1
SISTEM INFORMASI SIRKULASI PERPUSTAKAAN
DI PT. JAWA POS BERBASIS DEKSTOP
KERJA PRAKTIK
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
Dinda Dhayana 11.41010.0019
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
vii
1.5. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1. Sejarah Perusahaan ... 6
2.2. Profil Perusahaan ... 10
2.3. Proses Produksi Surat Kabar ... 12
BAB III LANDASAN TEORI ... 16
3.1. Perpustakaan ... 16
3.2. Konsep Dasar Sistem ... 16
3.3. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 21
3.4. System Flow ... 22
3.5. Data Flow Diagram (DFD) ... 24
3.6. Konsep Dasar Basis Data ... 26
3.7. Sistem Basis Data ... 28
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 30
4.1. Analisa Sistem ... 31
4.2.5. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 66
viii
4.2.7. Desain Input dan Output ... 72
4.3. Implementasi Sistem ... 79
4.4. Pembahasan Implementasi Sistem Informasi ... 79
BAB V PENUTUP ... 93
5.1 Kesimpulan ... 93
5.2 Saran ... 93
1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Teknologi informasi mempunyai peran penting dihampir semua aspek kehidupan, mulai dari sektor pendidikan hingga sektor bisnis. Berkembangnya teknologi informasi dengan cepat dapat menekan nilai sumber daya manusia untuk menjadi sumber daya yang berkompeten dan mampu mengikuti perkembangan teknologi.
Selain menuntut ilmu di bangku kuliah, mahasiswa juga dituntut untuk dapat mengamalkan ilmunya dalam kehidupan nyata. Kerja praktik diselenggara-kan agar mendapat pengalaman di dunia kerja serta dapat berkecimpung langsung di dalamnya. Hal ini merupakan bagian dari perkuliahan yang menjadi suatu kewajiban untuk diambil oleh seluruh mahasiswa STIKOM Surabaya. Dengan kerja praktik diharapkan mahasiswa lebih mampu mempersiapkan dirinya untuk bisa terjun ke dunia kerja yang sebenarnya. Adapun bagi perusahaan sebagai in-stansi yang menyediakan sarana dan prasarana merupakan suatu bentuk pengabdi-an terhadap kemajupengabdi-an pendidikpengabdi-an di Indonesia, selain itu juga akpengabdi-an mendapatkpengabdi-an masukan-masukan yang bersifat saran dari para generasi muda.
operasional dan proses produksi serta sebagai sarana pendukung lainnya seperti sarana informasi dan komunikasi.
Information Technology (IT) Department merupakan salah satu
departe-men PT Jawa Pos Koran yang departe-menangani segala macam hal yang berhubungan dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan, komunikasi. Departemen IT melaksanakan sistem pengolahan data diseluruh departemen, pengadaan sistem komunikasi, pengolahan perpustakaan digital secara terpusat dan lain sebagainya.
PT Jawa Pos Koran memproduksi koran tiap harinya. Untuk mendukung kinerja perusahaan di bidang redaksi, maka Jawa Pos mencari referensi dengan cara berlangganan media cetak lainnya seperti kompas, radar, dan majalah-majalah yang dapat mendukung kinerja perusahaan. Dari kebutuhan tersebut semakin berjalannya waktu kumpulan media cetak tersebut juga semakin banyak dan kurang terpelihara.
Dalam pelaksanaannya, IT Department membutuhkan suatu aplikasi perpustakaan untuk media cetak atau digital guna mengelola kumpulan referensi yang telah ada. Hal ini digunakan agar seluruh investasi buku, koran, majalah, maupun media digital dapat terpelihara dan berguna untuk karyawan instansi yang terkait maupun untuk masyarakat umum.
perpustakaan, diantaranya proses peminjaman koleksi, pengembalian beserta denda, dan update stok.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang ada, rumusan masalah pada kerja praktikini adalah bagaimana membuat rancang bangun aplikasi sirkulasi perpustakaan di PT Jawa Pos Koran berbasis desktop?
1.3. Batasan Masalah
Pelaksanaan kerja praktik dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan di PT Jawa Pos Koran ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut: a. Proses update stok yang digunakan hanya sebatas menghitung jumlah koleksi
yang ada dikurangi dengan koleksi yang dipinjam.
b. Sistem ini tidak membahas perhitungan biaya pengadaan, kerugian perpustakaan, dan tidak melakukan rekapitulasi denda namun hanya menghitung denda keterlambatan pengembalian koleksi.
c. Terdapat requirement privileged berdasarkan jabatan pegawai
d. Sistem ini menghasilkan laporan yang terdiri dari laporan peminjaman, laporan pengembalian, dan laporan master.
1.4. Tujuan
1.5. Sistematika Penulisan
Sistematika penyusunan laporan praktik kerja lapangan ini dibagi men-jadi beberapa BAB, seperti dijelaskan sebagai berikut :
BAB I Pendahuluan
Berisi tentang latar belakang masalah pembuatan laporan, perumusan masalah yang ada dalam perusahaan, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat, tujuan, dan sistematika penu-lisan.
BAB II Tinjauan Perusahaan
Berisi tentang sejarah PT Jawa Pos Koran, visi dan misi perusahaan, pro-fil perusahaan, tata letak perusahaan, produk yang dihasilkan, struktur organisasi perusahaan.
BAB III Landasan Teori
Berisi tentang beberapa teori yang berhubungan dengan permasalahan yang digunakan dalam penyusunan laporan kerja praktik. Teori-teori tersebut meliputi teori umum meliputi pembahasan tentang CDM (Conceptual Data Mod-el), PDM (Physical Data Model), dan Database. Teori khusus meliputi pembaha-san tentang pengertian sirkulasi, perpustakaan, proses peminjaman, pengembalian, dan pengelolaan stok koleksi serta laporan yang dihasilkan untuk pimpinan perpustakaan.
BAB IV Deskripsi Pekerjaan
Berisi tentang metodologi dan pemodelan database yang berisi
HIPO, system flow, desain input, desain output, struktur tabel, dan implementasi sistem informasi sirkulasi perpustakaan di PT Jawa Pos Koran.
BAB V Penutup
6
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
Jawa Pos didirikan oleh The Chung Shen pada 1 Juli 1949 dengan
na-ma Djawa Post. Saat itu The Chung Shen hanyalah seorang pegawai bagian iklan
sebuah bioskop di Surabaya. Karena setiap hari dia harus memasang iklan bioskop
di surat kabar, lama-lama ia tertarik untuk membuat surat kabar sendiri. Setelah
sukses dengan Jawa Pos-nya, The Chung Shen mendirikan pula koran
berbaha-sa Mandarin dan Belanda. Bisnis The Chung Shen di bidang surat kabar tidak
selamanya mulus. Pada akhir tahun 1970-an, omzet Jawa Pos mengalami
kemero-sotan yang tajam. Tahun 1982, oplahnya hanya tinggal 6.800 eksemplar saja.
Ko-ran-korannya yang lain sudah lebih dulu pensiun. Ketika usianya menginjak 80
tahun, The Chung Shen akhirnya memutuskan untuk menjual Jawa Pos. Dia
me-rasa tidak mampu lagi mengurus perusahaannya, sementara tiga orang anaknya
lebih memilih tinggal di London, Inggris.
Pada tahun 1982, Eric FH Samola, waktu itu adalah Direktur Utama
PT Grafiti Pers (penerbit majalah Tempo) mengambil alih Jawa Pos. Dengan
ma-najemen baru, Eric mengangkat Dahlan Iskan, yang sebelumnya adalah Kepala
Biro Tempo di Surabaya untuk memimpin Jawa Pos. Eric Samola kemudian
meninggal dunia pada tahun 2000. Dahlan Iskan adalah sosok yang menjadikan
Jawa Pos yang waktu itu hampir mati dengan oplah 6.000 eksemplar, dalam
Lima tahun kemudian terbentuklah Jawa Pos News Network (JPNN),
sa-lah satu jaringan surat kabar terbesar di Indonesia, dimana memiliki lebih dari 80
surat kabar, tabloid, dan majalah, serta 40 jaringan percetakan di Indonesia. Pada
tahun 1997, Jawa Pos pindah ke gedung yang baru berlantai 21, Graha Pena, salah
satu gedung pencakar langit di Surabaya. Tahun 2002 dibangun Graha Pena
di Jakarta. Dan, saati ini bermunculan gedung-gedung Graha Pena di hampir
semua wilayah di Indonesia. Tahun 2002, Jawa Pos Group membangun pabrik
kertas koran yang kedua dengan kapasitas dua kali lebih besar dari pabrik yang
pertama. Kini pabrik itu, PT Adiprima Sura Perinta, mampu memproduksi kertas
koran 450 ton/hari. Lokasi pabrik ini di Kabupaten Gresik, hanya 45 menit
ber-mobil dari Surabaya. Setelah sukses mengembangkan media cetak di seluruh
In-donesia, pada tahun 2002 Jawa Pos Grup mendirikan stasiun televisi
lo-kal JTV di Surabaya, yang kemudian diikuti Batam TV diBatam, Riau
TV di Pekanbaru, Fajar TV di Makassar, Palembang TV di Palembang, Parijz van
Java TV di Bandung, Radar Cirebon Televisi RCTV di Cirebon Kota Wali.
Memasuki tahun 2003, PT Jawa Pos Group merambah bisnis baru, yaitu
Independent Power Plant (IPP). Proyek pertama adalah 1 x 25 MW di Kab. Gresik, yakni dekat pabrik kertas. Proyek yang kedua 2 x 25 MW, didirikan di
Kalimantan Timur, bekerja sama dengan perusahaan daerah setempat. Pada
ta-hun 2008, PT Jawa Pos Group menambah stasiun televisi baru, yaitu Mahkamah
Konstitusi Televisi (MKtv) yang berkantor di Gedung Mahkamah
Konsti-tusi Jakarta. Pada tahun 2009, PT Jawa Pos Group menambah data center baru,
Sirkulasi Jawa Pos menyebar hingga ke seluruh provinsi Jawa Ti-mur, Bali, dan sebagian Jawa Tengah dan DI Yogyakarta. Jawa Pos terbit dalam beberapa edisi. Jawa Pos edisi Surabaya beredar di daerah Kota Surabaya dan sekitarnya (Kabupaten Sidoarjo dan Kabupaten Gresik), terbit dengan tiga seksi utama:
a. Jawa Pos (utama), berisi berita-berita utama, politik, ekonomi/bisnis, Jawa
Timur, nasional, internasional, dan rubrik-rubrik tematik lainnya.
b. Metropolis, berisi berita Kota Surabaya dan sekitarnya (Sidoarjo dan Gresik), Deteksi (halaman untuk remaja, salah satunya berisi polling harian), hiburan, kesehatan, teknologi, dan rubrik-rubrik "ringan" lainnya serta rubrik mingguan c. Olahraga, berisi berita-berita olahraga, terutama ulasan mengenai sepak bola
dan balap (Formula 1, MotoGP). Seksi ini juga berisi iklan baris.
d. DetEksi berisi berita tentang kehidupan remaja, mulai dari otomotif, style, techno, hingga anime. terdiri dari 3 halaman yang disisipkan pada bagian Me-tropolis. Hingga kini detEksi Jawa Pos aktif mengadakan event seperti DetEksi Basketball League, Dan MAding Championship. Halaman ini kini telah men-jadi bacaan wajib bagi remaja di Surabaya. Seksi ini semua crew-nya masih berstatus mahasiswa, mulai dari reporter, editor, hingga fotografer.
Pos memiliki 15 "Radar", yang masing-masing memiliki redaksi sendiri di kotanya yakni:
a. Radar Banyuwangi (Banyuwangi), beredar di Banyuwangi dan Situbondo. b. Radar Jember (Jember), beredar di Jember, Lumajang dan Bondowoso. c. Radar Bromo (Kota Pasuruan), beredar di Pasuruan dan Probolinggo. d. Radar Malang (Kota Malang), beredar di Malang dan Batu.
e. Radar Mojokerto (Kota Mojokerto), beredar di Mojokerto dan Jombang. f. Radar Gresik (Gresik), beredar di Gresik, Surabaya, dan Lamongan.
g. Radar Kediri (Kota Kediri), beredar di Kediri dan Nganjuk. Kantor di Jalan Brawijaya Kota Kediri.
h. Radar Tulungagung (Tulungagung), beredar di Tulungagung, Trenggalek, dan Blitar.
i. Radar Bo1onegoro (Bojonegoro), beredar di Bojonegoro, Tuban, Lamongan, dan Blora.
j. Radar Madiun (Kota Madiun), beredar di Madiun, Ngawi, Magetan, Ponorogo, dan Pacitan.
k. Radar Madura (Bangkalan), beredar di Pulau Madura. l. Radar Bali (Bali), beredar di Denpasar Bali.
Redaksi "Radar"-"Radar" ini berada di sejumlah kota. Isi berita "Radar" bersifat lokal, dan memuat iklan yang juga bersifat lokal, serta seksi Olahraga lo-kal.
(seperti rubrik Ekonomi Bisnis, Jawa Tengah), serta tidak termasuk iklan baris (yang mana hanya beredar di Jawa Timur). Jawa Pos di Jawa Tengah dan DIY juga terdiri atas sejumlah "Radar", yakni:
a. Radar Semarang (Kota Semarang), beredar di Semarang, Salatiga, Demak,
Kendal, Batang, dan Pekalongan.
b. Radar Solo (Kota Surakarta), beredar di eks Karesidenan Surakarta
(Surakarta, Boyolali, Klaten, Sukoharjo, Karanganyar, Sragen).
c. Radar Kudus (Kudus), beredar di Kudus, Pati, Jepara, Grobongan, Rembang,
dan Blora.
d. Radar Jogja (Yogyakarta), beredar di Provinsi DIY, Magelang, Purworejo,
Kebumen, Temanggung, dan Wonosobo.
Dari sisi manajemen, Radar-Radar yang ada ini dikelola secara otonom. Rekrutmen karyawan dan wartawan dilakukan sendiri oleh masing-masing mana-jemen Radar. Grup Jawa Pos atau Jawa Pos Group atau Jawa Pos National Net-work (JPNN) adalah perusahaan yang menaungi lebih dari 151 surat kabar daerah dan nasional, yang paling terkenal adalah Jawa Pos, dan belasan tabloid, majalah, dan televisi daerah.
2.2. Profil Perusahaan
kepem-impinan Dahlan Iskan. Pada Tahun 1985, tiras Jawa Pos sudah mencapai 150.000 eksemplar/hari, hal ini karena suksesnya meliput kejatuhan presiden Marcos di Filipina. Jawa Pos kemudian berkembang cepat sekali tirasnya hingga sekarang mencapai 350.000 eksemplar/hari dengan anak perusahaan sebanyak 90 koran lebih di daerah daerah seluruh propinsi di Indonesia. Jawa Pos sekarang sudah menjadi salah satu kelompok industri media terbesar di Indonesia, dengan sumber daya karyawan sekitar 400 orang lebih dari berbagai disiplin ilmu serta mendiri-kan pabrik kertas koran dan percetamendiri-kan2 di daerah-daerah dengan dukungan teknologi komputer dan komunikasi, maka Jawa Pos adalah perusahaan yang san-gat effisien dan asset Indonesia yang patut di perhitungkan.
Gambar 2.1. Gedung Utama Graha pena (sumber: jawapos-koran.blogspot.com)
Nama Perusahaan : PT Jawa Pos Koran
Moto : “Selalu Ada yang baru”
Gambar 2.2. Struktur Organisasi
2.3. Proses Produksi Surat Kabar 2.3.1. Pencarian Topik Berita
Tidak semua berita merupakan berita yang di rencanakan, karena ada be-rita yang didapat dr kejadian langsung dan tidak direncanakan. Namun bisa juga topik berita merupakan hasil perencanaan di rapat Redaksi pagi hari ( jam 10.00-12.00).
2.3.2. Editing Berita
Setelah berita didapat dari wartawan-wartawan kemudian dikirim ke re-dakturnya masing-masing, redaktur kemudian mengetes apakah berita tersebut punya nilai tinggi hingga disebut sebagai berita. Adapun beberapa tugas redaktur, yaitu:
a. Memeriksa, apakah berita mempertimbangkan keamanan dan tidak me-nimbulkan gejolak di masyarakat.
b. Mempertimbangkan juga apakah berita tersebut merugikan seseorang sudah ditulis secara seimbang (cover both side) atau belum.
c. Apakah berita sudah cukup lengkap datanya, kalau tidak akan diberikan in-formasi tambahan. Juga akan memotong tulisan wartawan yang keluar dari konteknya.
d. Mengedit tulisan wartawan agar benar logikanya maupun bahasanya agar tidak menimbulkan penafsiran ganda bagi pembaca.
2.3.3. Pemuatan Berita
kosong dari foto, namun juga tidak boleh terlalu banyak gambarnya. Bagian gra-fislah yang merancang model-model halaman di Jawa Pos.
2.3.4. Proses Percetakan
Jika tata muka sudah selesai, maka hasilnya kemudian di cetak dalam bentuk film sebesar halaman koran. Film ini kemudian diserahkan bagian per-cetakan untuk kemudian dibuat hal yang sama tapi dlm bentuk plat aluminium, dan plat ini akan dilekatkan di mesin cetak untuk mencetak kertas koran-nya.Pencetakan dilakukan menggunakan mesin cetak dengan sistem web, sistem ini mencetak koran dari bahan kertas yang masih gulungan/gelondongan. Dari mesin ini kemudian akan dicetak sejumlah koran yang telah di pesan oleh bagian Sirkulasi.
2.3.5. Pendistribusian
Koran yang sudah dicetak sebanyak yang dipesan bagian Sirkulasi dan pemasaran itu kemudian diserahkan ke bagian Sirkulasi dalam bentuk kemasan per 150/200 eksemplar. Kemudian akan diberi label & nota kirim sesuai pesanan dan dikirim ke Agen, pengecer lewat Darat. Para Agen dan pengecer itulah yang kemudian akan membagikan sampai pada pelanggan.Agar pembaca di luar kota bisa menerima koran sama paginya dengan di dalam kota, maka Jawa Pos menerapkan Cetak Jarak Jauh (Remote Printing).
16
Dalam membangun aplikasi ini, terdapat teori-teori ilmu terkait yang digunakan untuk membantu penelitian serta menyelesaikan permasalahan yang ada berkaitan dengan sistem yang akan dibuat. Tujuannya adalah agar aplikasi ini memiliki kajian pustaka yang dapat dipertanggung jawabkan.
3.1. Perpustakaan
Berikut ini merupakan pengertian perpustakaan menurut ahli perpustakaan dan sumber lain, diantaranya:
((BSNI), 2009) Perpustakaan merupakan kumpulan bahan tercetak dan non tercetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang tersusun secara sistematis untuk kepentingan pemakai.
(Darmono, 2007) Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca.
3.2. Konsep Dasar Sistem
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah di kemukakan diatas dapat di-tarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau bagian-bagian atau komponen-komponen atau prosedur-prosedur yang terintegrasi satu sama lain dan bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu atau maksud tertentu.
3.2.1. Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
a. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
b. Masukan
c. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah.Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
d. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
e. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan).Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. g. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
3.2.2. Karakteristik Sistem
(Jogiyanto H. , 2009) Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut:
a. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau subsistem-subsistem.
b. Suatu sistem mempunyai batasan sistem (Boundary). c. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment). d. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).
3.2.3. Klasifikasi sistem
(Jogiyanto H. , 2009) Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sistem abstrak (abstract sistem) lawan sistem fisik (physical sistem). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer.
b. Sistem alamiah (natural sistem) lawan sistem buatan (human made sistem).Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak di buat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Misalnya sistem informasi akuntansi karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. c. Sistem pasti (deterministic sistem) lawan sistem tidak tentu (proBABilistic
sistem). Sistem tertentu beropersi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur proBABilitas. d. Sistem tertutup (closed sistem) lawan sistem terbuka (open sistem)
terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
3.3.Konsep Dasar Sistem Informasi
(O'Brein, 2005) Sistem Informasi sebagai suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, men-dukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
3.3.1. Blok Masukan
Masukan atau input mewakili data yang masuk ke dalam system infor-masi. Termasuk juga metode-metode dan media untuk emnangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
3.3.2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.3.3. Blok Keluaran
Produk dari system informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan mana-jemen serta semua pemakai system.
3.3.4. Blok Teknologi
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sys-tem secara keseluruhan.
3.3.5. Blok Basis Data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan saatu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyim-pannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lu-nak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).
3.3.6. Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meya-kinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak system dapat dicegah ataupun bila ter-lanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
3.4.System Flow
System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan
Gambar 3.1. Lambang-lambang sistflow
Keterangan dari lambang-lambang sisflow : a. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual atau kom-puter
b. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan kegiatan non-komputer yang dilakukan c. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer d. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer e. Simbol penghubung di dalam halaman
Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama f. Simbol penghubung di lain halaman
g. Simbol display
Menunjukkan respon kepada user setelah dilakukan kegiatan h. Simbol input manual
Proses input data dari user
3.5. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan
no-tasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya san-gat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang se-dang berjalan logis.
3.5.1. Symbol yang digunakan dalam membuat DFD: a. Kesatuan Luar
Merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
b. Arus Data
Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan un-tuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan sim-bol panah.
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses un-tuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
d. Simpan data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa: 1. Suatu file atau database di sistem computer
2. Suatu arsip atau catatan manual
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang 4. Suatu tabel acuan manual
5. Suatu agenda atau buku
3.5.2. Level DFD
a. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat me-wakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan ting-katan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
b. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang me-wakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemeca-han dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.
3.5.3. Fungsi DFD
a. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memung-kinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jarin-gan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain denjarin-gan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
b. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khu-susnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
c. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sis-tem kepada pemakai maupun pembuat program.
3.6. Konsep Dasar Basis Data
(Jogiyanto H. , 2009) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinnya.
3.6.1. Jenis File Basis Data a. File Master
File master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan menjadi acuan bagi file yang lain (file transaksi).
b. File Transaksi
File transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yang terjadi yang melibatkan beberapa file master beserta data tambahan pada tiap transaksi.
c. FileTable
File table merupakan file permanent yang memuat data referensi yang diperlukan untuk memproses transaksi, memperbaharui file master atau untuk membuat suatu output.
d. File Laporan
File laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk menyimpan output yang belum dicetak.
3.6.2. Fase Merancang Basis Data a. Mengumpulkan dan Menganalisis
1. Menentukan kelompok pemakai dan bidang-bidang aplikasinya. 2. Menentukan kelompok pemakai dan bidang-bidang aplikasinya. 3. Analisis lingkungan operasi dan pemprosesan data
b. Merancang Basis Data secara Konseptual
Tujuan dan fase ini adalah menghasilkan conceptual schema untuk basis data yang tergantung pada sebuah DBMS (Database Management System).
c. Memilih Database Management System (DBMS)
Pemilihan DBMS ditentukan oleh bebrapa faktor, diantaranya: faktor teknik, ekonomi dan politik organisasi.Contoh faktor teknik : keberadaan DBMS (Relation, Network, Hierarchical, dan lain-lain), struktur penyimpanan dan jalur akses yang mendukung DBMS, pemakai, dan lain-lain.
Faktor-faktor ekonomi dan organisasi yang mempengaruhi satu sama lain dalam pemilihan DBMS : struktur data, personal yang telah terbiasa dengan suatu sistem, dan tersedianya layanan penjual.
d. Merancang Basis Data secara Logika (pemetaan model data) e. Merancang Basis Data secara Fisik
Merancang basis data secara fisik merupakan proses memilih struktur-struktur penyimpanan dan jalur-jalur akses ke file-file basis data untuk mencapai performa terbaik di berbagai aplikasi.
f. Implementasi Basis Data
Spesifikasi secara konseptual diuji dan dihubungkan dengan kode program dengan perintah embedded DML (Data Manipulation Language).
3.7. Sistem Basis Data
data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menye-diakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Salah satu cara menyajikan data untuk mempermudah modifikasi ada-lah dengan cara pemodelan data. Model yang akan dipergunakan pada pelatihan ini adalah Entity Relationship Model. Model Entity Relationship adalah represen-tasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu dengan menggunakan Entity dan Relationship.
30
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan saat kerja praktik di PT. Jawa Pos Koran, permasalahan yang ada dalam perusahaan ini adalah banyaknya kumpulan koleksi seperti koran, buku, majalah, dan koleksi digital yang kurang pemeliharaan. Koleksi-koleksi dapat dipinjam oleh karyawan PT. Jawa Pos Koran ataupun anak perusahaan namun kurang dikoordinasi secara tepat antara histori peminjaman maupun pengembalian. Hal tersebut mengakibatkan koleksi sering hilang ataupun rusak setelah dipinjam karena tidak ada yang bertanggung jawab untuk menangani proses peminjaman maupun pengembalian di PT. Jawa Pos Ko-ran.
Dalam kerja praktik ini bertujuan agar dapat menyelesaikan permasala-han yang ada dalam PT. Jawa Pos Koran, yaitu sirkulasi perpustakaan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam menyelesaikan permasalahan di atas adalah se-bagai berikut:
1. Menganalisis sistem 2. Mendesain sistem
3. Mengimplementasikan sistem
4. Melakukan pembahasan terhadap implementasi sistem
4.1. Analisa Sistem
Analisa sistem merupakan langkah awal meyelesaikan permasalahan yang ada dalam perusahaan untuk membuat sebuah sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam PT. Jawa Pos Koran, yaitu sistem informasi sirkulasi perpustakaan yang terdiri dari pendaftaran member baru, transaksi peminjaman, transaksi pengembalian, perhitungan denda pengembalian, dan pengelolaan koleksi.
Koleksi perpustakaan terdiri dari buku, koran, majalah, dan koleksi digital. Untuk koleksi digital hanya dapat dipinjam oleh member. Selama ini koleksi perpustakaan kurang adanya pengelolaan secara benar. Koleksi hanya disimpan di rak buku yang ada dibelakang ruang kerja. Jika ada karyawan yang ingin membaca atau meminjam koleksi dapat langsung mencari di rak buku dan meminjamnya tanpa melakukan registrasi sebagai member. Hal ini membuat proses sirkulasi yang berlangsung tidak memiliki orang yang bertanggung jawab terhadap koleksi hilang atau koleksi rusak. Hal inilah yang melatarbelakangi pembuatan sistem baru, yaitusistem informasi sirkulasi perpustakaan.
4.2. Desain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem maka langkah selanjutnya yang harus dikerjakan adalah mendesain sistem yang akan dirancang. Langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Pembuatan System Flow b. Membuat Context Diagram c. HIPO
d. Membuat Data Flow Diagram (DFD) e. Entity Relationship Diagram (ERD) f. Data Based Management System (DBMS) g. Desain Input Output
Langkah-langkah di atas akan dijelaskan lebih rinci pada sub-sub BAB berikut ini:
4.2.1. System Flow
System flow adalah deskripsi proses bisnis dari masing-masing fungsi
a. System flow Login
Objective : Untuk masuk ke menu transaksi atau pengolahan data master
Input : User ID dan password karyawan
Proses : Mengecek hak akses karyawan yang diinputkan
Output : Form sesuai hak akses karyawan
Actor : Karyawan
b. System flow Mengolah Data Master
1. Mengelola data master petugas (insert)
Objective : Untuk menambah data petugas perpustakaan
Input : Data petugas perpustakaan
Proses : Menambah data petugas perpustakaan
Output : data petugas perpustakaan bertambah
Mengelola data master petugas perpus
2. Mengelola data master petugas (update)
update data master petugas perpus
Admin Perpustakaan Sistem
Objective : Untuk mengubah data petugas perpustakaan
Input : Data petugas perpustakaan yang ingin diubah
Proses : Mengubah data petugas perpustakaan
Output : data petugas perpustakaan berubah
Actor : Admin perpustakaan
3. Mengelola data master petugas (delete)
Objective : Untuk menghapus data petugas perpustakaan
Input : Data petugas perpustakaan yang ingin dihapus
Proses : Menghapus data petugas perpustakaan
Output : Data petugas perpustakaan berkurang
Menghapus Master Petugas
4. Master Koleksi (insert)
Objective : Untuk menambah koleksi perpustakaan
Input : Data koleksi
Proses : Menambah data koleksi perpustakaan
Output : Data koleksi perpustakaan bertambah
Actor : Admin perpustakaan
5. Master Koleksi (update)
Objective : Untuk mengubah data master koleksi
Input : Data koleksi yang ingin diubah
Proses : Mengubah data koleksi yang ingin diubah
Output : Data koleksi perpustakaan berubah
update data master koleksi
6. Master Member (insert) alamat, telepon, nohp, jenis kelamin, email,tanggal registrasi
Objective : Untuk menambah data member baru
Input : Data member
Proses : Menambah data member
Output : Data member bertambah
Actor : Admin perpustakaan
7. Master Member (update)
Objective : Untuk mengubah data member
Input : Data member yang ingin diubah
Proses : Mengubah data member yang ingin diubah
Output : Data member berubah
update data member
8. Master Kategori (insert)
Mengolah data master Kategori Koleksi
Admin Perpustakaan Sistem
Objective : Untuk menambah data kategori
Input : Nama kategori
Proses : Menambah data kategori
Output : Data kategori bertambah
Actor : Admin perpustakaan
9. Master Detil Kategori (update)
Objective : Untuk mengubah data kategori
Input : Data yang ingin diubah
Proses : Mengubah data kategori
Output : Data kategori berubah
update data master kategori
c. System flow membuat laporan
1. System flow Peminjaman Koleksi
Peminjaman
Objective : Untuk melakukan transaksi peminjaman koleksi
Input : Data koleksi yang dipinjam dan data member yang meminjam
Proses : Menyimpan transaksi peminjaman ke dalam tebel member dan tabel peminjaman
Output : Transaksi peminjaman berhasil dilakukan
Actor : Petugas sirkulasi
2. System flow Pengembalian Koleksi
Objective : Untuk melakukan transaksi pengembalian koleksi
Input : Data member dan data koleksi yang akan dikembalikan
Proses : Menyimpan transaksi pengembalian ke dalam tebel member dan tabel pengembalian
Output : Transaksi pengembalian berhasil dilakukan
Pengembalian
buku,tgl pinjam, tgl harus kembali
d. System flow membuat laporan
1. System flow membuat laporan transaksi peminjaman
Membuat Laporan Peminjaman
Gambar 4.13. System flow membuat laporan peminjaman
Objective : Untuk membuat transaksi peminjaman
Input : Parameter tanggal
Proses : Membuat laporan transaksi peminjaman berdasarkan inputan parameter tanggal
Output : Laporan transaksi peminjaman
52
Gambar 4.14. System flow membuat laporan pengembalian
2. System flow membuat laporan transaksi pegembalian
Objective : Untuk membuat laporan transaksi pengembalian
Input : Parameter tanggal
Proses : Membuat laporan transaksi pengembalian berdasarkan inputan parameter tanggal
Output : Laporan transaksi pengembalian
3. System flow laporan master member
Gambar 4.15. System flow membuat laporan master member
3. Objective : Untuk membuat laporan master member
Input : Parameter tanggal
Proses : Membuat laporan master member berdasarkan parameter tanggal yang telah dipilih
Output : Laporan master member
4. System flow laporan master koleksi
Objective : Untuk membuat laporan master koleksi
Input : Parameter tanggal
Proses : Membuat laporan master koleksi berdasarkan parameter tanggal yang telah dipilih
Output : Laporan master koleksi
Actor : Pimpinan Perpustakaan
Membuat Laporan Master Koleksi
Gambar 4.16. System flow membuat laporan master koleksi
4.2.2. Context Diagram
56
fungsi-fungsi yang ada dalam aplikasi ini. Dengan membuat bagan hipo ini berfungsi untuk membaca fungsi-fungsi yang ada dalam aplikasi secara mudah. Berikut ini adalah hierarchy Chart yang terdiri dari 3 level.
a. Top Level
Top level merupakan hierarki pertama yang ada dalam rancangan sistem, yaitu sistem informasi sirkulasi perpustakaan di PT Jawa Pos Koran. b. Level Kedua
Level kedua merupakan subproses dari level sebelumnya, yaitu top level. Pada gambar 4.19 menjelaskan bahwa yang termasuk dalam level kedua adalah mengecek hak akses/login, mengelola data master, transaksi sirkulasi, membuat laporan
c. Level ketiga
Level ketiga merupakan subproses dari level kedua. Pada level ini fungsi yang dijelaskan akan semakin rinci dan termasuk turunan dari level berikutnya.
d. Level keempat
58
bangan sistem informasi sirkulasi perpustakaan di PT Jawa Pos Koran. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang ada dalam aplikasi ini.
a. DFD Level 0
DFD level 0 pada aplikasi ini terdiri dari 4 proses utama, diantaranya login, mengelola data master, transaksi, dan membuat laporan. Seperti yang terlihat pada Gambar 4.19.
b. DFD Level 1 Proses Login
Pada DFD level ini merupakan penjelasan lebih lanjut dari DFD level 0. Proses login yang dijelaskan pada gambar dibawah ini memiliki 3
eksternal entity, yaitu petugas sirkulasi, admin perpustakaan, dan pimpinan
perpustakaan. Seperti yang terlihat pada Gambar 4.20. c. DFD Level 1 Mengelola Data Master
Informas i l aporan
Membuat l aporan
Informas i hak akses pimpinan
Meng ecek hak akses petug as s irkulasi
Meng ecek hak akses Informas i peminjaman kol eks i
Informas i peng embali an koleksi
Peng embal ian Koleksi
mengubah data master petugas
Menambah mas ter koleksi
Meng ubah master kateg ori
Informas i mengubah master kateg ori
Menambah mas ter member Informas i mas ter member
Informas i menghapus master petugas
Informas i menambah master kol eks i
Meng ubah master kol eks i
Informas i menambah data mas ter petug as Informas i mengubah data petug as
Menambah mas ter kategori
Informas i menambah master kateg ori Menambah data master petug as
Informas i mengubah master member
Informas i mengubah master kol eksi
Meng ubah master member
Informas i mengecek hak akses Meng ecek hak akses
Meng ecek hak akses
Meng ecek hak akses i nformas i l aporan kol eks i
Informas i member perpus kel uar
Informas i top kol eks i kel uar
Informas i sering di pi nj am kel uar Informas i l aporan peng embali an
i nformas i l aporan peminjaman
i nformas i peng embali an masuk i nformas i member pengembal i an kel uar
Informas i member masuk
Informas i peminjaman mas uk
Informas i member kel uar
Informas i mengubah kategori mas uk Informas i kateg ori masuk
Informas i mengubah member mas uk Informas i menambah member masuk
Informas i kateg ori kel uar
i nformas i ubah kol eks i mas uk i nformai s menambah kol eksi masuk Informas i hapus data petug as perpus
i nformas i ubah petugas perpus mas uk i nformas i petugas perpus mas uk
Pemi nj aman koleksi
Meng hapus mas ter petug as Informas i hak akses petug as si rkul as i Informas i hak akses
Meng ecek hak akses pi mppi nan
Admi n Perpus takaan
Gambar 4.20. DFD Level 1 Proses Login
d. DFD Level 1 Transaksi
Pada DFD level ini merupakan penjelasan lebih lanjut dari DFD level 0 proses mencatat transaksi. Pada transaksi yang ada dijabarkan lagi menjadi transaksi peminjaman dan transaksi pengembalian. Pada DFD level ini memiliki eksternal entity petugas sirkulasi dan terdiri dari 3 data store, yaitu member, pengembalian, dan peminjaman. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Seperti yang terlihat pada Gambar 4.22. e. DFD Level 1 Laporan
Pada DFD level ini merupakan penjelasan lebih lanjut dari DFD level 0 proses membuat laporan. Seperti yang terlihat pada Gambar 4.23.
[Informasi hak aks es petugas sirkulasi] [Mengecek hak akses ]
[Mengecek hak akses pimppinan]
Informas i mengecek hak akses
[Mengecek hak akses ] [Mengecek hak akses ]
[Informasi hak aks es]
[Informasi hak aks es pimpinan] [Mengecek hak akses petug as sirkulas i]
[Informasi meng ec ek hak aks es]
[Mengecek hak akses ] Admin Perpus takaan
Petug as Sirkulasi
Pimpinan Perpustakaan
1 KARYAWAN
Meng elola data mas ter Laporan
Gambar 4.21. DFD Level 1 Mengelola Data Master
f. DFD Level 2 Mengelola Data Master Member
DFD Level 2 ini merupakan proses penjabaran dari DFD level 1 pada proses mengelola data master member. Pada DFD ini menjelaskan tentang fungsi mengubah dan menambah master member. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Seperti yang terlihat pada Gambar 4.24.
informais menambah koleksi masuk
Informasi menambah member masuk
informasi ubah petugas perpus masuk
Informasi hapus data petug as perpus
Informasi mengubah kategori masuk Informasi kateg ori masuk
Meng ubah master kateg ori
Informasi mengubah master kateg ori
Informasi menambah master kateg ori Menambah master kategori
Informasi menambah data master petug as Menambah data master petug as
Informasi mengubah data petug as informasi petugas perpus masuk
Meng hapus master petug as informasi ubah koleksi masuk
Meng elola data master petugas
+
2
Meng elola data master koleksi
+
3
Meng elola data master member
+
4
Meng elola master kateg ori
informas i member pengembalian keluar Informas i member keluar
Informas i peminjaman koleks i
Peng embalian Koleksi
Informas i peng embalian koleksi Informas i trans aksi
Informas i peminjaman
informas i peng embalian masuk Informas i member masuk
Informas i peminjaman mas uk
Peminjaman koleksi
Gambar 4.22. DFD Level 1 Transaksi
informas i laporan koleks i Informas i sering dipinjam keluar
Membuat laporan
Informas i tang g al
Informas i member perpus keluar
Informas i top koleks i keluar Informas i laporan peng embalian
informas i laporan peminjaman
Informasi mengubah member masuk
Meng ubah master member Informasi master member
Informasi Member
Menambah master member
Informasi menambah member masuk
Admin Perpustakaan
4 Member
2
Menambah member
3
Meng ubah member
Gambar 4.24. DFD Level 2 Mengelola Data Master Member
g. DFD Level 2 Mengelola Data Master Koleksi
informasi ubah koleksi masuk
Gambar 4.25. DFD Level 2 Mengelola Data Master Koleksi
h. DFD Level 2 Mengelola Data Master Petugas
Informas i hapus data petug as perpus informas i ubah petugas perpus mas uk Menambah data master petug as
Informas i menambah data mas ter petug as
mengubah data master petugas
Informas i menghapus master petugas Informas i mengubah data petug as
Informas i data petug as Informas i data petug as Informas i hak akses
Meng hapus mas ter petug as
informas i petugas perpus mas uk
Admin Perpus takaan
1 KARYAWAN
1
Meng elola data mas ter petugas
Gambar 4.26. DFD Level 2 Mengelola Data Master Karyawan
i. DFD Level 2 Mengelola Data Master Kategori
Pada DFD level ini merupakan penjelasan lebih lanjut dari DFD level 1 proses tentang mengelola data master kategori. Pada DFD level 2 ini menjelaskan tentang fungsi mengubah master kategori dan menambah master petugas. DFD Level 2 mengelola data master petugas terdiri dari satu data
store karyawan. Untuk user pada level ini adalah admin perpustakaan. Untuk
Informas i mengubah kategori masuk
Informas i kateg ori keluar
Informas i mengubah master kateg ori Meng ubah master kateg ori
Menambah mas ter kategori
Informas i Kateg ori
Informas i kateg ori masuk
Informas i menambah master kategori
Admin Perpus takaan
Gambar 4.27. DFD Level 2 Mengelola Data Master Kategori
4.2.5. Entity Relationship Diagram (ERD)
Pada sub BAB ini akan dijelaskan tentang peyusunan sebuah struktur database. Struktur database ini dibuat dalam Entitry Relational Diagram (ERD). Dalam ERD dibagi menjadi 2 bagian, yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan
Physical Data Model (PDM).
a. CDM
Gambar 4.28. CDM aplikasi sirkulasi perpustakaan
b. PDM
Gambar 4.29. PDM aplikasi sirkulasi perpustakaan
4.2.6. Database Management System (DBMS)
a. Tabel Petugas Perpustakaan Nama Tabel : Petugasperpus
Fungsi : Menyimpan data petugas perpustakaan Primary Key : IDKARYAWAN
Foreign Key : -
Tabel 4.1 Struktur Tabel Petugas Perpustakaan
Field Name Type Field Size Description
ID_KARYAWAN Varchar 20 Id karyawan
NAMA_KARYAWAN Varchar 50 Nama karyawan
PASSWORD Varchar 10 Password untuk
login
ALAMAT_KAR Varchar 50 alamat karyawan
TELEPON Varchar 50 nomer telepon
JK Varchar 50 jenis kelamin
STATUS Varchar 50 status karyawan
b. Tabel Member
Nama Tabel : Member
Fungsi : Menyimpan data member perpustakaan Primary Key : IDMEMBER
Foreign Key : -
Tabel 4.2. Struktur Tabel Member
Field Name Type Field Size Description
IDMEMBER Varchar 20 id member
INSTITUSI Varchar 50 nama institusi
KATEGORI Varchar 50 kategori member
NAMAMEMBER Varchar 50 nama member
TGLLAHIRMEMBER Varchar 50 tanggal lahir member
ALAMAT Varchar 50 alamat member
NOTELP Varchar 10 nomer telepon
JENISKELAMIN Char 2 jenis kelamin
Field Name Type Field Size Description TGLREGISTRASI Datetime tanggal registrasi
FOTO image foto member
c. Tabel Koleksi
Nama Tabel : Koleksi
Fungsi : Menyimpan data koleksi perpustakaan Primary Key : IDKOLEKSI
Foreign Key : -
Tabel 4.3. Struktur Tabel Koleksi
Field Name Type Field Size Description
IDKOLEKSI Varchar 50 id koleksi
KATEGORI_KOL Varchar 50 kategori koleksi
NAMAKOLEKSI Varchar 50 nama koleksi
JMLKOLEKSI Varchar 10 jumlah koleksi
PENGARANG Varchar 50 pengarang
PENERBIT Varchar 50 penerbit
THNTERBIT Varchar 100 tahun terbit
KONDISIBUKU Varchar 20 kondisi buku
HEADLINE Varchar 50 headline
EDISI Varchar 20 edisi koleksi
GROUPCOVER image cover koleksi
d. Tabel Kategori
Nama Tabel : Kategori
Fungsi : Menyimpan data kategori koleksi perpustakaan Primary Key : ID_KATEGORI
Foreign Key : -
Tabel 4.4. Struktur Tabel Ketegori
Field Name Type Field Size Description
ID_KATEGORI Varchar 20 id kategori
e. Tabel Detil Koleksi
Nama Tabel : Detil Koleksi
Fungsi : Menyimpan data detil koleksi perpustakaan Primary Key : IDKOLEKSI
Foreign Key : -
Tabel 4.5. Struktur Tabel Detil Koleksi
Field Name Type Field Size Description ID_KATEGORI Varchar 20 id kategori koleksi
IDKOLEKSI Varchar 50 id koleksi
INDUK Varchar 20 nomer induk
koleksi
STATUS Varchar 20 status koleksi
f. Tabel Peminjaman
Nama Tabel : Peminjaman
Fungsi : Menyimpan data transaksi peminjaman Primary Key : IDPEMINJAMAN
Foreign Key : IDKOLEKSI, IDMEMBER, ID_KARYAWAN
Tabel 4.6. Struktur Tabel Peminjaman
Field Name Type Field Size Description
IDPEMINJAMAN Varchar 20 Id peminjaman
IDKOLEKSI Varchar 50 id koleksi
perpustakaan
IDMEMBER Varchar 20 id member
ID_KARYAWAN Varchar 20 Id karyawan
TGLPINJAM Datetime tanggal
peminjaman
g. Tabel Pengembalian
Nama Tabel : Pengembalian
Fungsi : Menyimpan data transaksi pengembalian Primary Key : IDPENGEMBALIAN
Foreign Key : ID_KARYAWAN
Tabel 4.7. Struktur Tabel Pengembalian
Field Name Type Field Size Description IDPENGEMBALIAN Varchar 20 id pengembalian
ID_KARYAWAN Varchar 20 id karyawan
TGLKEMBALI Datetime tanggal kembali
koleksi
DENDA INT denda
pengembalian
4.2.7.Desain Input dan Output
Desain input output merupakan rancangan input output berupa form sebelum menjadi sebuah program. Desain input output ini berfungsi untuk memasukkan data sebagai inputan program dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan oleh program dari pengolahan data. Desain input output juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dalam merancang dan membangun sebuah sistem.
a. Desain Input
Desain input merupakan perancangan desain sebuah sistem yang akan dibangun berupa form untuk memasukkan data sebagai inputan sebuah sistem dan akan disimpan dalam database.
Form login berfungsi sebagai pengamanan dalam menggunakan sebuah aplikasi. Form ini memberikan tingkatan hak akses kepada user yang akan menjalankan sebuah sistem informasi ini. Secara jelas dapat dilihat pada gambar 4.30.
Gambar 4.30. GUI Menu Login
2. Form Master Petugas
Form master petugas ini berfungsi untuk menambah data petugas dalam sistem informasi dan berfungsi untuk mengubah data petugas yang telah diinputkan dalam sistem. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.31.
3. Form Master Member
Form master member ini berfungsi untuk menambah data member dalam sistem informasi dan berfungsi untuk mengubah data member yang telah diinputkan dalam sistem. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.32.
Gambar 4.32. GUI Master Member
4. Form Master Koleksi
Gambar 4.33. GUI Koleksi Perpustakaan
5. Form Master Kategori
Form master kategori ini berfungsi untuk menambah data kategori dalam sistem informasi dan berfungsi untuk mengubah data member yang telah diinputkan dalam sistem. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.34.
6. Form Peminjaman Koleksi
Form master peminjaman koleksi ini berfungsi untuk menambah data peminjaman koleksi dalam sistem informasi yang telah diinputkan dalam sistem. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.35.
Gambar 4.35. GUI Peminjaman
7. Form Pengembalian Koleksi
Form master koleksi ini berfungsi untuk menginputkan data pengembalian koleksi dalam sistem informasi. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.36.
b. Desain Output
Desain output merupakan perancangan desain laporan sebuah sistem informasi yang diambil dari data inputan yang tersimpan dalam database. Data tersebut kemudian diolah menjadi informasi yang berguna bagi pengguna sistem informasi ini khususnya level manager.
1. Laporan peminjaman
Form laporan peminjaman ini berfungsi untuk menampilkan laporan peminjaman koleksi perpustakaan di PT Jawa Pos Koran. Lebih jelasnya dapat dilihat di gambar 4.37.
Gambar 4.37. GUI Laporan Peminjaman
2. Laporan Pengembalian
Gambar 4.38. GUI Laporan Pengembalian
3. Laporan Member
Form laporan member ini berfungsi untuk menampilkan laporan master member perpustakaan di PT Jawa Pos Koran. Lebih jelasnya dapat dilihat di gambar 4.39.
Gambar 4.39. GUI Laporan Member
4. Laporan Koleksi
Gambar 4.40. GUI Laporan Koleksi
4.3.Implementasi Sistem
Agar dapat menjalankan sebuah sistem informasi sirkulasi perpustakaan di PT Jawa Pos Koran adapula kriteria software dan hardware yang digunakan, diantaranya sebagai berikut:
4.2.1. Software Pendukung
a. Sistem operasi Microsoft Windows 7 b. Sql Server 2008
c. Visual Studio 2010 4.2.2. Hardware Pendukung
a. Microprocessor Intel Core i3 atau lebih tinggi
b. VGA dengan resolusi 1024x760 atau lebih tinggi dan mendukung microsoft windows
c. RAM 512MB atau lebih tinggi
4.4.Pembahasan Implementasi Sistem Informasi
Perpustakaan di PT Jawa Pos Koran. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar user interface di bawah ini:
4.4.1. Form Login
Form login ini dapat diakses oleh semua user, diantaranya admin perpustakaan, petugas sirkulasi, dan pimpinan. Menu login digunakan untuk otorisasi hak akses dan keamanan sebuah sistem informasi sirkulasi perpustakaan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.41.
Gambar 4.42. Notifikasi berhasil Login
4.4.2. Form Master Petugas
Form ini dapat diakses oleh admin perpustakaan. Menu master petugas ini akan muncul jika user memilih menu Master Petugas pada menu utama. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.44.
Gambar 4.44. Master Petugas
4.4.3. Form Master Member
Form ini dapat diakses oleh admin perpustakaan. Menu master member ini akan muncul jika user memilih menu Master Member pada menu utama. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.46.
Gambar 4.47. Menyimpan Member Baru
4.4.4. Form Master Koleksi
Form ini dapat diakses oleh admin perpustakaan. Menu master koleksi ini akan muncul jika user memilih menu Master Koleksi pada menu utama. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.49.
Gambar 4.50. Menyimpan Koleksi
4.4.5. Form Master Kategori
Form ini dapat diakses oleh admin perpustakaan. Menu master kategori ini muncul jika memilih menu Master Kategori. Dapat dilihat pada gambar 4.52.
Gambar 4.52. Kategori Koleksi
4.4.6. Form Menu Utama Sirkulasi
Gambar 4.53. Menu Utama Sirkulasi
4.4.7. Form Transaksi Peminjaman
Gambar 4.54. Menyimpan Transaksi Peminjaman
4.4.8. Form Transaksi Pengembalian
Gambar 4.55. Transaksi Pengembalian
4.4.9.Laporan Peminjaman
Gambar 4.56. Laporan Peminjaman Koleksi
4.4.10. Laporan Pengembalian
Form ini dapat diakses oleh pimpinan perpustakaan. Laporan ini memberikan informasi tentang transaksi pengembalian. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.57.
Gambar 4.57. Laporan Pengembalian Koleksi
4.4.11. Laporan Member
Form ini dapat diakses oleh pimpinan perpustakaan. Laporan ini memberikan informasi tentang member yang terdaftar dalam sistem informasi sirkulasi perpustakaan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.58.
Gambar 4.58. Laporan Member
4.4.12. Laporan Koleksi
Form ini dapat diakses oleh pimpinan perpustakaan. Laporan ini memberikan informasi tentang koleksi yang ada dalam perpustakaan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.59.
93
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil uji coba dan implementasi terhadap sistem informasi sirkulasi perpustakaan di PT. Jawa Pos Koran berbasis desktop ini, maka ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktik ini dapat membantu proses pengelolaan koleksi perpustakaan di PT. Jawa Pos Koran. Aplikasi ini terdiri dari pengelolaan sistem, transaksi penyimpanan, transaksi pegembalian, serta laporan transaksi yang ada dalam sistem ini.
2. Sistem Informasi Sirkulasi Perpustakaan di PT. Jawa Pos Koran ini dapat diakses oleh 3 user, yaitu admin perpustakaan, petugas sirkulasi, dan pimpinan perpustakaan.
5.2 Saran
94
DAFTAR PUSTAKA
(BSNI), B. S. (2009). Standar Nasional Indonesia: Perpustakaan Sekolah (SNI
7329:2009). Jakarta: BSNI.
Darmono. (2007). Perpustakaan Sekolah Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja . Jakarta: Grasindo.
Jogiyanto, H. (2009). Perancangan Sistem Informasi Pengenalan Komputer.
Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Kendall, K. d. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany. Jakarta: Prenhallindo.
