to organize a part of BKN’s main duty and function in administration and state workers management, which is the authority still adhere to the government’s laws. Based on research that the writer does to the workers division in process of tabulation, the promotion data in system that are operating especially in regular, there are still manual and archive forming. Moreover, it does not use application software specially, so that in searching workers data it will spend the time any longer. Therefore, the aims of this research are to know the system that is working, make a designing, and testing from the information system that will be made. After that, the implementation of application program will be made agree with the requirement at the time. Therefore, the result of this research can overcome the problems, tabulation data be accurate, fast and on time.
Research methodology that the writer used in this research is descriptive method, by doing tabulation method of data primer; observation and directly interview to the person involved. In this information system designing, the writer used method structured in approach system, whereas in development system the writer used waterfall method. The instrument that used in system designing are flow map, Context Diagram, DFD, Dictionary of data, ERD, and Normalization. In addition, software that used in this information system is Java Neat beans IDE 6.7. Moreover, as programming language and storage media (database) the writer used MySql and iReport 3.7.5 as reporting output and supporting by windows XP sp 2 in operations.
Result of the research that the writer has done, by operating system in tabulation process of promotion regular that are still manual, it can be the base of suggestion to design system based on chronology event at that time. Do such a trial system of promotion regular to assure quality and to know the weakness of wrong input that is constrained. After came out from the software-error (information system of regular promotion), it can be implemented in workers-sub division in helping tabulation data of Regular promotion.
kepada kepala BKN. Dimana Kanreg BKN mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian tugas pokok dan fungsi BKN dibidang administrasi dan manajemen kepegawaian negara diwilayah kerjanya yang kewenangannya masih melekat pada pemerintah sesuai dengan kebutuhan peraturan perundang – undangan yang berlaku. Berdasarkan dari hasil penelitian yang penulis lakukan pada subbag kepegawaian dalam proses pengolahan data kenaikan pangkat pada system yang sedang berjalan khususnya regular masih bersifat manual dalam arti datanya masih bentuk arsip, dalam pencarian data pegawai harus membutuhkan waktu yang lama dan belum menggunakan software aplikasi khusus yang dapat membantu dalam proses kenaikan pangkat reguler tersebut. Oleh karna itu tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem yang berjalan, melakukan suatu perancangan, pengujian atau testing dari sistem informasi yang akan dibuat, setelah itu implementasi dari pembuatan program aplikasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan yang ada. Sehingga hasil yang didapat bisa membantu mengatasi permasalahan yang ada, pengolahan data menjadi akurat, cepat dan tepat waktu.
Metodologi penelitian yang penulis gunakan yaitu metode deskriptif, dengan melakukan metode pengumpulan data primer yaitu observasi dan wawancara langsung kepada pihak yang terkait. Dalam perancangan system informasi ini, penulis menggunakan metode terstruktur dalam pendekatan system, sedangkan pengembangan system yang digunakan adalah metode watterfall. Adapun alat bantu dalam perancangan sistem yang digunakan adalah flowmap, Conteks Diagram, DFD, Kamus Data, ERD, Normalisasi. Perangkat lunak yang digunakan dalam system informasi ini adalah Java Neatbeans IDE 6.7 sebagai bahasa pemrograman dan media penyimpanan (database) dengan menggunakan MySql lalu piranti lunak lainnya iReport 3.7.5 sebagai output pelaporan serta didukungnya dengan system operasi windows XP sp 2.
Hasil penelitian yang penulis lakukan dengan adanya system yang berjalan dalam proses pengolahan data kenaikan pangkat reguler masih bersifat manual, yang bisa dijadikan landasan usulan untuk perancangan yang berdasarkan urutan kejadian yang ada. Dilakukannya pengujian system kenaikan pangkat reguler untuk menjamin kualitas dan mengetahui kelemahan dari kesalahan input yang dibatasi, setelah bebas dari kesalahan perangkat lunak (system informasi kenaikan pangkat reguler) bisa diimplementasikan di subbag kepegawaian guna membantu dalam proses pengolahan data kenaikan pangkat reguler.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Pada saat ini peran teknologi komputer berpengaruh terhadap
perkembangan dan kemajuan dalam memberikan kemudahan serta membangun
sebuah informasi. Baik dalam pemerintah, ataupun Perusahaan Swasta. Sehingga
menuntut kita untuk dapat menyesuaikan dengan perkembangan zaman pada saat
ini. Salah satu hasil yang bisa dicapai dengan adanya teknologi komputer adalah
kecepatan dalam menyediakan dan mendapatkan informasi, dalam mendukung
jalannya perkembangan teknologi komputer diperlukan suatu Sumber Daya
Manusia, dengan demikian antara teknologi komputer dengan sumber daya
manusia haruslah merupakan hubungan yang sebanding atau relevan guna
mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan pelayanan yang
efektif dan efesien .
Komputer merupakan teknologi informasi yang sangat canggih karna
dengan komputer selain memudahkan dalam pengaksesan juga dapat mengolah
data dalam jumlah yang sangat banyak. Lain halnya dengan cara manual yang
membutuhkan tenaga dan waktu yang banyak, serta data yang disimpan pun
kurang terjamin.
Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung merupakan
salah satu Instansi Pemerintah, dengan jumlah seluruh pegawai yaitu 175 orang
kerja di lingkungan BKN Kanreg III Bandung. Berikut adalah tabel data PNS
BKN Kantor Regional III Bandung yang berdasarkan Golongan / Ruang :
Tabel 1.1 Tabel Data PNS BKN Kantor Regional III
berdasarkan golongan / ruang
No Unit kerja Jml Gol IV
Data kenaikan pangkat tersebut setiap tahunnya selalu berubah sesuai
dengan kondisi dari setiap tmt (terhitung mulai tanggal) dari pegawainya.
Walaupun sebagian sistem kenaikan pangkat reguler yang digunakan pada BKN
Regional III Bandung ini telah menggunakan komputer (aplikasi Microsoft
Office), tetapi untuk saat ini dalam pengolahan dan penyimpanan data pada proses
pelayanan teknis dan administrasi kepegawaian yang khususnya dalam kenaikan
pangkat reguler pada system yang sedang berjalan masih bersifat manual dalam
arti datanya masih dalam bentuk arsip dan dalam proses pencarian data pegawai
yang akan naik pangkatpun membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian
langsung arsip – arsip pegawai dan belum menggunakan software aplikasi khusus
dalam menangani proses kenaikan pangkat reguler tersebut, dalam pembutan surat
keputusan kenaikan pangkat (SKKP) bagian subbag kepegawaian harus mengedit
satu persatu dari data pegawai yang akan naik pangkat sehingga belum efektifnya
dalam melakukan proses kenaikan pangkat. Oleh karna itu dibutuhkan aplikasi
khusus untuk menangani proses kenaikan pangkat reguler tersebut. Guna untuk
mempermudah dalam pengolahan datanya.
Sistem informasi kenaikan pangkat reguler merupakan salah satu sistem
informasi yang dirancang dan dikembangkan untuk menghasilkan laporan
informasi yang dibutuhkan secara tepat dengan manajemen yang baik dan
diharapkan dapat meningkatkan pekerjaan di Subbag.Kepegawaian. Dengan itu
bertolak dari permasalahan tersebut, penulis berusaha membantu memecahkan
masalah tersebut dengan merancang suatu sistem informasi kenaikan pangkat
penyimpanan data kenaikan pangkat reguler pada subbag.Kepegawaian di BKN
Regional III Bandung.
Berdasarkan beberapa hal di atas, untuk itu penulis menetapkan judul
dalam rangka penyusunan laporan Tugas Akhir ini adalah “Sistem Informasi
Kenaikan Pangkat Reguler Pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III
Bandung”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan pernyataan pemegang otoritas dan pengamatan pribadi
penulis juga, dapat diperoleh identifikasi masalah yang sering terjadi diantaranya
sebagai berikut:
1. Dalam proses pengolahan dan penyimpanan data masih bersifat manual,
data masih dalam bentuk arsip sehingga dapat menghambat proses
pelayanan teknis dan administrasi kepegawaian khususnya kenaikan
pangkat reguler.
2. Pada proses pencarian data pegawai yang akan naik pangkat membutuhkan
waktu yang lama dalam pencarian langsung arsip-arsip pegawai sehingga
belum efektif dalam melakukan proses kenaikan pangkat.
3. Dalam pembuatan surat keputusan kenaikan pangkat reguler subbag
kepegawaian masih mengalami kesulitan harus mengedit satu persatu –
data surat keputusan yang akan dibuat.
4. Pada Subbag. Kepegawaian belum menggunakan aplikasi khusus untuk
1.3 Rumusan Masalah
Setelah mengidentifikasi masalah diatas, maka penulis dapat merumuskan
masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Sistem pengolahan data untuk kenaikan pangkat reguler yang
sedang berjalan di BKN Regional III Bandung.
2. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Kenaikan Pangkat Reguler
yang diusulkan di BKN Regional III Bandung.
3. Bagaimana Pengujian (Testing) Sistem Informasi Kenaikan Pangkat
Reguler di BKN Regional III Bandung.
4. Bagaimana Implementasi Sistem Informasi Kenaikan Pangkat Reguler di
BKN Regional III Bandung.
1.4 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan penelitian diantaranya adalah :
1.4.1 Maksud penelitian
Membangun suatu perangkat lunak yang dapat membantu pegawai
khususnya pada subbag.Kepegawaian dalam pengolahan dan penyimpanan data
kenaikan pangkat reguler pada BKN Regional III Bandung. Membantu masalah
yang ada pada subbag.Kepegawaian dalam proses pelayanan teknis dan
administrasi kepegawaian dalam kenaikan pangkat reguler guna untuk
1.4.2 Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui sistem informasi kenaikan pangkat reguler yang sedang
berjalan di BKN Regional III Bandung.
2. Untuk membuat perancangan sistem informasi kenaikan pangkat reguler di
BKN Regional III Bandung.
3. Untuk melakukan analisis dan pengujian program sistem informasi
kenaikan pangkat reguler di BKN Regional III Bandung.
4. Untuk mengimplementasikan sistem informasi kenaikan pangkat reguler
di BKN Regional III Bandung.
1.5 Kegunaan Penelitian
a. Kegunaan Akademis
1. Bagi pengembangan ilmu
Menambah pengetahuan bagi pengembangan ilmu administrasi
kepegawaian negeri sipil.
2. Bagi peneliti lain
Menjadikan referensi untuk pengembangan dan perbaikan dalam
penyusunan laporan penelitiannya dengan kasus yang sama.
3. Bagi penulis
Menambah wawasan dan meningkatkan pengetahuan tentang hal yang
menyangkut kepegawaian negri sipil khususnya dalam kenaikan pangkat
regular di BKN Regional III Bandung. Selain itu dapat
kerja. Untuk memperoleh informasi dan data sebagai bukti empiris yang
diperlukan dalam upaya pencapaian tujuan dan penyusunan Tugas Akhir.
b. Kegunaan Praktis
Adapun kegunaan praktis bagi instansi, diantaranya adalah sebagai bahan
masukan yang dapat dipertimbangkan untuk meningkatkan program pelayanan
teknis dan administrasi khususnya kenaikan pangkat reguler pada
subbag.kepegawaian BKN Regional III Bandung.
1.6 Batasan Masalah
Untuk mengkaji suatu permasalahan diperlukan batasan masalah, agar
masalah yang diteliti tidak keluar dari konteks pembahasan adapun batasan
masalahnya sebagai berikut:
1. Penulis hanya membuat program aplikasi diterapkannya Sistem Informasi
Kenaikan Pangkat Reguler pada Badan Kepegawaian Negara (BKN)
Regional III Bandung guna membantu proses Pengolahan Data Kenaikan
Pangkat Reguler di Subbagian Kepegawaian.
2. Jenis kenaikan pangkat yang dibahas hanya Kenaikan Pangkat Reguler
saja (Golongan II, III & IV mengolah Data pegawai, Daftar hadir, DP3,
SUKP, SKKP, Laporan Pegawai, Daftar Nama Pegawai yang diusulkan
kenaikan pangkat., sedangkan dalam pembuatan SKKP golongan III dan
IV di jakarta).
(untuk kenaikan pangkat reguler) pada BKN Kanreg III Bandung. Yang
diberikan kepada PNS yang memiliki ijazah sesuai dengan susunan
Pangkat, Golongan dan Ruang berdasarkan Pendidikan.
1.7 Lokasi dan waktu penelitian
1.7.1 Lokasi penelitian
Penyusunan Tugas akhir ini, penulis melaksanakan penelitian di Badan
Kepegawaian Negara Regional III Bandung pada Bagian Umum di
subbag.Kepegawaian yang beralamat di Jl.Surapati No.10, Bandung Telp (022)
727 2021, Fax (022) 720 6182.
1.7.2 Waktu penelitian
Waktu penelitian yang dilaksanakan pada bulan Maret sampai dengan
Juni, dengan tahapan-tahapan penelitian seperti yang terdapat pada tabel berikut :
Tabel 1.2 Waktu Penelitian
No. Kegiatan
1 Pengumpulan data
2 Pengumpulan kebutuhan
3 Desain sistem
4 Coding sistem
5 Menguji sistem
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi
pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan
atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat
berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait
dalam sistem tersebut.
Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem, seperti
dibawah ini:
Menurut Jogiyanto, (2000:683) Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri
dari prosedur-prosedur yang saling berinteraksi atau komponen - komponen,
berkumpul bersama-sama melakukan suatu kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Gerald. J, (1991) dalam buku Analisis dan desain Sistem
Informasi, Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:3). Sistem suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Untuk memahami / mengembangkan suatu sistem maka perlu
membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Menurut Jogiyanto,
(2000:2) Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem
1. Komponen (component)
Kegiatan-kegiatan proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan
input menjadi bentuk setengah jadi (output) komponen ini bisa merupakan
subsistem dari sebuah sistem.
2. Batasan (boundary)
Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam
sistem dan mana yang diluar sistem.
3. Lingkungan Luar (environment)
Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi,
kendala, dan input terhadap suatu sistem.
4. Penghubung (Interface)
Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungan bertemu atau
berinteraksi.
5. Masukan (input)
Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energy) dari lingkungan yang
dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
6. Keluaran (output)
Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar
komputer) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam
7. Pengolah (process)
Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau system itu
sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran.
8. Penyimpanan (storage)
Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap,
dari informasi , energi, bahan baku, dan sebagainya.
Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen
tersebut dengan bekerja berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan
komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama
9. Sasaran (objectives) atau Tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya, sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem
dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto, (2000:687) Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari
beberapa sudut pandang diantaranya sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik(physical sistem). Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran / ide – ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan manusia(human made sistem). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dapat dibuat oleh manusia . Sistem buatan
adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tentu(probabilistic sistem).Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi , interaksi antara bagian – bagiannya dapat
dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem) dan sistem terbuka (open sistem). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya, sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan
luar / subsistem lainnya.
2.1.3 Pengertian Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi.
Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh , kerdil dan
akhirnya berakhir. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut,
Menurut Gordon. B. Davis (1985) dalam buku Analisis dan desain Sistem
Informasi, Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:8).Informasi adalah sebagai data yang
penerimanya untuk mengambil keputusan yang sekarang maupun keputusan yang
akan datang.
Sedangkan menurut Jogiyanto, (2000:692). Informasi adalah hasil dari
pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian ( event ) yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
2.1.4 Kualitas Informasi
Tidak semua informasi berkualitas. Oleh karena itu, sudah seharusnya
dilakukan penyaringan terhadap informasi yang beredar atau yang dapat
ditangkap. Menurut Jogiyanto (2000:696). Kualitas informasi ditentukan oleh
beberapa faktor, yaitu:
1) Keakuratan dan teruji kebenarannya
Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan. Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan
maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak
informasi tersebut.
2) Tepat waktu
Informasi harus disajikan dengan tepat waktu, mengingat informasi akan
menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan
3) Relevansi
Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika informasi tersebut
diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan menjadi tidak berguna jika
diberikan kepada mereka yang tidak membutuhkan.
2.1.5 Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto, (2000:696). Nilai informasi (value information)
ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkanya. Suatu informasi
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan
didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.
Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menggabungkan suatu bagian
informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya,
karena sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu
nilai uang tetapi ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya
dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.2 Definisi Sistem Informasi
Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo (2006:11). Sistem informasi dapat
didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain
yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan
menyimpan serta mendistribusikan informasi.
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan. Sistem Informasi Terdiri dari beberapa komponen, antara lain :
1. Perangkat Keras (Hardware)
Adalah peralatan yang ada disistem komputer yang secara fisik dapat
terlihat dan dapat dipegang.
2. Perangkat Lunak(Software)
Adalah program yang berisi perintah untuk melakukan pengolahan data
,software tidak terlihat secara fisik.
3. Teknisi (Brainware)
Manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sistem
komputer.
4. Basis Data(Database)
Basis adalah sebagai markas, tempat, gudang, tempat bersarang atau
berkumpul sedangkan data representasi fakta dunia nyata yang mewakili
suatu objek seperti manusia , barang, peristiwa, konsep, symbol, teks,
gambar, atau kombinasinya.
2.2.1 Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto, (2000:697). Komponen – komponen yang ada dalam
1. Blok masukan (input)
Blok masukan ini mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.
Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data
yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen - dokumen dasar.
2. Blok model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Blok keluaran (output)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat
manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi
Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk menerima masukan,
menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara
keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi,
perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). 5. Blok basis data
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu
diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak
yang disebut database manajemen sistem (DBMS). 6. Blok kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.3 Pengertian Data
Data adalah bahan yang akan diolah atau diproses yang bisa berupa angka
angka, huruf-huruf, simbol-simbol yang menunjukan suatu situasi dan lain-lain
yang berdiri sendiri atau merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Pada umumnya, para pakar mendefinisikan data sesuai dengan bidang
ilmu yang digelutinya, diantaranya adalah sebagai berikut:
Menurut Witarto, (2004:8). Data adalah Representasi dari suatu fakta yang
dimodelkan dalam bentuk gambar, kata, huruf, atau angka.
Menurut Al-Bahra bin Ladjamuddin. B, (2005:2). Data adalah sekumpulan
deskripsi dari benda-benda dan kejadian-kejadian yang selalu berinteraksi
2.4 Pengertian Pengolahan Data
Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin, (2005:9). Pengolahan Data (data processing) adalah waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.
Menurut Budi Sutedjo, (2002:14). Pengolahan data adalah Tahap ini
merupakan tahap dimana data diolah sesuai dengan prosedur yang telah
dimasukan.
Jadi Pengolahan data adalah manipulasi data agar menjadi bentuk yang
lebih berguna, pengolahan data ini tidak hanya melibatkan perhitungan numerik
tetapi juga operasi - operasi, klasifikasi data dan perpindahan data suatu
tempat ketempat lain atau segala macam pengolahan terhadap data agar data itu
berguna sesuai dengan yang diinginkan.
2.5 Pegawai Negeri
Pada pasal 1 (satu) UU No. 43 Tahun 1999, Pegawai Negeri adalah
setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang
ditentukan dan diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam
suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pegawai Negeri terdiri dari:
a. Pegawai Negeri Sipil;
1) PNS Pusat adalah Pegawai yang gajinya dibebankan pada Anggaran
Contoh: PNS yang bekerja pada Departemen Lembaga Pemerintah Non
Departemen, Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara,
Instansi Vertikal di Daerah dan Kepaniteraan Pengadilan.
2) PNS Daerah yang gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan
dan Belanja Daerah dan bekerja pada Pemerintah Daerah
Propinsi/Kabupaten.
Contoh : Pegawai Negeri Sipil Pemda Kota Bandung, Anggota Tentara
Nasional Indonesia, Anggota Kepolisian Republik Indonesia.
2.6 Pengertian Pangkat
Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang PNS
dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian,
oleh sebab itu setiap PNS diangkat dalam jabatan tertentu.
2.7 Pengertian Jabatan
Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab,
wewenang, danhak seseorang PNS dalam rangka susunan suatu organisasi.
Jabatan pada dasarnya terdiri atas:
1. Jabatan struktural, adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung
jawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam rangka memimpin sutau
satuan organisasi negara. Jabatan struktural dipegang oleh eselon 1,2, dan 3.
2. Jabatan fungsional. Adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung
yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian/atau
ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri.
2.8 Pengertian Kenaikan Pangkat
Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja
dan pengabdian PNS terhadap negara.
Ketentuan untuk kenaikan pangkat :
a. Kenaikan pangkat diberikan setiap periode 4(empat) tahun sekali
b. Kenaikan pangkat terjadi dalam 2(dua) periode yaitu april dan oktober
c. Adanya DP3 dalam dua tahun terakhir.
2.9Jenis-jenis Kenaikan Pangkat
i. Kenaikan Pangkat Reguler
Adalah penghargaan yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang
telah memenuhi syarat yang ditentukan tanpa terikat pada jabatan.
(Sumber : Peraturan Pemerintah RI No.99 tentang Kenaikan Pegawai Negeri Sipil, 2000 : Pasal 1).
a. Kenaikan Pangkat Reguler diberikan kepada PNS yang tidak
menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu,
termasuk PNS yang melaksanakan :
1. Tugas belajar yang tidak menduduki jabatan struktural atau
2. Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi
induk, dengan tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan
fungsional tertentu.
Kenaikan Pangkat Reguler diberikan kepada PNS sepanjang tidak
melampaui pangkat atasan langsungnya
ii. Kenaikan Pangkat Pilihan
Adalah kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada pegawai
negeri sipil atas prestasi kerja yang tinggi.
1. Syarat-syaratnya :
a. Minimal telah 2 (dua) tahun dalam pangkat terakhir.
b. Telah memenuhi angka kredit yang ditentukan.
c. Setiap unsur DP-3 minimal bernilai baik dalam 2 tahun
terakhir.
2. Kelengkapan Administrasi yang harus dilampirkan :
a. Salinan fotocopy sah SK. Pangkat terakhir.
b. Salinan fotocopy sah daftar penilaian prestasi kerja (DP-3) dalam
2 tahun terakhir.
c. Asli penetapan angkla kredit yang telah ditentukan.
d. Salinan/fotocopy sah ijasah bagi PNS yang memperoleh dan
nilainya diperhitungkan ke dalam penetapan angka kreditnya.
iii. Kenaikan Pangkat Anumerta
Kenaikan pangkat Anumerta diberikan kepada pegawai negeri sipil yang
iv. Kenaikan Pangkat Pengabdian
Kenaikan Pangkat Pengabdian diberikan kepada pegawai negeri sipil yang
mempunyai batas usia pensiun dan cacat karena dinas.
Adapun kenaikan pangkat yang akan penulis bahas adalah kenaikan
pangkat reguler pegawai negeri sipil di BKN Kanreg III Bandung.
Tabel 2.1 Susunan Pangkat dan Golongan Ruang
No PANGKAT GOL RUANG
Tabel 2.2 Susunan Pangkat Serta Golongan Ruang Berdasarkan Pendidikan
No PANGKAT GOL RUANG PENDIDIKAN
7 Pembina IV a Dokter,
Apoteker/Setara, Magister (S-2)
8 Pembina tingkat I IV b Doktor (S-3)
2.10 Sekilas Tentang Java
Perkembangan Java dipermudah dengan tersedianya JDK (Java
Development Kit) di situs milik Sun yang dapat di-download gratis. Akhir tahun
1995, IBM dan Microsoft memutuskan untuk membeli lisensi Java untuk dipakai
dalam teknologi mereka. Multiplatform. Kelebihan utama dari Java ialah dapat dijalankan di beberapa platform / sistem operasi komputer, sesuai dengan prinsip
tulis sekali, jalankan di mana saja. Dengan kelebihan ini pemrogram cukup menulis sebuah program Java dan dikompilasi (diubah, dari bahasa yang
dimengerti manusia menjadi bahasa mesin / bytecode) sekali lalu hasilnya dapat dijalankan di atas beberapa platform tanpa perubahan. Kelebihan ini
memungkinkan sebuah program berbasis java dikerjakan diatas operating sistem
Linux tetapi dijalankan dengan baik di atas Microsoft Windows. Platform yang
didukung sampai saat ini adalah Microsoft Windows, Linux, Mac OS dan Sun
Solaris.
2.11 Sekilas Mengenai MySQL
Perkembangannya disebut SQL yang merupakan kepanjangan dari
Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus
digunakan untuk mengolah database. SQL pertama kali didefinisikan oleh
American National Standards Institute (ANSI) pada tahun 1986. MySQL adalah
pasangan serasi dari PHP. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL AB
yang berada di Swedia.
MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengola database beserta
isinya. Kita dapat memanfaatkan MySQL untuk menambahkan, mengubah dan
menghapus data yang berada dalam database. MySQL merupakan sisitem
manajemen database yang bersifat at relational. Artinya data-data yang dikelola
dalam database akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga
manipulasi data akan menjadi jauh lebih cepat.
MySQL dapat digunakan untuk mengelola database mulai dari yang kecil
sampai dengan yang sangat besar. MySQL juga dapat menjalankan
perintah-perintah Structured Query Language (SQL) untuk mengelola database-database
yang ada di dalamnya. Hingga kini, MySQL sudah berkembang hingga versi 5.
MySQL 5 sudah mendukung trigger untuk memudahkan pengelolaan tabel dalam
database.
2.12 Mengenai PHPMyAdmin
Pengelolaan database dengan MYSQL harus dilakukan dengan mengetikkan
baris-baris perintah yang sesuai (command line) untuk setiap maksud tertentu.
Jika anda ingin membuat database, ketikkan baris perintah yang sesuai untuk
membuat database. Jika ingin menghapus tabel, ketikkan baris perintah yang
sesuai untuk menghapus tabel. Hal tersebut tentu cukup menyulitkan karena harus
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian yang penulis lakukan yaitu di BKN Regional III Bandung
yang berlokasi di jalan surapati no.10. Pada bagian subbag kepegawaian. Untuk
melihat gambaran yang lebih jelas, maka berikut pembahasan mengenai sejarah
singkat, visi dan misi, struktur organisasi serta job description dari Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung.
3.1.1 Sejarah Singkat BKN Regional III Bandung
Sesuai dengan perkembangan, dimana peran aparatur pemerintah semakin
dirasakan, pemerintah menganggap perlu menetapkan kembali kedudukan, fungsi,
tugas, dan organisasi KUP. Pandangan ini sebagaimana diatur dalam Peraturan
Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 beserta peraturan pelaksanaannya yang
dimaksud dalam Keputusan Perdana Menteri RI Nomor 30/PM/1951 tanggal 7
April 1951.
Untuk maksud tersebut, maka KUP yang merupakan institusi yang
bertugas melakukan pembinaan kepegawaian diubah menjadi Badan Administrasi
Kepegawaian Negara (BAKN) dengan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun
1972. Penetapan Peraturan Pemerintah ini adalah juga sebagai pelaksanaan dari
Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972, maka kedudukan,
fungsi, tugas, susunan dan tata kerja institusi yang mengelola kepegawaian,
semakin dikembangkan.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut, BAKN ditetapkan sebagai
sebuah lembaga pemerintah non departemen yang berkedudukan langsung
dibawah dan bertanggung jawab kepada Presiden, mempunyai fungsi untuk
menyempurnakan, memelihara dan mengembangkan administrasi negara di
bidang kepegawaian sehingga tercapai kelancaran jalannya pemerintahan.
Untuk dapat menyelenggarakan fungsinya, BAKN mempunyai tugas
sebagai berikut:
1. Merencanakan pembinaan kepegawaian sesuai dengan kebijaksanaan
Presiden;
2. Merencanakan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian;
3. Menyelenggarakan tata usaha kepegawaian dan tata usaha pensiun;
4. Menyelenggarakan pengawasan, koordinasi dan bimbingan terhadap
Pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian dan
pensiun pada departemen-departemen dan lembaga-lembaga
negara/Lembaga-lembaga Pemerintah Nondepartemen.
Sedangkan susunan organisasi BAKN, terdiri dari :
a. Kepala;
b. Sekretariat;
c. Biro-biro;
BAKN dipimpin oleh seorang Kepala yang dalam melaksanakan tugasnya
bertanggung jawab langsung kepada Presiden.
Sekretariat BAKN merupakan unsur pembantu pimpinan dan mempunyai tugas
untuk menyelenggarakan administrasi umum meliputi :
a. tata usaha kantor dan urusan dalam;
b. tata kepegawaian (personalia);
c. tata peralatan; dan
d. tata keuangan
Sekretariat BAKN terdiri dari bagian-bagian sebanyak-banyaknya 5(lima) bagian,
dan bagian-bagian terdiri dari sub-sub bagian, masing-masing sebanyak-
banyaknya 5(lima) Sub Bagian.
Biro-biro merupakan unsur pelaksana yang terdiri dari :
a. Biro Perencanaan;
b. Biro Kepegawaian Umum;
c. Biro Kepangkatan dan Penggajian;
d. Biro Tata Usaha Kepegawaian;
e. Biro Pensiun dan Tunjangan;
f. Biro pengawasan.
Tiap-tiap Biro terdiri atas bagian-bagian, masing-masing bagian
sebanyak-banyaknya 5(lima) bagian dan bagian-bagian terdiri atas sub-sub bagian,
Anggaran Belanja BAKN menurut Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun
1972 ini dibebankan kepada Anggaran Belanja Sekretariat Negara/Sekretaris
Kabinet.
Dengan berlakunya Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972 maka
penataan, pembinaan dan pengembangan administrasi kepegawaian sebagai
bagian dari pembinaan aparatur pemerintah, dapat dilaksanakan secara lebih
berdayaguna dan berhasil guna.
3.1.2 Visi dan Misi BKN Regional III Bandung
a. Visi
Pegawai Negeri Sipil yang Profesional, Netral, dan Sejahtera.
Terdapat tiga kata kunci yang akan memberikan pemahaman tentang visi,
yaitu profesional, netral, dan sejahtera :
i. Profesional
Istilah 'profesional' dimaksudkan untuk menunjukkan kriteria pegawai
yang memiliki kompetensi yang memadai sesuai dengan persyaratan suatu
jabatan, bekerja dengan dedikasi yang tiinggi, dan berorientasi pada
prestasi kerja.
ii. Netral
Istilah 'netral' dimaksudkan bahwa PNS bersikap netral terhadap seluruh
kekuatan politik atau kekuatan tertentu lainnya sehingga dalam
melaksanakan tugas umum pemerintahan dan dalam memberikan
pelayanan kepada masyarakat dapat dilakukana secara adil dan merata,
iii. Sejahtera
Yang dimaksud dengan 'sejahtera' adalah untuk menunjukkan bahwa
penghasilan PNS dapat memenuhi tingkat hidup layak bagi diri dan
keluarganya.
Kesejahteraan PNS diwujudkan dengan memperhitungkan beban kerja dan
prestasi kerja/produktivitas marjinal, serta didukung dengan sistem penghargaan
yang adil dan rasional sehingga mampu menumbuhkan motivasi peningkatan
kinerja dan terciptanya PNS yang bersih dari KKN.
b. Misi
Menyelenggarakan Manajemen PNS berbasis Kompetensi untuk
Mewujudkan PNS yang Profesional, Netral dan Sejahtera.
Misi BKN dalam Renstra 2010-2014 adalah:
a. Mengembangkan Sistem Manajemen SDM PNS.
b. Merumuskan kebijakan pembinaan PNS dan menyusun peraturan
perundang-undangan kepegawaian.
c. Menyelenggarakan pelayanan prima bidang kepegawaian
d. Mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian
e. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian kepegawaian
berada didaerah dalam wilayah kerjanya, serta memberikan laporan secara berkala
dan sewaktu – waktu kepada kepala BKN.
2) Bidang Umum
Bidang Umum mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan
administrasi bagi seluruh satuan organisasi Kantor Regional BKN.
Fungsi :
1. Penyusunan rencana dan program;
2. Pengelolaan administrasi keuangan;
3. Pengelolaan administrasi kepegawaian;
4. Pengelolaan tat usaha kantor, dokumentasi dan kehumasan serta
perlengkapan dan rumah tangga.
Bagian Umum terdiri dari :
1. Subbagian Perencanaan dan Keuangan;
2. Subbagian Kepegawaian;
3. Subbagian TU & Rumah Tangga.
3) Subbagian Perencanaan dan Keuangan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan dan penyusunan rencana,
program dan anggaran, pengelolaan administrasi keuangan dan pembayaran serta
pembukuan verifikasi.
4) Subbagian Kepegawaian
Mempunyai tugas melakukan tata usaha kepegawaian, administrasi mutasi
5) Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga
Mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, kearsipan, ekspedisi,
penggandaan, dokumentasi, kehumasan, penyusunan laporan, serta urusan
perlengkapan, angkutan kendaraan dinas, urusan dalam dan keamanan.
6) Bidang Mutasi
Bidang Mutasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan
teknis mutasi kepegawaian kepada peajabat Pembina Kepegawaian Daerah dan
Pejabat Instansi Pusat yang berwenang di daerah, dan menetapkan kenaikan
pangkat anumerta, pengabdian diwilayah kerjanya.
Fungsi :
a. Penyiapan pretimbangan teknis kepada PEjabat Pembina Kepegawaian
Daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil Daerah
dari juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina
Utama golongan ruang IV/e;
b. Pemberian pertimbangan teknis kepada Pejabat Instansi Pusat yang
berwenang didaerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri
Sipil Pusat dari Juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan
Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b;
c. Penetapan Kenaikan Pangkat anumerta dan pengabdian Pegawai Negeri
d. Pemberian pertimbangan teknis peninjauan masa kerja;
Penetapan pemindahan Pegawai Negeri Sipil Daerah antar Daerah
Propinsi dan antara Daerah Kab/Kota dengan Daerah Kab/Kota lain
Propinsi;
Bidang Mutasi Terdiri dari :
1. Seksi Administrasi Mutasi;
2. Seksi Mutasi I;
3. Seksi Mutasi II dan;
4. Seksi Mutasi III.
7) Seksi Administrasi Mutasi
Mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan administrasi Mutasi.
8) Seksi Mutasi I, Seksi Mutasi II, Seksi Mutasi III
Mempunyai tugas melakukan penelitian persyaratan dan penyiapan bahan
pertimbangan mutasi bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk menjadi Juru Muda
Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Utama golongan ruang IV/e
dan bagi Pegawai Negri Sipil Pusat untuk menjadi Juru Muda Tingkat I golongan
ruang I/b, serta penyiapan bahan penetapan kenaikan pangkat anumerta dan
pengabdian bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan penyiapan pertimbangan teknis
peninjauan masa kerja bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah.
9) Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun
Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan penetapan nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil, Kartu Pegawai
pensiun bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Janda/Dudanya dan penyiapan
pertimbangan teknis bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah dan Janda/Dudanya yang
telah mencapai batas usia pensiun, serta penyiapan pertimbangan status
kepegawaian lainnya.
Fungsi :
1. Penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil Daerah
diwilayah kerjanya;
2. Penyiapan penetapan KARPEG dan KARIS/KARSU Pegawai Negeri
Sipil;
3. Penyiapan pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri
Sipil bagi calon Pegawai Negeri Sipil Daerah yang menjalani masa
percobaan lebih dari 2(dua) tahun;
4. Penyiapan penetapan/pertimbangan teknis pangangkatan menjadi Pegawai
Negeri Sipil bagi calon Pegawai Negeri Sipil Pusat/Daerah yang menjalani
masa percobaan lebih dari 2(dua) tahun;
5. Penyiapan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai
Negeri Sipil Pusat yang berpangkat pembina tingkat I golongan ruang IV/b
kebawah yang mencapai batas usia pensiun dan pensiun janda/dudanya;
6. Penyiapan pertimbang teknis pemberhentian dan pemberian pensiun bagi
Pegawai Negeri Sipil Daerah yang berpangkat Pembina Utama golongan
ruang IV/e kebawah yang mencapai batas usia pensiun dan pensiun
7. Penyiapan pemberian pertimbangan masalah kedudukan dan status hukum
kepegawian;
8. Penyiapan pernyataan tewas dan uang duka tewas serta tunjangan cacat
dan;
9. Penyiapan persetujuan pemberian cuti diluar tanggungan negara.
Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun terdiri dari :
a. Seksi Administrasi Ststus Kepegawaian dan Pensiun;
b. Seksi Status Kepegawaian;
c. Seksi Pensiun I;
d. Seksi Pensiun II;
10) Seksi Administrasi Status Kepegawaian dan Pensiun
Mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan administrasi Status
Kepegawaian dan Pensiun.
11) Seksi Status Kepegawaian
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penetapan Nomor Identitas
Pegawai bagi calon Pegawai Negeri Sipil Daerah, pertimbangan teknis
pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil Daerah yang menjalani masa
percobaan lebih dari 2 (dua) tahun, penetapan pengangkatan menjadi Pegawai
Negeri Sipil bagi Calon Pegawai Negeri Sipil Pusat yang menjalani masa
percobaan lebih dari 2(dua) tahun. Pertimbangan teknis bagi Pegawai Negeri Sipil
Daerah yang tewas atau cacat karena dinas, penetapan KARPEG dan
status hukum kepegawaian, persetujuan cuti di luar tanggungan Negara, dan uang
duka tewas.
12)Seksi Pensiun I dan Seksi Pensiun II
Mempunyai tugas melakukan penelitian dan penyiapan bahan penetapan
pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat serta
penyiapan bahan pertimbangan teknis pemberhentian dan pemberian pensiun
Pegawai Negeri Sipil Daerah yang mencapai batas usia pensiun serta pensiun
janda/dudanya, dan pengelolaan tata naskah pensiun.
13)Bidang Informasi Kepegawaian
Bidang Informasi Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan sistem
informasi kepegawain Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah dan memfasilitasi
pengembangan sistem informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah
kerjanya.
Bidang Informasi kepegawaian menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan data masukan hasil mutasi kepegawaian;
b. Pelaksanaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian;
c. Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian;
d. Penyelenggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi;
e. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi kepegawaian;
f. Pengelolaan arsip kepegawaian.
Bidang Informasi Kepegawaian terdiri dari:
a. Seksi Penyiapan dan Pengelolaan Data Kepegawaian I;
c. Seksi Pengelolaan Data Kepegawaian;
d. Seksi Penyajian dan Pertukaran Informasi;
14)Seksi Penyiapan dan Pengelolaan Data Kepegawaian I Seksi
Penyiapan dan Pengelolaan Data Kepegawaian II
Mempunyai tugas melakukan urusan pengagendaan, penyuntingan,
penyandian, perekaman, pengelompokkan, penyimpanan dan pemeliharaan
surat/dokumen kepegawaian, serta penyiapan penyusunan laporan/perangkasan
sesuai beban tugasnya.
15)Seksi Pengelolaan Data Kepegawaian
Mempunyai tugas melakukan pengolahan data kepegawaian Pegawai
Negeri Sipil Pusat dan Daerah, koordinasi dalam penyelenggarakan aplikasi
Informasi kepegawaian, pemeliharaan basis data kepegawaian serta penyimpanan
data dalam computer.
16)Seksi Penyajian dan Pertukaran Informasi
Mempunyai tugas melakukan pengelolaan jaringan komunikasi data,
rekonsiliasi data, dan system informasi kepegawaian, serta penyajian dan
pertukaran informasi kepegawaian.
17)Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian
Mempunyai tugas melaksanakan bimbingan teknis kepegawaian dan
Diklat kepegawaian, melakukan pengawasan kompetensi jabatan, dan
pengendalian pemanfaatan lulusan Diklat PNS Pusat maupun Daerah.
a. Pemberian bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian;
b. Perencanaan kebutuhan diklat;
c. Penyiapan penyelenggaraan diklat kepegawaian;
d. Penyiapan kerjasama,monitoring, dan pengendalian pemanfaatan diklat;
e. Pengawasan standart kompentensi jabatan;
f. Koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian;
g. Pengawasan dan pengendalian kinerja dan disiplin PNS dilingkungan
Kanreg BKN.
Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian terdiri dari :
a. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian I;
b. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II;
c. Seksi Pengembangan Kepegawaian.
18)Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian I
Mempunyai tugas melaksakan bimbingan dan petunjuk teknis
kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan, dan koordinasi dengan
aparat pengawasan fungsional bidang kepegawain di wilayah kerjanya, serta
melakukan pengawasan dan pengendalian kinerja dan disiplin Pegawai Negeri
Sipil dilingkungan Kanreg BKN.
19)Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II
Mempunyai tugas melaksakan bimbingan dan petunjuk teknis
kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan, dan koordinasi dengan
20)Seksi Pengembangan Kepegawaian
Mempunyai tugas merencanakan kebutuhan Diklat, menyusun program
Diklat, menyiapkan penyelenggaraan Diklat kepegawaian, melakukan kerjasama
Diklat, monitoring, dan pengendalian pemanfaatan Diklat instansi di wilayah
kerjanya.
21)Kelompok jabatan Fungsional
1. Dilingkungan Kanreg BKN terdapat kelompok jabatan fungsional
yang tertinggi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang
keahlian atau keterampilannya.
2. Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud didalam ayat
(1), terdiri dari Analis Kepegawaian, Pranata Komputer dan jabatan
fungsional lainnya.
3. Setiap kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga
fungsional senior yang ditunjuk oleh kepala Kanreg BKN
4. Jumlah tenaga fungsional sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
5. Jenis dan jenjang jabatan funsional sebagaimana dimaksud dalam ayat
(1), ditetapkan sessuai dengan peratuan perundang-undangan yang
3.2 Metode Penelitian
Penulis disini akan membahas desain penelitian, jenis dan metode
pengumpulan data, metode pendekatan dan metode pengembangan sistem serta
pengujian software.
3.2.1. Desain Penelitian
Desain penelitian dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif.
Metode deskriptif adalah suatu metode yang pada tahap awal terlebih dahulu
mengumpulkan data-data yang diperlukan, sedangkan pada tahap berikutnya
melakukan pengolahan data hingga membahas sampai pada suatu kesimpulan.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Proses pengumpulan data seperti yang dijelaskan pada desain penelitian
diatas, yakni menggunakan metode deskriptif. Selanjutnya akan dijelaskan
mengenai jenis maupun cara yang penulis lakukan dalam mengumpulkan data.
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Dalam memperoleh data dan informasi yang diperlukan penulis, teknik
pengumpulan data yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Field Research (Penelitian Lapangan)
a. Pengamatan (Observasi)
Suatu penelitian dengan menggunakan pengamatan secara langsung
pada objek yang diteliti, mengenai keterlambatan dalam pengusulan
kenaikan pangkat reguler dan pengajuan gaji serta pembuatan
b. Wawancara (Interview)
Tanya jawab langsung bagaimana system yang berjalan tentang
kenaikan pangkat reguler di BKN, bagaimana cara pengolahan data
kenaikan pangkat reguler, syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk
bisa melakukan kenaikan pangkat regular, prosedur persyaratan
kenaikan pangkat reguler, dan lain – lain dengan pihak yang terkait
pada subbagian kepegawaian di BKN Regional III Bandung.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Adalah data-data atau informasi mengenai pengumpulan kenaikan
pangkat yang diperoleh langsung dari tempat penelitian, yaitu pada subbagian
kepegawaian BKN regional III Bandung.
Adapun dokumen-dokumen yang didapat dari tempat dilakukannya
penelitian tersebut adalah sebagai berikut :
Kartu Pegawai, Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), Daftar Hadir,
Surat Usulan Kenaikan Pangkat (SUKP), Nota Persetujuan Teknis (NPT), Surat
Keputusan Kenaikan Pangkat (SKKP), Laporan Data PNS, Daftar Nama Pegawai
yang diusulkan kenaikan pangkat.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem merupakan metode-metode
yang akan digunakan dalam melakukan perancangan sistem informasi serta untuk
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan yang digunakan adalah pendekatan perancangan
terstruktur. ”Analisis Terstruktur adalah aktivitas pembangunan model, dengan
menggunakan notasi yang sesuai dengan prinsip analisis operasional.”
Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang komplek di
organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara,
fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik,
tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan
produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik. Pada tahap perancangan sistem,
akan dirancang suatu sistem dalam suatu bagan yang menunjukkan prosedur –
prosedur dari sistem tersebut. Alat yang digunakan untuk merancang sistem antara
lain bagan alur dokumen (Flowmap), konteks diagram, DFD (Data Flow
Diagram), kamus data, normalisasi, relasi tabel, ERD (Entity Relational Diagram), struktur file, dan kodifikasi.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan dalam penyelesaian model tersebut classic life cycle (CLC), penyelesaian dengan model tersebut dilakukan secara bertahap, dimana tiap tahap dilakukan setelah tahap sebelumnya selesai. Bila terjadi
kekurangan dapat dilakukan lagi perbaikan dari awal yang lebih dikenal dengan
Gambar 3.2 Metode The classic life Cycle / Watter Fall
( Sumber, Roger S. Pressman, 2001 : 28)
Berikut adalah penjelasan dari tahapan-tahapan yang terdapat dalam
siklus pengembangan system.
1. Rekayasa dan Pemodelan System (System Engineering)
Bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup permasalahan dari objek yang
akan diteliti seperti pengolahan data pegawai kenaikan pangkat pada
subbagian kepegawaian yang dimulai dengan pengumpulan data atau
pembentukan kebutuhan-kebutuhan semua elemen system.
2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (System Analis)
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan untuk sistem informasi
yang berupa data input, proses yang terjadi dan output yang diharapkan
dengan melakukan wawancara dan observasi pada subbagian kepegawaian
BKN Kanreg III Bandung.
Sistem Engineering
Analisis
Desain
Coding
Testing
3. Desain (Design)
Menterjemahkan analisa kebutuhan kedalam bentuk rancangan sebelum
penulisan program berupa perancangan (input dan output) perancangan
file-file atau basis data dan merancang prosedur (algoritma) 4. Kode (Coding)
Mentransformasikan desain kedalam baris-baris program/kode-kode (source code) dengan menggunakan bahasa pemrograman java neatbeans IDE 6.7. 5. Pengujian (Testing)
Sebelum Sistem Informasi (Perangkat lunak) digunakan pada subbagian
kepegawaian BKN Kanreg III Bandung hasrus dilakukan pengujian terlebih
dahulu yang bertujuan untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan
memastikan bahwa input yang dibatasi akan memberikan hasil aktual yang
sesuai dengan hasil yang dibutuhkan dari perangkat lunak yang dibuat.
6. Pemeliharaan (Maintenance)
Pada tahap ini sistem informasi (Perangkat lunak) diuji (bebas dari
kesalahan) diimplementasikan di subbagian kepegawaian BKN Kanreg III
Bandung dan jika ditemukan kesalahan (error) maka akan dilakukan
perbaikan adanya penambahan fungsi sehingga faktor pemeliharaan ini
penting dan dapat berpengaruh pada semua tahap yang dilakukan
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Analisis adalah kegiatan awal dalam penyusunan suatu sistem, dimana
didalamnya terdapat proses memahami sistem yang telah ada, pemeriksaan dan
dengan menggunakan informasi yang diperoleh, merekomendasikan
pengembangan atau peningkatan sistem yang berguna bagi tahap berikutnya.
Perancangan sistem adalah tahap penyusunan sistem selanjutnya, dimana
dalam tahap ini dibuat suatu sistem yang berdasarkan hasil yang didapat dari
tahap analisis sistem, sehingga sistem yang baru dapat terbebas dari permasalahan
dan dapat memuaskan pengguna sistem tersebut.
Perancangan disini ialah kegiatan menemukan dan mengembangkan
masukan-masukan data agar tujuan dari suatu organisasi dapat tercapai.
1) Flowmap (Bagan Alir)
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart atau flowmap
merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir
termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan
simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir
sistem.
2) Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah diagram tingkat tinggi yang menggambarkan
hubungan antar entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang
dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh komponen eksternal
tersebut.
3) Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru
dirancang yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Disamping itu juga Data Flow Diagram (DFD) dapat menggambarkan
arus data yang terstruktur dan jelas dari mulai pengisian data sampai
dengan keluarannya.
4) Kamus Data
Kamus data atau Data Dictionary atau disebut juga dengan istilah
Systems Data Dictionary adalah katalog fakta tentang data, kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat pada
tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada
tahap perancangan sistem.
5) Perancangan Basis Data
Basis data terdiri dari dua kata, yaitu basis dan data. Basis dapat
diartikan sebagai markas, gudang, tempat berkumpul atau tempat
penyimpanan. Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili
suatu objek seperti manusia, barang, hewan, peristiwa, konsep keadaan,
dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks,
kelompok data yang saling berkaitan dan tempat untuk menampung dan
mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat
dieksplorasi untuk menyusun informasi-informasi dalam berbagai bentuk.
a. Normalisasi
Normalisasi adalah “peralatan yang dipergunakan untuk melakukan proses pengelompokan data yang menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya”. Normalisasi merupakan cara pendekatan lain yang dalam membangun desain logis basis
data relasional dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria
standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.
Adapun untuk menghasilakn struktur table yang normal,
diantaranya yaitu :
1. Bentuk unnormalized
Bentuk unnormal adalah bentuk tabel dengan
mencantumkan semua field yang ada.
2. Bentuk Normal Pertama / 1 NF.
Bentuk normal pertama terpenuhi jika sebuah tabel
tidak memilki atribut bernilai banyak (multyvalue atribut)
atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.
3. Bentuk Normal Kedua /2 NF
Bentuk normal kedua terpenuhi jika sebuah tabel semua
atribut yang telah temasuk dalam key primer memliki
4. Bentuk Normal ke tiga / 3 NF
Bentuk normal kedua terpenuhi jika dan hanya jika
semua atribut bukan kunci memiliki depedensi transitif
tehadap kunci primer.
5. Boyce-code Normal Form (BCNF)
Suatu tabel dikatakan berada pada BCNF jika dan
hanya semua ketergantungan fungsional dengan notasi x -> y,
maka x harus merupakan sumber key pada tabel tersebut.
6. Bentuk Normal ke empat / 4 NF
Suatu tabel dikatakan berada pada normal keempat jika tidak
mengandung dua attibut atau lebih bernilai banyak.
7. Bentuk Normal ke lima / 5 NF
Bentuk normal ke lima berkaitan dengan ketergantungan
relasi antar tabel (join depedensi).
b. Tabel Relasi
Relasi tabel merupakan prosedur yang berkaitan dengan pemakai
tentang hubungan logika antar data dalam basis dengan menampilkan
kedalam bentuk tabel-tabel yang terdiri dari sejumlah barisan dan kolom
yang menentukan atribut tertentu.
3.2.4. Pengujian Software
Metode pengujian yang digunakan adalah pengujian Black Box. Pengujian
Black Box adalah pengujian aspek fundamental system tanpa memperhatikan
apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian black box merupakan
metode perancangan data uji yang berdasarkan pada spesifikasi perangkat lunak.
Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas
bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk
dapat dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan
yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada, dan dari urutan kejadian
tersebut dapat dibuat digram aliran dokumen (Flowmap), Digram Konteks, dan
Data Flow Diagram (DFD).
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis Dokumen adalah Analisis yang dilakukan terhadap dokumen
yang berhubungan dengan pengelolaan data pegawai, pengurusan kenaikan
pangkat. Hal ini dilakukan bertujuan untuk mengetahui isi informasi yang akan
disampaikan oleh dokumen tersebut, baik pembuat maupun penerima sebagai
penginput data. Untuk mengetahui informasi yang terkandung dalam suatu
aktivitas tertentu, dilakukan dengan cara menganalisis dokumen dari beberapa
point berikut :
1. Nama Dokumen : Data Pegawai (Karpeg)
Sumber : Subbag. Kepegawaian
Fungsi : Untuk mengetahui data mengenai
identitas pribadi seorang pegawai
2. Nama Dokumen : DP3
Sumber : Subbag. Kepegawaian
Fungsi : Untuk mengetahui perkembangan
penilaian pelaksanaan pekerjaan
setiap pegawai
Elemen data : a. Yang Dinilai
Nama, Nip, Pangkat,
Golongan, Ruang, TMT,
Jabatan, Unit Organisasi.
b. Pejabat Penilai
Nama, Nip, Pangkat,
Golongan, Ruang, Jabatan,
Unit Organisasi.
c. Atasan Jabatan Penilai
Nama, Nip, Pangkat,
Golongan, Ruang, Jabatan,
Unit Organisasi.
d. Penilaian (Unsur yang dinilai)
Kesetiaan, Prestasi Kerja,
Tanggungjawab, Ketaatan,
Kejujuran, Kerjasama,
Prakarsa, Kepemimpinan.
Sumber : Subbag. Kepegawaian
Fungsi : Untuk mengetahui kehadiran pegawai
dalam bekerja.
Elemen data : Nama, Nip, TTL, Pangkat, Golongan,
Ruang, Unit Kerja, Keterangan Daftar
hadir.
4. Nama Dokumen : Surat Usulan Kenaikan Pangkat
Sumber : Subbag. Kepegawaian
Fungsi : Untuk mengusulkan kenaikan pangkat
seorang pegawai setingkat lebih
tinggi.
Elemen data : Nomor Surat, Lampiran, Tanggal
Surat, Nip, Nama.
5. Nama Dokumen : Nota Persetujuan Teknis
Sumber : Bagian Mutasi
Fungsi : Sebagai syarat untuk pembuatan Surat
Keputusan Kenaikan Pangkat
Elemen data : -
6. Nama Dokumen : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat
Sumber : Subbag. Kepegawaian
Fungsi : Untuk memutuskan dan menetapkan
pegawai yang akan naik pangkat.
Pendidikan, Pangkat Lama, Golongan,
Ruang, TMT SKKP, Jabatan, Unit
Kerja, TMT Lama.
7. Nama Dokumen : Daftar Nama Pegawai yang diusulkan
kenaikan pangkat.
Sumber : Subbag. Kepegawaian
Fungsi : Untuk memberitahukan pegawai yang
diusulkan naaik pangkat.
Elemen data : Nama, Nip, Gol/Ruang, TMT.
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Analisis Prosedur Kenaikan Pangkat Reguler yang sedang berjalan pada
Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung, sebagai berikut :
1. Pegawai memberikan Data Pegawai, DH, dan DP3 kepada Subbag.
Kepegawaian.
2. Subbag Kepegawaian menginventariskan atau melakukan pemberkasan
persyaratan kenaikan pangkat Reguler dari data pegawai yang akan naik
pangkat, dengan menyusun dan memeriksa kelengkapan persyaratan
kenaikan pangkat yaitu terdiri dari Daftar Hadir, DP3 dan SK terakhir
(lama). Apabila dalam pemeriksaan keadaan isi pada salah satu
persyaratan masih ada yang belum memenuhi standar kenaikan pangkat,
maka proses kenaikan pangkat dibatalkan dan diarsipkan. Apabila semua
persyaratan terpenuhi, proses kenaikan pangkat dilanjutkan dengan
3. Subbag Kepegawaian membuatkan Surat Usulan Kenaikan Pangkat, lalu
diserahkan ke Kepala Bagian Umum.
4. Kepala Bagian Umum menandatangani Surat Usulan Kenaikan Pangkat
lalu dikembalikan lagi ke Subbag Kepegawaian.
5. Kemudian kelengkapan persyaratan kenaikan pangkat dan Surat Usulan
Kenaikan Pangkat tersebut diserahkan ke Bagian Mutasi untuk dilakukan
pengkajian, apabila persyaratan masih ada kekurangan maka persyaratan
tersebut dikembalikan pada subbag kepegawaian dan disimpan sebagai
arsip. Dan apabila semua persyaratan lengkap maka akan dibuatkannya
Nota Persetujuan Teknis Kenaikan Pangkat.
6. Nota Persetujuan Teknis Kenaikan Pangkat diserahkan ke Subbag
Kepegawaian dan persyaratannya disimpan di Bagian Mutasi sebagai
arsip.
7. Subbag Kepegawaian membuatkan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat
Reguler (SKKP) golongan II yang diserahkan ke Kepala Kanreg untuk
ditandatangani. Surat Keputusan Kenaikan Pangkat tersebut diserahkan
kembali ke Subbag Kepegawaian untuk difotocopy menjadi rangkap 5 dan
diberikan berdasarkan tembusan yang tercantum (Pada SKKP), sedangkan
Surat Keputusan Kenaikan Pangkat yang asli diserahkan ke pegawai yang
bersangkutan.
8. Untuk golongan III dan IV Surat Usulan kenaikan pangkat dan
kelengkapan persyaratan yang dibuat oleh Subbag Kepegawaian
Keputusan Kenaikan Pangkat lalu diserahkan kepada Kepala Biro
Kepegawaian untuk ditanda tangani dan dikembalikan lagi ke Subbag
Kepegawaian Kanreg III Bandung, lalu difotocopy menjadi rangkap 2
dimana SKKPP yang asli diberikan kepada pegawai yang bersangkutan, ke
Subbag Kepegawaian dan bagian keuangan untuk dibayarkan ke KPKN.
4.1.2.1. Flowmap
Flowmap menggambarkan bagaimana prosedur kenaikan pangkat Reguler
Lanjutan
Keterangan Dokumen :
SK Terakhir : Surat Keputusan Terakhir
DP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan
DH : Daftar Hadir
SUKP : Surat Usulan Kenaikan Pangkat
NPT : Nota Persetujuan Teknis
SKKP : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat
Keterangan Tembusan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Reguler (SKKPR)
Gol II :
1. Kepala Badan Kepegawaian Negara u.p Deputi Bidang Informasi
Kepegawaian;
2. Kepala Biro Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara;
3. Direktur Jendral Anggaran Departemen Keuangan;
4. Direktur Perbendaharaan & Kas Negara;
5. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bandung II;
Keterangan Tembusan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Reguler (SKKPR)
Gol III dan IV:
1. Subbag Kepegawaian Kanreg III Bandung;
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram Kontek dari Sistem Kenaikan Pangkat Reguler yang sedang
berjalan pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional III Bandung sebagai
berikut :
Gambar 4.2 Diagram Kontek Kenaikan Pangkat Reguler yang sedang
berjalan.
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur, yang merupakan pengembangan dari
proses Diagram Kontek diatas.
Data Flow Diagram dari Diagram Konteks Kenaikan Pangkat Reguler yang
