RANCANG BANGUN APLIKASI PENERIMAAN SISWA
BARU DAN PENGOLAHAN DATA SISWA PADA SMK PGRI 2
SIDOARJO
KERJA PRAKTIK Program Studi
DIII Manajemen Informatika
Oleh:
LUTFIANDOKO YOGHA PRATAMA 13390100009
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
xi
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR ISI ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR TABEL ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR GAMBAR ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.
BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.
1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined.
1.2 Rumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined.
1.3 Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined.
1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined.
1.5 Manfaat ... Error! Bookmark not defined.
1.6 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAANError! Bookmark not defined.
2.1 Gambaran Umum SMK PGRI 2 Sidoarjo .. Error! Bookmark not
defined.
2.3 Visi SMK PGRI 2 Sidoarjo ... Error! Bookmark not defined.
2.4 Misi SMK PGRI 2 Sidoarjo ... Error! Bookmark not defined.
2.5 Struktur Organisasi SMK PGRI 2 SIDOARJOError! Bookmark not
defined.
2.6 Deskripsi Tugas ... Error! Bookmark not defined.
xii
3.2 Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined.
3.3 Analisis Sistem ... Error! Bookmark not defined.
3.4 Desain Sistem ... Error! Bookmark not defined.
3.5 Database ... Error! Bookmark not defined.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTIK ... Error! Bookmark not defined.
4.1 Analisa Sistem ... Error! Bookmark not defined.
4.2 Identifikasi Masalah... Error! Bookmark not defined.
4.3 Spesifikasi Aplikasi ... Error! Bookmark not defined.
4.4 Lingkungan Operasi ... Error! Bookmark not defined.
4.5 Document Flow ... Error! Bookmark not defined.
4.6 System Flow ... Error! Bookmark not defined.
4.7 Diagram Jenjang ... Error! Bookmark not defined.
4.8 Context Diagram ... Error! Bookmark not defined.
4.9 Data Flow Diagram level 0 ... Error! Bookmark not defined.
4.10 Sub Proses Penjualan Formulir Data Flow Diagram level 1 Error!
Bookmark not defined.
4.11 Sub Proses Pendaftaran Data Flow Diagram level 1Error! Bookmark
not defined.
4.12 Sub Proses Daftar Ulang Data Flow Diagram level 1 ... Error!
Bookmark not defined.
4.13 Sub Proses Pengolahan Data Siswa Data Flow Diagram level 1Error!
Bookmark not defined.
xiii
4.14 Physical Data Model ... Error! Bookmark not defined.
4.15 Struktur File ... Error! Bookmark not defined.
4.16 Desain Input Output ... Error! Bookmark not defined.
4.17 Implementasi dan Pembahasan ... Error! Bookmark not defined.
4.17.1 Implementasi Sistem ... Error! Bookmark not defined.
4.17.2 Instalasi Program ... Error! Bookmark not defined.
4.17.3 Penjelasan Pemakaian ... Error! Bookmark not defined.
BAB V PENUTUP ... Error! Bookmark not defined.
5.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined.
5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.
BIODATA ... Error! Bookmark not defined.
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Era globalisasi dengan segala implikasinya menjadi salah satu pemicu
cepatnya perubahan yang terjadi pada berbagai aspek kehidupan masyarakat, dan
bila tidak ada upaya sungguh-sungguh untuk mengantisipasinya maka hal tersebut
akan menjadi masalah yang sangat serius. Dalam hal ini dunia pendidikan
mempunyai tanggung jawab yang besar, terutama dalam menyiapkan sumber daya
manusia yang tangguh sehingga mampu hidup selaras di dalam perubahan itu
sendiri.
Proses penerimaan siswa baru merupakan salah satu cara sekolah untuk
mendapatkan siswa yang terampil dalam bidang yang diambilnya pada SMK
PGRI 2 Sidoarjo. Penerimaan Siswa baru hanya dilakukan ketika tahun ajaran
baru. Proses penerimaan siswa baru pada SMK PGRI 2 Sidoarjo masih
menggunakan proses manual dimana data – data calon siswa disimpan pada rak
dokumen, sehingga memungkinkan kehilangan data dan bahkan pencarian data
calon siswa membutuhkan waktu yang lama. Hal ini menyebabkan kinerja pihak
Tata Usaha (TU) dari SMK PGRI 2 Sidoarjo pada khususnya, tidak efesien dan
efektif. Kesulitan dalam pengolahan data calon siswa juga menyebabkan
pendataan pada masa pendaftaran siswa menjadi lebih sulit. Untuk membantu
mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem aplikasi penerimaan
2
pengolahan data tentang siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo sehingga proses
penerimaan siswa lebih efektif dan efisien.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan
permasalahan yang ada, yaitu Bagaimana merancang Bangun Sistem Aplikasi
Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada Sistem Aplikasi Penerimaan Siswa Baru Serta
Pengolahan Data Siswa Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi ini membahas tentang proses penerimaan siswa baru pada
SMK PGRI 2 Sidoarjo.
2. Sistem aplikasi ini membahas tentang data siswa baru
a. Proses pembelian formulir
b. Proses Pendaftaran dan Proses Daftar Ulang
c. Proses Pengolahan Data siswa baru
d. Pembuatan laporan dan kwitansi selama proses pendaftaran
1.4 Tujuan
Membuat sistem informasi pendaftaran dan pembagian kelas siswa baru
yang terkomputerisasi meliputi maintenance data siswa, transaksi penjualan
formulir, pembagian kelas siswa baru menurut program keahlian yang dipilih,
sehingga mempermudah guru maupun petugas jaga yang baru untuk memperoleh
1.5 Manfaat
Tujuan pada rancang bangun sistem aplikasi penerimaan siswa baru baru
ini adalah guna mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi SMK PGRI 2
Sidoarjo, serta dengan sistem aplikasi ini SMK PGRI 2 Sidoarjo dapat
meningkatkan keakuratan data dan membantu proses pencarian data siswa baru.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan di dalam memahami permasalahan dan
pembahasannya, maka penulisan Laporan Kerja Praktik ini dibuat dengan
sistematika sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah yang menjelaskan tentang batasan – batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari
ketentuan yang telah ditetapkan, serta tujuan dan manfaat dari
sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pengolahan data siswa
serta sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini membahas tentang hasil survey pada SMK PGRI 2
Sidoarjo yang menjelaskan tentang gambaran umum SMK PGRI 2
Sidoarjo dan struktur organisasi yang bersangkutan beserta job
4
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang berbagai macam teori yang mendukung
dalam pembuatan Sistem Informasi Penilaian yaitu pengertian
pendidikan, pengertian konsep dasar sistem informasi, pengertian
sistem informasi pendaftaran, database dan pengembangan sistem.
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Bab ini membahas tentang spesifikasi prosedur dalam
menyelesaikan Kerja Praktek, meliputi analisis document flow,
data flow diagram, context diagram, entity relationship diagram
beserta struktur file dan desain input/output yang baru.
BAB V PENUTUP
Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari
pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk
8
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Gambaran Umum SMK PGRI 2 Sidoarjo
SMK PGRI 2 Sidoarjo adalah sekolah menengah kejuruan swasta yang
bertempat di Jl. Jenggolo Gg. III No. 61, Sidoarjo. Sekolah ini memiliki 4
program jurusan yaitu Multimedia (MM), Rekayasa Perangkat Lunak (RPL),
Akuntansi (AK), dan Administrasi Perkantoran (APK).
SMK PGRI 2 Sidoarjo memiliki berbagai fasilitas diantara lain
laboratorium khusus untuk setiap program jurusan, lapangan olahraga, kantin,
masjid, dan lain sebagainya. Tersedia beberapa ekstrakulikuler yang mampu
membantu siswa didik untuk mengembangkan bakat dan hobinya. Para
Pembimbing yang masing - masing ahli dalam bidangnya membuat minat siswa
didik semakin besar pada fasilitas yang di sediakan oleh SMK PGRI 2 Sidoarjo
ini. Ada berbagai macam ekstrakulikuler yang di sediakan, diantaranya yaitu
Paskibraka, Ekstra Bola Voli, Ekstra Basket, Ekstra Futsal, dll. Suasana yang
tergolong sejuk juga membuat para siswa didik merasa nyaman.
2.2 Logo SMK PGRI 2 Sidoarjo
9
Arti dari Logo SMK PGRI 2 Sidoarjo adalah sebagi berikut
1. Bentuk
Sayap kiri-kanan masing-masing terdiri dari 5 helai bulu Berwarna kuning,
melambangkan cita-cita setinggi angkasa di bidang pendidikan dengan dasar
Pancasila, membawa tunas muda harapan bangsa ke masa cerah dan
gemilang.
2. Lukisan Corak dan Warna
Pada bulu bagian bawah warna putih dengan tulisan PGRI berwarna merah
melambangkan pengabdian yang dilandasi kesucian, cinta kasih, kemurnian
dan keberanian bagi kepentingan rakyat. Suluh berdiri tegak bercorak 4
garis tegak dan datar berwarna kuning dengan nyala 5 sinar api warna merah
melambangkan :
a. Suluh dengan 4 garis tegak dan datar warna kuning, berarti fungsi
guru (Prasekolah, SD, SMP, SMA, SMK, dan perguruan Tinggi)
dengan hakekat tugas pengabdiannya sebagai pendidik yang besar dan
luhur.
b. Nyala api dengan lima sinar warna merah yang berarti Pancasila
dalam Arti Ideologis dan Sasaran budi, cipta, rasa, karsa dan karya
generasi dalam Arti Teknik.
c. Empat buku mengapit suluh dengan posisi 2 datar dan 2 tegak
(simetris) dengan warna corak putih melambangkan sumber ilmu yang
menyangkut nilai-nilai moral pengetahuan, ketrampilan dan akhlak
bagi tingkatan lembaga-lembaga pendidikan pradasar, dasar,
d. Warna dasar tengah hijau melambangkan kemakmuran generasi.
e. Pita putih bertulisan Perkumpulan Pembina Lembaga Pendidikan
sebagai penyangga sayap, melambangkan ikatan yang kokoh kuat
guru seluruh Indonesia di dalam mengejar cita-citanya.
3. Arti Keseluruhan
Yayasan Pembina Lembaga Pendidikan PGRI dengan itikad dan kesadaran
pengabdian yang suci murni dengan segala keberanian, keluhuran jiwa dan
cinta kasih senantiasa menunaikan darma baktinya terhadap Negara, Tanah
Air dan Bangsa Indonesia dalam menididik budi, cipta, rasa, karsa dan karya
generasi bangsa menjadi manusia Pancasila yang memiliki moral,
pengetahuan, ketrampilan, dan akhlak yang tinggi.
2.3 Visi SMK SMK PGRI 2 Sidoarjo
Mewujudkan SMK yang berkualitas, unggul dalam prestasi berdasarkan
IMTAQ serta menghasilkan tamatan yang mampu bersaing di tingkat nasional
maupun global.
.
2.4 Misi SMK PGRI 2 Sidoarjo
SMK PGRI 2 Sidoarjo memiliki beberapa misi yang harus ditempuh
dalam mewujudkan visinya.
1. Menyiapkan tamatan siap kerja serta berproduktifyang dilandasi IMTAQ
serta menguasai IPTEK
2. Meningkatkan kualitas kegiatan belajar mengajar dalam mencapai kopetensi
11
3. Mengembangkan potensi sekolah yang bernuansa industri dan mampu
bersaing di tingkat nasional
4. Mengembangkan sekolah sebagai pusat Pendidikan dan Pelatihan Kejuruan
Terpadu (PPKT) yang memberikan layanan prima pada masyarakat
5. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan kualitas pembinaan
kesiswaan dalam mewujudkan IMTAQ dan sikap kemandirian
2.5 Struktur Organisasi
2.6 Deskripsi Tugas
SMK PGRI 2 Sidoarjo memiliki struktur organisasi yang komplit. Setiap
Organisasi memiliki fungsi untuk menjalankan tugas masing-masing.
1. Dinas Pendidikan
Dinas Pendidikan merupakan unsur pelaksana pemerintahan daerah,
dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
2. Kepala Sekolah
Kepala Sekolah adalah pimpinan tertinggi di sekolah. Pola
kepemimpinananya akan sangat berpengaruh bahkan sangat menentukan
kemajuan sekolah. Oleh karena itu dalam pendidikan modern
kepemimpinan kepala sekolah merupakan jabatan strategis dalam mencapai
tujuan pendidikan.
3. YPLP (Yayasan Pembina Lembaga Pendidikan)
Yayasan Yang Mengelola Dan Membina Lembaga-Lembaga Pendidikan Di
Lingkungan PGRI.
4. Komite Sekolah
Badan ini merupakan suatu institusi yang mandiri bertujuan untuk
meningkatkan tanggung jawab dan peran serta masyarakat dengan
mewadahi dan menyalurkan aspirasi dan prakarsa masyarakat dalam
melahirkan kebijakan operasional dan program pendidikan di satuan
pendidikan.
5. Bendahara
13
6. Tata Usaha
Bagian Sekolah yang melaksanakan tugas ketatausahaan sekolah, seperti
menyimpan dokumen-dokumen sekolah maupun membuat laporan sekolah.
7. WKS Kurikulum
WKS memiliki peranan dalam membantu kepala sekolah seperti :
a. Menyusun program pengajaran
b. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan
c. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran
d. Menyusun jadwal evaluasi belajar dan pelaksanaan ujian akhir
e. Menerapkan kriteria persyaratan kenaikan kelas dan ketamatan
f. Mengatur jadwal penerimaan rapor dan STTB
g. Mengatur pelaksaan program perbaikan dan pengayaan
h. Mengatur pengembangan MGMP/MGBP dan koordinator mata pelajaran
i. Melakukan supervisi administrasi akademis
j. Melakukan pengarsipan program kurikulum
k. Penyusunan laporan secara berkala
8. WKS Kesiswaan
WKS berfungsi membina siswa yang dapat memperdalam dan memperluas
pengetahuan siswa, mengembangkan bakat dan minat , kreatifitas serta
ketrampilan siswa.
9. WKS Sarana
WKS Sarana berfungsi untuk membantu mengembangkan sarana-sarana
10. WKS HUMAS
Membantu Kepala Sekolah dalam pelaksanaan tugas hubungan industri atau
masyarakat yang menyusun dan melaksanakan program kerja, mengarahkan
dan membina, memimpin, mengawasi serta mengkoordinasikan pelaksanaan
tugas, khususnya dibidang kerjasama dengan dunia usaha yang relevan serta
melaksanakan pemasaran tamatan.
11. Perpustakaan
Bagian dari sekolah yang membantu siswa dalam proses belajar dengan
menyediakan sarana dalam pendidikan
12. KAPROLI (Kepala Program Keahlian)
KAPROLI memiliki tanggung jawab seperti dibawah ini :
a. Menyusun program kerja
b. Mengkoordinir tugas guru dalam pembelajaran
c. Mengkoordinir pengembangan bahan ajar
d. Memetakan kebutuhan sumber daya untuk pembelajaran
e. Memetakan dunia industri yang relevan
f. Melaksanakan program praktik kerja industry
g. Melaksanakan uji kompetensi
h. Menginventarisasi fasilitas pembelajaran program keahlian
i. Melaporkan ketercapaian program kerja
13. OSIS
Suatu organisasi yang berada di tingkat sekolah di Indonesia yang dimulai
15
dan Sekolah Menengah Atas (SMA) atau Sekolah Menegah Kejuruan
(SMK).
14. KOPSIS
Koperasi yang berada dalam lingkungan sekolah yang anggotanya adalah
siswa dari sekolah tersebut yang dapat melakukan kegiatan ekonomi tanpa
badan hukum.
15. POKJA PSG
Suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan keahlian kejuruan
yang memadukan secara sistematik dan sinkron program pendidikan di
sekolah dan program penguasaan keahlian yang diperoleh melalui bekerja
langsung di dunia kerja, terarah untuk mencapai suatu tingkat keahlian
professional tertentu.
16. Wali Kelas
Wali Kelas adalah Guru yang membantu Kepala Sekolah untuk
membimbing siswa dalam mewujudkan disiplin kelas, sebagai manajer dan
motivator untuk membangkitkan gairah / minat siswa untuk beprestasi di
kelas.
17. UKS
UKS adalah suatu usaha yang dilakukan sekolah untuk menolong murid dan
juga warga sekolah yang sakit di kawasan lingkungan sekolah. UKS
biasanya dilakukan di ruang kesehatan suatu sekolah.
18. Siswa
Anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri melalui
12
LANDASAN TEORI
Landasan teori yaitu bagian yang akan membahas tentang uraian
pemecahan masalah yang akan ditemukan pemecahannya melalui
pembahasan-pembahasan secara teoritis. Teori-teori yang akan dikemukakan merupakan
dasar-dasar penulis untuk meneliti masalah – masalah yang akan dihadapi penulis pada pelaksanaan pengumpulan data kerja praktek di SMK Nasional Mojokerto.
3.1Pendaftaran Sekolah
Menurut Herek (1982:9) pada dasarnya Pendaftaran ini untuk
memperlancar dan mempermudah proses pendaftaran siswa siswi baru, pendataan
dan pembagian kelas seorang siswa siswi. Sehingga dapat terorganisir, teratur
dengan cepat dan tepat dengan beberapa persyaratan yang telah ditentukan oleh
sekolah. Proses pendaftaran siswa baru merupakan salah satu kewajiban pihak
sekolah dan Dinas Pendidikan setiap tahun ajaran baru.
Menurut Desi Anwar (2003;331) pendaftaran adalah suatu proses yang
dilakukan calon siswa baru untuk mendaftar kesekolah dengan tujuan untuk
menjadi salah satu bagian dari sekolah tersebut.
3.2Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (1999 : 11) sistem informasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
13
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
Menurut Sutabri (2004 : 36) Sistem informasi adalah suatu sistem
didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan
kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
3.3Analisis Sistem
Menganalisis sistem merupakan tahapan dalam menganalisis
kebutuhan-kebutuhan sistem. Menurut Kendall & Kendall (2003:13), perangkat atau teknik
untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan menggunakan diagram aliran
data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk
grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data
berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem beserta
spesifikasinya berupa tipe data atau constrainnya.
Menganalisis kebutuhan sistem dapat pula dilakukan dengan melakukan
teknik wawancara guna mendapatkan informasi penting lainnya seperti tujuan di
masa mendatang. Jenis informasi berupa perilaku, atau sikap-sikap, keyakinan dan
karakteristik beberapa orang utama dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh
sistem yang diajukan atau dari yang sudah ada, bisa didapatkan melalui
penggunaan kuesioner (Kendall & Kendall, 2003:167). Dengan menggunakan
kuesioner, dapat mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara dan untuk
menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentimen yang diekspresikan dalam
3.4Desain Sistem
Menurut Burch dan Grundnitski (dalam Jogiyanto; 2005 :196) desain
sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan
sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu
kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Desain sistem menetukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan
tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen perangkat lunak dan
perangkat keras suatu sesistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan
memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahapan analisis.
Berdasarkan beberapa defenisi diatas maka desain sistem dapat diartikan
sebagai berikut:
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan system.
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.
3. Persiapan untuk rancang bangun untuk implementasi.
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau
pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang
utuh dan berfungsi.
6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponenen - komponen
perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
15
3.5Database
Menurut Marlinda (2004:1) database adalah suatu sistem menyusun dan
mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau
merekam serta memelihara data operasional lengkap dengan sebuah
organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal
yang diperlukan pemakai untuk proses pengambil keputusan.
Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki
karakteristik seperti berikut:
1. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa
mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.
2. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program
secara optimal.
3. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat
dilakukan dengan mudah dan terorganisasi.
Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling
mendukung. Di bawah ini adalah penjelasannya yaitu:
1. Internal level yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau
disimpan di media storage dan level yang berkaitan.
2. External level disebut juga indivisual user views, yaitu tingkat yang basis
datanya dapat berdasakan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level
yang berkaitan dengan para pemakai.
3. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view
dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data
secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik
Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel
dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field,
indeks, query penjelasannya seperti dibawah ini:
1. Tabel atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar
muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer.
2. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut
tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.
3. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut
dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan
fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.
4. Indeks merupakan tipe dari suatu table tertentu yang berisi nilai-nilai field
kunci atau field.
5. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL)
yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu table
18
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1Analisa Sistem
Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada pada
sistem dimana aplikasi dibangun yang meliputi perangkat keras (hardware), perangkat
lunak (software) dan pengguna. Analisis ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan
perancangan sistem. Analisis sistem meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi
aplikasi, spesifikasi pengguna, dan lingkungan operasi.
Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa ini merupakan
aplikasi yang menangani pengolahan penjualan formulir, pendaftaran, daftar ulang,
pengolahan data, laporan penjualan formulir dan laporan-laporan beserta kwitansi yang
terkait dalam proses penerimaan siswa baru. Agar dapat mengolah data-data dengan
baik maka dibutuhkan adanya program yang dapat menampilkan data-data siswa baru
dimana di dalamnya telah terintegrasi data satu dengan data yang lainnya.
Aplikasi ini terdapat beberapa fungsi cetak laporan diantaranya cetak laporan
penjualan formulir, laporan Pendaftaran, laporan daftar ulang, dan kwitansi-kwitansi
pembayaran. Diharapkan dengan adanya fungsi-fungsi tersebut dapat menangani
permasalahan yang kompleks di dalam sistem penerimaan siswa baru dana pengolahan
4.2Identifikasi Masalah
Secara garis besar permasalahan yang diidentifikasi pada sistem ini yaitu
sering kali kehilangan history pendaftaran siswa baru seperti dokumen pendaftaran
siswa baru perperiode yang telah berlalu hilang pada rak penyimpanan berkas.
Berkas-berkas siswa baru yang ada juga menumpuk terlalu banyak sehingga proses pencarian
berkas siswa baru terkesan lama dan kompleks. Dan masih sering terjadi kesalahan
pembagian kelas siswa baru dikarenakan banyaknya siswa baru yang harus dihitung
datanya menurut jurusan secara manual sehingga membuat bagian TU kerepotan dan
memperbesar kemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan. Dengan adanya
teknologi informasi yang berkembang saat ini sudah sangat memungkinkan untuk
meningkatkan pelayanan menggunakan sistem yang terkomputerisasi demi
meningkatkan pelayanan.
4.3Spesifikasi Aplikasi
Perancangan dari Aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran pada SMK PGRI 2
Sidoarjo ini harus dapat :
1. Mengolah dan menampilkan data pendaftaran siswa baru
2. Mengolah dan menampilkan data daftar ulang
3. Mengolah dan Menampilkan data penjualan formulir
4. Menghasilkan laporan pendaftaran, penjualan
20
4.4Lingkungan Operasi
Untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan,
dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut :
1. Sistem Operasi Windows
Sistem operasi ini dipilih karena dibutuhkan suatu component Windows XP, Vista
atau Windows 7.
2. Visual Studio 2005
Visual Studio digunakan sebagai pengolah bahasa pemrogramananya karena
didalam sistem informasi penggajian ini menggunakan bahasa VB.Net.
3. SQL Server 2005
SQL Server 2005 digunakan karena cocok dengan pemrograman .NET.
4.5Document Flow
Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke
SMK PGRI 2 Sidoarjo Document flow menggambarkan seluruh proses yang
berhubungan dalam kegiatan penggajian secara manual sebelum adanya sistem
Laporan Penjualan Formulir Document Flow Penjualan Formulir Pendaftaran
Kepala Sekolah
Gambar 4.1 Document Flow Penjualan Fomulir
Pada document flow diatas menjelaskan pada proses awal dimulai pada
pembeli yang membayar untuk membeli formulir. Petugas akan mencatat setiap
penjualan formulir dan kemudian petugas akan menyerahkan berkas pembayaran
22
diberikan kepada pembeli dan diarsipkan. Laporan penjualan diambil dari berkas
pembayaran yang telah diarsip oleh petugas yang nantinya laporan penjualan akan
diserahkan kepada Kepala Sekolah. Setelah Proses Penjualan Formulir akan ada proses
pendaftaran seperti dibawah ini.
Proses Pendaftaran Siswa Baru
Gambar 4.2 Document Flow Pendaftaran
Proses Pendaftaran ini dimulai dari calon siswa yang mengisi formulir
pendaftaran dan menyerahkan berkas pendaftaran kepada petugas. Petugas akan
mengecek kelengkapan dari berkas tersebut. Apabila tidak sesuai maka calon siswa
akan mengisi formulir pendaftaran kembali. Apabila pengecekan tersebut sesuai maka
Bukti pendaftaran akan diberikan kepada calon siswa dan diarsipak oleh petugas. Bukti
pendaftaran tersebut digunakan untuk membuat formulir daftar ulang danyang akan
diserahkan kepada calon siswa dan akan digunakan untuk membuat laporan
pendaftaran yang akan diserahkan kepada kepala sekolah. Setelah itu aka nada proses
daftar ulang seperti gambar dibawah ini.
Proses Daftar Ulang
Gambar 4.3 Document Flow Daftar Ulang
Proses Daftar Ulang ini dimulai dari calon siswa yang menyerahkan formulir
24
tidak sesuai maka calon siswa diminta untuk melengkapi persyaratan tersebut. Apabila
sesuai maka petugas akan menyerahkan bukti daftar ulang kepada siswa calon siswa
dan mengarsipkan bukti daftar ulang.
4.6System Flow
System flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke
SMK PGRI 2 Sidoarjo System flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan
dalam kegiatan penggajian secara sistematis dan terkomputerisasi.
System Flow Penjualan Formulir Pendaftaran
Petugas
Pada system flow sdiatas menjelaskan pada proses awal dimulai pada pembeli
yang membayar untuk membeli formulir. Petugas akan menginputkan data setiap
penjualan formulir dan akan menyimpan data tersebut ke dalam tabel penjualan.
Petugas akan menyerahkan berkas pembayaran kepada pembeli. Petugas akan
membuatkan kwitansi pembayaran rangkap 2 yang akan diberikan kepada pembeli dan
diarsipkan. Laporan penjualan diambil dari tabel penjualan formulir yang telah
disimpan oleh petugas yang nantinya laporan penjualan akan diserahkan kepada
Kepala Sekolah. Setelah Proses Penjualan Formulir akan ada proses pendaftaran
seperti dibawah ini.
26
Proses Pendaftaran ini dimulai dari calon siswa yang mengisi formulir
pendaftaran dan menyerahkan berkas pendaftaran kepada petugas. Petugas akan
mengecek kelengkapan dari berkas tersebut. Apabila tidak sesuai maka calon siswa
akan mengisi formulir pendaftaran kembali. Apabila pengecekan tersebut sesuai maka
petugas akan mengecek no formulir apakah nomor formulir tersebut telah ada atau
tidak ada dalam tabel. Apabila tidak ada maka proses tidak dapat dilakukan karena no
formulir tidak ada. Apabila ada maka petugas akan memasukkan data-data pendaftaran
kedalam tabel pendaftaran. Petugas akan membuat bukti pendaftaran yang diambil dari
tabel pendaftaran. Bukti pendafataran tersebut akan diarsip dan diberikan kepada calon
siswa. Bukti pendafataran yang diasip akan digunakan untuk membuat formulir daftar
ulang dan untuk mengisi data calon siswa yang akan disimpan pada tabel calon siswa.
Laporan pendaftaran akan dibuat dari tabel pendaftaran yang akan diberikan oleh
Proses Daftar Ulang
Gambar 4.6 System Flow Daftar Ulang
Proses Daftar Ulang ini dimulai dari calon siswa yang menyerahkan formulir
daftar ulang dan kemudian akan dicek kelengkapan daftar ulang oleh petugas. Apabila
tidak sesuai maka calon siswa diminta untuk melengkapi persyaratan tersebut. Apabila
lengkap maka petugas akan mengecek NISN calon siswa dan nomor penjualan yang
telah disimpan dalam proses pendaftaran. Apabila tidak ada maka proses akan
langsung selesai dan apabila ada maka petugas akan menyimpan data daftar ulang
yang disimpan dalam tabel daftar ulang dan dari tabel tersebut akan digunakan untuk
28
Gambar 4.7 System Flow Pengolahan Data Siswa
Proses ini dimulai dari siswa yang memberika data isian siswa dari pihak
sekolah dan kemudian petugas akan mengecek NISN (Nomor Induk Siswa Nasional)
dari tabel daftar ulang. Apabila tidak ada data isian akan dikembalikan kepada siswa
dan apabila ada maka aplikasi akan menggenerate NIS (Nomor Induk Siswa) dan
petugas akan melengkapi data siswa beserta wali yang akan disimpan dalam tabel
4.7 Diagram Jenjang SISWA BARU DAN PENGOLAHAN
DATA SISWA
Gambar 4.8Diagram Jenjang
Gambar 4.7 adalah diagram jenjang dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa
Baru dan Pengolahan Data Siswa SMK PGRI 2 Sidoarjo. Fungsi dari Hierarchy Input
Output adalah memberikan gambaran proses dan subproses yang ada. Diagram jenjang
dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa SMK
PGRI 2 Sidoarjo.
4.8 Context Diagram
Pada Gambar dibawah ini adalah context diagram dari Penerimaan Siswa
30
SISTEM INFORMASI PENERIM AAN SISWA BARU DAN PENGOLAHAN DATA
SISWA KEPALA SEKOLAH
CALON SISWA
SISWA
PEM BELI
Gambar 4.9Context Diagram
4.9 Data Flow Diagram level 0
Pada Gambar dibawah ini adalah DFD level 0 dari Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa. Pada DFD level 0 ini terdapat
empat macam proses. Pertama adalah proses Penjualan Formulir, kedua adalah proses
Pendaftaran, ketiga adalah proses Daftar Ulang, keempat adalah proses data
DATA DAFTAR ULANG1
32
4.10 Sub Proses Penjualan Formulir Data Flow Diagram level 1
Pada Gambar dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem
Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2
Sidoarjo. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 proses.
Gambar 4.11Sub Proses Penjualan Formulir Data Flow Diagram level 1
4.11 Sub Proses Pendaftaran Data Flow Diagram level 1
Pada Gambar dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem
Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2
Gambar 4.12Sub Proses Pendaftaran Data Flow Diagram level 1
4.12 Sub Proses Daftar Ulang Data Flow Diagram level 1
Pada Gambar dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem
Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2
34
Gambar 4.13Sub Proses Daftar Ulang Data Flow Diagram level 1
4.13 Sub Proses Pengolahan Data Siswa Data Flow Diagram level 1
Pada Gambar dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem
Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2
Sidoarjo. Pada DFD level 1 ini terdapat 1 proses.
Gambar 4.14Sub Proses Pengolahan Data Siswa Data Flow Diagram level 1
[LAPORAN DAFTAR ULANG]
4.14 Conceptual Data Model
Pada gambar di bawah ini menjelaskan tentang Conceptual Data Model
(CDM) yang terdiri dari delapan tabel yang saling berhubungan dari Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo..
36
4.14 Physical Data Model
Pada gambar dibawah ini merupakan Physical Data Model (PDM) yang telah
digenerate dari conceptual data model yang sebelumnya dari Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo.
Gambar 4.16 Physical Data Model
4.15 Struktur File
Struktur tabel Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data
1. Tabel Formulir
Nama Tabel : Formulir
Primary Key : No_Formulir
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data Formulir
Tabel 4.1 Tabel Formulir
No. Nama_Field Type_Data Keterangan
1 No_Formulir varchar(20) Primary Key
2 Thn_ajar varchar(10) Not Null
3 Harga int Not Null
2. Tabel Data Petugas
Nama Tabel : Data Petugas
Primary Key : Id_Petugas
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data Petugas.
Tabel 4.2 Tabel Data Petugas
No. Nama_Field Type_Data Keterangan
1 Id_Petugas varchar(10) Primary Key
2 Nama_Petugas varchar(50) Not Null
3 Password int Not Null
3. Tabel Penjualan Formulir
Nama Tabel : Penjualan Formulir
Primary Key : No_penjualan
Foreign Key : Id_Petugas
No_Formulir
38
Tabel 4.3 Tabel Penjualan Formulir
No. Nama_Field Type_Data Keterangan
1 No_penjualan varchar(10) Primary Key
2 Nama_Pembeli varchar(50) Not Null
3 Tgl_penjualan datetime Not Null
4 Id_petugas Varchar(10) Foreign Key
5 No_Formulir Varchar(20) Foreign Key
4. Tabel Pendaftaran
Nama Tabel : Pendaftaran
Primary Key : No_Pendaftaran
Foreign Key : Id_petugas
NISN
No_Penjualan
Fungsi : Menyimpan Data Pendaftaran
Tabel 4.4 Tabel Pendaftaran
No. Nama_Field Type_Data Keterangan
1 No_Pendaftaran varchar(10) Primary Key
2 Tgl_Pendaftaran datetime Not Null
3 Id_Petugas Varchar(10) Foreign key
4 NISN int Foreign Key
5 No_penjualan Varchar(10) Foreign Key
5. Tabel Daftar Ulang
Nama Tabel : Daftar Ulang
Primary Key : no_daftarulang
Foreign Key : Id_petugas
NISN
Tabel 4.5 Tabel Daftar Ulang
No Nama Kolom Tipe Data Keterangan
1 No_DaftarUlang Varchar(10) Primary Key
2 Tgl_DaftarUlang Datetime Not Null
3 Id_Petugas Varchar(10) Foreign Key
4 NISN Int Foreign Key
6. Tabel Calon Siswa
Nama Tabel : Calon_Siswa
Primary Key : NISN
Foreign Key : No_Daftarulang
Kode_Jur
Fungsi : Untuk menyimpan data Calon Siswa
Tabel 4.6 Tabel Calon Siswa
No Nama Kolom Tipe Data Keterangan
1 NISN Int Primary Key
2 Nama_Calon_Siswa varchar(50) Not Null
3 J_Kelamin varchar(1) Not Null
4 Alamat_Calon Siswa varchar(50) Not Null
5 Kode_Jur Varchar(10) Foreign Key
6 No_Daftarulang Varchar(10) Foreign Yey
7. Tabel Jurusan
Nama Tabel : Jurusan
Primary Key : Kode_Jur
Foreign Key : -
40
Tabel 4.7 Tabel Jurusan
No Nama Kolom Tipe Data Keterangan
1 Kode_jur Varchar(10) Primary Key
2 Nama_jur Varchar(50) Not Null
3 Harga Int Not Null
8. Tabel Siswa
Nama Tabel : Siswa
Primary Key : NIS
Foreign Key : Kode_jur
Kode_Wali
No_Daftarulang
Fungsi : Untuk menyimpan data siswa
Tabel 4.8 Tabel Siswa
No Nama Kolom Tipe Data Keterangan
1 NIS Varchar(20) Primary key
2 No_STTB Int Not Null
3 Nama_Siswa Varchar(50) Not Null
4 Tempat_lhr Varchar(50) Not Null
5 Tgl_lahir Datetime Not Null
6 Jenis_kelamin Varchar(1) Not Null
7 Agama Varchar(10) Not Null
8 Alamat Varchar(50) Not Null
9 Status_tinggal Varchar(15) Not Null
10 Asal_sekolah Varchar(20) Not Null
11 Tgl_STTB Datetime Not Null
12 Kode_wali Varchar(10) Foreign Key
13 Kode_Jur Varchar(10) Foreign Key
9. Tabel Wali
Nama Tabel : Wali
Primary Key : Kode_Wali
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data Wali
Tabel 4.9Tabel Wali
No Nama Kolom Tipe Data Constraint
1 Kode_wali Varchar(10) Primary Key
2 Nama_wali Varchar(50) Not Null
3 Tempat_lahir_wali Varchar(20) Not Null 4 Tanggal_lahir_wali Datetime Not Null
5 Agama_wali Varchar(20) Not Null
6 Pendidikan Varchar(20) Not Null
7 Pekerjaan Varchar(20) Not Null
8 Alamat_Wali Varchar(50) Not Null
9 Status_Hidup Varchar(15) Not Null
10 Hubungan Varchar(20) Not Null
11 No_Telp Varchar(13) Null
4.16 Desain Input Output
Dibawah ini terdapat desain dari program aplikasi Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo dan
akan dijelaskan bagaimana cara menggunakan program ini nantinya.
1. Desain Form Menu Utama
Pada saat menjalankan aplikasi Sistem Informasi ini pertama kali akan tampil
form seperti dibawah, dan pada form dibawah terdapat beberapa menu yang berisi
42
Gambar 4.17 DesainForm Menu Utama
2. Desain Form Login
Sebelum menggunakan aplikasi ini user dipersilahkan untuk login terlebih
dahulu. Form login terdapat dua kolom, yaitu kolom username dan password, apabila
isi dari username dan password sudah benar maka fitur-fitur pada aplikasi ini akan
terbuka sesuai dengan user yang login yang ditunjukkan pada Gambar 4.18.
Gambar 4.18 Desain Form Login
3. Desain Form Master Jurusan
Form master jurusan berfungsi untuk melihat data jurusan. Dengan form ini
data jurusan di simpan ke database jurusan dan untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada
Gambar 4.19.
Gambar 4.19 Desain Form Master Jurusan
4. Desain Form Master Petugas
Form ini berfungsi untuk penyimpanan data petugas. Form master petugas
mempunyai textbox kode petugas, nama petugas, password. Form tersebut juga
memiliki tombol simpan. Untuk lebih lengkapnya perhatikan Gambar 4.20.
44
5. Desain Form Master Formulir
Form ini berfungsi untuk menyimpan data master formulir yang dilakukan
oleh petugas administrasi. Form master formulir mempunyai textbox kode_formulir,
harga, dan tahun_ajar. Form tersebut juga memiliki tombol Simpan. Untuk lebih
lengkapnya perhatikan Gambar 4.21.
Gambar 4.21Desain Form Master Formulir
6. Desain Form Penjualan Formulir
Form ini berfungsi untuk menyimpan data pejualan formulir yang baru dan
menghapus data penjualan yang batal terjual. Form penjualan formulir ini hanya dapat
diakses oleh petugas penjualan yang mempunyai hak akses sebagai pengelola
penjualan hingga daftar ulang. Form tersebut juga memiliki tombol simpan, hapus.
Gambar 4.22DesainForm Penjualan Fomulir
7. Desain Form Pendaftaran
Form pendaftaran berfungsi untuk menyimpan data pendaftaran ke dalam
database. pendaftaran tersebut memiliki jenis yang berbeda-beda. Form pendaftaran
ini ketika tombol simpan ditekan maka data calon siswa yang telah diisi otomatis akan
disimpan kedalam database calon siswa. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
46
Gambar 4.23DesainForm Pendaftaran
8. Desain Form Daftar Ulang
Form ini berfungsi untuk menyimpan data daftar ulang ke dalam database
daftar ulang yang digunakan oleh petugas untuk penginputan data daftar ulang. Selain
itu, jika tombol simpan ditekan maka database calon siswa akan diubah berdasarkan
Gambar 4.24DesainForm Daftar Ulang
9. Desain Form Siswa
Form ini berfungsi untuk menyimpan data siswa ke dalam database. Selain
untuk mengisis data siswa, form ini juga menyimpan data wali yang memiliki
hubungan dengan siswa pada Gambar 4.25.
48
10. Desain Laporan Kwitansi Penjualan Formulir
Laporan ini berfungsi mencetak kwitansai sesuai dengan nama yang sudah
membeli formulir pendaftaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.26.
Gambar 4.26Laporan Cetak Kwitansi
11. Desain Laporan Penjualan
Laporan ini berfungsi menampilkan laporan Penjualan. Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada Gambar 4.27.
12. Desain Laporan Pendaftaran
Laporan daftar ulang berfungsi menampilkan data daftar ulang. Dalam
laporan daftar ulang ada pilihan kategori yang berdasarkan periode. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.28.
Gambar 4.28Desain Laporan Pendaftaran Formulir
13. Desain Laporan Daftar Ulang
Laporan Daftar Ulang berfungsi menampilkan data Daftar Ulang.. Untuk
lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 4.29.
50
4.17 Implementasi dan Pembahasan
Disini akan dibahas bagaimana Kerja Praktik dilakasanakan pada SMK PGRI
2 Sidoarjo. Pada pembahasan berikutnya juga akan disertakan cara pemasangan
implementasi sistem, instalasi program, serta penjelasan pemakaian dari aplikasi ini.
4.17.1 Implementasi Sistem
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk
menggunakan sistem penerimaan siswa baru dan pengolahan data siswa pada SMK
PGRI 2 Sidoarjo yaitu:
1. Software Pendukung
a. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Ultimate Version 2009.
b. Microsoft Visual Studio 2005.
c. Microsoft SQL Server 2005.
2. Hardware Pendukung
a. Komputer dengan processor Core i3 M 370 @ 2.40 GHz atau lebih tinggi.
b. Graphic Intel 32-bit dengan resolusi 1366 x 768 atau lebih tinggi.
c. Memori RAM 2.00 GB atau lebih tinggi.
4.17.2 Instalasi Program
Dalam tahap ini, pengguna harus memperhatikan dengan benar terhadap
penginstalan perangkat lunak. Berikut langkah-langkah penginstalan:
1. Install SQL Server pada komputer yang akan digunakan.
2. Install Program Pendaftaran dan Pembagian Kelas Siswa Baru di komputer.
4.17.3 Penjelasan Pemakaian
Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian Sistem Informasi
Pendaftaran dan Pembagian Kelas Siswa Baru pada SMK Nasional Mojosari. Berikut
pembahasan pemakaian dari Sistem Informasi Pendaftaran dan Pembagian Kelas
Siswa Baru pada SMK Nasional Mojosari
1. Fitur Menu Utama
Pertama, aplikasi penerimaan siswa baru dan pengolahan data siswa ini akan
membuka Menu Utama yang berisi menu bar untuk memilih form yang akan dibuka.
Pada awal aplikasi berjalan, semua menubar akan mati kecuali menu yang berisi Log
In dan Exit yang aktif yang diperlihatkan pada Gambar 4.30.
52
2. Fitur login
Selanjutnya user diwajibkan untuk login. Karena fitur-fitur pada aplikasi ini
akan terbuka apabila username dan password yang dimasukkan user sesuai dengan
username dan password yang ada pada database yang diperlihatkan pada Gambar
4.31.
Gambar 4.31Fitur Login pada menu File
Saat username dan password tidak diisi akan keluar pesan “Username atau
Password tidak Boleh Kosong !”. Maka harus diisi dengan username dan password
Gambar 4.32 Fitur Login Username dan Password Kosong
Apabila muncul notifikasi “Username atau Password anda Salah” maka
proses verifikasi username dan password gagal. Bila hal tersebut terjadi maka user
tidak dapat mengakses fitur yang ada pada sistem. Jika username dan password yang
diinputkan benar maka sistem akan menampilkan user yang login dan mengaktifkan
fitur yang ada sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh user. Seperti Gambar 4.33.
Gambar 4. 33 Fitur Login Username atau Password Salah
Jika Username dan password admin benar maka form akan berhasil masuk
dan fitur dalam menu akan berubah. Beberapa fitur akan aktif jika login berhasil. Dan
jika user dan password sebagai petugas maupun tata usaha, maka tampilan Main Menu
juga akan berubah. Jika user sebagai tatausaha dengan password yang sesuai maka
form siswa akan muncul dan siap untuk di isi yang diperlihatkan pada Gambar 4.34,
54
Gambar 4.34Form Utama dengan user Admin
Gambar 4.35Form Utama dengan user Tata Usaha
3. Form Master Formulir
Form Formulir berfungsi menambahkan data formulir. Form ini terletak pada
menu data master pada Form Utama. User Admin dapat menambah data formulir.
Untuk menambah formulir user dapat mengklik tombol simpan agar tersimpan pada
database. No Formulir akan otomatis keluar saat form load atau saat tombol simpan
ditekan dapat di lihat pada Gambar 4.37.
Gambar 4.37Menambah data Formulir
4. Form Master Jurusan
Form ini berfungsi menyimpan data jurusan ke dalam database. Form ini
terletak di menu data master dari form utama. Pertama user mengisi Jurusan dengan
namajurusan yang ingin di tambah. Selanjutnya tekan simpan setelah mengisi nama
56
Gambar 4.38Form Master Jurusan
Apabila admin ingin mengubah data, maka admin hanya perlu untuk menekan
data yang ada di list otomatis kolom isian yang kosong akan terisi dengan data yang
ditekan bisa di lihat pada Gambar 4.39.
Gambar 4.39Form Master Jurusan
5. Form Master Petugas
Form ini berfungsi untuk menyimpan data petugas ke dalam Database.
Petugas hanya dapat diakses oleh user yang memiliki status sebagai admin, selain
pada form utama. Langkah pertama user admin dapat menambah data petugas. Jika
data sudah di masukan ke dalam textbox tekan tombol simpan. Kode Petugas otomatis
akan keluar ketika form petugas dibuka dan tombol simpan di tekan yang diperlihatkan
pada Gambar 4.40
Gambar 4.40Form Master Petugas
Password akan otomatis keluar jika admin menekan tombol test untuk
memunculkan generate password 6 digit secara random bisa dilihat pada Gambar 4.41.
58
6. Form Penjualan
Form ini hanya dapat di akses oleh petugas. Form ini berfungsi untuk
menyimpan data penjulan formulir yang sedang berlangsung. Pertama petugas harus
mengecek terlebih dahulu apakah nomor formulir yang dimasukkan ada atau tidak ada
dan apakah formulir tersebut sudah pernah dijual atau belum. Bila formulir belum
terjual dan ada, maka harga formulir akan muncul. Maka masukkan nama pembeli,
kemudian tekan tombol simpan. Ketika disimpan, status pada database formulir akan
berubah S yang berarti formulir tersebut sudah terjual pada Gambar 4.42.
Gambar 4.42 Form Penjualan
Apabila Petugas memasukkan kode formulir yang salah kemudian menekan
tombol cek. Maka akan muncul pesan “Kode Formulir Tidak Ada !” yang dapat di
Gambar 4.43 Cek Kode Formulir Tidak Ada
Sedangkan apabila petugas menekan tombol cek ketika no formulir sudah
terjual maka akan tampil pesan “Formulir sudah terjual ! “ pada Gambar 4.44.
60
7. Form Pendaftaran
Form ini berfungsi untuk menyimpan data Pendaftaran. No pendaftaran akan
otomatis terisi ketika form di buka. No penjualan harus dicek terlebih dahulu. ketika
dicek berhasil maka no formulir akan otomatis terisi dengan database yang telah
disimpan ketika menjual formulir. Selanjutnya isilah data calon siswa yang akan
mendaftar. Kemudian tekan tombol simpan yang diperlihatkan pada Gambar 4.45.
Gambar 4.45 Form Pendaftaran
Jika No Penjualan tidak di isi atau kosong maka akan tampil pesan seperti Gambar
4.46.
8. Form Daftar Ulang
Form ini berfungsi untuk menyimpan data Daftar Ulang kedalam database
Daftar Ulang. Ketika form dibuka, kode daftar ulang akan otomatis terisi oleh sistem.
Kemudian, petugas mengecek no pendaftaran apakah no pendaftaran tersebut ada atau
tidak ada dalam database. Jika no pendaftaran ada, maka NISN dari calon siswa akan
muncul beserta data yang telah di isi ketika pendaftaran. Jika dimunculkan kembali
untuk memverifikasi apakan data dari calon siswa benar atau salah. Jika calon siswa
sudah benar maka tekan tombol simpan pada Gambar 4.47.
Gambar 4.47 Form Daftar Ulang
Jika No Daftar Ulang tidak di isi atau kosong maka akan tampil pesan “No Pendaftaran
62
Gambar 4.48 No Pendaftaran tidak boleh kosong
Jika No Pendaftaran sudah benar maka Data Calon Siswa akan otomatis keluar, karena
data calon siswa mengacu pada tabel calon siswa yang telah terisi ketika proses
pendaftaran seperti Gambar 4.49.
9. Form Siswa
Form ini berfungsi untuk menyimpan data siswa dan data wali ketika daftar
isian siswa yang diberikan oleh sekolah kepada siswa telah di isi. Form siswa ini hanya
dapat dibuka oleh pihak tata usaha. tata usaha akan mengetik NISN dan menekan
tombol cek untuk mengecek apakah nisn sudah ada pada data daftar ulang. Apabila ada
maka data calon siswa akan masuk ke dalam form siswa yang akan dilengkapi oleh
petugas yang diperlihatkan Gambar 4.50.
Gambar 4.50Form Siswa
10. Kwitansi Pembayaran
Ketika petugas ingin memberikan kwitansi, petugas hanya perlu menekan
menu Ceta Dokumen lalu pilih Kwitansi Penjualan. Setelah itu Kwitansi akan otomatis
64
Gambar 4.51Kwitansi Penjualan
11. Laporan Penjualan
Setiap laporan hanya dapat dicetak oleh petugas tata usaha. Terdapat beberapa
laporan dalam menu laporan. Seperti laporan penjualan yang akan ditampilkan pada
Gambar 4.52.
12. Laporan Pendaftaran
Laporan pendaftaran ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran
yang terjadi pada tanggal tersebut. Laporan pendaftaran akan keluar jika tata usaha
menekan menu Laporan lalu memilih Laporan Pendaftaran seperti Gambar 4.53.
Gambar 4.53Laporan Pendaftaran
13. Laporan Daftar Ulang
Laporan Daftar Ulang ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran
yang dapat di lihat pada Gambar 4.54.
BAB V PENUTUP
5.1Kesimpulan
Pada proses pengembangan proses sistem informasi Penerimaan Siswa
Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo dapat diambil
beberapa kesimpulan sebagai berikut :
a. Pengembangan sistem yang lama ke sistem komputerisasi dapat membantu
kinerja sistem yang baik dimana untuk memudahkan user dalam hal
menginputkan data dan data tidak mudah hilang,dan terselip .
b. Implementasi dari sistem dapat menghasilkan sebuah laporan-laporan yang di
butuhkan khususnya untuk laporan penjualan, laporan pendafataran, dan
daftar ulang dimana kepala sekolah bisa melihat hasil laporan yang sesuai dan
terinci.
.
5.2 Saran
Saran dari pengembangan aplikasi ini adalah semoga aplikasi yang akan
datang dapat terintegrasi dengan sistem informasi andalan. Semoga Aplikasi ini
dibangun menggunakan jaringan agar Bagian administrasi dapat mengakses
dengan mudah tanpa harus datang ke ruang Tata Usaha untuk mengupdate data
Anwar, Desi.2003. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai Pustaka: Jakarta.
Herek, French, 1982, The Dictionary of Management, London: Pans Book.
Jogiyanto, HM. 1999. Sistem Informasi : Kebutuhan Pengolahan Kegiatan Organisasi
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem. PT.Prenhallindo, Jakarta.
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest.
Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data. Graha Ilmu: Yogyakarta.
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto, HM. 1999. Sistem Informasi : Kebutuhan Pengolahan Kegiatan Organisasi
Hartono, Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi.
Herek, French, 1982, The Dictionary of Management, London: Pans Book.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem. PT.Prenhallindo, Jakarta.
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest.
