ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
KEUANGAN MAHASISWA PADA INSTITUT BISNIS DAN
INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
YULI SETIYO SURYO ANDARI 08.41010.0471
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN MAHASISWA PADA INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM
SURABAYA
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat menyelesaikan
Program Sarjana Komputer
Oleh:
Nama : YULI SETIYO SURYO ANDARI
NIM : 08.41010.0471
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
x
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ...viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ...xiii
DAFTAR GAMBAR ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 5
2.2 Sistem ... 8
2.3 Informasi ... 9
2.4 Sistem Informasi ... 9
2.5 Database ... 11
2.6 Pengembangan Sistem ... 11
2.7 Analisis dan Perancangan Sistem... 12
2.7.1 Analisis Sistem ... 12
2.7.2 Desain Sistem ... 13
xi
Halaman
2.7.4 Data Flow Diagram ... 14
2.7.5 Entity Relationship Diagram... 15
BAB III TAHAPAN ANALISIS DA PERANCANGAN SISTEM ... 18
3.1 Tahapan Analisis Sistem ... 18
3.2 Analisis Permasalahan ... 19
3.3 Analisis Operasional (Fungsionalitas Analysis) ... 19
3.4 Analisis Kebutuhan Data... 20
3.5 Analisis Kapasitas ... 20
3.6 Analisis Performa ... 20
3.7 Analisis Kehandalan... 21
3.8 Analisis Keamanan... 21
3.9 Tahapan Perancangan Sistem ... 21
3.9.1 Desain Proses Fungsional ... 21
3.9.2 Desain Data ... 31
3.9.3 Desain Antar Muka ... 32
3.9.4 Desain Sistem ... 33
BAB IV HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 34
4.1 Hasil Analisis Sistem ... 34
4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan ... 34
4.2 Hasil Tahapan Perancangan Sistem ... 39
4.2.1 Hasil Desain Proses Fungsional ... 39
4.2.2 Desain Antar Muka ... 58
xii
BAB V PENUTUP ... 89
5.1 Kesimpulan ... 89
5.2 Saran ... 89
DAFTAR PUSTAKA ... 91
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Simbol-Simbol System Flow ...13
Tabel 2.2 Simbol-Simbol Data Flow Diagram ... 15
Tabel 3.1 Penjelasan Alur Sistem Proses Denda ... 23
Tabel 3.2 Penjelasan Alur Sistem Proses Virtual Account ... 24
Tabel 3.3 Penjelasan Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa ... 25
Tabel 3.4 Penjelasan Alur Sistem Proses Retur ... 26
Tabel 3.5 Penjelasan Alur Sistem Proses Dispensasi ... 28
Tabel 3.6 Penjelasan Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium ... 29
Tabel 4.1 Penjelasan System Flow Proses Denda... 41
Tabel 4.2 Penjelasan System Flow Proses Virtual Account... 42
Tabel 4.3 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Pembayaran ... 44
Tabel 4.4 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa... 45
Tabel 4.5 Penjelasan System Flow Proses Retur ... 46
Tabel 4.6 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Dispensasi ... 48
Tabel 4.7 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium ... 50
Tabel 4.8 Struktur Tabel SPP ... 77
Tabel 4.9 Struktur Tabel Jadwal... 77
Tabel 4.10 Struktur Tabel Master... 78
Tabel 4.11 Struktur Tabel Transaksi ... 78
Tabel 4.12 Struktut Tabel Denda ... 79
Tabel 4.13 Struktur Tabel Retur ... 80
xiv
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 5
Gambar 3.1 Alur Sistem Proses Denda ... 22
Gambar 3.2 Alur Sistem Proses Virtual Account ... 23
Gambar 3.3 Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa ... 25
Gambar 3.4 Alur Sistem Proses Retur... 26
Gambar 3.5 Alur Sistem Proses Dispensasi ... 27
Gambar 3.6 Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium ... 28
Gambar 4.1 Diagram IPO ... 36
Gambar 4.2 System Flow Proses Denda ... 40
Gambar 4.3 System Flow Proses Virtual Account ... 42
Gambar 4.4 System Flow Menyimpan Data Pembayaran ... 43
Gambar 4.5 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa ... 45
Gambar 4.6 System Flow Proses Retur ... 46
Gambar 4.7 System Flow Menyimpan Data Dispensasi... 48
Gambar 4.8 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium ... 50
Gambar 4.9 System Flow Laporan Transaksi Pembayaran ... 51
Gambar 4.10 System Flow Laporan Tunggakan ... 52
Gambar 4.11 System Flow Laporan Rekap Retur ... 53
Gambar 4.12 Context Diagram Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa ... 54
Gambar 4.13 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa .... 55
Gambar 4.14 DFD Level 0 Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa ... 56
xvi
Gambar 4.17 DFD Level 1 Mengelola Laporan ... 58
Gambar 4.18 Desain Form Menu Utama ... 59
Gambar 4.19 Desain Form Proses Denda ... 60
Gambar 4.20 Desain Form Proses Virtual Account ... 61
Gambar 4.21 Desain Form Transfer Data Virtual Account... 62
Gambar 4.22 Desain FormMaintenance Pembayaran dengan Slip ... 63
Gambar 4.23 Desain FormMaintenance Beasiswa ... 64
Gambar 4.24 Desain FormMaintenance Transaksi Retur ... 65
Gambar 4.25 Desain FormMaintenance Dispensasi ... 66
Gambar 4.26 Desain Form Cek SPP Mahasiswa Yudisium ... 67
Gambar 4.27 Desain Form Laporan Transaksi Pembayaran ... 68
Gambar 4.28 Desain Laporan Transaksi Pembayaran Harian ... 69
Gambar 4.29 Desain Laporan Transaksi Pembayaran Per Jurusan ... 69
Gambar 4.30 Desain Laporan Rekap Transaksi Per Jurusan ... 69
Gambar 4.31 Desain Form Laporan Tunggakan ... 70
Gambar 4.32 Desain Laporan Tunggakan Prodi ... 70
Gambar 4.33 Desain Laporan Tunggakan Dosen Wali ... 71
Gambar 4.34 Desain Laporan Rekap Tunggakan (Persentase) ... 71
Gambar 4.35 Desain Form Laporan Rekap Retur ... 72
Gambar 4.36 Desain Rekap Retur SPP ... 72
Gambar 4.37 Desain Rekap Retur SP ... 73
xvii
Halaman
Gambar 4.39 Desain Info Keuangan ... 74
Gambar 4.40 CDM Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa ... 75
1
1.1Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat, mengakibatkan
peranan teknologi informasi sangatlah penting untuk memberikan informasi
terhadap konsumen. Penggunaan teknologi informasi diharapkan dapat membantu
dan mempercepat pelayanan dan pemberian informasi yang dibutuhkan oleh
konsumen. Bagian keuangan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya,
terutama bagian keuangan mahasiswa yang mempunyai tugas utama memberikan
informasi dan pelayanan secara langsung terhadap mahasiswa, juga telah
memanfaatkan teknologi informasi dalam proses pelayanannya terhadap
konsumen dalam hal ini mahasiswa, orang tua, dosen maupun pimpinan
organisasi.
Melalui sistem informasi keuangan mahasiswa yang telah ada sebelumnya,
bagian keuangan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa, orang
tua, dosen maupun pimpinan organisasi. Tetapi seiring dengan berjalannya waktu
dan meningkatnya kebutuhan organisasi, beberapa ketentuan dalam organisasi
mengalami perubahan sehingga muncul masalah pada sistem yang berjalan yang
menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai dengan harapan.
Beberapa masalah yang muncul diantaranya adalah adanya proses manual
sebagai pendukung agar sistem tetap dapat memenuhi kebutuhan informasi.
Proses manual tersebut membutuhkan waktu yang lama dan menyebabkan
2
belum terintegrasi dengan baik dan diperlukan adanya dokumentasi sistem untuk
melakukan pengembangan sistem.
Penelitian tentang analisis dan perancangan sistem informasi keuangan
mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya diharapkan
dapat mengatasi permasalahan tersebut dan merancang sistem yang terintegrasi.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas,
maka didapatkan suatu perumusan masalah yaitu, bagaimana membuat analisis
dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.
1.3Pembatasan Masalah
Untuk mempermudah menganalisis dan merancang sistem informasi
keuangan mahasiswa maka perlu adanya batasan masalah yang jelas. Pada analisis
dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa dibatasi oleh beberapa hal
berikut ini:
1. Analisis dan perancangan sistem informasi dilakukan terhadap sistem
informasi yang telah ada sebelumnya.
2. Sistem ini hanya berupa desain analisis dan perancangan sistem informasi
keuangan mahasiswa.
3. Tugas Akhir ini tidak membahas tentang keuangan lembaga secara
keseluruhan.
1.4Tujuan
Berdasarkan pada perumusan masalah yang telah dibahas, penyusunan
Tugas Akhir ini bertujuan untuk:
1. Menghasilkan analisis proses transaksi keuangan dan pemberian informasi
keuangan mahasiswa untuk menggantikan proses yang dilakukan secara
manual dengan sistem yang terintegrasi.
2. Menghasilkan rancangan sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya berupa Data Flow Diagram, Entity
Relationship Diagram, dan struktur database yang akan dijadikan dokumen
untuk pengembangan sistem.
1.5Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir ini memiliki beberapa bab dan berbagai sub-bab
yang bertujuan menjelaskan pokok bahasan dalam menyusun laporan ini. Adapun
sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan secara garis besar latar belakang masalah,
perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika
penulisan laporan tugas akhir ini.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan mengenai teori-teori yang mendukung, terdiri
4
teori informasi, teori sistem informasi, teori database, teori
pengembangan sistem, serta teori analisis dan perancangan sistem.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah pemecahan masalah
dalam tugas akhir, mulai dari menganalisis permasalahan, gambaran
sistem secara manual yang dijabarkan dalam Document Flow,
identifikasi permasalahan, metode penelitan, perancangan sistem.
BAB IV : HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan tentang hasil analisis dan perancangan sistem
yang dibuat secara keseluruhan dalam tugas akhir ini, mulai dari
analisis sistem, perancangan sistem yang dijabarkan degan
menggunakan berupa System Flow, Data Flow Diagram (DFD),
Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Database, Desain
Input/Output.
BAB V : PENUTUP
Bab ini membahas uraian kesimpulan tentang analisis dan
perancangan sistem yang telah dibuat, beserta saran-saran yang
5
2.1Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Dalam melakukan kegiatan berupa analisa dan merancang sistem
informasi, dibutuhkan sebuah pendekatan yang sistematis yaitu melalui cara yang
disebut dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS). SHPS adalah
pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang suatu
sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik
melalui penggunaan siklus penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kendall dan
Kendall, 2003).
SHPS terbagi menjadi tujuh tahapan Pada gambar dibawah ini akan
dijelaskan langkah-langkah yang terdapat pada SHPS.
6
Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai tujuh tahap yang terdapat pada
gambar 2.1 di atas:
1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan
Pada tahap identifikasi masalah terdapat beberapa langkah, yaitu: melihat apa
yang terjadi didalam bisnis kemudian menentukan masalah, selanjutnya
menentukan peluang yang ada pada bisnis tersebut. Peluang disini
dimaksudkan bahwa penganalisis sistem yakin bahwa dengan akan ada
peningkatan jika terdapat sistem informasi yang terkomputerisasi. Jika sudah
menemukan masalah dan peluang, langkah selanjutnya yaitu menentukan
tujuan. Menentukan tujuan juga mempunyai beberapa langkah, yaitu:
menemukan apa yang sedang terjadi dalam bisnis, menentukan aspek dalam
aplikasi-aplikasi sitem informasi, yang terakhir adalah menyebutkan masalah
atau peluang-peluang tertentu. Terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan
pada tahap ini, yaitu:
a. Wawancara terhadap manajemen pengguna
b. Menyimpulkan pengetahuan yang diperoleh
c. Mengestimasi cakupan proyek
d. Mendefinisikan hasil-hasilnya
Output dari tahap ini berupa laporan yang berisikan definisi masalah dan
ringkasan tujuan.
2. Menentukan kebutuhan informasi pengguna
Pada tahap ini penganalisis menentukan kebutuhan pengguna yang terlibat.
Adapunl angkah-langkah yang dilakukan dalam menentukan kebutuhan
a. Menentukan sampel dan memeriksa data mentah
b. Wawancara
c. Mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor
3. Menganalisis kebutuhan sistem dapat menggunakan sebuah perangkat untuk
menentukan kebutuhan. Perangkat tersebut dapat berupa diagram alir data dan
kamus data untuk menggambarkan dan menyusun input, proses, dan output.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan, pada tahap ini penganalisis
merancang sistem yang direkomendasikan setelah mengumpulkan data yang
didapat. Tahap ini berfungsi sebagai penyimpanan data agar data terorganisir
serta dapat melakukan pengelolaan keluaran yang bermanfaat, merancang
prosedur-prosedur backup dank ontrol, fungsinya agar data dan informasi
yang tersimpan dapat terselamatkan jika terjadi sesuatu bencana atau hal-hal
yang tidak diinginkan, membuat paket spesifikasi program bagi pemrogram,
paket tersebut bisa digambarkan dengan flowchart sistem, diagram alir data,
dan lain sebagainya.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak. Dalam proses ini
penganalisis perlu melakukan salah satu teknik terstruktur dan juga menjalin
kerjasama dengan programmer. Untuk pendokumentasian dilakukan untuk
menjelaskan pengembangan dan kode program serta bagian-bagian kompleks
dari program.
6. Menguji dan mempertahankan sistem, sebelum sistem digunakan lebih baik
dilakukan uji ulang supaya dapat menghemat biaya dan dipertahankan dengan
8
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem, penganalisis bekerjasama
dengan pengguna dalam melakukan implementasi sistem. Keterlibatan
tersebut yakni dalam hal pelatihan dalam mengendalikan sistem serta
perencanaan konversi sistem lama ke sistem yang baru. Setelah melakukan
implementasi maka dilakukan adanya evaluasi yang bertujuan untuk
mengetahui pemenuhan kriteria bahwa pengguna benar-benar menggunakan
sistem.
2.2Sistem
Dalam analisis dan perancangan suatu sistem informasi selalu terkait
dengan unsur sistem. Pembahasan mengenai sistem sangat penting karena di
dalamnya membahas mengenai alur proses. Menurut Romney dan Steinbart
(2003: 2), sistem adalah suatu kumpulan dari beberapa komponen yang saling
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan menurut Jogiyanto
(1999: 1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, dan menurut Soeherman (2008: 3),
sistem dapat diartikan sebagai rangkaian komponen-komponen yang saling
berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengertian sistem menurut Widjajanto (2008) adalah sesuatu yang
memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu
melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output. Menurut Mulyadi (2008),
sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan lainnya,
2.3Informasi
Pengertian informasi menurut Abdul Kadir (2003) adalah data yang telah
diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang
menggunakan data tersebut.
Menurut McLeod dan Schell (2007: 12), informasi adalah data yang telah
diolah sehingga lebih bermakna sedangkan menurut Soeherman dan Pinontoan
(2008: 4), informasi adalah hasil pemrosesan data (fakta) menjadi sesuatu yang
bermakna dan bernilai untuk pengambilan keputusan, dan menurut Jogiyanto
(1999: 8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sedangkan data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian
adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis,
kejadian-kejadian yang nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang
disebut dengan transaksi.
2.4Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam membantu
menyediakan informasi untuk berbagai tingkatan manajemen. Sistem yang
dibutuhkan adalah sistem yang memperlancar proses kegiatan yang sedang
berjalan. Menurut Jogiyanto (2005: 11), sistem informasi adalah suatu sistem
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
10
diperlukan. Sedangkan menurut Soeherman dan Pinontoan (2008: 5), sistem
informasi merupakan serangkaian komponen berupa manusia, prosedur data, dan
teknologi (seperti komputer) yang digunakan untuk melakukan sebuah proses
untuk menghasilkan informasi yang bernilai untuk pengambilan keputusan.
Sistem Informasi memiliki komponen-komponen penyusun yang saling
berinteraksi satu sama lain. Menurut Abdul Kadir (2003) komponen-komponen
sistem informasi antara lain :
1. Perangkat keras (hardware)
Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer.
2. Perangkat lunak (software)
Sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat
memperoleh data.
3. Prosedur
Sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan
pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang
Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi,
pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5. Basis Data (Database)
Sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan
penyimpanan data.
6. Jaringan komputer dan komunikasi data
Sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara
2.5Database
Database merupakan kumpulan beberapa file. Definisi umum database
adalah kumpulan semua data perusahaan yang berbasis komputer. Definisi yang
lebih spesifik dari database adalah kumpulan data yang dikontrol oleh perangkat
lunak sistem manajemen database. Dalam definisi spesifik ini, data perusahaan
yang dikontrol dan dikelola oleh sistem manajemen database akan
dipertimbangkan sebagai database, tetapi file komputer yang ada di komputer
pribadi manajer tidak dianggap sebagai database (McLeod dan Schell, 2007:
148).
2.6Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (1999: 35), pengembangan sistem (sistem
development) dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan
sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Sistem lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal.
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul adalah sebagai berikut:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b. Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan berubahnya sistem dan harus
disusun sistem yang baru.
12
Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu
sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana yang telah
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives).
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya
instruksi-instruksi dari atasan, pimpinan, atau dari luar organisasi, seperti misalnya
peraturan pemerintah.
2.7Analisis dan Perancangan Sistem 2.7.1 Analisis Sistem
Analisis sistem yang didefinisikan oleh Al Fatta (2007: 24) adalah,
sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus
dilakukan oleh sistem. Sedangkan menurut Jogiyanto (2005: 129) Analisa Sistem
adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permaslahan-permaslahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem, yaitu:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah..
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganilisis sistem.
2.7.2 Desain Sistem
Desain sistem didefinisikan oleh Whitten (2004: 448) sebagai tugas yang
fokus pada spesifikasi solusi detail berbasis komputer. Menurut Sutabri (2003: 88)
tahap perancangan sistem ini merupakan prosedur untuk mengkonversi spesifikasi
logis kedalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer
organisasi. Hasil akhir dari rancangan sistem ini adalah suatu laporan spesifikasi
teknis dari bentuk-bentuk masukan dan keluaran serta spesifikasi teknis perangkat
lunak yang akan berfungsi sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji
informasi yang dibutuhkan.
2.7.3 System Flow
System flow merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk
menggambarkan sistem secara pisikal (Tavri D. Mahyuzir, 1997: 41). Terdapat
beberapa simbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem,
simbol-simbol system flow tersebut dapat dilihat pada tabel 2.2
Tabel 2.1 Simbol-Simbol System Flow.
Simbol Keterangan/ Fungsi
Terminator
Sebagai tanda dimulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem.
Manual Operation
Menggambarkan sebuah proses kerja manual.
Document
Document merupakan simbol dari dokumen yang
14
Simbol Keterangan/ Fungsi
Process
Merupakan sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi.
Database
Database digunakan sebagai media penyimpanan
data yang bersifat komputerisasi.
Decision
Merupakan operator logikadigunakan sebagai penentu keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar atau salah.
Manual Input
Melakukan proses input ke dalam database
melalui keyboard.
Off-line Storage
Merupakan media penyimpanan dokumen secara manual (arsip).
On-page Reference
Merupakan simbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada letaknya terlalu jauh.
Off-page Reference
Simbol ini digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang berbeda.
Paper Tape
Merupakan simbol yang umumnya menggantikan bentuk penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam transaksi yang ada pada sistem yang dirancang.
2.7.4 Data Flow Diagram
Untuk membaca suatu Data Flow Diagram (DFD) harus memahami dulu
elemen-elemen yang menyusun suatu DFD.
Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Data Flow
Diagram penganalis sistem dapat mempresentasikan proses-proses data di dalam
organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem,
menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bias menampilkan dokumentasi
sistem yang solid (Kendall, 2010: 263). Simbol-simbol yang digunakan dalam
mendeskripsikan DFD dapat dilihat pada tabel 2.2.
Tabel 2.2 Simbol-Simbol Data Flow Diagram.
Simbol Keterangan/ Fungsi Elemen Data Flow Diagram Simbol Entitas Eksternal/
Menggambarkan asal atau tujuan data.
Setiap entitas ekternal memiliki: nama dan deskripsi.
Simbol Persegi/ Lingkaran
Menggambarkan entitas atau proses dimana aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar.
Setiap proses memiliki: nomor, nama, deskripsi proses, satu atau lebih output data flow, satu atau lebih input data flow.
Simbol File/ Data Store
Menggambarkan tempat aliran data disimpan,
Setiap data store memiliki: nomor, nama, deskripsi, satu atau lebih output data flow, satu atau lebih input data flow.
Simbol Aliran Data/ Data Flow
Menggambarkan aliran data.
Setiap data flow memiliki: nama, deskripsi, satu/lebih koneksi ke suatu proses.
2.7.5 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem
dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity
merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan didalam suatu organisasi, dapat
16
merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang
berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.
Leman (1998: 28) menyatakan bahwa ERD adalah diagram yang berfungsi
untuk menggambarkan sistem yang terdiri dari hubungan entitas. Untuk
menggambarkan sebuah ERD digunakan beberapa simbol. Pada dasarnya ada 3
(tiga) simbol yang digunakan, yaitu:
a. Entity
Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat
dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entityini biasanya digambarkan
dengan persegi panjang.
b. Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi
untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut
mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan
yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
c. Hubungan/ Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang
berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :
1.One to One
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A
berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat
berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3. Many to Many
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B. Begitu juga pada entitas B, dapat berhubungan
dengan banyak entitas A.
ERD ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity
dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar
entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang
database.Untuk itu ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang
menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
18
BAB III
TAHAPAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas tentang tahapan analisis dan perancangan
sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya. Tahap-tahap tersebut terdiri dari tahap analisis sistem, tahap
perancangan sistem, dan tahap evaluasi desain sistem.
3.1Tahapan Analisis Sistem
Tahapan analisis sistem dilakukan melalui dua cara, yaitu dengan
melakukan dokumentasi serta wawancara di Bagian Keuangan Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya khususnya bagian yang menangani keuangan
mahasiswa, yang bertujuan untuk melihat proses bisnis yang berjalan.
Berdasarkan pengetahuan terhadap proses bisnis tersebut, maka dapat diketahui
permasalahan yang ada pada bagian keuangan mahasiswa Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya.
Pada tahap wawancara dilaksanakan dengan cara tanya jawab tentang
struktur organisasi, prosedur kerja, serta aliran data dan informasi yang ada pada
bagian keuangan mahasiswa Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Hal
tersebut dilakukan untuk mengetahui proses bisnis yang berlangsung.
Pada tahap dokumentasi, penganalisis mengumpulkan data-data yang
sudah jadi dalam bentuk dokumen dengan cara meminta contoh dokumen yang
3.2Analisis Permasalahan
Berdasarkan landasan teori yang sudah dijabarkan sebelumnya, analisis
permasalahan dilakukan dengan melihat apa yang terjadi didalam proses bisnis,
kemudian menentukan masalah. Setelah permasalahan ditemukan, lalu dilanjutkan
dengan menentukan peluang yang ada pada proses bisnis di Bagian Keuangan
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Langkah selanjutnya adalah
menentukan tujuan yang bisa didapatkan, sehingga dari proses yang telah
dijelaskan dapat dihasilkan suatu output berupa alur proses bisnis beserta di
dalamnya juga terdapat entitas yang melakukan proses tersebut.
Langkah selanjutnya adalah menentukan kebutuhan informasi pengguna
dengan cara memeriksa data yang berkaitan dengan proses pembayaran keuangan
mahasiswa, dan memahami informasi apa saja yang dibutuhkan, apa kegiatan
bisnisnya, dimana dilakukan kegiatan tersebut, bagaimana prosedurnya.
3.3Analisis Operasional (Fungsionalitas Analysis)
Analisis operasional dilakukan supaya dapat mengetahui apakah sistem
yang akan dibangun nantinya bisa menangani fungsi organisasi serta proses bisnis
yang ada, dengan cara:
a. Menentukan fungsi apa yang harus dikerjakan oleh bagian keuangan
mahasiswa.
b. Mendeskripsikan fungsi-fungsi yang ada, alur apa saja yang terdapat pada
20
3.4Analisis Kebutuhan Data
Untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem maka dilakukan
analisis kebutuhan data dengan langkah sebagai berikut:
a. Melakukan pengumpulan data proses pembayaran keuangan mahasiswa.
b. Meninjau dokumentasi transaksi pembayaran yang terdapat pada Bagian
Keuangan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya..
c. Memantau pemrosesan data pembayaran mahasiswa yang terjadi di pada
Bagian Keuangan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
d. Mewawancarai penanggungjawab yang mengetahui tentang bagaimana data
tersebut diproses dan apa tujuannya serta hasil yang diperoleh.
3.5Analisis Kapasitas
Analisis kapasitas dilakukan dengan cara menghitung jumlah transaksi
pembayaran per hari, hal ini bertujuan untuk dapat mengetahui seberapa sering
pengguna mengoperasikan sistem setiap harinya dan berapa jumlah transaksi
setiap harinya.
3.6Analisis Performa
Analisis performa digunakan untuk mengetahui berapa lama waktu yang
dibutuhkan dari sebuah proses untuk memproses data dengan cara melakukan
pengujian terhadap masing-masing fungsi sistem secara umum berdasarkan waktu
tanggap serta kapasitasnya. Dari analisis performa bisa didapatkan berapa lama
3.7Analisis Kehandalan
Analisis kehandalan dilakukan untuk menghasilkan rancangan
kemampuan sistem untuk memenuhi fungsi yang dibutuhkan dalam kondisi
tertentu selama rentang waktu yang spesifik. Dalam menganalisis kehandalan
aplikasi sistem informasi keuangan mahasiswa akan dilakukan hal-hal berikut:
melakukan observasi dan wawancara tentang bagaimana keakuratan dan
ketersediaan data yang diharapkan pada fungsi yang bersangkutan, menentukan
berapa lama suatu sistem digunakan, menentukan seberapa lama suatu sistem
bekerja.
3.8Analisis Keamanan
Pada analisis keamanan dilakukan dengan cara menentukan siapa saja
pengguna aplikasi sistem informasi keuangan mahasiwa, sehingga terdapat
batasan hak akses bagi setiap pengguna.
3.9Tahapan Perancangan Sistem
Tahapan perancangan sistem menjelaskan tentang rancangan dari
fungsi-fungsi sistem yang terdiri dari proses, data, antar muka, keamanan dan sistem.
3.9.1 Desain Proses Fungsional
Desain proses fungsional merupakan penjabaran dari proses merancang
sistem mulai dari alir sistem, DFD hingga ERD.
22
Pada bagian alur sistem akan dijelaskan langkah-langkah untuk membuat alur
sistem.
1.Menentukan entitas yang berperan yang didapatkan dari hasil analisis.
2.Menentukan fungsi dalam sistem berdasarkan analisis yang telah dilakukan.
3.Mendefinisikan proses-proses detil dari fungsi yang ada sesuai dengan
urutan proses bisnis yang baru secara detail.
4.Menentukan secara jelas aktivitas dari dimulainya suatu fungsi di dalam
sistem sampai berakhirnya aktifitas pada fungsi tersebut.
Alur Sistem Proses Denda
START
Insert Denda pertama dan update denda
berikutnya
END
Admin Keuangan
Info Keuangan (denda) Denda
Menghitung bertambahnya persentase denda
per jadwal pembayaran
Prosentase denda yang berubah
Master
Mahasiswa
Memberi info denda pada mahasiswa
Tabel 3.1 Penjelasan Alur Sistem Proses Denda
Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan
Menghitung
denda
Admin keuangan
menghitung persentase
kenaikan denda melalui
excel file setiap jadwal
pembayaran untuk
dimasukkan dalam
sistem.
Data denda
tersimpan.
Alur Sistem Proses Virtual Account
START
Upload data tagihan ke sistem bank
Pembayaran melalui Sistem Virtual Account
Update data pembayaran SPP/
SP/denda
Admin Keuangan Bank
Master
Denda Menghitung data
tagihan pembayaran SPP/SP/denda
Data hasil pembayaran virtual
account per mhs Menyimpan
data dlm excel
file
Simpan transaksi pembayaran virtual
account Transaksi
DataTagihan.xls
DataTagihan.txt Data hasil
pembayaran Virtual Account.txt
Mahasiswa
Memberi info pembayaran SPP,SP,
dan denda ke mhs Master
Denda END
Info Keuangan Unduh data hasil
pembayaran Virtual Account dari sistem bank
24
Tabel 3.2 Penjelasan Alur Sistem Proses Virtual Account
Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan
Menyiapkan
data tagihan
pembayaran
mahasiswa
Admin keuangan
mengambil semua tagihan
pembayaran melalui
perintah query dari
sistem, disimpan dalam
excel file, lalu diupload
ke sistem bank.
File .xls data
tagihan
pembayaran
semua
mahasiswa aktif.
Memerlukan
waktu yang
lama untuk
mengambil data
tagihan, juga
bisa terjadi
kesalahan
pengambilan
data
Memproses
data hasil
virtual
account
Admin keuangan
download data dari bank,
lalu memasukkan data
transaksi pembayaran
setiap mahasiswa untuk
merubah data tagihan
pembayaran mahasiswa.
Info pembayaran
update dan
transaksi
tersimpan
Memerlukan
waktu yang
lama untuk
Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa
Gambar 3.3 Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa
Tabel 3.3 Penjelasan Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa
Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan
Mengelola
SPP
mahasiswa
beasiswa
Admin keuangan
melakukan perubahan
data SPP melalui perintah
query sesuai dengan
persentase pembebasan
SPP bagi mahasiswa
penerima beasiswa.
Update data SPP
sesuai dengan
persentase
Data beasiswa
tidak tersimpan,
update data SPP
memerlukan
26
Alur Sistem Proses Retur
Mahasiswa
Cek kelebihan bayar Form pengajuan
retur
Kelebihan bayar?
Denda
Simpan transaksi pengajuan retur
Update data pembayaran yang
diretur Detail data retur sesuai pengajuan uang kelebihan
bayar
Rekap retur beserta uang
Rekap retur yg sudah di tanda tangan
beserta uang
Buat dan cetak rekap
retur
Gambar 3.4 Alur Sistem Proses Retur
Tabel 3.4 Penjelasan Alur Sistem Proses Retur
Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan
Menyimpan
transaksi retur
(pengembalian
kelebihan
pembayaran)
Transaksi retur disimpan
kedalam sistem, lalu
merubah informasi
pembayaran yang
terdapat kelebihan.
Admin keuangan
Data pembayaran
yang mengalami
kelebihan telah
disesuaikan, dan
excel file rekap
retur.
Rekap retur
harus dibuat
manual dengan
excel file
padahal data
Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan
membuat rekap
pengajuan penarikan
uang secara manual
dalam excel file.
tersimpan dalam
sistem.
Alur Sistem Proses Dispensasi
START
Cetak Ceklist Ujian Hari Berikutnya
END
Admin Keuangan Mahasiswa
Surat Permohonan Dispensasi
Buat ceklist pengajuan dispensasi
Tgl.Ujian = Tgl.hari ini?
Cetak Form Bebas Adm. Keuangan
Y Form Bebas Adm
Keuangan
Cetak Surat Pernyataan
N
Semester & Tgl. Ujian
Hapus Data Mhs Dispensasi Ceklist Mhs Tdk Boleh Ujian Krn Tunggakan
Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian Ceklist Ujian Untuk
Ruang Kelas Surat Pernyataan
BAAK
Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian Ceklist Ujian Untuk
Ruang Kelas Master
28
Tabel 3.5 Penjelasan Alur Sistem Proses Dispensasi
Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan
Menyimpan
surat
permohonan
dispensasi
Admin keuangan
mencatat tanggal batas
dispensasi pada cetak
laporan tunggakan, lalu
memberikan surat
pernyataan dan memberi
bukti bebas keuangan ke
mahasiswa
Surat pernyataan
dan form bebas
keuangan untuk
mengikuti ujian
Data dispensasi
tidak tersimpan.
Cetak ceklist
mahasiswa
tidak
diperkenankan
mengikuti
ujian karena
syarat
keuangan
Ceklist ujian karena
syarat keuangan dicetak
dan melakukan
perubahan manual
(dicoret) mengacu pada
catatan data pengajuan
dispensasi.
Ceklist
mahasiswa tidak
diperbolehkan
ujian karena
syarat keuangan
yang telah
disesuaikan
Kemungkinan
adanya
mahasiswa yang
terlewat tidak
diberi dispensasi
padahal sudah
mengajukan
permohonan.
Alur Sistem Proses Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium
START
END
Admin Keuangan PPTA
Data antrian pendaftar sidang
TA
Hapus data SPP & denda
mahasiswa Y
N
Tabel 3.6 Penjelasan Alur Sistem Proses Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium
Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan
Cek SPP
mahasiswa
yudisium
Menghapus atau
menyesuaikan data SPP
mahasiswa yudisium
berdasarkan ketentuan
tanggal pendaftaran
sidang Tugas Akhir (TA)
Data SPP dan
denda yang telah
disesuaikan
Proses
pengecekan
yang lama,
karena harus
dilakukan satu
per satu untuk
semua
mahasiswa
yudisium.
b. Desain Context Diagram
Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk dapat membuat Context
Diagram pada sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya adalah sebagai berikut:
1.Mengidentifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat pada
sistem sesuai dengan analisis fungsional yang telah dilakukan.
2.Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar
tersebut.
3.Menentukan nama proses utama.
4.Menentukan batasan.
5.Menentukan apa yang diterima atau diberikan entitas dari atau ke sistem
tersebut.
c. Desain Diagram Jenjang
Diagram berjenjang rancangan Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada
30
sistem dari sistem sesuai dengan fungsi-fungsi yang telah didapatkan pada
tahap analisis. Diagram tersebut merupakan rincian dari context diagram.
d. Desain DFD Level Nol
Merupakan dekomposisi dari diagram konteks, tahap yang akan dikerjakan
adalah sebagai berikut:
1. Menentukan proses-proses utama yang ada pada sistem sesuai diagram
berjenjang yang telah dibuat.
2. Menentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing proses ke
atau dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data
yang keluar atau masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang
masuk/keluar pada level berikutnya).
3. Menentukan datastore (master ataupun transaksi) sebagai sumber maupun
tujuan alur data.
e. Desain DFD Level Satu
Merupakan dekomposisi dari diagram nol, langkah yang akan dilakukan
adalah sebagai berikut :
1. Menentukan proses yang lebih kecil (subproses) dari proses utama yang
ada di level nol.
2. Menentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing subproses
tersebut.
3. Menentukan arus datastore (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur
3.9.2 Desain Data
Tujuan dari membuat desain data adalah untuk menggambarkan
rancangan fungsi-fungsi sistem yang terdiri dari proses, data, dan antar muka
rancangan Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya. Desain data tersebut terdiri dari:
a. Desain Konseptual
Berdasarka ninformasi yang telah diperoleh dari tahapan alisis kebutuhan data,
maka akan dapat dirumuskan ke dalam tingkat yang lebih tinggi dengan cara:
1. Menggabungkan bermacam-macam kebutuhan pengguna tentang data
pembayaran keuangan mahasiswa yang ada.
2. Membuat skema basis data atau dengan merancang skema-skema yang
terpisah dari kebutuhan pengguna, kemudian menggabungkan
skema-skema tersebut berdasarkan relasi tertentu.
b. Conceptual Data Model (CDM)
Pembuatan CDM rancangan Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ini akan dilakukan dengan
cara:
1. Menentukan tipe data dari masing-masing atribut
2. Menentukan Primary Key setiap tabel
3. Menggambar relationship yang dihubungkan antar entitas serta
menuliskan nama relasi, kardinalitas, dan mandatory atau tidaknya.
4. Mengecek model tersebut apakah sudah valid atau tidak secara teknik
32
3.9.3 Desain Antar Muka
Pada tahap perancangan antar muka terjadi sebuah interaksi antara
pengguna dengan perangkat, yang dimaksud perangkat disini adalah perangkat
lunak. Pada bagian ini, akan digambarkan alur kerja GUI secara keseluruhan
mengenai:
1. Desain Form
Dalam mendesain form Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya digambarkan berdasarkan hasil dari
tahapan analisis fungsional, non fungsional, dan tahap perancangan, sehingga
bisa dideskripsikan tentang form tersebut beserta alur kerjanya.
2. Desain Tampilan
Dalam mendesain tampilan dapat digambarkan berdasarkan kebutuhan hasil
dari tahapan analisis fungsional, non fungsional, dan tahap perancangan pada
sub bab – sub bab sebelumnya. Sehingga bisa didapatkan hasil yang sesuai
dengan kebutuhan.
3. Desain Laporan
Dalam mendesain laporan Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat digambarkan
berdasarkan kebutuhan hasil dari tahap analisis fungsional, non fungsional,
dan tahap perancangan. Sehingga bisa dideskripsikan tentang desain laporan
3.9.4 Desain Sistem
Berikut ini akan dijelaskan bagaimana Sistem Informasi Keuangan
Mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya akan didesain
berdasarkan standar pemrograman, berikut penjelasannya:
a. Standar Pemrograman
Dalam menentukan standar pemrograman yang cocok untuk mengembangkan
aplikasi Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya langkah-langkah yang akan dilakukan adalah:
1. Menentukan bahasa pemrograman yang sesuai dengan masalah dan tujuan
pada tahap analisis.
2. Bahasa pemrograman yang diberlakukan memiliki hasil tampilan yang
user friendly sehingga pengguna bisa dengan mudah mengoperasikannya.
3. Menentukan apakah hasil program bisa exuctable dan bersifat ringan
untuk dijalankan atau tidak.
4. Memiliki sumber daya yang cukup banyak, sehingga pada saat terjadi
34
BAB IV
HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab empat ini akan dibahas mengenai hasil analisis dan perancangan
sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya. Berdasarkan pada tahap – tahap analisis dan perancangan yang
telah diuraikan pada bab tiga, maka didapatlah hasil analisis dan perancangan
sistem berupa System Flow, Data Flow Diagram(DFD), desain rancangan basis
data (Entity Relationship Diagram), struktur tabel, desain input output interface,
dan hasil evaluasi desain sistem DFD dan ERD aplikasi yang dirancang.
4.1Hasil Analisis Sistem
Setelah melakukan tahapan penguraian untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi pada bagian keuangan
mahasiswa Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya sesuai dengan
tahapan analisis sistem pada bab tiga, maka didapatkan hasil yang dilakukan
dengan beberapa langkah.
4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan
Sesuai dengan tahap – tahap analisis permasalahan yang telah dilakukan,
didapatkan suatu hasil bahwa selama ini beberapa proses di bagian keuangan
Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dilakukan dengan cara manual,
1. Proses penghitungan denda dihitung melalui excel file, setelah itu hasilnya
baru disimpan dalam sistem.
2. Data tagihan untuk proses virtual account diambil dengan perintah query dari
sistem, dan admin keuangan harus memasukkan hasil pembayaran virtual
account setiap mahasiswa dalam sistem.
3. SPP mahasiswa penerima beasiswa diupdate melalui perintah query pada
sistem.
4. Rekap pengajuan penarikan uang kelebihan pembayaran dibuat melalui excel
file, padahal data transaksi telah tersimpan pada sistem.
5. Surat permohonan dispensasi dicatat manual pada laporan mahasiswa
mempunyai tunggakan, kemudian ceklist mahasiswa tidak diperkenankan
ujian juga diupdate secara manual (dicoret dari laporan).
6. Mahasiswa yang telah yudisium dan tidak harus membayar SPP, data SPP
dihapus melalui perintah query sistem.
Berdasarkan analisis pada permasalahan yang timbul, maka gambaran
rancangan yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan diatas adalah
sebagai berikut:
1. Menganalisis dan merancang desain sistem informasi yang dapat
menghilangkan proses-proses manual.
2. Menganalisis dan merancang desain sistem informasi yang dapat
mengintegrasikan proses antar bagian yang berhubungan dengan pembayaran
keuangan mahasiswa.
Diagram Input proses Output (IPO) pada gambar 4.1 dapat
36
mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang akan
dikembangkan.
INPUT
Jadwal Pembayaran
Data Kelebihan Pembayaran
Data SPP
Data SP
Bukti Pembayaran
Data Beasiswa
Surat Permohonan Dispensasi
Data Daftar Sidang TA
PROSES
Mengelola SPP Mhs Beasiswa MENGELOLA
MASTER
Mengelola Data SPP_SP
Mengelola Jadwal Pembayaran
Proses Virtual Account
Menyimpan Data Pembayaran Proses Denda MENGELOLA
MASTER
Proses Retur
Menyimpan Data Dispensasi
Mengelola SPP Mhs Yudisium
OUTPUT
Laporan Transaksi Pembayaran Info Keuangan
Data Upload Virtual Account
Rekap Retur
Bukti Bebas Admin. Keuangan Laporan Tunggakan
Data Hasil Virtual Account
Gambar 4.1 Diagram IPO
Penjelasan dari diagram IPO diatas adalah sebagai berikut:
1. Input
a. Data SPP berisi tentang informasi mengenai besarnya Sumbangan
Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) per semester, angkatan, dan program
b. Data SP berisi tentang informasi mengenai besarnya Sumbangan
Pengembangan (SP) per mahasiswa.
c. Jadwal Pembayaran berisi tentang informasi mengenai jadwal pembayaran
Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) dan Sumbangan
Pengembangan (SP).
d. Data Hasil Virtual Account berisi tentang informasi mengenai transaksi
pembayaran yang dilakukan melalui virtual account bank yang ditunjuk.
e. Bukti Pembayaran berisi tentang informasi mengenai transaksi
pembayaran yang dilakukan mahasiswa secara manual atau bukan melalui
virtual account.
f. Data Beasiswa berisi tentang informasi mengenai mahasiswa yang
memperoleh beasiswa setiap semester.
g. Data Kelebihan Bayar berisi tentang informasi mengenai pengajuan
penarikan kelebihan pembayaran mahasiswa.
h. Surat Permohonan Dispensasi berisi tentang informasi mengenai data
mahasiswa yang mengajukan dispensasi Sumbangan Penyelenggaraan
Pendidikan (SPP) beserta detail pengajuannya.
i. Data Daftar Sidang TA berisi tentang informasi mengenai tanggal
pendaftaran sidang Tugas Akhir (TA) setiap mahasiswa.
2. Proses
a. Mengelola Data SPP_SP berisi proses menyimpan data Sumbangan
Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) dan Sumbangan Pengembangan (SP)
38
b. Mengelola Jadwal Pembayaran berisi proses menyimpan jadwal
pembayaran.
c. Proses Denda merupakan proses pembentukan denda dan perubahan data
denda sesuai persentasenya.
d. Proses Virtual Account merupakan proses menyiapkan data yang harus di
upload ke sistem bank, dan proses menyimpan data hasil transaksi
pembayaran melalui virtual account.
e. Menyimpan Data Pembayaran merupakan proses untuk menyimpan
transaksi pembayaran yang dilakukan dengan slip.
f. Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa merupakan proses update data
Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) mahasiswa yang
menerima beasiswa.
g. Proses Retur merupakan proses menyimpan permohonan penarikan
kelebihan pembayaran untuk selanjutnya dibuat rekap retur dan diserahkan
ke kasie keuangan.
h. Menyimpan Data Dispensasi merupakan proses menyimpan permohonan
dispensasi untuk selanjutnya digunakan untuk update data ceklist
mahasiswa tidak boleh ujian.
i. Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium merupakan proses update data atau
hapus data Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) mahasiswa
yang telah yudisium berdasarkan tanggal pendaftaran sidang yang telah
3. Output
a. Info Keuangan, berisi informasi mengenai kewajiban pembayaran setiap
mahasiswa baik Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP),
Sumbangan Pengembangan (SP) maupun denda.
b. Laporan Tunggakan, berisi mengenai informasi jumlah tunggakan
mahasiswa.
c. Data Upload Virtual Account, berisi data tagihan pembayaran yang
disiapkan untuk diupload ke sistem bank yang ditunjuk.
d. Laporan Transaksi Pembayaran, berisi mengenai data semua transaksi
pembayaran yang dilakukan dengan slip dan dengan virtual account.
e. Rekap Retur, berisi data pengajuan pengembalian kelebihan pembayaran
untuk diproses oleh kasie keuangan.
f. Bukti Bebas Keuangan, merupakan output dari pengajuan permohonan
dispensasi untuk mengikuti Ujian Tengah Semester (UTS) atau Ujian
Akhir Semester (UAS).
4.2Hasil Tahapan Perancangan Sistem
Setelah melakukan tahap perancangan fungsional dan non fungsional,
maka didapatkan hasil perancangan sistem yang dimulai dari Data Flow Diagram
(DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), serta perancangan input dan output
sistem.
40
Pada sub bab ini menggambarkan hasil tentang rancangan fungsi - fungsi
sistem yang terdiri dari proses, data, dan antar muka.
a. System Flow
System Flow dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut – urutan
dari prosedur – prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem
menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem.
1. System Flow Proses Denda
System flow proses denda pada gambar 4.2 akan menjelaskan mengenai
proses menghitung persentase denda dari kewajiban pembayaran mahasiswa yang
belum terpenuhi. Penjelasan beserta keterangan dari proses tersebut dapat dilihat
pada tabel 4.1.
START
Menghitung persentase denda
per jadwal pembayaran
END
Admin Keuangan
Tanggal batas bayar
Info Keuangan (denda) Denda
Jadwal
Master Insert Denda
pertama dan update denda berikutnya
Mahasiswa
Memberi info denda pada
mahasiswa
Tabel 4.1 Penjelasan System Flow Proses Denda
Nama Proses Kegiatan Output
Menghitung
denda
Sistem menghitung persentase denda
dengan membandingkan tanggal batas
bayar yang dimasukkan ke sistem dengan
jadwal pembayaran. Persentase denda
akan dikalikan dengan sisa pembayaran
untuk setiap mahasiswa, kemudian
disimpan oleh sistem untuk ditampilkan
pada info keuangan mahasiswa untuk
denda.
Data denda setiap
mahasiswa yang
mempunyai sisa
pembayaran akan
tersimpan dan
dapat dilihat pada
info keuangan
2. System Flow Proses Virtual Account
System Flow proses virtual account pada gambar 4.3 menjelaskan
mengenai proses menyiapkan data tagihan pembayaran atau kewajiban
pembayaran mahasiswa yang telah memasuki atau melebihi waktu pembayaran.
untuk diupload ke sistem bank yang ditunjuk. Kemudian dalam periode tanggal
pembayaran, setiap data hasil pembayaran (virtual account) harus diunduh dari
sistem bank yang ditunjuk. Selanjutnya dilakukan proses transfer data untuk
disimpan pada database keuangan mahasiswa. Penjelasan dari proses tersebut
42
START
Upload data tagihan ke sistem bank
Pembayaran melalui Sistem Virtual Account
END
Admin Keuangan Bank
Tanggal mulai dan tanggal akhir bayar
Menghitung data tagihan SPP dan SP
Master
Denda
Menyimpan data dlm excel file
Menyimpan transaksi pembayaran SPP,SP,
dan denda Transaksi
Menghitung data tagihan denda
DataTagihan.xls
Data hasil pembayaran Virtual
Account.txt
DataTagihan.txt
Update data pembayaran SPP dan
SP
Update data pembayaran denda
Mahasiswa
Memberi info pembayaran SPP,SP,
dan denda ke mhs
Info Keuangan
Master
Denda
Unduh data hasil pembayaran Virtual Account dari sistem bank
Gambar 4.3 System Flow Proses Virtual Account
Tabel 4.2 Penjelasan System Flow Proses Virtual Account
Nama Proses Kegiatan Output
Menghitung
data tagihan
pembayaran
mahasiswa
Admin keuangan memasukkan tanggal
awal dan akhir periode pembayaran.
Sistem akan menghitung tagihan
pembayaran SPP, SP, dan denda
mahasiswa untuk disimpan dalam excel
file.
Excel file data
tagihan SPP, SP,
dan denda semua
mahasiswa aktif.
Transfer data
hasil
pembayaran
virtual account
Admin keuangan mengunduh data hasil
pembayaran melalui virtual account dari
bank (setiap hari) untuk ditransfer oleh
sistem. Sistem melakukan update data
pembayaran SPP, SP, dan denda lalu
Transaksi
pembayaran
tersimpan dan
perubahan data
Nama Proses Kegiatan Output
menyimpan transaksi pembayaran untuk
ditampilkan pada info keuangan
mahasiswa
dilihat pada info
keuangan
mahasiswa.
3. System Flow Menyimpan Data Pembayaran
System flow menyimpan data pembayaran pada gambar 4.4 menjelaskan
mengenai proses menyimpan semua jenis pembayaran mahasiswa yang dilakukan
dengan cara manual atau menggunakan slip bukti pembayaran. Proses ini akan
menghasilkan perubahan pada info pembayaran. Penjelasan dan keterangan proses
tersebut dapat dilihat pada tabel 4.3.
START
END
Admin Keuangan
NIM,tanggal,bank, jenis byr, smt, angs.,
jumlah
Mahasiswa
Bukti Pembayaran
Bukti Pembayaran
Info Keuangan
Denda
Menyimpan transaksi
pembayaran Transaksi
Update data pembayaran SPP/SP/
denda
Memberi info pembayaran ke mhs
Bayar SPP/SP/ denda?
Y N
Master
44
Tabel 4.3 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Pembayaran
Nama Proses Kegiatan Output
Menyimpan
data
pembayaran
Menyimpan pembayaran SPP/SP/denda
/lainnya yang dilakukan mahasiswa
dengan cara manual atau menggunakan
slip bukti pembayaran, lalu merubah data
pembayaran yang selanjutnya bisa
ditampilkan pada info keuangan.
Data transaksi
tersimpan, update
info keuangan.
4. System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa
System flow mengelola SPP mahasiswa beasiswa pada gambar 4.5
menjelaskan mengenai proses maintenance data SPP mahasiswa penerima
beasiswa berupa pembebasan SPP sesuai dengan persentase beasiswa yang
diterima, sampai dengan proses jika ada kelebihan pembayaran. Penjelasan dan
Bag. Kemahasiswaan
START
Data beasiswa
Admin Keuangan
Simpan data beasiswa
Beasiswa
Update SPP mhs penerima
beasiswa
Master
Kelebihan pembayaran?
Retur kelebihan SPP
Simpan data beasiswa
N
Gambar 4.5 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa
Tabel 4.4 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa
Nama Proses Kegiatan Kondisi Output
Simpan data
beasiswa
Memasukkan data (NIM,
jenis beasiswa, dan
persentase) mahasiswa
penerima beasiswa untuk
disimpan dalam sistem.
- Data beasiswa
tersimpan
Update SPP
mahasiswa
beasiswa
Sistem membaca data
beasiswa untuk merubah
data SPP sesuai dengan
persentase pembebasan
SPP bagi mahasiswa
penerima beasiswa.
Ada
kelebihan
pembayaran
Data SPP
disimpan dan
46
5. System Flow Proses Retur
System flow proses retur pada gambar 4.6 menjelaskan mengenai proses
mahasiswa mengajukan pengembalian kelebihan pembayaran, sampai dengan
perubahan data pembayaran yang diretur dapat dilihat pada info keuangan.
Penjelasan beserta keterangan proses retur dapat dilihat pada tabel 4.5.
Mahasiswa
Cek kelebihan bayar Form pengajuan
retur
Kelebihan bayar?
Denda
Simpan transaksi pengajuan retur
Update data pembayaran yang
diretur Detail data retur sesuai pengajuan
Y
N
Kasie Keuangan
Cetak rekap retur
Rekap retur
Pengembalian uang kelebihan
bayar
Rekap retur beserta uang
Rekap retur yg sudah di tanda tangan
beserta uang
Tabel 4.5 System Flow Proses Retur
Nama Proses Kegiatan Kondisi Output
Menyimpan
data retur
Admin keuangan
memasukkan NIM untuk
melakukan pengecekan
dengan data pembayaran
yang ada pada sistem,
apakah ada kelebihan.
Sistem menyimpan data
transaksi pengajuan retur.
Ada
kelebihan
bayar
Transaksi retur
tersimpan.
Tidak ada
kelebihan
bayar
Proses retur batal.
Update data
pembayaran
Merubah data kelebihan
pembayaran yang telah
dilakukan proses retur
(dikembalikan), lalu cetak
rekap retur.
- Rekap retur untuk
pengajuan
pengembalian
uang.
6. System Flow Menyimpan Data Dispensasi
System flow menyimpan data dispensasi pada gambar 4.7 menjelaskan
bagaimana menyimpan data permohonan dispensasi bagi mahasiswa yang masih
mempunyai kewajiban pembayaran yang belum terselesaikan untuk bisa
mengikuti Ujian tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS),
sampai dengan hasil dari proses tersebut. Penjelasan dan keterangan dari proses
48
START
END
Admin Keuangan
Semester dan Tgl.Ujian Data Surat Permohonan
Dispensasi
Simpan Detail Surat Permohonan
Dispensasi Mahasiswa
Surat Permohonan Dispensasi
Cetak Form Bebas Adm. Keuangan Form Bebas Adm.
keuangan
Dispensasi
Master
BAAK
Tgl. Ujian = Tgl. Hari ini?
Y
Cetak Surat Pernyataan Surat Pernyataan
Cetak Ceklist Ujian Hari Berikutnya
Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian Ceklist Ujian Untuk
Ruang Kelas Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian Ceklist Ujian Untuk
Ruang Kelas N
Tabel 4.6 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Dispensasi
Nama Proses Kegiatan Kondisi Output
Menyimpan
permohonan
dispensasi
mahasiswa
Memasukkan data
permohonan dispensasi
(NIM, Jenis pembayaran,
serta tanggal batas akhir
dispensasi) ke sistem, lalu
mencetak bukti pengajuan
permohonan dispensasi.
Tanggal ujian
= tanggal hari
ini
Data dispensasi
tersimpan, surat
pernyataan dan
form bebas
administrasi
keuangan untuk
ujian
Tanggal ujian
<> tanggal
hari ini
Data dispensasi
tersimpan, surat
pernyataan
sebagai bukti
telah mengajukan
permohonan.
Cetak ceklist
mahasiswa
tidak boleh
ujian karena
syarat
keuangan
Ceklist ujian karena syarat
keuangan dicetak dengan
membaca data tanggal
permohonan dispensasi
mahasiswa yang telah
tersimpan. Data
mahasiswa tersebut tidak
akan ditampilkan pada
ceklist.
- Ceklist
mahasiswa tidak
diperbolehkan
ujian karena
syarat keuangan
yang telah update
permohonan
dispensasi
7. System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium
System flow mengelola SPP mahasiswa yudisium pada gambar 4.8
menjelaskan mengenai proses menghapus atau merubah data mahasiswa yang
50
(TA) yang telah ditentukan. Penjelasan beserta keterangan dari proses tersebut
dapat dilihat pada tabel 4.7.
START
Cek Tgl.Daftar Sidang TA
Gambar 4.8 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium
Tabel 4.7 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium
Nama Proses Kegiatan Kondisi Output
Cek SPP
mahasiswa
yudisium
Menghapus atau
menyesuaikan data SPP
mahasiswa yudisium
berdasarkan ketentuan
tanggal pendaftaran sidang
Tugas Akhir (TA)
Tanggal
daftar tidak
melebihi
ketentuan
Menghapus data
SPP dan denda
Tanggal
daftar
melebihi
ketentuan
Data SPP tidak
dihapus, hanya
