Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana
ASEP IRAWAN
10110013
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
Nama : Asep Irawan
Jenis Kelamin : Laki-laki
Golongan Darah : O
Tempat & Tanggal Lahir : Gabuswetan, 24 Nopember 1992
Alamat : Ds. Drunten Wetan Blok. Kamplong Kulon
No. 183 Rt. 07/ Rw. 03 Kec. Gabuswetan
Kab. Indramayu - 45263
No. Telp : +6289638862992
Email : [email protected]
PENDIDIKAN FORMAL
1998 - 2004 : SD Negeri Druntenwetan 1
2004 - 2007 : SMP Negeri 2 Gabuswetan
2007 – 2010 : SMK Negeri 1 Losarang Jurusan Teknik
Komputer dan Jaringan
2010 - 2014 : Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
v
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR SIMBOL ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan... 2
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Metodologi Penelitian ... 4
1.5.1 Metode Pengumpulan Data ... 4
1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak ... 5
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 9
2.1 Profil Perusahaan ... 9
2.1.1 Sejarah Perusahaan ... 9
2.1.2 Logo Perusahaan ... 10
2.1.3 Visi dan Misi ... 10
2.1.4 Struktur Organisasi ... 11
2.2 Landasan Teori... 12
2.2.1 Sistem Informasi ... 12
2.2.2 Pengawasan ... 14
2.2.3 Persediaan ... 15
2.2.3.1 Jenis Persediaan ... 15
vi
2.2.4.3 Tinjauan Metode Kualitatif ... 20
2.2.4.4 Tinjauan Metode Kuantitatif ... 21
2.2.4.5 Pengukuran Kesalahan Peramalan ... 26
2.2.5 Flowmap ... 27
2.2.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 28
2.2.7 Data Flow Diagram (DFD) ... 29
2.2.7.1 BalancingDalam DFD ... 30
2.2.7.2 Larangan Dalam DFD ... 31
2.2.8 Kamus Data ... 31
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 33
3.1 Analisis Sistem... 33
3.1.1 Analisis Masalah ... 33
3.1.2 Analisis Prosedur pada Sistem yang Berjalan ... 33
3.1.2.1 Prosedur Penjualan Barang ... 34
3.1.2.2 Prosedur Pengadaan dan Penerimaan Barang ... 36
3.1.3 Analisis Pengawasan Persediaan Barang ... 38
3.1.4 Analisis Pengendalian Persediaan Barang ... 40
3.1.5 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 46
3.1.5.1 Analisis Pengguna ... 46
3.1.5.2 Analisis Perangkat Keras ... 47
3.1.5.3 Analisis Perangkat Lunak ... 48
3.1.5.4 Analisis Jaringan ... 48
3.1.5.5 Analisis Pengkodean ... 49
3.1.5.6 Analisis Basis Data ... 51
3.1.6 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 53
3.1.6.1 Diagram Konteks ... 53
vii
3.2 Perancangan Arsitektur ... 105
3.2.1 Perancangan Struktur Menu ... 106
3.2.2 Perancangan Antarmuka ... 107
3.2.2.1 Perancangan Antarmuka Program ... 107
3.2.2.2 Perancangan Antarmuka Pesan ... 129
3.2.3 Jaringan Semantik ... 131
3.2.4 Rancangan Prosedural ... 132
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 139
4.1 Implementasi Sistem ... 139
4.1.1 Implementasi Pengguna ... 139
4.1.2 Implementasi Perangkat Keras ... 139
4.1.3 Implementasi Perangkat Lunak... 140
4.1.4 Implementasi Basis Data... 140
4.1.5 Implementasi Form ... 145
4.1.6 Implementasi Antar Muka ... 146
4.2 Pengujian Sistem ... 146
4.2.1 Rencana Pengujian Sistem ... 147
4.2.2 Pengujian Alpha ... 148
4.2.3 Kesimpulan Pengujian Alpha ... 171
4.2.4 Pengujian Beta ... 171
4.2.5 Kesimpulan Pengujian Beta ... 174
4.2.6 Pengujian Peramalan ... 174
4.2.7 Kesimpulan Pengujian Peramalan ... 175
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN... 177
5.1 Kesimpulan ... 177
5.2 Saran ... 177
179
Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
[2] Heizer, J. dan Render, B. 2006. Operations Management. Edisi Ketujuh.
Jakarta: Salemba Empat.
[3] Heizer, J. dan Render, B. 2011. Operations Management. Edisi Kesembilan
Buku Dua. Jakarta: Salemba Empat.
[4] Herjanto, E. 1997. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Grasindo.
[5] Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI.
[6] Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.
Yogyakarta : ANDI.
[7] Ladjamudin, A.B. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
[8] Makridakis, S., Wheelwhright, S.C. dan McGee, V.E. 1983. Metode dan
Aplikasi Peramalan. Edisi Kedua Jilid 1. Terjemahan oleh Andriyanto,
U.S. dan Basith, A. 1993. Jakarta: Erlangga.
[9] Rangkuti, F. 1998. Manajemen Persediaan: Aplikasi di Bidang Bisnis.
Jakarta: Rajawali Pers.
[10] Sommerville, I. 2003. Software Engineering. Edisi 6 Jilid 1. Jakarta:
Erlangga.
[11] Umar, H. 2008. Metode Penelitian untuk Skripsi daan Tesis Bisnis. Edisi
iii
dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Sistem
Pengawasan dan Pengendalian Persediaan Barang Pada UD. Taruna Tani Putri”.
Skripsi ini disusun dengan maksud untuk memenuhi syarat kelulusan ujian
akhir Sarjana Program Strata Satu Program Studi Teknik Informati Fakultas
Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
Pada proses penyusunan skripsi ini, penulis mendapat banyak bantuan,
dorongan, bimbingan, dan arahan serta dukungan yang sangat berarti dari
berbagai pihak, oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Kedua orang tuaku, Hj. Hindun dan H. Nur‟alim yang telah memberikan
kasih sayang, doa dan motivasi yang sangat besar untuk menyelesaikan
tugas akhir, kakakku tercinta Fauzin, Muksinin, Muslihin, Ade Irman
Suryani, Sri Nurhayati, Ika Muslika, dan kedua adikku Febriyanti Hastuti
dan Eva Frigustini serta keluarga besar H. Jaelani yang telah banyak
memberikan dukungan dalam proses pembuatan tugas akhir.
2. Ibu Riani Lubis, S. T., M. T. selaku pembimbing, atas bimbingan, arahan,
serta sarannya yang sangat membantu dalam pembuatan tugas akhir.
3. Bapak Iskandar Ikbal, S. T., M. Kom. selaku reviewer/penguji 1 atas saran
dan arahan yang sangat membantu dalam penyempurnaan tugas akhir ini.
4. Ibu Utami Dewi W, S. Kom., M. Kom. selaku penguji 3 atas saran dan
arahan yang sangat membantu dalam penyempurnaan tugas akhir ini.
5. Bapak H. Awing Sutopo selaku pemilik UD. Taruna Tani Putri yang telah
mengizinkan melakukan penelitian di UD. Taruna Tani Putri.
6. Seluruh pihak UD. Taruna Tani Putri yang telah memberikan bantuan
selama melakukan penelitian tugas akhir.
7. Ibu Nelly Indriani W, S.Si., M. T. selaku dosen wali kelas IF-1 angkatan
iv
teman-temanku di kelas IF-1 angkatan 2010 yang tidak bisa disebutkan
satu-persatu serta teman-teman bimbingan ibu Riani Lubis S, T., M. T. atas
perhatian, dukungan, dorongan, dan bantuan yang telah diberikan.
9. Seluruh dosen yang telah memberikan ilmunya.
10.Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, karena
keterbatasan kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman penulis, oleh karena itu
penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun yang diharapkan sebagai
bahan perbaikan di masa yang akan dating.
Penulis juga berharap semoga kelak skripsi ini dapat bermanfaat bagi para
pembaca dan dapat dijadikan pertimbangan bagi pihak-pihak yang
berkepentingan, Amin.
Bandung, Agustus 2014
1
UD. Taruna Tani Putri berada di desa Druntenwetan - Indramayu
merupakan sebuah usaha dagang yang menyediakan berbagai macam kebutuhan
pertanian. Mayoritas warga di desa Druntenwetan memiliki profesi sebagai petani
sehingga penjualan pada UD. Taruna Tani Putri terus meningkat untuk bahan–
bahan pertanian. Rata-rata jumlah pembeli yang datang pada UD. Taruna Tani
Putri dalam satu hari berkisar antara lima belas sampai lima puluh orang dengan
pembelian paling sedikit satu jenis barang. Beberapa jenis barang akan meningkat
penjualannya pada saat musim–musim tertentu seperti pada saat musim tanam
padi terjadi peningkatan penjualan pada obat jenis herbisida. Pada saat musim
buah sampai musim panen peningkatan terjadi pada obat jenis insektisida dan
fungisida.
Permintaan konsumen yang meningkat pada musim-musim tertentu tidak
dapat terpenuhi seluruhnya oleh UD. Taruna Tani Putri karena pengadaan barang
yang dilakukan oleh pemilik UD. Taruna Tani Putri menunggu persediaan barang
di gudang habis, sehingga UD. Taruna Tani Putri pada suatu waktu tidak dapat
memenuhi permintaan konsumen yang berimbas pada keuntungan yang tidak
maksimal dan dikhawatirkan kepercayaan konsumen hilang dan beralih ke penjual
lain. Masalah lain yang terjadi yaitu pemilik UD. Taruna Tani Putri kesulitan
dalam menentukan kuantitas pesanan yang sesuai dengan permintaan konsumen
karena permintaan setiap bulannya tidak tetap atau fluktuatif. Hal tersebut
membuat UD. Taruna Tani Putri sering mengalami kelebihan dalam melakukan
pemesanan barang sehingga berdampak pada penumpukan barang dan terjadinya
kerusakan barang karena terlalu lama disimpan.
Dari masalah–masalah yang telah diuraikan, UD. Taruna Tani Putri
membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengawasi persediaan barang sehingga
tidak terjadi kehabisan barang dan sistem yang dapat mengendalikan persediaan
permintaan konsumen agar tidak terjadi kelebihan. Oleh karena itu, penulis
mencoba membangun “SISTEM PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BARANG PADA UD. TARUNA TANI PUTRI”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan diatas maka didapatkan beberapa
masalah yaitu :
1. Sering terjadinya permintaan konsumen yang tidak terpenuhi karena
metode pengadaan di UD. Taruna Tani Putri menunggu persediaan
barang habis.
2. Pemilik UD. Taruna Tani Putri mengalami kesulitan dalam menentukan
kuantitas pesanan karena permintaan konsumen setiap bulan tidak tetap
sehingga terjadi kelebihan persediaan barang.
Berdasarkan masalah yang telah diidentifikasi, maka rumusan masalah
dalam penelitian ini adalah bagaimana melakukan pengawasan dan pengendalian
persediaan barang pada UD. Taruna Tani Putri.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian ini adalah membuat sebuah sistem pengawasan dan
pengendalian persediaan barang pada UD. Taruna Tani Putri, sedangkan tujuan
yang akan dicapai dari penelitian ini adalah :
1. Membantu pemilik UD. Taruna Tani Putri dalam menghindari
kekurangan persediaan barang dengan melakukan pengawasan
persediaan barang.
2. Membantu pemilik UD. Taruna Tani Putri dalam menentukan jumlah
barang yang dipesan sesuai permintaan konsumen agar tidak terjadi
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah pada penelitian ini meliputi beberapa hal, di anataranya :
1. Data yang diolah berupa data penjualan barang, data pengadaan barang, data
persediaan barang dan data supplier periode Januari 2012 – Desember 2013.
2. Data untuk dianalisis dipilih satu barang yang paling tinggi permintaannya
yaitu Indamin 200ml.
3. Pengendalian tidak dilakukan pada barang jenis pupuk karena termasuk
barang bersubsidi dan jumlahnya sudah ditentukan oleh pemerintah.
4. Sistem yang dibangun mampu melakukan pengawasan persediaan barang
dan mengendalikan persediaan barang pada UD. Taruna Tani Putri.
5. Proses dari sistem yang dibangun adalah pengawasan persediaan barang,
pengolahan data barang, pengolahan data supplier, pengolahan data
penjualan, pengolahan data pengadaan barang, dan peramalan permintaan
barang.
6. Indikator pengawasan persediaan barang yaitu ketersediaan barang, jumlah
barang yang masuk dan jumlah barang yang keluar.
7. Pengendalian persediaan barang dilakukan dengan melakukan peramalan
permintaan barang.
8. Metode untuk melakukan peramalan permintaan yaitu tren variasi musiman
karena pola data permintaan pada UD. Taruna Tani Putri adalah pola data
musiman.
9. Pola data diambil dari enam sampel produk dengan tingkat permintaan
paling tinggi pada periode Januari 2012 – Desember 2013. Pola data pada
UD. Taruna Tani Putri dapat dilihat pada lampiran F.
10. Aplikasi yang akan dibangun berbasis desktop.
11. Metode analisis dan perancangan yang akan digunakan dalam pembangunan
sistem berdasarkan data terstruktur yaitu menggunakan flowmap, Entity
Relationship Diagram (ERD), dan untuk menggambarkan diagram proses
12. Keluaran sistem berupa :
a. Informasi persediaan barang.
b. Informasi barang masuk.
c. Informasi barang keluar.
d. Informasi daftar supplier.
e. Informasi daftar pegawai.
f. Informasi daftar pengguna.
g. Informasi daftar barang.
h. Informasi transaksi penjualan barang.
i. Informasi pengendalian persediaan barang.
j. Laporan pengawasan persediaan barang dan laporan penjualan barang.
1.5 Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian tugas akhir ini adalah metode
penelitian deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara mengumpulkan
data, menganalisa data, membuat pemecahan masalah dan kemudian disusun
untuk ditarik kesimpulan mengenai masalah tersebut. Metode penelitian ini
digunakan sebagai pedoman agar hasil yang dicapai tidak menyimpang dari tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya. Adapun teknik – teknik dalam metodologi
penelitian adalah :
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pegnumpulan data merupakan langkah yang paling utama dalam
penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Data
merupakan salah satu komponen penelitian, artinya tanpa data tidak akan ada
penelitian. Data yang akan dipakai dalam penelitian haruslah data yang benar,
karena data yang salah akan menghasilkan informasi yang salah [11].
Pada penelitian ini dilakukan beberapa metode pengumpulan data yaitu :
a. Observasi
Pada tahap ini dilakukan sebuah observasi langsung ke tempat penelitian
Indramayu terhadap permasalahan yang diambil sebagai bahan
penelitian.
b. Wawancara
Pada tahap ini dilakukan analisis dengan wawancara pemilik UD. Taruna
Tani Putri untuk mendapatkan keterangan – keterangan tentang masalah
yang berkaitan dengan penelitian yang akan dilakukan serta melakukan
pengamatan dari keterangan – keterangan yang dipaparkan oleh pemilik
UD. Taruna Tani Putri.
c. Studi Literatur
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data melalui buku – buku, jurnal,
situs internet, dan catatan kuliah untuk membantu pembangunan sistem.
1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan dalam pembuatan perangkat lunak adalah waterfall,
gambar waterfall dapat dilihat pada Gambar 1.1.
Gambar 1.1 Metode Waterfall (Ian Sommerville)
Metode waterfall memiliki kekurangan dan kelebihan, kekurangan dari
metode waterfall yaitu : ketidak fleksibelan antar tahapan, susah dalam merespon
kebutuhan customer, model ini hanya cocok jika kebutuhan ini sangat jelas dan
perubahan kebutuhan dibatasi. Adapun kelebihan dari metode waterfall yaitu :
menghasilkan proses yang mature atau matang pada setiap tahapnya, mudah
Requirements
Definition
System and
Software Design
Implementation
and Unit Testing
Integration and
System Testing
Operation and
untuk diaplikasikan pada sebuah proyek, menghasilkan sistem yang terstruktur
dengan baik, dan memiliki tahap visible yang tinggi [10].
Berikut ini penjelasan dari tiap tahapan dalam metode waterfall :
1. Requirements Definition
Pada tahap ini dilakukan pendefisnisian kebutuhan dengan menganalisis
masalah – masalah yang terjadi pada UD. Taruna Tani Putri.
2. System and Software Design
Pada tahap ini dilakukan desain sistem baik itu dari segi perangkat keras
ataupun perangkat lunak.
3. Implementation and Unit Testing
Pada tahap ini dilakukan implementasi pembangunan unit – unit software
yang sudah didesain pada tahap sebelumnya, setelah dilakukan implementasi
selanjutnya dilakukan pengetesan setiap unitnya untuk memastikan setiap unit
telah memenuhi kebutuhan pengguna.
4. Integration System Testing
Unit – unit yang telah dibuat kemudian diintegrasikan sehingga menjadi
sebuah sistem yang lengkap selanjutnya untuk meyakinkan apakah sistem tersebut
sudah memenuhi kebutuhan maka dilakukan tes sistem untuk dipastikan tidak ada
kesalahan (error) saat digunakan, setelah dipastikan sistem terbebas dari error
maka sistem / software akan diberikan kepada customer.
5. Operation and Maintenance
Pada tahap ini merupakan tahap yang paling lama. Setelah sebuah sistem
digunakan cukup lama, jika ditemukan sebuah error pada sistem yang tidak
ditemukan saat integrasi dan pengujian sistem maka dilakukan sebuah perbaikan –
perbaikan dan menambahkan kebutuhan – kebutuhan baru pada sistem.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran
secara umum tentang penelitian yang akan dijalankan. Sistematika penulisan pada
BAB I PENDAHULUAN
Bab I membahas tentang latar belakang permasalahan, merumuskan
masalah yang dihadapi, menentukan maksud dan tujuan dari penelitian yang
dilakukan, batasan – batasan masalah, metodologi penelitian yang digunakan,
serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab II membahas tentang tinjauan umum perusahaan atau tempat penelitian
dan juga membahas berbagai teori – teori yang berkaitan dengan topik penelitian
yang dilakukan .
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab III membahas analisis kebutuhan sistem dan pengguna, diantaranya
yaitu analisis masalah, analisis prosedur yang sedang berjalan, analisis basis data,
analisis kebutuhan fungsional, dan perancangan sistem yang dimulai dari
perancangan data, perancangan menu, dan perancangan antar muka program.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab IV berisi tentang implementasi dan pengujian sistem yang telah
dikerjakan yang terdiri dari penerapan rencana implementasi, melakukan kegiatan
implementasi, dan tindak lanjut implementasi. Selain itu juga berisi pengujian
program yang dikerjakan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab V akan menjelaskan tentang kesimpulan terhadap hasil penelitian dan
9
Profil tempat penelitian yang akan dibahas meliputi sejarah perusahaan,
logo perusahaan, visi dan misi, badan hukum, dan struktur organisasi.
2.1.1 Sejarah Perusahaan
UD. Taruna Tani Putri merupakan perusahaan persorangan karena
didirikan oleh satu orang yaitu pemilik UD. Taruna Tani Putri. Sumber modal,
tanggung jawab dan resiko ditanggung oleh pemilik, dan keuntungan yang didapat
akan menjadi hak pemilik sepenuhnya.
UD. Taruna Tani Putri berdiri pada tanggal 14 Februari 1992 bergerak
pada penjualan pupuk dan obat – obatan pertanian. H. Awing Sutopo selaku
pemilik mendirikan perusahaan setelah lulus dari Sekolah Menengah Atas (SMA)
dan memberikan nama UD. Taruna Tani Putri yang memiliki arti pemuda yang
penuh semangat dan memiliki wawasan dalam bidang pertanian. UD. Taruna Tani
Putri awalnya bertempat di Desa Curug Kec. Kandanghaur – Indramayu dengan
modal awal sebesar Rp. 650.000.
Sebagian besar warga di Desa Curug dan sekitarnya berprofesi sebagai
petani sehingga penjualan terus meningkat dan hal tersebut memerlukan
persediaan barang yang lebih banyak dan tempat yang lebih luas untuk
penyimpanan barang. Karena terbatasnya tempat penyimpanan barang, maka pada
tahun 2007 pemilik UD. Taruna Tani Putri Memutuskan untuk berpindah tempat
ke Jl. Raya Karangasem Desa Druntenwetan Kec. Gabuswetan – Indramayu.
Karena ketekunan dan kerja keras pemilik, UD. Taruna Tani Putri bisa
2.1.2 Logo Perusahaan
UD. Taruna Tani Putri mempunyai logo yang digunakan sebagai identitas.
Logo UD. Taruna Tani Putri dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2. 1 Logo UD. Taruna Tani Putri
Arti dan makna logo UD. Taruna Tani Putri adalah sebagai berikut :
1. Arti dan makna T2P
T2P merupakan singkatan dari Taruna Tani Putri, singkatan tersebut memiliki
arti dan makna bahwa pemilik mendirikan UD. Taruna Tani Putri pada saat usia
muda dengan penuh semangat dan mempunyai wawasan dalam bidang pertanian.
2. Arti dan makna daun pada angka 2
Makna daun pada angka 2 adalah pertanian, UD. Taruna Tani Putri
menyediakan pupuk dan obat – obatan pertanian.
2.1.3 Visi dan Misi
Visi dan misi yang dimiliki UD. Taruna Tani Putri adalah sebagai berikut :
1. Visi
Menjadi perusahaan yang dapat membantu para petani dengan
menyediakan pupuk dan obat – obatan yang mengutamakan kualitas baik
dari segi pelayanan maupun dari segi barang dengan tujuan kepuasan
2. Misi
Misi UD. Taruna Tani Putri adalah sebagai berikut :
a. Memberikan pelayanan dan barang dengan kualitas baik demi
kepuasan pelanggan.
b. Membantu petani dalam meningkatkan produktivitas dengan
memberikan barang yang berkualitas.
2.1.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah penggambaran secara secara grafik yang
menggambarkan struktur kerja dari suatu struktur organisasi. Struktur organisasi
UD. Taruna Tani Putri dapat dilihat pada gambar 2.2.
Gambar 2.2. Struktur Organisasi UD. Taruna Tani Putri
Deskripsi tugas merupakan penjelasan untuk mengetahui tugas, tanggung
jawab, dan wewenang dari setiap bagian yang ada pada UD. Taruna Tani Putri.
Berikut ini deskripsi tugas dari tiap – tiap bagian di UD. Taruna Tani Putri :
1. Pemilik
Mempunyai wewenang dalam mengambil keputusan, bertanggung jawab
dalam mengatur para pegawainya, bertanggung jawab penuh atas keuangan,
bertanggung jawab dalam transaksi penjualan dan bertanggung jawab atas
pembelian barang pada supplier.
Pemilik
2. Bagian Gudang
Memiliki tanggung jawab memelihara gudang beserta barang-barang yang
ada di dalam gudang agar terhindar dari kerusakan barang atau kehilangan barang.
3. Bagian Pengantar Barang
Memiliki tanggung jawab dalam mengantarkan barang yang dipesan oleh
pembeli sampai tujuan tanpa adanya kerusakan pada barang yang dipesan.
2.2 Landasan Teori
Pada landasan teori akan diterangkan teori-teori yang berhubungan dengan
judul penulisan ini diantaranya pembahasan mengenai sistem informasi,
pengawasan, persediaan barang, pengendalian persediaan, peramalan, flowmap,
Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD) dan kamus data.
.
2.2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building
block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran
(ouput block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block)
dan blok kendali (controls nlock). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut
masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai sasarannya. Berikut ini adalah penjelasan dari tiap-tiap
blok yang ada dalam sistem informasi [5]:
1. Blok Masukam
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara
yang sudah tertentu untuk menghasikan keluaran yang berguna untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkuaitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, meghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian
untuma, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software)
dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang
mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Misalnya teknisi adalah
operator komputer, pemrogram, operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi,
analis sistem, penyimpan data dan lain sebagainya.
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer
dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di
dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di
dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang
dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk
efisiensi kapasistas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan
meggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri , kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa
hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahn dapat langsung cepat diatasi.
2.2.2 Pengawasan
Pengawasan merupakan sebuah aktivitas yang dilakukan oleh pimpinan
untuk melihat atau memantau jalannya organisasi selama kegiatan berlangsung,
dan menilai ketercapaian tuuan, melihat faktor pendukung dan penghambat
pelaksanaan program. Dalam pengawasan dikumpulkan data dan dianalisis, hasil
analisis diinterpretasikan dan diartikan sebagai masukan bagi pimpinan untuk
mengadakan perbaikan.
Tujuan pengawasan persediaan yaitu untuk memelihara terdapatnya
keseimbangan antara kerugian-kerugian serta penghematan dengan adanya suatu
tingkat persediaan tertentu, dan besarnya biaya dan modal yang dibutuhkan untuk
mengadakan persediaan tersebut. Tujuan pengawasan persediaan secara terperinci
dapat dinyatakan sebagai usaha untuk [1]:
1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat
mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.
2. Menjaga supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu
besar atau berlebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan
tidak terlalu besar.
3. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena akan
2.2.3 Persediaan
Persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang – barang milik
perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu.
Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi
perusahaan yang secara terus menerus diperoleh, diubah, yang kemudian dijual
kembali. Persediaan sangat penting artinya bagi suatu perusahaan pabrik karena
berfungsi menghubungkan antara operasi yang berurutan dalam pembuatan suatu
barang dan menyampaikannya kepada konsumen [9].
2.2.3.1 Jenis Persediaan
Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara
pengelolaan yang berbeda. Persediaan dapat dibedakan :
1. Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan
barang-barang berwujud, seprti besi, kayu, serta komponen-komponen
lainnya yang digunakan dalam proses produksi.
2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased
parts/components) yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari
komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana
secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan barang pembantu atau penolong (supplies) yaitu
persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi,
tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses (work in process) yaitu persediaan
barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam
proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi
masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaan barang jadi (finished goods) yaitu persediaan
barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap
2.2.3.2 Fungsi Persediaan
Persediaan memiliki fungsi antara lain :
1. Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi
permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan
bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya
tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu
pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar
departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga “kebebasannya”. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para langganan.
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut
fluctuation stock.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan
penghematan-penghematan atau potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit
menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena
perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar,
dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya
persediaan (biaya sewa gedung, investasi, resiko dan sebagainya).
3. Fungsi Antisipasi
Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data
masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat
mengadakan persediaan musiman (seasional inventories).
Disamping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian
jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama
periode tertentu. dalam hal ini perusahaan memerlukan persediaan
2.2.3.3 Biaya Persediaan
Dalam melakukan pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah
persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertibangkan :
1. Biaya penyimpanan (Holding costs atau carrying cost) yaitu terdiri
atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas
persediaan.
2. Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs atau procurement
costs) adalah biaya yang digunakan pada saat pemesanan atau
pembelian barang.
3. Biaya Penyiapan (mufacturing) atau set-up cost yaitu biaya yang
terjadi bila bahan-bahan tidak dibeli melainkan diproduksi sendiri oleh
perusahan, perusahaan menghadapi biaya penyiapan untuk
memproduksi komponen-komponen tertentu.
4. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage costs) adalah biaya
yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan
bahan.
2.2.4 Peramalan
Peramalan (forecasting) adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan
kejadian di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan
data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu
bentu model matematis. Bisa juga merupakan prediksi intuisi yang bersifat
subjektif. Atau bisa juga dengan menggunakan kombinasi model matematis yang
disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang manajer. Berdasarkan
cakupan waktunya, peramalan dibagi menjadi tiga yaitu [2]:
1. Peramalan jangka pendek yaitu peramalan yang mencakup jangka waktu
hingga satu tahun tetapi umumnya kurang dari tiga bulan. Peramalan ini
digunakan untuk merencanakan pembelian, penjadwalan kerja, jumlah
tenaga kerja, penugasan kerja dan tingkat produksi.
2. Peramalan jangka menengah yaitu peramlan yang umumnya mencakup
merencanakan penjualan, perencanaan dan anggaran produksi, anggaran
kasar kas, dan menganalisis bermacam-macam rencana operasi.
3. Peramalan jangka panjang yaitu peramalan yang umumnya untuk
perencanaan tiga tahun atau lebih. Peramalan jangka panjang digunakan
untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau
pengembangan fasilitas serta penelitian dan pengembangan (litbang).
2.2.4.1 Jenis Peramalan
Suatu organisasi atau perusahaan umumnya menggunakan tiga tipe
peramalan yang utama dalam perencanaan operasi di masa depan yaitu :
1. Peramalan ekonomi (economic forecast) menjelaskan siklus bisnis dengan
memprediksikan tingkat inflasi, ketersediaan uang, dana yang dibutuhkan
untuk membangun perumahan dan indikator perencanaan lainnya.
2. Permalan teknologi (technological forecast) memperhatikan tingkat
kemajuan teknologi yang dapat meluncurkan produk baru yang menarik,
yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru.
3. Peramalan permintaan (deman forecast) adalah proyeksi permintaan untuk
produk atau layanan suatu perusahaan. Peramalan ini disebut juga
peramalan penjualan, yang mengendalikan produksi, kapasitas, serta
sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan,
pemasaran dan sumber daya manusia.
2.2.4.2 Pola Data
Dalam menentukan metode peramalan, maka harus memperhatikan pola
data yang akan diramalkan agar hasil peramalan akan mendekati data aktual atau
data aslinya. Pola data dapat dibedakan menjadi empat jenis yaitu :
1. Pola horisontal (H) terjadi bilamana nilai data berfluktuasi disekitar nilai
rata-rata yang konstan. Deret seperti itu adalah “stasioner” terhadap nilai
Gambar 2.3 Pola Data Horisontal
2. Pola musiman (S) terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh faktor
musiman (misalnya kuartal tahun tertentu, bulanan, atau hari-hari pada
minggu tertentu). pola data musiman dapat dilihat pada gambar 2.4.
Gambar 2.4 Pola Data Musiman
3. Pola siklis (C) terjadi bilamana datanya dipengaruhi oleh fluktuasi
ekonomi jangka panjang seperti yang berhubungan dengan siklus bisnis.
Gambar 2.5 Pola Data Siklis
4. Pola trend (T) terjadi bilamana terdapat kenaikan atau penurunan sekuler
jangka panjang dalam data. Pola data trend dapat dilihat pada gambar 2.6.
\
Gambar 2.6 Pola Data Trend
2.2.4.3 Tinjauan Metode Kualitatif
Peramalan kulitatif menggabungkan faktor intuisi, emosi, pengalaman
pribadi dan sistem nilai pengambil keputusan untuk meramal. Berikut ini teknik
1. Keputusan dari pendapat juri eksekutif. Pendapat sekumpulan kecil
manajer atau pakar tingkat tinggi, sering dikombinasikan dengan model
statistik, dikumpulkan untuk mendapatkan prediksi permintaan
kelompok.
2. Metode Delphi. Ada tiga jenis peserta dalam metode Delphi: pengambil
keputusan, karyawan dan responden. Pengambil keputusan biasanya
terdiri dari lima hingga sepuluh orang pakar yang akan melakukan
peramalan. Karyawan membantu pengambil keputusan dengan
menyiapkan, menyebarkan, mengumpulkan serta meringkas sejumlah
kuesioner dan hasil survei. Responden adalah sekelompok orang,
biasanya ditempatkan di tempat yang berbeda, dimana penilaian
dilakukan. Kelompok ini membiarkan input pada pengambil keputusan
sebelum peramalan dibuat.
3. Gabungan dari tenaga penjualan. Setiap tenaga penjualan
memperkirakan berapa jumlah penjualan yang bisa ia lakukan dalam
wilayahya. Peramalan ini kemudian dikaji untuk memastikan apakah
peramalan cukup realistis. Kemudian peramalan dikombinasikan pada
tingkat wilayah dan nasional untuk mendapatkan peramalan secara
keseluruhan.
4. Survei pasar konsumen. Metode ini meminta input dari konsumen
mengenai rencana pembelian mereka di masa depan. Hal ini membantu
tidak hanya dalam menyiapkan peramalan tetapi juga memperbaiki
desain produk dan perencanaan produk baru. Survei konsumen dan
gabungan tenaga penjualan bisa jadi tidak benar, karena peramalan
yang berasal dari input konsumen yang terlalu optimis.
2.2.4.4 Tinjauan Metode Kuantitatif
Peramalan kuantitatif menggunakan model matematis yang beragam
dengan data masa lalu dan variabel sebab akibat untuk meramalkan permintaan.
Pada peramalan dengan metode kuantitatif dibagi dua model yaitu model
dengan asumsi bahwa masa depan merupakan fungsi masa lalu. Dengan kata lain,
mereka melihat apa yang terjadi selama kurun waktu tertentu, dan menggunakan
masa lalu tersebut untuk melakukan peramalan. Model asosiatif adalah model yag
menggabungkan variabel atau faktor yang mungkin mempengaruhi kuantitas yang
sedang diramalkan. Metode yang digunakan pada model time-series adalah
pendekatan naif, rata-rata bergerak, penghalusan eksponensial dan proyeksi tren.
Metode yang digunakan pada model asosiatif adalah regresi linear [2].
Berikut ini penjelasan dari metode-metode yang digunakan dalam
model time-series dan model asosiatif :
1. Pendekatan Naif
Cara yang paling sederhana untuk meramal adalah dengan berasumsi
bahwa permintaan di periode mendatang akan sama dnegan permintaan
pada periode terakhir. Pendekatan naif merupakan model peramalan
objektif yang paling efektif dan efisien dari segi biaya .
2. Rata-rata Bergerak
Peramalan rata-rata bergerak (moving average) menggunakan sejumlah
data aktual masa lalu untuk menghasilkan peramalan. Rata-rata bergerak
berguna jika kita dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan
stabil sepanjang masa yang kita ramalkan. Secara matematis rata-rata
bergerak sederhana (merupakan prediksi permintaan periode mendatang)
dinyatakan sebagai [2]:
∑ ...(2.6)
Dimana n adalah jumlah periode dalam rata-rata bergerak. Saat ada tren
atau pola yang terdeteksi, bobot dapat digunakan untuk menempatkan
penekanan yang lebih pada nilai terkini. Praktik ini mebuat teknik
peramalan lebih tanggap terhadap perubahan karena periode yang lebih
dekat mendapatkan bobot yang lebih berat. Pemilihan bobot merupakan
hal yang tidak pasti karena tidak ada rumus untuk menetapkan mereka.
Oleh karena itu, pemutusan bobot mana yang digunakan membutuhkan
pengalaman. Rata-rata bergerak dengan pembobotan dapat digambarkan
∑ ∑ …(2.7)
3. Metode Tren Variasi Musiman
Tren adalah keadaan data yang menaik atau menurun dari waktu ke
waktu. Contoh yang menunjukkan tren menaik yaitu pendapatan per
kapita, jumlah penduduk. Variasi musiman adalah fluktuasi yang muncul
secara reguler setiap tahun yang biasanya disebabkan oleh iklim, kebiasaan
(mempunyai pola tetap dari waktu ke waktu). Metode tren variasi
musiman adalah penggabungan dari metode peramalan yang digunakan
pada pola data tren dengan memperhatikan indeks musiman setiap bulan.
Metode untuk melakukan peramalan dengan pola data tren adalah metode
kuadrat terkecil (least square method), metode tren kuadratis (quadratic
trend method), metode tren eksponensial (exponential trend method).
Indeks musiman dapat dicari dengan beberapa metode yaitu metode
rata-rata sederhana (simple average method), metode relatif bersambung (link
relative method), metode rasio terhadap tren (ratio to trend method) dan
metode rasio terhadap rata-rata bergerak (ratio to moving average
method).
4. Penghalusan Eksponensial
Penghalusan eksponensial (exponential smoothing) merupakan metode
peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan yang canggih, namun
masih mudah digunakan. Metode ini menggunakan sangat sedikit
pencatatan data masa lalu. Rumus penghalusan eksponensial dasar dapat
ditunjukkan sebagai berikut :
...(2.8)
Dimana :
= peramalan baru
= peramalan sebelumnya
= konstanta penghalus (pembobot) (0 ≤ ≤ 1)
Metode penghalusan eksponensial terdiri atas :
a. Pemulusan Eksponensial Tunggal
Pemulusan eksponensial tunggal dibagi menjadi dua yaitu
pemulusan eksponensial tunggal dan pemulusan eksponensial tunggal
pendekatan aditif.
b. Pemulusan Eksponensial Ganda : Metode Linear Satu-Parameter dari
Brown
Dasar pemikiran dari pemulusan eksponensial linear dari Brown
adalah serupa dengan rata-rata bergerak linier: karena kedua nilai
pemulusan tunggal dan ganda ketinggalan dari data yang sebenarnya
bilamana terdapat unsur tren, perbedaan antara nilai pemulusan tunggal
dan ganda dapat ditambahkan kepada nilai pemulusan tunggal dan
disesuaikan untuk tren. Berikut ini persamaan yang dipakai dalam
implementasi pemulusan eksponensial linear satu-parameter dari Brown
...(2.9)
...(2.10)
...(2.11)
...(2.12)
...(2.13)
Dimana :
= nilai pemulusan eksponensial tunggal
= nilai pemulusan eksponensial ganda
= parameter pemulusan
, = konstanta pemulusan
= hasil peramalan untuk m periode ke depan yang akan
diramalkan
c. Pemulusan Eksponensial Ganda : Metode Dua-Parameter dari Holt
Metode pemulusan eksponensial linear dari Holt dalam prinsipnya
serupa dengan Brown kecuali bahwa Holt tidak menggunakan rumus
memutuskan nilai tren dengan parameter yang berbeda dari parameter
yang digunakan pada deret yang asli. Ramalan dari pemulusan
eksponensial linear Holt didapat dengan menggunakan dua konstanta
pemulusan (dengan nilai antara 0 dan 1) dan tiga persamaan :
...(2.14)
...(2.15)
...(2.16)
Dimana
adalah nilai pemulusan eksponensial.
adalah nilai actual pada periode t.
adalah estimasi tren.
adalah konstanta pemulusan untuk data.
adalah pemulusan tren.
adalah nilai peramalan.
adalah jumlah periode kedepan yang akan diramalkan.
adalah periode.
d. Pemulusan Eksponensial Tripel: Metode Kuadratik Satu-Parameter
dari Brown.
Dapat digunakan untuk meramalkan data dengan suatu pola tren
dasar, bentuk pemulusan yang lebih tinggi dapat digunakan bila dasar
pola datanya adalah kuadratik, kubik atau orde yang lebih itnggi .
e. Pemulusan Eksponensial Tripel: Metode Kecenderungan dan
Musiman Tiga-Parameter dari Winter
Metode Winters didasarkan atas tiga persamaan pemulusan, yaitu
satu untuk unsr stasioner, satu untuk tren dan satu untuk musiman. Hal
ini serupa dengan metode Holt, dengan satu persamaan tambahan untuk
mengatasi musiman. Persamaan dasar untuk metode Winters adalah
sebagai berikut [8]:
Pemulusan Keseluruhan
Pemulusan Tren
...(2.18)
Pemulusan Musiman
...(2.19)
Ramalan
...(2.20)
Dimana : L = panjang musiman (misal, jumlah bulan atau kuartal
dalam satu tahun)
b = komponen tren
I = faktor penyesuaian musiman
2.2.4.5 Pengukuran Kesalahan Peramalan
Keakuratan keseluruhan dari setiap model peramalan rata-rata bergerak,
penghalusan eksponensial, atau lainnya dapat dijelaskan dengan membandingkan
nilai yang diramal dengan nilai aktual atau nilai yang diamati. Jika Ft
melambangkan peramalan pada periode t, dan At melambangkan permintaan
aktual pada perido t, maka kesalahan peramalan (deviasi) adalah [2]:
Kesalahan Peramalan = Permintaan aktual – Nilai peramalan = At - Ft....(2.21)
Ada beberapa perhitungan yang biasa digunakan untuk menghitung
kesalahan peramalan (forecast error) total. Perhitungan ini dapat digunakan untuk
membandingkan model peramalan yang berbeda, juga untuk mengawasi
peramalan, untuk memastikan peramalan berjalan dengan baik. Tiga dari
perhitungan yang paling terkenal adalah:
1. Mean Absoluter Deviation (MAD)
Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari tiap kesalahan
peramalan dibagi dengan jumlah periode data (n) :
2. Mean Squared Error (MSE)
Merupakan rata-rata selisih kuadrat antara nilai yang diramalkan dan yang
diamati. Rumusnya adalah :
∑ ...(2.23)
Kekurangan penggunaan MSE adalah bahwa ia cenderung menonjolkan
deviasi yag besar karena adanya pengkuadratan. Sebagai contoh, jika kesalahan
peramalan untuk periode 1 dua kali lipat lebih besar dari kesalahan untuk periode
2, maka kesalahan kuadrat pada periode 1 lebih besar empat kali lipat
dibandingkan kesalahan kuadrat pada periode 2. Oleh karena itu, menggunakan
MSE sebagai perhitungan kesalahan peramalan biasanya menunjukkan bahwa
lebih baik mempunyai beberapa deviasi yang kecil daripada satu deviasi besar.
3. Mean Absolue Percent Error (MAPE)
Masalah yang terjadi dengan MAD dan MSE adalah bahwa nilai mereka
tergantung pada besarnya unsur yang diramal. Jika unsur tersebut dihitung dalam
satuan ribuan, maka nilai MAD dan MSE bisa menjadi sangat besar. Untuk
menghindari masalah ini, kita dapat menggunakan mean absolute percent error
(MAPE). MAPE dapat dihitung sebagai rata-rata diferensiasi absolut antara nilai
yang diramal dan aktual, dinyatakan sebagai presentase nilai aktual. Jika kita
memiliki nilai yang diramal dan aktual untuk n periode, MAPE dihitung sebagai :
∑ | | ...(2.24)
MAPE mungkin merupakan perhitungan yang paling mudah diartikan.
Sebagai contoh, MAPE 6% merupakan pernyataan yang jelas, tidak bergantung
pada permasalahan seperti banyaknya data input.
2.2.5 Flowmap
Flowmap atau disebut juga bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Flowmap berguna untuk membantu analis dan programmer memcahkan masalah
dalam keadaan segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis
2.2.6 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu pemodelan dari basis
data relasional yang didasarkan atas persepsi di dalam dunia nyata. ERD
digunakan oleh perancang sistem untuk memodelkan data yang nantinya akan
dikembangkan menjadi basis data. ERD juga merupakan model konseptual yang
dapat mendeskripsikan hubungan antar file yang digunakan untuk memodelkan
struktur data serta hubungan antar data. Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja
pada ERD yaitu [6]:
1. Entity Sets
Entitas adalah sebuah benda atau objek diduna nyata yang dapat dibedakan
dari semua objek lainnya. Entity sets adalah sekumpulan entitas yang
mempunyai tipe yang sama. Kesamaan tipe ini dapat dilihat dari
atribut/property yang dimiliki oleh setiap entitas.
2. Relationship Sets
Relationship adalah hubungan diantara beberapa entitas. Relationship set
adalah sekumpulan relasi yang mempunyai tipe yang sama. Relasi
digambarkan dengan diamond.
3. Attributes
Atribut merupakan sebutan untuk mewakili suatu entitas. Atribut dalam
ERD dilambangkan dengan bentuk elips.
Kardinalitas pemetaan atau rasio kardinalitas menunjukkan jumlah entitas
yang dihubungkan ke satu entitas yang lain dengan suatu relasi. Kardinalitas
pemetaan meliputi :
1. Hubungan satu ke satu (one to one)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan
satu entitas pada himpunan entitas B dan begitu juga sebaliknya setiap entitas
pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan himpunan
2. Hubungan satu ke banyak (one to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya dimana setiap entitas
pada himpunan entitas B berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada
himpunan entitas A.
3. Hubungan banyak ke satu (many to one)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak
satu entitas pada himpunan B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas
pada himpunan entitas A berhubungan paling banyan satu entitas pada
himpunan entitas B.
4. Hubungan banyak ke banyak (many to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya dimana setiap
entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas
pada himpunan entitas A.
2.2.7 Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya
lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut
akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, harddisk, tape diskette dan lain
sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and deign). DFD
dapat menggambarkan arus data dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. DFD
juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
Berikut ini adalah tahapan-tahapan perancangan dengan menggunakan
DFD [5] :
1. DFD Level 0 atau sering disebut context diagram
DFD level 0 menggambarkan sistem yang akan dibuat sebagai suatu
DFD level 0 menggambarkan interaksi antara sistem yang akan
dikembangkan dengan entitas luar.
2. DFD Level 1
DFD level 1 digunakan untuk menggambarkan modul-modul yang ada
dalam sistem yang akan dikembangkan. DFD level 1 merupakan hasil
breakdown DFD level 0 yang sebelumnya sudah dibuat.
3. DFD Level 2,3,4 dan seterusnya
DFD level 2,3,4 dan seterusnya merupakan breakdown dari modul
pada DFD level di atasnya.
2.2.7.1 Balancing Dalam DFD
Aliran data yang masuk kedalam dan keluar dari suatu proses harus
sama dengan aliran data yang masuk ke dalam dan keluar dari rincian proses pada
level/tingkatan di bawahnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada DFD yang
memiliki lebih dari satu level sebagai berikut [7] :
1. Harus terdapat keseimbangan input dan output antara satu level dan
level berikutnya.
2. Keseimbangan antara level 0 dan level 1 dilihat pada input/output dari
aliran data ke atau dari terminal pada level 0 sedangkan keseimbangan
antara level 1 dan level 2 dilihat pada input/output dari aliran data
ke/dari proses yang bersangkutan.
3. Nama aliran data, data store dan terminal pada setiap level harus sama
2.2.7.2 LaranganDalam DFD
Dalam menggambar/mendesain DFD ada beberapa hal yang harus
dihindari, sehingga DFD tersebut menggambarkan secara keseluruhan sistem
yang akan dirancang. Hal-hal tersebut adalah :
1. Arus data tidak boleh dari entitas luar langsung menuju ke entitas luar
lainnya tanpa melalui suatu proses.
2. Arus data tidak boleh dari simpanan data langsung menuju ke entitas
luar tanpa melalui suatu proses.
3. Arus data tidak boleh dari simpanan data langsung menuju simpanan
data lainnya tanpa melalui proses.
4. Arus data dar suatu proses langsung menuju proses lainnya tanpa
melalui suatu simpanan data, sebaiknya/sebisa mungkin dihindari.
2.2.8 Kamus Data
Kamus data (data dictionary) dipergunakan untuk memperjelas aliran data
yang digambarkan pada DFD . Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data
yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan
keluaran (output) dapat dipahami secara umum (memiliki standar cara penulisan).
Kamus data dalam implementasi program dapat menjadi parameter masukan atau
keluaran dari sebuah fungsi atau prosedur.
Kamus data pada DFD harus dapat dipetakan dengan hasil perancangan
basis data yang dilakukan sebelumnya. Jika ada kamus data yang tidak dapat
dipetakan pada tabel hasil perancangan basis data berarti haisl perancangan basis
data dengan perancangan DFD masih belum sesuai, sehingga harus ada yang
33
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dari hasil analisis
tersebut dapat dilakukan perbaikan.
3.1.1 Analisis Masalah
Analisis masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap
analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang
diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari
sistem tidak dapat dicapai.
Berdasarkan hasil wawancara dengan pemilik UD. Taruna Tani Putri
diketahui bahwa metode pengadaan pada UD. Taruna Tani Putri menunggu
barang habis sehingga pada suatu waktu UD. Taruna Tani Putri tidak dapat
memenuhi permintaan pembeli karena jumlah permintaan pembeli yang
meningkat pada musim-musim tertentu dan pemiik UD. Taruna Tani Putri
kesulitan dalam menentukan kuantitas pesanan karena permintaan pembeli setiap
bulan tidak tetap atau fluktuatif sehingga mengakibatkan kelebihan dalam
melakukan pengadaan barang dan terjadinya penumpukkan barang di gudang.
3.1.2 Analisis Prosedur pada Sistem yang Berjalan
Analisis prosedur pada sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui
lebih jelas tentang bagaimana cara kerja sistem, sehingga dapat diketahui
kelebihan dan kekurangan pada sistem yang sedang berjalan. Analisis prosedur
pada sistem yang berjalan pada UD. Taruna Tani Putri terdiri dari prosedur
3.1.2.1Prosedur Penjualan Barang
Prosedur penjualan barang adalah kegiatan yang dilakukan oleh pemilik
toko karena adanya permintaan dari pembeli. Prosedur penjualan barang yang
berjalan pada UD. Taruna Tani Putri adalah sebagai berikut :
1. Pelanggan datang ke toko dan menanyakan barang apa saja yang akan
dibeli kepada pemilik toko.
2. Pemilik akan mencari barang yang akan dibeli oleh pembeli.
3. Jika barang tersedia di toko, maka pemilik akan menunjukkan barang
tersebut kepada pembeli. Apabila barang sesuai, maka pemilik toko akan
mencatat barang apa saja yang dibeli pada nota penjualan, nota penjualan
terdiri dari 2 nota penjualan, 1 nota untuk pembeli dan 1 nota untuk arsip
toko. Jika barang tidak sesuai, maka transaksi dibatalkan.
4. Jika barang tidak tersedia di toko, maka pemilik akan menanyakan bagian
gudang apakah barang yang dicari tersedia atau tidak. Jika barang tersedia
di gudang, maka bagian gudang akan mengeluarkan barang dan
mengantarkan barang tersebut ke toko. Jika barang tidak tersedia di
gudang, maka bagian gudang akan memberitahukan pemilik toko ada
barang yang sudah habis dan pemilik toko akan menawarkan barang lain
dengan jenis sama tetapi merek berbeda.
5. Jika pembeli setuju dengan barang yang ditawarkan pemilik toko, maka
pemilik toko akan mencatat barang apa saja yang dibeli pada nota
penjualan, nota penjualan terdiri dari 2 nota penjualan, 1 nota untuk
pelanggan dan 1 nota untuk arsip toko. Jika tidak, maka transaksi
dibatalkan.
6. Pembeli melakukan pembayaran kepada pemilik toko dan pemilik toko
akan menyerahkan 1 nota penjualan kepada pembeli dan 1 nota penjualan
Prosedur Penjualan Barang
Pemilik Toko Bag. Gudang
Pembeli
Daftar barang yang akan dibeli
Daftar barang yang akan dibeli Daftar barang yang
akan dibeli yang tersedia
Daftar barang yang akan dibeli yang
tidak tersedia Daftar barang yang
akan dibeli yang tersedia
Daftar barang yang akan dibeli yang
tidak tersedia
Daftar barang yang akan dibeli yang tersedia di gudang
Tidak Ya
Membuat daftar barang yang tidak tersedia di
dugudang
Daftar barang yang tidak tersedia di
gudang Daftar barang yang
akan dibeli yang tersedia di gudang
Daftar barang yang akan dibeli yang
tersedia
Membuat nota penjualan
barang
Nota penjualan barang
1 2
A1 Daftar barang yang
tidak tersedia di gudang
Nota penjualan barang
1
Gambar 3.1 FlowmapProsedur Penjualan Barang
Keterangan
3.1.2.2Prosedur Pengadaan dan Penerimaan Barang
Prosedur pengadaan barang adalah kegiatan yang dilakukan pemilik toko
dalam melakukan pemesanan barang kepada supplier. Prosedur pengadaan dan
penerimaan barang yang berjalan pada UD. Taruna Tani Putri adalah sebagai
berikut :
1. Pegawai bagian gudang memberitahu barang apa saja yang telah habis di
gudang.
2. Pemilik toko melakukan pemesanan barang kepada supplier dengan
menggunakan telepon.
3. Supplier akan memberitahukan apakah barang yang dipesan tersedia atau
tidak. Jika barang yang dipesan tersedia, maka supplier akan membuat
nota penjualan. Jika barang yang dipesan tidak tersedia, maka transaksi
dibatalkan.
4. Bagian gudang akan menerima nota penjualan dari supplier bersamaan
dengan barang yang dipesan datang.
5. Bagian gudang akan mengecek apakah barang yang diterima sesuai
dengan barang yang dipesan dengan menceklis nota penjualan dari
supplier.
6. Jika barang sesuai, maka bagian gudang akan menyerahkan nota penjualan
dari supplier kepada pemilik toko untuk ditandatangani. Jika barang tidak
sesuai, maka nota penjualan tidak ditandatangani dan supplier akan
Prosedur Pengadaan dan Penerimaan Barang
PemilikToko
Bagian Gudang Supplier
Daftar barang yang telah habis di
gudang
Daftar barang yang telah habis di
gudang
Membuat daftar barang yang dipesan
Daftar barang yang dipesan
Daftar barang yang dipesan
Daftar barang yang dipesan yang tidak
tersedia
Nota penjualan
Ya Tidak
Daftar barang yang dipesan yang tidak
tersedia
Nota penjualan
Cek kesesuaian barang yang dipesan dengan
menceklis nota penjualan
Barang sesuai ?
Nota Penjualan yang sesuai
Nota penjualan yang tidak sesuai Tidak Ya
Nota Penjualan yang sesuai
Penandatanganan nota penjualan
A2 Nota Penjualan yang sesuai dan ditandatangani Nota penjualan yang tidak sesuai
Gambar 3.2 Prosedur pengadaan dan penerimaan barang
Keterangan
3.1.3 Analisis Pengawasan Persediaan Barang
Berdasarkan wawancara dengan pemilik toko, pengawasan barang masuk
berdasarkan nota pengadaan barang yang didapat dari supplier sedangkan untuk
pengawasan barang keluar berdasarkan nota penjualan barang. Menurut pemilik
toko, dalam menilai jumlah persediaan barang dikelompokkan dalam 3 status
yaitu banyak, sedang dan sedikit. Penjelasan setiap status persediaan barang dapat
dilihat pada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Status Persediaan Barang
Status Persediaan Barang Jumlah Persediaan Barang
Banyak Total persediaan barang ≥ 50% dari total persediaan
barang setelah barang masuk
Sedang Total persediaan barang < 50% atau > 5% dari total
persediaan barang setelah barang masuk
Sedikit Total persediaan barang ≤ 5% dari total persediaan
barang setelah barang masuk
Analisis status persediaan barang akan dilakukan pada barang Indamin
200ml karena Indamin 200ml memiliki tingkat permintaan yang paling tinggi
pada periode 2012 - 2013. Persediaan Indamin 200ml periode Januari 2013 dapat
dilihat pada tabel 3.2.
Tabel 3.2 Persediaan Indamin 200ml Periode Januari 2013
Persediaan Awal Barang Masuk Total Persediaan
14 Pcs 600 Pcs 614 Pcs
Berdasarkan tabel persediaan Indamin 200ml periode Januari 2013, maka
didapatkan status persediaan Indamin 200ml. Berikut ini penjelasan status
persediaan Indamin 200ml :
Status = total persediaan X 50% = 614 X 50% = 307 Pcs.
1. Dikatakan status persediaan Indamin 200ml “banyak” jika jumlah
persediaan Indamin 200ml lebih besar atau sama dengan 307 Pcs.
2. Dikatakan status persediaan Indamin 200ml “sedang” jika jumlah
persediaan Indamin 200ml lebih kecil dari 307 Pcs atau lebih besar dari
30,7 Pcs.
3. Dikatakan status persediaan Indamin 200ml “sedikit” jika jumlah
persediaan Indamin 200ml lebih kecil atau sama dengan 30,7 Pcs.
Tabel 3.3 Status Persediaan Indamin 200ml Periode Januari 2013.
Status Persediaan Barang Jumlah Persediaan Barang
Banyak Total persediaan barang ≥ 307 Pcs
Sedang Total persediaan barang < 307 Pcs atau > 30,7 Pcs
Sedikit Total persediaan barang ≤ 30,7 Pcs
Contoh kasus :
Pada tanggal 1 Januari 2013, UD. Taruna Tani Putri melakukan pengadaan
Indamin 200ml sebanyak 600 Pcs dan UD. Taruna Tani Putri memiliki persediaan
Indamin 200ml sebelum melakukan pengadaan sebesar 14 Pcs sehingga total
persediaan Indamin 200ml berjumlah 614 Pcs, Jumlah tersebut berstatus “banyak”.
Pada tanggal yang sama, Indamin 200ml laku terjual sebanyak 250 Pcs
sehingga total persediaan Indamin 200ml berjumlah 364 Pcs. Berdasarkan tabel
3.3, maka status persediaan Indamin 200ml adalah “banyak” karena total
persediaan Indamin 200ml lebih besar dari 307 Pcs.
Pada tanggal 2 januari sampai 5 Januari 2013 Indamin 200ml laku terjual
sebanyak 150 Pcs sehingga total persediaan Indamin 200ml berjumlah 214 Pcs.
Berdasarkan tabel 3.3, maka status persediaan Indamin 200ml adalah “sedang”
karena total persediaan Indamin 200ml lebih kecil dari 307 Pcs dan lebih besar
dari 30,7 Pcs.
Pada tanggal 6 Januari sampai 20 Januari 2013 Indamin 200ml laku terjual
sebanyak 200 Pcs sehingga total persediaan Indamin 200ml berjumlah 14 Pcs.
Berdasarkan tabel 3.3, maka status persediaan Indamin 200ml adalah “sedikit”
