Perancangan sistem informasi penyewaan mesin fotokopi pada PT.Samafitro Bandung berbasis desktop

(1)

(2)

(3)

(4)

Nama : Faridha Rahmawati Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 24 Juni 1991 Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Anak ke- : Dua dari tiga bersaudara

Alamat : Jl. Cihanjuang Gg. H. Hamin No.23A RT/RW 01/20 Kel. Cibabat Kec. Cimahi Utara 40513

Telpon : 0852 2057 2354

Pendidikan : 1. 1997-2000 : SD Budisatria Medan 2. 2000-2003 : SDN Mojoroto VI Kediri 3. 2003-2006 : SMPN 10 Cimahi

4. 2006-2009 : SMA YWKA Bandung 5. 2009-2013 : Jenjang Studi Strata I (S1)

Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik & Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

(5)

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang S1 (Strata 1) Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Faridha Rahmawati

1.05.09.255 PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

(6)

v

Segala Puji serta syukur kehadirat Allah SWT, atas Rahmat dan Karunia- Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Skripsi dengan judul :

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENYEWAAN MESIN

FOTOKOPI PADA PT. SAMAFITRO BERBASIS DESKTOP”. Tidak lupa pula shalawat dan salam penulis tujukan kepada Nabi Besar Rasulullah Muhammad SAW yang telah berjuang membawa umat manusia kepada fitrah yang benar. Laporan Skripsi ini sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam menempuh jenjang S1 pada jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia. Di kesempatan ini penulis hendak berterimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini. Yaitu :

1. Allah SWT, yang telah memberikan pertolongan dan kemudahan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi ini.

2. Orangtua yang selalu memberi doa, mendukung dan memberi semangat . 3. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc. selaku Rektor Universitas Komputer

Indanesia.

4. Prof.Dr.Ir. H.Denie Kurniadi,M.Sc. selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.

(7)

vi

7. Bella Hardiayana, S.Kom. dan Citra Noviyasari, S. Si ,.M.T sebagai dosen penguji.

8. Semua teman SI-06 dan saudara-saudara yang telah memberikan motivasi dan semangat, serta teman-teman seperjuangan skripsi semester genap 2013 di jurusan Sistem Informasi UNIKOM.

9. Semua pihak yang telah membantu penulis yang tidak dapat disebutkan satu-persatu terima kasih atas dorongan, do’a, serta motivasi yang sangat berharga bagi penulis.

Penulis berharap semoga laporan Skripsi ini dapat memberikan manfaat yang besar khususnya bagi penulis dan bagi pembaca pada umumnya. Akhir kata penulis ucapkan semoga bantuan yang telah diberikan kepada penulis dalam penyusunan Skripsi ini akan mendapat balasan yang lebih besar dari Allah SWT, Amin.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Bandung, 10 Juli 2013

(8)

117 Yogyakarta.

Irawan, Budhi. 2005, Jaringan Komputer. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Jogiyanto, HM. 2005.Analisis dan Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan Aplikasi Bisnis. Andi.Yogyakarta.

Kadir, Abdul. 2003, Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.

Rosa,AS, Shalahuddin.M. 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Modula. Bandung.

(9)

vii

PERNYATAAN KEASLIAN ... ii

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR TABEL ... xvi

DAFTAR SIMBOL ... xvii

BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian ... 1

1.2. Identifkasi dan Rumusan Masalah ... 6

1.2.1. Identifikasi Masalah ... 6

1.2.2. Rumusan Masalah ... 7

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 7

1.3.1. Maksud Penelitian ... 7

1.3.2. Tujuan Penelitian ... 8

1.4. Kegunaan Penelitian... 8

1.4.1. Kegunaan Praktis ... 9

(10)

viii

1.5. Batasan Masalah... 9

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 10

BAB II. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem ... 11

2.1.1 Pengertian Sistem ... 11

2.1.2 Karakteristik Sistem ... 12

2.1.3 Klasifikasi Sistem... 14

2.2 Konsep Dasar Informasi ... 15

2.2.1 Pengertian Informasi ... 15

2.2.2 Siklus Informasi ... 16

2.2.3 Kualitas Informasi ... 16

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 17

2.3.1 Definisi Sistem Informasi ... 17

2.4 Kegiatan Sistem Informasi ... 18

2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Penyewaan Mesin ... 18

2.6 Konsep Dasar Penyewaan ... 19

2.7 Pengertian Mesin Fotocopy ... 19

2.8 Basis Data... 20

2.8.1 Definisi Basis Data ... 21

2.8.2 Operasi Dasar Basis Data ... 21

2.8.3 Sistem Manajemen Basis Data ... 22

2.9 Konsep Dasar Analisis Sistem ... 23

(11)

ix

2.9.2 ERD ... 23

2.9.3 Diagram Konteks ... 24

2.9.4 DFD ... 25

2.9.5 Kamus data ... 25

2.10 Pengertian Java... 26

2.11 Pengertian Netbeans ... 26

2.12 MySQL database Server ... 27

BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian ... 29

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 29

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 30

3.1.2.1 Visi ... 30

3.1.2.2 Misi ... 30

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 31

3.1.4 Deskripsi Tugas ... 32

3.2 Metode Penelitian... 36

3.2.1 Desain Penelitian ... 36

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 37

3.2.2.1 Sumber Data Primer ... 37

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ... 38

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 38

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem ... 39

(12)

x

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 42

1. Flow Map ... 43

BAB IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ... 48

4.1.1 Analisis Dokumen ... 48

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 51

4.1.2.1 Flow Map ... 52

4.1.2.2 Diagram Konteks ... 53

4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 54

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 57

4.2 Perancangan Sistem ... 58

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 59

4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ... 60

4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 60

4.2.3.1 Flowmap ... 61

(13)

xi

4.2.4.3 Entity Relationship Diagram ... 71

4.2.4.4 Struktur File ... 72

4.2.4.5 Kodifikasi ... 75

4.2.5 Perancangan Antar Muka ... 76

4.2.5.1 Struktur Menu ... 76

4.2.5.2 Perancangan Input ... 77

4.2.5.3 Perancangan Output ... 83

4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan ... 86

BAB V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1 Implementasi ... 87

5.1.1 Batasan Implementasi ... 87

5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 87

5.1.3 Implementasi Perangkat Keras ... 88

5.1.4 Implementasi Basis Data ... 88

5.1.5 Implementasi Antar Muka ... 92

(14)

xii

2. Implementasi Antar Muka Home ... 93

3. Implementasi Antar Muka Data Barang ... 94

4. Implementasi Antar Muka Data Pelanggan ... 95

5. Implementasi Antar Muka Data Petugas... 97

6. Implementasi Antar Muka Data Supplier ... 98

7. Implementasi Antar Muka Transaksi ... 99

5.1.6 Implementasi Instalasi Program ... 104

5.1.7 Penggunaan Program ... 108

5.2 Pengujian ... 108

5.2.1 Rencana Pengujian ... 109

5.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 109

5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 114

BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan ... 115

6.2 Saran ... 116

(15)

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Karakteristik suatu sistem ... 14

Gambar 3.1 SDLC model Waterfall... 40

Gambar 4.1 Flowmap yang sedang berjalan, Penyewaan ... 52

Gambar 4.2 Flowmap yang sedang berjalan, Service ... 53

Gambar 4.3 Diagram Konteks yang sedang berjalan ... 54

Gambar 4.4 DFD Lv 1 yang sedang berjalan ... 55

Gambar 4.5 DFD Lv 2 (Proses 1.0) yang sedang berjalan ... 56

Gambar 4.6 DFD Lv 2 (Proses 2.0) yang sedang berjalan... 56

Gambar 4.7 DFD Lv 2 (Proses 3.0) yang sedang berjalan... 57

Gambar 4.8 Flowmap yang diusulkan, Penyewaan ... 61

Gambar 4.9 Flowmap yang diusulkan, Pengembalian ... 62

Gambar 4.10Diagram Konteks yang diusulkan ... 63

Gambar 4.11 DFD Lv 1 yang diusulkan ... 64

Gambar 4.12 DFD Lv 2 (Proses 1.0) yang diusulkan ... 65

Gambar 4.13 DFD Lv 2 (Proses 2.0) yang diusulkan ... 66

Gambar 4.14 Relasi Tabel ... 71

Gambar 4.15 ERD ... 72

Gambar 4.16 Struktur Menu ... 77

Gambar 4.17 Perancangan Masuk ... 78

Gambar 4.18 Perancangan Input Masuk ... 78

(16)

xiv

Gambar 4.20 Perancangan Input Mesin ... 79

Gambar 4.21 Perancangan Input Pelanggan ... 80

Gambar 4.22 Perancangan Input Transaksi ... 81

Gambar 4.23 Perancangan Input Pengembalian ... 82

Gambar 4.24 Perancangan Laporan Peminjaman ... 83

Gambar 4.2.5 Perancangan Laporan Pengembalian ... 84

Gambar 4.26 Perancangan Arsitektur Jaringan ... 85

Gambar 5.1 Tampilan Masuk ... 92

Gambar 5.2 Message Berhasil Masuk ... 93

Gambar 5.3 Tampilan Home setelah Masuk ... 94

Gambar 5.4 Tampilan Form Data Barang ... 95

Gambar 5.5 Tampilan Form Pelanggan ... 96

Gambar 5.6 Tampilan Form Petugas ... 97

Gambar 5.7 Tampilan Form Supplier ... 98

Gambar 5.8 Tampilan Form Transaksi ... 99

Gambar 5.9 Tampilan Form Pengembalian ... 101

Gambar 5.10 Tampilan Form Laporan... 102

Gambar 5.11 Tampilan Form Transaksi ... 103

Gambar 5.12 Tampilan Persiapan Instalasi tahap 1 ... 104

Gambar 5.13 Tampilan persiapan instalasi tahap 2 ... 105

Gambar 5.14 Tampilan persiapan instalasi tahap 3 ... 105

(17)

xv

Gambar 5.16 Tampilan konfirmasi alamat instalasi tahap 5 ... 106

Gambar 5.17 Tampilan progress instalasi program tahap 6 ... 107

Gambar 5.18 Tampilan instalasi telah berhasil tahap 7 ... 107

(18)

xvi

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Harga Sewa Mesin per Bulan... 3

Tabel 1.2 Rata-rata Penyewaan Mesin Bulan Januari – Februari 2012 .... 4

Tabel 1.3 Waktu Penelitian ... 10

Tabel 4.1 Analisis Dokumen Prosedure Penyewaan ... 49

Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan... 58

Table 4.3 Tabel Barang ... 73

Table 4.4 Tabel Detail Transaksi ... 73

Table 4.5 Tabel Pelanggan ... 73

Table 4.6 Tabel Pengembalian ... 74

Table 4.8 Status Mesin ... 74

Table 4.9 Supplier ... 74

Table 4.10 Transaksi ... 75

Tabel 5.1 Rencana Pengujian ... 109

Tabel 5.2 Pengujian Masuk ... 110

Tabel 5.3 Pengujian Input Data Pelanggan ... 110

Tabel 5.4 Pengujian Input Data Barang ... 111

Tabel 5.5 Pengujian Input Data Petugas ... 112

Tabel 5.6 Pengujian Input Data Supplier ... 113

Tabel 5.7 Pengujian Input Data Transaksi Penyewaan ... 114

(19)

xvii DAFTAR SIMBOL

FLOWMAP

Simbol Nama Simbol Keterangan

Dokumen

Digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk mengentry data

Proses Merupakan kegiatan proses dari operasi program komputer

Proses Manual Merupakan proses manual pada flowmap

File Harddisk Merupakan media penyimpanan dari proses entry data dan proses komputerisasi

Offline Storage Merupakan tempat penyimpanan data berupa arsip

GarisAlur Merupakan arus data

Keyboard Merupakan proses penyimpanan menggunakan keyboard

(20)

xviii

DATA FLOW DIAGRAM (DFD)

Entitas Eksternal Entity

Proses Simbol proses yang mentransformasikan data secara umum

Storage Berkas atau tempat penyimpanan data atau file

Garis Aliran

Simbol aliran data yang menggambarkan aliran data dari satu proses ke proses yang lain

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD)

Entitas Suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai

Relasi Menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berbeda

Atribut

Mendeskripsikan karakter entitas (atribut yang berfungsi sebagai primary key diberi garis bawah)

Garis Penghubung

(21)

1 1.1.Latar Belakang

Pada era globalisasi saat ini, Sistem Informasi (SI) semakin dibutuhkan oleh organisasi maupun perusahaan, khususnya dalam meningkatkan kualitas dan efektifitas aliran informasi dalam perusahaan, kontrol kualitas, dan menciptakan aliansi atau kerjasama dengan rekanan lainnya. Sistem Informasi akan membantu organisasi maupun perusahaan dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasi pengolahan data dan meningkatkan kualitas informasi serta kontrol manajemen.

Sistem Informasi beserta perkembangan teknologi pendukungnya akan memicu transformasi besar dalam bidang bisnis dan manajemen. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem informasi lainnya.

(22)

perusahaan tersebut dalam melayani konsumen dengan lebih efektif dan efisien. Dengan adanya teknologi komputer, maka dapat membantu mempermudah dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Informasi itu sendiri dapat di definisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi para penerimanya. Tanpa informasi, suatu instansi atau perusahaan akan kesulitan untuk melakukan kegiatan operasional perusahaannya tersebut. Oleh sebab itu dalam suatu perusahaan/ instansi diperlukan suatu sistem informasi yang sesuai.

Sistem informasi yang dimaksud adalah sistem informasi yang dapat digunakan untuk membantu dalam pencarian data, pencatatan data berikut pengolahan data sehingga diperolah output (keluaran) yang akurat dan pada akhirnya akan sangat membantu suatu perusahaan dalam mengoperasikan perusahaannya.

(23)

Tabel 1.1 Harga Sewa Mesin per Bulan

(Sumber : Bagian AMS / Customer Service Relation PT. Samafitro Bandung)

(24)

–

(Sumber : Bagian AMS / Customer Service Relation PT. Samafitro Bandung)

Dari tabel 1.2 di atas dapat terlihat bahawa rata-rata jumlah penyewaan atau pengguna jasa rental bertambah. Akan tetapi, banyaknya pelanggan pengguna jasa rental mesin ini tidak diimbangi dengan pelayanan yang baik, terutama karena sistem yang digunakan pada PT. Samafitro Bandung saat ini masih bersifat manual/sederhana yaitu dengan menggunakan pencatatan biasa (tulis tangan) sehingga jangka waktu antara input, pengolahan data dan output yang dihasilkan memerlukan waktu yang cukup lama. Artinya ketika ada pelanggan menyewa mesin pada PT. Samafitro Bandung ini baik secara langsung maupun melalui telepon, proses pencatatannya masih dicatat pada sebuah buku dan laporan yang dicatat masih belum secara terkomputerisasi.

(25)

yang secara manual ini kurang efisien dan efektif bagi perusahaan.

Oleh karena itu apabila petugas sewaktu-waktu membutuhkan data pelanggan yang menyewa mesin, petugas sering mengalami kesulitan mencarinya. Dalam hal melakukan transaksi pun, masih mengalami kendala. PT. Samafitro Bandung ini ingin memiliki sistem yang terkomputerisasi dalam penyewaan, pengembalian mesin serta transaksi. Pelayanan lebih yang diberikan pada PT. Samafitro ini adalah memberikan service kepada pelanggan. Apabila masih dalam jangka waktu sewa, mesin fotokopi mengalami kerusakan sehingga pelanggan berhak mendapatkan service atau mengganti mesin fotokopi baru yang layak pakai.

PT. Samafitro masih menggunakan sistem yang manual dalam melakukan transaksi, sehingga pada perhitungan sewa mesin perbulan / pertahun disetiap transaksi terjadi kesalahan. Sistem yang diusulkan akan mempermudah user dalam melakukan perhitungan disetiap transaksi yang akan dilakukan.

Sistem informasi yang ada sekarang pada PT. Samafitro Bandung masih memiliki kelemahan dan kendala antara lain adanya data yang hilang dan lambatnya proses pengolahan data. Maka untuk menangani masalah tersebut, dalam skripsi ini penulis merancang suatu sistem untuk menangani pelayanan jasa (penyewaan) mesin fotokopi pada PT. Samafitro yaitu yang berjudul

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENYEWAAN MESIN

(26)

Identifikasi masalah secara umum adalah segala sesuatu yang menjadi obyek permasalahan yang akan diteliti dengan mempersiapkan alat dan metode pengumpulan data dan pengolahan data.

Sedangkan rumusan masalah secara umum adalah segala sesuatu permasalahan yang dihadapi oleh instansi, atau perusahaan tersebut dan dengan permasalahan tersebut harus bisa ditindak lanjuti demi tercapainya suatu tujuan instansi, atau perusahaan.

1.2.1. Identifikasi Masalah

Mengacu pada latar belakang diatas serta hasil penelitian yang telah dilakukan, maka penulis dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada pada PT. Samafitro.

1. Dalam melakukan pencarian data pelanggan yang sudah terdaftar , memiliki kendala karena data masih berupa arsip sehingga kurang efektif dan efesien. 2. Dalam pembuatan laporan data penyewaan mesin fotokopi masih manual,

yaitu masih berpacu pada kwitansi dan dilakukan dengan penginputannya manual sehingga terkadang menyebabkan kesalahan pembuatan laporan yang pada akhirnya berpengaruh terhadap laporan rekap yang di dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan.

(27)

Rumusan masalah dari penelitian ini adalah :

1. Bagaimana sistem penyewaan mesin fotokopi yang sedang berjalan pada PT. Samafitro Bandung.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi dalam penyewaan mesin fotokopi pada PT. Samafitro Bandung .

3. Bagaimana pengujian sistem informasi penyewaan mesin fotokopi pada PT. Samafitro Bandung.

4. Bagaimana implementasi sistem informasi penyewaan mesin fotokopi pada PT. Samafitro Bandung.

1.3.Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1.3.1. Maksud

(28)

Adapun tujuan dasar dari penelitian ini yaitu:

1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur penyewaan mesin fotokopi, pengembalian mesin fotokopi yang sedang berjalan pada PT. Samafitro Bandung.

2. Untuk membuat perancangan terstruktur yang menggunakan alat bantu prosedur sistem yang baru melalui flow map dapat berfungsi sebagai prosedural kerja sistem pada PT. Samafitro Bandung.

3. Untuk melakukan pengujian terhadap sistem informasi perusahaan dalam melakukan pengolahan data, sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pengolahan data dan dapat menghasilkan laporan data yang akurat pada PT. Samafitro Bandung.

4. Untuk implementasi sistem informasi aplikasi yang dirancang untuk penyewaan mesin fotokopi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi baik dalam pencatatan data konsumen baru maupun pencarian data konsumen yang telah ada pada PT. Samafitro Bandung.

1.4.Kegunaan Penelitian

(29)

Adapun kegunaan akademis dari penelitian ini adalah untuk menambah pengetahuan dan wawasan, baik bagi penulis maupun pembaca.

1.4.2. Kegunaan Praktis

Dengan adanya penelitian ini diharapkan agar sistem informasi yang dibuat oleh penulis dapat bermanfaaat pada penyewaan mesin fotokopi di PT. Samafitro dan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dalam penyewaan mesin fotokopi di PT. Samafitro.

1.5 Batasan Masalah

Agar penelitian dan penyusunan sistem informasi ini dapat dlakukan secara terarah sesuai dengan yang diharapkan, maka diperlukan batasan permasalahan. Adapun batasan masalahnya yaitu sebagai berikut :

1 Sistem ini hanya membahas tentang proses penyewaan mesin fotokopi yang meliputi harga penyewaan mesin, service, transaksi dan pengembalian pada PT. Samafitro.

2 Pada sistem transaksi ini harga sewa mesin dihitung berdasarkan berapa bulan atau berapa tahun masa sewa.

(30)

Lokasi dan waktu pelaksanaan penelitian ini ialah sebagai berikut: 1.6.1. Lokasi

Lokasi penelitian ini dilakukan pada PT. Samafitro yang beralamat di Jl. R.E Martadinata No. 229 Bandung.

1.6.2. Waktu Penelitian

(31)

11 2.1 Konsep Dasar Sistem

Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analisis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari pembentuk sistem tersebut.

2.1.1 Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan kepada prosedur dan menekankan kepada komponen atau elemen. Hal ini sesuai dengan pengertian sistem informasi seperti yang dikemukakan oleh Andri Kristanto (2008:13). Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sebagai berikut : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Jogiyanto, H.M., (2002:1)

(32)

Sistem adalah elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jogiyanto, H.M., (2002:1).

2.1.2 Karateristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sistem sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface) , masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

1. Komponen sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra system.

2. Batas sistem

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini dapat dipandang sebagai satu kesatuan dan menunjukan ruang

3. Lingkungan luar sistem

(33)

4. Penghubung sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

5. Masukan sistem

Masuk (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masuk dapat berupa masukan perawatan (maintainace input) dan masukan sinyal (signal input). 6. Keluaran sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang di olah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

7. Pengolahan sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah berupa masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem

(34)

Gambar 2.1 karateristik suatu sistem Sumber : Jogiyanto H.M (2001:3)

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

b. Sistern Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

(35)

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi sistem yang tidak berguna.

2.2.1 Pengertian Informasi

(36)

Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan atau suprise pada yang menerimanya. Jogiyanto, H.M.,(2001:8)

2.2.2 Siklus fnformasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Di dalam kegiatan sebuah perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penyewaan sebuah mesin fotokopi, dihasilkan sejumlah faktur-faktur yang merupakan data dari penyewaan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penyewaan tersebut masih belum dapat bercerita banyak kepada manajemen untuk keperluan pengambilan keputusan, maka faktur-faktur tersebut perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Setelah data transaksi penyewaan diolah, beraneka ragam informasi dapat dihasilkan darinya misalnya: data berupa laporan penyewaan yang berguna untuk melakukan evaluasi mesin yang masih ada.

2.2.3 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu. a. Akurat

(37)

banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

b. Tepat pada waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka akan berakibat fatal untuk organisasi.

c. Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap – tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems.

2.3.1 Definisi Sistem Informasi

(38)

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. Jogiyanto (2002 : 28)

2.4 Kegiatan Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kumpulan prosedur-prosedur yang didalamnya merupakan himpunan dari sejumlah akfivitas sebagai berikut:

a) Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

b) Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

c) Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.

d) Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e) Control, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2.5. Konsep Dasar Sistem Informasi Penyewaan Mesin

(39)

bidang jasa. Secara klasik penyewaan mesin merupakan proses permintaan (requisition), pengelompokkan (classifying), order pembelian (purchase order), penerimaan (receiving), dan pelaporan (reporting) dari kegiatan penyewaan mesin. 2.6. Konsep Dasar Penyewaan

Pengertian sewa menurut kamus besar bahasa Indonesia. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. (2001:833) adalah pemakaian sesuatu dengan membayar uang sewa, uang yang dibayarkan karena memakai atau meminjamkan sesuatu, yang boleh pakai dengan membayar uang dengan uang. Sedangkan pengertian penyewaan adalah proses, cara, pembuatan menyewa atau menyewakan.

Yang dimaksud dengan sewa, yaitu balas jasa atas sewa ruang ruangan dalam keadaan kosong yang dapat ditagih dimuka (pada awal pemakaian mesin) atau dibelakang, sesuai dengan kontrak (perjanjian).

2.7. Pengertian Mesin Fotofotokopi

(40)

Jenis-Jenis Mesin fotokopi Secara umum berdasarkan ukurannnya mesin fotokopi dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin fotokopi kecil (portable), mesin fotokopi sedang (standar) dan mesin fotokopi besar.

1) Mesin fotokopi kecil Mesin fotokopi kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)

2) Mesin fotokopi sedang Mesin fotokopi sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)

3) Mesin fotokopi besar Mesin fotokopi besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis

2.8. Basis Data

(41)

2.8.1. Definisi Basis Data

Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :

1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

3. Kumpulan file/arsip/tabel yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.

Basis data dan lemari arsip sesungguhnya memiliki prinsip kerja dan tujuan yang sama. Prinsip utamanya adalah pengaturan data dan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengembalian data. Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang digunakan.

2.8.2. Operasi Dasar Basis Data

Didalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Sementara dalam sebuah basis data, kita dapat menempatkan satu atau lebih fi1e ataupun tabel. Setiap basis data pada umumnya dibuat untuk mewakili sebuah basis data.

(42)

1. Pembuatan basis data baru (create database), yang identik dengan pembuatan lemari arsip yang baru.

2. Penghapusan basis data (drop database), yang identik dengan perusakan lemari arsip (sekaligus dengan isinya, jika ada).

3. Pembuatan file atau tabel dari suatu basis data (create table), yang identik dengan penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada. 4. Penghapusan File atau tabel dari suatu basis data (drop table), yang identik

dengan perusakan map arsip lama yang ada disebuah lemari arsip.

5. Penambahan atau pengisian data baru ke sebuah file atau table disebuah basis data (insert) yang identik dengan penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip.

6. Pengambilan data dari sebuah file atau tabel (retrieve atau search) yang identik dengan pencarian lembaran arsip dari sebuah map arsip.

7. Pengubahan data dari sebuah file atau tabel (update), yang identik dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada disebuah map arsip.

8. Penghapusan data dari sebuah file atau tabel (delete) yang identik dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada disebuah map arsip.

2.8.3 Sistem Manajemen Basis Data

(43)

mekanisme penagamanan data pemakaian data secara bersama, pemaksaan keakuratan atau konsistensi data dan sebagainya.

2.9. Konsep Dasar Analisis Sistem

Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang untuk kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dalam kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Di dalam tahapan analisis terdapat beberapa tahapan-tahapan dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut:

1. Identifikasi, yaitu mendefinisikan masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. 2.9.1 Flow Map

FIow Map adalah bagan alir yang menunjukkan arus dari dokumen berupa laporan dan formulir-formulir tembusan.

2.9.2 ERD

(44)

menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, simbol yang digunakan yaitu :

1. Entity : adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.

2. Atribut : Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut dan berfungsi mendeskripsikan karakter entiti. Misalnya atribut nama pekerja dari entity pekerja. Setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut.

3. Hubungan : Relationship, sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri.

2.9.3 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar (kesatuan luar). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data atau tujuan data yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut. Diagram konteks memberikan batasan yang jelas mengenai besaran-besaran entitas yang berada di luar sistem yang sedang dibuat, artinya diagram ini menggambarkan secara jelas batasan-batasan dari sebuah sistem yang sedang dibuat.

(45)

keluaran (Output) yang di identifikasi dengan anak panah masuk dan keluar memperlihatkan sumber”.

2.9.4 Diagram Arus Data (DFD)

Data flow adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur, dan jelas.

Beberapa simbol yang digunakan di DFD untuk maksud mewakili :

a) Data FIow (arus data) disimbolakan dengan suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

b) Proses (process), suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

c) Data store (simpanan data), merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database, arsip atau catatan manual, agenda atau buku.

2.9.5. Kamus Data

(46)

2.10.Pengertian Java

Java adalah bahasa pemrograman yang dapat dijalankan di berbagai komputer termasuk telepon genggam. Bahasa ini awalnya dibuat oleh James Gosling saat masih bergabung di Sun Microsystems saat ini merupakan bagian dari Oracle dan dirilis tahun 1995. Bahasa ini banyak mengadopsi sintaksis yang terdapat pada C dan C++ namun dengan sintaksis model objek yang lebih sederhana serta dukungan rutin-rutin aras bawah yang minimal. Aplikasi-aplikasi berbasis java umumnya dikompilasi ke dalam p-code (bytecode) dan dapat dijalankan pada berbagai Mesin Virtual Java (JVM).

Java merupakan bahasa pemrograman yang bersifat umum/non-spesifik (general purpose), dan secara khusus didisain untuk memanfaatkan dependensi implementasi seminimal mungkin. Karena fungsionalitasnya yang memungkinkan aplikasi java mampu berjalan di beberapa platform sistem operasi yang berbeda, java dikenal pula dengan slogannya, "Tulis sekali, jalankan di mana pun". Saat ini java merupakan bahasa pemrograman yang paling populer digunakan, dan secara luas dimanfaatkan dalam pengembangan berbagai jenis perangkat lunak aplikasi ataupun aplikasi berbasis web.

2.11.Pengertian Netbeans

(47)

Solaris. Sebuah IDE merupakan lingkup pemrograman yang di integrasikan ke dalam suatu aplikasi perangkat lunak yang menyediakan Graphic User Interface (GUI), suatu kode editor atau text, suatu compiler dan suatu debugger.

2.12. MySQL Database Server

(48)

29 BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Objek penelitian penting diungkapkan karena berperan dalam menunjang keberhasilan kegiatan selama penelitian, sehingga hal-hal yang diperlukan dalam penelitian akan mudah dicapai. Dengan demikian yang menjadi objek penelitian

ini adalah “Perancangan Sistem Informasi Penyewaan Mesin Copy Pada PT.

Samafitro Bandung Berbasis Dekstop”. Selanjutnya untuk melengkapi objek penelitian ini, akan diuraikan tentang sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi dan deskripsi tugasnya di bawah ini.

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Samafitro didirikan pada tanggal 27 Maret 1982. Perusahaan ini mengawali usahanya sebagai distributor mesin fotokopi. Seiring dengan perkembangan usahanya, PT. Samafitro mengembangkan divisi After Sales Service atau layanan purna jual dan semakin fokus kepada kepuasaan pelanggan. Usaha ini membuahkan hasil berupa penunjukan oleh Canon Singapore sabagai distributor tunggal untuk produk Canon (mesin fotokopi, mesin faximile, dan mesin ketik merk Nakajima). Kemudian pada tahun 2002, PT. Samafitro juga ditunjuk sebagai distributor tunggal dari HP Indigo Digital Color Press.

(49)

yang dimiliki, tetapi juga dalam hal pembaharuan sistem prosedur operasi yang ada. Saat ini PT. Samafitro memiliki lima buah cabang yaitu di Medan, Bandung, Semarang, Yogyakart, dan Surabaya.

Pada bulan Agustus 2002, PT. Samafitro memperoleh sertifikat ISO 9001 : 2002 karena berhasil mengimplementasikan sistem penjualan yang baik, layanan purna jual beli dan manajemen sistem untuk mesin kantor. Sertifikat ini dikeluarkan oleh SAI GLOBAL.

Inovasi yang dinamis dalam mencapai kesempurnaan dalam layanan adalah filosofi yang diletakan dalam visi dan misi PT. Samafitro. Denganmengimplementasikan nilai utama ini, PT. Samafitro menargetkan diri untuk menjadi perusahaan yang terdepan dalam industri mesin kantor.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi

Menjadi perusahaan terkemuka dalam manajemen, pelayanan dan pangsa pasar di industri mesin-mesin kantor.

3.1.2.2 Misi

(50)

3.1.4. Deskripsi Tugas 1. Manager Perwakilan

Setiap kantor perwakilan di pimpin oleh seorang manager perwakilan PT.SAMAFITRO Perwakilan Bandung.Manager PT.SAMAFITRO Perwakilan Bandung di angkat dan diberhentikan berdasarkan ketentuan dan kebijakan dari kantor pusat.Tetapi manager perwakilan diberi kekuasaan sepenuhnya untuk mengatur dan mengurus setiap kantor perwakilan yang di pimpinnya.

Adapun tugas,tanggung jawab serta peran setiap manager perwakilan adalah sebagai berikut :

1.Melaksanakan ketentuan dan peraturan dari kantor pusat 2.Memimpin perusahaan untuk mencapai tujuan

3.Sebagai pemegang kekuasaan dalam mencapai tujuan

Dalam melaksanakan tugas tersebut seorang Manager Perwakilan dibantu oleh Seoarang Salesa Manager dan beberapa supervisor :

a. Sales Manager ( SM )

b. Supervisor Field Operation ( FO ) c. Supervisor Bussiness Support ( BS ) d. Supervisor Direct sales operation ( DSO )

e. Supervisor Chanel Bussines and Hospitality ( CBH ) f. Supervisior Accounting dan Finance

(51)

2. Supervisor Field Operation Service

Tugas :

a. Melaksanakan,mengawasi,dan mengevaluasi kerja teknisi b. Membantu mengatasi kesulitan teknisi

c. Menugaskan pekerjaan teknik kepada Work Control

d. Mengusahakan laporan kerja teknisi tiap bulan kekantor pusat

Tanggung Jawab Jabatan :

a. Merencanakan layanan ( service ) dan pencapaian target untuk kontrak servis,suku cadang,

b. Melaksanakan tugas pelayanan kepada pelanggan. c. Membantu sales dalam penjualan.

d. Pencapaian target yang telah di tetapkan.

Wewenang Jabatan

Memberikan data kemampuan pelanggan kepada atasan dan informasi program pelayanan produk pada pelanggan.

3. Supervisor Business Support

TUGAS :

(52)

d. Merencanakan Layanan mesin PGA Tanggung Jawab JABATAN

a. Merencanakan pelatihan Software dan Hardware untuk Pruducknowledge b. Melaksanakan tugas pelatihan kepada Customer Engineer dan Accunt

Executive

c. Merencanakan layanan service mesin-mesin PGA Wewenang Jabatan

Memberikan data kemampuan pelanggan pada atasan dan informasi program pelayanan maupun produk pada pelanggan.

4. Supervisor Sales DSO (Direct Sales Operation)

Tugas dari supervisor sales DSO adalah mengkoordinis sales ( A/E ) untuk menjual produk-produk perusahaan kepada pelanggan ,dibagian DSO ada dua bagian yaitu Sales OEP dan Sales DSS khusus pelanggan besar (Major Account)

5. Supervisor Sales CBH

Seorang Supervisor Sales CBH mempunyai tugas menjual produk-produk PT Samafitro kepada pelanggan ritel maupun perorangan seperti mesin Cash Register,Faksimili,Mesin Tik elektronik

6. Sales manager

(53)

7. Supervisor Accounting Dan Finance Tugas :

Merencanakan,mengkoordinasikan dan mengusai pelaksanaan Chief C& F, Chief GA ,Warehouse dan pengendalian keuangan yang telah di tetapkan oleh Branch Manager.

Tanggung Jawab Jabatan

a. Mengawasi pelaksanaan pendistribusian faktur penjualan nota,kredit,nota retur barang,retur ke kantor pusat,tagihan piutang dagang ke kantor pusat melalui Branch Manager.

b. Mengirim laporan keuangan dan pengiriman barang ke kantor pusat. c. Pelaksanaan dan pengawasan keuangan.

d. Pembinaan dan pengembangan bawahan.

Wewenang Jabatan

Menentukan penilaian Sales order untuk di buatkan Faktur atau tidak mengatur Sales / Teknisi apabila belum mengambil faktur.

8. Supervisor Customer Service Relation

Tugas :

(54)

b. Melayani pembelian langsung ,penerimaan perbaikan ,pengukuran kepuasan pelanggan

Tanggung Jawab Jabatan

a. Menyusun,mengkordinasikan dan melaksanakan layanan jasa service b.Melayani dan menangani keluhan pelanggan

c. Mengawasi kegiatan rental

d.Mengelola data base mesin MFK dan MKE

3.2. Metode Penelitian

Penelitian ini bersifat deskriptif analisis dan metode deskriptif. Metode deskriptif analisis adalah suatu metode yang berusaha mengumpulkan, menyajikan serta menganalisis data sehingga dapat memberikan gambaran yang cukup jelas pada objek yang diteliti. Jadi penulis mengadakan suatu pengamatan langsung terhadap permasalahan yang sedang terjadi kemudian mengadakan suatu analisis terhadap permasalahan tersebut, dengan bertujuan agar dapat menarik suatu kesimpulan.

3.2.1 Desain Penelitian

Desain penelitian yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan desain deskriptif.

(55)

yang akan dipecahkan, dan mengetahui fakta tentang teori atau konsep variable dilokasi penelitian.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Dalam penelitian, teknik pengumpulan data merupakan faktor penting demi keberhasilan penelitian. Dalam penelitian ini sumber data primer diperoleh dari pengamatan langsung (observasi) dan wawancara, sedangkan data sekunder yakni dokumen-dokumen yang ada di PT. Samafitro yang berhubungan dengan penelitian.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Data Primer, yaitu suatu data yang diperoleh langsung dari perusahaan dengan cara:

a. Wawancara

Mengadakan wawancara langsung dengan bagian kepegawaian yang mempunyai wewenang untuk memberikan data yang dibutuhkan oleh peneliti tentang Perancangan Sistem Informasi Penyewaan Mesin Copy Pada PT. Samafitro Bandung Berbasis Dekstop. Data yang didapat merupakan data profil perusahaan, struktur organisasi, deskripsi tugas pegawai dan beberapa data lainnya seperti data mesin copy pada PT. Samafitro Bandung.

b. Observasi

(56)

dalam hal ini seperti pendekatan dan pelayanan yang di tawarkan terhadap pelanggan yang datang ke tempat penyewaan mesin copy ataupun pelayanan kepada pelanggan setia PT. Samafitro.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh pihak lain) yang diberikan oleh pihak PT. Samafitro. Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip (data dokumenter) yang dipublikasikan dan yang tidak dipublikasikan.

Data sekunder yang diperoleh dari instansi terkait seperti struktur organisasi, uraian tugas dan fungsi dari sruktur organisasi (job deskription), laporan penyewaan dan pengembalian mesin, serta data-data yang bersangkutan dengan instansi terutama dalam bagian penyewaan.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

(57)

dan dapat melengkapi informasi yang akan dibutuhkan maka diperlukan metode perancangan system yang akan dibuat.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Pendekatan Terstruktur adalah suatu proses untuk mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program. Pendekatan terstruktur merupakan pendekatan formal untuk memecahkan masalah-masalah dalam aktivitas bisnis menjadi bagian-bagian kecil yang dapat diatur dan berhubungan untuk kemudian dapat disatukan kembali menjadi satu kesatuan yang dapat dipergunakan untuk memecahkan masalah. Pendekatan terstruktur dalam pengembangan sistem informasi adalah proses yang berorientasi kepada teknik yang digunakan untuk merancang dan menulis program secara jelas dan konsisten.

Metode pendekatan yang digunakan adalah pendekatan perancangan terstruktur. Melalui pendekatan terstruktur yang menggunakan flowmap, diagram konteks, DFD, ERD, kamus data dan perancangan basis data , permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

(58)

memperhatikan kebutuhan system pemakai, waterfall memberikan ide bagi pembuat maupun potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support). Berikut adalah gambar model air terjun:

Gambar 3.1. SDLC model Waterfall

(Sumber: Rosa A.S - Shalahuddin.M, 2011: 27)

1. Analisis kebutuhan perangkat lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu didokumentasikan.

Sistem/Rekayasa Informasi

(59)

2. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multilangkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.

3. Pembuatan kode program

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.

4. Pengujian

Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.

5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)

(60)

bisa terjadi Karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengurangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang untuk ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahannya, kesempatan - kesempatan dan hambatan yang terjadi dalam kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya.

Perancangan sistem adalah proses perancangan, pengembangan sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk sistem yang akan dibentuk. Dalam perancangan suatu sistem diperlukan beberapa alat bantu. Alat Bantu ini merupakan refresentasi grafik yang dapat mempermudah dalam menggambarkan komponen-komponen yang ada, proses yang terjadi dan membuat usulan pemecahan

(61)

1) Flow Map

Merupakan bagan yang menggambarkan dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem dan menggambarkan aliran data atau dokumen dari satu entitas ke entitas lain.

Simbol-simbol yang digunakan dalam Flow Map :

1. Dokumen

Dokumen adalah data-data yang mengalir di dalam sistem informasi. Dokumen dengan dokumen dalam satu kolom, tidak dihubungkan secara langsung.

2. Proses pengolahan data (komputerisasi)

Proses yang terjadi dengan menggunakan perangkat komputer (komputerisasi).

3. Disk atau database

Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu.

2) Diagram Konteks

(62)

3) Data Flow Diagram

Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:68). Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir di antara proses, data store dan menunjukkan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

4) Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan - kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data disistem dengan lengkap. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan digunakan untuk merancang input dan merancang laporan-laporan dan database.

5) Perancangan Basis Data a. Normalisasi

(63)

dipecahkan pada beberapa tabel lagi, dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal.

Dalam Perspektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika setiap tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal.

b. Tabel Relasi

Menurut Al-bahra binlajamudin (2005:142). Tabel relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan yang lainnya, berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 macam hubungan yaitu:

1) One-To-One

Mempunyai pengertian setiap baris data pada table pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada table ke dua.

2) One-To-Many

Mempunyai pengertian setiap basis data dari table pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.

3) Many-To-Many

Mempunyai pengertian satu baris atau lebih data pada tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel kedua.

3.2.4. Pengujian Software

(64)

persyaratan atau belum dan untuk menentukan perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan hasil sebenarnya.

Dalam pembuatan suatu program baik berupa sistem informasi atau bukan, dibutuhkan suatu teknik pengujian yang berguna dalam mengevaluasi program yang dibuat. Adapun teknik pengujian program dibagi menjadi dua, yaitu teknik pengujian perangkat lunak white box dan teknik pengujian black box.

1. White Box Testing

White Box Testing merupakan cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variabel, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.

2. Black Box Testing

(65)

Perancang uji memilih input yang valid dan tidak valid dan menentukan output yang benar. Tidak ada pengetahuan tentang struktur internal benda uji itu.

(66)

48 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis ini sangatlah penting karena dalam tahapan ini apabila terdapat kesalahan maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Untuk itu pada tahap ini diperlukan tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi untuk mendapatkan kualitas kerja sistem yang baik.

Penggunaan sistem informasi pernyewaan mesin pada PT Samafitro yang ada sekarang ini masih dilakukan dengan pencatatan, sehingga dalam pengelolaan datanya sedikit memakan waktu yang mengakibatkan penyajian laporan menjadi terlambat. Untuk alur data sistem penyewaan mesin yang sedang berjalan di PT Samafitro akan diuraikan menggunakan Flow Map, Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram), Kamus Data, Perancangan Basis Data dan Tabel Relasi.

4.1.1. Analisis Dokumen

(67)

diproses lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi yang digunakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan sebelumnya.

Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui spesifikasi informasi yang ada dalam sistem yang dipakai untuk dokumen. Dokumen-dokumen tersebut diantaranya yaitu :

Table 4.1 Analisis Dokumen Prosedure Penyewaan

No Nama Dokumen Keterangan

1. Data penyewaan Deskripsi Digunakan untuk dokumen

pemesanan dan transaksi

penyewaan sebagai bukti

laporan.

Fungsi Untuk data penyewaan mesin

fotokopi

Sumber Pelanggan

Bentuk Dokumen Formulir

Atribut No_nota, type_mesin,

harga_sewa, waktu_sewa,

jumlah, subtotal

2. Data Service Deskripsi Digunakan untuk dokumen

service mesin apabila ada

(68)

Fungsi Untuk data service mesin

fotokopi

Sumber Petugas

Atribut No_petugas, no_service,

nama_mesin, tgl_instal,

keterangan.

3. Data Transaksi Deskripsi Data laporan pemesanan

sewa mesin fotokopi

Fungsi Bukti laporan kepada

pimpinan

Sumber Administrasi

Bentuk Dokumen Laporan

Atribut No_nota, tanggal,

jenis_mesin, nama_instansi,

jumlah, satuan, total

4. Data Pengembalian Deskripsi Formulir data pengembalian

sewa mesin fotokopi dari

(69)

Fungsi Bukti pengembalian barang

Sumber Konsumen

Atribut No, jenis_mesin, jumlah,

keterangan

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Prosedur penyewaan ini dimulai dari pemberian informasi dan penyewaan mesin sampai pengeloaan transaksi, dan pengembalian, diantaranya sebagai berikut :

1. Pelanggan melakukan pendaftaran sebelum memesan mesin fotokopi kepada bagian administrasi yang dimasukkan dalam data penyewa.

2. Bagian penyewaan mengecek ketersediaan barang, jika ada maka langsung membuatkan nota penyewaan .

3. Administrasi membuat bukti pembayaran dan bukti penyewaan atau nota penyewaan untuk diserahkan kepada pelanggan, untuk arsip.

4. Petugas melakukan pencatatan, jika ada barang rusak maka akan melakukan pencatatan barang service. Jika tidak maka langsung melakukan pengiriman.

5. Petugas membuat surat jalan sebagai bukti pengiriman mesin.

6. Pengembalian mesin dilakukan pengambilan oleh petugas dan melakukan pencatatan.

(70)

4.1.2.1. Flow Map

Flowmap pemesanan mesin fotokopi di PT. Samafitro yang ada sesuai dengan analisa prosedur yang telah diuraikan diatas adalah sebagai berikut :

(71)

Gambar 4.2 Flowmap yang sedang berjalan, Service 4.1.2.2. Diagram kontek

(72)

Gambar 4.3 Diagram Konteks sistem informasi pemesanan sewa yang sedang berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram

(73)

(74)

Struk Penyewaan

Surat jalan

Gambar 4.5 DFD level 2. Proses 1 Sistem Informasi Penyewaan yang sedang berjalan

Info data pelanggan

Nota service

Service Transaksi Barang service

(75)

Barang tersedia Barang tersewa

Status barang

4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

Berikut ini adalah kekurangan dari sistem Penyewaan Mesin Fotokopi yang sedang berjalan pada PT. Samafitro Bandung :

(76)

Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

No Permasalahan Bagian Pemecahan

1.

Pencarian data pelanggan yang sudah terdaftar , memiliki kendala karena data masih berupa arsip sehingga kurang efektif dan efesien.

Penyewaan

Bagaimana merancang sistem aplikasi penyewaan yang diusulkan yang dapat membantu dalam pencarian data penyewaan dengan berbasiskan desktop

2.

Pembuatan laporan data penyewaan mesin fotokopi masih manual, yaitu masih berpacu pada kwitansi dan dilakukan dengan penginputannya manual sehingga terkadang menyebabkan kesalahan pembuatan laporan.

Penyewaan

Menggunakan sistem aplikasi Berbasis desktop dapat meminimalkan terjadinya kesalahan data

3.

Dalam melakukan transaksi, terjadinya kesalahan dalam perhitungan harga sewa perbulan/pertahun sehingga menyebabkan kesalahan pada perhitungan harga terhadap pelanggan.

Penyewaan

Bagaimana merancang sistem aplikasi yang

diusulkan dalam

perhitungan harga sewa meminimalkan terjadinya perhitungan harga.

(77)

pada sistem Penyewaan Mesin yang berjalan. Berikut ini adalah solusi dari sistem Penyewaan Mesin yang sedang berjalan di PT. Samafitro Bandung adalah:

1. Mempercepat proses penyewaan mesin dan pembuatan laporan Penyewaan Mesin fotokopi dengan adanya data yang telah terintegrasi dalam suatu media penyimpanan yang telah terkomputerisasi.

2. Menerapkan sistem informasi penyewaan mesin yang dapat meminimalisir kesalahan pada perhitungan harga sewa saat transaksi .

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah suatu tahapan untuk mendesain program melalui kreatifitas dengan mengunakan bentuk operasi berupa sumber-sumber diagram alir sistem. Dari tahap perancangan sistem ini menghasilkan suatu sistem baru yang benar-benar dapat menjelaskan semua aktifitas dengan baik sehingga hasil yang diinginkan sesuai dengan pemanfaatan teknologi dan fasilitas yang tersedia.

(78)

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem adalah menjelaskan secara rinci tentang komponen-komponen yang dibutuhkan untuk sistem informasi penyewaan mesin fotokopi secara keseluruhan. Memodelkan perancangan sistem informasi penyewaan mesin fotokopi secara logika atau secara algoritmis. Menggambarkan aliran data serta transformasi yang dialami data tersebut dalam sistem, termasuk Flow Map, Context Diagram, Data Flow Diagram, perancangan basis data, perancangan antar muka serta perancangan arsitektur jaringan.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran umum yang di usulkan semua mengacu pada sistem informasi, dimana semua data telah terintegrasi dalam bentuk database, yang secara efektif dan efisien dalam penyimpanannya karena telah terkomputerisasi.

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

(79)

yang masuk ke data base pelanggan lalu di buatkan Bukti Transaksi Pesanan kemudian di serahkan kepada pelanggan dan sebagai jaminan dalam penyewaan mesin, data pelanggan di simpan sementara di bagian Administrasi (bagian keuangan).

2. Pada saat pelanggan akan mengembalikan mesin yang di sewa, pelanggan menunjukan Bukti Transaksi Pesanan kepada bagian Administrasi (bagian keuangan), lalu di check data pelanggan yang melihat di data pelanggan kemudian petugas mengupdate status barang sudah dikembalikan.

3. Proses selanjutnya yaitu pembuatan laporan penyewaan dan pengembalian mesin setiap bulan/tahun yang dibuat oleh administrasi (bagian keuangan), dengan melihat data pelanggan, data mesin dan bukti transaksi, setelah itu laporan penyewaan mesin di berikan kepada Pimpinan.

Aplikasi ini dijalankan menggunakan teknologi berbasis desktop dengan menggunakan MySQL Server sebagai database dan diakses oleh client menggunakan bahasa pemrograman Java. Sistem Informasi Penyewaan Mesin ini dapat diakses dengan mengunakan komputer yang terhubung dengan jaringan lokal LAN. Semua informasi akan lebih mudah dan cepat untuk diakses karena manajemen penyimpanan data menggunakan fasilitas database.

4.2.3.1. Flow Map

(80)

Gambar 4.9 Flowmap yang diusulkan, Pengembalian

4.2.3.2. Diagram kontek

(81)

Pelanggan

Sistem Informasi Penyewaan

Mesin

Pimpinan Data pelanggan

Data transaksi

Nota transaksi

Laporan Rekap