Oleh :
INTAN MACHDA ELENA IDRUS 122103144
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : INTAN MACHDA ELENA IDRUS
NIM : 122103144
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MENYURAT
PADA BANK INDONESIA MEDAN
Tanggal : Juli 2015 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP. 19741012 200003 2 003
)
Tanggal :Juli 2015 Dekan
(Prof.Dr.Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA NIP. 19560407 198002 1 001
NIM : 122103144
PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MENYURAT
PADA BANK INDONESIA MEDAN
Medan,Juli 2015 Menyetujui, Pembimbing
i
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur Alhamdulillah penulis ucapkan atas
kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu
persyaratan akademik dalam menyelesaikan Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah
membawa umatNya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh
dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PROSEDUR PENANGANAN
SURAT MENYURAT PADA BANK INDONESIA MEDAN”.Penulis menyadari
bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna baik dari segi isi maupun
dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya penulis dapat menulis dengan
lebih baik lagi.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak
mendapatkanbimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun
materil. Dengan segala hormat dan kerendahan hati penulis ingin mengucapkan
terima kasih kepada:
ii
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak., selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM., selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si., selaku Sekretaris
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dra Marhayanie, SE, M.Si., selaku Dosen Pembimbing yang telah
meluangkan waktu, tenaga dan pikiran dalam proses penyelesaian tugas akhir
sehingga dapat terselesaikan dengan baik.
6. Bapak dan Ibu Dosen serta seluruh Staff Pegawai Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh Staff dan Pegawai Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX
(Sumut dan Aceh) yang berinteraksi langsung maupun tidak langsung dengan
penulis. Terkhusus bagian Kepegawaian dan Umum Kantor Perwakilan
Bank Indonesia Wilayah IX (Sumut dan Aceh) yang telah memberikan
bimbingan dan arahan kepada penulis.
8. Teristimewa buat kedua orang tua, Ayahanda Idrus Salam (alm) dan Ibunda
Adi Gunda yang telah mendoakan penulis agar tetap menjadi yang lebih baik
iii
9. Buat mahasiswa/i Kesekretariatan stambuk 2012 yang selama ini telah
menjadi teman dan sahabat yang bersedia memberikan bantuan dan motivasi
yang besar kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
10.Sahabat penulis Fitriya, Anriyani, Rohayati dan Denada yang telah memberikan
motivasi serta waktu selama perkuliahan sampai saat ini.
Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan
pembaca-pembaca lainnya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat
dan karunia-Nya kepada kita semua dan membalas segala kebaikan dan kebajikan
semua pihak yang selama ini sudah mendukung dan membantu penulis.
Wassalammu’alaikum Wr. Wb.
Medan, Juli 2015
Penulis,
iv DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penelitian ... 4
BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Perkembangan Bank Indonesia ... 6
B. Tujuan dari Bank Indonesia ... 12
C. Makna Logo Bank Indonesia ... 12
D. Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumut dan Aceh) 14
E. Job Description ... 17
F. Jaringan Kegiatan ... 26
G. Kinerja Kegiatan Terkini ... 26
v BAB III : PEMBAHASAN
A. Pengertian Prosedur ... 28
B. Pengertian Surat ... 28
C. Pengertian Surat Menyurat... 29
D. Prosedur Surat Menyurat pada Bank Indonesia Medan .... 37
E. Tujuan Penulisan Surat ... 37
F. Fungsi dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja Kantor ... 38
G. Sarana Pengurus Surat ... 40
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 43
B. Saran ... 43
vi
DAFTAR TABEL
vii DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Logo Bank Indonesia ... 13
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bank Indonesia ... 14
Gambar 3.1 Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Masuk ... 32
1 A. Latar Belakang Masalah
Pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Cabang (Aceh dan Medan)
sangat sering melakukan surat menyurat untuk membantu melakukan pekerjaan.
Menurut Sedarmayanti (2001:71) Suatu organisasi atau perusahaan selalu
bekerja dengan memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan termaksud itu
mengakibatkan harus dilakukannya kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas oleh tenaga
manusia dengan menggunakan benda, uang dan bangunan atau fasilitas lainnya,
seperti mesin serta peralatan lain. Suatu organisasi juga mempunyai tugas pokok
dan fungsi yang apabila terlaksana dengan baik maka tujuan dari organisasi
tersebut dapat tercapai.
Dalam melaksanakan kegiatannya setiap bank berbeda seperti antara
kegiatan bank umum dengan kegiatan bank pengkreditan rakyat. Kegiatan bank
lebih luas dari bank perkreditan rakyat. Artinya produk yang ditawarkan oleh
bank umum lebih lengkap, hal ini disebabkan bank umum mempunyai kebebasan
untuk menentukan jenis produk dan jasanya. Peranan bank sebagai lembaga
keuangan tidak pernah lepas dari masalah kredit. Bahkan kegiatan bank
sebagai lembaga keuangan, pemberian kredit merupakan kegiatan utamanya
(Kasmir, 2000: 33).
Surat menyurat tidak hanya merupakan alat komunikasi yang penting,
tetapi hal itu juga sangat penting dalam kegiatan manajerial yaitu
2
2
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Surat menyurat memberikan
informasi yang sangat penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial
tersebut. Karena berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh
adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan sampai pada
berakhirnya kegiatan tersebut (Sedarmayanti, 2001:37).
Dalam suatu organisasi, surat menyurat merupakan salah satu faktor yang
penting yang dapat mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan tujuan organisasi.
Bank Indonesia merupakan unsur penunjang pemerintah yang mempunyai tugas
pokok membantu kelancaran dalam bidang penyelenggaraan pemerintah di bidang
pengawasan terhadap perbankan di wilayah kerjanya, tentunya tidak lepas dari
urusan surat menyurat. Karena salah satu tugas pokok Bank Indonesia yaitu
memberikan masukan kepada pemerintah daerah mengenai kebijakan ekonomi
daerah yang didukung dengan penyediaan informasi berdasarkan kajian yang
akurat, sehingga memerlukan penanganan surat menyurat yang baik.
Bank Indonesia memerlukan penatausahaan surat, warkat masuk maupun
keluar dan dokumen lainnya termasuk mengelola sentral khazanah arsip untuk
kelancaran kerja, kemudian mengumpulkan dan menyusun data/informasi
ekonomi, keuangan perbankan dan demografi di wilayah kerja, oleh karena itu
pihak manajemen harus berhati-hati agar tidak melakukan kesalahan dalam
prosedur penanganan surat menyurat yang dapat mengakibatkan kerugian berupa
kesalahan informasi dan gangguan informasi bagi Bank Indonesia.
Berdasarkan uraian di atas terlihat jelas begitu penting peran dalam
3
dalam Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada
Bank Indonesia Medan”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mengutarakan masalah yang
ada,antara lain Bagaimana Prosedur dalam Penanganan Surat Menyurat pada
Bank Indonesia Medan?
C. Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui Prosedur Penanganan Surat Menyurat pada Bank
Indonesia Medan.
D. Manfaat Penelitian
Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan
memberikan manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari
penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Sebagai bahan masukan kepada peneliti agar dapat mempelajari secara
langsung mengenai prosedur surat menyurat yang baik dan dapat menambah
ilmu pengetahuan peneliti, serta dapat mengaplikasikan teori-teori yang
di dapat dari perkuliahan dengan sebenarnya.
b. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi peneliti lain yang nantinya
dapat bermanfaat sebagai referensi yang berkaitan dengan prosedur penanganan
4
4
c. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Bank Indonesia
Medan dalam menentukan kebijakan dalam ketatausahaan pada bagian
prosedur penanganan surat menyurat pada masa yang akan datang dari
beberapa uraian beserta saran-saran yang diberikan oleh penulis.
E. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari
pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk
pengolahan data dan laporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat dari Tabel 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No. Kegiatan Feb. Maret April Mei
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penyusunan Laporan
Tugas Akhir
Sumber: Penulis (2015)
F. Sistematika Penelitian
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
5 BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian,
Sistematika Pembahasan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan Sejarah Singkat Instansi, Struktur Organisasi,
Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini,
Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang waktu dan tempat penelitian,
dan segala yang berhubungan dengan yang diteliti yang dilakukan
penulis pada Kantor Bank Indonesia Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia Medan dan
6 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Perkembangan Bank Indonesia
Bank Indonesia adalah Bank Sentral Republik Indonesia yaitu suatu
lembaga negara yang mempunyai wewenang untuk mengeluarkan alat
pembayaran yang sah dari suatu negara, merumuskan dan melaksanakan
kebijakan moneter, mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran,
mengatur dan mengawasi perbankan serta menjalankan fungsi sebagai lender of
the last resort yang bertujuan mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah.
Titik balik berdirinya Bank Indonesia sebagai Bank Sentral setelah
terjadinya Konferensi Meja Bundar (KMB) tahun 1949 yang diadakan di
Den Haag memutuskan De Javasche Bank sebagai Bank Sentral. De Javasche Bank
adalah sebuah bank Belanda yang pada masa kolonial diberi tugas oleh
pemerintah Belanda sebagai bank sirkulasi (Bank of Issuing Money) di Hindia
Belanda.
Keputusan KMB ini dikatakan sebagai titik balik berdirinya bank sentral
karena sejak tahun 1946 di Indonesia telah pula berdiri Bank Negara Indonesia
yang dimaksudkan sebagai Bank sentral. Bank Negara Indonesia yang semula
akan dijadikan sebagai bank sirkulasi dan bank sentral, justru diberi tugas sebagai
bank pembangunan. Hal ini dinilai oleh sebagian kalangan sebagai kebutuhan dari
dan bank sentral yang bertugas memelihara stabilitas moneter dan di lain pihak
membutuhkan bank yang bertugas untuk membiayai pembangunan.
Kesepakatan terhadap penunjukkan De Javasche Bank sebagai bank
sentral antara pemerintah Belanda dengan pemerintah Indonesia tidak terjadi
begitu saja. Selain landasan politis, alas an lain menunjukkan bahwasannya
De Javasche Bank telah beroperasi dan berfungsi sebagai bank sirkulasi di
Indonesia sejak tahun 1828. Dapat dikatan bahwa De Javasche Bank merupakan
bank komersial yang sekaligus berfungsi sebagai bank sirkulasi tertua di
Asia Tenggara.
Pendiriran De Javasche Bank pada dasarnya dimaksudkan oleh pemerintah
belanda sebagai perpanjangan tangan dari De Javasche Bank guna memperoleh
tugas sebagai bank sirkulasi dan membiayai perusahaan-perusahaan Belanda yang
beroperasi di Hindia Belanda. De Javasche Bank diberi hak monopoli dalam
mengeluarkan uang kertas dan berfungsi sebagai bank sirkulasi. Di sisi lain bank
ini juga bergerak di bidang komersial dengan menerima simpanan dan
menyalurkan kredit.
Keberadaan ini bertahan hingga tahun 1942 ketika tentara penduduk
Jepang berhasil memaksa Pemerintah Hindia Belanda menyerah setelah selama
tiga tahun melakukan kontak senjata. Pada tanggal 9 Maret 1942 tentara
Penduduk Jepang merampas semua bank-bank milik pemerintah Hindia Belanda
dengan memaksa menandatangani surat penyerahan kepada penguasa Jepang.
Setelah dilakukan pembubaran peranan bank digantikan oleh 3 bank Jepang,yaitu
8
ambil oleh Yokohama Speie bank untuk daerah jawa dan Taiwan Bank untuk
daerah luar Jawa.
Fungsi Bank Sentral ini sempat terganggu ketika Nederlansche Indische
Cieciele Adminintratie (NICA) masuk ke Indonesia tahun 1945. Saat itu sengaja
dibentuk kondisi moneter yang tidak stabil dengan menguasai dan menarik uang
yangberedar, khususnya yang invansi pemerintahan Jepang dan diikuti dengan
penyebaran uang NICA. Tujuan jelas ingin menjatuhkan dan mengacaukan
Indonesia yang baru merdeka.Dengan serangan dibidang ekonomi serta tekanan
deplomasi dan senjata akhirnya NICA berhasil menguasai sebagai wilayah RI.
Pada periode ini beredar 3 (tiga) jenis mata uang, yaitu uang invansi jepang, uang
NICA, dan Oeang Republik Indonesia (ORI). Fungsi bank sentral diwilayah RI
dijalankan oleh Bank Negara Indonesia yang waktu itu berbentuk Jajasan Poesat
Bank Indonesia (JPBI). De Javasche Bank sendiri menjalankan fungsi bank
sentral di daerah penduduk NICA.
Setelah proklamasi, pemerintah mengeluarkan surat kuasa yang
ditandatangani oleh Soekarno-Hatta tertanggal 16 September 1945 yang isinya
menugaskan kepada anggota Dewan Pertimbangan Agung untuk langkah pertama
pembentukan bak sirkulasi di Indonesia. Pada tanggal 5 Juli !946, dikeluarkan UU
No.02 Prp. Tahun 1946 tentang pembentukan dan penetapan BankNegara
Indonesia sebagai bank sirkulasi dan Bank Sentral Milik Negara.
Oleh karena itu saat Konfensi Meja Bundar, terjadi tarik menarik antara
pemerintah Belanda dan Idonesia untuk menjadikan masing-masing bank sebagai
Bank sebagai bank sentral. Keputusan ini kemudian mendapat reaksi keras dari
berbagai kalangan, yang melontarkan keinginan untuk melakukan nasionalisasi
terhadap bank belanda tersebut.
Untuk melanjutkan upaya nasionalisasi, pada akhirnya Juli 1951,
pemerintah melakukan negosiasi pembelian saham-saham. Proses nasionalisasi
ini sebenarnya sudah termasuk dalam kesepakatan hasil KMB. Pada tanggal
3 Agustus 1951 pemerintah Indonesia mengajukan penawaran melalui surat kabar
kepada pemilik saham De Javasche Bank. Tawaran ini mampu menyedot 97%
saham dengan nilai 20% diatas nominal dalam mata uang Belanda. Adapun total
nilai pembelian pada waktu itu sebesar Rp. 8,95 juta.
Di Indonesia proses ini ditindaklanjuti dengan membentuk panitia
nasionalisasi De Javasche Bank yang mengumumkan dengan UU No. 24 Tahun
1951 tentang Nasionalisasi De Javasche Bank. Sejak saat itu fungsi bank sentral
dijalankan oleh De Javasche Bank yang diganti namanya dengan Bank Indonesia.
Pada tahun-tahun berikutnya perbankan difungsikan sebagai penyediaan dana bagi
proyek-proyek dan secara bertahap diarahkan kepada sistem bank tunggal.
Berdasarkan penetapan Presiden No. 17 Tahun 1965, Bank Indonesia
bersama-sama dengan Bank Koperasi Tani dan Nelayan dileburkan dengan nama
Bank Negara Indonesia yang terbagi ke dalam beberapa unit. Bank-bank tersebut
menjalankan usahanya masing-masing dengan nama BNI Unit I, Unit II, Unit III,
10
Sesuai dengan TAP MPRS No. XIII/MPRS/1966, pemerintah akan
menyampaikan 8 RUU di bidang perbankan yang terdiri dari RUU Pokok
Perbankan, RUU Bank Sentral, dan RUU Pendirian Enam Bank Pemerintah.
Adapun kedelapan RUU tersebut adalah:
a. UU No. 14 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perbankan.
b. UU No. 13 Tahun 1968 tentang Bank Sentral menggantikan BNI Unit.
c. UU No.17 Tahun 1968 tentang Bank Dagang Negara menggantikan BNI
Unit III.
d. UU No.18 Tahun 1968 tentang Bank Bumi Daya menggantikan BDN.
e. UU No.19 Tahun 1868 tentang Bank Bumi Daya menggantikan BNI Unit IV.
f. UU No. 20 Tahun 1968 tentang Bak Tabungan Negara menggantikan BNI
Unit V.
g. UU No. 21 Tahun 1968 tentang Bank Rakyat Indonesia menggantikan BNI
Unit II (Rural).
h. UU No. 22 Tahun 1968 tentang Bank Ekspor Impor menggantikan BNI
Unit II (Ekspor-Impor).
Dengan lahirnya UU tersebut, maka secara otomatis mengubur
“Bank Tunggal” sekaligus meneguhkan keberadaan Bank Indonesia sebagai
bank sentral hingga kini. Dengan lahirnya UU No. 23 Tahun 1999 tentang
Bank Indonesia dapat dikatakan sebagai tombak harapan terhadap kemandirian
bank sentral di Indonesia. Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX
(semula bernama Kantor Cabang Medan) mulai dibuka tanggal 30 Juli 1907
bersamaan dengan Kantor Cabang Tanjung Balai dan Tanjung Pura yang
Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX merupakan Kantor Cabang
De Javasche Bank yang ke-11.
Pembukaan Cabang Kantor Medan, Tanjung Balai dan Tanjung Pura
kepada biro perancang Hulswit dimintakan untuk merancang pembangunan
gedung kantor yang permanen bagi Kantor Cabang Medan dilakukan dengan
bersamaan dengan perluasan tahap kedua kantor pusat (Jakarta Kota) pada 1812
yang sekaligus juga merencanakan pembangunan gedung beberapa kantor cabang
lainnya.
Gedung-gedung ini menunjukkan ciri arsitektur yang sama mengikuti ciri
arsitektur Eropa pada zamannya. Pemimpin Cabang Medan yang pertama adalah
L.Van Hermert dan pada tahun 1951 saat nasionalisasi pemimpin cabang adalah
SF Van Musschenbrock dan pada saat Undang-Undang Bank Indonesia 1953
diberlakukan, pemimpin Cabang Medan adalah M. Plantema dan Putra Indonesia
pertama yang mengendalikan Bank Indonesia Cabang Medan adalah M. Rifai.
Visi dan Misi Bank Indonesia a. Visi Bank Indonesia
1. Menjadi lembaga bank sentral yang kredibel dan terbaik di regional
melalui penguatannilai-nilai strategis yang dimiliki serta pencapaian inflasi
yang rendah dan nilai tukar yang stabil.
2. Memperjelas arah organisasi ke depan.
3. Memotivasi anggota Dewan Gubernur dan pegawai Bank Indonesia untuk
melaksanakan tugas-tugas yang telah ditetapkan.
4. Mengkoordinasikan tindakan serta kebijakan dari anggota Dewan Gubernur
12
5. Memberikan keyakinan dalam pencapaian misi organisasi.
b. Misi Bank Indonesia
1. Mencapai stabilitas nilai rupiah dan menjaga efektivitas transmisi kebijakan
moneter untuk mendorong pertumbuhan ekonomi yang berkualitas.
2. Mendorong sistem keuangan nasional bekerja secara efektif dan efisien
serta mampu bertahan terhadap gejolak internal dan eksternal untuk
mendukung alokasi sumber pendanaan/pembiayaan dapat berkontribusi
pada pertumbuhan dan stabilitas perekonomian nasional.
3. Mewujudkan sistem pembayaran yang aman, efisisen, dan lancar yang
berkontribusi terhadap perekonomian, stabilitas dan berkontribusi terhadap
perekonomian, stabilitas sistem keuangan dengan memperhatikan aspek
perluasan akses dan kepentingan nasional.
4. Meningkatkan dan memelihara organisasi dan SDM Bank Indonesia
yang menjunjung tinggi nilai-nilai strategis dan berbasis kinerja, serta
melaksanakan tata kelola (governance) yang berkualitas dalam rangka
melaksanakan tugas yang diamanatkan UU.
B. Tujuan dari Bank Indonesia
Dalam kapasitasnya sebagai bank sentral, Bank Indonesia mempunyai
satu tujuan tunggal, yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah.
Kestabilan nilai rupiah ini mengandung dua aspek, yaitu kestabilan nilai mata
uang terhadap barang dan jasa, serta kestabilan terhadap mata uang negara lain.
Aspek pertama tercermin pada perkembangan laju inflasi, sementara aspek
Negara lain. Perumusan tujuan tunggal ini dimaksudkan untuk memperjelas
sasaran yang harus dicapai Bank Indonesia serta batas-batas tanggung jawabnya.
Dengan demikian, tercapai atau tidaknya tujuan Bank Indonesia ini kelak akan
dapat diukur dengan mudah.
C. Makna Logo Bank Indonesia
Pada umumnya setiap perusahaan memiliki logo atau lambang yang
memiliki makna tersendiri yang biasanya menunjukkan cita-cita pendirian,
visi dan misi dari perusahaan tersebut, demikian halnya dengan Bank Indonesia
mempunyai logo.
Sumber : Bank Indonesia (2015)
Gambar : 2.1 Logo Bank Indonesia
Arti logo bagi perusahaan selain sebagai lambang juga berfungsi sebagai
identitas yang memiliki karakter dari suatu perusahaan. Bagi Bank Indonesia,
pemasangan logo BI akan sangat membantu strategi komunikasi dalam
menceritakan dirinya sebagai bagian dari 13 sistem perbankan Bank Indonesia
adalah Bank Sentral Republik Indonesia. Sebagai Bank Sentral yang mempunyai
14
Kestabilan nilai mata uang terhadap brang dan jasa, serta Kestabilan terhadap
Sumber : Bank Indonesia (2015)
Gambar : 2.2 Struktur Organisasi Bank Indonesia BANK INDONESIA
Gubernur
STABILITAS EKONOMI
Deputi Gubernur Senior
Deputi Gubernur
Asisten Gubernur
- Departemen Kebijakan Ekonomi dan Moneter (DKEM)
- Departemen Pengelolaan Moneter (DPM)
- Departemen Pengelolaan Devisa (DPD)
- Pusat Riset dan Edukasi Bank Sentral (PRES)
- Departemen Statistik - Departemen Pengelolaan dan
Keputusan Laporan (DPKL) - Departemen Internasional
STAB ILITAS SISTEM KEUANGAN
1. Departemen Kebijakan Makroprudensial (DKMP) 2. Departemen Survei Ilmu Sistem
Keuangan (DSSK)
3. Departemen Pengembangan Akses Keuangan dan UMKM (DPAU)
SISTEM PEMBAYARAN
1. Departemen Kebijakan dan
Pengawasan Sistem Pembayaran (DKSP) 2. Departemen Penyelenggaraan Sistem
Pembayaran (DPSP)
3. Departemen Pengelolaan Uang (DPU) 4. Departemen Pengelolaan Pinjaman
dan Transaksi Pemerintah (DPTP)
1. Departemen Komunikasi (DKom) 2. Departemen Manajemen Strategis
dan Tata Kelola (DMST) 3. Departemen Hukum (DHk) 4. Departemen Sumber Daya Manusia
(DSDM)
5. Departemen Pengelola Sistem Informasi (DPSI)
6. Departemen Keuangan Intern (DKI) 7. Departemen Pengelolaan Logistik,
Arsip dan Pengamanan (DLP) 8. Departemen Audit Intern (DA) 9. Departemen Pengelolaan Aset (DPA)
REGIONAL
- 9 Kantor Perwakilan BI Wilayah - 32 Kantor Perwakilan BI
Provinsi/Kota/Kabupaten
INTERNASIONAL
1. Kantor Perwakilan BI New York 2. Kantor Perwakilan BI London 3. Kantor Perwakilan BI Tokyo 4. Kantor Perwakilan BI Singapore)
STABILITAS SISTEM KEUANGAN DAN SISTEM PEMBAYARAN
16
Secara struktural, Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX
(Sumut dan Aceh) dipimpin oleh seorang Kepala Perwakilan (Direktur Eksekutif).
Dalam menjalankan tugasnya Pemimpin Bank Indonesia dibantu oleh seorang
Deputi Kepala Perwakilan (Direktur) yang mengkoordinir bidang-bidang yang
ada pada kantor Bank Indonesia Kelas I, Kantor Perwakilan Bank Indonesia
Wilayah IX (Sumut dan Aceh) terdiri dari 4 (empat) devisi, yaitu:
a) Devisi Ekonomi Moneter
1. Tim Pemberdayaan Sektor Riil dan UMKM
2. Tim Kajian Ekonomi
3. Tim Statistik dan Survei
b) Divisi Pengawasan Bank
1. Tim Pengawasan Bank I
2. Tim Pengawasan Bank II
3. Unit Informasi dan Administrasi Bank
c) Divisi Sistem Pembayaran
1. Unit Distribusi uang dan Layanan Kas
2. Unit Pengelolaan Uang
3. Unit Layanan Nasabah
4. Unit Penyelenggaraan Kliring
d) Divisi Manajemen Intern
1. Unit Sumber Daya Manusia
2. Unit Logistik
(Direktur Eksekutif) dan dibawahi Kepala Grup (Direktur) yang melingkup bagian
Tim Statistik terdiri dari Unit Survei dan Liaison dipimpin oleh Kepala Tim (AD)
yang bertanggung jawab dibagian Unit Statistik dan Database terdiri atas Manajer,
Asisten Manajer dan Staff, Divisi Asesmen Ekonomi Keuangan dipimpin oleh
Kepala Divisi (DD) yang bertanggung jawab dibagian Tim Asesmen Ekonomi
dan Keuangan,UMKM dan Komunitas terdiri atas Kepala Tim (AD), Manajer dan
Staff. Divisi keuangan, UMKM dan Komunikasi dipimpin oleh Kepala Divisi
(DD) yang bertanggung jawab dibagia Tim Akses Keuangan dan UMKM dan
Unit Koordinasi dan Pemberdayaan Komunitas terdiri atas Kepala TI (AD),
Manajer, Asisten Manajer dan Staf.
Divisi sistem pembayaran dipimpin oleh Kepala Divisi (DD) yang
bertanggung jawab di dua bagian. Bagian pertama yaitu Unit Pengolahan Data
dan Administrasi SP, Unit Kliring, Unit Layanan Nasabah dan Unit Perizinan
Pengawaan SP terdiri atas Manajer,Asisten Manajer dan Staff. Bagian yang kedua
yaitu Tim Pengedaran Uang, Unit Distribusi Uang, Unit Layanan Kas dan Unit
Pengolahan Uang yang terdiri atas Kepala Unit (AD), Manajer, Asisten Manajer
Staff. Divisi Manajemen Intern dipimpin oleh Kepala Divisi (DD) yang
bertanggung jawab di dua bagian. Bagian pertama yaitu Unit Sumber Daya
Manusia terdiri atas Manajer, Asisten Manajer dan Staff. Bagian kedua yaitu
Tim Logistik dan Sekretariat Pengamanan dan Protokol terdiri atas Kepala Tim (AD),
18
E. Job Description
Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumut dan Aceh)
merupakan perpanjangan tangan dari kantor pusat dalam melaksanakan
tugas-tugasnya. Adapun tugas pokok yang harus dilaksanakan oleh Kantor
Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumut dan Aceh) adalah sebagai berikut:
a) Memberikan masukan kepada kantor pusat tentang kondisi ekonomi dan
keuangan daerah wilayah kerjanya.
b) Melaksanakan kegiatan operasional sistem pembayaran tunai dan atau non
tunai sesuai kebutuhan ekonomi daerah wilayah kerjanya.
c) Melaksanakan pengawasan terhadap perbakan diwilayah kerjanya.
d) Memberikan saran kepada pemerintah daerah mengenai kebijakan ekonomi
daerah yang didukung dengan penyediaan informasi berdasarkan kajian yang
akurat.
e) Mengelola sumber daya internal yang dibutuhkan sebagai faktor pendukung
terlaksananya fungsi-fungsi utama.
1) Divisi Ekonomi Moneter
a. Tim Pemberdayaan Sektor Riil dan Usaha Mikro Kecil dan Menengah Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Melakukan identifikasi hasil-hasil kajian penelitian/kesepakatan/program
yang potensial dalam pengembangan sektor riil dan atau melaksanakan
identifikasi permasalahan secara spesifik yang terjadi pada komoditi/
industri/bidang usaha tertentu.
b) Menyusun preprogram pemberdayaan sektor riil (Korporasi, BUMN
d) Melakukan koordinasi dengan stakeholders daerah untuk memberikan
bantuan teknis dalam bentuk pelatihan kepada perbankan dan BDSP
dalam rangka pemberdayaan sektor riil dan UMKM.
e) Memberikan bantuan teknis dalam bentuk penyediaan informasi berbasis
penelitian serta memfasilitasi proses intermediasi dan perbankan dalam
rangka pemberdayaan sektor riil/ UMKM.
b. Tim Kajian Ekonomi
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Menyusun Kajian Ekonomi Regional yang mencakup assemen makro
ekonomi daerah dan perkiraan perkembangan ekonomi dan harga.
b) Melakukan penelitian ekonomi daerah yang berbasis kajian lapangan
dan studi keputusan.
c) Melahirkan kajian ad hoc atas inisiatif Bank Indonesia ataupun
kerjasama denagan kantor pusat atau stakeholders daerah.
d) Menyusun rekomendasi kebijakan perekonomian daerah kepada
PEMDA dan stakeholders lainya yang didasari oleh hasil penelitian.
e) Menyusun dan melaksanakan program komunikasi dan hasil-hasil
kajian ekonomi dan penelitian daerah.
c. Tim Statistik dan Survei
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Menerima menverifikasi, mengirim ke kantor pusat, menatausahakan
dan memberikan bantuan teknis laporan bank dan non bank.
b) Mengumpulkan dan menyusun data/informasi ekonomi, keuangan
20
c) Melakukan kegiatan survei untuk kepentingan Kantor Pusat dan
Bank Indonesia.
d) Melakukan kegiatan Liaison dalam rangka pengumpulan data dan
informasi dari pelaku ekonomi (perusahaan, lembaga riset, pemerintah,
perbankan dan asosiasi).
e) Mengelola dan menegembangkan database informasi perekonomian
daerah.
2) Divisi Pengawasan Bank
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Melakukan pembinaan terhadap Bank Umum, BPR yang menjadi objek
pengawasan.
b) Melakukan pengawasan terhadap Bank Umum dan BPR yang menjadi
objek pengawasnya.
c) Menyelesaikan permohonan izin yang berkaitan dengan kelembagaan
dan kegiatan operasional Bank Umum dan DPR yang menjadi objek
pengawasnya.
d) Menyediakan informasi tentang kondisi dan permasalahan bank umum dan
BPR yang menjadi objek pengawasannya.
3) Data dan Administrasi Bank (Untuk Informasi dan Administrasi Bank) Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Menyelenggarakan administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas pengawasan
bank.
b) Membuat data yang lengkap tentang profil Bank Umum dan BPR
berkala ke Kantor Pusat.
d) Memenuhi permintaan bank-bank tentang informasi ketentuan perbankan.
e) Melakukan pendedaan atas keterlambatan dan kesalahan laporan.
f) Melakukan monitoring ketentuan perbankan.
g) Mengelola anggaran.
4) Perizinan dan Mediasi
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Melakukan proses perizinan untuk kantor bank yang berkantor pusat
di luar wilayah kerja Bank Indonesia.
b) Melakukan penelitian laporan Bank Umum.
c) Menjadi Liaison Office dalam penanganan tindak pidana perbankan (SKB)
Jaksa Agung, Kapolri, dan GBI.
d) Melaksanakan tim kerja dan tim pleno di BI sehubungan dengan SKB,
Kejagung, Kapolri, dan GBI.
e) Melakukan tugas-tugas kesektariatan Badan Musyawarah Perbankan Daerah
(BMPD).
f) Melakukan koordinasi dalam hal pelaksanaan pengawasan bank untuk
Bank Indonesia di wilayah koordinasinya.
5) Divisi Sistem Pembayaran
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Melakukan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi/monitoring kebutuhan
uang untuk kebutuhan Bank Indonesia dan Bank Indonesia lain yang
berada di wilayah kerjanya (dalam hal ini Bank Indonesia berperan
22
b) Melakukan pengelolaan khazanah yaitu penyiapan dan pengembalian
modal kerja, pengelola persediaan kas (termasuk Kas Besar Titipan DPU),
pemeriksaan fisik uang, pengelolaan barang/surat-surat berharga serta
penguncian dan pengamanan khazanah.
c) Melakukan tindaklanjutan atas:
c.1 Temuan selisih lebih/kurang hasil hitung ulang disebabkan karena
selisih jumlah, perbedaan pecahan dan uang palsu.
c.2 Laporan temuan uang palsu dan stakeholders.
c.3 Laporan terkait dengan uang dan sistem pengedaran uang.
d) Mensosialisasikan ciri-ciri keaslian uang cara memperlakukan uang.
e) Melakukan administrasi kegiatan operasional kas, pengaturan tugas kasir
dan anggaran operasional kas.
f) Menyiapkan dan melaksanakan proses penunjukkan pihak ketiga sebagai
pelaksana jasa kas, seperti PPUPK dan peleburan Uang Logam (UL),
tidak Layak Edar (TLE).
g) Melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap pihak ketiga sebagai
pelaksana jasa kas seperti perusahaan penukar uang pecah kecil/
POSINDO, cash center atau jasa lainnya seperti peleburan uang.
h) Memantau dan melaporkan pemeliharaan peralatan kas/sarana lainnya.
i) Memantau penggunaan dan persediaan supplies yang dibutuhkan dalam
kegiatan operasional kas.
j) Melakukan koordinasi dalam rangka pelaksanaan distribusi uang di
Non Bank.
l) Mempersiapkan modal kerja, melakukan transaksi pertanggungjawaban
Bank dan Non Bank.
m) Mempersiapkan modal kerja, melakukan transaksi dan pertanggung
jawaban penukaran.
n) Mempersiapkan modal kerja, melakukan transaksi dan pertanggung
jawaban kegiatan layanan kas diluar kantor yaitu kas keliling dan tas
titipan.
o) Mempersiapkan modal kerja, melakukan transaksi dan pertanggung
jawaban penjualan Uang Rupiah Khusus (URK).
6) Unit Pengolahan Uang
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Mempersiapkan modal kerja, melaksakan kegiatan dan pertanggungjawaban
hitung ulang manual uang kertas.
b) Mempersiapkan modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban
hitung ulang manual uang logam.
c) Mempersiapkan modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban
hItung manual-MSUK
d) Mempersiapkan modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban
pemusnahan UK dan MRUK.
e) Mempersiapkan modal kerja, melaksanakan kegiatan dan pertanggungjawaban
24
7) Unit Layanan Nasabah
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Senttlement Transfer melalui BI-RTGS untuk kepentingan pengeluaran
pemerintah (atas beban APBN atau reksus) dan rekening lainnya.
b) Penatausahaan rekening nasabah (termasuk pemerintah daerah dan
lembaga lain terkait dengan tugas BI).
c) Settlement penerimaan pajak dan penerimaan lainnya dari bank ke
rekening pemerintah dan rekening lainnya.
d) Penatausahaan Cek/Bilyet Giro (BG) Bank Indonesia.
e) Pengiriman DKE melalui SKN-BI untuk kepentingan pengeluaran pemerintah
(atas beban APBN atau reksus) dan rekening lainnya.
f) Menganalisa perilaku dan perkembangan SP Non Tunai di Bank Indonesia:
f.1 Tatausaha Money Remittance
f.2 Kajian Perilaku SP Non Tunai
g) Pelaksanaan BCP baik yang dikoordinir DASP maupun Bank Indonesia.
h) Menyediakan layanan helpdesk kepada peserta BI-RTGS.
i) Melaksanakan survey atas layanan SP Non Tunai
j) Pengelolaan database (rekening, user dan database lainnya) BI-SOSA dan
BI-RTGS.
k) Pengelolaan transaksi (accounting dan anggaran ) BI-SISA.
l) Pengelolaan anggaran.
m) Melakukan tugas lain terkait dengan sosialisasi dalam rangka desiminasi
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Penyelenggaraan Kliring Lokal (Warkat Debet).
b) Pengelolaan Data Keuangan Elektronik (DKE).
c) Pengelolaan dan penatausahaan data penarik cek/BG kososng.
d) Penerbitan Daftar Hitam Lokal.
e) Monitoring Penyelnggaran Kliring Lokal Non BI.
f) Perhitungan dan pembebanan biaya proses pilah.
g) Pelaksanaan BCP baik yang dikoordinir DASP maupun Bank Indonesia.
h) Pengelolaan Anggaran.
i) Menyediakan layana helpdisk kepada peserta kliring sehubungan dengan
SKN-BI.
9) Divisi Manajemen Intern
1. Unit Sumber Daya Manusia
a) Melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan,
penempatan, pengembangan, pembinaan, dan pemutusan hubungan
kerja dengan pegawai termasuk THOS sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
b) Mengelola data kepegawaian.
c) Menyelenggarakan pendidikan dan latihan pegawai sesuai dengan
kewenangan.
d) Melakukan kegiatan yang terkait dengan fungsi koordinasi terhadap
26
2. Unit Logistik
Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Melakukan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap realisasi
program kerja dan anggaran Bank Indonesia.
b) Menatausahakan dan melaksanakan pengadaan barang dan jasa.
c) Melaksanakan pemeliharaan gedung, inventaris kantor, rumah dinas
serta sarana lainnya.
d) Melaksanakan penghapusan barang-barang inventaris dan kendaraan.
e) Menyelesaikan tagihan sumber daya energi, jasa, dan lainnya kepada
pihak ketiga.
3. Unit Sekretariat Pengamanan Protokol (SPP) Adapun tugas-tugas pokoknya adalah sebagai berikut:
a) Memfasilitasi kebutuhan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan
proses hukum.
b) Melaksanakan dan menatausahakan kegiatan pengamanan gedung
kantor, tata tertib kantor, pengiriman dan penjemputan uang, kas kliring,
rumah dinas serta sarana lainnya.
c) Menatausahakan surat,warkat masuk maupun keluar dan dokumen
lainnya termasuk mengelola sentral khazanah arsip.
d) Merencanakan dan melaksanakan pelatihan yang berkaitan dengan
tugas pengamanan.
e) Melaksanakan pengamanan dan tindakan penanggulangan ancaman
serta gangguan kamtib terhadap personil materil, acara kedinasan,
sosial kepegawaian dalam keadaan normal dan darurat, termasuk
Untuk mencapai kedisiplinan kerja pegawai Kantor Bank Indonesia
Medan menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Tujuan yang akan dicapai harus jelas dan ditetapkan secara ideal serta cukup
menantang bagi kemampuan karyawan.
2. Pimpinan jangan mengharapkan kedisiplinan bawahannya baik, jika dia
sendiri kurang disiplin.
3. Keadilan harus diterapkan dengan baik, pada setiap instansi agar kedisiplinan
karyawan baik pula.
4. Waskat efektif merangsang kedisiplinan dan modal kerja karyawan.
5. Pimpinan harus berani dan tegas bertindak untuk menghukum setiap karyawan
yang indisipliner sesuai dengan sanksi hukuman yang telah ditetapkan.
6. Dengan sanksi hukuman yang semakin berat karyawan akan semakin takut
melanggar peraturan-peraturan perusahaan, sikap, perilaku indisipliner karyawan
akan berkurang.
G. Kinerja Kegiatan Terkini
Kantor Perwakilan Bank Indonesia Cabang (Aceh dan Medan) mempunyai
visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh
waktuuntuk mencapai itu semua begitu juga pada Kantor Bank Indonesia Medan,
terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat terwujud. Setelah mengalami
perlambatan pada beberapa triwulan sebelumnya, realisasi pertumbuhan ekonomi
di berbagai daerah pada triwulan IV 2013 mulai menunjukkan perbaikan seiring
dengan menguatnya tanda-tanda pemulihan ekonomi global. Perbaikan pertumbuhan
ekonomi dialami oleh berbagai daerah di Kawasan Timur Indonesia (KTI) dan
28
Bank Indonesia secara konsisten selalu berupaya memastikan seluruh
masyarakat memperoleh uang layak edar sesuai kebutuhan. Selama tahun 2013,
Bank Indonesia memprioritaskan distribusi uang layak edar - melalui kegiatan kas
keliling - ke daerah perbatasan seperti di Atambua (NTT), Nunukan (Kaltara), dan
di Papua. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan transaksi, Bank Indonesia pada
awal tahun 2014 menandatangani nota kesepahaman dengan Bank Papua New
Guinea (PNG) dalam memberdayakan kegiatan ekonomi di daerah perbatasan.
Melalui nota kesepahaman ini, kedua Bank Sentral bersepakat untuk
meningkatkan peran lembaga keuangan Bank dan Pedagang Valuta Asing (PVA)
di masing-masing negara dalam meningkatkan aktivitas ekonomi di wilayah
perbatasan dengan mendorong terciptanya kelancaran dan keandalan sistem
pembayaran.
H. Rencana Kegiatan
Kegiatan Kantor Bank Indonesia Medan antara lain adalah sebagai berikut:
Prospek perekonomian daerah menghadapi beberapa tantangan utama yang
diperkirakan turut menentukan kinerja ekonomi dan inflasi ke depan.
Salah satunya, tantangan yang bersumber dari dinamika global yang dapat
menyebabkan rentannya pemulihan ekonomi global, terutama dengan adanya
potensi kembali melambatnya kinerja ekonomi China dan ketidakpastian
29
PEMBAHASAN
A. Pengertian Prosedur
Menurut Zulkifli (2005:51) prosedur adalah langkah-langkah atau kegiatan
yang mempunyai urutan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.
Menurut Gie (2003:18) Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang
telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu
kebulatan.
Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa
prosedur adalah suatu tatacara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan
dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang telah ditentukan.
B. Pengertian Surat
Seperti yang kita ketahui surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain. Ada defenisi
surat menurut beberapa ahli, sebagai berikut:
Menurut Atmosudirdjo (2001:139) surat adalah sehelai kertas yang ditulis
(pada waktu ini umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama
kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan pada suatu alamat tertentu dan
memuat sesuatu “bahan komunikasi”.
Menurut Rahardi (2008:12) surat adalah pernyataan tertulis dari pihak satu
30
C. Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara
terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya, dan dilaksanakan
dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan
istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan
surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya
hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan
apalagi organisasi selalu membutuhkan kerjasama dengan pihak lain untuk
mencapai tujuannya.
Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai
pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan
kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu
hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan.
Surat masuk dan surat keluar ialah sebagai berikut: (Barthos, 2009:39)
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos, maupun yang diterima dari
kurir dengan mempergunakan buku pengiriman.
Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel
dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi
atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir.
Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar melalui beberapa
Pengelolaan surat masuk harus melalui beberapa tahap, yaitu sebagai berikut:
(Barthos, 2007:216-217)
1) Penerima surat bertugas:
a) Menerima surat
b) Memeriksa jumlah dan alamat surat
c) Mengisi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau lembar
pengantar surat
d) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta
keabsahaan surat
e) Meneruskan surat kepada penyortir
2) Penyortir surat bertugas:
a) Menerima surat masuk
b) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok
surat pribadi
c) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi
d) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa
dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia dan surat pribadi
e) Meneliti lampiran surat
f) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat
g) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup
32
3) Pencatat surat bertugas:
a) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti
b) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali dan lembar
pengantar surat rahasia
c) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan
kartu kendali kepada pengarah
4) Pengarah surat bertugas:
a) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar atau
kartu kendali untuk diarahkan dengan menunjuk siapa pengolah surat
b) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah dengan melalui petugas
tata usaha pengolah
c) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar)
5) Pengolah surat bertugas:
a) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan
disposisi pada lembar disposisi yang tersedia
b) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui
petugas tata usaha yang ditempatkan padanya
6) Menata arsip bertugas:
a) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada
lemari berkas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku
b) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya
c) Mengirim kartu kendali lain kepada pengolah sebagai bukti bahwa
surat yang telah diolah sudah disimpan di bagian arsip.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan
Sumber: Unit Logistik, Sekretariat dan Anggaran (Sobiyah, 2015) Gambar 3.1 Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Masuk
Keterangan gambar:
1. Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan
dipilah menjadi 2 macam, yaitu:
a) Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.
b) Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasia/rahasia dan
bukan rahasia, kemudian diserahkan kepada Agendaris.
Surat Pribadi disampaikan Kepada yang Bersangkutan Surat Dinas
Diterima pada satu pintu yaitu
Unit Logistik, Sekretariat dan
anggaran
Surat Dinas Bukan Rahasia
Disampaikan Kepada Pimpinan
Pendistribusian Surat Pendisposisian Surat
di i i S
Surat Dinas Rahasia Langsung disampaikan
Kepada Pimpinan
Pendesposisian Surat
34
2. Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan langsung
disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia
oleh Agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan membaca isi suratnya
terus dicatat pada buku agenda.
3. Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didisposisi ke Kepala
Divisi.
4. Kepala Divisi (alamat disposisi) setelah membaca isi surat yang kemudian
mendisposisi kembali kepada Unit Pengola yang menangani perihal isi
surat tersebut.
5. Dari Kepala Unit Pengola di disposisi pada pelaksana untuk di proses.
b. Pengelolaan Surat Keluar
Pengelolaan surat keluar dalam suatu perusahaan tergantung dengan sistem
yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan
(Wursanto, 2004:145-148).
Pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan pengiriman surat.
1) Pembuatan Konsep Surat
Ada tiga cara untuk membuat konsep surat, yaitu konsep yang dibuat oleh
pimpinan sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya dan
konsep dibuat dengan mendikte.
2) Pengetikan Konsep Surat
Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut:
a) Persetujuan konsep surat
b) Pengiriman konsep surat
c) Pemeriksaan hasil pengetikan
Pengiriman surat-surat melalui proses sebagai berikut:
a) Pemberian cap
b) Pengetikan amplop atau sampul surat
c) Pemeriksaan surat
d) Melipat surat
e) Menutup amplop
f) Menempelkan perang
Menurut Barthos (2007:241) alur dalam pengelolaan surat keluar yaitu:
Surat diterima oleh satuan kerja pengarah selanjutnya dilampiri kartu kendali
rangkap 3. Ketiga kartu kendali diisi kolom-kolomnya, kemudian lembar pertama
disimpan oleh pengaruh, lembar kedua dan ketiga bersama tembusan pertinggalnya
disampaikan kepada pengolah.
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa surat merupakan
salah satu alat komunikasi tertulis dan juga merupakan salah satu bentuk arsip
yang hendaknya dikelola dengan baik dan benar agar administrasi perkantoran
sehari-hari dapat berjalan dengan lancar. Dengan demikian penanganan surat
masuk maupun surat keluar diperlukan prosedur tertentu yang harus ditaati,
sehingga tidak terjadi kemacetan. Demikian halnya dengan proses pengelolaan
surat keluar harus melalui tahap-tahap pembuatan konsep surat, pengetikan
36
Berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar.
[image:46.595.128.526.124.433.2]Sumber: Modul Melakukan Prosedur Administrasi (Wursanto, 2003:127)
Gambar 3.2 Bagan Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar
Keterangan gambar :
1. Pembuatan surat diawali dengan adanya perintah atau instruksi dari pimpinan
kepada Unit Pengolah.
2. Unit Pengolah kemudian membuat konsep surat.
3. Konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan
Persetujuan.
4. Konsep surat yang sudah disetujui oleh pimpinan kemudian diserahkan ke
bagian Verbalis untuk mendapatkan nomor surat. Perintah/Instruksi
Pembuatan Surat
Pembuatan
Konsep Surat Persetujuan Konsep Surat
Penomoran Surat
Pengetikan dan Penelitian Surat
Penandatangan Pencatatan
Asli Ekspeditor
Arsiparis Tembusan
6. Tugas juru ketik kemudian adalah:
a. Mengetik konsep tersebut rangkap dua (satu untuk dikirim dan satu untuk
diarsipkan)
b. Setelah selesai pengetikan, juru tik membubuhkan paraf pada lembar
konsep, dan
c. Menyerahkan naskah surat kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha
untuk dicocokkan dengan konsep surat.
Apabila naskah surat tidak sama dengan konsep maka naskah akan
dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang, tetapi apabila naskah
surat sudah sesuai dengan surat maka Sekretaris dan Kepala Tata Usaha
akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian (tanda taklik)
di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.
7. Naskah surat kemudian diserahkan kepada pimpinan yang memberikan
instruksi untuk ditandatangani.
8. Setelah ditandatangani, surat asli dan tembusan diserahkan ke bagian Verbalis
untuk dicatat di buku verbal atau buku agenda. Surat keluar kemudian dicap
dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat. Surat asli
diserahkan ke bagian ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian
arsip.
9. Surat asli oleh ekspeditur dicatat dalam buku ekspedisi kemudian dilipat dan
38
10. Tembusan surat oleh Arsiparis dicatat dalam buku arsip kemudian diarsipkan
menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan di kantor tersebut.
D. Prosedur Surat Menyurat Pada Bank Indonesia Medan
Prosedur Surat Menyurat Pada Bank Indonesia Medan dapat dilakukan
sebagai berikut:
1. Prosedur surat masuk pada Bank Indonesia Medan:
Surat masuk diterima dari pihak ke tiga, harus melalui pintu surat logistik,
sekretariat dan anggaran, kemudian surat di teliti no surat, tanggal surat dan
perihal, tujuannya untuk di arahkan unit pengelola sesuai dengan isi surat.
2. Prosedur surat keluar pada Bank Indonesia Medan:
Setiap unit pengelola yang menciptakan surat keluar kepada pihak ketiga atau
intern yang dilengkapi dengan no surat, tanggal surat dan tanda tangan
pejabat. Pendistribusiannya melalui satu pintu yaitu logistik, sekretariat dan
anggaran untuk di teruskan ke alamat yang dituju melalui pos atau KGP
(Kerta Gaya Pustaka).
E. Tujuan Penulisan Surat
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti
mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan
tertentu, diantaranya :
1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim
salah tanggap.
Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah
hal-hal sebagai berikut:
1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.
2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan
dari pengirim.
3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
5. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.
6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
F. Fungsi dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja Kantor
Selain sebagai sarana atau wahana komunikasi, surat juga mempunyai
fungsi lain,
1. Menurut Barthos (2009:36) surat mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Wakil dari pengirim atau penulis.
b. Bahan Pembukti.
c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
d. Alat pengukur kegiatan organisasi.
e. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
2. Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2008:2-3) antara lain:
a. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan sarana
40
b. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi
atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
c. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara
tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan
hukum.
d. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk
informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti.
e. Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan
selanjutnya baginya.
f. Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan
pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya.
g. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak
dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.
h. Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau
perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang
membaca surat tersebut.
i. Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan
juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan
pembuat surat secara nyata.
Dari fungsi surat diatas dapat diketahui kedudukan surat dalam kinerja
2. Surat berkedudukan sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
3. Surat berkedudukan sebagai jaminan.
G. Sarana Pengurus Surat
Dalam penanganan surat diperlukan alat-alat sebagai berikut :
1. Kartu kendali
Kartu kendali merupakan alat yang berfungsi untuk menelusuri dan
mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Kartu kendali dapat
digunakan sebagai pengganti dari buku agenda, karena dengan menggunakan
buku agenda justru akan mempersulit dalam penemuan informasi suatu
surat secara cepat. Kartu kendali yaitu prosedur pencatatan dan pengendalian
surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan
(Amsyah, 2005:57).
Kartu kendali dapat digunakan untuk mendapatkan informasi suatu surat
agar lebih mudah dibanding dengan buku agenda. Sebab kartu kendali
disusun sistematis didalam kotak, sedangkan buku agenda susunannya
kronologis.
2. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik
yang diberikan oleh atasan kebawahan maupun sebaliknya (Barthos, 2009:5).
Lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat dari pimpinan
mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun
42
Lembar disposisi disiapkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja
pengarah dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya
kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran setengah
kuarto.
3. Folder
Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder
terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan
titel file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian
rupa sehingga dapat membuat daya muat dokumen. Pada umumnya folder
terbuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran
panjang 8-9 cm, lebar 2 cm. Folder diisi dengan (tempat memasukkan)
dokumen atau arsip hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu
masalah. (Barthos, 2009 : 198)
4. Guide (penunjuk atau pemisah)
Guide merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan, sekaligus
berfungsi sebagai pemsah antara berkas-berkas tersebut. Guide berbentuk segi
panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, dengan panjang 33-35 cm dan
tinggi 23-24 cm. Guide mempunyai tab (bagian yang menonjol) diatasnya
yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode klasifikasi dan
disusun secara berdiri (Barthos, 2009:199).
5. Tickler file (berkas pengingat)
Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali atau
Filling cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi
lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling cabinet berlaci
empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta praktis
(Barthos, 2009:201).
7. Buku agenda
Buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang
dicatat. Buku agenda juga digunakan sebagai alat bantu untuk mencari
surat yang disimpan di file dan merupakan referensi pertama untuk
mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat
44 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya dapat ditarik
kesimpulan secara garis besarnya adalah sebagai berikut:
1. Surat pada Bank Indonesia Medan sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat
merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting dalam
ketatausahaan, hampir semua kegiatan ketatausahaan berkaitan dengan surat,
mulai dari mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, menyimpan
dan mendistribusikan informasi-informasi.
2. Penanganan surat menyurat pada Bank Indonesia Medan bisa dikatakan baik
dan lancar, meskipun pencatatan surat hanya tergantung pada buku agenda,
dan pegawai yang mengelola surat hanya satu orang (pengelola tunggal) yang
sering disebut pada satu pintu.
B. Saran
Adapun beberapa saran yang diberikan kepada Bank Indonesia Medan
adalah:
1. Penanganan surat menyurat pada Bank Indonesia Medan sudah baik dan akan
lebih baik jika perusahaan melakukan pengawasan terhadap proses penaganan
surat menyurat seperti mendata semua surat yang masuk sesuai pokok bidang
yang dituju, dan mengecek setiap surat yang akan dikirim seperti apakah
nomor surat sudah diberikan, sehingga perusahaan dapat mengetahui jika ada
kesalahan-kesalahan yang harus diperbaiki untuk mengoptimalkan kinerja
cukup baik, dan akan lebih baik lagi jika pegawai pengelola surat hendaknya
sering mengikuti pelatihan-pelatihan oleh instansi yang terkait dengan
pengelolaan surat menyurat. Cara apapun yang digunakan dalam
berkomunikasi ini tetap tujuannya menyampaikan informasi-informasi dari
pengirim kepada penerima. Dalam menyampaikan informasi ini, mungkin saja
banyak gangguan-gangguan yang terjadi, baik gangguan lingkungan, fisik,
bahasa ataupun gangguan lainnya yang timbul karena perbedaan latar
belakangantara pengirim dengan penerima informasi. Dikarenakan itu,maka
46
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.
Atmosudirjo, Prajudi. 2001.Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Ghaira Indonesia.
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Gie, The Liang. 2003. Kamus Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Nurcahaya.
Kasmir. 2000. Manajemen Perbankan. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
Rahardi, Kunjana. 2008. Penyunting Bahasa Indonesia Untuk Karang Mengarang.Jakarta: Erlangga.
Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.Bandung: Mandar Maju.
Silmi, Sikka Mutiara. 2008.Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta: Absolut.
