BAB I PENDAHULUAN
Humas merupakan disiplin ilmu yang berasal dari ilmu komunikasi. Ilmu komunikasi menurut para ahli adalah proses melalui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya atau khalayak (Hovland, Janis, & Kelley). Menurut Menurut Cutlip, Certex, dan Broom (1985) hubungan masyarakat adalah sebagai satu fungsi manajemen yang memahami atau mengetahui, keberadaan, dan menegaskan hubungan bersama di antara organisasi dengan berbagai publiknya yang menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi itu.
Menurut Edward L. Bernay dalam Ruslan (2006), fungsi humas yaitu: 1. Memberikan penerangan kepada masyarakat.
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung.
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan.
1.1. Sejarah PT.TASPEN Kantor Cabang Umum Bandung
tanggal 17 April 1963 berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1963 dengan nama Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri yang disingkat menjadi PN TASPEN.
Pendiriannya dilatarbelakangi keinginan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai negeri dan keluarganya yang dirintis melalui Konferensi Kesejahteraan Pegawai Negeri pada tanggal 25—26 Juli 1960 di Jakarta. Hasil konferensi tersebut dituangkan dalam Keputusan Menteri Pertama RI Nomor 388/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960 yang antara lain menetapkan perlunya pembentukan jaminan sosial bagi pegawai negeri dan keluarganya pada saat mengakhiri pengabdiannya kepada Negara.
Tahun 1970 PN TASPEN mendapat peningkatan status menjadi Perusahaan Umum (PERUM) berdasarkan Surat keputusan Menteri Keuangan RI Nomor Kep.749/MK/IV/11/1970 sehingga menjadi PERUM TASPEN. Selanjutnya tahun 1981 PERUM TASPEN mendapat peningkatan status menjadi Perseroan Terbatas berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 26 Tahun 1981 dengan nama “Perusahaan Perseroan (Persero) PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri,” disingkat PT. TASPEN.
bertahap sejak tahun 1987. Penyelenggaraan pembayaran Program Pensiun secara nasional dilakukan sejak tahun 1990.
Sejak awal berdirinya PT. TASPEN mengelola Program Tabungan Hari Tua bagi pegawai negeri dan sejak tahun 1987 mulai mendapat tugas untuk mengelola Program Pegawai Negeri Sipil (PNS) dengan demikian PT. TASPEN telah sepenuhnya mengelola Program Asuransi Sosial sesuai PP 25 Tahun 1981 yaitu Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil termasuk Dana Pensiun dan THT. Selain mengelola Program Asuransi Sosial yang kepesertaannya bersifat wajib (compulsory) bagi PNS, saat ini PT. TASPEN juga mengelola program THT, THT Multiguna dan THT Ekaguna untuk pegawai BUMN/BUMD yang kepesertaannya bersifat sukarela (voluntary).
Sebagai upaya untuk memudahkan peserta PT. TASPEN yang tersebar di seluruh Indonesia dalam mengurus haknya, sejak tahun 1987 PT. TASPEN membuka Kantor Cabang di semua propinsi dan beberapa kabupaten/kota yang saat ini seluruhnya berjumlah 42 Kantor Cabang. Salah satu kantor cabang PT. TASPEN yang juga sebagai tempat praktek kerja lapangan kali ini adalah PT. TASPEN Kantor Cabang Utama (KCU) Bandung dengan misi khusus KCU Bandung adalah memberikan pelayanan yang melebihi harapan peserta.
Selain beroperasional sebagai Kantor Cabang yang melayani peserta, KCU Bandung juga bertindak sebagai Koordinator atas Kantor-Kantor Cabang di Wilayah Jawa Barat dan Banten, yaitu:
2. Kantor Cabang Cirebon. 3. Kantor Cabang Tasikmalaya. 4. Kantor Cabang Serang/Banten.
Produk yang dikelola oleh KCU Bandung adalah Program Pembayaran Pensiun dan Program Tabungan Hari Tua (THT) untuk Pegawai Negeri Sipil (PNS) termasuk didalamnya Asuransi Kematian serta program THT dan Multi Guna Sejahtera untuk BUMN.
Sebagai unit pelayanan, KCU Bandung mempunyai mitra kerja terkait yang secara intens saling bekerja sama untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada para peserta program Pensiun dan THT. Mitra kerja KCU Bandung adalah:
1. Pemerintah Daerah. 2. Kanwil Anggaran.
3. Badan Kepegawaian Negara Regional III. 4. Badan Kepegawaian Daerah.
5. PWRI.
6. LVRI, dan lain-lain.
1. Bank Mandiri. 2. Bank BRI. 3. Bank Jabar. 4. Bank BTPN. 5. Bank HS 1906. 6. Bank BBAI. 7. PT POSINDO.
1.1.1. Visi dan Misi
Visi dan misi serta tata nilai PT. TASPEN dideklarasikan pada tanggal 19 April 2004, yang berisi:
A. Visi
Menjadikan PT. TASPEN sebagai Pengelola Dana Pensiun dan THT serta kesejahteraan lainnya berkelas dunia yang bersih, sehat, dan benar dengan pelayanan tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat, dan tepat administrasi.
B. Misi
1.1.2. Tata Nilai
Tata nilai PT. TASPEN terdiri dari: 1. Tumbuh
a. Menumbuh kembangkan perusahaan sesuai dengan Visi dan Misi PT. TASPEN.
b. Mengembangkan diri dan mampu mengikuti tuntutan perubahan yang terjadi baik karena tuntutan lingkungan internal maupun eksternal.
c. Berpikir positif dan konstruktif serta bertindak produktif tanpa keinginan untuk berbuat yang kontra produktif.
d. Senantiasa meningkatkan kesejahteraan dan pelayanan kepada peserta. 2. Etika
a. Menjunjung standar etika yang tinggi dalam berinteraksi antara sesama rekan kerja maupun dalam memberikan pelayanan kepada peserta.
b. Ramah dan rendah hati.
c. Menjaga rahasia dan citra perusahaan.
d. Menghargai dan menghormati sesama rekan kerja maupun peserta. 3. Profesional
a. Mengatakan yang salah itu salah dan yang benar itu benar.
c. Menyelesaikan setiap masalah dengan memberikan solusi yang tepat berdasarkan kompetensinya.
d. Mampu melaksanakan komunikasi lisan maupun tertulis secara baik dan benar.
4. Akuntabilitas
a. Setiap pekerjaan dapat ditelusuri prosesnya berdasarkan sistem dan prosedur kerja.
b. Dapat dipercaya
c. Bertanggung jawab dan tidak melemparkan kesalahannya kepada orang lain. d. Tuntas dalam melaksanakan semua pekerjaan dan tugasnya secara baik dan
benar. 5. Integritas
a. Jujur (tidak bohong).
b. Konsisten dalam apa yang diucapkan dan apa yang dijalankan.
c. Disiplin dan dan taat dengan semua ketentuan dan peraturan PT. TASPEN. Dedikasi kepada tugas dan kewajiban serta loyal kepada PT. TASPEN sebagai perusahaan pengelola Dana Pensiun dan THT.
1.1.3. Ciri-ciri
3. Taspen yang bersih, sehat dan benar 4. Taspen yang tepat
5. Taspen yang peduli 6. Taspen yang amanah 7. Taspen yang Korpri
1.1.4. Logo PT. TASPEN
Gambar 1.1 Logo PT. Taspen
Sumber: Humas PT. Taspen KCU Bandung, 2010.
Arti logo di atas adalah sebagai berikut:
2. Lingkaran Putih yang makin mengembang pada bunga, melambangkan perkembangan yang maju pesat dari arah tujuan PT. TASPEN.
3. Lingkaran Hitam yaitu melambangkan persatuan Wawasan Masyarakat. 4. Warna Biru yaitu melambangkan ketentraman, damai, dan tenang.
1.1.5. Regulasi
1. UU Nomor 11 tahun 1969, tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai.
2. PP Nomor 25 tahun 1981, tanggal 30 Juli 1981 tentang Asuransi Sosial PNS. 3. PP Nomor 26 tahun1981, tanggal 30 Juli 1981 tentang Pengalihan Bentuk Badan
Hukum PERUM TASPEN menjadi PT. TASPEN (PERSERO).
4. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.
5. UU Nomor 34 tahun 2003 tentang Perimbangan Keuangan Daerah dan Pusat (Revisi UU No. 25 tahun 1999).
6. SEB Dirjen. Anggaran dan Dirjen PUMDA Nomor 199/A/2000 dan SE-845.1/2233/PUMDA tanggal 29 Desember 2000.
7. SEB Dirjen. Angaran Nomor SE-99/A/2003 dengan PT. TASPEN (PERSERO) No. SE-09/Dir/2003 tanggal 2 Juni 2003.
1.1.6. Informasi Produk
PT. TASPEN menyelenggarakan dua jenis program utama yaitu Program Tabungan Hari Tua (THT) dan Program Pensiun.
A. Program Tabungan Hari Tua (THT)
Program THT merupakan asuransi yang terdiri dari:
1. Asuransi Dwiguna yang dikaitkan dengan usia pensiun, ditambah dengan Asuransi Kematian (Askem). Asuransi Dwiguna adalah suatu jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta PT. TASPEN pada saat yang bersangkutan mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya apabila peserta meninggal dunia sebelum mencapai usia pensiun.
2. Asuransi Kematian (Askem) adalah suatu jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan kepada peserta PT. TASPEN apabila istri/suami/anak meninggal dunia atau kepada ahli warisnya apabila peserta meninggal dunia. Jadi Asuransi Kematian merupakan asuransi jiwa seumur hidup bagi PNS peserta PT. TASPEN dan istri/suaminya, kecuali bagi janda/duda PNs yang menikah lagi. Sedangkan bagi anak PNS, Asuransi Kematian merupakan asuransi berjangka yang dibatasi usia anak, yaitu sampai dengan 25 tahun (dengan catatan belum bekerja dan/atau belum menikah), maksimum untuk sebanyak tiga kali kejadian.
Peserta Program THT terdiri dari:
1. Pegawai Negeri Sipil, tidak termasuk PNS Departemen Hankam. 2. Pejabat Negara.
Kepesertaan Program THT dimulai sejak yang bersangkutan diangkat sebagai pegawai/pejabat Negara sampai dengan saat berhenti sebagai pegawai/pejabat Negara dengan ketentuan:
1. Pengangkatan menjadi PNS sebelum 1 Juli 1961, masa kepesertannya dihitung sejak tanggal 1 Juli 1961.
2. Pengangkatan menjadi PNS Daerah Propinsi Irian Jaya sebelum 1 Januari 1971, masa kepesertaannya dihitung sejak 1 April 1979.
3. Pengangkatan menjadi PNS ex Daerah Propinsi Timor Timur sebelum 1 April 1979, masa kepesertaannya dihitung sejak 1 April 1979.
Kewajiban Peserta Program THT:
1. Membayar iuran wajib peserta (IWP/premi) sebesar 3,25% dari penghasilannya tiap bulan selama masa aktif.
2. Memberikan keterangan mengenai data diri dan keluarganya.
3. Menyampaikan perubahan data pengahasilan dan/atau perubahan data diri dan keluarganya.
Selanjutnya untuk memberikan tingkat kesejateraan yang lebih besar kepada para peserta, maka PT. TASPEN telah mengembangkan 2 (dua) program baru, yaitu program THT Multiguna Sejahtera dan THT Ekaguna Sejahtera.
1. Asuransi Multiguna Sejahtera
disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan masing-masing peserta. Program ini telah diikuti oleh pegawai beberapa BUMN/BUMD.
2. Asuransi Ekaguna Sejahtera
Program Asuransi Ekaguna Sejahtera menawarkan manfaat THT saja kepada peserta yang ingin membatasi kewajiban iurannya. Program ini juga telah diikuti oleh pegawai beberapa BUMN/BUMD.
1.3. Struktur Organisasi
PT. TASPEN (Persero) KCU Bandung meliputi 6 wilayah kerja dengan 187.372 peserta aktif dan 131.130 peserta pensiun.
Gambar 1.2
Struktur Organisasi PT. TASPEN KCU Bandung
Sumber: Humas PT. TASPEN KCU Bandung, 2010.
Tabel 1.1
Jumlah Sumber Daya Manusia PT. TASPEN KCU Bandung
No. Jabatan Jumlah
Sumber: Humas PT. TASPEN KCU Bandung, 2010.
Tabel 1.2
Tingkat Pendidikan SDM PT. TASPEN KCU Bandung No. Tingkat Pendidikan Jumlah
1.4. Struktur Divisi atau Humas
Gambar 1.3
Struktur Organisasi Humas PT. TASPEN KCU Bandung
Sumber: Humas PT. TASPEN KCU Bandung, 2010.
Kepala 3. Pengelola Adm. TU Bidang
1. Pengelola PKBL 2. Administrasi sekertaris 3. Pengelola Humas
1.5. Job Description Pengelola Humas PT. TASPEN KCU Bandung Job descriptionkepala humas adalah sebagai berikut:
1. Mengelola informasi atau publikasi mengenai PT. TASPEN KCU Bandung. 2. Mengelola hubungan dengan media massa baik cetak maupun elektronik. 3. Dokumentasi kegiatan PT. TASPEN KCU Bandung.
4. Koordinasi dengan semua bidang dan seksi lain di PT. TASPEN KCU Bandung. 5. Menyelenggarakan buletin internal secara periodik.
6. Menyediakan seluruh kelengkapan petunjuk arah dan ruangan. Pengelola humas adalah sebagai berikut:
1. Membantu kepala humas dalam menjalankan tugas-tugasnya.
2. Mengkliping berita-berita yang berhubungan dengan pegawai negeri serta kegiatan-kegiatan PT. TASPEN KCU Bandung yang dimuat di media.
3. Membantu kepala humas dalam menghubungi orang-orang di media.
4. Aktif menghimpun informasi di lingkungan PT. TASPEN KCU Bandung untuk bahan buletin internal.
5. Menyebarkan brosur atau informasi di lingkungan PT. TASPEN KCU Bandung. 6. Meliput acara kegiatan atasan atau kepala PT. TASPEN KCU Bandung.
7. Mengumpulkan makalah ilmiah untuk dijadikan kliping.
1.5. Sarana dan Prasarana 1.5.1. Sarana
Sarana yang dimiliki PT TASPEN KCU Bandung adalah sebagai berikut:
Tabel 1.3
Sarana yang tersedia di PT. TASPEN KCU Bandung
No Sarana Jumlah Kondisi
1 Komputer 1 unit Baik
2 Laptop 1 unit Baik
3 Faximile 1 buah Baik
4 Printer 2 buah Baik
5 Reciver Astro 1 buah Baik
6 Televisi 1 buah Baik
7 AC 1 buah Baik
8 Lemari Es 1 buah Baik
9 Kipas Angin 1 buah Baik
10 Locker 20 buah Baik
11 Dispenser 1 buah Cukup
12 Furniture 2 unit Baik
13 Jam Dinding 2 buah Baik
14 Whiteboard 1 buah Cukup
Sumber: Humas PT. TASPEN KCU Bandung, 2010.
1.5.2. Prasarana
Prasarana yang dimiliki PT. TASPEN KCU Bandung adalah sebagai berikut:
Tabel 1.4
Sarana yang tersedia di PT. TASPEN KCU Bandung
No Prasarana Kondisi
Sumber: Humas PT. TASPEN KCU Bandung, 2010.
16 Rak Arsip 2 buah Cukup
17 Kendaraan Operasional/ Motor
1 buah Baik
18 Mesin Foto copy 1 buah Baik
19 Kendaraan Operasional/Van
1.7. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan 1.7.1. Lokasi PKL
Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan di divisi Humas PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Utama (KCU) Bandung yang berkedudukan di Jl. PH.H Mustofa No. 78 Bandung, 40124. Telepon (022) 7206545 Fax (022) 7206482. Website
www.taspenbandung.com.
1.7.2. Waktu PKL
BAB II
PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
2.1. Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Sebelum penulis memaparkan pelaksaan PKL, penulis akan memberikan informasi mengenai wilayah kerja dan peserta PT. TASPEN KCU Bandung, yaitu meliputi:
a. Kotamadya Bandung terdiri dari 62.833 orang peserta aktif (Pegawai Negeri Sipil) dan 55.418 orang peserta pensiun
b. Kabupaten Bandung terdiri dari 31.189 orang peserta aktif. dan 27.575 orang peserta pensiun.
c. Kota Cimahi terdiri dari 5.236 orang peserta aktif dan 12.410 orang peserta pensiun.
d. Kabupaten Purwakarta terdiri dari 7.949 orang peserta aktif dan 7.026 orang peserta pensiun.
e. Kabupaten Sumedang terdiri dari 14.106 orang peserta aktif. dan 17.179 orang peserta pensiun.
Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. TASPEN KCU Bandung, penulis melaksanakan tugas-tugas ataupun pekerjaan sebagai pengelola humas.Adapun daftar pekerjaan penulis setiap harinya tertera pada tabel berikut:
Tabel 2.1 Aktivitas Selama PKL
No. Hari/Tanggal Kegiatan Keterangan
1. Kamis, 8 Juli 2010 a. Pengenalan dan pemberitahuan tugas. b. Meeting evaluasi kinerja humas.
Insidentil
2. Jumat, 9 Juli 2010 Meliput dan mendokumentasikan acara sosialisasi dan pelayanan pro aktif.
Insidentil
3. Senin, 12 Juli 2010 a. Meeting pembuatan perencanaan program-program kerja yang akan dilakukan humas.
b. Meliput dan mendokumentasikan acara Dana Kehormatan Bagi Veteran.
Rutin
Insidentil
4. Selasa, 13 Juli 2010 a. Membaca Koran/Harian. b. Mengecek kotak saran.
5. Rabu, 14 Juli 2010 a. Membaca Koran/Harian. b. Mengecek kotak saran.
. Rutin . Rutin
6. Kamis, 15 Juli 2010 a. Membaca Koran/Harian. b. Mengecek kotak saran.
. Rutin . Rutin
7. Jumat, 16 Juli 2010 Meliput dan mendokumentasikan Sosialisiasi Hak-Hak Pegawai Balai Pemasyarakatan Klas 1 Bandung Selaku Peserta Taspen.
nsidentil
8. Senin, 19 Juli 2010 Meeting pembuatan perencanaan program-program kerja yang akan dilakukan humas.
Rutin
9. Selasa, 20 Juli 2010 a. Membaca Koran/Harian. b. Mengecek kotak saran.
. Rutin Rutin 10. Rabu, 21 Juli 2010 a. Membaca Koran/Harian.
b. Mengecek kotak saran.
. Rutin . Rutin
11. Kamis, 22 Juli 2010 a. Membaca Koran/Harian. c. Mengecek kotak saran.
c. Mengecek kotak saran. . Rutin 13. Senin, 26 Juli 2010 a. Meeting pembuatan perencanaan
program-program kerja yang akan dilakukan humas.
b. Meeting pertama pemilihan dan pengangkatan Kepala PT Taspen KCU Bandung yang baru.
a. Rutin
b. Insidentil
14. Selasa, 27 Juli 2010 a. Membaca Koran/Harian. b. Mengecek kotak saran.
. Rutin . Rutin 15. Rabu, 28 Juli 2010 a. Membaca Koran/Harian.
b. Mengecek kotak saran.
. Rutin . Rutin
16. Kamis, 29 Juli 2010 a. Membaca Koran/Harian. b. Mengecek kotak saran.
. Rutin . Rutin
17. Jumat, 30 Juli 2010 Meeting evaluasi kinerja humas. Rutin (setiap bulan)
18. Senin, 2 Agustus 2010 a. Meeting pembuatan perencanaan program-program kerja yang akan dilakukan humas.
b. Meliput dan mendokumentasikan Bakti Sosial.
a. Rutin (setiap minggu)
b. Insidentil
b. Mengecek kotak saran. Rutin 20. Rabu, 4 Agustus 2010 a. Membaca Koran/Harian.
b. Mengecek kkotak Saran
. Rutin Rutin
21. Kamis, 5 Agustus 2010 a. Membaca Koran/Harian. b. Mengecek kotak saran.
. Rutin . Rutin 22. Jumat, 6 Agustus 2010 a. Membaca Koran/Harian.
b. Mengecek kotak saran.
. Rutin . Rutin 23. Senin, 9 Agustus 2010 Meeting pembuatan perencanaan
program-program kerja yang akan dilakukan humas.
Rutin
2.1.1. Deskripsi dan Kerja Rutin Selama PKL 1. Meeting
a. Meeting pemilihan dan pengangkatan Kepala PT. TASPEN KCU Bandung yang baru
b. Meeting pembuatan perencanaan program-program kerja yang akan dilakukan humas
Meeting ini dilaksanakan setiap awal minggu tepatnya pada hari senin. Meeting ini bersifat lebih sederhana karena hanya dilakukan oleh pengelola humas yang berjumlah 2 orang pengelola humas dan dipimpin oleh Kepala Bidang Umum. Meeting ini membicarakan membicarakan program-program humas PT. TASPEN KCU Bandung serta apa saja langkah yang harus dipersiapkan untuk melaksanakan program-program tersebut setiap minggunya. Meeting ini berguna untuk proses kerja yang teratur agar mendapatkan hasil optimal. Selama PKL, penulis mengikuti setiap meeting tersebut dan mencatat instruksi-instruksi dalam persiapan program kerja humas. Kekurangan dari beberapa pelaksanaan meeting tersebut adalah peserta meeting yang pasif dan hanya mengikuti semua petunjuk dari atasan.
Tabel 2.2
Daftar Hadir Rapat Koordinasi Kepala Bidang Personalia dan Umum dengan Pengemudi
PT Taspen KCU Bandung (12 Juli 2010)
No. Nama (Inisial) Jabatan
1. Sulaeman KS Wakil Kepala PT Taspen KCU Bandung 2. Ade Sutardi Kepala Bidang Personalia dan Umum 3. Jeremias Dully Kepala Seksi Umum
4. Suarna Pengelola Pemelihara Umum
5. Kusna SD Supir
6. Nana Supir
7. Fredy Supir
8. Dedi Saputra Supir
Tabel 2.3
Daftar Hadir Rapat HUT PT. TASPEN KCU Bandung Tahun 2010 (19 Juli 2010)
No. Nama (Inisial) Jabatan Kepanitiaan Jabatan
1. Bernhard Ketua Kepala Bidang Sistem Informasi 2. Teddy
Kusmana
Sekretaris Pengelola Data Peserta dan Pemasaran
3. Ikhat Permana Anggota Kasir Keuangan 4. Ucu Resmi
6. Kadarwati Bendahara Pengelola PKBL 7. Dedi Saputra Dokumentasi Pengelola Humas 8. Ahmad
Nuryadi
Transportasi Administrasi Sekretaris
9. Elizabeth Konsumsi Administrasi Sekretaris 10. Dedy Zuhri Transportasi Pengelola Humas
Tabel 2.4
Rapat Bapor PT. Taspen KCU Bandung PT. TASPEN KCU Bandung (9 Agustus 2010)
Sumber: Humas PT. TASPEN KCU Bandung, 2010
No. Nama (Inisial) Jabatan
1. Suleman Wakil Kepala PT Taspen KCU Bandung 2. Agus Suwarto Kepala Bidang Keuangan
3. Ikhat Permana Kasir Keuangan
4. Yuyun Tachyat
6. Soelendro Kepala Bidang Pelayanan
7. Ade Sutardi Kepala Bidang Personalia dan Umum 8. Polmer Hutabarat Kepala Seksi Personalia
9. Arief Budi Riadi Pengelola Adm. Personalia BDG 10 Jeremias Dully Kepala Seksi Umum
c. Meeting evaluasi kinerja humas
Meeting ini dilaksanakan setiap satu bulan sekali, yakni membahas permasalah-permasalahan yang dihadapi pada bulan sebelumnya serta evaluasi kinerja humas. Selain itu juga dibahas solusi yang telah dilakukan dan dinilai apakah solusi tersebut sesuai dan dapat menyelesaikan masalah sampai tuntas. Semua masalah tersebut dibuat daftar untuk antisipasi agar tidak kembali terulang ataupun jika terulang dapat segera diselesaikan. Selama PKL, penulis sempat mengikuti satu kali meeting tersebut dan membantu hasil meeting yang dilakukan yakni berupa permasalahan yang timbul serta solusinya. Selain itu pula hasil dari kinerja pengelola humas dinilai untuk selanjutnya dapat ditingkatkan atau dipertahankan dalam program-program humas lainnya.
Tabel 2.5
Daftar Hadir Rapat Kerja Tenaga Kontrak PT. TASPEN KCU Bandung (8 Juli 2010)
No. Nama (Inisial) Jabatan 1. Sulaeman
Hasbullah
Wakil Kepala Bidang Keuangan
2. Answardi Pengelola Pemelihara Umum 3. Jeremias Dully Kepala Seksi Umum
4. Dedi Saputra Pengelola Humas
5. Suarna Pengelola Pemelihara Umum 6. Ujang Suhari Peneliti SPP Klim
7. Lutfi S Koordinator 8. Rini Endah Y Ketua Koperasi
Sumber: Humas PT. TASPEN KCU Bandung, 2010
17. Suherman Supir 18. Wahyu Eddy Satpam 19. Yudi Wahyudin Satpam 20 Adi Rosandi Satpam 21. Dede Hendrayana Satpam 22. Asep Kusman Satpam 23. Slamet R Satpam
24. Yana R Satpam
25. B Ibrahim Satpam 26. Indra AN Satpam
27. Wawan I Satpam
28. Hana Purwana Cleaning Service 29. Esron Cleaning Service 30. Asep Holik S Cleaning Service
31. Kamun Pesuruh
Tabel 2.6
Daftar Hadir Rapat Temuan SPI PT. TASPEN KCU Bandung (30 Juli 2010) No. Nama (Inisial) Jabatan
1. Soelaeman H Wakil Kepala PT Taspen KCU Bandung 2. Ade Sutardi Kepala Bidang Keuangan
3. Suharto Kepala Seksi Administrasi Keuangan 4. Heru Riyanta Kepala Seksi Kas
5. Bernhard Kepala Bidang Sistem Informasi 6. Yoyon Sanjaya System Administrator
7. Maizirwan Database Administrator 8. Soelendro Kepala Bidang Pengendali 9. Jeremias Dully Kepala Seksi Umum 10. Polmer Hutabarat Kepala Seksi Personalia
11. Kandiawan Kepala Seksi Data Peserta dan Pemasaran 12. Puji Widodo Kepala Seksi Penetapan Klim
Sumber: Humas PT. TASPEN KCU Bandung, 2010
2. Membaca Koran
segala sesuatu yang berhubungan dengan pegawai negeri pada umumnya dan tabungan pegawai negeri pada khususnya. Selain itu juga artikel mengenai pencapaian-pencapaian dari PT. TASPEN, serta berita lainnya terkait PT. TASPEN. Setiap harinya, penulis menggunakan waktu selama 2 jam untuk membaca koran serta meng-update berita dari koran tersebut. Hal ini dilakukan karena sebagai seorang humas, haruslah yang paling awal mengetahui mengenai perkembangan berita yang beredar di masyarakat, selain itu juga dapat menjadi masukan yang penting bagi jajaran direksi mengenai berita-berita tersebut.
3. Meliput dan Mendokumentasikan Acara di Lingkungan PT. TASPEN KCU Bandung
Penulis berkesempatan meliput dan mendokumentasikan beberapa acara di lingkungan PT. TASPEN KCU Bandung, antara lain:
a. Sosialisasi dan pelayanan pro aktif
Kabupaten Bandung adalah salah satu wilayah kerja PT. TASPEN KCU Bandung, hari Jumat 9 Juli 2010, Tim PT. TASPEN KCU Bandung bekerja sama dengan BKD Bandung melakukan kegiatan sosialisasi di kabupaten tersebut, sebenarnya yang diundang 100 orang, namun yang hadir lebih dari 125 orang.
b. Sosialisasi Hak-Hak Pegawai Balai Pemasyarakatan Klas 1 Bandung Selaku Peserta PT. TASPEN.
Sosialiasi ini dilaksanakan berdasarkann surat permohonan sosialiasi Balai Pemasyarakatan Klas 1 Bandung pada tanggal 12 Juli 2010. Sosialisasi yang dimaksud yakni pencerahan mengenai hak-hak pegawai Balai Pemasyarakatan Klas 1 Bandung selaku peserta taspen. Sosialisasi ini dilaksanakan pada tanggal 16 Juli 2010 yang dihadiri oleh 36 peserta Taspen.
c. Dana Kehormatan Bagi Veteran
d. Mengadakan Bakti Sosial
Bakti Sosial Menyambut HUT ke-47 PT. TASPEN KCU Bandung, panitia bekerja sama dengan PMI dalam melaksanakan kegiatan Donor Darah yang dilaksanakan pada tanggal 2 Agustus 2010. Sedangkan untuk sunatan massal yang dilaksanakan pada tanggal 6 Agustus 2010, Panitia bekerja sama dengan Klinik Khitanan. Kegiatan ini diperuntukkan bagi keluarga yang benar-benar layak dibantu, yaitu sebanyak 40 orang anak.
2.2. Analisis Kegiatan Selama PKL
Kesempatan yang telah didapatkan oleh penulis selama melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. TASPEN KCU Bandung, merupakan pengalaman yang sangat berharga. Kesempatan itu telah memberikan pengalaman bagi penulis, khususnya mengenai praktik bagaimana menjadi humas dalam suatu organisasai dan mengamalkan teori-teori humas yang penulis pelajari dalam perkuliahan.
Pandangan terhadap Humas yang terus berubah merefleksikan evolusi dalam praktik Humas di dalam organisasi dan masyarakat. Perubahan ini juga menggambarkan sebuah profesi yang berkembang mencari identitas diri dan pengakuan profesional. Evolusi ini menunjukkan bagaimana fungsi Humas menjadi bagian dari manajemen organisasional.
adalah terjemahan dari istilah Public Relations yang biasa disingkat PR (Prof. Drs. Onong Uchjanan Effendy, MA., 1999). Misalnya, salah satu kamus mendefinisikan public relations sebagai “mengajak publik agar memahami dan punya kemauan baik (goodwill)” (penekanan ditambahkan). Definisi ini merefleksikan tulisan Edward L. Bernays –salah satu bapak pendiri Humas– dalam bukunya yang berpengaruh, The Engineering of Consent (1955). Bahkan dewasa ini, banyak praktisi yang bekerja dengan manajer dan klien mereka masih menganggap Humas hanya sebagai komunikasi satu arah untuk membujuk atau memengaruhi orang lain.
Menurut Cutlip, Center, dan Broom, Public Relation (Humas) adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang memengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Definisi Humas tersebut menempatkan Humas sebagai fungsi manajemen, yang berarti bahwa manajemen di semua organisasi harus memerhatikan Humas. Definisi ini juga mengidentifikasi pembentukan dan pemeliharaan hubungan baik yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publik sebagai organisasi dengan publik sebagai basis moral dan etis dari profesi.
dengan segenap khalayaknya.” (Jefkins, 1992). Sementara itudefinisi humas menurut Frank Jefkins sendiri adalah ”Sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian” (Wasesa, 2005). Menurut Dr. Rex F. Harlow, ”Hubungan masyarakat merupakan fungsi manajemen khusus yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan, dan kerjasama antara organisasi dan masyarakatnya, yang melibatkan manajemen problem atau masalah; membantu manajemen untuk selalu mendapat informasi dan merespon pendapat umum; mendefinisi dan menekankan tanggung jawab manajemen dalam melayani kepentingan masyarakat; membantu manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan dengan efektif; berfungsi sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi kecenderungan; dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya” (Cutlip, Center, & Broom, 2005).
Sementara itu, pengertian dan praktek hubungan masyarakat mencakup 8 (delapan) aktivitas atau bidang, yaitu publisitas, iklan, press agentry, public affair, manajemen isu, lobbying, hubungan investor, dan pengembangan (Cutlip, Center, & Broom, 2005).
atau langkah-langkah pokok yang dijadikan landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasannya, yaitu (Cutlip dan Center, 1982):
1.Research–Listening(Meneliti dan Mendengarkan)
Dalam tahap ini, penelitian yang berkaitan dengan opini, sikap, dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan suatu organisasi. Kemudian dilakukan pengevaluasian dari fakta-fakta dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan organisasi, yaituWhat’s our problem? (Apa yang menjadi masalah kita?).
2. Planning–Decision(Perencanaan dan Pengambilan Keputusan)
Tahap ini memberikan sikap, opini, ide-ide, dan reaksi yang berkaitan dengankebijaksanaan serta termasuk menetapkan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan pihak yang berkepentingan. Dengan kata lain yaituHere’s what we can do?(Apa yang mesti kita kerjakan?).
3.Communication–Action(Mengkomunikasikan dan Melaksanakan)
4.Evaluation(Mengevaluasi)
Pada tahapan ini, humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program kerja atau aktivitas humas lainnya yang telah dilaksanakan, serta keefektifitasan dari teknik-teknik manajemen, dan komunikasi yang telah dipergunakan.How did we do?(Bagaimana kita telah melakukannya?).
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Pada bagian penutup dari laporan ini, penulis akan memberikan beberapa kesimpulan mengenai kegiatan Praktek Kerja Lapangan di PT. TASPEN KCU Bandung.
1. Peserta meeting pasif dan hanya mengikuti semua petunjuk dari atasan.
2. Kegiatan membaca koran belum optimal dilaksanakan oleh pengelola humas karena pengelola humas kekurangan sumber daya manusia yang khusus mengerjakan tugas menampung informasi-informasi dari eksternal yang berasal dari media massa.
3. Mading, buletin, dan kotak saran yang digunakan pengelola humas kurang menarik minat, misalnya buletin dan mading yang hanya sambil lalu dibaca dan kotak saran yang sangat jarang terisi.
3.2. Saran
3.2.1. Saran Bagi Perusahaan
1. Meeting-meeting yang dilakukan oleh PT. TASPEN KCU Bandung sebaiknya diikuti peran serta aktif dari semua peserta meeting.
2. Kegiatan membaca koran atau harian tidak berhenti hanya dibaca melainkan dibuat suatu kliping koran agar pendokumentasian berita-berita teratur.
3. Kekurangan staf pengelola humas sebaiknya dilakukan penambahan sumber daya manusia yang kompeten di bidang humas.
4. Jika dana untuk proses perektrutan dan penggajian bagi tambahan SDM tersebut tidak ada, yang sebaiknya dilakukan adalah mengefektifkan kinerja pengelola humas.
5. Pembagian job description secara jelas dilakukan agar tidak ada lagi double job maupun pekerjaan yang terbengkalai.
6. Dibuat alat penyebar informasi yang didesain menarik yaitu pada mading dan buletin, bukan hanya konten yang harus diutamakan.
3.2.2. Saran Bagi Mahasiswa
1. Bagi mahasiswa yang akan melaksanakan PKL, harus yang kreatif dan inisiatif dengan selalu bertanya dan cepat tanggap dalam melakukan tugas yang telah diberikan pihak perusahaan sewaktu PKL.
PKL. Hal ini berguna agar karyawan perusahaan tersebut bersedia membantu pelaksanaan PKL maupun pencarian data yang penulis butuhkan.
3. Bagi mahasiswa yang akan melaksanakan PKL, selain memperbanyak membaca referensi, perbanyak pula mengikuti seminar baik yang berhubungan dengan spesialisasi ilmu hubungan masyarakat.
LAPORAN KERJA PRAKTEK LAPANGAN BAGIAN HUMAS
PT TABUNGAN ASURANSI PEGAWAI NEGERI (TASPEN)
KANTOR CABANG UTAMA (KCU)
BANDUNG
Diajukan Sebagai Bukti Ttelah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
\
Oleh :
Whiwho 41806031
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1.Logo PT Taspen………. 8
DAFTAR ISI
1.1. Sejarah PT Taspen Kantor Cabang Umum Bandung……… 1 1.2. Sejarah Divisi Humas PT Taspen KCU Bandung………. 12 1.3. Struktur Organisasi……… 13 1.4. Struktur Divisi atau Humas……… 15 1.5. Job Description……… 16 1.6.Sarana dan Prasarana ……… 17 1.7. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan………. 19 BAB II PELAKSANAAN
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1: Surat Permohonan PKL………...47
Lampiran 2: Surat Balasan dari Instansi/Perusahaan………...48
Lampiran 3: Daftar Hadir Rapat Koordinasi Kepala Bidang Personalia dan Umum dengan Pengemudi PT Taspen KCUBandung………...49
Lampiran 4: Daftar Hadir Rapat HUT PT Taspen KCU Bandung Tahun
2010……….50
Lampiran 5: Rapat Bapor PT Taspen KCU Bandung PT Taspen KCU…………..51
Lampiran 6: Daftar Hadir Rapat Kerja Tenaga Kontrak PT Taspen KCU Bandung………...52
Lampiran 7: Rapat Persiapan Rakerda wil KCU Bandung dan gaji ke-13………..53
Lampiran 8: Absen selama menjalankan Praktek Kerja Lapangan PT.
TASPEN………..54
Lampiran 9: Absen selama menjalankan Praktek Kerja Lapangan dari
UNIKOM…...……….…....55
Lampiran 10:Nilai Praktek Kerja Lapangan dari PT. TASPEN………...57
Lampiran 10:Aktifitas Kegiatan PKL setelah mengiuti Rapat Tenaga Kerja
Kontrak………58
Lampiran 11:Berita Acara Laporan Bimbingan Praktek Kerja Lapangan………...59
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1.Jumlah Sumber Daya Manusia PT Taspen KCU Bandung……….14 Tabel 1.2.Tingkat Pendidikan SDM PT Taspen KCU Bandung………14 Tabel 1.3.Sarana yang tersedia di PT TASPEN KCU Bandung………..17 Tabel 1.4.Sarana yang tersedia di PT TASPEN KCU Bandung……….18 Tabel 2.1.Aktivitas Selama PKL………..21
Tabel 2.2.Daftar Hadir Rapat Koordinasi Kepala Bidang Personalia dan Umum dengan Pengemudi PT Taspen KCU Bandung
(12 Juli 2010)……… 27
Tabel 2.3.Daftar Hadir Rapat HUT PT Taspen KCU Bandung Tahun 2010
(19 Juli 2010)……… 28
Tabel 2.4.Rapat Bapor PT Taspen KCU Bandung PT Taspen KCU Bandung
(9 Agustus 2010)……….. 29
Tabel 2.5.Daftar Hadir Rapat Kerja Tenaga Kontrak PT Taspen KCU Bandung (8 Juli 2010)……… 30
Tabel 2.6.Daftar Hadir Rapat Temuan SPI PT Taspen KCU Bandung
KATA PENGANTAR
BissmillahirrohmanirohimPuji dan syukur penulis panjatkan ke khadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan kegiatan laporan praktikum ini. Tak lupa shalawat dan salam kepada junjungan kita Rasulullah, Nabi Muhammad Saw serta para sahabat dan seluruh pengikutnya
semoga rahmat dan hidayah selalu dilimpahkan padanya.
Dalam melaksanakan laporan praktikum ini tidak sedikit penulis menghadapi kesulitan serta hambatan baik teknis maupun non teknis. Namun atas izin Allah Swt, juga berkat usaha, doa, semangat, bantuan, bimbingan serta dukungan yang penulis terima baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak, akhirnya penulis dapat menyelesaikan laporan praktikum ini.
Penulisan laporan praktikum ini tak lepas dari dukungan pihak keluarga, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak dan Ibu tercinta serta Kakak-kakak dan Adikku yang telah memberikan dukungan moril, materi serta kasih sayangnya.
1. Bapak Prof. Dr. Samogyo Ibnu Redjo.,drs.,M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, yang saat mengurus berbagai perizinan yang cukup membantu kelancaran penulis dalam menyelesaikan laporan praktikum ini di Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas Komputer Indonesia.
2. Ibu Rismawaty, S.Sos., M.Si yang telah memberikan bimbingan, nasehat dan ilmu-nya selama penulis melaksanakan kegiatan perkuliahan.
3. Ibu Melly Maulin P, S.Sos., yang telah memberikan bimbingan dan berbagi ilmu serta wawasan selama penulis melakukan perkuliahan.
4. Ibu Desayu Eka Surya, S.Sos.,M.Si. yang telah banyak membantu penulis khususnya melalui pengetahuan dan wawasan serta motivasi yang ibu berikan kepada penulis pada saat penulis mengikuti perkuliahan.
5. Staf dosen yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya kepada penulis dari awal sampai akhir perkuliahan. Terima kasih
6. Bapak Ade Sutardi selaku Kepla Seksi Umum dan Personalia, yang telah memberi izin dan banyak masukan bagi penulis dalam laporan ini di PT. TASPEN
7. Bapak Jeremias Dully selaku Kepala Seksi Umum, dan Bapak Dedi Saputra selaku Dosen Pembimbing Lapangan yang juga telah banyak memberikan ilmunya selama penulis menjalankan praktek kerja lapangan di PT. TASPEN. 8. Kedua orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moril dan materiil.
9. Kartika Allodya Ratna sebagai orang terdekat penulis saat ini. Keep Our Shymphony....
10. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu penulis ucapkan banyak-banyak terima kasih.
Akhirnya dengan segala keterbatasan, penulis menyadari adanya kekurangan pada Laporan Praktikum ini, baik dalam teknik penulisan maupun isi. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Penulis berharap semoga Laporan Praktikum ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, Desember 2010
1
2
Lampiran 2
3
Lampiran 3
Daftar Hadir Rapat Koordinasi Kepala Bidang Personalia dan Umum dengan
4
Lampiran 4
5
Lampiran 5
6
Lampiran 6
7
Lampiran 7
8
Lampiran 8
9
Lampiran 9
11
Lampiran 10
12
Lampiran 11
13
Lampiran 12
14
Lampiran 13
15
Lampiran 14
16
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. DATA PRIBADI
Nama : Whiwho
Tempat, Tgl Lahr : Jakarta, 23 September 1988 Alamat : Jl. Dago Timur No.33 Bandung
Agama : Islam
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Status : Belum Kawin
II. Pendidikan Formal
1994-1997 : SDI Al-Istiqomah 1997-2000 : SDI Al-Maryamah 2000-2003 : SLTP Negeri 44 Jakarta 2003-2006 : SMU Negeri 30 Jakarta
