KERJA PRAKTEK
Nama : Anggi Prasetyo W.R NIM : 10.41010.0038 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
1
Badan Urusan Logistik (BULOG) adalah perusahaan umum milik negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Salah satu kegiatan Perum Bulog dalam hal pengadaan beras/gabah yaitu menerima dan menyeleksi calon mitra kerja pengadaan yang berkualitas agar dapat memenuhi kebutuhan pengadaan beras yang diharapkan.
Sistem penerimaan yang berjalan pada saat ini yaitu dengan memverifikasi satu per satu persyaratan administrasi maupun teknis sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk menentukan lolos atau tidaknya calon mitra kerja tersebut menjadi mitra kerja Perum Bulog.
Dari permasalahan tersebut, maka dibuatlah Sistem Informasi Penenerimaan Mitra Kerja yang akan menangani proses penerimaan calon mitra kerja beserta laporan-laporan berupa laporan mitra kerja yang diterima sehinga dapat mempermudah Perum Bulog dalam proses penerimaan mitra kerja.
Hasil dari aplikasi sistem informasi penerimaan mitra kerja yang telah diimplementasikan di Perum Bulog dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibuat dapat membantu verifikasi mitra kerja beserta syarat-syarat yang harus dilengkapi menjadi lebih cepat sehingga masalah kelambatan pada saat proses menentukan lolos tidaknya mitra kerja dapat diatasi.
Kata Kunci : Aplikasi, Sistem Informasi, Penerimaan, Mitra Kerja, Verifikasi
STIKOM
1
1.1 Latar Belakang Masalah
Dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi, perusahaan dapat menggunakan dan memanfaatkan teknologi informasi tersebut untuk membantu mengelola segala aktifitas perusahaan, agar dapat meningkatkan kelancaran kegiatan dan pelayanan perusahan.
Badan Urusan Logistik (BULOG) adalah perusahaan umum milik negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Perum Bulog memiliki beberapa Divisi Regional (Divre) di beberapa wilayah, salah satunya yaitu di Jawa Timur yang disebut dengan Divre Jatim. Divre Jatim sendiri memiliki sub-sub divre, salah satunya yaitu Sub Divre Surabaya Utara.
Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara saat ini memiliki suatu sistem lama penerimaan mitra kerja yang berupa pencatatan calon mitra kerja, seleksi dan verifikasi persyaratan administrasi, seleksi dan verifikasi persyaratan teknis, dan menentukan hasil dari seleksi berdasarkan persyaratan administrasi dan teknis. Semua tahap itu dicatat dan di kerjakan dengan cara melakukan pencatatan di Microsoft excel dan pada akhir periode penerimaan mitra kerja akan di laporkan kepada Kasubdivre. Pada saat pelaporan sering ditemukan kesalahan diantaranya data yang kurang akurat dan waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan relatif lama.
Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara menginginkan adanya suatu
STIKOM
2
komputer. Kemudian data tersebut diolah dan pada akhirnya akan menghasilkan informasi hasil seleksi dan laporan yang lebih akurat dan cepat.
Dengan sistem yang terkomputerisasi maka diharapkan menghasilkan suatu informasi hasil seleksi dan laporan yang akurat, cepat dan meminimalkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan dan proses seleksi.
1.2 Perumusan Masalah
Terkait dengan latar belakang yang ada, maka rumusan masalahnya adalah bagaimana merancang bangun Sistem Informasi Penerimaan Mitra Kerja yang dapat mempermudah Perum Bulog dalam melakukan verifikasi persyaratan serta menentukan lolos atau tidaknya calon mitra kerja dan mempercepat pembuatan laporan mitra kerja yang telah diterima.
1.3 Batasan Masalah
Sesuai dengan rumusan masalah yang ada, maka batasannya adalah :
1. Aplikasi ini memuat tentang siklus penerimaan mitra kerja mulai dari penyimpanan data-data calon mitra kerja dan memverifikasi persyaratan yang harus dilengkapi oleh calon mitra kerja hingga menentukan lolos atau tidaknya mitra kerja tersebut sesuai dengan persyaratan yang sudah dilengkapi.
2. Aplikasi ini memberikan laporan mitra kerja yang diterima/lolos.
3. Aplikasi ini tidak membahas tentang penilaian kinerja mitra kerja.
STIKOM
3
ini adalah membuat Sistem informasi Penerimaan Mitra Kerja yang dapat mempermudah perum bulog dalam menyeleksi dan menerima calon mitra kerja.
1.5 Kontribusi
Konstribusi yang diberikan kepada Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara selama kerja Praktek adalah :
1. Membantu bagian Pelayanan Publik untuk lebih mudah dalam melakukan proses pencatatan dan verifikasi mitra kerja.
2. Membantu Perum Bulog mempercepat proses dalam menentukan status calon mitra kerja.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang memuat uraian secara garis besar ini setiap bab-bab yang dibahas didalamnya sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan latar belakang masalah tentang penerimaan mitra kerja pada Perum Bulog Subdivre Surabaya Utara, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, sistematika penulisan laporan kerja praktek
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini dijelaskan gambaran umum Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara, tentang sejarah singkat, Visi, Misi dan Tujuan, Nilai Perusahaan, Lokasi Perusahaan, serta Struktur Organisasi
STIKOM
4
analisa dan desain sistem, diantarnya Definisi Sistem Informasi, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi, Pengertian Penerimaan Mitra Kerja, Bagan Alir Sistem, dan teori-teori lain yang berhubungan dengan pembuatan sistem.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Pada bab ini berisi penjelasan prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan kerja praktek ini. Bab ini juga berisi tentang perancangan sistem berupa System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram
(ERD), Struktur Tabel, desain Input/Output sampai dengan implementasi sistem
berupa capture dari setiap form aplikasi penerimaan mitra kerja. BAB V PENUTUP
Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran dari sistem informasi penerimaan mitra kerja yang sudah dibuat. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari sistem yang dibuat kepada pihak lain yang sekiranya akan membaca maupun meneruskan kerja praktek ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan sistem ini sehingga bisa menjadi lebih baik kedepannya.
STIKOM
1
2.1 Sejarah Perusahaan
Sejarah perkembangan Bulog tidak dapat terlepas dari sejarah lembaga pangan di Indonesia sejak zaman sebelum kemerdekaan sampai pemerintahan sekarang ini. Secara umum tugas lembaga pangan tersebut adalah untuk menyediakan pangan bagi masyarakat pada harga yang terjangkau diseluruh daerah serta mengendalikan harga pangan di tingkat produsen dan konsumen. Instrumen untuk mencapai tujuan tersebut dapat berubah sesuai kondisi yang berkembang.
Campur tangan pemerintah dalam komoditas beras diawali sejak Maret 1933 yaitu di zaman pemerintahan Belanda. Saat itu, untuk pertama kalinya pemerintah Belanda mengatur kebijakan perberasan, yaitu dengan menghapus impor beras secara bebas dan membatasi impor melalui sistem lisensi. Latar belakang ikut campurnya pemerintah Belanda dalam perberasan waktu itu adalah karena terjadinya fluktuasi harga beras yang cukup tajam (tahun 1919/1920) dan sempat merosot tajam pada tahun 1930, sehingga petani mengalami kesulitan untuk membayar pajak.
Menjelang pecahnya Perang Dunia II, pemerintah Belanda memandang perlu untuk secara resmi dan permanen mendirikan suatu lembaga pangan. Tanggal 25 April 1939, lahirlah suatu lembaga pangan yang disebut Voeding Middelen Fonds (VMF).
STIKOM
2
1. Tahun 1939 didirikan VMF yang tugasnya membeli, menjual dan mengadakan persediaan bahan makanan.
2. Tahun 1942-1945 (zaman pendudukan Jepang) VMF dibekukan dan diganti dengan "Sangyobu Nanyo Kohatsu Kaisha".
3. Tahun 1945-1950, terdapat 2 organisasi, yaitu: Di Daerah RI: Didirikan Jawatan Pengawasan Makanan Rakyat (PMR) dan pada Tahun 1947/48 dibentuk Kementrian Persediaan Makanan Rakyat sedang di daerah yang diduduki Belanda: VMF dihidupkan kembali dengan tugas seperti yang telah dijalankan di tahun 1939.
4. Tahun 1950 dibentuk Yayasan Bahan Makanan (BAMA) (1950-1952) yang tugasnya yaitu membeli, menjual dan mengadakan persediaan pangan.
5. Tahun 1952 fungsi dari Yayasan Urusan Bahan Makanan (YUBM) (1952-1958) ini lebih banyak berhubungan dengan masalah distribusi/pemerataan pangan. Dalam periode ini mulailah dilaksanakan kebijaksanaan dan usaha stabilisasi harga beras melalui injeksi di pasaran.
6. Tahun 1958 selain YUBM yang ditugaskan untuk impor didirikan pula YBPP (Yayasan Badan Pembelian Padi) (1958-1964) yang dibentuk di daerah-daerah dan bertugas untuk membeli padi. Dengan meningkatnya harga beras dan terjadinya tekanan-tekanan dari golongan penerima pendapatan tetap, maka emerintah pada periode ini meninggalkan prinsip stabilisasi melalui mekanisme pasar dan beroientasi pada distribusi fisik.
STIKOM
3
persediaan bahan pangan di seluruh Indonesia.
8. Tahun 1966 BPUP dilebur menjadi Kolognas (Komando Logistik Nasional) (1966-1967). Tugas Kolognas adalah mengendalikan operasional bahan-bahan pokok kebutuhan hidup. Kebijaksanaan dan tindakan yang diambil untuk menanggulangi kekurangan stok waktu itu adalah mencari beras luar negeri.
9. Tahun 1967 KOLOGNAS dibubarkan, diganti dengan BULOG (Badan Urusan Logistik) (1967-1969) yang dibentuk dengan KEPPRES No. 114/KEP,1967. Berdasarkan KEPPRES RI No. 272/1967, Bulog dinyatakan sebagai "Single Purchasing Agency" dan Bank Indonesia ditunjuk sebagai Single Financing Agency (Inpres No. 1/1968).
10. Pada tanggal 22 Januari 1969 (Reorganisasi Bulog) berdasarkan KEPPRES11/1969, struktur organisasi Bulog diubah. Tugas Bulog yaitu membantu Pemerintah untuk menstabilkan harga pangan khususnya 9 bahan pokok. Tahun 1969 mulailah dibangun beberapa konsep dasar kebijaksanaan pangan yang erat kaitannya dengan pola pembangunan ekonomi nasional antara lain : konsep floor dan ceiling price; konsep bufferstock; dan Sistem serta tatacara pengadaan, pengangkutan, penyimpanan dan penyaluran.
Tugas Bulog semakin bertambah. Komoditi yang dikelola bertambah menjadi gula pasir (1971), terigu (1971), daging (1974), jagung (1978), kedelai(1977), kacang tanah (1979), kacang hijau (1979), telur dan daging ayam
STIKOM
4
Stabilisasi harga bahan pangan terutama yang dikelola Bulog masih tetap menjadi tugas utama di era 1980-an. Orientasi bufferstock bahkan ditunjang dengan dibangunnya gudang-gudang yang tersebar di wilayah Indonesia. Struktur organisasi Bulog diubah sesuai Keppres No. 39/1978 tanggal 6 Nopember 1978 dengan tugas membantu persediaan dalam rangka menjaga kestabilan harga bagi kepentingan petani maupun konsumen sesuai kebijaksanaan umum Pemerintah.
Penyempurnaan organisasi terus dilakukan. Melalui Keppres RI No.50/1995 Bulog ditugaskan mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula, tepung terigu, kedelai, pakan, dan bahan pangan lainnya. Namun, seiring dengan perkembangan ekonomi global, tugas pokok Bulog dipersempit melalui Keppres No. 45 / 1997 tanggal 1 Nopember 1997 yaitu hanya mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras dan gula. Selang beberapa bulan, sesuai LOI tanggal 15 Januari 1998, Bulog hanya memonopoli beras saja.
Liberalisasi beras mulai dilaksanakan sesuai Keppres RI no. 19/1998 tanggal 21 Januari 1998 dan tugas pokok Bulog hanya mengelola beras saja. Tugas pokok Bulog diperbaharui kembali melalui Keppres no. 29/2000 tanggal 26 Pebruari 2000 yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi, pengendalian harga beras dan usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas tersebut tidak berjalan lama
STIKOM
5
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Akhirnya, Keppres No. 103/2001 tanggal 13 September 2001 mengatur kembali tugas dan fungsi Bulog. Tugasnya melaksanakan tugas pemerintahan di bidang manajemen logistik sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, dengan kedudukan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang bertanggung jawab langsung kepada presiden.
Selama lebih dari 30 tahun Bulog telah melaksanakan penugasan dari pemerintah untuk menangani bahan pangan pokok khususnya beras dalam rangka memperkuat ketahanan pangan nasional, timbul tekanan yang sangat kuat agar peran pemerintah dipangkas secara drastis sehingga semua kepentingan nasional termasuk pangan harus diserahkan sepenuhnya kepada mekanisme pasar. Tekanan tersebut terutama mucul dari negara-negara maju pemberi pinjaman khususnya AS dan lembaga keuangan internasional seperti IMF dan World Bank.
Dan pada akhirnya era baru itu datang juga, sejak tanggal 20 Januari 2003LPND Bulog secara resmi berubah menjadi Perum Bulog berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 7 Tahun 2003 yang kemudian direvisi menjadi PP RI No. 61 Tahun 2003. Peluncuran Perum Bulog ini dilakukan di Gedung Arsip Nasional Jakarta pada tanggal 10 Mei 2003.
Berdasarkan hasil kajian, ketentuan dan dukungan politik DPR RI, disimpulkan bahwa status hukum yang paling sesuai bagi Bulog adalah Perum. Dengan bentuk Perum, Bulog tetap dapat melaksanakan tugas publik yang dibebankan oleh pemerintah terutama dalam pengamanan harga dasar pembelian
STIKOM
6
darurat dan kepentingan publik lainnya dalam upaya mengendalikan gejolak harga.
Disamping itu, Bulog dapat memberikan kontribusi operasionalnya kepada masyarakat sebagai salah satu pelaku ekonomi dengan melaksanakan fungsi usaha yang tidak bertentangan dengan hukum dan kaidah transparansi. Dengan kondisi ini gerak lembaga Bulog akan lebih fleksibel dan hasil dari aktivitas usahanya sebagian dapat digunakan untuk mendukung tugas publik, mengingat semakin terbatasnya dana pemerintah di masa mendatang. Dengan kondisi tersebut diharapkan perubahan status Bulog menjadi Perum dapat lebih menambah manfaat kepada masyarakat luas.
2.2 Logo Perusahaan
Gambar 2.1 Logo Perum Bulog Arti :
Bunga teratai : Mempresentasikan Bulog sebagai lembaga pangan yang handal untuk memantapkan ketahanan pangan.
Warna jingga : Melambangkan optimisme dalam mencapai visi dan misinya.
STIKOM
7
Juanda No.16 Sidoarjo. Untuk lebih detailnya , peta alamat perusahaan dapat dilihat dari gambar di bawah ini:
Gambar 2.2 Lokasi Perusahaan
2.4 Visi, Misi dan Nilai Perusahaan 2.4.1 Visi
Visi Perum Bulog adalah Terwujudnya perusahaan yang handal dalam
pencapaian ketahanan pangan nasional yang berkelanjutan.
2.4.2 Misi
Misi Perum Bulog adalah :
1. Memenuhi kecukupan pangan pokok secara aman, bermutu, stabil dan terjangkau.
2. Mewujudkan SDM profesional, jujur, amanah dan menerapkan prinsip-prinsip GCG di bidang pangan .
STIKOM
8
Perusahaan dengan seluruh jajaran manajemen dan pegawai sepakat untuk berorientasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen) sesuai dengan visi dan misi.
2. INTEGRITAS
Keutuhan pribadi, manajemen dan organisasi yang mencerminkan konsistensi antara prinsip dengan perilaku.
3. TEAM WORK
Seluruh unit kerja dan karyawan bergerak fokus dan total secara terintegrasi dalam rangka pencapaian visi dan misi perusahaan.
4. INOVATIF
Kemampuan untuk berfikir dan mengembangkan nilai-nilai kreatifitas dan inovasi dalam bekerja.
5. RESPONSIF
Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan upaya-upaya preventif maupun kuratif dalam menghadapi setiap perubahan lingkungan strategis. Pada tingkat invidivu, nilai ini direfleksikan oleh sikap awareness yang tinggi terhadap setiap kebijakan perusahaan.
STIKOM
9
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Perum Bulog
2.5.2 Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara
KEPALA
WAIL KEPALA
SEKSI PELAYANAN PUBLIK
SEKSI ADMINISTRASI DAN KEUANGAN SEKSI ANALISA HARGA
DAN PASAR
SEKSI PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN
USAHA
SEKSI AKUNTANSI
KANTOR SEKSI LOGISTIK
GUDANG
UPT PEGOLAHAN GABAH / BERAS
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara
STIKOM
14 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Pengertian Penerimaan Mitra Kerja
Menurut (SOP Pengadaan gabah/beras dalam negeri di lingkungan Perum Bulog, 2013) Penerimaan Mitra Kerja adalah suatu proses atau kegiatan untuk menyeleksi badan hukum dan/atau badan usaha dan/atau Gabungan Kelompok Tani (Gapoktan) yang memenuhi persyaratan untuk melakukan kerja sama dengan Perum Bulog dalam hal pengadaan gabah/beras.
3.2 Definisi Sistem
Menurut (Herlambang & Tanuwijaya, 2005) definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Pada sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
Menurut (Sukoco, 2007) Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur
STIKOM
diperlukan untuk melengkapi proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang menjelaskannya.
Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem adalah :
1. Mengoptimalakan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien 2. Salah satu alat pengendali biaya
3. Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor 4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi
5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya Adapun kerugiaanya adalah sebagai berikut :
1. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak berfungsi optimal
2. Tuntutan lingkuangan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan meyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen yang lain.
3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau sistem baru yang diterapkan perusahaan
4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi
3.3 Karakteristik Sistem
Menurut (Sukoco, 2007) sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut :
1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
STIKOM
2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maunpun mengganggu fungsi utama
3. Sistematis, Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada
4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang ditentukan.
5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan
6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan pengguanaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
3.4 Definisi Sistem Informasi
Menurut (Wowor, Ferdinandus, & Lumenta, 2011) Sistem informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi anatar orang, proses algoritmik, data dan teknologi. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi dan bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
STIKOM
semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah, dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan lainnya.
Kata “sistem” mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang
memeliki keterkaitan antara yang satu dengan lainnya. Dari definisi sistem, maka
dapat didefinisikan bahwa “Sistem Informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh
manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang menyajikan informasi.”
Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi informasi. Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta produk-produknya, sistem informasi yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika dibandingkan dengan sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi untuk mendukung penyajian informasinya.
Sistem informasi juga berfungsi sebagai alat bantu kompetisi bagi organisasi dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem Informasi dituntut tidak hanya mengolah data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang mampu menambah nilai kompetisi bagi organisasi. Dengan demikian sistem informasi harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan tempat. Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi yang tepat bagi pengguna.
STIKOM
3.5 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
Menurut (Jogiyanto, 1999), Analisa Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi
Analisa yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisa ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat menyebabkan penyusunan sistem gagal.
Untuk itu diperlakukan ketelitian didalam mengerjakan sehingga tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan didalam mengelisa sistem adalah :
a. Tahap perencanaan sistem b. Tahap analisa sistem c. Tahap perancangan sistem d. Tahap penerapan sistem
e. Membuat laporan dari hasil analisa
STIKOM
Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah diiddentifikasi, dilanjutkan dengan memperlajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi agar terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut dibentuk pula rancangan database disertai struktur file antara sistem yang satu dengan yang lain. Selain itu dibentuk pula rancangan keluaran dan masukan (input dan output) sistem misalnya menentukan berbagai bentuk dan isi laporan berserta pemasukan data.
Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu melihat kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik
STIKOM
kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.
3.6 Bagan Alir Sistem
3.6.1 Bagan Alir Dokumen dan Sistem
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya (Jogiyanto, 1999).
Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem (Jogiyanto, 1999).
Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan di dalam bagan alir document dan bagan alir sistem :
Tabel 3.1 Simbol Document Flowchart
NO SIMBOL
NAMA SIMBOL FLOWCHART
FUNGSI
1.
Dokumen (Document )
Untuk menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.
STIKOM
2. Kegiatan Manual
(Manual Activities)
Untuk menunjukkan pekerjaan yang dilakukan
secara manual.
3.
Simpanan Offline (Save Offline)
Untuk menunjukkan file non komputer yang diarsip
6. Proses
Komputerisasi
(Computerized
Process)
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program
komputer.
7.
Database Untuk menyimpan data.
8.
Penghubung (Connector)
Menunjukkan penghubung di halaman yang masih sama.
9. Penghubung
halaman lain (Connecting Other
Pages)
Menunjukkan penghubung ke halaman lain.
STIKOM
10.
Titik Terminal (Terminator)
Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
11.
Keputusan (Decision)
Menggambarkan suatu penyeleksian kondisi di dalam program dengan nilai
true atau false.
12.
Input/output
Digunakan untuk mewakili data input/output.
3.6.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan alat yang digunakan dalam analisis untuk menggambarkan kebutuhan data dan asumsi-asumsi dalam sistem yang akan dibangun/dikembangkan secara terstruktur dari atas ke bawah. Model data ini juga diatur pada tahapan SDLC dalam mendesain database. ERD menggambarkan struktur dan keterkaitan tabel-tabel data yang menyusun database secara detail. ERD merupakan representasi data sebagai entitas, atribut, dan relasi. ERD memiliki beberapa jenis model yaitu :
1. CDM (Conceptual Data Model)
CDM mempresentasikan struktur logika database yang tidak tergantung pada software dan struktur penyimpanan data apapun. Model
STIKOM
konseptual ini sering berisi objek-objek yang belum diimplementasikan dalam database secara fisik.
Aturan CDM sebagai berikut :
a. Mempresentasikan pengorganisasian data dalam format grafis. b. Memverifikasi validasi desain data
c. Menghasilkan PDM di mana menspesifikasikan implementasi secara fisik pada database.
2. PDM (Physical Data Model)
PDM menspesifikasikan implmentasi secara fisik pada database. Dengan PDM, harus mempertimbangkan secara detil implementasi fisik, serta juga harus memperhitungkan target software maupun struktur data storagenya.
PDM mengikuti aturan-aturan sebagai berikut :
a. Mempresentsaikan pengorganisasian data secara fisik dalam format grafis. b. Menghasilkan script pembuat dan pemodifikasi database.
c. Mendefinisikan referential integrity triggers and constraints Ada beberapa derajat relasi yang dapat terjadi, yaitu :
a. One to One Relationship
Menggambarkan bahwa antara 1 entity hanya dapat berhubungan dengan 1 entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan simbol 1-1.
b. One to Many Relationship
Menggambarkan bahwa 1 entity dapat memiliki hubungan dengan lebih dari 1 entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan simbol 1-N.
c. Many to Many Relationship
STIKOM
Menggambarkan bahwa lebih dari 1 entity dapat memiliki hubungan dengan lebih dari 1 entity. Biasanya derajat relasi ini digambarkan dengan simbol N-N.
3.6.3 Data Flow Diagram
Menurut (Jogiyanto, 1999), DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Beberapa simbol yang digunakan di DFD yaitu :
a. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)
External entity merupakan entity di lingkungan luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak
Gambar 3.1 External Entity
b. Data flow (arus data)
Data flow di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara
proses,simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Berikut ini adalah simbol dari data flow :
STIKOM
Gambar 3.2 Data Flow
c. Process (proses)
Process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses ditunjukkan dengan simbol sebagai berikut :
Gambar 3.3 Process
d. Data store (simpanan data)
Data store digunakan sebagai simpanan dari data yang dapat berupa file atau
database. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan sebagai berikut :
Gambar 3.4 Data Store
3.7 Visual Basic .NET 2010
Menurut (Yuswanto dan Subari, 2010), Visual basic .NET 2010 adalah salah satu bahasa pemrograman yang tergabung dalam Microsoft Visual Studio 2010. Visual basic .NET 2010 mempunyai suatu jendela yang luas sebagai ruangan kerjanya. Jendela-jendela tersebut yaitu sebagai berikut :
STIKOM
a. Menu Bar
Menu Bar merupakan kumpulan perintah-perintah yang dikelompokkan dalam kriteria operasinya. Daftar pilihan menu yang disediakan oleh Visual basic .NET 2010 adalah File, Edit, View, Project, Build, Debug, Data,
Format, Tools, Windows, dan Help.
b. Toolbar
Toolbar merupakan sekumpulan tombol yang mewakili suatu perintah
tertentu pada bahasa pemrograman berbasis windows.
c. Toolbox
Toolbox merupakan sebuah jendela di mana kontrol atau kontrol user
interface ditempatkan dan digunakan untuk membentuk suatu program
berbasis windows dan web. Kontrol-kontrol yang ada di toolbox adalah all
windows form, common controls, data, components,containers, menus &
toolbars, printing, dialogs, WPF interoperability, reporting, dan visual basic
powerpacks.
d. Form Windows
Di tengah area kerja Visual Basic .NET 2010 terdapat jendela form atau jendela desain. Jendela ini merupakan pusat pengembangan Visual basic .NET 2010 di mana kontrol (obyek) dari common controls pada toolbox ditempatkan.
e. Code Windows
Code windows atau sering disebut dengan jendela editor merupakan area
yang dapat menuliskan kode-kode pemrograman Visual basic .NET. suatu
STIKOM
kode-kode program merupakan kumpulan dari instruksi untuk menjalankan obyek yang berupa kontrol maupun form serta logika program.
Code windows mampu meringkas tempat dengan fasilitas Outlining yang
dapat menyembunyikan serta menampilkan kembali suatu blok program.
f. Solution Explorer Windows
Solution explorer windows merupakan jendela yang menampilkan
daftar semua form, module, class dan file lainnya untuk membuat aplikasi. g. Properti Window
Properti window digunakan pada mode desain yang bertujuan untuk mengatur suatu nilai pada kontrol (obyek). Pada bagian atas dari jendela properties terdapat kotak pilihan sebagai penunjuk dari nama obyek yang sedang aktif.
h. Jendela-jendela lain
Saat eksekusi program dilakukan, terdapat beberapa jendela yang menampilkan informasi dari efek proses tersebut. Beberapa jendela tersebut, anatara lain :
1. Error list Windows
Error list Windows merupakan jendela yang digunakan untuk
menampilkan diskripsi kesalahan yang ditemukan ketika mencoba menjalankan aplikasi
2. Output Window
Output window merupakan jendela untuk menampilkan
langkah-langkah dalam mengkompilasi program.
STIKOM
3.8 Database
Basis data (database) adalah suatu aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi data yang bisa mencari secara menyeluruh dan secara sistematis memelihara dan me-retrieve informasi.
Istilah basis data pada umumnya juga menyiratkan serangkaian sifat, berikut ini adalah sifat-sifat basis data :
1. Berbagi Data
Data yang disimpan di dalam basis data tidak secara umum dipegang semata-mata untuk digunakan oleh seseorang. Suatu basis data secara normal diharapkan bisa diakses oleh lebih dari satu orang, dan mungkin pada waktu yang sama.
2. Integrasi Data
Salah satu bentuk tanggung jawab pemakaian basis data yang utama adalah memastikan bahwa data terintegrasi. Suatu basis data harus menjadi koleksi data agar tidak terjadi redundansi data (yang berlebihan). Suatu nilai data dikatakan redundansi bila suatu atribut memiliki dua atau lebih nilai yang sama.
3. Integritas Data
Tanggung jawab lain yang timbul sebagai konsekuensi dari data bersama adalah bahwa basis data perlu menunjukkan integritas. Dengan kata lain, basis data perlu secara akurat mencerminkan seluruh bidang yang mencoba pada model.
4. Keamanan Data
Salah satu cara untuk memastikan integritas basis data adalah dengan melakukan pembatasan akses yaitu pengamanan basis data.
STIKOM
5. Abstraksi Data
Suatu basis data dipandang sebagai model nyata. Informasi yang disimpan di dalam basis data pada umumnya merupakan sebuah usaha untuk menyajikan sifat dari beberapa objek sesungguhnya. Oleh karena itu, suatu basis data adalah suatu abstraksi dari dunia nyata.
6. Independensi Data
Salah satu konsekuensi dari abstraksi adalah gagasan untuk buffering data dari proses yang menggunakan data.
3.9 SQL Server 2008
SQL Server 2008 adalah RDBMS (Relational Database Management
System) yang di-develop oleh Microsoft, yang digunakan untuk menyimpan dan
mengolah data. Pada SQL Server 2008, dapat melakukan pengambilan dan modifikasi data yang ada dengan cepat dan efisien. Selain itu dengan SQL Server 2008 bisa membuat object-object yang sering digunakan pada aplikasi bisnis, seperti membuat database, table, function, stored procedure, trigger, view dan menjalankan perintah SQL (Structured Query Language) untuk mengambil data.
Jika dilihat dari tampilannya, SQL Server 2008 tidak berbeda jauh dengan SQL Server 2005, dibandingkan dengan SQL Server 2000 ke 2005. Pada SQL Server 2008 microsoft mengembangkan beberapa fitur yang telah ada di produk SQL Server sebelumnya dan menambah beberapa fitur baru untuk meningkatkan performance.
STIKOM
Beberapa fitur baru di dalam SQL Server 2008 yaitu :
1. Data Compression
2. Change Data Capture
3. Filtered Indexes
4. Table-valued parameter
5. Sparse Column
6. Data type baru
STIKOM
31
STIKOM
1
Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara saat ini memiliki suatu sistem lama penerimaan mitra kerja yang dicatat dan dikerjakan dengan cara melakukan pencatatan di Microsoft excel dan pada akhir periode penerimaan mitra kerja akan di laporkan kepada Kasubdivre. Sistem ini masih tergolong manual, dimana pengelolaan data dan laporan belum dapat diselesaikan secara otomatis.
Kerja praktek ini dilakukan selama 160 jam dalam waktu 1 bulan. setiap minggu dilakukan 5 hari kerja terdiri dari 8 jam setiap hari. Dalam kerja praktek ini, diharuskan menemukan permasalahan yang ada, mempelajari serta memberikan solusi bagi masalah yang timbul.
Permasalahan yang ada pada Perum Bulog Sub Divre Surabaya Utara ini terdapat pada saat proses penerimaan dan seleksi mitra kerja, pelaporan penerimaan mitra kerja sering ditemukan kesalahan diantaranya data yang kurang akurat dan waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan dan relatif lama.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan langkah-langkah yaitu:
a. Menganalisis sistem b. Mendesain sistem
c. Mengimplementasikan sistem
d. Melakukan pembahasan terhadap hasil implementasi sistem.
STIKOM
2 4.1 Menganalisis Sistem
Langkah awal untuk membuat sistem baru adalah menganalisis sistem yang ada saat ini yaitu dengan melakukan wawancara pada bagian pelayanan publik sebagai pelaksana seleksi penerimaan mitra kerja baru. Bagian pelayanan publik memberikan informasi tentang prosedur tentang penerimaan mitra kerja maupun gapoktan, persyaratan yang harus di lengkapi dan aturan tentang seleksi mitra kerja yang layak diterima dan tidak.
Bagian pelayanan publik menunjukkan dokumen permohonan menjadi mitra kerja perum bulog, dokumen persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon mitra kerja, serta file excel yang digunakan untuk melakukan pencatatan persyaratan calon mitra kerja apakah sudah ada,ada tapi tidak berlaku,maupun yang belum ada. Dari hasil wawancara dam dokumen yang ditunjukkan oleh bagian pelayanan publik dapat digambarkan melalui dokumen flow lama.
Dari dokumen flow yang sudah digambarkan terdapat beberapa permasalahan yang dapat diambil. Permasalahan tersebut antara lain, proses penentuan hasil seleksi masih manual yaitu melihat satu persatu persyaratan dari calon mitra kerja sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan proses seleksi.
STIKOM
3
persyaratan dokumen saja yang berbeda. Pertama calon mitra kerja mengajukan permohonan untuk menjadi calon mitra kerja, setelah diperiksa dan ditentukan lolos apa tidaknya permohonan tersebut.
Setelah dinyatakan lolos calon mitra kerja harus menyerahkan dokumen persyaratan administrasi dan teknis kepada Perum Bulog untuk diseleksi dan dinyatakan lolos maupun tidak menjadi mitra kerja Perum Bulog. Jika sudah dinyatakan lolos, Bagian pelayanan publik membuat surat penetapan mitra kerja untuk disetujui oleh Kasubdivre. Kemudian dokumen tersebut akan disimpan sebagai arsip dan diserahkan kepada mitra kerja yang sudah diterima tersebut.
4.2 Mendesain Sistem
Desain sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam mendesain sistem yang baik, harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem adalah meliputi :
1. Pembuatan alur sistem aplikasi (System Flow) 2. Diagram berjenjang (HIPO)
3. DFD (contex diagram, level 0 dan level 1),
4. ERD (Entity Relasionship Diagram) yaitu CDM (Conceptual Data Model)
dan PDM (Physical Data Model).
STIKOM
4
Berikut ini akan digambarkan System Flow dari Sistem Informasi Penerimaan Mitra Kerja yang akan dibuat pada Perum Bulog Subdivre Surabaya Utara :
1 Penerimaan Mitra Kerja
Sistem flow Penerimaan Mitra Kerja dilakukan secara terkomputerisasi. Mulai dari penginputan data calon mitra kerja yang didapat dari surat permohonan mitra kerja, kemudian penginputan persyaratan administrasi dan teknis. Sistem akan memproses dan menghasilkan status calon mitra tersebut apakah diterima maupun tidak, jika di terima akan meminta persetujuan dari kasubdivre untuk menetapkan status diterima sebagai mitra kerja Perum Bulog.
2 Penerimaan Gapoktan
System Flow Penerimaan Gapoktan sama dengan Penerimaan mitra kerja tetapi persyaratan untuk gapoktan lebih sederhana, persyaratan gapoktan dan persyaratan teknis. Pertama Pelayanan publik menginputkan data calon mitra kerja yang didapat dari surat permohonan mitra kerja, kemudian penginputan persyaratan gapoktan dan teknis. Sistem akan memproses dan menghasilkan status calon mitra tersebut apakah diterima maupun tidak, jika di terima akan meminta persetujuan dari kasubdivre untuk menetapkan status diterima sebagai mitra kerja Perum Bulog.
STIKOM
5
Ph
as
e
Data Surat Permohonan Mitra Kerja
Proses Verifikasi SP Mitra Kerja
Setuju?
Persyaratan Administrasi & Teknis
Proses Verifikasi Administrasi & Teknis
Lolos?
Data Surat Penetapan Mitra Kerja
Simpan & Cetak
Surat Penetapan Mitra Kerja Baru
Surat Penetapan Mitra Kerja Baru
Disetujui?
Surat Penetapan MK Telah Disetujui
2 Surat Penetapan MK
Telah Disetujui Surat Penetapan MK
Telah Disetujui Selesai Tidak Ya Tidak Ya Ya Tidak Mitra_Kerja Proses Simpan Data
Mitra Kerja Simpan data Administrasi & Teknis Persyaratan Administrasi Persyaratan Teknis Mitra Kerja Transaksi Mitra Kerja 2 Surat Permohonan Mitra Kerja Pengecekan Penetapan Mitra Kerja Baru
Gambar 4.1 Sistem Flow Penerimaan Mitra Kerja
STIKOM
6
Ph
as
e
Data Surat Permohonan Mitra Kerja
Proses Verifikasi SP Mitra Kerja
Setuju?
Persyaratan Gapoktan & Teknis
Proses Verifikasi Gapoktan & Teknis
Lolos?
Data Surat Penetapan Mitra Kerja Gapoktan
Simpan & Cetak
Surat Penetapan Mitra Kerja Baru
Surat Penetapan Mitra Kerja Baru
Disetujui?
Surat Penetapan MK Telah Disetujui
2 Surat Penetapan MK
Telah Disetujui Surat Penetapan MK
Telah Disetujui Selesai Tidak Ya Tidak Ya Ya Tidak Mitra_Kerja Proses Simpan Data
Mitra Kerja
Simpan data Gapoktan & Teknis
Persyaratan Gapoktan Persyaratan Teknis Mitra Kerja Transaksi Mitra Kerja Gapoktan 2 Mulai Surat Permohonan Mitra Kerja Mitra Kerja Pengecekan Penetapan Mitra Kerja Baru
Gambar 4.2 Sistem Flow Penerimaan Gapoktan
STIKOM
7
[image:40.595.42.546.158.716.2]tiga entitas, yaitu Pelayanan Publik, Kasubdivre dan Calon Mitra Kerja. Ketiga entitas tersebut memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan. Sebagai Contoh, Pelayanan Publik memberikan input persyaratan administrasi dan persyaratan teknis, setelah di proses sistem, kemudian pelayanan publik mendapatkan output berupa informasi lolos apa tidaknya persyaratan mitra kerja yang diinputkan.
Gambar 4.3 Context Diagram
Data Surat Penetapan Gapoktan disetujui
Data Surat Penetapan Mitra Kerja Data Surat Perm ohonan
Laporan Mitra Kerja Lolos Seleksi Data Permohonan Menjadi Mitra Kerja
Data Persyaratan Teknis
Data Surat Penetapan Gapoktan
Informasi Status Persyaratan Gapoktan
Laporan Gapoktan Lolos Seleksi Laporan Penetapan Gapoktan Acc Surat Penetapan Gapoktan
Acc Surat Penetapan Mitra Kerja Informasi Status Persyaratan Teknis Mitra Kerja dan Gapoktan
Informasi Status Persyaratan Administrasi Mitra Kerja
Data Surat Penetapan Mitra Kerja Data Persyaratan Gapoktan
Data Persyaratan Administrasi
0
SISTEM INFORMASI PENERIMAAN MITRA
KERJA
+
kasubdrive Pelayanan Publik
Calon Mitra Kerja Melalui PP
STIKOM
8
Sistem Informasi Penerimaan Mitra Kerja pada Bulog Subdivre Surabaya
[image:41.595.56.554.89.647.2]Utara 1 Penerimaan Mitra Kerja 2 Penerimaan Gapoktan 3 Laporan Penetapan Mitra Kerja 4 Laporan Penetapan Gapoktan
Gambar 4.4 Diagram Jenjang Sistem Informasi Penerimaan Mitra Kerja pada bulog Subdivre Surabaya Utara
9
Gambar 4.6 Diagram Jenjang Penerimaan Gapoktan
3 Laporan Penetapan Mitra Kerja 3.1 Verifikasi Penetapan Mitra Kerja Diterima 3.2
Update & Cetak Penetapan Mitra Kerja Diterima
Gambar 4.7 Diagram Jenjang Laporan Penetapan Mitra Kerja
3 Laporan Penetapan Gapoktan 3.1 Verifikasi Penetapan Gapoktan Diterima 3.2
[image:42.595.60.553.79.709.2]Update & Cetak Penetapan Gapoktan Diterima
10
DFD level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram yang menggambarkan proses-proses apa saja yang terdapat pada sistem penerimaan mitra kerja.
Gambar 4.9 DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Mitra Kerja Laporan Penetapan Mitra Kerja
Data Transaksi Penerimaan Gapoktan Diupdate Data Transaksi Penerimaan Diupdate
Data Persyaratan Administrasi Disimpan
Data Mitra Kerja Disimpan Data Mitra Kerja Dibaca Data Mitra Kerja Dibaca
Data Persyaratan Administrasi Dibaca
Data Persyaratan Gapoktan Dibaca
Data Persyaratan Teknis Dibaca
Data Persyaratan Teknis Dibaca
Data Mitra Kerja Dibaca Data Mitra Kerja Dibaca Data Mitra Kerja dibaca Data Mitra Kerja Dibaca
Data Transaksi Penerimaan Gapoktan Dibaca Data Transaksi Penerimaan Dibaca
Data Transaksi Penerimaan Disimpan
Data Transaksi Penerimaan Gapoktan Disimpan
Data Mitra Kerja Gapokan Disimpan
Data Persyaratan Teknis Gapok Disimpan
Data Persyaratan Gapoktan Disimpan
Data Persyaratan Teknis Disimpan [Data Surat Penetapan Gapoktan disetujui]
[Data Surat Penetapan Mitra Kerja]
[Data Surat Permohonan]
[Acc Surat Penetapan Gapoktan] [Laporan Gapoktan Lolos Seleksi]
[Laporan Penetapan Gapoktan]
[Acc Surat Penetapan Mitra Kerja] [Laporan Mitra Kerja Lolos Seleksi]
[Data Permohonan Menjadi Mitra Kerja] Status Persyaratan Teknis Mitra Kerja
Status Persyaratan Teknis Gapoktan [Informasi Status Persyaratan Teknis Mitra Kerja dan Gapoktan]
[Informasi Status Persyaratan Gapoktan]
Data Permohonan Gapoktan Data Permohonan Mitra Kerja
Data Persyaratan Teknis Mitra Kerja
Data Persyaratan Teknis Gapoktan [Data Persyaratan Teknis]
[Informasi Status Persyaratan Administrasi Mitra Kerja]
[Data Surat Penetapan Gapoktan] [Data Persyaratan Gapoktan] [Data Persyaratan Administrasi]
[Data Surat Penetapan Mitra Kerja]
Pelayanan Publik
kasubdrive
1
Penerimaan Mitra Kerja
+ 2 Penerimaan Gapoktan + 3 Laporan Penetapan Mitra Kerja + 4 Laporan Penetapan Gapoktan +
1 Mitra Kerja
2 Persyaratan Administrasi
3 Persyaratan Teknis
4 Persyaratan Gapoktan 5 PenerimaanTransaksi
6 Transaksi Penerimaan Gapoktan Calon Mitra Kerja
Melalui PP
1 Mitra Kerja
1 Mitra Kerja
STIKOM
11
Gambar 4.10 DFD Level 1 Penerimaan Mitra Kerja
[Data Transaksi Penerimaan Disimpan] Data Transaksi Penetapan mitra kerja diterima
[Data Mitra Kerja dibaca] [Data Mitra Kerja Dibaca]
[Data Persyaratan Adm inistrasi Dibaca] [Data Persyaratan Teknis Dibaca]
[Data Surat Penetapan Mitra Kerja] [Data Persyaratan Teknis Disimpan]
[Data Persyaratan Adm inistrasi Disimpan] Simpan Data Hasil Verifikasi Persyaratan Teknis
[Data Mitra Kerja Disim pan]
Data Disimpan [Inform asi Status Persyaratan Administrasi Mitra Kerja] [Status Persyaratan Teknis Mitra Kerja]
[Data Surat Permohonan]
[Data Permohonan Mitra Kerja]
[Data Persyaratan Teknis Mitra Kerja] [Data Persyaratan Adm inistrasi] Pelayanan Publik Pelayanan Publik Pelayanan Publik SpMg_76 SpMg_81 SpMg_84 Calon Mitra Kerja Melalui PP
3 Persyaratan Teknis
5 PenerimaanTransaksi 1 Mitra Kerja
1.1 Verifikasi Surat Permohonan 1.2 Simpan Surat Permohonan Mitra Kerja 1.3 Verifikasi Persyaratan Teknis 1.4 Verifikasi Persyaratan Administrasi 1.5 Simpan Data Persyaratan 1.6 Transaksi Penetapan Mitra Kerja Diterima 1 Mitra Kerja
12
Gambar 4.11 DFD Level 1 Penerimaan Gapoktan
[Data Surat Penetapan Gapoktan]
Flow_355
Data Hasil Verifikasi Data Hasil Verifikasi
Data Surat Perm ohonan
[Data Transaksi Penerimaan Gapoktan Disim pan] [Data Persyaratan Gapoktan Dibaca] [Data Persyaratan Teknis Dibaca]
[Data Mitra Kerja Dibaca] [Data Mitra Kerja Dibaca]
[Data Mitra Kerja Gapokan Disim pan]
[Data Persyaratan Teknis Gapok Disimpan] [Data Persyaratan Gapoktan Disimpan]
[Data Permohonan Gapoktan]
[Data Persyaratan Teknis Gapoktan]
[Inform asi Status Persyaratan Gapoktan] [Data Persyaratan Gapoktan]
Pelayanan Publik Pelayanan Publik SpMg_76 SpMg_81 SpMg_84 4 Persyaratan Gapoktan 3 Persyaratan Teknis 1 Mitra Kerja
6 Transaksi Penerimaan Gapoktan 1 Mitra Kerja
3 Persyaratan Teknis
13
[image:46.595.52.549.78.683.2]Gambar 4.12 DFD Level 1 Laporan Penetapan Mitra Kerja 4.2.8 DFD Level 1 Laporan Penetapan Gapoktan
Gambar 4.13 DFD Level 1 Laporan Penetapan Gapoktan
[Laporan Penetapan Mitra Kerja] Data Penetapan Mitra Kerja Disetujui
[Data Surat Penetapan Mitra Kerja] [Data Transaksi Penerimaan Diupdate]
[Data Mitra Kerja Dibaca] [Data Transaksi Penerimaan Dibaca]
[Acc Surat Penetapan Mitra Kerja] kasubdrive Calon Mitra Kerja Melalui PP 5 Transaksi Penerimaan
1 Mitra Kerja
5 PenerimaanTransaksi
3.1
Verifikasi Penetapan Mitra Kerja Diterima
3.2
Update & Cetak Penetapan Mitra Kerja Diterima
kasubdrive
[Laporan Penetapan Gapoktan]
[Data Surat Penetapan Gapoktan disetujui]
[Data Transaksi Penerimaan Gapoktan Diupdate] Data Penetapan Gapoktan Disetujui
[Data Mitra Kerja Dibaca] [Laporan Gapoktan Lolos Seleksi]
[Acc Surat Penetapan Gapoktan] [Data Transaksi Penerimaan Gapoktan Dibaca]
kasubdrive
kasubdrive
Calon Mitra Kerja Melalui
PP
6 Transaksi Penerimaan Gapoktan 1 Mitra Kerja
6 Transaksi Penerimaan Gapoktan
4.1
Verifikasi Penetapan Gapoktan Diterima
4.2 Update & Cetak
Penetapan Gapoktan Diterima
STIKOM
14
dari Sistem Informasi Penerimaan Mitra Kerja yang telah dikembangkan. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik dan
Physical Data Model (PDM) atau secara fisik.
1. CDM (Conceptual Data Model)
Pada Conceptual Data Model yang tertera diatas, terdapat empat belas buah tabel yang saling terintegrasi secara logik.
Gambar 4.14 Conceptual Data Diagram
2. PDM (Physical Data Model)
Pada Physical Data Model yang tertera dibawah, telah menunjukkan adanya relasi antar tabel. Terlihat bahwa antar tabel satu dengan yang lain saling memberikan informasi berupa identitas (kode) untuk mengenali tabel yang lain.
mempunyai mempunyai mempunyai Menangani Melengkapi Melengkapi Menangani Melengkapi Melengkapi Mitra_Kerja id_mitra nama_perusahaan telepon_perusahaan alamat_perusahaan nama_cp telepon_cp Jenis ...
<pi> Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (25) Text (150) Variable characters (100) Variable characters (25) Variable characters (50) Persyaratan_Administrasi id_adm SP AN SIUP TDP HO NPWP SK SPK Status
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (25)
Persyaratan_Teknis id_teknis LJ SPL MPK MPG MP AY Status
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (25)
<M> Persyaratan_Gapoktan id_gapoktan SPM SPD DNA KLH Status
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (25)
<M> Pegawai id_pegawai nama_pegawai jabatan jenis_kelamin telepon_pegawai alamat_pegawai username password
<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (25) Variable characters (25) Text (150) Variable characters (50) Variable characters (50)
Transaksi_Penerimaan id_transaksi
tanggal_penerimaan SP_MPK
<pi> Variable characters (10) Date
Variable characters (50)
Transaksi_Penerimaan_Gapoktan Id_Trans_Gapok
tanggal_penerimaan SP_MPK
<pi> Variable characters (10) Date
Variable characters (50)
STIKOM
15
Gambar 4.15 Physical Data Diagram
4.2.10 Struktur Tabel
Dalam Sistem Informasi Penerimaan Mitra Kerja ini, digunakan beberapa tabel untuk menyimpan berbagai data yang penting. Tabel tersebut adalah Tabel Mitra Kerja, Tabel Pegawai, Tabel Pesyaratan Administrasi, Tabel Persyaratan Teknis, Tabel Persyaratan Gapoktan, Tabel Transaksi Penerimaan, Tabel Penerimaan Gapoktan. Berikut akan dijelaskan tentang table-tabel yang digunakan.
1. Tabel Mitra Kerja
Primary key : Id Mitra
Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data mitra kerja
id_mitra = id_mitra
id_mitra = id_mitra
id_mitra = id_mitra
id_pegawai = id_pegawai
id_teknis = id_teknis
id_teknis = id_teknis
id_gapoktan = id_gapoktan
16
1 Id_mitra Varchar 10 Identitas mitra kerja
2 Nama_Perusahaan Varchar 100 Nama mitra kerja
3 Telepon_Perusahaan Varchar 25 Telepon mitra kerja
4 Alamat_Perusahaan Text - Alamat mitra kerja
5 Nama_CP Varchar 100 Nama kontak person
6 Telepon_CP Varchar 25 Telepon kontak person
7 Jenis Varchar 50 Jenis mitra kerja
2. Tabel Pegawai
Primary key : Id_Pegawai
Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai dan digunakan untuk login
Tabel 4.2 Tabel Pegawai
No Field Data Type Length Description
1 Id_pegawai Varchar 10 Identitas pegawai
2 Nama_Pegawai Varchar 50 Nama pegawai
STIKOM
[image:49.595.73.549.92.752.2]17
4 Jenis_Kelamin Varchar 25 Jenis kelamin pegawai
5 Telepon_Pegawai Varchar 25 Telepon pegawai
6 Alamat_Pegawai Text - Alamat pegawai
7 Username Varchar 50 Username pegawai
8 Password Varchar 50 Password pegawai
3. Tabel Persyaratan Administrasi Primary key : Id_Adm
Foreign key : Id_Mitra
Fungsi : Untuk menyimpan data persyaratan administrasi mitra kerja
Tabel 4.3 Tabel Persyaratan Administrasi
No Field Data Type Length Description
1 Id_Adm Varchar 10 Identitas persyaratan
administrasi
2 Id_mitra Varchar 10 Identitas pemilik
peryaratan yang bersangkutan (mitra)
STIKOM
18
4 AN Varchar 50 Akta Notaris
5 SIUP Varchar 50 Surat Ijin Usaha
6 TDP Varchar 50 Tanda Daftar
Perusahaan
7 HO Varchar 50 Ijin Gangguan
8 NPWP Varchar 50 Nomor Pokok Wajib
Pajak
9 SK Varchar 50 Surat Kuasa Materai
10 SPK Varchar 50 Surat Penyataan
Kesanggupan
11 Status Varchar 25 Status Persyaratan
4. Tabel Persyaratan Gapoktan Primary key : Id_Gapoktan
Foreign key : Id_Mitra
Fungsi : Untuk menyimpan data persyaratan gapoktan
STIKOM
19
1 Id_Gapoktan Varchar 10 Identitas persyaratan gapoktan
2 Id_mitra Varchar 10 Identitas pemilik
peryaratan yang bersangkutan (mitra)
3 SPM Varchar 50 Surat Permohonan
Menjadi Mitra
4 SPD Varchar 50 Surat Rekomendasi dari
Disperta
5 DNA Varchar 50 Daftar nama dan alamat
anggota sesuai KTP
6 KLH Varchar 50 Keterangan Lokasi dan
lahan yang dikuasai
7 Status Varchar 25 Status Persyaratan
5. Tabel Persyaratan Teknis Primary key : Id_Teknis
Foreign key : Id_Mitra
STIKOM
[image:52.595.86.554.104.622.2]20
Tabel 4.5 Tabel Persyaratan Teknis
No Field Data Type Length Description
1 Id_Teknis Varchar 10 Identitas persyaratan teknis
2 Id_mitra Varchar 10 Identitas pemilik
peryaratan yang bersangkutan (mitra)
3 LJ Varchar 50 Lantai Jemur
4 SPL Varchar 50 Sarana Pengering Lain
5 MPK Varchar 50 Mesin Pemecah Kulit
6 MPG Varchar 50 Mesin Pemisah Gabah
7 MP Varchar 50 Mesin Penyosoh
8 AY Varchar 50 Alat Pemisah/Ayakan
9 Status Varchar 25 Status Persyaratan
6. Tabel Transaksi Penerimaan Mitra Primary key : Id_Transaksi
Foreign key : Id_Teknis
STIKOM
21 Id_Adm
Fungsi : Untuk menyimpan data hasil seleksi mitra kerja
Tabel 4.6 Tabel Transaksi Penerimaan Mitra
No Field Data Type Length Description
1 Id_Transaksi Varchar 10 Identitas transaksi
2 Id_Teknis Varchar 10 Identitas Persyaratan teknis transaksi yang bersangkutan
3 Id_Pegawai Varchar 10 Identitas pegawai transaksi yang bersangkutan
4 Id_Adm Varchar 10 Identitas persyaratan
administrasi transaksi yang bersangkutan
5 Tanggal_Penerimaan Datetime - Tanggal Transaksi Penerimaan
6 SP_MPK Varchar 50 Surat Penetapan
Menjadi Mitra Kerja
STIKOM
22 Foreign key : Id_gapoktan
Id_Pegawai
Id_Teknis
Fungsi : Untuk menyimpan data hasil seleksi mitra kerja jenis gapoktan
Tabel 4.7 Tabel Transaksi Penerimaan Gapoktan
No Field Data Type Length Description
1 Id_Transaksi_Gapok Varchar 10 Identitas transaksi Gapoktan
2 Id_Teknis Varchar 10 Identitas Persyaratan teknis transaksi yang bersangkutan
3 Id_Pegawai Varchar 10 Identitas pegawai transaksi yang bersangkutan
4 Id_Gapoktan Varchar 10 Identitas persyaratan gapoktan transaksi yang
STIKOM
23
5 Tanggal_Penerimaan Datetime - Tanggal Transaksi Penerimaan
6 SP_MPK Varchar 50 Surat Penetapan
Menjadi Mitra Kerja
4.2.11 Desain Input/Output
Berikut ini adalah desain input/output yang terdapat pada aplikasi Sistem Infomasi Penerimaan Mitra Kerja pada Perum Bulog Subdivre Surabaya Utara:
1. Form Master Mitra Kerja
Form ini digunakan untuk menyimpan data-data mengenai mitra kerja seperti nama perusahaan, telepon dan alamat. Desain formnya sebagai berikut :
Master Mitra Kerja
M001
CV. Suka Maju
0318851662
Basuki
0812818218
Jl. Diponegoro Sidoarjo 86 Id Mitra
Simpan Tutup
Nama Perusahaan
Telepon
Nama Contact Person
Telp Contact Person
[image:56.595.54.506.460.711.2]Alamat
Gambar 4.16 Form Master Mitra Kerja
STIKOM
24
sistem termasuk menyimpan nama, jabatan, username, password dan alamat. Desain formnya sebagai berikut :
Master Pegawai
P001
Eko Kuncahyo
Kasubdivre
eko2013
*******
Jl. Diponegoro Sidoarjo 86
081281928192 Id Pegawai
Simpan Tutup
Nama Pegawai
Jabatan
Username
Password Alamat
Jenis Kelamin Laki-Laki Perempuan
Telepon
Gambar 4.17 Form Master Pegawai
3. Form Login
Form ini digunakan untuk masuk kedalam sistem. desain formnya sebagai
berikut :
STIKOM
25 Eko2013 ******* Login Username Password Keluar
Gambar 4.18 Form Login 4. Form Persyaratan Administrasi
Form ini digunakan untuk mencatat data persyaratan administrasi mitra
kerja dan menentukan lolos tidaknya persyaratan administrasi mitra kerja tersebut:
Persyaratan Administrasi
CV Suka Maju
M001
Ada Masih Berlaku Jl. Diponegoro Sidoarjo 86
Ada Masih Berlaku Ada Masih Berlaku
Ada Masih Berlaku
Ada Masih Berlaku
Ada Masih Berlaku Ada Tidak Berlaku
Tidak Ada INFO :
SP : Surat Permohonan AN : Akta Notaris ………. Nama Perusahaan Simpan Tutup Id Mitra Dokumen SP Alamat Dokumen AN Dokumen SIUP Dokumen TDP Dokumen HO Dokumen NPWP Dokumen SK Dokumen SPK
Gambar 4.19 Form Persyaratan Administrasi
5. Form Persyaratan Gapoktan
Form ini digunakan untuk mencatat data persyaratan gapoktan mitra kerja yang berjenis gapoktan dan menentukan lolos tidaknya persyaratan gapoktan tersebut :
STIKOM
26 M003
Ada Masih Berlaku Jl. Diponegoro Sidoarjo 86
Ada Masih Berlaku
Ada Masih Berlaku
Ada Masih Berlaku INFO :
SPM : Surat Permohonan Menjadi Mitra SPD : Surat Rekomendasi dari Disperta ………. Simpan Tutup Id Mitra Dokumen SPM Alamat Dokumen SPD Dokumen DNA Dokumen KLH
Gambar 4.20 Form Persyaratan Gapoktan
6. Form Persyaratan Teknis
Form ini digunakan untuk mencatat data persyaratan teknis mitra kerja dan gapoktan serta menentukan lolos tidaknya persyaratan teknis tersebut :
Persyaratan Teknis
CV Suka Maju
M001
Ada Masih Berlaku Jl. Diponegoro Sidoarjo 86
Ada Masih Berlaku
Ada Masih Berlaku
Ada Masih Berlaku
Ada Tidak Berlaku
Tidak Ada INFO : ………. Nama Perusahaan Simpan Tutup Id Mitra Lantai Jemur Alamat Mesin Dryer
Mesin Pemecah Kulit
Mesin Pemisah Gabah
Mesin Penyosoh
[image:59.595.76.553.91.690.2]Alat Pemisah Beras
Gambar 4.21 Form Persyaratan Teknis
STIKOM
27
Form ini digunakan untuk menentukan lolos dan tidaknya mitra kerja,
ditinjau dari persyaratan administrasi dan persyaratan teknis. Desain formnya sebagai berikut :
Transaksi Penerimaan Mitra Kerja
CV Suka Maju
M001
Lolos
Jl. Diponegoro Sidoarjo 86
Lolos Dengan Catatan
STATUS :
LOLOS DENGAN CATATAN
20 Oktober 2013
Heru Susilo Nama Perusahaan
Simpan Tutup
Id Mitra
Persyaratan Adminstrasi
Alamat
Persyaratan Teknis
Tanggal
Pegawai
Gambar 4.22 Form Transaksi Penerimaan Mitra Kerja
8. Form Transaksi Penerimaan Gapoktan
Form ini digunakan untuk menentukan lolos dan tidaknya mitra kerja
dengan jenis gapoktan, ditinjau dari persyaratan gapoktan dan persyaratan teknis. Desain formnya sebagai berikut :
STIKOM
28 M003
Jl. Diponegoro Sidoarjo 86
Lolos STATUS :
LOLOS
20 Oktober 2013 Heru Susilo Simpan Tutup Id Mitra Alamat Persyaratan Teknis Tanggal Pegawai
Gambar 4.23 Form Transaksi Penerimaan Gapoktan
9. Form Penetapan Mitra Kerja
Form ini hanya digunakan oleh kasubdivre atau wakasubdivre untuk mengkonfirmasi mitra kerja yang dinyatakan lolos atau lolos dengan catatan pada persyaratan administrasi maupun persyaratan teknis mitra kerja. Desain formnya sebagai berikut :
Penetapan Mitra Kerja Lolos
CV Suka Maju
M001
Lolos
Jl. Diponegoro Sidoarjo 86
Lolos Dengan Catatan
STATUS :
LOLOS DENGAN CATATAN
20 Oktober 2013
[image:61.595.58.551.75.727.2]Heru Susilo Nama Perusahaan Terima Tutup Id Mitra Persyaratan Adminstrasi Alamat Persyaratan Teknis Tanggal Penyeleksi Tolak
Gambar 4.24 Form Penetapan Mitra Kerja Lolos
STIKOM
29
lolos atau lolos dengan catatam dalam persyaratan gapoktan maupun persyaratan teknis. Desain formnya sebagai berikut :
Penetapan Gapoktan
Gapoktan Suka Maju
M001
Lolos
Jl. Diponegoro Sidoarjo 86
Lolos Dengan Catatan
STATUS :
LOLOS DENGAN CATATAN
20 Oktober 2013
Heru Susilo Nama Perusahaan
Terima Tutup
Id Mitra
Persyaratan Gapoktan
Alamat
Persyaratan Teknis
Tanggal
Penyeleksi
Tolak
Gambar 4.25 Form Penetapan Mitra Kerja Lolos
11. Form Laporan Surat Penetapan Mitra Kerja
Form ini digunakan untuk mencetak surat penetapan mitra kerja. pengguna hanya memilih transaksi mana yang akan dicetak, berikut ini adalah desain formnya :
STIKOM
30
Gambar 4.26 Form Surat Penetapan Mitra Kerja
12. Form Laporan Surat Penetapan Gapoktan
Form ini digunakan untuk mencetak surat penetapan mitra kerja berjenis gapoktan. pengguna hanya memilih transaksi mana yang akan dicetak, berikut ini adalah desain formnya :
STIKOM
31
Gambar 4.27 Form Surat Penetapan Mitra Kerja
13. Form Laporan Mitra Kerja Perperiode
Form ini digunakan untuk mencetak laporan mitra kerja yang sudah diterima perperiode. pengguna hanya memilih dari periode awal sampe terakhir laporan yang akan dicetak. Berikut ini tampilan dari form laporan mitra kerja perperiode :
STIKOM
32 s/d
Gambar 4.28 Form Laporan Mitra Kerja Perperiode
4.3 Mengimplementasikan Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap pengujian dimana desain sistem dapat berjalan dengan baik. Desain form yang telah dibuat cukup sesuai untuk mengimplementasikan sistem, sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan.
4.3.1 Kebutuhan Sistem 1. Hardware
