PERPUSTAKAAN SISTEM JARINGAN DOKUMENTASI DAN
INFORMASI (SJDI) BADAN PEMBINAAN HUKUM NASIONAL
(BPHN) CILILITAN JAKARTA TIMUR
Skripsi
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu
(S1) Pada Jurusan Ilmu Perpustakaan
Disusun Oleh :
ABDUSSALAM MUKHTAR
NIM : 106025001041
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa :
1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar Strata 1 (S1) di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya
atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, 7 Juli 2011
i ABSTRAK
ABDUSSALAM MUKHTAR
Pengolahan Koleksi peraturan perundang-undangan di Perpustakaan Badan pembinaan hukum nasional
ii
KATA PENGANTAR
Assalamu‟alaikum Wr. Wb
Segala puji dan syukur kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya serta hidayah-Nya yang tiada henti dalam memelihara dan membimbing penulis pada proses penyusunan skripsi ini yang berjudul “Pengolahan peraturan perundang-undangan di perpustakaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi badan pembinaan hukum nasional (BPHN) ”. Meskipun ada hambatan namun hal tersebut merupakan proses pembelajaran. Alhamdulillah ya Robbal „Alamin. Shalawat teriring salam senantiasa kita
sanjungkan kepada pemimpin besar dunia yang mereformasi kehidupan jahiliyyah menuju manusia yang berakhlakul karimah yaitu Nabi Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat khususnya dan kita selaku umat yang Insya Allah selalu taat kepadaNya.
iii
1. Bapak Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M.Ag. Selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Drs. Rizal Saiful Haq, MA, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Rosa Widyawan, MA, selaku Dosen Pembimbing dalam penulisan skripsi ini, yang telah meluangkan waktu dan kesebarannya memberikan masukan dan bimbingan kepada penulis selama proses penulisan skripsi ini.
5. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Adab dab Humaniora, khusunya Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan segala pengetahuan dan ilmu kepada mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan. 6. Bapak Imron Gunawan, SH.,SI selaku Kepala Perpustakaan yang telah
memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian di Perpustakaan Badan pembinaan hukum nasional Jakarta Timur serta memberikan kemudahan kepada penulis, penulis mengucapkan terima kasih atas segala kebaikannya.
iv
8. Kepada kedua orang tua yang teramat sangat berjasa dalam kehidupan penulis Bapak Syaifuddin Sidik semoga Allah memberikan kasih dan sayang-Nya kepadamu serta Ibunda Suroyah tercinta semoga Allah memberikan dunia dan akhirat ini kepadamu, terima kasih atas segala dukungan yang tiada henti-hentinya memberikaan semangat dan doa dengan tulus ikhlas kepada penulis, penulisan skripsi ini kudedikasikan untuk kalian.
9. Kakakku Abdul Aziz Mukhtar serta adik-adikku Yulia Izzawati, dan Syahriful Mukhtar, terima kasih telah memberikan segala do’a, bantuannya dan motivasinya.
10.Kawan-kawan seperjuangan Underground Movement atau IPI ’06 : Bung
Gels, Ipoy, Q-wyl, Bang Aths, Tb “bt aneh”, Adhit, Heri, Dani, Meta, Ayu, Winda, Sonia, Nurfah, Ophi dan lain-lain. Bersama-sama untuk meraih satu tujuan yang pasti demi masa depan.
11.Iis Awalia yang selama ini baik dan menyemangati penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini. Terima kasih telah menjadi motivasi dan inspirasi tersendiri dalam hidup penulis.
v
13.Dan kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu namun tidak mengurangi rasa hormat penulis kepada kalian semua. Terima kasih atas bantuan, dukungan, dan doanya.
Akhir kata semoga skripsi ini dapat bermanfaat terutama bagi penulis dan juga para pembaca lainnya. Amin.
Jakarta, Mei 2011
vi
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian... 5
D. Manfaat Penelitian... 5
E. Metodologi Penelitian ... 5
F. Sistematika Penulisan ... 8
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Pengertian pengolahan bahan pustaka ... 10
B. Langkah-langkah pengolahan ... 13
1. Inventarisasi ... 13
2. Katalogisasi ... 16
b. Katalogisasi subyek …… ………...………..23
3. Kelengkapan pustaka ………..……….30
4. Penyusunan koleksi di rak ………..……….31
C. Pengertian dokumen ……….…32
D. Sumber dokumen ……….33
E. Jenis – jenis dokumen ……..………34
F. Penyimpanan dokumen ………36
G. Pengertian perundang-undangan ……….39
H. Lembaran lepas ……….………...40
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN BADAN PEMBINAAN HUKUM NASIONAL A. Sejarah Singkat ... 42
B. Visi dan Misi ... 43
C. Struktur Organisasi ... 43.
D. Sumber daya manusia ………45
E. Koleksi Perpustakaan ... 46
F. Gedung perpustakaan ... 50
G. Keanggotaan ... 50
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Pengolahan ... 51
1. Inventarisasi ... 52
2. Pengelompokan peraturan perundang-undangan ... 53
4. Katalogisasi subyek ... .61
5. Penentuan subyek ... .61
6. Penyusunan katalog peraturan………...…..……....63
7. Pembuatan tajuk entri utama………..….63
8. Petunjuk pembuatan judul seragam……….66
9. Deskripsi bibliografi………....67
10. Penyusunan koleksi di rak………..70
B. Hambatan………..……….…...…..70
C. Solusi ... 71
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan... 72
B. Saran ... 73
DAFTAR PUSTAKA ... 74
ix
x
1. Contoh kartu entri utama ... 20
2. Tampilan Menu Utama Online Public Access Cataloging (OPAC) BPHN ... 55
3. From entri peraturan ... 56
4. Koleksi peraturan ... 57
5. konvigurasi katalog peraturan perundang-undangan……...………...58
1
A. Latar Belakng Masalah
Dokumen hukum seperti peraturan perundang-undangan harus dikelola secara khusus, karena peraturan perundang-undangan mempunyai kekhususan, yaitu: 1. Mempunyai hirarkhi, 2. Mempunyai keterkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, 3. Mempunyai kekuatan mengikat berbeda dengan dokumen yang lain, 4. Diperlukan oleh badan legislatif, eksekutif, yudikatif, maupun oleh masyarakat umum, baik peneliti, akademisi atau masyarakat yang akan menuntut hak atau mempertahankan hak-haknya. Dokumen hukum membawa dampak bagi pengembangan ilmu hukum pada umumnya terkait dengan peran legislatif, eksekutif, yudikatif maupun peran pendidikan hukum, dalam membuat, melaksanakan, mengadili, mengevaluasi hukum khususnya yang tertuang dalam peraturan undangan, bahan hukum terkhusus peraturan perundang-undangan harus disebarluaskan, diumumkan karena ada bahwa semua orang dianggap mengetahui hukum.1
Banyaknya dokumen peraturan perundang-undangan hukum yang disimpan oleh BPHN itu sendiri terdapat peraturan undang-undang pusat: Undang-Undang (UU), Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang (PERPU), Peraturan Pemerintah (PP), Peraturan Presiden (PERPRES), Keputusan Presiden (KEPRES), dan Instruksi Presiden (INPRES). Peraturan perundang-undangan departemen atau non departemen, peraturan perundang-perundang-undangan
1
daerah provinsi kabupaten atau kota. Konvensi atau perjanjian internasional. Putusan pengadilan atau yurispudensi.
Undang-undang adalah peraturan umum dan formal. Dibentuk oleh pemerintah dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat, undang-undang mengatur persoalan-persoalan pokok dalam rangka melaksanakan hukum dasar negara. PERPU adalah peraturan pemerintah pengganti undang-undang adalah peraturan yang dibuat oleh pemerintah dalam keadaan memaksa. PP adalah perundangan yang berisi aturan umum untuk melaksanakan undang-undang atau PERPU. PERPRES adalah peraturan undang-undang-undang-undang yang berisi aturan umum. KEPRES adalah peraturan yang bersifat khusus untuk melaksanakan UUD 1945, TAP MPR, undang-undang atau Perpu, PP. INPRES adalah petunjuk-petunjuk dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat (pejabat) bawahannya.2
Adanya jaringan dokumentasi dan informasi hukum sangat membantu departemen-departemen, biro hukum, perpustakaan nasional, perpustakaan fakultas hukum, dan biro lembaga lainnya dimana BPHN sebagai pusat jaringan informasinya.
Banyaknya koleksi peraturan perundang-undangan di BPHN menyebabkan pustakawan harus teliti dalam mengolah koleksi peraturan perundang-undang tersebut. Karena mengolah klasifikasi dan deskripsinya berbeda dengan mengolah koleksi buku. Kegiatan mengolah koleksi perundang-undangan di BPHN meliputi katalogisasi, klasifikasi, deskripsi bibliografi, penyusunan koleksi di rak. Dengan sistem layanan di BPHN yang menggunakan
2
sistem tertutup, maka akan mempermudah pustakawan untuk mencari literatur yang di butuhkan olah pengguna jika pengolahan koleksi peraturan dilakukan dengan tepat.
Perpustakaan dinas atau “dokumentasi” yang ada di Biro Hukum atau
bagian Hukum dan perundang-undangan, adalah unit penyedia atau tempat mencari informasi hukum, khususnya bagi instansi hukum, khususnya bagi instansi yang bersaangkutan dalam rangka penyelenggaran pemerintahan yang baik dan bersih. Disamping itu yang tidak kalah pentingnya adalah untuk memenuhi hak asasi sesama warga negara untuk memperoleh informasi hukum sesuai dengan ketentuan pasal 28F Undang-undang Dasar 1945. sebagai tempat utama mencari informasi dan sarana pemenuhan hak asasi manusia, tidak pada tempatnya lagi memandang perpustakaan hanya sekedar gedung atau kumpulan buku-buku bacaan. Perpustakaan dan pusat dokumentasi telah menyimpan ribuan bahkan ratusan ribu dokumen hukum yang direkam dalam berbagai media, (media tulis maupun media elektronik), dapat dipandang sebaagai sarana pembangunan dan pencerdasan bangsa. 3
Perpustakaan Pusat Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (PUSDOKINFO) BPHN sebagai salah satu perpustakaan khusus yang berada di bawah Departemen Kehakiman. Pengolahan yang dilakukan Perpustakaan pusat jaringan dokumentasi dan informasi hukum nasional BPHN terlihat dari sarana dan prasarana perlengkapan yang dimiliki oleh perpustakaan BPHN cukup untuk mengolah perpustakaan
3
Berdasarkan pemaparan diatas, penulis merasa tertarik untuk menggali lebih dalam masalah-masalah pengolahan peraturan perundang-undangan yang ada pada perpustakaan Pusat Jaringan Dokumentasi dan Informasi BPHN, kendala-kendala yang dihadapi dalam koleksi pengolahan perpustakaan, serta solusi terhadap kendala-kendala tersebut. Dengan demikian penulis tuangkan dalam sebuah skripsi dengan judul: “Pengolahan Peraturan Perundang-undangan di Perpustakaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi
(SJDI) Badan Pembinaan Hukum Nasional (BPHN) Cililitan Jakarta Timur”
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Agar pembatasan skripsi lebih tearah serta tidak meluas, maka penulis memberikan batasan masalah yang akan diteliti pada perpustakaan Sistem jaringan dokumentasi dan informasi BPHN tentang pelaksanaan pengolahan peraturan perundang-undangan di perpustakaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi (SJDI) badan pembinaan hukum nasional.
Adapun rumusan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana pelaksanaan pengolahan peraturan perundang-undangan di Perpustakaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi (SJDI) BPHN Cililitan?
2. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi perpustakan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi (SJDI) BPHN dalam pengolahan perpustakaan?
Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui sejauhmana pelaksanaa pengolahan perpustakaan yang diterapkan di perpustakaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi (SJDI) BPHN Cililitan
2. Untuk mengetahui apa saja menjadi kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi (SJDI) BPHN dalam peneglolaan perpustakaan
Manfaat penelitian ini adalah:
1. memberikan sumbangsih pemikiran yang dapat memperkaya khazanah pengetahuan tentang masalah penolahan perpustakaan khusus
2. memberikan masukan-masukan yang berguna kepada perpustakaan pusat jaringan dokumentasi dan informasi BPHN serta memperluas dan memperdalam pengetahuan penulis tentang pengolahan peraturan perundang-undangan di perpustakaan.
D. Metode penelitian
Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah menggunakan metode deskriptif, yaitu metode penulisan yang menuturkan dan menafsirkan data yang berkenaan dengan fakta, keadaan, variable, dan fenomena yang terjadi saat penelitian langsung dan menyajikannya apa adanya.4
1. Jenis Penelitian
Dalam penelitian ini penulis menggunakan penelitian kualitatif sebagaimana menurut Bogdan dan Taylor, metodologi kualitatif adalah prosedur
4
penelitian yang menghasilkan data – data deskriptif berupa kata – kata tertulis atau lisan dari orang – orang dan perilaku yang diamati.5
2. Informan
Informan adalah orang yang di manfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian6. Penentuan informan mencari tahu pihak yang paling memahami objek penelitian. Penelitian ini mengmbil informan satu dengan kriteria informan ini memahami peraturan perundang-undangan
3. Teknik pengumpulan data
Pengumpulan data dalam penelitian ini disesuaikan dengan fokus dan tujuan penelitian. Data yang dikumpulkan berdasarkan data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui wawancara yang diubah dari bentuk rekaman menjadi tulisan dan observasi. Untuk data sekunder diperoleh dari penelusuran data dan informasi dari dokumen atau catatan yang memiliki keterkaitan dengan objek penelitian.
Adapun metode pengumpulan data yang dipakai
1. Penelitian kepustakaan (library research) dilakukan dengan cara mencari dan mempelajari teori-teori dari buku – buku dan sumber yang lain sesuai dengan topik skripsi.
2. Penelitian lapangan (field research) dilakukan dengan cara: a. Observasi
5
Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:: Remaja Rosdakarya, 2007), h. 4
6
Observasi adalah metode penelitian yang pengambilan datanya bertumpu pada pengamatan langsung terhadap objek penelitian.7 Observasi bertujuan untuk mendeskripsikan keadaan yang dipelajari dan aktifitas – aktifitas yang tengah berlangsung. Kemudian hasil dari observasi tersebut dicatat menjadi suatu catatan observasi yang berisi deskripsi hal – hal yang diamati secara lengkap dengan keterangan tanggal dan waktu.
b. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu.8 Peneliti mengajukan beberapa pertanyaan yang telah peneliti siapkan kepada informan, lalu dijawab oleh pemberi data dengan bebas terbuka
c. Dokumentasi
Dokumentasi adalah yang dilakukan untuk mencari data yang berupa catatan, brosur, arsip, notulen rapat, agenda sebagainya.9 Dokumentasi bertujuan untuk
4. Teknik Analisa Data
Data akan di analisa melalui tiga tahapan yaitu : 1. Reduksi data
7
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA – LAN Press., 1999), h. 63
8
Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:: Remaja Rosdakarya, 2007), h. 186
9
Data yang diperoleh penulis melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka dicatat dengan rinci, mengelompokkan atau memilah – milah dan memfokuskan pada hal penting dengan demikian data yang didapat memberikan gambaran jelas.
2. Penyajian data
Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks bersifat naratif.
3. Penarikan kesimpulan
Data – data yang terangkum dan dijabarkan dalam bentuk naratif penulis buatkan kesimpulan. Kesimpulan digunakan untuk menjawab rumusan masalah.
E. Sistematika penulisan
Agar pembahasan bab demi bab ini skripsi ini terjalin secara sistematis, maka dalam skripsi ini penulis membaginya menjadi lima bab, adapun urutannya adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini dikemukakan latar belakang masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan ditutup dengan sistematika penulisan
BAB II TINJAUAN LITERATUR
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN SISTEM
JARIANGAN DOKUMENTASI dan INFORMASI BPHN
Bab ini memuat gambaran umum Perpustakaan Pusat jariangan dokumentasi dan informasi BPHN, yang berisi: sejarah dan fungsi tujuan, struktur organisasi, serta koleksi dan fasilitas perpustakaan pusat jaringan dokumentasi dan informasi BPHN.
BAB IV HASIL PENELITIAN
Bab ini memuat hasil penelitian yang terdiri dari tiga pokok permasalahan yakni; pengolahan perpustakaan Sistem jaringan dokumentasi dan informasi BPHN, kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan SJDI BPHN dalam pengolahan perpustakaan.
BAB V PENUTUP
10
A. Pengertian pengolahan bahan pustaka
Menurut Sulistyo basuki, pengolahan memiliki sinonim dengan istilah
processing. Namun ada pula yang menyebutnya sebagai accessioning. Tapi perbedaan istilah tersebut sampai sejauh ini masih memiliki proses kegiatan yang sama. Karena pengolahan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima di perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pengguna perpustakaan. Tujuannya adalah agar semua koleksi dapat ditemukan atau ditelusur dan dipergunakan dengan mudah oleh pemakai. Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan dapat dimanfaatkan atau ditemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan sistem pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library materials) atau pelayanan teknis (technical services). Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan, dimulai dari pembinaan dan pengembangan koleksi, inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, dan kelengkapan fisik buku.1
Kegiatan pokok yang biasa dilakukan dalam pengolahan meliputi penomoran induk atau nomor registrasi yang harus dicantumkan baik pada buku induk dan pada buku yang bersangkutan. Selanjutnya koleksi akan melewati tahap berikutnya untuk dikelompokan atau diklasifikasikan dan dibuatkan katalog dengan menggunakan acuan tertentu.
1
Pengolahan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan memproses atau mengolah bahan pustaka agar siap dipinjam untuk dibaca atau di dengar oleh masyarakat pemakai. Pengolahan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan :
1. Mengklasifikasi 2. Mengkatalog
3. Melakukan verifikasi data bibliografi 4. Menentukan tajuk subjek
5. Menentukan kata kunci 6. Mengalihkan data bibliografi 7. Menyunting data bibliografi 8. Mengolah data bibliografi 9. Membuat anotasi
10.Membuat kelengkapan pustaka 11.Menyusun daftar tambahan pustaka
12.Menyusun bibliografi, indeks, dan sejenisnya 13.Membuat kliping
14.Membuat sari karangan
Dari semua kegiatan di atas, untuk pengolahan bahan pustaka kegiatan yang harus dilakukan sekurang-kurangnya adalah mengklasifikasi, mengkatalog, membuat kelengkapan pustaka dan menyusun daftar pustaka tambahan.2 Karena dalam pengolahan bahan pustaka ada beberapa prosedur yang harus dilakukan, diantaranya adalah :
2
1. Memahami isi buku terlebih dahulu, dengan cara melihat judul buku, daftar isi, kata pengantar/pendahuluan, atau membaca secara keseluruhan, 2. Menentukan subjek buku tersebut,
3. Penggunaan bagan klasifikasi DDC,
4. Pemilihan notasi kelas atau nomor kode yang tepat, 5. Memberi nomor kode pada buku yang bersangkutan, 6. Membuat kartu katalog. 3
Pengolahan yang terorganisasi dengan baik akan memberikan dampak yang baik untuk kegiatan penelusuran temu kembali, karena kegiatan pengolahan ini sangat berkaitan dengan kegiatan penelusuran yang dilakukan oleh pemakai. Pengolahan yang sederhana dan mudah membuat para pemakai yakin akan penelusuran yang dilakukan. Dalam melakukan kegiatan pengolahan dibutuhkan bantuan berupa peralatan pengolahan, diantaranya adalah :
1. Kebijakan pimpinan untuk pengolahan sebagai pegangan. Hal itu untuk menciptakan konsistensi dan dijadikan pegangan dan rujukan agar pada masa yang akan datang tidak mudah diubah. Oleh karena itu hal-hal yang bersifat prinsip harus ditetapkan dengan keputusan atau kebijakan pimpinan, termasuk dalam hal pengolahan itu,
2. Buku Dewey Decimal Classification (DDC) terdiri atas bagan klasifikasi, indeks relatif, dan tabel,
3. Pedoman katalogisasi yang diterbitkan oleh Perpusnas RI, 4. Pedoman tajuk subjek (Perpusnas RI),
5. Thesaurus (Thesaurus),
3
6. Alat atau perlengkapan (supplies) seperti slip buku, label, slip tanggal kembali dan kartu katalog,
7. Plastik sampul,
8. Alat tulis kantor (ATK) secukupnya.4
B. Langkah – langkah pengolahan
Pegolahan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan memproses atau mengolah bahan pustaka agar siap dipinjam untuk dibaca atau didengar oleh masyarakat pemakai. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengolah bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Inventarisasi
Tahap pertama dari kegiatan pengolahan koleksi buku adalah mendaftar koleksi yang baru datang. Tahap mendaftar koleksi biasa dikenal dengan istilah inventarisasi. Inventarisasi adalah kegiatan :
a. Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk,
b. Memberi nomor induk atau inventaris setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan,
c. Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima,
d. Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku,
e. Memberi cap atau stempel milik pada setiap buku, pada halaman tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.5
Tahap inventarisasi memerlukan basis data inventaris, yang semula dikenal dengan nama buku induk atau buku inventaris. Basis data
4
Op.,cit, h.102
5
inventaris dapat dikatakan sebagai kumpulan catatan dalam bentuk matriks, mengenai identitas setiap buku yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, yang pada umumnya mencatat hal-hal sebagai berikut : a. Tanggal pemesanan,
b. Tanggal penerimaan, c. Tanggal pembayaran, d. Tanggal inventaris, e. Nomor inventaris, f. Judul,
g. Pengarang, h. Edisi, i. Kota terbit, j. Penerbit, k. Tahun terbit,
l. Jumlah (dibagi dua kolom untuk eksemplar dan judul), m. Bahasa (dibagi dua kolom untuk Indonesia dan asing), n. Sumber (hadiah, sumbangan, atau pembelian),
o. Harga satuan (kalau sumber pembelian), p. Keterangan (digunakan apabila diperlukan).
Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Pemberian cap perpustakaan
perpustakaan dan menghindarkan orang mengambil. Cap itu biasanya dibubuhkan pada tiga tempat (1) halaman di belakang judul, (2) di bagian tengah pada halaman tertentu yang dilakukan secara konsisten, dan pada bagian terakhir isi. Cap tersebut hendaknya tidak menggangu atau menutupi teks.
b. Pemberian cap inventaris
Cap inventaris adalah cap yang mencantumkan keterangan tentang nama instansi, nomor kelas, nomor induk, tahun diterima, dan sumber pengadaan. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman judul atau halaman akhir buku.
c. Pemberian nomor registrasi atau nomor inventaris
Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukan identitas setiap koleksi perpustakaan. Nomor inventaris dapat dibuat untuk mencerminkan status asal koleksi yaitu berupa pembelian atau hadiah. Pemberian nomor inventaris sebaiknya secara berkelanjutan dan setiap koleksi hanya mempunyai satu nomor inventaris. Pemberian nomor inventaris dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan setiap perpustakaan.6
Manfaat data dari buku inventaris dapat digunakan untuk pembuatan laporan statistik. Data tersebut antara lain adalah :
a. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, b. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya,
6
c. Jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia dan asing, d. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain,
e. Jumlah anggaran yang dikeluarkan.7
2. Katalogisasi
Katalogisasi adalah Kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka atau dokumen (buku, majalah, CD-ROM, mikrofilm, dll.). Istilah ini kadang-kadang juga meliputi klasifikasi bahan pustaka dan secara umum penyiapan bahan pustaka untuk digunakan pemakai.8
Pengolahan bahan pustaka atau katalogisasi adalah proses penelaahan dan pengolahan keterangan dan hal-hal penting dari bahan pustaka menjaadi catalog .9
Dalam pembuatan katalog kegiatannya dibagi menjadi dua macam, yaitu katalogisasi deskriptif (descriptive cataloging) dan katalogisasi subyek
(subjective cataloging).
Katalogiasasi deskriptif adalah kegiatan pembuatan katalog yang mencatat data bibliografi bahan koleksi perpustakaan yang merupakan identitas dari koleksi itu. Katalogisasi deskriptif pun terbagi dua yaitu pencatatan data deskripsi bibliografi dan penentuan tajuk-tajuk. Selain itu penciptaan suatu sistem katalog yang relatif lebih membantu memerlukan pula pembuatan penunjukan dan penunjukan silang. Misalnya penunjukan
7
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, h. 85.
8
Rusina sjahrial, Pedoman penyelenggaraan perpustakaan, (Jakarta: Djembatan, 2000),h. 40
9
dengan kata-kata lihat membimbing pengguna sistem katalog dari kata atau istilah yang tidak digunakan ke kata atau istilah yang digunakan
a. Deskripsi Bibliografi
Deskripsi buku yang menjadi dasar pembuatan deskripsi adalah halaman judul.10 Dalam satu deskripsi dicatat data-data bibliografi yang menurut AACR 2 ada 8 daerah. Masing-masing daerah kadang-kadang memiliki satu atau lebih unsur deskripsi. Misalnya pada daerah judul dan pernyataan kepengarangan mungkin saja ada beberapa unsur sebagai berikut :
1. Judul biasa 2. Judul paralel
3. Keterangan judul yang lain (anak judul) 4. Pernyataan kepengarangan yang pertama
5. Pernyataan kepengarangan kedua dan seterusnya, termasuk penerjemah, ilustrator, editor dan lain-lain
Untuk mengenal suatu buku hendaknya diberi identitas yang cukup lengkap yang menurut AACR dibagi atas daerah-daerah (area) deskripsi sebagai berikut
a. Daerah judul dan pernyataan penanggung jawab Judul biasa
Judul paralel
Judul lain atau informasi judul lain atau anak judul Keterangan ke pengarangan pertama
10
Keterangan ke pengarangan ke dua dan / atau yang berikutnya b. Daerah edisi
Keterangan edisi
Keterangan ke pengarangan pertama
Keterangan ke pengarangan kedua atau yang berikutnya c. Daerah rincian khusus material
d. Daerah publikasi dan distribusi (Impresum) Tempat terbit pertama
Tempat terbit kedua dan selanjutnya Penerbit
Penerbit kedua dan selanjutnya Tahun terbit
e. Daerah deskripsi fisik (Kolasi) Jumlah halaman/jumlah jilid Keterangan ilustrasi
Ukuran
Bahan yang diikutsertakan (deskripsi dari bahan yang diikutsertakan)
f. Daerah seri (Keterangan seri Keterangan sub-seri
Penomoran dari seri atau sub-seri ISSN) g. Daerah catatan
Keterangan tentang catatan
h. Daerah nomor standar dan istilah yang menunjukkan syarat kepemilikan kopinya yang lain (harga khusus dan lain-lain).
ISBN Jilidan Harga 11
Katalogisasi dibagi menjadi tiga macam, yaitu:
a. Katalogisasi sederhana, adalah kegiatan katalogisasi yang hanya mencantumkan informasi data bibliografis, tingkat (level) 1 berdasarkan
Anglo American Cataloging Rules (AACR) II yaitu: Judul asli, pengarang, edisi, penerbit, tempat terbit dan nomor standar seperti International Standard Book Number (ISBN).
b. Katalogisasi kompleks, adalah kegiatan katalogisasi yang mencantumkan informasi data bibliografis tingkat 1 ditambah anatara lain judul paralel, judul-judul seri, judul penerjemah, dan pengarang tambahan.
c. Katalogisasi salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan pustaka dari sumber bibliografi lain dengan atau tanpa menambah informasi yang diperlukan.12.
Katalog merupakan daftar dokumen yang dimiliki unit informasi serta disusun menurut tata urutan tertentu, misalnya menurut pengarang,
11
Rizal saiful Haq, Deskripsi bibliografi buku dan serial (Jakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab, t.t.) h. 18
12
subyek, nama, geografis, maupun judul. Katalog menunjukkan lokasi sebuah dokumen; hal demikian tidak diberikan dalam bibliografi. Jadi, dokumen yang diterima oleh sebuah unit informasi harus dicatat dalam katalog.
Apabila bahan pustaka yang tersimpan dalam perpustakaan tidak memakai katalog sebagai alat atau media temu balik, maka akan sulit bagi siapapun untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan secara cepat, tepat, dan akurat. Lebih-lebih jika koleksi perpustakaan tersebut dalam jumlah yang amat besar. Agar tidak merepotkan di kemudian hari maka setiap perpustakaan, sekalipun baru memiliki koleksi dalam jumlah kecil tetap harus dibuatkan katalognya, sebab koleksi yang kecil lama-lama akan menjadi besar. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tujuan utama katalog perpustakaan ialah membantu pemakai perpustakaan memperoleh dokumen seefisien mungkin.13
Adapun katalog perpustakaan mempunyai bentuk fisik yang bermacam-macam, yaitu sebagai berikut:
a. Katalog buku (Printed Catalog)
Katalog dalam bentuk buku merupakan katalog perpustakaan yang sudah lama dikenal masyarakat. Bentuknya seperti buku yang terdiri atas sejumlah halaman yang masing-masing halamannya dapat memuat data-data katalog yang dicetak dengan mesin cetak atau dengan mesin yang
13
lainnya. Kalau sekarang katalog buku hampir sama dengan kamus yang banyak kita kenal.
Keuntungan katalog buku diantaranya dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan, serta dapat diletakkan pada berbagai tempat. Sedangkan kerugiannya ialah setiap kali perpustakaan mendapatkan bahan pustaka yang baru tidak bisa dimasukkan kedalam data-data yang telah tercetak pada katalog sebelumnya. Hal ini biasanya diatasi dengan membuat suplemen katalog, namun cara ini tidak bisa mengejar pertumbuhan buku. Oleh karena itulah, katalog perpustakaan dalam bentuk buku sudah jarang kita temukann pada perpustakaan-perpustakaan.
b. Katalog berkas (Sheaf Catalog)
Katalog berkas merupakan perkembangan lebih lanjut dari katalog buku. Bentuk katalog berkas yaitu berupa lembaran lepas dari kertas atau kartu ukuran 7,5 x 12,5 cm atau 10 x 15 cm. Masing-masing lembar berisi data-data katalog. Untuk menyatukan lembaran-lembaran lepas tersebut diberi lubang kemudian diikat menjadi satu. Atau tidak jarang juga disatuan dengan penjepit khusus. Untuk menguatkan katalog berkas biasanya pada bagain depan dan belakang dilindungi dengan karton tebal. Setiap lembar katalog berkas memuat satu data, masing-masng berisi 500 hingga 600 lembar. Berkas yang sudah terjepit/terjild kemudian disusun menurut nomor kelas.
pemakai cukup mengambil berkas yang diperlukannya. Kerugian-kerugiannya ialah penyisipan data katalog baru memerlukan kerja keras karena harus membuka penjepit atau jilid
c. Katalog kartu (card catalog)
Katalog dalam bentuk kartu merupakan perkembangan lebih lanjut dari katalog berkas. Katalog ini dibuat dalam bentuk kartu berukuran 7,5x12,5 cm. Dengan ketebalan 0,025 cm (kurang lebih sama tebalnya dengan karton manila). Setiap kartu berisi satu data katalog.
Keuntungan menggunakan katalog kartu dintaranya bersifat praktis, penambahan data katalog tidak mengalami kesulitan karena katalog baru tinggal menyisipkannya saja pada susunan katalog yang sudah ada sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Kerugiannya ialah pemakai harus entri dalammenggunakannya kartu katalog disimpan pada suatu tempat (laci katalog) dan setiap kartu hanya memuat satu data katalog saja.14
d. Katalog online (OPAC)
Katalog online ialah katalog yang terpasang pada komputer biasanya dihubungkan dengan sistem jaringan baik jaringan lokal (LAN) ataupun jaringan dalam skala yang luas (WAN). Katalog online juga disebut dengan On-line Public Access Catalogue (OPAC). Katalog online dikembangkan sebagai bagian dari otomasi perpustakaan. Pada umumnya katalog online tetap memuat informasi penting yang ada dalam sebuah
14
dokumen seperti pengarang, judul dokumen, kota terbit, dan penerbit, serta informasi fisik tentang dokumen, dan lokasi penempatan dokumen. Katalog online banyak digunakan pada berbagai perpustakaan karena mempunyai banyak keuntungan, di antaranya adalah sebagai berikut :
2) Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
3) Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling mengganggu.
4) Penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya lewat judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit dan sebagainya, yaitu dengan memanfaatkan penelusuran Boolean Logic.
5) Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas.
6) Penelusuran dapat dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan, yaitu dengan menggunakan sistem jaringan LAN (Local Area Network) atau WAN (Wide Area Network)15
b. Katalogisasi subyek
Dalam katalogisasi subyek yang menjadi sasaran adalah penentuan entri subyek sebuah buku baik berupa subyek verbal maupun notasi
15
klasifikasi, dan hasilnya di cantumkan dalam catalog. Klasifikasi adalah deskripsi isi untuk menentukan subyek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subyek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang paling tepat dalam bahasa dokumenter yang digunakan. Bentuk lazim klasifikasi biasanya menuangkan deskripsi isi dalam bentuk angka. Adapun katalogisasi subjek adalah proses pembuatan catalog yang berkaitan dengan subyek/isi pustaka, dan akan selalu berhubungan dengan istilah subyek. 16
Dalam perkembangannya, sistem klasifikasi subjek ada yang menggunakan notasi atau tanda berupa huruf dan ada juga yang menggunakan angka. Berikut ini akan di uraian beberapa sistem klasifikasi yang telah digunakan oleh perpustakaan di seluruh dunia. Sistem Klasifikasi Perpustakaan Kongres / Library of Congress System (LC) merupakan sistem klasifikasi yang menggunakan tanda huruf. Perpustakaan Library of Congress didirkan tahun 1800, tetapi bagan klasifikasi LC secara rinci baru diperkenalkan antara tahun 1899-1920 oleh Herbert Putnam, pustakawan pada Perpustakaan LC tahun 1899-1939. LC dikembangkan khusus untuk perpustakaan Library of Congress yang mempunyai koleksi sangat besar. LC juga membagi ilmu pengetahuan dalam beberapa kelompok atau kelas, hanya saja sandi atau kode yang digunakan bukan angka, melainkan huruf abjad. Notasi atau tanda huruf yang digunakan di dalam sistem itu17
16
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, h. 103.
17
No Subyek LC DDC UDC
Sejarah (kecuali Amerika), Genealogi
Ilmu Pengetahuan atau ilmu murni Kedokteran
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 93.
19
Sejarah dan geografi
Tabel 1
Tabel DDC, UDC dan LC
Dalam UDC terdapat tabel tambahan yang didukung oleh satu seri simbol kombinasi dan singkatan seperti berikut :
Tabel Tambahan UDC
Simbol Dibaca Untuk Menyatakan Contoh
+ Tambah Dokumen membahas
dua topik
622+699 (pertambangan dan metalurgi)
/ Sampai dengan Penggabungan beberapa kelas
31 : 63 (statistik pertanian)
= Sama dengan Subdivisi bahasa =20 (dalam bahasa Inggris) (0) Nol dalam
kurung
Subdivisi bentuk (03) (kamus, ensiklopedi)
(1/9) Kurung Subdivisi tempat (100) (internasional) “ “ Tanda petik Subdivisi waktu “32” (musim)
(=0/9) Sama dengan dalam kurung
Subdivisi bangsa (=081) (orang primitif)
A/Z A s.d. Z Orang 820 Shaw (karya Shaw) .00 Titik nol ganda Sudut pandangan .001 (pandangan teoritis;
20
program, rencana
Sistem klasifikasi yang paling banyak digunakan perpustakaan adalah
Dewey Decimal Classification (DDC). DDC diciptakan oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 dan pertama kali diterbitkan pada tahun 1876. DDC membagi ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelas utama, kemudian masing-masing kelas utama dibagi menjadi 10 divisi, dan selanjutnya masing-masing divisi dibagi lagi menjadi 10 seksi, sehingga dengan demikian DDC terdiri dari 10 kelas utama, 100 divisi dan 1000 seksi. Meskipun demikian, DDC masih memungkinkan diadakannya pembagian lebih lanjut daripada seksi menjadi sub-seksi, dari sub-seksi menjadi sub sub-seksi, dan seterusnya. Notasi atau tanda huruf yang digunakan di dalam sistem DDC.
Dewey mempunyai alasan mengapa DDC dibagi menjadi 10 kelas utama dengan dimulai dari karya umum dan diakhiri dengan sejarah, alasannya yaitu karena antara bagian atau golongan 1 dengan golongan-golongan berikutnya selalu ada hubungannya sampai pada akhir dari
21
penggolongan itu.22 Di dalam klasifikasi DDC yang telah membagi kelas utama, divisi, dan seksi masih diperlukan tabel pembantu. Tabel pembantu berbentuk serangkaian notasi khusus yang digunakan untuk menyatakan aspek-aspek tertentu yang selalu terdapat dalam beberapa subjek yang berbeda. Tabel pembantu yang dipergunakan sebanyak 6 tabel pembantu, yaitu :
1. Tabel subdivisi standar (T1) 2. Tabel wilayah (T2)
3. Tabel subdivisi kesusastraan (T3) 4. Tabel subdivisi bahasa (T4)
5. Tabel ras, bangsa, kelompok etnis (T5) 6. Tabel bahasa-bahasa23
Sistem klasifikasi akan sangat membantu, baik bagi petugas dalam menyusun koleksi, maupun bagi pemakai, agar dapat dengan mudah mencari dan menemukan apa yang mereka perlukan, sehingga akan menghemat waktu dan tenaga.
22
Noerhayati Soedibyo, Pengelolaan perpustakaan jilid 2 (Bandung: Alumni, 1988), h. 163.
23
12.5 cm
Nama pengarang: pengarang atau badan yang bertanggung jawab atas isi buku. Bagian ini disebut entri utama atau tajuk utama.
2
Judul: judul sebagai tertera pada halaman judul buku, diikuti judul bawahan, judul tambahan atau judul alternatife.
3
Pernyataan pengarang: sesudah judul disusul dengan nama pengarang. Jika buku ditulis oleh lebih dari satu pengarang, nama pengarang pertama diikuti nama pengarang kedua dan ketiga. Disini juga tempatnya menyebutkan ilustrator, penerjamah, penyadur dan sebagainya.
4
edisi: disini disebutkan edisi buku yang merupakan cetakan yang diperbarui.
5
Impresum: memuat tempat kedudukan penerbit yang utama, tempat penerbit dan tahun penerbit.
6
7
Keterangan seri: kalau buku merupakan bagian tertentu dari suatu seri, disebut nama seri dan nomor seri itu.
8
keterangan lain: keterangan adanya bibliografi, keterangan tentang isi buku yang perlu diketahui pembaca atau hubungan buku ini dengan buku lain.
9
Penjelasan: dicantumkan semua entri tambahan dimana kartu ditempatkan
10
Tanda buku: menunjukkan tempat buku dalam perpustakaan
3. Kelengkapan pustaka
kelengkapan pustaka adalah kegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan pustaka agar pustaka itu siap dipakai, mudah dipergunakan, dan untuk memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik. Kegiatan itu antara lain :
a. Pembuatan label buku
Pembuatan label buku memuat keterangan nomor notasi yang berisi nomor panggil atau kode klasifikasi, tiga huruf pertama pengarang, dan satu huruf pertama judul buku. Label itu ditempelkan pada punggung buku kira-kira 3 cm dari bawah. Label ini berguna sebagai petunjuk penyusun urutan penataan koleksi di rak dan untuk memudahkan pencarian koleksi kembali.
b. Slip dan kantong buku
c. Slip tanggal kembali
Tempatnya berdekatan dengan slip dan kantong buku. Gunanya untuk membubuhkan cap tanggal pengembalian. Pada saat buku dipinjam, maka slip di cap, slip buku diambil dari kantong buku dan dimasukkan dalam kantong peminjaman yang dibawa oleh anggota kemudian disimpan atau dijajarkan pada jajaran peminjaman di meja petugas. d. Kartu katalog
Sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.
e. Sampul
Untuk menjaga agar buku (koleksi) perpustakaan selalu dalam keadaan bersih, rapi, awet, dan tidak mudah rusak maka sebaiknya buku disampul plastik.
3. Penyusunan koleksi di rak
Bahan pustaka selesai diproses dan kartu-kartu katalog di jajarkan menurut system tertentu. Kemudian bahan pustaka tersebtu harus segera disusun atau diatur pada rak buku untuk dilayankan kepada pemakai perpustakaan. Penyusunan buku di perpustakaan ada dua cara, yaitu:
b. Penempatan relative atau tidak tetap (relative locations), artinya penempatan koleksi dapat berubah atau berpindah karena koleksi yang sama subjeknya harus terkumpul pada satu tempat, sehingga terpaksi menggeser atau pemindahan yang sudah ada. 24
C. Pengertian dokumen
Istilah dokumentasi sudah dikenal sejak abad 16 di Inggris, hal itu terbukti dengan adanya berbagai tulisan yang menyebutkan documentation atau dokumentasi dalam bahasa Indonesia. Istilah dokumentasi ini baru dipopulerkan lagi pada tahun 1895 oleh Paul Otlet dan Henri La Fointaine, pengacara asal Belgia yang mendapat ilham dari konferensi internasional bibliografi di Brussel, yang mengatakan bahwa dokumentasi adalah pengawasan dan pencatatan terhadap semua buku yang terbit dari semua negara sepanjang masa.
Menurut kamus besar bahasa Indonesia dokumentasi ialah 1 pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; 2 pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan-keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain).25
Menurut ensiklopedi nasional Indonesia dokumentasi ialah mencakup pekerjaan mengumpulkan, menyimpan, musyusun secara sistematis, mengolah, dan menyebarluaskan informasi tentang segala kegiatan manusia dalam segala macam bentuk dan bidang.26
24
Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan : suatu pendekatan praktik (Jakarta: Sagung Seto, 2006), h. 185.
25
Tim penyusun kamus pusat pembinaan dan pengembangan bahasa, Kamus besar bahasa Indonesia (Jakarta: balai pustaka,), h. 211
26Ensiklopedi nasional Indonesia
Menurut saya dokumentasi sekumpulan bukti untuk mengolah dokumen yang dilakukan secara sistematis dalam bidang pengetahuan yang memuat bukti tercetak maupun tidak tercetak tertulis maupun tidak tertulis. Atau memuat mengenai suatu laporan suatu riset buku, maupun gambar-gambar yang dilakukan selektif hingga dapat bermanfaat bagi kepentingan masyarakat atau kemanusiaan dengan sebagai bukti.
Dan tujuan dari dokumentasi menurut Sulistyo Basuki adalah kegiatan yang menyeleggarakan kegiatan dokumenter, dalam arti memilih dari informasi massa yang dibawa oleh berbagai wahana dan butir pengetahuan yang diperlukan, mengusahakan agar informasi tersebut tersedia bagi siapa saja yang memerlukannya, serta mengusahakan agar dokumen yang tersedia tetap utuh namun mutakhir. Dan kegiatan pendokumentasian ini tidak hanya berkaitan dengan menyimpan sejumlah dokumen menurut tata urutan yang logis, melainkan juga mencakup memori, ide pemilihan dan pengelompokkan konsep yang menghasilkan sintesis data. Dokumentasi harus memilah, menilai, menganalisis, menerjemahkan, dan menemubalikkan material yang mampu memenuhi kebutuhan yang selalu berubahdan berbeda antara satu bidang lain, sesuai dengan pengetahuan yang terus berkembang berbagai jenis pemakai, serta tujuan yang berlainan, apapun yang dituju informasi yang diberikan haruslah handal, dapat dipercaya, mutakhir dan tersedia.27
D. Sumber dokumen
Sumber dokumen dapat dikelompokkan dalam tiga kategori, yaitu:
27
1. Dokumen-dokumen yang bersumber dari aktivitas pemerintah, contoh; Undang-undang, peraturan pemerintah, dan sebagainya.
2. Dokumen-dokumen yang bersumber pada aktivitas-aktivitas halayak ramai, contoh; dokumen kebudayaan, dokumen kepartaian.
3. Dokumen-dokumen yang bersumber pada dunia pers, contoh; pengetahuan yang diperoleh dari surat kabar.
Sumbernya dokumen dibagi empat golongan yaitu:
1. Dokumen pribadi adalah dokumen yang berasal dari perseorangan baik yang tercetak, gambar, ataupun benda-benda yang mempunyai arti penting bagi kepentingan pemiliknya.
2. dokumen niaga adalah dokumen yang berhubungan dengan perdagangan/pemasaran hasil produksi dalam kurun waktun tertentu sehingga sewaktu-waktu dapat dipergunakan lagi sebagai tanda bukti yang obyektif, baik berupa bahan tertulis, tertulis atau benda-benda.
3. dokumen pemerintah adalah surat tentang kebijakan-kebijakan dan keputusan-keputusan serta peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah dan mempunyai arti penting dalam berlangsungnya pemeritahan.
4. dokumen sejarah adalah dokumen/surat-surat penting yang berhubungan dengan riwayat perkembangan suatu negara dari zaman perjuangan manusia samapai merdeka atau samapai sekarang yang muncul dari perjalanan 28
E. Jenis-jenis dokumen
28
Ciri dokumen dapat digolongkan ke dalam 2 kelompok besar yaitu kelompok berdasarkan ciri fisiknya dan kelompok berdasarkan ciri intelektualnya. Ciri fisik mencangkup tinggi, berat, tata letak, proses pembuatan, frekuensi waktu dan sejenisnya. Ciri intelektual menggunakan kriteria seperti tujuan dokumen, isi, subyek, jenis kepengarangan, sumber, metode penyebaran, keaslian karya, dan lain-lain.
Karakteristik sebuah dokumen berpengaruh terhadap cara mengolahnya, berat, tinggi, kemasan (hardness), usia, status pengawetan, kelengkapan dokumen, dan jumlah merupakan faktor yang mempengaruhi pemilihan dan pendayagunaan dokumen.
Sifat dokumen antara dokumen tekstual dengan dokumen nontekstual. Dokumen tekstual menyajikan isi seluruhnya atau pada hakekatnya dalam bentuk teks tertulis untuk kemudian dibaca oleh si pemakai. Dokumen tekstual mencakup buku, majalah, kartu, dokumen administratif, dokumen hukum, katalog, terbitan niaga, paten dan sebagainya.
Dokumen non tekstual berisi teks tertulis, namun bagian paling penting adalah informasi yang disajikan dalam bentuk lain. Informasi yang disajikan dalam bentuk lain itu dimaksudkan untuk dilihat, didengar, atau dimanipulasi. Dan dokumen non tekstual terbagi atas:
Dokumen ikonik berupa citra peta, atlas, cetak biru yang merupakan gambar atau denah dalam kertas berwarna biru, grafik, poster. Dokumen suara berupa rekaman suara “tape”, piringan hitam dan kaset. Dokumen audio visual
objek, sampel, karya artistik, monumen, buku braillie, dan mainan pengajaran. Dokumen campuran merupakan dokumen yang menggabungkan dokumen tekstual dan non tekstual menjadi satu dalam membahas sebuah subjek, misalnya buku dan kaset. Dokumen magnetik untuk pengolahan komputer, misalnya program yang memungkinkan melaksanakan tugas kalkulasi, pemilihan, simulasi, dan pengolahan serta berkas file29
F. Penyimpanan dokumen
Penyimpanan dokumen pada unit dokumentasi dibagi tiga jenis yaitu: penyimpanan dokumen fisik asli, penyimpanan dokumen pengganti/tiruan, dan penyimpanan informasi yang terdapat dalam dokumen itu sendiri tanpa penyimpanan dokumen.
1. Penyimpanan dokumen fisik asli
Yang berarti fisik dokumen itu sendiri yang disimpan misalnya bila dokumen itu berupa lembaran kertas maka akan tersimpan kertasdan kalau buku akan tersimpan dalam buku-buku.
2. Penyimpanan dokumen pengganti/tiruan
Yang berarti yang disimpan adalah slide atau film dokumen bukan fisik dokumennya.
3. Penyimpanan informasi yang terdapat dalam dokumen
Yang berarti bahwa yang disimpan adalah informasinya saja. Informasi tersebut menyimpan informasi dalam disket komputer berupa suara atau gambar dengan menggunakan alat elektronik.
29Ibid,
Penyimpanan dan penataan dokumen fisik menggunakan sistem kearsipan/filling, artinya penyimpanan surat dengan sistem penataan tertentu melalui prosedur sistematika sehingga sewaktu-waktu dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
Sistem pengarsipan/filing terdiri dari 5 bagian, yaitu: 1. Filing sistem abjad
2. Filing sistem subyek 3. Filing sistem nomor 4. Filing sistem wilayah 5. Filing sistem tanggal 30
Pada dasarnya dikenal dua bentuk penyimpanan dokumen yaitu (a) dokumen disimpan dalam bentuk aslinya, serta (b) dokumen disimpan tidak dalam bentuk aslinya melainkan diperkecil dalam bentuk mikro baik berupa fotocopy dalam bentuk lebih kecil atau microcard atau microfilm atau microfis. Semua dokumen (b) direproduksi dalam bentuk yang lebih kecil, reproduksi ini akan lebih menghemat ruang, dan berat dokumen akan jauh lebih ringan dari pada bentuk aslinya. Namun kerugian dari bentuk ini adalah diperlukan alat bantuk untuk membacanya, pengaturan suhu ruang yang cocok, perlengkapan yang tepat karena semua reproduksi dalam bentuk mikro banyak digunakan untuk dokumen berupa surat kabar, peta , dan bahan arsip.
Pemilihan sistem penjajaran tergantung pada sifat dokumen, sering tidaknya dokumen digunakan, keperluan pemakai, serta tempat dan perlengkapan yang tersedia, disarankan agar unit dokumentasi tidak membeli dokumen yang
30
memerlukan penyimpanan dan fasilitas pelestarian khusus sebelum unit dokumentasi mampu menggunakan fasilitas tersebut.
Dan dilihat dari macamnya ada dua macam penjajaran yaitu penjajaran numerik dan sistematik. Pada penjajaran numerik, dokumen disusun menurut nomor urut penerimaan dokumen. Keuntungan penjajaran ini ialah sederhana, penerimaan dokumen tidak terbatas, serta menghemat tempat. Kelemahannya ialah pengarang dan subyek terpencar sehingga pemakai harus memeriksa katalog pengarang dan atau subjek untuk mengetahui letak dokumen atau untuk mengetahui subyek apa saja yang dimiliki unit informasi.
Sedangakan pada penjajaran sistematik, dokumen disusun menurut isinya, disesuaikan dengan bagan klasifikasi. Dokumen yang terdapat pada setiap kelas kemudian dipilah lagi menurut abjad pengarang, keuntungan sistem ini ialah, mampu mengelompokkan dokumen menurut subjeknya serta pemakai dapat mengakses langsung ke rak. Kesulitan sistem ini ialah kesulitan penentuan subjek sebuah dokumen. Bila pengelompokan menurut subjek tidak tepat, informasi mengenai dokumen tersebut akan hilang. Kerugian lain ialah ruangan tidak dapat diatur secara efisien tergantung pada subjek yang ada bila terjadi perubahan subjek, keseluruhan koleksi harus ditata kembali. Namun apapun penjajaran yang dipilih, semua dokumen harus diberi nomor panggil, dan angka yang menunjukkan lokasi dokumen disimpan. 31
Simpan atau dokumen merupakan pekerjaan penataan, pemeliharaan, dan pendayagunaan dokumen sebaik mungkin. Koleksi dokumen merupakan investasi finansial serta intelektual untuk keperluan informasi, penelitian, karya sastra, serta
31
keperluan lainnya. Semua itu penting bagi pengembangan serta penyebaran ilmu pengetahuan serta merupakan kekayaan nasional yang berharga. Oleh karena itu, simpanan dokumen harus dijaga. Bila dokumen hilang atau rusak maka hal tersebut berarti hilangnya salah satu bagian ilmu pengetahuan. Keadaan ini menjadi lebih parah bila dokumen yang hilang atau rusak tidak dapat diganti atau ditemukan kembali. Penempatan yang keliru juga dapat dianggap sebagai dokumen yang hilang karena tidak dapat ditemubalik.32
G. Pengertian perundang-undangan
Istilah “perundang-undangan” mempunyai dua pengertian yang berbeda,
yaitu:
1. perundang-undangan merupakan proses pembentukan/proses membentuk peraturan-peraturan negara, baik di tingkat pusat, maupun di tingkat daerah.
2. perundang-undangan adalah segala peraturan negara, yang merupakan hasil pembentukan peraturan-peraturan, baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah.33
Peraturan perundang-undangan ialah apa yang ada dalam bahasa Belanda disebut wetten in matereile zin atau padanannya di negara kita berujud dalam peraturan-peraturan negara berupa undang-undang kebawah34.
Undang-undang adalah peraturan umum dan formal. Dibentuk oleh pemerintah dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat, undang-undang mengatur persoalan-persoalan pokok dalam rangka melaksanakan hukum dasar negara. PERPU adalah peraturan pemerintah pengganti undang-undang adalah
32
Ibid, h. 37-38
33
Maria farida, Ilmu perundang-undangan,(yogyakarta: kanisius, 1998). h, 3
34
peraturan yang dibuat oleh pemerintah dalam keadaan memaksa. PP adalah perundangan yang berisi aturan umum untuk melaksanakan undang-undang atau PERPU. PERPRES adalah peraturan undang-undang-undang-undang yang berisi aturan umum. KEPRES adalah peraturan yang bersifat khusus untuk melaksanakan UUD 1945, TAP MPR, undang-undang atau Perpu, PP. INPRES adalah petunjuk-petunjuk dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat (pejabat) bawahannya.35
H. Lembaran lepas
Salah satu dokumen yakni berupa dokumen tekstual yang berbentuk lembaran lepas, misalnya surat. Ada baiknya kita mengenal beberapa jenis surat yang sering digunakan di lingkup organisasi pemerintah maupun niaga
Berdasarkan atas dasar isi dan asal surat :
1. Surat resmi atau surat dinas pemerintah a. Surat niaga
b. Surat pribadi
2. Menurut maksud dan tujuan : a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan c. Surat perintah d. Surat permohonan e. Surat peringatan
f. Surat penawaran dan sebagainya
3. Berdasarkan jaminan dan kemananan isinya:
35
a. Surat sangat rahasia b. Surat rahasia
c. Surat konfidensial d. Surat biasa
4. Atas dasar urgensi penyelesaiannya; a. Surat kilat khusus
b. Surat amat segera c. Surat segera d. Surat biasa
Sedangkan penggolongan jenis surat berdasarkan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan Dinas adalah sbb:
1. Atas dasar keaslian surat :
a. Asli, maksudnya lembaran yang ditujukan kepada instansi sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju atau lembaran yang dinyatakan sebagai asli.
b. Tembusan, yaitu tindasan atau carbon copy.
c. Salinan atau turunan, yaitu lembaran hasil penggandaan.
d. Petikan atau kutipan, yaitu lembaran yang berisi beberapa bagian yang diambil dari surat asli.
2. Atas dasar bobot informasinya : a. Surat penting
b. Surat biasa
a. Sangat rahasia b. Rahasia c. Terbata d. Biasa
4. Berdasarkan penyampaian surat : a. Sangat segera 36
36
43
PERPUSTAKAAN BADAN PEMBINAAN HUKUM NASIONAL
A. Sejarah Singkat perpustakaan Badan Pembinaan Hukum Nasional
Pertama kali didirikan tanggal 30 Maret 1958 institusi ini bernama Lembaga Pembinaan Hukum Nasional (LPHN). sebagai badan khusus untuk melakukan pekerjaan pembinaan hukum nasional, peninjauan kembali perundang-undangan masa penjajahan secara sistematis yang dilandasi oleh cita-cita untuk mewujudkan Sistem Hukum Nasional. Perpustakaan yang terletak di jalan Mayjen Sutoyo, Cililitan, Jakarta Timur ini mulai aktif pada tahun 1975. Pendirian perpustakaan ini diawali dengan banyaknya informasi mengenai hukum seperti bahan dokumentasi hukum, peraturan perundang-undangan, yurisprudensi, dan bahan bidang hukum lainnya yang dibutuhkan oleh masyarakat dan pendirian perpustakaan ini diharapkan mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Informasi tersebut kemudian dikumpulkan dan dikelola untuk memenuhi kebutuhan pengguna secara cepat dan optimal
B. Visi dan Misi
Sebagai sebuah organisasi, perpustakaan BPHN mempunyai visi dan misi yang dijadikan pedoman dalam melaksanakan kegiatan organisasinya.
1. Visi
Terwujudnya sistem dan politik hukum nasional yang mantap dalam ragka tegaknya suremasi hukum dan hak asasi manusia.
2. Misi
a. Menyusun perencanaan pembangunan hukum b. Melakukan pembinaan dan pengembangan hukum
c. Meningkatkan dan memantapkan kesadaran hukum masyrakat
d. Meningkatkan dan memantapkan jaringan dokumentasi dan informasi hukum1
C. Struktur
Secara struktural, perpustakaan merupakan unit yang ada berada di bawah bidang jaringan dokumentasi. Sebagai pusatnya, jaringan dokumentasi berada di eselon 2, sementara perpustakaan yang hanya berupa unit berada di eselon 4. tingkat perbedaan struktur inilah yang dapat menyebabkan perbedaan terutama yang terkait kewenangan, sehingga pelaksanaan pemeliharaan dan penyimpanan koleksi belum dapat berjalan dengan maksimal. Untuk itu diperlukan pemahaman dan kerjasama yang baik antara semua pihak terkair sehingga dapat mewujudkan kegiatan pengelolaan dengan baik.
1
2
D. SDM
Penaganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “ahli” dalam bidang / subyek yang ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan dalam memberikan apa yang menjadi tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Untuk itu biasanya dalam perpustakaan khusus ini dibutuhkan seorang pustakawan yang mengerti dan paham akan bidang kerja/bidang yang ditangani oleh lembaga induknya. Sehingga kebutuhan akan “pustakawan khusus” adalah penting.
Agar kegiatan perpustakaan berjalan dengan baik, selain diperlukan dana yang memadai untuk keberhasilan sebuah perpustakaan juga diperlukan sumber daya manusia yang mampu menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik. Pusdokinfo BPHN terdiri dari 20 orang staf yaitu :
a. 1 Kepala perpustakaan
Perpustakaan BPHN oleh bapak Imron Gunawan, SH., M.H. Peran kepala perpustakaan di BPHN adalah sebagia perantara antara setiap bagian seperti dalam
2
Departemen Hukum dan HAM Republik Indonesia. Jakarta, 2007
Kepala perpustakaan
Bagian pengolahan
Bagian pelayanan
Bagiaan publikasi
hal pengadaan bahan pustaka. Peran kepala perpustakaan salah satunya yaitu sebagai penyampai daftar judul yang akan di beli dari pustakawan kepada bendahara BPHN.
b. 16 Staf bagian pengolahan
Pada bagian pengolahan dalam perpustakaan BPHN ini terdapat 5 orang staf yang bertugas mengolah koleksi buku, 5 orang staf yang bertugas membuat kliping koran, 4 orang staf yang bertugas dalam pengolahan koleksi peraturan dan 2 orang staf yang bertugas dalam pengolahan majalah.
c. 3 staf bagian pelayanan
Pada bagian pelayanan, terdapat 3 orang staf yang memiliki spesifikasi tugas yang berbeda. 1 orang staf melayani pengguna dalam memenuhi kebutuhan akan buku, 1 orang staf melayani pengguna dalam memenuhi kebutuhan akan peraturan perundang-undangan dan 1 orang staf yang mempunyai tugas rangkap dalam memenuhi kebutuhan akan buku, peraturan perundang-undang maupun buku langka
E. Koleksi Perpustakaan
Koleksi yang ada di perpustakaan BPHN meliputi koleksi tercetak dan koleksi non cetak
1. Koleksi Tercetak
Adapun jenis koleksi yang ada di perpustakaan Badan Pembinaan Hukum Nasional adalah: Buku, buku langka, tesis, karya ilmiah, majalah ilmiah (jurnal), surat kabar, kamus, kliping koran, ensiklopedi, CD ROM, yang ada hubungannya dengan hukum di indonesia maupun di luar negeri.
Berdasarkan pangkalan data yang ada di perpustakan BPHN, koleksi sampai dengan bulan desember 2009 adalah sekitar 11.329 judul. Sistem klasifikasinya berpedoman pada UDC. Karena sebagian besar koleksi perpustakaan BPHN adalah koleksi bidang ilmu hukum, maka koleksi buku yang paling banyak adalah koleksi hukum yaitu pada kelas 34.
b. Peraturan
Kolekisi peraturan perundang-undang merupakan segala bentuk produk hukum yang dikeluarkan oleh lembaga yang berwenang mengeluarkannya tergantung jenis perundang-undangannya, misalnya undang-undang yang disahkan oleh Dewan Perwakilan Rakyat, Peraturan pemerintah oleh pemerintah, peraturan menteri oleh menteri, peraturan daerah oleh pemenritah daerah.3 Jumlah koleksi peraturan yang ada di perpustakaan BPHN adalah sekitar 9270 judul. Tempat penyimpanan koleksi peraturan dipisahkan dengan koleksi buku karena penerapan aturan untuk koleksi peraturan juga agak berbeda dengan koleksi buku meski sama-sama menggunakan skema klasifikasi UDC (Universal Decimal Classification) sebagai acuan untuk penentuan subjek.
c. Majalah dan Jurnal
Koleksi majalah yang ada di perpustakaan BPHN yaitu sekitar 20 judul. Majalah yang dilanggan oleh perpustakaan ini adalah khusus majalah-majalah yang berkaitan dengan hukum seperti : PPH New letter, berita mahkamah konstitusi, hukum dan HAM, majalah hukum nasional, mimbar hukum, dan
3
lain sebagainya. Pada awalnya majalah ini didapat dari hibah maupun melanggan, namun karena keterbatasan dana, majalah yang dilanggan dikurangi. Kedatangan majalah dicatat pada kartu induk majalah. Jurnal yang dilanggan juga berkaitan dengan kebutuhan perpustakaan tersebut yaitu informasi mengenai perkembangan hukum dan jurnal-jurnal hukum.
d. Koran
Setiap harinya, perpustakaan melanggan koran terbitan jakarta. Koran-koran yang dilanggan yaitu Republika, Suara Pembaharuan, Kompas, Koran Tempo, Suara Karya, Media Indonesia, dan Bisnis Indonesia. Setiap koran yang baru datang, sebagian ada yang ditaruh di rak koran sehingga pengguna dapat langsung membacanya, dan sebagian lagi diserahkan ke bagian pengolahan untuk dibuat kliping. Koran yang langsung ditaruh di rak koran merupakan koran yang terbit pada hari yang bersangkutan (terbitan terkini), sementara koran yang sudah lewat masa terbitnya di serahkan ke bagian pengolahan, di kliping di kertas kerja yang sudah terbitan dan disusun berdasarkan subjek yang telah ditentukan untuk kemudian menjadi artikel kliping yang akan dikeluarkan sewaktu-waktu ketika dibutuhkan.
e. Buku Langka
Buku langka yaitu buku yang sudah tua, langka, sulit untuk dijumpai dan jarang beredar di pasaran. 4 atau buku cetak yang memiliki makna khusus di
4
luar isinya, buku langka jarang di dapat karena berbagai alasan yang tidak ada hubungannya dengan nilai pasar.5
Berdasarkan pangkalan data, jumlah koleksi buku langka yang ada di perpustakaan BPHN adalah sekitar 4.515 judul dengan berbagai subjek seperti hukum adat, hukum administrasi, hukum agraria, hukum dagang, hukum internasional, hukum islam, hukum perburuhan, hukum perdata, hukum tata negara. Terdapat juga jenis koleksi lain seperti himpunan peraturan, majalah hukum, umum (pidato, laporan pengacara), yuriprudensi (keputusan hakim, mahkamah agung). Semua itu merupaka hibah pada masa belanda berkuasa yang diperoleh dari mahkamah konsitusi dan sebagian yang beli. Buku-buku tersebut umumnya diterbitakan dari abad 16 sampai 19. Tempat penyimpanan buku langka ini juga dibedakan dengan koleksi buku pada umumnya, karena perawatan buku langka tentu saja berbeda dengan koleksi buku pada umumnya. Buku langka disimpan dilantai 5 gedung perpustakaan BPHN dengan satu orang staff yang melayani pengguna dengan kebutuhan buku langka ini, seringnya digunakan oleh para pengacara.
2. Koleksi Tak Tercetak
Koleksi lain, selain koleksi tercetak adalah koleksi bukan buku seperti CD ROM yang merupakan hasil alih media dari koleksi-koleksi tercetak. Hal ini merupakan salah satu cara perpustakaan ini menjaga koleksi atau sebagai back-up dari koleksi perpustakaan tersebut. Koleksi-koleksi tercetak yang sudah di
5Mary W. George, “The Elements of Library Research: What Every Student Needs to Know ( New
