Analisis Aplikasi Surat Dinas Berbasis Web Di Pusat Lingkungan Geologi (PLG)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Identitas Diri

Nama Lengkap : Ari Annisa Noviani

Nama Panggilan : Ari

Tempat, Tanggal Lahir : Tegal, 24 November 1989

Agama : Islam

Alamat : Jl. Arimbi II No. 10 Tegal Timur

Email : rie_sutetz@yahoo.com

II. Pendidikan Formal

NO. TAHUN URAIAN KETERANGAN

1. 2007-Sekarang Program Studi Sistem

Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

UNIKOM

2. 2004-2007 SMA Al-Irsyad Tegal Lulus Berijazah

3. 2001-2004 _{SMP Negeri 14 Tegal Lulus Berijazah}

1

1.1.

Latar Belakang Kerja Praktek

Kebutuhan akan informasi yang aktual menjadi kebutuhan utama masyarakat dewasa ini apalagi bagi masyarakat yang memang sangat membutuhkan informasi dalam pekerjaannya. Sumber-sumber informasi sendiri sudah sangat bertebaran di dunia maya saat ini yang bisa memanjakan masyarakat akan informasi-informasi yang up to date.

Pusat Lingkungan Geologi (PLG), saat ini sebenarnya telah memiliki aplikasi siatem informasi surat dinas berbasis web yang telah berjalan. Aplikasi ini berfungsi sebagai alat / sarana bagi karyawn PLG untuk memungkinkan pengiriman surat dinas di lingkungan PLG atau pun di luar lingkungan PLG. Masalah timbul karena aplikasi yang digunakan ternyata masih terdapat kesalahan koding dan jarangnya informasi yang terdapat dalam aplikasi surat dinas ini di update, sehingga informasi yang terdapat di dalamnya tidak sesuai dengan perkembangan yang ada di lapangan.

Melihat masalah yang ada di Pusat Lingkungan Geologi (PLG), maka penyusun mencoba memperbaiki sebuah aplikasi yang sudah ada yang dapat mengupdate aplikasi yang lama dan memenuhi kebutuhan diatas dengan judul

1.2.1 Identifikasi Masalah

a. Belum Efektifnya penggunaan aplikasi surat dinas dalam website Pusat Lingkungan Geologi ( PLG ), dikarenakan adanya kekurangan koding dalam program aplikasi surat dinas.

b. Informasi yang terdapat dalam sistem informasi surat dinas di Pusat Lingkungan Geologi ( PLG ) tidak up to date, karena jarangnya informasi di perbaharui.

1.2.2. Rumusan Masalah

a. Bagaimana aplikasi surat dinas yang berjalan pada Pusat Lingkungan Geologi (PLG)

b. Bagaimana aplikasi surat dinas yang diusulkan pada Pusat Lingkungan Geologi (PLG).

1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek 1.3.1. Maksud dari kerja praktek ini adalah :

a. Belajar mengimplementasikan ilmu yang telah didapat selama perkuliahan

langsung ke dunia kerja.

b. Sarana komunikasi langsung terhadap dunia kerja

c. Penyerapan teknologi yang berkembang di sebuah perusahaan / instansi

d. Syarat kelulusan mata kuliah kerja praktek

e. Memberikan pengetahuan baru terhadap apa yang di kerjakan

a. Untuk mengetahui aplikasi Surat Dinas yang sedang berjalan di Pusat

Lingkungan Geologi ( PLG ).

b. Untuk menganalisis aplikasi surat dinas di Pusat Lingkungan Geologi (PLG).

1.4. Batasan masalah

Pembatasan Ruang lingkup kerja praktek terkait sistem yang diusulkan untuk Pusat Lingkungan Geologi (PLG), penulis membatasi pokok bahasan dalam penelitian ini dan hanya membahas mengenai :

a. Pembahasan alur pengiriman surat dinas dari Pusat Lingkungan Geologi (PLG) ke luar lingkungan PLG, maupun ke dalam instansi perusahaan.

b. Penyimpanan data arsip surat dinas yang masuk atau yang keluar dari Pusat Lingkungan Geologi (PLG) yang lebih efektif dalam pengerjaannya, dan efisien dalam waktu pengerjaannya.

c. Pembaruan informasi tentang informasi-informasi yang berhubungan dengan pembuatan surat dinas.

1.5. Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Kerja praktek dilaksanakan di Pusat Lingkungan Geologi jalan Diponegoro No.57

Bandung, Adapun waktu pelaksanaannya mulai 5 Juli – 5 Agustus 2010. Jadwal

kegiatan disesuaikan dengan jadwal kuliah yang sedang memasuki masa liburan

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

N

o Nama Kegiatan

Tahun 2010

Juli Agustus September Oktober

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

4 Pemilihan terhadap

data-data yang ada.

5 Menganalisa terhadap

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1.Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan dari komponen - komponen yang memiliki unsur keterkaitan dan terintegrasi antara satu dengan lainnya dan saling bekerja sama untuk mencapai tujuan.( HM, Jogiyanto, Analysis and Disain Sistem Informasi (Pendekatan terstruktur), Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

2.1.1. Elemen Sistem

Karakteristik Sistem / Elemen Sistem terdiri dari : a. Memiliki komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

b. Batas sistem (boundary) ;

ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

e. Masukan sistem (input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

g. Pengolah sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

h. Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

a. Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)

b. Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)

c. Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.

d. Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)

e. Sistem Tertentu (deterministic system ) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)

f. Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

g. Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

h. Sistem terbuka (open system ) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

i. Sistem sederhana dan Sistem kompleks. 2.2. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang terstruktur, hasil olahan dan telah memiliki arti bagi penggunanya. (HM, Jogiyanto, Analysis and Disain Sistem Informasi (Pendekatan terstruktur), Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

a. Merupakan suatu kumpulan dari komponen – komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.

b. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan suatu informasi.

c. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

d. Suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang di perlukan.

2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

Dalam melakukan pendekatan sistem ada langkah-langkah dan tahapan yang bisa dilakukan.

Tahap I: Usaha persiapan

Langkah-langkahnya adalah memandang perusahaan sebagai suatu sistem, mengenal sistem lingkungan (pemegang saham, pelanggan, masyarakat keuangan, masyarakat global, pemerintah, pesaing, pemasok, serikat kerja), mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan.

Tahap II: Usaha definisi

a. Suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah).

c. Mencari pemicu masalah (problem trigger) yang dapat berasal dari lingkungan atau dari dalam perusahaan.

d. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. Caranya adalah menganalisis sisem menurut subsistem-subsistemnya. Kemudian apakah susbsistem itu terintegrasi menjadi satu unit yang berfungsi lancar? Lalu apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem? Setelah itu analisa top-down untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana penyebab persoalan berada.

e. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.

Elemen-elemen sistem dapat dianalisis secara berurutan, yaitu:

a. Mengevaluasi standar (standar harus sah/valid, standar harus realistis, standar harus dimengerti oleh mereka yang akan mencapainya, dan standar harus terukur).

b. Membandingkan sistem output dengan standar. c. Mengevaluasi manajemen.

d. Mengevaluasi pengolah informasi.

e. Mengevaluasi input dan sumber daya input. f. Mengevaluasi proses transformasi.

g. Mengevaluasi sumber daya output.

Tahap III: Usaha solusi

b. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Contohnya dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, untuk mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.

c. Memilih solusi terbaik. Dengan cara menganalisis suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan dan mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Kemudian memberi penilaian atas proses mental manajer. Setelah itu melakukan tawar-menawar atau negosiasi antara beberapa manajer.

d. Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik tapi perlu diterapkan.

e. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

Ada beberapa faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah. 1. Gaya merasakan masalah

Bagaimana menghadapi masalah ada 3 kategori:

a. Penghindar masalah. Yang menghalangi kemungkinan masalah-mengabaikan informasi.

b. Pemecah masalah. Tidak mencari masalah tidak juga menghindari masalah. Bila ada masalah akan dipecahkan.

c. Pencari masalah. Menikmati pemecahan masalah dan mencarinya. 2. Gaya mengumpulkan informasi

a. Gaya teratur. Mengikuti dan menyaring yang tidak berhubungan dengan bidangnya.

b. Gaya menerima. Ingin melihat semua masalah dan menilai informasi tersebut.

3. Gaya menggunakan informasi

Walau tidak semua manajer mengikuti pendekatan sistem dalam pemecahan masalah, pendekatan sistem merupakan metodologi sistem dasar. Jadi manajer harus bisa menempatkan pendekatan sistem secara perspektif.

2.5. Alat Bantu Analisis 2.5.1. Flow Map

System procedure diagram ( Flow Map ). Fungsinya: mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan)

2.5.2. Diagram Kontek

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.

Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”

Jadi, yang dibutuhkan adalah :

a. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem,

b. Data apa saja yang diberikannya ke sistem,

c. kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan

d. Apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.

Simbol-simbol Diagram Konteks

Simbol Arti

Pihak-pihak yang berada di luar sistem, tetapi secara langsung berhubungan dengan sistem dalam hal menerima data atau menerima informasi.

Di dalam diagram konteks, berisi mengenai sistem yang akan di buat

Data Flow Berisi data tau informasi yang mengalir dari satu pihak ke sistem dan sebaliknya.

2.5.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

terminator

Dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru.

Empat simbol yang digunakan. dapat menggambarkan level dan proses di setiap lingkaran.

Gambar 2.1 : Hubungan antara Data Flow Diagram (DFD) dengan Data Dictionary (DD).

Sumber : Pohan, Husni Iskandar, Pengantar Perancangan Sistem, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1997.

DD tidak menggunakan notasi grafik sebagaimana halnya DFD. DD berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail, dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

Isi DD

Data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka DD harus memuathal-hal berikut.

a) Nama arus data.

Karena DD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di DD, sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di DD.

b) Alias.

orang atau departemen satu dengan yang lainnya, misalnnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

c) Bentuk data.

Bentuk data perlu dicatat di DD, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan DD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

d) Arus data.

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di DD supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD.

e) Penjelasan.

Untuk tidak memperjleas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di DD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah tembusan permintaaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

f) Periode.

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di DD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukakan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

g) Volume.

Volume yang perlu dicatat di DD adalah tentang volumen rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak, Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di DD terdiri dari item-item apa saja.

Simbol DD

Kebanyakan sistem, kadang-kadang elemen data terlalu kompleks untuk didefinisikan. Kekomplekkan tersebut seharusnya diuraikan melalui sejumlah elemen data yang lebih sederhana. Kemudian elemen data yang lebih sederhana tersebut didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan relevan dan elementer. Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umum digunakan dalam menganalisa sistem dengan menggunakan sejumlah simbol, sepertiberikut :

Simbol Data Dictionary No Simbol Uraian

1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, artinya

2 + Dan

3 () Opsional (boleh ada atau boleh tidak ada) 4 {} Pengulangan

5 [ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternatif, seleksi

6 ** Komentar

7 @ Identifikasi atribut kunci

2.6. Perancangan Basis Data 2.6.1. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu teknik untuk meng-organisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi.

Tujuan dari normalisasi

1. Untuk menghilangkan kerangkapan data 2. Untuk mengurangi kompleksitas

3. Untuk mempermudah pemodifikasian data

Proses Normalisasi

1. Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.

2. Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka tabel tersebut perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal.

Tahapan Normalisasi Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Bentuk Normal Kesatu (1NF)

1. Bentuk normal 1NF terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (multivalued attribute), atribut composite atau kombinasinya dalam domain data yang sama.

2. Setiap atribut dalam tabel tersebut harus bernilai atomic (tidak dapat dibagi-bagi lagi)

Bentuk Normal Kedua (2NF)

1. Bentuk normal 2NF terpenuhi dalam sebuah tabel jika telah memenuhi bentuk 1NF, dan semua atribut selain primary key, secara utuh memiliki Functional Dependency pada primary key

2. Sebuah tabel tidak memenuhi 2NF, jika ada atribut yang ketergantungannya (Functional Dependency) hanya bersifat parsial saja (hanya tergantung pada sebagian dari primary key)

3. Jika terdapat atribut yang tidak memiliki ketergantungan terhadap primary key, maka atribut tersebut harus dipindah atau dihilangkan.

Bentuk Normal Ketiga (3NF)

1. Bentuk normal 3NF terpenuhi jika telah memenuhi bentuk 2NF, dan jika tidak ada atribut non primary key yang memiliki ketergantungan terhadap atribut non primary key yang lainnya.

2. Untuk setiap Functional Dependency dengan notasi X  A, maka: X harus menjadi superkey pada tabel tsb.

Atau A merupakan bagian dari primary key pada tabel tsb. Boyce-Code Normal Form (BCNF)

1. Bentuk BCNF terpenuhi dalam sebuah tabel, jika untuk setiap functional dependency terhadap setiap atribut atau gabungan atribut dalam bentuk:

X  Y maka X adalah super key

3. Setiap tabel dalam BCNF merupakan 3NF. Akan tetapi setiap 3NF belum tentu termasuk BCNF . Perbedaannya, untuk functional dependency X  A, BCNF tidak membolehkan A sebagai bagian dari primary key.

Bentuk Normal Keempat (4NF)

1. Bentuk normal 4NF terpenuhi dalam sebuah tabel jika telah memenuhi bentuk BCNF, dan tabel tersebut tidak boleh memiliki lebih dari sebuah multivalued atribute

2. Untuk setiap multivalued dependencies (MVD) juga harus merupakan functional dependencies.

Bentuk Normal Kelima (5NF)

1. Bentuk normal 5NF terpenuhi jika tidak dapat memiliki sebuah lossless decomposition menjadi tabel-tabel yg lebih kecil.

2. Jika 4 bentuk normal sebelumnya dibentuk berdasarkan functional dependency, 5NF dibentuk berdasarkan konsep join dependence. Yakni apabila sebuah tabel telah di-dekomposisi menjadi tabel-tabel lebih kecil, harus bisa digabungkan lagi (join) untuk membentuk tabel semula.

2.6.2. Tabel Relasi Jenis Relasi

Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu ;

1. One-To-One (1 – 1)

Mempunyai pengertian “Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua”.

2. One-To-Many (1 – )

Mempunyai pengertian “Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua “.

3. Many-To-Many

21

3.1. Sejarah Perusahaan

Pusat Lingkungan Geologi (PLG) merupakan salah satu unit kerja dibawah

Badan Geologi, Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral. sejak akhir tahun

2005 sebelumnya dari tahun 2000 sampai dengan akhir 2005 bernama Direktorat Tata

Lingkungan Geologi (DGTL) dan Kawasan Pertambangan, yang merupakan salah

satu unit baru sebagai pemekaran dari Direktorat Geologi yang telah berdiri sejak

tahun 1850. Pusat Lingkungan Geologi bertempat di Jalan Diponegoro No.57

Bandung.

Visi

Visi dari Pusat Lingkungan Geologi yaitu menjadi institusi rujukan dalam

bidang penelitian, penyelidikan, dan pemberian rekomendasi, serta penyediaan,

pengelolaan dan pelayanan informasi geologi lingkungan, geologi teknik dan air

tanah.

Misi

Misi dari Pusat Lingkungan Geologi :

1. Mewujudkan informasi lingkungan geologi, geologi teknik dan air tanah

tata ruang dan lingkungan;

2. Mencapai rekomendasi geologi lingkungan, geologi teknik, dan air tanah

yang dipergunakan dalam setiap penyusunan tata ruang, pengelolaan

lingkungan dan air tanah, rekonstruksi dan rehabilitasi pasca bencana

3. Mencapai pelayanan informasi bidang lingkungan geologi dan air tanah

yang efektif, memuaskan pelanggan dan menjangkau masyarakat luas;

4. Menjadikan sumber daya manusia dan organisasi sebagai rujukan

terpercaya dan mitra terdepan dalam bidang penyelidikan, penelitian, dan

pelayanan informasi lingkungan geologi, geologi teknik dan air tanah.

Tempat dan Kedudukan Perusahaan

Pusat Lingkungan Geologi bertempat di Jalan Diponegoro No. 57 Bandung

Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan

Pusat Lingkungan Geologi merupakan salah satu cabang departemen

pemerintahan di bawah naungan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral

(ESDM).

Bidang Pekerjaan Perusahaan

Pusat Lingkungan Geologi mempunyai tugas melaksanakan perumusan

kebijakan, standardisasi, bimbingan teknis dan evaluasi di bidang airtanah, geologi

teknik, geologi lingkungan dan lingkungan kawasan pertambangan.

Dalam menyelenggarakan tugas tersebut, Pusat Lingkungan Geologi mempunyai

1:250.000 atau lebih kecil, pemetaan tematik, pendayagunaan dan konservasi

airtanah, geologi teknik, lingkungan geologi perkotaan dan daerah, kawasan

lindung geologi dan pertambangan, serta pelayanan data dan informasi.

b. Perumusan pedoman, norma, persyaratan, prosedur, kriteria dan standar

inventarisasi, pemetaan sistematik dan tematik, pendayagunaan dan

konservasi airtanah, geologi teknik, lingkungan geologi perkotaan dan daerah,

kawasan lindung geologi dan pertambangan.

c. Pemberian bimbingan teknis di bidang inventarisasi, pemetaan tematik,

pendayagunaan dan konservasi airtanah, geologi teknik, lingkungan geologi

perkotaan dan daerah, kawasan lindung geologi dan pertambangan.

d. Evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang inventarisasi, pemetaan skala

1:250.000 atau lebih kecil, pemetaan tematik, pendayagunaan dan konservasi

airtanah, geologi teknik, lingkungan geologi perkotaan dan daerah, kawasan

lindung geologi dan pertambangan.

e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.

Bidang Pekerjaan Divisi/Departemen Tempat Kerja Praktek

Penulis melakukan kerja praktek di bagian Divisi IT dari Pusat Lingkungan

Geologi. Divisi ini mengurus masalah jaringan komputer dan portal informasi bagi

Pegawai Pusat Lingkungan Geologi saat ini terdiri dari berbagai jenjang dan jenis

keahlian di bidang Geologi, geologi lingkungan Geologi Teknik, Hidrogeologi,

Geofisika, Geodinamika, Tambang, Perencanaan Kota dan Wilayah, Teknik

lingkungan pengelolaan Sumber Daya Bumi, Kimia, Biologi, Fisika,Penginderaan

jauh, Akuntansi, Manajemen, Hukum, Administratif Negara, Publisistik dan

Perpustakaan.

Struktur organisasi perusahaan merupakan bangunan fungsi bagian-bagian

manajemen yang tersusun dari sesuatu kesatuan hubungan yang menunjukan tingkat

fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam manajemen perusahaan

Penerapan struktur organisasi dilingkungan Pusat Lingkungan Geologi Berbentuk

Diagram ini dimana wewenang dari pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan

organisasi dibawahnya untuk semua bidang pekerjaan bantuan agar segala kebijakan

ANALISIS KERJA PRAKTEK

Kerja praktek dilaksanakan di Pusat Lingkungan Geologi jalan Diponegoro

No.57 Bandung, dimana didalam kerja praktek yang dilakukan terdapat dua

mahasiswa yang sedang mengikuti kerja praktek di bidang komputer untuk perbaikan

aplikasi website. Pembagian kerjapun dilakukan untuk mempercepat penyelesaian

tugas, setelah diadakan pertemuan dengan pembimbing lapangan maka disepakati hal

pertama yang dilakukan adalah analisis masalah dan kebutuhan dilanjutkan dengan

perbaikan software dan kemudian diimplementasikan ke server disana.

Tahapan kerja yang dilakukan :

1. Analisis

a. Analisis Kebutuhan Non Fungsional

b. Analisis Kebutuhan Fungsional

2. Perancangan

a. Perancangan Interface

b. Koding

3. Implementasi

a. Instalasi ke server

teknik kepada user merupakan tanggung jawab yang dilaksanakan secara aktif selama

kerja praktek.

4.1. Teknik Kerja Praktek

Kerja praktek yang dilakukan penulis di Pusat Lingkungan Geologi yaitu

memperbaiki aplikasi intranet berbasis website. Aplikasi ini hanya digunakan di

dalam lingkungan internal Pusat lingkungan geologi saja. Fungsi aplikasi ini sebagai

portal informasi untuk lingkungan internal Pusat lingkungan Geologi. Teknik kerja

praktek yang dilakukan meliputi :

1. Analisis

Dalam proses ini penulis menganalisis semua kebutuhan yang diperlukan

dalam pembangunan aplikasi ini meliputi seberapa banyak pengguna

aplikasi ini, karakter penggunanya yang akan berpengaruh pada interface

aplikasi.

2. Penginstalan Sistem Operasi pada Server

Sistem operasi yang digunakan adalah Linux Slackware 12.1 yang

terkenal stabil sebagai server.

3. Penginstalan Web Server, PHP, dan MySQL di Server

Web server yang digunakan adalah Apache yang disatukan dengan PHP

dan MySQL dalam satu Tool yang namanya XAMPP untuk linux versi

Disini dimulailah perbaikan aplikasi intranet tersebut.

4.2. Data Kerja Praktek

Data kerja praktek meliputi analisis kebutuhan non fungsional dan fungsional

kemudian perancangan interface dan penginstalan aplikasi ke server.

4.2.1. Analisis kebutuhan non fungsional

Analisis merupakan penguraian dari suatu masalah atau objek yang akhirnya menghasilkan suatu kesimpulan. Hal ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan

mengevaluasi masalah atau objek. Analisis terhadap pembuatan Aplikasi Berita di

PLG ini yaitu untuk mengetahui proses pembuatan Aplikasi Berita sehingga siap

digunakan. Maka analisis dalam perancangan Aplikasi Surat Dinas Intranet ini adalah

sebagai berikut:

a. Analisis Kebutuhan Pengguna (User)

Aplikasi pengolahan data informasi berita yang di buat akan digunakan oleh

semua karyawan pada Pusat Lingkungan geologi-Bandung. Sebelum aplikasi ini di

perbaiki para pengguna sulit untuk mengakses aplikasi surat dinas, tetapi setelah

aplikasi diperbaiki para pengguna merasa di mudahkan dalam mengrim dan

menerima surat dinas.

User yang akan menggunakan sistem memliki karakteristik sebagai berikut:

1) User setidaknya sudah terbiasa menggunakan komputer, karena instansi

dalam aplikasi ini meminimalkan penggunaan bahasa asing.

3) User terbagi menjadi tiga, yaitu pengunjung yang terdiri atas karyawan pusat

lingkungan geologi dan seorang Administrator yang menjabat sebagai Kepala

Bagian IT.

b. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Hardware yang digunakan dalam menerapkan sistem informasi ini secara optimal

memerlukan spesifikasi minimum komputer sebagai berikut :

Tabel 4.1 Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Spesifikasi

Pengguna Pengunjung & Penulis (Client)

Administrator (Server)

Processor P IV 1.8 GHz P IV 3.0 GHz

Memory 256 MB 1 GB

Hardisk 20 GB 160 GB

VGA 64 MB 64 MB

Software adalah komponen dalam pengolahan data yang berupa perangkat lunak.

Perangkat lunak yang digunakan dalam membangun sistem informasi ini adalah

sebagai berikut :

1. Linux Slackware 12.1 sebagai Operating System yang digunakan pada server.

Penulis memilih linux slackware karena :

- Kompabilitas yang cukup tinggi dengan hardware dan software yang ada.

- Sangat stabil.

- Cukup User Friendly untuk seorang Administrator.

2. Windows Xp sebagai Operating System yang digunakan pada client. Penulis

memilih Windows Xp sebagai Operating System, karena memiliki kelebihan

antara lain:

- Kompabilitas yang cukup tinggi dengan hardware dan software yang ada.

- Sangat stabil.

- User Friendly.

3. MySQL sebagai Data Base Management System.

4.2.2. Analisis Sistem

Analisis sistem yang berjalan merupakan penguraian dari suatu informasi yang

utuh kedalam bagian-bagian komponennya yang dimaksudkan untuk

hambatan-diusulkan perbaikannya.

Untuk memahami alur dari informasi dalam sistem, diperlukan pendokumentasian

dalam merancang suatu aplikasi intranet surat dinas, sehingga akan mempermudah

tahap pengembangan sistem.

4.2.2.1. Analisis sistem Alur Kerja

Dari hasil analisis, di dapat data-data yang akan dipakai dalam proses

perbaikan program aplikasi surat dinas. Kemudian dari data yang telah diperoleh,

dibangun sebuah desain alur kerjanya. Untuk menggambarkan alur kerja aplikasi

surat dinas di Pusat Lingkungan Geologi (PLG), penulis menggunakan flow map

sebagai berikut :

4.2.2.1.1 Flow Map

Adapun prosedur sistem aplikasi surat dinas yang sedang berjalan saat ini

adalah :

1. User Login ke aplikasi surat dinas dengan memasukkan user name dan

password

2. Pilh menu surat dinas,

3. Pilih submenu Buat konsep Surat dinas

4. Isi Formulir buat konsep surat dinas yang telah disediakan dalam aplikasi

tersebut

5. Masukan surat dinas yang telah dibuat sebelumnya di microsoft word yang

Gambar 4.1. Flow Map Mengisi form

login

Memilih menu surat dinas

Memilih submenu buat konsep surat

dinas

Mengisi form buat konsep surat

dinas

Form Login

Mengextact surat dinas dalam

bentuk pdf

Mengirim surat dinas

Arsip surat dinas

Menginput surat dinas

Lap. Pengiriman surat Arsip surat dinas

Gambar 4.2. Diagram Konteks

4.2.2.1.3. Data Flow Diagram

input surat dinas

surat dinas

surat dinas

surat dinas yang akan dikirim

Lap. Surat dinas yg telah dikirim

Gambar 4.3. Data Flow Diagram

user SI

Surat Dinas

admin

user 1.Membuat

konsep surat dinas

2. Mengirim surat dinas

Skema relasi dari program aplikasi yang dibangun, akan terlihat sebagai berikut :

Tabel 4.2. Tabel Relasi

User / Pengguna

- User_ID *

- Password

- Nama

- Status

- Email

- ID_Pertanyaan **

- Jawaban

- Kode_Jabatan**

- Tanggal_Daftar

Surat dinas

- ID _suratdinas

- Kode_suratdinas

- Tgl_surat

- Perihal

- Kode_jabatan

Jabatan

- Kode_Jabatan*

1. Tabel User

Tabel 4.3. Tabel User

Field Name Type Width Description

User_ID int 11 Key Tabel User

Password Text 32 Password Pengguna

Nama Text 50 Nama Lengkap Pengguna

Status Enum(‘S’,’M’)

Status Pengguna apakah

single atau sudah menikah

Email Text 50 Email Pengguna

ID_Pertanyaan Int 4

ID Pertanyaan mana yang

dipilih Pengguna

Jawaban Text 50

Jawaban yang diisi pengguna

berda

Kode_Jabatan Int 4 Jabatan pengguna

Tanggal_Daftar Date

Tanggal dan waktu pengguna

2. Tabel Jabatan

Tabel 4.4. Tabel Jabatan

Field Name Type Width Description

Kode_Jabatan Int 4 Kode Jabatan / Key Tabel Jabatan

Nama_jabatan Text 30 Nama Jabatan

3. Tabel Surat dinas

Tabel 4.5. Tabel Surat Dinas

Field Name Type Width Description

ID_jabatan Text 6

ID Untuk jabatan di setiap

Bagian

Kode_suratdinas Int 4 Kode surat dinas / Key

Tgl_surat Datetime Tanggal kirim surat dinas

Perihal text 20 Hal tentang surat dinas

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Aplikasi surat dinas di Pusat Lingkungan Geologi (PLG) merupakan sarana

intranet yang di gunakan untuk pengiriman atau penerimaan surat dinas yang hanya

bisa digunakan di PLG saja. Aplikasi ini mempermudah karyawan dalam pengiriman

dan penerimaan surat dinas, sehingga bisa lebih efisien dan efektif.

5.2. Saran

Saran-saran yang bisa penulis berikan antara lain :

a. Agar bagian informasi selalu mengupdate informasi-informasi terbaru yang

mungkin dibutuhkan oleh staf Pusat Lingkungan Geologi dalam

pekerjaannya.

b. Saling berperan aktif sehingga aplikasi ini benar-benar menjadi suatu system

informasi bagi Pusat Lingkungan Geologi pada khususnya dan semua yang

membutuhkan pada umumnya.

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata I Jurusan Manajemen Informatika

NENENG SRI MULYATI 10507150 ARI ANNISA NOVIANI 10507185

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

iv 1.1.Latar Belakang Kerja Praktek……….. 1

1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah………. 2

1.2.1. Identifikasi Masalah……….. 2

1.2.2. Rumusan Masalah………. 2

1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek……… 2

1.3.1. Maksud dari Kerja Praktek……… 2

1.3.2. Tujuan dari Kerja Praktek………. 3

1.4. Batasan Masalah……….. 3

1.5. Lokasi dan Waktu Kerja Pratek………... 3

BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem... 5

2.1.1. Elemen Sistem………... 5

2.1.2. Klarifikasi Sistem……….. 7

2.2.Pengertian Informasi……… 8

2.3.Pengertian Sistem Informasi……… 8

2.4.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem……….. 8

v

2.5.1. Flow Map………... 11

2.5.2. Diagram konteks……… 13

2.5.3. Data Flow Diagram……… 14

2.5.4. Kamus Data……… 15

2.6.Perancangan Basis Data………... 19

2.6.1. Normalisasi………... 19

2.6.2. Tabel Relasi………... 22

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Sejarah Perusahaan... 23

3.2.Struktur Organisasi Perusahaan………... 26

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA 4.1. Teknik Kerja Praktek... 29

4.2. Data Kerja Praktek……….………. 30

4.2.1. Analisis kebutuhan non fungsional……….... 30

4.2.2. Analisis Sistem………... 32

4.2.2.1. Analisis sistem Alur Kerja……….. 33

4.2.2.1.1. Flow Map……….. 33

4.2.2.1.2. Diagram Konteks……….. 36

4.2.2.1.3. Data Flow Diagram………... 36

4.2.2.2. Tabel Relasi……… 37

4.2.2.3. Kamus Data……… 38

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1.Kesimpulan ……… 39

5.2.Saran………... 39

Sumber Internet :

http://www.google.com/ Konsep Dasar Sistem / 10 Juli 2010 http://www.google.com/ Pendekatan Sistem / 15 Agustus 2010

http://www.google.com/ Analisa & Perancangan Sistem Informasi – Data Flow

Diagram / 20 Agustus 2010

http://www.google.com/ Diagram Konteks/ 20 Agustus 2010

http://www.google.com/ analisis_kontek.pdf / 20 Agustus 2010

http://www.google.com/ relasi-antar-table.pdf / 20 Agustus 2010

http://www.google.com/ Tahapan Normalisasi/ 20 Agustus 2010

http://www.google.com/ Bab 3 Data Dictionary (DD) atau Kamus Data / 20 Agustus

2010

Sumber Buku :

1. HM, Jogiyanto, Analysis and Disain Sistem Informasi (Pendekatan terstruktur), Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME, yang dengan rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan kerja praktek yang di berikan tepat pada waktunya.

Laporan kerja praktek ini disusun sebagai syarat kelulusan mata kuliah Kerja Praktek, dimana laporan ini berisikan kegiatan selama 1 bulan kerja praktek di Pusat Lingkungan Geologi (PLG) mulai tanggal 5 Juli 2010 s.d 5 Agustus 2010, dengan mengambil judul laporan “ANALISIS APLIKASI SURAT DINAS BERBASIS

WEB DI PUSAT LINGKUNGAN GEOLOGI (PLG)”., jl. Diponegoro no.57

Bandung

Laporan kerja praktek ini merupakan sebuah hasil pekerjaan, yang dimana tidak akan terwujud tanpa adanya dukungan dan kerjasama yang baik oleh berbagai pihak, yang telah merelakan waktu dan segala pengorbananya kepada penulis. Untuk itu penulis memberikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dan semoga amal baiknya diterima oleh Tuhan YME, terutama kepada :

1. DR. Ir Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor UNIKOM.

2. Prof. DR. Ir. Ukun Sastraprawira. M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM.

3. Dadang Munandar.,S.E.,M.Si., selaku ketua jurusan manajemen informatika. 4. Ir. Hubertus Danaryanto, M.Sc., selaku pimpinan Pusat Lingkungan Geologi

(PLG) Bandung yang teleh membantu dalam pelaksanaan Kerja Praktek. 5. Andhy Darmeidi Sipayung, ST., selaku pembimbing lapangan yang telah

membantu dalam pelaksanaan Kerja Praktek.

6. Sutikno., selaku pembimbing lapangan yang telah membantu dalam pelaksanaan Kerja Praktek

8. Teman-teman manajemen informatika empat semester VII 2010.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Identitas Diri

Nama Lengkap : Neneng sri Mulyati

Nama Panggilan : Neneng

Tempat, Tanggal Lahir : Puspahiang, 5 November 1988

Agama : Islam

Alamat : RT. 03 RW. 05 Desa Mandalasari Kecamatan Puspahiang

Kabupaten Tasikmalaya

Email : nezriem_srim@yahoo.com

II. Pendidikan Formal

NO. TAHUN URAIAN KETERANGAN

1. 2007-Sekarang Program Studi Sistem

Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

UNIKOM

2. 2004-2007 SMA Negeri 3

Tasikmalaya

Lulus Berijazah

3. 2001-2004

SMP Negeri 2 Puspahiang Lulus Berijazah

4. 1995-2001