Analisis Pengendalian Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PT. Trust Finance Indonesia, Tbk

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STRATA-1

ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL PENERIMAAN DAN

PENGELUARAN KAS PADA PT.TRUST FINANCE INDONESIA TBK

SKRIPSI

DISUSUN

O

L

E

H

NAMA : DONNY WISUDANA

NIM : 040503008

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Medan

(2)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa Skripsi yang berjudul : “ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. TRUST FINANCE INDONESIA, TBK”, adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul belum pernah di muat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi untuk level program S1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.

Medan, 10 Maret 2010 Yang Membuat Pernyataan

Nama : Donny Wisudana

(3)

Abstrak

PT. Trust Finance Indonesia Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pembiayaan dalam bentuk penyediaan dana atau barang modal yang meliputi sewa guna usaha, anjak piutang, pembiayaan kartu kredit dan pembiayaan konsumen. Perusahaan memperoleh izin usaha lembaga pembiayaan dari Menteri Keuangan Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. 159/KMK.06/2001 tanggal 3 April 2001 dan telah diperbaharui dengan Surat Keputusan No. Kep-078/KM.6/2003 tanggal 24 Maret 2003.

Adapun metode yang digunakan oleh penulis dalam menganalisis data adalah metode deskriptif yaitu dengan menguraikan dan menjelaskan tentang pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Trust Finance Indonesia, Tbk. Jenis data yang dikumpulkan adalah data yang bersifat kualitatif yang terdiri dari data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah menggunakan teknik penelitian lapangan dengan cara wawancara dan teknik dokumentasi.

Setelah melakukan analisis, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Trust Finance Indonesia, Tbk sudah diterapkan sesuai dengan prosedur dan standar operasi perusahaan No: TFI/SPO/09.00/VI/2005. Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui aliran dana kas masuk dan kas keluar serta dapat mencegah penyimpangan penyalahgunaan tugas dan wewenang.

Saran-saran yang dapat dikemukakan dari masalah yang ditemukan antara lain: 1. Hendaknya perusahaan mewajibkan pelanggan untuk langsung melaporkan

aplikasi setorannya ke perusahaan dan bila masih terjadi keterlambatan, perusahaan bisa memberi peringatan atau menetapkan kebijakan lainnya.

2. Pengeluaran kas kecil belum sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dimana pengeluaran kas dibawah Rp. 300.000,- menggunakan tunai, sedangkan jika melebihi Rp. 300.000,- menggunakan cek / giro. Prosedur yang ditetapkan perusahaan menggunakan system imprest atau dana tetap yaitu sebesar Rp. 2.500.000,- Dari jumlah tersebut masih terhitung kas kecil dengan pembayaran tunai tanpa harus mengeluarkan cek / giro.

.

(4)

Abstract

PT. Trust Finance Indonesia, Tbk, represent company which active in defrayal in the form of is ready of capital goods or fund covering tenure by long lease rent, payment receivable, defrayal of credit card and defrayal of consumer. Company obtain get permit is effort defrayal institute of Minister for Finance Republic Of Indonesia by letter Decision of No. 159/KMK.06/2001 April 3th 2001 and have been innovated by letter Decision of No. Kep-078/Km.6/2003 is March 24th 2003.

As for method used by writer in analyzing data is descriptive method that is by elaborating and explaining about internal operation of revenue and expenditure of cash at PT. Trust Finance Indonesia, Tbk. Type Data the collected is data having the character of qualitative which consist of primary data and data of secondary. Technique data collecting in this research is to use technique research of field by documentation technique and interview.

Analysis having taken steps, can be concluded that internal operation of revenue and expenditure of cash at PT. Trust Finance Indonesia, Tbk, have been applied as according to standard and procedure operate for company of No: TFI/SPO/09.00/VI/2005. Thereby, company can know cash fund stream enter and cash go out and also can prevent deviation of abuse of authority and duty. Suggestions able to be told from problem of which is found for example:

1. Company shall oblige client to be direct to report its application to company and if/when still happened delay; company can send a warning or specify other policy

2. Expenditure of petty cash not yet as according to specified procedure where expenditure of cash below Rp. 300.000, - using cash, while if exceeding Rp. 300.000, - using cheque/giro. Specified by procedure is company use imprest system or fixed fund that is equal to Rp. 2.500.000, - From the amount still counted petty cash with lump-sum payment without having to release cheque/giro?.

(5)

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbilal’amin, segala puji lagi syukur penulis panjatkan Kehadirat Illahi Rabbi atas segala karunia tiada henti-henti yang menaungi tiap Langkah, gerak, lisan dan pikir penulis, sehingga dengan segala kesulitan dan sekaligus kemudahan skripsi ini dapat terselesaikan. Cinta lagi sanjung untuk terkasih Baginda Nabi Muhammad SAW.

Terima kasih yang tidak akan pernah putus penulis ucapkan kepada Ibunda tercinta Hanny Soezieana dan Ayahanda Syafril Gunawan. Terima kasih karena telah begitu bersabar selama ini.

Penulis skripsi ini tidak akan terwujud tanpa dukungan pengarahan, bimbingan, dan kerja sama semua pihak yang telah turut membantu dalam proses menyelesaikan skripsi ini. Untuk itu semua, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tulus kepada : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti, M.Si,Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku Sekretaris Depertemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Bapak Drs. Rustam, Ak selaku Dosen Pembimbing.

(6)

5. Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Dosen Pembimbing I dan Ibu Dra. Nurzaimah MM, Ak, selaku Dosen Pembimbing II. Terima Kasih atas saran dan masukan yang telah diberikan.

Medan, 10 Maret 2010 Penulis,

(7)

DAFTAR ISI

PERNYATAAN ………. i

KATA PENGANTAR……….ii

ABSTRAK ………. …....iv

ABSTRACT………v

DAFTAR ISI……… ..vi

BAB I: PENDAHULUAN A.Latar Belakang Masalah………. .1

B.Perumusan Masalah……… 3

C.Tujuan Penelitian……… 3

D.Manfaat Penelitian……….. 3

E. Kerangka Konseptual……….. 4

F. Abstrak………..5

BAB II: TINJAUAN PUSTAKA………. 7

A.Pengertian dan Klasifikasi Kas………...7

B.Pengertian Prosedur……….……11

C.Pengendalian Intern………. 12

1. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Intern………....12

2. Komponen-komponen Pengendalian Intern………....16

3. Pengendalian Intern Kas………..18

D.Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas………... 20

BAB III: METODE PENELITIAN………. 28

(8)

B.Jenis Penelitian………... 28

C.Responden………... 28

D.Jenis Data……… 29

E. Teknik Pengumpulan Data………. 29

F. Metode Penelitian………... 30

BAB IV: ANALISIS HASIL PENELITIAN………31

A.DATA PENELITIAN ……….31

1. Gambaran Umum PT. Trust Finance Indonesia, Tbk……….31

a. Sejarah Singkat Perusahaan………31

b. Struktur Organisasi Perusahaan………..31

c. Aktivitas Perusahaan………...33

2. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas………33

3. Pengendalian Intern Kas………..63

B. ANALISIS HASIL PENELITIAN………..63

1. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas………63

2. Pengendalian Intern Kas……….65

BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN ………..68

A. Kesimpulan……….68

B. Saran………69

(9)

Abstrak

Saran-saran yang dapat dikemukakan dari masalah yang ditemukan antara lain: 1. Hendaknya perusahaan mewajibkan pelanggan untuk langsung melaporkan

aplikasi setorannya ke perusahaan dan bila masih terjadi keterlambatan, perusahaan bisa memberi peringatan atau menetapkan kebijakan lainnya.

2. Pengeluaran kas kecil belum sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dimana pengeluaran kas dibawah Rp. 300.000,- menggunakan tunai, sedangkan jika melebihi Rp. 300.000,- menggunakan cek / giro. Prosedur yang ditetapkan perusahaan menggunakan system imprest atau dana tetap yaitu sebesar Rp. 2.500.000,- Dari jumlah tersebut masih terhitung kas kecil dengan pembayaran tunai tanpa harus mengeluarkan cek / giro.

.

(10)

Abstract

PT. Trust Finance Indonesia, Tbk, represent company which active in defrayal in the form of is ready of capital goods or fund covering tenure by long lease rent, payment receivable, defrayal of credit card and defrayal of consumer. Company obtain get permit is effort defrayal institute of Minister for Finance Republic Of Indonesia by letter Decision of No. 159/KMK.06/2001 April 3th 2001 and have been innovated by letter Decision of No. Kep-078/Km.6/2003 is March 24th 2003.

As for method used by writer in analyzing data is descriptive method that is by elaborating and explaining about internal operation of revenue and expenditure of cash at PT. Trust Finance Indonesia, Tbk. Type Data the collected is data having the character of qualitative which consist of primary data and data of secondary. Technique data collecting in this research is to use technique research of field by documentation technique and interview.

Analysis having taken steps, can be concluded that internal operation of revenue and expenditure of cash at PT. Trust Finance Indonesia, Tbk, have been applied as according to standard and procedure operate for company of No: TFI/SPO/09.00/VI/2005. Thereby, company can know cash fund stream enter and cash go out and also can prevent deviation of abuse of authority and duty. Suggestions able to be told from problem of which is found for example:

1. Company shall oblige client to be direct to report its application to company and if/when still happened delay; company can send a warning or specify other policy

2. Expenditure of petty cash not yet as according to specified procedure where expenditure of cash below Rp. 300.000, - using cash, while if exceeding Rp. 300.000, - using cheque/giro. Specified by procedure is company use imprest system or fixed fund that is equal to Rp. 2.500.000, - From the amount still counted petty cash with lump-sum payment without having to release cheque/giro?.

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan baik bergerak dibidang jasa, perdagangan, dan manufaktur selalu dihadapkan dengan masalah pengelolaan dan pengawasan harta bendanya. Terutama dalam pengelolaan harta perusahaan yang berbentuk kas.

Kas adalah harta perusahaan yang sangat penting dan likuid karena merupakan pembayaran atas transaksi-transaksi yang dilakukan. Kas paling banyak terlibat dalam transaksi-transaksi perusahaan. Hal ini disebabkan sifat-sifat transaksi perusahaan yang mencakup harga dan kondisi yang memerlukan pengelolaan dalam bentuk bahasa dan alat tukar. Alat tukar yang istimewa adalah uang. Kas terlibat langsung dalam transaksi ataupun kegiatan operasi perusahaan, baik itu dalam bentuk pengeluaran kas ataupun dalam bentuk penerimaan kas.

Untuk itu perusahaan membuat suatu prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dirancang sedemikian rupa sehingga kas yang akan dikeluarkan atau masuk ke dalam perusahaan dapat terlebih dahulu diproses melalui tahapan-tahapan dari prosedur tersebut. Mengingat kas merupakan objek yang paling sering diselewengkan karena kas merupakan aktiva yang paling bernilai dari aktiva lain, dan juga karena bentuknya yang kecil, tidak diketahui pemiliknya, dapat dipindahtangankan dengan cepat, serta diperlukan setiap orang.

(12)

perusahaan, semakin sedikit terjadi penyimpangan dan pemborosan yang dapat merugikan perusahaan. Salah satu sistem pengendalian yang dilakukan perusahaan adalah dengan menerapkan suatu prosedur untuk penerimaan dan pengeluaran kas dengan melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan.

PT.Trust Finance Indonesia.Tbk adalah perusahaan yang bergerak dibidang

leasing. Prosedur penerimaan kas pada PT. Trust Finance Indonesia.Tbk menggunakan

SOPP (system Online Payment Point) yaitu cara penyetoran langsung ke bank untuk penerimaan dari penjualan tunai dimana pembeli memesan terlebih dahulu ke bagian penjualan, kemudian bagian penjualan mengeluarkan formulir tentang jumlah yang harus disetor pembeli ke bank, satu lembar aplikasi setoran dari bank diberikan kepada kasir untuk diperiksa silang kebenarannya dengan bagian penjualan. Setelah itu bagian penjualan meminta bagian distribusi untuk mengirimkan pesanan tersebut kepada pelanggan. Secara teoritis program SOPP (System Online Payment Point) ini mirip dengan sistem Over-The-Counter Sales seperti yang dijelaskan di dalam buku "Sistem Akuntansi" karangan Mulyadi. Sedangkan untuk Prosedur pengeluaran kas pada perusahaan menggunakan sistem voucher dimana voucher tersebut disebut formulir kas putih. Dimana bukti kas putih telah disetujui terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang, baru dana tersebut dapat dicairkan di bank atau dikasir perusahaan.

(13)

B. Perumusan Masalah

Sehubungan dengan uraian latar belakang masalah, maka penulis merumuskan apa yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini yaitu:

Apakah pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan oleh perusahaan telah mendukung pencapaian tujuan pengendalian kas?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah :

Untuk mengetahui apakah penerapan pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas di perusahaan telah mendukung pencapaian pengendalian kas.

D. Manfaat Penelitian

Selain tujuan, penulisan ini juga memiliki manfaat, antara lain sebagai berikut:

1. Bagi penulis, penelitian ini dapat bermanfaat untuk menambah wawasan dan memperdalam pengetahuan mengenai pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Trust Finance Indonesia, Tbk.

2. Untuk perusahaan, penelitian ini dapat dijadikan sumbangan pemikiran yang berguna untuk meningkatkan pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas yang telah diterapkan selama ini.

(14)

E. Kerangka Konseptual

Berdasarkan latar belakang masalah, tinjauan teoritis, dan tinjauan penelitian terdahulu, maka peneliti membuat kerangka konseptual penelitian sebagai berikut:

PENGENDALIAN

PENERIMAAN PENGELUARAN

Penjelasan:

PENGENDALIAN INTERNAL PENERIMAAN DAN PT. TRUST FINANCE

INDONESIA TBK

PEMASARAN DAN NIAGA

(15)

Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas PT. Trust Finance Indonesia, Tbk, mempunyai prosedur dan standar operasi perusahaan No: TFI/SPO/09.00/VI/2005. Pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Trust Finance Indonesia, Tbk akan dijelaskan lebih lanjut dalam pembahasan Bab IV beserta mekanisme kerjanya. F. ABSTRAK

(16)

3. Hendaknya perusahaan mewajibkan pelanggan untuk langsung melaporkan aplikasi setorannya ke perusahaan dan bila masih terjadi keterlambatan, perusahaan bisa memberi peringatan atau menetapkan kebijakan lainnya.

(17)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian dan Klasifikasi Kas Pengertian Kas

Kas merupakan alat pengukur dari setiap aktifitas pembiayaan dalam kegiatan pertukaran barang dan jasa. Setiap aktifitas perusahaan membutuhkan penyelesaian dengan menggunakan alat tukar. Alat tukar yang standar adalah kas, sehingga hampir semua kegiatan perusahaan melibatkan kas baik secara langsung maupun tidak langsung. Namun pos ini memberi dasar bagi pengukuran dan akuntansi untuk semua pos yang lain.

Seperti didefenisikan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (2002:2.2):

“Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid berjangka pendek dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan yang signifikan”

Sedangkan menurut Dyckman, dkk (1999:295):

“Akun kas hanya mencakup pos-pos yang tersedia untuk membayar kewajiban. Kas mencakup saldo simpanan pada lembaga keuangan, giro dan kartal, kas kecil serta instrumen lainnya yang diterima oleh lembaga keuangan untuk setoran langsung dan penarikan. Dokumen tersebut meliputi cek biasa, cek kasir, cek sertifikasi dan money order. Ekuivalen kas (cash equivalent) adalah unsur yang mirip kas namun tidak diklasifikasikan sebagai kas. Unsur ini mencakup treasury bills, kertas komersial, dan dana pasar uang, ekuivalen kas sangat mendekati kas tetapi tidak dalam bentuk yang diterima sehingga tidak dimasukkan dalam akun kas.”

(18)

tersedia untuk pembayaran kewajiban jangka pendek, yang tidak dibatasi penggunaannya, baik yang berada ditangan (cash on hand) maupun yang berada di bank. Selain kas ada juga setara kas (cash equivalent) yang sangat mirip dengan kas namun tidak dapat dijadikan sebagai alat pembayaran karena tidak dalam bentuk yang diterima umum seperti hal uang tunai.

Perkiraan kas terdiri dari kas yang ada dalam perusahaan disebut “Kas”, sedangkan kas yang ada di bank disebut “Bank”. Kas terdiri dari uang tunai (uang logam dan kertas), alat pembayaran yang dapat dinegoisasikan (negotiable instrument), simpanan di bank dan hal-hal lain yang dapat disamakan dengan uang kas. Contoh

negotiable instrument adalah wesel, cek, cek pribadi dan lain-lain. Perkiraan kas juga

meliputi kas kecil dan dana kas lainnya, seperti penerimaan uang tunai dan cek yang disetor ke bank.

Kas yang berupa uang tunai adalah alat pembayaran yang lazim atau sering dipergunakan sebagai alat pembayaran. Uang tunai sering kali hilang dan besar resikonya bila dipindahkan dalam jumlah yang banyak. Oleh karena itu seiring dengan perkembangan bisnis, maka semakin meluaslah pemakaian cek sebagai alat pembayaran.

Menurut Warren, dkk (2005 : 357):

“Cek adalah: dokumen tertulis yang ditandatangani oleh deposan yang memerintahkan bank untuk membayar sejumlah uang tertentu kepada perorangan atau badan usaha”.

(19)

Dalam aktivitasnya, perusahaan menggunakan kas untuk rnembiayai kegiatan perusahaan. Namun kas sering di salah artikan dan hanya di anggap scbagai uang tunai saja (uang kertas dan uang logam). Kas (cash) meliputi koin, uang kertas, cek, pos wesel, dan uang yang di simpan di bank yang dapat di tarik tanpa pembatasan dari bank yang bersangkutan.

Menurut Kieso, dkk (2002 : 385) klasifikasi kas adalah sebagai berikut : Klasifikasi Kas, ekuivalen kas, dan pos-pos non kas

Pos Klasifikasi Komentar

Kas Kas

Jika tidak dibatasi, dilaporkan sebagai kas. Jika di batasi, diidentifiaksi dan diklasifikasi sebagai aktiva lancar dan tidak lancar.

Kas kecil dan dana

pertukaran Kas Dilaporkan sebagai kas

Surat berharga jangka pendek

Ekuivalen kas Investasi dengan jatuh tempo kurang dari tiga bulan, urnumnya

digabungkan dengan kas. Surat berharga jangka

pendek

Investasi sementara Investasi dengan jatuh tempo tiga hingga dua belas bulan

Cek mundur dan IOU Piutang Diasumsikan dapat tertagih Uang muka

perjalanan Piutang

Diasumsikan dapat tertagih dari karyawan atau dikurangkan dari gaji mereka.

Perangko ditangan (Seperti Perangko dan Lain-lain)

Beban dibayar di dimuka Dapat diklasifikasikan sebagai persediaan perlengkapan kantor

Overdraft bank Kewajiban lancar Jika ada hak untuk mengoffset lain, kurangi kas

Kas didefinisikan secara terpisah. Sebagai deposito yang di simpan sebagai saldo kompensasi.

Kas dengan catatan pengungkapan

Diklasifiksan sebagai aktiva lancar atau tidak lancar dalam neraca

(20)

Kas dan ekuivalen kas merupakan unsur yang mirip dengan kas namun tidak di klasifikasikan sebagai kas meliputi media pertukaran dan instrument yang paling tepat di negosiasikan. Jika suatu pos tidak dapat dikonversikan menjadi uang logam atau uang kertas tanpa pemberitahuan terlebih dahulu, maka pos ini diklasifikasikan secara terpisah sebagai investasi, sebagai piutang atau sebagai beban dibayar dimuka. Kas yang tidak tersedia untuk membayar kewajiban yang jatuh tempo saat ini, dipisahkan dan diklasifikasikan dalam kelompok aktiva jangka panjang. Contoh aktiva jangka panjang : tanah, bangunan dan lain-lain.

Di samping itu syarat suatu elemen yang dapat disetarakan dengan kas adalah : 1. Dapat di terirna setiap saat sebagai alat pembayaran, khususnya di lingkungan usaha. 2. Dapat disetorkan ke bank sebagai rekening giro dan dapat di ubah menjadi kas dalam

jumlah yang telah di ketahui tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signitikan.

Adapun yang tidak dapat digolongkan sebagai bagian dari kas/bank pada neraca adalah sebagai berikut :

1. Dana yang disisihkan untuk tujuan tertentu, misalnya : a. Sinking fund, dana untuk pembayaran obligasi

b. Redemption fund, dana untuk penebusan saham preferen.

2. Persediaan Perangko

3. Cek mundur (post dated cheks), tetap di catat sebagai piutang sampai tanggal di mana cek tersebut di uangkan, cek mundur termasuk dalam kelompok piutang.

(21)

5. Rekening giro pada bank di luar negeri yang di batasi penggunaannya (tidak dapat segera dipergunakan)

6. Deposito berjangka (times deposit) yaitu simpanan di bank yang pengambilannya terikat pada peraturan-peraturan serta jangka waktu tertentu, sehingga simpanan tersebut tidak dapat di ambil atau diuangkan setiap saat sesuai dengan nilai nominalnya

7. Piutang wesel

8. Rekening giro di blokade, simpanan giro perusahaan dapat di blokade oleh pihak yang berwenang karena ada alasan-alasan tertentu. Rekening giro di blokade tidak dapat di ambil atau di pakai sebagai alat pembayaran pada setiap saat, oleh karena itu tidak dapat dimasukkan dalam elemen kas sampai dilakukan pencabutan blokade tersebut.

9. Kas bon atau uang muka intern merupakan bukti pengambilan uang kas yang dilakukan oleh petugas perusahaan untuk melakukan pembayaran kepada pihak luar yang jumlahnya belum dapat dipastikan dan bukti pendukungnya yang baru di peroleh setelah pembayaran di lakukan.

B. Pengertian Prosedur

(22)

dokumen, penerapan rancangan prosedur harus disertai rencana penetapan yang meliputi aspek : akuntansi yang dipakai, formulir-formulir, letak dan susunan suatu benda, pendidikan dan pelatihan pemakaian prosedur, koordinasi antar departemen serta jadwal penerapan prosedur.

Menurut Mulyadi (2002: 7):

"Prosedur adalah Suatu urutan pekerjaan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penangan secara seragam transaksi yang terjadi berulang-ulang".

Kegiatan klerikal (Clerical Operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar adalah: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan.

Sedangkan menurut Wilkinson (1995: 11):

“Prosedur adalah: langkah-langkah dalam siklus pemprosesan data yang tersusun dalam urutan tertentu".

C. Pengendalian Intern

1. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Intern Pengertian pengendalian Intern

(23)

pemeriksaan yang berkesinambungan dan menganalisa laporan dan catatan-catatan dari mana laporan didapat.

“Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.”

“Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhi kebijakan manajemen”.

Dari beberapa definisi di atas dapat diketahui bahwa :

1. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Pengendalian intern dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain.

3. Pengendalian intern diharapkan dapat memberikan keyakinan yang memadai bagi manajemen dan dewan komisaris.

4. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.

Tujuan Pengendalian Intern

(24)

Menurut Widjajanto (2001: 18):

“Pengendalian Intern (Internal control) adalah: Suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk:

a. Mengamankan aktiva perusahaan

b. Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi c. Meningkatkan efisiensi

d. Mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi.”

Dari pengertian diatas dapat dipahami bahwa pengendalian intern bertujuan untuk menjaga integritas Informasi Akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan, dan pencurian yang dilakukan oleh pihak di dalam maupun di luar perusahaan. Selain itu, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik disengaja ataupun tidak. Demikian rupa sehingga memperlancar prosedur audit. Agar dapat berjalan efektif, pengendalian intern memerlukan adanya pembagian tanggungjawab yang jelas dalam organisasi. Setiap fungsi harus ada penanggung jawabnya secara khusus. Tujuannya adalah agar setiap karyawan dapat mengkonsentrasikan perhatian kepada lingkup tanggung jawabnya masing-masing sehingga tidak ada suatu fungsi yang tidak tertangani.

Agar dapat berjalan baik, suatu sistem pengendalian intern harus memiliki unsur-unsur pokok. Adapun unsur-unsur pokok tersebut menurut Widjajanto (2001 : 18) adalah sebagai berikut :

a. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

c. Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

(25)

Adapun tujuan pengendalian menurut Hall (2001 : 150) adalah : 1. Untuk menjaga aktiva perusahaan

2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi

3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan

4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Pengendalian Intern ibarat sebuah perisai yang melindungi perusahaan dan serangkaian peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang menyerang perusahaan. Bila dalam suatu perusahaan terdapat pengendalian intern yang lemah maka menurut Hall (2001 :151):

“Perusahaan tersebut akan mempunyai berikut ini : 1. Perusakan aktiva baik aktiva fisik maupun informasi 2. Pencurian aktiva

3. Korupsi informasi atau sistem informasi 4. Kekacauan sistem informasi.”

Adapun perisai pengendalian intern menurut Hall (2001:152) menyatakan bahwa:

“Perisai pengendalian intern terdiri dari tiga tingkat kontrol, yaitu : kontrol preventif, kontrol deteksi, dan kontrol koreksi”.

Kontrol preventif adalah suatu teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi munculnya peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Preventive artinya pencegahan, pencegahan atas kesalahan dan kecurangan ,jauh lebih efektif dari segi biaya dari pada pendektesian dan pengkoreksian masalah setelah mereka muncul.

(26)

Kontrol korektif adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk membalikkan efek dan kesalahan yang dideteksi dilangkah sebelumnya. Ini merupakan perbedaan yang penting antara kontrol deteksi dan kontral koreksi. Kontrol deteksi mengidentifikasi peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan dan menarik perhatian pada masalah. Untuk setiap kesalahan yang dideteksi, bisa terdapat lebih dari satu tindakan, koreksi yang layak, tetapi tindakan terbaik tidak selalu jelas.

2. Komponen-Komponen Pengendalian Intern Menurut Hall (2001: 155):

“Pengendalian intern terdiri atas lingkungan kontrol, penilaian resiko, informasi dan koimunikasi, pengawasan dan kegiatan kontrol”.

1. Lingkungan kontrol (lingkungan pengendalian)

Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari keempat kamponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menetapkan suasana organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari para manajemen dan pegawainya.

Menurut Hall (2001 :155)

“Elemem-elemen yang penting dari lingkungan kontrol adalah : integritas dan nilai etika manajemen, struktur organisasi, partisipasi dewan direktur organisasi dan komite audit, jika ada filosofi manajemen dan gaya operasi, prosedur pendelegasian tanggungjawab dan otoritas, metode manajemen dalam menilai kinerja, penguruh eksternal, seperti penilaian dari agen penentu undang-undang, kebijakan dan praktik organisasi dalam memanajemen sumber daya manusianya.”

(27)

Organisasi harus melakukan penilaian resiko untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengatur resiko-resiko yang relevan dengan pelaporan keuangan. Resiko dapat muncul atau berubah dari situasi seperti ini :

a. Perubahan dalam lingkungan operasi yang memaksa tekanan baru atau berubah pada perusahaan.

b. Personel baru yang memegang pemahaman kontrol internal yang berbeda atau tidak memadai.

c. Sistem informasi yang direkayasa kembali atau baru yang mempengaruhi pemrosesan transaksi.

d. Pertumbuhan yang signifiikan dan cepat yang menyaring kontrol internal yang ada.

e. Penerapan teknologi baru keproses produksi atau sistem infiormasi yang mempengaruhi pemrosesan transaksi.

f. Perkenalan akan lini atau kegiatan produk baru dengan pengalaman organisasi yang sedikit.

g. Restrukturisasi organisasi menghasilkan pengurangan dan/atau pengalokasian kembali personel-personel dari operasi bisnis dan pemrosesan transaksi yang diproses.

h. Memasuki pasar asing yang dapat mempengaruhi operasi (yaitu : resiko yang berkaitan dengan transaksi mata uang asing).

i. Penerapan prinsip akuntansi yang baru, yang mempengaruhi persiapan laporan keuangan.

(28)

Menurut Romney (2004 : 236):

“Aktivitas pengendalian, merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai”.

Masih dalam buku tersebut (2002:236) dikatakan bahwa, secara umum prosedur- prosedur pengendalian termasuk satu dari lima kategori berikut ini :

1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai 2. Pemisahan tugas

3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai 4. Penjagaan asset dan catatan yang memadai

5. Pemeriksaan independen atas kinerja.

Kegiatan kontrol dapat dikelompokkan menjadi dua kategori : kontrol komputer dan kontrol fisik.

4. Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi terdiri atas catatan-catatan dan metode yang digunakan untuk memulai mengidentifikasi, menganalisis, dan mencatat transaksi organisasi serta untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait sistem akuntansi yang efektif menurut Mulyadi (2002 : 189) adalah:

“Sah, telah diotorisasi, telah dicatat, telah dinilai secara wajar, telah digolongkan secara wajar, telah dicatat dalam periode yang seharusnya, telah dimasukkan kedalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar”.

(29)

5. Monitoring

Menurut Hall (2001 : 157):

”Pengawasan adalah proses dimana kualitas desain kontrol internal dan operasinya dapat dinilai. Hal ini dapat dicapai dengan prosedur yang terpisah atau dengan kegiatan yang berkelanjutan”.

3. Pengendalian Intern Kas

Untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan kas yang menyangkut dengan segala aktivitasnya baik yang berkaitan dengan arus masuk maupun arus keluar.

Sistem pengendalian kas harus disesuaikan dengan kekhususan usaha. Namun demikian, secara umum sistem pengendalian kas menolak adanya campur tangan terhadap catatan akuntansi oleh mereka yang menangani kas. Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya ayat jurnal yang tidak wajar untuk menyembunyikan penyalahgunaan penerimaan dan pengeluaran kas. Selanjutnya sistem tersebut biasanya mensyaratkan adanya pemisahan tugas fungsi penerimaan dan pembayaran.

Menurut Smith dan Skousen (2000 : 247) karakteristik dasar dari suatu sistem pengendalian kas adalah :

a. Menetapkan tanggung jawab secara khusus untuk menangani penerimaan kas.

b. Pemisahan penanganan dan pencatatan penerimaan kas.

c. Penyetoran seluruh kas yang diterima setiap hari (lazimnya kerekening bank).

d. Sistem voucher untuk rnengendalikan pembayaran kas. e. Audit internal pada selang waktu yang tak terduga.

(30)

Terlepas darimana asal penerimaan kas. Setiap perusahaan harus menjaga dan membukukan penerimaan kas sebagaimana mestinya. Sistem pengendalian kas meningkatkan kemungkinan pelaporan nilai kas dan ekuivalen kas menjadi akurat dan dapat diandalkan oleh pemakai laporan keuangan. Menurut Dyckman dkk (1999 : 297), Sistem pengendalian intern kas harus :

1. Memisahkan penyimpanan dan akuntansi untuk kas 2. Mencatat semua transaksi kas

3. Memelihara hanya saldo kas minimum yang dibatuhkan 4. Melaksanakan perhitungan periodik atas saldo kas

5. Melakukan rekonsiliasi atas saldo akun kas buku besar dan saldo kas bank

6. Memperoleh pengembalian yang layak atas saldo kas yang menganggur. Namun, sistem yang canggihpun tidak dapat menghilangkan sama sekali kemungkinan tindakan penyalahgunaan atau kekeliruan. Pengunaan dana kas kecil dan rekonsiliasi bank dapat membantu mengidentifikasikan setiap kekurangan kas atau kekeliruan yang telah dilakukan dalarn akuntansi untuk kas.

D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Prosedur Penerimaan Kas

(31)

maka kekayaan perusahaan keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin keandalannya.

Penerimaan kas berasal dari dua sumber utama yaitu : penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari pembayaran piutang oleh pelanggan.

Penerimaan kas dari penjualan tunai dapat berupa uang tunai , credit card, sale

slip atau cek pribadi (personal check). Penerimaan kas dari piutang dapat berupa cek atau

giro bilyet.

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima, barang kemudian diserahkan kepada pembeli transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

Menurut Mulyadi (2002 : 456): “Ada tiga prosedur didalam penerimaan kas dengan penjualan tunai yaitu : “Prosedur penerirnaan kas dari over the counter sales, prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sale), prosedur penerimaan kas dari credit card sale.”

1. Prosedur Penerimaan Kas dari over the counter sales

Dalam penjualan tunai ini perusalaaan menerirna uang tunai, cek pribadi (personal

check), atau pembayaran yang langsung dari pembeli dengan kartu kredit,

sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Penerimaan kas dari the over the counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini :

a. Pembeli memesan langsung kepada wiraniaga (sales person) di bagian penjualan b. Bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai,

(32)

c. Bagian penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.

d. Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. e. Bagian kasa menyetorkan kas yang di terima ke bank.

f. Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.

g. Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.

2. Penerimaan Kas dari COD Sales

Cash-on-delivery sales (COD Sales) adalah transaksi yang penjualan melibatkan

kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD Sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :

a. Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos.

b. Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara mengisi formulir COD Sales di kantor pos.

c. Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD Sales sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima.

d. Kantor pos penerirna, pada saat diterimanya barang dan formulir COD Sales, rnemberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya barang COD Sales.

(33)

penerima menyerahkan barang kepada pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli.

f. Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirirn bahwa COD Sales telah dilaksanakan.

g. Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD Sales telah selesai dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli.

3. Penerimaan Kas dari Credit Card Sales

Sebenarnya credit card bukan mempakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Credit card dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over-the-counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum.

Kartu kredit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok :

(34)

2. Kartu Kredit Perusahaan (company cards)

Kartu kredit ini di terbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya. Pelanggan dapat rnenggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya ke perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu, perusahaan menagih aumlah harga barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.

3. Kartu Kredit Berpergian dan Hiburan (travel and entertainment cards)

Umumnya kartu kredit ini digunakan dalam bisnis, restaurant, hotel, dan motel. Namun, banyak pula toko yang menerima kartu kartu kredit tersebut sebagai alat pernbayaran.

Prosedur penerimaan kas menurut Marom (2000: 34) dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Kasir

a. Pada saat faktur jatuh tempo menghubungi pelanggan. Hal ini secara aktif di lakukan agar pembayaran tagihan dapat di terima secara tepat waktu.

b. Menerima cek / giro dari pelanggan, menyiapkan bukti bank masuk (BBM) dalam rangkap tiga dan menyerahkan BBM lembar kesatu kapada pelanggan. BBM dapat berfungsi sebagai kuitansi.

c. Cek / giro dan BBM lembar kedua dan ketiga serta faktur penjualan disampaikan ke bidang keuangan.

2. Bidang Keuangan

a. Mencocokkan jumlah uang (cek / giro) dengan bukti bank masuk (BBM) dan faktur penjualan.

b. Cek di kirim ke bank (pada keesokkan harinya), dan BBM didistribusikan : lembar kedua ke bagian akuntansi dan lembar ketiga ke kasir bersama faktur penjualan dan faktur pajak lembar ketiga.

3. Bagian Akuntansi

Menerima bukti bank masuk, dicocokkan dengan faktur penjualan dan faktur pajak (lembar kedua). Bila sesuai maka menyiapkan bukti jurnal bank masuk dan di catat ke buku bank masuk serta kartu piutang.

(35)

Menerima bukti bank masuk lembar ketiga, faktur penjualan, dan faktur pajak. Formulir-formulir itu di gabung, di catat dalam daftar kas dan diarsipkan menurut nomor urut bukti bank masuk.

Prosedur Pengeluaran Kas

Secara umum pengeluaran kas ditujukan untuk membiayai operasi perusahaan dan membayar hutang yang timbul dari pembelian barang dan jasa. Menurut Mulyadi (2002: 509):

“Pengeluaran kas ada dua metode yakni dengan cek dan dana kas kecil”. a. Metode Pengeluaran Kas dengan Cek

Pengeluaran kas dalam perusahaan di lakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat di lakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relatif kecil). Pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak luar seperti bank untuk turut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan.

b. Dana Kas Kecil

Pembayaran kas yang mestinya dilakukan dengan cepat dan pembayaran yang terlalu kecil untuk dibuatkan cek dapat dilakukan dari dana kas kecil. Menurut Skousen dan Smith (2001: 379):

“Dana kas kecil ialah jumlah kecil kas yang disimpan ditangan untuk membuat pembayaran bermacam-macam”.

(36)

“Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu dengan : sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system) dan sistem imprest”. 1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund system)

Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur berikut :

a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas keci,

sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi

c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.

2. Sistem imprest (Imprest System) Menurut Skousen & Smith (2000: 247):

“Dengan suatu sistem imprest, dibentuk dana kas kecil dengan mencairkan cek sebesar jumlah dana”.

(37)

Catatan atas pembayaran-pembayaran kas kecil ini dapat dibuat dalam suatu buku kas kecil (petty cash journal). Apabila jumlah kas dalam dana itu menipis dan juga pada akhir setiap periode fiskal, dana itu akan diisi kembali dengan menulis cek sebesar pengeluaran yang telah dilakukan. Dalam mencatat pengisian kembali, benar dan perkiraan lain yang sesuai didebit untuk pengeluaran kas kecil dan kas dikredit.

Dalam imprest sistem maupun fluctuating-fund-balance system,

penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur : a. Prosedur pembentukan dana kas kecil

b. prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil c. prosedur pengisian kembali dana kas kecil.

Adapun langkah-langkah dalam prosedur pengeluaran kas menurut Marom (2000: 23) adalah sebagai berikut :

Kasir

1. a. Menerima kuitansi dari pemasok, dicocokkan dengan invoice mengenai jumlah dan jatuh tempo pernbayarannya,

b. Menyiapkan bukti bank keluar (BI3K) dalam rangkap dua dan cek / giro.Bersama kuitansi, invoice, BBK dan cek / giro disampaikan kepada bidang keuangan.

Bidang Keuangan

2. a. Meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice, menandatangani cek / giro dan memberi paraf pada BBK. Berkas pembelian dicap “lunas”.

b. Mendistribusikan cek / giro dan berkas pembayaran sebagai berikut : b.l Cek / giro kepada pemasok (setelah diminta menandatangani BBK).

b.2 BBK lembar kesatu dengan invoice dan faktur penjualan ke bagian akuntansi.

b.3 BBK lembar kedua dan kuitansi ke kasir. Bagian Akuntansi

3. a. Membandingkan BBK dengan invoice dan faktur penjualan. Bila cocok, maka menyiapkan bukti jurnal bank keluar. Bila perlu dicek terlebih dahulu ke kartu utang.

b. Mencatat transaksi pengeluaran uang di buku bank keluar dan kartu hutang. Kasir

(38)

(39)

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jadwal dan Lokasi Penelitian.

Penelitian ini dimulai sejak bulan Agustus 2009. Penelitian ini dilakukan di PT. Trust Finance Indonesia, Tbk yang berada di jalan Manggala no. 51 Medan.

Penelitian direncanakan sebagai berikut:

No. Tahapan penelitian Agust Sept Okt Nov Des Jan

1. Pengajuan judul X

2. Penyelesaian Proposal X X

3. Pengumpulan Data X X

4. Seminar proposal X

5. Penulisan Laporan X X X

6. Penyelesaian Laporan X X

B. Jenis Penelitian

Dalam penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah deskriptif yaitu penelitian yang menguraikan tentang sifat-sifat, karakteristik dan keadaan sebenarnya dari objek penelitian.

Jadi, peneliti berusaha untuk memperoleh gambaran yang sebenarnya tentang bagaimana prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Trust Finance Indonesia, Tbk.

C. Responden

(40)

dianggap dapat memberikan informasi atau masukkan data yang dipergunakan dalam penulisan skripsi ini.

D. Jenis Data

Jenis data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah: 1. Data Primer

Data primer merupakan jenis data yang secara langsung didapat dari sumber pertama,dalam hal ini adalah PT. Trust Finance Indonesia, Tbk, yang mana data tersebut masih perlu diolah peneliti. Data ini diperoleh dari teknik wawancara dan teknik observasi yaitu berupa daftar hasil wawancara dan lembar observasi yang kemudian akan diolah oleh peneliti untuk dijadikan bahan informasi bagi penulis skripsi.

2. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data yang diperoleh penulis dalam bentuk yang sudah jadi berupa: struktur organisasi perusahaan, sejarah perusahaan, kegiatan perusahaan, laporan yang diterbitkan perusahaan serta dokumen lainnya.

E. Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan penulis ddalam pengumpulan data yaitu: 1. Dokumentasi

Yaitu mengumpulkan data dengan melakukan pengamatan terhadap dokumen-dokumen yang diperoleh dari perusahaan.

(41)

Yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya yang berhubungan langsung dengan data yang diperlukan diantaranya dengan staff bagian keuangan PT. Trust Finance Indonesia, Tbk dengan bantuan daftar lembar wawancara.

F. Metode Penelitian

(42)

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum PT. Trust Finance Indonesia, Tbk a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Trust Finance Indonesia Tbk (perusahaan) dahulu PT. KIA Asia Finance, didirikan dengan akte notaries Maria Kristiani Soeharyo, SH No. 44 tanggal 12 Februari 1990. Akta pendirian ini telah disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2-1394.HT.01.01.Th.90 tanggal 13 Maret 1990 dan telah diumumkan dalam Tambahan Berita Negara Republik Indonesia No. 39 tanggal 15 Mei 1990. Anggaran Dasar Perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan Akta Notaris Robert Purba, SH No. 15 tanggal 11 Februari 2002 tentang perubahan nama Perusahaan dari PT. KIA Asia Finance menjadi PT. Trust Finance Indonesia Tbk. Akta ini memperoleh persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C-03015.HT.01.04.2002 tanggal 21 Februari 2002.

(43)

159/KMK.06/2001 tanggal 3 April 2001 dan telah diperbaharui dengan Surat Keputusan No. Kep-078/KM.6/2003 tanggal 24 Maret 2003.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

STRUKTUR ORGANISAN PT. TRUST FINANCE INDONESIA TBK

Board Of Commisioners

Audit Commitee

Board Of Directors Badan Pengawas Syariah

Corporate Secretary Internal Audit

Unit Usaha Syariah General Manager

Branch Manager Marketing Dept.

(44)

c. Aktivitas Perusahaan

Aktivitas perusahaan hanya meliputi pembiayaan konsumen berupa kenderaan (leasing). Penjualan yang dilaksanakan oleh PT. Trust Finance Indonesia, Tbk melalui beberapa cara yaitu:

1. Tunai 2. Kredit

2. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Prosedur Penerimaan Kas

Adapun penerimaan kas dari PT. Trust Finance Indonesia, Tbk yaitu dari pembiayaan konsumen dan pembayaran dealer. Standar dan prosedur operasi untuk pembiayaan konsumen dimaksudkan sebagai pedoman baku yang dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan kerja untuk pembiayaan konsumen, penagihan dan penarikan, penjualan kembali kenderaan:

- Permohonan Pembiayaan Konsumen

Merupakan formulir untuk permohonan pengajuan pembiayaan dari nasabah berisi data pribadi / perusahaan dan data kenderaan serta perhitungan pembiayaan.

(45)

Merupakan surat yang diberikan oleh nasabah kepada perusahaan apabila nasabah lalai dalam melakukan kewajiban-kewajiban sesuai dengan perjanjian pembiayaan dengan menyerahkan hak milik secara fiducia.

- Surat Pernyataan Bersama

Merupakan surat yang dibuat oleh nasabah bahwa yang bersangkutan telah menjual kenderaannya kepada perusahaan yang akan dijadikan objek pembiayaan konsumen. - Persetujuan Penutupan Kondisi Asuransi

Merupakan surat perjanjian pembiayaan konsumen dengan menyerahkan hak-hak milik secara fiducia.

- Berita Acara Serah Terima

Merupakan berita acara serah terima kenderaan dari perusahaan dengan nasabah. - Surat Pernyataan Penghasilan.

Merupakan surat yang menyatakan penghasilan suami dan istri dari nasabah yang disampaikan kepada perusahaan.

- Surat Persetujuan

Merupakan surat persetujuan pencairan pinjaman pembiayaan konsumen dengan syarat-syarat yang telah ditentukan.

- Surat Persetujuan Nasabah

Merupakan surat persetujuan yang dibuat nasabah apabila terdapat keterlambatan pembayaran, pembayaran yang dipercepat dan persetujuan penarikan kenderaan yang merupakan objek pembiayaan.

(46)

Merupakan surat ijin yang dibuat oleh nasabah untuk mengambil unit kenderaan yang menjadi objek pembiayaan karena keterlambatan pembayaran.

- Payment Schedule

Merupakan daftar pembayaran pembiayaan konsumen dari nasabah kepada perusahaan.

- Kwitansi

Merupakan bukti pembayaran pembiayan konsumen dari nasabah kepada perusahaan. - Surat Pesanan

Merupakan surat yang diajukan ke dealer mobil sesuai dengan permohonan kredit konsumen yang telah disediakan.

- Surat Pernyataan Transfer

Merupakan surat yang dibuat oleh nasabah atas kesediaannya untuk mentransfer setiap bulan pembayaraannya ke rekening.

- Nota Pencairan Kredit

Merupakan formulir yang dibuat untuk meminta pencairan dana untuk pembiayaan konsumen.

- Laporan Hasil Persetujuan Aplikasi

Merupakan laporan rekapitulasi hasil persetujuan aplikasi dari Bagian Marketing Pusat ke kantor cabang.

Prosedur Peenerimaan Kas

(47)

Ditolak - Pribadi / konsumen - Pribadi / wiraswasta Mengisi Applikasi

Melaporkan hasil survey

kepada marketing manager.

Setelah menerima data aplikasi customer dari MO paling lama 1 hari dari data tersebut diserahkan,

Setelah menerima data dari surveyor pada hari itu juga

(48)

Setuju

PROSES DOKUMEN KETERANGAN

(49)

Setuju

Ditolak

Setuju

(50)

customer

Penjelasan:

1. Dealer memberikan informasi kepada Marketing Officer bahwa ada nasabah yang

akan membeli mobil dengan menggunakan fasilitas pembiayaan konsumen.

2. Marketing Officer menanggapi informasi tersebut dan langsung menghubungi customer untuk pengisian aplikasi.

(51)

3. Customer mengisi aplikasi dan melengkapi data-data yang dibutuhkan untuk pembiayaan konsumen dan menyerahkannya kepada Marketing Officer.

4. Setelah menerima aplikasi pembiayaan konsumen dari customer, marketing officer menyerahkannya ke surveyor.

5. Setelah mendapat data-data customer dari marketing officer, surveyor langsung melakukan pengecekan terhadap kebenaran data yang diberikan customer dan membuat laporan hasil survey.

6. Setelah mendapat data-data surveyor dan hasil survey, credit analyst melakukan analisa kredit apakah layak diberikan atau tidak, bagi yang memenuhi syarat diserahkan ke bagian legal untuk pengecekan keabsahan data sesuai dengan bahasa hukum.

7. Setelah mendapat data dari credit analyst, Legal melakukan pengecekan terhadap data-data yang diserahkan, kalau ada kekurangan dikembalikan kepada marketing

officer untuk dilengkapi, bagi yang telah lengkap diserahkan kepada Branch Manager untuk ditindak lanjuti.

8. Branch Manager menrerima data-data yang telah dianalisa oleh surveyor, credit analyst dan Legal selanjutnya dilakukan pengecekan data tersebut apakah layak

diberikan atau tidak. Bagi yang layak dilanjutkan kepada General Manager.

9. General Manager menerima data dari Branch Manager dan melakukan pengecekan

data, bagi yang layak diserahkan kepada direksi untuk disetujui.

(52)

Proses Kelengkapan Dokumen Pembiayaan Konsumen

Proses Kelengkapan Dokumen Pembiayaan Konsumen meliputi:

a. Marketing Officer mempersiapkan semuan dokumen yang menyangkut pembiayan konsumen yang terdiri dari:

1. Permohonan pembiayaan konsumen (perorangan / perusahaan)

2. Perjanjian pembiayaan konsumen dengan penyerahan hak milik secara fiducia dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut:

a. Lembar 1 (putih) : Customer b. Lembar 2 (kuning) : Bagian Legal

c. Lembar 3 (biru) : Bagian Marketing Support

3. Surat kuasa yang dibuat oleh customer kepada perusahaan, apabila customer lalai dalam melakukan kewajiban-kewajibannya dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut:

4. Surat pernyataan bersama yang dibuat oleh kedua belah pihak dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut:

(53)

5. Surat persetujuan yang dibuat oleh customer berisi persetujuan untuk melakukan pembayaran angsuran kredit bulanan sesuai dengan jangka waktu kredit, dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut:

6. Surat pernyataan penghasilan dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 (putih) : Customer

b. Lembar 2 (kuning) : Bagian Legal

7. Persetujuan penutupan kondisi asuransi dibuat rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut:

8. Surat ijin pengambilan barang dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 : Customer

b. Lembar 2 : Bagian Legal

9. Surat ijin pernyataan transfer dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 : Customer

10. Surat persetujuan dari suami atau istri sehubungan dengan fasilitas kredit yang telah diberikan dibuat rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut:

(54)

b. Customer (perorangan / perusahaan) mengisi dan menandatangani surat perjanjian, surat pernyataan dan surat persetujuan lalu diserahkan kepada marketing officer.

c. Setelah menerima surat perjanjian, surat pernyataan dan surat persetujuan dari

customer (perorangan / perusahaan), marketing officer menyerahkan data-data customer ke Legal untuk dilakukan pengecekan terhadap kelengkapan dan keabsahan

dokumen.

d. Legal melakukan pengecekan atas surat perjanjian, surat pernyataan dan surat persetujuan dari customer (perorangan / perusahaan), apabila semua dokumen telah lengkap data customer ini diserahkan kepada marketing support.

e. Setelah menerima surat perjanjian, surat pernyataaan dan surat persetujuan customer,

marketing support langsung mempersiapkan pra purchasing order (pra PO) dibuat

rangkap 2 dan didistribusikan sebagai berikut: - Lembar 1 (putih) : Customer

- Lembar 2 (kuning) : Bagian Marketing Support

f. Surat perjanjian, surat pernyataan, surat persetujuan dari customer dan pra purchasing

order (pra PO) yang telah disiapkan langsung diserahkan ke Branch Manager untuk

mendapatkan persetujuan dan ditandatangani.

g. Setelah menerima data customer dan pra Purchasing Order yang telah ditandatangani

markerting support menyerahkan data-data customer kepada Legal untuk diarsipkan.

Pra purchasing order (pra PO) lembar 1 diserahkan ke dealer sedangkan lembar 2 diarsipkan.

(55)

Proses pembuatan purchase order meliputi:

1. Setelah menerima pra purchasing order dari marketing support, dealer melakukan konfirmasi ulang dan melengkapi kekurangan dokumen seperti yang dicantumkan di pra purchasing order ke marketing support.

2. Marketing support langsung mempersiapkan purchase order rangkap 4. Purchase order yang telah dibuat langsung diserahkan ke Legal untuk dilakukan pengecekan.

3. Setelah menerima purcase order dari legal, Branch Manager melakukan pengecekan kebenaran dan kelengkapan purchase order. Apabila sudah benar, purchase order tersebut langsung ditandatangani.

4. Purchase order rangkap 4 yang telah ditandatangani oleh Branch Manager,

didistribusikan sebagai berikut:

a. Lembar 1 (putih) : Show Room / Dealer b. Lembar 2 (merah) : Marketing Officer c. Lembar 3 (kuning) : Keuangan

d. Lembar 4 (biru) : Marketing Support

5. Marketing support melakukan konfirmasi ke customer bahwa kredit pembiayaan konsumennya telah disetujui dan purchase order segera diterbitkan ke dealer / show

room.

6. Atas dasar purchase order yang diterbitkan, dealer / show room segera menyerahkan kenderaan / barang kepada konsumen.

Catatan:

(56)

Proses Pembayaran Dealer

Proses pembayaran dealer meliputi:

1. Setelah menyerahkan kenderaan, dealer mengajukan penagihan kepada marketing

support beserta dokumen pendukung (kwitansi, BSTK, cover note BPKB,

permohonan transfer, permohonan transfer refund asuransi, formulir A dan faktur). 2. Setelah menerima penagihan dari dealer, marketing support mempersiapkan nota

pencairan rangkap 3 serta didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar 1 (putih) : Keuangan

b. Lembar 2 (merah) : Bagian Legal

c. Lembar 3 (kuning) : Bagian Marketing Support

3. Setelah menerima nota pencairan dan dokumen pendukung dari marketing support,

Branch Manager mengecek keabsahan semua dokumen. Apabila tidak ada masalah

semua dokumen ini diserahkan ke Administrasi Cabang Pusat.

4. Setelah menerima nota pencairan dan dokumen Administrasi Cabang Pusat melakukan pengecekan dan menyerahkan nota pencairan ke General Manager dan Bagian Keuanganyang selanjutnya disetujui dan ditandatangani oleh 2 dari 3 Direksi.

5. Setelah menerima nota pencairan kredit, kwitansi penagihan (invoice), BSTK, cover

note dan faktur, Bagian Keuangan mencocokkan dengan purchase order yang ada

didalam arsip keuangan.

(57)

6. Dua dari tiga orang Direksi menandatangani nota pencairan dan Bukti Kas Keluar cek atau giro lalu menyerahkannya kepada Bagian Keuangan.

7. Setelah cek atau giro serta Bukti Kas Keluar ditandatangani Direksi, Keuangan melakukan proses pembayaran kepada dealer.

8. Setelah dilaksanakan pembayaran dengan cara transfer oleh Keuangan Pusat, copy bukti pembayarannya dikirimkan kepada Keuangan Cabang.

9. Setelah dilakukan pembayaran kepada dealer, bukti pendukung seperti BSTK, cover

note, formulir A dan faktur diserahkan ke Bagian Legal. Sedangkan untuk kwitansi

penagihan (invoice), faktur dan foto copy cek / giro diarsipkan di Keuangan serta dibukukan didalam program GL.

Prosedur Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas pada PT. Trust Finance Indonesia, Tbk umumnya bertujuan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional perusahaan dan pembayaran yang timbul dari pembelian barang dan jasa. Prosedur pengeluaran kas PT. Trust Finance Indonesia, Tbk dipisahkan atas:

a. Pengeluaran Kas Kecil

Standar dan prosedur operasi untuk tugas dan tanggung jawab di Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk Administrasi Pengeluaran Kas Kecil, dimaksudkan sebagai pedoman baku yang dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan untuk transaksi pembayaran dan pengeluaran uang. Media yang digunakan sebagai berikut:

(58)

Merupakan tagihan dari supplier yang diajukan oleh supplier sehubungan dengan pembelian stationary atau barang kebutuhan lainnya.

- Bukti Kas Keluar

Formulir cetakan yang merupakan bukti pengeluaran kas atas setiap pembayaran yang dilakukan oleh kasir.

- Kas Bon Sementara

Formulir cetakan yang merupakan bukti permintaan kas bon dari bagian yang membutuhkan.

- Permohonan Reimbursement

Formulir cetakan yang merupakan bukti tagihan dari bagian yang membutuhkan sehubungan dengan kegiatan operasional bagian yang bersangkutan.

Prosedur Pengeluaran Kas Kecil

Prosedur pengeluaran kas kecil sebagai berikut:

1. Kas kecil menggunakan saldo tetap sebesar Rp. 2.500.000,-

2. Batas penggunaan kas kecil adalah sampai dengan Rp. 300.000,- untuk setiap transaksi.

3. Kas kecil akan dikeluarkan setelah ditandatangani oleh Head Departemen / Branch

Manager.

4. Jadwal pengambilan kas kecil adalah setiap hari.

(59)

Prosedur Pengeluaran Kas Kecil

Bukti Kas Keluar Keuangan

Form pembayaran reimbursement :

- Keuangan - File Bon-bon: - Keuangan MULAI

SUPPLIER Melakukan penagihan

KEUANGAN

Minta persetujuan Branch Manager dan melakukan

BRANCH MANAGER

Mencek dan menyetujui pembayaran sesuai dengan

BAGIAN YANG MEMBUTUHKAN

Kwitansi

Bukti Kas Keluar

Permohon an

(60)

Form kas bon sementara: - Keuangan

- File

- Membuat laporan

1. Supplier mengajukan kwitansi / tagihan atas pembelian barang (dibawah Rp. 300.000,-) ke Kasir.

2. Setelah menerima kwitansi / tagihan dari supplier, Kasir menyiapkan Bukti Kas Keluar dan uang dan melakukan pembayaran ke supplier. (Khusus untuk pembayaran dibawah Rp. 300.000,-)

(61)

3. Setelah menerima kwitansi / tagihan dari supplier apabila tagihan diatas Rp. 300.000,- Kasir menyiapkan Bukti Kas Keluar dan meminta persetujuan dari Keuangan.

4. Bagian Kasir membuat pertanggungjawaban kas kecil dan membuat cek untuk pengisian kas kecil dan mengajukan ke Branch Manager untuk minta tandatangan dan persetujuan.

5. Setelah mendapat persetujuan, Kasir mencairkan cek tersebut ke Bank.

Untuk permomohonan reimbursement, prosedur yang diterapkan sebagai berikut: 1. Bagian yang melakukan reimburst mengisi formulir permohonan reimburst dan

melampirkan bukti-bukti transaksi sebagai lampiran dan mengajukan ke Department

Head.

2. Department Head mengecek kebenaran jumlah dan keabsahan transaksinya dan

menyetujuinya selanjutnya diserahkan ke Bagian Keuangan.

3. Bagian Keuangan dan Akuntansi menerima reimburst dari Bagian yang bersangkutan dan mengecek kebenaran jumlah dan kelengkapan dokumen. Setelah semuanya sesuai maka reimburst ini diajukan ke Branch Manager untuk mendapatkan persetujuan.

4. Setelah mendapat persetujuan dari Branch Manager maka Bagian Keuangan dan Akuntansi menyiapkan dana untuk reimburst ini serta membuat Bukti Kas Keluar dan menyerahkannya ke Bagian yang bersangkutan.

(62)

1. Penggantian biaya dilakukan sebulan sekali untuk biaya rutin, diserahkan pada Kasir paling lambat setiap tanggal 20. Penggantian biaya non rutin dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen.

2. Reimbursement meliputi penggantian BBM, tol, parker, pulsa handphone dan penggantian biaya kenderaan (khusus MO) yang sudah dikeluarkan oleh karyawan yang telah disepakati sebelumnya. Selain biaya tersebut diatas tidak diganti.

Prosedur kas bon sementara sebagai berikut:

1. Bagian yang membutuhkan mengisi formulir Kas Bon Sementara dan mengajukan ke

Department Head.

2. Setelah mendapat persetujuan dari Department Head, formulir Kas Bon Sementara ini diajukan ke Bagian Keuangan.

3. Setelah menerima formulir Kas Bon Sementara, Bagian Keuangan mengecek

approval dari Department Head apabila telah sesuai maka Bagian Keuangan

menyiapkan cek / giro serta bukti pengeluaran kas, selanjutnya diajukan ke Branch

Manager untuk mendapatkan persetujuan dan tandatangan.

4. Setelah mendapat persetujuan dari Branch Manager maka Bagian Keuangan membuat Bukti Kas Keluar dan menyerahkannya ke Bagian yang bersangkutan. Catatan:

Dana akan dikeluarkan oleh Kasir, setelah melalui prosedur pemeriksaan dan persetujuan.

Formulir yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas Kecil 1. Formulir Permohonan Pengisian Kas Kecil

PERMOHONAN PENGISIAN KAS KECIL PUSAT / CABANG