MANAJEMEN PERPUSTAKAAN Oleh Nurdin Salmi
1. Pendahuluan
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik,
agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga
diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan
agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan
dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh
seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen
diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga
dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan
pekerjaannya dengan baik dan benar.
Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi
lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu,
apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan
tidaka baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian
tujuan akan terganggu dan mengalami kegagalan.
Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson (1990) menyatakan bahwa manajemen
perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya
manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen,
peran dan keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan
sumber daya manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik
atau sistem, fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen
tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa
2. Struktur Organisasi Perpustakaan
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi, yang
didalamnya terdapat pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang berbeda-beda.
Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan mencakup unsure-unsur spesialisasi kerja,
strukturisasi, sentralisasi, dan koordinasi.
Perpustakaan sebagai lembaga informasi dalam menyusun struktur organisasinya
mencakup beberapa elemen antar lain : unsur pimpinan, unsur administrasi, unsur layanan,
yang masing-masing mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda namun mempunyai
hubungan yang erat satu sama lain (satu komando).
3. Anggaran
Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk
kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk mencari keuntungan,
sudah barang tentu merupakan unit yang selalu mengeluarkan uang bukannya unit yang
menghasikan uang. Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan
lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena itu perpustakaan dari
tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Untuk mencukupi kebutuhan
anggaran, perpustakaan dapat meraihnya melalui berbagai sumber :
a. Anggaran dari lembaga induk
b. Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat
c. Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing
d. Uang iuran dari anggota
e. Penghasilan dari jasa informasi
f. Sumbangan dari pemerintah maupun swasta
g. Uang denda keterlambatan
4. Pembinaan dan Pengembangan Koleksi
Perpustakaan memiliki fungsi sebagai lembaga pelayanan informasi (information
service) bertindak sebagai penghubung antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai pengguna
dan sumber-sumber informasi, baik cetak maupun non cetak. Oleh karena itu setiap bahan
pustaka atau informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sedapat mungkin harus disediakan
oleh perpustakaan. Disamping itu perpustakaan harus mampu menjamin bahwa setiap
informasi atau koleksi yang berbentuk apapun mudah diakses oleh semua masyarakat yang
memerlukan.
Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan dapat dimanfaatkan atau
diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan system pengelolaan dengan baik dan
sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library materials)
atau pelayanan teknis (technical service). Kegiatan pengolahan bahan pustaka di
perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan : Pembinaan dan pengembangan koleksi,
Inventarisasi, Katalogisasi, Klasifikasi, dan Kelengkapan fisik buku.
4.1 Kebijakan pengembangan Koleksi
Kebijakan pengembangan koleksi yaitu proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari
para pengguna jasa perpustakaan akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna dengan
memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan.
4.2 Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi dapat diartikan secara umum sebagai tindakan, cara atau proses memilik. Dalam
hubungannya dengan pengembangan koleksi bahan pustaka dimaksudkan bahwa kegiatan
mengidentifikasi rekaman informasi yang akan ditambahkan pada koleksi yang sudah ada
diperpustakaan.
Dalam seleksi bahan pustaka yang perlu diperhatikan seperti; 1) tujuan, cakupan dan
kelempok pembaca; 2) Tingkat koleksi; 3) otoritas dan kredibilitas pengarang; 4) harga; 5)
Kemutahiran; 6) penyajian fisik buku; 7) Struktur dan metode penyajian; indek dan
4.3 Sumber-sumber seleksi (alat bantu seleksi)
Sumber-sumber seleksi bahan pustaka atau alat bantu dalam menyelsi bahan pustaka yang
akan diadakan oleh perpustakaan antara lain : Katalog penerbit, bibliografi, tokoh buku serta
judul-judul buku yang diambil di internet dan sebagainya.
4.4 Pengadaan bahan pustaka
Pengadaan bahan pustaka adalah merupakan proses pembelian bahan pustaka yang
dibutuhkan oleh perpustakaan yang biasanya berdasarkan kebutuhan para pengguna jasa
perpustakaan.
4.5 Invetarisasi
Inventarisasi adalah merupakan pencatatan bahan pustaka baik yang didapat dari pembelian,
hadiah, wakaf, tukar menukar kedalam buku induk.
Tujuan infentarisasi adalah : 1) mempermudah pustakawan dalam pengadaan bahan pustaka
berikutnya, 2) memudahkan pustakawan untuk mengawasi terhadap koleksi yang dimiliki, 3)
memudahkan pustakawan dalam pelaporan tahunan tentang jumlah koleksi yang dimiliki.
4.6 Pemberian Stempel perpustakaan.
Pemberian stempel perpustakaan bertujuan untuk memberikan identitas tentang koleksi
bahan pustaka yang dimilki oleh perpustakaan. Dalam pemberian stempel ini terdiri dari
stempel hak milik dan stempel inventarisasi yang letaknya sesuai dengan standar
perpustakaan.
4.7 Katalogisasi
Proses katalogisasi merupakan pembuatan identitas atau data bibliografi bahan pustaka
dengan tujuan mempermudah pengguna jasa perpustakaan untuk temu kembali informasi
bahan pustaka. Data bibliografi tersebut biasanya terdiri dari, pengarang, pengarang
terbit,bibliografi, jumlah halam dll. Catalog ini pada umumnya terbagi atas catalog judul,
pengarang dan subyek.
Tujuan katalogisasi menurut Carles Ammi Cutter (dalam Qalyubi, 2007) bahwa tujuan
catalog perpustakaan adalah :
1. Memberikan kemungkinan seseorang menemukan sebuah buku yanh diketahui
berdasarkan pengarang, judul buku dan subyeknya.
2. Menunjukan buku yang dimilki perpustakaan dari pegarang tertentu, berdasarkan subyek
tertentu, dan dalam literatur tertentu.
3. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya.
4.8 Pemasangan kelengkapan bahan pustaka
Pemasangan kelengkapan , bahan pustaka adalah pekerjaan pemasangan beberapa identitas
buku seperti : label buku, lembaran tanggal kembali, kartu buku, kantong buku,
4.9Klasifikasi
Kalsifikasi merupakan pengelompokan disiplin ilmu berdasarkan sistim tertentu. Dalam
mengelompokkan ilmu pengetahuan menurut Qalyuby, 2007, h.165 bahwa pengelompokan
koleksi perpustakaan terdiri dari:
1. Pengelompokan /klasifikasi artificial yang artinya sistim pengelompokan koleksi
berdasarkan ukuran, warna, ataupun data fisik lainnya.
2. Pengelompokan/kalsifikasi fundamental artinya pengelompokan berdasarkan subyek
tertentu.
Dengan adanya perkembangan klasifikasi pada dasarnya yang paling banyak
digunakan diperpustakaan-perpustakaan di Indonesia sekarang ini adalah adanya pembagian
disiplin ilmu berdasarkan subyek tertentu, didukung dengan adanya petunjuk klasifikasi yang
dibuat oleh Deway yaitu Deway Desimal Classifikation (DDC) dimana Deway membagi
000 Karya Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu Sosial
400 Bahasa
500 Ilmu Murni
600 Ilmu Tarapan
700 Seni, olahraga
800 Kesusastraan
900 Sejarah dan geografi.
4.10 Penginputan kedalam Data Base
Penginputan adalah salah satu proses pemasukan data bibliografi bahan pustaka kedalam
computer. Tujuannya adalah untuk membuat suatu pangkalan data bahan pustaka di
perpustakaan dalam suatu server sehingga lebih mudah untuk dikoneksikan terhadap suatu
jaringan apakah dalam bentuk LAN, WAN, atau ke Internet.
4.11 Scenning
Scenning dilakukan dalam rangka mengalihmediakan bahan pustaka kedalam bentuk
elektronik baik ke dalam data base maupun kedalam bentuk CD atau bentuk elektronik yang
lainnya. Tujuan pengalihan adalah untuk memudahkan pengguna jasa perpustakaan dalam
menelusuri bahan pustaka, termasuk untuk mengawetkan bahan pustaka.
5.
Layanan pada dasarnya adalah orang yang memberikan atau mengurus apa yang
diperlukan oleh orang lain baik berupa barang atau jasa kepada pengguna jasa perpustakaan
yang membutuhkan suatu informasi. Layanan perpustakaan digital adalah pelayanan yang
berorientasi pada pelayanan yang menggunakan computer, sehingga semua aktivitas yang
berada didalam instansi atau organisasi tersebut diarahkan dengan menggunakan teknologi
computer. Seperti yang dikemukakan oleh Gronroos (dalam Ratminto dan Winarsih, 2006:2)
mendefenisikan pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat
tidak kasat mata(tidak dapat diraba) yang terjadi akibat adanya interaksi antara konsumen
dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang
dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/pelanggan. Layanan Perpustakaan
Dalam menyelenggarakan manajemen pelayanan dengan baik harus kita
memperhatikan prinsip-prinsip manajemen pelayanan seperti :
1. Identifikasi kebutuhan konsumen yang sesungguhnya.
2. Sediakan pelayanan terpada (one stop shop
3. Membuat system yang mendukung konsumen )
4. Mengusahakan agar semua staf atau karyawan bertanggung jawab atas kualitas pelayanan
5. Melayani keluhan konsumen dengan baik
6. Terus berinovasi
7. Karyawan sama pentingnya dengan konsumen
8. Bersikap tegas tapir amah terhadap konsumen
9. Jalin komunikasi dan interaktif khusu kepada pelanggan
10.Selalu mengontrol kualitas.
Pelayanan diperpustakaan yang sudah mulai berorientasi pada komputerisasi
walaupun masih memilki kendalah dan hambatan-hambatan tetapi itulah yang menjadi
tantangan bagi pengelolah perpustakaan. Untuk itu diharapakan layanan perpustakaan harus
memberikan pelayanan prima, yaitu suatu sikap atau cara pustakawan dalam melayani
pengguna ) dan Service excellence (Layanan unggulan). Antara kedua prinsip tersebut diatas
pada dasarnya mengandung lima unsur pokok antara lain : 1) kecepatan; 2) ketepatan;
3)kebenaran; 4)keramahan; dan 5) kenyamanan/keamanan. Namun demikian terlaksananya
layanan seperti yang diaharapkan diatas tercapai apabila semua unsur mendukungnya mulai
dari puncak pimpinan sampai pada staf perpustakaan serta didukung dengan manajemen
yang mantap. Selain hal tersebut diatas perlu juga melihat kualitas jasa layanan seperti
:reliabilytas, responsiveness, assurance, empaty dan tangibles.
Pelayanan yang dilakukan terdiri dari, pelayanan sirkulsi, referensi, koleksi langkah,
layanan koleksi deposit, layanan pemeliharan bahan pustaka dan layanan otomasi
perpustakaan. Dari masing-masing layanan tersebut dapat kita uraikan sebagai berikut :
5.1Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah layanan dimana pengguna jasa perpustakaan akan menerima
pelayanan dari pengelolah perpustakaan. Pelayanan sirkulasi memiliki kegiatan-kegiatan
antara lai : Mengadakan pendaftaran anggota baru, Peminjaman,Pengembalian,
Pemugutan denda,penaglian, Pemugutan denda,penagihan, pembuatan statistic serta
hubungan dengan masyarakat.
5.2Layanan referensi
Layanan referensi adalah merupakan salah satu layanan perpustakaan dimana
berhubungan langsung dengan pengguna jasa perpustakaan. Dalam layanan referensi ini
kebanyakan petugas menerima pertanyaan-pertanyaan dari pengguna jasa perpustakaan.
Koleksi-koleksi referensi seperti : Ensiklopedia,Kamus,Buku Tahunan/almanak, Bukua
petunjuk, buku pegangan/buku pedoman, bibliografi, indeks, abstarak, peta, penerbitan
pemerintah, sumber biografi dan sumber-sumber ilmu buni lainnya.
5.3Layanan Koleksi Langkah
Layanan koleksi langka adalah layanan terhadap pengguna jasa perpustakaan terhadap
koleksi-koleksi yang ada diperpustakaan termasuk buku-buku tua, yang kadang
berbahasa asing.
5.4Layanan Koleksi Deposit
Layanan Koleksi deposit adalah layanan terhadap pengguna jasa perpustakaan terhadap
koleksi-koleksi khusus terbitan daerah Sulawesi selatan.
5.5Layanan Pelsetarian Bahan Pustaka
Layanan pelestaraian bahan pustaka diperuntukan bagi pengguan jasa perpustakaan yang
membutuhkan informasi mengenai bagaimana cara merawat dan memperbaiki bahan
pustaka yang rusak termasuk didalamnya bagaimana menjilid surat kabar dan majalah.
5.6Layanan Otomasi perpustakaan
Layanan otomasi perpustakaan dimana layanan ini memberikan pelayanan kepada
pengguna jasa perpustakaan bagaimana menggunakan computer dalam menelusuri
koleksi bahan pustaka, pengalih median bahan pustaka serta pelayanan internet.
6.
Dalam pengelolaan perpustakaan sampai kepada pelayanan terhadap pengguna jasa
perpustakaan masih mengalami hambatan-hambatan yang perlu penyelesaian seperti : Hambatan
6.1Dana
Dana sampai sekarang dana untuk pengembangan perpustakaan masih sangat minim
sehingga kebutuhan untuk meningkatkan layanan kepada pengguna jasa perpustakaan
6.2Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia di lingkungan perpustakaan masih kurang hususnya mengenai
teknilogi informasi sehingga dengan mengikuti perkembangan selalu ketinggalan selain
itu sumber daya manusia diperpustakaan belum berorientasi pada pelayanan public masih
bersifat structural.
6.3Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana untuk mendukung teknologi informasi masih minim sehingga
pelaksanaan tugas kadang tidak optimal karena sarananya minim.
6.4Pejabat atau Pimpinan Perpustakaan
Pejabat atau pimpinan perpustakaan kadang juga jadi kendala karena yang diangkat
menjadi pimpinan di perpustakaan tidak mengerti perpustakaan.
6.5Pengguna Perpustakaan
Pengguna perpustakaan masih belum memiliki rasa memiliki sehingga di perpustakaan
kadang terjadi pengrusakan koleksi bahan pustaka atau sarana informasi yang lainnya.
6. Penutup
Demikian makalah yang dapat kami sampaikan, karena keterbatasan pengetahuan kami,
sehingga makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran
sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang membaca makalah ini, untuk perbaikan
dimasa-masa mendatang. Walaupun makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan,
Arief, Ikhwan,. 2004.
DAFTAR PUSTAKA
Fahmi, Ismail. 2004.
Konsep dan Perancang dalam Otomasi Perpustakaan
Hasibuan, Zainal A. 2005.
Inovasi Jaringan Perpustakaan Digital. Makalah Seminar Perpustakaan dan Informasi Universitas Muhammadiyah Malang 4 Oktober 2004.
Pengembangan Perpustakaan Digital. Makalah Pelatihan Pengelola Perpustakaan,
Herman S, Rachman., 2006.
Bogor, 17-18 Mei 2005.
Etiak kepustakawanan : Suatu pendekatan Terhadap Profesi dan Etika Pustakawan Indonesia,
Kartajaya, Hermawan., 2005.
Jakarta : Sagung Seto
MarkPlus on Strategy : 12 Tahun Perjalanan MarkPlus & Co Membagun Strategi Perusahaan.
Qalyubi, Syihabuddin, dkk. 2007.
Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi,
Ratminto dkk. 2006.
Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Yogyakarta.
Manajemen Pelayanan : Pengembangan Model Konseptual, Penerapan Citizen’s Carter dan Standar Pelayanan Minimal,
Sudarsono, Blasius. 2006.
Yogyakarat : Pustaka Pelajar.
