BAB I surat

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Kemudahan yang diberikan oleh kecanggihan Teknologi Informasi saat ini, telah memberikan begitu banyak keuntungan bagi perseorangan maupun organisasi atau peru sahaan. Ini dikarenakan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi, kita dapat mempercepat dan mempermudah pekerjaan yang dilakukan. Teknologi informasi berkembang sangat cepat dan pesat, ini dikarenakan fungsinya yang dapat diterapkan di berbagai bidang pekerjaan yang memerlukan hasil akurat, praktis dan sangat cepat dalam melakukan sebuah pekerjaan karena fungsi dan kegunaannya tersebut teknologi informasi sekarang sudah menjadi suatu kebutuhan pokok.

Merasa akan kurang dengan sistem informasi yang masih notabene menggunakan file pembukuan maka penulis ingin memberikan solusi untuk mengubah kriteria kerja menggunakan Komputer, baik penyimpanan data sampai proses penginformasiannya, ini akan sangat membatu dalam proses pencarian serta pemrosesan data yang masih manual ke jalur database komputerisasi, dan dalam hal penyampaian data akan lebih cepat di terima dan diproses sesuai dengan kebutuhannya

Pada instansi Pemerintahan Bagian Pertanahan Setda Kabupaten Gianyar untuk melakukan pencatatan dan pengecekan arsip surat masuk maupun surat keluar dilakukan setiap hari pada jam kerja secara manual. Pencatatan dan pengecekan surat ini dilakukan untuk memastikan surat tersebut ditujukan kepada siapa dan instansi apa. Untuk itu pada Instansi Bagian Pertanahan Kabupaten Gianyar perlu adanya sistem pengecekan surat untuk memudahkan para pegawai dalam mengetahui data dari sumber surat itu berasal tanpa harus membuka kembali arsip surat dalam pembukuan surat masuk dan keluar.

Berdasarkan latar blakang masalah di atas maka penulis mengangkat judul laporan ini “Analisa dan Desain Sistem Pengecekan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Pertanahan Pemerintah Kabupaten Gianyar”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, dengan kurang efisiennya pengelolaan dan penyimpanan data pengarsipan maka dapat dirumuskan masalah-masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana cara membuat waktu lebih efisien ketika harus melakukan pengecekan surat dan penyimpanan sebuah data surat.

2. Bagai mana aplikasi ini dapat dimanfaatkan untuk membantu memudahkan pengecekan surat masuk maupun surat keluar.

Adapun tujuan dari kerja praktek ini adalah :

 Untuk mengetahui dan memahami sistem kerja pada Bagian Pertanahan Pemerintah Kabupaten Gianyar.

 Membantu memudahkan pengecekan surat masuk maupun surat keluar pada Bagian Pertanahan Pemerintah Kabupaten Gianyar.

 Serta mengurangi tingkat kelalaian karena mengunakan sistem manual.

1.4 Ruang Lingkup Kerja Praktek

Ruang lingkup karya tulis ini berdasarkan pada administrasi surat yang terdapat pada Bagian Pertanahan Pemerintahan Kabupaten Gianyar. Administrasi surat meliputi surat masuk dan surat keluar yang terdapat dalam Bagian Pertanahan Pemerintah Kabupaten Gianyar. Surat yang masuk dan keluar biasanya merupakan surat undangan dan pemberitahuan. Surat tersebut juga bisa disposisi oleh kepala bagian untuk diberikan kepada pegawai lain untuk menghadiri atau melaksanakan isi dari surat tersebut.

1.5 Metode Kerja Praktek a. Lokasi Kerja Praktek

Kegiatan kerja praktek dilaksanakan di Bagian Pemerintaha Kabupaten Gianyar yang berada di jalan Manik Gianyar-Bali

b. Sumber Data - Data Primer

Data yang diperoleh lansung dari Kepala Bagian, kepala Sub Bagian dan Staff Pegawai dengan obserfasi secara langsung.

- Data Sekunder

Data yang diperoleh dari buku administrasi surat pada Bagian Pertanahan Kabupaten Gianyar

c. Teknik Pengumpulan Data - Observasi

Metode pengumpulan data dengan cara melakukan penelitian dan pengamatan secara langsung pada tempat kerja praktek yang bertempat di Bagian Pertanahan Kabupaten Gianyar.

- Wawancara

Metode pengumpulan data dengan tanya jawab langsung dan sistematis kepada orang yang mengetahui tentang permasalahan yang sedang diamati. Wawancara ini penulis lakukan kepada Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian serta Staff pegawai di lingkungan Kantor Bagian Pertanahan Kabupaten Gianyar.

- Dokumentasi

Metode pengumpulan data dengan mencatat, mencari data-data dan file dokumen yang ada pada instansi tesebut.

Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mencari referensi dari berbagai sumber baik elektronik maupun cetak.

d. Teknik Analisis Data

BAB II

Tinjauan Umum Bagian Pertanahan Sekretariat Pemerintah Kabupaten Gianyar

2.1 Tentang Kantor Bagian Pertanahan Setda Kabupaten Gianyar

Kantor Bagian Pertanahan ini merupakan bagian dari Kantor Bupari Ginanyar di bawah Asisten Ekonomi dan Pembangunan dengan luas bangunan 2000m2 _yang terletak di Jalan Manik No. 8 Gianyar, dan mempunyai tugas-tugas pokok diantaranya adalah pendataan, pensertifikatan pengelolaan serta pemanfaatan tanah aset Pemerintah Kabupaten Gianyar[1]_.

Saat ini tanah merupakan aset daerah yang paling rentan dan sangat riskan untuk terjadinya konflik-konfik pertanahan, dikarenakan belum terdatanya dengan akurat tanah aset pemerintah daerah Kabupaten Gianyar yang dijadikan fasilitas umun. Hal ini lah yang menjadikan pertimbangan dibentuknya sebuah instansi pemerintah yang menangani masalah aset-aset pemerintah secara khusus dibidang pertanahan.

2.2 Visi dan Misi  Visi

1. Terwujudnya pelayanan bidang pertanahan yang berkualitas untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat[1]_.

 Misi

1. Mewujudkan pensertifikatan tanah yang berupa tanah pemerintah, fasilitas umum, laba Pura ( tanah laba Pura Kahyangan Tiga dan atau Pura Kahayangan Jagat se Kabupaten Gianyar ), dan aset Pemkab.

2. Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

3. Menyediakan data sebagai dasar penyelesaian sengketa tanah. 4. Mewujudkan pendataan tanah aset Propinsi Bali yang berlokasi di

Kabupaten Gianyar dan tanah sisa peran serta LC[1]_. 2.3 Fungsi Dan Tugas Organisasi

 Kepala Bagian Pertanahan mempunyai tugas :

a. Menyusun rencana kegiatan pada Bagian Pertanahan sebagai bahan palaksanaan tugas di bidang pertanahan baik rutin maupun pembangunan;

b. Mengkoordinasikan kepada kepala Sub. Bagian dan Bawahan agar terjalin kerja sama dan saling mendukung;

d. Memberi petunjuk dan bimbingan kepada Kepala Sub. Bagian dan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai ketentuan yang berlaku;

e. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas dibidang pertanahan dengan instansi terkait;

f. Menginventarisasikan permasalahan pertanahan dan mencari alternatif pemecahannya;

g. Menyelesaikan permasalahan – permasalahan pertanahan bidang pengaturan tata guna tanah, penguasaan tanah dan penyelesaian hak-hak tanah ;

h. Mengevaluasi dan mengawasi pekerjaan masing-masing pekerjaan masing- masing Sub.Bagian dan bawahan;

i. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan karier; j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan;

k. Membuat laporan kegiatan di Bagin Pertanahan dan tugas lain yang diberikan sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan[1]_.

 Sub. Bagian Pengaturan Tata Guna Tanah mempunyai tugas :

a. Menyusun rencana kegiatan di bidang pengaturan tata guna tanah sebagai pelaksanaan tugas rutin maupun pembangunan;

b. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas kepada bawahan agar pelaksanaannya terarah dan terpadu;

c. Membagi pelaksanaan tugas kepada bawahan sesuai bidangnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

d. Memeriksa hasil kerja bawahan dan memberi petunjuk yang berpedoman pada peraturan yang berlaku agar hasil kerja sesuai yang diharapkan;

e. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier;

f. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data dibidang penataan guna tanah;

g. Menyiapkan bahan-bahan dalam penyusunan rencana penatagunaan tanah;

h. Memberi bimbingan dan penyuluhan di bidang penggunaan tanah kepada masyarakat;

i. Mengawasi dan pengendalian perubahan penatagunaan tanah;

k. Melaksanakan dan menginventarisir permasalahan pengaturan tata guna tanah dan mencari alternatif pemecahannya;

l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan;

m. Membuat laporan kegiatan dan pelaksanaan tugas yang diberikan oleh atasan sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan[1]_.

 Sub. Bagian Penguasaan Tanah mempunyai tugas :

a. Menyusun rencana kegiatan Sub. Bagian Penguasaan Tanah sebagai pelaksanaan tugas baik rutin maupun pembangunan;

b. Mengkoordinasikan tugas-tugas bawahan agar pelaksanaannya terarah dan terpadu;

c. Membagi hasil pelaksanaan kegiatan kepada bawahan agar tercapai yang diharapkan;

d. Memberi petunjuk, bimbingan dan pengawasan kepada bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku;

e. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier;

f. Menyiapkan data- data dibidang penguasaan tanah redis, pemanfaatan bersama atas tanah dan konsolidasi / penataan tanah perkotaan maupun tanah pedesaan;

g. Melaksanakan kegiatan ganti rugi tanah lebih maupun tanah asente, tanah pertikelir dan memberikan ijin pengalihan status tanah dan penyelesaian sengketa tanah;

h. Melaksanakan pembinaan bimbingan dan memberikan petunjuk mengenai pengaturan, penguasaan, pemanfaatan bersama, pembayaran ganti rugi, penyelasaian sengketa dan pengalihan status tanah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku; i. Melaksanakan dan mengumpulkan permasalahan penguasaan tanah

dan memcari alternatif pemecahan;

j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan;

k. membuat laporan pelaksanaan tugas sesuai bidangnya dan pelaksanaan tugas lainya yang diberikan oleh atasan sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan.

 Sub. Bagian Penyelesaian Hak – hak Tanah mempunyai tugas :

b. Mengkoordinasikan bawahan dalam pelaksanaan tugas terarah dan terpadu sesuai dengan rencana kegiatan;

c. Memberi bimbingan, pengawasan dan petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku;

d. Membagi habis kegiatan kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya;

e. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan pengembangan karier;

f. melaksanakan tugas di bidang pengurusan, penyelesaian hak – hak atas tanah pemerintah, penyelesaian ganti rugi yang diambil oleh pemerintah untuk kepentingan umum;

g. Melaksanakan pendataan dan pengadaan tanah bagi kepentingan instansi pemerintah dan menyelesaikan administrasinya;

h. Menyiapkan bahan- bahan masukan dalam penyelesaian kasus – kasus tanah kepentingan umum sesuai dengan peraturan yang berlaku; i. Menyiapkan bahan – bahan pemeriksaan dan pemberian fatua

mengenai pemberian hak atas tanah sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

j. Melaksanakan penelitian kelengkapan berkas permohonan hak, dan mencatat dalam registrasi permohonan hak;

k. Melaksanakan penelitian dan pemeriksaan lapangan terhadap obyek dan subyek tanah yang dimohonkan dan membuat risalah penelitian dan pemeriksaan lapangan untuk disidangkan sesuai ketentuan yang berlaku;

l. Melaksanakan tugas lainya yang diberikan oleh atasan;

2.4 Susunan Dan Struktur Organisasi

Gambar 2.4.1 Struktur Organisasi

Kepala Bagian Pertanahan

Kepala Bagian Pertanahan

Kasubag

Penguasaan Tanah_{Penguasaan Tanah}Kasubag Kasubag

Pengaturan Tata Guna Tanah

Kasubag Pengaturan Tata

Guna Tanah

Kasubag

Penyelesaian Hak-hak Tanah

Kasubag

Penyelesaian Hak-hak Tanah

BAB III

ANALISA SISTEM INFORMASI SURAT

KANTOR BAGIAN PERTANAHAN SEKRETARIAT PEMERINTAH KABUPATEN GIANYAR

3.1 Sistem Informasi

Pendekatan sistem lebih menekankan padad element-elemen atau kelompuknya, yang dalam hal ini sistem itu di devinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan-aturan tertentu[2]_.

Secara umum sistem memiliki tiga komponen dasar yaitu :

a. Input yaitu elemen-elemen yang masuk kedalam suatu sistem yang nantinya akan diolah.

b. Process yaitu pengolahan/perubahan elemen masukan (input) menjadi elemen keluaran (output).

c. Output merupakan elemen-elemen hasil keluaran dari suatu sistem yang telah melalui process.

Skema dari tiga komponen tersebut :

Gambar 3.1 Komponen Sistem

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penguna, serta bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini ataumendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi memiliki nilai[2]_.

Sistem informasi merupakan sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan[2]_.

3.2 Analisa Sistem

Analisa sistem merupakan kegiatan menentukan atau mengidentifikasi masalah,mengevaluasi, membuat model serta spesifikasi sistem. Untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dalam merancang suatu sistem, maka diperlukan terlebih dahulu adanya sistem informasi tentang sistem yang sedang berjalan, yang meliputi deskripsi prosedur dan analisa dokumen yang digunakan.

Beberapa alasan perlunya menganalisa sistem yang sedang berjalan :

a. Sistem yang sedang berjalan akan dijadikan dasar untuk perancangan sistem yang akan dibuat.

b. Sebagai bahan pertimbangan dalam perancangan sistem baru.

c. Sebagai bahan acuan untuk menentukan karakteristik sistem yang baru. Output

Analisa sistem merupakan dasar pelaksanaan perancangan sistem, kesalahan yang dilakukan pada tahap analisis sistem merupakan awal kehancuran dari seluruh sistem yang dibangun. Jadi, analisis harus dirancang dengan tepat dan dipikirkan dengan matang.

3.3 Sistem flow (Bagan Alir)

Tabel 3.1 Simbul-simbul Flowchart

SIMBOL NAMA FUNGSI

TERMINATOR Permulaan/akhir program

GARIS ALIR (FLOW LINE)

Arah aliran program

PREPARATION Proses inisialisasi/pemberiaan harga awal

PROSES Proses perhitungan/proses pengolahan data

INPUT/OUTPUT DATA

Proses input/output data, parameter, informasi

DESCRIPTION

Perbandingan prnyataan, penyeleksian data yang memberikan pilihn untuk langkah selanjutnya

ON PAGE CONNECTOR

Penghubung bagian-bagian flowchart yang berada pada suatu halaman

OFF PAGE CONEKTOR

1. Flowchart Surat Masuk

2. Flowchart Surat Keluar

3.4 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh prfesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program[3]_.

Simbol-simbol yang digunakan dalam menggambar DFD menurut Gane & Sarson adalah sebagai berikut :

1. Terminator

Terminator memiliki entitas eksternal yang berkumunikasi dengan sistem yang sedang dikembangakan. Biasanya Terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity). Terdapat dua jenis Terminator :

a. Terminator Sumber (Source); merupakan Terminator yang menjadi sumber.

b. Terminator Tujuan (Sink); merupakan Terminator yang menjadi tujuan data/informasi sistem.

Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, orgnisasi, departemen di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi diluar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Komponen Terminator ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dibuat modelnya, dan biasanya menggunakan kata benda. Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang Terminator :  Terminator merupakan bagian luar sistem. Alir data yang merupakan

Terminator dengan berbagai proses sistem, menunjukan hubungan sistem dengan dunia luar.

 Professional sistem tidak berhak mengubah isi atau cara kerja organisasi atau prosedur yang berkaitan dengan Terminator.

 Hubungan yang ada antar Trminator yang satu dengan yang lain tidak digambarkan pada DFD.

Simbul ini memisahkan satu sistem dengan lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Gambar 3.4 simbol terminator

2. Prossesing Data

menjelaskan proses/kegiatan apa yang sedang dilakukan. Pemberian nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan objek). Ada beberapa yang perlu di perhatikan tentang proses :

 Proses harus memiliki input dan output.

 Proses dapat dihubungkan dengan komponen Terminator, data store atau proses melalui alur data.

 Sistem/bagian/devisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan dengan komponen proses.

Simbol ini menunjukan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Gambar 3.5 simbol proses

3. Data Store

Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan benda jamak. Data store biasanya berkaitan dengan penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file hardisk, file pita magnetic. Data store dihubungkan dengan alur data. Simbol untuk simpanan dari data yang berupa file database, arsip, dan sebagainya.

Gambar 3.6 simbol data store

4. Data Flow

Simbol yang menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau dari proses sistem.

Gambar 3.7 simbol data flow

3.4.1 Diagram Konteks

Diagram Konteks merupakan titik awal dari analisis. Diagram ini dapat memberikan gambaran umum sebuah sistem yang akan dibuat dan menunjukan batasan dari sistem. Diagram ini hanya menggambarkan input ke dan output dari sistem yang dibuat.

Diagram Konteks adalah tingkatan tinggi dalam aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukan sistem secara keseluruhan. Semua entitas aksternal yang ditunjukan pada diagram konteks beserta aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran-aliran data menuju dan dari sistem diketahui dianalisis.

3.4.2 Diagram level 0

DFD lavel 0 terletak satu level di bawah DFD lavel konteks, yang menggambarkan proses utama dari DFD iti sendiri. Hal-hal yang digambarkan dalam DFD lavel 0 adalah proses utama dari sistem, hubungan entity, proses, data flow, dan data Store.

3.4.3 DFD lavel 0

DFD lavel 0 merupakan DFD tingkat rendah dimana proses-proses yang terdapat di dalamnya sudah tidak dapat diuraikan.

DFD Level 0

DFD Lavel 1 View Surat

Gambar 3.10 DFD level 1 View Surat

DFD Lavel 1 Pengelolaan Surat Undangan

Gambar 3.11 DFD Lavel 1 Pengelolaan Surat Undangan

Pada proses penglolaan surat undanan ini bagian administrasi surat bisa insert, update dan delete untuk surat undangan yang masuk ataupun keluar. Data surat tersebut disimpan pada table surat.

DFD Level 1 Disposisi

Pada proses disposisi bagian administrasi surat akan melakukan disposisi bila kepala bagian menunjuk staf atau pegawai yang lain untuk menerima surat tersebut. Proses disposisi ini akan disimpan pada table surat.

DFD Level 1 Pengelolaan Bagian Administrasi Surat

Gambar 3.14 DFD Level 1 Pengelolaan Bagian Administrasi Surat

Pada proses ini admin mmelakukan pengeloaan user yang dapat melakukan pengelolaan surat. Admin melakukan proses insert, update, delete dan proses trsebut di simpan pada table user.

3.5 Entity Reletoinship Diagram (ERD)

ERD mempresentasikan model data yang dalam suatu sistem dimana terdapat entity dan relasi. Entity merupakan suatu yang teridentifikasikan dalam organisasi sesuai dari Data Store dari DFD, dan setiap Ientity Iterdapat atribut yang merupakan karakteristik dari entity tersebut. Sedangkan relasi adalah penghubung antara entity[3]_.

1. One to One

A 1 1 B

2. One to Many

A 1 N B

3. Many to Many

ERD dari sistem administrasi surat

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Dari hasil pembahasan dalam bab-bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Administrasi Surat Bagian Pertanahan Setda Kabupaten Gianyar dapat disimpulkan :

a. Sistem informasi ini diharapkan dapat menggantikan sistem manual pada proses administrasi surat.

b. Sistem ini diharapkan membantu maintenance data secara berkala sesuai dengan perubahan yang terjadi pada data-data disistem.

4.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

[1] Laporan Hasil Evaluasi Waskat Semester II Tahun 2013 Bagian Pertanahan Setda Kabupaten Gianyar .

[2] Kusrini (2007). Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Penerbit Andi Yogyakarta.

[3] Adulus Setiawan Ir. Rasyid (2001). Analisa dan Desain Struktur dengan Program Stadd III : Yogyakarta