LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Histori Pekerjaan Petugas Teknis Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya.

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI HISTORI

PEKERJAAN PETUGAS TEKNIS PADA BADAN ARSIP DAN

PERPUSTAKAAN UMUM KOTA SURABAYA

KERJA PRAKTIK

Program Studi

S1 Sistem Informasi Kekhususan

Komputerisasi Akuntansi

Oleh:

FITRI DWI ARIYANTI

11.41011.0030

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIK

(2)

vi

ABSTRAK ...iv

KATA PENGANTAR ...v

DAFTAR ISI ...vi

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR LAMPIRAN ...xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 LatarBelakang ... 1

1.2 RumusanMasalah ...2

1.3 BatasanMasalah...2

1.4 Tujuan ...3

1.5 SistematikaPenulisan ...3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...5

2.1 SejarahSingkatBadan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ...5

2.2 Lokasi Perusahaan ...6

2.3VisidanMisi Perusahaan ... 7

2.4 StrukturOrganisasi Perusahaan ... 8

BAB III LANDASAN TEORI ... 13

3.1 SistemInformasi ... 13

3.2 Perpustakaan ... 14

(3)

vii

3.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 14

3.5 Program Penunjang ... 15

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ...18

4.1 Proses Bisnis ... 19

4.2 Desain Sistem ...19

4.2.1 Document Flow ...19

4.2.2Sistem Flow ...21

4.2.3 Data Flow Diagram ...23

4.3 Merancang Database ...26

4.3.1 Conceptual Data Model ...26

4.3.2 Physical Data Model ...27

4.3.3Struktur Basis data ...27

4.4 Desain Input/output ...31

4.4.1 Desain Input ...31

4.4.2 Desain output...35

4.5Implementasi Sistem ...36

4.5.1 Kebutuhan Sistem ...37

4.5.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi ...37

4.6Laporan Petugas Teknis ...44

4.7 Laporan Histori Petugas ...45

4.8 Evaluasi ...4

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ...47

(4)

viii

LAMPIRAN ...50

(5)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Kemajuan teknologi telah membantu dalam menghasilkan kebutuhan

informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi

yang cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi yang canggih memacu pengguna dan

pemanfaatan komputer dapat me mempunyai kesadaran tentang hal ini sehingga menuntut

pengadaan tenaga – tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi.

Atas dasar inilah penulis mencoba untuk menerapkan perkembangan

teknologi dan informatika kedalam laporan pelayanan yang dapat memberikan internal

control pada sistem informasi pada bagian pelayanan khususnya untuk petugas teknis

yang terdapat pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang nantinya

diharapkan dapat membawa kemudahan dalam memperoleh informasi tentang petugas

teknis yang terdapat di Perpustakaan Kota Surabaya.

Badan Arsip dan Perpustakaan Kota merupakan perpustakaan yang

menyediakan sarana kegiatan membaca bagi kalangan yang gemar membaca dan

menjadikan membaca sebagai budaya masyarakat Surabaya, penyedia sarana dan

prasarana seperti perpustakaan, Taman Bacaan (TBM), Perpustakaan keliling dan

penambahan koleksi buku setiap tahunnya bagi Perpustakaan sekolah – sekolah. Hal

tersebut sebagian kecil upaya untuk membantu masyarakat Surabaya untuk gemar

membaca. Perpustakaan ini berlokasi di Jl. Rungkut Asri Tengah 5-7 Surabaya Timur.

Badan Arsip dan Perpustakaan Kota ini telah banyak meraih prestasi. Namun

(6)

internal control yang baik. Disini penulis akan membahas mengenai sistem informasi

pelayanan khususnya untuk petugas teknis yang mengacu pada history pekerjaan petugas

teknis yang akan menghasilkan internal control yang terdapat pada Badan Arsip dan

Perpustakaan Kota Surabaya.

Pada perpustakaan ini sistem informasi untuk melaporkan histori pekerjaan

petugas teknis belum ada. Sehingga perusahaan mengalami kesulitan untuk mengetahui

bagaimana kinerja petugas teknis pada Perpustakaan Kota Surabaya.

Dengan adanya sistem informasi histori pekerjaan, diharapkan akan

menambah kualitas internal control yang mengacu pada histori pekerjaan petugas teknis

yang ditugaskan pada TBM dan Sekolah di Surabaya. Aplikasi ini berfungsi untuk

menghasilkan laporan daftar petugas teknis yang apabila terkena surat peringatan (SP)

lebih dari tiga kali maka tidak bisa bekerja lagi dan laporan mutasi atau pemindahan tugas

yang dilakukan oleh setiap petugas teknis pada Perpustakaan Kota Surabaya.

1.2Rumusan Masalah

Dari latar belakang perpustakaan di atas maka dapat dirumuskan masalah

yaitu bagaimana membuat rancang bangun sistem informasi history pekerjaan petugas

teknis pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota Surabaya

1.3Batasan Masalah

Batasan masalah dalam pembuatan aplikasi tentang histori pekerjaan petugas

teknis pada Badan Arip dan Perpustakaan Kota Surabaya adalah :

1) Histori pekerjaan yang dihasilkan hanya menunjukkan selama periode tertentu

(7)

3

1.4Tujuan

Tujuan dalam pembuatan aplikasi tentang petugas teknis pada Badan Arip dan

Perpustakaan Kota Surabaya adalahh membuat rancang bangun sistem informasi histori

pekerjaan petugas teknis pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota Surabaya.

1.5 Sistematik Penulisan

Sistematika dalam penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,

pembatasan masalah, tujuan pembuatan kerja praktek dan sistematika

penulisan buku ini.

BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI

Pada bab ini membahas tentang sejarah perusahaan, lokasi perusahaan,

struktur organisasi perusahaan, serta visi dan misi perusahaan.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas tentang teori-teori yang berhubungan dengan

permasalahan. Menjelaskan tentang sistem-sistem yang terkait.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini dibahas mengenai uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan

selama pelaksanaan kerja praktek, mulai dari metodologi penelitian,

perancangan sistem berupa Document Flow, System Flow, Data Flow

Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel, desain

Input/Output sampai dengan implementasi sistem berupa capture dari setiap

(8)

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem yang dibuat dan saran untuk

(9)

13

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi tidak harus melibatkan komputer, tetapi dalam prakteknya

sistem informasi lebih sering dikait-kaitkan dengan komputer. Sistem informasi yang

menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (computer based

information system atau CBIS).

Menurut McLean (1999), sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang

mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan

menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Sependapat dengan Hall (2001) bahwa

sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan,

diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai.

Sistem informasi juga merupakan kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang,

dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah

perusahaan. Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti :

1) Perangkat keras (hardware), mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer.

2) Perangkat lunak (software) atau program merupakan sekumpulan instruksi yang

memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

3) Prosedur adalah sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data

dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

4) Orang, mencakup semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem

(10)

5) Basis data (database) merupakan sekumpulan tabel ,hubungan dan lain-lain yang

berkaitan dengan penyimpan data.

6) Jaringan komputer dan komunikasi data yang merupakan sistem penghubung yang

memungkinkan sumber (resource) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah

pemakai.

3.2 Perpustakaan

Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan

buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan

pembaca bukan untuk dijual ( Sulistyo, Basuki ; 1991 ).

Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan. Tujuan dari

perpustakaan sendiri, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan layanan

informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dalam rangka

melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Wiranto dkk,1997).

3.3System Flow

Sistem flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari

suatu sistem di mana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan

biasanya dalam membuat sistem flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang

melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Hartono, 1998:10)

3.4Data Flow Diagram (DFD)

Menurut (Kristanto, 2004:12), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika

data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data

yang keluar dari sistem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data

(11)

15

Data flow diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur

(structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam DFD sangat membantu untuk

memahami suatu system pada semua tingkat kompleksitas.Pada tahap analisis, penggunaan

notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami

sistem secara logika.

3.5 Program Penunjang

Untuk membuat Sistem Informasi pembelian pada PT. Gading Murni Putra, dibutuhkan

beberapa perangkat lunak untuk memudahkan perancangan design maupun sistem. Perangkat

lunak tersebut antara lain :

3.5.1 Power Designer

Power designer merupakan suatu tool berupa software untuk mendesain sistem dan

rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) yang dikembangkan oleh Sybase Inc. Ada

dua model data, yaitu : Entity Relationship Diagram (ERD) dan model relasional. Keduanya

menyediakan cara untuk mendeskripsikan perancangan basis data pada peringkat logika.

a. Model ERD atau Conceptual Data Model (CDM) : model yang di buat berdasarkan

anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan

entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu.

b. Model Relasional atau Physical Data Model (PDM) : model yang menggunakan

sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data-data tersebut.

(12)

3.5.2 Microsoft Visual Studio 2010

Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap (suite) yang

dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik itu aplikasi bisnis, aplikasi

personal, ataupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi Windows,

ataupun aplikasi Web. Visual Studio mencakup kompiler, SDK, Integrated Development

Environment (IDE), dan dokumentasi (umumnya berupa MSDN Library). Kompiler yang

dimasukkan ke dalam paket Visual Studio antara lain Visual C++, Visual C#, Visual Basic,

Visual Basic .NET, Visual InterDev, Visual J++, Visual J#, Visual FoxPro, dan Visual

SourceSafe.

Microsoft Visual Studio dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dalam

native code (dalam bentuk bahasa mesin yang berjalan di atas Windows) ataupun managed

code (dalam bentuk Microsoft Intermediate Language di atas .NET Framework). Selain itu,

Visual Studio juga dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi Silverlight, aplikasi

Windows Mobile (yang berjalan di atas .NET Compact Framework).

3.5.3 NET Framework

Microsoft .NET Framework (di baca Microsoft dot Net Framework) adalah sebuah

komponen yang dapat ditambahkan ke sistem operasi Microsoft Windows atau telah

terintegrasi ke dalam Windows (mulai dari Windows server 2003 dan versi-versi Windows

Terbaru). Kerangka kerja ini menyediakan sejumlah besar solusi-solusi program untuk

memenuhi kebutuhan-kebutuhan umum suatu program baru, dan mengatur eksekusi

program-program yang ditulis secara khusus untuk framework ini..NET Framework adalah

kunci penawaran utama dari Microsoft, dan dimaksudkan untuk digunakan oleh sebagian

(13)

17

Pada dasarnya, .NET framework memiliki 2 komponen utama :CLR dan .NET

Framework Class Library.

Program-program yang ditulis untuk .NET Framework dijalankan pada suatu

lingkungan software yang mengatur prsyaratan-persyaratan runtime program.Runtime

environment ini, yang juga merupakan suatu bagian dari .NET Framework, dikenal sebagai

Common Language Runtime (CLR). CLR menyediakan penampilan dari application virtual

machine, sehingga para programmer tidak perlu mengetahui kemampuan CPU tertentu yang

akan menjalankan program. CLR juga menyediakan layanan-layanan penting lainnya seperti

jaminan keamanan, pengaturan memori, garbage collection dan exception

handling/penanganan kesalahan pada saat runtime. Class Library dan CLR ini merupakan

komponen inti dari .NET Framework .kerangka kerja itupun dibuat sedemikian rupa agar

para programmer dapat mengembangkan program komputer dengan jauh lebih mudah, dan

juga untuk mengurangi kerawanan aplikasi dan juga computer dari beberapa ancaman

keamanan.

CLR adalah turunan dari CLI (Common Language Infrastructure) yang saat ini

merupakan standar ECMA.Untuk keterangan lebih lanjut, silahkan mengunjungi situs

ECMA atau kunjungi sumber pranala dibawah artikel ini.

Solusi-solusi program pembenyuk Class Library dari .NET Framework melindungi

area yang luas dari kebutuhan program pada bidang user interface, pengaksesan data,

koneksi basis data, kriptografi, pembuatan aplikasi berbasis web, algoritma numerik, dan

komunikasi jaringan. Fungsi-fungsi yang ada dalam class library dapat digabungkan oleh

(14)

3.5.4 Microsoft SQL Server 2008

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional

(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah transact –SQL yang merupakan

implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. SQL

(Structured Query Language) adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses

data dalam basis data relasional.

Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala

kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL

Server pada basis data besar.

Penulis menggunakan SQL Server 2008 untuk merancang database yang digunakan

pada sistem.

3.5.5 Crystal Report

Merupakan software yang digunakan untuk pembuatan laporan. Dengan cara

mengoneksi nama tabel yang akan dibuatkan laporannya. Setelah tampilan data ada maka

klik dan drag semua field yang ada sesuai dengan tampilan yang diinginkan.Biasanya crystal

(15)

18

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Pada Bagian Pelayanan Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

terdapat petugas teknis yang menyebar pada TBM(Taman Bacaan Masyarakat)

dan beberapa di Sekolah di seluruh Surabaya. Pada bab ini akan dijelaskan proses

bisnis beserta desain dan implementasi sistem yang dibuat.

4.1Proses Bisnis

Berikut ini adalah deskripsi analisis proses bisnis yang terdapat pada

perusahaan:

1) Petugas Teknis merupakan peawai Badan Arsip dan Perpustakaaan kota

Surabaya yang ditugaskan menyebar ke TBM (Taman Bancaan

Masyarakat) dan Sekolah di seluruh Surabaya.

2) Koordinator merupakan ketua yang membawahi pwtugas teknis. Apabila

coordinator mendapatkan laporan kunjungan atau pelanggaran dari TBM

dan Sekolah, maka koordinator yang memutuskan untuk memberi surat

pindah untuk mutasi dan surat peringatan untuk pelanggaran yang akan

diberikan kepada petugas teknis.

3) Setelah menerima surat pindah, maka petugas teknis akan pindah pada

tempat yang sudah ditentukan oleh koordinator. Untuk surat peringatan,

terdapat tiga surat peringatan. Surat peringatan ketiga merupakan surat

(16)

4) Kemudian pegawai pelayanan melaporkan mutasi kepada bagian

pembinaan untuk selanjutnya dievaluasi oleh bagian pembinaan.

Dalam pembuatan aplikasi yang meliputi proses bisnis diatas maka berikut akan

dibuat desain sistem dan implementasi aplikasinya.

4.2 Desain Sistem

Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem

dilakukan. Desain sistem dilakukan mulai dari merancang System Flow, Context

Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity

Relational Diagram (ERD), dan struktur table. Kemudian mendesain input output

untuk dibuat aplikasi selanjutnya.

4.2.1 Document Flow

Document Flow sistem informasi histori pekerjaan petugas teknis

mempunyai dua proses, yaitu sebagai berikut :

1) Document Flow Proses Surat Peringatan

Secara umum document flow untuk proses surat peringatan dapat dilihat

(17)

20

Docflow Surat peringatan petugas teknis

Koordinator Petugas teknis Pegawai pelayanan Bagian pembinaan

P

Surat Peringatan Surat Peringatan

Membuat rekap histori petugas teknis selama satu

periode

Gambar 4.1 Document Flow Proses Surat Peringatan

Pada gambar 4.1 dapat dilihat bahwa proses surat peringatan dimulai dari

adanya laporan pelanggaran petugas teknis yang kemudian ditindak lanjuti oleh

koordinator yaitu dibuatkan surat peringatan. Kemudian direkap oleh bagian

pelayanan dan kemudian dilaporkan kepada bagian pembinaan.

2) Document Flow Proses Mutasi

Secara umum document flow untuk proses mutasi dapat dilihat pada bagan

(18)

Docflow mutasi petugas teknis

Koordinator Petugas teknis Pegawai pelayanan Bagian Pembinaan

P

h

ase

Start

Laporan TBM dan sekolah teknis selama satu

periode

Berdasarkan gambar 4.2 diatas dimulai saat adanya laporan dari TBM dan

Sekolah kemudian saat koordinator membuat keputusan untuk mutasi petugas

teknis maka dibuatkan surat pindahnya. Setelah menerima surat pindah maka

petugas teknis berpindah pada tempat tugas yang baru. Setelah proses pindah

selesai bagian pelayanan akan merekapnya dan melaporkan kepada bagian

pembinaan untuk selanjutnya dievaluasi kinerjanya.

4.2.2 System Flow

Berdasarkan document flow di atas maka dapat disusun system flow yang

menunjukkan bagaimana proses-proses yang digunakan sebagai penunjang dalam

(19)

22

1.) System Flow Proses Surat Peringatan

Secara umum system flow untuk proses pendataan operator dapat dilihat

dari bagan dibawah ini:

Sysflow Surat peringatan

Koordinator Petugas teknis Pegawai pelayanan Bagian pembinaan

P teknis selama satu

periode

N

Gambar 4.5 System Flow Proses Surat Perigatan

Berdasarkan bagan di atas, dapat dilihat bahwa system flow proses surat

peringatan ini tidak jauh berbeda dengan document flow proses surat peringatan.

Namun yaang membedakan adalah pada saat proses perekapannya yaitu

menggunakan database sehingga data dapat diolah menjadi histori pekerjaan yang

(20)

2.) System Flow Proses Mutasi Petugas Teknis

Secara umum system flow untuk proses pengeluaran bahan baku dapat

dilihat dari bagan dibawah ini:

Sysflow mutasi petugas teknis

Koordinator Petugas teknis Pegawai pelayanan Bag. Pembinaan

P

h

ase

Start

Laporan TBM dan sekolah teknis selama satu

periode

Gambar 4.6 System Flow Proses Mutasi Petugas Teknis

Berdasarkan bagan di atas, dapat dilihat bahwa system flow proses mutasi

petugas teknis juga awal prosesnya sama dengan docflow mutasi petugas teknis.

(21)

24

Data flow diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi dalam

sistem, sehingga dengan dirancangnya DFD ini akan terlihat dengan jelas arus

data yang mengalir dalam sistem baik dari eksternal entity ke proses, proses

kedata store proses ke proses, dan sebaliknya. Dalam pembuatan DFD ini akan

dibuat mulai dari context diagram dan DFD level dibawahnya.

1.) Context Diagram

Context diagram dari sistem informasi histori pekerjaan petugas teknis

seperti yang digambarkan pada Bagan 4.9 di bawah ini:

surat pindah

surat permintaan laporan Rekap histori pekerjaan petug as teknis

laporan mutasi petugas TBM

data peng usulan mutasi petugas teknis TBM

data TBM laporan mutasi petugas teknis perpus sekolah

data sekolah

data peng usulan mutasi petugas teknis perpus sekolah surat pering atan

data petug as teknis

data penempatan petug as teknis surat pindah

Data koordinator

surat pering atan

data peng usulan peringatan petug as teknis data peng usulan mutasi petugas teknis

1

RSBI histori pekerjaa petugas teknis pd Badan

Arsip & Perpus kota Surabaya

(22)

2.) DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan

DFD Level 0 dapat dilihat pada Bagan 4.10 di bawah ini yang merupakan

hasil decompose dari context diagram yang menggambarkan proses-proses apa

saja yang terdapat dalam rancang bangun sistem informasi histori pekerjaan

petugas teknis pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

[Surat Pering atan]

[Data petug as teknis]

simpan [Data TBM] [Data sekolah]

[Data koordinator]

Simpan Simpan

[Data pengsulan mutasi petugas TBM]

[Data Peng usulan mutasi petug as perpus sekolah]

[Data pengusulan mutasi petug as perpus sekolah] [Data pengusulan mutasi petug as TBM ]

[Data penempatan petug as teknis]

[Surat Pering atan]

[Surat Pindah]

[Laporan mutasi petug as perpus sekolah] [Laporan mutasi petug as TBM ] [Surat pindah]

[Rekap histori pekerjaan petug as teknis selama satu periode] TBM

1 Data petugas teknis

(23)

26

4.3 Merancang Database

Dari analisis sistem di atas dapat dibentuk Entity Relation Diagram dari

dalam rancang bangun sistem informasi histori pekerjaan petugas teknis pada

Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. yang terdiri dari Conceptual Data

Model dan Physical Data Model.

4.3.1 Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) ini menggambarkan relasi antar tabel

yang satu dengan tabel yang lain. Berikut ini bagan yang merupakan tabel-tabel

yang terdapat pada CDM:

membawahi

# Id Penempatan Variable characters (15)

(24)

4.3.2 Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari Conceptual

Data Model (CDM). PDM merupakan representasi fisik dari database. Karena

disini tipe data dari elemen-elemen data sudah dimunculkan. Pada PDM yang

tertera pada Bagan telah menunjukkan adanya relasi antar tabel. Berikut PDM

pada rancang bsngun didtem informasi histori pekerjaan petugas teknis pada

Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya:

BELI

<pi> Variable characters (20) Variable characters (30)

<pi> Variable characters (20) Date & Time

<pi> Variable characters (20) Variable characters (30) id_penempatan <pi> Variable characters (20) <M> Identifier_1 <pi>

Gambar 4.12 Physical Data Model (PDM)

4.3.3 Struktur Basis Data

Dari Entity Relational Diagram (ERD) diatas dapat dibuat struktur tabel

(25)

28

1.) Tabel Kecamatan

Nama tabel : kecamatan

Fungsi : menyimpan data kecamatan

Colomn Name Data Type Length

Kode_kec Varchar 20

Nama_kec Varchar 100

Tabel 4.1 kecamatan

2.) Tabel Kelurahan

Nama tabel : kelurahan

Fungsi : menyimpan data kelurahan

Kode_kel Varchar 20

Kode_kec Varchar 20

Nama_kel Varchar 100

Kode_pos Varchar 5

Tabel 4.2 Tabel kelurahan

3.) Tabel Koordinator

Nama tabel : koordinator

Fungsi : menyimpan data koordinator

(26)

nama_koordinator Varchar 30

alamat_koordinator Varchar 30

telp_koordinator Varchar 12

jabatan_koordinator Varchar 50

status_koordinator Varchar 20

Tabel 4.3 Tabel koordinator

4.) Tabel Mutasi

Nama tabel : mutasi

Fungsi : menyimpan data mutasi petugas teknis

No_mutasi Varchar 20

Id_petugas Varchar 20

Tanggal_masuk Datetime -

Keterangan_mutasi Datetime -

Tabel 4.4 Tabel mutasi

5.) Tabel TBM

Nama tabel : tbm

Fungsi : menyimpan data TBM(Taman Bacaan Masyarakat)

Kode_TBM Varchar 20

(27)

30

Kode_distribusi Varchar 20

RW_TBM Varchar 20

Jumlah_buku_TBM Varchar 100

Tabel 4.5 Tabel TBM

6.) Tabel Sekolah

Nama tabel : sekolah

Fungsi : menyimpan data sekolah

Kode_sekolah Varchar 20

Kode_kec Varchar 20

Alamat_sekolah Varchar 20

Jumlah_buku_sekolah Varchar 100

Tabel 4.6 Tabel sekolah

7.) Tabel Petugas Teknis

Nama tabel : Petugas Teknis

Fungsi : menyimpan data Petugas Teknis

(28)

Kode_kec Varchar 20

Alamat_sekolah Varchar 20

Jumlah_buku_sekolah Varchar 100

Tabel 4.7 Petugas teknis

8.) Tabel Login

Nama tabel : login

Fungsi : menyimpan data user dari aplikasi

Username Varchar 50

Password Varchar 50

Tabel 4.8 Tabel Login

4.4 Desain Input/Output

Desain antarmuka menggunakan bahasa pemrograman Visual Studio.net

2010 dan didukung oleh database Microsoft SQL Server 2008. Adapun desain

Input/Output dari aplikasi ini adalah sebagai berikut :

4.4.1 Desain Input

Berikut ini merupakan desain input yang terdapat dalam Aplikasi sistem

(29)

32

1.) Form Login

Berikut ini merupakan tampilan dari form login yang berfungsi untuk

validasi user yang menggunakan aplikasi:

Background Perpustakaan

Header&Sitemap

Login

USERNAME

PASSWORD

LOGIN CANCEL

Gambar 4.13 Form Login

2.) Form Data Koordinator

Berikut ini merupakan tampilan dari form data koordinator yang berfungsi

untuk input data koordinator selaku ketua dari petugas teknis:

Form Koordinator

ID :

Nama :

Alamat :

No Telp :

Jabatan :

Status : >

Data Grid View

simpan ubah hapus batal

(30)

3.) Form Input Data Petugas Teknis

Berikut ini merupakan tampilan dari form data petugas teknis yang

berfungsi untuk input data setiap petugas teknis :

Form Kelurahan

NIP : Nama Koordinator

Nama : Status Kawin

TTL : tgl pengangkatan

Alamat : Pendidikan

Keterangan

No Telp : Pendampingan

Agama :

Data Grid View

Gambar 4.15 Form Data Petugas Teknis

4.) Form Kecamatan

Berikut ini merupakan tampilan dari form kecamatan yang berfungsi untuk

(31)

34

INPUT KECAMATAN

Kode :

Nama :

Cari

ok batal keluar

Data Gridview

Gambar 4.16 Form Kecamatan

5.) Form Kelurahan

Berikut ini merupakan tampilan dari form kelurahan yang berfungsi untuk

(32)

Form Kelurahan

ID :

Nama :

Alamat :

No Telp :

Data Grid View

Gambar 4.17 Form Data Bahan Baku

4.4.2 Desain Output

Berikut ini merupakan desain output yang terdapat dalam sistem informasi

histori pekerjaan petugas teknis

1.) Daftar Petugas Teknis

Berikut merupakan laporan daftar petugas teknis yang berfungsi

untuk menampilkan daftar petugas teknis yang dimiliki oleh Badan

(33)

36

DAFTAR PETUGAS TEKNIS

Crystal Reports

Gambar 4.18 Daftar petugas teknis

2.) Histori Petugas Teknis

DAFTAR PETUGAS TEKNIS

Crystal Reports cari

Gambar 4.19 Histori petugas teknis

4.5 Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan tahap pengujian dimana desain sistem

dapat berjalan dengan baik. Desain form yang telah dibuat cukup sesuai untuk

(34)

4.5.1 Kebutuhan Sistem

Pada tahap ini dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat keras dan

lunak yang harus dipersiapkan oleh pengguna. Untuk perangkat keras, minimal

pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut:

1. Intel Pentium 4 CPU 2.00 GHz

2. Memory 512 MB Ram

3. VGA 64 MB

Kebutuhan minimum perangkat lunak untuk aplikasi ini adalah sebagai berikut :

1. Microsoft Windows XP Professonal

2. Microsoft SQL Server 2008

4.5.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi

Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian aplikasi histori

pekerjaan petugas teknis. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian aplikasi ini:

1.) Form Login

Form login ini adalah form pertama yang muncul ketika program

dijalankan. User harus menginputkan username dan password yang sesuai agar

dapat masuk ke menu utama dari aplikasi ini. Form Login ini untuk mengontrol

agar hanya orang yang berhak saja yang dapat mengakses aplikasi ini. Jika orang

tersebut tidak memiliki wewenang, maka ia tidak akan dapat membuka aplikasi

ini. Hal ini untuk menjaga keamanan data. Tampilan dari form login ini dapat

(35)

38

Gambar 4.20 Form Login

Klik tombol login lalu user akan otomatis masuk ke menu utama.

2.) Menu Utama

Menu utama merupakan tampilan awal dari program ini. Pada form ini

terdapat menu-menu yang bermanfaat dalam menjalankan sistem histori pekerjaan

petugas teknis. Pada form ini terdapat beberapa menu yaitu master, admin,

pelayanan, pengolahan, pembinaan, dan laporan. Untuk histori pekerjaan maka

(36)

Gambar 4.21 Menu Utama

Pada menu utama terdapat beberapa sub menu seperti berikut ini:

a. Master: berisi form untuk mengisi master yang terdiri dari beberapa sub

menu master yang berkaitan baik pada bagian pelayanan,

pengolahan, dan pembinaan.

b. Admin: berisi pengisian data admin atau pengguna dari sistem. Disini dapat

menambah pengguna beserta aksesibilitasnya masing-masing.

c. Pelayanan: disini terdapat dua sub menu yaitu data koordinator dan data

petugas teknis yang nantinya akan diolah dan menjadikan

histori pekerjaan dari petugas teknis.

d. Pengolahan: berisi form tentang bagian pengolahan

e. Pembinaan: berisi form tentang bagian pembinaan

f. Laporan: berisi form-form untuk menampilkan laporan yang disediakan oleh

aplikasi ini

(37)

40

3.) Form Input Kecamatan

Implementasi pada form data kecamatan ini dapat dari gambar 4.18 berikut

ini:

Gambar 4.22 Form Input Kecamatan

Pada form ini user dapat mengiputkan data Kecamatan yang ada di Suabaya.

Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu :

a. Button cari berfungsi untuk mencari data kecamatan yang sudah ada apabila

ingin melakukan perubahan data

b. Button OK untuk menyimpan data yang sudah dituliskan

c. Button batal untuk membatalkan data yang sudah diinputkan

d. Button keluar, berfungsi untuk keluar dari form data operator.

Pada saat pertama kali form ini dijalankan maka kode kecamatan akn otomatis

muncul kode selanjutnya dari kode terakhir yang diinputkan. Kemudian

(38)

Gambar 4.23 Lihat data

disini terdapat tampilan atau daftar kecamatan-kecamatan yang sudah dientrikan.

4.) Form Kelurahan

Implementasi pada form kelurahan ini dapat dari gambar 4.20 berikut ini:

(39)

42

Pada saat pertama kaliform ini dijalankan, textbox kode kelurahan akan otomatis

terisi. Kemudian sebelum mengentri kelurahan user harus memilih kecamatan

mana dulu yang diisikan kelurahannya. Dalam form ini terdapat beberapa button,

yaitu :

a. Button OK untuk menyimpan data yang sudah dituliskan.

b. Button Ubah untuk mengubah data yang sudah ada.

c. Button batal untuk membatalkan data yang sudah diinputkan.

d. Button keluar, berfungsi untuk keluar dari form data operator.

5.) Form Input Koordinator

Implementasi pada form data menu ini dapat dari gambar 4.21 berikut ini:

Gambar 4.25 Form Input Koordinator

Pada saat pertama kali form ini dijalankan, textbox id koordinator akan

langsung terisi sesuai nomor urutnya. Kemudian status ada dua pilihan yaitu aktif

dan tidak aktif. Dan button yang terdapat disini sama seperti pada form-form

(40)

6.) Form Input Petugas Teknis

Implementasi pada form data bahan baku ini dapat dari gambar 4.22

berikut ini:

Gambar 4.26 Form Data Bahan Baku

Pada form ni user dapat menginputkan data petugas teknis. Pertama

inputkan terlebh dahulu biodata petugas teknis. Kemudian baru menginputkan

lokasi penempatan. Kemudian ada chekbox pendampingan apabila chekbox ini

dicentang maka data sekolah akan enable dan itu artinya petugas teknis

dtempatkan disekolah juga.

Apabila petugas teknis dimutasi maka user akan mengupdate data petugas

(41)

44

4.6 Laporan petugas teknis

Berikut ini adalah laporan data petugas teknis yang didapat saat

penginputan data petugas teknis

.

(42)

4.7 Laporan Histori Petugas

Berikut ini adalah laporan data histori petugas yang didapat saat

penginputan data mutasi

.

(43)

46

4.8 Evaluasi

Untuk mengetahui tingkat kesesuaian dari rancang bangun sistem

informasi histori pekerjaan petugas teknis ini, maka dibuatlah evaluasi

sebagai berikut:

1.) Dari aplikasi yang sudah dijabarkan pada bab ini maka dapat

disimpulkan bahwa sudah tercapainya tujuannya yaitu

membuat rancang bangun sistem informasi histori pekerjaan

petugas teknis pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota

Surabaya.

2.) Aplikasi yang dibangun sudah sesuai dengan desain sistem

yang sudah dirancang yang meliputi Document flow, System

flow, Data flow diagram, dan Desain database.

3.) Aplikasi yang dibangun sudah dapat menghasilkan laporan

yang diinginkan yaitu laporan histori mutasi petugas teknis

dan daftar petugas teknis.

4.) Belum adanya laporan tersendiri tentang daftar petugas teknis

(44)

64

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil kerja praktek yang telah dilakukan dapat diambil beberapa

kesimpulan dari rancang bangun sistem informasi histori pekerjaan petugas

teknis pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Kesimpulan dari

sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Telah dihasilkan sistem histori kinerja petugas teknis guna evaluasi

pekerjaan petugas teknis yang dimiliki Badan Arsip dan Perpustakaan

Kota Surabaya.

2. Telah dihasilkan sistem pendataan petugas teknis sehingga tercipta suatu

internal control yang baik untuk menyimpan semua data tentang petugas

teknis sehingga semua data tersimpan dan tidak hilang.

3. Sistem informasi ini membantu pegawai bagian pembinaan untuk

mengevaluasi setiap petugas teknis melalui history pekrjaannya

4. Sistem informasi ini juga membantu pegawai pelayanan untuk

menghasilkan laporan tentang kinerja petugas teknis

5.2 Saran

Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya dalam pembuatan rancang

bangun sistem informasi histori pekerjaan petugas teknis pada Badan Arsip

dan Perpustakaan Kota Surabaya, maka saran yang dapat disampaikan untuk

pengembangan sistem ini adalah diharapkan agar aplikasi ini dijadikan

(45)

65

memantau kinerja petugas teknis pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota

(46)

49

Hartono, Jogiyanto. 1990. Analisadan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Jeffry L Whitten, J. et all, 2004, Edisi 6 Metoda Design Dan Analisa Sistem Informasi.

Hartono, Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi :Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:Andi.