LAPORAN KERJA PRAKTEK
ANALISA DAN RANCANGAN DESAIN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN KARYAWAN OPERASIONAL PADA PT. INDRAKILA
OFFSET MOJOKERTO
Oleh:
Nama : EKO SUSANTO TEJO
Nim : 09.41010.0010
Program Studi : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2012
STIKOM
v
ABSTRAK
PT. Indrakila Offset Mojokerto adalah salah satu perusahaan percetakan
offset yang terletak di kota Mojokerto. Setiap hari, PT. Indrakila Offset Mojokerto
melakukan proses absensi dan perhitungan gaji per minggu.
Seiring dengan bertambahnya jumlah pegawai, PT. Indrakila Offset
Mojokerto membutuhkan suatu rancangan analisa dan desain sistem absensi dan
penggajian yang dapat membantu proses absensi dan penggajian karyawan
operasional.
Hal yang dilakukan adalah dengan menganalisis sumber masalahnya.
Setelah itu mencari solusi dari setiap masalah, kemudian baru membuat rancangan
sistem yang dapat membantu kinerja agar menjadi lebih maksimal.
Dalam perancangan sistem tersebut, PT. Indrakila Offset Mojokerto akan
dapat menyelesaikan masalahnya seperti sistem absensi dan penggajian.
Kata kunci: Absensi, Penggajian, dan Sistem
STIKOM
viii
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 2
1.3. Batasan Masalah ... 3
1.4. Tujuan ... 3
1.5. Kontribusi ... 3
1.6. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1. Sejarah PT. Indrakila Offset Mojokerto... 6
2.2. Struktur Organisasi ... 6
2.3. Kelompok Pekerja ... 7
BAB III LANDASAN TEORI ... 9
3.1. Konsep Dasar Sistem Informasi... 9
3.1.1.Sistem ... 9
3.1.2.Sistem Informasi ... 9
3.1.3.Analisis dan Perancangan Sistem ... 10
3.2. Konsep Dasar Basis Data ... 12
3.2.1.Database ... 12
3.2.2.Sistem Basis Data ... 13
3.2.3.Database Management System ... 14
STIKOM
ix
3.3. SDM, Absensi, dan Gaji ... 16
3.3.1.Sumber Daya Manusia (SDM) ... 16
3.3.2.Absensi ... 16
3.3.3.Gaji ... 16
3.4. Diagram Blok ... 17
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 18
4.1. Analisa Sistem ... 18
4.2. Desain Sistem... 23
BAB V PENUTUP... 46
5.1. Kesimpulan ... 46
5.2. Saran ... 46
DAFTAR PUSTAKA ... 47
LAMPIRAN ... 48
STIKOM
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Peranan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam organisasi sangatlah penting
karena SDM berfungsi sebagai pengelola sistem, selain itu SDM merupakan aset
organisasi yang sangat vital, karena itu peran dan fungsinya tidak dapat digantikan
oleh sumber daya lainnya. Di lain sisi, perkembangan teknologi informasi yang
cepat membawa pengaruh yang sangat besar terhadap kehidupan manusia, dimana
salah satu teknologi yang berkembang sangat cepat adalah komputer. Dengan
adanya teknologi komputer hampir semua permasalahan terkait dengan
pengolahan data terutama dalam dunia bisnis telah dapat ditangani oleh komputer.
Begitu juga halnya dalam sebuah perusahaan, dimana kebutuhan pengolahan data
untuk menghasilkan informasi yang cepat dan tepat sangat diperlukan, antara lain
untuk penanganan proses dalam aktifitas SDM. Sebagai suatu sarana yang penting
dalam proses pengolahan data, sistem yang terkomputerisasi sangat berperan
dalam meningkatkan produktivitas, ketepatan, dan kecepatan informasi yang
dihasilkan. Termasuk untuk proses absensi bisa dilakukan dan diolah secara
komputerisasi.
PT. Indrakila Offset Mojokerto adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dalam bidang percetakan offset, saat ini jumlah karyawan operasional yang
dimiliki kurang lebih 60 orang, terkait dengan hak karyawan operasional,
perusahaan melakukan pembayaran gaji secara mingguan yang besarnya
STIKOM
2
ditentukan oleh jumlah kehadiran karyawan operasional. Oleh karena itu absensi
dan penggajian adalah salah satu hal yang sangat penting bagi perusahaan untuk
memberi kepuasan karyawan operasional atas usaha mereka. Proses absensi dan
penggajian diatur oleh bagian administrasi PT. Indrakila Offset Mojokerto.
Pada saat ini bagian administrasi PT. Indrakila Offset memiliki
permasalahan antara lain absensi yang dilakukan masih menggunakan buku absen
dan proses absensi dilakukan dengan memberi tanda check list pada kolomnya.
Selain itu, dalam penggajian juga masih dilakukan dengan cara menghitung dan
merekapitulasi jumlah kehadiran tiap karyawan operasional setiap minggunya dan
proses tersebut sangat rawan salah serta memakan waktu lama, termasuk dalam
perhitungan jam lembur yang sangat rawan dengan kesalahan.
Berdasarkan uraian permasalahan diatas, maka diperlukan analisa dan
rancangan desain sistem absensi dan penggajian karyawan operasional pada PT.
Indrakila Offset Mojokerto yang mampu memberikan informasi yang cepat, tepat,
dan akurat
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dapat dirumuskan masalah
sebagai berikut:
”Bagaimana membuat analisa dan rancangan desain sistem absensi dan
penggajian karyawan operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto?”
STIKOM
3
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Ruang lingkup dalam analisa sistem ini adalah proses absensi dan penggajian
karyawan operasional sampai menghasilkan desain interface yang diinginkan
PT. Indrakila Offset Mojokerto.
2. Pada analisa sistem ini hanya membahas absensi dan penggajian karyawan
operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto.
3. Pada perancangan desain ini tidak membahas masalah keamanan sistem
informasi.
1.4 Tujuan
Adapun tujuan dari Kerja Praktek ini adalah:
Terbentuknya analisa dan rancangan desain sistem absensi dan penggajian
karyawan operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto.
1.5 Kontribusi
Dalam penggunaan Perancangan Sistem Informasi tersebut diharapkan
dapat memberikan timbal balik yang positif antara lain:
1. PT. Indrakila Offset Mojokerto dapat melakukan absensi karyawan operasional
secara cepat, tepat, dan akurat.
2. PT. Indrakila Offset Mojokerto bisa lebih mudah dalam mengelola data absensi
dan penggajian karyawan operasional.
STIKOM
4
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan di dalam memahami permasalahan dan
pembahasannya, maka penulisan Laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan
sistematika sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,
batasan masalah, tujuan pembuatan sistem, manfaat bagi penggunannya,
serta sistematika penulisan laporan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini membahas tentang gambaran umum dan Struktur Organisasi pada
PT. Indrakila Offset Mojokerto.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini berisi konsep dasar dari informasi, basis data, beberapa landasan
dasar yang dijadikan acuan oleh penulis dalam melakukan perancangan dan
membangun sistem, diantaranya merupakan teori–teori didapat dari
literatur–literatur tambahan.
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Bab ini membahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan dalam
bentuk Document Flow serta dalam bentuk System Flow, Data Flow
STIKOM
5
Diagram, Entity Relationship Diagram mengenai perancangan sistem yang
dibuat juga disertai struktur tabel dan desain input/output .
BAB V PENUTUP
Bab ini membahas tentang kesimpulan hasil rancangan sistem kerja praktek
di PT. Indrakila Offset Mojokerto.
STIKOM
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah PT. Indrakila Offset Mojokerto
PT. Indrakila Offset adalah sebuah perusahaan percetakan offset yang
terletak dikota Mojokerto. Perusahaan yang telah berdiri sejak tahun 1961 ini
terletak di Jalan Mojopahit Nomor 408, Kota Mojokerto. Saat ini PT. Indrakila
Offset memiliki 60 orang karyawan operasional yang terbagi dalam beberapa
kelompok.
Adapun yang dimaksud dengan perusahaan offset adalah sebuah perusahaan
percetakan yang khusus memproduksi hasil cetakan untuk packaging. Jadi
produk yang dihasilkan oleh PT. Indrakila Offset antara lain adalah hasil cetak
kardus sepatu, kotak nasi, kotak kue dan sebagainya.
2.2 Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi dari PT. Indrakila Offset Mojokerto adalah
sebagai berikut:
Kabag. Pembelian Kabag. Produksi Direktur
Kabag. Administrasi
Karyawan Operasional Staff Pembelian
Staff Administrasi
Karyawan Operasional
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
STIKOM
7
1. Direktur adalah pimpinan sekaligus owner PT. Indrakilla Offset Mojokerto
mempunyai tugas mempimpin, mengambil keputusan, memberikan
persetujuan, dan pengawasan semua kegiatan bisnisnya.
2. Kepala bagian pembelian mempunyai tugas menyusun semua kebutuhan
yang perlu dibeli oleh perusahaan lalu diajukan ke direktur untuk disetujui.
3. Staff pembelian mempunyai tugas membantu kepala bagian pembelian
dalam melaksanakan tugasnya.
4. Kepala bagian produksi mempunyai tugas mengontrol dan mengatur
semua kegiatan produksi di pabrik lalu melaporkannya ke direktur. Kepala
bagian produksi juga mengawasi jumlah karyawan operasional yang
lembur dan menghitung jam lemburnya.
5. Kepala bagian administrasi mempunyai tugas mengabsen karyawan
operasional, menghitung gaji karyawan operasional, menerima
pembayaran, mengeluarkan uang untuk pembelian dan pembayaran.
6. Staff administrasi mempunyai tugas membantu kepala bagian administrasi
dalam melaksanakan tugasnya.
7. Karyawan operasional melaksanakan semua tugas yang diberikan oleh
kepala bagian produksi seperti: memotong kardus, mengeplong kardus,
mencetak kardus, menghitung kardus, mengelem, dan sebagainya.
2.3 Kelompok Pekerja
Tujuan dibentuknya kelompok pekerja pada PT. Indrakila Offset
digunakan untuk mengelompokkan setiap tenaga kerja sesuai dengan kemampuan
dan ketrampilan kerja. Adapun kelompok pekerja ini terbagi menjadi:
STIKOM
8
1. Tukang mempunyai tugas mencetak, mengeplong, dan memotong kardus.
Tukang dibagi menjadi 3 yaitu: tukang cetak, tukang plong, dan tukang
potong
2. Pembantu tukang mempunyai tugas membantu tukang dalam mengerjakan
tugasnya.
3. Pembantu umum mempunyai tugas mengerjakan berbagai macam tugas,
seperti: mengelem, packing, memindahkan kardus hasil cetak, menghitung
jumlah kardus dan sebagainya.
4. Pekerja wanita mempunyai tugas melakukan packing dan menghitung
jumlah kardus saat proses packing.
STIKOM
9
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
3.1.1 Sistem
Menurut Sari Murdowati (1998; 1), definisi sistem merupakan sekumpulan
komponen terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan berdasarkan
pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen
yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis,
yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem yang
dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen
pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan
dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
3.1.2 Sistem Informasi
Menurut Abdul Kadir (2008; 7), sistem informasi adalah kombinasi antara
prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan
untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Untuk dapat mempunyai arti data
diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil
pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi
adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga
sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan
untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
STIKOM
10
3.1.3 Analisis dan Perancangan Sistem
Menurut Kendall dan Kendall (2003; 7), Analisis sistem dilakukan dengan
tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi
dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh kedalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi
terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam
membangun aplikasi.
Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis,
merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis
yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Berikut ini adalah proses dalam analisis dan perancangan sistem:
1. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di
dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan
sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan
nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri
entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai
hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.
STIKOM
11
2. Data Flow Diagram
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan
pemakai sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang
menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini
dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram – DFD) berfungsi
untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat
yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan
dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih
kecil dan yang lebih sederhana.
DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data
tersebut (Kendall, 2003).
Simbol-simbol dasar dalam DFD antara lain :
1. External Entity
Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,
atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan
informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan
simbol entitas dalam DFD dalam model Gane dan Sarson.
Gambar 3.1 Simbol Eksternal Entity 2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau
entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.
STIKOM
12
Gambar 3.2 Simbol Data Flow 3. Process
Suatu Proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan.
Gambar 3.3 merupakan simbul Process.
Gambar 3.3 Simbol Process 4. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol file penyimpanan/data
store.
Gambar 3.4 Simbol Data Store
3.2 Konsep Dasar Basis Data
3.2.1 Database
Menurut Abdul Kadir (2008; 9), database merupakan sekumpulan data yang
terkait. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non
Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan
sebuah file.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah
pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan
STIKOM
13
pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),
masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data
independence (kebebasan data).
3.2.2 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004; 1), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengelola catatan menggunakan komputer untuk menyimpan atau
merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan
sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk
proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data
(Database), Sistem (Application or Software) Pengelola Basis Data(DBMS),
Pemakai (User), dan Aplikasi Perangkat Lunak lain bersifat opsional.
Keuntungan sistem basis data adalah:
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas
data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang
tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.
6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi.
STIKOM
14
8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus
akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan
data dan pemeliharaan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah:
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Perangkat lunaknya mahal.
4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
3.2.3 Database Management System
Menurut Marlinda (2004; 6), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri
sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,
menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut Data Definition Language
(DDL). Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di
dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
STIKOM
15
2. Data Manipulation Language
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian
Data Manipulation Language (DML) yang digunakan untuk pengambilan
informasi.
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk
mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh
Database Administration (DBA). 4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis
data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan
sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang bersamaan yaitu
bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu
pemakai pada saat yang bersamaan.
STIKOM
16
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary.
3.3 SDM, Absensi dan Gaji
3.3.1 Sumber Daya Manusia (SDM)
Menurut Alex.S.Nitisemito (1982 ; 11) Sumber daya manusia(SDM) adalah
potensi yang terkandung dalam diri manusia untuk mewujudkan perannya sebagai
makhluk sosial yang adaptif dan transformatif, yang mampu mengelola dirinya
sendiri serta seluruh potensi yang terkandung di alam menuju tercapainya
kesejahteraan kehidupan dalam tatanan yang seimbang dan berkelanjutan. Dalam
pengertian praktis sehari-hari, SDM adalah tenaga kerja yaitu seperti buruh,
karyawan, dan pegawai.
3.3.2 Absensi
Menurut Moekijat (1989 ; 12) absen adalah tidak bekerjanya seorang
pegawai pada saat hari kerja, karena sakit, izin, alpha atau cuti. Absensi adalah
daftar administrasi ketidakhadiran pegawai.
3.3.3 Gaji
Menurut Alex.S.Nitisemito (1982 ; 18) gaji adalah suatu bentuk pembayaran
periodik dari seorang majikan pada karyawannya yang dinyatakan dalam suatu
kontrak kerja. Dari sudut pandang pelaksanaan bisnis, gaji dapat dianggap sebagai
biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan sumber daya manusia untuk
menjalankan operasi, dan karenanya disebut dengan biaya personel atau biaya
gaji.
STIKOM
17
3.4 Diagram Blok
-Data pegawai belum terdokumentasi dengan baik -Daftar hadir masih manual -Daftar lembur masih manual -Data gaji pegawai masih manual
Analisa dan Rancangan Desain Sistem Absensi dan
Penggajian Karyawan Operasional pada PT.
Indrakila Offset
Usulan Rancangan Desain Sistem Absensi dan Penggajian Karyawan Operasional pada PT.
Indrakila Offset yang bisa menghasilkan laporan lembur,
laporan absensi, dan laporan penggajian
Input Proses
Output
Gambar 3.5 Diagram Blok
Pada gambar diagram blok diatas menggambarkan alur input, proses, dan
output. Pada bagian input terdiri dari daftar pegawai yang belum terdokumentasi
dengan baik, daftar hadir yang masih manual, daftar lembur yang masih manual,
dan daftar gaji pegawai yang masih manual. Pada bagian proses adalah analisa
dan rancangan desain sistem absensi dan penggajian karyawan operasional pada
PT. Indrakila Offset Mojokerto. Pada bagian output yaitu usulan rancangan desain
sistem absensi dan penggajian karyawan operasional pada PT. Indrakila Offset
Mojokerto yang bisa menghasilkan laporan lembur, laporan absensi, dan laporan
penggajian.
STIKOM
18
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil survey pada saat kerja praktek di PT. Indrakila Offset
Mojokerto, menemukan beberapa permasalahan seperti: absensi karyawan
operasional yang masih menggunakan buku absen dan check list (manual). Selain
itu perhitungan gaji masih dihitung secara manual.
Dalam kerja praktek ini berusaha menemukan permasalahan yang ada dan
mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada PT. Indrakila
Offset Mojokerto yaitu mengenai masalah dalam absensi dan perhitungan gaji
karyawan operasional. Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka diperlukan
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Analisa Sistem
2. Desain Sistem
3. Pembahasan terhadap Desain Sistem
Pada langkah-langkah tersebut di atas ditujukan untuk dapat menemukan
solusi dari permasalahan yang ada pada PT. Indrakila Offset Mojokerto, untuk lebih
jelasnya dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini.
4.1 Analisa Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru.
Dalam langkah ini melakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam PT.
Indrakila Offset Mojokerto khususnya mengenai absensi dan perhitungan gaji
karyawan operasional. Untuk dapat membuat sistem yang baru harus mengetahui
STIKOM
19
alur pengelolahan data yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah
document flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur absensi tersebut.
Docflow Absensi PT. Indrakila Offset Mojokerto
Karyawan Operasional Direktur
Kabag. Administrasi
Mulai
Menyiapkan berkas absensi
Membuat daftar hadir
harian
Status lembur?
Menunjukkan surat lembur
Ya
Surat keterangan lembur Tidak
Absen harian
Merekap absen mingguan
2
Absensi mingguan 2
Selesai
Melakukan absen
Absensi mingguan 1
1
Gambar 4.1 Document Flow absensi PT. Indrakila Offset Mojokerto.
Proses absensi dimulai di kepala bagian administrasi, mereka menyiapkan
berkas absensi, lalu karyawan operasional melakukan absen. Setelah itu setiap
karyawan operasional yang melakukan lembur dan memiliki surat keterangan
STIKOM
20
lembur akan menyerahkan surat keterangan lembur tersebut ke kepala bagian
administrasi, jika dia tidak lembur maka kepala bagian administrasi langsung
membuat daftar hadir harian. Setelah itu terbentuk berkas absensi harian. Setiap
hari sabtu, bagian administrasi merekap absensi harian menjadi absensi mingguan
dan terbentuk rekapan absensi mingguan (rangkap 2). Pada akhir proses, rekapan
tersebut akan dijadikan arsip oleh kepala bagian administrasi dan copy dari rekapan
tersebut diserahkan ke direktur.
Docflow Penerbitan Surat Lembur PT. Indrakila Offset Mojokerto
Kabag. Administrasi Direktur Karyawan Operasional Kabag. Produksi 2 Memberikan persetujuan Surat perintah lembur (ACC) 1
Surat perintah lembur (ACC) 1
Selesai 2 2 Buat surat perintah lembur Input data karyawan
yang akan lembur
Surat perintah lembur
1
Surat perintah lembur (ACC) 1 Mulai Mengajukan permintaan lembur Permintaan lembur 2
Gambar 4.2 Document Flow penerbitan surat lembur PT. Indrakila Offset Mojokerto.
STIKOM
21
Penerbitan surat lembur berguna untuk memilih karyawan operasional
mana saja yang akan lembur dan berapa jam lamanya. Pemilihan dan penentuan
lamanya lembur ditentukan oleh kepala bagian produksi, dimulai dengan kepala
bagian produksi mengajukan permintaan lembur kepada kepala bagian administrasi,
lalu kepala bagian administrasi menginput data karyawan operasional yang akan
lembur, lalu membuat surat perintah lembur, setelah itu terbentuk dokumen surat
perintah lembur (rangkap 2). Lalu dokumen tersebut diajukan ke direktur untuk di
ACC, setelah di ACC dokumen tersebut dikembalikan ke kepala bagian
administrasi, berikutnya 1 lembar akan diserahkan ke karyawan operasional yang
akan lembur dan 1 lembar (copy) akan disimpan oleh kepala bagian administrasi.
STIKOM
22
Docflow Penggajian PT. Indrakila Offset
Karyawan Operasional Kabag. Administrasi 2 Direktur Bank Mulai Selesai Menyerahkan rekap absensi mingguan Rekap absensi Validasi rekap absensi Permintaan pencairan uang gaji+ACC slip gaji
Slip gaji+gaji 1 Slip gaji+gaji 1 Validasi pencairan uang Membuat slip gaji 2 Rekap absensi Slip penarikan uang Slip penarikan uang Slip penarikan uang Penarikan uang tunai Uang Uang
Gambar 4.3 Document Flow penggajian PT. Indrakila Offset Mojokerto.
Proses penggajian dimulai dengan kepala bagian administrasi
menyerahkan rekap absensi mingguan ke direktur untuk mendapat validasi. Setelah
absensi tersebut divalidasi oleh direktur, maka kepala bagian administrasi meminta
validasi gaji dan pencairan uang untuk gaji karyawan operasional. Setelah gaji dan
pencairan uang telah disetujui direktur, maka kepala bagian administrasi akan
mendapatkan slip penarikan uang dibank, lalu kepala bagian administrasi akan
menarik uang tunai dibank. Setelah penarikan uang tunai tersebut berhasil, maka
kepala bagioan administrasi akan membuat slip gaji (rangkap 2), lalu pada akhir
STIKOM
23
proses slip gaji dan gaji tersebut diserahkan ke karyawan operasional dan 1 lembar
slip gaji (copy) disimpan sebagai arsip oleh kepala bagian administrasi.
4.2 Desain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem maka selanjutnya dilakukan desain sistem.
Dalam desain sistem ini mulai membentuk suatu sistem baru yang telah
terkomputerisasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:
1. System Flow
2. Context Diagram
3. Hirarki Input Proses Output (HIPO)
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6. Database Management System (DBMS)
7. Desain Input Output
Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. System Flow
System Flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. Gambar
4.4 menjelaskan tentang system flow absensi PT. Indrakila Offset Mojokerto.
Gambar 4.5 menjelaskan tentang system flow surat lembur PT. Indrakila Offset
Mojokerto. Gambar 4.6 menjelaskan system flow penggajian pada PT. Indrakila
Offset Mojokerto.
STIKOM
24
Sysflow Absensi PT. Indrakila Offset Mojokerto
Karyawan Operasional Direktur
Kabag. Administrasi Mulai Input data Mengelola data karyawan opr. Data karyawan opr. Absen datang (fingerprint) Kroscek data Cocok? Tidak Menyimpan data masuk Ya Absen pulang (fingerprint) Kroscek data Cocok? Update data kehadiran Ya Data absen harian Tidak Data kehadiran Mengelola data kehadiran Data absen harian Data karyawan opr. Rekapitulasi data absen mingguan Mencetak rekap absensi Rekap absensi mingguan Rekap absensi mingguan Selesai Data absen harian
Gambar 4.4 System Flow absensi PT. Indrakila Offset Mojokerto.
Proses absensi dimulai di kepala bagian administrasi, mereka memasukkan
data karyawan operasional kedalam database. Setelah itu, karyawan operasional
yang datang melakukan absen dengan fingerprint, lalu sistem melakukan kroscek
data karyawan operasional, apabila data cocok maka absen tersebut akan disimpan
dalam database, jika data tidak cocok maka karyawan operasional harus melakukan
STIKOM
25
absen ulang. Saat pulang, karyawan operasional juga melakukan absen pulang
dengan fingerprint, apabila data cocok maka absen tersebut akan disimpan dalam
database, jika data tidak cocok maka karyawan operasional harus melakukan absen
ulang. Untuk mengelola data kehadiran, sistem akan mengelolanya dengan acuan 2
database yaitu data karyawan operasional dan data absensi harian, setelah itu
sistem akan merekapitulasi absensi harian menjadi absensi mingguan lalu dicetak.
Pada akhir proses, hasil cetak absensi karyawan operasional tersebut diserahkan ke
direktur.
STIKOM
26
Sysflow penerbitan surat lembur PT. Indrakila Offset Mojokerto
Kabag. Administrasi Direktur Karyawan Operasional Kabag. Produksi
Mulai Input nama Karyawan opr. Memperbarui status lembur Data Karyawan opr. Status lembur Karyawan opr. Validasi data Submit status lembur Data Karyawan opr. Cetak surat perintah lembur Data Karyawan opr. Surat perintah lembur 1 Mengajukan permintaan lembur Data Karyawan opr. Surat perintah lembur
2 2 Surat perintah lembur
1 Surat perintah lembur (Ttd) 1 Tandatangan surat perintah lembur Surat perintah lembur (Ttd) 1 Cetak laporan lembur
Laporan lembur Laporan lembur
Selesai
Gambar 4.5 System Flow penerbitan surat lembur PT. Indrakila Offset Mojokerto.
Penerbitan surat lembur berguna untuk memilih karyawan operasional
mana saja yang akan lembur dan berapa jam lamanya. Pemilihan dan penentuan
lamanya lembur ditentukan oleh kepala bagian produksi, dimulai dengan kepala
bagian produksi mengajukan permintaan lembur kepada kepala bagian administrasi,
lalu kepala bagian administrasi menginput nama karyawan operasional yang akan
lembur, lalu sistem akan memperbarui status lembur, setelah itu status lembur
tersebut diserahkan ke direktur untuk di validasi, setelah divalidasi oleh direktur
STIKOM
27
maka sistem akan melakukan submit status lembur, setelah itu sistem akan
mencetak surat perintah lembur. Setelah itu, surat perintah lembur yang sudah
tercetak akan diberikan ke karyawan operasional, lalu ditandatangani oleh
karyawan operasional setelah melaksanakan lembur, lalu surat tersebut diserahkan
ke kepala bagian administrasi. Setelah kepala bagian administrasi menerima surat
tersebut, maka kepala bagian administrasi membuat laporan lembur yamg akan
diserahkan ke direktur pada akhir proses.
STIKOM
28
Sisflow Penggajian PT. Indrakila Offset
Bank Direktur Karyawan Operasional Kabag. Administrasi Rekapitulasi absen pegawai mingguan Mulai Data absensi harian Membuat slip gaji+meminta pencairan uang Slip gaji+pencairan uang Slip gaji+pencairan uang Validasi slip gaji+pencairan uang
Cetak slip gaji
Slip gaji+gaji Selesai Data karyawan opr. Input data Mengelola data gaji karyawan opr.
Data gaji karyawan opr. Slip gaji+gaji Slip penarikan uang Slip penarikan uang Slip penarikan uang Penarikan uang tunai Uang Uang
Gambar 4.6 System Flow penggajian PT. Indrakila Offset Mojokerto.
Proses penggajian dimulai dengan kepala bagian administrasi mengelola
data gaji karyawan operasional lalu disimpan pada database data gaji karyawan
operasional yang selanjutnya digunakan untuk pembuatan slip gaji karyawan
operasional. Kepala bagian administrasi juga melakukan rekapitulasi absen
karyawan operasional mingguan dengan mengacu pada 2 database yaitu data
karyawan operasional dan data absensi harian. Setelah itu sistem akan membuat slip
gaji dan permintaan pencairan uang, lalu slip gaji dan permintaan pencairan uang
tersebut diserahkan ke direktur untuk mendapat validasi. Setelah divalidasi oleh
STIKOM
29
direktur, maka sistem akan melakukan cetak penarikan uang tunai, setelah itu slip
penarikan uang diserahkan ke kepala bagian administrasi. Setelah itu, kepala bagian
administrasi mengambil uang dibank, setelah uang diambil, maka sistem akan
melakukan cetak slip gaji. Pada akhir proses, slip gaji dan gaji diserahkan kepada
karyawan operasional.
2. Context Diagram
Context diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan aliran dari data
tersebut. Context Diagram Analisa dan Rancangan Sistem Absensi dan Penggajian
Karyawan Operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto terdiri dari 5 external
entity yaitu kepala bagian administrasi, direktur, kepala bagian produksi, bank, dan
karyawan operasional. Aliran data yang keluar dari masing-masing external entity
mempunyai arti bahwa data tersebut berasal dari external entity tersebut, sedangkan
aliran data yang masuk mempunyai arti informasi data ditujukan untuk external
entity tersebut.
STIKOM
30
Surat Perintah Lembur
Slip Penarikan Uang
Uang
Laporan Lembur
Surat Perintah Lembur(copy) Surat Perintah Lembur(Ttd)
Slip Gaji dan Uang
Rekap Gaji Mingguan dan Slip Penarikan Uang Slip Gaji
Slip Penarikan Uang
Data Gaji Karyaw an Operasional
Surat Perintah Lembur
Surat Lembur(ACC)
Surat Lembur (ACC)
Surat Permohonan Lembur
Permintaan Lembur Data_Absen
Rekap Absensi Mingguan
Rekapitulasi absen mingguan
Data Absen Harian
Data Karyaw an Operasional
1
Analisa dan Rancangan Desain Sistem Absensi dan Penggajian
Karyaw an Operasional
+ Kabag
Administrasi Karyaw an
Operasional
Direktur
Kabag Produksi
Bank
Gambar 4.7 Context Diagram Analisa dan Rancangan Sistem Absensi dan
Penggajian Karyawan Operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto.
3. HIPO
Hirarki Input Proses Output (HIPO) berguna sebagai alat desain dan teknik
dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi.
Tujuannya agar HIPO tersebut dapat memberikan informasi tentang fungsi-fungsi
yang ada di dalam sistem tersebut. Hirarki Input Proses Output (HIPO)
menggambarkan hirarki proses-proses yang ada dalam Data Flow Diagram.
Gambar 4.8 adalah HIPO dari Analisa dan Rancangan Sistem Absensi dan
Penggajian Karyawan Operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto.
STIKOM
31
Sistem Informasi Absensi dan Penggajian Karyawan Operasional PT. Indrakila
Offset Mojokerto
2
Proses Penggajian Pembuatan surat lembur3 Proses Absensi
1
1.2 Rekapitulasi
absensi mingguan 1.1
Absensi harian
2.1 Rekapitulasi
absensi mingguan
2.2
Proses pembayaran gaji
3.2
Proses cetak laporan lembur 3.1
Proses permintaan
lembur
Gambar 4.8 HIPO Analisa dan Rancangan Sistem Absensi dan Penggajian
Karyawan Operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto.
4. Data Flow Diagram
Gambar DFD Level 0 pada Analisa dan Rancangan Sistem Absensi dan
Penggajian Karyawan Operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto tersebut
memiliki beberapa proses yaitu proses absensi, proses penggajian, dan pembuatan
surat lembur. Dimana pada DFD Level 0 ini merupakan penjabaran dari proses
yang di atasnya. Pada gambar 4.9 juga digambarkan data store yang digunakan
dalam sistem. Data Store yang digunakan adalah Data Store Tabel gaji karyawan
operasional, Tabel absensi harian, dan Tabel data karyawan operasional.
STIKOM
32
Surat Perintah Lembur Slip Gaji dan Uang
Surat Perintah Lembur(Ttd) Data_Absen
Rekap Gaji Mingguan dan Slip Penarikan Uang
Slip Penarikan Uang
Laporan Lembur Surat Permohonan Lembur
Surat Lembur (ACC) Permintaan Lembur
Surat Lembur(ACC) Slip Gaji
Data Gaji Karyaw an Operasional Rekap Absensi Mingguan
Data Absen Harian Data Karyaw an Operasional
Baca
Simpan
Baca dan Simpan
Simpan Baca
Simpan
Slip Penarikan Uang
Surat Perintah Lembur
Surat Perintah Lembur(copy) Uang Rekapitulasi absen mingguan
Kabag Administrasi
Karyaw an Operasional Direktur Kabag Produksi Bank 1 Proses Absensi + 2 Proses Penggajian + 3
Proses Pembuatan Surat Lembur
+
1 Data Karyaw an Operasional 2 Data Absensi Harian
3 Data Gaji Karyaw an Operasional
Gambar 4.9 DFD Level 0 Analisa dan Rancangan Sistem Absensi dan Penggajian Karyawan Operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto.
DFD Level 1 terdiri dari 3 proses yaitu proses absensi pada gambar 4.10 ,
proses penggajian pada gambar 4.11 , dan proses pembuatan surat lembur pada
gambar 4.12.
STIKOM
33
Rekap Absensi Mingguan Rekapitulas i absen mingguan Simpan
Baca
Data Absen Harian Data Kary aw an Operasional Data_Abs en Simpan Kabag Adminis trasi Karyaw an Operasional
1 Data Kary aw an Operasional
2 Data Absens i Harian
1 Abs ens i Harian
2 Rekapitulas i Absens i
Mingguan
Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Absensi
Slip Gaji dan Uang Baca
Slip Penarikan Uang
Data Gaji Karyaw an Operasional Rekap Gaji Mingguan dan Slip Penarikan Uang
Slip Gaji
Uang
Slip Penarikan Uang Baca dan Simpan
Simpan
Baca
Kabag Administrasi
Direktur OperasionalKaryaw an
Bank 1 Data Karyaw an
Operasional
3 Data Gaji Karyaw an Operasional
2 Data Absensi Harian
2 Proses Pembayaran Penggajian 1 Proses Rekapitulasi Absen Mingguan
Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Penggajian
STIKOM
34
Surat Perintah Lembur
Laporan Lembur
Surat Perintah Lembur Surat Perintah Lembur(c opy) Surat Perintah Lembur(Ttd)
Baca Simpan Surat Permohonan Lembur
Surat Lembur(ACC)
Surat Lembur (ACC) Permintaan Lembur
Kabag Produks i
Direktur
Kabag Adminis trasi Karyaw an
Operasional
1 Data Karyaw an Operasional
1
Proses Permintaan Lembur
2
Proses Cetak Laporan Lembur
Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Pembuatan Surat Lembur
5. ERD
ERD terbagi menjadi dua bagian, yaitu:
a. Conceptual Data Model
Gambar 4.13 merupakan Conceptual Data Model pada Analisa dan
Rancangan Desain Sistem Absensi dan Penggajian Karyawan Operasional
pada PT. Indrakila Offset Mojokerto Terdapat 7 tabel yang digunakan dalam
perancangan sistem informasi ini yaitu Tabel Master lembur, Master data
karyawan operasional, Master jabatan, Master gaji, Tabel pengajuan lembur,
Tabel data absen harian, Tabel data gaji karyawan operasional
STIKOM
35 Memili ki Memili ki Mempunyai Dimi liki Mempunyai Dimi liki Mempunyai Dimi liki Master Lembur ID_Lembur Nama Lembur Master Gaji ID_Gaji Besar Gaji Master Jabatan ID_Jabatan Nama Jabatan
Master Data Karyawan Operasional ID_Karyawan Opr
Nama Karyawan Opr Alamat No Telp Bekerja Sejak Tempat Lahir Tanggal Lahir
Data Absen Harian ID_Absen Tanggal
Data Gaji Karyawan Operasional ID Gaji Karyawan Opr
Tanggal Gaji Jumlah Pengajuan Lembur
ID Pengajuan Lembur Tanggal Lembur
Detail Absen ID Detail Absen Jam Datang Jam Pulang
Gambar 4.13 ERD CDM Analisa dan Rancangan Sistem Absensi dan Penggajian Karyawan Operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto.
b. Physical Data Model
ID_KARYAWAN_OPR = ID_KARYAW AN_OPR
ID_KARYAWAN_OPR = ID_KARYAW AN_OPR ID_DET AIL_ABSEN = ID_DET AIL_ABSEN
ID_ABSEN = ID_ABSEN
ID_J ABATAN = ID_JABAT AN ID_J ABATAN = ID_JABAT AN
ID_GAJ I = ID_GAJ I ID_LEMBUR = ID_LEMBUR
[image:39.595.108.557.85.373.2]ID_KARYAWAN_OPR = ID_KARYAW AN_OPR MASTER_LEMBUR ID_LEMBUR varchar(5) NAMA_LEMBUR varchar(8) MASTER_GAJI ID_GAJI varchar(5) BESAR_GAJI int MASTER_JABATAN ID_JABATAN varchar(5) NAMA_JABATAN varchar(20) MASTER_DATA_KARYAWAN_OPERASION ID_KARYAWAN_OPR varchar(5) ID_JABATAN varchar(5) NAMA_KARYAWAN_OPR text ALAMAT varchar(50) BEKERJA_SEJAK datetime NO_TELP int TEMPAT_LAHIR varchar(20) TANGGAL_LAHIR datetime DATA_ABSEN_HARIAN ID_ABSEN varchar(5) TANGGAL datetime DATA_GAJI_KARYAWAN_OPERASIONAL ID_GAJI_KARYAWAN_OPR varchar(5) ID_GAJI varchar(5) ID_JABATAN varchar(5) ID_KARYAWAN_OPR varchar(5) ID_DETAIL_ABSEN varchar(5) TANGGAL_GAJI datetime JUMLAH int PENGAJUAN_LEMBUR ID_PENGAJUAN_LEMBUR varchar(5) ID_KARYAWAN_OPR varchar(5) ID_LEMBUR varchar(5) TANGGAL_LEMBUR datetime DETAIL_ABSEN ID_KARYAWAN_OPR varchar(5) ID_DETAIL_ABSEN varchar(5) ID_ABSEN varchar(5) JAM_DATANG datetime JAM_PULANG datetime
Gambar 4.14 ERD PDM Analisa dan Rancangan Sistem Absensi dan Penggajian Karyawan Operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto.
STIKOM
36
Gambar 4.14 merupakan Physical Data Model Sistem Pengolahan data.
PDM merepresentasikan tabel-tabel yang digunakan dalam Analisa dan
Rancangan Desain Sistem Absensi dan Penggajian Karyawan Operasional pada
PT. Indrakila Offset Mojokerto beserta dengan tipe data dan panjang
masing-masing tipe data tersebut.
6. DBMS
Struktur tabel pada Analisa dan Rancangan Desain Sistem Absensi dan
Penggajian Karyawan Operasional pada PT. Indrakila Offset Mojokerto adalah
sebagai berikut:
a. MASTER_DATA_KARYAWAN_OPERASION
Primary Key : ID_KARYAWAN_OPR
Foreign Key : ID_JABATAN
Fungsi : Menyimpan data karyawan operasional
Tabel 4. 1. Struktur MASTER_DATA_KARYAWAN_OPERASION
Field Tipe Ukuran Keterangan (Contoh
Format Data)
ID_ KARYAWAN_OPR Varchar 5 95001
NAMA_KARYAWAN_OPR Long Varchar - Budi Santoso
ALAMAT Varchar 50 Jln. Mangga 35
BEKERJA_SEJAK Datetime - 25/08/1990
ID_JABATAN Varchar 5 TK001
NO_TELP Integer - 03217145666
TEMPAT_LAHIR Varchar 20 Mojokerto
TANGGAL_LAHIR Datetime - 18/08/1987
STIKOM
[image:40.595.50.554.165.652.2]37
b. MASTER_GAJI
Primary Key : ID_GAJI
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data gaji
Tabel 4.2. Struktur MASTER_GAJI
Field Tipe Ukuran
Keterangan (Contoh Format
Data)
ID_GAJI Varchar 5 GK001
BESAR_GAJI Integer - 500000
c. MASTER_JABATAN
Primary Key : ID_JABATAN
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data jabatan
Tabel 4.3. Struktur MASTER_JABATAN
Field Tipe Ukuran
Keterangan (Contoh Format
Data)
ID_JABATAN Varchar 5 TK001
NAMA_JABATAN Varchar 20 Tukang Plong
STIKOM
38
d. MASTER_LEMBUR
Primary Key : ID_LEMBUR
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data lembur
Tabel 4.4. Struktur MASTER_LEMBUR
Field Tipe Ukuran
Keterangan (Contoh Format
Data)
ID_LEMBUR Varchar 5 LB001
NAMA_LEMBUR Varchar 20 Potong Kardus
e. PENGAJUAN_LEMBUR
Primary Key : ID_ PENGAJUAN_LEMBUR
Foreign Key : ID_KARYAWAN_OPR, ID_LEMBUR
Fungsi : Menyimpan data pengajuan lembur
Tabel 4.5. Struktur PENGAJUAN_LEMBUR
Field Tipe Ukuran
Keterangan (Contoh Format
Data)
ID_ PENGAJUAN_LEMBUR Varchar 5 PL001
ID_ KARYAWAN_OPR Varchar 5 95001
ID_LEMBUR Varchar 5 LB001
TANGGAL_LEMBUR Datetime - 18/10/2012
STIKOM
39
f. DATA_ABSEN_HARIAN
Primary Key : ID_ABSEN
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data absen harian
Tabel 4.6. Struktur DATA_ABSEN_HARIAN
Field Tipe Ukuran
Keterangan (Contoh Format
Data)
ID_ABSEN Varchar 5 AB001
TANGGAL Datetime - 01/10/2012
g. DETAIL_ABSEN
Primary Key : ID_DETAIL_ABSEN
Foreign Key : ID_KARYAWAN_OPR, ID_ABSEN
Fungsi : Menyimpan data detail absen
Tabel 4.7. Struktur DETAIL_ABSEN
Field Tipe Ukuran Keterangan (Contoh
Format Data)
ID_ DETAIL_ABSEN Varchar 5 DA001
ID_KARYAWAN_OPR Varchar 5 95001
ID_ABSEN Varchar 5 AB001
JAM_DATANG Datetime - 08.00
JAM_PULANG Datetime - 16.00
STIKOM
40
h. DATA_GAJI_KARYAWAN_OPERASIONAL
Primary Key : ID_GAJI_KARYAWAN_OPR
Foreign Key : ID_GAJI, ID_JABATAN, ID_KARYAWAN_OPR,
ID_DETAIL_ABSEN
Fungsi : Menyimpan data gaji karyawan operasional
Tabel 4.8. Struktur DATA_GAJI_KARYAWAN_OPERASIONAL
Field Tipe Ukuran Keterangan (Contoh
Format Data)
ID_GAJI_KARYAWAN_OPR Varchar 5 GJ001
ID_GAJI Varchar 5 GK001
ID_JABATAN Varchar 5 TK001
ID_KARYAWAN_OPR Varchar 5 95001
ID_DETAIL_ABSEN Varchar 5 DA001
TANGGAL_ABSEN Datetime - 01/10/2012
JUMLAH Integer - 500000
7. Desain Input Output
Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk
memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan
data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam
merancang dan membangun sistem.
a. Form Login
Halaman ini merupakan tampilan awal dari perancangan sistem
informasi yang nantinya akan dijalankan. Pada halaman ini user sistem
memasukkan user ID dan password kemudian menekan tombol login.
STIKOM
41
Apabila user ID dan password tersebut sudah benar maka user dapat
membuka halaman yang lainnya.
Gambar 4.15 Form Login.
b. Form Master Jabatan
Halaman ini digunakan oleh kepala bagian administrasi dalam
mengelola jabatan karyawan operasional. Operator mengisi nama jabatan.
ID jabatan akan terisi secara otomatis oleh sistem.
Form Master Jabatan Form Master Jabatan
Nama Jabatan
ID Jabatan TK001
Enter Text
Edit Simpan
Gambar 4.16 Form Master Jabatan.
c. Form Master Gaji
Halaman ini digunakan untuk oleh kepala bagian administrasi dalam
mengelola gaji karyawan operasional. Operator mengisi besar gaji. ID Gaji
akan terisi secara otomatis oleh sistem. Form Login
Form Login
Enter Text Enter Text User ID
Password
Login
STIKOM
42
Form Master Gaji Form Master Gaji
Besar Gaji
ID Gaji GK001
Enter Text
Edit Simpan
Gambar 4.17 Form Master Gaji.
d. Form Master Lembur
Halaman ini digunakan oleh kepala bagian administrasi dalam
mengelola data master lembur karyawan operasional. Operator mengisi
mama lembur. ID lembur akan terisi secara otomatis oleh sistem.
Form Master Lembur Form Master Lembur
ID Lembur
Nama Lembur
Simpan
LB001
Enter Text
Edit
Gambar 4.18 Form Master Lembur.
e. Form Pengajuan Lembur
Halaman ini digunakan oleh kepala bagian produksi dalam
mengajukan lembur. Pertama memilih ID karyawan. Kedua memilik ID
lembur. Ketiga mengisi tanggal lembur. Keempat mengisi jam lembur. ID
pengajuan lembur dan lama lembur akan terisi secara otomatis oleh sistem.
STIKOM
43
Form Pengajuan Lembur Form Pengajuan Lembur
ID Pengajuan Lembur
ID Karyawan
ID Lembur
PL001
Enter Text
Enter Text
Tanggal Lembur
Simpan Tahun Tanggal Bulan
Jam Lembur 17.00 s/d 20.00
Lama Lembur 3 jam
Gambar 4.19 Form Pengajuan Lembur.
f. Form Master Data Karyawan Operasional
Halaman ini digunakan oleh kepala bagian administrasi dalam
mengelola master data karyawan operasional. Pertama mengisi nama.
Kedua mengisi alamat. Ketiga mengisi bekerja sejak (tanggal mulai
bekerja). Keempat mengisi nomor telepon. Kelima mengisi tempat lahir.
Keenam mengisi tanggal lahir. ID karyawan akan terisi secara otomatis
oleh sistem.
STIKOM
44
Form Master Data Karyawan Operasional
Form Master Data Karyawan Operasional
Simpan
95001
Nama
Alamat
Bekerja Sejak
Enter Text
Enter Text
Edit ID Karyawan
No Telp Enter Text
Tanggal Bulan Tahun
Tanggal Bulan Tahun
Enter Text
Tanggal Lahir Tempat Lahir
Gambar 4.20 Form Master Data Karyawan Operasional.
g. Form Penggajian
Halaman ini digunakan oleh kepala bagian administrasi dalam
mengelola penggajian karyawan operasional. Pertama mengisi memilih ID
karyawan. Kedua memilih ID jabatan. Ketiga memilih ID gaji. Keempat
memilih ID detail absen. Kelima mengisi tanggal gaji. ID gaji karyawan
operasional akan terisi secara otomatis oleh sistem.
STIKOM
45
Form Penggajian Form Penggajian
GJ001
Simpan
ID Gaji Karyawan Opr.
ID Karyawan
ID Jabatan
ID Gaji
Tanggal Gaji
Enter Text
Enter Text
Enter Text
ID Detail Absen Enter Text
Tanggal Bulan Tahun
Gambar 4.21 Form Penggajian
STIKOM
46
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari Analisa dan Rancangan Desain Sistem
Absensi dan Penggajian Karyawan Operasional Pada PT. Indrakila Offset
Mojokerto adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan dari hasil pembuatan Analisa dan Rancangan Desain Sistem
Absensi dan Penggajian Karyawan Operasional Pada PT. Indrakila Offset
Mojokerto akan dapat membantu dalam pembuatan aplikasi tersebut
dikemudian hari.
2. Berdasarkan dari hasil pembuatan Analisa dan Rancangan Desain Sistem
Absensi dan Penggajian Karyawan Operasional Pada PT. Indrakila Offset
Mojokerto akan dapat membantu kegiatan dalam proses absensi dan
penggajian karyawan operasional dikemudian hari.
5.2 Saran
Berdasarkan penjelasan tentang Perancangan Sistem Informasi yang telah
dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:
1. Sistem dapat dikembangkan berbasis Desktop.
2. Sistem absensi menggunakan fingerprint, dengan alat ini diharapkan dapat
mencegah terjadinya masalah titip absen.
STIKOM
47
DAFTAR PUSTAKA
Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi:
konsep, teknologi, dan manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.
Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta.
Moekijat, 1989, Manajemen Kepegawaian, CV.Mandar Maju, Bandung
Murdowati, Sari, SP.,MM, 1998, Sistem Informasi Manajemen, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, Surabaya
Nitisemito, Alex.S, 1982, Manajemen Personalia, Ghalia Indonesia, Kudus
Yuswanto, Subari, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya.
