TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada program studi Diploma III Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
ROSMINAH
10706028
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
Assalamualaikum Wr.Wb.
Alhamdulillahirobbil’alamin, segala puji serta syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul :
“SISTEM INFORMASI INVENTORY BAGIAN TEKNOLOGI INFORMASI”
Tugas Akhir ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat Akademis pada Program Diploma III, Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM). Meski banyak hambatan yang dialami selama penyusunan tugas akhir ini, tetapi diyakini bahwa segala yang diawali dengan baik akan berakhir dengan baik pula.
Dalam kesempatan ini juga perkenankan penulis untuk mengucapkan rasa terima kasih kepada :
selalu menemani saat dibutuhkan dan mengantar adikmu kemana-mana, untuk ketiga ponakanku (Lina, Indi & Dira) yang telah meramaikan suasana rumah. Serta Kakek, Nenek yang turut mendo’akan cucunya dan seluruh keluarga besarku di Bogor, terima kasih semuanya.
3. Bapak Ir. Eddy Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia. 4. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.sc., selaku Dekan Fakultas
Teknik dan Ilmu Komputer
5. Ibu Mira Kania Sabariah, S.T, M.T., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika
6. Bapak Iskandar Ikbal, S.T., selaku Dosen wali IF-12 dan dosen Penguji 7. Ibu Rani Susanto, S.Kom., selaku Dosen Pembimbing yang senantiasa
sabar membimbing anak didiknya
8. Bapak Ricky Ridwan, selaku Staff di PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung
9. Bapak H. Rahmat, Selaku Manager SEKDIT DOKMUS FP MUSEUM 10. Anak kosan 32 (novie, nina, pita, a dede, hari) terima kasih semuanya,
kalian selalu menemani dan memberikan dukungan dan semangat.
kelemahan dalam penyajian Tugas Akir ini. Hal ini terjadi karena keterbatasan ilmu pengetahuan dan kemampuan yang penulis. Akhir kata penulis mengharapkan saran dan kritiknya guna perbaikan diwaktu yang akan datang.
Akhirul Kalam Wassalamualaikum Wr.Wb.
Bandung, Agustus 2009
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR SIMBOL ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 2
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Metodologi Penelitian ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Umum Perusahaan ... 9
2.1.1 Sejarah Peusahaan ... 9
2.2 Landasan Teori ... 19
2.2.1 Pengertian Sistem ... 19
2.2.2 Karakteristik Sistem ... 21
2.3 Konsep Dasar Informasi ... 22
2.3.1 Pengertian Informasi... 22
2.3.2 Karakteristik Informasi ... 22
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 23
2.4.1 Pengertian Sistem Informasi ... 23
2.4.2 Komponen-komponen Sistem Informasi ... 24
2.5 Konsep Basis Data ... 25
2.5.1 Pengertian Basis Data ... 26
2.6 Metode Perancangan Sistem ... 26
2.6.1 Flowmap ... 26
2.6.2 Diagram Konteks ... 28
2.6.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 28
2.6.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 29
2.6.5 Kamus Data ... 30
2.7 Pengertian Tentang Inventory ... 31
2.8 Perangkat Lunak Pendukung ... 32
2.8.1 Borlan Delphi ... 32
3.1.2 Analisis Fungsional ... 36
3.1.2.1 Prosedur Pengiriman Aset ... 36
3.1.2.2 Prosedur Penerimaan Aset ... 37
3.1.3 Diagram Alir Dokumen ... 38
3.1.3.1 Flowmap Pengiriman Aset ... 38
3.1.3.2 Flowmap Penerimaan Aset ... 39
3.1.4 Analisis Non Fungsional ... 40
3.1.4.1 Analisis Perangkat Keras... 40
3.1.4.2 Analisis Perangkat Lunak ... 40
3.1.4.3 Analisis User... 41
3.1.5 Analisis Pengkodean... 42
3.2 Analisis Sistem ... 43
3.2.1 ERD ... 43
3.2.2 Skema Relasi ... 44
3.2.3 Diagram Konteks ... 45
3.2.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 46
3.2.5 Kamus Data ... 54
3.2.6 Spesifikasi Proses ... 57
3.2.7 Struktur Tabel ... 62
3.3 Perancangan Sistem ... 64
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
4.1 Implementasi ... 70
4.1.1 Implementasi Program ... 70
4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak (Software) ... 70
4.1.3 Implementasi Perangkat Keras (Hardware) ... 70
4.1.4 Implementasi Sistem... 71
4.1.5 Implementasi Tampilan Awal Program ... 71
4.1.6 Implementasi Tampilan User ... 72
4.1.7 Implementasi Tampilan Menu ... 73
4.1.8 Pengolahan Data kantor Pos ... 74
4.1.9 Pengolahan Data Vendor ... 75
4.1.10 Pengolahan Data Aset ... 76
4.1.11 Kirim Aset ... 77
4.1.12 Terima Aset ... 78
4.1.13 Laporan Data Aset ... 79
4.2 Pengujian Sistem ... 80
4.2.1 Rencana Pengujian ... 81
4.2.2 Pengujian Alpha ... 82
4.2.2.1 Pengujian Login ... 82
4.2.2.2 Pengujian Pengolahan Data Kantor Pos ... 82
4.2.2.3 Pengujian Pengolahan Data Vendor ... 84
4.2.3 Pengujian Betha ... 93 4.2.3.1 Hasil Pengujian Betha ... 94 4.2.3.2 Kesimpulan ... 97 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ... 98 5.2 Saran ... 98
INFORMASI PT. POS INDONESIA (PERSERO) BANDUNG
Oleh
ROSMINAH
10706028
PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan perusahaan BUMN yang bergerak di bidang
pengiriman barang Khususnya pada inventory bagian teknologi informasi yang menangani
bagian perangkat jaringan membutuhkan adanya sistem informasi yang dapat membantu dalam
mengatasi masalah pencatatan atau pendataan pengiriman barang baik yang masuk maupun
keluar, serta memerlukan beberapa penyelesaian yaitu berupa pengelolaan aset, mutasi aset dan
laporan dan di dalam laporan tersebut juga terdapat laporan aset dan laporan mutasi aset.
Mengingat kegiatan pendataan dan pengelolaan aset tersebut rutin di laksanakan dan dalam
pengerjaannya dilakukan masih secara manual dengan melakukan pengecakan terhadap aset
yang masuk dan keluar yang membutuhkan waktu yang cukup lama.
Pembuatan sistem
inventory
ini dilakukan secara bertahap dengan menggunakan metode
waterfall
yang dimulai dari pengumpulandata-data yang dibutuhkan oleh sistem, selanjutnya
data-data yang dianalisis dengan menggunakan pemodelan sistem berupa
flowmap
. Setelah
dilakukan analisis dibuatlah suatu perancangan sistem yang terdiri dariperancangan proses,
dengan menggunakan DFD (
Data FlowDiagram)
, spesifikasi proses dan kamus data,
perancangan basis data dengan menggunakan ERD (
Entity Relationship Diagram),
tabel relasi
TECHNOLOGY DIVISION
AT PT. POS INDONESIA (PERSERO) BANDUNG
By:
ROSMINAH
10706028
PT. Pos Indonesia is a State-owned Company that is emphasized in delivering goods
activity. The inventory of information technology that handles part of network device requires
the system of information that can solve the problem of delivering, either income or outcome of
goods record. Besides, it needs several settlements, such as management, mutation, and report
assets. In the report, there are report of assets and assets mutation. The activity of assets
management and record is routine conducted and manually worked by checking the income and
outcome assets, so that it takes a long time.
This creating of inventory system is conducted gradually by using
waterfall
method
begun from collecting data which is required by system, and then the data is analyzed by using
flowmap
system. Having analyzed, it is created the system layout which consists of process
layout by using
DFD (Data Flow Diagram)
, process specification and index, data base layout by
using
ERD (Entity Relation Diagram)
, relation table, and file structure. This creating of
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Informasi saat ini sudah menjadi sebuah komoditi yang sangat penting. Bahkan
ada yang mengatakan bahwa kita sudah berada di sebuah “
information-based society
”.
Kemampuan untuk mengakses dan menyediakan informasi sangat cepat dan akurat
menjadi sangat esensial bagi sebuah organisasi, baik yang berupa organisasi komersial
(perusahaan), perguruan tinggi, lembaga pemerintahan, maupun individual (pribadi).
Hal ini dimungkinkan dengan perkembangan pesat di bidang teknologi komputer dan
telekomunikasi. Sama halnya di dalam dunia kerja sekalipun sebuah instansi atau
perusahaan banyak menggunakan manfaat sistem informasi salah satunya PT. Pos
Indonesia (Persero) yang merupakan salah satu perusahaan BUMN yang bergerak di
bidang pengiriman barang. Khususnya pada inventory bagian teknologi informasi
yang menangani bagian perangkat jaringan.
Di PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung ini juga membutuhkan adanya sistem
informasi yang dapat membantu dalam mengatasi masalah pencatatan atau pendataan
pengiriman barang baik yang masuk maupun keluar, serta memerlukan beberapa
penyelesaian yaitu berupa pengelolaan aset, mutasi aset dan laporan dan di dalam
laporan tersebut juga terdapat laporan aset dan laporan mutasi aset. Mengingat
kegiatan pendataan dan pengelolaan aset tersebut rutin di laksanakan dan dalam
terhadap aset yang masuk dan keluar yang membutuhkan waktu yang cukup lama.
Maka untuk mengatasi beberapa kendala tersebut membutuhkan suatu penyelesaian
yang bisa membantu proses pendataan dan pengecekan barang perusahaan tersebut.
Berdasarkan pertimbangan dari beberapa masalah yang ada maka dibuatlah
SISTEM INFORMASI INVENTORY ASET DI BAGIAN TEKNOLOGI
INFORMASI PT. POS INDONESIA (PERSERO) BANDUNG.
Dengan harapan
dapat membantu, dan memperlancar pada waktu pendataan atau pencatatan
pengiriman aset pada perusahaan tersebut.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka bagaimana cara
membangun Sistem informasi inventory aset di bagian teknologi informasi PT. Pos
Indonesia (Persero) Bandung.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah bagaimana membangun suatu
sistem informasi inventory aset di bagian teknologi informasi PT. Pos Indonesia
(Persero) Bandung.
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam membangun sistem informasi inventory
aset di bagian teknologi informasi PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung adalah :
1. Untuk mempermudah bagian pengadaan dalam proses pencatatan data aset, data
2. Untuk mempermudah bagian pengadaan dalam pencatatan aset yang masuk dan
keluar
3. Mempermudah bagian pengadaan dalam proses pelaporan data aset dan mutasi
aset yang terkait dengan proses sistem inventory aset yang terjadi di PT. Pos
Indonesia (Persero) Bandung.
1.4 Batasan Masalah
Dalam penyusunan laporan ini diberikan batasan masalah agar dalam
penjelasannya nanti akan lebih mudah, terarah dalam mencapai suatu tujuan dan
sasaran yang ditentukan sebelumnya.
Adapun batasan masalah yang akan dibahas adalah :
1. Aplikasi pengolahan data inventory aset barang yang dikelola pada bagian
teknologi informasi ini hanya membahas mengenai pengolahan perangkat jaringan.
2. Pengelolaan datanya yaitu perangkat jaringan berupa Pengelolaan aset, Mutasi
aset, dan laporan.
3. Informasi yang di hasilkan adalah laporan aset dan mutasi aset.
4. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan Delphi 7 dan MySQL sebagai
databasenya.
1.5 Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang dipakai dalam penyusunan laporan ini sebagai penunjang
1.
Tahap Pengumpulan Data
2.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan laporan ini
adalah sebagai berikut :
a. Observasi
Observasi yaitu pengumpulan data dengan cara terjun langsung terhadap
objek yang sedang diteliti. Tujuan dari observasi ini adalah untuk mengetahui
situasi dan kondisi dilapangan tempat kita mencari data.
b. Wawancara
Wawancara yaitu mengajukan langsung beberapa pertanyaan pada
pihak-pihak yang terkait didalam sistem informasi pengolahan data barang tersebut
tentang bagaimana sistem itu berjalan, sehingga diperoleh data yang akurat dan
membantu memberikan keterangan-keterangan yang diperlukan.
c. Studi Literaur
Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal,
paper
dan
bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian.
d. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan yaitu usaha pengumpulan data dengan mempelajari
bahan-bahan yang ada kaitannya dengan masalah yang dibahas, dan
mengambil beberapa referensi dari buku atau majalah ilmiah yang ada dalam
perpustakaan.
Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan
paradigma perangkat lunak secara
waterfall
, yang meliputi beberapa proses
diantaranya:
Gambar 1.1 Metode Waterfall
a. Rekayasa Sistem (
Information Engineering)
Langkah pertama yang diambil dalam metode rekayasa sistem adalah
dengan mewawancarai pegawai bagian Teknologi Informasi, untuk
mendapatkan gambaran awal pengambilan data.
b.
Analisis Sistem (
analysis)
Setelah data dikumpulkan maka data dianalisa sehingga data dapat
disimpulkan untuk mempermudah menentukan masalah dan kendala yang
dihadapi pihak Perusahaan dalam pengolahan data aset.
c.
Perancangan
(Design)
Untuk membangun sistem informasi inventory aset ini, maka dibutuhkan
dirancang ERD, DFD, beserta interfacenya guna mempermudah pembuatan
sistem yang akan dibangun. Desain ini meliputi desain proses, input, output,
dan desain database.
d. Pengkodean
(coding)
Tahapan ini menterjemahkan data atau pemecahan masalah yang dirancang
kedalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan (proses pembuatan
program).
e. Pengujian
(Testing)
Apabila semua aplikasi telah selesai dibuat di dalam program maka
dilakukan pengujian, apakah program tersebut berfungsi sesuai dengan yang
diharapkan. Supaya program tersebut dapat digunakan pada perusahaan yang
membutuhkan. Apabila dalam proses terjadi error maka dapat kita lihat
dimetode-metode sebelumnya.
f.
Pemeliharaan
(Maintenance)
Pada tahap ini akan dilakukan perawatan terhadap sistem yang sedang
digunakan atau berjalan, sehingga program ini dapat terus digunakan dengan
hal baru yang telah ter-update.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini terbagi menjadi beberapa sub bab dari pokok bahasan,
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini secara umum berisikan tentang kondisi perusahaan dalam menjalankan
Masalah, Maksud dan Tujuan, Batasan Masalah, Metodologi Penelitian, dan
Sistematika Penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini membahas tentang tinjauan perusahaan umum perusahaan, sejarah
perusahaan, visi dan misi perusahaan, bentuk dan badan hukum perusahaan, struktur
organisasi perusahaan dan landasan teori yang didalamnya meliputi pengertian sistem,
karakteristik sistem. Sedangkan dalam konsep dasar informasi meliputi pengertian
informasi, karakteristik informasi, konsep dasar sistem informasi yaitu pengertian
sistem informasi, komponen-komponen sistem informasi, pengertian basis data,
metode perancangan sistem meliputi flow map, diagram konteks, DFD, ERD, kamus
data, pengertian sistem inventory, perangkat lunak pendukung meliputi Borlan
Delphi, dan my sql.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN
Pada bab ini membahas analisis kebutuhan sistem dan pengguna, yaitu analisis sistem,
analisis masalah, analisis fungsional, diagram alir dokumen, analisis non fungsional,
analisis pengkodean, perancangan basis data yang meiputi ERD, skema relasi,
diargram konteks, DFD, kamus data, spesifikasi proses, struktur tabel dan
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Pada bab ini berisi tentang implementasi dan pengujian sistem yang telah dikerjakan,
yang terdiri dari : implementasi program, perangkat lunak, spesifikasi perangkat keras,
implementasi sistem, tampilan awal program, implementasi tampilan menu,
pengolahan data kantor pos, pengujian sistem, rencana pengujian, pengujian alpha,
hasil pengujian, dan pengujian beta/kuisoner.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini merupakan penutup yaitu berupa kesimpulan yang berisi kesimpulan dari
2.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Pos Indonesia (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara(BUMN) yang
merupakan peralihan bentuk dari Perum Pos dan giro. Dinas pos sudah berdiri dalam
jangka waktu yang lama, yaitu sejak masa penjajahan. Perkembangannya pun tidak
lepas dari masa penjajahan yang telah dialami oleh Bangsa Indonesia. Berikut ini
adalah pengklasifikasian perkembangan PT. Pos Indonesia (persero) Bandung:
a.
Masa VOC (1700-1808)
Kedatangan Bangsa-Bangsa Eropa pada akhir abad 15 Masehi, menandai
babak baru sejarah pos di Indonesia. Awalnya adalah kedatangan kapal-kapallaut
Beanda di bawah pimpinana Cornelius de Houtman paga tahun 1596. pada masa
VOC ini pengiriman surat hanya di lakukan melalui jalan laut dengan
menggunakan perahu yang jadwal pelatarannya berlangsung tidak pasti. Kantor
pertama didirikan di Batavia pada tanggal 26 Agustus 1746 oleh gubernur
Jendral G. W. Baron Van Imhoff, dengan tujuan menjamin keamanan surat-surat
pendidik, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar pulau
Jawa. Barulah pada tahun 1754 pengiriman surat menjadi teratur, yaitu dua
minggu sekali melalui jalan darat. Keadaan ini terus berlangsung selama
b.
Masa Pemerintahan Deandles (1808-1811)
Pada masa ini, Deandels mengeluarkan peraturan-peraturan tentang pos dan
membagi pulau Jawa dalam beberapa distrik, yaitu Banten, Batavia, Semarang,
Surabaya. Setiap Distrik di kepalai oleh Commisaris der Posterijin yang
menempati sebuah General Pos Kantor (Kantor pos wilayah) yang membawahi
beberapa Profekturan (kantor pos kecil). Pengaturan surat dilakukan oleh seorang
Postillons
(tukang pos berkuda).
c.
Masa Pemerintahan Raffles (1811-1816)
Pada masa ini Raffles mengeluarkan peraturan mengenai peraturan biaya
porto untuk surat kabar dan barang cetakan (
Regulation for The post
Eshtablishment on The Island of Java
).
d.
Masa Pemerintahan Belanda (1816-1942) dan Masa Pendudukan Jepang
(1942-1945)
Pada masa pemerintahan Belanda, mengawali pengangkutan pos dengan
mempergunakan kereta api ekspress malam Batavia-Surabaya (1939). Peristiwa
penting yang terjadi yaitu perubahan bentuk usaha Dinas Pos menjadi jawatan
(1864). Di tahun 1875, Dinas Pos digabungkan dengan dinas Telegraf dengan
nama Pos en Telegraf Dienst yan berada di bawah Departemen der burgerlijke
Openbae Werkn (Departemen Pekerjaan umum). Di tahun 1884 Jawatan Telepon
bergabung dalam Jawatan Pos dan Telegraf tang kemudian dikenal dengan nama
Jawatan PTT diubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Postel berdasarkan ordinasi
tanggal 28 Desember 1931.
e.
Masa Kemerdekaan Hingga Saat ini
Pada kurun waktu 1945-1950 situasi di indonesia penih dengan pergolakan
dalam rangka merebut kedaulatan dari penjajahan Jepang dan Agresi Militer
Belanda. Situasi ini tentu sangat berpengaruh terhadap Dinas Pos yang ditandai
dengan pemindahan perangkat komunikasi, pembumi-hangusan sarana-sarana
fisik pos dan terganggunya sarana perhubungan pos dan telegraf.
Setelah situasi membaik, tepatnya pada tanggal 6 Juli 1965 PN Postel
dipecah menjadi PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi yang diatur oleh
Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun
1965. Berdasarkan Undang-Undang No. 9 Tahun 1969 menetapkan statis Badan
Usaha Milik Negara (BUMN) menjadi Perjan, Perum, Persero, maka status PN
Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan umum (Perum) pos dan Giro denga
Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1978.
Perum Pos dan Giro adalah Badan Uasaha Milik Negara (BUMN) yang
berada di lingkungan Departemen Pariwisata Pos dan Telehomunikasi yang
dipimpin oleh suatu direksi yang bertanggung jawab kepada Menteri parusahaan
Perum Pos dan Giro mempunyai tugas pokok mengusahakan dan
mengembangkan pelayanan dalam bidan lalu lintas berita, informasi tertulis,
barang dan uang untuk menunjang kelancaran hubungan masyarakat dan
menunjang terlaksananya pembangunan nasional. Maka tanggal 27 Febuari 1995
Perum Pos dan Giro berubah menjadi PT. Pos Indonesia (Persero) berdasrkan
Peraturan Pemerintah No. 5 tahun 1995 dan di syahkan pada tanggal 20 Juni
1995 (Lembaga Negara Republik Indonesia No. 11 Tahun 1995).
2.1.2 Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero)
Visi PT.Pos Indonesia (PERSERO), ditetapkan oleh Keputusan Direksi PT.
Pos Indonesia (Persero) No. 01/Dirut/1997, tanggal 2 januari 1997, dan telah
beberapa kali disempurnakan, terakhir dengan Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia
(Persero) No. kD 17/Dirut/0604, tanggal 7 juni 2004, tentang Penyempurnaan Visi,
Misi, dan penetapan Keyakinan dasar serta Nilai-Nilai Dasar PT. Pos Indonesia
(Persero). Di dalam Keputusan Direksi tersebut antara lain ditetapkan:
a. Visi PT. Pos Indonesia (PERSERO)
Berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas Dunia, yang
peduli terhadap lingkungan, dikelola oleh sumber daya manusia yang profesional,
sehigga memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh dan
Menjadikan perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik
dan menjadi pilihan utama stakeholder domestik maupun global dala
mewujudkan pengembangan bisnis dengan pola keitraan, didukung oleh sumber
daya manusia yang unggul dan menjungjung nilai tinggi.
b. Misi PT. Pos Indonesia (Persero)
Menyediakan sarana komunikasi yang andal dan terpecaya bagi masyarakat
dan pemerintah guna menunjang pembangunan nasional serta memperkuat
kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara.
Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayanan
melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk mencapai
kepuasan planggan serta memberikan nilai tambah yang optimal bagi karyawan,
pemegang saham, masyarakat dan mitra kerja.
Memberikan solusi terbaik bagi bisnis, pemerintah, dan individu melalui
penyedian sistem bisnis dan layanan komunikasi tulis, logistis, transaksi
keuangan, dan filateli berbasis jejaring terintegrasi, terpercaya dan kompetitif
dipasar domestik dan global.
2.1.3 Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan
Perusahaan PT. Pos Indonesia merupakan Badan Usaha Milik Negara
tahun 1995 yang disahkan pada tanggal 20 Juni 1995 atau perusahaan perseroan yang
bergerak di bidang jasa dengan memprioritaskan pada upaya memberikan kepuasan
pada pelanggan dengan jalan menyesuaikan system pelayanan dengan keinginan
pelanggan.
2.1.4 Bidang Pekerjaan Perusahaan
PT. Pos Indonesia (Persero) bergerak di bidang pelayanan jasa komunikasi.
PT. Pos Indonesia (Persero) dalam memberikan tugas pokok membangun,
mengusahakan, dan mengembangkan pelayanan dalam bidang lalu lintas berita dan
informasi tertulis, barang, dan uang.
Pada pokoknya usaha-usaha yang dijalankan oleh PT. Pos Indonesia (Persero)
dalam memberikan pelayanan dan produk kepada masyarakat, baik berupa jasa
maupun barang (benda pos) melalui media cetak, radio, dan televisi.
Aneka layanan dan pelayanan Pos lain diantaranya adalah:
1.
Surat Pos
Layanan standar pengiraman berita yang tersedia disemua kantor Pos
dengan tarif yang seragam, baik untuk perhubungan didalam maupun luar
negeri. Jenis surat pos: surat, kartu pos, warkat pos, majalah, sekogram
2.
Surat kilat dan Surat Kilat Khusus
Layanan untuk diriman pos cepat di dalam negeri (
Express mail
) yang
menjangkau seluruh indonesia dengan prioritas kecepatan dalam penyaluran
dan pengantarannya. Kalau Surat Kilat Khusus waktu tempuuh antara 24 jam
sampai dengan 48 jam.
3.
Wesel Pos
Layanan transfer uang sebagai solusi diriman uang ke seluruh indonesi.
Tersedia beberapa jenis layanan tambahan untuk wesel pos yaitu: wesel pos
kilat, wesel pos elektronik
(westorn),
wesel pos berlangganan, wesel pos
tebusan dan wesel pos luar negeri ke/dari beberapa Negara.
4.
Giro Pos
Layanan keuangan untuk menampung, menyimpan, dan pembayaran
berbagai transaksi.
5.
Ratron
Layanan surat elektronik yang merupakan hibrida antara surat secara fisik
dengan kombinasi transmisi data melalui jeringan telekomunikasi. Hasil
transfer data berupa copy naskah asli akan di antar ke alamat penerima.
6. Paket Pos
Layanan untuk pengiriman barang yang dapat di lakukan di semua kantor
7.
Filateli
Dalam upaya meningkatkan koalitas dan memperkaya khasanah hobi
mengumpulan perangko atau filateli, telah di kembangkan pula produk-produk
filateli yang lebih efektif dengan tema penerbitan yang bervariasi.
8.
Cek Pos Wisata (CPW)
Layanan keuangan sebagai solusi dana perjalanan karena dapat diuangkan
disemua kantor pos.
2.1.5 Struktur Organisasi
PT. Pos Indonesia (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
dalam lingkungan Departemen Perhubungan, dapimpin oleh statu direksi yang
bertangjungjawab terhadap Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Bentuk struktur
organisasi yang digunakan PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung adalah bentuk line
and Staf Organization (Garis dan Staf), bentuk ini biasanya digunakan pada
perusahaan-perusahaan besar yang memiliki kesatuan pemerintah.
Sejalan dengan lingkungan bisnis yang berubah dengan pesat, menuntut
perusahaan melakukan perubahaan strategis dalam pengelolaan bisnis sehingga
mampu menjaga pertumbuhan preusan di masa sekarang dan yang akan datang.
Perubahan strategis membutuhkan penyesuaian-penyesuaian organisasi dan tata kerja
dalam rangka meningkatkan daya saing perusahaan. Penyesuaian perlu di laksanakan
dengan tujuan yang di tetapkan. Struktur Organisasi dan Tata Kerja PT. Pos
Indonesia (Persero) untuk pertama kali di tetapkan dengan Keputusan Direksi Nomor:
28A/Dirut/1999 tanggal 26 Februari 1999 tentang organisasi dan Tata Kerja PT. Pos
Indonesia (Persero) yang telah beberapa kali ditetapkan mengalami perubahan.
Pada tahun 2005, PT. Pos Indonesia (Persero) telah tiga kali mengalami
perubahan organisasi dan tata kerja sebagaimana di tetapkan dalam keputusan
Direksi, sebagai berikut:
1. Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia (Persero) Nomor: 10/DIRUT/0105,
tanggal 31 Januari 2005, tentang perubahan. Keputusan Direksi Nomor:
36/DIRUT/07/3, tanggal 30 Juli 2003, tentang Organisasi dan Tata Kerja
PT. Pos Indonesia (Persero).
2. Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia (Persero) Nomor: KD
56/DIRUT/0905, tanggal 5 September 2005, tentang organisasi dan Tata
kerja PT. Pos Indonesia (Persero), yang berlaku Sejas tanggal ditetapkan.
3. Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia (Persero), Nomor: KD
70/DIRUT/1105, tanggal 29 November 2005, tentang Organisasi Tata
Kerja Wilaya usaha Pos, mulai berlaku tanggal 1 desember 2005.
Sedangkan organisasi dan tata kerja untuk tingkat wilayah Usaha Pos
ditetapkan dengan keputusan Direksi PT. Pos Indonesia (Persero) Nomor :
12/DIRUT/0404 tanggal 28 April 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Wilayah
KD72/DIRUT/1105 tanggal 29 November 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Wilayah Usaha Pos, mulai berlaku tanggal 1 Desember 2005.
Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) disusun dalam 3 (tiga) tingkat, yaitu ;
1. Tingkat Pusat
2. Tingkat Wilayah
3. Tingkat Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Organisasi Tingkat Tusat, terdiri dari unsur :
1. Direktorat Bisnis
2. Direktorat pendukung
Organisasi Tingkat Pusat, terdiri dari unsur :
1. Direktorat Bisnis Komunikasi (Dit. Biskom)
2. Direktorat Bisnis Jasa Keuangan (Dit. Biskug)
3. Direktorat Bisnis Kurir/Operasi (Dit. Biskurir)
4. Direktorat Keuangan (Dite. Kug)
5. Direktorat Sumberdaya Manusia (Dit. SDM)
6. Satuan Pengawasan Intern (SPI)
7. Sekertariat Perusahaan (Setper)
8. Pusat Perencanaan Korporat dan Transformasi (PPKT).
Organisasi Tingkat Wilayah terdiri dari :
2. Wilayah Pelayanan Ritel dan Operasi/Administrasi
3. Wilayah Pelayanan Interen.
Organisasi Tingkat Unit Pelaksana Teknis (UPT) terdiri dari ;
1. Setra Layanan Pelanggan Korporat (SLKP)
2. Kantor Pos
3.
Mail Processing Centre
(Sentra Pengolahan dan Sentra Antaran)
4. Setra Pengolahan Pos (SPP)
5. Kantor Sentral Distribusi (KSD)
6.
Share Service Centre
(SCC).
PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung menggunakan sistem desentralisasi dalam
hal struktur organisasi dan pendelegasian wewenang dalam preusan. Hal ini terlihat
dari adanya direktorat-direktorat yang memegang kekuasaan dan bertanggung jawab
langsung kepada Direktur Utama, sehingga para karyawan yang berada di bawah
kepemimpinan Direktorat tidak bertanggung jawab secara langsung lepada Direktur
Utama, tetapi bertanggung jawab dan melaksanakan perintah dari Direktur
masing-masing bidang.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Pengertian Sistem
Istilah sistem berasal dari astilah Yunani “sytsema” yang mengandung arti
hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur.
Istilah sistem dipergunakan untuk menunjukan banyak hal. Diantaranya untuk
menunjuk suatu himpunan bagian yang saling berkaitan; sehimpunan ide-ide,
prinsip dan sebagainya; hipotesis atau teori; metode atau tata cara (prosedur);
skema atau metode pengaturan suasana tertentu.
Secara garis besar istilah sistem mengandung dua makna, sebagai suatu
wujud benda (entitas) dan sebagai metode. Sistem sebagai suatu wujud benda
(entitas) didefinisikan sebagai suatu himpunan bagian-bagian atau unsur yang
saling berkaitan. Sebagai metode, sistem dikenal dengan pendekatan sistem yang
pada dasarnya merupakan penerapan metode ilmiah di dalam pemecahan
masalah. Pendekatan sistem menuntut pemikiran sistemik, memandang sesuatu
bersegi banyak (multidimensi) dan rumit, serta emandang suatu sistem sebagai
bagian dari sistem yang lebih besar atau luas.
Definisi lengkap suatu sistem tertentu menunjukan unsure-unsur sistem,
tujuan sistem, kegiatan dilakukan sistem untuk mencapai ukuran, dan apa yang
diproses oleh sistem itu serta apa hasilnya serta ukuran keberhasilan pemrosesan
tersebut. Berikut ini adalah pengertian sistem menurut
Mc. Leod
(1995) dalam
Hanif Al Fatta (2007)
:
Pengertian sistem yang lebih lengkap dirumuskan sebagai himpunan unsure
yang melakukan sesuatu kegiatan tau menyusun skema atau tata cara melakukan
sesuatu kegiatan pemrosesan untuk mencapai beberapa tujuan dan hal ini dilakukan
dengan cara mengolah data dan /atau enegi dan/ atau barang (benda) di dalam jangka
waktu tertentu guna menghasilkan informasi dan/atau energy dan/atau barang
(benda).
2.2.2 Karakteristik Sistem
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu
membedakan unsure-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah
karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya:
1. Batasan
(boundary)
: Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang
termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2. Lingkungan
(environment
): Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang
menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
3. Masukan
(input)
: Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari
lingkungan yang di konsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran
(output)
: Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen,
tampilan layer computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem
5. Komponen
(component):
Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem
yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi
(input).
Komponen
ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
6. Penghubung
(interface)
: Tempat dimana komponen atau sistem dan
lingkungannya bertemu dan berinteraksi.
7. Penyimpanan
(storage)
: Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan
sementara dan tetap dari informasi, energy, badan hukum, dan senagainya.
Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara komponen tersebut
bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang
berbeda dariberbagai data yang sama.
2.3 Konsep Dasar Informasi
2.3.1
Pengertian Informasi
Definisi umum informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi si
pemakai dalam mengambil keputusan. Jadi sistem pengolahan informasi yaitu
pengolahan data dari bentuk tak berguna menjadi berguna (informasi) bagi
penerimanya.
2.3.2
Karakteristik Informasi
Karakter informasi adalah penerima informasi mengalami perubahan dari
unsur tak terduga. Informasi yang benar dan baru, dapat mengkoreksi dan
mengkonfirmasi informasi sebelumnya. Informasi juga dikatakan sebagai data yang
telah diproses, yang mempunyai nilai tentang tindakan atau keputusan. Manfaat
informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Hal ini sangat berguna untuk
proses pengambil keputusan.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.4.1
Pengertian Sistem Informasi
Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara
data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data
merupakan nilai, keadaan atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun.
Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berati
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan sebuah keputusan saat ini atau
mendatang
(Davis 1995). Mc Leod (1995)
mengatakan bahwa informasi adalah data
yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Berikut ini adalah pengertian sistem
informasi:
”
Sistem informasi adalah suatu system di dalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar dengan
laporan yang diperlukan.
[1]
Akhirnya Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk
penerimanya
Kertahadi, 1995).
Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna
pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian,
pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi
organisasi pada proses
(Murdick dan Ross, 1993).
Dengan demikian, sistem informasi
berdasarkan konsep
(input, processing, output IPO).
2.4.2
Komponen-komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan
(building block)
, yaitu blok masukam
(input block)
, blok model
(model block)
, blok keluaran
(output block)
, blok teknologi
(technology block),
dan
blok kendali
(control block).
Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut
masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk
mencapai sasarannya.
1.
Blok Masukan.
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang
akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2.
Blok Model.
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model
matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis
3.
Blok Keluaran.
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat
manajemen serta semua pemakai sistem.
4.
Blok Teknologi.
Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem
informasi. Teknologo digunakan untuk menerima npur, mejalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran
dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5.
Blok Database.
Database merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer
dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6.
Blok Kendali.
Pengendalian perlu dirancang dan ditetapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-lesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.5 Konsep Basis data
Basis data diibaratkan sebagai sebuah lemari arsip, yang isinya bisa menyimpan
dan melakukan hal seperti : member sampul atau map, member penomoran dengan
pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/ map, lalu menempatkan arsip
tersebut debgan cara/ urutan tertentu di dalam lemari. Hal tersebut dilakukan untuk
2.5.1 Pengertian Basis data
Pengertian Basis Data terdiri dari dua kata, basis dan data. Basis dapat diartikan
kurang lebih sebagai markas, gudang atau tempat berkumpul. Sedangkan data adalah
repesentasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai,
siswa, pembeli, dan lain-lain), barang dan sebagainya yang direkam dalam bentuk
angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasi lainnya. Basis data sendiri
dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut – pandang seperti, [2]:
1. Himpunan Kelompok Data (Arsip) yang saling berhubungan yang
diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan
cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (Redundansi) yang tidak perlu.
Kumpulan File/Table/Arsip yang saling berhubungan yang disimpan daam media
penyimpan Elektronik.
2.6 Metode Perancangan sistem
Dalam metode perancangan ini terdapat beberapa metode, diantaranya:
2.6.1 Flow Map
Flow map merupakan gambaran hubungan antara entitas yang terlihat berupa
menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusannya. Elemen dasar
data flow diagram
adalah :
a. Entitas Luar (External entity)
Sesuatu yang berada diluar system, tetapi ia memberikan data kedalam sistem
atau memberikan data dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak notasi.
External Entity tidak termasuk bagian dari sistem. Bila sistem informasi
dirancang untuk satu bagian maka bagian lain dari sistem yang masih terkait
menjadi External Entity.
b. Arus Data (Data Flow)
Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan
garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukan dengan
arah panas dan garis yang diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini
mengalir diantara proses, data store dan menunjukan arus data dari data yang
berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.
c. Proses (Process)
Proses merupakan yang dikerjakan oleh system. Proses dapat mengolah data atau
aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Proses berfungsi
yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta
menghasilkan satu atau beberapa data keluaran proses sering juga disebut bubble.
d. Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data merupakan tempat menyimpan data yang ada dalam sistem. Data
store dapat disimbolkan dan dua garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi
samping terbuka. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data atau
kesimpanan data (database).
2.6.2 Diagram Konteks
Merupakan gambaran sistem secara garis besar dan hanya memperlihatkan
kelompok data
input
dan
output
. Diagram konteks adalah suatu diagram yang
menggambarkan hubungan sistem dengan sejumlah komponen menjadi bagian
penting dalam mendukung keberadaan sistem tersebut, yang akan memberikan
masukan atau diberikan keluaran dari sistem sehingga data yang masuk dapat menjadi
informasi bagi komponen-komponen tadi. Konteks diagram merupakan
level
teratas
dari diagram arus data .
2.6.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram
(DFD) digunakan untuk menggambarkan suatu sistem
yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan. DFD memperlihatkan
suatu sistem dalam komponen–komponennya serta
interface
(penghubung) antara
sistem yang ditinjau dari segi data yang ditampilkan dengan simbol dan aturan
tertentu.
2.6.4 Entity Relation Diagram (ERD)
ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi dibuat, disimpan,
dan digunakan dalam sistem bisnis untuk melakukan aktivitas pemodelan data.
Atribut dari masing-masing objek data yang ditulis pada ERD dapat digambarkan
dengan menggunakan deskripsi objek data. ERD hanya terfokus pada data dengan
menunjukan ‘jaringan data’ yang ada untuk sistem yang diberikan. ERD berguna bagi
aplikasi dimana data dan hubungan yang mengatur data sangatlah kompleks.
Serangkaian komponen utama didefinisikan untuk ERD : objek data atribut,
hubungan, dan bergai tipe indicator. Tujuan utama ERD adalah untuk mewakili objek
data dan hubungan mereka.
Derajat relasi diantaranya:
§
Satu ke satu (1-1), yang berate setiap entitas pada himpunan A berhubungan
paling banyak dengan entitas pada himpunan entitas B.
§
Satu ke banyak (1-N), yang berate setiap entitas pada himpunan entitas A
dapat berhubungan banyak entitas pada himpunan entitas B. tetapi tidak
§
Banyak ke satu (N-1), yang berarti setiap entitas pada himpunan entutas A
berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B
tetapi tidak berlaku sebaliknya.
§
Banyak ke banyak (N-N), yang berati setiap entitas pada himpunan entitas A
dapat berhubungan banyak dengan entitas pada himpunan entitas B dan
berlaku sebaliknya.
2.6.5 Kamus Data
Kamus data adalah suatu catalog yang berisi data dan kebutuhan informasi
dari suat sistem informasi. Hal ini dimaksudkan agar pengguna sistem dapat
mendefinisikan data-data yang mengalir di dalam sistem dengan lengkap dan jelas.
Pada tahap desain, sistem kamus data dapat digunakan untuk merancang input,
laporan-laporan dan database, kamus data dibuat berdasarkn pada arus data yang ada
di DFD, arus daa yang di DFD sifatnya adalah global dan hanya ditunjukan arus
datanya,
Untuk dapat mencerminkan keterangan yang lebih jelas tentang data yang
dicatatnya maka kamus data harus memuat beberapa hal seperti nama arus data, alias,
2.7
Pengertian
Tentang
Inventory
Inventory atau persediaan barang adalahsuatu aktiva yang meliputi
barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual atau digunakan dalam suatu
periode tertentu, atau persedian barang-barang yang masih dalam pekerjaan atau
proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunanya dalam
suatu proses produksi.
Barang-barang data yang dimaksud terdiri dari:
1. Transaksi pembelian barang
2. Transaksi penerimaan barang
3. Data pemasok
4. Stok barang
5. Membuat laporan pembelian
6. Membuat laporan stok
7. Membuat laporan hasil produk
Jenis-jenis persediaan
Menurut fungsi, persediaan dibagi 3 jenis, yaitu:
1. Batck Stok/Lot Side Inventory
Persediaan yang diadakan karena embeli atau membuat bahan-bahan atau
brang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat
2. Fluctuation
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi flucktuasi permintaan yang tidak
dapat diramalkan.
3. Akticipation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang
dirmalkn, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam 1 bulan atau lebih dan
untuk menghdapi penggunaan atau penjualan atau permintaan yang meningkat.
2.8 Perangkat Lunak Pendukung
Software atau perangkat lunak yang endukung dalam sistem informasi inim
yaitu:
1. Borlan Delphi 7
2. Database My SQL
2.8.1
Borlan Delphi 7
Borlan Delphi atau yang biasa Delphi saja, merupakan sarana aplikasi visual
Bahasa pemograman yang digunakan adalah bahasa pemograman pascal atau yang
kemudian disebut juga bahasa pemogrman Delphi. Delphi merupakan generasi
penerus dari turbo pascal yang dilunculkan pada tahun 1983 dirancang untuk
menjalankan pada system operasi DOS (yang merupakan system informasi yang
paling banyak digunakan pada saat itu). Sedangkan Dellphi yang diluncurkan pertama
Kelebihan yang dimiliki Borlan Delphi diantaranya:
1. Form dan komponene-komponennya dapat dipakai ulang dan dikembangkan
2. Mampu mengakses UBX
3. Tersedia template aplikasi dan template form
4. Memiliki lingkungan pengembangan visual yang dapat diatur sesuai kebutuhan
5. Menghasilkan file terkompilasi yang berjalan lebih cepat
6. Kemampuan mengakses data dari bermacam-macam format
Khusus untuk pemograman database, Borlan Delphi menyediakan fasilitas
objek yang kuat dan legap yang memudahkan programmer dalam membuat program.
Format database yang dimiliki Delphi adalah Format Database Paradox, dBase, MS.
Acces, ODBC, SyBASE, Oracle, dan lain-lain.
2.8.2
Database My SQL
Database MySQL merupakan sistem manajemen basis data SQL yang sangat
terkenal dan bersifat open sourse. Meski dirilis secara open sourse namun kendalanya
dapat dibuktikan. MySQL mempunyai stabilitas dan kecepatan akses yang tinggi.
Dapat berjalan dalam berbagai macam bahasa. Konektifitas, kecepatan, dan
keamananya telah menjadian MySQL sebagai server yang cocok untuk mengakses
database internet.
MySQL memiliki arsitektur yang memungkinkan setiap tabel ditangani oleh
DB (BDB), dan Innodb. innoDB membuat MySQL menarik karena memili fitur
transaksi dengan sistem multiversi sehingga perubahan yang dilakukan oleh seorang
klien tidak akan terlihat olug klien lain. Klien ini akan melihat kondidi tabel sebelum
transaksi. Barulah jika transaksi ilehklien pertama di-commit, perubahan akan terlihat
di semua klien. Bandingkan dengan tabel Barkeley Db, misalnya, yang akan
memblok tabel yang sedang di pakai dalam sebuah transaksi sehingga seorang klien
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Sistem informasi inventory pada bagian Teknologi Informasi di PT. Pos Indonesia (Persero) perlu ditingkatkan lagi karena masih menggunakan komputerisasi yang sangat sederhana yaitu dengan cara manual sebagai pengolahan datanya, sehingga dalam melakukan pengecekan persediaan aset proses pengerjaannya kurang praktis dan efektif dalam mendukung kelancaran pembuatan laporannya.
3.1.1 Analisis Masalah
Setelah melakukan penelitian terhadap permasalahan yang ada di PT. Pos Indonesia (Persero) khususnya dalam sistem pengolahan data aset masih menggunakan sistem yang manual, terhadap beberapa kendala tersebut dibuat sistem informasi yang yang membantu menyelesaikan masalah tersebut.
Pada pembangunan sistem informasi inventory ini telah dianalisis dengan batasan-batasan prosedur, antara lain:
a. Pembuatan laporan pengelolaan data aset b. Pembuatan laporan mutasi asset
c. Pembuatan laporan
yaitu pengolahan data aset, namun pengelolaan datanya dilakukan sepenuhnya oleh sistem ini karena ini bukan wewenangUser.
3.1.2 Analisis Fungsional
Berdasarkan hasil penelitian, terdapat beberapa prosedur yang dilakukan dibagian pengolahan data aset bagian teknologi informasi di PT. Pos Indonesia (Persero), adapun entitas yang terlibat didalam sistem yang lama ini adalah:
1. Prosedur pengiriman aset 2. Prosedur penerimaan aset
3.1.2.1 Prosedur Pengiriman aset
Berikut ini adalah urutan yang terjadi selama proses pembuatan laporan mutasi aset, yaitu prosedur pengiriman aset , yaitu:
1. Staff network operation center membuat surat pengiriman asset.
2. Surat tersebut diserahkan ke Manjartetinfo untuk disetujui
3. Manjartekinfo memeriksa kelengkapan asset yang akan dikirim
4. Jika sudah lengkap Manjartekinfo menyetujui
5. Jika tidak lengkap akan dikembalikan ke staff untuk dilengkapi
7. Staffnya akan membuat surat pengantar pengiriman aset, mencatat di buku bantu inventory kemudian mengirimkan barang tersebut ke user
3.1.2.2 Prosedur Penerimaan aset
Berikut ini adalah urutan yang terjadi selama proses pembuatan laporan mutasi asset, yaitu prosedur prosedur penerimaan aset.
a. Manjartekinfo menerima aset dari bagian pengadaan dan memeriksanya
b. Jika barangnya tidak ada manjartekinfo akan Menerima barang dari penyewa jasa pos, kemudian mencatat di buku inventory
c. Jika disetujui dan sesuai kemudian mencatatnya di buku inventory
3.1.3 Diagram Alir Dokumen (Flow Map) 3.1.3.1Flow MapPenerimaan Aset
Gambar : 3.1 Flow Map Penerimaan Aset Keterangan:
3.1.3.2Flow MapPengirimanAset
Gambar : 3.2 Flow Map Pengiriman Aset Keterangan:
3.1.4 Analisis Non Fungsional
3.1.4.1 Analisis Perangkat Keras
Perangkat keras dalam suatu program aplikasi sangatlah mendukung agar menghasilkan kerja suatu informasi yang sesuai dengan yang diharapkan. Analisis hardware ini menekankan kepada aspek pemanfaatan sumber daya hardware yang selama ini telah dimiliki oleh bagian persediaan.
Adapun perangkat keras spesifikasi yang dimiliki adalah sebagai berikut:
a. Processor : Pentium IV b. Memory : SDRAM 128 MB c. Harddisk : 120 GB
d. Printer : Canon Pixma 1880 e. Monitor : 15”
f. Keyboard g. Mouse
Secara keseluruhan sistem perangkat keras yang dimiliki PT. Pos Indonesia sudah cukup bagus untuk kebutuhan perangkat lunak yang akan diaplikasikan.
3.1.4.2 Analisis Perangkat Lunak
Perancangan perangkat lunak merupakan pengembangan dari sumber daya yang ada, tapi dalam perancangan harus diperhatikan kebutuhan dari calon pemakai (user) dari program aplikasi yang akan dibuat dan data yang akan diolah. Secara keseluruhan sistem operasi yang digunakan pada setiap komputer adalah Microsoft Windows XP dan Microsoft Office seperti Ms. Word, Ms. Access untuk pengolahan sistem yang terpusat maka diperlukan perangkat lunak penunjang untuk melakukan proses tersebut.
Perangkat lunak yang diusulkan dalam pembuatan sistem inventory ini adalah Delphi, alasannya menggunakan tools borlan Delphi dikarenakan Delphi menawarkan kemudahan dalam mengembangkan aplikasi dan databasenya menggunakan My SQL, karena dapat menampung kapasitas data yang cukup besar.
3.1.4.3 Analisis User
Analisis user dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja user yang terlibat beserta karakteristiknya sehingga dapat diketahui tingkat pengalaman dan pemahaman user terhadap komputer. User yang ada di bagian teknologi infornasi, yaitu karakteristik user untuk komputer yang ada di bagian jaringan informasi adalah sebagai berikut:
Nama : Ricky Ridwan
Pengalaman menggunakan komputer kurang lebih selama 10 tahun dan sistem operasi yang sering digunakan adalah Microsoft Windows Xp dan Linux ditambah beberapa software yang pernah digunakan seperti database MS. Access.
3.1.5 Analisis Pengkodean
Adapun kode yang digunakan dalam pengoalahan data aset dan mutasi aset di PT. Pos Inonesia (Persero) Bandung, yaitu:
a. Kode Id Wilpos digunakan yaitu:
Contoh : W 2 = kantor pos wilayah Padang b. Kode Id Barang, yaitu :
Contoh : B01 : Barang Switch c. Kode Mutasi, yaitu :
d. Kode Id Vendor, yaitu :
Contoh : V01 = Untuk vendor PT. Aksara 3.2 Perancangan Basis Data
3.2.1 ERD
[image:54.612.177.493.433.642.2]Entity relationship diagram adalah suatu objek yang dapat didefimisikan dalam lingkungan pemakai. ERD merupakan salah satu cara untuk mengolah database sehingga data tersebut dapat diketahui hubungannya antara file dan teknik, ini dapat digunakan untuk mengatasi terwujudnya redudansi data atau sejenisnya. Adapun ERD yang diusulkan adalah sebagai berikut:
Atribut-atribut yang terlibat :
1. Kantor pos ={ Id_wilpos, Nama_wilpos, Nama_kprk, Nama_kpc, No_pendkpc, No_pekprk}
2. Aset ={ Id_barang, Nama_barang, jenis_barang, Tgl_masuk_barang, Exp_garansi, Id_vendor, Surat_dasar_terima, Merk_barang, Spesifikasi_barang, Kondisi }
3. Mutasi ={ No_kpc, tgl_kirim, No_surat_datang, Kode_mutasi}
4. Mutasi detail ={ Kode_mutasi, id_barang, Nama_barang, Unit} 5. Vendor ={ Id_vendor, Nama_vendor, Alamat, No_telp,
Contak_person}
3.2.2 Skema Relasi
Gambar 3.4 Skema Relasi 3.2.3 Diagram Konteks
Gambar 3.5 Diagram Konteks
3.2.4 Data Flow Diagram(DFD)
DFD / Data flow diagram digunakan untuk menggambarkan sistem secara rinci yang ada pada diagram konteks menjadi beberapa proses yang terjadi diantara entitas-entitas yang terlibat.
a. DFD Level 1
Bag Pengadaan
1. Login
T.User Data login
Info login invalid
3. Pengolahan
aset
Info Login valid
Kantor pos
data kantor pos Info data kantor pos Data login,
data kantor pos, data vendor, Data aset, data mutasi
Info data login, Info data kantor pos,
Info data vendor, Info data aset, Info data mutasi
4. Mutasi aset
laporan dara aset, laporan mutasi aset
5. Laporan
Laporan aset perwilpos Data mutasi aset
Info data mutasi aset
Mutasi
Kantor wilpos
Info data mutasi aset Data mutasi aset Info Login valid
Info Login valid
KPRK Laporan aset perkpc
Laporan aset
Manager Jartekinfo Data user Info user
vendor
data aset data vendor
Info data vendor
Info data aset T_aset 2.
Data User Info Login valid
Data user Data user
Info user Info user
data kantor pos Info data kantor pos
Info data aset
data aset
[image:58.612.136.502.107.466.2]data aset
b. DFD Level 1 Proses 1 Login
[image:59.612.189.487.180.342.2]DFD Level 1 ini menjelaskan tentang urutan proses Login.
Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses 1 Login
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses 2 Data User
c. DFD Level 1 proses 3 pengolahan data
[image:59.612.222.450.402.558.2]Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses 3 Pengolahan Data
d. DFD Level 1 proses 4 Tambah data kantor pos
DFD Level 1 proses 4 ini menjelaskan mengenai urutan proses tambah data kantor pos.
e. DFD Level 1 Proses 5 Tambah Data Vendor
[image:61.612.174.458.204.422.2]DFD Level 1 proses 5 ini menjelaskan mengenai urutan proses tambah data vendor.
f. DFD Level 1 Proses 6 Tambah Data Aset
DFD Level 1 proses 6 ini menjelaskan mengenai urutan proses tambah data aset.
Gambar 3.12 DFD Level 1 Proses 6 Tambah Data Aset
g. DFD Level 1 Proses 7 Mutasi Aset
h. DFD Level 1 Proses 8 kirim Aset
Di bawah ini adalah DFD yang menguraikan proses 7 dari dfd mutasi aset yaitu kirim aset.
Gambar 3.14 DFD Level 1 Proses 8 Kirim Aset
i. DFD Level 1 Proses 9 Terima Aset
j. DFD Level 1 Proses 10 Laporan
Di bawah ini adalah dfd level 1 dari proses 10 mengenai laporan
Gambar 3.16 DFD Level 1 Proses 10 Laporan Aset
k. DFD Level 1 Proses 11
DFD dibawah ini menjelaskan mengenai urutan tentang proses laporan data aset
3.2.5 Kamus Data
Kamus data (data dictionary) merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram aliran data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap. Kamus data yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi inventory di PT. Pos Indonesia, yaitu:
a. Nama aliran data : Data user Where used / how used : user ke proses 1
Keterangan : data_ user adalah data yang dimasukkan user agar dapat mengakses aplikasi.
Struktur data : user name + pasword Deskripsi : user name = 6 {a.. z} Password = 6 {a..z} b. Nama aliran data : Data kantor pos
Where used / how used : bagian pengadaan ke proses 2.1.1 tambah data kantor pos, dari proses 2.1.1 ke proses 2.1.2 edit data kantor pos, dari proses 2.1.2 ke proses 2.1.3 hapus data kantor pos, dari proses 2.1.3 ke proses 2.1.4 cari data kantor pos.
Struktur data : Id_Wilpos + Nama_Wilpos + No_penKPRK + Nama_KPRK + No_pendKPC + Nama_KPC
Deskripsi : IdWilpos = 10 { A .. Z | a .. z | 0 .. 9 } NamaWilpos = 30 {A .. Z | a .. z }
NopenKPRK = 10 {A .. Z | 0 .. 9 } Nama KPRK = 30 {0.. 9 }
NopendKPC = 10 {A .. Z | a .. z | 0.. 9} NamaKPC = 30 {A .. Z | a .. z |0.. 9} c. Nama aliran data : Data vendor
Where used / how used : bagian pengadaan ke proses 2.2.1 tambah data vendor, dari proses 2.2.1 ke proses 2.2.2 edit data vendor, dari proses 2.2.2 ke proses 2.2.3 hapus data vendor, dari proses 2.2.3 ke proses 2.2.4 cari data vendor. Keterangan : data_vendor adalah data yang menjelaskan
identitas vendor.
Struktur data : Id_vendor+Nama_vendor +Alamat_Vendor + Telepon + Conntak_Person
ConntakPerson = 15 {A .. Z | a .. z |0.. 9} d. Nama aliran data : Data aset
Where used / how used : bagian pengadaan ke proses 2.3.1 tambah data kantor pos, dari proses 2.3.1 ke proses 2.3.2 hapus data kantor pos, dari proses 2.3.2 ke proses 2.3.3 cari data kantor pos. Keterangan : data_aset adalah data yang menjelaskan
identitas aset
Struktur data : Id_Barang + Nama_Barang + Jenis_Barang + Tgl_Masuk_Barang + Id_Vendor + Surat_Dasar_Terima + Merek_Barang + Kondisi + Jumlah_Unit + Expr_Garansi + Spesifikasi
Deskripsi : IdBarang = 10 { A .. Z | 0 .. 9 } NamaBarang = 50 {A .. Z | a .. z } JenisBarang = 20 {A .. Z | 0 .. 9 } TglMasukBarang = 10 {A .. Z | a .. z |
0.. 9}
IdVendor = 10 {A .. Z | a .. z | 0.. 9}
SuratDasarTerima = 30 {A .. Z | 0.. 9} MerekBarang = 30 {A .. Z | a .. z |
Kondisi = 15 {A .. Z | a .. z } JumlahUnit = 4 { 0.. 9}
ExprGaransi = 10 {A .. Z | a .. z | 0.. 9}
Spesifikasi = 125 {A .. Z | a .. z | 0.. 9}
e. Nama aliran data : mutasi aset
Where used / how used: bagian pengadaan ke proses 3.1.1 input aset, dari proses 3.1.1 ke proses 3.1.2 tambah aset, dari 3.1.2 ke proses 3.1.3 simpan aset.
Keterangan : mutasi aset adalah proses yang dimasukkan ke dalam database mutasi aset.
Struktur data : Id_wilpos + tgl_terima + Nosurat_datang + Kode_mutasi
Deskripsi : Idwilpos = 10 { 0 .. 9 } tglterima = 10 {A .. Z | a .. z } Nosuratdtng = 20 {A .. Z | a .. z } Kodemutasi = 10 {0.. 9 }
3.2.6 Spesifikasi Proses
Tabel 3.1 Spesifikasi Proses 1.0
No.proses 1.0
Nama proses Login
Input Data_user
Deskripsi Data kata kunci
Output Info_login
Proses Begin
If nama_user dan password kosong then begin
Tampil pesan data kosong end
Tampilkan menu utama End
[image:69.612.124.513.126.565.2]End.
Tabel 3.2 Spesifikasi Proses 2.0
No.proses 2.0 Nama proses Data User
Input Data_user
Deskripsi Data kata kunci
Output Info_ user
Proses Begin
If pilih tombol tambah then Begin
Tampil form tambah user End
If pilih tombol edit then Begin
Tampil form edit user End
If pilih tombol hapus then Begin
Tampil pesan hapus user End
End.
Tabel 3.3 Spesifikasi Proses 3.1
No.proses 3.1
Nama proses Pengolahan data kantor pos
Input Data_kantor pos
Deskripsi Mendata semua kantor pos
Output Info kantor pos
Proses Begin
If pilih tombol tambah then Begin
End
If pilih tombol edit then Begin
Tampil form edit data End
If pilih tombol hapus then Begin
Tampil pesan hapus data End
If pilih tombol cari then Begin
Tampil pesan masukan data yang akan dicari End
[image:70.612.123.512.234.692.2]End.
Tabel 3.4 Spesifikasi Proses 3.2
No.proses 3.2
Nama proses Pengolahan data vendor
Input Data_vendor
Deskripsi Mendata semua vendor
Output Info vendor
Proses Begin
If pilih tombol tambah then Begin
Tampil form tambah vendor End
If pilih tombol edit then Begin
Tampil form edit vendor End
If pilih tombol hapus then Begin
Tampil pesan hapus vendor End
If pilih tombol cari then Begin
Tampil pesan masukan data yang akan dicari End
End.
Tabel 3.5 Spesifikasi Proses 3.3
No.proses 3.3
Nama proses Pengolahan data aset
Input Data_aset
Deskripsi Mendata semua data aset
Output Info_aset
If pilih tombol tambah then Begin
Tampil form tambah aset End
If pilih tombol hapus then Begin
Tampil pesan hapus aset End
If pilih tombol cari then Begin
Tampil pesan masukan data yang akan dicari End
End.
Tabel 3.6 Spesifikasi Proses 4.1
No.proses 4.1 Nama proses Mutasi aset
Input Kirim_aset
Deskripsi Mendata semua mutasi
Output Info_mutasi
Proses Begin
If masukan input baru then begin
masukan kode kantor, tgl kirim, No.surat kirim, Kode mutasi End
If data disimpan then End
If tambag barang then Begin
Masukan Kode barang, nama barang, Jumlah unit End
[image:71.612.124.513.318.524.2]End.
Tabel 3.7 Spesifikasi Proses 4.2
No.proses 4.2 Nama proses Mutasi aset
Input Terima_aset
Deskripsi Mendata semua mutasi
Output Info_mutasi
Proses Begin
If masukan input baru then begin
If data disimpan then End
If tambah barang then Begin
Masukan Kode barang, nama barang, Jumlah unit End
[image:72.612.126.512.237.444.2]End.
Tabel 3.8 Spesifikasi Proses 5.1
No.proses 5.1
Nama proses Laporan
Input Data_Laporan data aset
Deskripsi Mendata laporan data aset yang di mutasi
Output Info_laporan
Proses Begin
If masukan jenis barang then begin
klik tombol cari then begin
Tampil no, kode barang, Nama barang, Jumlah unit then End
If tekan tombol cetak then Begin
Tampil laporan data aset End
[image:72.612.124.513.472.687.2]End.
Tabel 3.9 Spesifik
