompleks, pelelangan terbatas,

pemilihan langsung serta pengadaan IPP.

a. Cara penyampaian penawaran dengan metode dua sampul adalah sebagai berikut:

1. Sampul pertama berisi kelengkapan data administrasi dan teknis yang

disyaratkan dan pada sampul tertulis “Data Administrasi dan Teknis“;

2. Sampul kedua berisi data perhitungan harga penawaran dan pada sampul

ditulis “Harga Penawaran”;

3. Sampul pertama dan kedua dimasukkan ke dalam satu sampul (disebut

(49)

4. Sampul penutup mencantumkan alamat Pengguna Barang/Jasa yang

mengadakan Pengadaan Barang/Jasa, jenis pekerjaan, tempat, hari, tanggal,

bulan, tahun, dan jam pemasukan penawaran;

5. Harga penawaran dalam penawaran dicantumkan dengan jelas dalam angka

dan huruf;

6. Penawaran bersifat rahasia. Oleh sebab itu, dilarang dikirim kepada anggota

panitia pengadaan atau perseorangan, melainkan dimasukkan oleh peserta

yang bersangkutan ke dalam tempat yang telah disediakan oleh

panitia/pejabat pengadaan;

7. Penawaran disampaikan pada waktu yang telah ditentukan;

8. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul penutup yang berisi

sampul pertama dan sampul kedua dimasukkan dalam satu sampul, disebut

sampul luar;

9. Sampul luar hanya mencantumkan alamat pengguna Barang/Jasa yang

mengadakan pengadaan Barang/Jasa serta tempat, hari, tanggal, bulan,

tahun, dan jam pemasukan penawaran;

10. Penawaran yang diterima melalui pos, pada sampul luarnya diberi catatan

tanggal dan jam penerimaan. Penawaran yang diterima setelah batas akhir

pemasukan, tidak diikutsertakan dan dapat diambil kembali.

b. Pembukaan penawaran dengan metode dua sampul adalah sebagai berikut:

1. Panitia/Pejabat pengadaan membuka kotak dan sampul I di hadapan

peserta pengadaan. Sampul I yang berisi data administrasi dan teknis

(50)

2. Sampul II berisi data harga tidak boleh dibuka, dan sampulnya diparaf

oleh 2 wakil peserta pengadaan dan disimpan oleh panitia.

3. Metode Dua Tahap

Pada umumnya metode ini dilaksanakan untuk pengadaan

barang/jasa yang memerlukan keahlian khusus, berkaitan dengan

penggunaan teknologi tinggi, atau memiliki lingkup pekerjaan yang sangat

kompleks dan resiko tinggi, yang mempunyai beberapa alternatif

penggunaan sistem dan disain penerapan teknologi yang berbeda, sehingga

diperkirakan tidak banyak Penyedia Barang/Jasa atau Pabrikan yang

mempunyai kualifikasi dan pengalaman melaksanakan pekerjaan tersebut.

Terutama dalam pekerjaan yang memerlukan analisa harga yang sangat detail

dan kompleks serta memerlukan waktu yang cukup lama.

Tahap pertama I adalah memilih atau menilai peserta pengadaan

dengan jalan melakukan evaluasi teknis dan administrasi pada penawaran

pertama, sehingga didapat hasil yang cukup meyakinkan pihak Pengguna

Barang/Jasa bahwa peserta pengadaan yang lulus pada tahap I adalah peserta

yang “qualified”. Sedangkan pada tahap II faktor yang paling dominan adalah

harga penawaran.

1. Tahap Pertama (I)

a. Pemasukan penawaran :

1. Pada tahap pertama Penyedia Barang/Jasa mengajukan persyaratan

administrasi dan teknis sebagaimana disyaratkan dalam dokumen

(51)

2. Pada sampul tahap I hanya dicantumkan alamat Pengguna barang/jasa

yang mengadakan pengadaan barang/jasa dan kata-kata “dokumen

penawaran pengadaan barang/jasa tahap I (yang mencantumkan :

jenis, tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, jam pemasukan)”;

3. Sampul luar hanya memuat alamat Pengguna Barang/jasa yang

mengadakan pengadaan barang/jasa serta tempat, hari, tanggal, bulan,

tahun, dan jam pemasukan;

4. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul pertama

dimasukkan dalam satu sampul, disebut sampul luar;

5. Dokumen penawaran yang diterima melalui pos, pada sampul luarnya

diberi catatan tanggal dan jam penerimaan;

6. Dokumen penawaran yang diterima setelah batas akhir pemasukan,

tidak diikutsertakan dan diberitahukan kepada peserta yang

bersangkutan untuk diambil kembali.

b. Pembukaan penawaran :

1. Pada tahap pertama, Panitia pengadaan melakukan pembukaan sampul

di hadapan peserta pengadaan, Sampul yang berisi data administrasi

dan teknis dibuka satu persatu, dibacakan serta dicatat dan dijadikan

lampiran berita acara pembukaan penawaran sampul I.

2. Panitia pengadaan memeriksa, menunjukkan dan membacakan di

hadapan para peserta pelelangan mengenai kelengkapan penawaran,

yang terdiri atas :

a. Surat penawaran yang di dalamnya tercantum masa berlaku

(52)

b. Jaminan penawaran asli;

c. Dokumen penawaran teknis dan dokumen pendukung lainnya yang

disyaratkan dalam dokumen pengadaan barang/jasa yang telah

ditentukan.

2. Tahap Kedua (II)

a. Pemasukan penawaran :

1. Calon Penyedia Barang/Jasa, yang telah dinyatakan lulus oleh panitia

pengadaan pada evaluasi tahap pertama, diminta memasukkan surat

penawaran harga yang dimasukan ke dalam sampul tertutup;

2. Surat penawaran harga tersebut dilampiri rincian analisis biaya dan

syarat lainnya yang telah disepakati pada tahap pertama;

3. Harga penawaran dalam surat penawaran dicantumkan dengan jelas

dalam angka dan huruf;

4. Penawaran bersifat rahasia dan hanya ditujukan kepada alamat yang

telah ditetapkan;

5. Penawaran disampaikan pada waktu yang telah ditentukan dan

dimasukkan ke dalam tempat tertutup;

6. Penawaran yang diterima setelah batas akhir pemasukan, tidak

diikutsertakan dan diberitahukan kepada peserta yang bersangkutan untuk

mengambil kembali dokumen penawarannya;

7. Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul kedua

dimasukkan dalam satu sampul, disebut sampul luar. Sampul luar

hanya memuat alamat Pengguna Barang/Jasa, tempat, hari, tanggal,

(53)

b. Pembukaan penawaran :

Pada tahap kedua, peserta pengadaan yang telah dinyatakan

lulus persyaratan teknis dan administrasi diminta menyampaikan

penawaran harga. Pembukaan penawaran harga dibuka pada tempat

dan waktu yang sudah ditentukan dihadapan segenap penawar dan

panitia. Panitia/Pejabat Pengadaan menyiapkan catatan pembukaan

penawaran yang mencakup nama penawar, harga penawaran, diskon

(bila ada) dan penawaran alternatif bila ada. Wakil Penawar/Penyedia

Barang/Jasa yang hadir diminta untuk menandatangani bukti pencatatan

tersebut.

B.6 PENETAPAN PEMENANG PENGADAAN

a. Calon Penyedia Barang/Jasa dengan harga evaluasi terendah yang diusulkan

sebagai pemenang Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp

50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah), ditetapkan sebagai pemenang

pengadaan oleh General Manager/Kepala tanpa harus mendapatkan

persetujuan dari Direksi.

b. Calon Penyedia Barang/Jasa dengan harga evaluasi terendah yang diusulkan

sebagai pemenang Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya diatas Rp

50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah), sebelum ditetapkan sebagai

pemenang pengadaan oleh General Manager/Kepala harus mendapatkan

persetujuan terlebih dahulu dari Direksi.

c. Dalam hal Direksi atau General Manager/Kepala tidak sependapat

dengan usulan Panitia Pengadaan, maka Direksi atau General