UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN MEDAN
PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN EFESIENSI KERJA PADA BALAI PELATIHAN KESEHATAN (BAPELKES)
PROPINSI SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh
JHON ROY SEMBIRING 082103051
JURUSAN KESEKRETARIATAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Diploma
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : JHON ROY SEMBIRING
NIM : 082103051
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI DALAM
MENINGKATKAN EFESIENSI KERJA PADA BALAI PELATIHAN KESEHATAN BAPELKES PROPINSI SUMATERA UTARA
Medan, ...2011
Menyetujui
Pembimbing
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : JHON ROY SEMBIRING
NIM : 082103051
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI DALAM
MENINGKATKAN EFESIENSI KERJA PADA BALAI PELATIHAN KESEHATAN BAPELKES PROPINSI SUMATERA UTARA
Tanggal : ...2011 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM ) NIP.197410122000032003
Tanggal : ...2011 DEKAN
KATA PENGANTAR
Dengan segala kerendahan hati syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BALAI PELATIHAN KESEHATAN (BAPELKES) PROVINSI SUMATERA UTARA”.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna baik dari segi isi maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya penulis dapat menulis dengan lebih baik lagi.
Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Fadli, SE, MS.i selaku dosen pembimbing Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang selalu memberikan arahan dan motivasi terbaik sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan.
4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Herman Sembiring (Ayahanda) dan Renita Sihombing, STh (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan karuniaNya kepada mereka dan semoga jerih payah penulis dapat menjadi pelega dan penyejuk keletihan ayah dan bunda selama ini.
6. Yang teristimewa adikku Rafika Sari Sembiring dan Aldo Tricristian Sembiring yang sering kali membuat penulis merasa kesal
7. Kepada sahabatku Fany, Roby, Defri Aldi, Muhimbul Iksan dan sahabat MPI kalian semua sahabat terbaik yang ku punya selama ini, terima kasih ya? Mungkin terlalu banyak kesalahan yang kubuat. Sampai jumpa kawanku, semoga kita selalu menjadi sebuah kisah klasik untuk masa depan.
9. Buat teman-teman seperjuangan ku selama magang Mirza, Novelita, Rony, Witha, Arbiah 10 minggu kita lewati sama-sama. Banyak kenangan yang bisa kita jadikan pelajaran. Bergosip aja kerja kita kan woi.
Penulis mengucapkan terima kasih dan hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Tuhan Yang Maha Esa. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, Juni 2011 Penulis,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Perumusan Masalah ... 2
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Metode Penelitian ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM BAPELKES (Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara) ... 6
A. Profil BAPELKES Propinsi Sumatera Utara ... 6
1. Sejarah Berdirinya BAPELKES Propinsi Sumatera Utara.... 6
2. Struktur Organisasi ... 7
3. Job Description ... 10
B. Pengertian Komunikasi ... 14
C. Pengertian Efisiensi ... 18
D. Bentuk Komunikasi ... 20
E. Faktor Penghambat Komunikasi ... 24
G. Pelaksanaan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan
Karyawan Pada BAPELKES Propinsi Sumatera Utara ... 31
H. Peranan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan Karyawan Dalam Usaha Meningkatkan Efisiensi Kerja BAPELKES Propinsi Sumatera Utara ... 38
BAB III ANALISA DAN EVALUASI ... 42
A. Analisa ... 42
B. Evaluasi ... 47
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 49
A. Kesimpulan... 49
B. Saran ... 49
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Perusahaan adalah sebuah organisasi dimana pemilik, pemimpin, staf dan karyawan bekerjasama untuk mencapai tujuan perusahaan. Pemilik dan pemimpin perusahaan mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan karyawan. Oleh karena itu komunikasi itu sangat penting dalam manajemen organisasi. Pada hakekatnya manajemen adalah mencapai suatu tujuan melalui orang lain, maka seseorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan karyawannya untuk mencapai tujuan organisasi.
Tujuan komunikasi adalah menciptakan dan memberikan saling pengertian antar komunikator (pengirim) dan komunikannya (penerima) secara benar, lengkap, mencakup keseluruhan, menarik dan nyata. Dalam mencapai tujuan suatu perusahaan perlu ada suatu proses komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dari pemberi pesan ke penerima pesan. Dimana proses komunikasi yang terjadi mulai dari yang sangat sederhana berupa komunuikasi verbal hanya dengan dua atau tiga patah sampai kepada proses komunikasi yang rumit. Berbagai perangkat alat komunikasi yang canggih bahkan sampai menggunakan alat media massa, merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan dalam keberhasilan perusahaan.
tugas dan kewajibannya, begitu juga bila pimpinan dapat menanamkan perasaan turut memiliki dikalangan karyawan pastilah mereka akan melakukan yang terbaik dalam tugas dan tanggung jawab mereka. Dengan memperhatikan hal-hal yang telah dikemukan tersebut dapatlah dilihat betapa besarnya peran komunikasi dalam memberhasilkan tujuan perusahaan.
Komunikasi yang efektif sekaligus juga akan meningkatkan efisisensi kerja karyawan. Oleh karena itu senantiasa perlu dievaluasi apakah proses komunikasi dalam suatu perusahaan sudah terlaksana secara efektif, memperhatikan pentingnya peranan komunikasi dalam sebuah perusahaan penulis tertarik untuk menulis skripsi minor ini dengan judul “Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Balai Pelatihan Kesehatan”.
B. PERUMUSAN MASALAH
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan skripsi minor ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana peranan komunikasi dalam meningkatkan efisiensi kerja karyawan pada Balai Pelatihan Kesehatan Medan.
2. Untuk mengetahui secara langsung dan jelas permasalahan yang dihadapi oleh balai pelatihan kesehatan kegiatan komunikasi dan cara mengatasi masalah tersebut.
3. Untuk mengetahui apakah teori komunikasi yang penulis peroleh dari bangku kuliah sesuai dengan praktek yang diterapkan pada balai pelatihan kesehatan.
Adapun manfaat dari penelitian tersebut adalah :
1. Untuk menambah dan memperluas wawasan berfikir dan pengetahuan penulis dalam bidang komunikasi khususnya peranan komunikasi.
2. Sebagai sumbangan pikiran penulis kepada Balai pelatihan kesehatan yang dapat dipergunakan oleh balai pelatihan sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna bagi kelancaran proses komunikasi sehingga terwujud efisiensi kerja.
D. METODE PENELITIAN
Penelitian diartikan sebagai kegiatan pengumpulan keterangan dan data untuk menentukan kebenaran secara ilmiah. Untuk mendapatkan data dalam penulisan skripsi minor ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian yaitu :
1. Lokasi Penelitian
Penulis mengadakan penelitian pada Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara.
2. Jenis Data
Jenis dan sumber data yang diperlukan secara langsung dari objek penelitian meliputi :
a. Data Primer, yaitu data yang diambil langsung dari objek penelitian dalam hal ini pada Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara.
b. Data Sekunder, yaitu data yang dikumpulkan melalui buku literature dan tulisan-tulisan serta hasil-hasil kuliah yang berhubungan dengan topik yang dibahas.
3. Teknik Pengumpulan data
Ada dua teknik pengumpulan data, meliputi :
b. Wawancara (interview), yaitu dengan melakukan tanya jawab atau wawancara langsung dengan pimpinan dan karyawan.
4. Analisis Data
Analisis data yang diperoleh dalam penulisan skripsi minor ini adalah : a. Metode Deskritif
Meliputi bagaimana cara penelitian yang ditujukan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan mengklasifikasikan data tersebut sehingga dapat memberikan gambaran, yang lengkap mengenai balai pelatihan yang diteliti. b. Metode Deduktif
BAB II
GAMBARAN UMUM
A. Profil Balai Pelatihan Kesehatan Bapelkes Propinsi Sumatera Utara 1) Sejarah Berdirinya Balai Pelatihan Kesehatan
Balai Pelatihan Kesehatan (Bapelkes) Propinsi Sumatera Utara dahulunya bernama KLKM Regional yang merupakan kepanjangan dari Kursus Latihan Kesehatan Masyarakat Regional Propinsi Sumatera Utara. KLKM Regional mulai dilembagakan pada tahun 1987, dengan menempati gedung bekas gedung obat dengan fasilitas dan tenaga / staf yang sangat sederhana dan dikepalai oleh Ridwan Siregar, SH.
Pada tahun 1992, KLKM menempati gedung baru yang terletak di kelurahan Namo Gajah - Tuntungan Medan di belakang Rumah sakit Pusat Haji Adam Malik yang dikelilingi dengan ladang jagung dan pepaya. Dengan ditempati gedung baru, maka fasilitas tenaga juga bertambah sehingga dapat melaksanakan berbagai jenis diklat. Pusdiklat yang merupakan atasan dari KLKM terus mengadakan pembinaan dan pengembangan untuk kemajuan KLKM di seluruh Indonesia, sehingga pada tahun 1993 KLKM berubah menjadi BAPELKES ( Balai Pelatihan Kesehatan ) dan Bapelkes Propinsi Sumatera Utara merupakan Bapelkes tipe B dengan dikepalai oleh pejabat Eselon IIIA.
sektoral ataupun organisasi-organisasi sebagai tempat untuk melaksanakan kegiatan Diklat, Seminar, Kongres dan lain-lain.
Bapelkes Propinsi Sumatera Utara menempati areal tanah 10.000m² dengan iklim yang berhawa sejuk dan memiliki fasilitas-fasilitas seperti:
a. Auditorium berkapasitas 300 orang b. Ruang belajar sebanyak 6 kelas c. Asrama yang berkapasitas 160 orang d. Ruang makan kapasitas 200 orang e. Ruang rapat
f. Perpustakaan g. Mushola
h. Telepon dan faxcimile i. Sarana hiburan
j. Sarana olah raga dan lain-lain.
2) Struktur Organisasi Perusahaan
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
KEPALA BALAI PELATIHAN KESEHATAN PROPINSI SUMATERA UTARA
Dr. H. SUDIAR, SH, MM
WIDYAISWARA KA. SUB. BAG. TATA USAHA
SASPANDI, SH, MH
KA. SIE. PROGRAM KA. SIE. PENGAJARAN PLH.KA.SIE. MONEV
KE
Dalam struktur organisasi Unit Pelaksana Teknis Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara, Kepemimpinana dipegang oleh seorang kepala Balai Pelatihan Kesehatan.
Sedangkan Kepala Balai Pelatihan Kesehatan membawahi empat ( 4 ) Seksi dan satu kelompok Widyaiswara yang memiliki tugas yang berbeda-beda dan memiliki fungsi masing-masing, seksi-seksi tersebut antara lain :
a. Sub Bagian Tata Usaha b. Seksi Pengajaran c. Seksi Program
d. Seksi Monitoring dan Evaluasi ( Monev ).
3) Job description
a. Kepala Balai Pelatihan Kesehatan
Kepala Balai Pelatihan Kesehatan mempunyai tugas :
1) Kepala Balai Pelatihan Kesehatan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan Pelatihan dibidang Kesehatan, Pelayanan informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan dan pengembangan sumber daya kesehatan.
2) Untuk melaksanakan tugas ini Kepala Balai menyelanggarakan fungsi: • Penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksana. Pembinaan
• Perencanaan dan pelaksanaan program jangka menengah dan
tahunan dibidang penyelenggaraan pelatihan kesehatan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas dan
Wakil Kepala Dinas Kesehatan, sesuai bidang dan fungsinya. • Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas dan Wakil
Kepala Dinas, sesuai bidang dan fungsinya.
• Pelaporan dan pertanggung-jawaban atas pelaksanaann tugasnya
kepada Kepala Dinas melalui Wakil Kepala Dinas, sesuai standar yang ditetapkan.
3) Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dan ayat 2 di atas Kepala Balai Pelatihan Kesehatan dibantu oleh :
• Widyaiswara
• Kepala Sub Bagian Tata Usaha • Kepala Seksi Program
• Kepala Seksi pengajaran
• Kepala seksi Monitoring dan Evaluasi b. Widyaiswara
Widyaiswara memiliki tugas : 1. Menyusun kurikulum pelatihan. 2. Mengajar peserta Pelatihan
4. Membimbing peserta pelatihan untuk menyusun makalah hasil praktek kerja lapangan.
c. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Kepala Sub Bagian Tata Usaha memiliki tugas :
1. Menyelenggarakan urusan tata usaha, keuangan, administrasi kepegawaian, administrasi perlengkapan dam rumah tangga, perpustakaan, publikasi dan informasi balai pelatihan kesehatan.
2. Menghimpun bahan / data dari seksi lainnya, untuk penyusunan laporan pelatihan kesehatan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Balai sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikan masukan yang perlu kepada kepala balai sesuai bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Balai.
d. Kepala Seksi Program
Kepala Seksi Program memiliki tugas :
2. Menyusun rencana pelatihan kondisi dan kerjasama pelatihan dengan berbagai pihak terkait, khususnya Badan Pendidikan dan pelatihan provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Balai, sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Balai, sesuai bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan mempertanggung-jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Balai sesuai standar yang ditetapkan.
e. Kepala Seksi Pengajaran
Kepala Seksi pengajaran memiliki tugas :
1. Menyempurnakan dan menyusun standar pelaksanaan pengajaran, tenaga pengajar, evaluasi pelatihan dan evaluasi hasil pelatihan.
2. Menyelenggarakan pengawasan dan pembinaan pengajaran, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Balai, sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Balai sesuai dengan tugasnya.
f. Kepala Seksi Monitoring dan Evaluasi
Kepala Seksi Monitoring dan Evaluasi memiliki tugas :
1. Menyelenggarakan evaluasi dan monitoring terhadap hasil pelatihan ditempat kerja masing-masing peserta pelatihan, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.
2. Menyusun saran tindak lanjut pelaksanaan pelatihan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Balai sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Balai sesuai Bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan mempertanggung-jawabkan pelaksanaan kepada Kepala Balai sesuai standar yang ditetapkan.
B. Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata latin communis yang berarti sama, communico, communicatio, atau communicare yang berarti membuat sama (to make common). Istilah pertama communis adalah istilah yang paling sering disebut sebagai asal usul kata
komunikasi yang merupakan akar dari kata-kata latin lainnya yang mirip. Secara umum komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.
putus vokal, dan sebagainya. Perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilan-ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara, dan lain-lain) untuk membuat sukses pengertian informasi
Untuk menjelaskan lebih lanjut mengenai arti komunikasi, ada beberapa pendapat para ahli antara lain :
1. Menurut Himstreet dan Baly dalam Business Communications Principles and methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara
induvidu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
(Drs. Djoko Purwanto, 2006).
2. Menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penempatan pesan.
(Drs. Djoko Purwanto, MBA, 2006).
3. Menurut Richard L. Daft komunikasi adalah proses dimana informasi dipertukarkan dan dimengerti oleh dua orang atau lebih, biasannya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku orang lain
(Richard L. Daft, 2003).
4. Menurut Carld I. Houland komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang verbal). Untuk mengubah perilaku orang lain (komunikate)
5. Menurut Harold Lasswell cara yang baik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut Who says, What in, Which channel To Whom, With what effect atau siapa mengatakan, dengan saluran apa, kepada siapa, dengan pengaruh bagaimana ?
(Deddy Mulyana, M. A, Ph. D, 2005)
Beberapa defenisi yang dikemukakan diatas, belumlah mewakili semua defenisi yang telah dibuat oleh para ahli. Namun paling tidak kita telah memperoleh gambaran tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi dan dari penjelasan tersebut dapatlah disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan) baik secara lisan maupun tidak langsung melalui media yang bertujuan memberi tahu atau mengubah sikap, pendapat atau perilaku orang tersebut.
Komunikasi terdiri dari 5 komponen yaitu : 1. Komunikator
akan dengan mudah menyampaikan pesan dan akan mudah mempengaruhi orang-orang yang diajak berkomunikasi dan yang ada disekelilingnya. 2. Pesan
Pesan merupakan materi atau bentuk fisik dari ide atau informasi yang disampaikan kepada komunikan. Dari pesan yang dikirimkan ini seseorang komunikator menghendaki bagaimana reaksi dari komunikan dan apa umpan baliknya. Seperti sudah dikatakan diatas bahwa kemasan pesan harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada.
3. Saluran
Yang dimaksud dengan saluran adalah sarana tempat berlalunya pesan dari pengirim dengan sipenerima. Saluran tersebut adalah pendengaran, untuk berlalunya pesan yang berupa suara, penglihatan untuk pesan yang berupa sinar, penciuman untuk berlalunya pesan yang berupa bau-bauan, rabaan untuk pesan yang berupa rangsangan rabaan, dan sebagainya.
4. Komunikan
5. Efek (Umpan Balik)
Dampak atau akibat dari pesan yang diperkirakan akan terjadi dan menimbulkan efek atau pengaruh tertentu (opini, persepsi, dan citra) dari komunikan.
Unsur-unsur komunikasi tersebut saling berkaitan karena sebagai komunikator dapat menyampaikan berita (dapat berupa perintah, saran, usul, dan lain sebagainya) melalui media atau sarana kepada komunikan harus jelas sehingga terjadi umpan balik atau respon dari komunikan. Komunikasi dikatakan berhasil bila tafsiran komunikan (penerima) tersebut dapat menerima maksud dari sikomunikator (pengirim). Bila tidak sesuai maka disebut salah komunikasi.
C. Pengertian Efisiensi
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila pekerjaan itu dilakukan dengan pengorbanan tertentu dapat memberikan hasil semaksimal mungkin di bidang mutu maupun jumlah atupun satuan hasil.
Menurut The Liang Gie, efisiensi adalah atas dasar perbandingan terbaik antara suatu usaha (kerja) dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu :
1) Segi Hasil
2) Segi Usaha
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien, kalau suatu hasil tertentu memberikan hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal. Ada 5 unsur dalam usaha tersebut : pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda (termasuk uang).
Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan pribadi yang bersifat perseorangan sampai kepada lapangan pekerjaan yang luas. Apabila diterapkan dalam bidang kerja apapun, maka terdapatlah efisiensi kerja.
Efisiensi kerja adalah perbandingan antara suatu usaha kerja dengan hasil kerja yang dicapai. Dengan tidak mengabaikan faktor-faktor perbandingan terbaik antar usaha dengan hasil, yaitu dengan cara-cara bekerja efisien.
Dari uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa cara kerja yang efisien yang dicapai seperti :
a) Cara Termudah b) Cara Teringan c) Cara Tercepat
d) Cara Terpendek Jaraknya e) Cara Termurah.
a.d. a. Cara Termudah adalah cara yang mudah atau tidak sulit akibat banyak pikiran.
a.d. c. Cara Tercepat adalah cara yang cepat atau tidak lama dikarenakan memakan waktu banyak.
a.d. d. Cara Terpendek jaraknya adalah cara yang paling dekat atau tidak jauh jaraknya.
a.d. e. Cara Termurah adalah cara yang paling murah atau tidak mahal akibat terlalu boros dalam penggunaan benda.
Penggunaan cara kerja yang efisien yang diterapkan pada suatu organisasi dapat memberikan hasil yang dikehendaki tanpa membuang-buang waktu. Jadi hasilnya yang maksimal dalam setiap pekerjaan dilihat dari cara kerja yang efektif.
D. Bentuk komunikasi
Komunikasi terjadi dalam berbagai bentuk. Pada dasarnya, ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.
pesan melalui lisan dan tulisan memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan pihak lain dengan baik dan benar.
Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu organisasi yang merupakan kunci sukses suatu organisasi ataupun karier seseorang. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini organisasi tidak dapat berfungsi.
Komunikasi verbal dapat digolongkan menjadi 2 bentuk, yaitu komunikasi satu arah (one way communication) dan komunikasi dua arah (two ways communication). Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung dari
satu pihak saja, yaitu dari pihak komunikator. Sedangkan komunikasi dua arah maksudnya adalah komunikasi yang bersifat timbal balik, baik dari pihak komunikator maupun dari pihak komunikan.
tersebut kekuatan pesan itu akan lebih dapat dipertanggung jawabkan karena ada bukti hitam diatas putih. Sedangkan bila komunikasi melalui lisan dari sisi keuntungannya bahwa pesan lebih jelas karena sipemberi pesan dan sipenerima pesan bertemu secara langsung dan ekspresi dari komunikasi lisan lebih mudah ditangkap.
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi adalah komunikasi nonverbal. Karena menurut teori antropologi sebelum manusia menggunakan kata-kata manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang lain, baik rasa senang, benci, cinta, rindu, dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagipula komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal didalam cara yang mendasar. Pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstuktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari.
memerah karena pikiran meluapkan kemarahan, mondar-mandir tanpa tujuan yang pasti karena pikirannya sedang kacau dan sejenisnya. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang alami (natural) dan tidak pernah direncanakan sebelumnya. Ekspresi seseorang baik senang maupun sedih juga termasuk kedalam komunikasi nonverbal.
Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstuktur dengan baik. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Syarat-syarat komunikasi nonverbal sangat penting terutama untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.
Salah satu kebaikkan komunikasi nonverbal adalah kesasihannya (rediabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan menggunakan gerak tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerak badan/ tubuh) atau ekspresi wajah. Hal ini disebabkan oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan.
tulisan). Namun ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi wajahnya.
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berfikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Menurut John V. Thil dan Courtland Bovee dalam Excellence In Business Communications komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan yaitu :
1) Menyediakan/ memberikan informasi. 2) Mengatur alur suatu percakapan.
3) Memberi sifat melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.
4) Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain. 5) Mempermudah tugas-tugas khusus.
E. Faktor Penghambat Dalam Komunikasi
Seringkali dalam proses komunikasi terjadi kegagalan ataupun tidak mendapat sambutan dari pihak lawan. Hal ini bisa timbul karena kurangnya pengetahuan dan ketrampilan dalam berkomunikasi. Di samping itu peralatan yang digunakan dapat mengakibatkan kegagalan dalam berkomunikasi.
3) Perbedaan persepsi 4) Kurang perhatian 5) Emosi
Pada Balai Pelatihan Kesehatan Medan ditemukan adanya hambatan dalam berkomunikasi. Hambatan di dalam berkomunikasi itu terjadi pada bentuk komunikasi verbal yaitu melalui komunikasi tulisan contohnya surat dimana prosesnya cenderung lambat, hal ini terjadi karena faktor pribadi dari karyawan itu sendiri, seperti proses mengkonsep surat dan mengetik surat yang lambat. Selain itu persetujuan surat dari atasan adakalanya terlambat karena atasan sulit ditemui misalnya atasan tidak ada ditempat karena rapat hal ini disebabkan karena kesibukan pekerjaan dari atasan itu sendiri.
F. Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi dapat didefenisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antar unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirearki antar yang satu dengan yang lain dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Jaringan Komunikasi
1) Saluran Formal
Saluran formal merupakan aliran informasi yang mengikuti rantai komando dalam struktur organisasi. Dengan demikian saluran formal ini dapat dilihat melalui bagimana struktur organisasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Suatu struktur organisasi itu mengambarkan hubungan hirarki di antara bagian-bagian atau devisi-devisi yang ada dalam perusahaan, komunikasi dapat terjadi secara vertikal, dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, dan dapat terjadi secara horizontal di antara mereka yang mempunyai tingkatan dan posisi yang sama. Di dalam organisasi terdapat empat arah aliran informasi yaitu :
a) Komunikasi dari Atas Ke bawah (Top Downward Communicatio )
Komunikasi dari atas ke bawah (top downward communication) dalam sebuah organisasi, dimana aliran komunikasi berasal dari manajer ke bawahannya tersebut. Umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, merngarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, mengevaluasi, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
pertemuan kelompok. Disamping itu komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan seperti memo, manual, pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun buletin.
Menurut Katz dan Kahn dalam Haryani, 2001, komunikasi ke bawah mempunyai tujuan pokok sebagai berikut :
1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.
2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
3. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional. 4. Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan. 5. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membentuk
organisasi, menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai. Salah satu kelemahan dalam saluran ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan kepada karyawannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkapnya.
b) Komunikasi Dari Bawah Ke Atas (Bottom Up/ Upward Communication) Dalam struktur organisasi komunikasi dari bawah ke atas (bottom up/ upward communication)merupakan kebalikan komunikasi dari atas ke bawah yaitu bawahan menyampaikan informasi kepada atasan. Bentuk informasi yang disampaikan dapat berupa laporan, penyajian dan pengajuan usul.
aspirasi dari bawahan. Dengan kata lain, partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akan sangat membantu dalam pencapaian tujuan organisasi.
Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahan, kalau tidak informasi sebagus apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya, karena yang muncul adalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut.
Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya penciutan atau distori dimana informasi yang terjadi di bawah disampaikan kepada atasannya. Kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja sedangkan informasi yang agak mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh pimpinan cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Mengapa demikian? Ini disebabkan karena para bawahan beranggapan bahwa dengan melaporkan hal-hal yang baik-baik saja dia dapat menjaga atau menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi tersebut.
c) Komunikasi Horizontal (Horizontal,Communication)
Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering juga disebut dengan istilah (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam organisasi. Tujuan organisasi lateral/horizontal antar lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departermen yang memiliki kedudukan yang sejajar.
Kebanyakan manajer suka melakukan tukar menukar informasi dengan teman-temannya di departemen yang berbeda. Terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam suatu organisasi perusahaan.
Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik dalam suatu departemen maupun di antar beberapa depatermen, dimana komunikasi ke samping mampu meningkatkan koordinasi antar bagian, meningkatkan nilai-nilai yang dianut karyawan, meningkatkan kekompakkan karyawan, dan selanjutnya akan meningkatkan kinerja perusahaan atau lembaga secara umum.
d) Komunikasi Diagonal (Diagonal Communication)
Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antar dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal memang menyimpang dari bentuk komunikasi tradisional yag ada seperti komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Suatu studi pernah menunjukkan bahwa baik komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam organisasi yang berskala besar manakala terdapat saling ketergantungan antar bagian atau antar departemen yang ada dalam organisasi tersebut.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan diantaranya adalah :
1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.
2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Namun komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan salah satu kelemahannya yaitu bahwa komunikasi diagonal juga dapat menggangu komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal, di samping itu komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
2. Saluran Informal
informal hal-hal yang dibicarakan bersifat umum namun kadangkala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada di dalam organisasinya. Komunikasi informal hadir bersama komuniksai formal, tapi dapat melewati tingkatan hirarki, memotong garis vertikal dari rantai komando untuk menghubungi siapa pun secara virtual dalam organisasi.
G. Pelaksanaan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan Karyawan Pada Balai Pelatihan Kesehatan.
1. Komunikasi Dari Atas Ke Bawah ( Top Downward Communication ) Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari pimpinan ke bawahan. Aliran komunikasi dari atas ke bawah tersebut umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Dimana komunikasi dari atas ke bawah biasanya berupa penyampaian informasi yang memiliki tujuan untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, pelatihan kerja, evaluasi, perintah dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Oleh karena itu, bentuk pengarahan perintah, instruksi maupun prosedur untuk dijalankan para bawahannya maka penyampaiannya harus sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami. Komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk lisan maupun tulisan.
Pada Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara proses penyampaian pesan dari atasan ke bawahan dilakukan secara lisan dan tulisan yaitu melalui rapat, surat edaran dan perintah langsung. Contoh komunikasi dari atasan ke bawahan pada Balai Pelatihan Kesehatan sehubungan dengan diadakannya diklat dan seminar secepatnya maka, Kepala Pimpinan membuat surat edaran kepada semua unit bahwa akan di adakan pelatihan maupun seminar dari Dinas Kesehatan Propinsi Sumatera Utara pada minggu ini.
akhir tahun. Maka dari itu bawahan dalam hal ini kepala bagian keuangan harus mengerjakan perintah pimpinan itu untuk membuat laporan keuangan tersebut. 2. Komunikasi Dari Bawah Ke Atas (Bottom Up/ Upward Communication)
Komunikasi dari bawah ke atas dimana bawahan menyampaikan informasi kepada atasan. Bentuk informasi yang disampaikan dapat berupa laporan, pengaduan, dan pengajuan usul. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi di dalam suatu organisasi dan untuk pengambilan keputusan secara tepat dan cepat sudah sepantasnya bila pimpinan memperhatikan usulan-usulan yang berasal dari bawahan. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas yaitu dengan meningkatkan kepercayaan kepada bawahannya.
Pelaksanaan komunikasi dari bawah ke atas pada Balai Pelatihan Kesehatan dilakukan secara lisan dan tulisan dalam bentuk laporan, dan telaah staf Contoh komunikasi dari bawah ke atas pada Bagian Perpustakaan memerlukan internet untuk menunjang pekerjaan, kemudian Bagian Perlengkapan harus melapor keperluan mereka tersebut langsung kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha yang terkait, lalu Bagian Tata Usaha tersebut melaporkannya kepada Kepala Pimpinan BAPELKES.
3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication )
Tujuan organisasi lateral/horizontal antar lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departermen yang memiliki kedudukan yang sejajar. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik dalam suatu departemen maupun di antar beberapa departemen, dimana komunikasi ke samping mampu meningkatkan koordinasi antar bagian, meningkatkan nilai-nilai yang dianut karyawan, meningkatkan kekompakkan karyawan, dan selanjutnya akan meningkatkan kinerja perusahaan atau lembaga secara umum.
Komunikasi horizontal di Balai Pelatihan Kesehatan terselenggara dalam berbagai bentuk kegiatan. Pada suatu ketika komunikasi itu terlaksana dalam suatu rapat dimana dilibatkan setiap anggota dari bidang Sub bagian yang terkait, pada kesempatan lain, staf yang memerlukan koordinasi itu mendatangi sejawatnya dan terjadi diskusi dan pertukaran informasi antar mereka. Apabila informasi yang diperlukan tidak terlalu rumit atau kebutuhan sangat mendadak koordinasi dapat dilakukan dengan perangkat telekomunikasi seperti telepon, faximile dan lain-lain. Pada Balai Pelatihan Kesehatan Medan komunikasi horizontal dicontohkan sebagai berikut, misalnya Bagian kasubag Tata Usaha berkoordinasi dengan Bagian Koordinator atau Perencaaan Informasi.
terhadap Balai pelatihan, misalnya berupa jaminan kesejahteraan, fasilitas yang mereka terima dan beban pekerjaan yang mereka pikul.
4. Komunikasi Diagonal (Diagonal Communication )
Komunikasi Diagonal (diagonal communications) melibatkan komuniksai antar dua level yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal menyimpang dari bentuk komunikasi tradisional yang ada, seperti komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan pada dalam suatu organisasi yang berskala besar, manakala terdapat saling ketergantungan diantara bagian atau departemen-departemen yang ada dalam organisasi tersebut.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan diantaranya adalah :
Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional .
Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Selain memiliki kelebihan komunikasi ini juga memiliki kekurangan yaitu komunikasi diagonal dapat menggangu komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit untuk dikendalikan secara efektif.
Perencanaan Informasi. Dimana Diklat Instalansi memberikan data kepada Kepala Bagian Perencanaan Informasi untuk membuat laporan tahunan.
5. Komunikasi Eksternal
Selain komunikasi yang berlangsung di dalam Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara juga menjalin komunikasi dengan pihak luar dimana komunikasi ini disebut dengan komunikasi eksternal. Komunikasi eksternal ini terjadi dengan berbagai pihak Balai Pelatihan Kesehatan Wilayah Depatermen Kesehatan Propinsi Sumatera Utara. Serta Kepala Balai Pelatiahan Propinsi Suamatera Utara membantu Kepala Dinas Propinsi Sumatera maupun antar Rumah sakit yaitu RSUP H. Adam Malik Medan dan lembaga-lembaga Pendidikan lainnya.
6. Penggunaan Alat-Alat Komunikasi
Penggunaan alat-alat komunikasi sangat penting di dalam berkomunikasi karena alat-alat komunikasi merupakan media komunikasi yang digunakan bila komunikasi berada di tempat jarak jauh dari komunikator.
Alat-alat komunikasi yang diggunakan Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Suamatera Utara anata lain :
• Telepon
Pimpinan menggunakan telepon, apabila pimpinan ingin menyampaikan suatu perintah atau kebijakan pada saat itu juga kepada bawahannya, sedangkan bawahan berada jauh atau tidak sedang bersama pimpinan, atau pimpinan meminta karyawan untuk segera menemuinya.
Penggunaan telepon oleh bawahan seperti apabila bawahan memerlukan suatu keputusan saat itu juga dari pimpinan atas permasalahan yang terjadi di kantor, atau karyawan ingin melaporkan sesuatu yang sangat penting dimana pimpinan harus segera mengetahuinya.
• Faximile
Faximile adalah pengiriman berita copy (salinan jarak jauh). Pesawat faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer.
• Surat
• Pertemuan
Pertemuan yaitu mengundang pihak-pihak atau orang-orang untuk melaksanakan suatu pembicaraan. Dalam pertemuan ini diharapkan agar para pesertanya mampu untuk memberikan masukan-masukan terhadap masalah-masalah yang sedang dibicarakan misalnya melalui rapat.
H. Peranan Komunikasi Dalam Usaha Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara.
Perusahaaan adalah sebuah organisasi dimana pemilik, pemimpin, staf dan karyawan bekerjasama untuk mencapai tujuan. Pemilik dan pemimpin perusahaan tentulah mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan karyawan. Oleh karena itu komunikasi sangat penting dalam manajemen organisasi.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, komunikasi mempunyai pesan yang sangat penting peranannya dalam rangka mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi. Apabila tidak ada komunikasi maka akan terjadi keterlambatan dan kesimpangsiuran dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
Dalam kehidupan bisnis, perusahaan tidak terlepas dari hubungannya dengan pihak internal maupun pihak eksternal. Karena adanya hubungan ini, maka kehidupan perusahaan akan tergantung dari bagimana komunikasi yang terjadi baik komunikasi yang bersifat internal maupun eksternal. Komunikasi tidak dapat diabaikan, dan tidak ada ketentuan bahwa yang satu lebih penting dari yang lain.
1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan demikian komunikasi ini akan mencakup aliran informasi di antara karyawan yang ada dalam perusahaan. Aliran komunikasi internal dapat dibedakan menjadi empat, yaitu aliran ke bawah, aliran ke atas, aliran mendatar dan diagonal.
Pada Balai Pelatihan Kesehatan mempunyai struktur organisasi garis lini dan staf berdasarkan fungsi dimana jenjang, wewenang dan tanggung jawab mengalir dari bawah ke atas dan dari atas ke bawah maksudnya adalah komunikasi yang mengalir dari atas ke bawah dapat berbentuk perintah, instruksi, dan prosedur yang harus dijalankan oleh para bawahan baik secara lisan maupun tulisan diwujudkan melalui rapat, surat edaran dan lain-lain sedangkan komunikasi yang mengalir dari bawah ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan baik secara lisan maupun tulisan. Bentuk tertulis misalnya berupa permintaan usulan atau keluhan secara tertulis.
Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu tertentu, para bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugas-tugasnya. Dari laporan itu pihak pemimpin dapat mengetahui apakah organisasi atau perusahaan berjalan menuju tujuan yang telah ditetapkan.
2) Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Selain komunikasi yang berlangsung di dalam, Balai Pelatihan Kesehatan juga menjalin komunikasi ke luar. Komuniasi antara lain dilakukan dengan berbagai pihak luar seperti Kantor Wilayah Depatermen Kesehatan Propinsi Sumatera Utara, Komunikasi eksternal ini terjadi dengan berbagai pihak. Serta Kepala Balai Pelatihan Propinsi Suamatera Utara membantu Kepala Dinas Propinsi Sumatera maupun antar Rumah sakit yaitu RSUP H. Adam Malik Medan dan lembaga-lembaga Pendidikan lainnya.
Komunikasi ke luar bertujuan untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak Balai Pelatihan dengan pihak luar. Hal ini diwujudkan melalui telepon, pembicaraan langsung dan pengiriman surat.
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
A. Analisa
Pada bab ini penulis membuat suatu analisa mengenai peranan komunikasi dalam meningkatkan efisiensi kerja dengan membandingkan teori yang bersifat praktis yang ada di Balai pelatihan Kesehatan BAPELKES Seperti yang telah diketahui bahwa komunikasi berfungsi sebagai penyampaian pesan, gagasan, informasi dan pengertian oleh seseorang (komunikator) melalui media yang menimbulkan efek atau dampak tertentu.
Demikian juga halnya dengan komunikasi yang dilaksanakan pada Balai pelatihan Kesehatan BAPELKES Medan komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada karyawan atau sebaliknya maupun antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya guna mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan BAPELKES ini.
1. Struktur Oganisasi
Struktur organisasi pada Balai pelatihan Kesehatan BAPELKES Medan berbentuk organisasi lini Kepala pimpinan BAPELKES, secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab mengalir dari atas ke bawah sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi di antara karyawan setingkat.
karyawan mengerjakan tugasnya sesuai dengan job descriptionnya masing-masing.
2. Pelaksanaan Komunikasi Pada BAPELKES Medan
Pelaksanaan komunikasi pada BAPELKES Medan sesuai dengan teori yang ada yaitu berlangsungnya komunikasi vertikal dan horizontal. Selain komunikasi tersebut di BAPELKES Medan juga berlangsung komunikasi eksternal.
Pelaksanaan komunikasi vertikal pada Balai Pelatihan Kesehatan BAPELKES Medan selain dilakukan secara lisan juga dilakukan secara tertulis yaitu melalui surat edaran dan laporan. Penyampaian pesan secara tertulis ini dinilai merupakan upaya yang efisien dan berhasil baik. Tetapi pelaksanaan komunikasi tertulis di Balai Pelatihan Kesehatan BAPELKES Medan dalam bentuk surat terkadang mengalami hambatan, ini terjadi karena faktor pribadi karyawan sendiri seperti proses pengkonsepan dan pengetikan surat yang cenderung lambat, dan adakalanya persetujuan surat dari pimpinan cenderung lambat dimana pimpinan sulit ditemui hal ini dikarenakan kesibukkan pekerjaan dari pimpinan itu sendiri.
Komunikasi horizontal pada Balai Pelatihan Kesehatan BAPELKES Medan dilaksanakan dalam bentuk rapat atau pertemuan antar staf atau antar karyawan, ini dinilai berguna bagi Balai Pelatihan Kesehatan BAPELKES Medan dalam menyelesaikan permasalahan yang ada khususnya komunikasi antar karyawan. Selain itu komunikasi eksternal sangat menentukan keberhasilan Balai Pelatihan Kesehatan BAPELKES Medan. Komunikasi eksternal ini dapat dilakukan melalui kerjasama dengan pihak luar Pelatihan Kesehatan BAPELKES Medan.seperti dengan Kantor Wilayah Depatermen Kesehatan Sumatera Utara, Kepala dinas Keshatan Propinsi Sumatera Utara dan Lembaga-Lembaga Pendidikan lainnya dan Perusahaan-Perusahaan Mitra lainnya.
komunikasi dari Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara kepada pihak luar dan dari pihak luar ke Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara
Komunikasi ke luar bertujuan untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak dari Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara. dengan pihak luar. Hal ini diwujudkan melalui telepon, pembicaraan langsung atau dengan pengiriman surat. Contoh kerjasama yang dilakukan dengan lembaga-lembaga pendidikan adalah pihak Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara Dalam melaksanakan komunikasi atau menyampaikan informasi-informasi pada Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara.dilakukan dengan tiga cara yaitu :
a) Secara Lisan
Komunikasi secara lisan dilakukan dalam bentuk pembicaraan langsung atau tatap muka. Pada komunikasi secara lisan, penyampaian informasi disampaikan melalui rapat dan pertemuan antara kepala Bidang.
b) Secara Tertulis
Pada komunikasi secara tertulis, penyampaian informasi dalam Pelatihan Kesehatan BAPELKES Medan. melalui laporan, memo, surat edaran.
c) Dengan Menggunakan Alat-Alat Elektronik
Pelaksanaan komunikasi pada Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara yang dilakukan secara lisan dan tulisan dibantu oleh alat-alat komunikasi seperti:
1. Telepon
Telepon merupakan media komunikasi lisan yang digunakan untuk komunikasi antar bagian tanpa bertatap muka. Telepon digunakan bila ada masalah penting yang harus segera diselesaikan tetapi komunikator dan komunikan berada ditempat yang berjauhan Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara penggunaan pesawat telepon sudah cukup baik, dimana disetiap ruangan terdapat pesawat telepon yang dapat menambah efisiensi proses komunikasi.
2. Faximile
Faximile adalah pengiriman berita copy (salinan jarak jauh). Pesawat faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer. Pada Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara fasilitas faximile ini tidak terdapat pada setiap ruangan tetapi hanya terdapat dibeberapa ruangan saja.
3. Surat
pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk, surat keluar, laporan keputusan pekerjaan dan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan. Komunikasi melalui surat ini menjadi landasan atas pelaksanaan pekerjaan.
4. Pertemuan
Pertemuan yaitu mengundang pihak-pihak atau orang-orang untuk melaksanakan suatu pembicaraan. Dalam pertemuan ini diharapkan agar para pesertanya mampu untuk memberikan masukan-masukan terhadap masalah-masalah yang sedang dibicarakan misalnya melalui rapat.
B. Evaluasi
Pelaksanaan komunikasi yang efektif di Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara dapat meningkatkan efisiensi kerja dan memberikan andil yang positif terhadap keberhasilan Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara Sendiri, Hal ini terlihat dalam pelaksanan komunikasi melalui rapat. Dimana dalam rapat terjadi komunikasi dua arah yaitu dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.
dihadapi para karyawan dalam waktu singkat dapat disampaikan dan langsung dibahas dan diselesaikan.
Selain itu pada Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara. karyawan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, dimana karyawan melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan job description yang telah ditetapkan pada Pelatihan Kesehatan BAPELKES Medan. Para karyawan juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing jabatan. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalahpahaman yang terjadi antar karyawan dapar dihindari sehingga efisiensi kerja dapat tercapai. Dan dalam melaksanakan kegiatan komunikasinya Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara. ini sudah menggunakan alat-alat komunikasi yang modern.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Bardasarkan hasil penelitian serta hasil analisa yang penulis uraikan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba untuk menarik kesimpulan mengenai Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Balai Pelatiahan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara, maka penulis akan menyimpulkan sebagi berikut.:
A. Kesimpulan
1. Balai Pelatihan Kesehatan menyediakan informasi untuk pelatihan kesehatan, penetapan kurikulum berjalan dengan baik dengan menggunakan saluran komunikasi internal dan eksternal.
2. Komunikasi yang dilaksanakan pada Balai Pelatihan Kesehatan sudah efisien karena didukung oleh sejumlah alat-alat komunikasi.
3. Pelaksanaan komunikasi pada Balai Pelatihan Kesehatan Medan dilakukan secara lisan juga secara tertulis yaitu melalui surat edaran dan laporan.
B. Saran
1. Sebaiknya hubungan komunikasi antara pimpinan dan karyawan harus tetap dibina agar terjalin komunikasi yang baik antara pimpinan dengan karyawan sehingga komunikasi yang efektif dapat tercipta.
2. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam Balai Pelatihan Kesehatan Propinsi Sumatera Utara. 3. Sebaiknya alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat
DAFTAR PUSTAKA
Mulyana, Deddy, M. A, Ph, D, Komunikasi Organisasi, PT. Rosdakarya, Bandung, 2005.
Daft, Richard L, Manajemen, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh, Erlangga, Jakarta, 2003.
Drs, Purwanto Djoko, M.B.A, Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, PT. Gelora Aksara Pratama, Jakarta, 2003.
Hani Handoko, T, Manajemen, Edisi Kedua, Cetakan Kedelapan Belas, BPFE, Yogyakarta, 2003.
Bambang Herimanato, PC, Drs. MM dan Indrojiono, FX, Drs. H. Hum, Komunikasi Bisnis, Cetakan Pertama, Penerbit Amara Books, 2005. Djauhari, Otong Setiawan, Pedoman Penulisan Skripsi, Tesis, Disertasi,
Cetakan Pertama, Yrama Widia, Bandung, 2001.
Mulyana, Deddy, M.A, Ph. D, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Cetakan Ketujuh, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005.
