1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini perusahaan yang bergerak di bidang asuransi mulai berkembang
pesat. Hal ini disebabkan minat dan kebutuhan masyarakat di dalam pelayanan
kesehatan semakin meningkat. Masyarakat yang menggunakan jasa asuransi
kesehatan (Askes) dinamakan peserta. Peranan peserta sangat penting pada proses
jasa asuransi kesehatan terutama PT Askes (Persero), tempat penulis melaksanakan
PKL (Praktik Kerja Lapangan).
“Memberikan pelayanan melebihi harapan!” merupakan moto Askes
(Persero). Oleh karena itu, pemberian pelayanan kepesertaan harus dilaksanakan
dengan sebaik-baiknya. Satu diantaranya, memberikan pelayanan kepada peserta
pensiunan, yaitu pensiunan PNS, pensiunan PNS di lingkungan Depand/TNI/POLRI,
serta para pensiunan pejabat negara.
Karena semakin banyaknya para pensiunan yang berminat akan pemakaian
Askes, dibutuhkan sistem administrasi untuk mempermudah proses pembuatan dan
penggantian kartu peserta Askes.
Proses berarti serangkaian tahapan kegiatan mulai dari menentukan sasaran
sampai berakhirnya sasaran/ tercapainya tujuan. Berbeda halnya dengan administrasi,
yaitu suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok. Jadi,
pada dasarnya setiap kegiatan dan pekerjaan di dalam suatu perusahaan/perkantoran
memerlukan proses administrasi. Rangkaian dari proses administrasi di bagian
kepesertaan pada PT Askes (Persero) mulai dari pengumpulan sumber/data,
pencatatan, penerimaan, penyimpanan serta pelayanan pada para peserta baru di PT
2 Dari penjelasan yang diuraikan tersebut penulis tertarik untuk membuat
laporan pelaksanaan PKL dengan judul “Analisis Sistem Informasi Administrasi Peserta Baru Di Bagian Kepesertaan Pada PT Askes (Persero) Bandung”.
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah
Saat ini dapat diidentifikasikan masalah yang ada pada bagian kepesertaan PT
Askes adalah sebagai berikut:
1. Proses administrasi peserta baru di bagian kepesertaan pada PT Askes kurang
efektif dalam menjaring peserta baru.
2. Kurangnya kemudahan dan efisiensi bagi para peserta untuk mendapatkan kartu
Askes.
1.2.2 Rumusan Masalah
Dari identifikasi masalah tersebut diatas, maka dapat diambil rumusan
masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana proses administrasi peserta baru di bagian kepesertan PT Askes dalam
menjaring peserta baru yang lebih efektif.
2. Bagaimana agar para peserta baru mendapatkan kartu Askes dengan mudah dan
efisien.
1.3 Maksud dan Tujuan
1. Membandingkan antara teori yang diperoleh selama kuliah dengan praktik di
dunia kerja.
2. Untuk belajar berinteraksi di lingkungan kerja, sekaligus menambah pengalaman.
3. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan tugas Kerja Praktek dari
Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
4. Untuk memperoleh data-data, guna menyelesaikan penyusunan laporan selama
3 5. Mengetahui bagaimana proses administrasi peserta baru di bagian kepesertaan
pada PT Askes (Persero).
6. Mengetahui apa yang menjadi hambatan dalam proses administrasi peserta baru
di bagian kepesertaan pada PT Askes (Persero).
7. Mengetahui bagaimana cara mengatasi hambatan yang dihadapi dalam proses
administrasi peserta baru di bagian kepesertaan pada PT Askes (Persero).
1.4 Batasan Masalah
Mengingat ruang lingkup kegiatan kerja di PT Askes (Persero) Bandung yang
cukup luas, maka dalam menganalisis proses administrasi peserta baru di bagian
kepesertaan mempunyai batasan – batasan sebagai berikut:
1. Perancangan sistem administrasi peserta baru di bagian kepesertaan dalam upaya
menjaring peserta baru.
2. Perancangan sistem administrasi peserta baru di bagian kepesertaan agar lebih memudahkan para peserta untuk mendapatkan kartu Askes.
1.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data diperoleh dengan cara-cara sebagai berikut:
1. Observasi
Observasi adalah pengamatan dengan menggunakan indera penglihatan yang
berarti tidak mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
2. Studi Pustaka
Studi Pustaka adalah melakukan penelusuran kepustakan dan menelaah dengan
cara menggali teori-teori dasar dan konsep yang berkaitan dengan masalah yang
4 1.6 Waktu dan Tempat Praktek Kerja Lapangan
1.6.1 Waktu Praktek Kerja Lapangan
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan dari tanggal 5 Juli s/d 5
Agustus 2010, pada hari kerja yaitu Senin s/d Jumat dan jam kerja pada pukul 07.30
s/d 16.30 WIB.
1.6.2 Lokasi Praktek Kerja Lapangan
Penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, di PT Askes (Persero)
Bandung pada bagian kepesertaan, yang beralamat di Jalan Pelajar Pejuang 45 No 66
5 Tabel 1.1
Jadw al Kegiat an Kerja Prakt ek
No Aktivitas
Juli-Agustus I II III IV I
1 Perijinan Intansi
2 Pemberian Tugas
3
Pelayanan Kepada Peserta
Askes
4
Pemahaman Cara Kerja
Sistem Yang Ada
5
Pembuatan Laporan Akhir
6 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut beberapa pakar antara lain adalah sebagai berikut:
“Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatukesatuan atau organisasi”.[Amsyah (2000:4)].
Adapun pegertian sistem menurut Jogiyanto :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. [Jogiyanto (2005:1)].
Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem
merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan
kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1 Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan,
masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta
lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah
sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan,
sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem
dengan sistem yang lain berbeda.
1. Masukan
7 berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang
berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah
informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
2. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa
informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya
saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan
mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
3. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
4. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang
lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim bola basket mempunyai aturan
permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko eceran
dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari
bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan
mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah
perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
5. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah
untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
6. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan
8 menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus
ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem,
sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu
terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu:
1. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan komponen
dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sub bagian, dimana setiap subsistem
tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan.
2. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.Batas suatu sistem
menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang
menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan
hidup sistem.
4. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-
sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output)
dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui
penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan
9 5. Masukan (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan
perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan
masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai
contoh di dalam system komputer, program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah
menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan
sisa hasil pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem akan sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem
dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen lainnya.
10 ada didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam
beberapa sudut pandang yaitu :
a. Abstrak (abstract system) dan Fisik (physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak
secara fisik, contoh : sistem teologi. Sistem fisik adalah sistem yang tampak
secara fisik, contoh : sistem komputer.
b. Alamiah (natural system) dan Buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat
oleh manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia
dan melibatkan interaksi manusia dengan mesin.
c. Tertentu (deterministic system) dan Tak tentu (probabilistic system).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari
sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
d. Tertutup (closed system) dan Terbuka (open system).
Sistem yang tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa
adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem ini ada,
tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada
hanyalah relatively closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar
tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang yang berhubungan dan terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem
sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem
11 dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup
akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
2.2 Pengertian Administrasi
Administrasi sebagai ilmu pengetahuan baru berkembang sejak akhir abad
yang lalu (abad XIX). Sebagai ilmu pengetahuan administrsi merupakan suatu
fenomena masyarakat yang baru karena baru timbul sebagai suatu cabang daripada
ilmu-ilmu sosial, termasuk perkembangan di Indonesia.
Administrasi sebagai ilmu pengetahuan termasuk kelompok karena
kemanfaatannya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya
diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan bangsa dan negara.
Sedangkan administrasi dalam praktik atau sebagai suatu seni, pada zaman modern sekarang ini merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara terus
menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan benar-benar
dapat memegang peran yang diharapkan.
Administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu:
1. Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata administratie (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan: catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik
mengetik,dan meng-agendakan
2. Administrasi dalam arti luas dari kata administration (bahasa Inggris) adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, Negara
atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau kecil. (Pengantar Studi Ilmu
Administrasi Dan Manajemen)
2.3 Pengertian Askes
Asuransi kesehatan (Askes) adalah jenis asuransi yang membantu
ketersediaan dana jika peserta asuransi kesehatan terserang gangguan kesehatan atau
penyakit. Semua kebutuhan dari berobat ke dokter, menginap (perawatan) di rumah
12 perusahaan asuransi. Secara umum jenis perawatan atau program yang tersedia adalah
manfaat rawat jalan (outpatient), manfaat rawat inap (inpatient), manfaat persalinan dan manfaat perawatan gigi.
Di Indonesia terdapat dua jenis asuransi kesehatan yaitu asuransi kesehatan
kolektif (kelompok) dan asuransi kesehatan individu. Asuransi individu biasanya
diperuntukkan bagi pribadi atau keluarga, sementara asuransi secara kolektif seperti
yang terdapat di banyak perusahaan yang telah memberikan perlindungan kesehatan
terhadap pegawainya. Premi asuransi individu yang harus dibayarkan relatif lebih
tinggi dari asuransi kesehatan kolektif. Karena kolektif, maka jumlah individu atau
peserta yang ikut lebih besar sehingga resiko terjadinya klaim dapat di bagi rata oleh
seluruh individu di dalam kelompok. Semakin besar jumlah kelompok atau anggota
di dalam satu institusi atau perusahan, maka akan semakin rendah pula premi yang
harus dibayarkan
2.4 Pengertian Peserta Baru
Peserta baru adalah para pegawai negeri yang telah memenuhi persyaratan
untuk menjadi anggota/peserta Asuransi kesehatan (Askes). yang bisa menjadi
peserta diantaranya, Pegawai negeri sipil (PNS), dan calon PNS (tidak termasuk
PNS/CPNS di lingkungan DEPHAN/TNI/POLRI), Pejabat Negara, penerima pensiun
seperti Pensiunan PNS, Pensiunan PNS di lingkungan DEPHAN/TNI/POLRI, dan
Pensiunan Pejabat Negara, Veteran dan printis kemerdekaan beserta anggota keluarga
yang di tanggung, pegawai tidak tetap seperti dokter/dokter gigi dan bidan yang tidak
beserta anggota keluarga juga bisa dijadikan peserta baru. Untuk anggota keluarga
yang ditanggung peserta hanya istri/suami yang sah,untuk peserta yang mendapat
tunjangan anak,yang tercantum dalam daftar gaji/slip gaji,termasuk dalam daftar
penerima pensiun/carik depem,belum berumur 21 tahun atau telah berumur 21 tahun
sampai 25 tahun bagi anak yang masih melanjutkan pendidikan formal, dan belum
pernah kawin, tidak mempunyai penghasilan sendiri, (anak kandung/anak tiri/anak
13 tanggung oleh peserta hanya 2 orang, sedangkan jumlah anak angkat yang dapat di
tanggung oleh peserta hanya 1 orang anak. (Petunjuk Layanan bagi Peserta Askes
Sosial)
2.5 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem.
Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh
metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat untuk
melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya
berupa suatu gambar, diagram, atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang
digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik, seperti misalnya kamus
data (data dictionary), pseudocode, serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data, seperti :
2.5.1 Metode Pendekatan Sistem
Merupakan bagan alir data yang menunjukkan arus dari dokumendokumen yang berupa laporan dan formulir termasuk tembusan tembusannya. Bagan alir ini
menggunakan simbol – simbol yang sama dengan bagan alir sistem.[Ladajamudin (2005:60)].
2.5.2 Alat Bantu Analisis
Alat – alat apa saja yang digunakan untuk membantu dalam menganalisis
mengerjakan tugas akhir kami alat bantu analisis yang kami gunakan antara lain :
1. Flow Map
Merupakan aliran informasi yang digunakan untuk menggambarkan suatu
prosedur. Penggambaran ini lebih menekankan pada aliran dokumen atau data-data.
2. Konteks Diagram (Diagram Conteks)
Suatu perancangan proses dalam pembuatan sistem informasi meliputi
beberapa kegiatan diantaranya pembuatan Diagram Konteks. Diagram Konteks
14 menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Pada diagram
konteks ini dapat kita ketahui sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan
informasi yang dihasilkan dari sistem informasi yang dibuat.[Ladajamudin (2005:64)].
Diagram konteks meliputi beberapa sistem antara lain :
1. Kelompok pemakai, organisasi atau pihak lain.
2. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan.
3. Data dihasilkan oleh sistem.
4. Penyimpanan data.
5. Batasan antara sistem yang dirancang denagan lingkungan
3. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data itu mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada
metodologi pembangunan sistem yang terstruktur. DFD merupakan alat yang cukup
popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan
terstruktur dan jelas. DFD juga merupakan dokumentasi sistem yang baik. Simbol
yang digunakan DFD :[Pohan (2000:11-21)]. a. Kesatuan Luar
Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input
atau menerima output dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak.
b. Arus Data
Arus data (data flow) diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (externalentity). Arus data ini menunjukan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
15 Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus
data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol
empat persegi panjang bersudut-sudut tumpul atau sebuah lingkaran. Setiap proses
harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi:
1. Identifikasi proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkann nomor
acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol.
2. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut.
3. Simpanan Data
Merupakan simpanan dari data.
Langkah-langkah penyusunan DFD:
1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem.
2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.
3. Gambarkan terlebih dahulu suatu diagram context.
4. Gambarkan bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih
dahulu.
5. Gambarkan sketsa DFD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang.
6. Gambarkan DFD untuk level-level berikutnya, yaitu level satu dan seterusnya
untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.
7. Setelah semua level DFD digambar, berikutnya adalah menggambar DFD untuk
pelaporan manajemen yang digambar terpisah. Setelah semua level DFD dan
DFD untuk pelaporan manajemen digambar, maka semua DFD ini dapat
16 4. Kamus Data
Kamus data dapat merupakan hasil property dari data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem
dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik
pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis,
kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem denagn
pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap
perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, merancang
17 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Askes (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara yang ditugaskan
khusus oleh pemerintah untuk menyelenggarakan jaminan pemeliharaan kesehatan
bagi Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun PNS dan TNI/POLRI, Veteran, Perintis
Kemerdekaan beserta keluarganya dan Badan Usaha lainnya. Sejarah singkat
penyelenggaraan program Asuransi Kesehatan sebagai berikut.
1968
Pemerintah Indonesia mengeluarkan kebijakan yang secara jelas mengatur
pemeliharaan kesehatan bagi Pegawai Negeri dan Penerima Pensiun (PNS dan ABRI)
beserta anggota keluarganya berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 230 Tahun
1968. Menteri Kesehatan membentuk Badan Khusus di lingkungan Departemen
Kesehatan RI, yaitu Badan Penyelenggara Dana Pemeliharaan Kesehatan (BPDPK),
oleh Menteri Kesehatan RI pada waktu itu (Prof. Dr. G.A. Siwabessy) dinyatakan
sebagai embrio Asuransi Kesehatan Nasional.
1984
Untuk lebih meningkatkan program jaminan pemeliharaan kesehatan bagi
peserta dan agar dapat dikelola secara profesional, Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 22 Tahun 1984 tentang Pemeliharaan Kesehatan bagi Pegawai
Negeri Sipil,Penerima Pensiun (PNS, ABRI dan Pejabat Negara) beserta anggota
Negara) beserta anggota keluarganya. Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 23
Tahun 1984, status badan penyelenggara diubah menjadi Perusahaan Umum Husada
18 1991
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 69 Tahun 1991, kepesertaan
program jaminan pemeliharaan kesehatan yang dikelola Perum Husada Bhakti
ditambah dengan Veteran dan Perintis Kemerdekaan beserta anggota keluarganya.
Disamping itu, perusahaan diijinkan memperluas jangkauan kepesertaannya ke badan
usaha dan badan lainnya sebagai peserta sukarela.
1992
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 1992 status Perum diubah
menjadi Perusahaan Perseroan (PT Persero) dengan pertimbangan fleksibilitas
pengelolaan keuangan, kontribusi kepada Pemerintah dapat dinegosiasi untuk
kepentingan pelayanan kepada peserta dan manajemen lebih mandiri.
2005
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1241/Menkes/XI/2004
PT Askes (Persero) ditunjuk sebagai penyelenggara Program Jaminan Kesehatan
Bagi Masyarakat Miskin (PJKMM). PT Askes (Persero) mendapat penugasan untuk
mengelola kepesertaan serta pelayanan kesehatan dasar dan rujukan
2008
Pemerintah mengubah nama Program Jaminan Kesehatan Bagi Masyarakat
Miskin (PJKMM) menjadi Program Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jamkesmas). PT
Askes (Persero) berdasarkan Surat Menteri Kesehatan RI Nomor 112/Menkes/II/2008
mendapat penugasan untuk melaksanakan Manajemen Kepesertaan Program
Jamkesmas yang meliputi tatalaksana kepesertaan, tatalakasana pelayanan dan
tatalaksana organisasi dan manajemen. Sebagai tindak lanjut atas diberlakukannya
Undang-undang Nomor 40/2004 tentang SJSN PT Askes (Persero) pada 6 Oktober
2008 PT Askes (Persero) mendirikan anak perusahan yang akan mengelola
19 berdiri anak perusahaan PT Askes (Persero) dengan nama PT Asuransi Jiwa Inhealth
Indonesia yang dikenal juga dengan sebutan PT AJII
2009
Pada tanggal 20 Maret 2009 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan
Nomor Kep-38/KM.10/2009 PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia selaku anak perusahaan dari PT Askes (Persero) telah memperoleh ijin operasionalnya. Dengan
dikeluarkannya ijin operasional ini maka PT Asuransi Jiwa Inhealth Indonesia dapat
mulai menyelenggarakan asuransi kesehatan bagi masyarakat. (www.google.com)
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan jabatan kedudukan yang ada dalam suatu
perusahaan/instansi. Yang memiliki tanggung jawab sangat besar untuk dilaksanakan
dengan sebaik-baiknya oleh setiap orang.
Struktur Organisasi Bagian Kepesertaan PT Askes (Persero) Bandung
Gambar 3.1
Struktur Organisasi
3.3 Deskripsi Pekerjaan
A. Subkepala PT Askes (Persero) Cabang
a. Mengajukan usulan rencana kerja anggaran PT Askes (Persero) Cabang.
b. Merencanakan, melaksanakan, melaporkan kegiatan pemasaran. Kepala kepesert aan
Rahm ant o
20 c. Mengkoordinir penyusunan prosedur kerja seksi.
d. Membuat laporan perkembangan peserta komersial menurut badan usaha.
e. Mengelola master file kepesertaan askes sosial dan askes komersial.
f. Melaporkan perubahan jaringan pelayanan kesehatan askes sosial dan askes
komersial.
g. Melakukan evaluasi pelayanan kesehatan dan obat.
h. Melakukan pengendalian pelayanan kesehatan dan obat.
i. Menangani keluhan dan membuat laporan penangan kesehatan.
j. Membuat laporan keuangan, inventarisasi kekayaan dan kewajiban dan pajak.
k. Mengajukan usulan pengembangan SDM.
l. Menetapkan dan melakukan penilaian hasil kerja pegawai.
m. Membuat laporan manajemen.
n. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala PT. Askes (Persero)
Regional.
B. Subkepala Seksi Hubungan Pelanggan a. Menyusun rencana kerja & anggaran seksi.
b. Menyusun prosedur kerja seksi.
c. Melakukan administrsi kepesertaan askes sosial.
d. Menerbitkan kartu askes sosial.
e. Membuat laporan penanganan keluhan peserta.
f. Melakukan penyuluhan kepada peserta askes sosial.
g. Membuat laporan penyuluhan askes sosial.
h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala PT Askes (Persero)
Cabangan.
C. Subseksi Keuangan & Administrasi
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran seksi.
21 c. Melakukan penagihan.
d. Melakukan penerimaan uang.
e. Melakukan penyimpanan uang (kas dan bank).
f. Melakukan pembayaran.
g. Melaksanakan pembukuan.
h. Membuat laporan keuangan.
i. Melakukan administrasi kepegawaian.
j. Membuat laporan administrasi kepegawaian.
k. Menerima, menyimpan dan mendistribusikan barang dan dokumen.
l. Melakukan administrasi perkantoran.
m. Menetapkan dan melakukan penilaian hasil kerja pegawai di seksi keuangan.
n. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala PT. Askes (Persero)
22 BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan adalah penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan
kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di
harapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikan.
Analisis sistem dalam suatu perusahaan sangat penting karena fungsi dari analisis fungsi dari analisis itu berjalan dalam agar sistem yang dibuat menghasilkan
output yang diinginkan dan dapat dicapai tujuan yang direncanakan.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah
landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk menganalisis dan pada
dasarnya semuanya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang
rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara. Hasil modifikasi dapat
berupa sistem perancangan baru, komponen baru atau serangkaian transformasi baru
dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem
agar lebih efisien.
4.1.2 Analisis Prosedur yang Berjalan
Proses Administrasi Peserta Baru di Bagian Kepesertaan PT Askes (Persero)
23 - Untuk para peserta sosial yang masih aktif, yang ingin memperoleh kartu peserta
harus mengisi daftar isian peserta dengan menunjukkan persyaratan yang telah
ditentukan, di antaranya sebagai berikut:
Fotokopi surat keputusan sebagai pegawai negeri sipil. Daftar gaji terbaru.
Surat nikah, akte kelahiran anak apabila anak dan istri mendapat
tunjangan.dan surat keterangan pengadilan negeri apabila anak angkat juga
mendapat tunjangan.
Surat keterangan dari sekolah/perguruan tinggi (bagi anak berusia lebih dari
21 tahun sampai dengan 25 tahun). Fotokopi kartu tanda penduduk (KTP).
Surat pernyataan keterangan/ keterangan melaksanakan tugas perorangan
(SPMT) bagi pegawai tidak tetap (PTT).
Melampirkan pasfoto terbaru masing-masing 2 lembar ukuran 2x3cm kecuali
bagi anak usia balita.
- Untuk para peserta sosial yang telah pensiun, yang ingin memperoleh kartu
peserta harus mengisi daftar isian peserta dengan menunjukkan persyaratan yang
telah di tentukan, di antaranya sebagai berikut: Fotokopi surat pensiun.
Surat tanda bukti penerima pensiun/ daftar gaji terakhir. Fotokopi kartu tanda penduduk (KTP).
Surat nikah, akta kelahiran anak apabila anak dan istri mendapat
tunjangan.dan surat keterangan pengadilan negeri apabila anak angkat juga
mendapat tunjangan.
Surat keterangan dari sekolah/perguruan tinggi (bagi anak berusia lebih dari
24 - Apabila para peserta sosial aktif ataupun pensiun telah menyerahkan file
persyaratannya, data yang telah diterima di-entry sebagai peserta baru.
- Kemudian data tersebut disimpan sekaligus langsung dicetak secara keseluruhan
dalam bentuk kartu Askes.
- Selanjutnya kartu Askes tersebut langsung diberikan kepada peserta.
4.1.2.1 Flowmap
25 Gambar 4.1
26 4.1.2.2 Diagram Kontek
Diagram Kontek Proses Administrasi Peserta Baru di Bagian Kepesertaan PT
Askes
Gambar 4.2
Diagram Kontek proses administrasi peserta baru di bagian kepesertaan PT Askes
yang sedang berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram Proses Administrasi Peserta Baru di Bagian Kepesertaan
27 Gambar 4.3
Data Flow Diagram proses administrasi peserta baru yang sedang berjalan
4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan
Prosedur proses administrasi peserta baru yang sedang berjalan saat ini masih
belum memberikan pelayanan yang efisien dan memudahkan para peserta yang ingin
membuat kartu Askes. Penggunaan sistem yang sedang berjalan cenderung membuat
para peserta enggan untuk membuat kartu Askes.
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Melihat dari Flow Map di atas, sistem kerja proses administrasi peserta baru
di PT Askes Bandung masih ada kekurangan, yaitu para peserta masih kurang
28 usulan perancangan agar memudahkan proses menjaring para peserta untuk
mendapatkan kartu Askes.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk memudahkan para peserta yang
ingin membuat kartu Askes. Penggunaan sistem yang sedang berjalan cenderung
membuat para peserta enggan untuk membuat kartu Askes.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur yang di usulkan adalah bagaimana cara memecahkan masalah ini
sehingga proses ini bisa menjadi lebih efisien dalam proses administrasi peserta baru.
Pengelolaan proses administrasi peserta baru yang diusulkan di PT Askes Bandung
melalui beberapa tahapan antara lain :
- Untuk para peserta sosial yang masih aktif, yang ingin memperoleh kartu peserta
harus mengisi daftar isian peserta dengan menunjukkan persyaratan yang telah
ditentukan, di antaranya sebagai berikut:
Fotokopi surat keputusan sebagai pegawai negeri sipil Fotokopi kartu tanda penduduk (KTP)
Fotokopi kartu keluarga Fotokopi akte kelahiran anak
- Untuk para peserta sosial yang telah pensiun, yang ingin memperoleh kartu
peserta harus mengisi daftar isian peserta dengan menunjukkan persyaratan yang
telah di tentukan, di antaranya sebagai berikut: Fotokopi surat pensiun
Fotokopi kartu tanda penduduk (KTP) Fotokopi kartu keluarga
29 - Apabila para peserta sosial aktif ataupun pensiun telah menyerahkan
persyaratannya, data yang telah diterima di-entry sebagai peserta baru, kemudian
data tersebut disimpan dalam di dalam database kepesertaan PT Askes.
- Sekaligus mencetak file tanda bukti untuk ditandatangani oleh peserta askes
sebagai bukti keabsahan persetujuan dari peserta untuk mencetak kartu askesnya.
- Lalu bagian kepesertaan PT Askes mencetak kartu Askes baru dan langsung
diberikan kepada peserta Askes.
4.2.2.1 Flow Map
Flowmap Proses Administrasi Peserta Baru di Bagian Kepesertaan PT Askes
30 Gambar 4.4
Flowmap Proses Administrasi Peserta Baru di Bagian Kepesertaan PT Askes yang
31 4.2.2.2 Diagram Kontek
Diagram Kontek Proses Administrasi Peserta Baru di Bagian Kepesertaan PT
[image:31.612.119.530.209.476.2]Askes yang Diusulkan
Gambar 4.5
Diagram Kontek Proses Administrasi Peserta Baru di Bagian Kepesertaan PT Askes
32 4.2.2.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram Proses Administrasi Peserta Baru di Bagian Kepesertaan
[image:32.612.116.515.215.510.2]PT Askes yang diusulkan
Gambar 4.6
Data Flow Diagram Proses Administrasi Peserta Baru di Bagian Kepesertaan PT
33 4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan
Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan di PT Askes, maka kami
mendapatkan bahan untuk dievaluasi pada sistem administrasi peserta baru di bagian
kepesertaaan PT Askes Bandung. Sistem yang ada pada dasarnya sudah baik, dengan
adanya perancangan dari penulis diharapkan niscaya sistem administrasi akan lebih
34
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan di bab sebelumnya, maka
dapat diambil beberapa simpulkan sebagai berikut:
1. PT Askes (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara yang ditugaskan
khusus oleh pemerintah untuk menyelenggarakan jaminan pemeliharaan
kesehatan bagi Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun PNS dan TNI/POLRI,
Veteran, Perintis Kemerdekaan beserta keluarganya dan Badan Usaha lainnya.
2. Para peserta baru yang ingin memperoleh kartu Askes harus memenuhi
persyaratan yang telah di tetapkan untuk pembuatan kartu Askes.
3. Selain kerja sama para peserta dan pegawai, salah satu yang sangat
mendukung dalam proses administrasi, yaitu sarana dan prasarana yang
tersedia.
4. Sistem administrasi peserta baru yang baik dapat memberikan dampak yang
positif dan meningkatkan produktifitas PT Askes.
5.2 Saran
Berdasarkan pemecahan masalah sistem administrasi peserta baru di
bagian kepesertaan PT Askes (Persero) Bandung tersebut, maka penulis memiliki
saran sebagai berikut:
Membuat prosedur system administasi peserta baru di bagian kepesertaan
secara terkomputerisasi.
Tidak menyimpan seluruh kartu askes di dalam gudang penyimpanan yang
Analisis Sistem Informasi Administrasi Peserta Baru di Bagian Kepesertaan Pada PT Askes (Persero)
Bandung
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Angling Fajar Budhi NIM. 10507517 Tion Zulfiadi NIM. 10507502
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
i KATA PENGANTAR
Assalammu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur dan terima kasih Penulis panjatkan kepada Allah S.W.T atas berkat
dan karunia-Nya sehingga Penulis berhasil menyelesaikan tugas laporan Kerja
Praktek yang berjudul “ANALISIS SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PESERTA BARU DI BAGIAN KEPESERTAAN PADA PT ASKES (PERSERO) Bandung dengan baik.
Laporan Kerja Praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat dalam
memenuhi mata kuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan
Manajemen Informatika.
Karena keterbatasan waktu, pengetahuan, pengalaman serta kesempatan yang
ada, Penulis menyadari bahwa laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari sempurna,
baik dari materi, analisis, maupun sistematika pembahasannya. Oleh karenanya,
segala kritik dan saran yang membangun guna perbaikan laporan ini lebih lanjut, akan
Penulis terima dengan senang hati.
Akhir kata, semoga Allah S.W.T membalas budi baik semua pihak yang telah
membantu Penulis dan laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkannya.
Bandung, Juli 2010
ii DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
Daftar Gambar v
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Dan Rumusan Masalah ... 2
1.2.1 Identifikasi ... 2
1.2.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud Dan Tujuan ... 2
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Teknik Pengumpulan Data………...3
1.6 Waktu Dan Lokasi Praktek Kerja Lapangan ... 3
1.6.1 Waktu Praktek Kerja Lapangan ... 4
1.6.2 Lokasi Praktek Kerja Lapangan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Pengertian Sistem ... 6
2.1.1 Elemen Sistem... 6
2.2.2 Karakteristik Sistem ... 8
2.2.3 Klasifikasi Sistem ... 9
2.2 Pengertian Administrasi ... 11
2.3 Pengertian Askes ... 11
iii
2.5 Metode Pendekatan Dan Pengembangan Sistem ... 13
2.5.1 Metode Pendekatan sistem... 13
2.5.2 Alat Bantu Analisis ... 13
BAB III PROFIL PERUSAHAN ... 17
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 17
3.2 Struktur Organisasi Perusahan ... 19
3.3 Deskripsi Pekerjaan ... 19
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 22
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ... 22
4.1.1 Analisis Dokumen ... 22
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Berjalan ... 22
4.1.2.1 Flow Map ... 24
4.1.2.2 Diagram konteks ... 26
4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 26
4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan ... 27
4.2 Usulan Perancangan Sistem... 27
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 28
4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 28
4.2.2.1 Flow Map Yang Diusulkan ... 29
4.2.2.2 Diagram Konteks Yang Diusulkan ... 31
4.2.2.3Data Flow Diagram Yang Diusulkan ... 32
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan... 33
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 34
5.1 Kesimpulan ... 34
v DAFTAR GAMBAR
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek ... 5
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Askes Bandung ... 19
Gambar 4.1 Flowmap yang Berjalan ... 25
Gambar 4.2 Diagram Kontek yang Berjalan ... 26
Gambar 4.3 DFD yang Berjalan ... 27
Gambar 4.4 Flowmap yang Diusulkan ... 30
Gambar 4.5 Diagram kontek yang Diusulkan ... 31
vi
DAFTAR PUSTAKA
1. Jogiyanto HM,Akt MBA, “Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan
terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis”, Andi,Yogyakarta:2005.
2. Al Bahra Ladjamudin.B, “Rekayasa Perangkat Lunak ” Graha Ilmu,Yogyakarta:
2005.
3. Drs. Zulkifli Amsyah, MLS. “Manajemen Sistem Informasi ”, Gramedia Pustaka
Utama, Jakarta:2005.
