BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, yang ditandai oleh aktivitas kerja yang semakin tinggi serta adanya kesempatan yang sama untuk dapat bekerja pada bidang yang sesuai dengan kemampuan suatu perusahaan. Setiap mahasiswa semester V ( lima ) diwajibkan mengikuti kerja praktek sesuai dengan kurikulum program studi sekretaris eksekutif yang berlaku di Universitas Komputer Indonesia.
Unversitas Komputer Indonesia ( UNIKOM ) saah satu Universitas yang mampu memberikan sarana dan prasarana untuk menunjang pola pikir masyarakat dalam menghadapi teknologi. Karena pada dasarnya UNIKOM menerapkan ilmu pendidikan yang diimbangi dengan penggunaan aplikasi media elektronik. UNIKOM membawahi beberapa fakultas, salah satunya yaitu Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dimana di dalam Fakultas tersebut terdapat beberapa program studi diantaranya yaitu Program studi Sekretaris Eksekutif.
Indonesia memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan nya sehingga pelanggan merasa puas apabila semua karyawan PT. Pos Indonesia bisa melayani dengan baik dan ramah.
PT. POS INDONESIA memerlukan seorang sekretaris yang handal untuk membantu pekerjaan pimpinan. Tugas dari seorang sekretaris pada PT. Pos Indonesia diantaranya mengetik ( surat, laporan, proposal ), menelpon dan menerima telepon, menerima tamu, korespondensi, pengurusan surat – surat masuk, pemberkasan. Peranan sekretaris juga sangat berhubungan dengan administrasi PT. POS INDONESIA UNIT KARANGAMPEL – INDRAMAYU, karena kedua hal tersebut saling berkaitan.
Surat menyurat di PT. Pos Indonesia yaitu menggunakan sistem wilayah, yang dimaksud sistem wilayah adalah pembagian wilayah administrsi yang berdasarkan pembagian wilayah untuk kepentingan administrasi instansi tertentu.
Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk mengambil judul laporan kerja praktek yaitu “ PELAKSANAAN PENGADMINISTRASIAN SURAT MENYURAT PADA BAGIAN
ADMINISTRASI PT. POS INDONESIA UNIT KARANGAMPEL –
1.2 Tujuan Kerja Praktek
Pada dasarnya penulisan laporan kerja praktek ini dimaksudkan sebagai studi banding terhadap penerapan teori yang penulis peroleh dengan situasi lingkungan kerja yang sebenarnya. Adapun tujuan kerja praktek :
1. Untuk mengetahui surat – surat apa saja yang diadministrasikan pada bagian administrasi di PT Pos Indonesia.
2. Untuk mengetahui Bagaimana pelaksanaan pengadministrasian surat menyurat pada bagian administrasi PT. Pos Indonesia.
3. Untuk mengetahui Hambatan dan upaya apa saja yang terjadi pada pelaksanaan pengadministrasian PT. Pos Indonesia.
1.3 Kegunaan Kerja Praktek
Kerja praktek yang dilakukan penulis tentunya terasa manfaatnya, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pihak yang terlibat diantaranya :
1. Perusahaan
Untuk mempermudah dan membantu perusahaan dalam menentukan efisiensi kerja para karyawan dalam pelaksanaan kegiatan usahanya. 2. Lembaga pendidikan
3. Penulis
Untuk menambah wawasan, pengetahuan, serta pengalaman kerja untuk menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya.
1.4 Lokasi Dan Waktu Kerja Praktek
Tempat dilakukan kerja praktek dimana penulis mendapatkan data – data
yaitu pada “ Bagian Administrasi “, yang beralamat di Jl. Raya Selatan No.19
Karangampel – indramayu 45283. Waktu praktek kerjanya selama satu bulan, yaitu tanggal 02 Agustus – 02 September 2010.
Aktivitas kerja karyawan mulai senin sampai sabtu, sedangkan aktivitas penulis sendiri yaitu hari senin sampai sabtu.
Adapun yang lainnya jika penulis sendiri memakai pakaian yang rapih dan sopan. Waktu yang dipergunakan penulis untuk melaksanakan aktivitasnya :
a. Aktivitas kerja mulai pukul 07.30 wib b. Selesai aktivitas pukul 15.00 wib
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
Tahun Akademik 2009 – 2010
No Uraian Bulan
Juli Agustus September Oktober November Desember
1 2 3 4 5 u 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 Permohona n surat ijin kerja praktek
2 Pelaksanaa n kerja praktek di PT. Pos Indonesia
3 Proses pengumpul an data
4 Penyusuna
n laporan kerja praktek
5 Bimbingan laporan kerja praktek
6 sidang kerja praktek
6
BAB II
GAMBARAN SINGKAT PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat PT. POS INDONESIA
Perposan “modem” di indonesia sejak tahun 1602 di jaman V.O.C (
Jepang. Fase ini merupakan tonggak dimulainya pengelolaan dan pelayanan pos oleh bangsa indonesia. Peristiwa 27 September 1945 lebih dikenal sebagai “ Hari Bhakti Postel “.
2.2 Misi Dan Sasaran Perusahaan
Misi
Pos Indonesia menyatakan solusi handal dalam hal mail, logistic, dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif.
Mengelola perusahaan sesuai dengan prinsip bisnis yang sehat dengan dukungan teknologi tepat guna dan sumber daya manusia profesioanal. Menyediakan layanan komunikasi, logistic, transaksi keuangan dan layanan pos lainnya yang memiliki nilai tambah tinggi bagi kepuasaan pelanggan.
Mengembangkan usaha yang dimiliki daya saing kuat baik di pasar domestik maupun pasar global.
Memberikan pelayanan untuk kemanfaatan umum yang menjangkau seluruh pelosok tanah air dengan perlakuan yang sama guna menjangkau pesatuan dan kesatuan bangsa serta memperketat hubungan antar bangsa.
8
Sasaran Perusahaan
Sasaran di dalam PT. Pos Indonesia adalah konsumen atau masyarakat. Dalam hal ini bermaksud untuk memberikan pelayanan yang sebaik – baiknya, PT. Pos Indonesia juga memiliki produk atau jenis – jenis layanan, sebagai berikut :
Produk Wesel pos
Pengirim dapat melakukan transfer dan mencairkan uang di seluruh
jaringan pos remitance, pemberitahuan informasi kiriman kepada penerima dapat disampaikan melalui surat pos, telefon, dan email.
Maksimum tarnsfer uang sebesar Rp. 25.000.000,00 setiap transaksi.
No Produk
Minimum
BSU ( Rp )
Maksimum
BSU ( Rp )
Tarif
( Rp )
1
Instan
-
Rp. 200.000
Rp.
22.000
2
Instan
Rp. 200.000
Rp.10.000.000
Rp.
27.500
3
Instan
Rp. 10.000.000
Rp.25.000.000
Rp.
22.000
4
Prima
-
Rp. 100.000
Rp. 9.900
5
Prima
Rp. 100.000
Rp. 200.000
Rp. 9.900
6
Prima
Rp. 1.000.000
Rp.10.000.000
Rp.15.000
7
Prima
Rp. 1.000.000
Rp.10.000.000
Rp.
17.000
8
Prima
Rp. 10.000.000
Rp. 25.000.000
Rp.
Jenis layanan yang ada di kantor pos :
Wesel Pos Instan
Pemberitahuan informasi kiriman kepada penerima melakukan oleh pengirim. Informasi kiriman meliputi NTP ( nomor transaksi pusat ) dan Pin ( nomor identitas pribadi ) serta QA ( pertanyaan dan jawaban ) jika ada, informasi tersebut nantinya akan dipergunakan sebagai syarat pencairan uang oleh penerima.
Wesel Pos Reguler
Pemberitahuan informasi kiriman kepada penerima disampaikan dalam bentuk surat melalui PT. Pos Indonesia yang ada surat tersebut nantinya akan dipergunakan sebagai syarat pencairan uang oleh penerima. Surat tersebut berisi informasi kiriman, diantaranya nomor resi, NTP ( nomor transaksi pusat ) dan besar uang.
2.3 Struktur Organisasi
2.3.1 Pengertian organisasi dalam arti formal
10
2.3.2 Pengertian organisasi dalam arti informal
Adalah merupakan pola hubungan yang terjadi atau berlangsung antara manusia yang berada di dalam organisasi itu disebabkan karena adanya kesamaan seperti kepentingan, perasaan, tugas dan pekerjaan, kegemaran. Dengan demikian dapatlah disimpulkan bahwa pola hubungan dalam organisasi, baik secara formal maupun informal adalah merupakan suatu sistem fisik, biologi, personal, an sosial yang kompleks sifatnya, tetapi mempunyai pola hubungan yang sistematis.
2.3.3 Tipe Organisasi yang digunakan dalam struktur organisasi di PT.
POS Indonesia unit Karangampel – Indramayu.
Menggunakan Tipe Organisasi Lini dan staf karena mereka yang terlibat secara langsung pada pelaksanaan tugas – tugas pokok yang bersifat operasional dari organisasi tersebut. Mereka berada di garis komando atau hirarki untuk menerima perintah dan menjalankan tugas serta tanggung jawabnya masing – masing. Orang – orang dalam kelompok staf ini adalah mereka yang melaksanakan tugas penunjang berarti membantu tugas pokok berupa nasihat atau saran, pemberiann konsep atau disebut dengan tugas auxiliary ( untuk memberikan kepuasan, jasa/pelayanan ).
Kebaikannya :
a. Dalam organisasi lini dan staf terdapat pembagian tugas yang jelas di antara para anggotanya, yaitu tugas pokok dan tugas penunjang.
c. Promosi jabatan dilakukan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan.
d. Pengambilan keputusan berdasarkan perencanaan yang matang dapat dilakukan.
e. Koordinasi dapat dilakukan dengan baik.
Kelemahannya :
Sering manusia – manusia yang ada di dalamnya sukar membedakan nama yang dimaksudkan hanya sebagai nasihat dan mana yang sudah berwujud perintah harus diekrjakan, tidak bisa tidak.
Pembagian tugas dan wewenang serta mekanisme kerja yang jelas merupakan hal yang terpenting dalam suatu organisasi. Tujuan dari semua itu adalah untuk memperoleh kemudahan, sumber daya manusia yang berpotensi, kelancaran dan ketertiban dalam menjalankan pola organisasi yang teratur dan sistematik guna memberikan kejelasan dalam melaksanakan pemberian tugas, juga untuk memudahkan dalam pengaturan data manajemen perusahaan.
Kantor pos Indramayu memiliki struktur organisasi tersendiri dengan maksud untuk memberikan gambaran tentang tanggung jawab dan wewenang tiap bagian dalam melaksanakan aktifitas di kantor pos ini. Sehingga diharapkan pelayanan Pos dapat lebih di tingkatkan dan pada akhinya dapat mencapai tujuan, yaitu tercapai nya kepuasan pemakai jasa Pos dan Giro.
12
2.5 Job Description
1. Kepala Kantor Pos Cabang
Memimpin pegawai Pengambil keputusan Mengontrol pegawai Mengarahkan
2. Loket 1
Melayani konsumen
Penanganan atau pengaduan complain para konsumen Loket pembayaran
3. Antaran
Kantor Cabang Antaran Pembinaan
4. Pos Keliling Desa
Melayani konsumen di desa – desa terpencil
14
5. Loket 2
Melayani konsumen
Penanganan atau pengaduan complain para konsumen Loket pembayaran
6. Administrasi
Mencatat surat masuk Mencatat buku agenda
15
3.1 Aspek Pelaksanaan Kerja Praktek
PT. Pos Indonesia karangampel merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa, pemegang tertinggi mengenai surat menyurat dan mempunyai kewajiban memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakat dengan mutu dan keadaan yang baik, PT. Pos Indonesia unit karangampel juga memiliki pelayanan lain yang diberikan kepada konsumen antara lain : pembayaran listrik, PDAM, angsuran motor, dll.
3.2 Bidang Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek
Bidang pelaksanaan kerja praktek yang selama ini penulis lakukan di PT. Pos Indonesia ( persero ) karangampel, selama kurang lebih satu bulan. Dan penulis di tempatkan di bagian administrasi di PT Pos Unit karangampel.
Dibagian administrasi penulis diberi tugas oleh perusahaan yang nama tugas tersebut adalah sebagai berikut :
a. Memasukkan data – data ke komputer b. Mencatat surat masuk
c. Melayani konsumen
19
3.3 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Saat melaksanakan kerja praktek di “ bagian administrasi PT. POS (
Persero ) unit Karangampel – Indramayu “ penulis dibimbing dan diberi tugas sebagai berikut:
a. Membantu mengarsipkan surat masuk
b. Melayani konsumen yang ingin melakukan transaksi
c. Membantu dalam penyaluran dana pensiun, pkh ( program keluarga harapan ), dan bsm ( bantuan siswa miskin ).
3.4 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
Pelaksanaan administrasi yang penulis lakukan selama kerja praktek di bagian administrasi di PT. Pos Indonesia unit Karangampel – Indramayu adalah sebagai berikut :
3.4.1 Macam – Macam Surat yang diadministrasikan pada bagian
administrasi PT. Pos Indonesia unit Karangampel – Indramayu
1. Surat Keputusan :
Yaitu surat yang memuat penetapan kebijaksanaan, antara lain mengenai ketatalaksanaan keorganisasian, keuangan, dan perijinan.
2. Surat Instruksi :
Yaitu surat yang memuat perintah dengan petunjuk teknis pelaksanaan suatu kebijaksanaan/ketetapan.
Yaitu surat yang lainnya memuat petunjuk penjelasan/penjabaran tentang hal hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan.
4. Surat Pengumuman :
Yaitu surat yang memuat suatu informasi atau penjelasan yang berlaku umum untuk waktu satu kali atau waktu terbatas.
3.4.2 Pelaksanaan Pengadministrasian surat menyurat pada bagian
Administrasi PT. Pos Indonesia unit Karangampel – Indramayu
1. Mengarsipkan Surat
Beberapa hal yang dilakukan dalam pelaksanaan mengarsipkan surat di bagian Administrasi di PT. Pos Indonesia unit Karangampel – Indramayu adalah :
Pelaksanaan pengadministrasian di kantor pos ini menggunakan sistem pengarsipan surat secara sistem wilayah atau geografis. Jadi pengadministrasian yaitu mengarsipkan surat – surat yang masuk sesuai dengan wilayah asal surat tersebut.
Prosedur penyimpanan sistem wilayah tersebut adalah sebagai berikut :
Memeriksa
19
Mengkode
Mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap kata tangkap yang dipilih pada pekerjaan mengindeks, atau menambahkan kata tangkap.
Menyortir
Penyortiran hanya dilakukan bilamana jumlah surat yang akan disimpan cukup banyak. Langkah ini memudahkan pekerjaan petugas.
Menempatkan
Pekerjaan ini memerlukan ketelitian, sebab sekali dokumen ( surat dan non – surat ) salah letak di dalam penyimpanan, maka dokumen tersebut berarti hilang.
Seperti Gambar di bawah ini :
Sistem Wilayah atau Geogarfis
Wilayah 1 wilayah
1
kaplongan Kedokan
agung
Kedokan
bunder
cangkingan mundu
Wilayah 2 Wilayah 2 karangam pel Tanjung sari Tanjung pura
3.4.3 Hambatan – hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan administrasi
dan Upaya yang sudah dilakukan bagian pengadministrasian di PT.
Pos Indonesia unit Karangampel – Indramayu.
1. Dalam hal pengadministrasian surat masuk tidak adanya tempat khusus untuk masing masing surat, jadi surat di tumpuk menjadi satu.
2. Sarana maupun prasarana seperti kursi dan meja tidak terawat. Akibat nya menghambat proses kerja pegawai.
3. Lemari arsip untuk tempat penyimpanan surat – surat sudah sangat penuh, jadi sulit di cari jika ada surat yang ingin digunakan.
Upaya Penanganan Pengadministrasian
Pada dasarnya upaya yang sedang dilakukan untuk memperbaiki sistem pengadministrasian surat di bagian administrasi sudah berjalan sedikit demi sedikit. Sebaiknya dalam pelaksanaan administrasi dibantu oleh sekretaris yang fungsinya untuk mengurangi beban pekerjaan seorang administrasi. Contohnya seperti sistem indeks. Diantaranya :
1. Memperbaiki sistem pengadministrasian yang sebelumnya menjadi lebih teratur.
2. Menjaga sarana dan prasarana yang dimiliki PT. Pos Indonesia, agar pegawai dapat bekerja lebih baik.
20
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil kerja praktek yang telah dilakukan oleh penulis pada bagian humas PT. POS ( Persero ) unit Karangampel, serta pembahasan yang
telah diuraikan mengenai “ PELAKSANAAN PENGADMINISTRASIAN
SURAT MENYURAT PADA BAGIAN ADMINISTRASI PT POS INDONESIA
UNIT KARANGAMPEL “, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Macam – macam surat yang diadministrasikan pada bagian administrasi PT. POS ( Persero ) unit Karangampel terdiri dari :
Surat Keputusan Surat Instruksi Surat Edaran Surat Pengumuman
2. Pelaksanaan pengadministrasian surat di PT. Pos Indonesia unit Karangampel – Indramayu telah dilakukan sesuai prosedur pengarsipan surat yang berlaku. Pelayanan terhadap konsumen pun sudah baik.
1. Dalam hal pengadministrasian surat masuk tidak adanya tempat khusus untuk masing masing surat, jadi surat di tumpuk menjadi satu.
2. Sarana maupun prasarana seperti kursi dan meja tidak terawat. akibat nya menghambat proses kerja pegawai.
3. Lemari arsip untuk tempat penyimpanan surat – surat sudah sangat penuh, jadi sulit di cari jika ada surat yang ingin digunakan.
4.2 Saran
Agar pelaksanaan pengadministrasi PT. Pos Indonesia unit Karangampel – Indramayu berjalan dengan baik, penulis menyarankan :
1. Sebagai seorang administrasi harus lebih meningkatkan mutu dan sistem kerja yang baik sesuai ketentuan. Terutama dalam hal surat menyurat, oleh karena itu sangat di perlukan seseorang yang benar – benar memahami apa itu administrasi yang sebenarnya.
2. Dalam hal pelaksanaan nya harus lebih mengutamakan sistem kerja yang sebenarnya, jangan menggunakan sistem yang seadanya. Karena dapat mempengaruhi proses pengadministrasian surat tersebut.
21
4.2 Saran
Untuk menangani beberapa kelemahan dari sistem informasi tersebut, maka hal hal dibawah ini cukup penting untuk dilaksanakan, antara lain :
1. Agar tidak terjadi penumpukan surat masuk maupun surat keluar sebaiknya di perlukan karyawan yang benar – benar mengerti tentang pengadministrasian surat.
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek
Jenjang Studi Diploma III
ATIENA SARI WULANDARI
43408002
PROGRAM STUDI SEKRETARIS EKSEKUTIF
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
ii
Kata Pengantar
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, disertai dengan do’a serta ketulusan hati penulis dapat
menyelesaikan laporan kerja praktek dengan judul “ Pelaksanaan
Pengadministrasian Surat Menyurat Pada Bagian Administrasi PT. Pos Indonesia unit Karangampel – Indramayu.
Laporan kerja praktek ini dapat terselesaikan berkat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua yang telah memberikan limpahan serta kasih sayangnya selama ini, memberikan dukungan baik secara moril maupun materil dan spiritual yang sangat dibutuhkan penulis selama ini. Bapak/Ibu selaku dosen pembimbing yang senantiasa meluangkan waktu dan memberikan ilmu pengetahuan serta bimbingannya selama menyusun laporan kerja praktek ini.
Dalam kesempatan ini pula penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah banyak membantu penulis dalam penyusunan laporan kerja praktek ini yang terhormat kepada :
1. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.SC, selaku Rektor Unikom Bandung 2. Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., MA, selaku dekan Fisip UNIKOM
ii
4. Ibu Poni Sukaesih Kurniati, S.ip, M.SI, selaku Dosen Kemahasiswaan Program Studi Sekretaris Eksekutif Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia.
5. Seluruh Staf Dosen dan Sekretariat Sekretaris Eksekutif Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia.
6. Seluruh Staf PT. Pos Indonesia unit Karangampel – Indramayu.
7. Teman – Teman Seperjuangan angkatan 2008 yang selalu memberi semangat dan masukan.
8. Dan pihak – pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis berharap Laporan ini bisa bermanfaat bagi Penulis khususnya dan Pembaca pada umumnya. Tiada kesempurnaan di dunia ini kecuali Tuhan YME, maka untuk mendekati kesempurnaan itu mohon kiranya kepada pembaca untuk memberikan kritik dan saran yang membangun guna memperbaiki Laporan ini di masa yang akan datang.
Bandung, Desember 2010
