PEMANFAATAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN)
MEDAN
Kertas Karya
Dikerjakan Oleh
: KHAIRUN NISWAHNIM: 062201012
DEPARTEMEN STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS SASTRA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Pemanfaatan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas
Muslim Nusantara (UMN) Medan
Oleh : Khairun Niswah
NIM : 062201012
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Dra. Zurni Zahara Samosir M. Si.
NIP : 130802473
Tanda Tangan : ___________________
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Pemanfaatan Koleksi pada Perpustakaan Universitas
Muslim Nusantara (UMN) Medan
Oleh : Khairun Niswah
NIM : 062201012
Pembimbing : Laila Hadri Nasution. S, Sos
NIP : 132307093
Tanda Tangan : ____________________
Tanggal : ____________________
Pembaca : Ishak, SS, M.Hum
NIP :
Tanda Tangan : ____________________
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat
dan kasih sayang-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya yang berjudul:
Pemanfaatan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan.
Kertas karya ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk
menyelesaikan Program Diploma Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
pada Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis menyadari masih terdapat kekurangan
yang disebabkan keterbatasan kemampuan penulis. Namun dengan bimbingan dan
bantuan dari berbagai pihak, maka kertas karya ini dapat terselesaikan.
Dan dengan sangat khusus penulis ucapkan dengan tulus dan ikhlas kepada kedua
orang tua penulis, Ayahanda Drs.H. Dariansyah Emde dan Ibunda Hj. Mardhiah, yang
telah membesarkan, mendidik dan mengarahkan penulis untuk menghadapi hidup di muka
bumi ini.
Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas
Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zurni Zahara M.Si, selaku Ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan
dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Laila Hadri S.Sos, selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu,
tenaga pikiran untuk mengarahkan dan membimbing penulis dalam menyelesaikan
kertas karya ini.
4. Bapak Ishak, SS, M.Hum, selaku dosen pembaca yang telah memberikan
bimbingan dan waktu dalam penulisan kertas karya ini.
5. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin M.Pd selaku dosen Penasihat akademik yang telah
banyak membimbing penulis selama masa perkuliahan.
6. Seluruh staf pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas
Sastra Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama
7. Bapak Drs. H. Syafi’i Zaini selaku Kepala Perpustakan Universitas Muslim
Nusantara (UMN). Ibu Yati Sari Siregar, Spd. selaku Kepala Tata Usaha UMN dan
Ibu Titik Alaina Sumin selaku staf Perpustakaan UMN yang telah banyak
memberikan informasi dan bantuan kepada penulis untuk menyelesaikan kertas
karya ini.
8. Adik –adik penulis (hifzi dan hilmi) yang telah memberikan semangat dalam
penulisan kertas karya ini. Juga kepada keluarga yang secara langsung maupun
tidak langsung telah memberikan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan
kertas karya ini.
9. Juli, Ulfa, Dhini, Husna, dan Riris selaku sahabat – sahabat penulis yang
senantiasa memberikan semangat dan dukungan dalam menyelesaikan kertas karya
ini.
10. Teman-teman stambuk 2006 yang selalu penulis kenang dalam suka dan duka
semasa perkuliahan.
Medan, Juni 2009
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 2
1..3 Ruang Lingkup ... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi... 4
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 5
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 5
2.2 Koleksi Perpustakaan ... 6
2.2.1 Pengertian Koleksi ... 6
2.2.2 Fungsi dan Tujuan Koleksi ... 7
2.2.3 Jenis Koleksi ... 7
2.3 Pemanfaatan Koleksi ... 11
2.3.1 Pengertian Pemanfaatan Koleksi ... 11
2.3.2 Penggunaan Koleksi ... 11
2.4 Pelayanan Perpustakaan ... 12
2.4.1 Pelayanan Sirkulasi ... 12
2.4.1.1 Peminjaman ... 13
2.4.1.2 Pengembalian ... 14
2.4.1.3 Perpanjangan ... 15
2.4.1.4 Penagihan ... 16
2.4.1.5 Pemberian Sanksi ... 17
2.4.2 Pelayanan Referensi ... 18
2.4.3 Pelayanan Internet ... 19
2.4.4 Relevansi Koleksi ... 20
BAB III PEMANFAATAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN) 3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) ... 23
3.1.1 Sejarah Singkat Perpustakaan ... 23
3.1.2 Struktur Organisasi dan staf ... 23
3.1.3 Pengguna Perpustakaan ... 25
3.1.4 Anggaran Perpustakaan ... 25
3.2 Koleksi Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) ... 26
3.2.1 Jenis Koleksi Perpustakaan ... 26
3.2.2 Jumlah Koleksi Perpustakaan ... 27
3.3.1 Sistem Pelayanan ... 28
3.3.2 Pelayanan Sirkulasi ... 29
3.3.2.1 Peminjaman ... 31
3.3.2.2 Pengembalian ... 34
3.3.2.3 Perpanjangan ... 35
3.3.2.4 Penagihan ... 36
3.3.2.5 Pemberian Sanksi ... 36
3.3.2.6 Bebas Pustaka ... 37
3.3.3 Pelayanan Referensi ... 38
3.3.4 Pelayanan Internet ... 38
3.4 Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) ... 39
3.4.1 Tingkat Pemanfaatan Koleksi ... 39
3.4.2 Tingkat Pemanfaatan Kolkeksi Referensi ... 40
3.4.3 Tingkat Pemanfaatan Pelayanan Internet ... 40
3.4.4 Tindakan Pemanfaatan Koleksi ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 42
4.2 Saran ... 43
BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Penulisan
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini merupakan
wujud nyata dari kebutuhan masyarakat untuk kemudahan dan kecepatan dalam
memperoleh informasi. Perubahan ini juga membawa dampak yang besar terhadap
pengelolaan perpustakaan, dimana Perpustakaan tidak hanya sebagai tempat penyimpanan
dan peminjaman bahan pustaka tetapi juga sebagai pusat informasi. Dengan kata lain
perpustakaan memberikan pelayanan yang sebaik–baiknya kepada pengguna
perpustakaan. Perpustakaan sebagai penyedia layanan jasa informasi dengan tingkat
kebutuhan pengguna yang beragam harus dapat memberikan layanan yang maksimal
sesuai dengan kebutuhan informasi yang diinginkan oleh pengguna.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah organ pusat dari suatu pergururan tinggi.
Sebagai suatu pusat informasi, perpustakaan memperoleh tempat utama dan sentral karena
perpustakaan melayani semua fungsi perguruan tinggi induknya yaitu pendidikan dan
pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu perpustakaan
harus dapat dipersiapkan dan dikelola secara baik dan profesional agar dapat membantu
civitas akademika dalam hal penyediaan berbagai sumber informasi untuk menunjang
pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi.
Peran utama perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan pelayanan berupa
sarana edukatif untuk mempertinggi daya serap dan kemampuan penalaran dalam proses
pendidikan dan memperluas cakrawala dunia ilmu pengetahuan, baik staf pengajar
maupun mahasiswa dalam menunjang proses belajar mengajar yang ada di perguruan
tinggi tersebut.
Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan
adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan penggunanya. Koleksi
perpustakaan merupakan salah satu faktor utama yang menentukan kriteria dan jenis
sebuah perpustakaan. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah mengenai program
atau materi mata kuliah, disiplin ilmu, program studi dan fakultas pada universitas yang
itu, perpustakaan harus menyediakan koleksi dan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan
mahasiswa.
Pemanfaatan perpustakan adalah mendayagunakan sumber informasi yang
terdapat di perpustakaan dan jasa informasi yang tersedia. Dalam pemanfaatan layanan
perpustakaan, pengguna tentu membutuhkan fasilitas yang dapat membantu pengguna
dalam menemukan informasi yang diperlukannya dari jajaran koleksi perpustakaan. Suatu
perpustakaan dapat dikatakan baik, apabila tingkat pemanfaatan koleksinya tinggi. Hal ini
menunjukkan perpustakaan sudah dapat memenuhi informasi yang dibutuhkan pengguna
semaksimal mungkin.
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) merupakan suatu perguruan
tinggi yang turut menunjang proses belajar mengajar di perguruan tinggi tersebut. Sesuai
dengan informasi awal yang diperoleh dari pihak perpustakaan Universitas Muslim
Nusantara (UMN), sejak awal mereka menggunakan sistem pelayanan secara terbuka,
artinya pengguna perpustakaan dapat menggunakan bahan perpustakaan yang tersedia
secara langsung.
Koleksi yang relevan adalah koleksi yang dapat dimanfaatkan pengguna secara
maksimal. Oleh karena itu, perpustakaan harus mampu mengetahui kerelevanan koleksi
dan mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna. Sehingga
perpustakaan tidak dianggap sebagai fasilitas pelengkap pada perguruan tinggi tetapi dapat
mendukung visi dan misi perguruan tinggi tersebut. Berdasarkan hal diatas penulis merasa
tertarik untuk memilih judul pada kertas karya ini yaitu ” Pemanfaatan Koleksi Pada
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) ”.
1.2Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini, sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Departemen
Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara
2. Untuk mengetahui tingkat pemanfaatan koleksi di Perpustakaan Universitas
1.3Ruang Lingkup
Dalam penulisan kertas karya ini membahas tentang pemanfaatan koleksi di
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN). Ruang lingkup penulisan kertas
karya ini terdiri dari koleksi, pemanfaatan koleksi, pelayanan sirkulasi pelayanan
referensi, dan pelayanan internet.
1.4Metode Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data serta informasi yang diperlukan dalam penulisan kertas
karya ini, metode yang digunakan, yaitu :
1. Penelitian kepustakaan
Data diperoleh melalui literatur berupa buku dan informasi lain yang berkaitan
dengan penulisan kertas karya.
2. Penelitian lapangan
Pengamatan secara langsung ke perpustakaan serta mengadakan wawancara
dengan pengguna dan staf perpustakaan, untuk mengumpulkan data yang
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi, perpustakaan sebagai
salah satu lembaga informasi juga semakin berkembang. Sekarang ini kita dapat
menemukan berbagai jenis perpustakaan, mulai dari perpustakaan nasional, perpustakaan
daerah sampai perpustakaan perguruan tinggi bahkan perpustakaan sekolah. Perpustakaan
perguruan tinggi merupakan salah satu jenis perpustakaan yang banyak kita jumpai pada
saat ini, berikut ini penulis kemukakan beberapa defenisi mengenai perpustakaan
perguruan tinggi.
Menurut Syahrial-Pamuntjak (2000: 5) dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan
Perpustakaan, menyatakan bahwa :
Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, dan perpustakaan sekolah tinggi
Sedangkan menurut Sutarno dalam bukunya Perpustakaan dan Masyarakat (2003:
35) mendefenisikan “perpustakan perguruan tinggi merupakan yang berada dalam suatu
perguruan tinggi dan yang sederajat yang berfungsi mencapai tri dharma perguruan tinggi,
sedangkan penggunanya adalah seluruh civitas akademika”.
Berdasarkan beberapa defenisi tentang perpustakaan perguruan tinggi yang telah
dikemukakan dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah
perpustakaan yang berada di bawah naungan sebuah universitas atau perguruan tinggi
lainnya yang sederajat yang penggunanya adalah mahasiswa dan civitas akademika.
Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai jantungnya universitas karena
tanpa perpustakaan tersebut maka proses pelaksanaan pembelajaran mungkin kurang
optimal. Dilihat dari penyelenggaraannya perpustakaan perguruan tinggi dilakukan oleh
lembaga pendidikan tinggi yang bersangkutan, namun untuk pengembangannya dapat
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi bukan hanya untuk mengumpulkan
dan menyimpan bahan-bahan pustaka, tetapi dengan adanya penyelenggaraan perpustakaan
diharapkan dapat membantu mahasiswa-mahasiswi dan staf menyelesaikan tugas-tugas
dalam proses belajar-mengajar. Oleh sebab itu, segala bahan pustaka yang dimiliki
perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menunjang proses belajar mengajar maka
dalam pengadaan bahan pustaka he ndaknya me mpert imba ngkan kuriku lu m
perkulia han dan kebut uhan penggunanya.
Menurut Syahrial-Pamuntjak (2000: 5) dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan
Perpustakaan, menyatakan bahwa ”Perpustakaan Perguruan Tinggi tujuannya membantu
perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran.”
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993: 51) dalam bukunya Pengantar Ilmu
Perpustakaan, menyatakan bahwa ”Tujuan utama perpustakaan adalah membantu
perguruan tinggi mencapai tujuannya”
Berdasarkan pendapat di atas jelas tergambar bahwa perpustakaan mempunyai
tujuan sebagai sarana pemenuhan informasi bagi penggunanya yaitu mahasiswa dan
civitas akademika dalam memenuhi kebutuhan mereka akan informasi untuk keperluan
pendidikan dan penelitian.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Fungsi utama perguruan tinggi adalah menunjang Tri Dharma perguruan tinggi yaitu
pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Dalam usaha melaksanakan Tri
Dharma perguruan tinggi, maka perpustakaan berfungsi menyediakan informasi guna
memenuhi kebutuhan penggunanya.
Di dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004 : 3) perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut :
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang medukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan – bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya – karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber – sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas fungsi perpustakaan perguruan
tinggi adalah sebagai sarana pendukung kegiatan organisasi induk dimana perpustakaan
tersebut bernaung, dalam hal ini organisasi yang menaungi perpustakaan perguruan tinggi
adalah universitas.
2.2 Koleksi Perpustakaan 2.2.1 Pengertian Koleksi
Sebagai sarana pembantu utama kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi,
perpustakaan harus menyediakan koleksi yang menunjang proses belajar mahasiswa dan
dosen. Koleksi harus berkaitan dengan pendidikan dan pengajaran, agar dapat memenuhi
sivitas akademinya yaitu mahasiswa, dosen dan peneliti.
Koleksi perpustakaan adalah semua koleksi yang dikumpulkan, diolah dan disimpan
untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka
Sedangkan menurut Siregar (1999:2) ”koleksi perpustakaan adalah semua bahan
pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat
guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi koleksi yang dibutuhkan oleh setiap
perpustakaan tidaklah sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang
bersangkutan”.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Koleksi perpustakaan adalah
semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan
kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan.
2.2.2 Fungsi dan Tujuan Koleksi
Tujuan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Tujuan
penyediaan koleksi tidak sama untuk semua jenis perpustakaan, tergantung kepada jenis
dan tujuan perpustakan setiap universitas atau perguruan tinggi.
Menurut buku Pembinaan Ko leksi Perpustakaan dan Pengetahuan Literatur
(Siregar, 1999:2) Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi dengan tujuan:
1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan sivitas akademika perguruan tinggi induknya.
2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi penaungnya
3. Memiliki koleksi bahan dokumen yang lampau dan yang mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain-lain yang erat hubungannya dengan program perguruan tinggi tersebut
4. Memiliki koleksi yang dapat menunjang pendidikan dan penelitian serta pengabdian pada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinng i induknya
5. Memiliki bahan pustaka/informasi yang berhubungan dengan sejarah dan ciri perguruan tinggi tempatnya bernaung.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa apabila sebuah perpustakaan
perguruan tinggi memiliki koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna maka
pelayanan perpustakaan dapat dilakukan secara tepat guna dan berhasil guna.
2.2.3 Jenis Koleksi
Pada era globalisasi ini koleksi perpustakaan tidak hanya berbentuk buku saja, tetapi
meliputi segala macam bahan cetakan dan rekaman. Oleh karena itu Koleksi perpustakaan
perpustakaan perguruan tinggi terdiri dari buku, majalah, Koran, skripsi, tesis, disertasi
dan audio visual seperti CD-ROM.
Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 14) ragam koleksi adalah sebagai berikut :
• Koleksi rujukan
Koleksi rujukan merupakan tulang punggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat. Berbagai bentuk dan jenis informasi seperti data, fakta, dan lain-lain dapat ditemukan dalam koleksi rujukan. Oleh sebab itu, perpustakaan perlu melengkapi koleksinya dengan berbagai jenis koleksi rujukan seperti ensiklopedi umum dan khusus, kamus umum dan khusus, buku pegangan, direktori, abstrak, indeks, bibliografi, berbagai standar, dan sebagainya baik dalam bentuk buku maupun non buku. • Bahan ajar
Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum. Bahan ajar untuk setiap mata kuliah bisa lebih dari satu judul karena cakupan isinya yang berbeda sehingga bahan yang satu dapat melengkapi bahan yang lain. Di samping ada bahan ajar yang diwajibkan dan ada pula bahan ajar yang dianjurkan untuk memperkaya wawasan. Jumlah judul bahan ajar untuk tiap-tiap mata kuliah ditentukan oleh dosen, sedangkan jumlah eksemplarnya bergantung kepada tujuan dan program pengembangan perpustakaan setiap perguruan tinggi.
• Terbitan berkala
Untuk melengkapi informasi yang tidak terdapat di dalam bahan ajar dan bahan rujukan, perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berkala seperti majalah umum, jurnal, dan Surat kabar. Terbitan ini memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan pengetahuan. Pcrpustakaan seyogianya dapat melanggan sedikitnya satu judul majalah ilmiah untuk setiap program studi yang diselenggarakan perguruan tingginya.
• Terbitan pemerintah
Berbagai terbitan pemerintah seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, laporan tahunan, pidato resmi,dan sebagainya. Sering juga dimanfaatkan oleh para peneliti atau dosen dalam menyiapkan kuliahnya. Perpustakaan perlu mengantisipasi kebutuhan para penggunanya sehingga koleksi terbitan pemerintah, baik dari pemerintahan pusat, pemerintah daerah, departemen, non-departemen, maupun lembaga lainnya dapat memperoleh perhatian.
Sedangkan menurut Ade Kohar dalam bukunya Teknik Menyusun Kebijakan
Pengembangan Perpustakaan (2003: 47) mengelompokkan koleksinya kedalam berbagai
1. Koleksi buku teks
Di perpustakaan perguruan tinggi, buku teks biasa dikenal dengan buku ajar. Koleksi buku teks pada umumnya berisi bahan – bahan berupa buku wajib, buku anjuran, dan buku umum lainnya yang diperlukan di dalam kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi.
2. Koleksi referensi
Koleksi referensi yang kuat merupakan modal bagi perpustakaan. Buku – buku atau bahan referensi berisi berbagai informasi yang luas dan penting yang tidak tersedia di dalam buku teks dan bahan yang lainnya. Koleksi referensi merupakan alat pustakawan untuk memberikan informasi yang spesifik kepada para pemakai perpustakaan. Komponen koleksi referensi diantaranya adalah ensiklopedia, kamus, buku tahunan, bahan biografi, bahan statistik, peraturan perundang – undangan dan sebagainya.
3. Koleksi laporan penelitian
Perkembangan ilmu pengetahuan pada dasarnya merupakan hasil kegiatan penelitian yang sambung menyambung secara kumulatif. Untuk perpustakaan mempunyai tugas mendokumentasikannya ke dalam bentuk koleksi laporan penelitian. Laporan penelitian umumnya tidak diterbitkan secara komersil dan menjadi salah satu jenis literatur kelabu (gray literature). Oleh karena itu setiap perpustakaan dapat memperolehnya melalui hadiah dari berbagai lembaga penelitian dan perguruan tinggi.
4. Koleksi terbitan pemerintah
Lembaga pemerintah adalah lembaga penerbit yang paling besar disamping lembaga penerbit komersial. Berbagai jenis laporan, dokumen, peraturan perundang – undangan dan terbitan berseri yang diterbitkan pemerintah dapat menjadi bagian penting dari sekumpulan koleksi terbitan pemerintah di perpustakaan. Suatu perpustakaan dapat membangun koleksi terbitan pemerintah melalui hadiah atau pembelian dari berbagai departemen dan badan khusus di pemerintahan pusat atau pemerintahan daerah. Pada umumnya perpustakaan sulit memperoleh informasi tentang publikasi baru dari lembaga yang bersangkutan. Namun demikian, perpustakaan harus giat dan konsisten mencari keterangan dari edaran harian atau majalah yang memuat daftar anggota yang terdaftar di dalam daftar pengiriman (mailing list) bahan terbitan dari berbagai lembaga pemerintah.
5. Koleksi jurnal
Koleksi jurnal dapat dibangun dan dikembangkan melalui langganan atau hadiah. Suatu perpustakaan harus hati – hati di dalam mengembangkan koleksi jurnal, sekali suatu jurnal ditetapkan menjadi koleksi perpustakaan, maka harus berkesinambungan dilanggan dari tahun ke tahun berikutnya. Untuk itu kehadiran koleksi jurnal di perpustakaan harus dipertimbangkan atas dasar kebutuhan masyarakat pemakai disaat sekarang dan mendakang.
6. Koleksi bahan pandang dengar
Koleksi ini umumnya dikembangkan untuk tujuan pelestarian dan penghematan ruang penyimpanan.
7. Koleksi khusus lainnya
Setiap perpustakaan bisa menentukan kebijakannya masing – masing untuk mengembangkan berbagai jenis koleksi khusus yang diperlukannya, misalnya koleksi peta, koleksi disertasi, koleksi surat kabar, koleksi bahan cadangan dan sebagainya.
Menurut Edward Evans dalam bukunya Developing Library and Information Center
Collections (2000: 77) menyatakan bahwa format koleksi perpustakaan terdiri dari: • Books (hardbound or paper back)
• Newspaper
• Periodicals (Paper, microform and electronic) • Microforms
• Slides
• Films and Videos • Pictures
• Audio recordings
• Online resoureces (Internet and other services) • Musical Scores
• Pamphlets
• Manuscrips and archival materials • Maps
• Goverment documents • CD-ROMs and laser disc • Realia
• Games and toys • Specimen
• Software, database, and other electronic formats
Dewasa ini terjadi perubahan dalam pengelolaan sumber daya informasi di
perpustakaan. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based), yang selama
ini merupakan primadona perpustakaan, sekarang telah banyak disediakan dalam format
elektronik. Terjadi pertumbuhan informasi yang sangat dahsyat, khususnya dalam format
elektronik yang menyebabkan sejumlah perpustakaan, termasuk Perpustakaan Perguruan
Tinggi harus menyediakan layanan dalam bentuk elektronik atau digital yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna.
Menurut Joner Hasugian dalam tulisannya yang berjudul Penelusuran Online dan
Ketersediaan Sumber Daya Informasi Elektronik (Pustaha Vol.4 No.1, 2008: 12)
Dokumen elektronik dapat berupa buku elektonik book), jurnal elektronik (e-Journal), atau dokumen lain dalam format elektronik. Buku elektronik adalah buku yang diterbitkan dalam format elektronik.
Pada dasarnya muatan isi buku elektronik sama dengan versi cetaknya. Hanya karena
formatnya berbeda maka cara penggunaannya juga berbeda. Buku elektronik biasanya
tersedia dalam bentuk CD atau media rekam elektronik lainnya, tetapi saat ini Buku
elektronik (e-book) sudah banyak tersedia dan dilanggan secara online. Sama halnya
dengan Jurnal elektronik (e-Journal) juga tidak jauh berbeda dengan versi cetaknya. Pada
umumnya jurnal elektronik dilanggan secara online berdasarkan judul atau dalam bentuk
paket. Dokumen lain yang tersedia dalam bentuk elektronik adalah kamus elektronik,
ensiklopedia, dan skripsi, tesis, serta disertasi juga telah disediakan dalam bentuk
elektronik.
2.3Pemanfaatan Koleksi
2.3.1 Pengertian Pemanfaatan Koleksi
Pemanfaatan koleksi adalah mendayagunakan sumber informasi yang terdapat di
perpustakaan dan jasa informasi yang tersedia. Pemanfaatan koleksi perpustakaan adalah
proses, cara dan perbuatan memanfaatkan koleksi perpustakaan. Dalam Kamus Bahasa
Indonesia, (1999: 626) pemanfaatan adalah proses, cara dan perbuatan memanfaatkan.
Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kegiatan kerja pelayanan
teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan pelayanan
informasi kepada para pemakai perpustakaan demi tercapainya tujuan perpustakaan yaitu
menyajikan jenis informasi dalam menambah ilmu pengetahuan yang digunakan dalam
mendukung pelaksanaan kegiatan atau penelitian yang sedang dilakukan oleh pengguna.
Untuk dapat memberikan pelayanan informasi dalam rangka mencapai tujuan
perpustakaan, maka perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan berbagai sumber
informasi atau bahan pustaka yang diperlukan untuk dapat melaksanakan program
kegiatan lembaga atau badan dimana perpustakaan itu bernaung.
2.3.2 Penggunaan Koleksi
Pengguna Perpustakaan dalam bahasa Inggris biasa disebut user. Dalam kamus
me nggu naka n at au memanfaatkan. Dengan demikian pengguna perpustakaan adalah
orang atau badan hukum yang menggunakan jasa layanan perpustakaan baik dalam bentuk
riel maupun potensial. Dalam bentuk riel artinya bahwa orang atau badan hukum tersebut
sudah menggunakan jasa layanan perpustakaan sedangkan dalam bentuk potensial artinya
bahwa orang atau badan hukum tersebut dapat diprediksi akan memanfaatkan jasa layanan
perpustakaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pe ma nfaat an
ko leks i ada lah suat u cara ya ng d ilakukan o leh pengguna perpustakaan di dalam
memanfaatkan kumpulan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan.
2.4 Pelayanan Perpustakaan
Pelayanan perpustakaan adalah seluruh kegiatan penyampaian informasi kepada
pengguna melalui berbagai fasilitas, aturan, dan cara tertentu pada sebuah perpustakaan
agar seluruh koleksi perpustakaan dimanfaatkan semaksimal mungkin.
Adapun unsur- unsur pelayanan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Petugas
2. Gedung atau ruangan
3. Koleksi buku atau non buku
Pelayanan perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk menyajikan informasi
yang berguna untuk kepentingan pelaksanaan proses belajar mengajar. Agar dapat
melaksanakan pelayanan dengan baik, perpustakaan perguruan tinggi hendaknya
mempunyai koleksi yang cukup bervariasi berdasarkan jenis koleksi serta format
koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Koleksi yang disediakan dala m
bentuk tercetak atau koleksi yang lebih baik disediakan dalam bentuk elektronik,
sehingga pengguna dapat dengan mudah memanfaatkan koleksi yang dibutuhkan.
Untuk itu pustakawan harus berperan aktif serta mempunyai pengetahuan teknis
tentang perpustakaan.
2.4.1 Pelayanan Sirkulasi
Menurut Syahrial-Pamuntjak didalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan
pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untuk
dibawa keluar perpustakaan”.
Secara umum yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi adalah suatu kegiatan
pelayanan pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka dengan
tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai. Pelayanan sirkulasi ditujukan
untuk memungkinkan pemakai menggunakan bahan pustaka secara tepat guna,
mengetahui bahan pustaka yang dipinjamkan, mengetahui siapa yang meminjam bahan
pustaka, menjamin kembalinya bahan pustaka yang dipinjam, mendapatkan data-data
kuantitatif kegiatan pelayanan sirkulasi. Menurut sistem penyelenggaraannya pelayanan
sirkulasi menganut sistem terbuka dengan tujuan memungkinkan para pemakai secara
langsung memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki. Berbagai
macam bahan pustaka yang disirkulasikan terdiri dari buku teks dan buku untuk
pengembangan ilmu (bahan pustaka umum). Menurut jenis pekerjaannya pelayanan
sirkulasi meliputi : peminjaman, pengembalian, penagihan, dan pemberian sanksi.
2.4.1.1 Peminjaman
Perpustakaan mempunyai tugas yaitu memberikan informasi kepada pengguna
perpustakaan. Untuk mendapatkan informasi dan meningkatkan minat baca, maka
pengunjung dapat meminjam sebuah bahan pustaka dengan syarat harus terlebih dahulu
menjadi anggota perpustakaan dan memenuhi syarat-syarat yang berlaku pada
perpustakaan tersebut.
Peminjaman adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti
bahwa pemakai perpustakaan meminjam bahan pustaka. Sehubungan dengan pernyataan
di atas, maka pada buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 54)
juga di kemukakan bahwa dilihat dari jangka waktunya maka peminjaman dapat
dibedakan atas tiga jenis, antara lain:
1. Peminjaman biasa, jangka waktunya selama 1 atau 2 minggu.
2. Peminjaman jangka pendek, jangka waktunya selama 1 sampai 3 hari. 3. Peminjaman jangka panjang, jangka waktunya selama 1 sampai 6 bulan
Dari ketiga jenis peminjaman di atas, peminjaman biasa merupakan jenis
peminjaman yang banyak digunakan perpustakaan yang ada di Indonesia. Peminjaman
Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 74) Prosedur meminjamkan bahan
perpustakan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi ii. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b.Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga
berlangsung sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya
ii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku
iii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali
iv. petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
a.menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian
b.setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan
7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
2.4.1.2 Pengembalian
Semua bahan pustaka yang telah dipinjam oleh pengguna harus dikembalikan
tepat pada waktunya, agar pengguna yang lain dapat mempergunakan koleksi yang
dimiliki perpustakaan. Sebuah perpustakaan memiliki koleksi yang terbatas, pada
umumnya pengembalian bahan pustaka yang tepat pada waktunya merupakan suatu hal
yang sangat penting. Disamping hal tersebut, peminjaman bahan pustaka juga ditetapkan
dalam waktu singkat. Dengan demikian perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan
penggunanya.
Pengembalian adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti
bahwa pengguna telah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam. Perpustakaan yang
baik harus membuat pelayanan peminjaman dan pengembalian melalui prosedur mudah,
tidak berbelit-belit. Dengan demikian akan mempercepat proses pelayanan kepada
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:
81), menyatakan bahwa :
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan di perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang hendak dikembalikan ke meja layanan; cara kedua bila memungkinkan, di luar jam buka perpustakaan, pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya ke dalam kotak pengembalian.
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:
1. memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan
2. mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
3. mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
4. membubuhkan stempel tanda 'kembali' pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam
5. mengembalikan kartu buku pada kantong buku
6. mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
7. mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak
8. memilah buku:
a. yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan
b.yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi
2.4.1.3 Perpanjangan
Perpanjangan waktu peminjaman bahan pustaka sebenarnya merupakan bagian
kegiatan peminjaman bahan pustaka. Dalam hal perpanjangan, pengguna membawa
kembali bahan pustaka ke perpustakaan untuk diperpanjang waktu peminjamannya ketika
bahan pustaka tersebut telah habis masa pinjamnya. Perpanjangan waktu peminjaman
tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberikan
perpanjangan sebanyak dua kali dan ada juga yang hanya memberikan perpanjangan satu
kali saja.
Prosedur
1. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. Petugas memeriksa formulir pemesanan
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku) jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan
Sarana
1. Kartu peminjaman 2. Kartu buku
3. Stempel tanggal kembali
2.4.1.4 Penagihan
Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali
bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu peminjaman telah lewat.
Penagihan dapat dilakukan dengan cara pengiriman surat maupun secara lisan. Pada
umumnya perpustakaan melaksanakan penagihan dengan cara pengiriman surat.
Pengiriman surat peringatan tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan
yang memberi tanggal waktu 7 hari setelah jatuh waktu, setelah itu dikirim surat
peringatan.
Dalam pelaksanaannya, kegiatan penagihan dilakukan melalui beberapa tahap. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdikans, 2004: 21), mengemukakan bahwa :
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku agar dikembalikan.
Tahapan penagihan
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan : 1. Penagihan pertama
2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan 3. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian
Sarana yang diperlukan pada proses penagihan ialah sebagai berikut :
1. Kartu indeks batas tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian
2. Kartu buku untuk mengetahui
a. nomor anggota yang terlambat mengembalikan
3. kartu pinjam untuk mengetahui identitas peminjam 4. formulir penagihan yang memuat
a. nama dan alamat pengirim
b. keterangan bahan perpustakaan yang ditagih c. batas tanggal pengembalian
d. tahapan penagihan (ke-1, ke-2, ke-3) e. sanksi bila tagihan tidak diindahkan
5. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian atas dasar tanggal pada buku yang seharusnya sudah kembali. Pemeriksaan ini dilakukan setiap hari sesudah waktu pelayanan peminjaman.
6. Petugas membuat surat tagihan rangkap dua, kopi pertama dikirim kepada tertagih sedangkan kopi kedua disimpan sebagai pertinggal.
7. Bila buku yang ditagih dikembalikan, petugas menyelesaikan proses pengembaliannnya.
2.4.1.5 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan
atas pelanggaran yang dilakukan oleh pemakai beserta pemberian sanksinya. Sanksi atas
pelanggaran yang diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran seperti :
a. Terlambat mengembalikan bahan pustaka
b. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak
c. Membawa bahan pustaka dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar
d. Menghilangkan bahan pustaka
e. Melanggar tata tertib
Berdasarkan jenis pelanggaran di atas, maka sanksi yang di kenakan juga berbeda. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 83), di kemukakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang di kenakan kepada pelanggar di antaranya :
1. denda
2. sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam jangka waktu tertentu
3. sanksi akademi, berupa pembatasan hak dalam kegiatan belajar mengajar.
Prosedur
1. petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna
2. berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya 3. untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut
peraturan perpustakaan
2.4.2 Pelayanan Referensi
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 86),
mengemukakan bahwa :
Layanan rujukan/referensi adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan cepat, menelusur informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih luas, dan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal.
Fungsi pelayanan referensi adalah : 1. Fungsi Informasi
Memberikan jawaban atas pertanyaan – pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan para pengguna perpustakaan dan sesegera mungkin menyampaikan informasi yang harus diketahui pengguna .
2. Fungsi Bimbingan
Memberi bimbingan kepada pengguna untuk mencari atau menemukan bahan pustaka dalam kelompok referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing – masing dan bagaimana cara menggunakannya
3. Fungsi Pengarahan
Memberikan pengarahan dan bantuan mengenai cara – cara menggunakan sumber – sumber bibliografi dan layanan referensi serta cara memanfaatkan sarana perpustakaan.
4. Fungsi Pemilihan/Penilaian
Memberikan petunjuk tentang bagaimana cara memilih dan menilai bahan pustaka dalam kelompok referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber informasi yang berdaya guna secara maksimal.
Pelayanan referensi merupakan suatu layanan tersendiri yang bersifat langsung maupun tidak langsung. tujuan pelayanan referensi, antara lain :
a. Mengerahkan pemakai/pengunjung perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat.
b. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menelusur informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas.
c. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi dengan lebih tepat guna.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa Pelayanan referensi adalah
suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna perpustakaan menemukan informasi
dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta
memberikan bimbingan untuk menemukan, memakai koleksi referensi.
Tujuan dari pelayanan referensi adalah memungkinkan pemakai perpustakaan
dengan pilihan yang lebih luas, memungkinkan pemakai menggunakan koleksi referensi
dengan lebih tepat guna.
Fungsi pelayanan referensi adalah : informasi, bimbingan, pengarahan, supervisi
dan penelitian. Fungsi ini ditunjang dengan adanya petugas referensi yang cakap dan
koleksi referensi yang memadai dan disajikan dalam rak terbuka dan mudah dicapai.
Pelayanan referensi utama yang diberikan meliputi : Pemberian informasi yang
bersifat umum, baik mengenai perpustakaan, koleksi dan hal-hal lain yang mudah dan
cepat memenuhinya. Pemberian informasi yang bersifat spesifik, yang untuk
memenuhinya diperlukan referensi bahan pustaka yang ada, ataupun konsultasi dengan
petugas perpustakaan lainnya. Pemberian bantuan untuk menelusur bahan pustaka dengan
menggunakan katalog, bibliografi dan alat-alat penelusuran lainnya. Pemberian bimbingan
untuk menggunakan koleksi referensi. Pemberian bantuan pengarahan untuk menemukan
pokok bahasan tertentu dalam buku-buku yang sesuai dengan minat dan bidang studi
pemakai.
Koleksi referensi adalah kumpulan bahan pustaka yang berupa karya-karya
referensial, yaitu karya-karya yang disusun sebagai alat konsultasi ataupun penunjuk
mengenai informasi-informasi tertentu. Menurut sifat informasinya koleksi referensi
terdiri atas koleksi referensi umum dan khusus. Umum berarti memberikan informasi
umum, ruang lingkup luas tanpa batas-batas subyek atau batas lain yang dapat
memberikan spesifik tertentu. Sedangkan khusus berarti memberikan informasi khusus
mengenai subyek atau pokok pembahasan tertentu. Menurut jenis informasinya koleksi
referensi terdiri atas : almanak dan buku tahunan, buku pegangan atau manual, direktori,
ensiklopedi, kamus, sumber biografi, sumber geografi, bibliografi, indeks dan abstrak,
sumber-sumber referensi lain seperti; lembaran negara, laporan penelitian, brosur,
perundang-undangan, peraturan pemerintah, data statistik dan keterangan-keterangan lain
yang dibutuhkan pengguna.
2.4.3 Pelayanan Internet
Menurut Ridwan Siregar (2004:58) dalam buku Perpustakaan : Energi Pembangunan
Bangsa dinyatakan bahwa :
teknologi informasi, pada perpaduan antara teknologi dan telekomunikasi yang semakin maju dan menjadi pesat. Salah satu diantaranya adalah tersedianya suatu jaringan komputer di dunia yang disebut internet.
Saat sekarang ini jaringan komputer global internet bukanlah hal yang asing lagi
bagi masyarakat Indonesia. Melalui layanan internet ini dapat tersedianya
kemudahan untuk informasi apapun dengan cepat, yang tidak hanya dalam bentuk teks,
dan juga gambar. Salah satu keuntungan dari layanan internet adalah bahwa informasi
yang terdapat pada internet ini dapat dengan mudah diperoleh siapa saja yang
mengeluarkan dengan biaya yang relatif murah. Penggunaan internet saat ini adalah
digunakan untuk keperluan komunikasi dan temu balik informasi pada produk.
Fasilitas utama yang telah terdapat didalam internet adalah sebagai berikut : • Email
• Newsgroup
• File Transfer Protocal (FTP) • Telnet
• Chat group • Gophers • Wats
• World Wide Web (WWW)
Pada saat ini banyak perpustakaan menyediakan fasilitas internet yang disertai
dengan melanggan database seperti pubmed, ebsco, proquest dan sebagainya. Seluruh
database ini berisi jurnal- jurnal yang khususnya mencakup bidang kedokteran. Jurnal
online sangat membantu pengguna untuk mendapatkan informasi secara tepat dan cepat.
Akan tetapi tidak semua perpustakaan dapat melengkapi koleksi perpustakaannya dengan
fasilitas ini, hal ini dikarenakan biaya yang cukup mahal untuk dapat melanggan database
diatas.
2.4.4 Relevansi Koleksi
Koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan secara maksimal apabila sebuah
perpustakaan dapat memenuhi koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna.
Evaluasi koleksi harus selalu dilaksanakan dengan teratur supaya koleksi sesuai dengan
perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 16),
mengemukakan bahwa :
Mengevaluasi koleksi ialah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi. Evaluasi koleksi harus selalu dilaksanakan dengan teratur supaya koleksi sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Tujuannya dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi 3. Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi 4. Meningkatkan nilai informasi
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi 6. menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi
Mount Sunt Vincent University Library dalam Evi (2003: 11), mengemukakan
bahwa ada beberapa teknik untuk mengevaluasi tingkat pemanfaatan koleksi yaitu :
1. Memperhatikan tingkat judul berdasarkan standar umum, dapat dilihat melalui: a. katalog perpustakaan
b. bibliografi subjek c. analisis subjek d. review essays
e. bibliografi khusus, dan
f. daftar usulan dari staf pengajar 2. Sistem data perpustakaan
3. Mencakup keseluruhan judul dalam subyek tertentu berhubungan dengan pengadaan, frekuensi sirkulasi peminjaman, dan statistik silang layan.
4. Menguji secara langsung ke rak termasuk evaluasi kondisi fisik buku, dan 5. Survey pengguna tentang cakupan, kedalaman, kesesuaian, dan kemutakhiran
koleksi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan manajeman koleksi adalah kegiatan yang
meliputi pengembangan koleksi, dan pengelolaan koleksi. Tujuan manajemen koleksi
yaitu untuk kelengkapan, ketersediaan, kemampuan untuk adanya browsing, penggunaan,
keterbukaan dan kesiagaan.
Manajemen koleksi berkaitan dengan evaluasi pemanfaatan koleksi. Perpustakaan
sering menghadapi kecilnya koleksi yang dimanfaatkan oleh penggunanya atau bahkan
tidak seimbang pemanfaatannya dari sisi judul. Menghadapi masalah yang demikian ini,
perpustakaan dapat menggunakan metode kuantitatif dan kualitatif untuk mengetahui
pendekatan yang berpusat pada pengguna dan penggunaan yang tujuannya untuk
mengetahui koleksi yang dimanfaatkan dan koleksi apa yang dimanfaatkan, kemudian
teknik pendekatan yang berpusat pada koleksi yang tujuannya untuk mengetahui cakupan
BAB III
PEMANFAATAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) 3.1.1 Sejarah Singkat Perpustakaan
Sejarah Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) tentu tidak terlepas dari
sejarah UMN. UMN berdiri pada tanggal 8 Agustus 1996 bersamaan dengan itu turut juga didirikan
Perpustakaan UMN Medan. Pada awalnya UMN merupakan salah satu fakultas yang berada pada
naungan Universitas Alwashliyah (UNIVA) yaitu FKIP UNIVA. Kemudian berubah lagi menjdai
IKIP Alwashliyah kemudian akhirnya pada tahun 1996 sampai sekarang berganti nama menjadi
Universitas Muslim Nusantara (UMN).
Kampus UMN berlokasi di dua tempat yaitu kampus A berlokasi di Jalan Garu II No. 93 Medan
dan kampus B berlokasi di jalan Garu II No. 02 Medan. UMN memilki enam fakultas yaitu : Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP), Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA),
Fakultas Ekonomi (FE), Fakultas Pertanian (FP), Fakultas Hukum (FH), dan Fakultas Sastra (FS).
Sejalan dengan perubahan nama lembaga induknya, perpustakaan juga mengalami perubahan yang
saat ini dinamakan Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN). Perpustakaan UMN berada
pada lokasi kampus B yang beralamatkan di jalan Garu II No. 02 Medan.
Perpustakaan UMN didirikan bertujuan untuk menunjang tri dharma perguruan
tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat) bagi civitas
akademikanya. Perpustakaan UMN memiliki ruangan yang berukuran 24x9m dan semua
kegiatan perpustakaan dilakukan dalam ruangan ini. Lokasi perpustakaan ini sangat mudah
dijangkau oleh civitas akademika. Perpustakaan UMN melayani semuruh civitas
akademika UMN yaitu mahasiswa, dosen/staf pengajar, dan pegawai administrasi.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Staf
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) secara makro berada pada
lingkungan kedua tata usaha, dimana perpustakaan merupakan lembaga / badan
bawahannya dan bertanggung jawab kepada bagian tata usaha tersebut. Sedangkan
Perpustakaan UMN secara mikro memiliki dua bagian yang merupakan bawahannya yaitu
sub-sub bagian lagi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar struktur
organisasi Perpustakaan UMN baik secara makro maupun mikro.
Pada awal didirikan, perpustakaan ini hanya dikelola oleh dua orang. Pada awal
tahun 2005 sampai dengan sekarang petugas Perpustakaan UMN berjumlah tiga orang
yang terdiri dari kepala perpustakaan, kepala tata usaha dan staf perpustakaan. Ketiga
petugas perpustakaan ini saling bekerja sama dalam melaksanakan tugas mulai dari segi
pengelolaan sampai kepada pemanfaatan Perpustakaan UMN Medan.
Perpustakaan UMN dalam menjalankan roda kegiatannya dikelola oleh kepala
perpustakaan, kepala tata usaha dan staf perpustakaan. Ketiga petugas inilah
yang melakukan seluruh rangkaian kegiatan di Perpustakaan UMN tersebut. Para pegawai
perpustakaan tersebut adalah :
1. Drs. H. Syafi’i Zaini menjabat sebagai Kepala Perpustakaan
2. Yati Sari Siregar Spd menjabat sebagai Kepala Tata Usaha
3.Titik Alaina Sumin menjabat sebagai Staf Perpustakaan.
Ketiganya merupakan petugas / pustakawan yang bukan dari disiplin ilmu
perpustakaan. Walaupun petugas Perpustakaan UMN tidak berasal dari disiplin ilmu
perpsutakaan tetapi ketiganya sudah sering mengikuti latihan, seminar atau pendidikan
non formal lainnya untuk bidang perpustakaan.
Bagan struktur organisasi Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN)
Gambar-1 : Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN)
3.1.3 Pengguna Perpustakaan
Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademika Universitas
Muslim Nusantara (UMN) dengan terlebih dahulu memenuhi syarat – syarat yang telah
ditentukan untuk setiap calon pengguna perpustakaan, yaitu dengan mengisi formulir
pendaftaran calon anggota.
Pada umumnya pengguna Perpustakaan UMN adalah mahasiswa, dosen, pegawai
dan mahasiswa luar. Jumlah keseluruhan anggota Perpustakaan UMN adalah mahasiswa
sebanyak 621 Orang, staf pengajar/dosen dan Pegawai UMN sekitar 35 Orang.
Bagi mahasiswa luar yang berkunjung ke Perpustakaan UMN hanya diperkenankan
untuk melihat – lihat koleksi yang terdapat di UMN tetapi tidak diperbolehkan untuk
meminjam bahan perpustakaan ke luar perpustakaan.
3.1.4 Anggaran Perpustakaan
Perpustakaan tentunya membutuhkan dana untuk dapat terus mengembangkan
perpustakaan menjadi lebih baik. Demikian juga dengan Perpustakaan Universitas Muslim
Nusantara (UMN).
Kepala Perpustakaan
Kepala Tata Usaha
Pelayanan Teknis Pelayanan Pengguna
Pengadaan
Pengolahan
Pemeliharaan
Sirkulasi
Anggaran Perpustakaan UMN berasal dari lembaga induk UMN atau Biro Rektor
UMN dan mahasiswa yaitu berupa uang denda buku setiap bulannya dan uang
administrasi setiap pendaftaran anggota perpustakaan. Biasanya seluruh dana yang
diperoleh oleh Perpustakaan UMN diserahkan kepada biro rektor UMN.
Apabila Perpustakaan UMN ingin menambah koleksi perpustakaan, maka pihak
Perpustakaan UMN dapat menyerahkan proposal pengajuan penambahan koleksi
berdasarkan judul, pengarang, dan penerbit yang dibutuhkan kepada biro rektor UMN.
Selanjutnya pihak biro akan mengirimkan bahan – bahan perpustakaan yang sesuai dengan
permintaan Perpustakaan UMN.
3.2 Koleksi Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN)
Koleksi bahan pustaka merupakan salah satu syarat yang mutlak dalam pendirian
suatu perpustakaan. Oleh karena itu, setiap perpustakaan harus mempunyai koleksi yang
cukup memadai bagi kebutuhan pengguna. Pengadaan koleksi ini juga harus disesuaikan
dengan kemampuan keuangan atau anggaran perpustakaan yang ada.
Berdasarkan hasil wawancara, penulis memperoleh data mengenai jumlah koleksi
yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) adalah sebanyak
1428 judul dengan jumlah 3845 eksemplar.
3.2.1 Jenis Koleksi Perpustakaan
Tugas setiap perpustakaan adalah membangun koleksi demi kepentingan pengguna
perpustakaan kualitas jasa yang diberikan serta kepuasan pengguna tergantung pada
tersedianya koleksi perpustakaan. Pengembangan koleksi pada perpustakaan Universitas
Muslim Nusantara (UMN) sudah memenuhi kebutuhan perkuliahan dan kebutuhan
pengguna. Namun Perpustakaan UMN menyesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang
ada di Perpustakaan UMN.
Koleksi Perpustakaan UMN terdiri dari bahan pustaka berbentuk buku dan bahan
pustaka bukan buku, yaitu :
1. Bahan pustaka berbentuk buku • Buku teks
2. Bahan pustaka bukan buku • Majalah
• Jurnal • Buletin • Surat Kabar • Karya ilmiah
Selain Koleksi diatas, Perpustakaan UMN juga melengkapi koleksinya dengan cara
penerbitan sendiri, yaitu terbitan yang dihasilkan oleh lembaga induknya. Pada umumnya
yang diterbitkan adalah :
• Karya ilmiah yang dihasilkan oleh staf pengajar / dosen seperti makalah dan
laporan penelitian. • Diktat – diktat
• Buku Panduan Universitas Muslim Nusantara (UMN)
3.2.2 Jumlah Koleksi Perpustakaan
Koleksi perpustakaan sewajarnya disesuaikan dengan kurikulum perguruan tinggi
dan disesuaikan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi agar dapat menunjang program
Tridarma Perguruan Tinggi dan sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika, dan lain –
lain yang memiliki kebutuhan informasi yang berbeda – beda.
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) berupaya memenuhi kebutuhan
penggunanya dengan melengkapi koleksi – koleksi perpustakaan yang dapat menunjang
kegiatan belajar – mengajar di UMN. Adapun koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan
Tabel-1 : Jumlah Koleksi Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN)
NO JENIS KOLEKSI JUMLAH
JUDUL EKSEMPLAR
1 Buku teks 877 3010
2 Referensi 25 34
3 Majalah 6 238
4 Jurnal 4 40
5 Bulletin 1 4
6 Karya ilmiah 515 515
Total 1428 3845
3.3 Pelayanan perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) 3.3.1 Sistem Pelayanan
Pelayanan Perpustakaan adalah pemberian informasi pengguna melalui pe la ya na n
perpustakaan, pengguna dapat me mpero leh info rmas i ya ng dibutuhkannnya
secara optimal.
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) memberikan pelayanan
mencakup 4 (empat) kegiatan, baik kegiatan pekerjaan peminjaman, kegiatan membantu
pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi), kegiatan mendidik pengunjung
menggunakan alat kepustakaan dan bahan pustaka, dan kegiatan menyebarluaskan
informasi.
Perpustakaan UMN memberikan pelayanan kepada sivitas akademika dan
menerapkan sistem pelayanan terbuka (open access) dimana setiap pengguna/peminjam
dapat langsung menggunakan atau melihat setiap bahan pustaka yang dibutuhkannya
langsung pada jajaran koleksi yang telah disediakan atau langsung pada rak buku.
Perpustakaan UMN dibuka setiap hari kecuali hari Minggu dan hari libur. Waktu
pelayanan Perpustakaan UMN adalah sebagai berikut :
Pagi : 09.00 WIB - 12.00 WIB
Sore : 14.00 WIB – 17.00 WIB
Catatan : Waktu melihat karya ilmiah / skripsi hanya diperbolehkan pagi
Untuk pelayanan peminjaman sampai dengan pukul 16.30 WIB
Khusus hari sabtu perpustakaan hanya dibuka sampai pukul 12.00 WIB
3.3.2 Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang diberikan pustakawan secara
langsung kepada pengguna. Pelayanan sirkulasi meliputi pemberian bantuan kepada
pengguna dalam proses peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka. Di
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) setiap pengguna perpustakaan yang
akan meminjam koleksi terlebih dahulu mendaftar menjadi anggota perpustakaan.
Adapun syarat – syarat yang harus dipenuhi oleh setiap anggota Perpustakaan UMN
adalah sebagai berikut :
1. Bagi mahasiswa
• Calon anggota harus merupakan sivitas akademika UMN
• Mengisi formulir keanggotaan
• Menunjukkan fotocopy kwitansi tanda pembayaran SPP / uang kuliah
• Melampirkan fotocopy KTM yang masih berlaku 1 lembar
• Melampirkan pas foto : 3 x 4 2 lembar
2 x 3 1 lembar
• Bagi mahasiswa yang mendaftar menjadi anggota perpustakaan UMN pada
tahun pertama tidak dikenakan biaya.
• Untuk mahasiswa yang mendaftar menjadi anggota perpustakaan UMN pada
tahun kedua atau setelahnya dikenakan biaya keanggotaan atau biaya
administrasi sebesar Rp. 3000,-
2. Bagi dosen atau staf pegawai
• Mendaftarkan diri kepada petugas perpustakaan • Mengisi formulir
• Melampirkan pas foto 3 x 4 → 2 lembar
Masa aktif anggota Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) adalah satu
tahun. Apabila pengguna sudah habis masa aktif anggotanya, maka dapat melakukan
perpanjangan masa anggota dengan biaya administratif sebesar Rp. 3000,-.
Setelah menjadi anggota Perpustakaan UMN, anggota mendapatkan dua buah kartu
yaitu Kartu Tanda Anggota Perpustakaan UMN dan Kartu peminjaman dan pengembalian.
Kartu Tanda Anggota Perpustakaan diserahkan kepada pengguna sedangkan Kartu
peminjaman dan pengembalian menjadi pertinggal bagi perpustakaan. Kartu ini berfungsi
sebagai bukti transaksi peminjaman dan pengembalian yang telah dilakukan oleh
pengguna. Apabila pengguna menghilangkan kartu tanda anggota perpustakaan, maka
kartu tanda anggota tersebut dapat diganti dan pengguna dikenakan sanksi sebesar Rp.
5000,-.
Adapun Bentuk kartu anggota perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN)
adalah :
Gambar-2 : Kartu Tanda Anggota
Bagi pengunjung atau mahasiswa yang berasal dari luar UMN diperbolehkan
memasuki perpustakaan dengan membawa surat pengantar dari Universitas yang
bersangkutan pada kunjungan pertama dan untuk kunjungan selanjutnya hanya dengan
menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih aktif dari Universitasnya.
Pengguna Perpustakaan UMN adalah seluruh sivitas akademika yang terdiri dari : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan
Tahun akademi :
Nomor : Kartu Anggota
Foto pemegang kartu Nama : ………
No.Stb : ………
NIM : ……… Fak/Jurusan : ……… Program/ Smt : ………
Tanda tangan Alamat : ………
Pemegang kartu
- Meminjam / mengembalikan buku Medan, …… 2009
Harus memperlihatkan kartu ini Kepala Perpustakaan
- Kartu ini berlaku hanya untuk 1 tahun akademik
• Mahasiswa dari berbagai fakultas dan program studi yang berjumlah ± 621 orang
• Staf Pengajar atau Dosen yang berjumlah ± 200 Orang • Pegawai Universitas Muslim Nusantara (UMN) ± 50 Orang
Kegiatan pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan UMN antara lain: Peminjaman,
pengembalian, perpanjangan, penagihan, pemberian sanksi dan mengeluarkan surat bebas
pustaka
3.3.2.1Peminjaman
Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan,
baik dibaca di dalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan
(dipinjam). Peminjaman bahan pustaka pada perpustakaan Universitas Muslim Nusantara
(UMN) menggunakan kartu buku. Untuk setiap buku diberi kartu dan kartu ini disimpan
dalam kantong buku.
Perpustakaan UMN menerapkan jenis peminjaman biasa, dimana waktu
peminjaman yang diberikan adalah mingguan. Mahasiswa dapat meminjam buku
sebanyak 3 buah buku, Lama peminjaman buku adalah 1 '(satu) minggu dan untuk
dosen atau staf pengajar dapat meminjam sebanyak 4 buku dengan lama peminjaman 2
Minggu. Buku – buku yang dipinjam dapat diperpanjang satu kali selama satu
minggu. Dengan demikian antara mahasiswa dan dosen memilki perbedaan dalam
peminjaman buku.
Adapun bentuk kartu buku pada perpustakaan Universitas Muslim Nusantara
Gambar-4 : Bentuk Kartu Buku
Prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan UMN adalah sebagai
berikut :
1. Pengguna menunjukkan kartu anggota kepada petugas
2. Pengguna mencari bahan pustaka yang akan dipinjam
3. Setelah bahan pustaka yang diperlukan ditemukan, pengguna menuliskan nama
dan tanggal pinjam pada kartu buku, kemudian menyerahkannya kepada
petugas.
4. Petugas mengecek ulang kartu buku dan kemudian mencatat pada kartu
peminjaman dan pengembalian
5. Tanggal pengembalian juga dicatat pada slip pengembalian bahan pustaka. Slip
pengembalian distempel pada halaman pertama buku agar pengguna tidak lupa
tanggal pengembalian bahan pustaka tersebut.
6. Bahan pustaka diberikan kepada pengguna. Kartu buku dan kartu peminjaman
dan pengembalian disusun menurut tanggal pengembaliannnya. Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara
Medan
574.192 4
Wir nomor kelas b
Pengarang : Judul : No. Induk :
No/ Nama Peminjam Tanggal Paraf
Adapun bentuk kartu peminjaman dan pengembalian pada Perpustakaan UMN
adalah :
Gambar-3 : Kartu Peminjaman dan Pengembalian (Tampak Depan)
Tabel-2 : Kartu Peminjaman dan Pengembalian (Tampak Belakang) Kode Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan
Tahun akademi :
- Meminjam / mengembalikan buku Medan, …… 2009
Harus memperlihatkan kartu ini Kepala Perpustakaan - Kartu ini berlaku hanya untuk
1 tahun akademi
Mengingat bahwa pengguna perpustakaan UMN cukup ramai dan petugas yang
melayani hanya dua orang saja, maka penggunaan sistem kartu buku sangat tepat
diterapkan. Keuntungan sistem ini adalah bahwa anggota yang ingin meminjam bahan
pustaka tidak perlu menunggu lama.
3.3.2.2Pengembalian
Pengembalian merupakan pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan
bukti bahwa pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Pelayanan
pengembalian bahan pustaka di perpustakaan, merupakan kelanjutan dari pelayanan
paminjaman suatu bahan pustaka. Pada Perpustakaan UMN lama peminjaman hanya satu
minggu.
Buku – buku yang dipinjamkan harus dikembalikan sesuai dengan tanggal kembali
yang tertera pada slip pengembalian. Buku – buku yang rusak ketika dikembalikan
menjadi tanggung jawab peminjam dan dapat dikenakan sanksi akademis atau denda
yang sesuai dengan peraturan perpustakaan.
Pada umumnya mahasiswa UMN mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam
tepat pada waktunya. Hal ini dikarenakan adanya denda yang ditetapkan oleh pihak
perpustakaan UMN.
Prosedur pengembalian bahan pustaka pada perpustakaan UMN adalah sebagai
berikut :
1. Petugas menerima bahan pustaka yang dikembalikan
2. Petugas memeriksa bahan pustaka masih dalam keadaan baik atau tidak
3. Jika tidak terjadi kerusakan maka petugas memeriksa apakah pengembalian bahan pustaka tersebut terlambat atau tidak
4. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota yang sedang dipinjam
5. Petugas mencantumkan tanggal kembali pada kartu buku kemudian memberi paraf pada kartu buku dan kartu anggota
6. Kartu buku dimasukkan ke kantong buku dan kartu anggota dikembalikan. Pengembalian bahan pustaka di perpustakaan UMN sudah dapat dikatakan baik
karena sudah menggunakan kartu buku dan pada bahan pustaka sudah memiliki slip
pengembalian sehingga pengguna dapat mengembalikan bahan pustaka tepat pada
waktunya.
3.3.2.3Perpanjangan
Sebuah buku diperpanjang waktu peminjamannnya ketika bahan pustaka tersebut
telah habis masa pinjamnya. Biasanya bahan pustaka diperpanjang masa pinjamnya
karena masih dibutuhkan oleh anggota perpustakaan. Perpanjangan masa pinjam
bahan pustaka juga dilaksanakan pada Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara
(UMN). Pada perpustakaan ini perpanjangan masa pinjam bahan pustaka tergantung
pada kelompok peminjam. Dalam hal ini kelompok peminjam yang dimaksud adalah staf
pengajar dan mahasiswa.
Masa perpanjangan yang diberikan kepada mahasiswa dan staf pengajar/dosen
adalah 1 (satu) minggu. Dengan demikian mahas iswa dan dosen / staf penga jar
dapat menggunakan bahan pusataka dala m jangka waktu 2 (dua) minggu.
Perpanjangan waktu peminjaman tergantung pada kebijakan perpustakaan dan
kondisi perpustakaan tersebut. Ada perpustakaan yang memberikan masa perpanjangan
sebanyak 2 (dua) kali dan ada juga perpustakaan yang hanya memberikan masa
perpanjangan 1 (satu) kali saja. Berdasarkan peraturan Perpustakaan UMN,
perpanjangan masa pinjam bahan pustaka yang diberikan hanya satu kali saja.
Prosedur perpanjangan masa pinjam bahan pusataka pada Perpustakaan UMN
adalah sebagai berikut :
1. Peminjam membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang
2. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada petugas
3. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak penyimpanan
4. Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu buku dan memberi paraf pada
kartu buku dan kartu anggota
5. Petugas menuliskan kembali kode bahan pustaka dan tanggal pengembalian
pada kartu buku dan kartu anggota sedangkan pada kartu buku dituliskan
tanggal peminjaman
