DISTRIBUTION RESOURCE PLANNING
TUGAS SARJANA
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-syarat Penulisan Tugas Sarjana
Oleh
DANU JAYA SAPUTRO NIM : 100403028
D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I
F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
M E D A N
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada ALLAH SWT atas segala berkah dan rahmat pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan yang diberikan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Laporan Tugas Sarjana ini.
Penelitian Tugas Sarjana ini dilakukan di PT. XYZ. Kegiatan tersebut merupakan salah satu dari beberapa syarat yang telah ditentukan untuk dapat memperoleh gelar Sarjana Teknik di Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara.
Judul Tugas Sarjana ini adalah “Optimasi Biaya Transportasi Pengiriman Produk Tepung pada PT XYZ dengan Pendekatan Distribution Resource Planning (Studi Kasus PT. XYZ)”.
Penulis sadar bahwa Tugas Sarjana ini masih memiliki kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan masukan yang bersifat membangun demi kesempurnaan laporan tugas sarjana ini. Semoga tugas sarjana ini dapat bermanfaat bagi penulis, perpustakaan Universitas Sumatera Utara, dan pembaca lainnya.
UCAPAN TERIMA KASIH
Syukur dan terimakasih penulis ucapkan yang sebesar-besarnya kepada Allah SWT yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk merasakan dan mengikuti pendidikan di Departemen Teknik Industri USU serta telah membimbing penulis selama masa kuliah dan penulisan laporan tugas sarjana ini.
Dalam penulisan tugas sarjana ini penulis telah mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT. selaku Ketua Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana ini.
2. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT selaku Sekretaris Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana ini.
3. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT selaku Dosen Pembimbing I atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini.
5. Bapak Mariyatno selaku Pembimbing Lapangan PT XYZ yang telah memberikan bantuan berupa waktu, bimbingan, serta informasi dan data selama melakukan penelitian di perusahaan.
6. Staff pegawai Teknik Industri, Bang Ridho, Bang Mijo, Kak Dina, Bang Nurmansyah, Bang Kumis, Kak Rahma dan Ibu Ani, terimakasih atas bantuannya dalam masalah administrasi untuk melaksanakan tugas sarjana ini.
7. Ayahanda Alm. Agus Sapto Adi dan Ibunda Anis Suwarni yang tiada hentinya mendukung penulis baik secara moril, doa, maupun materil sehingga laporan ini dapat diselesaikan. Penulis menyadari tidak dapat membalas segala kebaikan dan kasih sayang dari keduanya, oleh karena itu izinkanlah penulis memberikan karya ini sebagai ungkapan rasa terima kasih kepada Ayahanda dan Ibunda tercinta.
8. Saudaraku Bang Irawan Saputro dan Adikku Victor Prima Saputro yang selalu mendukungku baik waktu, moril, materil, semangat, dan doanya sehingga mendukung penulis untuk secepatnya menyelesaikan laporan ini. 9. Semua teman angkatan 2010 (TITEN) di Departemen Teknik Industri
USU yang telah memberikan banyak masukan kepada penulis.
11.Teman-teman seperjuangan penulis pada saat penelitian, M. Fauzi Hrp, Gavrilo Jose R A, Yoko Andreas, dan Donni Rudi MM.
12.Sahabat-sahabat seperjuangan penulis di Keluarga Besar HMI Komisariat FT USU (Abang dan kakak senioren HMI, Yusriawan dan semua Anggota Biasa Stambuk 2010, serta Adik-adik Pengurus HMI FT USU) yang memotivasi penulis dalam menyelesaikan Tugas Sarjana ini.
13.Teman-teman rekan kerja di Laboratorium Proses Manufaktur (Wahyu Listyo Jati, M. Yusuf, Edgard, Nadia Pilli, Sofyan, Fajar, Rini, Awal, Anggi, Dicky, Fadlik, Rozak, Angel, Gomal, dan Elfa) yang mendukung penulis dalam menyelesaikan Tugas Sarjana ini.
14.Kepada semua pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaikan laporan ini dan tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, penulis mengucapkan terima kasih. Kiranya laporan ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Juli 2015
DAFTAR ISI
HALAMAN
LEMBAR JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... I-1 1.1. Latar Belakang ... I-1 1.2. Perumusan Masalah ... I-5 1.3. Tujuan dan Manfaat ... I-5 1.4. Batasan Masalah dan Asumsi... I-7 1.5. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ... I-7
DAFTAR ISI (Lanjutan)
BAB HALAMAN
2.5.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya ... II-13 2.6. Proses Produksi ... II-13 2.6.1. Standar Mutu Bahan/ Produk... II-13 2.6.2. Bahan yang Digunakan... II-14 2.6.2.1. Bahan Baku ... II-14 2.6.2.2. Bahan Tambahan ... II-14 2.6.2.3. Bahan Penolong ... II-15 2.6.3. Uraian Proses Produksi ... II-15 2.7. Mesin dan Peralatan ... II-17 2.7.1. Mesin Produksi ... II-17 2.7.2. Peralatan ... II-19 2.7. Dampak Sosial dan Ekonomi Terhadap Lingkungan ... II-20
DAFTAR ISI (Lanjutan)
BAB HALAMAN
3.7. Peramalan ... III-9 3.7.1. Prinsip – Prinsip Peramalan ... III-10 3.7.2. Metode Peramalan ... III-11 3.7.3. Metode Kuantitatif ... III-11 3.7.3.1 Metode Time Series. ... III-12 3.7.3.2 Metode Smoothing. ... III-14 3.7.3.3 Metode Proyeksi Kecenderungan Regresi. III-15 3.7.3.4 Metode Dekomposisi. ... III-16 3.7.4. Kriteria Performance Peramalan... III-18 3.7.5. Proses Verifikasi. ... III-18 3.8. Defenisi Distribution Resource Planning (DRP) ... III-21 3.8.1. Logika Distribution Resource Planning ... III-23 3.9. Economic Order Quantity (EOQ) ... III-24
DAFTAR ISI (Lanjutan)
BAB HALAMAN
4.6. Rancangan Penelitian ... IV-3 4.7. Pengumpulan Data ... IV-5 4.8. Pengolahan Data... IV-5 4.9. Analisis Pemecahan Masalah ... IV-7 4.10. Kesimpulan dan Saran... IV-7
BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ... V-1 5.1. Pengumpulan Data... V-1
5.1.1. Data Permintaan Tepung Periode Juni 2014 –
Januari 2015 ... V-1 5.1.2. Data Produksi Tepung ... V-2 5.1.3. Data Pengiriman Produk Tepung pada Masing –
DAFTAR ISI (Lanjutan)
BAB HALAMAN
5.2. Pengolahan Data ... V-8 5.2.1. Peramalan Permintaan ... V-8 5.2.2.1. Peramalan Permintaan pada DC Medan I V-8 5.2.2. Perhitungan Persediaan Optimal... V-30 5.2.3. Perhitungan Ongkos Total Inventori ... V-38 5.2.4. Jumlah Permintaan Setiap Minggu pada Masing –
Masing DC ... V-41 5.2.5. Distribution Resource Planning Worksheet ... V-42 5.2.6. Perhitungan Frekuensi Pemesanan ... V-53 5.2.7. Pegging Information ... V-54 5.2.8. Rancangan Optimasi Pengiriman Produk Usulan... V-54 5.2.9. Perhitungan Biaya Distribusi ... V-60 5.2.9.1. Perhitungan Biaya Distribusi Hasil DRP ... V-60 5.2.9.2. Biaya Distribusi Hasil Optimasi Pengiriman
DAFTAR ISI (Lanjutan)
BAB HALAMAN
VI ANALISIS PEMECAHAN MASALAH ... VI-1 6.1. Analisis Order Quantity ... VI-1 6.2. Analisis Frekuensi Pengiriman... VI-2 6.3. Analisis DRP Worksheet dan Pegging Information ... VI-3 6.4. Analisis Biaya Distribusi ... VI-4
VII KESIMPULAN DAN SARAN ... VII-1 7.1. Kesimpulan... VII-1 7.2. Saran ... VII-2
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
L1 - Form Tugas Akhir L2 - Surat Penjajakan
DAFTAR TABEL
TABEL HALAMAN
1.1. Data Distribusi ke DC selama 1 Bulan di Tahun 2014 ... I-3 5.1. Jumlah Permintaan Tepung ... V-1 5.2. Jumlah Produksi Tepung ... V-2 5.3. Jumlah Pengiriman Produk Tepung Masing – Masing DC ... V-4 5.4. Lead Time DistribusiSetiap DC ... V-5 5.5. Status Persediaan Awal pada DCdi Awal Januari 2014... V-5 5.6. Data Biaya Pemesanan ... V-6 5.7. Biaya Transportasi Masing-Masing DC... V-7 5.8. Pembagian Data Berdasarkan Pola ... V-9 5.9. Hasil Perhitungan Indeks Setiap Periode ... V-10 5.10. Perhitungan Parameter Peramalan Metode Linier ... V-13 5.11. Hasil Peramalan Permintaan Produk Tepung Tapioka Periode
Minggu ke 1 – Minggu ke 27 ... V-14 5.12. Hasil Peramalan Permintaan Produk Tepung ... V-15 5.13. Perhitungan Parameter Peramalan Metode Siklis ... V-17 5.14. Hasil Peramalan Permintaan Produk Tepung Tapioka Periode
DAFTAR TABEL (Lanjutan)
TABEL HALAMAN
5.17. Perhitungan MSE Peramalan Jumlah Permintaan DC Medan I
dengan Metode Siklis ... V-22 5.18. Rekapitulasi Nilai MSE Setiap Metode Peramalan ... V-23 5.19. Perhitungan Hasil Verifikasi Peramalan Jumlah Permintaan
DC Medan I ... V-24 5.20. Rekapitulasi Fungsi Peramalan Permintaan SetiapDistribution
Centre ... V-26 5.21. Rekapitulasi Hasil Ramalan Permintaan Masing – Masing DC . V-29 5.22. Perhitungan Standar Deviasi Permintaan DC Medan I ... V-31 5.23. Rekapitulasi Reorder Point (r*) untuk Masing – Masing DC .... V-33 5.24. Rekapitulasi Kekurangan Produk (N) untuk Masing – Masing
DAFTAR TABEL (Lanjutan)
TABEL HALAMAN 5.33. Distribution Resource Planning Sheet untuk DCPalembang .... V-52 5.34. Pegging Information ... V-54 5.35. Pegging Information Tiap Minggu ... V-55 5.36. Optimasi Pengiriman Produk Usulan ... V-56 5.37. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Medan I... V-60 5.38. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Medan II ... V-60 5.39. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Padang ... V-61 5.40. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Pekanbaru ... V-62 5.41. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Palembang ... V-62 5.42. Biaya Pemesanan pada Setiap DC ... V-63 5.43. Biaya Distribusi pada Setiap DC Setelah DRP ... V-64 5.44. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Medan I... V-65 5.45. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Medan II ... V-65 5.46. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Padang ... V-66 5.47. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Pekanbaru ... V-67 5.48. Perhitungan Biaya Transportasi pada DC Palembang ... V-67 5.49. Biaya Pemesanan pada Setiap DC ... V-68
5.50. Biaya Distribusi pada Setiap DC setelah Optimasi
DAFTAR TABEL (Lanjutan)
TABEL HALAMAN 6.1. Order Quantity dan Reorder Point Setiap DC Hasil
Perhitungan Menggunakan Model Deterministik ... VI-1 6.2. Perbandingan Frekuensi Pengiriman Perusahaan dengan
Frekuensi Pengiriman Hasil DRP ... VI-2 6.3. Perbandingan Biaya Distribusi untuk Setiap DC Perusahaan
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR HALAMAN
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN HALAMAN
ABSTRAK
Proses distribusi pada PT. XYZ memiliki beberapa kendala dalam menyikapi jumlah permintaan yang terjadi pada masing-masing Distribution Centre (DC). Hal tersebut merupakan salah satu kendala yang menyebabkan sering terjadinya kekurangan stok pada masing-masing Distribution Centre sehingga terjadi keterlambatan dalam pemenuhan kebutuhan pelanggan yang menunjukkan bahwa sistem distribusi dalam perusahaan masih belum terintegrasi. Penyelesaian permasalahan agar sistem distribusi lebih terintegrasi adalah dengan menerapkan metode Distribution Resources Planning. Jumlah hasil peramalan dari data historis tersebut yang menjadi input metode DRP tersebut yang kemudian diolah dan diperoleh jumlah frekuensi pemesanan, order quantity dan safety stock yang dibutuhkan perusahaan dalam melakukan proses atau aktivitas distribusi. Sistem DRP mampu memberikan aliran produk dari Central Supply Facility ke setiap
Distribution Centre dalam waktu dan jumlah yang terintegrasi, sehingga kelancaran aktivitas distribusi perusahaan menjadi tidak terganggu dan mengurangi kekurangan stok pada masing-masing Distribution Centre serta meningkatkan tingkat pelayanan terhadap pelanggan melalui perencanaan distribusi yang mampu memproyeksikan kebutuhan yang akan datang. Dalam menerapkan pendekatan DRP, perusahaan memiliki kendala dalam kapasitas penggunaan alat angkut truk sehingga dilakukan optimasi pengiriman produk berdasarkan perencanaan DRP dengan penyesuaian kapasitas truk yang dimiliki perusahaan.
Kata Kunci : Forecasting, Economic Order Quantity (EOQ), Safety Stock,
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Persaingan dunia bisnis yang semakin kompetitif telah mengubah paradigma perusahaan tentang logistik. Peraturan inventory dan distribusi produk akhir menjadi suatu proses peningkatan nilai tambah dari barang dan jasa. Aliran produk yang dimulai dari gudang barang jadi, gudang distribusi, pengecer sampai pemakai akan membentuk suatu sistem distribusi yang dikenal dengan sistem rantai pasokan (supply chain system). Fungsi Supply Chain Management (SCM) bagi perusahaan adalah mengkonversikan bahan baku menjadi produk dan mendistribusikannya pada konsumen akhir. Pendistribusian produk akhir juga harus memperhatikan jenis dan jumlah produk yang diperlukan, harga dan waktu yang tepat serta mutu yang berkualitas.
Monthatipkul. (2008), masalah pengendalian persediaan dan distribusi adalah sangat rumit dan menantang karena membutuhkan beberapa faktor untuk dipertimbangkan, seperti, struktur rantai suplai, level kordinasi, dan proses berbagi informasi.
PT XYZ merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang produksi tepung. Sistem produksi tepung didukung oleh mesin dan peralatan di setiap tahapan prosesnya dan harus dioperasikan dengan efektif dan efisien. PT XYZ memiliki Central Supply Facilities (CSF) dan Distribution Center. Produk akhir didistribusikan dari CSF ke DC yang berada di wilayah Sumatera Utara dan sekitarnya.
Tabel 1.1. Data Distribusi CSF kepada DC selama 1 Bulan di Tahun 2014 Perio-de (Ming -gu)
DC 1 DC 2 DC 3 DC 4 DC 5
Per- min-taan (ton) Pengi- rim-an (ton) Per- min-taan (ton) Pengi -rim-an (ton) Per- min-taan (ton) Pengi -rim-an (ton) Per- min-taan (ton) Pengi -rim-an (ton) Per- min-taan (ton) Pengi -rim-an (ton)
I 44 55 36 47 42 49 32 40 42 52
II 48 56 46 47 43 44 39 36 43 46
III 46 51 45 41 45 42 34 36 43 44
IV 44 48 44 40 48 46 37 35 45 46
PT Florindo Makmur
Central Supply Facilities (CSF)
Distribution Center
Padang
Grosir
Distribution Center
Palembang
Distribution Center
Medan II
Distribution Center
Medan I
Distribution Center
Pekanbaru
Pengecer
Grosir Pengecer
Grosir Pengecer
Grosir Pengecer
Grosir Pengecer
Gambar 1.1. Sistem Distribusi Produk PT XYZ
Permasalahan yang terjadi pada PT XYZ perlu diatasi dengan cara menyusun sistem perencanaan distribusi produk yang baik. Salah satu metode distribusi yang dapat digunakan adalah melalui metode Distribution Resource Planning (DRP). Penggunaan metode Distribution Resource Planning ditujukan agar permintaan DC dapat dipenuhi dan juga dapat meminimasi biaya distribusi sehingga perusahaan dapat mencapai target keuntungan yang diinginkan.
Metode DRP telah digunakan pada penelitian sebelumnya, diantaranya adalah penelitian Rahma D.S. (2011) pada PT Toba Pulp Lestari, mengenai rancangan sistem distribusi dengan metode Distribution Resource Planning
tersebut, maka untuk mengatasi masalah pada PT XYZ perlu dilakukan penjadwalan dan perencanaan distribusi produk secara tepat agar dapat memenuhi permintaan setiap DC.
1.2. Perumusan Masalah
Permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian tugas akhir ini adalah pendistribusian produk akhir dari PT XYZ ke masing-masing DC yang kurang efektif dan belum terencana dengan baik. Metode pendistribusian perusahaan yang belum efektif tersebut mengakibatkan tidak terpenuhinya jumlah permintaan DC dan ketepatan waktu pengiriman yang diinginkan.
1.3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut. 1. Tujuan Umum
Tujuan umum dari penelitian ini adalah perencanaan ukuran pemesanan dan pengiriman dalam sistem distribusi produk di PT XYZ dengan menerapkan metode Distribution Resource Planning (DRP) untuk meminimumkan biaya transportasi.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab permasalahan pendistribusian produk di setiap DC.
c. Merekomendasikan rancangan sistem perencanaan distribusi yang efektif dan efisien sebagai konsep perbaikan terhadap PT XYZ.
Manfaat yang diperoleh dari penelitian adalah sebagai sarana untuk menambah pengalaman dan keterampilan dalam memahami kondisi PT XYZ dan mampu memecahkan masalah pendistribusian untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan.
Manfaat lain dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Manfaat bagi mahasiswa
Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah dan meningkatkan wawasan dalam menganalisis dan memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja khususnya dalam hal perencanaan dan pengendalian produksi yaitu metode Distribution Resource Planning (DRP).
2. Manfaat bagi perusahaan.
Memberikan informasi kepada pihak perusahaan mengenai DRP agar perusahaan dapat menerapkan metode ini dalam merencanakan dan menjadwalkan kebutuhan distribusi sesuai karakteristik perusahaan.
3. Bagi Departemen Teknik Industri USU
1.4. Batasan Masalah dan Asumsi
Batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Pembahasan distribusi hanya sampai dua tingkat jaringan distribusi yaitu penentuan jumlah produk yang akan didistribusikan dari CSF ke DC.
2. Penentuan persediaan optimal berdasarkan pada perhitungan peramalan permintaan, order quantity, frekuensi pemesanan, safety stock, dan reorder point pada masing-masing DC yang menggunakan model deterministik. 3. Perhitungan biaya distribusi yang dilakukan dibatasi hanya pada biaya
pemesanan dan biaya transportasi.
4. Rentang waktu perencanaan yang akan ditinjau pada pembahasan ini adalah untuk jangka waktu 6 bulan yang dibagi dalam waktu mingguan.
5. Perhitungan rencana kebutuhan distribusi didasarkan pada data permintaan Juni 2014 - Januari 2015.
Sedangkan asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Kondisi perusahaan tidak mengalami perubahan selama proses penelitian
misalnya perusahaan tidak melakukan penambahan atau pengurangan DC selama penelitian.
2. Bahan baku, tenaga kerja dan sumber-sumber daya lainnya selalu tersedia dan dapat dipenuhi dengan baik dan sarana transportasi memadai dan beroperasi dengan baik.
4. Keadaan permintaan produk dari DC dianggap berjalan normal, tidak terdapat perubahan yang signifikan.
5. Pengangkutan produk dari CSF ke DC menggunakan truk yang sama dengan kapasitas 18 ton.
1.5. Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas sarjana ini adalah : Bab I Pendahuluan, menguraikan latar belakang permasalahan yang mendasari penelitian dilakukan, rumusan permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan dan asumsi yang digunakan dalam penelitian, dan sistematika penulisan tugas sarjana.
Bab II Gambaran umum perusahaan, menguraikan tentang sejarah PT XYZ, ruang lingkup bidang usaha, stuktur organisasi perusahaan, sistem pengupahan dan fasilitas yang digunakan, proses produksi produk sumpit, serta mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi.
Bab III Landasan Teori, berisi teori mengenai teori dan literatur distribusi, jurnal internet, dan metode pemecahan masalah.
Bab V Pengumpulan dan Pengolahan Data, berisi pengumpulan data berupa data-data yang mendukung penelitian dan hasil wawancara yang diolah tentang peramalan permintaan, menghitung safety stock, menghitung order quantity, dan pengolahan data dengan metode DRP.
Bab VI Analisis Pemecahan Masalah, meliputi analisis pengolahan data metode DRP dengan mempertimbangkan setiap safety stock dan pengoptimuman biaya distribusi dan produksi perusahaan.
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
PT XYZ merupakan perusahaan yang menghasilkan produk tepung tapioka. Perusahaan ini berlokasi di salah satu Kabupaten di Provinsi Sumatera Utara. Pabrik ini merupakan pengembangan dari pabrik-pabrik yang sudah ada sebelumnya. Pabrik ini diawali dengan pendirian PT Bumi Waras yang merupakan anak cabang PT Sungai Budi. Dikarenakan banyaknya problema pasang surut perusahaan dan tantangan sosial dan lingkungan sekitar, maka perusahaan tersebut diakuisisi oleh PT Alam Sari. Perbaikan yang diharapkan dengan adanya kepemilikan baru ternyata tidak mampu menanggulangi masalah perusahaan tersebut sehingga kembali diakuisisi oleh perusahaan lain pada bulan Oktober tahun 2008, yaitu PT XYZ yang terus bertahan sampai saat ini.
2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha
Ruang lingkup usaha dari PT XYZ ini yaitu dibidang produksi tepung tapioka. PT XYZ melakukan sistem produksi yang bersifat make to stock dimana persediaan ditentukan berdasarkan peramalan potensi permintaan pelanggan terhadap produk jadi.
Bahan baku singkong yang diperoleh pihak pabrik berasal dari perkebunan singkong di daerah Serdang Bedagai, Deli Serdang, Tapanuli Selatan, Simalungun, dan Sidimpuan.
2.3. Lokasi Perusahaan
PT XYZ berlokasi di kabupaten di Provinsi Sumatera Utara. Lokasi ini jauh dari keramaian penduduk dan cukup dekat dengan lokasi bahan baku yaitu perkebunan singkong..
2.4. Daerah Pemasaran
Perintah untuk merencanakan dan melaksanakan kegiatan pemasaran dan penjualan umumnya akan diformulasikan oleh Departemen Pemasaran dan Penjualan dari sebuah perusahaan. Daerah pemasaran produk tepung tapioka perusahaan ini berfokus di daerah Medan dan berkembang ke daerah Padang, Jambi, Pekanbaru, serta Palembang. Kapasitas produksi pabrik ini adalah sekitar 150 ton/ hari.
PT XYZ memiliki aturan dan elemen-elemen pelaku yang bekerja sama dan terhimpun secara administratif untuk mencapai visi perusahaan.
2.5.1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi (Organization structure) seringkali disamakan dengan rancangan organisasi. Struktur adalah bentuk pengaturan formal dari bagian-bagian yang ada dalam sebuah organisasi. Struktur dari sebuah organisasi yang dirancang dengan baik akan bisa menggambarkan secara jelas pembagian kegiatan dalam unit-unit yang dibentuk sesuai dengan pengelompokan fungsi dan spesialisasi serta koordinasi antar unit tersebut. Sebagian besar organisasi pada saat sekarang ini akan memiliki struktur yang diambil dari lima alternatif bentuk struktur yaitu simple structure, fungsional structure, multidivisional structure, holding company structure, dan matrix structure.
Direktur General Manager Manajer HRD Administrasi Lingkungan Manajer Produksi Manajer Keuangan Manajer Pemasaran dan Penjualan
Gudang Produksi Teknik QC Pembelian Personalia Pemasaran Penjualan
[image:34.595.84.523.103.317.2]Staf Staf Security Staf Staf Staf Operator Operator Operator Operator Operator = Fungsional = Lini Keterangan
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT XYZ
2.5.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Pembagian tugas dan tanggung jawab dari jabatan pada struktur organisasi perusahaan, yaitu :
1. Direktur
Adapun kewajiban Direktur adalah:
a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan
b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan
c. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan perusahaan
d. Menetapkan strategi-strategi strategis untuk mencapai visi dan misi perusahaan
Direktur bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup perusahaan.
2. General Manager
Adapun kewajiban General Manager adalah:
a. Membantu direksi mengerjakan tugas dan kebijaksanaan yang telah digariskan oleh perusahaan.
b. Mengatur keseluruhan jalannya aktivitas perusahaan dan mengawasi kerja dari para manajer divisi.
Adapun tanggung jawab General Manager adalah:
General Manager bertanggung jawab terhadap direksi. 3. Manajer Produksi
Adapun kewajiban Manajer Produksi adalah:
a. Menyusun rencana dan pengendalian produksi mulai penerimaan bahan baku sampai penyimpanan produk jadi.
b. Melaksanakan perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengawasan di lantai produksi, guna menunjang proses produksi secara efektif dan efisien.
Adapun tanggung jawab Manajer Produksi adalah:
Manajer Produksi bertanggung jawab terhadap General Manager. 4. Manajer Keuangan
Adapun kewajiban Manajer Keuangan adalah:
a. Menetapkan kebijaksanaan dalam perencanaan sistem informasi keuangan perusahaan
c. Mengorganisir pengendalian sumber dana dan penggunaan dana. Adapun tanggung jawab Manajer Keuangan adalah:
Manajer Keuangan bertanggung jawab terhadap General Manager. 5. Manajer HRD
Adapun kewajiban Manajer HRD adalah:
a. Menyediakan tenaga kerja dalam kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan.
b. Mengembangkan karyawan melalui pelatihan untuk pengembangan keterampilan
c. Membuat anggaran tenaga kerja yang diperlukan, soal kesejahteraan dan
job specification tenaga kerja.
Adapun tanggung jawab Manajer HRD adalah:
Manajer HRD bertanggung jawab terhadap General Manager. 6. Manajer Pemasaran dan Penjualan
Adapun kewajiban Manajer Pemasaran dan Penjualan adalah:
a. Merencanakan dan mengorganisir kebijakan dan metode pemasaran untuk memperluas daerah pemasaran.
b. Mengorganisir peramalan penjualan produk berdasarkan kebutuhan dan standar pelanggan.
c. Menyusun kebijakan dalam membina hubungan yang baik dengan pelanggan perusahaan untuk pemenuhan kebutuhan produk.
Manajer Pemasaran dan Penjualan bertanggung jawab terhadap General Manager.
7. Ka. Sie Lingkungan
Adapun kewajiban Ka. Sie Lingkungan adalah:
a. Membuat, mengatur, dan mengontrol Analisa Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) pembangunan dan pengembangan pabrik.
b. Menjalankan dan mengontrol Studi Evaluasi Mengenai Dampak Lingkungan (SEMDAL) pabrik.
Adapun tanggung jawab Ka. Sie Lingkungan adalah:
Ka. Sie Lingkungan bertanggung jawab terhadap Manajer Produksi. 8. Ka. Sie Gudang
Adapun kewajiban Ka. Sie Gudang adalah:
a. Menyusun prosedur dan melakukan inspeksi secara teratur pada bagian gudang penerimaan bahan baku dan penyimpanan produk.
b. Menyusun laporan mengenai jumlah barang masuk dan keluar. Adapun tanggung jawab Ka. Sie Gudang adalah:
Ka. Sie Gudang bertanggung jawab terhadap Manajer Produksi.
9. Ka. Sie Produksi
Adapun kewajiban Ka. Sie Produksi adalah:
b. Melaksanakan pengendalian produksi dan menyusun laporan seluruh hasil produksi.
Adapun tanggung jawab Ka. Sie Produksi adalah:
Ka. Sie Produksi bertanggung jawab terhadap Manajer Produksi. 10. Ka. Sie Teknik
Adapun kewajiban Ka. Sie Teknik adalah:
a. Mengorganisir kelancaran proses produksi melalui penjadwalan dan pengoperasian mesin-mesin produksi
b. Mengoptimalkan kerja mesin, peralatan, dan sumber daya agar proses produksi berjalan efektif dan efisien.
Adapun tanggung jawab Ka. Sie Teknik adalah:
Ka. Sie Teknik bertanggung jawab terhadap Manajer Produksi. 11. Ka. Sie Quality Control (QC)
Adapun kewajiban Ka. Sie Quality Control (QC) adalah:
a. Mengorganisir kelancaran proses produksi melalui penjadwalan dan pengoperasian mesin-mesin produksi
b. Mengoptimalkan kerja mesin, peralatan, dan sumber daya agar proses produksi berjalan efektif dan efisien.
Adapun tanggung jawab Ka. Sie Quality Control (QC) adalah:
Ka. Sie Quality Control (QC) bertanggung jawab terhadap Manajer Produksi. 12. Ka. Sie Pembelian
a. Merencanakan aktivitas pembelian bahan baku terhadap supplier sesuai kebutuhan pelanggan.
b. Menyusun laporan keuangan terhadap aktivitas pembelian bahan baku. Adapun tanggung jawab Ka. Sie Pembelian adalah:
Ka. Sie Pembelian bertanggung jawab terhadap Manajer Keuangan. 13. Ka. Sie Administrasi
Adapun kewajiban Ka. Sie Administrasi adalah:
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan administrasi kantor.
b. Mengelola peralatan kantor dan menyimpan arsip, dokumen, dan surat-surat berharga milik perusahaan.
Adapun tanggung jawab Ka. Sie Administrasi adalah:
Ka. Sie Administrasi bertanggung jawab terhadap Manajer HRD. 14. Ka. Sie Personalia
Adapun kewajiban Ka. Sie Personalia adalah:
a. Mengawasi dan membuat catatan terhadap kinerja seluruh karyawan. b. Membantu tugas Manajer HRD dalam pengembangan keterampilan
karyawan, pendataan dan perekrutan karyawan baru. Adapun tanggung jawab Ka. Sie Personalia adalah:
Ka. Sie Personalia bertanggung jawab terhadap Manajer HRD. 15. Ka. Sie Pemasaran
Adapun kewajiban Ka. Sie Pemasaran adalah:
b. Menyusun laporan tentang riwayat data pelanggan dan kebutuhan produk pelanggan.
Adapun tanggung jawab Ka. Sie Pemasaran adalah:
Ka. Sie Pemasaran bertanggung jawab terhadap Manajer Pemasaran dan Penjualan.
16. Ka. Sie Penjualan
Adapun kewajiban Ka. Sie Penjualan adalah:
a. Menyusun peramalan penjualan produk berdasarkan data historis penjualan.
c. Menyusun laporan tentang riwayat penjualan produk setiap periode. Adapun tanggung jawab Ka. Sie Penjualan adalah:
Ka. Sie Penjualan bertanggung jawab terhadap Manajer Pemasaran dan Penjualan.
17. Operator
Adapun kewajiban Operator adalah:
a. Membantu Ka. Sie dalam melaksanakan pekerjaan yang berhubungan dengan pengoperasian teknis produksi, gudang, laboratorium, dan kebersihan lingkungan.
Adapun wewenang Operator adalah:
a. Melaksanakan rencana jangka pendek dalam hal perbaikan, dan penggunaan peralatan-peralatan yang menunjang kelancaran operasi produksi.
a. Melaksanakan dan mengoperasikan tugas-tugas secara teknis pada tiap bidang.
Adapun tanggung jawab Operator adalah: a. Operator bertanggung jawab kepada Ka. Sie. 18. Security
Adapun kewajiban Security adalah:
a. Menjaga keamanan pabrik dan aset –aset yang dimilikinya. Adapun wewenang Security adalah:
a. Membantu Ka. Sie administrasi dalam melaksanakan tugasnya dibidang keamanan.
b. Melakukan patroli/ inspeksi secara sistematis.
c. Pengamanan terhadap aset perusahaan, tenaga kerja beserta keluarganya. Menganalisa dan memperbaiki serta miningkatkan hasil kerja dibidang keamanan.
Adapun tanggung jawab Security adalah:
Security bertanggung jawab kepada Ka. Sie Personalia.
19. Staf
Adapun kewajiban Staf adalah:
b. Melaksanakan dan mengoperasikan tugas-tugas secara administratif pada tiap bidang.
Adapun tanggung jawab Staf adalah: Staf bertanggung jawab terhadap Ka. Sie.
2.5.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja
Karyawan di PT XYZ umumnya telah bekerja sejak berdirinya pabrik pada tahun 2008 hingga hari ini.
Tenaga kerja di pabrik PT XYZ terdiri dari: 1. Staf Pimpinan = 6 orang
2. Staf Ka. Sie = 10 orang
3. Staf Karyawan = 40 orang
4. Operator = 60 orang
5. Security = 4 orang
Jumlah = 120 orang
Supaya perusahaan berjalan lancar dalam melakukan tugas untuk mencapai tujuannya, maka jam kerja diatur (bagian operasional) menjadi dua shift dan 25 hari kerja dalam 1 bulan, yaitu:
1. Shift I : pukul 08.00 – 16.00 WIB 2. Shift II : pukul 16.00 – 24.00 WIB
PT XYZ memberikan kompensasi dan jaminan sosial kepada semua pekerja yang berdasarkan status karyawan dalam perusahaan yaitu :
a. Monthly Paid, merupakan tenaga kerja yang diangkat menjadi karyawan tetap melalui prosedur pengangkatan dan menerima gaji bulanan.
b. Daily Paid, merupakan tenaga kerja yang dipekerjakan dan dibayar secara harian tanpa melalui prosedur pengangkatan sebagai karyawan tetap. Upah diberikan sesuai dengan hasil kerjanya dan dibayar setiap 2 (dua) minggu.
2.6. Proses Produksi
2.6.1. Standar Mutu Bahan/ Produk
Standar mutu produk yang ditetapkan oleh pihak perusahaan adalah standar mutu produk berdasarkan Pusat Penelitian dan Pengembangan Tanaman Pangan (Puslittan) Indonesia.
Adapun standar mutu produk yang ditetapkan perusahaan adalah: a. Tepung hasil produksi berwarna putih dengan nilai digital 93,0 – 93,5 b. Nilai pH tepung berkisar antara 5,20-7,00
c. Kadar air 13,0% - 13,5% d. Nilai SO2 28-30 ppm
2.6.2. Bahan yang Digunakan 2.6.2.1.Bahan Baku
Bahan baku adalah bahan utama yang digunakan dalam pembuatan produk, ikut dalam proses produksi dan persentasenya terbesar dibandingkan bahan-bahan lainnya. Bahan baku yang digunakan dalam proses produksi yang terdapat di PT XYZ adalah singkong.
Standar mutu bahan baku yang ditetapkan perusahaan adalah:
a. Pemanenan singkong dilakukan antara 7-8 bulan sejak ditanam dan dalam keadaan masak.
b. Singkong bersifat tahan hama dan penyakit, produksi per Ha tinggi. c. Singkong yang akan dipanen memiliki kadar pati 35-40%.
2.6.2.2.Bahan Tambahan
Bahan tambahan adalah bahan yang digunakan dalam proses produksi dan berfungsi meningkatkan mutu produk serta merupakan bagian dari produk akhir.
Adapun bahan tambahan pada produksi tepung adalah: a. Karung plastik yang digunakan untuk mengarungi tepung b. Benang jahit digunakan untuk menjahit karung plastik
Bahan tambahan ini diperlukan saat produksi tepung selesai, yaitu sebagai tempat tepung sehingga siap untuk disimpan ke gudang hasil dan juga siap untuk dipasarkan.
Bahan penolong adalah bahan yang dibutuhkan guna memperlancar proses produksi, tetapi tidak tampak di bagian akhir produk. Bahan-bahan penolong yang digunakan dalam produksi tepung adalah:
a. Air (H2O)
Air digunakan untuk kegiatan pencucian singkong dan memberikan kandungan kadar air tertentu terhadap bahan baku singkong.
2.6.3. Uraian Proses Produksi
Tahapan proses pembuatan tepung tapioka akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Singkong segar yang merupakan bahan baku diangkut menggunakan truk menuju gudang bahan baku. Singkong tersebut dilakukan pengujian kadar pati terlebih dahulu dengan mengambil beberapa kg sampel dari truk. Nilai kadar pati singkong berkisar 35-40 % .
3. Singkong yang telah dicuci diangkut dengan belt conveyor menuju ke tempat pemarutan/ pencincangan. Singkong diparut dengan mesin root rashper yang cara kerjanya mirip dengan sistem mixer untuk menghasilkan bagian singkong yang lebih kecil dan pada akhirnya menjadi berbentuk bubur singkong. Proses pemarutan dibantu dengan menggunakan air.
4. Bubur singkong kemudian diangkut dengan saluran pipa menuju ke mesin
extractor. Bubur singkong dibantu dengan menggunakan air dilakukan proses
extracting untuk memisahkan ampas singkong dengan air kandungan pati. Air kandungan pati akan digunakan untuk proses berikutnya sementara ampas singkong diangkut ke mesin screw press untuk diolah menjadi pupuk organik dan pakan ternak.
5. Air kandungan pati kemudian diangkut dengan saluran pipa menuju ke mesin
separator untuk membuat air kandungan pati menjadi stratch milk yaitu berupa air tepung yang lebih kental.
6. Stratch milk kemudian diangkut dengan saluran pipa menuju ke mesin center view. Dalam mesin center view terjadi proses vacum filter atau penyaringan hampa di mana tepung berada dalam kondisi 40 % kering dan air dari starch milk akan keluar dan dibuang ke pengolahan limbah.
8. Tepung kering kemudian diangkut dengan saluran pipa menuju ke rangkaian mesin cooling cyclone untuk mendinginkan tepung.
9. Tepung kemudian dialirkan ke dalam mesin rotary sifter dan dilakukan proses pengayakan untuk menghasilkan tepung yang bertekstur halus. Sebelum produk tepung dikemas, perusahaan terlebih dahulu melakukan pengujian kualitas terhadap produk tepung dilaboratorium. Parameter pengujian kualitas berupa nilai % kadar air, warna dan nilai digital, nilai pH, serta nilai SO2.
10. Tepung yang dikeluarkan dari mesin rotary sifter kemudian dimasukkan dan dikemas ke dalam kantong karung sesuai yang berukuran 25 kg dan 50 kg. Proses pengemasan dibantu dengan alat timbangan dan benang jahit. Setelah dikemas maka produk tepung diangkut dengan forklift menuju ke gudang produk jadi.
2.6.4. Proses Distribusi Perusahaan
PT XYZ sebagai Central Supply Facilities bertugas untuk mendistribusikan produk ke masing-masing Distribution Centre. Dalam proses pendistribusian terdapat beberapa poin yang menjadi aturan perusahaan. Peraturan mengenai distribusi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Alat angkut yang dimiliki perusahaan adalah Truk Hino FG 235 JJ dengan kapasitas 18 Ton sejumlah 13 unit.
3. PT XYZ menerima order pembelian dari DC dengan poin-poin sebagai berikut:
a. Menyertakan jumlah produk tepung yang dibutuhkan
b. Menentukan tanggal pemesanan sampai penerimaan barang yang berkisar selama 1 minggu.
4. PT XYZ melakukan distribusi produk ke DC dengan poin-poin sebagai berikut:
a. Menerima faktur pemesanan dari Distribution Center dalam jangka waktu minimal 1 minggu sekali.
b. Melakukan distribusi produk kepada Distribution Center yang memiliki jarak tempuh paling jauh terlebih dahulu.
c. Melakukan distribusi produk setelah waktu 1 minggu pemenuhan produk 5. PT XYZ memberikan tagihan dan mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian terhadap DC.
2.7. Mesin dan peralatan 2.7.1. Mesin Produksi
Mesin-mesin yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan produksi tepungdi PT XYZ yaitu:
1. Root peeler
Mesin ini berfungsi untuk mengupas kulit singkong, akar, dan kotoran-kotoran pada singkong.
Mesin ini berfungsi untuk mencuci singkong yang telah terkelupas kulitnya. 3. Root rashper
Mesin ini berfungsi untuk memotong/ mencincang singkong menjadi bagian yang lebih kecil dengan cara kerja yang mirip seperti mixer sehingga terbentuk bubur singkong.
4. Extractor
Mesin ini berfungsi untuk mengekstrak bubur singkong sehingga dapat memisahkan ampas singkong dengan air kandungan pati.
5. Separator
Mesin ini berfungsi untuk membuat air kandungan pati menjadi stratch milk
yaitu berupa air tepung yang lebih kental. 6. Center view
Mesin ini berfungsi untuk proses penyaringan hampa di mana tepung berada dalam kondisi 40 % kering dan air dari starch milk akan keluar dan dibuang ke pengolahan limbah.
7. Drying cyclone
Mesin ini berfungsi untuk mengeringkan tepung secara utuh. 8. Cooling cyclone
Mesin ini berfungsi untuk mendinginkan tepung. 9. Rotary sifter
Mesin ini berfungsi untuk proses pengayakan agar menghasilkan tepung yang bertekstur halus.
Mesin ini berfungsi sebagai alat pengangkutan bahan setengah jadi dari rangkaian mesin yang satu ke mesin berikutnya.
2.7.2. Peralatan
Peralatan yang digunakan pada PT XYZ adalah alat-alat yang digunakan secara manual untuk membantu proses produksi, antara lain yaitu Truk, alat uji kadar pati, alat uji kadar air, alat uji warna, alat uji pH, alat uji SO2, timbangan karung, forklift.
2.8. Dampak Sosial dan Ekonomi Terhadap Lingkungan
Setiap usaha yang dijalankan tentunya akan memberikan dampak positif maupun negatif. Dampak positif dan negatif ini akan dapat dirasakan oleh berbagai pihak, baik perusahaan itu sendiri maupun masyarakat yang ada dilingkungan sekitar. Adapun dampak positif maupun negatif dari aspek – aspek sosial dan ekonomi adalah sebagai berikut:
1. Dampak Sosial
Bila ditinjau dari aspek sosial, dampak positif bagi masyarakat secara umum adalah:
b. Perubahan budaya yang dapat berdampak pada perubahan sikap masyarakat, yaitu masyarakat akan mendapatkan sebuah gambaran tentang bagaimana cara bekerja yang baik dan benar serta meningkatkan disiplin.
c. Perusahaan memberi dukungan atas pelaksanaan acara-acara perayaan keagamaan masyarakat sekitar dengan memberikan sumbangan dana melalui proposal sehingga warga dapat melangsungkan kegiatan tersebut dengan baik dan lancar.
Sedangkan dampak negatif bagi masyarakat adalah prasarana jalan lintas masyarakat mengalami kerusakan dengan cukup banyaknya truk pengangkut singkong yang melewati jalur tersebut setiap harinya.
2. Dampak Ekonomi
Bila ditinjau dari aspek ekonomi, dampak positif bagi masyarakat secara umum adalah:
a. Dapat meningkatkan ekonomi di lingkungan sekitar serta mengurangi pengangguran di lingkungan sekitar masyarakat yang akhir-akhir ini semakin bertambah.
b. Meningkatkan perekonomian pemerintah, dengan adanya perusahaan tersebut sehingga dapat membantu pemerintah untuk meningkatkan pertumbuhan ekonomi daerah.
2.9. Limbah
telah ditetapkan di Indonesia melalui Undang-Undang No. 4/1982, antara lain mengharuskan membuat Analisa Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) sebelum pembangunan pabrik dan melaksanakan Studi Evaluasi Mengenai Dampak Lingkungan (SEMDAL) pabrik yang sudah berjalan.
Limbah cair dihasilkan dari sisa penggunaan air pada setiap tahapan proses produksi tepung. Limbah padat berasal dari ampas, kulit, akar, singkong yang dibersihkan dari proses pemarutan dan extracting. Limbah abu berasal dari abu sisa pembakaran pada mesin thermopac. PT XYZ memiliki beberapa jenis pengelolaan terhadap limbah-limbah tersebut.
1. Pengelolaan Limbah Cair
a. Pendayagunaan kolam pengolahan limbah. 2. Penanggulangan Limbah Padat
a. Pemanfaatan ampas singkong untuk bahan pupuk organik dan pakan ternak.
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Pengertian Supply Chain1
Istilah Supply chain pertama kali digunakan oleh beberapa konsultan logistik pada sekitar tahun 1980-an, yang kemudian oleh para akademisi dianalisis lebih lanjut pada tahun 1990-an. Supply chain atau dapat diterjemahkan “rantai pasokan” adalah rangkaian hubungan antar perusahaan atau aktivitas yang melaksanakan penyaluran pasokan barang atau jasa dari tempat asal sampai ke pembeli atau pelanggan. Supply chain menyangkut hubungan yang terus-menerus mengenai barang, uang, dan informasi. Barang umumnya mengalir dari hulu ke hilir, uang mengalir dari hilir ke hulu, sedangkan informasi mengalir baik dari hulu ke hilir maupun dari hilir ke hulu. Dilihat secara horizontal, ada lima komponen utama atau pelaku dalam supply chain, yaitu supplier (pemasok),
manufacturer (pabrik pembuat barang), distributor (pedagang besar), retailer
(pengecer), dan customer (pelanggan). Secara vertikal ada beberapa komponen utama supply chain, yaitu buyer (pembeli), transporter (pengangkut), warehouse
(penyimpan), seller (penjual), dan sebagainya.
Dengan demikian, manajemen supply chain pada hakikatnya adalah perluasan, pengembangan konsep, dan arti dari manajemen logistik. Kalau manajemen logistik mengurusi arus barang, termasuk pembelian, pengendalian tingkat persediaan, pengangkutan, penyimpanan, dan distribusi dalam satu
1
perusahaan, maka manajemen supply chain mengurusi hal yang sama, tetapi meliputi antar perusahaan yang berhubungan dengan arus barang, mulai dari bahan mentah sampai barang jadi yang dibeli dan digunakan oleh pelanggan.
Oleh karena itu, pada hakikatnya manajemen supply chain adalah integrasi lebih lanjut dari manajemen logistik antar perusahaan yang terkait, dengan tujuan lebih meningkatkan kelancaran arus barang, meningkatkan keakuratan perkiraan kebutuhan, meningkatkan efisiensi penggunaan ruangan, kendaraan, dan fasilitas lain, mengurangi tingkat persediaan barang, mengurangi biaya, dan lebih meningkatkan layanan lain yang diperlukan oleh pelanggan akhir.
3.2. Konsep Dasar Sistem Distribusi2
Distribusi dari produk sering menciptakan hirarki dari lokasi penyimpanan, yang dapat meliputi: pusat-pusat produksi (manufacturing centers), pusat-pusat distribusi (distribution centers), grosir (wholesalers), dan pengecer atau retailers. Distribusi dari barang mengacu pada hubungan yang ada di antara titik titik produksi dan pelanggan akhir, yang terdiri dari beberapa jenis inventori yang harus dikelola.
Tujuan utama dari manajemen distribusi inventori adalah memperoleh inventori dalam tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, spesifikasi kualitas yang tepat, serta pada ongkos yang memadai. Tujuan ini untuk mencapai tingkat pelayanan pelanggan (customers service level) yang diinginkan pada atau dibawah tingkat ongkos yang telah ditetapkan.
2
Keputusan sistem distribusi akan mempengaruhi: 1. Fasilitas
2. Transportasi 3. Investasi inventori 4. Manufakturing
5. Komunikasi dan pemprosesan data
Kebijakan dan strategi distribusi harus menjadi bagian dari strategi organisasi manufakturing secara terintegrasi yang mencakup semua area fungsional seperti : pemasaran, engineering, keuangan, dan manufakturing.
3.3. Defenisi Distribusi3
Distribusi adalah usaha perpindahan/pengiriman produk dari akhir lini produksi kepada konsumen. Kegiatan distribusi meliputi transportasi pengangkutan, proteksi terhadap pengemasan, pengendaliaan persediaan, bangunan pabrik, pemilihan lokasi gudang, pemprosesan pesanan, peramalan pasar, dan layanan pelanggan.
Sistem distribusi diklasifikasikan atas 2 jenis yaitu: 1. Sistem tarik (pull system)
Sistem tarik adalah sistem pengisian persediaan dimana setiap DC menentukan kebutuhannya dan memesan dari CSF.
3
2. Sistem dorong (push system)
Sistem dorong adalah sistem pengendaliaan persediaan dimana CSF menentukan bagaimana mengalokasikan produk ke DC.
Distribution Requirement Planning (DRP) adalah suatu rencana penjadwalan kebutuhan untuk mengisi persediaan produk pada setiap Distribution Center (DC). Distribution Resource Planning juga merupakan proses manajemen yang mengintegrasikan sejumlah aktivitas kritis yang perlu untuk mengatur dan mengendalikan operasi- operasi distribusi dan mengintegrasikan kebutuhan operasi tersebut dengankemampuan dari sumber-sumber persediaan. Logika yang digunakan dalam Distribution Resource Planning hampir sama dengan MRP.
Distribution Resource Planning mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan dengan
perencanaan ke depan pada tiap level distribusi. Dengan Distribution Resource
Planning ini unit usaha memulai penjadawalan distribusi dengan lebih akurat dan
pada saat yang sama mencapai stabilitas produksi.
3.4. Sistem Distribusi4
Sistem distribusi pada perusahaan mencakup sistem transportasi pada beberapa tempat. Aliran distribusi dilakukan pada beberapa retail dan grosir setiap tempat. Perusahaan akan mengirim barang apabila permintaan dari retail atau grosir sudah diterima sesuai dengan yang dibutuhkan dikarenakan perusahaan
berproduksi berdasarkan sistem ”make to stock”.
4
Namun kendala yang dihadapi oleh perusahaan berupa kelebihan dan kekurangan stok yang berdampak pada waktu pengiriman dan jumlah barang yang didistribusikan menjadi tidak tepat dan menyebabkan biaya distribusi yang tinggi. Penerapan Distribution Resource Planning dapat mengakomodasi kendala yang unik dari setiap lingkungan bisnis yang mengahasilkan penerapan stimulasikan dunia nyata dalam bentuk yang dapat mencerminkan apa yang dilakukan perusahaan dan yang dibutuhkan di masa yang akan datang seperti penerapan penggunaan bill of distribution memaparkan jaringan distribusi dengan mengindikasi berapa banyak lokasi stok inventory yang dibutuhkan untuk diatur, dimana kebutuhan supplier itu berada, yang dimana produk akan disimpan pada lokasi yang berbeda-beda, metode transportasi apa yang akan digunakan dan ukuran pengiriman.
Kemampuan untuk menunjukkan lingkungan sendiri merupakan sebuah fungsi dari aplikasi informasi Distribution Resource Planning dari modul bill of distribution, yang sama dengan Gambar 3.1. Pengguna dari modul ini memaparkan jaringan distribusi dengan mengindikasi berapa banyak lokasi stok
Bill of Distribution Forecasting Inventory Control
Open PO’s/Mo’s DRP
Gambar 3.1. Gambar Modul Bill of Distribution
3.5. Logika Distribution Requirement Planning5
Pada intinya logika dari proses Distribution Requirement Planning adalah proses –proses yang hampir sama dengan MRP yaitu:
1. Netting
Netting adalah proses perhitungan kebutuhan bersih (net requirement). Kebutuhan bersih adalah selisih antara kebutuhan kotor (gross requirement) ramalan permintaan produk pada DC tersebut. Data yang harus diketahui untuk menentukan kebutuhan bersih pada setiap periode adalah persediaan yang masih
dipunyai (project on-hand) pada awal perencanaan dan jadwal penerimaan untuk
setiap periode perencanaan.
2. Lot Sizing
Lot sizing adalah proses untuk menentukan besarnya pesanan pada setiap item berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dari proses netting. Ada beberapa prosedur untuk menentukan ukuran lot. Prosedur-prosedur ini dimulai
dari yang paling sederhana hingga algoritma yang komplek. Berikut ini ada beberapa teknik-tekniknya antara lain:
a. Metode Lot for Lot (LFL)
Pada metode ini dilakukan pemesanan sejumlah yang dibutuhkan sehingga tidak ada on hand inventory. Selain itu menggunakan asumsi bahwa order dapat dilakukan untuk jumlah berapapun.
b. Least Unit Cost (LUC)
Pada teknik LUC ini ukuran kuantitas pemesanan ditentukan dengan cara coba-coba yaitu dengan jalan mempertanyakan apakah ukuran lot di suatu periode sebaiknya sama dengan kebutuhan bersih atau bagaimana kalau ditambah dengan periode berikutnya. Keputusan ditentukan berdasarkan ongkor per unit terkecil dari setiap bakal ukuran lot yang dipilih.
c. Part Period Balancing (PPB)
Sarana untuk mencapai tujuan ini adalah suatu faktor yang disebut
Economic Part Period (EPP). Pemilihan ukuran lot ditentukan dengan jalan membandingkan ongkos part period yang ditimbulkan oleh setiap ukuran lot yang akan dilaksanakan.
d. Wagner Within
produksi dan distribusi. Sehubungan dengan itu, dibutuhkan suatu model tentang jumlah persediaan yang optimum.
3. Offsetting
Offsetting bertujuan menentukan saat yang tepat untuk melakukan rencana pemesanan guna memenuhi kebutuhan bersih.
4. Implosion
Implosion adalah proses perhitungan kebutuhan kotor untuk item pada level yang lebih tinggi. Dasar untuk menentukan kebutuhan item pada level tergantung pada posisinya dan struktur distribusinya.
3.7. Peramalan6
Peramalan merupakan bagian awal dari suatu proses pengambilan suatu keputusan. Sebelum melakukan peramalan harus diketahui terlebih dahulu apa sebenarnya persoalan dalam pengambilan keputusan itu. Peramalan adalah pemikiran terhadap suatu besaran, misalnya permintaan terhadap satu atau beberapa produk pada periode yang akan datang.
Pada hakekatnya peramalan hanya merupakan suatu perkiraan (guess), tetapi dengan menggunakan teknik-teknik tertentu, maka peramalan menjadi lebih sekedar perkiraan. Peramalan dapat dikatakan perkiraan ilmiah (educated guess). Setiap pengambilan keputusan yang menyangkut keadaan di masa yang akan datang, maka pasti ada peramalan yang melandasi pengambilan keputusan tersebut.
3.7.1. Prinsip-prinsip Peramalan
Menurut Sukaria Sinulingga (2009) adapun lima prinsip peramalan yang sangat perlu diperhatikan untuk mendapatkan hasil peramalan yang baik yaitu: 1. Peramalan selalu mengandung error. Hampir tidak pernah ditemui bahwa
hasil peramalan persis seperti kenyataan di lapangan. Peramalan mengurangi faktor ketidakpastian tetapi tidak pernah mampu untuk menhilangkannya. Para pengguna atau pelaksana peramalan harus benar-benar memahami situasi ini.
2. Peramalan harus mencakup ukuran dari error. Karena peramalan selalu mengandung error maka para pengguna perlu mengetahui besarnya error
yang terkandung. Besarnya error dapat dijelaskan dalam bentuk kisaran sekitar hasil peramalan baik dalam unit atau persentase dan probabilitas tentang permintaan sesungguhnya akan berada dalam kisaran tersebut.
3. Peramalan item yang dikelopokkan dalam famili selalu lebih akurat dibandingkan dengan peramalan dalam tem per item. Jika famili dari produk sebagai sebuah kesatuan (unit) diramalkan maka persentase error akan semakin kecil, tetapi apabila diramalkan masing-masing sebagai individual product maka persentase error akan semakin tinggi.
peramalan bertambah panjang maka kecenderungan permintaan semakin dipengaruhi oleh berbagai faktor sehingga error akan semakin besar.
5. Apabila dimungkinkan, perkiraan besarnya permintaan lebih disukai berdasarkan perhitungan dari pada hasil peramalan. Misalnya dalam perencanaan produksi dalam lingkungan make-to-stock, apabila besarnya permintaan terhadap produk akhir telah diperkirakan berdasarkan hasil peramalan maka besarnya jumlah part, komponen, sub-assembly dan bahan baku untuk produk tersebut lebih baik dihitung berdasarkan principle of dependent demand dari pada masing- masing ditetapkan berdasarkan hasil peramalan.
3.7.2. Metode Peramalan
Metode peramalan dapat diklasifikasikan atas dua kelompok besar yaitu metode kualitatif dan kuantitatif (Sukaria Sinulingga, 2009). Kedua kelompok tersebut memberikan hasil peramalan yang kuantitatif. Perbedaannya terletak pada pertimbangan akal sehat (human judgement) dan pengalaman. Model kuantitatif adalah sebuah prosedur formal yang menggunakan model matematik dan data masa lalu untuk memproyeksikan kebutuhan dimasa yang akan datang.
3.7.3. Metode Kuantitatif
Adapun langkah-langkah peramalan secara kuantitatif sebagai berikut: 1. Tentukan tujuan peramalan
2. Pembuatan diagram pencar
3. Pilih minimal dua metode peramalan yang dianggap sesuai 4. Hitung parameter-parameter fungsi peramalan.
5. Hitung kesalahan setiap metode yang terbaik, yaitu yang memiliki kesalahan terkecil
6. Pilih metode yang terbaik, yaitu yang memiliki kesalahan terkecil. 7. Lakukan verifikasi peramalan.
3.7.3.1. Metode Time Series
Metode time series dalah metode yang dipergunakan untuk menganalisis serangkaian data yang merupakan fungsi dari waktu. Metode ini mengasumsikan beberapa pola atau kombinasi pola selalu berulang sepanjang waktu, dan pola dasarnya dapat diidentifikasi semata-mata atas dasar data historis dari serial itu. Ada empat komponen utama yang mempengaruhi analisis ini, yaitu :
a. Trend / Kecenderungan
Trend merupakan sifat dari permintaan dimasa lalu terhadap waktu terjadinya bila ada pertambahan/kenaikan atau penurunan dari data observasi jangka panjang.
b. Siklus
c. Musiman (Seasonal)
Pola ini digunakan bila suatu deret waktu dipengaruhi oleh faktor musim (seperti mingguan, bulanan, dan harian).
d. Horizontal
Pola ini dipakai bila nilai-nilai dari data observasi berfluktuasi di sekitar nilai konstan rata-rata. Dengan demikian dapat dikatakan pola ini sebagai
stationary pada rata-rata hitungannya. Misalnya, pola ini terdapat bila suatu produk mempunyai jumlah penjualan yang tidak menaik atau menurun selama beberapa periode waktu.
Adapun metode peramalan yang termasuk dalam metode Time Series
adalah:
1. Metode Smoothing (penghalusan) a. Moving Average
1. Single Moving Average
2. Linier Moving Average
3. Double Moving Average
4. Weighted Moving Average
b. Metode Eksponensial Smoothing 1. Single Exponential Smoothing
2. Double Exponential Smoothing
3. Exponential Smoothing dengan musiman 2. Metode Regresi
3.7.3.2.Metode Smoothing
Metode smoothing digunakan untuk melicinkan atau mengurangi ketidakteraturan ramalan berdasarkan data yang lalu. Metode smoothing dapat dibagi lagi menjadi beberapa metode, antara lain :
1. Moving Average
Moving Average diperoleh dengan merata-rata permintaan berdasarkan beberapa data masa lalu yang terbaru. Tujuannya adalah untuk mengurangi atau menghilangkan variasi acak permintaan dalam hubungannya dengan waktu. a. Single Moving Average
Merupakan peramalan untuk satu periode ke depan dari periode rata-rata. b. Weigthed Moving Average
Weighted moving averages adalah metode perhitungan dengan cara mengalikan tiap-tiap periode dengan faktor bobot dan membagikannya dengan hasil produk yang merupakan penjumlahan faktor bobot. Metode Eksponensial Smoothing
3.7.3.3.Metode Proyeksi Kecenderungan dengan Regresi
Bentuk fungsi dari metode ini dapat berupa: a) Konstan, dengan fungsi peramalan (Yt):
Yt = a, dimana
N Y a
1Dimana: Yt = nilai tambah N = jumlah periode b) Linear, dengan fungsi peramalan:
Yt = a + bt
Dimana :
n bt Y
a
2 2 t t n y t ty n bc) Kuadratis, dengan fungsi peramalan : Yt = a + bt + ct2
Dimana : n t c t b Y
a
2
b
c 2 b
2 2 4
t n t
t Y n tY
t2 Y n t2Y
2 2 3
t n t t
2 2
t n t
d) Eksponensial, dengan fungsi peramalan : Yt = aebt
n t b Y
a
ln
ln
2 2 ln ln
t t n Y t Y t n be) Siklis, dengan fungsi peramalan :
n t c n t b a Yt 2 cos 2 sin ˆ Dimana : n t c n t b na
Y sin2
cos2
n t n t c n t b n t a n tYsin2
sin2 sin2 2
sin2 cos2
n t n t b n t c n t a n tYcos2
cos2
cos2 2
sin2 cos2
3.7.3.4.Metode Dekomposisi7
Hasil ramalan ditentukan dengan kombinasi dari fungsi yang ada sehingga tidak dapat diramalkan secara biasa. Model tersebut didekati dengan fungsi linier atau siklis, kemudian bagi t atas kwartalan sementara berdasarkan pola data yang ada. Metode dekomposisi merupakan pendekatan peramalan yang tertua. Terdapat beberapa pendekatan alternatif untuk mendekomposisikan suatu deret berkala yang semuanya bertujuan memisahkan setiap komponen deret data seteliti mungkin. Konsep dasar pemisahan bersifat empiris dan tetap, yang mula-mula memisahkan unsur musiman dan trend. Adapun langkah-langkah pengerjaan peramalan dengan metode dekomposisi, yaitu:
7
1. Menghitung nilai rata-rata bergerak
Nilai rata-rata bergerak yang dihitung adalah rata-rata bergerak dalam kurun waktu per t periode selama n periode. Nilai rata-rata diletakkan di pertengahan periode.
2. Menghitung nilai indeks musim
Nilai indeks musim dihitung dengan menggunakan nilai indeks rata-rata bergerak yang telah dihitung sebelumnya. Hal pertama yang dilakukan adalah menghitung nilai faktor musim dengan cara membagikan hasil rata-rata bergerak dengan permintaan di periode yang sama, kemudian menghitung nilai indeks musim dengan cara merata-ratakan nilai dari faktor musim yang ada.
3. Mencari persamaan garis trend
Garis trend dapat dicari dengan menggunakan persamaan: YX = a + bX Berdasarkan persamaan tersebut maka langkah pertama yang harus dilakukan untuk mencari persamaan garis trend adalah menghitung nilai a dan b:
2 2 ) ( ) ( ) ( ) )( ( X X n X Y XY n b ) )( (b X Ya
4. Menghitung nilai persamaan garis trend
5. Menghitung nilai ramalan akhir
Nilai ramalan akhir didapatkan dengan cara mengalikan nilai persamaan garis trend dengan nilai indeks musim.
3.7.4. Kriteria Performance Peramalan
Seorang perencana tentu menginginkan hasil perkiraan ramalan yang tepat atau paling tidak dapat memberikan gambaran yang paling mendekati sehingga rencana yang dibuatnya merupakan rencana yang realistis (Rosnani Ginting, 2007). Ketepatan atau ketelitian inilah yang menjadi kriteria performance suatu metode peramalan. Kesalahan yang kecil memberikan arti ketelitian peramalan yang tinggi, dengan kata lain keakuratan hasil peramalan tinggi, begitu pula sebaliknya.
Besar kesalahan suatu peramalan dapat dihitung dengan beberapa cara, antara lain adalah:
1. Mean Square Error (MSE) MSE = ∑
Di mana:
3.7.5. Proses Verifikasi
Proses verifikasi digunakan untuk melihat apakah metode peramalan yang diperoleh representatif terhadap data. Proses verifikasi dilakukan dengan menggunakan Moving Range Chart (MRC). Dari chart (peta) ini dapat terlihat apakah sebaran masih dalam kontrol ataupun sudah berada di luar kontrol. Jika sebaran berada di luar kontrol, maka fungsi/metode peramalan tersebut tidak sesuai, artinya pola peramalan terhadap data (Y-YF) tersebut tidak representatif. Penggambaran area pada Moving Range Chart (MRC) dapat dilihat pada Gambar 3.7 (Rosnani Ginting, 2007).
Gambar 3.2. Moving Range Chart
Harga MR diperoleh dari :
1 1 2
N MR R M N t tDimana :
1
1
t t t F
T t
t Y Y Y Y
MR atau : MRt etet1
1. Aturan Satu Titik
Bila ada titik sebaran (Y-YF) berada di luar UCL dan LCL. Walaupun jika semua titik sebaran berada dalam batas kontrol, belum tentu fungsi/metode representatif. Untuk itu penganalisaan perlu dilanjutkan dengan membagi MRC dalam tiga daerah, yaitu A, B, dan C.
2. Aturan Tiga Titik
Bila ada tiga buah titik secara berurutan berada pada salah satu sisi, yang mana dua diantaranya jatuh pada daerah A.
3. Aturan Lima Titik
Bila ada lima buah titik secara berurutan berada pada salah satu sisi, yang mana empat diantaranya jatuh pada daerah B.
4. Aturan Delapan Titik
3.8. Definisi Distribution Resource Planning (DRP) 8
Distribution Resource Planning (DRP) memberikan kerangka kerja untuk menerapkan centralized push systems dalam manajemen distribusi inventori (Vincent Gaspersz, 1998). Istilah Distribution Resource Planning (DRP) memiliki dua pengertian yang berbeda yaitu: distribution requirements planning dan
distribution resource planning.
9
Distribution requirement planning berfungsi menentukan kebutuhan-kebutuhan untuk mengisi kembali inventori pada distribution center. Sedangkan
distribution resource planning merupakan perluasan dari distribution requirement planning yang mencakup lebih dari sekedar sistem perencanaan dan pengendalian pengisian kembali inventori, tetapi ditambah dengan perencanaan dan pengendalian dari sumber - sumber yang terkait dalam sitem distribusi seperti:
warehouse space, tenaga kerja, uang, fasilitas transportasi, dan warehousing.
Termasuk disi
