PADA SMK PRAPANCA 2 SURABAYA
BERBASIS WEB
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: IRIL AKASARI
NIM
: 05.39010.0053
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
Informasi adalah bagian yang penting dari suatu perusahaan, khususnya
internet dan dunia web. Begitu pula pemanfaatannya pada dunia pendidikan,
internet dan web mampu menjadi salah satu media yang efektif untuk
menyebarkan informasi. Bahkan sebuah sistem informasi akademik pun dapat
dituangkan dalam halaman web, dengan tujuan untuk memudahkan civitas
akademika suatu lembaga pendidikan yang bersangkutan agar mendapatkan
kemudahan dalam mengakses hal-hal yang berhubungan dengan prestasi siswa,
agenda, program, serta aktivitas yang lain yang ditetapkan oleh lembaga
pendidikan yang bersangkutan.
Hal tersebut juga dibutuhkan oleh SMK Prapanca 2 Surabaya sebagai
salah satu instansi pendidikan milik pemerintah, untuk menunjang proses
akademik. Saat ini, proses akademik masih dilakukan dengan bantuan Microsoft
Excel . Selain itu, seluruh sistem yang ada belum terintegrasi dengan baik sehinga
proses akademik yang dilakukan menjadi tidak efektif dan efisien. Misalnya,
kesalahan dalam perhitungan nilai, penulisan laporan hasil belajar siswa dan
pengambilan keputusan masih sering terjadi dan dapat berakibat fatal bagi
instansi sekolah ini.
Sistem Informasi Akademik dalam sebuah halaman website sebagai
implementasi dari kegiatan akademika SMK Prapanca 2 Surabaya, dapat menjadi
alternatif penerapan secara teknis guna mencapai tujuan tersebut diatas.
Kata kunci : Sistem Informasi Akademik, akademik, SMK
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
2.2 Struktur Organisasi SMK Prapanca 2 Surabaya ... 10
2.3 Deskripsi Tugas ... 11
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 15
2.5 Dokumen Input/Output ... 23
BAB III LANDASAN TEORI ... 30
3.1 Konsep Dasar Sistem ... ... 30
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 36
3.4 Sistem Aplikasi Komputer Berbasis web ... 38
3.5 Interaksi Manusia dan Komputer ... 39
3.6 Prisip UCD ... 39
3.7 Sistem Pendukung Keputusan ... 41
3.7.1 Pengertian Sistem Pendukung Keputusan ... 41
3.7.2 Tahapan Pengambilan Keputusan ... 42
3.7.3 Konsep DSS ... 42
5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 88
BAB VI PENUTUP ...125
6.2 Saran ...125
DAFTAR PUSTAKA ...127
LAMPIRAN ...129
Halaman
Tabel 3.1 Tabel Persyaratan informasi ... 36
Tabel 4.1 Tabel MuserGroup ... 68
Tabel 4.2 Tabel Pembayaran Heregistrasi ... 69
Tabel 4.3 Tabel Pendaftaran ... 69
Tabel 4.13 Tabel Prestasi sekolah ... 74
Tabel 4.14 Tabel Wali siswa ... 75
Tabel 4.15 Tabel Kegiatan ... 75
Tabel 4.16 Tabel Nilai tugas ... 76
Tabel 4.17 Tabel Ulangan Harian ... 76
Tabel 4.18 Tabel Nilai UTS ... 77
Tabel 4.19 Tabel Nilai UAS... 77
Tabel 4.20 Tabel Nilai remidi ... 78
Halaman
Gambar 2.1 Struktur organisasi sekolah ... 11
Gambar 2.2 Dokumen flow Penerimaan Siswa Baru... 16
Gambar 2.3 Dokumen flow heregistrasi ... 17
Gambar 2.12 Form penilaian peserta prakerin ... 27
Gambar 2.13 Daftar pembagian tugas mengajar guru ... 28
Gambar 4.7 Sistem flow remidi ... 54
Gambar 4.8 Context diagram sistem informasi akademik ... 56
Gambar 4.9 Diagram berjenjang sistem informasi akademik ... 59
Gambar 4.10 DFD level 0 sistem informasi akademik ... 60
Gambar 4.11 DFD level 1 proses akademik ... 61
Gambar 4.12 DFD level 1 proses laporan ... 62
Gambar 4.13 DFD level 1 proses PSB ... 63
Gambar 4.14 DFD level 1 proses maintenance data ... 64
Gambar 4.15 CDM sistem akademik ... 65
Gambar 4.16 PDM sistem akademik ... 66
Gambar 4.17 Desain I/O general Site ... 79
Gambar 4.18 Desain I/O cetak surat pernyataan ... 80
Gambar 4.19 Desain I/O formulir pendaftaran ... 81
Gambar 4.20 Desain I/O informasi PSB ... 82
Gambar 4.21 Desain I/O pengumuman penerimaan ... 83
Gambar 5.10 Halaman fasilitas ... 91
Gambar 5.11 Halaman tata tertib siswa ... 92
Gambar 5.12 Halaman bimbingan konseling ... 93
Gambar 5.13 Halaman petunjuk pengisian formulir ... 94
Gambar 5.14 Halaman seting awal PSB ... 95
Gambar 5.15 Formulir pendaftaran online ... 96
Gambar 5.16 Menu cetak ... 97
Gambar 5.17 Surat pernyataan siswa ... 98
Gambar 5.18 Rincian pembayaran siswa ... 99
Gambar 5.19 Verifikasi pendaftaran masuk ... 100
Gambar 5.20 Form detail siswa ... 101
Gambar 5.21 Pembayaran registrasi ... 102
Gambar 5.22 Form transaksi pembayaran ... 103
Gambar 5.23 Pengumuman siswa yang masuk ... 104
Gambar 5.24 Masuk menu laporan ... 105
Gambar 5.25 Laporan PSB ... 106
Gambar 5.26 Halaman saran dan kritik ... 107
Gambar 5.34 View jadwal pelajaran perkelas ... 114
Gambar 5.35 Pembagian kelas ... 115
Gambar 5.36 Input absensi siswa perkelas ... 116
Gambar 5.37 Input nilai perkelas ... 117
Gambar 5.38 Laporan data siswa perkelas ... 118
Gambar 5.39 Halaman cetak data siswa perkelas ... 119
Gambar 5.40 Export laporan dari excel ... 119
Gambar 5.41 Kotak dialog hasil unduhan ... 120
Gambar 5.42 Laporan dalam excel ... 121
Gambar 5.43 Laporan absensi siswa perkelas ... 122
Gambar 5.44 Laporan absensi siswa bulanan ... 123
Gambar 5.45 Filter data siswa berdasarkan nama ... 124
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Informasi adalah bagian yang penting dari suatu perusahaan, khususnya
internet dan dunia web. Begitu pula pemanfaatannya pada dunia pendidikan,
internet dan web mampu menjadi salah satu media yang efektif untuk
menyebarkan informasi. Bahkan sebuah sistem informasi akademik pun dapat
dituangkan dalam halaman web, tentu saja dengan tujuan untuk memudahkan
civitas akademika suatu lembaga pendidikan yang bersangkutan agar
mendapatkan kemudahan dalam mengakses hal-hal yang berhubungan dengan
prestasi siswa, agenda, program, serta aktivitas yang lain yang ditetapkan oleh
lembaga pendidikan yang bersangkutan.
Hal tersebut juga dibutuhkan oleh SMK Prapanca 2 Surabaya sebagai
salah satu instansi pendidikan milik pemerintah, untuk menunjang proses
akademik. Saat ini, proses akademik masih dilakukan dengan bantuan Microsoft
Excel . Selain itu, seluruh sistem yang ada belum terintegrasi dengan baik sehinga
proses akademik yang dilakukan menjadi tidak efektif dan efisien. Misalnya,
kesalahan dalam perhitungan nilai, penulisan laporan hasil belajar siswa dan
pengambilan keputusan masih sering terjadi dan dapat berakibat fatal bagi
instansi sekolah ini.
Sistem Informasi Akademik dalam sebuah halaman website sebagai
implementasi dari kegiatan akademika SMK Prapanca 2 Surabaya, dapat menjadi
Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibuatlah sistem informasi
akademik yang berbasis web yang dapat diharapkan mampu mengolah data
transaksi dan menjadikan proses akademik dapat berjalan lebih baik sehingga
kegiatan belajar mengajar dapat berjalan lancar.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas dapat dirumuskan
permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana merancang bangun sistem akademik yakni dalam sebuah website
Sistem Informasi Akademik pada SMK Prapanca 2 Surabaya yang saling
terintegrasi antar bagian PSB, guru, TU, siswa, wali siswa dan kepala sekolah.
2. Bagaimana merancang bangun sistem yang dapat memudahkan bagi orang tua
siswa untuk memonitoring perkembangan siswa melalui raport siswa.
3. Bagaimana merancang bangun sistem yang dapat menghasilkan laporan-
laporan yang dapat mendukung keputusan.
1.3 Pembatasan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan batasan masalah sebagai berikut :
1. Proses Penerimaan Siswa Baru (PSB) online
a. Seting awal pendaftaran
b. Registrasi calon siswa baru
c. Verifikasi bagi calon siswa baru
d. Pengumuman penerimaan siswa baru
a. Her-registrasi
b. Pembagian kelas berdasarkan jurusan dan tingkatan
3. Proses Maintenance
a. Maintenance siswa, guru, mata pelajaran dan nilai
b. Pembagian kelas dan wali kelas
4. Proses laporan
a. Laporan absensi siswa per hari dan perbulan
b. Laporan nilai
1.4 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang bangun sistem
akademik yakni dalam sebuah website Sistem Informasi Akademik pada SMK
Prapanca 2 Surabaya yang saling terintegrasi antar bagian PSB, Guru, TU, siswa,
wali siswa dan Kepala Sekolah.
1.5 Manfaat
Berdasarkan tujuan tersebut, maka manfaat yang diharapkan dalam
pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Manfaat bagi manajemen/Kepala sekolah
a. Menghasilkan laporan yang dapat dilaporkan kembali ke pusat.
b. Mengetahui laporan-laporan sehingga dapat digunakan untuk mengambil
keputusan ke depannya.
2. Manfaat bagi karyawan/staf TU
b. Meminimalisir kesalahan yang terjadi.
c. Memudahkan proses maintenance siswa.
3. Manfaat bagi guru
a. Membantu memperlancar proses belajar mengajar.
b. Memperoleh informasi nilai siswa yang saling terintegrasi.
c. Membantu pengolahan nilai.
4. Manfaat siswa
a. Memperoleh informasi jadwal pelajaran yang akurat.
b. Data siswa yang dimiliki terjamin keamanan dan meminimalisir resiko
kehilangan data.
5. Manfaat bagi wali siswa
a. Pembagian raport serta pengolahan nilai dapat lebih dipercaya.
b. Memudahkan memonitoring perkembangan siswa.
6. Manfaaat bagi wali kelas
a. Membantu mengetahui perkembangan anak didiknya dengan cepat.
b. Memudahkan kerja wali kelas dalam mengolah data laporan hasil belajar.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dari pembuatan laporan ini dibagi dalam beberapa
bab yaitu :
Bab pertama pendahuluan, merupakan bab yang berisi latar belakang
masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan
batasan-batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak keluar dari ketentuan yang
manfaat perusahaan menjelaskan tentang apa saja yang telah dikembangkan dalam
pelaksanaan Sistem Informasi di perusahaan terkait.
Bab kedua hasil survey, bab ini menguraikan tentang gambaran umum
dari SMK Prapanca 2 Surabaya beserta struktur organisasi dan visi misi sekolah.
Pada bab ini juga dijelaskan mengenai aliran data yang selama ini terjadi pada
SMK Prapanca 2 Surabaya untuk mengetahui konsep yang akan digunakan
selanjutnya untuk pembuatan sistem informasi akademik ini. Juga disertakan
dokumen yang selama ini digunakan oleh SMK Prapanca 2 Surabaya untuk
melakukan sistem akademik yang mendukung kegiatan belajar mengajar.
Bab ketiga landasan teori, bab ini menjelaskan tentang teori-teori singkat
yang berhubungan dengan Pengembangan Sistem Informasi yang meliputi data
dan transaksi, dasar sistem informasi, pendekatan sistem, siklus hidup sistem,
serta bahasa pemrograman yang dipakai. Teori ini disesuaikan dengan
penggunaan program maupun teori yang digunakan untuk membuat sistem
informasi dan tentunya disesuaikan dengan kemampuan pihak SMK Prapanca 2
Surabaya dalm melakukan pengembangan sistem informasi untuk mewujudkan
sistem sesuai dengan harapan yang akan terwujud.
Bab keempat analisis dan desain sistem, bab ini menguraikan tentang
spesifikasi prosedur dalam menyelesaikan, meliputi, dokumen flow, context
diagram, data flow diagram, entity relationship diagram dan desain input output.
Bab nini juga menjelaskan tentang user interface program, fungsi-fungsi tombol
dalam form dan implementasinya serta penggunaan hak akses yang diperbolehkan
Bab kelima implementasi dan pembahasan, bab ini membahas mengenai
sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi
hardware maupun software. Selain itu, dalam bab ini juga membahas tentang cara
penggunaan dari aplikasi ini.
Bab keenam penutup, bab ini membahas tentang kesimpulan atau
ringkasan/inti dari bab-bab sebelumnya dan memuat sara-saran yang bisa
BAB II
HASIL SURVEY
2.1 Gambaran Umum SMK Prapanca 2 Surabaya
Sekolah Menengah Kejuruan Prapanca 2 Surabaya adalah salah satu
lembaga satuan pendidikan formal yang menyelenggarakan pendidikan kejuruan
pada jenjang pendidikan menengah atas serta memiliki jenjang akreditasi negeri.
Sekolah ini adalah sebuah sekolah menengah kejuruan yang didirikan pada tahun
1999 oleh Drs. H.Suwandi di bawah kepengurusan Yayasan Pendidikan
Wartawan Jawa Timur. Sekolah ini berdiri pada tanah pribadi di jalan Nginden
Intan Timur I/20.
Awalnya sekolah ini berafiliasi dengan Sekolah Menengah Kejuruan
Pariwisata Prapanca 1 Surabaya. Seiring dengan berjalannya waktu, lambat laun
sekolah ini berkembang dan telah memiliki gedung yang layak untuk dijadikan
saran dan prasarana. Sekolah ini mempunyai sistem akademik yang bersifat non
komputerisasi Laporan-laporan yang dihasilkan juga belum terintegrasi dengan
baik, sehingga dibutuhkan waktu yang lama. Rancang bangun sistem yang penulis
tawarkan, diharapkan mampu membantu pihak sekolah dalam kegiatan proses
belajar mengajar dan akademik.
2.1.1 Visi dan Misi Sekolah
Sekolah Menengah Kejuruan ini memiliki visi dan misi yang akan diraih
dan diupayakan pelaksanaannya sebagai berikut :
Mewujudkan SMK sebagai lembaga pendidikan yang mampu menghasilkan
lulusan berstandar Nasional untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja menengah
yang profesional pada era persaingan global.
2. Misi
a. Mengupayakan untuk menghasilkan tenaga kerja yang terampil dibidang
akuntansi dan presenter yang memiliki etos kerja sesuai dengan harapan
Dunia Usaha dan Dunia Industri.
b. Melaksanakan secara optimal sistem pendidikan menengah kejuruan yang
dipadukan dengan ketentuan dari BU/DI melalui sinkronisasi kurikulum.
c. Mengupayakan kelengkapan sarana prasarana yang dibutuhkan sebagai
wujud pemberian layanan Pendidikan Menengah Kejuruan yang bermutu dan
berbasis pada keunggulan lokal.
d. Meningkatkan peran serta semua unsur yang ada pada sekolah (yayasan, staf
sekolah, guru, siswa dan orang tua) dalam penyelenggaraan pendidikan.
e. Mempertahankan kebiasaan disiplin yang tinggi terutama pimpinan sekolah,
guru dan siswa sebagai modal dasar yang nantinya akan digunakan dalam
dunia kerja.
f. Meningkatkan jalinan kerja sama dengan dunia usaha dan dunia industri
dalam rangka penyaluran tamatan.
Berikut ini kelembagaan Sekolah Menengah Kejuruan Prapanca 2 Surabaya :
A. Identitas Sekolah
1. Nomer Statistik Sekolah : 34405601371
2. NDS : 43053011305
4. Nama Yayasan :Yayasan Pendidikan Wartawan
Jawa Timur
5. Tanggal & No.Akte Yayasan : 28 April 2006 & No.15
6. Nama Kepala Sekolah : Drs. H.Suwandi
7. Nama Ketua Komite : H. Prijo Sukotjo, S.H
8. Status : Swasta
9. Pelaksanaan belajar mengajar : Pagi
10.Program Keahlian : Akuntansi – Akreditasi A
: Broadcasting –Belum Terakreditasi
11.Alamat sekolah
a. Jalan : Nginden Intan Timur I/20
b. Kelurahan : Medokan Semampir
c. Kecamatan : Sukolilo
d. Kota : Surabaya
e. Propinsi : Jawa Timur
f. No.telp : 031-5910718
g. Email : smkprapanca2@yahoo.co.id
h. Site : http://smkprapanca2.blogspot.com
B. Surat Keputusan (SK) Pendirian
1. Nomer : 01 Y 98
2. Tanggal : 22 Agustus 1998, YO 17 Juli 2004
3. Lembaga yang mengeluarkan SK: Dinas Pendidikan Jawa timur
C. Akreditasi
2. Nomer : Mk. 001155
3. Tanggal : 21 Oktober 2009
4. Berlaku sampai : Tahun ajaran 2014/2015
5. Lembaga yang mengeluarkan SK : Badan Akreditasi Nasional Sekolah
Madrasah (BAN-S/M)
6. Kepala Sekolah : Drs. H.Suwandi
7. Nomer SK : 02/YPW-JT/Kep/VII/1999
8. Tanggal : 1 Juli 1999
9. Lembaga yang mengeluarkan SK :Yayasan Pendidikan Wartawan
Jawa Timur
2.2 Struktur Organisasi SMK Prapanca 2 Surabaya
Adapun Struktur organisasi pada SMK Prapanca 2 Surabaya dapat dilihat
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Sekolah
2.3 Deskripsi Tugas
Berdasarkan struktur organisasi pada gambar 2.1 dapat dideskripsikan tugas
yang dimiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut :
1. Kepala Sekolah
Memimpin seluruh staff dan pegawai. Kepala sekolah bertugas sebagai
berbagai laporan, bertanggung jawab untuk memajukan sekolah yang
ditanganinya.
2. Dewan/Komite Sekolah
Mengawasi jalannya proses belajar mengajar dan mengawasi pendistribusian
keuangan sekolah. Mendapatkan laporan baik penerimaan maupun pengeluaran
keuangan sekolah.
3. Tata Usaha
Tata usaha bertugas membantu proses penyelenggaraan sekolah dari sisi
administratif antara lain surat menyurat, yaitu membuat surat yang akan
dikeluarkan pihak sekolah dan mengorganisir surat-surat yang masuk sebelum
disampaikan kepada yang bersangkutan dan keuangan, yaitu pembayaran SPP
dan SP oleh siswa.
4. Wakil Kepala Sekolah Kurikulum
Membantu Kepala Sekolah dalam menyusun dan menjabarkan kalender
pendidikan serta menyusun pembagian tugas guru dan pengaturan jadwal
pelajaran.
5. Wakil Kepala Sekolah Kesiswaan
Membantu Kepala Sekolah dalam mengatur bimbingan dan konseling. Selain
itu bertugas dalam pembinaan siswa yang meliputi : Organisasi Siswa Intra
Sekolah (OSIS), Unit Kesehatan Siswa (UKS), Paskibra dan lain-lain.
6. Wakil Kepala Sekolah Sarana Prasarana
Membantu Kepala Sekolah dalam hal merencanakan semua kebutuhan sarana
atau prasarana untuk menunjang belajar mengajar serta mengatur penggunaan
7. Wakil Kepala Sekolah Hubungan Masyarakat (Humas)
Bertugas dalam hal mengatur dan mengembangkan hubungan dengan
masyarakat ataupun dengan komite sekolah serta mengatur pengadaan bakti
sosial dan karya wisata.
8. Wali Kelas
Wali kelas bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berkaitan dengan anak
didik pada kelas yang ditugaskan kepadanya. Wali kelas bertanggung jawab
dalam pengisian raport siswa yang akan diberikan kepada wali siswa. Wali
kelas juga berfungsi sebagai jembatan penghubung antara pihak sekolah
dengan orang tua wali siswa.
9. Guru
Guru bertanggung jawab atas keberhasilan penyampaian materi dan hasil yang
dicapai oleh anak didiknya. Guru memberikan laporan secara berkala hal-hal
yang telah dicapai selama proses belajar mengajar.
10.Siswa
Siswa bertanggung jawab atas nama baik sekolah dan mentaati seluruh
peraturan yang berlaku di sekolah.
11.Masyarakat
A. Kegiatan Ekstrakurikuler
Adapun kegiatan ekstrakurikuler yang ada di sekolah SMK Prapanca 2
Surabaya adalah sebagi berikut :
1. Desain Grafis
3. Bola voli
4. Fitness
5. Seni beladiri
6. Pengelolahan majalah dinding
7. Paskibraka
8. Baca tulis Al-Qur’an
B. Fasilitas
Adapun fasilitas yang ada di sekolah SMK Prapanca 2 Surabaya adalah
sebagi berikut :
1. Ruang belajar kelas 1 : 8 kelas
2. Ruang belajar kelas 2 : 5 kelas
3. Ruang belajar kelas 3 : 4 kelas (* dalam proses pembangunan ruang kelas
baru)
4. Ruang kepala sekolah
5. Ruang wakasek
6. Ruang bimbingan
7. Ruang guru
8. Ruang tata usaha
9. Ruang UKS
10.Ruang studio musik
11.Ruang ganti pakaian
12.Ruang serbaguna/auditorium
14.Perpustakaan
15.Laboratorium komputer
16.Laboratorium bahasa
17.Laboratorium radio dan televisi
18.Koperasi siswa (kopsis)
19.Kantin sekolah
20.Masjid
21.Lapangan olah raga (basket,bola voli, senam) di halaman sekolah.
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
A.Dokumen Flow
Dokumen flow yang akan dijelaskan meliputi, penerimaan siswa baru
(Gambar 2.2), heregistrasi (Gambar 2.3), absensi kelas (Gambar 2.4), ulangan
harian (Gambar 2.5), Ujian Tengah Semester (Gambar 2.6), Ujian Akhir
Semester (Gambar 2.7), remidial (Gambar 2.8),. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada sub bab berikut ini :
A.1 Dokumen Flow Penerimaan Siswa Baru
Daari gambar ini dapat diuraikan bahwa calon siswa baru mendapatkan
form pendaftaran dan mengisinya. Kemudian menyerahkannya ke petugas PSB
dan mengecek keengkapan data calon siswa baru. Petugas PSB membuat laporan
Dokumen Flow Penerimaan Siswa Baru
Petugas PSB Kepala Sekolah Calon Siswa Baru
Gambar 2.2 Dokumen flow penerimaan siswa baru
A.2 Dokumen Flow Heregistrasi
Dari gambar ini dapat diuraikan bahwa siswa akan melakukan proses
heregistrasi atau yang biasa disebut dengan daftar ulang dapat langsung
melakukan proses pengisian form heregistrasi yang telah ada. Siswa akan
mengisi form heregistrasi yang berisi data siswa lengkap, dimana sebagai
acuan untuk melakukan pembagian kelas berdasarkan jurusan dan tingkatan
dan diserahkan ke bagian TU. Bagian TU merekap semua data siswa yang
telah heregistrasi dan hasil pembagian kelas baru dalam bentuk laporan
dari tata usaha berupa laporan siswa yang telah melakukan daftar ulang
sebanyak dua rangkap. Kemdian mengesahkan kedua dokumen laporan,
kemudian menyerahkan kembali ke bagian tata usaha satu laporan dan satu
laporan lainnya dijadikan sebagai arsip kepala sekolah. TU membuat daftar
siswa yang telah heregistrasi dan diumumkan untuk siswa.
Dokumen Flow Heregistrasi
Bagi kelas siswa berdasarkan
A.3 Dokumen Flow Absensi Kelas
Dari gambar dokumen flow di bawah ini dapat dijelaskan bahwa siswa
mendapat absensi kelas dari TU untuk diisi setiap harinya. Kemudian bagian TU
merekap absensi setiap bulannya yang kemudian diserahkan ke wali kelas
masing-masing.
Dokumen Flow Absensi Kelas
Siswa Wali Kelas
A.4 Dokumen Flow Ulangan Harian
Dari gambar dokumen flow di atas maka dapat dijelaskan bahwa setelah
melalui proses belajar mengajar, berdasarkan modul materi yang diberikan, guru
membuat soal ulangan harian sebagai salah satu pendukung nilai siswa. Setelah
siswa mengerjakan soal, guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi
nilai serta membuat daftar nilainya. Siswa akan mendapatkan hasil ulangan harian
berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan
membuat daftar nilai ulangan harian rangka dua. Dokumen satu sebagia arsip
guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip.
Dokumen Flow Ulangan Harian
Siswa
Soal UH Soal UH
Lembar
A.5 Dokumen Flow Ulangan Tengah Semester
Berdasarkan gambar di bawah ini dapat dijelaskan bahwa, berdasarkan modul
belajar yang telah diberikan kepada siswa untuk pertengahan semester, guru
membuat soal Ujian Tengah Semester (UTS) dan menyerahkannya kepada Tata
Usaha (TU). Bagian TU memperbanyak soal UTS sebagai isian siswa dalam
mengikuti ujian. Siswa mengikuti UTS dengan mengisi soal UTS berdasarkan
materi yang telah didapatkan di kelas sampai tengah semester. Guru mengoreksi
lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya. Siswa
akan mendapatkan hasil ulangan harian berupa lembar jawaban yang telah diberi
nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai UTS rangka dua.
Dokumen satu sebagia arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan
diarsip.
Soal UTS Memperbanyak soal UTS
Soal UTS Mengisi soal UTS
A.6 Dokumen Flow Ulangan Akhir Semester
Berdasarkan modul belajar yang telah diberikan kepada siswa untuk
pertengahan semester, guru membuat soal Ujian Tengah Semester (UAS) dan
menyerahkannya kepada Tata Usaha (TU). Bagian TU memperbanyak soal UAS
sebagai isian siswa dalam mengikuti ujian. Siswa mengikuti UAS dengan mengisi
soal UAS berdasarkan materi yang telah didapatkan di kelas sampai tengah
semester. Guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta
membuat daftar nilainya. Siswa akan mendapatkan hasil ulangan harian berupa
lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat
daftar nilai UAS rangka dua. Dokumen satu sebagia arsip guru, yang kedua
diserahkan ke bagian TU dan diarsip.
Dokumen Flow UAS
TU Siswa
Guru
Lembar jawaban UAS Soal UAS Memperbanyak
soal UAS
A.7 Dokumen Flow Remidial
Berdasarkan daftar nilai baik nilai UTS atau UAS guru melakukan seleksi
terhadap siswa yang memiliki nilai dibawah rata-rata kelas dan
mengelompokkannya ke daftar siswa remidi. Siswa akan menerima daftar yang
mengikuti remidi. Membuat soal remidi sebagai bahan isian siswa yang harus
memperbaiki nilai ujiannya setelah jadwal ditentukan oleh guru. Guru mengoreksi
lembar jawaban remidi dan memberi nilai dan diserahkan kembali kepada siswa.
Guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat daftar
nilainya. Siswa akan mendapatkan hasil remidial berupa lembar jawaban yang
telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai remidi
rangka dua. Dokumen satu sebagia arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian
Dokumen Flow Remidial
Gambar 2.8 Dokumen flow remidial
2.5 Dokumen Input/Output
Dokumen I/O merupakan dasar rancangan file untuk membuat program
aplikasi yang didasarkan oleh dokumen atau data yang tercetak yang ada dan
ini merupakan beberapa contoh dokumen I/O sistem informasi akademik pada
SMK Prapanca 2 Surabaya. Adapun beberapa contoh dari dokumen I/O antara
lain seperti di bawah ini :
A. Daftar nama siswa kelas satu jurusan akuntansi ( XAK-1 )
Gambar di atas merupakan daftar siswa kelas satu jurusan akuntansi ( XAK-1 )
yang disertakan nomor absen dan jenis kelamin siswa. Daftar ini digunakan untuk
menuliskan nilai oleh masing-masing guru dalam kegiatan belajar mengajar.
B. Daftar kode guru
Gambar di atas adalah daftar guru yang ditampilkan dalam bentuk absensi yang
berguna sebagai absensi guru yang mencatat jika ada guru yang tidak masuk
sekolah. Alasan pada absensi dibedakan 3 yaitu sakit, alpa dan ijin, agar dapat
mudah mengetahui status guru pada suatu hari maupun suatu periode.
C. Daftar rekap absensi siswa
Gambar di atas adalah daftar siswa yang ditampilkan dalam bentuk absensi yang
berguna sebagai absensi siswa yang mencatat jika ada siswa yang tidak masuk
sekolah. Alasan pada absensi dibedakan 3 yaitu sakit, alpa dan ijin, agar dapat
mudah mengetahui status siswa pada suatu hari maupun suatu periode.
D. Jadwal Pembelajaran
Gambar di atas adalah contoh form penilaian dari prakerin di suatu perusahaan
yang dilakukan oleh setiap siswa sebagai salah satu dalam menyelesaikan satuan
pendidikan selama sekolah di SMK Prapanca 2 Surabaya.
E. Daftar pembagian tugas mengajar guru
Gambar di atas merupakan daftar pembagian tugas mengajar, disertakan kode
yang digunakan untuk melakukan kegiatan belajar mengajar. Tujuan dari
pembuatan dokumen tersebut unutk mengetahui posisi guru apabila dilakukan
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem
3.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam buku Accounting
Information Sistems Concept and Practise For Effective Decision Making (New
York : John Willey & Sons, second edition, 1984, halaman 4) : Suatu sistem
adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk
mencapai tujuan (goal) yang sama.
Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena bila mengetahui terlebih
dahulu apakah sistem itu. Dan pengertian tentang sistem dapat pertama kali di
dapat dari defenisinya. Dengan demikian definisi ini akan memiliki peranan yang
penting di dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Pendekatan sistem
yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau
subsistem - subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih
banyak diterima, karena kenyataannya suatu dapat terdiri dari beberapa subsistem
atau sistem – sistem bagian. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan
berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem
tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa,
sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated).
komponenkomponen. Integrasi dari sistem dicapai dari integrasi antara
-komponen-komponennya dan dengan subsistem-subsistem lainnya.
Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis dan perancang sistem
harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen- komponen atau
elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut.
3.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
arinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau
bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu
mengandung kompone-komponen atau subsistem-subsistem.
Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem mempunyai sifat-sifat dari
sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentudan mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar
2. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau denganlingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luarbatas sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan bersifat merugikan bagi sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
5. Masukan Sistem
Supra dari supra sistem Supra sistem
Supra sistem
Sistem
Subsistem
Sistem
Subsistem
Sub dari subsistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal (signal
input).
6. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atausistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil
bila mengenai sasaran dan tujuannya.
3.2 Konsep Dasar Informasi
3.2.1 Pengertian Informasi
Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi
suatu sistem? Informasi (Information) didefinisikan oleh Jeffery L.Whitten,
Lonnie D.Bentley dan Kevin C.Dittman dalam buku Metode Desain dan Analisis
telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi
dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke penerima.
Menurut Robert J. Varzello / John Reuter III, informasi adalah kumpulan
data yang relevan dan mempunyai arti yang menggambarkan kejadian-kejadian
atau kegiatan-kegiatan. Menurut Henry C. Lucas, Jr, Informasi adalah kenyataan
yang tampak maupun yang tidak tampak yang tersedia untuk mengurangi
ketidakpastian tentang beberapa keadaan atau kejadian. Jadi dapat disimpulkan
bahwa informasi adalah :
a. Data yang diolah
b. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
c. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact
dan entity).
c. Digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari
bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian
(event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact
dan entity) berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang
betul-betul ada dan terjadi.
3.2.2 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak,
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk
atau alphabet, angja-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar,
dan sebagainya. Data diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima
kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat
sejumlah data kembali yang kemudian data tersebut akan ditangkap sebagai input,
diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
Siklus ini disebut sebagai siklus informasi (information cycle) atau disebut juga
siklus pengolahan data (data processing cycles).
3.2.3 Persyaratan Informasi
Persyaratan sebuah informasi yang baik harus memenuhi beberapa
kriteria berikut :
Tabel 3.1. Persyaratan Informasi
No. Kriteria Keterangan
1. Akurat Derajat informasi dari kesalahan
2. Presisi Ukuran detail yang digunakan di dalam
penyediaan informasi
3. Tepat waktu Penerimaan informasi masih dalam jangkauan
waktu yang dibutuhkan oleh si penerima
4. Jelas Derajat informasi dari keraguan
5. Dibutuhkan Tingkat relevansi yang bersangkutan dengan
kebutuhan pengguna
6. Quantifiable Tingkat atau kemampuan dalam menyatakan
informasi dalam bentuk numerik
7. Veriviable
Tingkat kesepakatan atau kesamaan nilai sebagai hasil pengujian informasi yan gsama oleh berbagai pengguna (laik uji)
8. Accessible Tingkat kemudahan dan kecepatan dalam
memperoleh informasi yang bersangkutan
9. Non-bias
Derajat perubahan yang sengaja dibuat untuk merubah atau memodifikasi informasi dengan tujuan mempengaruhi para penerima
10. Comprehensive Tingkat kelengkapan informasi
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
3.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses dan information
technology (IT)/teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan,
memproses, menyimpan dan menyediakan sebagai output informasi yang
D.Bentley dan Kevin C.Dittman dalam buku Metode Desain dan Analisis Sistem
edisi 6, 2004, halaman 10). Menurut E. Budiharjo dalam pustaka Eddy Prahasta,
sistem informasi adalah suatu sistem manusia-mesin yang terpadu untuk
menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan
pengambilan keputusan dalam organisasi.
3.3.2 Komponen Sistem Informasi
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti:
1. Perangkat keras (hardware): mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer
dan printer.
2. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang
memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
3. Prosedur sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data
dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam perkembangan sistem
informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5. Basis data (database): sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang
berkaitan dengan penyimpanan data.
6. Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang
memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh
3.3.3 Sistem Informasi Akademik
Pengertian Akademik dalam kamus besar Bahasa Indonesia antara lain
sebagai berikut :
1) Hal yang berhubungan dengan pendidikan umum.
2) Bersifat teori, teoritis; tidak dapat langsung dipraktekkan.
3) Mengenai ( berhubungan dengan ) akademik; soal-soal.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akademik adalah sistem yang
saling berkaitan atau berinteraksi yang melekukan pengumpulan data, memproses
data dan merekam hingga menghasilkan informasi yang berhubungan atau yang
berkaitan dengan pendidikan umum yang nantinya berfungsi untuk mendukung
kegiatan operasional sekolah.
3.4 Sistem Aplikasi Komputer Berbasis Web
Aplikasi dalam bahasa awam sering disebut sebagai sebuah kumpulan
program atau script. Aplikasi web yang dibangun dengan menggunakan Struts
framework terdiri dari komponen-komponen individual yang digabungkan
menjadi satu aplikasi. Aplikasi tersebut dapat diinstal dan dieksekusi oleh web
container. Komponen-komponen tersebut dapat digabungkan karena mereka
terletak dalam sebuah konteks web yang sama, yang menjadikan mereka
bergantung satu dengan yang lainnya, baik secara langsung ataupun tidak
3.5 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) atau Human-Computer
Interaction (HCI) adalah disiplin ilmu yang berhubungan dengan perancangan,
evaluasi, dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan oleh
manusia, serta studi fenomena-fenomena besar yang berhubungan dengannya.
(Definisi oleh ACM SIGCHI). Struktur IMK dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Fokus interaksi manusia dan komputer antara lain yaitu:
1. Fokus adalah perancangan dan evaluasi antarmuka pemakai (user interface).
2. Antarmuka pemakai adalah bagian sistem komputer yang memungkinkan
manusia berinteraksi dengan komputer.
Gambar 3.3 Struktur Interaksi Manusia dan Komputer
3.6 Prinsip UCD
User Centered Design (UCD) atau Perancangan berbasis pengguna
adalah filosofi perancangan yang menempatkan pengguna sebagai pusat dari
proses pengembangan sistem.
a. Perspektif
Pengguna selalu benar, jika terdapat masalah dalam penggunaan sistem maka
masalahnya ada pada sistem dan bukan pengguna.
b. Installasi
Pengguna mempunyai hak untuk dapat menginstall atau menguninstall
perangkat lunak dan perangkat keras sistem secara mudah tanpa ada
konsekuensi negatif.
c. Pemenuhan
Pengguna mempunyai hak untuk mendapatkan sistem dapat bekerja persis
seperti yang dijanjikan.
d. Instruksi
Pengguna mempunyai hak untuk dapat menggunakan instruksi secara mudah
(buku petunjuk bantuan secara online atau kontekstual pesan kesalahan), untuk
memahami dan menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan
secara efisien dan terhindar dari masalah.
e. Control
Pengguna mempunyai hak untuk dapat mengontrol sistem dan mampu
membuat sistem menanggapi dengan benar atas permintaan yang diberikan.
f. Umpan Balik
Pengguna mempunyai hak terhadap sistem untuk menyediakan informasi yang
jelas, dapat dimengerti, dan akurat tentang tugas yang dilakukan dan kemajuan
yang dicapai.
Pengguna mempunyai hak untuk mendapatkan informasi yang jelas tentang
semua prasyarat yang dibutuhkan sistem untuk memperoleh hasil terbaik.
h. Scope
Pengguna mempunyai hak untuk mengetahui batasan kemampuan sistem.
i. Assistance
Pengguna mempunyai hak untuk dapat berkomunikasi dengan penyedia
teknologi dan menerima pemikiran dan tanggapan yang membantu jika
diperlukan.
j. Usability
Pengguna harus dapat menjadi penguasa perangkat lunak dan perangkat keras
dan bukan sebaliknya. Produk harus dapat digunakan secara alami dan intuitif.
3.7 Sistem Pendukung Keputusan
3.7.1 Pengertian Sistem Pendukung Keputusan
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha
memecahkan suatu masalah mungkin membuat banyak keputusan.
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam
memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau
untuk memanfaatkan kesempatan.
Menurut Herbert A. Simon 1) keputusan berada pada suatu rangkaian
kesatuan, dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak
a. Keputusan Terprogram, bersifat berulang dan rutin sedemikian sehingga suatu
prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut
tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.
b. Keputusan Tidak Terprogram, bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang
konsekuen. Tidak ada metode yang pasti utk menangani masalah ini belum
pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat
atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan
yang sangat khusus.
3.7.2 Tahapan Pengambil Keputusan
Tahapan Pengambilan Keputusan Menurut Simon. Ada 4 tahapan yang
harus dilalui manager saat memecahkan suatu masalah, yaitu:
a. Kegiatan Intelijen
Mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.
b. Kegiatan Merancang
Menemukan, mengembangkan dan mengalihkan berbagai alternatif tindakan
yang mungkin.
c. Kegiatan Memilih
Memilih suatu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.
d. Kegiatan Menelaah
Menilai pilihan-pilihan yang ada.
3.7.3 Konsep DSS
a. Dimulai akhir tahun 1960 dengan timesharing komputer yaitu seseorang dapat
b. DSS diciptakan pada tahun 1971 oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott
Morton mengarahkan komputer pada pengambilan keputusan manajemen.
3.7.4 Tujuan DSS
Perintis DSS yang lain, Peter G.W. Keen, bekerja sama dengan Scott
Morton mendefinisikan 3 (tiga) tujuan yang harus dicapai DSS, yaitu:
1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi
terstruktur.
2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.
3.7.5 Prinsip Dasar DSS
a. Struktur Masalah
Sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau tidak
terstruktur. Berarti DSS diarahkan pada tempat sebagain besar masalah berada.
b. Dukungan Keputusan
DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer dapat
diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung
jawab atas bagian yang tidak terstruktur.
c. Efektivitas Keputusan
Waktu manajer tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS
BAB IV
ANALISIS & DESAIN SISTEM
Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan
perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut
diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Akademik pada
SMK Prapanca 2 Surabaya yang akan dibuat. Metode iini membutuhkan analisa
yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisa untuk menghasilkan
perencanaan yang baik. Analisa merupakan cara untuk menganalisa permasalahan
berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain
sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem
informasi terorganisir dengan baik.
4.1 Analisis Sistem
Sistem yang ada pada SMK Prapanca 2 Surabaya saat ini belum
terintegrasi dengan baik. Seluruh data siswa, catatan akademik sekolah dan
data-data akademik masih disimpan dalam bentuk dokumen. Tingginya jumlah siswa
baru yang masuk, membuat sistem yang ada diantaranya proses pendaftaran,
pencarian data siswa, penyimpanan data siswa, pengumuman penerimaan siswa
dan pembuatan laporan menjadi tidak efisien dan efektif serta sistem yang ada
juga membuat kemungkinan terjadinya kehilangan dokumen dan lambatnya
Proyek sistem informasi ini penulis membuat perancangan sistem yang
dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah pada sistem yang saat ini
sedang berjalan dan merupakan suatu sistem yang baik dan sesuai dengan
kebutuhan semua pihak. Dalam merancang sistem yang baik harus melakukan
tahap-tahap perancangan sistem. Cara pengumpulan data-data untuk penyelesaian
proyek sistem informasi ini baik di dalam memperoleh data, menyelesaikan dan
memecahkan permasalahan yang diperlukan dalam menganalisa, merancang dan
mengembangkan program adalah melakukan observasi pada sekolah yaitu dengan
mengumpulkan dan mengamati secara langsung terhadap data-data yang akan
digunakan dalam pengembangan program.
Setelah mendapatkan data-data yang diperlukan penulis mengadakan tanya
jawab dan konsultasi untuk memperoleh informasi mengenai sistem yang berlaku
ataupun informasi-informasi lain yang sekiranya dapat membantu pengembangan
program.
Dalam pengerjaan rancang bangun sisem informasi akademik ini, penulis
juga melakukan studi literatur untuk mengetahui lebih jelas apa yang akan
dikerjakan dan pokok pembahasan, penulis mempelajari buku-buku yang terkait
dengan pemecahan masalah tentang sistem informasi akademik.
Setelah mendapatkan semua data dan informasi, penulis memasuki tahap
pengerjaan untuk mendesain tampilan dan struktur data sustu sistem (pembuatan
4.2 Desain Sistem
Setelah menganalisa sistem yang sedang berjalan saat ini, maka terdapat
beberapa perbedaan pada sistem yang sudah terkomputerisas. Sistem ini
mempunyai keunggulan dalam hal kecepatan memproses data, sehingga informasi
yang dihasilkan dapat dijadikan acuan dan solusi untuk menjawab beberapa
permasalahan yang terjadi saat ini, sekaligus menjadi pertimbangan dalam hal
pengambilan keputusan.
Sebagai penjelasan dari analisis sistem di atas, maka akan digambarkan
beberapa desain sistem. Desain sistem tersebut meliputi aliran dokumen baru,
Context Diagram, HIPO, DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relational
Diagram), struktur file dan desain I/O.
4.2.1 Sistem Flow Komputerisasi
A.Sistem Flow Penerimaan Siswa Baru
Dari gambar ini dapat diuraikan bahwa calon siswa baru mendapatkan form
pendaftaran dan mengisinya. Kemudian menyerahkannya ke petugas PSB.
Petugas PSB mengentrykan data siswa baru dalam tabel pendaftaran, kemudian
mengecek kelengkapan data calon siswa baru dengan melakukan verifikasi data
dan heregistrasi. Petugas PSB membuat laporan siswa baru rangkap dua.
Sistem Flow Penerimaan Siswa Baru
calon siswa baru Verifikasi data
Gambar 4.1 Sistem Flow PSB
B. Sistem Flow Heregistrasi
Dari gambar di bawah ini dapat diuraikan bahwa siswa akan melakukan
proses heregistrasi atau yang biasa disebut dengan daftar ulang dapat langsung
melakukan proses pengisian form heregistrasi yang telah ada. Siswa akan
mengisi form heregistrasi yang berisi data siswa lengkap, dimana sebagai
acuan untuk melakukan pembagian kelas berdasarkan jurusan dan tingkatan
dan diserahkan ke bagian TU. Bagian TU merekap semua data siswa yang
telah heregistrasi dalam tabel heregistrasi dan hasil pembagian kelas baru
heregistrasi, siswa dan kelas. Kepala sekolah mendapatkan hasil akhir
heregistrasi dari tata usaha berupa laporan siswa yang telah melakukan daftar
ulang sebanyak dua rangkap. Kemudian mengesahkan kedua dokumen laporan,
kemudian menyerahkan kembali ke bagian tata usaha satu laporan dan satu
laporan lainnya dijadikan sebagai arsip kepala sekolah. TU membuat daftar
siswa yang telah heregistrasi dan diumumkan untuk siswa.
Sistem Flow Heregistrasi Entry data siswa
yang registrasi Data siswa
Her
Bagi kelas siswa berdasarkan jurusan & tingkatan
Heregistrasi Siswa Heregistrasi
Kelas
Buat laporan data siswa yang baru
Laporan data siswa resmi Buat daftar hasil
pembagian kelas
Daftar hasil pembagian
kelas
C.Sistem Flow Absensi
Dari gambar dokumen flow di bawah ini dapat dijelaskan bahwa siswa
mendapat absensi kelas dari TU untuk diisi setiap harinya. Kemudian bagian
TU merekap absensi setiap bulannya berdasarkan tabel absensi siswa yang
kemudian diserahkan ke wali kelas masing-masing.
Sistem Flow Absensi
Gambar 4.3 Sistem Flow Absensi
D.Sistem Flow Ulangan Harian
Dari gambar dokumen flow di bawah ini maka dapat dijelaskan bahwa
setelah melalui proses belajar mengajar, berdasarkan modul materi yang
nilai siswa. Setelah siswa mengerjakan soal, guru mengoreksi lembar jawaban
siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya yang mengacu pada
tabel nilai ulangan harian (UH). Siswa akan mendapatkan hasil ulangan harian
berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru. Terakhir, guru akan
membuat daftar nilai ulangan harian rangka dua. Dokumen satu sebagai arsip
guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip.
Sistem Flow Ulangan Harian
Siswa
E. Sistem Flow Ulangan Tengah Semester
Berdasarkan gambar di bawah ini dapat dijelaskan bahwa, berdasarkan
modul belajar yang telah diberikan kepada siswa untuk pertengahan semester,
guru membuat soal Ujian Tengah Semester (UTS) dan menyerahkannya
kepada Tata Usaha (TU). Bagian TU memperbanyak soal UTS sebagai isian
siswa dalam mengikuti ujian. Siswa mengikuti UTS dengan mengisi soal UTS
berdasarkan materi yang telah didapatkan di kelas sampai tengah semester.
Guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai serta membuat
daftar nilainya yang mengacu pada tabel nilai UTS. Siswa akan mendapatkan
hasil ulangan harian berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari guru.
Terakhir, guru akan membuat daftar nilai UTS rangka dua. Dokumen satu
sebagia arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip.
Sistem Flow Ulangan Tengah Semester
Siswa
F. Dokumen Flow Komputerisasi Ulangan Akhir Semester
Berdasarkan modul belajar yang telah diberikan kepada siswa untuk
pertengahan semester, guru membuat soal Ujian Tengah Semester (UAS) dan
menyerahkannya kepada Tata Usaha (TU). Bagian TU memperbanyak soal
UAS sebagai isian siswa dalam mengikuti ujian. Siswa mengikuti UAS dengan
mengisi soal UAS berdasarkan materi yang telah didapatkan di kelas sampai
tengah semester. Guru mengoreksi lembar jawaban siswa dan memberi nilai
serta membuat daftar nilainya yang mengacu pada tabel nilai UAS. Siswa akan
mendapatkan hasil ulangan harian berupa lembar jawaban yang telah diberi
nilai dari guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai UAS rangka dua.
Dokumen satu sebagai arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan
Dokumen Flow Ulangan Akhir Semester
G.Dokumen Flow Komputerisasi Remidial
Berdasarkan daftar nilai baik nilai UTS atau UAS guru melakukan seleksi
melalui tabel nilai remidi dan siswa terhadap siswa yang memiliki nilai di
bawah rata-rata kelas dan mengelompokkannya ke daftar siswa remidi. Siswa
akan menerima daftar yang mengikuti remidi. Membuat soal remidi sebagai
bahan isian siswa yang harus memperbaiki nilai ujiannya setelah jadwal
ditentukan oleh guru. Guru mengoreksi lembar jawaban remidi dan memberi
nilai dan diserahkan kembali kepada siswa. Guru mengoreksi lembar jawaban
siswa dan memberi nilai serta membuat daftar nilainya. Siswa akan
mendapatkan hasil remidial berupa lembar jawaban yang telah diberi nilai dari
guru. Terakhir, guru akan membuat daftar nilai remidi rangka dua. Dokumen
satu sebagia arsip guru, yang kedua diserahkan ke bagian TU dan diarsip
Sistem Flow Remidial
4.2.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram ini merupakan gambaran secara logika yang
menunjukkan aliran data dari Sistem Informasi Akademik Sekolah Menengah
Kejuruan Prapanca 2 Surabaya yang memiliki beberapa entitas antara lain, siswa,
guru, kepala sekolah, wali siswa, guest, dan admin. Data Flow Diagram
di-decompose atau dibagi menjadi beberapa level yaitu level 0 dan level 1.
A. Context Diagram
Sub bab ini menjelaskan aliran data dari Sistem Informasi Akademik
Sekolah Menengah Kejuruan Prapanca 2 Surabaya . Berikut adalah Data Flow
Diagram Top Level (Diagram kontek) dapat dilihat pada gambar 4.8. Pada Level
0 digambarkan secara spesifik bentuk gambaran Sistem Informasi Akademik serta
aliran data yang ada, yang apabila decompose maka akan membentuk lima sub
proses yakni proses access page, proses PSB, proses akademik, proses
maintenance data, dan proses laporan. Proses ini dapat dilihat pada gambar 4.9.
Pada level 0 untuk subproses akademik didecompose atau dibagi lagi agar lebih
spesifik menjadi level 1 yakni di dalam subproses akademik ini terdapat subproses
login, heregistrasi, penilaian, olah raport, serta olah informasi, untuk lebih
jelasnya dapat dilihat melalui gambar 4.10. Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses
Laporan, yang terdiri dari proses cek laporan siswa, laporan guru dan laporan
PSB. Gambar 4.12 DFD level 1 proses PSB dan gambar 4.13 DFD level 1 proses
Penjelasan gambar 4.8 Context Diagram yang merupakan top level dari Data
Flow Diagram, sebagai berikut :
1. Siswa
Siswa dapat melakukan aktivitas akademik, dimana sebelumnya siswa dapat
login untuk melakukan akses terhadap data apa saja yang mendapat hak akses atas
data tersebut, seperti informasi nilai siswa yaitu nilai tugas, ulangan harian, ujian
tengah semester, ujian akhir semester, remedial, praktek kerja industri serta
laporan belajar siswa berupa raport. Selain itu, siswa dapat melakukan heregistrasi
serta beragam akses lain seperti posting data artikel,download data artikel, lihat
jadwal, lihat Program Studi, informasi tugas, praktek kerja industri, absensi,
informasi guru serta kegiatan maupun prestasi sekolah.
2. Guru
Sesuai dengan hak aksesnya, guru dapat melakukan upload tugas, artikel
guru, silabus ajar, serta mengisi nilai-nilai siswa berupa nilai tugas, ulangan
harian, ujian tengah semester, ujian akhir semester, remedial, praktek kerja
industri dan raport, dengan login khusus dan berbeda yakni wali kelas yang juga
include sebagai guru dapat mengolah data raport siswa. Guru dapat pula
memperolah informasi sekolah berupa data siswa, jadwal, kegiatan sekolah,
prestasi yang diraih, serta membaca beragam artikel.
3. Kepala Sekolah
Kepala sekolah memperoleh laporan data guru, laporan data siswa, silabus
ajar oleh guru untuk masing-masing bidang studi, serta dapat mengetahui
4. Wali Siswa
Memiliki hak akses pula, guna memantau perkembangan siswa melalui
informasi yang diperoleh, diantaranya informasi raport siswa, absensi siswa, info
kegiatan sekolah, serta prestasi sekolah yang diraih.
5. Guest (tamu)
Guest (tamu) dapat melakukan akses berupa informasi kegiatan sekolah,
prestasi sekolah, program studi, profil sekolah .
6. Admin
Data yang diolah oleh admin adalah data siswa, guru, validasi data siswa,
validasi data guru, kegiatan,, prestasi sekolah, login, mata pelajaran, kelas,
program studi, prakerin, absensi, validasi data artikel posting-an guru maupun
siswa, jadwal.
B. Diagram Berjenjang Sistem Informasi Akademik
Pada diagram berjenjang terdiri atas Top level, level 0 dan level 1. Untuk
Top level berisi Sistem Informasi Akademik. Pada level 0 berisi 4 proses
diantaranya access page, akademik, maintenance data, dan laporan. Adapun level
1 dimana merupakan hasil decompose dari proses akademik yang memunculkan
sub proses yaitu, login, heregistrasi, penilaian, olah raport, dan olah informasi.
Begitu juga untuk proses maintenance data setelah decompose, menghasilkan sub
proses yaitu, update siswa, update guru, dan update mata pelajaran, untuk lebih
Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses PSB [Data calon siswa baru]
Gambar 4.14 DFD Level 1 Proses Laporan
4.2.3 ERD
ERD menggambarkan hubungan data dari satu tabel ke tabel yang lainnya.
Hal ini befungsi sebagai daftar tabel yang dibuat pada sistem ini dengan
mengetahui hubungan atau relasi yang berkaitan.
A. Conceptual Data Model
Conceptual data Model (CDM) kadang juga disebut sebagai E-R Diagram (Entity
Relational Diagram) atau yang menjelaskan tentang rancangan database
bagaimana relasi antar entitas satu dengan entitas lainnya yang merupakan proses
pembuatan model dari informasi tanpa tergantung detil implementasi. ERD pada
B. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) disebut juga sebagai E-R Schema (Entity
Relational Schema) atau juga merupakan gambaran implementasi secara fisik
dari database yang akan diimplementasikan dalam penyimpanan kedua
(secondary storage). Physical Data Model (PDM) ini menjelaskan struktur
penyimpanan dan metode akses data yang efektif sesuai dengan namanya. PDM
merupakan hasil generate dari CDM, seperti terlihat pada gambar 4.6
4.2.4 Struktur File
A.3.1 Kamus Data
Kamus data dalah penjelasan dari masing-masing tabel yang ada pada
sistem basis data. Struktur tabel untuk memperjelas fungsi dan penggunaan tabel
beserta field-fieldnya.
Kamus data digunakan untuk memberikan keterangan lebih konkrit dari
masing-masing atribut yang digunakan dalam pembentukan database. Penjelasan
mencakup nama atribut, jenis atribut (primary key dan foreign key) serta
keteerangan data yang diisikan pada masing-masing atribut.
Database ini menggunakan MySQL sebagai database atau sebagai tempat
penyimpanan data yang nantinya dikoneksikan dengan PHP sebagai interface dan
yang dijalankan pada web browser yakni Mozilla Firefox.
Dalam kamus data terdapat beberapa keterangan dalam pembuatan file
database yaitu :
1. Nama Field
Nama yang diberikan oleh analis dengan tujuan untuk mempermudah cara
pengaksesan data pada saat desain aplikasi.
2. Type
Tipe data yang digunakan masing-masing field yang bertujuan agar
pembuatan aplikasi bisa lebih mendalami aplikasi database.
3. Length
Ukuran data yang digunakan masing-masing field untuk membatasi data oleh
4. Key
Merupakan suatu keterangan yang mempunyai fungsi untuk menentukan
apakah field tersebut suatu primary key atau bukan, disini primary key ditandai
dengan garis bawah pada field yang telah ditentukan.
A.3.2 Struktur Tabel
Pada Sistem Informasi Akademik pada SMK Prapanca 2 Surabaya
terdapat tabel-tabel sebagai berikut :
1. Tabel MuserGroup
Nama tabel : MuserGroup
Primary key : Group_userId
Foreign key : User_id
Fungsi : menyimpan data user group
Tabel 4.1 Tabel MuserGroup
No. Nama Field Type Length Key
1. Group_userId Integer Primary Key
2. User_id Integer Foreign Key
3. Group_name Varchar 20
4. Group_level Varchar 20
5. Waktu_ubah Date
2. Tabel Pembayaran Heregistrasi
Nama tabel : PembayaranHr
Primary key : Id_Hr
Foreign key : No_reg
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data siswa yang telah
Tabel 4.2 Tabel Pembayaran Heregistrasi
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_Hr Integer Primary Key
2. No_reg Varchar 20 Foreign Key
3. Harus_bayar Numeric
4. Jumlah_bayar Numeric
5. Sisa Numeric
6. Tgl_bayar Date
3. Tabel Pendaftaran
Nama tabel : Pendaftaran
Primary key : NoReg1
Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan data calon siswa baru
Tabel 4.3 Tabel Pendaftaran
No. Nama Field Type Length Key
32. E_penghasilan Varchar 100
33. E_kesenian Varchar 100
Foreign key : GroupUserId
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data user
Tabel 4.4 Tabel Muser
No. Nama Field Type Length Key
1. UserId Integer Primary Key
2. GroupUserId Integer Foreign Key
3. Id_wali Integer
5. Tabel Status Pendaftaran
Nama tabel : Statuspendaftaran
Foreign key : No_reg
Fungsi : Menyimpan kelengkapan dokumen siswa baru
Tabel 4.5 Tabel Status Pendaftaran
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_status Integer Primary Key
2. No_reg Varchar 20 Foreign Key
3. Tgl_serahdokumen Date
4. Status_kelengkapan Integer
5. Status_verifikasi Integer
6. StatusHr Integer
7. Keterangan Varchar 50
8. Petugas Varchar 30
6. Tabel Artikel
Nama tabel : Artikel
Primary key : Id_artikel
Foreign key : Nip, Nis
Fungsi : Menyimpan artikel website
Tabel 4.6 Tabel Artikel
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_artikel Integer Primary Key
2. Nip Varchar 10 Foreign Key
7. Tabel Jadwal
Nama tabel : Jadwal
Primary key : Id_jadwal
Fungsi : Menyimpan dan mengubah jadwal
Tabel 4.7 Tabel Jadwal
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_jadwal Integer Primary Key
2. Id_semester Varchar 5 Foreign Key
3. Nip Varchar 10 Foreign Key
4. Hari Varchar 10
5. Tahun_ajaran Date
6. Jam_pelajaran Varchar 7
8. Tabel Mata Pelajaran
Nama tabel : Mata_pelajaran
Primary key : Kode_mapel
Foreign key : Nip
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data mata pelajaran
Tabel 4.8 Tabel Mata Pelajaran
5. Jenis_mapel Integer
9. Tabel Absensi
Nama tabel : Absensi
Primary key : Id_absensi
Foreign key : Nis
Tabel 4.9 Tabel Absensi
10.Tabel Kelas
Nama tabel : Kelas
Primary key : Id_kelas
Foreign key : Kode_prodi
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data kelas
Tabel 4.10 Tabel Kelas
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ kelas Integer Primary Key
2. Kode_prodi Varchar 5 Foreign Key
3. Nama_kelas Varchar 10
4. Quota_kelas Varchar 10
11.Tabel Prodi
Nama tabel : Prodi
Primary key : Id_prodi
Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data prodi
Tabel 4.11 Tabel Prodi
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ prodi Varchar 5 Primary Key
2. Nama_prodi Varchar 50
12.Tabel Semester
Nama tabel : Semester
Primary key : Id_semester
Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data semester
Tabel 4.12 Tabel Semester
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ semester Integer 5 Primary Key
2. Nama_semester Varchar 10
13.Tabel Prestasi Sekolah
Nama tabel : Prestasi_sekolah
Primary key : Id_prestasi
Foreign key : -
Fungsi : Menyimpan dan mengubah data prestasi sekolah
Tabel 4.13 Tabel Prestasi Sekolah
No. Nama Field Type Length Key
1. Id_ prestasi Integer Primary Key
2. Nama_prestasi Varchar 50
3. Peraih_prestasi Varchar 50
4. Isi_prestasi Text
5. Tanggal Date 2
6. Foto Blob 30
14.Tabel Wali Siswa
Nama tabel : Wali_siswa
Primary key : Id_wali
Foreign key : -
