LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Pembelian pada PT Gading Murni Putra.

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PADA PT GADING MURNI PUTRA

KERJA PRAKTEK

Oleh:

Nama : Gilang Wira Dhyaksa

Nim : 10.41011.0032

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akutansi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

(2)

iv

Perusahaan ini bergerak di bidang alat tulis kantor, di Indonesia PT. Gading Murni Putra adalah salah satu perusahaan pemasok swasta tertua dan terbesar untuk alat tulis dan perlengkapan kantor, dan PT. Gading Murni Putra memiliki misi tidak hanya menjual produk-produk berkualitas tinggi tetapi kami juga bangga dengan memberikan layanan handal dan solusi terbaik untuk kebutuhan kantor.

Permasalahan yang terjadi pada PT. Gading Murni Putra ini adalah sistem pembelian yang masih belum otomatis pada bagian pengecekan stock minimal barang. Untuk proses pengecekan barang, karyawan pada bagian toko mengecek secara manual satu per satu barang yang mereka kontrol, apakah sudah mencapai stock minimal atau masih mencukupi.

Oleh karena itu, perusahaan memerlukan pengembangan sistem lama menjadi sistem baru dengan menggunakan konsep terkomputerisasi pada sistem informasi pembelian yaitu dengan membuat aplikasi dan membuat konsep sistem pembelian yang terkomputerisasi terutama pada pengecekan stock.

Sistem Informasi Pembelian merupakan sistem yang sudah otomatis, ketika proses penjualan terjadi dan sistem akan otomatis mengurangi stock barang, maka pada saat bagian pembelian masuk kedalam program, akan muncul notifikasi bahwa ada barang yang stocknya sudah mencapai batas minimal atau habis.

Kata kunci : Sistem Informasi, Pembelian

STIKOM

(3)

vii

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI………...iv

KATA PENGANTAR….………v

DAFTAR ISI………..vii

DAFTAR GAMBAR………...x

DAFTAR TABEL……….xiii

DAFTAR LAMPIRAN……….xiv

BAB I PENDAHULUAN………1

1.1 Latar Belakang Masalah………1

1.2 Perumusan Masalah….……….2

1.3 BatasanMasalah……….3

1.4 Tujuan………...………3

1.5 Manfaat……….………3

1.6 Sistematika Penulisan………4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN………6

2.1 Sekilas Tentang PT. Gading Murni Putra……….….6

2.2 Lokasi Perusahaan………7

2.3 Logo Perusahaan………..7

2.4 Struktur Organisasi………...8

STIKOM

(4)

viii

………

2.5.2 Misi………8

BAB III LANDASAN TEORI……….9

3.1 Pembelian………..9

3.2 Sistem Informasi………...9

3.3 System Flow………11

3.4 Data Flow Diagram (DFD)……….15

3.5 Entity Relationship Diagram (ERD)………...18

3.6 Program Penunjang……….20

3.7 Analisis Dan Perancangan Sistem………...23

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN……….25

4.1Analisis Sistem………25

4.1.1 System Flow Pembelian pada PT. Gading Murni Putra…..26

4.2Pengembangan Sistem….………....29

4.2.1 System Flow Pembelian Baru………...29

4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)………..31

4.2.3 Perancangan Database………..32

4.2.4 Struktur Table………..34

4.3Desain Input, Interface dan Output………..38

4.3.1 Desain Input………..38

4.3.2 Desain Interface………40

4.3.3 Desain Output………...45

STIKOM

(5)

ix

4.4Implementasi Sistem………48

4.4.1 Kebutuhan Sistem………48

4.4.2 Penjelasan Pemaikaian Aplikasi………..48

BAB V PENUTUP……….59

5.1Kesimpulan………..59

5.2Saran…….………59

DAFTAR PUSTAKA…..………..60

STIKOM

(6)

x

Halaman

Gambar 2.1 Lokasi Perusahaan ... 7

Gambar2.2 Logo Perusahaan ... 7

Gambar2.3 Struktur Organisasi PT. Gading Murni Putra ... 8

Gambar 3.1 Simbol Terminator ... 11

Gambar 3.2 Simbol Manual Operation ... 12

Gambar 3.3 Simbol Document ... 12

Gambar 3.4 Simbol Process ... 12

Gambar 3.5 Simbol Database ... 13

Gambar 3.6 Simbol Decision ... 13

Gambar 3.7 Simbol Manual Input ... 13

Gambar 3.8 Simbol Off – Line Storage ... 13

Gambar 3.9 Simbol On – Page Reference ... 14

Gambar 3.10 Simbol Off – Page Reference ... 14

Gambar 3.11 Simbol Paper Tape ... 14

Gambar 3.12 Simbol Process DFD ... 15

Gambar 3.13 Simbol External Entity DFD ... 17

Gambar 3.14 Simbol Data Stored DFD ... 17

Gambar 3.15 Simbol Data Flow DFD ... 17

Gambar 3.16 Simbol Entity ERD ... 19

Gambar 3.17 Simbol Reletionship of Entity ERD ... 19

Gambar 4.1 Dokumen Flow Pembelian ... 28

Gambar 4.2 Dokumen Flow Pembelian Baru ... 30

STIKOM

(7)

xi

Gambar 4.3 Context Diagram ... 31

Gambar 4.4 DFD Level 0 Sistem Pembelian ... 32

Gambar 4.5 Conceptual Data Model Sistem Pembelian ... 33

Gambar 4.6 Physical Data Model Sistem Pembelian ... 34

Gambar 4.7 Desain Input Barang ... 38

Gambar 4.8 Desain Input Karyawan ... 39

Gambar 4.9 Desain Input Pemasok ... 39

Gambar 4.10 Desain Input Pemesanan Barang ... 40

Gambar 4.11 Desain Form Login ... 41

Gambar 4.12 Desain Form Menu Utama ... 41

Gambar 4.13 Desain Form Master Barang ... 42

Gambar 4.14 Desain Form Master Karyawan ... 42

Gambar 4.15 Desain Form Master Pemasok ... 43

Gambar 4.16 Desain Form Pembelian ... 44

Gambar 4.17 Desain Form Pemesanan ... 45

Gambar 4.18 Desain Laporan Barang Dengan Stock Minimal ... 46

Gambar 4.19 Desain Laporan Pemesanan Barang ... 46

Gambar 4.20 Desain Laporan Pembelian Barang ... 47

Gambar 4.21 Desain Nota Pemesanan ... 47

Gambar 4.22 Desain Nota Pembelian ... 48

Gambar 4.23 Form Menu Utama ... 49

Gambar 4.24 Form Login ... 49

Gambar 4.25 Message Box pada Form Login benar ... 50

Gambar 4.26 Form Master Barang ... 50

STIKOM

(8)

xii

Gambar 4.29 Form Transaksi Pembelian ... 53

Gambar 4.30 Nota Pembelian ... 54

Gambar 4.31 Form Transaksi Pemesanan ... 55

Gambar 4.32 Nota Pemesanan ... 56

Gambar 4.33 Laporan Barang Dengan Stock Minimal ... 57

Gambar 4.34 Laporan Pembelian Barang ... 57

Gambar 4.35 Desain Nota Pemesanan ... 58

STIKOM

(9)

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Tabel Barang ... 35

Tabel 4.2 Tabel Pemasok ... 35

Tabel 4.3 Tabel Karyawan ... 36

Tabel 4.4 Tabel Pembelia ... 36

Tabel 4.5 Tabel Pemesanan ... 37

Tabel 4.6 Tabel Detail Beli ... 37

Tabel 4.7 Tabel Detail Pemesanan ... 38

STIKOM

(10)

xiv

Halaman

Lampiran 1 Surat Balsan dari Perusahaan ... 61

Lampiran 2 Acuan Kerja ... 62

Lampiran 3 Log Harian Kerja Praktek ... 64

Lampiran 4 Kehadiran Kerja Praktek ... 66

Lampiran 5 Kartu Bimbingan ... 67

Lampiran 6 Laporan Stock Minimal ... 69

Lampiran 7 Nota Pemesanan ... 70

Lampiran 8 Nota Pembelian... 71

Lampiran 9 Laporan Pemesanan Barang ... 72

Lampiran 10 Laporan Pembelian Barang ... 73

STIKOM

(11)

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang Masalah

Pembelian Stock barang atau yang biasa disebut kulakan merupakan bagian penting bagi perusahaan dagang. Karena banyak sekali yang harus diperhatikan dalam membeli sebuah barang yang akan dijual lagi kepada end user nantinya. Mulai dari membeli di pemasok mana, berapa banyak yang harus di beli, kualitas pemasok mana yang terbaik, hingga stock barang mana yang sudah mendekati habis. Sehingga perusahaan tidak bisa main-main dalam melakukan pembelian barang.

PT. Gading Murni Putra adalah salah satu yang terbesar peritel dan pemasok alat tulis dan perkantoran di Indonesia. Selama lebih dari tiga dekade, Gading Murni memperkuat bisnis di empat bidang yakni Stationery, Ofiice Equipment,

Office Automation dan Technology. Di Indonesia, Gading Murni melayani lebih

dari 5.000 pelanggan dan pengguna dengan memasukkan empat sektor korporat, pendidikan, pemerintah, dan organisasi nirlaba. Gading Murni menyediakan lebih dari 120.000 produk dari tradisional modern alat tulis dan kantor dengan brand Internasional. Bukan tidak mungkin jika Gading Murni menemui sejumlah masalah dalam proses transaksi penjualan dikarenakan pembelian barang kepada pemasok yang tidak tepat (kurang). Mengingat dalam pembelian barang yang stocknya habis Gading Murni tidak memiliki sistem pengecekan yang otomatis. Jadi bagian gudang harus mengecek satu per satu barang yang stocknya akan habis atau mencapai stock minimal. Baru kemudian membuat PO untuk memesan

STIKOM

(12)

barang. Proses ini tentunya tidak efektif karena sangat mungkin terjadi kekosongan stock jika ada barang yang terlewat pengecekannya.

Berdasarkan masalah diatas, maka Gading Murni membutuhkan sistem informasi yang terintegrasi antara bagian penjualan, pembelian dan inventory. Sehingga dengan adanya sistem tersebut diharapkan dapat membantu kinerja karyawan lebih efektif dan efisien dalam melakukan pengecekan stock barang yang sudah mencapai stock minimal. Sehingga pemesanan barang kepada pemasok menjadi tepat waktu tidak sampai kehabisan.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan akan kecepatan serta ketepatan informasi maka diharapkan Sistem Informasi yang baru dapat membantu proses bisnis pembelian yang ada pada PT. Gading Murni Putra, karena jika dibiarkan tetap seperti saat ini akan ada biaya kesempatan yang hilang. Yang di maksud dengan biaya kesempatan hilang adalah, seandainya Gading Murni kehabisan suatu barang dan ada pembeli yang hendak membeli barang tersebut tetapi tidak bisa dikarenakan barang tersebut habis. Dalam akuntansi biaya kesempatan yang hilang bisa disebut sebagai sebuah kerugian.

1.2.Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, dapat dirumuskan permasalahan sebgai berikut:

1. Bagaimana membuat aplikasi sistem informasi pembelian yang terintegrasi dengan penjualan dan inventory ?

2. Bagaimana membuat aplikasi sistem informasi yang dapat menghasilkan laporan stock barang dengan cepat dan tepat ?

STIKOM

(13)

3

1.3.Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah diatas maka permasalahan dibatasi sebagai berikut:

1. Data-data yang dibutuhkan berdasarkan pada sistem pembelian. 2. Sistem hanya menangani masalah pembelian.

3. Tidak membahas masalah penagihan oleh supplier kepada perusahaan.

1.4.Tujuan

Tujuan dibuatnya aplikasi sistem penjualan ini adalah :

1. Membuat aplikasi sistem informasi bagian pembelian dan inventory yang saling terintegrasi, sehingga proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Membuat aplikasi yang dapat menghasilkan laporan stock barang yang

kurang ataupun habis secara cepat dan tepat.

1.5.Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi pembelian adalah sebagai berikut :

1. Bagian Pembelian

Bagian pembelian bertugas mengecek stock barang dan membuat purchase

order untuk barang yang stock nya sudah mencapai minimal.

a. Dapat mengetahui data pemasok yang menjual barang dengan kualitas terbaik.

b. Dapat mengetahui pembelian harian.

c. Dapat mengetahui dan memperbaruhi stock barang secara real time.

STIKOM

(14)

1.6.Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi pembelian pada PT. Gading Murni Putra adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pendahuluan membahas tentang latar belakang Gading Murni, sedangkan inti dari permasalahan akan digambarkan dalam perumusan maslaah, pembatasan masalah menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang akan dibuat agar tidak keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem tersebut.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Isi dari bab ini adalah hasil survey yang membahas tentang PT. Gading Murni Putra yang menguraikan gambaran umum perusahaan seperti lokasi perusahaan, keadaan, kondisi, situasi dan yang berkaitan dengan instansi, seperti sejarah berdiri nya, dan struktur organisasi PT. Gading Murni Putra.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ini menjelaskan beberapa teori singkat yang berhubungan dengan pelaksanaan kerja praktek. Teori-teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk menyelesaikan masalah dan untuk penyelesaian laporan. Pada bab ini dibahas juga tentang pengertian sistem informasi,

STIKOM

(15)

5

program penunjang, alat analisis dan desain rancangan, analisa dan perancangan sistem.

BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN

Pada bab ini menguraikan tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan analisis ini. Pada bab ini juga dibahas tentang analisa permasalahan dan perancangan sistem, Sistem flow,

Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship

Diagram (ERD), Struktur Tabel, desain Input/Output sampai dengan

implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi. BAB V : PENUTUP

Bab terakhir yaitu penutupan, membahas tentang kesimpulan atau ringkasan dari bab-bab sebelumnya dan bab ini juga memuat saran yang bisa diterapkan untuk perbaikan dan pengembangan sistem selanjutnya.

STIKOM

(16)

6 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1Sekilas Tentang PT. Gading Murni Putra

PT. GadingMurni Putra adalah salah satu perusahaan pemasok swasta tertua dan terbesar untuk alat tulis dan perlengkapan kantor di Indonesia. Selama lebih dari tiga dekade, Gading Murni memperkuat bisnisnya dibidang alat tulis kantor, peralatan kantor, dan teknologi informasi kantor.

Berawal dari tahun 1948, bisnis keluarga didirikan oleh SoenKieSoei, SandhiSoenardi, dan DjoniSoenardi. Terletak di Jl. Kembang Jepun, Surabaya, awalnya perdagangan sebagai pemasok. Sampai sekarang Gading Murni melanjutkan warisan dan bangga berbagi pengetahuan dengan para stakeholders mereka. Merangkul masa lalunya, GadingMurni terus belajar dan mengembangkan cara terbaik dalam menginspirasi pengalaman kantor anda.

PT. Gading Murni memiliki 5 pabrik di Surabaya dan Jakarta dan hampir setengah dari produk lokal kami seperti Kursi Kantor Tiger, OCE diazo kertas, GM Sekolah dan peralatan kantor, serta folder Diamond, diproduksi sendiri. Jaminan Kualitas telah menjadi prioritas kami dalam menghadirkan nilai terbaik bagi pelanggan kami.

Berawal dari sebuah toko eceran kecil, hari ini kita tumbuh dan belajar untuk menjadi yang terbaik di bidang kita. Dengan berbagai macam produk dari alat sederhana sampai yang paling kompleks peralatan industri: Altimeter atau permata instrumen tes, kami adalah salah satu pemasok produk kantor paling lengkap di Indonesia.

STIKOM

(17)

7

Selain ritel, kami melayani pasar grosir dari Barat ke Timur Indonesia juga. Untuk menutupi saluran distribusi keseluruhan, dua fungsi bisnis utama, HQ Surabaya dan Kantor Cabang Jakarta bertanggung jawab untuk mengontrol kegiatan supply chain.

2.2Lokasi Perusahaan

PT. Gading Murni Putra berlokasi di : Jl. Jemur Andayani 192-193 Surabaya

Gambar 2.1 Lokasi Perusahaan 2.3Logo Perusahaan

Gambar 2.2 Logo Perusahaan

STIKOM

(18)

2.4Struktur Organisasi PT. Gading Murni Putra

Gambar 2.3 Struktur Organisasi 2.5Visi dan Misi Perusahaan

2.5.1 Visi

Gading Murni memiliki visi untuk memimpin dalam membawa nilai dan kesederhanaan untuk pekerjaan sehari-hari kantor anda. Kami peduli untuk memberikan solusi terbaik dengan biaya terbaik yang bisa kita tawarkan. Bekerja itu menyenangkan!

2.5.2 Misi

Tidak hanya menjual produk-produk berkualitas tinggi tetapi kami juga bangga dengan memberikan layanan handal dan solusi terbaik untuk kebutuhan kantor. Ini adalah semangat kami untuk membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dengan pelanggan kami dan orang-orang kami.

"Kami menciptakan nilai bagi bisnis Anda", ini bentuk pernyataan misi kami untuk melakukan & memberikan kinerja yang konsisten dan sangat baik bagi para stakeholders.

STIKOM

(19)

9 BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Pembelian

Pembelian merupakan kegiatan utama untuk menjamin kelancaran transaksi penjualan yang terjadi dalam suatu perusahaan. Dengan adanya pembelian, perusahaan dapat secara mudah menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi secara efisien dan efektif. Adapun pengertian pembelian menurut para ahli sebagai berikut :

Menurut Soemarso (2007:08) Pembelian (pucrchase) adalah akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam satu periode.

Sedangkan Menurut Mulyadi (2008:316) Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahanya dimulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang.

3.2 Sistem Informasi

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Jogiyanto HM (2001) dalam mendefinisikan sistem ada dua pendekatan yaitu pendekatan pada prosedur dan pendekatan pada elemen atau komponen. Pendekatan prosedur menurut Jerry

STIKOM

(20)

FitzGerald dalam (Jogiyanto, 2001:1), sistem didefiniskan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan dalam menyelesaikan tujuan tertentu. Sedangkan pendekatan elemen atau komponen, Menurut Richard F. Neuschel dalam (Jogiyanto, 2001:2) sistem merupakan urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa

(who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how)

mengerjakannya.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), pengolah (process), keluaran (output), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

Menurut Robert dalam (Jogiyanto, 2001:8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut dimana data diolah dengan menggunakan suatu model untuk dihasilkan informasi yang bermanfaat (Jogiyanto,1999:50). Informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi (information system) atau disebut juga processing system atau information

processing system atau information generation system. Sedangkan pengertian

Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.

Menurut Robert A. Leitch dan K.Roscoe Davis dalam (Jogiyanto, 2001,11), sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

STIKOM

(21)

11

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan.

Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dalam suatu organisasi.

3.3 System Flow

Sistem flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem di mana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat sistem flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Hartono, 1998:10)

Terdapat berbagai macam bentuk symbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation, document, process, database, manual input, decision, off-line storage, on-page reference, dan off-page reference.

Terminator merupakan bentuk simbol yang di gunakan sebagai tanda di

mulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem. Simbol dari terminator dapat dilihat pada gambar 3.1.

Gambar 3.1 Terminator

STIKOM

(22)

Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja

yang dilakukan tanpa menggunakan computer sebagai medianya (menggunakan proses manual). Simbol dari manual operation dapat dilihat pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Manual Operation

Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan,

surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik. Simbol dari document dapat dilihat pada gambar 3.3.

Gambar 3.3 Document

Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara

terkomputerisasi .Simbol dari process dapat dilihat pada gambar 3.4.

Gambar 3.4 Process

Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat

terkomputerisasi.Simbol dari database dapat di lihat pada gambar 3.5.

STIKOM

(23)

13

Gambar 3.5 Database

Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu

keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah. Simbol dari decision dapat dilihat pada gambar 3.6.

Gambar 3.6 Decision

Manual input digunakan untuk melakukan proses input kedalam database

melalui keyboard. Simbol dari manual input dapat dilihat pada gambar 3.7.

Gambar 3.7 Manual Input

Off-linestorage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda

dengan database, dimana media penyimpanan ini menyimpan dokumen secara manual atau lebih dikenal dengan nama arsip. Simbol dari off-line storage dapat dilihat pada gambar 3.8.

Gambar 3.8 Off – line Storage

On-page reference digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan

bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh

STIKOM

(24)

dalam permasalah letaknya.Simbol dari on-pagereference dapat dilihat pada gambar 3.9.

Gambar 3.9 On – page reference

Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan on-page

reference, karna simbol ini hanya digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang berbeda.Simbol dari off-page reference dapat dilihat pada gambar 3.10.

Gambar 3.10 Off – page reference

Papertape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan

bentuk penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (missal : uang) dalam transaksi yang ada pada sistem yang di rancang. Simbol dari paper tape dapat dilihat pada gambar 3.11.

Gambar 3.11 Paper Tape

3.4 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut (Kristanto, 2004:12), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal

STIKOM

(25)

15

data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Data flow diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur (structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam DFD sangat membantu untuk memahami suatu system pada semua tingkat kompleksitas.Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

Didalam DFD, terdapat empat simbol yang digunakan yaitu process,

external antity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk

melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut.Simbol dari process dapat dilihat pada gambar 3.12.

1

Prcs _1

Gambar 3.12 Process

Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses. Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa proses tersebut adalah context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan menentukan terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian dilakukan penggambaran.

STIKOM

(26)

Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau decompose dari proses context diagram. Proses level-0 membahas sistem secara lebih mendetil, baik dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data yang ada, maupun database yang digunakan di dalamnya. Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara menentukan proses utama yang ada dalam sistem, menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing-masing proses dari pada sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada level berikutnya), memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan data (optional), menggambarkan diagram level-0, menghindari perpotoingan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya mrupakan sebuah proses turunan atau decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proseslevel-1 menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem. Penggambarannya dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang diterima atau diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), menggambar DFD level-1, dan berusaha untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the

lowest level, di mana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.

STIKOM

(27)

17

External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk

menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang, organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada process dan mendapatkan keluaran dari process.Simbol external entity dapat dilihat pada gambar 3.13.

Ent_1

Gambar 3.13 External Entity

Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat

berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam database. Penamaan data store harus sesuai dengan bentuk data yang tersimpan pada data store tersebut, misalnya tabel pelanggan, tabel detil penjualan, tabel detil pembelian, dan lain-lain. Simbol data store dapat dilihat pada gambar 3.14.

1 Stor_5

Gambar 3.14 Data Store

Data flow merupakan penghubung antar external entity dengan process

dan process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik ke titik lainnya dengan tanda anak panah mengarah ke tujuan data. Penamaan data

flow harus menggunakan kata benda, karena didalam data flow mengandung

sekumpulan data. Simbol data flow dapat dilihat pada gambar 3.15

Fl ow_6

Gambar 3.15 Data Flow

STIKOM

(28)

3.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek. Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus dilakukan. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu:

1. One to one relationship

Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary key.Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan keamanan atau kecepatan akses data.Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.

2. One to many relationship

Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan.Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.Namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.

3. Many to many relationship

Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa

record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain.

Misalnya satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.

STIKOM

(29)

19

Entity Relationship Diagram, atau yang lebih dikenal dengan nama ERD,

digunakan untuk mengimplementasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Adapun elemen-elemen yang terdapat pada ERD, adalah sebagai berikut:

1. Entity atan entitas, digambarkan dalam bentuk persegi seperti pada gambar

3.16

.

Ent_1

Gambar 3.16 Entity

2. Relation atau relasi merupakan penghubung antara entitas dengan entitas.

Terdapat beberapa jenis relasi yang dapat digunakan, seperti one-to-one,

one-to-many, many-to-one, dan many-to-many. Bentuk alur relasi secara

detil dapat dilihat pada gambar 3.17.

Relation_12 Relation_11 Relation_10

Relation_9

Ent_1 Ent_2

Ent_3 Ent_4

Ent_5 Ent_6

Ent_7 Ent_8

Gambar 3.17 Relation Of Entity

STIKOM

(30)

3.6 Program Penunjang

Untuk membuat Sistem Informasi pembelian pada PT. Gading Murni Putra, dibutuhkan beberapa perangkat lunak untuk memudahkan perancangan design maupun sistem. Perangkat lunak tersebut antara lain :

3.6.1 Power Designer

Power designer merupakan suatu tool berupa software untuk

mendesain sistem dan rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) yang dikembangkan oleh Sybase Inc. Ada dua model data, yaitu : Entity

Relationship Diagram (ERD) dan model relasional. Keduanya menyediakan

cara untuk mendeskripsikan perancangan basis data pada peringkat logika. a. Model ERD atau Conceptual Data Model (CDM) : model yang di buat

berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu.

b. Model Relasional atau Physical Data Model (PDM) : model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom dimana setiap kolom memiliki nama yang unik.

3.6.2 Microsoft Visual Studio 2010

Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap

(suite) yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik

itu aplikasi bisnis, aplikasi personal, ataupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi Windows, ataupun aplikasi Web. Visual

Studio mencakup kompiler, SDK, Integrated Development Environment

STIKOM

(31)

21

(IDE), dan dokumentasi (umumnya berupa MSDN Library). Kompiler yang

dimasukkan ke dalam paket Visual Studio antara lain Visual C++, Visual C#,

Visual Basic, Visual Basic .NET, Visual InterDev, Visual J++, Visual J#,

Visual FoxPro, dan Visual SourceSafe.

Microsoft Visual Studio dapat digunakan untuk mengembangkan

aplikasi dalam native code (dalam bentuk bahasa mesin yang berjalan di atas

Windows) ataupun managed code (dalam bentuk Microsoft Intermediate

Language di atas .NET Framework). Selain itu, Visual Studio juga dapat

digunakan untuk mengembangkan aplikasi Silverlight, aplikasi Windows

Mobile (yang berjalan di atas .NET Compact Framework).

3.6.3 .NET Framework

Microsoft .NET Framework (di baca Microsoft dot Net Framework)

adalah sebuah komponen yang dapat ditambahkan ke sistem operasi

Microsoft Windows atau telah terintegrasi ke dalam Windows (mulai dari

Windows server 2003 dan versi-versi Windows Terbaru). Kerangka kerja ini

menyediakan sejumlah besar solusi-solusi program untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan umum suatu program baru, dan mengatur eksekusi program-program yang ditulis secara khusus untuk framework ini..NET

Framework adalah kunci penawaran utama dari Microsoft, dan dimaksudkan

untuk digunakan oleh sebagian besar aplikasi-aplikasi baru yang dibuat untuk platform Windows.

Pada dasarnya, .NET framework memiliki 2 komponen utama :CLR dan .NET Framework Class Library.

STIKOM

(32)

Program-program yang ditulis untuk .NET Framework dijalankan pada suatu lingkungan software yang mengatur prsyaratan-persyaratan

runtime program.Runtime environment ini, yang juga merupakan suatu

bagian dari .NET Framework, dikenal sebagai Common Language Runtime (CLR). CLR menyediakan penampilan dari application virtual machine, sehingga para programmer tidak perlu mengetahui kemampuan CPU tertentu yang akan menjalankan program. CLR juga menyediakan layanan-layanan penting lainnya seperti jaminan keamanan, pengaturan memori, garbage

collection dan exception handling/penanganan kesalahan pada saat runtime.

Class Library dan CLR ini merupakan komponen inti dari .NET Framework

.kerangka kerja itupun dibuat sedemikian rupa agar para programmer dapat mengembangkan program komputer dengan jauh lebih mudah, dan juga untuk mengurangi kerawanan aplikasi dan juga computer dari beberapa ancaman keamanan.

CLR adalah turunan dari CLI (Common Language Infrastructure) yang saat ini merupakan standar ECMA.Untuk keterangan lebih lanjut, silahkan mengunjungi situs ECMA atau kunjungi sumber pranala dibawah artikel ini.

Solusi-solusi program pembenyuk Class Library dari .NET

Framework melindungi area yang luas dari kebutuhan program pada bidang

user interface, pengaksesan data, koneksi basis data, kriptografi, pembuatan

aplikasi berbasis web, algoritma numerik, dan komunikasi jaringan. Fungsi-fungsi yang ada dalam class library dapat digabungkan oleh programmer dengan kodenya sendiri untuk membuat suatu program aplikasi baru

STIKOM

(33)

23

3.6.4 Microsoft SQL Server 2008

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data

relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah

transact –SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. SQL (Structured Query

Language) adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data

dalam basis data relasional.

Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.

Penulis menggunakan SQL Server 2008 untuk merancang database yang digunakan pada sistem.

3.6.5 Crystal Report

Merupakan software yang digunakan untuk pembuatan laporan. Dengan cara mengoneksi nama tabel yang akan dibuatkan laporannya. Setelah tampilan data ada maka klik dan drag semua field yang ada sesuai dengan tampilan yang diinginkan.Biasanya crystal report adalah komponen dari VB.NET

3.7 Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis sistem didefinisikan sebagai uraian dari sistem informasi yang besar dan utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasikan permasalahan, kesempatan, hambatan

STIKOM

(34)

yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Langkah-langkah dasar dalam melakukan analisa sistem :

1. Identifikasi masalah

2. Memahami kerja dari sistem 3. Menganalisa sistem

4. Membuat laporan hasil analisis

Perancang sistem dapat didefinisikan sebagai tahap setelah perancangan sistem secara umum dan perancangan sistem secara terinci.Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu memenuhi kebutuhan kepada pemakai dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik lainnya yang terlibat.

STIKOM

(35)

25 BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Analisis merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi agar dapat terorganisir dengan baik dan jelas.

Sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah sebuah sistem yang dapat mengatasi dan memenuhi semua proses yang ada secara terkomputerisasi dengan baik, sehingga informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Bagi pihak manajemen tentunya sistem ini berguna untuk mengontrol transaksi yang terjadi serta menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk mengetahui hasil penjualan dan pembelian produk. Laporan yang dihasilkan juga dapat membantu pihak manajemen mengetahui produk yang paling sering habis.

4.1Analisis Sistem

Dalam perkembangan teknologi informasi saat ini, sistem pengolahan data yang baik sangat dibutuhkan di berbagai perusahaan. Dengan adanya sistem pengolahan data yang baik maka informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan akan dapat memperlancar kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut.

Gading Murni Putra (GM) merupakan salah satu unit usaha yang bergerak dalam bidang perdagangan yang menjual alat tulis kantor seperti bolpoin, spidol, meja kantor, kursi kantor, lemari kantor, brankas dll. Dalam melakukan pengecekan stock barang Gading Murni Putra menggunakan tenaga

STIKOM

(36)

manusia manual untuk mengecek masing – masing jumlah barang yang ada. Tentunya penngecekan seperti ini tidak efektif, selain karena membuang waktu juga bisa saja tidak tepat dan bahkan bisa terlambat untuk mengetahui barang yang akan habis. Sedangkan pelanggan Gading Murni Putra sangat banyak, bukan hal yang tidak mungkin jika Gading Murni Putra mengalami kehabisan stock barang. Akibatnya karyawan Gading Murni Putra mengalami beberapa kendala antara lain : mengetahui jumlah stok barang secara real time dan mengetahui barang yang paling laku terjual pada periode tertentu.

Berdasarkan uraian tersebut, diperlukan suatu sistem informasi pembelian dan inventory yang dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat untuk mengevaluasi jumlah stok barang dan keluar masuk barang. Informasi yang dihasilkan dapat menyelesaikan kendala yang ada di Gading Murni Putra.

4.1.1 System Flow Pembelian pada PT. Gading Murni Putra

Prosedur pembelian yang sedang berjalan pada Gading Murni Putra adalah sebagai berikut:

1. Dimulai dari karyawan bagian toko (front office) mengecek jumlah barang secara manual satu per satu, apakah stock nya sudah mencapai batas minimal atau belum. Jika belum, makaproses berakhir, namun jika iya maka karyawan tersebut akan mencatat barang apa saja yang sudah mencapai stock minimal kemudian memberikannya kepada bagian pembelian.

2. Setelah menerima catatan dari karyawan toko yang berisi barang apa saja yang harus dipesan, kemudian bagian pembelian membuat Purchase Order untuk setiap barang yang habis tersebut. Setelah itu ada 2 opsi, apakah PO dikirim ke

STIKOM

(37)

27

pemasok via fax atau di kirim melalu e-mail. Jika melalui fax maka harus di cetak terlebih dahulu. Kemudian mencetak PO rangkap ke-2 untuk diberikan kepada bagian gudang yang nantinya akan digunakan untuk mengecek kelengkapan barang.

3. Pada bagian pemasok, setelah menerima PO, Pemasok segera menyiapkan barang dan membuat nota pembelian. Kemudian mnengantarkan barang pesanan hingga ke gudang Gading Murni Putra

4. Setelah itu bagian gudang akan mengecek, apakah PO, Nota Pembelian dan Barang yang dikirim sesuai semua. Jika tidak sesuai maka akan dilakukan penyesuaian dengan cara mengedit PO, disesuaikan dengan barang yang diterima. Kemudian nota pembelian tadi di beri stembel di gudang, sebagai tanda bahwa barang sudah diterima. Nota pembelian rangkap pertama diberikan kepada bagian pembelian sedangkan yang kedua dikembalikan ke pemasok untuk penagihan. Dan barang yang baru tiba tersebut ditata ke rak oleh bagian front office.

5. Setelah menerima nota pembelian rangkap pertama, bagian pembelian akan menentukan harga jual untuk setiap barang. Lalu memasukan data barang yang baru dipesan tersebut kedalam database inventory melalui program IS (Integrated System). Kemudian dicetak dan dicocokan dengan kondisi barang di rak, apakah sudah sesuai ? Jika belum maka harus dicari kemana kekurangan barang tersebut atau mengapa bisa lebih, tetapi jika sudah sesuai maka proses pembelian berakhir.

STIKOM

(38)

Adapun gambar system flow pembelian sebagai berikut:

System Flow Pembelian pada PT. Gading Murni Putra Surabaya

Bagian Pembelian Pemasok Gudang

Bagian Toko (Front Office)

Mulai

Cek Stok Barang

Stok lebih kecil dari batas minimal

? 2 Purchase Order 1 Purchase Order 2 Menyiapkan Barang Membuat Faktur Pembelian 2 Faktur Pembelian 1 Barang 2 Faktur Pembelian 1 Barang Cek PO dengan Faktur

Sesuai tidak ?

2 Faktur Pembelian (Fix) 1 Memberi Stempel Faktur 2 Faktur Pembelian ber-Stempel 1 Faktur Pembelian ber-Stempel 1 Faktur Pembelian ber-Stempel 2 Mengecek Stock Barang dengan Barang dirak Sesuai ? Selesai Y T A T T Y A Y B B Purchase Order 1 A C C Edit Purchase Order Purchase Order Fix D D E E A Menata Barang ke Rak Stock Barang F F A Barang Daftar Stock Minimal Daftar Stock Minimal Membuat dan Mengirim PO Input Stock Barang Stock Barang Barang

Update dan Cetak Stock Barang

Menentukan Harga Jual

Pembelian

Gambar 4.1 System Flow Pembelian

STIKOM

(39)

29

4.2Pengembangan Sistem

Berdasarkan analisis, penulis membuat pengembangan sistem untuk mencari solusi pada perusahaan tersebut. Dengan analisis tersebut maka dapat menghasilkan system flow dari analisis sistem yang sedang berjalan, sedangkan sistem yang baru dapat digambarkan melalui system flow baru, Context Digram,

HIPO, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan desain

I/O. Adapun penjelasannya sebagai berikut: 4.2.1 System Flow Pembelian Baru

Proses pengecekan stock barang dapat dilakukan oleh bagian pembelian melalui sebuah program, dari sana akan bisa langsung diketahui stock barang mana yang sudah mencapai batas minimal. Dengan begitu maka akan jauh lebih menghemat waktu dan tidak akan terlewatkan barang yang mana yang stock nya sudah mencapai minimal/habis. Berikut ini adalah gambar system flow pembelian baru:

STIKOM

(40)

System Flow Pembelian pada PT. Gading Murni Putra Surabaya (Revisi)

Bagian Pembelian Bagian Toko Gudang

(Front Office) Pemasok

Mulai 2 Purchase Order 1 Mengecek Stock Barang dengan Barang dirak Sesuai ? T Y C Edit Purchase Order Purchase Order Fix D Menata Barang ke Rak Stock Barang F A Barang Cek Stock Barang Barang

A Purchase Order 2 Menyiapkan Barang Membuat Faktur Pembelian 2 Faktur Pembelian 1 Barang Faktur Pembelian ber-Stempel 1 Selesai A Daftar Stock Minimal Membuat dan Mengirim PO B 2 Faktur Pembelian 1 Barang Cek PO dengan Faktur

Sesuai tidak ?

2 Faktur Pembelian (Fix) 1 Memberi Stempel Faktur 2 Faktur Pembelian ber-Stempel 1 T Y B Purchase Order 1 C D E F Faktur Pembelian ber-Stempel 2 E A Input Stock Barang Stock Barang Barang

Update dan Cetak Stock Barang

Menentukan Harga Jual

Pembelian

Gambar 4.2 System Flow Pembelian Baru

STIKOM

(41)

31

4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model yang

menggambarkan aliran data yang terjadi dalam sistem, sehingga dengan dirancangnya DFD ini maka akan terlihat jelas arus data yang mengalir dari sistem tersebut. Dalam pembuatan DFD ini akan dibuat mulai dari context

diagram dan DFD level di bawahnya.

1. Context Diagram

Context Diagram dari sistem pembelian pada PT. Gading Murni Putra ini

menggambarkan secara umum proses yang terjadi perusahaan tersebut. Pada

context diagram ini melibatka 4 entity yaitu gudang, bagian pembelian, pemasok

dan bagian toko seperti yang digambarkan pada gambar 4.3

Laporan Pembelian

Laporan Pembelian Faktur Penjualan

Pesanan Pembelian Pesanan Pembelian

Pesanan Pembelian

Data Stock Minimal Data Barang

0

Sis tem Informasi Pembelian

+

Bag ian Pembelian Gudang

Pemas ok

[image:41.595.46.538.153.704.2]

Bag ian Toko

Gambar 4.3 Context Diagram

STIKOM

(42)

2. DFD level 0 Sistem Penjualan

DFD level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram yang menggambarkan proses-proses apa saja yang terdapat pada sistem pembelian pada PT. Gading Murni Putra. DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 4.4.

Laporan Pembelian

Laporan Pembelian Data Pemes anan

Pesanan Pembelian

Faktur Penjualan Data Barang

Data Stock Minimal Data Barang

Gudang Bag ian

Pembelian

Pemas ok

Bag ian Toko

1

Peng ec ekan Data

3

Pembuatan Laporan

1 Barang

2 Pembelian

2

Pemes anan

Gambar 4.4 DFD Level 0 Sistem Pembelian 4.2.3 Perancangan Database

Dari analisis sistem diatas maka dapat dibuat untuk merancang database yaitu Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggambarkan struktur database dari sistem pembelian Gading Murni Putra yang terdiri dari Conceptual Data

Model dan Physical Data Model.

STIKOM

(43)

33

1. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) ini menggambarkan relasi antara tabel

yang satu dengan tabel yang lain. Berikut ini merupakan tabel-tabel yang terdapat dalam Conceptual Data Model (CDM):

Melayani

Melakukan

Det ail Pemesanan Melakukan

Melayani

Det ail Beli

Karyawan Id_Karyawan Nm_Karyawan Alamat Jenis_Kelamin Barang Kd_Barang Nm_Barang Hrg_Beli Hrg_Jual Stok_Barang Stok_Minimal Pemas ok Id_Pemasok Nm_Pemas ok Alamat_Pemas ok Wilayah_Pemas ok Pembelian Kd_Pembelian Jml_Item_Pemb Tgl_Pemb Total_Pemb Pemes anan Kd_Pemesanan Jumlah Tgl_Pemes anan Keterangan

Gambar 4.5 Conceptual Data Model Sistem Pembelian

2. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari Conceptual

Data Model (CDM). Perancangan PDM merupakan representasi fisik dari

database. PDM menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta

STIKOM

(44)

hubungan antara data-data tersebut. Berikut PDM yang ada pada sistem pembelian Gading Murni Putra.

ID_PEMASOK = ID_PEMASOK

ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN

KD_BARANG = KD_BARANG

KD_PEMESANAN = KD_PEMESANAN ID_PEMASOK = ID_PEMASOK

ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN

KD_BARANG = KD_BARANG KD_PEMBELIAN = KD_PEMBELIAN

KARYAWAN ID_KARYAWAN char(10) NM_KARYAWAN char(25) ALAMAT char(50) JENIS_KELAMIN char(10) BARANG KD_BARANG char(10) NM_BARANG char(20) HRG_BELI numeric(8,2) HRG_JUAL numeric(8,2) STOK_BARANG integ er STOK_M INIMAL integ er

PEM ASOK ID_PEM ASOK char(10) NM_PEMASOK char(25) ALAMAT_PEMASOK char(50) WILAYAH_PEMASOK char(15) PEM BELIAN

KD_PEM BELIAN char(10) ID_KARYAWAN char(10) ID_PEM ASOK char(10) JM L_ITEM _PEM B integ er TGL_PEMB date TOTAL_PEMB numeric(8,2)

PEM ESANAN KD_PEM ESANAN char(10) ID_KARYAWAN char(10) ID_PEM ASOK char(10) JUM LAH integ er TGL_PEMESANAN date KETERANGAN char(50)

DETAIL_BELI KD_PEM BELIAN char(10) KD_BARANG char(10)

DETAIL_PEMESANAN KD_PEM ESANAN char(10) KD_BARANG char(10)

Gambar 4.6 Physical Data Model Sistem Pembelian

4.2.4 Struktur Tabel

Struktur tabel pada sistem informasi pembelian PT. Gading Murni Putra adalah sebagai berikut:

a. Tabel Barang

Nama Tabel : Barang

Primary Key : Kode_Barang Foreig Key : -

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data-data barang

STIKOM

(45)

[image:45.595.72.550.103.671.2]

35

Tabel 4.1 Barang

No. Field Type Length Key

1. Kode_Barang Char 10 Primary Key

2. Nama_Barang Char 20

3. Harga_Beli Intenger

4. Harga_Jual Intenger

5. Stock_Barang Intenger

6. Stock_Minimal Intenger

b. Tabel Pemasok

Nama Tabel : Pemasok Primary Key : Kode_Pemasok Foreign Key : -

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data pemasok Tabel 4.2 Pemasok

No. Field Type Length Key

1. ID_Pemasok Char 10 Primary Key 2. Nama_ Pemasok Char 25

3. Alamat_ Pemasok Char 50 4. Wilayah_Pemasok Char 15

c. Tabel Karyawan

Nama Tabel : Karyawan Primary Key : ID_Karyawan Foreign Key : -

STIKOM

(46)

[image:46.595.54.556.124.673.2]

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data karyawan Tabel 4.3 Karyawan

No. Field Type Length Key

1. ID_Karyawan Char 10 Primary Key

2. Nama_Karyawan Char 25

3. Alamat_Karyawan Char 50

4. Jenis_Kelamin Char 10

d. Tabel Pembelian

Nama Tabel : Pembelian Primary Key : Kode_Pembelian

Foreign Key : ID_Pemasok, ID_Karyawan

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data pembelian Tabel 4.4 Pembelian

No. Field Type Length Key

1. Kode_Pembelian Char 10 Primary Key

2. ID_Karyawan Char 10 Foreign Key

3. ID_Pemasok Char 10 Foreign Key

4. Jumlah_Item_Beli Integer 5. Tanggal_Pembelian Date 6. Total_Pembelian Integer

e. Tabel Pemesanan

Nama Tabel : Pemesanan Primary Key : Kode_Pemesanan

STIKOM

(47)

37

Foreign Key : ID_Pemasok, ID_Karyawan

[image:47.595.64.551.118.681.2]

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data pemesanan Tabel 4.5 Pemesanan

No. Field Type Length Key

1. Kode_Pemesanan Char 10 Primary Key

2. ID_Karyawan Char 10 Foreign Key

3. ID_Pemasok Char 10 Foreign Key

4. Jumlah_Item_Pesan Integer 5. Tanggal_Pemesanan Date

6. Keterangan Char 50

f. Tabel Detail Beli

Nama Tabel : Detail Beli Primary Key : -

Foreign Key : Kode_Barang, Kode_Pembelian

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data detail beli Tabel 4.6 Tabel Detail Beli

No. Field Type Length Key

1. Kode_Barang Char 10 Foreign Key

2. Kode_Pembelian Char 10 Foreign Key

g. Tabel Detail Pemesanan

Nama Tabel : Detail Pemesanan Primary Key : -

STIKOM

(48)

Foreign Key : Kode_Barang, Kode_Pemesanan

[image:48.595.47.526.458.743.2]

Fungsi : Tabel untuk memasukkan data detail pemesanan Tabel 4.7 Tabel Detail Pemesanan

No. Field Type Length Key

1. Kode_Barang Char 10 Foreign Key

2. Kode_Pemesanan Char 10 Foreign Key

4.3Desain Input , Interface dan Output

Desain antarmuka menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.Net 2010, Microsoft Visio 2010 dan database Microsoft SQL Server 2008. Adapun desain Input/Output adalah sebagai berikut:

4.3.1 Desain Input

1. Desain Formulir Data Barang

Berikut merupakan desain formulir data barang baru yang sebelumya tidak ada pada database Gading Murni Putra.

Form Data Barang

Nama Barang Stock Stock Min Stock Max

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Gambar 4.7 Desain Input Barang

STIKOM

(49)

39

2. Desain Formulir Data Karyawan

Berikut adalah desain formulir data karyawan baru yang mendaftar bekerja pada Gading Murni Putra.

Form Data Karyawan Baru

Nama Karyawan :

Alamat Karyawan :

[image:49.595.61.546.160.719.2]

Jenis Kelamin :

...

Wewenang :

Laki-Laki Perempuan

...

Surabaya, ...

_________________

Gambar 4.8 Desain Input Karyawan 3. Desain Formulir Data Pemasok

Berikut adalah desain formulir data pemasok baru yang bekerja sama dengan Gading Murni Putra.

Form Data Pemasok Baru

Nama Pemasok :

Alamat Pemasok :

Wilayah :

...

... Surabaya, ...

_________________

Gambar 4.9 Desain Input Pemasok

STIKOM

(50)

4. Desain Formulir Pemesanan Barang

Berikut adalah desain formulir pemesanan barang yang persediaannya sudah lebih kecil dari persediaan minimal dan akan dibeli oleh Gading Murni Putra.

Form Data Pemesanan

Nama Barang Jumlah

Nama Pemasok :

Alamat Pemasok :

Wilayah :

Barang Pesanan :

...

Surabaya, ...

_________________

Gambar 4.10 Desain Input Pemesanan Barang 4.3.2 Desain Interface

Berikut ini adalah desain input yang terdapat pada aplikasi sistem pembelian pada PT. Gading Murni Putra :

1. Form Login

Berikut ini merupakan tampilan dari form login yang berfungsi untuk

validasi user yang menggunakan aplikasi.

STIKOM

(51)

41

Form Login

Username :

Password :

Gambar 4.11 Desain Form Login

2. Form Menu Utama

Berikut ini merupakan tampilan dari form menu utama yang berfungsi untuk masuk sebagai username.

Menu Utama Sistem Informasi Pembelian

Login Master Transaksi Laporan Logout Keluar

Gambar 4.12 Desain Form Menu Utama

3. Form Master Barang

Berikut ini merupakan tampilan dari form barang yang berfungsi untuk

input data barang.

STIKOM

(52)

Master Barang

Data Barang KD Barang :

Nm Barang :

Harga Beli :

Harga Jual :

Stock Barang :

Stock Minimal : Simpan Ubah Batal

Kode Baru

Cari

Gambar 4.13 Desain Form Master Barang

4. Form Master Karyawan

Berikut ini merupakan tampilan dari form karyawan yang berfungsi untuk input data karyawan.

Master Karyawan

Data Karyawan

ID Karyawan :

Nm Karyawan :

Alamat :

Jenis Kelamin :

Wewenang : Simpan Ubah Batal

ID Baru

Cari

[image:52.595.50.546.81.726.2]

Laki - laki Wanita

Gambar 4.14 Desain Form Master Karyawan

STIKOM

(53)

43

5. Form Master Pemasok

Berikut ini merupakan tampilan dari form pemasok yang berfungsi untuk

input data pemasok.

Master Pemasok

Data Pemasok ID Pemasok :

Nm Pemasok :

Alamat :

Wilayah : Simpan Ubah Batal

ID Baru

Cari

Gambar 4.15 Desain Form Master Pemasok

6. Form Transaksi Pembelian

Form Transaksi Pembelian merupakan desain antarmuka yang digunakan

untuk menginputkan transaksi pembelian, adapun rancangannya sebagai berikut:

STIKOM

(54)

Form Pembelian

Data Pembelian

Detail Pembelian ID Pembelian :

Pemasok :

Barang :

Harga @

Simpan Nota Input Barang Item Selanjutnya ID Baru

Cari

Nota Baru

Cari

Jumlah :

Total Pemb :

Gambar 4.16 Desain Form Pembelian

7. Form Transaksi Pemesanan

Form Transaksi Pemesanan merupakan desain antarmuka yang

digunakan untuk menginputkan transaksi pemesanan, adapun rancangannya sebagai berikut:

STIKOM

(55)

45

Form Pemesanan

Data Pemesanan

Detail Pemesanan ID Pemesanan:

Pemasok :

Barang :

Simpan Nota Input Barang Item Selanjutnya ID Baru

Cari

Nota Baru

Cari

Jumlah :

Keterangan :

Gambar 4.17 Desain Form Pemesanan 4.3.3 Desain Output

Berikut ini merupakan desain output yang terdapat dalam aplikasi pembelian pada PT. Gading Murni Putra :

1. Laporan Barang Dengan Stock Minimal

Berikut ini merupakan desain output dari laporan persedian barang yang berfungsi untuk memberi informasi mengenai persedian barang yang hampir habis:

STIKOM

(56)

Laporan Stock Minimal

Kode Barang Nama Barang Stock Barang Stock Minimal

Tanggal

Gambar 4.18 Desain Laporan Barang Dengan Stock Minimal 2. Laporan Pemesanan Barang

Berikut ini merupakan desain output dari laporan pemesanan barang yang berfungsi bukti pemesanan barang.

Laporan Pemesanan Barang

Kode Pemesanan Nama Karyawan Nama Pemasok Jumlah Item Tanggal Tanggal

Gambar 4.19 Desain Laporan Pemesanan Barang

STIKOM

(57)

47

3. Laporan Pembelian Barang

Berikut ini merupakan desain output dari laporan pembelian barang yang berfungsi sebagai bukti pembelian barang.

Laporan Pembelian Barang

Kode Pembelian Nama Karyawan Nama Pemasok Jumlah Item Total Tanggal Tanggal

Gambar 4.20 Desain Laporan Pembelian Barang 4. Nota Pemesanan

Berikut ini merupakan desain output dari nota pemesanan barang yang berfungsi sebagai bukti telah memesan barang.

Nota Pemesanan

Nama Barang Jumlah Item

Tanggal KD Pemesanan

Gambar 4.21 Desain Nota Pemesanan 5. Nota Pembelian

Berikut ini merupakan desain output dari nota pemesanan barang yang berfungsi sebagai bukti telah memesan barang.

STIKOM

(58)

Nota Pembelian

Nama Barang Jumlah Item Harga Beli Total

Tanggal KD Pembelian

Gambar 4.22 Desain Nota Pembelian 4.4Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan tahap pembuatan sistem berdasarkan rancangan desain yang dibuat. Desain form yang telah dibuat cukup sesuai untuk mengimplementasikan sistem, sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan. 4.4.1 Kebutuhan Sistem

Pada tahap ini dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat keras dan lunak yang harus dipersiapkan oleh pengguna. Untuk perangkat keras, minimal pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut:

1. Intel Pentium 4 CPU 3.00 Ghz 2. Memory 2 GB RAM

3. VGA 512 MB

4.4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi

Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian aplikasi sistem penjualan pada PT. Gading Murni Putra Surabaya. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian aplikasi ini:

1. Form Menu Utama

Form Menu Utama merupakan tampilan awal dari program ini. Pada form

ini terdapat berbagai menu. Pada awal program dijalankan hanya menu login dan keluar yang bisa diakses.

STIKOM

(59)

49

Gambar 4.23 Form Menu Utama

2. Form Login

Form login ini terdapat pada menu utama. User harus menginputkan

username dan password yang sesuai agar dapat menggunakan menu yang lain.

Form Login ini untuk mengontrol agar hanya orang yang berhak saja yang dapat

mengakses aplikasi ini. Jika orang tersebut tidak memiliki wewenang, maka ia tidak akan dapat membuka aplikasi ini. Hal ini untuk menjaga keamanan data. Tampilan dari form login ini dapat dilihat sebagai pada gambar berikut ini:

Gambar 4.24 Form Login

Jika username dan password yang diinputkan user benar akan muncul message

box seperti pada gambar 4.21 :

STIKOM

(60)

Gambar 4.25 Message Box pada Form Login benar

3. Form Data Barang

Implementasi untuk form ini dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 4.26 Form Master Barang

Pada form ini user dapat maintenance data barang. Pada textbox kd_barang akan terisi secara otomatis sesuai dengan jumlah yang ada di database ketika tombol kode baru ditekan. Kemudian textbox nama_barang diinputkan sesuai nama barang. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu:

STIKOM

(61)

51

1. Button kode baru, berfungsi untuk memberikan kode barang baru secara

otomatis.

2. Button cari, berfungsi untuk mencari data barang sesuai nama yg diinginkan

oleh user

3. Button simpan, berfungsi untuk menyimpan data baru yang dientry oleh user

4. Button ubah, berfungsi untuk mengubah data yang telah ada sebelumnya

5. Button batal, berfungsi untuk membatalkan proses jika user hendak

menyimpan data maupun mengubah data.

4. Form Data Karyawan

Implementasi pada form ini dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 4.27 Form Master Karyawan

STIKOM

(62)

Pada form ini user dapat maintenance data karyawan. Pada textbox id_barang akan terisi secara otomatis sesuai dengan jumlah yang ada di database ketika tombol id baru ditekan. Kemudian textbox nama_karyawan diinputkan sesuai nama karyawan baru. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu: 1. Button id baru, berfungsi untuk memberikan id karyawan baru secara otomatis.

2. Button cari, berfungsi untuk mencari data karyawan sesuai nama yg diinginkan

oleh user

5. Form Data Pemasok

[image:62.595.44.541.171.713.2]

Implementasi pada form ini dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 4.28 Form Master Pemasok

STIKOM

(63)

53

Form data pemasok berfungsi untuk mencatat data pemasok yang telah

bekerja sama dengan PT. Gading Murni Putra. Dalam form ini terdapat beberapa

button, yaitu :

1. Button id baru, berfungsi untuk memberikan id pemasok baru secara otomatis.

2. Button cari, berfungsi untuk mencari data pemasok sesuai nama yg diinginkan

oleh user

6. Form Transaksi Pembelian

[image:63.595.43.546.173.702.2]

Gambar 4.29 Form Transaksi Pembelian

STIKOM

(64)

Form pembelian berfungsi untuk mencatat pembelian yang terjadi pada

PT. Gading Murni Putra. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu: 1. Button id baru, berfungsi untuk memberikan kode pembelian secara otomatis

2. Button cari pemasok, berfungsi untuk mencari data pemasok sesuai dengan

kepada siapa pembelian tersebut dilakukan

3. Button cari barang, berfungsi untuk mencari data barang sesuai dengan barang

apa yang dibeli

4. Button input barang, berfungsi untuk menyimpan data barang pada detail_beli

yang nanti dapat dicetak menjadi nota pembelian pada gambar 4.26

5. Button item selanjutnya, berfungsi untuk memasukan data item yang

selanjutnya tetapi masih dalam nota yang sama

6. Button simpan nota, berfungsi untuk menyimpan data detail_beli dan nota

tersebut, yang berarti transaksi pada satu nota telah selesai

7. Button nota selanjutnya, berfungsi untuk membersihkan seluruh textbox dan

detail_beli jika user akan melakukan transaksi nota selanjutnya