SISTEM PEMBELIAN PADA
PT. METRO MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun Oleh :
SAMAITA BR PANDIA
062102093
D-III AKUNTANSI
Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SAMAITA BR PANDIA
NIM : 062102093
PROGRAM STUDI : D-III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PEMBELIAN PADA PT. METRO
MEDAN
Tanggal : 04 Juni 2009 Ketua Program Studi D-III Akuntansi
(Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak)
NIP. 131 568 370
Tanggal : 08 Juni 2009 Dekan Fakultas Ekonomi
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec)
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SAMAITA BR PANDIA
NIM : 062102093
PROGRAM STUDI : D-III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PEMBELIAN PADA PT. METRO
MEDAN
Medan, 03 Juni 2009
Menyetujui
Pembimbing
(Drs. Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak)
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa
atas rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan
tugas akhir ini dengan judul ”Sistem Pembelian pada PT. Metro Medan”.
Tugas akhir ini merupakan salah satu persyaratan untuk menyelesaikan
Program Diploma Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara sebagai Ahli Madya (A.Md).
Sebagai insan yang biasa penulis menyadari bahwa tugas akhir ini
belumlah sempurna, baik dari segi bahasa maupun penulisannya, oleh karena itu
dengan kerendahan hati serta tangan terbuka penulis mengharapkan saran serta
kritikan yang bersifat membangun demi terciptanya tugas akhir yang lebih baik di
masa mendatang.
Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis banyak mendapat dukungan,
bimbingan dan bantuan dari banyak pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin
mengucapkan terima kasih pada semua pihak yang telah membantu penulis dalam
menyelesaikan tugas akhir ini antara lain :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M, Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi
3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak, selaku sekretaris Program Studi
Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara serta
sebagai Dosen Pembimbing penulis yang telah banyak mencurahkan perhatian
dan bimbingan dalam penyelesaian tugas akhir ini.
4. Bapak Saut B Purba, SE, selaku Pimpinan PT. Metro Medan serta para
karyawan yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan tugas akhir
ini.
5. Teristimewa kepada orang tua penulis yang telah melimpahkan kasih yang tak
terhingga kepada penulis dan selalu mendoakan penulis sehingga dapat
menjadi seperti sekarang ini.
Penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan di dalam tugas akhir ini. Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua khususnya bagi penulis. akhir kata penulis ucapkan terima kasih.
Medan, 03 Juni 2009
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR LAMPIRAN ... v
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Permasalahan ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Sistematika Penelitian ... 5
1. Jadwal Penelitian ... 5
2. Laporan Penelitian ... 6
BAB II : PROFIL PT. METRO MEDAN ... 7
A. Sejarah Ringkas Perusahaan ... 7
B. Struktur Organisasi ... 8
C. Job Discription ... 9
D. Jaringan Usaha ... 16
E. Kinerja Usaha Terkini ... 16
BAB III : TOPIK PENELITIAN ... 18
A. Pengertian Sistem Akuntansi dan Pengendalian Intern... 18
B. Sistem Pembelian ... 23
1. Sistem Pembelian Tunai ... 23
2. Sistem Pembelian Kredit ... 23
3. Bagian – Bagian yang Terkait dalam Sistem Pembelian ... 23
C. Dokumen yang Digunakan dalam Pembelian ... 28
D. Prosedur Pembelian ... 32
BAB IV : PENUTUP ... 36
A. Kesimpulan ... 36
B. Saran ... 37
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur Organisasi PT. Metro Medan
Lampiran 2 Sistem Pembelian Kredit pada Bagian Gudang
Lampiran 3 Sistem Pembelian Kredit pada Bagian Pembelian
Lampiran 4 Sistem Pembelian Kredit pada Bagian Penerimaan
dan Bagian Utang
Lampiran 5 Prosedur Pencatatan Utang pada Bagian Utang
Lampiran 6 Prosedur Pencatatan Utang (Lanjutan)
Lampiran 7 Prosedur Pencatatan Utang pada Bagian Operator Komputer
Lampiran 8 Kas Besar Keluar
Lampiran 9 Faktur Sewa Beli
Lampiran 10 Faktur Sewa Beli
Lampiran 11 Bukti Pengeluaran Barang Konsumen (BPBK)
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan perekonomian dan kemajuan teknologi,
maka peran informasi menjadi sangat penting bagi perusahaan. Informasi yang
cepat, tepat dan akurat merupakan sarana bagi pihak manajemen dalam
mengambil keputusan; bahan pelaporan pada pemilik, kreditur dan pihak lain
yang berkepentingan; melakukan pengawasan serta mengoperasikan perusahaan
secara efisien. Guna mendapat informasi itu maka diperlukan sistem yang
meliputi keseluruhan jaringan komunikasi yang digunakan dan penerapanya
disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi oleh suatu perusahaan.
Sejalan dengan berkembangnya suatu perusahaan maka sifat transaksinya
semakin kompleks dan jumlah yang semakin banyak, sehingga
pengawasannyapun semakin luas dan sulit untuk dapat diawasi secara langsung.
Hal ini akan memberi peluang terjadinya penyimpangan – penyimpangan, oleh
karena itu perusahaan memerukan pendelegesian wewenang dan tanggung jawab
kepada bawahan.
Untuk mengatasi hal – hal tersebut maka perusahaan membutuhkan suatu
alat yang dapat membantu pengawasan pelaksanaan kegiatan perusahaan. Salah
satu alat yang cocok untuk melaksanakan pengawasan tersebut adalah sistem.
Untuk memperoleh sistem yang tepat seperti yang dimaksud, diperlukan suatu
proses pelaksanaan administrasi, pengolahan data dan mencegah atau mengurangi
kecurangan, penyimpangan, pemborosan sekaligus memperkuat kedudukan sistem
pengawasan intern perusahaan tersebut dalam struktur organisasi.
Sistem dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak
luar maupun pihak dalam perusahaan. Pihak luar perusahaan adalah seperti
kreditur, investor, kantor pajak, supplier dan pihak lainnya yang memerlukan
informasi tersebut dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Sementara pihak
dalam perusahaan diantaranya adalah manajemen yang juga memerlukan
informasi keuangan untuk mengawasi, mengetahui dan mengambil keputusan
untuk menjalankan perusahaan.
Suatu sistem yang dirancang dengan baik akan sangat membantu pimpinan
perusahaan dalam mengawasi jalannya harta, hutang, modal perusahaan,
pendapatan dan beban. Dengan demikian hasil dari pelaksanaan operasi
perusahaan khususnya dalam pencapaian tujuan akan lebih tepat.
Mengingat pentingnya sistem sebagai sarana untuk menciptakan
pengawasan bagi suatu perusahaan, maka penulis merasa tertarik untuk
mengadakan penelitian yang mendalam pada bidang sistem pembelian tersebut.
Alasan lainnya yaitu dengan menganalisis sistem suatu perusahaan, maka akan
sangat berguna bagi pengetahuan penulis.
Berdasarkan uraian tersebut maka penulis ingin mengetahui sejauh mana
sistem pembelian yang diterapkan dalam suatu perusahaan dalam menjalankan
kegiatan usahanya. Untuk itu penulis mengambil judul : “Sistem Pembelian
B. Permasalahan
Setiap perusahaan akan selalu menghadapi hambatan dan permasalahan
dalam menjalankan kegiatan usahanya. Hambatan dan permasalahan itu selalu
berbeda dengan perusahaan lain. Begitu juga halnya dengan PT. Metro Medan,
masalah dan hambatan merupakan hal – hal yang perlu diatasi sehingga
memperlancar pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan alasan pemilihan judul maka penulis merumuskan beberapa
masalah dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut :
a. Apakah sistem pembelian pada PT. Metro Medan sudah cukup efektif
dalam peningkatan kinerja perusahaan?
b. Apakah sistem pembelian yang diterapkan dapat mempermudah
pengelolaan data pembelian?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Penelitian tentang sistem pembelian bertujuan untuk melihat dari dekat
apakah pelaksanaan sistem dan prosedur yang diterapkan telah sesuai dengan teori
yang penulis pelajari. Mengingat terbatasnya waktu, biaya, dan kemampuan
penulis, maka penulis akan memberikan batasan yang hanya berhubungan dengan
sistem pembelian pada PT. Metro Medan. Hal ini disebabkan oleh karena sistem
pembelian berkaitan erat dengan pengamanan dan pencapaian efisiensi
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam penelitian ini diantaranya
adalah sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui sejauh mana sistem pembelian yang digunakan dalam
suatu perusahaan.
b. Untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan program
Diploma tiga jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera
Utara.
c. Untuk memberikan saran ataupun masukan bagi PT. Metro Medan.
2. Manfaat Penelitian
a. Bagi penulis
Dapat dijadikan sebagai sumber masukan jika diminta untuk merancang
suatu sistem pembelian.
Untuk mengetahui perbandingan antara teori yang diuraikan pada masa
perkuliahan dengan peraktek dalam dunia kerja.
b. Bagi pembaca
Dapat dipakai sebagai acuan dan bahan perbandingan penulisan tugas akhir
dimasa yang akan datang.
Menambah pengetahuan mengenai pembahasan sistem pembelian.
c. Bagi perusahaan
Sebagai bahan pertimbangan dalam penerapan mengenai sistem pembelian
D. Sistematika Penelitian
1. Jadwal Penelitian
Penulis melakukan survei di PT. Metro Medan yang beralamat di Jl. KL.
Yos Sudarso No. 41 G – H Glugur Medan. Adapun jadwal survei yang dilakukan
penulis antara lain :
• Tanggal 13 April 2009 : Penulis memberikan surat izin riset dari Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara kepada Pimpinan PT. Metro Medan
dan pada hari itu juga pihak perusahaan memberikan surat balasan tersebut
kepada penulis.
• Tanggal 16 April 2009 : Penulis melakukan survei di perusahaan tersebut
agar data – data yang dibutuhkan penulis diberikan oleh pihak perusaahan
dan pada hari itu juga perusahaan memberikan data – data berupa profil
perusahaan, struktur perusahaan dan uraian pekerjaan.
• Tanggal 21 April 2009 : Penulis melakukan survei lanjutan ke PT. Metro
Medan dan perusaahan memberikan data tentang sistem pembelian yang
ada di perusahaan tersebut.
• Tanggal 30 April 2009 : Penulis melakukan survei yang terakhir kali di
PT. Metro Medan dan perusahaan memberikan data berupa lampiran –
2. Laporan Penelitian
Di dalam tugas akhir ini penulis membuat rencana isi yang sistematis agar
penguraian tugas akhir ini dapat mudah dipahami. Rencana isi yang telah disusun
oleh penulis yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang, permasalahan,
tujuan dan manfaat, dan rencana penulisan.
BAB II : PT. METRO MEDAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah perusahaan, struktur
organisasi, job description, jaringan usaha, kinerja usaha terkini dan rencana
kegiatan.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang pengertian sistem akuntansi
dan pengendalian intern, sistem pembelian, dokumen yang digunakan dalam
pembelian dan prosedur pembelian.
BAB IV : PENUTUP
BAB II
PROFIL PT. METRO MEDAN
A. Sejarah Ringkas Perusahaan
PT. Metro Medan berdiri pada tahun 2007 bergerak dalam bidang usaha
pemasaran dan penjualan barang – barang elektronik dan furniture dengan
penjualan secara tunai maupun kredit. Perusahaan ini dipimpinan oleh Bapak Saut
B Purba, kantor beralamat di Jl. KL. Yos Sudarso No. 41 G – H GLUGUR
Medan. Perusahaan ini didirikan pada pertengahan bulan juni yaitu tanggal 16
Juni 2007 dengan akte notaris No. 70 di Medan. PT. Metro Medan ini didirikan
oleh Bapak Saut B Purba dengan beberapa orang pemegang saham yang
menanamkan modal pada perusahaan tersebut.
Tujuan berdirinya PT. Metro Medan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Menjadi perusahaan terbaik di Indonesia dalam usaha penjualan dan
pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara
kredit maupun tunai.
b. Menyediakan lapangan usaha maupun lapangan kerja bagi masyarakat
Indonesia.
c. Menjaga keberadaan perusahaan dari masa ke masa sebagai asset nasional.
PT. Metro Medan sejak berdiri mengalami kemajuan yang sangat pesat. Hal
ini dapat dilihat dari pangsa pasar yang semakin meluas. Perusahaan tersebut
memasarkan dan menjual barang – barang elektronik dan furniture di wilayah
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan salah satu rangkaian hubungan antara
individu dengan individu yang lain, individu dengan kelompok. Struktur ini
dilukiskan dalam suatu bagian yang disebut dengan organisasi, yanng menunjukan
bagan organisasi sebagai hubungan menurut fungsi didalam usaha untuk
mengemban tugas dan kewajiban yang ditentukan menurut struktur organisasi.
Agar setiap tugas dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan oleh manajemen, maka harus ada koordinasi antara pimpinan dan
personil yang bekerja di perusahaan tersebut. Struktur organisasi merupakan
kerangka yang menunjukkan bagian – bagian tugas dan tanggung jawab di dalam
suatu perusahaan yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.
Perkembangan struktur organisasi dalam pengelolaan suatu perusahaan
adalah mutlak harus dilaksanakan oleh pemimpin agar aktivitas personil
perusahaan tidak tumpang tindih. Suatu struktur organisasi harus didesain untuk
memperjelas lingkungan kerja sehingga semua orang tau siapa yang harus
melakukan apa, dan siapa yang bertanggungjawab atas hasil – hasil apa, untuk
menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja disebabkan oleh kebingungan
dalam jaringan – jaringan komunikasi dalam mengambil keputusan yang
mencerminkan dan mendukung sasaran perusahaan.
Maka dengan adanya struktur organisasi, diharapkan tercapainya suatu
koordinasi diantara unit – unit maupun bagian – bagian dalam organisasi sehingga
harus disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan
sumber daya yang ada seoptimal mungkin.
Mengingat besarnya peranan dan sumbangan dari struktur organisasi
dalam mencapai tujuan perusahaan, maka PT. Metro memilih struktur organisasi
yang berbentuk garis dan staff seperti yang terlihat dalam lampiran.
C. Uraian Tugas
Pembagian tugas berdasarkan struktur organisasi PT. Metro Medan adalah
sebagai berikut :
1. Direktur Operasional
Direktur operasional adalah pimpinan utama yang mengambil keputusan
dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan. Tugas dan wewenang
direktur operasional adalah :
a. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan
perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
b. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam
perusahaan.
c. Memanajemen staff – staff yang ada di perusahaan.
d. Membuat peraturan intern pada perusahaan yang tidak bertentangan
2. Kepala Pengendalian Kredit dan Collection
Dalam menjalankan tugasnya kepala pengendalian kredit dan collection
bertanggunng jawab langsung kepada direktur operasional. Adapun tugas kepala
pengendalian kredit dan collection adalah sebagai berikut :
a. Bersama direktur operasional menentukan collection indoor dan outdoor
baik pertim maupun perindividual berdasarkan besarnya piutang jatuh
tempo pada bulan berikutnya.
b. Mengkoordinir pekerjaan administrasi A/R, survey, collector, dan collsus.
c. Mengendalikan kegiatan collection dan mengambil langkah – langkah
yang perlu untuk menekan tunggakan.
d. Secara periodik atau setiap bulan mendampingi chief accounting
melakukan rekonsiliasi saldo A/R (cross check) dan
mempertanggungjawabkan hasil cross check tersebut.
e. Melakukan pemantauan atau evaluasi dan memberikan pengarahan –
pengarahan kepada para surveyor dan collector dalam menjalankan
fungsinya.
3. Chief Accounting
Tugas dari chief accounting adalah sebagai berikut :
a. Mengawasi keuangan perusahaan baik pengeluaran maupun penerimaan
kas.
4. Kepala Bagian Marketing
Dalam melaksanakan tugasnya kepala bagian marketing
bertanggungjawab kepada direktur operasional dan tugas dari kepala bagian
marketing adalah sebagai berikut :
a. Melakukan perencanaan bidang penjualan.
b. Mengkoordinir para tenaga penjual, supervisor sales force, dan show room
dalam rangka meningkatkan penjualan.
c. Melakukan analisis terhadap kondisi pasar.
d. Mengkoordinir penyiapan laporan – laporan bidang keuangan.
e. Mengusulkan dan mengkoordinir kegiatan promosi dan iklan serta
melakukan evaluasi terhadap efektifitasnya.
5. Koordinator Survey
Koordinator survey bertugas dan bertanggungjawab melakukan screening
map order. Apabila sesuai, dilakukan pembagian map order berdasarkan wilayah,
bila tidak sesuai dikembalikan ke administrasi survey.
6. Koordinator Collector
Dalam menjalankan tugasnya koordinator collector bertanggungjawab
kepada direktur operasional melalui kepala pengendalian kredit dan collection dan
memiliki tugas sebagai berikut :
a. Melakukan pembinaan dan pengawasan kerja pada collector yang dibawah
koordinasinya.
b. Melaksanakan kegiatan administrasi seperti, pemantauan absensi para
7. Surveyor
Melakukan survey ke tempat tinggal konsumen sesuai wilayah survey dan
melaporkan hasil survey ke bagian komite kredit.
8. Administrasi survey
Merekap hasil CCM dan menyerahkan map order tolak dan batal ke
administrasi marketing dan map order yang disetujui ke bagian fakturisasi.
9. Collector
Tugas yang harus dilaksanakan oleh collector adalah sebagai berikut :
a. Menerima dan menandatangani daftar penyerahan kwitansi, kwitansi
berdasarkan wilayah dan melakukan penagihan.
b. Menyerahkan hasil tagihan dan kwitansi tertagih ke kasir perantara dan
menyerahkan daftar penyerahan kwitansi dan kwitansi tidak tertagih ke
bagian administrasi A/R.
10.Administrasi A/R
Menurunkan tagihan outdoor dalam bentuk DPK dan kwitansi berdasarkan
wilayah, jatuh tempo dan angsuran janji bayar.
11.Koordinator Administrasi A/R
Tugas dari koordinator administrasi A/R adalah sebagai berikut :
a. Memeriksa kwitansi outdoor.
b. Menerima collection report indoor dan outdoor dari kasir.
c. Membuat laporan produktivitas collector dan tagihan indoor dan outdoor
12.Kasir Cabang
Tugas kasir cabang adalah sebagai berikut :
a. Melakukan pembayaran utang kepada supplier.
b. Membayar bunga pinjaman bank dan pihak ketiga.
c. Mengatur pengeluaran dan penerimaan kas.
13.Purchasing
Tugas purchasing adalah sebagai berikut :
a. Mengadakan stock barang yang akan dikirim ke konsumen.
b. Membuat daftar harga barang.
c. Mengorder barang untuk stock dan untuk dikirim ke konsumen.
14.Kasir Indoor
Kasir indoor bertugas menerima pembayaran angsuran dari konsumen yang
melakukan pembayaran ke show room
15.Stock Control
Berikut adalah tugas dari stock control :
a. Mengontrol penrsediaan barang yang disimpan di gudang.
b. Menginput surat penerimaan barang, nota pengeluaran barang internal,
16.Faktur
Tugas dari bagian faktur ialah sebagai berikut :
a. Mencetak faktur dan membuat kartu AR kosong untuk dibuatkan denah
rumah konsumen berdasarkan map order.
b. Menerima map realisasi dan kembali dari pengiriman dan
mendistribusikan ke acccounting untuk yang direalisasi dan yang ditolak
atau batal ke administrasi survey.
17.Journal
Journal bertugas untuk melakukan :
a. Mengentry data konsumen beserta posting DP/angsuran I dan
menyerahkan kartu AR ke administrasi AR.
b. Mendistribusi kwitansi indoor ke showroom dan kasir perantara.
18.Administrasi Marketing
Administrasi marketing bertugas untuk melakukan screening point
terhadap kelengkapan map order, bila tidak dikembalikan ke supervisor
showroom dan supervisor sales force untuk difollow up atau ditolak, bila sesuai
diteruskan ke administrasi survey.
19.Kepala Gudang
Kepala gudang bertugas untuk melaksanakan pengawasan keluar
masuknya barang dan bertanggungjawab atas persediaan barang yang disimpan di
20.Supervisor Sales Force
Supervisor sales force bertugas melaksanakan pengecekan kelengkapan
map order, apabila tidak layak dikembalikan ke sales force atau pramuniaga untuk
di follow up kembali apabila sesuai diteruskan ke administrasi marketing.
21.Supervisor Show Room
Supervisor showroom bertugas mengecek kelengkapan map order, apabila
tidak layak dikembalikan ke pramuniaga untuk ditolak, apabila sesuai diteruskan
ke administrasi marketing.
22.Administrasi Gudang
Membuat surat penerimaan barang, cross ceck barang, menerima barang
tarikan dan surat penerimaan barang tagihan serta menata barang disektor sesuai
status barang.
23.Driver dan Staff Pengangkutan
Mengirim barang ke alamat konsumen dan menjaga kondisi barang yang
dikirim sampai ke tempat tujuan.
24.Sales Force dan Pramuniaga
Memeriksa kelengkapan map order dan menutup order untuk diserahkan ke
D. Jaringan Usaha
PT. Metro Medan ini perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas. Pada
perjalanan usahanya PT. Metro ini cenderung menjalankan kegiatan usaha yang
bergerak dibidang penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan
furniture dengan penjualan secara kredit maupun tunai untuk semua kalangan
masyarakat. Barang – barang elektronik dan furniture yang dijual dan dipasarkan
oleh PT. Metro yaitu sharp, LG, olimpic, elite, ocean, dan lain – lain.
E. Kinerja Usaha Terkini
PT. Metro Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha
penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan kredit
maupun tunai. Dalam menjalankan usahanya PT. Metro Medan memasarkan dan
menjual barang – barang elektronik dan furniture yang bermerk sharp, LG,
olimpic, elite, ocean, dan lain – lain. Dalam menjalankan kegiatan usahanya,
perusahaan ini melakukan perencanaan untuk membuka cabang baru di wilayah
Medan dan sekitarnya. Hal lain selain ingin membuka cabang baru, perusahaan
tersebut akan meningkatkan sistem pembelian dan sistem penjualan dengan cara
F. Rencana Usaha
Dalam menjalankan usahanya PT. Metro Medan membuat rencana usaha
berupa program – program sebagai berikut :
1. Program untuk meningkatkan penjualan, yaitu :
• Bagi sales yang dapat melakukan penjualan tertinggi dalam satu minggu
mendapatkan komisi\insentif.
• Penjualan diatas Rp 20.000.000-, dalam kurun waktu dua minggu, masing –
masing sales mendapat insentif Rp 150.000-,.
• Demo pasar per group sales minimal dua kali dalam satu bulan.
• Insentif untuk devisi gudang, realisasi pengantaran barang dihitung per
tanggal setiap bulannya dengan komisi yang sudah ditetapkan.
2. Program untuk konsumen, yaitu :
• Memberikan kupon undian kepada konsumen disetiap pembayaran
angsuran ke showroom.
• Setiap pengambilan kredit mendapatkan dan setiap awal tahun setiap
konsumen mendapatkan souvenir.
• Diskon pelunasan kredit oleh konsumen mendapat diskon 2% dari total
angsuran per bulan.
3.Program untuk pengembangan kegiatan usaha, yaitu :
• Mengembangkan outlet menjadi cabang baru perusahaan, seperti outlet
Binjai menjadi cabang Binjai.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Pengendalian Intern
Pengertian Sistem Akuntansi
Seiring dengen usaha – usaha yang telah dijalankan PT. Metro Medan,
yaitu menjalankan usaha penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan
furniture dengan penjualan secara tunai maupun kredit. Menurut sistem
pengelolaan yang semakin meningkat dari sistem yang ada, maka penulis
membahas sistem pembelian pada PT. Metro Medan.
Dimana sistem pembelian sangat memegang peranan yang cukup penting
di dalam kegiatan perusahaan, agar terciptanya kinerja yang baik di dalam
perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan. Semua ini daat terpenuhi dengan
suatu alat yang disebut sistem akuntansi. sebelum membicarakan sistem akuntansi
ada baiknya terlebih dahulu mengemukakan defenisi dari sistem akuntansi.
Pengertian sistem menurut Nugroho widjajanto (2001 : 2) yaitu :
” Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian – bagian yang saling
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu
Defenisi akuntansi menurut American Accounting Association dalam
buku Soemarsono S. R (2004 : 3) yaitu :
”Proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi
untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas
bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”.
Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 3) yaitu :
”Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Dari defenisi di atas, maka diketahui bahwa sistem diartikan sebagai alat
yang dapat digunakan untuk mengadakan suatu pengawasan dan untuk
mengetahui kemajuan yang dicapai serta mengandung unsur suatu sistem
akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan
buku pembantu serta laporan. Berikut adalah uraian lebih lanjut mengenai
pengertian maasing – masing unsur sistem akuntansi tersebut :
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen pertama yang digunakan untuk mencatat
terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dokumen, karena dengan formulir
peristiwa yang terjadi dalam organisasi perusahaan didokumentasikan di atas
secarik kertas. Formulir sering juga disebut media, karena merupakan media
untuk mencatat peristiwa yang terjadi di dalam organisasi ke dalam catatan
akuntansi. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkap
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber
informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. Dalam jurnal ini data
keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang
sesuai dengan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini
pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya berupa jumlah
rupiah tertentu, kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku
besar.
3. Buku besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening – rekening yang
digunakan untuk merinngkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya di
dalam jurnal. Rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan elemen –
elemen informaasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar
ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk mennggolongkan data
keuangan dan dapat juga dipandang sebagai informasi keuangan untuk penyajian
laporan keuangan.
4. Buku pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan ke dalam buku besar diperlukan
rinciannya lebih lanjut, dibentuk buku pembantu yang merinci data keuangan
yanng tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akhir ( books of final entry ),
dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu, juga karena
setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku – buku tersebut. Proses
akuntansi selanjutnya adalah penyusunan laporan keuangan, bukan dalam
pencatatan akuntansi lagi.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan berupa neraca,
laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok
produksi, dan laporan biaya pemasaran harga pokok penjualan.
Tujuan Sistem Akuntansi
Penyusunan sistem akuntansi untuk setiap perusahaan berbeda satu dengan
yang lainnya karena sistem akuntansi yang disusun oleh perusahaan dipengaruhi
oleh jenis dan besarnya perusahaan. Untuk itu, pimpinan perusahaan harus dapat
membuat kerangka dasar dari sistem akuntansinya yang merupakan pedoman bagi
seluruh karyawan. Secara umum tujuan sistem akuntansi adalah :
1. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen,
pemilik atau pemegang saham secara cepat dan tepat.
2. Menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pihak luar perusahaa, sepeerti
perpajakan, bank atau kreditur dan lembaga – lembaga lainnya yang berkaitan
denngan perusahaan.
3. Menyempurnakan kontrol melalui organisasi, prosedur – prosedur dan cara –
4. Mengurangi biaya penyelenggaraan administratif ketingkat yang relatif lebih
rendah daripda nilai manfaatnya.
Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, penulis membahas sistem pembelian
pada PT. Metro Medan. Sistem pembelian merupakan prosedur untuk mengatur
cara – cara dalam melakukan pembelian barang maupun jasa yang dibutuhkan
perusahaan.
Pengendalian Sistem Akuntansi
Sebagaimana tujuan dari pengawasan sistem akuntansi adalah untuk
menjaga keamanan harta milik perusahaan. Oleh karena itu sistem akuntansi harus
disusun dengan mempertimbangkan prinsip – prinsip pengawasan intern. Sistem
akuntansi yang dipakai oleh suatu perusahaan yang baik akan mengandung unsur
– unsur pengawasan intern yang baik pula, dimana dalam pengawasan intern
mencakup :
a. Pengawasan akuntansi meliputi struktur organisasi dan semua metode dan
prosedur yang terutama berkaitan dengan erat dan berhubungan langsung pada
pengamanan aktiva dan dapat dipercaya catatan finansialnya.
b. Pengawasan administrasi terdiri atas struktur organisasi dan semua metode dan
prosedur yang pertama yang berkaitan dengan efisiensi operasi dan kepatuhan
terhadap kebijakan manajemen dan biasanya hanya mempunyai hubungan yang
B. Sistem Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan oleh perusahaan untuk pengadaan
barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Pengadaan barang dan jasa bisa
dilakukan dengan dua cara yaitu: Pembelian secara tunai dan pembelian secara
kredit.
1. Pembelian Secara Tunai
Pada pembelian tunai prosedur yang terkait adalah sebagai berikut :
• Prosedur penerimaan barang
• Prosedur pengeluaran kas
2. Pembelian Secara Kredit
Pada pembelian secara kredit prosedur yang terkait adalah sebagai
berikut :
• Prosedur pembuatan order pembelian
• Prosedur penerimaan barang
• Prosedur pencatatan utang
• Prosedur pengeluaran kas.
3. Bagian – Bagian yang Terkait dalam Sistem Pembelian
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam
perusahaan. Bagian – bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian
Fungsi dari bagian – bagian yang terkait dalam prosedur pembelian adalah sebagai
berikut :
• Bagian Gudang
Merupakan bagian yang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan
pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan untuk barang –
barang yang langsung pakai permintaan pembelian langsung diajukan oleh
pemakai barang. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang
menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang. Catatan ini
hanya menunjukkan kuantitas tanpa jumlah rupiah.
• Bagian Pembelian
Bagian ini bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Untuk dapat
melaksanakan fungsi ini yaitu bagian pembelian harus dilakukan langkah –
langkah untuk menjamin bahwa :
Pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan kualitas
yang sesuai.Barang – barang yang dibeli akan dapat diterima tepat pada waktu
• Bagian Penerimaan Barang
Dalam sistem pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari
pemasok guna menentukan dapat tidaknya barang tersebut diterima oleh
perusahaan.
Apabila barang yang diterima oleh perusahaan sudah disetujui baik
kuantitas maupun kualitasnya, maka bagian penerimaan barang membuat laporan
penerimaan barang atau menandatangani tembusan order pembelian yang
berfungsi sebagai laporan penerimaan barang. Untuk barang-barang yang ditolak
karena cacat atau tidak sesuai order pembelian, bagian penerimaan barang
membuat berita acara penolakan barang yang diserahkan kepada bagian
pembelian. Barang yang ditolak oleh bagian penerimaan barang diserahkan
kepada bagian pengiriman yang bertugas mengembaliakan barang yang rusak atau
cacat kepeda panjual.
• Bagian Akuntansi
Bagian yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan
utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian,
fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian
kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen
sumber (Bukti Kas Keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau sebagai
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persedian barang yang dibeli
kedalam kartu persediaan.
Sistem akuntansi pembelian agar telaksana dengan baik perlu diperhatikan
prinsip – prinsip internal control untuk mendapat pengawasan yang memadai.
Prinsip – prinsip internal control pembelian yang dikutip dari buku Zaki
Baridwan (1994 : 174 – 175) adalah :
1. Diadakan pemisahan fungsi yang jelas bagi pihak yang : meminta pembelian
melakukan pembelian menerima pembelian menyimpan barang
mencatat terjadinya pembelian dan timbulnya utang mengeluarkan uang untuk membayar pembelian
2. Setiap pembelian harus didasarkan pad permintaan pembelian dengan harga yang bersaing serta kuantitas optimal.
3. Bagian pembelian harus mengikuti pengiriman barang – barang dari penjualan untuk memastikan ketepatan waktunya.
4. Barang – barang yang akan diterima harus sesuai dengan spesifikasi dalam order pembelian.
5. Faktur pembelian diperiksa kebenaranya sebelum disetujui untuk
dibayar.
6. Distribusi debit dari barang – barang atau jasa yang dibeli harus dilakukan dengaan benar sehingga laporan – laporan untuk pimpinan datanya dapat dipercaya.
PT. Metro Medan dalam kegiatanya adalah menjalankan usaha penjualan
dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara
tunai maupun kredit, mengadakan suatui sistem pembelian yang dilakukan oleh
bagian – bagian yang terkait. Dalam hal ini pembelian suatu barang diadakan
untuk memenuhi pesanan dari konsumen yang membutuhkan barang-barang
electronik maupun furniture. Bila diantara kedua belah pihak telah mengadakan
kesepakatan mengenai harga, maka bagian pembelian mengorder barang ke
diterima, bagian purchesing mengadakan koordinasi dengan chief accounting.
Apakah untuk memenuhi pesanan tersebut dana yang dimiliki PT.Metro
mencukupi atau tidak maka bagian purchesing langsung meminta persetujuan dari
direktur operasional. Bila direktur operasional menyetujuinya maka pesanan yang
diminta oleh konsumen dipenuhi.
Adakalanya PT.Metro melakukan pembelian dengan kredit dalam jangka
waktu 30 sampai 45 hari. Pembayaran hutang jatuh tempo dilakukan oleh kasir
cabang saat pihak supllier datang untuk menagih hutang jatuh tempo dengan
membawa bukti surat penerimaan barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang.
Barang yang dikembalikan kepada penjual dibuat laporan tersendiri,
biasanya laporan tersebut dinamakan dengan laporan perbedaan barang (Material
discrepancy report).
Laporan ini dibuat rangkap tiga dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Lembar asli dikirim kebagian pembelian yang akan dibandingkan dengan
order pembelian.
b. Copy pertama dikirimkan ke gudang bersama dengan barangnya.
c. Copy kedua disimpan di bagian penerimaan sebagai arsip.
Bagian yang terkait dalam prosedur pembelian pada PT.Metro adalah :
1. Pelaksanaan pembelian barang, baik untuk barang yang hendak dijual maupun
barang untuk persediaan, langsung ditangani oleh bagian pambelian. Bagian
pembelian langsung berhubungan dengan supllier yang telah ditetapkan sejak
berdirinya PT.Metro. Supllier elektronik ialah Sharp dan LG serta untuk
2. Apabila antara PT.Metro dan supllier telah mengadakan kesepakatan tentang
harga, maka bagian pembelian mengirimkan order pembelian kepada supllier.
3. Apabila pemesanan barang telah dilakukan maka bagian pembelian menerima
barang yang dikirimkan dari supllier ke PT.Metro
4. Setelah barang diterima oleh PT.Metro maka bagian gudang bertugas untuk
menyimpan barang yang telah diterima dari supllier. Untuk mengawasi barang
dalam gudang, bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu
gudang dan kartu barang.
C. Dokumen yang Digunakan Dalam Pembelian
Didalam sistem pembelian digunakan dokumen-dokumen untuk
memudahkan semua pekerjaan. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan
dalam sistem pembelian antara lain :
1. Surat permintaan pembelian
2. Surat permintaan penawaran harga
3. Surat order pembelian
4. Laporan penerimaan barang
5. Surat perubahan order pembelian
6. Bukti kas keluar
• Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau
barang dengan jenis jumlah dan mutu seperti yang tercantum dalam surat tersebut.
Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap
permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip
fungsi yang meminta barang. Adakalanya surat permintaan pembelian berupa
surat permintaan pembelian berulang kali (Repley Travelling purches requestion).
Dokumen ini digunakan jika pesanan berulang kali dilakukan secara rutin, tetapi
penulisannya tidak diinginkan berulang kali. Informasi pokok dalam dokumen
surat permintaan pembelian berulang kali disimpan sebagai lampiran kartu
gudang.
• Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen permintaan penawaran harga digunakan untuk meminta
penawara harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali
terjadi.
• Surat Order Pembelian
Dokumen order pambelian digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan
fungsi sebagai berikut :
1. Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang
2. Tembusan pengakuan oleh pemasok
tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan
tanda tanggan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali keperusahaan
sebagai bukti telah terima dan disetujuainya order pembelian, serta
kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut
dalam dokumen tersebut.
3. Tembusan bagi unit permintaan barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa
barang yang dimintanya telah dipesan.
4. Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut
tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan
tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah
ditetapkan.
5. Arsip pemasok
Tembusan surat order pambelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut
nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
6. Tembusan fungsi penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai
otorisasi untuk menerima barang sejenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan
7. Tembusan fungsi akuntansi
Tembusan surat order pembeliaan ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai
salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
• Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis spesifikasi, mutu dan
kuantitas seperti yang tecantum dalam surat order pembelian.
• Surat Perubahaan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahaan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal
lain yang bersangkutan dengan perubaha disain. Biasanya perubahaan tersebut
diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat
perubahan order pembelian.
• Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini jug berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (Berfungsi sebagai
remittance advice).
Pada PT. Metro, seluruh pembelian dikoordinasikan langsung oleh bagian
pembelian. Bagian pembelian langsung mengorder barang kesupplier melalui via
telepone dan tidak menggunakan surat order pemesanan barang dan barang
tersebut langsung dikirimkan pihak supplier ke PT. Metro tanpa menggunakan
surat permintaan pembelian berulang kali (travelling purchase requisition). Disaat
pengiriman barang oleh supplier, barang dikirim bersamaan dengan surat
penerimaan barang dan surat jalan.
D. Prosedur Pembelian
Prosedur pembelian mengatur cara – cara dalam melakukan pembelian
baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai
dengan adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa sampai pada saat barang dan
jasa dibeli. Namun sebelum membahas tentang prosedur pembelian, penulis
membahas apa yang dimaksud dengan prosedur.
Prosedur adalah rangkaian kegiatan administrasi yanng melibatkan
beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindakan dalam melakukan
transaksi – transaksi yang sering terjadi.
Prosedur pembelian harus diatur sedemikian rupa sehingga jelas tahapan
serta urutan pekerjaan yang dimulai dari adanya kebutuhan akan suatu barang
pembelian yang akan menimbulkan prosedur pembelian. Fungsi pembelian
meliputi aktivitas – aktivitas sebagai berikut :
a. Membeli mesin – mesin dan peralatan, bahan baku, bahan penolong, suku
cadang barang dan jasa lainnya.
b. Mencari informasi harga, data teknis, kemajuan teknologi pada mesin – mesin,
peralatan dan bahan yang dipergunakan oleh perusahaan.
c. Melaksanakan kontrak pembelian, mengawasi rencana tanggal penerimaan,
mengawasi jumlah barang yang dikirim oleh penjual, dan memeriksa faktur
pembelian.
Untuk mendukung fungsi pembelian tersebut maka harus dilakukan
prosedur pembelian yang baik agar tidak terjadi penyimpangan di dalam
perusahaan, sehingga terciptanya sistem akuntansi yang efektif dan efisien.
Bagian – bagian yang terlibat dalam prosedur pembelian adalah sebagai berikut :
1. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir permintaan pembelian ke fungsi pembelian. Jika barang tidak
disimpan di dalam gudang, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan
pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan mennggunakan surat permintaan
pembelian.
2. Prosedur permintaan dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai
sering kali perusahaan menentukan jenjang wewenang sehingga sistem pembelian
dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :
a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
3. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur pembelian fungsi pembelian mengirim surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitaukan kepada unit – unit
organisasi lain dalam perusahaan mengenai order yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
4. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan
kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan
barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur pencatatan hutang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen – dokumen
yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan
barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
Prosedur pembelian yang terjadi pada PT. Metro adalah sebagai berikut :
a. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian
dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
b. Bagian pembelian mengadakan koordinasi dengan bagian keuangan untuk
mengetahui apakah dana yang tersedia mencukupi untuk melakukan transaksi.
c. Setelah mengetahui apakah dana mencukupi maka bagian pembelian
mengadakan koordinasi dengan pemasok untuk mengirim barang yanng
dipesan oleh konsumen sesuai dengan jenis, kualitas dan kuantitas barang.
d. Selanjutnya bagian pembelian mengirimkan surat pembelian barang kepada
bagian akuntansi.
e. Apabila pesanan telah terpenuhi maka bagian akuntansi memeriksa kebenaran
perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam faktur pembelian kemudian
dibandingkan dengan tembusan surat pesanan pembelian yang telah
dikirimkan. Setelah pencatatan ke dalam jurnal pembelian selanjutnya faktur
ke dalam buku pembantu.
f. Faktur pembelian yang telah dicatat ke dalam jurnal pembelian dan buku
pembantu kemudian disimpan dalam arsip faktur pembelian menurut urutan
tanggal.
g. Setiap akhir bulan, jurnal pembelian dijumlah kemudian jumlah ini diposting
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Struktur organisasi PT. Metro Medan merupakan struktur organisasi yang
berbentuk garis dan staf, dimana pimpinan dalam menjalankan tugasnya
dibantu oleh para stafnya, dengan kata lain tiap – tiap pekerjaan terdapat satu
pimpinan yang langsung sedangkan staf bekerja dan memberikan saran kepada
kepala bagian.
2. Bagian – bagian yang terkait dalam prosedur pembelian pada PT. Metro
Medan ialah bagian gudang, bagian pembelian, dan bagian penerimaan
barang. Pada bagian telah mengalami pemisahan fungsi antara pembelian,
penerimaan barang, dan penyimpanan barang. Dan dokumen yang digunakan
dalam pembelian adalah surat pemesanan barang, surat permintaan baranng,
surat pembelian,dan kartu gudang yang beerfungsi untuk memberitaukan
apakah gudang meminta pembelian barang atau tidak.
3. Di dalam pelaksanaan pembelian barang PT. Metro Medan menggunakan
dokumen – dokumen yang terdiri dari surat pemesanan barang, surat
pembelian. PT. Metro Medan tidak menggunakan permintaan pembelian
4. Pencatatan transaksi pada PT. Metro Medan menggunakan program komputer
data base. Program tersebut sangat memudahkan pekerjaan dalam hal
pencatatan transaksi yang terjadi. Bagian keuangan hanya tinggal
memasukkan data kemudian data tersebut diolah oleh komputer secara
otomatis, sehinngga penyajian data akuntansi dapat lebih efisien dan efektif.
B. Saran
1. Hendaknya setiap bagian yang terdapat dalam perusahaan lebih
mengutamakan pelaksanaan tugasnya agar tercapai tujuan perusahaan yang
telah ditetapkan.
2. Dalam hal pemisahan fungsi antara bagian gudang, bagian pembelian dan
bagian penerimaan barang, PT. Metro Medan telah melakukan pemisahan
fungsi. Hal ini sebaiknya dipertahankan agar kinerja perusahaan terus berjalan
dengan baik.
3. Formulir yang digunakan dalam transaksi pembelian dibuat dengan nomor
urut tercetak agar penggunaanya dapat dipertanggungjawabkan dengan jelas
untuk masing – masing fungsi. Hal ini tetap dipertahankan sehingga kinerja
perusahaan mengalami peningkatan.
4. Dalam pencatatan transaksi PT. Metro Medan telah menggunakan program
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima Bagian Penerbit Fakultas Ekonomi, Yogyakarta, 1994.
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta, 2001.
Widjajanto, Nugroho, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta, 2001.
KPKC
C A
KABAG. MARKETING
Purchesing Ka.
Lampiran 2
Bagian Gudang
Gambar. 1 Sistem Pembelian Kredit Sumber : Mulyadi (2001 : 320) Mulai
Membuat Surat Permintaan
Pembelian
2 Surat
Permintaan Pembelian
1
1
Pada Saat Reorder Point
N Kartu Gudang
Surat
Order Pembelian 6
5 6
Lap.Penerimaan Barang
2
Lampiran 3
Lampiran 4 dari pemasok yang disertai dengan surat pengantar
Dikirim Ke Bagian Gudang Bersamaan pemasok dg SOP
& LPB
Arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
Register
Lampiran 5
Bagian Utang
Gambar. 4 Prosedur Pencatatan Utang Sumber : Mulyadi (2001 : 323)
Dari Bagian Pembelian
Lampiran 6
Ke Bagian Kasa
Lampiran 7
Membuat register bukti kas keluar & update
arsip induk
Baca & Sortasi
Penyimpangan & dan register cek
L
am
p
ir
an
L
am
p
ir
L
am
p
L
am
Lampiran 12
