RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEUANGAN SISWA (STUDI KASUS SMAK. KARITAS III)
KERJA PRAKTEK
oleh :
Ignatius Stevanus Chandra (08.41010.0021)
Herry Susanto Kwee (08.41010.0022)
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2011
STIKOM
iii
Sistem Informasi (SisFo) Keuangan Siswa adalah sebuah sistem yang digunakan untuk melakukan pembayaran SP dan SPP siswa, serta pembuatan laporan pembayaran SP dan SPP siswa berdasarkan kategori tertentu. Berdasarkan survei dan wawancara dengan Kepala Sekolah SMAK KARITAS III, didapatkan informasi bahwa sistem yang ada pada SMAK KARITAS III masih manual. Oleh karena itu sistem yang akan dibuat oleh penulis adalah hasil replikasi dari sistem yang telah ada di SMAK KARITAS III.
Selain proses pembayaran SP dan SPP siswa, pada aplikasi ini juga dilengkapi fitur pembuatan laporan SP dan SPP, dan pencarian biodata siswa berdasarkan nama, kelas, atau no induk. Dengan adanya SisFo Keuangan Siswa ini diharapkan dapat bermanfaat bagi SMAK KARITAS III
Dengan diterapkannya sistem ini pada SMAK KARITAS III, maka diharapkan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan pembayaran yang mungkin terjadi. Sistem ini juga diharapkan dapat lebih mempercepat proses pembayaran dan pembuatan laporan yang pada akhirnya dapat membantu SMAK KARITAS III
Kata kunci: Pembayaran, Laporan, SPP, SP, SMAK KARITAS III
STIKOM
vi DAFTAR ISI
ABSTRAKSI ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM SISTEM ... 5
2.1 Sejarah SMAK KARITAS III ... 5
2.2 Struktur Organisasi ... 5
BAB III LANDASAN TEORI ... 7
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 7
3.1.1 Sistem ... 7
3.1.2 Sistem Informasi ... 7
3.1.3 Analisa Dan Perancangan Sistem ... 8
3.2 Konsep Dasar Basis Data ... 11
3.2.1 Sistem Basis Data ... 11
3.2.2 Database ... 12
3.2.3 Database Management System ... 12
3.3 Interaksi Manusia Dan Komputer ... 13
STIKOM
vii
4.2 Analisa Dan Perancangan Sistem Yang Sedang Berjalan ... 15
4.3 Document Flow Dan Sistem Flow ... 15
4.4 Data Flow Diagram ... 19
4.4.1 Context Diagram ... 19
4.4.2 Data Flow Diagram level 0 ... 20
4.5 Entity Relationalship Diagram ... 21
4.5.1 Conceptual Data Model ... 22
4.5.2 Pyshical Data Model ... 22
4.6 Struktur Tabel ... 23
4.7 Implementasi Sistem ... 26
4.7.1 Peralatan Yang Dibutuhkan ... 26
4.7.2 Cara Instalasi Program ... 26
4.7.3 Hasil Implementasi ... 27
BAB V PENUTUP ... 42
5.1 Kesimpulan ... 42
5.2 Saran ... 42
DAFTAR PUSTAKA ... 43
LAMPIRAN ... 44
Lampiran 1: Biodata Acuan Kerja ... 44
Lampiran 2: Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 46
Lampiran 3: Log Harian ... 48
Lampiran 4: Kehadiran Kerja Praktek ... 50
Lampiran 5: Listing Program ... 52
STIKOM
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Semakin berkembangnya teknologi informasi dalam berbagai bidang kehidupan yang begitu pesat, mendorong manusia untuk berlomba-lomba memanfaatkan teknologi informasi sebagai usaha untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan yang sedang dilakukan. Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi tentunya disesuaikan dengan sifat kebutuhan serta tingkat kebutuhan dari sistem tersebut. Pengelolaan data yang dikerjakan secara manual, sudah tidak cocok dan efisien lagi untuk dipertahankan.
Suatu organisasi akan tertinggal jauh apabila tidak memiliki sistem
informasi yang akurat dan tepat dalam waktu yang singkat. Teknologi informasi sangat unggul untuk kecepatan dalam menyampaikan informasi yang dibutuhkan
tanpa dipengaruhi oleh jarak dan tempat maupun batas. Banyak Negara maju menerapkan teknologi informasi sebagai sesuatu yang luar biasa dalam pencapaian efisiensi waktu dan biaya sehingga suatu organisasi yang menggunakan teknologi informasi dapat berkembang dengan pesat.
Seperti yang telah diungkapkan diatas bahwa penggunaan teknologi informasi digunakan di berbagai bidang kehidupan manusia, termasuk juga dalam bidang yang bergerak dalam bidang pendidikan dalam hal ini organisasi yang kami maksudkan adalah sekolah.
SMAK Karitas III adalah salah satu sekolah yang terletak di jalan Simpang Darmo Permai Utara VII/11 kota Surabaya. Jam aktif sekolah ini adalah 6 hari seminggu dari hari Senin sampai hari Sabtu. Sistem yang terdapat dalam sekolahan ini saat ini masi belum semuanya terkomputerisasi dalam hal ini sistem yang masih menggunakan sistem manual adalah sistem keuangan yang melayani pembayaran SPP dan pembayaran uang WAJIB. Oleh karena itu sistem yang dibuat merupakan hasil dari permintaan yang diajukan oleh kepala sekolah SMAK Karitas III dalam hal mengubah sistem keuangan yang masih manual tersebut menjadi terkomputerisasi.
STIKOM
Sistem Informasi (SisFo) Keuangan Siswa yang ada pada SMAK Karitas III ini akan sangat penting karena meliputi pencatatan jumlah uang SPP dan Uang wajib yang harus dibayar oleh masing - masing siswa yang terdapat pada sekolah ini, serta untuk membuat laporan Pemasukan dana yang diterima oleh SMAK Karitas III dalam kurun waktu satu hari, satu minggu, satu bulan, dan satu tahun , serta meminimalisasi kesalahan pencatatan transaksi dan pembuatan laporan yang mungkin terjadi jika dilakukan secara manual.
Diharapkan dengan adanya Sisfo keuangan dapat bermanfaat untuk bagian keuangan SMAK Karitas III khususnya pencatatan keuangan yang dilakukan oleh bagian keuangan yang mungkin lebih lama apabila dilakukan secara manual.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, perumusan masalah sebagai
berikut:
1. Bagaimana membuat SisFo Keuangan Siswa yang efisien dan efektif.
2. Bagaimana membuat laporan pembayaran SPP dan SP per-siswa yang dapat
digunakan oleh bagian keuangan untuk melakukan analisa pembayaran agar kepala sekolah dapat melakukan pertimbangan untuk memberikan besaran SPP yang harus dibayar oleh para siswa.
1.3 Batasan Masalah
Pembuatan sistem dalam kerja praktek ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Sistem yang dibangun sesuai dengan sistem kerja yang berlaku di bagian
keuangan SMAK Karitas III.
2. Sistem yang dibangun merupakan aplikasi untuk memasukan data siswa,
memasukan data SPP siswa, dan memasukan data SP siswa, mengeluarkan laporan pembayaran SPP dan SP dalam kurun waktu 1 hari, periode 1, periode 2, periode 3, bulanan, dan tahunan.
3. Aplikasi yang dibangun hanya berbasis desktop application 4. Tidak menangani masalah denda
STIKOM
3
5. Jumlah dana pembayaran angsuran untuk uang SP dibagi rata sesuai dengan
jumlah angsuran yang dilakukan
6. Aplikasi yang dibangun menggunakan Visual Studio.NET 2005 dan Database
SQL Server 2005.
1.4 Tujuan
Tujuan dari kerja praktek ini adalah menghasilkan aplikasi pencatatan transaksi pembayaran SPP dan SP untuk SMAK Karitas III serta dapat memberikan informasi bagi pengurus keuangan pada saat pembayaran SPP dan SP dalam bentuk laporan pembayaran SPP dan SP.
Pembuatan sistem ini diharapkan dapat memberikan manfaat antara lain:
1. Mempermudah dan meminimalisasi kesalahan dalam proses pencatatan
transaksi pembayaran SPP dan SP setiap kali terjadi transaksi.
2. Mempermudah pengurus Keuangan mengetahui perhitungan total
pembayaran per-siswa dalam range waktu tertentu .
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan di dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan Laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dikemukakan hal–hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai, manfaat serta sistematika penulisan laporan kerja praktek ini.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini membahas tentang gambaran umum SMAK Karitas III, struktur organisasi, dan deskripsi tugas setiap jabatan.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini dibahas teori yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi transaksi pembayaran yaitu teori tentang Interaksi
STIKOM
Manusia dan Komputer, Konsep Dasar Sistem Informasi, Konsep Dasar Basis Data, Testing dan Implementasi Sistem, serta Penjualan, Pembelian dan Inventory.
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
Pada bab ini dibahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan dalam bentuk System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship
Diagram mengenai perancangan sistem yang dibuat. Selain itu juga
disertai struktur tabel dan desain input/output serta SisFo Keuangan Siswa dari hardware/sofware pendukung, cara peng-install-an hingga detil dan features yang ada pada aplikasi. Selain itu disertai pula hasil uji coba dari aplikasi pembayaran SPP danSP untuk sekolahan ini.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan dari pembuatan sistem informasi
penjualan dan pembelian yang terintegrasi dengan inventory untuk apotek
terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk
pengembangan sistem di masa mendatang.
STIKOM
5
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah SMAK KARITAS III
SMAK Karitas III ini berdiri di jalan Simpang Darmo Permai Utara VII / 11 yang dirintis oleh Romo Kuroto Sasto Pr pada Juli 1983. Sekolah ini milik keuskupan Surabaya. Keuskupan Surabaya memiliki tigas yayasan: Wijana Sejati, Wiyata Darma, Yohanes Gabriel. dalam perkembangan yang semula disebut YG WS WD dilebur menjadi satu yayasan yaitu Yohanes Gabriel yang sekarang diketuai oleh Romo J. Budi Hermanto Pr yang berkantor di jalan Dinoyo No 42. SMAK KARITAS III mulai sekitar tahun 2000 disebut dibawah naungan yayasan yohanes Gabriel. SMAK Karitas III dolonya kepengurusan sendiri pada
awal - awal tahun berdirinya sekolah-sekolah karitas dari TK-SMA mempunyai kepengurusan sendiri yang dirintis oleh romo Uroto Sastro Pr. Kemudian dalam
perkembangan kurang lebih tahun 1998 karitas digabung menjadi satu dengan kompleks sekolah untung suropati sidoarjo, kompleks sekolah Katarina, kompleks Santo Yusuf karang pilang, kompleks Santo Yusuf tropodo, Kompleks ST.Marie wiyung yang disebut yayasan Yohanes Gabriel perwakilan satu.
2.2Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi SMAK Karitas III
STIKOM
Berikut ini dijabarkan secara garis besar pekerjaan yang dilakukan oleh
masing-masing anggota struktur di perusahaan: a. Kepala Sekolah
Melakukan pembuatan kebijakan dan pemberian wewenang kepada bagian – bagian yang berada dibawahnya untuk melakukan kegiatan organisasi sekolah. b. Tata Usaha
Berbagai macam laporan yang berhubungan dengan kebutuhan sekolah. c. Bagian Keuangan
Membuat laporan pemasukan dana yang diterima oleh sekolah. d. WakapSek Kurikulum
Mengatur jadwal mengajar yang akan diberikan oelh para siswa. e. WakapSek Kesiswaan
Menangani masalah kedisplinan para siswa dan masalah – masalah pelanggaran siswa.
f. WakapSek Keorganisasian
Menangani kegiatan organisasi yang teradapat di sekolah. g. WakapSek Bimbel
Menagani pembagian jadwal bimble yang diadakan di sekolah h. Bimbingan Konseling
Menangani pemberian pengarahan kepada para siswa. i. Wali Kelas
Menangani pembagian kegiatan yang terjadi dalam kelas.
STIKOM
7 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk
mendapatkan jalur komunikasi penting,memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian- kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasarinformasi untuk pengambilan keputusan.
3.1.1 Sistem
Menurut Herlambang (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi
dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
3.1.2 Sistem Informasi
Menurut Herlambang (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga
sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
STIKOM
3.1.3 Analisa dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem
dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi.
Berikut ini adalah proses dalam analisis dan perancangan sistem yang terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem
dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.
Menurut Marlinda (2004:28), Atribute adalah kolom di sebuah relasi. Macam-macam atribute yaitu:
a. Simple Attribute
Attribute ini merupakan attribute yang unik dan tidak dimiliki oleh attribute
lainnya, misalnya entity mahasiswa yang attribute-nya NIM. b. Composite Attribute
Composite attribute adalah attribute yang memiliki dua nilai harga, misalnya
nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).
STIKOM
9
c. Single Value Attribute
Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa
dengan attribute-nya Umur (tanggal lahir). d. Multi Value Attribute
Multi value attribute adalah atribute yang banyak memiliki nilai harga,
misalnya entity mahasiswa dengan atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA). e. Null Vallue Attribute
Null value attribute adalah attribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya
entity tukang becak dengan attribute-nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).
ERD ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar
entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database.
Untuk itu ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara fisikal.
2. Data Flow Diagram (DFD)
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana.
DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall, 2003:241). Simbol-simbol dasar dalam DFD antara lain :
STIKOM
a. External Entity
Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dalam model Gane dan Sarson.
Gambar 3.1 Simbol External Entity
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.
Gambar 3.2 Simbol Data Flow
c. Process
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbul process.
Gambar 3.3 Simbol Process
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol file penyimpanan/data
store.
Gambar 3.4 Simbol Data Store
STIKOM
11
3.2 Konsep Dasar Basis Data
Kumpulan data yang saling berhubungan (relasi). Relasi biasanya ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat
record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan
entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record.
3.2.1 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data
(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis
Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
Tabel 3.1 Keuntungan dan Kerugian Sistem Basis Data
Keuntungan Sistem Basis Data Kerugian Sistem Basis Data Mengurangi Kerangkapan data, yaitu
data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang
Diperlukan tempat penyimpanan yang besar
Mencegah ketidakkonsistenan Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data
Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang
Perangkat lunaknya mahal
Integritas dapat dipertahankan Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi department yang terkait
STIKOM
3.2.2 Database
Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan
pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data
independence (kebebasan data).
3.2.3 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Berikut ini merupakan Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS , yakni:
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
STIKOM
13
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
Fungsi-fungsi dari DBMS terdiri dari 3 yaitu Data Definition, Data
Manipulation, Data Security dan Integrity. Berikut adalah penjelasan dari ketiga
fungsi tersebut
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh
DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data
yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila
satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary.
3.3 Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut Rizky (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.
Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama,
sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan
STIKOM
kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem.
Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.
STIKOM
15
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1Analisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan saat ini pada SMAK Karitas III, sistem yang ada di SMAK Karitas III ini belum terkomputerisasi dengan baik. Oleh karena itu dirancanglah sebuah sistem yang merupakan hasil pembahasan mengenai system yang seperti apa yang diinginan oleh SMAK Karitas III, yaitu SisFo Keuangan Siswa yang menangani transaksi pembayaran SPP dan SP di SMAK Karitas III.
4.2Analisa dan Perancangan Sistem yang Sedang Berjalan
Analisa dan Perancangan sistem menggunakan beberapa bahasa
pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Pemodelan sistem yang digunakan adalah Document Flow, System Flow, dan Data Flow Diagram. Dalam
bab ini juga disertakan struktur tabel dari sistem yang akan diterapkan.
4.3 Document Flow dan System Flow
Document flow dan System flow memuat hasil analisis yang merupakan
replikasi dari sistem yang sudah ada. Document flow dan System Flow menunjukkan aliran proses kegiatan menggunakan SisFo Keuangan Siswa yang menangani Pembayaran SPP dan SP. Hasil replikasi dari sistem yang sudah ada adalah seperti yang tampak di bawah ini.
STIKOM
Document Flow Pembayaran SP
mulai
Siswa Keuangan Yayasan Kepala Sekolah
Lembaran SP
Gambar 4.1 Document Flow Pembayaran SP SMAK Karitas III
Document Flow Pembayaran SP pada gambar 4.1 menjelaskan proses Pembayaran SP untuk setiap siswa. Bagian keuangan membuat laporan mengenai
pembayaran SP untuk setiap siswa dan akan disimpan berupa rangkap
STIKOM
17
Document Flow Pembayaran SPP
mulai
Siswa Keuangan Yayasan Kepala Sekolah
Buku SPP
Gambar 4.2 Document Flow Pembayaran SPP SMAK Karitas III
Document Flow Pembayaram SPP pada gambar 4.2 menjelaskan
pembayaran SPP. Bagian keuangan membuat laporan mengenai pembayaran SPP dan akan disimpan berupa rangkap
STIKOM
System Flow SisFoKeuangan Siswa merupakan suatu sistem baru yang akan menangani pembayaran SPP dan SP. Jika ada siswa yang akan membayar maka sistem akan langsung memproses pembayaran tersebut sesuai dengan kriteria uang yang akan dibayarkan.
STIKOM
19
4.4 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di
dalam sistem yang dirancang, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat arus data yang mengalir dalam sistem.
4.4.1 Context Diagram
Context diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan aliran
dari data tersebut. Context Diagram SisFo Keuangan Siswa yang memuat pembayaran SP pada SMAK Karitas III pada gambar 4.4 terdiri dari 3 external
entity yaitu Kepala Sekolah, Siswa, Keuangan, Context diagram pada gambar 4.5
memuat pembayaran SPP terdiri dari 3 external entity yaitu Siswa, Keuangan, Kepala Sekolah. Aliran data yang keluar dari masing-masing external entity
mempunyai arti bahwa data tersebut berasal dari external entity tersebut. Sedangkan aliran data yang masuk mempunyai arti informasi data ditujukan untuk
external entity tersebut.
Gambar 4.4 Context Diagram SisFo Keuangan Siswa yang menangani pembayaran SP
STIKOM
Gambar 4.5 Context Diagram SisFo Keuangan Siswa yang menangani pembayaran SPP
4.4.2 DFD Level 0
Gambar 4.6 DFD Level 0 SisFo Keuangan siswa yang menangani pembayaran SP
21
Gambar 4.7 DFD Level 0 SisFo Keuangan siswa yang menangani pembayaran SPP
Gambar 4.6 merupakan DFD Level 0 SisFo Keuangan siswa yang menangani pembayaran SP pada SMAK Karitas III, sedangkan Gambar 4.7 merupakan DFD Level 0 SisFo Keuangan Siswa yang menangani pembayaran SPP.
4.5 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) dari SisFo Keuangan Siswa terdiri
dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) dari sistem yang dirancang yang akan dijelaskan pada gambar 4.8 dan gambar 4.9.
1. Conceptual Data Model (CDM)
Gambar 4.8 merupakan Conceptual Data Model pada SisFo Keuangan Siswa yang menangani system pembayaran SPP dan SP siswa. Terdapat 5 tabel yang digunakan dalam aplikasi ini, tabel-tabel itu terdiri atas 3 tabel Master dan 2 tabel Transaksi.
Pembenaran data dan nominal
Relation_293
Gambar 4.8 CDM SisFo Keuangan Siswa yang mengangani masalah pembayaran SPP dan SP
2. Physical Data Model (PDM)
Gambar 4.9 merupakan Physical Data Model SisFo Keuangan Siswa. PDM merepresentasikan tabel-tabel yang digunakan dalam SisFo Keuangan Siswa yang menanganni masalah pembayaran SPP dan SP beserta dengan tipe
data dan panjang masing-masing tipe data tersebut.
IDKELAS = IDKELAS
Gambar 4.9 PDM SisFo Keuangan Siswa yang mengangani masalah pembayaran SPP dan SP
STIKOM
23
4.6 Struktur Tabel
Tabel-tabel yang digunakan pada SisFo Keuangan Siwa ini antara lain
1. Tabel SISWA
Primary Key : NOINDUK Foreign Key : IDKelas Tipe : Master
Fungsi : Menyimpan data Siswa
Tabel 4.1 Struktur Tabel SISWA
Field Tipe Ukuran Keterangan
NOINDUK Integer - Primary Key
IDKELAS Integer - Foreign Key
NAMASISWA Varchar 50 -
STATUS Varchar 10 -
TEMPATLAHIR Varchar 20 -
TANGGALLAHIR Date - -
AGAMA Varchar 10 -
NAMAORANGTUA Varchar 50 -
NOTELPON Varchar 30 -
ALAMAT Varchar 30 -
KELAS Varchar 10 -
UANGSPP Integer - -
UANGWAJIB Integer - -
JUMLAHANGSURAN Integer - -
UANGANGSURAN Integer - -
STIKOM
2. Tabel LOGIN
Primary Key : USERNAME Foreign Key : -
Tipe : Master
Fungsi : Menyimpan data Login
Tabel 4.2 Struktur Tabel LOGIN
Field Tipe Ukuran Keterangan USERNAME Varchar 30 Primary Key
PASSWORD Varchar 30 -
NAMA Varchar 30 -
JABATAN Varchar 30 -
3. Tabel KELAS
Primary Key : NAMAKELAS Foreign Key : -
Tipe : Master
Fungsi : Menyimpan data Kelas
Tabel 4.3 Struktur Tabel KELAS
Field Tipe Ukuran Keterangan IDKELAS Integer - Primary Key
NAMAKELAS Varchar 20
STIKOM
25
4. Tabel SP
Primary Key : KODEPEMBAYARANSP Foreign Key : NOINDUK
Tipe : Transaksi
Fungsi : Menyimpan data Pembayaran SP
Tabel 4.4 Struktur Tabel SP
Field Tipe Ukuran Keterangan
KODEPEMBAYARANSP Integer - Primary Key
NOINDUK Integer - Foreign Key
TANGGALPEMBAYARAN Date - -
ANGSURAN Integer - -
NOMINALWAJIB Integer - -
NOMINALSUKARELA Integer - -
BULANPEMBAYARAN Varchar 2 -
TAHUNPEMBAYARAN Varchar 4 -
5. Tabel SPP
Primary Key : KODEPEMBAYARANSPP Foreign Key : NOINDUK
Tipe : Transaksi
Fungsi : Menyimpan data pembayaran SPP
Tabel 4.5 Struktur Tabel SPP
Field Tipe Ukuran Keterangan
KODEPEMBAYARANSPP Integer - Primary Key
NOINDUK Integer - Foreign Key
NOMINAL Integer - -
TANGGALPEMBAYARAN Date - -
BULANPEMBAYARAN Varchar 2 -
TAHUNPEMBAYARAN Varchar 4 -
STIKOM
4.7 Implementasi Sistem
Tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu: menerapkan rencana implementasi, implementation plan merupakan kegiatan awal dari tahap
4.7.1 Peralatan yang dibutuhkan
Sistem yang digunakan untuk menjalankan Aplikasi Pembayaran SPP dan SP yang terintegrasi dengan Inventory terdiri dari hardware dan software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung yang digunakan adalah sebagai berikut:
Spesifikasi Hardware Pendukung terdiri dari:
1. Microprocessor Pentium Dual-Core atau lebih tinggi. 2. Memory 1 GB RAM atau yang lebih tinggi.
3. Harddisk minimal 10 GB.
Spesifikasi Software Pendukung terdiri dari:
1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP Professional/Home Edition. 2. Microsoft Visual Basic.NET 2005 Pro.
3. Microsoft SQL Server 2005 Express. 4. .Net Framework Versi 2.0 atau lebih.
4.7.2 Cara Instalasi Program
Langkah pertama untuk melakukan instalasi program ini adalah melakukan instalasi .Net Framework versi 2.0 agar program dapat berjalan tanpa perlu melakukan instalasi Microsoft Visual Basic .NET 2005 Pro. Selanjutnya adalah melakukan instalasi Microsoft SQL Server 2005 Express sebagai akses
database.Tahap yang terakhir adalah melakukan instalasi program Pembayaran
SPP dan SP(setup.exe). Setelah semua tahap dilakukan, maka program ini telah dapat digunakan.
STIKOM
27
4.7.3 Hasil Implementasi 1. Form Awal
Gambar 4.10 dan 4.11 merupakan tampilan form awal saat aplikasi dijalankan. Pada form ini terdapat menu – menu yang dapat di akses setelah melakukan login terlebih dahulu. Setelah user sukses melakukan login, maka program akan mengecek apakah user login sebagai admin atau sebagai bagian keuangan.
Gambar 4.10 Tampilan Form Bagian Keuangan
Gambar 4.11 Tampilan Form Kepala Sekolah
STIKOM
2. Menu Login
Tampilan Menu Login pada gambar 4.12 merupakan menu file dan system akan melakukan autentikasi agar user dapat mulai menggunakan setiap menu yang ditampilkan form.Tombol Batal digunakan apabila user ingin membatalkan proses login.
Gambar 4.12 Tampilan Menu Login
3. Form Input Siswa
Tampilan Form Input Data Siswa pada gambar 4.13 merupakan form yang memperlihatkan daftar siswa yang dimiliki oleh SMAK Karitas III. Untuk menginput siswa baru tekan tombol Simpan setelah mengisikan
data siswa kedalam setiap TextBox yang telah disediakan. Sedangkan untuk keluar dari menu ini tekan tombol Keluar.
Gambar 4.13 Tampilan Form Input Data Siswa
STIKOM
29
4. Form Edit Data Siswa
Gambar 4.14 merupakan tampilan form Edit Data Siswa yang digunakan untuk edit data dari siswa bila tejadi kesalahan. Untuk mengedi data siswa cukup memasukan no induk dari siswa yang ingin diubah pada kolom no induk, setelah itu akan muncul data dari siswa tersebut pada masing – masing Textbox untuk diubah. Untuk keluar dari form ini tekan tombol keluar.
Gambar 4.14 Tampilan Form Edit Data Siswa
5. Form Hapus Identitas Siswa
Tampilan Form Hapus Identitas Siswa pada gambar 4.15 merupakan
form yang digunakan utnuk menghapus data siswa. Untuk memulai menghapus masukan No Induk Siswa yang ingin dihapus, kemudia tekan
tombol hapus. Untuk keluar dari menu ini tekan tombol keluar.
Gambar 4.15 Tampilan Form Hapus Data Siswa
STIKOM
6. Form Pembayaran SPP
Tampilan Form Pembayaran SPP pada gambar 4.16 merupakan form yang digunakan untuk memasukan data pembayaran dari Siswa. Untuk memulai pembayaran masukan No Induk siswa yang ingin membayar kemudian masukan nominal pembayaran dari siswa tersebut kemudian tekan tombol Simpan. Untuk keluar dari form ini tekan tombol keluar.
Gambar 4.16 Tampilan Form Pembayaran SPP
7. Form Edit Pembayaran SPP
Tampilan Form Edit Pembayaran SPP gambar 4.17 merupakan form
yang digunakan untuk mengedit pembayaran dari SPP siswa bila terjadi kesalahan. Untuk memulai edit pembayara SPP masukan No Induk dari siswa yang perlu diedit. Untuk keluar pilih tombol keluar.
Gambar 4.17 Tampilan Form Edit Pembayaran SPP
STIKOM
31
8. Form Hapus Pembayaran SPP
Tampilan Form Hapus Pembayaran SPP pada gambar 4.18 merupakan form yang digunakan untuk menghapus data pembayaran SPP. Untuk memulai menghapus masukan No Induk Siswa yang ingin dihapus lalu tekan tombol Hapus.
Gambar 4.18 Tampilan Form Hapus Pembayaran SPP
9. Form Pembayaran SP
Tampilan Form Pembayaran SP pada gambar 4.19 merupakan form yang digunakan untuk memasukkan data keterangan Pembayaran SP setiap Siswa. Untuk konfirmasi masukan tekan tombol Simpan. Untuk batal tekan tombol Keluar.
Gambar 4.19 Tampilan Form Pembayaran SP
STIKOM
10.Form Edit Pembayaran SP
Tampilan Form Edit pembayaran SP pada gambar 4.20 merupakan form yang digunakan untuk mengedit bila terjadi kesalahan data pada penginputan pembayaran SP. Untuk konfirmasi masukan tekan tombol Edit. Untuk batal tekan tombol Keluar.
Gambar 4.20 Tampilan Form Edit Pembayaran SP
11.Form Hapus Pembayaran SP
Tampilan Form Haput Pembayaran SP pada gambar 4.21 merupakan form yang digunakan untuk menhapus Data Pembayaran SP. Untuk
memulai menghapus data masukan No Induk Siswa kemudian konfirmasi dengan menekan tombol hapus. Untuk keluar dari form ini tekan tombol
Keluar.
Gambar 4.21 Tampilan Form Hapus Pembayaran SP
STIKOM
33
12.Form Karyawan Baru
Tampilan Form Karyawan Baru pada gambar 4.22 merupakan form yang digunakan untuk memasukkan data User Baru yang hanya bisa dilakukan oleh Kepala Sekolah. Untuk konfirmasi pembuatan User Baru tekan tombol Simpan. Untuk batal tekan tombol Keluar.
Gambar 4.22 Tampilan Form Karyawan Baru
13.Form Ganti Password
Tampilan Form Ganti Password pada gambar 4.23 merupakan form yang digunakan untuk mengganti password dari username yang telah terdaftar didalam aplikasi. Untuk konfirmasi masukkan tekan OK.Untuk batal tekan tombol Batal.
Gambar 4.23 Tampilan Form Ganti Password
STIKOM
14.Form Hapus User
Tampilan Form Hapus User pada gambar 4.24 merupakan form yang digunakan untuk menghapus User yang telah terdaftar dalam Aplikasi. Untuk konfirmasi tekan tombol Hapus. Untuk keluar dari form tekan tombol Keluar.
Gambar 4.24 Tampilan Form Hapus User
15.Form Input Kelas
Tampilan Form Input Kelas pada gambar 4.25 merupakan form yang digunakan untuk memasukkan data kelas yang terdapat di SMAK Karitas III. Untuk konfirmasi penyimpanan data kelas tekan tombol Simpan.Untuk batal tekan tombol Keluar.
Gambar 4.25 Tampilan Form Input Kelas
STIKOM
35
16. Form Hapus Kelas
Tampilan Form Hapus Kelas pada gambar 4.26 merupakan form yang digunakan untuk menghapus data kelas yang telah terdaftar pada aplikasi, hal ini untuk menangani apabila ada perhubahan kelas pada SMAK Karitas III. untuk konfirmasi penghapusan kelas tekan tombol hapus.
Gambar 4.26 Tampilan Form Hapus Kelas
STIKOM
17. Laporan Harian SPP
Ini merupakan tampilan Laporan Harian SPP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SPP yang telah dibayar oleh siswa
Gambar 4.27 Desain Laporan Harian Pembayaran SPP
18. Laporan Periode 1 SPP
Ini merupakan tampilan Laporan Periode 1 SPP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SPP yang telah dibayar oleh
siswa mulai dari tanggal 1 sampai tanggal 10
Gambar 4.28 Desain Laporan Periode 1 Pembayaran SPP
STIKOM
37
19. Laporan Periode 2 SPP
Ini merupakan tampilan Laporan Periode 2 SPP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SPP yang telah dibayar oleh siswa mulai dari tanggal 11 sampai tanggal 20
Gambar 4.29 Desain Laporan Periode 2 Pembayaran SPP 20. Laporan Periode 3 SPP
Ini merupakan tampilan Laporan Periode 3 SPP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SPP yang telah dibayar oleh siswa mulai dari tanggal 21 sampai akhir bulan
Gambar 4.30 Desain Laporan Periode 3 Pembayaran SPP
STIKOM
21. Laporan Bulanan SPP
Ini merupakan tampilan Laporan Bulanan SPP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SPP yang telah dibayar oleh siswa dalam 1 bulan
Gambar 4.31 Desain Laporan Bulanan Pembayaran SPP
22. Laporan Tahunan SPP
Ini merupakan tampilan Laporan Tahunan SPP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SPP yang telah dibayar oleh
siswa dalam 1 tahun
Gambar 4.32 Desain Laporan tahunan Pembayaran SPP
STIKOM
39
23. Laporan Harian SP
Ini merupakan tampilan Laporan Harian SP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SP yang telah dibayar oleh siswa dalam 1 hari
Gambar 4.33 Desain Laporan Harian Pembayaran SP 24. Laporan Periode 1 SP
Ini merupakan tampilan Laporan Periode 1 SP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SP yang telah dibayar oleh siswa mulai tanggal 1 sampai 10
Gambar 4.34 Desain Laporan Periode 1 Pembayaran SP
STIKOM
25. Laporan Periode 2 SP
Ini merupakan tampilan Laporan Periode 2 SP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SP yang telah dibayar oleh siswa mulai tanggal 11 sampai 20
Gambar 4.35 Desain Laporan Periode 2 Pembayaran SP 26. Laporan Periode 3 SP
Ini merupakan tampilan Laporan Periode 3 SP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SP yang telah dibayar oleh siswa mulai tanggal 21 sampai akhir bulan
Gambar 4.36 Desain Laporan Periode 3 Pembayaran SP
STIKOM
41
27. Laporan Bulanan SP
Ini merupakan tampilan Laporan Bulanan SP SMAK KARITAS III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SP yang telah dibayar oleh siswa dalam 1 bulan
Gambar 4.37 Desain Laporan Bulanan Pembayaran SP
28. Laporan Tahunan SP
Ini merupakan tampilan Laporan Tahunan SP SMAK KARITAS
III. Laporan ini berisi mengenai pembayaran SP yang telah dibayar oleh siswa dalam 1 Tahun
Gambar 4.38 Desain Laporan Tahunan Pembayaran SP
STIKOM
42 5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan SisFo Keuangan Siswa
pada SMAK Karitas III adalah berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa
aplikasi pembayaran SPP dan SP yang dibuat mampu mencatat setiap transaksi
pembayaran yang dilakukan oleh para siswa yang terjadi dengan baik serta dapat
menghasilkan laporan secara berkala yaitu berupa laporan harian, periode 1,
periode 2, periode 3, bulanan, dan tahunan yang bermanfaat bagi Kepala Sekolah
untuk mempertanggung jawabkan setiap pembayaran kepada yayasan yang
menaungi SMAK Karitas III.
5.2 Saran
Berdasarkan penjelasan tentang sistem yang telah dibuat, dapat diberikan
saran untuk pengembangan sistem ini adalah dengan adanya SisFo Keuangan
Siswa yang menangani pembayaran SPP dan SP ini diharapkan dapat
dikembangkan lagi ke Sistem Informasi Akuntansi agar dapat bermanfaat bagi
Kepala Sekolah dan Bagian Keuangan yang ingin mengetahui berapa pemasukan
dana yang diperoleh sekolah setiap hari, bulan dan tahun.
STIKOM
43
DAFTAR PUSTAKA
Kendall, K.E. and Kendall J.E., 2003, Analisis dan perancangan Sistem Jilid 1, Prehallindo, Jakarta.
Rizky, Soetam, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya.
Romeo, S.T, 2003, Testing dan Implementasi Sistem, STIKOM, Surabaya.
Marlinda, Linda, S. Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta.
Sundoro, Herlambang, 2005, Sistem Manajemen Basis Data: Permodelan Sistem, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Yuswanto, 2005, Pemrograman Client-Server Microsoft Visual Basic 6.0, Prestasi Pustaka, Surabaya
