DAN TAMAN BACAAN MASYARAKAT
KERJA PRAKTEKDisusun Oleh :
Nama : Rhesa Pradana NIM : 09.41010.0213 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
Sistem informasi perpustakaan adalah aplikasi yang digunakan untuk
mengetahui alur sirkulasi koleksi dari satu anggota ke anggota lain. Dengan adanya
system informasi perpustakaan ini diharapkan petugas dapat mempermudah dalam
mengolah data perpustakaan.
Permasalahan dari kerja praktek ini adalah bagaimana merancang dan
membuat system informasi yang dapat membantu perpustakaan dalam mengolah data.
Sehingga nantinya proses pada perpustakaan tidak dilakukan secara manual tetapi
dapat dilakukan secara komputerisasi dan terintegrasi.
Aplikasi ini dapat menangani berbagai proses perpustakaan pada umumnya,
dimulai dari menentukan ketentuan pinjaman bagi para anggota, melakukan proses
pengadaan koleksi, melakukan proses pada sistem katalog, proses peminjaman
koleksi, proses pengembalian koleksi, cek denda keterlambatan, hingga pencetakan
laporan transaksi seperti layaknya perpustakaan pada umumnya.
Maka dengan adanya system informasi perpustakaan ini diharapkan dapat
memperbaiki dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat, sehingga tidak tejadi
hambatan dan kendala dalam penanganan peminjaman yang disebabkan karena
adanya kesalahan sumber daya manusianya, baik pada proses peminjaman dan
pengembalian koleksi hingga pengolahan koleksi yang ada pada perpustakaan dapat
diatasi dengan adanya system informasi perpustakaan.
Kata Kunci : System informasi, perpustakaan
ABSTRAK ... vi
2.1 Profil Perpustakaan STIKOM Surabaya ... 5
2.2 Visi dan Misi ... 7
2.3 Struktur Organisasi ... 8
BAB III LANDASAN TEORI ... 9
3.1 Pengertian Perpustakaan ... 9
3.2 Klasifikasi Dewey ... 10
3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 11
3.4 Analisa dan Perancangan Sistem... 12
3.7 Data Flow Diagram ... 17
3.8 Entity Relational Diagram ... 17
3.9 Microsoft Visual Basic 2010 ... 19
3.10 Microsoft SQL Server Express 2008 ... 19
BAB IV DESKRIPSI SISTEM ... 21
4.1 Analisa Sistem ... 21
4.2 Perancangan Sistem... 22
4.3 Implementasi Sistem ... 54
4.4 Evaluasi Uji Coba Sistem ... 80
4.5 Analisa Hasil Uji Coba ... 82
BAB V PENUTUP ... 84
5.1 Kesimpulan... 84
5.2 Saran ...84
DAFTAR PUSTAKA ... 85
LAMPIRAN ... 86
Gambar 2.1 Struktur Organisasi STIKOM Surabaya ... 8
Gambar 3.1 Simbol Dukumen - Dokumen Flow ... 14
Gambar 3.2 Simbol Proses - Dokumen Flow... 14
Gambar 3.3 Simbol Dukumen – Sistem Flow ... 15
Gambar 3.4 Simbol Proses – Sistem Flow ... 15
Gambar 3.5 Simbol Decision - Sistem Flow ... 15
Gambar 3.6 Simbol Manual Input - Sistem Flow ... 16
Gambar 3.7 Simbol Disk Storage - Sistem Flow ... 16
Gambar 3.8 Simbol Display - Sistem Flow ... 16
Gambar 3.9 Simbol Offline Connector – Sistem Flow ... 16
Gambar 3.8 Simbol Database – Sistem Flow... 17
Gambar 4.1 Dokumen Flow Pengembalian ... 23
Gambar 4.2 Dokumen Flow Mendaftar Anggota ... 24
Gambar 4.3 Dokumen Flow Peminjaman ... 25
Gambar 4.4 Dokumen Flow Pengadaan dan Pengolahan ... 26
Gambar 4.5 Sistem Flow Pengembalian ... 27
Gambar 4.6 Sistem Flow Mendaftar Anggota ... 29
Gambar 4.7 Sistem Flow Peminjaman ... 30
Gambar 4.8 Sistem Flow Katalog ... 31
Gambar 4.9 Sistem Flow Pengolahan & Pengadaan ... 32
Gambar 4.10 Contex Diagram Sistem Informasi Perpustakaan... 34
Gambar 4.11 Data Flow Diagram Level 0 ... 35
Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 2 Melakukan Pengadaan & Pengolahan 38
Gambar 4.15 Data Flow Diagram Level 2 Mendaftar Anggota Baru ... 39
Gambar 4.16 Data Flow Diagram Level 2 Melakukan Pinjaman ... 40
Gambar 4.17 Data Flow Diagram Level 2 Melakukan Pengembalian ... 41
Gambar 4.18 Data Flow Diagram Level 2 Mencari Data Katalog ... 42
Gambar 4.19 Conceptual Data Model (CDM) ... 43
Gambar 4.20 Physical Data Model (PDM) ... 44
Gambar 4.21 Desain Form Login... 49
Gambar 4.22 Desain Form Anggota ... 50
Gambar 4.23 Desain Form Petugas ... 50
Gambar 4.24 Desain Form Rak ... 50
Gambar 4.25 Desain Form Koleksi ... 51
Gambar 4.26 Desain Form Pengunjung ... 51
Gambar 4.27 Desain Form Kategori ... 51
Gambar 4.28 Desain Form Pengaturan Tambahan ... 52
Gambar 4.29 Desain Form Logo ... 52
Gambar 4.30 Desain Form Katalog ... 52
Gambar 4.31 Desain Form Transaksi... 53
Gambar 4.32 Desain Form Laporan ... 53
Gambar 4.33 Tampilan Form Utama ... 55
Gambar 4.34 Tampilan Form Login ... 56
Gambar 4.35 Tampilan Form Kesalahan Login ... 56
Gambar 4.38 Tampilan Pesan Data Pengaturan Tambahan Berhasil Diubah ... 58
Gambar 4.39 Tampilan Form Rak ... 59
Gambar 4.40 Tampilan Pesan Data Form Rak Berhasil Disimpan ... 60
Gambar 4.41 Tampilan Pesan Data Form Rak Berhasil Diubah ... 60
Gambar 4.42 Tampilan Form Kategori ... 61
Gambar 4.43 Tampilan Pesan Data Form Kategori Berhasil Disimpan ... 61
Gambar 4.44 Tampilan Pesan Data Kategori Berhasil Diubah... 62
Gambar 4.45 Tampilan Form Koleksi ... 63
Gambar 4.46 Tampilan Pop Up Rak Pada Form Koleksi ... 64
Gambar 4.47 Tampilan Pesan Data Koleksi Berhasil Disimpan ... 64
Gambar 4.48 Tampilan Pesan Data Koleksi Berhasil Diubah ... 65
Gambar 4.49 Tampilan Form Logo ... 66
Gambar 4.50 Tampilan Form Katalog ... 67
Gambar 4.51 Tampilan Form Anggota ... 67
Gambar 4.52 Tampilan Pesan Data Anggota Berhasil Disimpan ... 68
Gambar 4.53 Tampilan Pesan Data Anggota Berhasil Diubah ... 69
Gambar 4.54 Tampilan Form Petugas ... 69
Gambar 4.55 Tampilan Pesan Data Petugas Berhasil Disimpan ... 70
Gambar 4.56 Tampilan Pesan Data Petugas Berhasil Diubah ... 71
Gambar 4.57 Tampilan Form Pengunjung ... 71
Gambar 4.58 Tampilan Pesan Data Form Pengunjung Berhasil Disimpan ... 72
Gambar 4.59 Tampilan Form Transaksi ... 73
Gambar 4.62 Tampilan Form Koleksi ... 76
Gambar 4.63 Tampilan Laporan Data Koleksi ... 76
Gambar 4.64 Tampilan Laporan Grafik Data Koleksi ... 77
Gambar 4.65 Tampilan Form Pengunjung ... 77
Gambar 4.66 Tampilan Laporan Data Pengunjung... 78
Gambar 4.67 Tampilan Laporan Grafik Data Kunjungan ... 78
Gambar 4.68 Tampilan Form Peminjaman ... 79
Gambar 4.69 Tampilan Laporan Data Transaksi ... 79
Gambar 4.70 Tampilan Laporan Grafik Data Transaksi ... 80
Tabel 4.1 Tabel Anggota ... 45
Tabel 4.2 Tabel Klasifikasi ... 46
Tabel 4.3Tabel Koleksi ... 46
Tabel 4.4 Pengaturan Tambahan ... 47
Tabel 4.5 Tabel Pengunjung ... 47
Tabel 4.6 Tabel Petugas ... 48
Tabel 4.7 Tabel Rak ... 48
Tabel 4.8 Tabel Logo ... 48
Tabel 4.9 Tabel Transaksi ... 49
Tabel 4.10 Desain Uji Coba Fitur Form Login ... 81
Tabel 4.11 Desain Uji Coba Fitur Pengaturan Data ... 82
Tabel 4.12 Desain Uji Coba Fitur Transaksi ... 82
Lampiran 1 Listing Program ...86
Lampiran 2 Surat Balasan Penerimaan Kerja Praktek ...100
Lampiran 3 Kartu Bimbingan ...101
Lampiran 4 Acuan Kerja ...102
Lampiran 5 Kehadiran Kerja Praktek ...103
Lampiran 6 Log Harian Kerja Praktek ...104
1.1 Latar Belakang Masalah
Dengan adanya kemajuan teknologi yang sangat pesat, menyebabkan segala
aspek kehidupan manusia selalu dikaitkan dengan penggunaan komputer.
Keuntunganya dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer adalah
dapat menampung data yang jumlahnya sangat besar dan juga kebutuhan informasi
sebagai hasil olahan data dapat tersaji secara tepat dan lebih akurat
Dalam rangka program pengabdian masyarakat khususnya yang dilakukan
oleh pengelola perpustakaan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik
Komputer Surabaya (STIKOM), ingin membuat suatu sistem perpustakaan yang bisa
digunakan dan diimplementasikan pada beberapa tempat yang dirasa saat ini masih
belum memiliki suatu sistem informasi yang dapat diolah secara komputerisasi dan
terintegrasi dengan baik, misalnya pada taman bacaan dan perpustakaan pada sekolah
dasar maupun taman kanak-kanak daerah. Dengan adanya sistem informasi
perpustakaan, diharapkan dapat memperbaiki sistem yang ada sehingga pekerjaan
yang dulunya dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu yang lama kini
dapat dilakukan menjadi lebih cepat, tepat dan akurat dalam menghasilkan suatu
laporan yang dibutuhkan. Sehingga hambatan dan kendala yang biasanya terjadi
dapat dihindari dengan adanya suatu sistem informasi perpustakaan yang
terkomputerisasi .
Diharapkan dengan mengimplementasikan aplikasi sistem informasi
perpustakaan pada taman bacaan dan sekolah dasar maupun taman kanak-kanak dapat
membantu dalam proses belajar mengajar khususnya pada bagian perpustakaan
sehingga proses yang ada pada perpustakaan dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan
akurat.
1.2 Perumusan Masalah
Terkait dengan latar belakang yang ada, maka rumusan masalahnya adalah :
1. Bagaimana membuat sistem informasi perpustakaan yang terkomputerisasi yang
mampu menangani berbagai proses transaksi yang diperlukan.
2. Bagaimana membuat sistem informasi perpustakaan yang dapat menghasilkan
informasi berupa laporan secara cepat, tepat, dan akurat.
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan
ini, antara lain :
1. Proses maintenance data koleksi dan anggota.
2. Proses penambahan data peminjaman koleksi, perpanjangan koleksi dan
pengembalian beserta denda.
1.4 Tujuan
Sesuai dengan permasalahan yang ada, maka tujuan dibuatnya sistem ini
adalah :
1. Membuat sistem informasi perpustakaan yang mampu memberikan informasi
secara efektif dan efisien bagi pengguna, khususnya para petugas perpustakaan
yang ada di taman bacaan.
2. Membuat desain sistem informasi perpustakaan yang efisien dan user friendly
sehingga dapat mempermudah pengguna dalam mengelola dan memelihara
koleksi.
1.5 Kontribusi
Diharapkan proyek kerja prektek aplikasi perpustakaan dapat memberikan
manfaat, antara lain :
1. Penanganan informasi yang ada dapat terkendali dengan baik, sehingga dapat
meningkatkan pelayanan.
2. Mempermudah petugas dalam melakukan pengolahan koleksi dan memelihara
data-data dan sirkulasi koleksi pada perpustakaan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran terhadap masalah yang sedang dibahas, maka
sistematika penulisan dapat dibagi dalam beberapa bab, sebagai berikut :
Bab pertama pendahuluan menguraikan tentang latar belakang masalah,
sedangkan inti dari permasalahan dijelaskan dalam perumusan masalah, pembatasan
dari ketentutan yang telah ditetapkan, tujuan dari penelitian merupakan harapan dari
hasil yang akan dicapai, keuntungan sistem bagi pengguna, dan kontribusi apa saja
yang disumbangkan dalam pelaksanaan kerja prektek diperusahaan terkait.
Bab dua gambaran umum perusahaan menguraikan tentang gambaran umum
perusahaan terkait beserta visi, misi dan struktur organisasinya.
Bab tiga landasan teori menjelaskan beberapa teori singkat yang
berhubungan dengan pelaksanaan kerja prektek, yang meliputi klasifikasi buku
perpustakaan, konsep dasar sistem informasi, analisa, dan perancangan sistem
informasi serta bahasa pemrograman yang dipakai.
Bab empat deskripsi sistem ini berisi uraian tentang tugas-tugas yang
dikerjakan pada saat melakukan kerja praktek, yaitu analisa, sistem, pembahasan
masalah berupa document flow, system flow, HIPO, alur data diagram, entity
relationship diagram (ERD), struktur tabel serta desain input/output dan
implementasi sistem berupa capture dari setiap halaman program.
Bab lima penutup berisi kesimpulan dari evaluasi program, serta saran-saran
2.1 Profil Perpustakaan STIKOM Surabaya
Pada tanggal 30 April 1983 berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti No.
01/KPT/PB/III/1983, dibuka untuk pertama kalinya wilayah Jawa Timur akademi
komputer dengan nama AKIS (Akademi Komputer & Informatika Surabaya).
Kemudian berdasarkan rapat BKLPTS tanggal 2-3 Maret 1984 kepanjangan AKIS
dirubah menjadi Akademi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya. Selang 2
bulan, berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) nomor:
0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi Manajemen
Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Dan pada tanggal 20 Maret 1986 nama
AKIS berubah menjadi STIKOM SURABAYA, singkatan dari Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya berdasarkan SK Yayasan
Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86.
Bersamaan dengan itu pula, seiring dengan awal dibukanya AKIS hingga
menjadi STIKOM Surabaya, bertujuan untuk menunjang proses pendidikan dan
memberikan layanan informasi pada masyarakat, didirikanlah perpustakaan yang
diberi nama sesuai dengan lembaga induknya hingga saat ini bernama Perpustakaan
STIKOM Surabaya. Dalam struktur organisasi STIKOM Surabaya, kedudukan
Perpustakaan STIKOM Surabaya adalah sebagai suatu bagian atau departemen yang
berada dibawah lembaga induknya, yaitu STIKOM Surabaya dan bukan sebagai Unit
Pelaksana Teknis (UPT) seperti pada perpustakaan Universitas pada umumnya.
Perpustakaan STIKOM pertama kali bertempat di Jl. Ketintang Baru XIV/2
Surabaya. Setelah itu, berpindah lokasi dan menempati gedung di SIER, Jl. Rungkut
Industri I/1 Surabaya. Sekitar Maret 1999, bersamaan dengan perpindahan ke kampus
baru, maka perpustakaan STIKOM juga berpindah ke kampus baru, di Jl. Raya
Kedung Baruk 98, gedung biru. Saat ini perpustakaan STIKOM menempati lantai
pertama gedung merah dengan luas total 906 m2 dan memiliki dua belas (10) orang
karyawan
Sebagai salah satu penunjang sumber informasi dan pencarian literatur,
perpustakaan STIKOM terus berusaha untuk memberikan yang terbaik bagi
masyarakat dan khususnya civitas akademik STIKOM Surabaya. Hal ini dibuktikan
dengan melanggan jurnal IEEE (Computer) pada tahun 1998 hingga sekarang. Sekitar
tahun 2007, juga melanggan jurnal ACM, sebagai salah satu cara untuk melengkapi
kebutuhan akan referensi penelitian. Selain itu, pada tahun 2001 juga sudah mulai
menjadi anggota dari Microsoft Campus Agreement. Kepengurusan Microsoft
Campus Agreement diberikan ke perpustakaan dikarenakan memang koleksi-koleksi
ini akan diolah dan dijadikan sebagai koleksi Perpustakaan STIKOM. Dengan
bergabung pada Campus Agreement, secara otomatis semua komputer di STIKOM
SURABAYA akan menggunakan software asli dari Microsoft.
Kerjasama ini terus diperbarui hingga sekarang dan akan terus berlanjut ke
tahun-tahun berikutnya. Pada tahun 2007 juga, perpustakaan STIKOM mempunyai
fasilitas baru yaitu e-Resources Center, yang berisi koleksi-koleksi dalam bentuk
digital dan bisa didownload khusus untuk civitas akademika STIKOM Surabaya.
terhubung dengan internet. Sejak lokasi perpustakaan STIKOM berada di kampus
baru, ruangan perpustakaan sudah dilengkapi dengan akses hotspot yang bisa diakses
melalui laptop (notebook) atau mobile devices yang lain
Pada tahun 2012 ini perpustakaan STIKOM berkeinginan untuk melakukan
kegiatan TRIDARMA perpustakaan yang ke 3, yaitu pengabdian kepada masyarakat.
kegiatan yang dilakukan yaitu dengan mengembangkan sistem informasi
perpustakaan yang dapat digunakan oleh Taman Bacaan & Perpustakaan Sekolah.
Langkah berikutnya adalah dengan menyelenggarakan gerakan workshop tentang
pengelolahan, penggunaan aplikasi perpustakaan yang telah disusun sebelumnya.
2.2 Visi dan Misi 2.2.1 Visi
Sebagai pusat informasi dan dokumentasi untuk pembelajaran intelektual
yang dapat diandalkan bagi segenap civitas akademika STIKOM
2.2.2 Misi
Berperan aktif dalam :
1. Menyelenggarakan proses pengadaan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka
dan sumber belajar yang lain
2. Menyediakan sumber informasi yang dibutuhkan
3. Menyebarluaskan informasi untuk dapat dimanfaatkan secara optimal dalam
2.2Struktur Organisasi
Tri Sagirani, S.Kom, M.MT Kabag Perpustakaan
STIKOM
Sirkulasi Resensi Koleksi, Bibliografi, dan Administrasi
Referensi & Pelayanan Publik, IT Suppor Lilis Binawati, S.E.,
M.Ak.
Dr. Bambang Hariadi, M.Pd. Kabag Perpustakaan
STIKOM Prof. Dr. Budi Jatmiko,
M.Pd. Kabag Perpustakaan
STIKOM
3.1 Pengertian Perpustakaan
Secara umum dapat kami simpulkan bahwa pengertian perpustakaan adalah
suatu institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis
dan mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan
oleh pemakainya. Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan.
Namun, di zaman sekarang, koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas berupa
buku-buku, tetapi bisa berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di
perpustakaan sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu
diorganisir, disusun teratur, sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita
dengan mudah dapat menemukannya.
Aktifitas utama dari perpustakaan adalah menghimpun informasi dalam
berbagai bentuk atau format untuk pelestarian bahan pustaka dan sumber informasi
sumber ilmu pengetahuan lainnya. Maksud pendirian perpustakaan adalah :
Menyediakan sarana atau tempat untuk menghimpun berbagai sumber informasi
untuk dikoleksi secara terus menerus, diolah dan diproses. Sebagai sarana atau
wahana untuk melestarikan hasil budaya manusia (ilmu pengetahuan, teknologi dan
budaya) melalui aktifitas pemeliharaan dan pengawetan koleksi. Sebagai agen
perubahan (agent of changes) dan agen kebudayaan serta pusat informasi dan sumber
belajar mengenai masa lalu, sekarang, dan masa akan datang.
Namun, saat ini pengertian tradisional dan paradigma lama mulai tergeser
seiring perkembangan berbagai jenis perpustakaan, variasi koleksi dalam berbagai
format memungkinkan perpustakaan secara fisik tidak lagi berupa gedung
penyimpanan koleksi buku. Banyak kalangan terfokus untuk memandang
perpustakaan sebagai sistem, tidak lagi menggunakan pendekatan fisik. Sebagai
sebuah sistem perpustakaan terdiri dari beberapa unit kerja atau bagian yang
terintergrasikan melalui sistem yang dipakai untuk pengolahan, penyusunan dan
pelayanan koleksi yang mendukung berjalannya fungsi – fungsi perpustakaan.
Perkembangannya menempatkan perpustakaan menjadi sumber informasi ilmu
pengetahuan, teknologi dan budaya.
3.2 Klasifikasi Dewey
Klasifikasi Desimal Dewey (Dewey Decimal Classification (DDC), juga
disebut Sistem Desimal Dewey) adalah sebuah sistem klasifikasi perpustakaan yang
diciptakan oleh Melvil Dewey (1851–1931) pada tahun 1876, dan sejak saat itu telah
banyak dimodifikasi dan dikembangkan dalam duapuluh dua kali revisi yang telah
terjadi hingga tahun 2004.
Klasifikasi Dewey muncul pada sisi buku-buku koleksi perpustakaan.
Klasifikasi dilakukan berdasarkan subjek, kecuali untuk karya umum dan fiksi.
Kodenya ditulis atau dicetakkan ke sebuah stiker yang dilekatkan ke sisi buku atau
koleksi perpustakaan tersebut. Bentuk kodenya harus lebih dari tiga digit; setelah
Contoh kode:
a. 330.94 = ekonomi Eropa, di mana 330 adalah kode untuk ekonomi dan 94 untuk
Eropa. Ada sepuluh kelas utama dalam klasifikasi dewey. Sepuluh kelas tersebut
dibagi lagi kepada 10 bagian; yang lalu bisa dibagi lagi kepada 10 bagian.
Sepuluh kelas utama tersebut adalah:
1. 000 Komputer, informasi dan referensi umum
2. 100 Filsafat dan psikologi
3. 200 Agama
4. 300 Ilmu sosial
5. 400 Bahasa
6. 500 Sains dan Matematika
7. 600 Teknologi
8. 700 Kesenian dan Rekreasi
9. 800 Sastra
10.900 Sejarah dan Geografi
3.3 Konsep Dasar Sistem informasi
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun
kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap
subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu
Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut
supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan
industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem.
Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut
sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem,
maka sistem akuntansi adalah subsystem-nya.
Sistem informasi terdiri dari input, proses, dan output. Pada proses terdapat
hubungan timbal balik dengan 2 elemen, yaitu control kinerja sistem dan
sumber-sumber penyimpanan data, baik berupa karakter-karakter huruf maupun berupa
numeric. Saat ini data bisa berupa suara atau audio maupun gambar atau video. Data
diproses dengan metode-metode tertentu dan akan menghasilkan output yang berupa
informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan atau report maupun solusi
dari proses yang telah dijalankan. (Herlambang, Soedoro & Haryanto Tanuwijaya,
2005:47)
3.4 Analisa dan Perancangan Sistem
Analisa Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum
karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga terjadi kesalahan pada
tahap-tahap selanjutnya.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut :
1. Indetify, yaitu mengindetifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisa sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
Setelah tahap analis selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan
gambaran yang lebih jelas dan apa yang harus dikerjakan dalam perbaikan atau
pembuatan sistem tersebut. Untuk selanjutnya analis sistem akan memikirkan
bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem
Desain sistem didefinisikan sebagai penggambaran perencanaan dan
pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu
kesatuan yang utuh dan mempunyai fungsi. Untuk memenuhi kebutuhan kepada
pemakai sistem, Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli tertentu lainnya yang terlihat
sehingga analis sistem harus membuat suatu rancangan yang disebut desain sistem.
3.5 Document Flow
Bagan alur atau flowchart adalah bagan yang menunjukkan bagan alur atau
terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan alur sistem
digambarkan menggunakan symbol-symbol yang tampak antara lain seperti berikut :
1. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input maupun output yang akan digunakan baik pada
proses manual dan proses komputerisasi.
Gambar 3.1 Simbol Dokumen
2. Simbol Proses
Menunjukkan symbol yang digunakan pada proses manual.
Gambar 3.2. Simbol Proses
3.6 Sistem Flow
Sistem Flow merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang
sedang dikerjakan didalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini
merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi
yang membentuk suatu sistem. Sistem Flow terdiri dari data yang mengalir melalui
sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam Sistem
atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash
register atau kalkulator). Simbol-simbol yang digunakan dalam Sistem Flow :
1. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output dari proses manual maupun proses
komputerisasi.
Gambar 3.3. Simbol Dokumen
2. Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses secara komputerisasi.
Gambar 3.4. Simbol Proses
3. Simbol Decision
Menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan
jawaban : ya/tidak.
Gambar 3.5. Simbol Decision
4. Simbol Manual Input
Gambar 3.6. Simbol Manual Input
5. Simbol Disk Storage
Menyatakan input berasal dari dari disk atau output disimpan ke disk.
Gambar 3.7. Simbol Disk Storage
6. Simbol Display
Mencetak keluaran dalam layar monitor.
Gambar 3.8. Simbol Display
7. Simbol Offline Connector
Menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang
berbeda.
Gambar 3.9. Simbol Display
8. Simbol Database
Gambar 3.10. Simbol Database
3.7 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data
tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan
(Jogiyanto, HM, 2005:700).
3.8 Entity Relational Diagram (ERD)
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam
basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar
relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk
menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga
simbol yang digunakan, yaitu :
a. Entity
Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan
dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya digambarkan dengan persegi
b. Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk
mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai
sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar
atribut diwakili oleh simbol elips.
c. Hubungan / Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang
berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :
Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu
basis data yaitu:
1) Satu ke satu (One to one)
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A
berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
2) Satu ke banyak (One to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat
berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3)Banyak ke banyak (Many to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
3.9 Microsoft Visual Basic 2010
Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB saja) merupakan
sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment
(IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi
Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM), Visual Basic
merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan
perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat, Beberapa bahasa skrip
seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition
(VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda. Para
programmer dapat membangun aplikasi dengan menggunakan komponen-komponen
yang disediakan oleh Microsoft Visual Basic. Program-program yang ditulis dengan
Visual Basic juga dapat menggunakan Windows API, tapi membutuhkan deklarasi
fungsi luar tambahan. Dalam pemrograman untuk bisnis, Visual Basic memiliki
pangsa pasar yang sangat luas. Dalam sebuah survey yang dilakukan pada tahun
2005, 62% pengembang perangkat lunak dilaporkan menggunakan berbagai bentuk
Visual Basic, yang diikuti oleh C++, JavaScript, C#, dan Java.
3.10 Microsoft SQL Server Express 2008
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional
(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa query utamanya adalah Transact-SQL yang
merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft
data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan
digunakannya SQL Server pada basis data besar.
Menurut Bunafit Nugroho (2007:240) Microsoft SQL Server adalah
perangkat lunak Relationship Database Management (RDMBS) yang handal.
Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar seperti order online,
inventory, akutansi atau manufaktur. Microsoft SQL Server Express 2008 dapat
dijalankan pada NT 4.0Server atau microsoft windows 2000 server, selain itu dapat
pula di install pada personal desktop di windows 2000 profesional dan windows
millenium. Sistem akan dipergunakan oleh beberapa komputer (client-server) maka
database yang dibangun merupakan database yang berfungsi untuk menunjang hal
tersebut. Untuk itu dalam penulisan ini dipakai Microsoft SQL Server Express 2008.
Kelebihan dari Microsoft SQL Server Express 2008 dalam pembuatan database
adalah sebagai berikut :
1. Mempunyai transactional log sendiri dan mengatur transaksi dalam database
2. Data dapat berkisar antara 1 MB sampai 1.048.516 MB
3. Dapat menambah ukuran dat secara manual dan otomatis
4. Dapat diset sesuai dengan keinginan, misalnya sebuah database hanya dapat
4.1 Analisa Sistem
Berdasarkan hasil survey dan wawancara yang dilakukan penulis pada
petugas perpustakaan taman bacaan dan sekolah dasar maupun taman kanak-kanak,
diperoleh informasi mengenai proses pencatatan keluar masuk transaksi dan laporan
yang terjadi masih dilakukan secara manual, sehingga menimbulkan pelaporan yang
tidak efektif dan tidak efisien yang akan diberikan kepada supervisor perpustakaan.
Dalam berjalanya kegiatan analisa dan perancangan sistem informasi yang
baru, diperlukan sebuah sistem yang dapat membantu memudahkan petugas
perpustakaan taman bacaan dan sekolah dasar maupun taman kanak-kanak dalam
melakukan penataan koleksi sehubungan dengan banyaknya koleksi yang ada, selain
itu juga dapat membantu memudahkan petugas dalam melakukan proses transaksi
dan pembuatan laporan.
Dari hasil analisa tersebut sistem yang diperlukan oleh perpustakaan taman
bacaan dan sekolah dasar maupun taman kanak-kanak adalah sebuah sistem yang
dapat menangani dan memenuhi semua proses yang ada secara terkomputerisasi
sehingga setiap kebutuhan akan informasi dapat disajikan secara cepat, tepat, dan
detail. Sistem yang dibuat diharapkan dapat membantu pihak petugas perpustakaan
dalam proses :
• Pengaturan data, yang meliputi : data rak, data koleksi, data pengunjung, data
anggota, data petugas, dan data klasifikasi koleksi.
• Transaksi, yang meliputi : transaksi peminjaman koleksi, transaksi perpanjangan
koleksi, dan transaksi pengembalian koleksi
• Pembuatan laporan, yang meliputi : laporan pengunjung, laporan koleksi, dan
laporan transaksi.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah
pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan
adanya sistem terkomputerisasi. Perancangan sistem menggunakan beberapa bahasa
pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Pemodelan sistem yang
digunakan adalah document flow, system flow, data flow diagram, dan entity
relationship diagram.
4.2.1 Document Flow
Berdasarkan hasil wawancara dan analisis sistem yang dilakukan, berikut ini
akan digambarkan document flow dari proses-proses yang ada pada saat ini sebelum
dilakukan pengembangan terhadap sistem yang baru.
A.Document Flow Pengembalian
Proses pengembalian ini dimulai dari anggota menyerahkan data buku dan
nomor anggota yang kemudian akan dicatat oleh petugas dan mencocokkan data buku
yang telah dipinjam oleh anggota. Kemudian petugas akan mengecek denda apakah
terjadi keterlambatan pengembalian. Apabila terdapat denda, maka anggota tersebut
tidak terdapat keterlambatan pengembalian, petugas menanyakan apakah anggota
tersebut ingin memperpanjang masa peminjaman, jika iya maka akan terjadi proses
peminjaman seperti pada gambar document flow 4.3, namun jika peminjam tidak
ingin memperpanjang masa peminjaman koleksi maka proses peminjaman telah
selesai. Untuk lebih detailnya dapat dilihat pada gambar 4.1.
B.Document Flow Mendaftar Anggota
Proses manual dari mendaftar anggota ini dimulai ketika petugas
menanyakan kepada anggota, apakah ingin membuat kartu anggota atau melakukan
perpanjangan kartu anggota. Jika melakukan perpanjangan maka anggota harus
menyerahkan kartu anggota untuk dilakukan pencatatan kembali perpanjangan kartu
anggota oleh petugas. Namun jika ingin membuat baru kartu anggota, maka calon
anggota tersebut harus menyerahkan kartu identitas yang akan dicatat oleh petugas
dalam bentuk form formulir pendaftaran anggota baru. Kartu anggota baru akan
diserahkan kepada calon anggota untuk digunakan pada saat melakukan peminjaman
koleksi. Untuk lebih detailnya dapat dilihat pada gambar 4.2.
C.Document Flow Peminjaman
Proses manual dari peminjaman ini dimulai ketika anggota mencari data
koleksi yang akan dipinjam, kemudian data koleksi diberikan pada petugas
perpustakaan untuk selanjutnya petugas meminta kartu anggota peminjam untuk
dilihat data-data peminjaman sebelumnya, apabila anggota telah melakukan
peminjaman lebih dari ketentuan yang ditetapkan maka permintaan peminjaman
koleksi dibatalkan oleh petugas, namun apabila tidak maka petugas akan mencatat
data buku yang akan dipinjam dan akan membuatkan nota peminjaman dan mencatat
data peminjaman tersebut kedalam arsip. Untuk lebih detailnya dapat dilihat pada
gambar 4.3.
D. Document FlowPengadaan dan Pengolahan
Proses manual dari pengolahan dan pengadaan ini dimulai ketika petugas
mencatat data koleksi yang akan dibeli, dan membuat surat persetujuan yang akan
diberikan kepada supervisor perpustakaan. Surat persetujuan akan dicek dan apabila
disetujui maka surat tersebut akan dikembalikan lagi ke petugas untuk dilakuakan
pembelian koleksi. Kemudian data koleksi baru akan dicatat oleh petugas dan akan
diolah sesuai dengan klasifikasi koleksi. peminjaman tersebut kedalam arsip. Untuk
lebih detailnya dapat dilihat pada gambar 4.4.
4.2.2 System Flow
Setelah menganalisa document flow, dirancanglah system flow untuk sistem
yang baru. Hasil dari pengembangan dari sistem yang ada adalah adanya system flow
yang baru.
A.System Flow Pengembalian
Proses pengembangan sistem yang baru pada proses pengembalian dapat
dilihat pada gambar 4.5. Proses pengembalian ini dimulai dari anggota menyerahkan
data buku dan nomor anggota yang kemudian akan diinputkan oleh peutgas kedalam
sistem untuk mengetahui data buku apa saja yang telah dipinjam oleh peminjam.
Kemudian petugas akan mengecek denda apakah terjadi keterlambatan pengembalian.
Apabila terdapat denda, maka anggota tersebut harus membayar sesuai dengan
jumlah biaya yang telah ditentukan. Namun apabila tidak terdapat keterlambatan
pengembalian, petugas menanyakan apakah anggota tersebut ingin memperpanjang
masa peminjaman, jika iya maka akan terjadi proses peminjaman seperti pada gambar
sistem flow 4.7. namun jika anggota tidak ingin memperpanjang masa peminjaman
koleksi maka proses peminjaman telah selesai. Untuk lebih detailnya dapat dilihat
B. System Flow Mendaftar Anggota
Proses pengembangan sistem yang baru pada proses mendaftar anggota
dapat dilihat pada gambar 4.6. Proses mendaftar anggota ini dimulai pada saat
peminjam menyerahkan data identitas yang kemudian akan dicek oleh petugas
apakah data tersebut telah menjadi anggota member sebelumnya apa tidak. Jika
belum menjadi anggota member maka petugas akan membuat kartu anggota member
baru yang akan didaftarkan oleh petugas kedalam sistem. Setalah petugas melakukan
input data anggota dan data anggota tersebut akan disimpan kedalam sistem dan kartu
anggota diserahkan kepada anggota untuk digunakan pada saat melakukan
peminjaman koleksi.
C. System Flow Peminjaman
Proses pengembangan sistem baru pada proses peminjaman dapat dilihat
pada gambar 4.7. Proses peminjaman dimulai ketika anggota menyerahkan data kartu
anggota dan data buku yang akan dipinjam. Kemudian petugas melakukan input data
anggota dan data koleksi yang akan dipinjam kedalam system. Dan petugas
melakukan pengecekan kepada anggota total peminjaman koleksi yang akan dipinjam
dari tabel transaksi, apabila kuota anggota telah melebihi kuota peminjaman yang
telah ditentukan maka anggota tersebut tidak boleh melakukan penambahan
peminjaman koleksi. Jika anggota masih memiliki sisa kuota peminjaman koleksi
maka petugas akan menyimpan data koleksi yang akan dipinjam oleh peminjam
kedalam tabel transaksi yang kemudian mencetak bukti peminjaman yang akan
diserahkan kepada anggota sebagai bukti peminjaman.
D.System Flow Katalog
Proses pengembangan sistem baru pada proses katalog dapat dilihat pada
gambar 4.8. Proses melihat katalog dimulai ketika anggota melakukan input data
koleksi yang akan dicari ke dalam sistem katalog. Kemudian sistem akan mengecek
data koleksi tersebut ada atau tidak, jika data koleksi tidak ada maka proses akan
selesai, namun jika data koleksi ada maka sistem akan menampilkan data koleksi
beserta lokasi rak dari koleksi terebut yang di ambil dari tabel koleksi dan tabel rak.
Setelah detail data koleksi tampil maka anggota bisa melakukan pencarian koleksi
pada nomor rak yang telah ditampilkan.
E.System Flow Pengolahan & Pengadaan
Proses pengembangan sistem baru pada proses pengadaan dapat dilihat pada
gambar 4.9. Proses pengadaan dan pengolahan dimulai ketika petugas melakukan
input data koleksi baru kedalam sistem dan kemudian akan tersimpan kedalam tabel
koleksi. Kemudian petugas melakukan klasifikasi koleksi berdasarkan jenis koleksi
yang akan disimpan ke dalam tabel koleksi.
4.2.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di
dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya data flow diagram ini akan terlihat arus
data yang mengalir dalam sistem. Data flow diagram dimulai dari pembuatan context
diagram, kemudian data flow diagram level 0 hingga level terendah dari proses yang
dibutuhkan. Pada data flow diagram tergambar proses-proses yang berlangsung
terhadap sistem. Selain itu, dapat juga terlihat entity luar yang berhubungan dengan
sistem dengan memberikan input kepada sistem lalu sistem juga akan memberikan
output kepada entity tersebut. Terdapat juga data store yang digunakan sistem untuk
menyimpan dan membaca data untuk kebutuhan input dan output terhadap proses
yang berjalan.
A. Context Diagram
Context diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan aliran dari
data tersebut. Context diagram sistem informasi perpustakaan terdiri dari tiga entity,
yaitu anggota, petugas perpustakaan, dan supervisor perpustakaan. Terdapat aliran
data yang masuk dan keluar pada sistem informasi perpustakaan. Aliran tersebut
memiliki arti informasi data yang ditunjukkan untuk setiap entity yang ada. Selain itu
input dari entity juga merupakan masukan dari sistem untuk menjalankan prosesnya
sehingga memberikan hasil output yang diperlukan. Untuk lebih detailnya dapat
Data List Angg ota
Data Laporan Yang Dipilih
Data Laporan Trans aksi Data ID Ang g ota
Nomor Ang g ota
Data Buku Yang dicari
Data Koleksi & Nomor Rak
Nota Denda Data Bukti Pinjaman
Kartu Angg ota Baru
Kartu Angg ota
Data Idenitas Ang g ota
Data Koleksi Baru Data Koleksi Data Rak Data Ang gota
0
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
+
ANGGOTA PETUGAS PERPUSTAKAAN
SUPERVISOR PERPUSTAKAAN
Gambar 4.10 Context Diagram
B. Data Flow Diagram Level 0
Data flow diagram Level 0 sistem informasi perpustakaan memiliki tiga
proses besar, yaitu maintenance data, melakukan transaksi dan membuat laporan.
Pada data flow diagram level 0 terdapat beberapa data source yang digunakan sistem
untuk menyimpan dan membaca data. Data store yang digunakan adalah data store
koleksi, anggota, rak, dan transaksi. Seluruh proses yang ada dalam level 0 akan
membentuk proses yang lebih detil lagi pada saat proses decompose dilakukan. Untuk
Data Rak Koleksi
Detail Data Rak
Data Detail Ang g ota [Data Laporan Transaks i]
Data Detail Koleks i Data Trans aksi Data Detail Transaks i
Detail Dt Angg ota [Data ID Ang gota]
[Nomor Ang gota] [Data Buku Yang dic ari]
[Data Koleksi & Nomor Rak]
Dt Koleks i Katalog Dt Status Koleksi
Dt Transaks i Peminjam [Data Bukti Pinjaman]
Dt Transaks i Pinjaman Dt Pinjaman
Dt Pinjaman Ang g ota Data Status Angg ota [Kartu Ang g ota Baru]
Data Ang gota Baru Dt Update Ang gota
Dta Angg ota Dt Ang g ota Baru [Kartu Ang g ota]
Dt Ang g ota [Data Idenitas Ang gota]
Dta Koleksi Dt Klasifikasi Koleks i
Dt Koleks i Baru
[Data Koleksi Baru] [Data Koleksi]
[Data Rak] [Data Angg ota]
Dt Rak Detail Data Ang g ota
Dt Koleks i
6 TRANSAKSIDETAIL ANGGOTA
Gambar 4.11 Data Flow Diagram Level 0
C. Data Flow Diagram Level 1 Maintenance Data
Data Flow Diagram Level 1 maintenance data adalah hasil decompose dari
proses maintenance data pada data flow diagram level 0. Di dalam data flow diagram
level 1 maintenance data ini terdapat tiga proses. Ketiga proses tersebut adalah
[Data Koleksi]
[Data Rak]
[Detail Data Anggota]
[Dt Rak]
yang digunakan adalah data store anggota, koleksi, dan rak. Untuk lebih detail-nya
dapat dilihat pada gambar 4.12.
Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 1 Maintenance Data
D. Data Flow Diagram Level 1 Melakukan Transaksi
Data flow diagram Level 1 melakuakan transaksi adalah hasil decompose
dari proses melakuakan transaksi pada data flow diagram level 0. Di dalam data flow
diagram level 1 melakuakan transaksi ini terdapat lima proses. Kelima proses
tersebut adalah melakukan pengadaan dan pengolahan, mendaftar anggota baru,
melakukan peminjaman, melakukan pengembalian, dan pencarian data katalog. Data
store yang digunakan adalah data store anggota, koleksi, transaksi, dan rak. Untuk
[Data Rak Koleksi] [Data ID Ang gota]
[Detail Dt Ang g ota] [Nomor Ang gota]
[Data Buku Yang dicari]
[Data Koleksi & Nomor Rak] [Dt Koleksi Katalog]
[Dt Status Koleksi] [Dt Pinjaman Ang gota] [Data Status Ang g ota] [Kartu Ang g ota Baru]
[Data Angg ota Baru] [Dt Update Angg ota]
[Dta Ang g ota] [Dt Ang gota Baru] [Kartu Ang g ota]
[Data Idenitas Ang g ota]
[Dt Ang gota]
[Dt Klasifikasi Koleksi] Data Klasifikasi Koleksi
[Dta Koleksi]
[Dt Koleksi Baru]
[Data Koleksi Baru]
Menyimpan Data Koleksi Baru
2.1.2
Melakukan Klasifikasi Koleksi Baru
2.1.3
Menyimpan Klasifikasi Koleksi Baru
E. Data Flow Diagram level 2 Melakukan Pengadaan dan Pengolahan
Data Flow Diagram level 2 melakukan pengadaan dan pengolahan adalah
sub proses dari data flow diagram level 1 melakukan pengadaan dan pengolahan. Di
level 2 melakukan pengadaan dan pengolahan ini terdapat proses menyimpan data
koleksi baru, melakukan klasifikasi koleksi baru, dan menyimpan klasifikasi koleksi
baru. Terdapat juga data store koleksi. Entity yang terlibat dalam proses melakukan
pengadaan dan Pengolahan adalah petugas perpustakaan. Untuk lebih detail-nya
dapat dilihat pada gambar 4.14.
[Kartu Ang g ota Baru]
[Data Angg ota Baru]
[Dt Update Angg ota] [Dta Ang g ota]
[Dt Ang gota Baru]
[Kartu Ang g ota]
Details Data Angg ota
[Data Idenitas Ang g ota]
[Dt Ang gota]
Meng update Data Ang gota
2.2.4
Mencetak Kartu Ang g ota
2 ANGGOTA
F. Data Flow Diagram Level 2 Mendaftar Anggota Baru
Data Flow Diagram level 2 mendaftar anggota baru adalah sub proses dari
data flow diagram level 1 mendaftar anggota baru. Di level 2 mendaftar anggota baru
ini terdapat proses mengecek anggota baru atau perpanjangan, menyimpan data
anggota baru, meng-update data anggota, dan mencetak kartu anggota. Terdapat juga
data store anggota. Entity yang terlibat dalam proses mendaftar anggota baru adalah
anggota. Untuk lebih detail-nya dapat dilihat pada gambar 4.15.
[Nomor Anggota]
G. Data Flow Diagram Level 2 Melakukan Pinjaman
Data Flow Diagram level 2 melakukan pinjaman adalah sub proses dari data
flow diagram level 1 melakukan pinjaman. Di level 2 melakukan pinjaman ini
terdapat proses mengecek anggota, mengecek peminjaman sebelumnya, menyimpan
transaksi peminjaman, dan mencetak bukti peminjaman. Terdapat juga data store
transaksi dan anggota. Entity yang terlibat dalam proses melakukan pinjaman adalah
anggota. Untuk lebih detail-nya dapat dilihat pada gambar 4.16.
[D ata ID Ang gota] [D etai l D t Ang g ota]
Menampilkan D ata Kol eksi yang
Meng ecek D enda
2.4.4
Menampil kan T otal D enda
2.4.5
Mencetak N ota D enda
H. Data Flow Diagram Level 2 Melakukan Pengembalian
Data Flow Diagram level 2 melakukan pengembalian adalah sub proses dari
data flow diagram level 1 melakukan pengembalian. Di level 2 melakukan
pengembalian ini terdapat proses menampilkan data koleksi yang dipinjam,
mengecek perpanjangan, mengecek denda, menampilkan total denda, dan mencetak
nota denda. Terdapat juga data store transaksi, koleksi dan anggota. Entity yang
terlibat dalam proses melakukan pengembalian adalah anggota. Untuk lebih detail
-nya dapat dilihat pada gambar 4.17.
[Data Rak Koleksi] Detail Data Koleksi
[Dt Koleksi Katalog ] [Dt Status Koleksi] [Data Buku Yang dicari]
[Data Koleksi & Nomor Rak]
2.5.1
Meng ecek Status Koleksi
2.5.2
Menampilkan D ata Koleksi
1 KOLEKSI
1 KOLEKSI
ANGGOTA ANGGOTA
3 RAK
I. Data Flow Diagram Level 2 Mencari Data Katalog
Data Flow Diagram level 2 mencari data katalog adalah sub proses dari data
flow diagram level 1 mencari data katalog. Di level 2 mencari data katalog ini
terdapat proses mengecek status koleksi dan menampilkan data koleksi. Terdapat juga
data store koleksi dan rak. Entity yang terlibat dalam proses mencari data katalog
adalah anggota. Untuk lebih detail-nya dapat dilihat pada gambar 4.18.
Gambar 4.18 Data Flow Diagram Level 2 Mencari Data Katalog
4.2.4 Entity Relationship Diagram
Entity relationship diagram (ERD) dari Sistem Informasi Perpustakaan yang
terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM)
dijelaskan pada gambar 4.19 dan gambar 4.20.
A.Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual data model pada Sistem Informasi Perpustakaan dapat dilihat
tabel-tabel tersebut antara lain tabel-tabel anggota, petugas, pengunjung, transaksi, tabel-tabel_logo,
pengaturan_tambahan, rak, klasifikasi, dan koleksi.
B.Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) Sistem Informasi Perpustakaan dapat dilihat
pada gambar 4.20. Physical data model merepresentasikan tabel-tabel yang
digunakan dalam Sistem Informasi Perpustakaan beserta dengan tipe data dan
panjang masing-masing tipe data tersebut.
4.2.5 Struktur Tabel
Suatu rancangan database harus disesuaikan dengan DFD dan ERD yang
telah dibuat, dimana database tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi yang
diperlukan oleh user.
Adapun tabel-tabel yang digunakan dalam aplikasi ini adalah sebagai
berikut:
a. Nama Tabel : ANGGOTA
Primary Key : ID_ANGGOTA
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data anggota perpustakaan
Tabel 4.1. Tabel Anggota
Atribut Tipe Ukuran Keterangan
ID_ANGGOTA VA 10 ID anggota yang melakukan login
NAMA VA 50 Nama anggota
ALAMAT VA 100 Alamat anggota
KOTA VA 15 Kota anggota
PROVINSI VA 15 Provinsi anggota
NO_TELP VA 12 Nomor telpon anggota
STATUS_ANGGOTA VA 20 Status anggota
JNS_KELAMIN VA 10 Jenis kelamin anggota
TANGGAL_DAFTAR Datetime Tanggal pendaftaran anggota
MASA_BERLAKU Datetime Masa berlaku anggota
BIAYA_ANGGOTA Int Biaya anggota
KUOTA Int Kuota peminjaman anggota
b. Nama Tabel : KLASIFIKASI
Primary Key : KODE_KLASIFIKASI
Foreign Key : -
Tabel 4.2. Tabel Klasifikasi
Atribut Tipe Ukuran Keterangan
KODE_KLASIFIKASI VA 10 Kode klasifikasi koleksi
NAMA_KLASIFIKASI VA 50 Nama klasifikasi koleksi
c. Nama Tabel : KOLEKSI
Primary Key : NO_INDUK
Foreign Key : ID_RAK
Fungsi : Untuk menyimpan data koleksi
Tabel 4.3. Tabel Koleksi
Atribut Tipe Ukuran Keterangan
NO_INDUK VA 10 Nomor induk koleksi
ID_RAK VA 5 Foreign key
JUDUL VA 255 Judul koleksi
JUDUL_SERI VA 255 Judul seri koleksi
PENGARANG VA 50 Nama pengarang koleksi
PENERJEMAH VA 50 Nama pengarang koleksi
EDITOR VA 50 Nama editor koleksi
PENERBIT VA 50 Nama penerbit koleksi
KOTA VA 15 Kota penerbit koleksi
TAHIN_TERBIT VA 5 Tahun terbit koleksi
BAHASA VA 10 Bahasa koleksi
DDC Int Kode kategori koleksi
JENIS VA 10 Jenis koleksi
HARGA Int Harga koleksi
JUMLAH Int Jumlah koleksi
TANGGAL_DATANG Datetime Tanggal koleksi dating
TOKO_BUKU VA 255 Nama took buku
ABSTRAKSI VA 1000 Abstraksi koleksi
d. Nama Tabel : PENGATURAN TAMBAHAN
Primary Key : ID_PENGATURAN
Fungsi : Untuk menyimpan data ketentuan yang akan digunakan oleh sistem
Tabel 4.4. Tabel Pengaturan Tambahan
Atribut Tipe Ukuran Keterangan
ID_PENGATURAN VA 5 Id pengaturan
NAMA_PERPUSTAKAAN VA 50 Nama perpustakaan
MAX_PINJAM Int Maksimal peminjaman koleksi
LAMA_PINJAM Numeric 18,0 Lama peminjaman koleksi
DENDA_PERHARI Int Denda perhari
e. Nama Tabel : PENGUNJUNG
Primary Key : NO_PENGUNJUNG
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data pengunjung
Tabel 4.5. Tabel Pengunjung
Atribut Tipe Ukuran Keterangan
NO_PENGUNJUNG Int Nomor pengunjung
NAMA VA 50 Nama pengunjung
ALAMAT VA 100 Alamat pengunjung
NO_TELP Int Nomor telpon pengunjung
EMAIL VA 50 Email pengunjung
JENIS_KEL VA 10 Jenis kelamin pengunjung
STATUS VA 15 Status pengunjung
TANGGAL_KUNJUNGAN Datetime Tanggal kunjungan
f. Nama Tabel : PETUGAS
Primary Key : ID_PETUGAS
Foreign Key : -
Tabel 4.6. Tabel Petugas
Atribut Tipe Ukuran Keterangan
ID_PETUGAS VA 10 Id petugas
PASSWORD VA 10 Password petugas
NAMA VA 50 Nama petugas
ALAMAT VA 100 Alamat petugas
JNS_KELAMIN VA 10 Jenis kelamin petugas
NO_TELP VA 12 Nomor telpon petugas
STATUS_PETUGAS VA 11 Status petugas
g. Nama Tabel : RAK
Primary Key : ID_RAK
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data rak koleksi
Tabel 4.7. Tabel Rak
Atribut Tipe Ukuran Keterangan
ID_RAK VA 5 Id rak
Fungsi : Untuk menyimpan data maintenance Logo
Tabel 4.8. Tabel Logo
Atribut Tipe Ukuran Keterangan
ID_LOGO Int Id logo
LOGO_1 VA 200 Logo1
LOGO_2 VA 200 Logo2
i. Nama Tabel : TRANSAKSI
Primary Key : NO_TRANSAKSI
Foreign Key :ID_ANGGOTA, ID_PENGATURAN, ID_PETUGAS,
NO_INDUK
Fungsi : Untuk menyimpan data sirkulasi perpustakaan
Tabel 4.9. Tabel Transaksi
Atribut Tipe Ukuran Keterangan
ID_PENGATURAN VA 5 Foreign key
ID_ANGGOTA VA 6 Foreign key
ID_PETUGAS VA 10 Foreign key
NO_TRANSAKSI VA 5 Nomor transaksi
NO_INDUK VA 10 Foreign key
TGL_PEMINJAMAN VA Datetime Tanggal peminjaman koleksi
TGL_KEMBALI VA Datetime Tanggal kembali
TGL_PENGEMBALIAN datetime Tanggal pengembalian koleksi
STATUS VA 10 Status transaksi
DENDA Numeric 18,0 Denda transaksi
KETERANGAN VA 500 Keterangan transaksi
4.2.6 Desain I/O (Input/Output)
Berikut ini merupakan rancangan desain input/output dari Sistem Informasi
Inventori pada perpustakaan taman bacaan dan sekolah dasar maupun taman
kanak-kanak :
A. Menu Login
B. Menu Anggota
Gambar 4.22. Desain Form Anggota
C. Menu Petugas
Gambar 4.23. Desain Form Petugas
D. Menu Rak
E. Menu Koleksi
Gambar 4.25. Desain Form Koleksi
F. Menu Pengunjung
Gambar 4.26. Desain Form Pengunjung
G. Menu Kategori
H. Menu Pengaturan Tambahan
Gambar 4.28. Desain Form Pengaturan Tambahan
I. Menu Logo
Gambar 4.29. Desain Form Logo
J. Menu Katalog
K. Menu Transaksi
Gambar 4.31. Desain Form Transaksi
L. Menu Laporan
4.3 Implementasi Sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil dari aplikasi Sistem
Informasi Perpustakaan, mulai dari spesifikasi hardware / software pendukung, cara
installasi program, serta fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi.
4.3.1 Kebutuhan Sistem
Sistem yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini terdiri dari hardware
dan software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung yang digunakan
adalah sebagai berikut :
Spesifikasi hardware pendukung terdiri dari :
1. Processor Core 2 Duo atau lebih tinggi.
2. Memory 2 GB atau lebih tinggi.
3. Harddisk minimal 10 GB.
Spesikasi software pendukung terdiri dari :
1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Professional Edition / Ultimate.
2. Microsoft Visual Studio .NET 2010.
3. CRRuntime 32 bit.
4. Microsoft SQL Server 2008 Express Editon.
5. .NET Framework 4.0 atau lebih tinggi.
4.3.2 Cara Instalasi Program
Langkah pertama untuk melakukan instalasi program ini adalah melakukan
instalasi .NET Framework 4.0 dan CRRuntime 32 bit agar program dapat berjalan
melakukan instalasi Microsoft SQL Server 2008 Express Edition sebagai akses
database. Tahap terakhir adalah melakukan instalasi program aplikasi Sistem
Informasi Perpustakaan (setup.exe). Setelah semua tahap selesai dilakukan maka
program telah siap untuk digunakan.
4.3.3 Petunjuk Penggunaan Program
Dibawah ini merupakan petunjuk penggunaan fitur-fitur yang terdapat pada
Sistem Informasi Perpustakaan :
A.Form Utama
Form tampilan utama adalah form yang pertama kali tampil saat aplikasi
dijalankan. Tampilan form utama dapat dilihat pada gambar 4.33.
B. Form Login
Form login digunakan sebagai autentifikasi user yang ingin masuk ke dalam
sistem. Tampilan form login dapat dilihat pada gambar 4.34.
Gambar 4.34. Tampilan Form Login
Apabila username dan password yang diisikan salah maka akan muncul
tampilan seperti pada gambar 4.35.
C.Form Pengaturan Tambahan
Form pengaturan tambahan digunakan untuk menyimpan dan mengubah
data pengaturan yang dipakai pada Sistem Perpustakaan ini. Tampilan form
pengaturan tambahan dapat dilihat pada gambar 4.36.
Gambar 4.36. Tampilan Form Pengaturan Tamabahan
Pada form pengaturan tambahan berisi beberapa textbox inputan yang
merupakan data pengaturan yang akan dipakai pada sistem perpustakaan. Diantaranya
textbox pada “MAKSIMAL PINJAM” merupakan pengaturan banyaknya data
koleksi yang akan dipinjam oleh anggota. “LAMA PINJAM” merupakan pengaturan
jangka waktu yang akan diberlakukan pada peminjaman koleksi. Dan “DENDA
PERHARI” merupakan pengaturan denda yang akan dipakai oleh sistem perpustkaan.
Setalah semua textbox terisilalu memilih button ‘Simpan’maka data pengaturan akan
Gambar 4.37.Tampilan Pesan Form Pengaturan Tambahan Berhasil Disimpan
Untuk mengubah data pengaturan tambahan, user harus memilih terlebih
dahulu data yang akan diubah pada datagridview. Pilih data dengan cara memilih
baris pada datagridview yang akan diubah. Setelah field input terisi data sesuai
dengan data yang terpilih pada datagridview. kemudian user dapat melakukan
perubahan data pada form pengaturan tambahan. Setelah perubahan data selesai
dilakukan, tekan tombol “UBAH” untuk melakukan perubahan data. Maka akan
muncul pesan yang dapat dilihat pada gambar 4.38.
D.Form Rak
Form Rak digunakan untuk menyimpan dan mengubah data Rak
penyimapan koleksi yang dipakai pada Sistem Perpustakaan ini. Tampilan form rak
dapat dilihat pada gambar 4.39.
Gambar 4.39. Tampilan Form Rak
Pada form rak terdapat beberapa Text Field diantaranya “ID RAK” yang
merupakan id dari form yang pemberian nomor dilakukan secara AutoIncrement.
“NAMA RAK” merupakan nama rak yang akan dipakai untuk menyimpan koleksi.
Dan “KUOTA RAK” digunakan untuk memberi kuota rak yang akan digunakan
untuk penyimpanan koleksi perpustakaan. Setalah semua textbox terisi lalu menekan
tombol “SIMPAN” maka data rak akan tersimpan. Tampilan data tersimpan dapat
Gambar 4.40. Tampilan Pesan Data Form Rak Berhasil Disimpan
Untuk mengubah data rak, user harus memilih terlebih dahulu data yang
akan diubah pada datagridview. Pilih data dengan cara memilih baris pada
datagridview yang akan diubah. Setelah field input terisi data sesuai dengan data
yang terpilih pada datagridview. kemudian user dapat melakukan perubahan data
pada form rak. Setelah perubahan data selesai dilakukan, tekan tombol “UBAH”
untuk melakukan perubahan data. Maka akan muncul pesan yang dapat dilihat pada
gambar 4.41.
E. Form Kategori
Form kategori digunakan untuk menyimpan dan mengubah data kategori
koleksi yang dipakai pada sistem perpustakaan ini. Tampilan form kategori dapat
dilihat pada gambar 4.42.
Gambar 4.42. Tampilan Form Kategori
Untuk melakukan penyimpanan data pada form kategori, seluruh textbox
harus sudah terisi. Lalu menekan tombol “SIMPAN” maka data kategori koleksi akan
tersimpan. Tampilan data tersimpan dapat dilihat pada gambar 4.43.
Untuk mengubah data kategori, user harus memilih terlebih dahulu data
yang akan diubah pada datagridview. Pilih data dengan cara memilih baris pada
datagridview yang akan diubah. Setelah field input terisi data sesuai dengan data
yang terpilih pada datagridview. kemudian user dapat melakukan perubahan data
pada form kategori. Setelah perubahan data selesai dilakukan, tekan tombol “UBAH”
untuk melakukan perubahan data. Maka akan muncul pesan yang dapat dilihat pada
gambar 4.44.
Gambar 4.44. Tampilan Pesan Data Kategori Berhasil Diubah
F. Form Koleksi
Form koleksi digunakan untuk menyimpan dan mengubah data koleksi yang
terdapat pada Sistem Perpustakaan ini. Tampilan form koleksi dapat dilihat pada
Gambar 4.45. Tampilan Form Koleksi
Pada form koleksi untuk pengisian data “ID RAK” pada sistem perpustakaan
ini menggunakan pop up rak yang terhubung dengan tabel rak, sehingga penambahan
data koleksi dapat menyesuaikan dengan kuota rak yang ada. Dengan cara menekan
tombol yang berada di sebelah kanan textbox “ID RAK”, maka akan muncul
tampilan pop up rak. Kemudian user memilih nomor rak untuk menampung data
koleksi yang akan ditambahkan, lalu tekan tombol “OK” pada pop up rak dan secara
otomatis nomor rak akan tampil pada textbox “ID RAK” pada form koleksi. Tampilan
Gambar 4.46. Tampilan Pop Up Rak Pada Form Koleksi
Untuk melakukan penyimpanan data koleksi pada form koleksi, seluruh
textbox harus sudah terisi. Lalu menekan tombol “SIMPAN” maka data koleksi akan
tersimpan. Tampilan data tersimpan dapat dilihat pada gambar 4.47.
Untuk mengubah data koleksi, user harus memilih terlebih dahulu data yang
akan diubah pada datagridview. Pilih data dengan cara memilih baris pada
datagridview yang akan diubah. Setelah field input terisi data sesuai dengan data
yang terpilih pada datagridview. kemudian user dapat melakukan perubahan data
pada form koleksi. Setelah perubahan data selesai dilakukan, tekan tombol “UBAH”
untuk melakukan perubahan data. Maka akan muncul pesan yang dapat dilihat pada
gambar 4.48.
Gambar 4.48. Tampilan Pesan Data Koleksi Berhasil Diubah
Pada form koleksi terdapat tombol “CARI DATA” yang berfungsi untuk
mencari data koleksi berdasarkan jenis koleksi. Terdapat 3 jenis koleksi, yaitu
tombol “CARI DATA”, maka jenis data koleksi berdasarkan jenis koleksi yang dicari
akan tampil pada datagridview.
G.Form Logo
Form logo digunakan untuk menyimpan dan mengubah tampilan Logo yang
terdapat pada form menu utama. Tampilan form logo dapat dilihat pada gambar 4.49.
Gambar 4.49. Tampilan Form Logo
Form ini mengambil dan memilih data logo yang akan dipakai pada tampilan
sistem perpustakaan. Dengan cara menekan tombol pada sebelah kanan
masing-masing textbox pada form logo. Data logo diambil dari file yang tersimpan pada
document dari komputer yang menggunakan sistem perpustakaan ini.
H.Form Katalog
Form katalog merupakan form yang akan digunakan oleh anggota
perpustakaan untuk mencari data koleksi yang akan dipinjam. Pencarian data koleksi
dimulai dengan memilih jenis koleksi yang akan dicari, diantaranya terdapat buku,
melakukan pencarian koleksi, diantaranya terdapat keyword berdasarkan judul dan
pengarang. Kemudian user meng-inputkan keyword lalu menekan tombol “CARI”,
maka data koleksi yang dicari akan muncul pada kolom datagridview. Tampilan
Form katalog dapat dilihat pada gambar 4.50.
Gambar 4.50. Tampilan Form Katalog
I. Form Anggota
Form anggota digunakan untuk menyimpan dan mengubah data anggota.
Tampilan form anggota dapat dilihat pada gambar 4.51.
