TUGAS AKHIR
PENANGANAN TUGAS – TUGAS SEKRETARIAT PADA
PT. INDOSAT NORTHERN SUMATERA REGION
MEDAN
Oleh :
DWI DIAN SUSANTI
062103028
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobbilalamin, puji dan rasa syukur penulis ucapkan atas
kehadiratan Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan ridho-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini.
Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk memenuhi salah satu persyaratan Akademis dalam menyelesaikan pendidikan program Diploma III dan juga untuk meraih gelar Ahli Madya di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara. Adapun judul dari penulisan tugas akhir ini yaitu “PENANGANAN
TUGAS – TUGAS SEKRETARIAT PADA PT. INDOSAT NORTHERN SUMATERA REGION MEDAN”.
Banyak pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini, oleh karena itu dengan sepenuh hati penulis mengucapkan rasa terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma
III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan juga
selaku Dosen Pembimbing yang dengan penuh kesabaran membimbing penulis selama penyelesaian penulisan tugas akhir ini hingga selesai.
3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi
4. Ibu Dra. Fepty Aniar selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak dan Ibu Staff pengajar serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
6. Bapak Wasis Sulaiman selaku Head of Northern Sumatera Region yang telah
mengizinkan penulis untuk melaksanakan penelitian di PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan.
7. Ibu Ani Siti Nurdini selaku Sekretaris Head of Northern Sumatera Region
yang telah banyak membimbing dan memberikan bantuan kepada penulis dalam melakukan penelitian.
8. Bapak Andir Tambunan selaku Division Head Business Operation Support,
kak Nurmala Sari Dewi selaku HRD dan bang Wahyu Gunawan selaku Staff
Marketing Computer serta seluruh Staff dan Karyawan PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan yang telah banyak membantu penulis dalam pelaksanaan penelitian ini.
9. Kedua Orang Tua penulis, ayahanda tercinta Syarifuddin dan ibunda
tersayang Suriana Hanum dengan penuh kasih sayang yang setulusnya dan
penghargaan yang setinggi-tingginya penulis mengucapkan ribuan terima kasih atas kasih sayang, perhatian, doa-doanya yang tercurah untuk penulis, dan kakandaku tercinta Bambang Feriyadi, SH serta adik-adikku tersayang
M. Trio Afandi, dan M. Fadli Prayoga.
10. Terima kasih kepada sepupuku, kak Rina Melisa atas dukungannya, uwak
11. Sahabat-sahabat terbaikku, Sri Dewi, Ira Yuliana, Syafarina Harahap, dan
Harum Puspita Sari yang selalu memberikan semangat dan perhatiannya saat
suka maupun duka dikala senang maupun susah, penulis ucapkan terima kasih. 12. Teman-teman seperjuangan di kampus yang telah melewati masa-masa kuliah
bersama dengan penulis, Rini, Aya, Rudi, Rief, Getha, Sondank, Eka, Eva,
Annisa, Ari, Winta, Bayu, Yeni serta teman–temanku di D–III Kesekretariatan khususnya Stambuk 2006 yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
13. Teman-teman magang penulis, Juju, Junita, Fajar, Adri, Fitri, Debby, Kamil
serta para senior, bang M. Iqbal Harahap, bang Ikhsan, bang Aulia, bang Rici terima kasih untuk semuanya.
Untuk itu semua semoga Allah SWT Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang akan selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya serta hinayah-Nya
kepada kita semua.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dalam penulisan kalimat maupun isinya. Oleh karena itu,
dengan segala kerendahan hati penulis menerima segala saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan tugas akhir ini.
Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Juni 2009 Penulis
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Riset ... 44
2. Surat Balasan Riset ... 45
3. Contoh Surat Masuk Internal ... 46
4. Contoh Surat Masuk Eksternal ... 47
5. Contoh Surat Keluar Internal ... 48
6. Contoh Surat Keluar Eksternal ... 49
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi ini pertumbuhan dunia bisnis semakin bertambah maju sesuai dengan kemajuan zaman yang modern dan didukung dengan semakin
canggihnya teknologi. Era globalisasi merupakan era di mana setiap perusahaan harus memiliki kemampuan kompetitif dalam bersaing di dunia usaha.
Dalam mencapai tujuan yang ditetapkan, diperlukan suatu organisasi yang baik dan teratur yaitu dengan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang sampai kepada perincian tugas di dalam organisasi. Masing-masing pihak yang
terlibat dalam organisasi tersebut harus dapat memimpin dengan baik, sehingga kegiatan setiap anggota dalam bekerjasama dapat terarah dan jelas tujuannya.
Setiap rangkaian kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi/perusahaan, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, akan memerlukan pekerjaan yang rapi, teratur dan lancar. Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan
prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu perkantoran yang menyediakan kebutuhan informasi yang akurat dan terpercaya. Tanpa adanya informasi yang
dibutuhkan yang berguna untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan, maka akan sulit bagi pimpinan perusahaan untuk menetapkan suatu kebijakan.
Dengan semakin berkembangya suatu organisasi, maka semakin besar pula
tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya. Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat setiap situasi dan kondisi yang terjadi
serta dapat memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasinya
Saat ini kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan tentu sangat menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan. Mengingat semakin bertambah luas dan kompleksnya
ruang lingkup pekerjaan kantor, menunjukkan kecendrungan dibutuhkannnya sekelompok staff yang diantaranya sekretaris dengan rekannya dalam melakukan
pekerjaan atau rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan organisasi yang dinamakan sekretariat (kesekretariatan).
Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi pada masa sekarang ini sudah
sangat berkembang. Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung dan juga sebagai profesi yang sangat penting karena
diperlukan oleh organisasi/perusahaan modern. Profesi sebagai sekretaris tidak dapat lagi dianggap sebagai “juru ketik” saja, tetapi fungsi dan peranan sekretaris dari hari ke hari semakin bertambah luas.
PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang layanan jasa telekomunikasi, merupakan perusahaan
penyelenggara jasa telekomunikasi intenasional terkemuka di Indonesia. Salah satu kegiatan yang biasa yang dilakukan seorang sekretaris pada perusahaan ini lebih dititik beratkan pada kegiatan “administrasi perkantoran”. Kegiatan yang
dimaksud antara lain; pengelolaan surat-surat, pengarsipan atau pengelolaan arsip, penanganan telepon, penggunaan mesin-mesin kantor, menangani laporan, dan
Sumatera Region Medan harus dilakukan dengan baik karena tugas tersebut akan membantu pimpinan dan perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan serta
tugas-tugas pokok yang telah direncanakan.
B. Permasalahan
Masalah merupakan hambatan yang dirasakan sebagai suatu tantangan yang harus diketahui duduk persoalannya, yang mana diperlukan suatu tanggapan
dan pemecahan untuk penyelesaiaannya
Untuk itu, adapun rumusan masalah atau permasalahan yang akan dibahas pada penelitian ini adalah “Bagaimana Penanganan Tugas-tugas Sekretariat pada
PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui penanganan tugas-tugas sekretariat pada PT. Indosat Northern Sumatera Region
Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian yang dilakukan pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan adalah :
1. Bagi perusahaan mempunyai kegunaan sebagai bahan pertimbangan dalam
mengambil langkah-langkah pada masa yang akan datang sehingga
2. Bagi penulis mempunyai manfaat untuk menambah wawasan dan pengetahuan
tentang penanganan tugas-tugas sekretariat.
3. Untuk menumbuh kembangkan sikap intelektualitas mahasiswa melalui sikap
gemar membaca dan menganalisa suatu karya tulis.
E. Jadwal Penelitian
Pada penulisan tugas akhir ini, penulis membuat suatu jadwal penelitian,
gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan untuk tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Jadwal penelitian yang dilakukan oleh penulis di PT. Indosat Northern Sumatera Region
Medan yaitu dimulai dari tanggal 01 Mei 2009 s/d tanggal 31 Mei 2009.
Dalam penelitian ini, dilakukan pengumpulan data mengenai tugas-tugas
sekretariat pada bagian sekretaris. Jadwal penelitian dapat dilihat pada Tabel 1. 1.
Tabel 1. 1 Jadwal Penelitian
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3 4
1. Persiapan
2 Pengumpulan Data
F. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas
beberapa sub bab antara lain : BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Permasalahan, Tujuan
Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha Terkini,
dan Rencana Kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan Pengertian Sekretariat, Pengertian Sekretaris dan Penanganan Tugas-tugas Sekretariat.
BAB IV : PENUTUP
Bab ini berisikan Kesimpulan dan Saran mengenai hasil penelitian tentang penanganan tentang tugas-tugas sekretariat pada PT. Indosat
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas Perusahaan
PT. Indosat adalah sebuah perusahaan yang didirikan pada tanggal 20 November 1967, merupakan sebuah perusahaan investasi asing yang menyediakan
layanan telekomunikasi internasional di Indonesia, serta melakukan operasinya pada tahun 1969 dengan inagurasi Stasiun Bumi Jatiluhur. Pada tahun 1980,
pemerintah Indonesia mengakuisisikan semua saham kepemilikan dari PT. Indosat untuk kemudian menjadi Badan Usaha Milik Negara (BUMN).
Pada tanggal 18 Oktober 1994, saham PT. Indosat terdaftar di The Jakarta
Stock Exchange (BEJ), The Surabaya Stock Exchange (SSE) dan The New York
Stock Exchange (NYSE), serta menjadi BUMN pertama yang Go International.
Dari tahun 1969 sampai dengan tahun 1990, PT. Indosat menyediakan Switched & Non Switched jasa Layanan Telekomunikasi Internasional termasuk Sambungan
Langsung Internasional, Komunikasi Data Jaringan Internasional, Leased Line
International dan Layanan Transmisi Jaringan Televisi Internasional.
Memasuki abad ke-21 dan mengikuti trend pasar, pemerintah Indonesia
memutuskan untuk menderegulasikan ke sektor telekomunikasi nasional, hal ini untuk mengangkat persaingan pasar bebas. Mulai tahun 2001, seluruh lintas kepemilikan antara Indosat dan penyedia jasa telekomunikasi domestik yaitu
Telkom dihapuskan, disamping itu hak atau kepemilikan dua penyedia layanan komunikasi dihapuskan dalam tahap atau proses. Indosat berusaha meningkatkan
Indosat Mega Media yang diikuti akuisisi pengawasan penuh PT. SATELINDO, dimana membuat Group Indosat menjadi operator terbesar kedua di Indonesia.
Akhir tahun 2002, pemerintah Indonesia melakukan “divestasi” saham Indosat yang dimilikinya sebesar 41,49 % kepada pihak Singapore Technologis Telemedia Pte. Ltd, melalui perusahaan-perusahaan telekomunikasi di Indonesia
yang terbatas dengan “divestasi” ini. Dengan demikian status Indosat menjadi perusahaan Penanam Modal Asing (PMA) yang mampu menawarkan layanan
jaringan yang terintegrasi, pelayanan informasi dan komunikasi yang menyeluruh. Pada bulan November 2003, menyusul penandatanganan proses merger antara Satelindo, Indosat Multi Media Mobile (IM3) dan Bimagraha menjadi
Indosat, Indosat tidak hanya bergerak di bidang selular tetapi juga memfokuskan kepada Full Network Service Provide (FNSP). Melalui konsolidasi selular
tersebut, jasa layanan Fixed Telecommnunication dan Multimedia, Internet, and Data Communication (MIDI) menjadi satu. Indosat memposisikan diri sebagai
penyedia layanan komunikasi dengan penawaran produk yang komprehensif. Hal
ini diikuti oleh program transformasi yang komprehensif yang diresmikan pada tahun 2004. Program transformasi tersebut antara lain; pengembangan dalam
sumber daya manusia (sdm), teknologi, platform, budaya serta nilai perusahaan yang sudah mulai dipratekkan untuk meningkatkan record revenue perusahaan yang telah mencapai nilai Rp.10 triliyun dan meningkat mencapai mencapai
margin tersebut dalam jangka waktu 10 tahun dan menjadikan Indosat sebagai perusahaan yang Go Public. Indosat sebagai perusahaan operator jasa layanan
Akhir tahun 2006, Indosat meresmikan teknologi 3,5G dengan generasi terakhir teknologi 3,5G di wilayah Jakarta dan Surabaya yang mampu melayani
pelanggan dengan kualitas suara yang lebih bagus, video dengan kecepatan akses data/internet yang tinggi mencapai 3,6 Mbps atau sekitar 9 kali lebih cepat dari teknologi 3,5G yang sejenis/standar. Indosat merupakan operator teknologi 3,5G
pertama, yang mampu mengadopsi seluruh dasar teknologi High Speed Downlink Packet Access (HSDPA) di Indonesia.
Tahun 2007 merupakan tahun terbaik bagi Indosat dalam jangka waktu pencapaian hasil operasional, pengembangan dan peningkatan jaringan, inovasi produk, serta layanan bagi pelanggan. Indosat yang berkembang dari perusahaan
sebelumnya hanya berfokus pada layanan Sambung Langsung Internasional (SLI), menjadi salah satu pemain yang penting dalam industri telekomunikasi Indonesia.
Pengalaman berharga selama 40 tahun terakhir telah meletakkan landasan bagi bisnis yang kokoh dan menguntungkan, juga memposisikan Indosat pada pijakan yang kuat untuk menghadapi tantangan di masa mendatang. Indosat berkomitmen
untuk melaksanakan prinsip-prinsip layanan kendali perusahaan yang baik untuk mencapai nilai standar tertinggi.
Pada tahun 2008, Indosat akan terus meningkatkan dan mempromosikan perkembangan Coverage Network. Dengan kekuatan yang ada, Indosat mampu menjadikan setiap perkembangan baru sebagai peluang untuk perusahaan. Lebih
dari itu, Indosat siap menjadi yang terdepan dalam melakukan suatu perubahan jika diperlukan. Kesiapan inilah yang menjadikan Indosat sebagai perusahaan
B. Struktur Organisasi
Organisasi pada dasarnya bertujuan untuk mengkordinir suatu kelompok
yang terdiri dari berbagai personalia serta mendayagunakan kemampuan yang ada secara keseluruhan untuk di arahkan kepada tujuan tertentu. Selain itu juga dapat menggambarkan suatu rangkaian atau proses yang harus di lalui dalam perumusan
tujuan, pengambilan keputusan dan di lain pihak struktur ini merupakan perincian kegiatan atau tugas yang harus di kerjakan oleh masing-masing pegawai sesuai
dengan bidang serta wewenang yang di berikan kepadanya.
Struktur organisasi suatu perusahaan tentu berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Hal ini tergantung kepada besar kecilnya perusahaan
dan jenis usaha yang dilakukan. Semakin berkembang suatu perusahaan, maka akan semakin kompleks pula struktur organisasinya.
Struktur organisasi ini dapat juga disebut sebagai kerangka dasar yang menunjukkan orang-orang yang ada di dalamnya terhadap tujuan yang telah di tetapkan dan biasanya di sebut oleh pimpinan sebelum di jalankan kegiatan usaha
dengan maksud agar lebih jelas dan terlihat susunan/posisi dari setiap pegawai yang ada dalam organisasi tersebut. Peran dari seseorang pimpinan di dalam suatu
organisasi sangat menentukan keberhasilan dari tujuan yang akan dicapai dalam organisasi itu sendiri. Dengan adanya struktur organisasi ini, maka akan jelas bagi setiap anggota untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Berikut
C. Job Description
Berikut ini disajikan tugas dan wewenang dari setiap jabatan pada PT. Indosat
Northern Sumatera Region Medan : 1. Unit Kerja Technical Operation a. Provisioning & Quality Improvement
Provisioning & Quality Improvement (PQI) memiliki tugas yang berhubungan
dengan kualitas jaringan, perbaikan jaringan dan perencanaan :
1) Memonitor performansi dari jaringan, dengan menga mbil data dari metrika
dan juga melakukan kelayakan ujicoba.
2) Traffic Management, dengan mengukur utilisasi dari BTS. 3) Menjaga KPI, biasanya ditargetkan mencapai 99 %.
4) Pengawasan dan perbaikan tempat/letak yang telah ada.
5) Perencanaan pembangunan tempat/letak baru, termasuk disini perencanaan
repeater baru.
PQI juga melakukan koordinasi dengan divisi lainnya, salah satunya adalah
dengan divisi Fault Management (FM) untuk mengetahui keluhan – keluhan pada pelanggan yang terkait dengan kualitas jaringan, dan juga dengan bagian
BSS, jika diperlukan penambahan CU atau pengoptimalan arah dan juga untuk pengoptimalan kemiringan pada antena.
b. Tim NSS Switching O & M
Tugas dan kewajiban Tim NSS Switching O & M adalah :
1) Pemeliharaan perangkat core cellular seperti MSC, HLR, GPRS, i-Ring,
2) Menanggapi keluhan pelanggan yang berhubungan dengan nomornya.
3) Mengeksekusi penambahan link. 4) Troubleshouting hardware & software.
Tim NSS Switching O & M melakukan koordinasi dengan divisi lainnya, salah adalah satunya dengan divisi Fault Management (FM) dan Call Center untuk
mengetahui keluhan pada pelanggan serta dengan bagian Provisioning untuk penambahan link.
c. Tim BSS O & M
Tugas dan kewajiban Tim BSS O & M adalah :
1) Bertanggung jawab penuh terhadap pengoperasian seluruh BSC dan BTS
yang tersebar di wilayah Sumatera Bagian Utara.
2) KPI, dimana kesalahan pada BTS tidak lebih dari 3 jam.
Dalam melaksanakan tugasnya Tim BSS O & M melakukan kerjasama dengan dengan divisi Network Management Center (NMC) dimana divisi NMC akan mengirimkan Short Message Service (SMS) broadcast ke bagian tim tekhnik
BSS jika terdapat kesalahan pada BTS, serta dengan fungsi divisi PQI untuk pengoptimalan arah dan kemiringan antena.
d. Local Network O & M
Tugas dan kewajiban Tim Local Network O & M adalah : 1) Penomoran antar PLMN.
2) Kegiatan interkoneksi.
3) Rencana pemulihan bencana.
Tim Local Network lah yang melakukan hubungan dengan operator lain untuk hubungan interkoneksi antar sentral, sementara untuk eksekusinya dilakukan
oleh divisi Tim NSS O & M. Saat ini tim Local Network sedang melakukan proyek peningkatan Sistem Komunikasi Kabel Laut (SKKL) Asia Tenggara – Timur Tengah – Eropa Barat (SEA-ME-WE) - 3 di pantai Cermin, merupakan
hasil pengembangan dari generasi yang sebelumnya yaitu Sistem Komunikasi Kabel Laut SEAMEWE – 1 dan 2.
2. Unit Kerja Marketing dan Sales Support a. Marketing Program & Market Analysis
Tugas dan tanggung jawab Marketing Program & Market Analysis adalah : 1) Mengusulkan target penghasilan dan langganan per Cabang/ Reps. 2) Mengusulkan parameter kinerja Cabang/ Reps.
3) Memonitor dan mengevaluasi kinerja.
4) Analisa pemetaan pasar dan kompetisi dalam lingkup Regional.
5) Data dasar pendukung pasar untuk Cabang/ Reps.
6) Menyusun dan mengkoordinasikan program pemasaran lingkup Regional. 7) Melakukan evaluasi pasca program di lingkup Regional.
8) Manajemen Budget MSS.
Fungsi ini biasanya berkoordinasi dengan Channel Management untuk target dari tiap – tiap cabang.
b. Product Solution Support
2) Memformulasikan dan mengusulkan product solution & bundling.
3) Memformulasikan dan mengusulkan suatu pemberlakuaan tarif atau biaya
khusus untuk semua produk maupun untuk wilayah/ daerah yang spesifik atau tertentu.
4) Mengkoordinasikan aktivitas akuisisi/ kerjasama Corporate & Community
di lingkup Regional.
5) Melakukan pemeriksaan dan memonitor kualitas jaringan dan pelayanan.
Fungsi divisi ini berkoordinasi dengan Retention Management untuk program pelayanan serta unit kerja Technical Operation untuk kualitas jaringan.
c. Channel Management
Tugas dan tanggung jawab Channel Management adalah : 1) Mengusulkan target distribusi SP dan Voucher per Cabang. 2) Memonitor dan mengevaluasi distribusi.
3) Data dasar pendukung distribusi untuk Cabang.
4) Memformulasikan dan mengkoordinasikan evaluasi hak penjualan lingkup
Regional.
5) Menyusun dan mengkoordinasikan program distribusi dan hak penjualan
untuk lingkup Regional.
Fungsi ini melakukan koordinasi dengan Retention Management, Marketing Program & Market Analysis untuk peningkatan distribusi dan juga membantu
pemasaran untuk tiap – tiap cabang.
d. Retention Management
1) Memformulasikan dan mengkoordinasikan program peningkatan revenue
dan loyalty di lingkup Regional.
2) Memformulasikan dan mengevaluasi kinerja pelayanan. 3) Data dasar pendukung pelanggan untuk Cabang.
Fungsi ini melakukan koordinasi dengan Channel Management, Marketing
Program & Market Analysis dimana penekanannya lebih kepada tujuan untuk
mempertahankan pelanggan yang sudah ada.
e. Contact Center
Tugas dan tanggung jawab Contact Center adalah :
1) Menyelenggarakan kegiatan Contact Center Regional (Sumatera).
2) Mengkoordinasikan kegiatan registrasi kartu prabayar di lingkup Regional.
Fungsi ini biasanya melakukan koordinasi dengan bagian Marketing Program
& Market Analysis dimana tujuannya untuk sosialisasi program.
3. Unit Kerja Business Operation Support
a. Human Resource
Tugas dan tanggung jawab Human Resource (HR) adalah : 1) Melakukan pembayaran gaji karyawan / remunisasi
2) Mengatur pendidikan dan pelatihan bagi karyawan 3) Data dasar pendukung karyawan
4) Restitusi
Fungsi ini melakukan koordinasi dengan cabang untuk pembayaran gaji dan penambahan karyawan serta diklat bagi karyawan, disamping itu fungsi ini
b. Procurement
Tugas dan tanggung jawab Procurement adalah :
1) Pengadaan barang untuk kebutuhan seluruh divisi dan cabang dari regional
Sumbagut.
Dalam menjalankan fungsinya, divisi ini melakukan koordinasi dengan divisi
atau cabang yang membutuhkan pengadaan barang dan vendor yang akan menyediakan barang serta dengan HQ terutama untuk barang – barang yang
termasuk dalam kategori Capital Expenditure.
c. IT Support
Tugas dan tanggung jawab IT Support adalah: 1) Network
Memelihara, mengatur, memonitor network NSR, menginventaris server dan
perangkat last-mile network untuk memperluas jaringan serta untuk menjaga performansi last-mile network tersebut.
2) Front End Application
Memelihara server, menjaga konektivitas jaringan sampai di end-user, dan mengatur serta membuat aplikasi-aplikasi yang mendukung kinerja setiap unit. 3) Pemeliharaan Hardware & Software
IT Support dalam menjalankan fungsinya melakukan koordinasi ke banyak divisi terutama yang membutuhkan aplikasi dan perangkat komputer serta
email bagi seluruh karyawannya, untuk ke HQ biasanya bagian IT support
d. Property and Site Acquisition
Tugas dan tanggung jawab Property and Site Acquisition (SITAC) adalah: 1) Mengakuisisi lahan kosong untuk pembangunan menara.
2) Perpanjangan sewa tempat.
3) Pembangunan galeri dan kontraknya.
4) Bertanggung jawab terhadap anggaran sewa gedung atau mobil.
Dalam melaksanakan fungsinya SITAC berkoordinasi dengan divisi RNP dan
vendor yang akan menangani pembangunan menara serta dengan tim tekhnik
yang ada di cabang untuk melakukan survei area/daerah untuk mengetahui kondisi area/daerah yang akan dibangun BTS.
4. Medan Branch a. Direct Sales
Direct Sales fokus penjualannya adalah terkait dengan corporate seperti MIDI
dan matrix termasuk untuk pengguna pribadi. Fungsi ini banyak melakukan koordinasi dengan bagian Sales Administration untuk pengaktivasian kartu
postpaid karyawan.
b. Indirect Sales
Indirect Sales fokus penjualannya adalah produk seluler yang telah bayar.
Fungsi bagian ini biasanya melakukan koordinasi dengan bagian Channel Management regional untuk distribusi SP dan voucher untuk cabang di
Sumatera Utara dan Nangroe Aceh Darussalam (NAD) dan dengan pedagang dalam hal penjualan. Fungsi ini juga melakukan koordinasi dengan bagian
c. Sales administration
Sales Administration memiliki tanggung jawab terhadap aktivasi kartu matrix
termasuk melakukan survei data pelanggan. Fungsi ini berkoordinasi dengan bagian Direct Sales dan Galeri untuk pelanggan postpaid dan dengan bagian Revenue Assurance untuk tagihan kepada pelanggan.
d. Customer Service and Retention
Bagian ini membawahi CS galeri. Bagian ini memiliki fungsi retensi yang
bertujuan menjaga pelanggan agar tetap setia. Dalam menjalankan fungsinya, bagian ini melakukan koordinasi dengan bagian Marketing Commmunication dan juga dengan bagian Indirect Sales untuk program retensi.
e. Marketing Communication
Bagian memiliki tanggung jawab untuk melakukan promosi produk kepada
pelanggan di area/ wilayah Medan dan Nangroe Aceh Darussalam baik berupa penyelenggaraan acara (event) besar maupun melalui short message service broadcast. Bagian berkoordinasi dengan bagian Indirect Sales dan Customer
Service dalam melakukan promosi produk.
D. Jenis Usaha/Kegiatan usaha
Jenis Usaha atau kegiatan usaha yang terdapat pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan sebagai berikut :
1. Jasa Layanan Internasional a. Indosat SLI 001
-tas sebagai pilihan utama untuk komunikasi internasional bagi kalangan profesional dan bisnis.
b. Indosat SLI 008
Layanan Sambungan Langsung Internasional dengan biaya lebih hemat sepanjang hari untuk memudahkan komunikasi pelanggan dengan relasinya.
Biaya SLI dihitung berdasarkan perhitungan pulsa per detik dengan tarif hemat hingga 40 % sepanjang hari.
c. Indosat Flat Call 016
Layanan percakapan internasional murah dengan tarif Rp. 2.900,00 per menit berlaku setiap saat, ke negara manapun dengan kode akses 016.
2. Jasa Layanan Mobile Telephony atau Layanan Seluler a. Kartu Seluler Pascabayar Matrix
Layanan kartu SIM pascabayar dengan spesifikasi dan fitur yang lebih canggih sehingga dapat memberikan sambungan yang lebih cepat, liputan yang lebih luas serta kualitas sinyal maupun suara yang lebih jernih dengan
sinyal kuat Indosat. Matrix merupakan kartu pascabayar untuk segmen bisnis dan profesional dengan fitur terlengkap.
b. Kartu Seluler Prabayar Mentari
Merupakan kartu SIM prabayar yang memiliki fitur dan fasilitas lengkap. Kartu prabayar ini disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan umum. Mentari
merupakan kartu prabayar untuk segmen premium.
c. Kartu Seluler Prabayar Indosat Multi Media Mobile (IM3)
disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan umum dan juga untuk pelanggan muda – mudi pada khususnya.
d. Kartu Pascabayar StarOne
Merupakan produk pascabayar dan prabayar Code Division Multiple Access (CDMA) yang hemat dan nyaman dengan layanan akses internet.
3. Layanan PT. Indosat lainnya a. Indosat Phone (I-Phone)
Indosat Phone merupakan layanan sambungan telekomunikasi telepon tetap domestik dan internasional melalui jaringan tradisional maupun VoIP yang dapat digunakan untuk melayani komunikasi suara, data, dan video dengan
kualitas baik serta harga yang kompetitif. b. MIDI IWL
Multimedia, Internet, and Data Communication (MIDI) Indosat World Link
(IWL) adalah layanan sirkuit berlangganan digital point to point yang bersifat clear channel, berkecepatan tinggi, untuk menghubungkan lokasi pelanggan di
Indonesia dengan counter part-nya di luar negeri selama 24 jam terus-menerus dalam bentuk suara, data, faksimili, dan konferensi video. Layanan MIDI IWL
menggunakan konfigurasi via kabel laut dan via satelit. c. MIDI IFN
Multimedia, Internet, and Data Communication (MIDI) Indosat Frame Net
(IFN) adalah suatu layanan komunikasi data dengan menggunakan teknologi paket dengan bandwidth yang fleksibel sehingga layanan ini sangat sesuai
akses frame/packet dan last mile tansmition melalui fiber optic, microwave, dan VSAT untuk mengkomunikasikan aplikasi data, suara, gambar, dan Faks. d. MIDI IPVPN
Multimedia, Internet, and Data Communication (MIDI) Internet Protocol
Virtual Private Network (IPVPN) adalah suatu layanan komunikasi data antar
perusahaan (antar satu perusahaan di beberapa lokasi yang berbeda, antara satu perusahaan dengan para mitranya/pelangganya/pemasoknya) yang dapat
menghubungkan antar LAN dengan menggunakan protokol TCP/IP. e. MIDI IDL
Multimedia, Internet, and Data Communication (MIDI) Indosat Domestic
Link (IDL) adalah suatu layanan komunikasi sirkuit langganan dengan
menggunakan teknologi satelit untuk meyalurkan aplikasi data, suara, maupun
video yang menghubungkan pelanggan di Indonesia dengan mitra bisnisnya di luar negeri selama 24 jam terus – menerus.
f. MIDI Indosat ATM
Multimedia, Internet, and Data Communication (MIDI) Indosat Asynchronous
Transfer Mode (ATM) adalah suatu layanan jaringan komunikasi data yang
berkecepatan tinggi dengan teknologi paket dan juga menggunakan teknik multiplexing dan switching yang dapat menghubungkan antar lokasi secara
point to multipoint dengan menggunakan bandwidth yang fleksibel.
g. MIDI INL
Multimedia, Internet, and Data Communication (MIDI) Indosat National Link
menyalurkan aplikasi data, suara, dan juga video untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam cakupan wilayah domestik.
h. Indosat MPLS
Layanan baru dengan basis jaringan Metro Ethernet dengan teknologi MPLS.
D. Kinerja Usaha Terkini
Saat ini PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan telah berhasil
memberikan solusi dan inovasi dari layanan BlackBerry di Indonesia. PT. Indosat menyelenggarakan “Indosat BlackBerry Enterprise Solution Day” yang pertama di Indonesia. Merupakan sebuah program workshop yang diselenggarakan Indosat
dengan tujuan memperkenalkan dan mensosialisasikan layanan dari BlackBerry Enterprise Solution (BES) kepada pelanggan dan calon pelanggan dari berbagai
segmen korporasi dalam upaya memberikan solusi telekomunikasi yang dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi suatu korporasi.
Dengan adanya solusi program BlackBerry Enterprise dari Indosat, semua
aktifitas para pelanggan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja, seperti mengirimkan dan menerima e-mail, mengakses berbagai aplikasi perusahaan yang
menggunakan akses internet dan intranet, fungsi telepon serta data organizer. PT. Indosat juga menandatangani kerjasama untuk melakukan trial atau uji coba layanan dari BlackBerry Enterprise Solution kepada perusahaan yang ingin
F. Rencana Kegiatan
Adapun rencana kegiatan perusahaan yang akan dilakukan dalam bidang sekretariat adalah menggunakan sistem teknologi modern untuk seluruh
penanganan tugas – tugas sekretariat karena hal tersebut disesuaikan dengan perkembangan zaman dan kebutuhan perusahaan akan tekhnologi itu sendiri.
Sekarang ini, masih sekitar 70 % pelaksanaan untuk penanganan tugas -
tugas sekretariat dilakukan dengan menggunakan sistem teknologi modern, salah satunya pengunaan sistem komputer untuk penyimpanan data ataupun dokumen
perusahaan dan selebihnya 30 % dilakukan secara manual. Tetapi tentunya hal tersebut terbatas untuk hal-hal yang bersifat urgent (bersifat mendesak atau yang segera memerlukan koordinasi dari pimpinan).
Beberapa keuntungan dengan memakai sistem tersebut adalah : 1) Pelaksanaan kerja sekretaris lebih efisien dan efektif.
2) Mendukung pelaksanaan program Go Green, yang dapat mengurangi dampak
global warming. Di mana penggunaan kertas-kertas dikurangi.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretariat
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan, segenap urusan sekretaris, atau dapat berarti pula kepaniteraan.
Jadi pengertian sekretariat adalah satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan office service (jasa-jasa perkantoran), misalnya dalam hal kegiatan
penyambungan telepon, pengadaan dan pemeliharaan mesin-mesin kantor, perabot kantor, tata ruang kantor, pembuatan fomulir (form design), komputerisasi, surat-menyurat, dan kearsipan atau dapat juga berarti segala kegiatan yang menyangkut
dalam bidang sekretariat mulai dari kegiatan pengolahan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
B. Pengertian Sekretaris
Perkataan sekretaris berasal dari bahasa Latin “sacretarium” yang berarti seseorang yang dipercaya untuk menyimpan rahasia. Dalam bahasa Perancis
disebut “secretarie” sedangkan dalam bahasa Inggris disebut “secretary” yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia (Sutiyoso, 1999 : 63).
Secara umum arti sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk membantu
kelancaran tugas-tugas pimpinan yang bersifat rahasia. Seiring dengan derasnya arus perkembangan teknologi informasi modern dan pengambilan keputusan pada
pekerjaan sekretaris sudah sangat meluas, dan bukan hanya menangani pekerjaan administratif dan klerikal yang bersifat rutin saja. Dalam peranannya sekarang,
seorang sekretaris diharapkan dapat terlibat dalam aktivitas atau kegiatan yang menyangkut kepemimpinan, perencanaan, koordinasi dan pengawasan serta aspek manajerial lainnya.
Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut kata asalnya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas-tugas dan pekerjaan yang
berhubungan dengan masalah rahasia perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat memegang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari, dan berperan membantu pimpinan
dalam menjalankan tugasnya.
C. Penanganan Tugas – tugas Sekretariat
Dengan semakin berkembangnya organisasi atau perusahaan, maka semakin besar pula tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya, oleh sebab itu
pimpinan membutuhkan seorang sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas
pokok dan tanggung jawabnya sendiri demi tercapainya tujuan bersama dalam organisasi.
Adapun penanganan tugas-tugas sekretariat yang dilakukan oleh sekretaris
adalah :
3. Penanganan Telepon
4. Menerima Tamu
5. Mengurus Perjalanan Dinas Pimpinan dan Karyawan 6. Mengatur Korespondensi
7. Menangani Laporan
8. Mengatur Pertemuan atau Rapat
9. Melayani Kebutuhan Karyawan 10. Penggunaan Mesin-mesin Kantor.
Tugas-tugas tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan untuk menyelenggarakan suatu administrasi organisasi. Arsip dinamis dibedakan menjadi dua macam, yaitu arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis in-aktif. Sumber arsip dinamis adalah surat masuk dan surat keluar.
a. Surat Masuk 1) Penerimaan surat.
Pertama-tama surat yang diterima harus disusun sedemikian rupa, sehingga
nama dan alamat yang tercantum pada surat tersebut dapat dibaca dan diteliti dengan cepat. Kemudian surat dipisah-pisah menurut jenisnya yaitu surat dinas, surat rahasia, surat pribadi, surat konfidensial dan surat-surat lainnya.
Selanjutnya sekretaris perlu meneliti alamat yang tercantum pada surat, kemungkinan ditemukan ada surat yang salah alamat. Bila surat-surat tersebut
kepada pimpinan atau kepada pihak yang berhak dengan sampul yang tertutup. Hendaknya sekretaris tidak membuka surat-surat tersebut kecuali pimpinan
memberi wewenang kepadanya. 2) Pembukaan surat.
Pada umumnya sekretaris membuka semua surat bisnis kecuali yang ada
bertanda pribadi atau rahasia. Surat harus dibuka dengan alat pembuka surat (pisau atau gunting). Tetapi sebelumnya surat harus diketok-ketok terlebih
dahulu diatas meja agar surat turun kebawah. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan ikut tersobeknya surat ketika sampul surat dibuka. Kemudian surat-surat dikeluarkan dari sampulnya. Sekretaris harus memeriksa
dengan teliti, ada atau tidak lampiran yang menyertai surat tersebut. Jika ada lampiran, gabungkan dengan suratnya dengan menggunakan penjepit kertas
(klip). Apabila ada lampiran yang hilang pada surat, sebaiknya mencatat pada surat dengan alamat yang tertera pada sampul. Setelah itu diperiksa apakah surat tersebut bertanggal atau tidak. Jika tidak ada tanggal, cantumkan tanggal
yang tertera pada stempel pos diatas surat itu. Kemudian bubuhkan stempel agenda pada setiap surat yang diterima dibagian surat yang kosong.
3) Menyeleksi (mensortir) surat.
Setelah dicatat pada buku agenda, sekretaris perlu membaca surat-surat yang masuk satu persatu karena dengan membaca surat-surat tersebut, maka akan
dapat dipisahkan beraneka ragam surat menjadi empat bagian yaitu : a) Surat-surat yang harus disampaikan kepada pimpinan.
c) Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris sendiri.
d) Surat-surat lainnya. 4) Pembagian surat.
a) Surat-surat untuk pimpinan.
Surat-surat yang ditujukan untuk pimpinan harus segera disampaikan
secepat mungkin. Sekretaris hendaknya mengusahakan agar surat tersebut sudah berada diatas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke kantor. b) Surat-surat untuk orang atau bagian lain di kantor.
Biasanya setiap kantor mempunyai tata cara tersendiri dalam penyampaian surat antar bagian. Namun cara apapun yang dipakai, hendaknya sekretaris
memilki buku ekspedisi intern untuk memudahkan pengawasan. c) Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris.
Surat-surat yang masuk ke kantor, hendaknya secepat mungkin dibahas atau ditangani. Pada waktu pimpinan berada ditempat, mungkin hal ini mudah penyelenggaraannya, tetapi bila ia sedang bepergian kemungkinan
sekretaris mengalami sedikit kesulitan. Dalam keadaan seperti inilah, tugas sekretaris untuk membahas surat-surat tersebut.
Pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan, penanganan untuk surat-surat masuk harus ditujukan ke bagian sekretaris dan mempunyai prosedur sebagai berikut :
1) Surat-surat masuk pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan pada
umumnya tebagi atas dua surat yaitu surat masuk internal (internal incoming
Surat masuk internal (internal incoming mail) adalah surat yang berhubungan langsung dengan karyawan/antar sesama karyawan atau berhubungan dengan
pihak perusahaan sendiri sedangkan surat masuk eksternal (exsternal incoming mail) adalah surat yang berhubungan dengan perusahaan lain.
Surat yang masuk diterima lebih dahulu sesuai dengan alamat yang ditujukan
yang dibagi atas: a) Surat dinas. b) Surat rahasia.
2) Surat yang masuk diterima oleh sekretaris kemudian surat tersebut diberi cap,
tanggal, nomor, dan perihal.
3) Jika ada tembusan dari surat masuk, maka tembusan tersebut disimpan di buku
tanda tangan (signing book).
4) Kemudian surat masuk dicatat ke dalam buku agenda. 5) Setelah itu surat tersebut siap untuk disposisi oleh pimpinan.
b. Surat keluar
Sama seperti halnya pada surat-surat masuk, untuk surat-surat keluar pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan terbagi atas dua surat keluar yaitu
surat keluar internal (internal outgoing mail) dan surat keluar eksternal (exsternal outging mail).
Adapun proses pengelolaan untuk surat-surat keluar sebagai berikut : 1) Mempersiapkan surat keluar.
Pertama-tama semua surat yang akan dikirim keluar diletakkan diatas meja
kembali kemeja sekretaris, kemudian periksa apakah semua surat keluar telah ditandatangani semua oleh pimpinan, apakah semua surat telah diberi nomor,
tangga l surat, lampiran-lampiran untuk disertakan, serta alamat pada surat dan alamat yang tercantum disampul. Kemudian surat-surat harus dicatat dulu ke dalam buku agenda surat keluar.
2) Lampiran surat.
Kadang kala surat yang hendak dikirim keluar disertai pula dengan hal-hal lain
sebagai lampiran. Besar kecilnya lampiran hendaknya disusun dengan baik, terutama untuk cara memasukkan lampiran. Jika lampiran sama besar dengan lembar surat, maka pengurusannya mudah, misalnya, jika hanya terdiri dari
satu lembar surat, maka pengurusan dapat langsung melipat lampiran tersebut, kemudian menyisipkan lampiran diantara lipatan surat. Jika terdiri dari dua
lembar atau lebih, sebaiknya disatukan dulu dengan steples, lalu dlilipat dan disisipkan diantara lipatan surat.
2. Penyimpanan Arsip
Pekerjaan menyimpan surat-surat atau dengan kata lain mengarsip ini dapat dikatakan sebagai pekerjaan pokok yang tidak dapat diabaikan begitu saja.
Adapun penyimpanan arsip ini ada lima cara yaitu : a. Menurut Abjad.
Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad dari
nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera di tiap-tiap warkat itu. Dengan menggunakan sistem ini, sepucuk surat yang berhubungan langsung dengan
b. Menurut Subjek.
Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam
tipe-tipe warkat. Misalnya untuk semua surat-menyurat yang berhubungan dengan iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul iklan. Demikian pula misalnya untuk surat-surat kontrak pembelian tiket, dapat pula dihimpun dalam suatu
berkas yang diberi tanda berupa perkataan tiket. Warkat-warkat yang telah dikelompokkan itu, kemudian disimpan juga menurut urutan abjad judul-judul
urusan tersebut. c. Menurut Wilayah.
Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi/perusahaan dapat
pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa, Kalimantan, dan
lain-lain), atau menurut wilayah propinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, dan lain-lain).
d. Menurut Nomor.
Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urutan angka yang dimulai dari 1 (satu), terus meningkat hingga
bilangan yang lebih besar. Misalnya, faktur-faktur dari suatu perusahaan. e. Menurut Tanggal.
Sebagai sistem terakhir untuk warkat-warkat ialah system menurut urutan
tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. Sistem ini dapat dipakai untuk warkat-warkat yang memperhatikan suatu jangka waktu tertentu misalnya,
Pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan setiap pekerjaan yang ada langsung dikerjakan pada saat itu juga. Jadi tidak ada suatu pekerjaan yang
menumpuk. Surat-surat yang masuk ke perusahaan dicatat ke dalam buku dan dicatat tanggal serta waktu pelaksanaannya. Hal ini akan memudahkan sekretaris sehingga sekretaris tersebut tidak harus membaca keseluruhan isi surat, lalu surat
diagendakan. Kemudian surat-surat tersebut diarsip dengan menggunakan Sistem Subjek, karena surat-surat yang masuk ke PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan disusun dan digolongkan berdasarkan pokok permasalahannya (subjek). Sedangkan untuk penataan arsip, menggunakan Filling Electronic, yaitu penataan arsip dengan menggunakan bantuan sistem komputer, hal ini disesuaikan dengan
perkembangan teknologi modern dan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Adapun tujuan dari pengarsipan ini adalah :
1) Arsip tersimpan dengan rapi.
2) Arsip mudah untuk ditemukan kembali.
3) Arsip terawat dengan baik.
3. Penanganan Telepon
Pengertian telepon menurut Sutiyoso (1999 : 18), adalah “sarana
komunikasi yang sangat penting dan cepat untuk dapat menerima dan
menyampaikan informasi, serta sopan santun dalam menggunakan telepon
berlaku bagi semua orang dan pegawai/karyawan”. Menjawab telepon, otomatis
Dalam menerima telepon, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu : a. Begitu bel telepon berdering, maka segera angkatlah telepon dengan tangan
kiri, dan tangan kanan memegang alat tulis.
b. Menjawab telepon secara cepat, singkat, jelas dan hormat dengan terlebih
dahulu memberi ucapan salam.
c. Memberikan penjelasan dengan jelas dan sopan apabila ada penelepon yang
salah sambung, atau penelepon yang ingin bicara dengan orang yang sedang
tidak ada di tempat.
d. Apabila penelepon tidak langsung menyebutkan nama atau kantornya,
sebaiknya bertanya dengan cara : “maaf, saya bicara dengan siapa? atau boleh
saya mengetahui nama Bapak / Ibu? ”.
e. Jika pimpinan tidak ada di tempat, hubungi orang yang diberi kuasa untuk
menggantikan pimpinan.
f. Bila ada suatu keperluan, sehingga sekretaris tersebut harus meninggalkan
tempat duduknya, maka mintalah bantuan kepada seorang rekannya untuk
menerima telepon.
4. Menerima Tamu
Dalam menerima tamu yang datang, langkah-langkah yang dilakukan oleh sekretaris yaitu :
a. Mengucapkan salam kepada tamu.
2) Selamat pagi, siang atau sore Pak atau Ibu! Apa saya bisa membantu
Bapak atau Ibu ?.
3) Dapatkah saya membantu Bapak atau Ibu ?. b. Mengisi buku tamu yang telah disediakan.
Meskipun resepsionis perusahaan telah mencatat identitas tamu pada buku
formulir, sebaiknya tamu mengisi buku tamu yang telah disediakan, terutama identitas dan maksud kedatangan tamu, sehingga pimpinan dapat menyiapkan
diri untuk menerima tamu tersebut. c. Tamu dipersilahkan menunggu.
Tamu yang datang, baik itu tamu rutin, tamu dengan perjanjian maupun tamu
yang belum dengan perjanjian sebaiknya tamu dipersilahkan menunggu untuk dapat memberikan kesempatan kepada pimpinan untuk menyiapkan diri. d. Memberitahu kepada pimpinan.
Sementara tamu dipersilahkan menunggu, sekretaris akan memberitahukan kepada pimpinan siapa tamu yang datang, serta menanyakan apakah pimpinan
berkenan untuk menerima tamu tersebut. e. Mengantar tamu.
Apabila pimpinan sudah berkenan untuk menerima tamu, sebaiknya sekretaris mengantar kepada pimpinan sambil memperkenalkan tamu tersebut dan kemudian permisi untuk meninggalkan mereka.
f. Mengalihkan ke pejabat lain.
Bisa jadi pimpinan tidak berkenan menerima tamu. Dalam hal ini, tamu dapat
5. Mengurus Perjalanan Dinas Pimpinan
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seseorang
karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Sementara yang dimaksud dengan tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan pekerjaan yang berkaitan
dengan kepentingan lembaga atau perusahaan yang bersangkutan.
Pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan, sekretaris tidak
hanya mengurus perjalanan dinas pimpinannya tetapi juga mengurus perjalanan dinas karyawan di divisi tempat ia bertugas. Adapun macam-macam perjalanan dinas yang ditangani oleh sekretaris adalah :
a. Perjalanan dinas untuk mengikuti rapat kerja nasional.
b. Perjalanan dinas karena adanya kegiatan sosial, misalnya memberikan bantuan
kemanusiaan (bencana alam).
c. Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar nasional.
d. Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah. e. Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan.
f. Perjalanan dinas dalam rangka menghadiri acara-acara seremonial. Seperti
pembukaan suatu perusahaan, ulang tahun suatu perusahaan, menghadiri acara penerimaan piagam penghargaan atas masa kerja dan lain-lain.
Dalam hal ini, tugas-tugas yang dilakukan sekretaris dalam mengurus
perjalanan dinas pimpinannya maupun karyawan adalah :
2) Mengurus transportasi untuk perjalanan dinas, misalnya apakah perjalanan
tersebut menggunakan tranportasi pesawat terbang dan sebagainya.
3) Mengurus akomodasi selama perjalanan dinas, mulai dari memesan kamar
hotel untuk menginap, hingga layanan makanan di hotel tersebut.
6. Mengatur Korespondensi (surat-menyurat)
Surat-surat yang dikirim oleh suatu kantor atau perusahaan merupakan suatu duta dari kantor atau perusahaan yang bersangkutan. Sebagai duta, surat
dipandang mencerminkan keadaan mentalitas jiwa dan kondisi intern dari suatu perusahaan yang mengirimkannya. Karena surat harus mempunyai nilai efektif sehingga dapat memberikan suatu kesan yang baik bagi penerimanya.
Supaya diperoleh nilai efektif, maka surat itu dibuat dengan suatu tekhnik yang baik. Setiap kantor/perusahaan mempunyai pedoman tersendiri mengenai
tekhnik pembuatan sebuah surat. Tekhnik tersebut meliputi : a. Kertas surat.
b. Pengetikan.
c. Bentuk-bentuk surat. d. Redaksi surat.
7. Menangani Laporan
Pengertian laporan menurut Ignatius Wursanto (2006 : 209), adalah
“laporan administrasi yang dibuat oleh seorang (pegawai), oleh satuan
berguna bagi suatu perusahaan, karena laporan akan menyajikan informasi atau fakta-fakta yang di butuhkan oleh perusahaan
Macam-macam laporan yang ditangani oleh sekretaris Pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan adalah :
a. Laporan Bulanan. b. Lapora Tahunan.
c. Laporan Keuangan.
d. Laporan Enterprise Risk Management, dan lain-lain.
Penanganan laporan yang dilakukan sekretaris hanya sebatas pada pemeriksaan laporan seperti: membenahi narasi, format, tata bahasa, sedangkan isi daripada
laporan tersebut di luar tanggung jawab sekretaris.
8. Mengatur Pertemuan atau Rapat
Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi/perusahaan, baik perusahaan swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan media pengambil keputusan dengan
musyawarah untuk mencapai mufakat.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam mengatur sebuah pertemuan atau
rapat yaitu :
a. Persiapan ruangan rapat.
b. Menentukan peserta rapat. c. Membuat surat undangan rapat. d. Daftar hadir.
f. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat.
g. Membuat cacatan.
h. Mengatur konsumsi untuk peserta rapat. i. Mengirim hasil rapat.
9. Melayani Kebutuhan Karyawan
Sekretaris pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan tidak hanya bertugas melayani kebutuhan pimpinannya tetapi juga melayani kebutuhan
karyawan-karyawan di divisi tempat ia bekerja.
Adapun kebutuhan-kebutuhan yang dilayani oleh sekretaris sebagai berikut :
a. Melayani kebutuhan alat-alat tulis kantor, misalnya lem, pena, sandaran buku,
buku, tinta, penghapus, kertas, cap, tancapan surat (spindle file) dan lain-lain. b. Memeriksa nota dinas.
Beberapa hal yang dilakukan dalam memeriksa nota dinas adalah merapikan susunan kata, memeriksa narasi, pengeditan kata-kata dan sebagainya. Dalam
hal ini sekretaris harus berhati-hati, cermat dan teliti dalam memeriksa nota dinas tersebut.
c. Mengurus absensi karyawan. d. Mengurus surat cuti karyawan.
10. Penggunaan Mesin-mesin Kantor
Mesin-mesin kantor (office machines) adalah segenap peralatan kantor
mekanis, elektris, maupun elektronis. Mesin-mesin kantor sangat berguna untuk mendukung kelancaran kerja seorang sekretaris.
Adapun jenis-jenis pengunaan mesin kantor, sebagai berikut : a. Mesin fotokopi (photocopy).
Mesin fotokopi merupakan suatu alat pengganda secara praktis, karena pada
saat diperlukan, dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.Suatu bahan yang mudah digandakan dengan jumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif
singkat sesuai dengan kebutuhan tanpa harus merusak bahan aslinya. Dengan demikian pekerjaan sekretaris menjadi lebih efisien.
b. Mesin Penghancur Kertas.
Dalam rangka menjaga kebersihan dan kerapian kerja. Kadang kala dokumen tertentu dibuang ketempat sampah dan harus dibakar agar tidak dapat dikenal
atau tidak dapat dibaca lagi. Mesin penghancur kertas adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menghancurkan dokumen selain kertas dengan cara yang aman.
c. Facsimile (fax).
Facsimile merupakan alat telecopier, yang memanfaatkan jaringan telepon.
Bagi perusahaan besar yang mempunyai hubungan bisnis dan cabang di dalam maupun di luar negeri, masalah pengiriman data, baik berupa tulisan maupun gambar dapat dengan mudah dilakukan menggunakan facsimile.
d. Komputer.
Alat ini sangat berguna juga bagi perusahaan atau organisasi. Alat ini dapat
Misalnya, untuk menyimpan data-data ataupun dokumen perusahan. Alat ini sangat membantu sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya.
e. Scanner.
Alat ini berguna jika sekretaris ingin membuat salinan data sesuai dengan data aslinya. Hasilnya data yang dihasilkan oleh mesin ini menghasilkan data yang
sangat halus (soft copy) dan berwarna, hasilnya pun jauh lebih baik daripada menggunakan mesin photocopy yang menghasilkan data yang kurang halus
(hard copy) dan tidak berwarna atau hitam putih. f. Proyektor.
Proyektor adalah sejenis peralatan pada kantor yang dapat digunakan untuk
menampilkan dokumen, gambar, tulisan, dan sebagainya pada suatu layar sehingga dapat dibaca dengan jelas. Proyektor banyak digunakan oleh para
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan dan penjelasan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis mencoba menarik beberapa kesimpulan yaitu :
1. PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan adalah sebuah perusahaan yang
bergerak di bidang pelayanan jasa telekomunikasi.
2. Sekretaris PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan dalam melakukan
kegiatan komunikasi menggunakan telepon dengan karyawan dan dengan sesama sekretaris itu sendiri di divisi lain berjalan dengan baik, sehingga
penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lancar.
3. Mesin-mesin kantor yang digunakan di PT. Indosat Northern Sumatera Region
Medan seperti proyektor, facsimile, scanner, komputer,dan sebagainya sangat mendukung kelancaran kerja sekretaris dalam melaksanakan tugasnya.
4. Sekitar 70 % pelaksanaan penanganan tugas-tugas sekretariat menggunakan
sistem tekhnologi modern dan selebihnya 30 % dilakukan secara manual. 5. Selain bertugas melayani pimpinannya, sekretaris juga bertugas melayani
kebutuhan karyawan di divisi tempat ia berkerja.
6. Kunci utama suksesnya kegiatan yang berhubungan dengan sekretariat adalah
harus dapat menjalin hubungan yang baik terhadap atasan, dengan sesama
B. Saran
Adapun saran-saran yang ingin penulis kemukakan setelah mengadakan
pengamatan secara langsung pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan sebagai berikut :
1. Menjaga dan tetap memelihara komunikasi yang sudah tercipta dengan baik
antara sekretaris dengan para pegawai/karyawan yang lain dan dengan sesama sekretaris itu sendiri sehingga pembinaan Office management dapat berjalan
dengan lebih baik lagi.
2. Penyimpanan arsip dengan menggunakan bantuan sistem komputer tidak
begitu aman, karena bisa saja file-file yang disimpan didalamnya terkena
virus, tentu saja hal ini menimbulkan akibat yang fatal. Arsip yang disimpan akan hilang dan tidak ada bukti yang otentik, oleh karena itu diperlukan juga
penyimpanan arsip secara manual.
3. Mengingat luasnya ruang lingkup sekretaris, maka hendaknya sekretaris tetap
berusaha menambah pengetahuannya baik melalui kursus, seminar maupun
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Gie, The Liang. 1998. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Susanto, Lamuddin. 2000. Sekretaris Sebagai Manajer. Jakarta: Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia.
Sutiyoso. 1999. Sekretaris Yang Cekatan. Jakarta: Mutiara Sumber Widya.
